Koulusihteereiden multiprimus ohje

Transkriptio

1 Koulusihteereiden multiprimus ohje Päivitetty Yhteystiedot: Pia West, pääkäyttäjä puh , Teemu Lehtonen, pääkäyttäjä

2 HAKUVINKKI 1: Klikkaa sisällysluettelon otsikkoa = pääset suoraan ko. aiheeseen HAKUVINKKI 2: Sanan etsiminen asiakirjasta: Paina Ctrl + F, kirjoita hakuruutuun etsimäsi sana, esim oppivelv, paina enter. Siirry seuraavaan kohtaan painamalla enter uudestaan. Sisällysluettelo 1 ELOKUU OPISKELIJAT-REKISTERI Oppilaiden Wilmatunnukset (päiv ) Koodi 5 oppilaille (päiv ) Huoltajien Wilmatunnukset (päiv ) Oppilaiden tietojen tarkistus (päiv ) Koulunkäyntihistoriatietojen päivitys uusille oppilaille (päiv ) Oppilasluettelot (hammashoitola, terveydenhoitaja jne.) (päiv ) OPETTAJAT-REKISTERI Wilmatunnusten aktivointi ja Koodi 5-luonti (päiv ) Opettajien tietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) HENKILÖKUNTA-REKISTERI Wilmatunnusten aktivointi (päiv ) Henkilökuntatietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) ARVIOINTIREKISTERI Arviointikirjojen luominen tyhjästä (päiv ) Kurre 6:sta tuodut arviointikirjat (päiv ) Kurre 7:stä tuodut arviointikirjat (päiv ) Koulun tiedot rekisteri (päiv ) WILMA Lukuvuosisuunnitelma (päiv ) SYYSKUU OPISKELIJAT-REKISTERI Peruskoulutilasto (päiv ) LOKAKUU MARRASKUU JOULUKUU ARVIOINTIREKISTERI Arviointikirjojen tarkistaminen (päiv ) Arvioinnin toimeenpano (päiv ) Hajautetun käyttäytymisen arvosanojen toimeenpano (koskee lähinnä yläkouluja) (päiv ) Poissaolot todistuksiin (päiv ) OPISKELIJAT-REKISTERI Arviointiyhteenveto (päiv ) Todistusten tulostaminen (päiv ) Todistusten tallentaminen tulostearkistoon (päiv )

3 5.2.4 Vuodenvaihteen kotikuntatiedon päivittäminen (päiv ) ARVIOINTIREKISTERI Arvioimattomat aineet alakouluissa (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea) (päiv ) Jaksotetut aineet yläkouluissa (fy/ke, bi/ge) (päiv ) Syksyn arviointikirjojen arkistoiminen (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea) (päiv ) TAMMIKUU ARVIOINTIREKISTERI Arviointikirjojen kopioiminen syksystä kevääseen (koskee niitä kouluja jotka eivät käytä Kurrea) (päiv ) OPISKELIJAT-REKISTERI Koulutatietojen tarkistus (yläkoulut) (päiv ) HELMIKUU OPISKELIJAT-REKISTERI Oppilassiirrot (yläkouluun (helmikuun 2. viikko) / lukioon) (päiv ) Seuraavan lukuvuoden tulevien 1.-luokkalaisten vastaanotto (päiv ) Seuraavan lukuvuoden tulevien 7.-luokkalaisten vastaanotto (päiv ) Yhteisten aineiden oletusvalinnat uusille oppilaille (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea (päiv ) Valinnaisaineiden oletusvalinnat (koskee Kurrea käyttäviä yläkouluja) (päiv ) MAALISKUU HUHTIKUU TOUKOKUU ARVIOINTIREKISTERI Puuttuvien arvosanojen lisääminen oppilaille (yläkoulut) (päiv ) Arviointikirjojen tarkistaminen (päiv ) Arvioinnin toimeenpano (päiv ) Hajautetun käyttäytymisen arvosanojen toimeenpano (päiv ) OPISKELIJAT-REKISTERI Yksilöllistetyt kurssit/aineet (päiv ) Arviointiyhteenveto (päiv ) Luokaltasiirto / ehdot (päiv ) Todistusten tulostaminen (päiv ) S2-taitotasot liitteen tulostaminen (päiv ) Todistusten tallentaminen tulostearkistoon (päiv ) Päättötodistuksen päivämäärä (yläkoulut) (päiv ) WILMA Toimintakertomus (päiv ) KESÄKUU OPISKELIJAT-REKISTERI Tilastotietojen tulostaminen (päiv ) Koulunkäyntihistorian päivittäminen päättöluokkalaisille (päiv )

