HELSINGIN KAUPUNKI 1 TARKASTUSVIRASTO Jory

Transkriptio

1 HELSINGIN KAUPUNKI 1 N TULOSPALKKIOJÄRJESTELMÄ VUODEKSI 2016 Yleiset periaatteet Tulospalkkiojärjestelmä on laadittu kaupungin tulospalkkioperiaatteiden mukaisesti (kaupunginjohtaja , Virastojen ja liikelaitosten tulospalkkioperiaatteet) ja laatimisessa on huomioitu vuoden 2016 tulospalkkiojärjestelmien valmistelusta annettu ohje (Kanslian Heos ). Tulospalkkiojärjestelmän tavoitteet ja tavoitetasot Tarkastusviraston tulospalkkiojärjestelmän tavoitteena on tukea kaupungin strategisten linjausten sekä viraston omien strategisten tavoitteiden viemistä käytännön tarkastus- ja arviointitoimintaan palkitsemalla henkilöstöä tuloksellisesta toiminnasta. Tulospalkkiojärjestelmässä on otettu huomioon virastolle asetetut talousarvion sitovat tavoitteet sekä muita todennettavissa olevia tulostekijöitä kaikilta tuloskortin neljältä alueelta. Tuloskortti toimii aktiivisena työkaluna johdon strategisten linjausten siirtämisessä tarkastusja arviointityöhön. Tavoitteet on asetettu siten, että niillä varmistetaan onnistuminen kriittisillä toiminnan osa-alueilla. Tulostekijöiden tavoitetasot on asetettu riittävän haasteelliselle mutta saavutettavissa olevalle tasolle. Tavoiteasetannassa on otettu huomioon palkkiovuodelle tuloskortissa ja tulosbudjetissa asetettavat tavoitteet, toimintasuunnitelmat, toimintaympäristön muutokset ja edellisinä vuosina saavutetut tulokset. Tulospalkkiojärjestelmän tavoitteet on asetettu siten, että vasta talousarviossa ja tulosbudjetissa asetettuja tavoitteita paremmat saavutukset oikeuttavat täyteen tulospalkkioon. Arviointi- ja tilintarkastustoiminnan riippumattomasta luonteesta johtuen tarkastusvirasto ei voi osallistua yli hallintokuntien menevien prosessien kehittämiseen muuten kuin oman tehtäväkenttänsä luonteen mukaisesti. Tulospalkkiojärjestelmän valmistelu ja käyttöönotosta päättäminen Tulospalkkiojärjestelmä on valmisteltu tarkastusjohtajan johdolla henkilöstön ryhmätyöskentelynä. Työryhmä on johdon kanssa keskustellen valmistellut tulospalkkiojärjestelmän periaatteista ja tulostekijöistä tavoitetasoineen luonnokset, joita on käsitelty johtoryhmässä , ja Henkilöstökokouksessa luonnosvaiheinen tulospalkkiolomake on esitelty Tulospalkkiojärjestelmän oltua johtajiston käsittelyssä tarkastusjohtaja tekee päätöksen palkkiojärjestelmän käyttöönotosta. Kriittisistä menestystekijöistä johdetut tavoitteet ja vuoden 2016 tulospalkkiotavoitteet Tuloskortin näkökulmien (asiakas, talous, prosessit ja rakenteet sekä osaaminen ja henkilöstö) tavoitteiden toteutuminen varmistetaan keskittymällä kriittisistä menestystekijöistä johdettujen strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Vuositavoitteille on tuloskortissa asetettu mittarit ja nimetty vastuuhenkilöt sekä seuranta-ajankohdat. Tavoitteiden toteutumista seurataan johtoryhmässä vähintään kuusi kertaa vuodessa.

