Fingo ry PÖYTÄKIRJA 1 (7) Elimäenkatu Helsinki Hallituksen kokous Korhonen Elina läsnä (43-51 )

Transkriptio

1 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 1 (7) FINGON HALLITUKSEN KOKOUS 6/2019 Aika klo Paikka Fingo, kokoushuone Amazon Elimäenkatu 25-27, 6. krs Helsinki Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Selin Ann I varapuheenjohtaja Tikka Karoliina II varapuheenjohtaja Nahi Tytti Varsinaiset jäsenet Alanne Kaisa (43-51 ) Ketolainen Liisa Korhonen Elina (43-51 ) Nuikka Miia Pontela Risto Wevelsiep Matthias Johtoryhmä Mäntyniemi Juha-Erkki, toiminnanjohtaja Lappalainen Timo, johtaja, jäsensuhteet ja toiminnan kehitys Lappalainen Rilli, johtaja, vaikuttaminen Hannula Outi, johtaja, oppiminen ja innovaatiot Häkli Laura, johtaja, viestintä Kokkonen Elina, hallintojohtaja Sihteeri Ikävalko Johanna Toimiston henkilökunta Hakkarainen Outi, luottamusvaltuutettu Rekola Sanna, asiantuntija, globaalikasvatus Tenhio Niina, asiantuntija, kehityspolitiikka Käsitellyt asiat 43 KOKOUKSEN AVAUS Ann Selin avasi kokouksen klo 15:33. Ann Selin raportoi työvaliokunnan kokouksesta, joka pidettiin Kokouksessa pohdittiin, mitä asioita tulisi ottaa esille työvaliokunnan ja luottamusvaltuutettujen kokouksessa Siellä keskusteltiin myös henkilöstöraportista, jonka käsittelyä jatketaan tässä kokouksessa toiminnanjohtajan katsauksen ja henkilöstöraportin esittelyn yhteydessä. Tytti Nahi muistutti työpajan keskustelusta hallitustyöskentelyn tehostamiseksi ja sen johtopäätöksistä: päätöksenteko ei edellytä samanmielisyyttä ja esittelyissä on pyrittävä tuomaan esille linkitys strategiaan. Muita työvaliokunnassa käsiteltyjä asioita otetaan esille asiakohtien yhteydessä sitä mukaa kun niistä on erityistä raportoitavaa. 44 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Pöytäkirjan tarkastajiksi nimettiin Liisa Ketolainen ja Kaisa Alanne (43 51 ) ja Miia Nuikka (52 56 ). 45 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Fingon sääntöjen 19 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja 6-8 muuta jäsentä. Fingon perustamiskokouksessa 19.6 hallituksen kokoonpanon suuruudeksi päätettiin puheenjohtajan ja kahden varapuheenjohtajan lisäksi kahdeksan muuta jäsentä; yhteensä siis 11 jäsentä. Näin 1