4 Päättöluokkalaisten opiskelijakorttien tulostus ja tallentaminen tuolostearkistoon (päiv ) WILMA Poissaoloyhteenvedot (päiv ) Toimintakertomuksen tulostaminen (päiv ) LUKUVUODEN VAIHTO Luokkien nimien vaihtaminen (päiv ) Tyhjien luokkien arkistoiminen (päiv ) Wilmatunnusten päättymispäivä (päiv ) Arkistoitavat oppilaat (päiv ) Luokalta siirron /lukuvuoden vaihdon yhteydessä muutettavat kentät (päiv ) Oppilaiden Wilmatunnukset (päiv ) Koodi 5 oppilaille (päiv ) Tietojen tarkistaminen (päiv ) Koulun tiedot (päiv ) Opettajien tietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) Wilmatunnusten aktivointi ja Koodi 5-luonti opettajille (päiv ) Henkilökuntatietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) Arviointikirjojen arkistointi (päiv ) HEINÄKUU KOULUNVAIHDOT KOULUNVAIHDOT, ENTINEN VAASA-ALUE Uusien oppilaiden tietojen perustaminen, entinen Vaasa-alue (oppilaat jotka eivät ole meillä ennestään primuksessa) (päiv ) Vaasan kaupungin suomenkielisestä koulusta pois muuttavat oppilaat (päiv ) Koulunvaihdot Vaasan kaupungin suomenkielisten peruskoulujen välillä, entinen Vaasa-alue (päiv ) KOULUNVAIHDOT, ENTINEN VÄHÄKYRÖ Uusien oppilaiden tietojen perustaminen, entinen Vähäkyrö (oppilaat jotka eivät ole meillä ennestään primuksessa) (päiv ) Vaasan kaupungin suomenkielisistä kouluista pois muuttavat oppilaat, entinen Vähäkyrö (päiv ) Koulunvaihdot Vaasan kaupungin suomenkielisten peruskoulujen välillä, entinen Vähäkyrö (päiv ) UUDEN OPPILAAN LISÄÄMINEN ARVIOINTI- / WILMARYHMIIN (PÄIV ) OPISKELIJALAJI JA KOULU ERI TILANTEISSA (ESIM. ESIKOULUA KÄYVÄ OPPILAS JOLLA ON PIDENNETTY OPPIVELVOLLISUUS) (PÄIV ) OPPIVELVOLLISUUS JA MULTIPRIMUKSEN KOULU + OPISKELIJALAJI (TAULUKKO) TIEDONHAKUTOIMINNOT MULTIPRIMUKSESSA (PÄIV ) PIKAHAKU (PÄIV ) VALMIIT HAUT (PÄIV ) VALMIIDEN HAKUJEN YHDISTÄMINEN (PÄIV ) HAUN TEKEMINEN HAE- KOMENNOLLA (PÄIV )

5 15.5 HAUN TEKEMINEN KENTTÄKOHTAISESTI HAE SAMAT- KOMENNOLLA (PÄIV ) VALMIIT TULOSTEET RAPORTTITYÖKALUINA (PÄIV ) TULOSTEIDEN NUMEROIDEN TAKANA OLEVAT NIMET (PÄIV ) KENTÄN ETSIMINEN MULTIPRIMUKSESSA (PÄIV ) NOPEA JAKAUMA KENTÄN ERI SISÄLLÖISTÄ (PÄIV ) LUETTELOJÄRJESTYS (PÄIV ) MUUT ASIAT LUETTELOTULOSTUS (PÄIV ) UUDEN KORTIN LUOMINEN (PÄIV ) POISTUNEIDEN OPPILAIDEN POISTAMINEN ARVIOINTIKIRJASTA (PÄIV ) UUDEN LUOKAN LUOMINEN (PÄIV ) WILMA JA OFFICE 365 PRIMUKSESSA YLEISTÄ (PÄIV ) OPISKELIJAT-REKISTERI Wilmatunnuksen luominen oppilaille (päiv ) Koodi 5 oppilaille (päiv ) Oppilaiden Office 365 tunnukset (päiv ) Wilmatunnuksen luominen huoltajille (päiv ) Avainkoodi (päiv ) Huoltajien unohtuneet Wilma salasanat (päiv ) Rajoitettu tiedonsaantioikeus (päiv ) Ilmoitusasetukset (päiv ) Kuvan käyttölupa koulutoimen sisäisessä käytössä (päiv ) OPETTAJA / HENKILÖKUNTA-REKISTERI Wilmatunnuksen ja Koodi 5 luominen opettajille (päiv ) Opettajien Office 365 tunnukset (päiv ) Wilmatunnuksen luominen henkilökunnalle (päiv ) Piilota wilman luetteloista (päiv ) Rooli kouluilla (päiv ) Työjärjestys salainen (päiv ) Uudentyyppinen tunnus käytössä (päiv ) Opettajan Wilma-tunnus sijaiselle: Älä käytä LDAP-tunnistusta (päiv ) ARVIOINTIREKISTERI Piilota opiskelijoilta ja huoltajilta Wilmassa (päiv ) LUOKATREKISTERI Luokan piilottaminen Wilmassa (päiv ) Useampi kuin yksi luokanohjaaja Wilmassa (päiv ) KOULUN TIEDOT REKISTERI Wilma-välilehden tärkeimmät kentät (päiv ) WILMA LUKUVUOSISUUNNITELMA (PÄIV ) TOIMINTAKERTOMUS (PÄIV )