2 HELSINGIN KAUPUNKI 2 Tuloskortin tavoitteiden toteutumista käsitellään henkilöstökokouksissa ja henkilökohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa. Tulospalkkiojärjestelmän tavoitteet on asetettu siten, että vasta tuloskortissa asetettuja vuositavoitteita paremmat saavutukset oikeuttavat täyteen tulospalkkioon. Asiakkaat ja vaikuttavuus Strateginen tavoite: Tuota laadukkaita arviointi- ja tarkastuspalveluja hyvässä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. 1) Ammattitaitoa tilintarkastuksessa mitataan kaupungin ulkoisen tilintarkastajan tarkastusvirastolle antamien tarkastajakohtaisten arvioiden keskiarvolla. Tilintarkastaja antaa 32-kohtaisen arvionsa asiakasyhteistyöstä, tehokkuudesta, tarkastusprosessista, yhteistyöstä ja yleisominaisuuksista samalla asteikolla, jolla se arvioi omaa henkilökuntaansa: 5 loistava (suoritus ylittää jatkuvasti ja selvästi työlle asetetut odotukset ja vaatimukset) 4 erinomainen (suoritus ylittää työlle asetetut normaalit odotukset ja vaatimukset) 3 hyvä (suoritus vastaa odotuksia ja työlle asetettuja vaatimuksia) 2 hyväksyttävissä (suoritus useimmiten vastaa odotuksia ja työn minimivaatimuksia) 1 kehitettävää (suoritus jää hyväksyttävissä olevan tason alapuolelle). Kaikkien tulosten keskiarvot vuosilta ja asetetut tavoitteet: Kaikkien tulosten keskiarvo 3,33 3,35 3,40 3,48 3,51 3,50 3,47 Tuloskortissa asetettu tavoite N/A N/A N/A 3,38 3,43 3,43 3,50 Tulospalkkiojärjestelmässä tilintarkastuksen ammattitaidon tulospalkkioon oikeuttava tavoitetaso on vähintään 3,50 (palkkion osuus 50 prosenttia), vähintään 3,52 (palkkion osuus 75 prosenttia) tai vähintään 3,54 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. 2) Ammattitaitoa arvioinnissa mitataan tarkastuslautakunnan antamalla 31-kohtaisella arviolla tarkastusviraston henkilökunnan palvelukyvystä, ammattitaidosta, muistioiden laadusta, työn laadusta, arviointikertomuksen laadusta, aikataulussa pysymisestä ja toiminnan tehokkuudesta. Tarkastuslautakunta antaa arvionsa asteikolla 1 5 (1 = täysin eri mieltä, 5 = täysin samaa mieltä). Viraston tulosten keskiarvot vuosilta : Kaikkien tulosten keskiarvo, virasto 4,84 4,88 4,59 4,75 Vuosien 2012 ja 2013 arviot on antanut vuosien lautakunta, vuosien 2014 ja 2015 arviot nykyinen, eli vuosien lautakunta. Lautakunnan puheenjohtaja vaihtui marraskuussa Tulospalkkiojärjestelmässä arvioinnin ammattitaidon tulospalkkioon oikeuttava tavoitetaso on vähintään 4,65 (palkkion osuus 50 prosenttia), vähintään 4,75 (palkkion osuus 75 prosenttia) tai vähintään 4,85 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. Talous Strateginen tavoite: Toimi taloudellisesti ja tuottavasti.