2 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 2 (7) ollen hallituksen kokouksen päätösvaltaisuuteen edellytetään puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä viiden muun jäsenen oloa. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 46 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Päätettiin vahvistaa esityslista työjärjestykseksi sillä muutoksella, että asiakohta 50 ja 51 vaihtavat paikkaa keskenään. 47 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN HYVÄKSYMINEN Hallituksen kokouksen 4/2019 ja 5/2019 pöytäkirjat ovat liitteinä 47A ja 47B. esitys Merkitään hallituskokouksen 4/2019 ja 5/2019 pöytäkirjat hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. Merkittiin hallituskokouksen 4/2019 ja 5/2019 pöytäkirjat hyväksytyksi ja tiedoksi hallitukselle. 48 TOIMINNANJOHTAJAN KATSAUS Juha-Erkki Mäntyniemi Esitys toiminnan katsauksesta on liitteessä 48A. esitys Keskusteltiin ulkoisen kumppanin hankkimisesta IT-tukeen. Kumppanuudesta on toteutettu Hilma-kilpailutus, jonka pohjalta kumppanivalinta voidaan tehdä. Keskustelun tuloksena esitettiin, että päätöstä varten pidetään erillinen hallituksen sähköpostikokous, mihin toimitetaan päätösesitys, jonka liitteenä ovat tarjoukset, hintatiedot ja perustelut. Asian käsittely erillisessä sähköpostikokouksessa sai kannatusta ja näin sovittiin toimittavan. Keskusteltiin pienten järjestöjen roolin heikkenemisestä, mikä näkyy mm. niiden vähäisempänä osallistumisena kattojärjestön toimintaan. Pienet järjestöt saavat isoja järjestöjä vähemmän rahoitusta, mikä heikentää niiden toimintamahdollisuuksia. Olisikin tärkeää saada tietää, mitä heikkoja signaaleja tämän osalta näyttäytyy jäsenkentältä. 49 Q1 RAPORTTI t Hallitus merkitsi toiminnanjohtajan katsauksen tiedoksi ja päätti, että ulkoisen kumppanin hankkimisesta IT-tukeen pidetään erillinen sähköpostikokous. Outi Hannula ja Elina Kokkonen Outi Hannula esitteli Q1 toimintaraportin, liitteet 49A ja 49B. Elina Kokkonen esitteli Q1- tulosraportin ja talousennusteen , liitteet 49C ja 49D. Todettiin, että Q1 raportista saa hyvän käsityksen siitä, mitä Fingossa on tehty vuoden ensimmäisen neljänneksen aikana. Yhteenvedosta saa kokonaiskuvan ja yksityiskohtaisemmasta raportista löytyy tarvittavat lisätiedot laaja-alaisesta Fingon työstä. 2

3 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 3 (7) Esitettiin kysymys, että miten kerätään talteen tehdystä työstä ja haasteista oppiminen. Tätä on mukana osittain Q -raportissa, mutta tätä tullaan myös keräämään erikseen. Lisäksi kannustettiin olemaan kriittinen itsearvioinnissa Q-raporttien yhteydessä. Keskusteltiin ohjelmatuen laskun ja Bridge47-hankkeen jälkikäteismaksatuksen tuomista haasteista taloussuunnittelulle. Rahoituspohjaa tulisi saada laajennettua, jotta toiminta voitaisiin paremmin turvata. Esitettiin, että hallituksen on tärkeää keskustella Fingon rahoitusvaihtoehdoista ja taloustilanteen tasapainottamisesta alkusyksystä Tätä kannatettiin. esitys Hallitus merkitsi Q1 raportin tiedoksi ja päätti keskustella Fingon rahoitusvaihtoehdoista ja taloustilanteen tasapainottamisesta alkusyksystä JÄSENKYSELYN TULOKSET Outi Hannula Outi Hannula esitteli jäsenkyselyn tulokset, liite 50A. Todettiin, että jäsenistön moninaisuus on suuri rikkaus Fingolle ja sen arvo tulisi nähdä jäsenkyselyn tuloksia käsiteltäessä. Esitettiin, että saatuihin tuloksiin palataan strategian päivityksen suunnittelun yhteydessä. Tätä kannatettiin. Jäsenten tärkeimmiksi kokemat Fingon toiminnot jäsenkyselyn mukaan olivat - verkostoituminen muiden järjestöjen ja toimijoiden kanssa - järjestöjen toimintatilan ja työn rahoituksen puolustaminen - tiedon saaminen ajankohtaisista asioista ja kestävästä kehityksestä - yhdessä vaikuttaminen päättäjiin tärkeissä asioissa - uuden oppiminen ja sparraus. esitys Hallitus merkitsi jäsenkyselyn tulokset tiedoksi ja päätti palata niihin strategian päivityksen suunnittelun yhteydessä. 51 HALLITUSOHJELMANEUVOTTELUT JA JATKOTOIMENPITEET Rilli Lappalainen Rilli Lappalainen esitteli lyhyesti hallitusneuvottelujen tilannekatsauksen, liite 51A. esitys Tuotiin esille tarve päivittää kehitysyhteistyön laatulinjaus. On tärkeää pohtia Fingon vaikuttamistyön tapaa ja saada linjaus, miten ottaa kantaa erilaisiin teemoihin. Hallitus merkitsi hallitusneuvottelujen tilannekatsauksen tiedoksi. 52 JÄSENASIAT 52.1 Uudet jäsenhakemukset Juha-Erkki Mäntyniemi 3