6 6

7 1 Elokuu 1.1 Opiskelijat-rekisteri Oppilaiden Wilmatunnukset (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla oppilailla pitää olla primuksessa luotuna Wilma-tunnukset, vaikka eivät Wilmaa käyttäisikään. Tarkista, onko oppilaita joilta Wilma-tunnus puuttuu, valitsemalla Valmiista hauista Oppilaat ilman Wilmatunnusta. Luo tarvittaessa oppilaiden tunnukset (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Oppilasrekisteri: Wilmatunnuksen luominen oppilaille) Koodi 5 oppilaille (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla oppilailla pitää olla primuksessa henkilötunnuksen ja Wilman käyttäjätunnuksen lisäksi luotuna koodi 5. Tarkista, onko oppilaita joilta koodi 5 puuttuu, valitsemalla Valmiista hauista Oppilaat joilta puuttuu Koodi 5. Luo tarvittaessa oppilaille (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Oppilasrekisteri: Koodi 5 oppilaille) Huoltajien Wilmatunnukset (päiv ) Tarkista, onko huoltajia joilta Wilma-tunnus puuttuu valitsemalla Valmiista hauista Huoltajat ilman Wilmatunnusta. Luo tarvittaessa huoltajien tunnukset (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Opiskelijarekisteri: Wilmatunnuksen luominen huoltajille) ja tulosta käyttäen tulostepohjaa Wilman käyttäjätunnukset ja salasanat kotiin Oppilaiden tietojen tarkistus (päiv ) 1. Paina luettelon ylimmän nimen päällä vasen hiirennäppäin pohjaan ja maalaa kaikki luettelon oppilaat. 2. Tulosta käyttäen tulostepohjaa Oppilastietojen tarkistuslomake PW. 3. Välitä lomake huoltajille tarkistettavaksi. 4. Mikäli lomake palautuu niin, että kohta Oppilas tai huoltaja on syntynyt ulkomailla tai oppilas on asunut pidemmän aikaa ulkomailla on rastitettu, niin merkkaa oppilaan Muuttostatuskoodikenttään oikea luokitus. Tilapäisesti voidaan käyttää luokitusta Muu (tausta toistaiseksi tuntematon), kunnes koulun MMT-vastuuhenkilö on selvittänyt ja päivittänyt oikean tiedon Wilman kautta Koulunkäyntihistoriatietojen päivitys uusille oppilaille (päiv ) 1. Valitse koulunkäyntivälilehti. 2. Hae ja maalaa kaikkien oppilaiden kortit, joiden kouluuntulotiedot halutaan päivittää. 3. Täytä Kouluuntulopäivä kenttä. 4. Klikkaa koulunkäyntitaulukon Koulun sijaintikunta sarakkeen päällä olevaa Muuta-painiketta ja valitse Uusien rivien lisääminen. Paina Ok. 5. Päivitä tummennetulle riville kouluhistoriatiedot: Koulun nimi, Koulun sijaintikunta, Tuloluokka, Tulo luokka-aste, Tulopäivä. 6. Tallenna. 7

8 1.1.6 Oppilasluettelot (hammashoitola, terveydenhoitaja jne.) (päiv ) 1. Mikäli haluat tulostaa koulun kaikkien oppilaiden yhteystiedot niin, että ne tulostuvat luokittain omille sivuilleen, voit käyttää valmista tulostepohjaa Oppilasluettelot: nimi (kaikki luokat omalla sivulla) 2. Mikäli haluat tehdä oman luettelon, kts. kohta Muut asiat: Luettelotulostus 1.2 Opettajat-rekisteri Wilmatunnusten aktivointi ja Koodi 5-luonti (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla opettajilla pitää olla primuksessa henkilötunnus, Wilmatunnus ja Koodi 5. Kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Opettaja / Henkilökunta-rekisteri : Wilmatunnuksen ja koodi 5 luominen opettajille Opettajien tietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) Kts. kohta kesäkuu: Lukuvuoden vaihto : Opettajien tietojen tarkistus ja korjaus 1.3 Henkilökunta-rekisteri Wilmatunnusten aktivointi (päiv ) Tarkista, että Wilmatunnukset ovat niillä, joilla se tulee olla esim. oppilashuoltohenkilökunta. Vakituisilla ohjaajilla kuuluu aina olla Wilmatunnukset. Kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Opettaja / Henkilökunta-rekisteri : Wilmatunnuksen luominen henkilökunnalle Henkilökuntatietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) Kts. kohta Kesäkuu: Lukuvuoden vaihto: Henkilökuntatietojen tarkistus ja korjaus 8

9 1.4 Arviointirekisteri Valitse alla olevista vaihtoehdoista omaan kouluusi sopiva vaihtoehto Arviointikirjojen luominen tyhjästä (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin 2. Valitse Toiminnot - Uusi rekisterikortti 3. Suositeltavaa olisi täyttää kentät: Opettaja Koulu Ryhmä/luokka tai Ryhmä Nimi Kurssi (jätä tyhjäksi mikäli kyseessä on kurssi jota ei arvioida) Käyttäytymisen kurssi (lähinnä yläkoulut) Alkamis- ja Päättymispäivä 4. Lisää opiskelijat Jos Ryhmä/Luokka-kenttä on täytettynä, niin klikkaa hiiren oikealla opiskelijasarakkeiston päällä ja valitse avautuvasta listasta Lisää opiskelijat Ryhmä/luokka-kentän mukaan. Muussa tapauksessa i. Paina Hae lisättävät opiskelijat painiketta ja luo haku tai käytä apunasi valmiita hakuja. ii. Paina Ok. Hakuehdon täyttävät oppilaat ilmestyvät opiskelijasarakkeiston oikealle puolelle. iii. Voit lisätä kaikki oppilaat kerralla klikkaamalla hiiren oikealla opiskelijoiden päällä ja valitsemalla Lisää kaikki tai voit lisätä yksittäisiä oppilaita klikkaamalla niiden nimiä. 5. Mikäli arviointikirja ei ole tehty arviointia varten, sen voi halutessa piilottaa Wilmasta rastittamalla kohta Piilota opiskelijoilta ja huoltajilta Wilmassa. 6. Tallenna. 7. Luo seuraavat kurssit aina kopioimalla (Toiminnot Kopioi rekisterikortti) ja muuttamalla edellisiä mikäli mahdollista Kurre 6:sta tuodut arviointikirjat (päiv ) 1. Tee Kurre 6:ssa tiedonsiirto Kurresta 2. Avaa arviointirekisteri ja valitse Tiedonsiirrot Tiedonsiirto Kurresta. 3. Paina Selaa painiketta ja valitse Kurresta tallennettu tiedosto. 4. Laita päivämääriksi syyslukukauden alkamis- ja päättymispäivämäärät. 5. Valitse vetovalikosta Vain arviointikirjat. Jätä kaikki muut tyhjäksi ja paina Siirrä. 6. Tarkista ja korjaa käsin vähintään jokaisen arviointikirjan kurssitieto. 9