3 HELSINGIN KAUPUNKI 3 3) Tuottavuuden paranemista tarkastusviraston toiminnassa mitataan vertaamalla viraston ydinprosesseihin eli arviointiin ja tarkastukseen käytettyjä työpäiviä kaikkiin, koko viraston työntekijöiden työpäiviin. Vuoden 2015 toteutumaprosentti 74,1 oli poikkeuksellisen korkea, sillä tukipalvelutyötä pääasiassa tekevän hallintosihteerin vakanssi oli avoimena 7 kuukautta. Tarkastukseen ja arviointiin käytettyjen työpäivien osuus kaikista viraston työpäivistä ,46 71,00 72,48 73,08 73,28 74,10 Tulospalkkiojärjestelmässä asetetaan tavoitteeksi, että työpäivistä kohdistuu ydinprosesseihin vähintään 73,1 prosenttia (palkkion osuus 40 prosenttia), 73,3 prosenttia (palkkion osuus 60 prosenttia), 73,6 prosenttia (palkkion osuus 80 prosenttia) tai 74,0 prosenttia (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 20. 4) Tuottavuuden parantaminen työajanseurannan ulkopuolelle jäävän työajan määrää pienentämällä. Virastossa työtehtävien toteutuminen kirjataan Task manager -työajanseurantajärjestelmään. Työajanseurannan tietoja käytetään tuotekustannuslaskennassa ja hyödynnetään arviointien ja tarkastusten suunnittelussa. Viime vuosina kirjaamatta jäävien päivien määrää on onnistuttu pienentämään: Kirjaamattoman työajan osuus 31 % 25 % 18 % 16 % 16 % kaikista työpäivistä Tulospalkkiojärjestelmässä tavoitteena on pienentää kirjaamattomien päivien osuutta edelleen. Tavoite on kaksiportainen: Kirjaamattomien päivien osuus on korkeintaan 15 prosenttia (palkkion osuus 50 prosenttia) tai kirjaamattomien päivien osuus on korkeintaan 14 prosenttia (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. Prosessit ja tuotteet Strateginen tavoite: Toimi työssäsi tarkastus- ja arviointiprosessien mukaisesti henkilökohtaista työsuunnitelmaa toteuttaen. 5) Kuntalain 68 :n mukaan kunnanhallituksen on laadittava tilikaudelta tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä ja annettava se tilintarkastajien tarkastettavaksi sekä tilintarkastuksen jälkeen saatettava se valtuuston käsiteltäväksi kesäkuun loppuun mennessä. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajien on viimeistään toukokuun loppuun mennessä tarkastettava hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. KuntaKilan yleisohjeen mukaan arviointikertomus on tilinpäätöksen tarkastusasiakirja ja tulisi käsitellä tilinpäätöksen yhteydessä valtuustossa viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Tarkastuslautakunnan ja -viraston talousarvion sitovina toiminnallisina tavoitteina on arviointikertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen valmistuminen mennessä. Tämä on siis kuukautta aikaisempi kuin kuntalain edellyttämä ajankohta Arviointikertomuksen antaa tarkastuslautakunta ja tilintarkastuskertomuksen kaupungin ulkoinen tilintarkastaja. Kertomusten pohjana käytettävien muistioiden ja tekstien valmistumista koskeviin tavoitteisiin tarkastusvirasto pystyy vaikuttamaan. Mitä aiemmin tarkastusvirasto saa arviointitekstit ja tarkastusmuistiot toimitettua asiakkailleen, sitä enemmän heille jää aikaa antaa arviointikertomus ja tilintarkastuskertomus.

