Sisällönhallinta ja sitä tukevat järjestelmät. TieVie-asiantuntijakoulutus Agora, Jyväskylä

Transkriptio

1 Sisällön ja sitä tukevat järjestelmät TieVie-asiantuntijakoulutus Agora, Jyväskylä

2 Lukuja organisaatioiden tiedoista Maailmalta: tiedon hakuun käytetään 16% työajasta Dokumenttien käsittelyyn 60% työajasta Tallennetuista tiedoista 80% on dokumenteissa (95) Tiedoista organisaation tietovarastoissa 20% henkilökohtaisissa 80% Vuonna 2000 tuotettiin toimistodokumenttisivua joka päivä (Lyman et. al.) Aika, jossa tiedon määrä kaksinkertaistuu on lyhentynyt: 50 vuotta -> 5 v -> 9 kk -> 6 kk Tutkituissa organisaatioissa: työntekijät vastaanottivat ja lähettivät 90 sivua tietoa päivässä (2000) Toisessa organisaatiossa , kolmannessa...

3 Organisaation tietopääoma Data / Tietokantatieto koneen tulkittavissa yksittäiset tietoalkiot tulkinta ohjelmoitu sovelluksiin ja tietorakenteisiin Tietämys // Knowledge tallentamaton asiantuntijatieto tacit, korvien välissä oleva tieto tieto Dokumenttitieto ihmisen ymmärrettävissä olevat tallennetut tietokokonaisuudet

4 Tieto Tietämys Konteksti Tulkinta Informaatio Dokumentti Data 1011

5 Varastointi ja kommunikointi Henkilökohtainen tietovarasto Ryhmän tietovarasto Organisoimaton tallennettu tieto Analoginen: paperiposti, esitteet Meditoitu tieto puhelu, videoneuvottelu Organisaation tietovarasto Kasvoista kasvoihin kommunikointi yksi yhdelle, käytäväkeskustelut, viralliset kokoukset Tiedostettu, kommunikoimaton, julkilausumaton nahkakansissa, kaikki täällä tietävät, kaikki alalla tietävät Tiedostamaton osaaminen ja näkemys tacit knowledge, personal & common unconscious Julkinen tietovarasto Organisoimaton tallennettu tieto Digitaalinen: sähköposti, muistiot Tilapäisesti tallennettu tieto puhelinvastaaja, puheposti

6 Tiedon pyramidi ja tietotieteet Formaali esim. Tietokannat Digitaalinen esim. Office-dokumentit Analoginen esim. Paperi, Mikrofilmi IT e-business DM CM CSCW IS Tallentamaton esim. Puhelut, Keskustelut, Korvien välissä KM

7 Dokumentti on Operatiivisen toiminnan välikappale Yrityksen tiedon ja osaamisen varasto Tuote tai osa tuotetta Määritellään tässä: Dokumentti on ensisijaisesti ihmisen havainnoitavaksi tarkoitettu ihmisen kannalta merkityksellinen tietokokonaisuus josta voidaan esittää toistuvasti yksi tai useampia näkymiä

8 Dokumenttien erityispiirteitä Verrattuna muuhun tallennettuun tietoon (tietokantatietoon) dokumentit muodostavat kokonaisuuden - sisältö ei konteksti tulkitsevalle ihmiselle dokumenteilla on monimutkainen elinkaari tila, media, sisältö jne. voivat muuttua dokumentit ovat usein konfiguraatioita muodostuvat versioituvista ja varioituvista osista, joiden väliset suhteet, replikaatit, tietoturva jne. täytyy hallita

9 Dokumenttejä koskevat tekijänoikeudet Digitaalinen oikeuksien Dokumentit on esitetty pääosin luonnollisella kielellä Tiedonhaun ongelmat Kielen kääntäminen

10 Tiedon hankinta ja tiedonhaku (Marchionini) Tiedon hankinta (information seeking) Etsitään ratkaisua ongelmaan, tietämättä etukäteen löytyykö se. Tiedonhaku (information retrieval) Haetaan tiedossa oleva dokumentti, joka on organisoitu haettavaksi.?