10 1.4.3 Kurre 7:stä tuodut arviointikirjat (päiv ) Kurre 7:stä tuotuihin arviointikirjoihin EI tehdä yhtään muutosta Primuksen puolella, vaan kaikki muutokset tehdään Kurressa ja sen jälkeen ne siirretään uudestaan Primukseen. Kurssit joita ei saa Kurresta (=eivät ole lukujärjestyksessä), esim. käytös, luodaan manuaalisesti Primuksen Arviointirekisterissä, kts. edellinen kohta Elokuu: Arviointirekisteri: Arviointikirjojen luominen tyhjästä Koulun tiedot rekisteri (päiv ) Tarkista ja päivitä tarvittaessa Koulun tiedot rekisterissä uuden lukuvuoden tiedot, kts. kohta Kesäkuu: Lukuvuoden vaihto: Koulun tiedot 1.5 Wilma Lukuvuosisuunnitelma (päiv ) Rehtori / koulusihteeri täyttävät lukuvuosisuunnitelman Wilman kautta. Kts. kohta Wilma: Lukuvuosisuunnitelma. 10

11 2 Syyskuu 2.1 Opiskelijat-rekisteri Peruskoulutilasto (päiv ) Primuksen tietojen pitää ehdottomasti täsmätä peruskoulutilaston lomakkeisiin vietävien tietojen kanssa. Tämä helpottaa koulun omaa tilastotyötä, sekä mahdollistaa opetusviraston jälkitarkastustyön Perustietojen tarkistus (päiv ) Aloita tarkistamalla että kaikkien oppilaiden tilastoon vaikuttavat perustiedot on täytetty ja ajan tasalla. Hyödynnä esim. toimintoja Tee jakauma, Hae > xxx = tyhjä, sekä muita tiedonhakutoimintoja, kts. kohta Tiedonhakutoiminnot multiprimuksessa. Tarkista ainakin seuraavien kenttien tiedot: Tiedot -välilehden kenttiä Sukupuoli Luokka-aste/Vuositaso Opiskelijalaji Kotikunta Äidinkieli Katsomusaine Koulukuljetuksessa (tieto päivitetään virastossa) Koulunkäynti-välilehden kenttiä Koulu A1-, A2-, B1-, B2-kielet Kieli- ja kulttuuriryhmät välilehden kenttiä Suomi toisena kielenä HUOM Tilastokyselyn kohdat F1, F2 ja F3: Valmistavan opetuksen sekä ulkomailla ja kotiopetuksessa olevien oppilaiden määrät kysytään peruskoulutilastossa vain F1-F3 kohdissa. Niitä ei lasketa mukaan F5-kohdan oppilasmääriin. Tämä on huomioitu primuksen kaikissa tilastotulosteissa ja hauissa. F1. VALMISTAVAT luokat (maahanmuuttajaopetus) - tarkista että luokan nimen edessä on Luokat-rekisterissä kaksi alaviivaa - esim. VAL (alaviivat tulee olla yhdessä) - Jos useampi luokka, niin voi olla esim. VAL1 ja VAL2 - Opiskelijalaji = peruskoulun oppilat F2. ULKOMAILLA OLEVAT OPPILAAT - Pitää näkyä mp:ssa - Asuinkunta = Ulkomaat - Ryhmä/luokka = Ulkomaat - Opiskelijalaji = peruskoulun oppilas 11

12 F3. KOTIOPETUKSESSA OLEVAT OPPILAAT - Pitää näkyä mp:ssa - Ryhmä/luokka = Kotiopetus - Opiskelijalaji = peruskoulun oppilas Tilastokyselyn kohta F13 Oppivelvolliset joiden koulunaloitus on lykätty tänä syksynä, ovat Primuksessa omassa koulussaan. Kirjaudu Primuksen Lykkäys-kouluun normaalilla käyttäjätunnuksella ja salasanalla, ja tarkista koulunkäyntihistoriataulukosta onko oppilaita jotka kuuluvat omaan kouluusi Koulunkäynnin tuki välilehden tiedot (päiv ) Tämän välilehden tietojen ajantasaisuudesta primuksessa vastaa osittain viraston opetussihteeri ja osittain koulussa nimitety(t) vastuuhenkilö(t), esim. erityisopettaja tai apulaisrehtori. Koulusihteeri ottaa sitten tiedot Primuksesta ja vie ne tilastokeskuksen lomakkeisiin. Työnjako ja kulku on seuraava: Viraston opetussihteeri päivittää seuraavat tiedot kasvatus- ja opetuspäällikön päätösten perusteella: Erityinen tuki. o Jos on oppilaita joilla on vanha, voimassa oleva erityisopetuspäätös, mutta ei uutta päätöstä erityiseen tukeen siirtämisestä, on heidän kohdalla rastitettuna kohta Eritysopetuspäätös. Pidennetty oppivelvollisuus Koulussa nimetty vastuuhenkilö päivittää alla lueteltujen tukivälilehden kenttien tiedot Wilman kautta, josta ne tallentuvat primukseen. Tiedot vaikuttavat lähes kaikkiin peruskoulutilaston eri lukuihin, joten lopulliset luvut Tilastokeskuksen kyselylomakkeeseen kannattaa päivittää vasta kun myös alla olevat tiedot ovat ajan tasalla. Vastuuhenkilö ja koulusihteeri sopivat keskenään aikataulusta. Tehostettu tuki Vammaisuus Osa-aikaisessa erityisopetuksessa o Jos itse päivität tiedon, niin käytä apuna valmista hakua W_Osa-aikainen erityisopetus merkintä wilmassa kuluvana lukuvuonna, joka hakee oppilaat esille oppilaiden wilmatuntimerkintöjen perusteella. Esille haetuille oppilaille laita rasti kohtaan Osaaikaisessa erityisopetuksessa ellei ole ennestään. Osallistuu tukiopetukseen o Jos itse päivität tiedon, niin käytä apuna valmista hakua W_Tukiopetusta kirjattu Wilman tukitoimiin kuluvana lukuvuotena, joka hakee oppilaat esille oppilaiden wilmatuntimerkintöjen perusteella. Esille haetuille oppilaille laita rasti kohtaan Osallistuu tukiopetukseen ellei ole ennestään. Avustajapalvelut Tulkitsemispalvelut Muut henkilökohtaiset tukitoimet Oppimääräkoodi/koulutaso Erityisoppilaan opetusryhmä Opetuksen toteutuspaikka ja integroinnin määrä oppilaalla, jolla erityisen tuen päätös Yksilöllistetyt oppimäärät oppilaalla, jolla erityisen tuen päätös 12