4 HELSINGIN KAUPUNKI 4 Kaupunginhallituksen ja lauta- sekä johtokuntien tulee antaa tarkastuslautakunnalle toukokuun puoleen väliin mennessä lausunto siitä, mihin toimenpiteisiin hallintokunnat ovat ryhtyneet arviointikertomuksessa esitettyjen suositusten johdosta. Aikataulun aikaistamisesta on olennaista hyötyä kaupunginkanslialle ja kaupungin muille hallintokunnille, jotka kiireisellä aikataululla valmistelevat lausuntonsa kaupunginhallitukselle ja lauta- sekä johtokunnille arviointikertomuksen johdosta. Tulospalkkiojärjestelmää varten on sitovista tavoitteista johdettu tarkastusvirastolle aikataulutavoitteiksi arviointimuistioiden ja arviointitekstien valmistuminen mennessä ja tilintarkastusmuistioiden valmistuminen mennessä. Tulospalkkiojärjestelmässä tavoitteena on, että aikataulutavoite toteutuu vain arvioinnin tai tilintarkastuksen osalta (palkkion osuus 50 prosenttia) tai tavoitteet toteutuvat sekä arvioinnin että tilintarkastuksen osalta (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. 6) Tilintarkastussuunnitelma valmistellaan yhteistyössä ulkoisen tilintarkastajan kanssa ja tilintarkastaja hyväksyy suunnitelman. Tarkastussuunnitelman toteutuminen liittyy talousarvion sitovaan tavoitteeseen ja on viraston keskeisimpiä tulostavoitteita. Tulospalkkiojärjestelmässä on tavoitteena, että suunnitelma toteutuu 100-prosenttisesti (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 5. Tilintarkastussuunnitelman toteutuminen, prosenttia 92,3 97,0 95,6 98,5 98, ) Arviointisuunnitelma valmistellaan yhteistyössä tarkastuslautakunnan kanssa ja lautakunta hyväksyy arviointisuunnitelman. Arviointisuunnitelman toteutuminen liittyy talousarvion sitovaan tavoitteeseen ja on viraston keskeisimpiä tulostavoitteita. Arviointisuunnitelman laatuun panostetaan ja suunnitelman valmistelua parannetaan jatkuvasti. Esimerkiksi arviointiaihe-ehdotuksia pyydettiin vuoden 2015 suunnitelmaan (raportointi 2016) ensi kertaa myös kaupunginjohdolta ja virastojen johdolta. Lisäksi suunnitelma on tehty julkiseksi ja sen täysimääräiseen toteutumiseen kohdistuu enemmän odotuksia ja vaatimuksia kuin aikaisemmin. Arviointisuunnitelman toteutuminen, prosenttia Tulospalkkiojärjestelmässä on tavoitteena, että suunnitelma toteutuu 100-prosenttisesti (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 5. 8) Tarkastuslautakunnalle on kuntalaissa 410/2015 määritelty uutena vastuuna sidonnaisuusilmoitusten valvonta. Tarkastusviraston johto haluaa valmistautua tehtävään hyvin ja panostaa vuoden 2016 aikana tämän kokonaan uuden, sekä lainsäädännön tuntemusta että tietojärjestelmäosaamista edellyttävän tehtävän suunnitteluun, jotta kustannukset saadaan pidettyä maltillisina eikä lisäresursseja jouduttaisi hankkimaan. Tarkastusvirasto valmistautuu uuden tehtävän hoitamiseen yhteistyössä kaupunginkanslian hallinto-osaston ja tietotekniikka- ja viestintäosaston kanssa. Uusi vastuu astuu voimaan kesällä Tulospalkkiojärjestelmässä on tavoitteena uuden tukipalveluprosessin valmistelu siten, että tarkastusviraston valmistelema sidonnaisuusilmoitusten valvonnan toimintamalli on