11 Timanttimalli ja lainalaisuudet Roolit / \ / \ Prosessit Sosiaalinen järjestelmä Teknologinen järjestelmä Dokumentti Tieto Teknologia

12 Tiedon käytettävyysanalyysi Yksi mittari: Kuinka usein et löydä etsimääsi tietoa, mutta se tuleekin sattumalta vastaan myöhemmin? 30,0 % Löytymättömän tiedon tuoma tuska. 25,0 % 20,0 % 23,4 % 28,6 % 27,3 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % 10,5 % 10,2 % 0,0 % Ei koskaan Alle Sisällön 1 krt. / v. ja sitä 1-2 tukevat krt. / järjestelmät v. 1 krt. / kk. 1 krt. / vko

13 Kulttuurimuutoksen vaikutus Tehostuminen yksilön työhön Uudelleenkäyttö, parhaat käytännöt Toiminnan läpinäkyvyys Muut näkevät minut / tietoni / tietomme Tieto on valtaa Kuka määrittelee oikeudet tietoon? Yhteistyön tarve korostuu Muutos vie aikaa, vaikka tekniikkaa olisi

14 Genre / Kommunikaatiogenre Organisaation sisällä yleisesti tunnettu ja ymmärretty kommunikaatiomuoto viestinnän lajityyppi tietty tietosisältö, muoto ja tarkoitus yleensä n genreä / organisaatio, pari mediaa / genre yleensä sopivin yksikkö tiedon keräämiseen ja organisaation tietojen analysointiin. Tuottaja Asiakas Myynti Tuote Genre Tilaus Tukipyyntö Lista valituista laitteista Käyttäjä Myynti Projektiorganisaatio Varaosaosasto

15 Dokumenttien hallinnasta sisällönan Dokumentin metatieto Sisältökomponenttien metatieto lähinnä tietokoneille XML-elementtien metatieto tietokoneiden käyttöön

16 Formaali tietorakenne (tietokannat) Rakenteinen sisältö (XML) Koodattu tieto (dokumentit, tekstitiedostot) Digitoitu (fax, bittikartat) Analoginen tieto Ihminen siirtäjänä Tietokoneistettavuus Media richness Automatisoitavuus tiedot versio, tekijä, status liitäntä tuotetietoihin liitäntä prosessimalleihin reititys, työnkulu, ebusiness koostaminen osista modulaarinen tieto suodatus ja muokkaus listat, suodatus, liittäminen dynaamisuus Formaalisuus Raekoko luodaan muusta tiedosta

17 Prosessien digitalisointi ja sykliajat Hinnat 1 Hinnoittelun tarkastus Hi nnat 2 Tilauksen vastaanotto Aika 1 Asiakas & hinta Tuotannon varaus Aika 2 Tilauksen vahvistus Dokumentin / tiedon kopiointi ja jakelu Luottotietojen tarkastus Dokumentin osien käsittely, lisäykset / muutokset Maksuehdot Muutosten / dokumentin osien yhdistäminen

18 Tieto siirtyy digitaalisesti organisaatioiden sisällä... Tiedon saaristo ja organisaatioverkostot Prosessi Prosessi 2 Prosessi 3 mutta paperilla organisaatioiden välillä Organisaatio B Organisaatio A Organisaatio C

19 Esimerkki - Tilaussanoma <Envelope> <Header> <to> <address>book Orders</address> </to> <from> <address>book Lovers</address> </from> </Header> <Body> <PurchaseOrder po=" <po:title>essential BizTalk</po:Title> </Body> </Envelope> </po:purchaseorder> (SOAP + WSDL + UDDI + )

20 Arvoketjuintegraatio Elektroninen liiketoiminta Liiketoiminnan uudelleenmäärittely Tehokkuus/ Sisäiset tietojärjestelmät Lokaali hyväksikäyttö Sisäinen integraatio Prosessin uudelleenmäärittely Jukka Heikkilä 2000: ebusiness: Mitä se on, miten hyödyntää? Verkoston uudelleensuunnittelu Arkkitehtuurit, sisäinen toimintojen integrointi Lokaali prosessien määrittely / BPR Toimistoautomaatio/ lokaali tietojärjestelmätuki toiminnoittain Strateginen positionti

21 Tapaus Cisco Meillä Ciscossa kaikki on webissä Internet-säästöjä 6,5 Mrd Mk (/110 Mrd=6%) ecommerce 413 MMk 80% asiakaspalvelusta 4400 MMk itsepalvelu, (1)400 insinööriä vastaa puhelinkyselyihin Toimitusketjun 2000 MMk Lisämyyntiä 2,5 Mrd Mk Toimitusaika 8 vko => 2 vko Varastot pienenivät 45% > 50% suoraan alihankkijoilta Toiminnan seuranta verkon kautta elearning 80% => 40-60% säästö Talouselämä 8/2001

22 Laajennettu timanttimalli Ihmiset Asenteet, motivaatio Organisaatiot Tavoitteet Sosiaalinen järjestelmä Teknologinen järjestelmä Roolit Ihmisten, Organisaatioiden Hiljainen tieto Tieto Dokumentit Genre Prosessit Liiketoiminta- ja DHprosessit, toiminnot Formaali tieto Maailman malli Tekniikat Standardit ja Arkkitehtuurit Sovellukset DH-järjestelmät, CSCW, I*net,e-com.