13 Peruskoulutilaston tiedot suoraan primuksesta (päiv ) Suurin osa peruskoulutilaston tiedoista saa suoraan primuksesta kunhan yllä mainitut tiedot on päivitetty. Apuna löytyy: Tulosteita, joilla saa lukumäärät esille samaan taulukkomuotoon kuin mitä tiedot tulee syöttää tilastokeskuksen lomakkeisiin. Nämä kannattaa tulostaa ensiksi, tee näin: Mene tulostuseditoriin esim. painamalla näppäimistön F5-painiketta. Rastita tulostetyyppiä Peruskoulutilasto. Valitse tuloste. Peruskoulutilaston tulosteiden nimet alkavat Tilasto_, jonka jälkeen tulee tilastokeskuksen otsikkonumero ja kuvaus, esim. Tilasto_F10_Kuljetus Jos haluat tarkistaa jonkun tulosteen lukumäärien takana olevat nimet, käytä hyväksesi toimintoa Tiedonhakutoiminnot multiprimuksessa: Tulosteiden numeroiden takana olevat nimet. Valmiita hakuja, joilla saa hakukriteerejä täyttävien oppilaiden nimet esille. o Osa valmiita hakuja vastaavat suoraan tulosteiden tietoja, ja niitä voi käyttää tarvittaessa tulosteiden tietojen tarkistamiseen. o Osa tietoja löytyy pelkästään valmiina hakuina (ei tulosteina). Tee näin: Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa Valmiit haut painiketta. Valitse tyypiksi Peruskoulutilasto (alareunassa). Peruskoulutilaston valmiiden hakujen nimet alkavat T -, jonka jälkeen tulee tilastokeskuksen otsikkonumero ja kuvaus, esim. T - F10.2 koulukuljetus + erityinen tuki + pid.opp.vel. + vaik.vamm. Ihan kaikkiin peruskoulutilaston tietoihin ei ole valmiita tulosteita tai hakuja. Saadaksesi tiedot esille, käytä hyväksesi primuksen Muita hakutoimintoja kts. kohta Tiedonhakutoiminnot multiprimuksessa. Tilastokyselyn kohta O4 perusopetuksen 8. ja 9. vuosiluokkien oppilaiden valinnaisvalinnat: Tälle kohdalle ei ole omaa tulostetta, vaan tiedot otetaan koosteen kautta seuraavasti: 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Hae esille esim. kaikki 8-luokkalaiset 3. Valitse Toiminnot Koosteet Valintayhteenveto 4. Valitse välilehti Yhteenveto pääaineesta, ja valitse Opsit-alasvetovalikosta oman koulusi opsi 5. Rastita kohta Poista tyhjät opiskelijarivit 6. Valitse (Ctrl-painike pohjassa) kaikki 8-luokkalsten valinnaiset kurssit 7. Klikkaa Laske ja Esikatselu 8. Tulosteen viimeisellä sivulla näkyy kurssien valintojen määrä 13