5 HELSINGIN KAUPUNKI 5 hyväksytty tarkastuslautakunnassa mennessä (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. Henkilöstö ja osaaminen Strateginen tavoite: Huolehdi henkilökunnan osaamisesta, työhyvinvoinnista ja saatavuudesta. 9) Tilintarkastustyön dokumentoinnin ja raportoinnin parantamista mitataan ulkoisen tilintarkastajan antaman arvion pohjalta. Kaupungin ulkoisen tilintarkastajan antaman tarkastajakohtaisen arvion yhtenä arviointikohtana on tilintarkastustyön dokumentointi ja raportointi. Asettamalla tälle erillisen tulospalkkiotavoitteen johto haluaa korostaa osaamisen kehittämistä työn dokumentoinnin ja raportoinnin osalta. Tilintarkastustyön dokumentoinnista ja raportoinnista saatujen arvioiden keskiarvot vuosilta : Työn dokumentointi 3,42 3,40 3,50 3,43 3,47 3,50 3,27 ja raportointi Ulkoinen tilintarkastaja ei anna parempaa arviota yhdestäkään yksittäisestä kohdasta ilman selkeää näyttöä parannuksesta työn tekemisessä tai työn jäljessä. Tarkastusvirasto pyrkii vaikuttamaan dokumentoinnin ja raportoinnin parantamiseen työpaperien sisäisellä auditoinnilla, jota tilivuoden 2015 osalta lähtien tekevät viraston kokeneemmat sekä auktorisoidut tilintarkastajat. Tulospalkkiojärjestelmässä on tavoitteena, että ulkoiselta tilintarkastajalta dokumentoinnista ja raportoinnista saatujen arvosanojen keskiarvo on vähintään 3,47 (palkkion osuus 50 prosenttia) tai keskiarvo on vähintään 3,51 (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on ) Kuntalaissa 410/2015 on tarkastuslautakunnan arviointitehtävää laajennettu sen arviointiin, onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Vuonna 2015 virastossa kehitettiin tuloksellisuusarvioinnin malli, joka otetaan käyttöön vuoden 2016 arviointisuunnitelman mukaisissa arvioinneissa. Mallin soveltaminen edellyttää tuloksellisuusarvioinnin osaamisen kehittämistä. Uuden mallin mukaan aloitusvaiheessa täytetään varsinaisen arvioinnin toteuttamissuunnitelman (ATS) lisäksi erillinen lomake Tuloksellisuuden näkökulmat arviointiin. Sen avulla pohditaan, soveltuuko arviointiin tuloksellisuusnäkökulma laajasti tai joiltakin osin. Tuloksellisuuden näkökulmia on viisi: taloudellisuus, tuottavuus, työelämän laatu, laatu ja vaikuttavuus. Tuloksellisuusarvioinnissa huomioidaan vähintään kolme näistä näkökulmista. Tulospalkkiojärjestelmässä on tavoitteena, että arvioinnin toteuttamissuunnitelman (ATS) laatimisen yhteydessä tehdään tuloksellisuustarkastelu kaikista arvioinneista* (palkkion osuus 50 prosenttia), arvioinneista* vähintään neljäsosa on tuloksellisuusarviointeja (palkkion osuus 75 prosenttia) tai arvioinneista* vähintään kolmasosa on tuloksellisuusarviointeja (palkkion osuus 100 prosenttia). Tavoitteen painoarvo on 10. *Poikkeuksena vuosittain toistuvat tavoiteyhteenveto, suositusten vaikuttavuuden seuranta ja talouden arviointi, joihin ei ole tarkoituksenmukaista soveltaa tuloksellisuusarvioinnin periaatteita Kehittämishankkeiden osuus tulospalkkiotavoitteiden painoarvosta on 10 prosenttia.

6 HELSINGIN KAUPUNKI 6 Tulospalkkion suuruus, laajuus ja rahoitus Tulospalkkio on erillinen ryhmäpalkkio joka maksetaan saavutettujen tulostavoitteiden perusteella kerran vuodessa. Tulospalkkio on omarahoitteinen. Tulospalkkioihin voidaan käyttää enintään 5 prosenttia viraston vuotuisesta säännöllisen työajan palkkasummasta. Enimmäismäärä voidaan käyttää, jos kaikki tulostekijät ovat toteutuneet täysimääräisinä ja palkkiot voidaan maksaa talousarvion puitteissa. Tulospalkkiojärjestelmä koskee koko tarkastusviraston henkilöstöä pois lukien tarkastusjohtaja (virastopäällikkö). Tulospalkkio maksetaan henkilökohtaisena