23 Maailmanmallit, ontologiat Hallinto ebusiness Tuoterakenne Tuotetiedot Projektitoimitus Projektointi Käyttäjien tarpeet Topic Maps / RDF / OWL Minkä näkökulmien mukaan projektitoimituksen tiedot jäsentyvät?

24 Peltolan sisällönhallinnan kypsyystasot Sisällön (CM) Dokumenttien Tiedostojen 4 4 : : Sisällön Sisällön - Content Management - Content Management - XML, SGML - XML, SGML 3 : : Raskas Raskas dokumenttien dokumenttien - - Suurten Suurten dokumenttimäärien dokumenttimäärien globaali globaali - - Globaalisti Globaalisti hajautetut hajautetut dokumenttikannat dokumenttikannat 2 : : Kevyt Kevyt dokumenttien dokumenttien - - Yhteisessä Yhteisessä käytössä käytössä oleva oleva dokumenttikanta dokumenttikanta (EI (EI tiedostojärjestelmä) tiedostojärjestelmä) - - Ominaisuuksia: Ominaisuuksia: version version,, viitetietojen viitetietojen,, check check in/out, in/out, monipuoliset monipuoliset haut, haut, muutoshistoria, muutoshistoria, työnkulut, työnkulut, erilaiset erilaiset näkymät, näkymät, dokumenttityypit, dokumenttityypit, arkistointi arkistointi 1 : : Tiedostojen Tiedostojen verkkolevyllä verkkolevyllä - Yhteisessä käytössä olevat tiedostopalvelimet (esim. NT-levyt) - Yhteisessä käytössä olevat tiedostopalvelimet (esim. NT-levyt) - - Hakeminen Hakeminen tiedostorakenteesta tiedostorakenteesta tiedostonimen tiedostonimen mukaan mukaan 0 : : Henkilökohtainen Henkilökohtainen tiedostojen tiedostojen - - Tiedostot Tiedostot henkilökohtaisilla henkilökohtaisilla kovalevyillä kovalevyillä - Tiedostojen välittäminen esim. sähköpostilla - Tiedostojen välittäminen esim. sähköpostilla Tuomo Copyright Peltola / Done Pasi Tyrväinen, Information

25 Tiedon hankinta ja haku organisaatio(verko)ssa Peltolan DH-tasot 4 : : Sisällön Sisällön 3 : : Raskas Raskas dokumenttien dokumenttien 2 : : Kevyt Kevyt dokumenttien dokumenttien 1 : : Tiedostojen Tiedostojen verkkolevyllä verkkolevyllä Tiedon hankkija Tiedon tuottaja 0 : : Henkilökohtainen Henkilökohtainen tiedostojen tiedostojen

26 Miten paljon tietoa liikkuu esimerkkiorganisaatioissa? Mittayksikkö Lukunopeus Muistiin jää Tiedon käsittely Tietoa tuotetaan ja kopioidaan 1 henkilö päivässä ~300 sivua ~10 sivua (1-2 %) ~100 sivua 1-10 sivua * kopiot (3-4-..) 100 henkilöä vuodessa (lähde: Landauer) sivua sivua * kopiot (3-4-..) Josta säilytetään pitkäaikaisesti 0,2 0,5 dokumenttia ( ) dokum. (sivua)

27 Formal Tilanne nyt - yksi otanta 60,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % Material 1-to-1, f-to-f Group Meetings Mediated / Semi-Transient Analog Digital Image Encoded Semi-Structured Structured

28 Valtaosa tiedoista ydinprosessissa Esimerkkiorganisaatio: Noin kolmannes genreistä prosessien tuloksia muut välivaiheita 100 % 90 % 80 % Ydinprosessin 70 % 60 % muutama genre 50 % 40 % 30 % sisältää valtaosan 20 % 10 % tietomäärästä. 0 % Suutari olikin oikeassa?! SA ST PGS FPM Annual Unique Instances 7 % 80 % 2 % 12 % Annual UI Volume / Pages 8 % 78 % 7 % 7 % Annual Copies 7 % 82 % 4 % 6 % Annual Volume / Pages 3 % 95 % 2 % 1 %