14 3 Lokakuu 4 Marraskuu 14

15 5 Joulukuu 5.1 Arviointirekisteri Arviointikirjojen tarkistaminen (päiv ) 1. Tarkista, että kaikki kurssit joiden Kurssi-kenttä on tyhjä, ovat ei-arvioitavia kursseja. 2. Rajaa haulla (kts. kohta Muut asiat: Haun tekeminen Hae-komennolla) pois nämä ei-arvioitavat kurssit seuraavasti: Kurssi Nimi eri kuin tyhjä. 3. Jos haluat tarkistaa ettei esim. syksyllä ole kevään kursseja, niin jatka aiempaa hakua painamalla JA painiketta ja valitsemalla Kurssi Nimi eri kuin?s. 4. Myös seuraavat asiat olisi hyvä tarkistaa a. että kurssin vuosiluokka vastaa opiskelijoiden vuosiluokkaa b. että käyttäytymisen kurssin vuosiluokka vastaa opiskelijoiden vuosiluokkaa (lähinnä yläkoulut) c. että arviointikirjojen Päättymispäivä on yhtä kuin lukukauden päättymispäivä. d. että arviointikirjan kaikki oppilaat ovat arvioituja (käytä valmiita hakuja Yksittäisiä arvosanoja puuttuu ja Kaikki arvosanat puuttuvat) Arvioinnin toimeenpano (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Valitse arviointikirja / -kirjat jotka haluat toimeenpanna. 3. Valitse Lisätoiminnot Toimeenpane arviointi Kyllä 4. Kun arviointikirjat on toimeenpantu, niin Kurresta ei saa tehdä arviointikirjojen siirtoa uudestaan ennen kuin vanhat arviointikirjat on arkistoitu Hajautetun käyttäytymisen arvosanojen toimeenpano (koskee lähinnä yläkouluja) (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Valitse ensimmäisen toimeenpantavan vuosiluokan arviointikirjat (esim. 5. vuosiluokan arviointikirjat). 3. Tarkista että kentässä Käyttäytymisen kurssi on valittua vuosiluokkaa ja lukukautta vastaava käyttäytymisen kurssi (esim. KÄ9 ak 5s) 4. Valitse Lisätoiminnot Toimeenpane hajautetun käyttäytymisen arviointi Kyllä 5. Valitse seuraavan vuosiluokan arviointikirjat ja toista edellinen toimenpide. 15

16 5.1.4 Poissaolot todistuksiin (päiv ) Todistukset hakevat oppilaiden poissaolot automaattisesti, eli niitä ei tarvitse merkitä / hakea käytöskursseihin. 5.2 Opiskelijat-rekisteri Arviointiyhteenveto (päiv ) Arviointiyhteenveto tulostetaan kaikille luokanohjaajille/-opettajille ja rehtorille viimeistään arviointikokoukseen. 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin 2. Valitse luokka, jonka arviointiyhteenvedon haluat tulostaa. 3. Valitse Toiminnot Koosteet Arviointiyhteenveto. 4. Täytä kentät Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämäärä. Toimeenpantujen arvosanojen päivämäärä tulee olla näiden päivämäärien välissä. 5. Yläkoulussa Yhteenvetoon laskettavat kurssityypit pitää olla lyhyt kurssi, valinnainen kurssi, yhteinen kurssi ja yksilöllistetty kurssi. Alakouluissa Yhteenvetoon laskettavat kurssityypit pitää olla ak sanallinen kurssi, ak yhteinen kurssi, ja yksilöllistetty kurssi. 6. Paina Laske ja Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti arviointiyhteenveto läpi. 7. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tulosta / Tulosta kaikki. 8. Toista kohdat 2-7 kaikille muillekin luokille Todistusten tulostaminen (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin 2. Valitse opiskelijat joiden todistuksia haluat tulostaa 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta 4. Valitse käytettävä todistuspohja ja paina Ok. 5. Paina Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti läpi todistukset. 6. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tulosta kaikki Todistusten tallentaminen tulostearkistoon (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse opiskelijat joiden todistuksia haluat arkistoida. 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta 4. Valitse käytettävä todistuspohja ja paina Ok. 5. Paina Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti läpi todistukset. 6. Jos kaikki näyttää hyvältä niin valitse Tallenna tulostearkistoon Kaikki rekisterikortit. 7. Anna tulosteelle kuvaava nimi ja paina Ok Vuodenvaihteen kotikuntatiedon päivittäminen (päiv ) Tämä toimenpide tulee tehdä juuri ennen vuodenvaihdetta. 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Hae valmiilla haulla TITTI-Kotikunta eri kuin Kotikunta esille ne oppilaat joiden kotikunta on muuttunut edellisen vuodenvaihteen jälkeen. 3. Päivitä esille haettujen oppilaiden Kotikunta kentän tieto samaksi kuin Kotikuntakentän tieto. 16

17 5.3 Arviointirekisteri Arvioimattomat aineet alakouluissa (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea) (päiv ) Tämä tehdään vasta kun todistukset on jaettu ja arkistoitu. Niiden aineiden kohdalla joita ei arvioida (esim luokkien uskonto, käsityö, liikunta, kuvataide, musiikki) pitää merkitä arvosana, jotta kevään arviointikirjojen siirto Kurresta menee oikein. Tämä pitää siis olla tehtynä ennen kuin Kurresta siirretään kevään arviointikirjat. 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Täytä kaikkiin tyhjiin arviointikirjoihin (paitsi AP- ja IP-läsnäolo) jokaiselle oppilaalle arvosanaksi S (suoritettu). 3. Maalaa kyseiset arviointikirjat ja valitse Lisätoiminnot Toimeenpane arviointi Kyllä. 4. Huomaa että Päättymispäivä kentässä tulee olla vielä syyslukukauden päättymispäivä Jaksotetut aineet yläkouluissa (fy/ke, bi/ge) (päiv ) Tämä tehdään vasta kun todistukset on jaettu ja arkistoitu. Niiden aineiden kohdalla joita ei ole opiskeltu syksyllä (fy/ke, bi/ge) pitää merkitä arvosana, jotta kevään arviointikirjojen siirto Kurresta menee oikein. Tämä pitää siis olla tehtynä ennen kuin Kurresta siirretään kevään arviointikirjat. 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Täytä kaikkiin tyhjiin arviointikirjoihin jokaiselle oppilaalle arvosanaksi S (suoritettu). 3. Huomaa että Päättymispäivä kentässä tulee olla vielä syyslukukauden päättymispäivä. 4. Maalaa kyseiset arviointikirjat ja valitse Lisätoiminnot Toimeenpane arviointi Kyllä Syksyn arviointikirjojen arkistoiminen (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea) (päiv ) Kun kaikkien kurssien arviointi on toimeenpantu, mukaan lukien arvioimattomat kurssit (alakouluissa) ja mahdolliset jaksotetut aineet (yläkouluissa), niin syksyn arviointikirjat voidaan arkistoida. 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Maalaa arkistoitavat kurssit (HUOM alakoulut: AP- ja IP-läsnäolokursseja ei arkistoida). 3. Rastita Arkistoi-ruutua. Tallenna. 17