palkkiona. Palkkiot maksetaan tasasuuruisina summina, mutta kuitenkin korkeintaan yhden kuukauden varsinaisen palkan suuruisena. Tulospalkkiojärjestelmään kuuluminen edellyttää vähintään 4 kuukauden yhtäjaksoista palvelussuhdetta. Tulospalkkiota maksetaan vain palkkioiden maksamisajankohtana kaupungin palveluksessa oleville. Poikkeuksena ovat eläkkeelle jääneet henkilöt, joille maksetaan palkkio työssäoloajan suhteessa. Palvelun tulee olla Helsingin kaupungilla yhtäjaksoista maksamisajankohtaan saakka. Tulospalkkiojärjestelmän luonteeseen kuuluu, että palkkiota ansaitaan todellisen työssäolon ja työnteon perusteella. Tulospalkkiota maksetaan suhteessa tehtyyn työaikaan. Sitä ei makseta työssäolon keskeytyksen ajalta, ellei keskeytys aiheudu vuosilomasta, säästövapaista, palkallisesta koulutuksesta, lahjalomista tai muista palkkiona saaduista vapaista. Kaikki muut virka- ja työvapaat, kuten esimerkiksi sairaus- ja tapaturmalomat, vanhempainvapaa, hoitovapaa sekä opintovapaat, vähentävät tulospalkkiota. Poikkeuksena on 105 arkipäivää kestävä pakollinen äitiysvapaa, joka luetaan kokonaisuudessaan tulospalkkioon oikeuttavaksi ajaksi. Koko vuoden työstä poissa ollut henkilö ei saa tulospalkkiota myöskään vuosilomansa ajalta, koska järjestelmän tavoitteena on palkita tuloksen tekemisestä. Tulospalkkio määräytyy aina suhteessa työssäoloaikaan, jolloin myös osa-aikaiset saavat tulospalkkion työajan suhteessa. Mikäli henkilön palvelussuhde tarkastusvirastossa päättyy kesken vuotta, hän ei saa tulospalkkiota. Kaupungin sisällä työpaikkaa tulospalkkiovuoden aikana vaihtaneet saavat mahdollisen tulospalkkion kummastakin yksiköstä työssäoloajan suhteessa edellyttäen, että he ovat olleet kaupungin palveluksessa vähintään 4 kuukautta (tarkastusvirastossa 4 kuukautta). Tulospalkkiojärjestelmän seuranta ja arviointi Tulostekijöitä seurataan viraston johtoryhmässä, laajennetussa johtoryhmässä, henkilöstökokouksissa sekä henkilökohtaisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa, joita käyvät tarkastusjohtaja, tarkastuspäällikkö, arviointipäällikkö ja controller. Tulospalkkiojärjestelmän toteutumisesta, maksetuista palkkioista ja niiden rahoittamisesta raportoidaan Kanslian henkilöstöosastolle sen määrittelemällä tavalla. Kaikista seurantakokouksista (johtoryhmä, laajennettu johtoryhmä, henkilöstökokous) laaditaan muistio tai pöytäkirja, jotka ovat koko henkilökunnan luettavissa intranetissä ja jotka arkistoidaan asianmukaisesti. Kehittämishankkeiden toteutumista seurataan johtoryhmässä kaksi kertaa vuodessa. Koulutus- ja kehittämisohjelma ja johtoryhmän kokousmuistiot arkistoidaan asianmukaisesti.

7 HELSINGIN KAUPUNKI 7 Järjestelmää arvioidaan jatkuvasti edellä kuvaillun seurannan yhteydessä ja loppuarviointi suoritetaan tulospalkkiojärjestelmän toteutumisesta raportoitaessa. Tulospalkkioiden maksamisesta päättäminen Tarkastusjohtaja toteaa asetettujen tavoitteiden toteutumisen ja päättää tulospalkkion maksamisesta rahoitusmahdollisuudet huomioon ottaen. Tulospalkkiot maksetaan tulospalkkiovuotta seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä. Jos jaettava tulospalkkiosumma jää vähäiseksi, tarkastusjohtaja voi päättää, että summa maksetaan työyhteisörahana. Tulospalkkiot kirjataan tulospalkkiovuoden menoiksi. Helsingissä Pirjo Hakanpää tarkastusjohtaja LIITE Tarkastusviraston tulospalkkiolomake 2016