4 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 4 (7) Fingon sääntöjen 6 :n mukaisesti yhdistyksen hallitus voi hyväksyä yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi jokaisen yhdistyksen tarkoitusta toteuttavan oikeuskelpoisen yhdistyksen tai säätiön. Yhdistyksen jäsenmaksu määräytyy tuloslaskelman kokonaistuoton perusteella seuraavasti: Maksuluokan Jäsenmaksu- Jäsenmaksu määräytyminen/ Luokka 2019/ > > > < Fingon jäsenyyttä ovat hakeneet Furaha ry, Suomen OneWorld -portaaliyhdistys ry ja Pyhän Maan Kristityt ry. Liitteessä 52.1A on kooste jäsenehdokkaista. esitys Hallitus päättää hyväksyä Furaha ry:n, Suomen OneWorld -portaaliyhdistys ry:n ja Pyhän Maan Kristityt ry:n jäsenhakemukset. Hallitus hyväksyi Furaha ry:n, Suomen OneWorld -portaaliyhdistys ry:n ja Pyhän Maan Kristityt ry:n jäsenhakemukset Erot Esitys Juha-Erkki Mäntyniemi Jäsenen eroaminen, eronneeksi katsominen tai erottaminen Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos - jäsen on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai toimii yhdistyksen tarkoituksen vastaisesti - jäsen on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä, tai - jäsen ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Ennen erottamispäätöksen tekemistä jäsenelle on annettava tilaisuus selvityksen antamiseen. Jäsenen katsotaan eronneen yhdistyksestä, jos se on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta kahtena peräkkäisenä vuonna. Erosta Fingon jäsenyydestä on ilmoittanut Kansalliset Maahanmuuttajat - KAMUT ry. Yhteenveto eroa hakevasta jäsenestä on liitteessä 52.2A. esitys Hallitus merkitsee eron tiedoksi. Hallitus merkitsi eron tiedoksi. 4

5 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 5 (7) 53 TILINKÄYTTÖOIKEUDEN MYÖNTÄMINEN Elina Kokkonen Esitys Fingon palkanmaksua on vuodesta 2013 alkaen hoitanut Norlic Oy (y-tunnus ). Tällä hetkellä palkanmaksu tapahtuu erillisen palkkatilin kautta, jolle Norlicille on annettu maksuoikeus ja jonne Fingo siirtää varat maksua varten. Fingo sitten erikseen laskuttaa erillisrahoitteisilta hankkeilta näille kuuluvan osuuden ja siirtää varoja hanketileiltä takaisin itselleen. Koska tiettyjen erillisrahoitteisten hankkeiden varat on rahoitusehtojen mukaisesti pidettävä erillisellä pankkitilillä, olisi järkevintä, että näiden hankkeiden palkanmaksu tapahtuu suoraan niiltä tileiltä. Tätä varten tarvitaan Norlicille valtuutus palkka-aineiston lähettämiseen hankkeiden tileiltä. Erillinen palkkatili on muutoinkin tarpeeton järjestely ja siitä voitaisiin luopua. Keskittämällä muu kuin hankkeissa tapahtuva maksuliikenne Fingon päätilille tehostetaan kassanhallintaa, automatisoidaan kirjanpitoa ja säästetään pankkikuluissa. esitys 1. Päätetään myöntää Norlic Oy:lle (y-tunnus ) tilinkäyttöoikeus palkanmaksua varten Fingo ry:n tileille FI (päätili), FI (Bridge47-hanke), FI (Frame-hanke) ja FI (EUPJ-hanke). 2. Valtuutetaan toiminnanjohtaja allekirjoittamaan tarvittavat asiakirjat tilinkäyttöoikeuksien myöntämiseksi. 1. Päätettiin myöntää Norlic Oy:lle (y-tunnus ) tilinkäyttöoikeus palkanmaksua varten Fingo ry:n tileille FI (päätili), FI (Bridge47-hanke), FI (Frame-hanke) ja FI (EUPJ-hanke). 2. Valtuutettiin toiminnanjohtaja allekirjoittamaan tarvittavat asiakirjat tilinkäyttöoikeuksien myöntämiseksi. 54 TARPEETTOMIEN PANKKITILIEN LAKKAUTTAMINEN Esitys esitys Elina Kokkonen Fingolla on tällä hetkellä kaikkiaan 9 pankkitiliä. 3 pankkitiliä tarvitaan erillishankkeiden (Frame, Bridge47 ja EUPJ) ehtojen mukaisesti pitämään hankkeiden varat erillään muusta toiminnasta ja 1 pankkitili tarvitaan järjestön päätiliksi, nämä tilit ovat OP:ssa. Lisäksi Maailman Kuvalehden tilausmaksuille on erillinen tili Nordeassa. Tarpeettomiksi ovat jääneet Kehyksen entinen maksuliiketili OP:ssa, Bridge47-hankkeen osanottomaksujen keräilytili OP:ssa, Fingon erillinen palkkatili sekä Fingon toinen pankkitili Nordeassa. Tarpeettomat tilit aiheuttavat turhia pankkipalvelumaksuja, joten ne kannattaa lakkauttaa ja siirtää niillä olevat varat Fingon OP:n päätilille. 1. Päätetään lakkauttaa Fingo ry:n pankkitili FI Nordeassa ja siirtää tilillä olevat varat Fingo ry:n OP:n päätilille FI Päätetään lakkauttaa entinen Kehyksen pankkitili FI OP:ssa ja 3. Päätetään lakkauttaa Bridge47-hankkeen tili FI OP:ssa ja siirtää tilillä olevat varat Bridge47 hankkeen päätilille OP:ssa FI Päätetään lakkauttaa Fingo ry:n erillinen palkkatili FI OP:ssa ja 5. Valtuutetaan toiminnanjohtaja allekirjoittamaan tarvittavat asiakirjat tilien lakkauttamiseksi ja tileillä olevien varojen siirtämiseksi. 1. Päätettiin lakkauttaa Fingo ry:n pankkitili FI Nordeassa ja 5