18 6 Tammikuu 6.1 Arviointirekisteri Arviointikirjojen kopioiminen syksystä kevääseen (koskee niitä kouluja jotka eivät käytä Kurrea) (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Poista vanhoista arviointikirjoista mahdollisesti pois siirtyneet oppilaat, kts kohta Muut asiat: Poistuneiden oppilaiden poistaminen arviointikirjasta). 3. Valitse kaikki arviointikirjat paitsi AP-läsnäolo ja IP-läsnäolo. 4. Valitse Lisätoiminnot - Kopioi arviointikirjat. 5. Syötä alkamis- ja päättymispäivämäärä, anna olla valittuna Tee kopiot seuraavaan kurssiin, ruksaa Poista arkistoidut opiskelijat ja Säilytä arviointikirjan nimi. 6. Paina Kopioi. 7. Primus ilmoittaa jos joidenkin arviointikirjojen kanssa on ollut ongelmia. 8. Tarkastele uusia arviointikirjoja esim. haun avulla Alkamispäivä <> XX.X.20XX (syyslukukauden alkamispäivämäärä). 9. Jos kaikki on kunnossa, niin arkistoi vanhat arviointikirjat. 6.2 Opiskelijat-rekisteri Koulutatietojen tarkistus (yläkoulut) (päiv ) Tarkista, että kaikilla oppilailla, joiden Luokka-aste/Vuositaso on 9 tai 10, on täytettynä seuraavat kentät: Henkilötunnus Sukupuoli Sukunimi Etunimet Ryhmä/Luokka Oppimääräkoodi/koulutaso Kotikunta Kansalaisuus Äidinkieli Opetuskieli (jos kenttä on tyhjä, haetaan tieto Koulun tiedot -rekisterin samannimisestä kentästä) Lähiosoite Postinumero Matkapuhelin (jos kenttä on tyhjä, tieto haetaan kentästä Kotipuhelin) Tietojen luovutus yhteishakuun 18

19 7 Helmikuu 7.1 Opiskelijat-rekisteri Oppilassiirrot (yläkouluun (helmikuun 2. viikko) / lukioon) (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Hae esille ja maalaa ne oppilaat, joiden tiedot haluat siirtää. 3. Valitse Toiminnot Koulusiirrot Kopioi toiseen kouluun 4. Valitse listasta haluamasi koulu ja paina Ok. 5. Valitse Suunnitteluoppilas (sallii tuplakortit) ja paina Ok. 6. Wilman käyttäjätunnus voimaantulo ruutuun, anna päivämääräksi elokuun 1. pv. Ok. Ok Seuraavan lukuvuoden tulevien 1.-luokkalaisten vastaanotto (päiv ) Kun kouluun ilmoittautuminen on tehty, primus toimii koulupaikkojen suunnittelutyössä yhtenä työkaluna, ja tästä syystä koulujen primuksiin siirrettyjen tulokkaiden tietoja ei voi ruveta päivittämään ennen kuin virastosta ilmoitetaan että oppilassijoituksiin ei enää tule muutoksia. 1. Virastosta ilmoitetaan koulusihteereille ja rehtoreille että oppilassijoitukset ovat valmiit primuksessa. 2. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 3. Tulevat oppilaat näkyvät opiskelijalistan alussa ilman ryhmätunnusta. 4. Ryhmä/Luokka tieto näkyy huoltajille wilmassa, joten jos tulokkaiden ryhmäjakoa ei vielä haluta antaa huoltajien tietoon, niin kenttä pitää jättää tyhjäksi siksi ajaksi kun wilma pidetään huoltajille auki koulumatkakyselyn takia. 5. Muilta osin tietoja voi tässä vaiheessa päivittää. 6. Opiskelijalaji täytyy olla Suunnitteluopiskelija ja Luokka-aste/Vuositaso nolla lukuvuoden vaihtoon saakka kesäkuussa. 7. Kun koulumatkakysely on suljettu, (tai aikaisemmin jos ryhmätunnus saa näkyä huoltajille), voit päivittää tulokkaiden ryhmätiedon. Käy ensiksi Luokat-rekisterissä luomassa uudet ryhmät (kts. kohta Muut asiat: Uuden luokan luominen). Perustietojen lisäksi tulokkaiden ilmoittautumistiedoissa kouluissa voi olla hyötyä seuraavista tiedoista: Koulunkäyntivälilehti: Esiopetuspaikka, Esiopetuksen/koulunkäynnin lisätietoja, esiopettaja Päätökset-välilehti: Lisätietoja 2 (sisältää huoltajan muut lisätiedot ja toivomukset, esim. kaveritoiveet) AP/IP-hakutiedot näkyvät AP/IP-välilehdellä, ja hakijat löytyvät valmiilla haulla AP/IPhakemuksia Vaasa (vaihtoehtoisesti AP/IP-hakemuksia Vähäkyrö). Arja Elsinen hallinnoi näitä tietoja, eli kouluissa niitä ei saa päivittää. 19