29 Digitaalisoitavuus 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Mittari 1 Mittari 2 Mittari 3 Mittari 4 Muutoksen tulos Mittari 1 Mittari 2 Mittari 3 Mittari 4 Digital Analog

30 Tietoa eri muodoissa Tietojärjestelmät Digitaaliset dokumentit Paperi Suullinen vuotta 1-5 vuotta > 5 vuotta Eräs organisaatio, tiedot ilman kopioita

31 Horisontaali vertikaali - alusta Alustajärjestelmä yleinen teknologia, joka edellyttää sovelluskehitystyötä esim. relaatio- tai XML-tietokannan järjestelmä Horisontaalijärjestelmä tallennettavien sisältögenrejen yleisjärjestelmä metatiettojen ja liitäntöjen parametrointi dokumenttien ja sisällönjärjestelmät Vertikaalijärjestelmä tiettyjen genrejärjestelmien / prosessien automatisointi erikoistuneet tietotyypit ja genret valmiiksi ohjelmoitu tuotetiedon-, asiakkuuden-, potilastiedon HJ, toimitusj.

32 Dokumentin elinkaari Hyväksyntä Muokkaus Koostaminen Luonti Uudelleenkäyttö Julkaisu Haku + katselu Hävitys Arkistointi

33 Dokumenttienjärjestelmien toimintoja Dokumenttikannan (tallennus, versiot, ) Tietokannan (metatieto) Tekstikannan (sanaindeksit) Hallintatiedon (järjestelmätieto) Tietoturvan (käyttäjäryhmät) Hyperkannan (linkit, osat) Työkannan (työnkulku) Muuta: digitointi, OCR, merkkaukset ja konversiot, Intranet, COLD, julkaisuvälineet paperille ja verkkoon, ebusiness ja muut liitännät yritysten välillä...

34 Sisällön suppeasti (Web) Content management Tuotantoprosessit Sisältökokoelma Julkaisut Yleisöt tietokannat Vakioidut sisältökomponenttiluokat - komponenttiluokan työnkulku - vakioidut sisällöt ja rakenteet - eri mediat ja kielet e-business Vakioidut julkaisut kohdeyleisöille - koostettu automaattisesti sisältökomponenteista - monikanava (mobiili, paperi...) - lokalisointi ja personointi

35 Suuret tietokokonaisuudet (dokumentit) Records management Sisällön Tietokannan Pienet tietokokonaisuudet Relaatiotietokannat CSCW ja Ryhmätyöteknologiat Dokumenttien Asian Tekstitietokannat Toiminnanohjausjärjestelmät (ERP) ja elektroninen liiketoiminta Tiedonprosessit Tieto Kohdeprosessit

36 Tieto ja prosessit Formaali tietorakenne Rakenteiset sisällöt (XML) Koodattu tieto (tekstitiedostot) Digitoitu (fax, bittikartat) Analoginen tieto Ihminen siirtäjänä Ydinprosessit vertikaalijärjestelmillä kaikki ja vain tehtävään tarvittava tieto Tiedonhaku horisontaalijärjestelmillä organisoitu haettavaksi metatieto Tiedon hankinta uudentiedonja tietämyksen luonti

37 Yhteenveto - pääkohdat Mitä ongelmia jäisi, jos tekniikka olisi täydellistä? Ihmisen joustavuus ja tietämys pehmeissä prosesseissa ja uuden tiedon hankinnassa. Tiedon hankinnasta tiedonhakuun Tallenna hankittu tieto ja organisoi hakua varten. Optiomoi työtä, vältä kopioita. Ydinprosesseissa tiedonhausta toiminnanohjaukseen / asianan.

38 Yhteenveto - yksityiskohdat Minimoi / optiomoi työtä ja tiedon etsintää Vältä kopioita ja keskitä tiedon varastointia. Tieto yhdessä paikassa, jattuina ja varmennettuina. Yleisesti tunnetut tiedon lajityypit / genret. Minimoi näytettyä tietoa organisaation omalla metatiedolla (lajityypit, luokitukset, aika, tekijät) Käytä yleistä tekniikkaa ja yleistä teknistä metatietoa. Automatisoi vanhentuneen tiedon hävitys. Automatisoi massajulkaisuja sisällönjärjestelmillä. Kehitä tiedon jakamisen kulttuuria ja insentiivejä.

39 Kiitos!