6 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 6 (7) 55 MUUT ASIAT 2. Päätettiin lakkauttaa entinen Kehyksen pankkitili FI OP:ssa ja 3. Päätettiin lakkauttaa Bridge47-hankkeen tili FI OP:ssa ja siirtää tilillä olevat varat Bridge47 hankkeen päätilille OP:ssa FI Päätettiin lakkauttaa Fingo ry:n erillinen palkkatili FI OP:ssa ja 5. Valtuutettiin toiminnanjohtaja allekirjoittamaan tarvittavat asiakirjat tilien lakkauttamiseksi ja tileillä olevien varojen siirtämiseksi Frame rahoituspäätökset tiedoksi Outi Hannula Frame, voice, report! -hankkeen rahoituspäätökset 2019 tiedoksi, liite 55.1A. esitys Hallitus merkitsi Frame, voice, report! -hankkeen rahoituspäätökset 2019 tiedoksi Fingon henkilöstöraportti 2018 esitys Elina Kokkonen, liite 55.2A. Hallitus päätti siirtää Fingon henkilöstöraportin käsittelyn seuraavaan hallituksen kokoukseen Seuraavan hallituksen kokouksen ohjelma Hallitus merkitsi tiedoksi pidetyn työvaliokunnan, toiminnanjohtajan ja luottamusvaltuutettujen kokouksen, jossa vietiin eteenpäin keskinäisen vuorovaikutuksen kehittämistä. esitys Juha Ruippo, Juha-Erkki Mäntyniemi Hallitus päätti olla käsittelemättä seuraavan hallituksen kokouksen ohjelmaa Juha Ruipon poissaolon vuoksi. Ohjelmasta lähetetään lisätietoja suunnittelun edetessä. Hallitus päätti, että tulevien hallitusten kokousten kesto pidennetään kahteen tuntiin klo 15:30 17: KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17:16. Ann Selin puheenjohtaja Johanna Ikävalko sihteeri Liisa Ketolainen Kaisa Alanne pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja (43 51 ) 6

7 Fingo ry PÖYTÄKIRJA 7 (7) Miia Nuikka pöytäkirjan tarkastaja (52 56 ) 7