20 7.1.3 Seuraavan lukuvuoden tulevien 7.-luokkalaisten vastaanotto (päiv ) 1. Käy Luokat-rekisterissä luomassa tarvittaessa uusi luokka / uudet luokat näitä oppilaita varten (kts. kohta Muut asiat: Uuden luokan luominen). Muista rastittaa Piilota opiskelijalista Wilmassa opiskelijoilta, ellei ryhmäjako ei saa näkyä vielä muille oppilaille wilmassa. 2. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 3. Tulevat oppilaat näkyvät opiskelijalistan alussa ilman ryhmätunnusta. 4. Opiskelijalaji täytyy olla Suunnitteluopiskelija lukuvuoden vaihtoon saakka kesäkuussa 5. Muista että voit maalata kaikki uudet opiskelijat ja päivittää kaikkien tiedot yhtä aikaa. 6. Päivitä tässä vaiheessa vain seuraavat kentät: Ryhmä/Luokka (kohdassa 1 luotu luokka, esim. 6X) ja Opetussuunnitelma, sekä tarkista että Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa kentän päivämäärä on sellainen jolloin huoltajat saavat päästä yläkoulun Wilmaan. 7. Pääkäyttäjät päivittävät kopioitujen korttien tiedot alakouluista viimeistään kesäkuussa. 8. Saattaa olla että erityisopettaja ennen sitä pyytää sihteeriä päivittämään tulevien oppilaiden tiedonsiirtolomakkeen tietoja yläkoulun wilmaan. Siinä tapauksessa tee näin: 9. Maalaa kaikki tulevat 7-luokkalaiset. 10. Valitse yläpalkista Toiminnot Koulusiirrot Päivitä kopioitavat kentät alkuperäiseltä kortilta Yhteisten aineiden oletusvalinnat uusille oppilaille (koskee niitä kouluja jotka käyttävät Kurrea (päiv ) Kaikille oppilaille yhteiset oppiaineet 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse valmiin luokkahaun (esim. 0X) avulla esille uudet oppilaat. 3. Maalaa kaikki oppilaat. 4. Paina oppilaan opsissa oppiaineen Matematiikka päällä hiiren oikeaa nappia ja valitse listasta Valitse kaikki alikurssit. Vaihtoehtoisesti voit klikata vain esim. kuudennen vuosiluokan kurssit valituksi. 5. Tallenna. 6. Toista kohdat 4-5 kaikkien niiden oppiaineiden osalta jotka ovat jokaiselle koulun oppilaalle yhteisiä. Jakautuneet oppiaineet 1. Mene Kieli- ja kulttuuriryhmät välilehdelle ja valitse sellainen oppilas jolla on rastikenttä Suomi toisena kielenä tyhjä. 2. Paina oikeaa hiirennappia kentän Suomi toisena kielenä päällä ja valitse Hae samat. Paina JApainiketta ja valitse Ryhmä/Luokka Nimi, paina Yhtä kuin painiketta ja kirjoita luokan nimi (esim. 0X). Paina Enter ja Ok. 3. Paina oppilaan opsissa oppiaineen Äidinkieli ja kirjallisuus päällä hiiren oikeaa nappia ja valitse Valitse kaikki alikurssit. 4. Toista kohdat 1-3 siten että kohdassa 1 rastikentässä Suomi toisena kielenä on rasti ja valitse haetuille oppilaille oppiaineen S2 alikurssit. 5. Toista kohdat 1-4 myös uskonnolle (kenttä Katsomusaine). 6. Yläkoulut: toista kohdat 1-4 myös oppiaineille Ruotsi A2/Ruotsi B1 (kenttä A2-kieli), tekstiili/tekninen työ (kenttä Tekstiilityö) sekä liikunta tytöt/pojat (kenttä Sukupuoli). 20

21 7.1.5 Valinnaisaineiden oletusvalinnat (koskee Kurrea käyttäviä yläkouluja) (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse Ctrl pohjassa kaikki ne oppilaat, jotka ovat valinneet tietyn valinnaisaineen (esim. VTNval). 3. Paina OPS-puussa kyseisen valinnaisaineen päällä hiiren oikeaa nappia ja valitse Valitse kaikki alikurssit. Vaihtoehtoisesti voit klikata vain esim. yhdeksännen vuosiluokan kurssit valituksi. 4. Tallenna. 5. Toista kohdat 2-4 myös muiden valinnaisaineiden osalta. 8 Maaliskuu 9 Huhtikuu 21

22 10 Toukokuu 10.1 Arviointirekisteri Puuttuvien arvosanojen lisääminen oppilaille (yläkoulut) (päiv ) Koskee jaksotettuja oppiaineita (esim. biologia, maantieto, fysiikka tai kemia), joiden arvosanat täytyy myös syksyn osalta näkyä lukuvuositodistuksissa. 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Valitse Toiminnot Uusi rekisterikortti. 3. Täytä kentät Koulu, Alkamispäivä, Päättymispäivä ja Kurssi. Alkamispäivään täytetään kevätlukukauden alkamispäivä, päättymispäivään täytetään lukuvuoden päättymispäivä ja Kurssikenttään täytetään halutun aineen syyslukukauden kurssin nimi, esim. FY1 (7. vuosiluokan syksy). 4. Hae kyseisen lukuvuoden opiskelijat arviointikirjaan, esim. kaikki 7.-luokkalaiset (kts. Arviointikirjojen luominen tyhjästä, kohta 4). Oppilaiden arvosanat tulisi ilmestyä arviointikirjaan automaattisesti. 5. Vaihda Kurssi-kenttään kyseisen aineen kevätlukukauden kurssi, esim. FY2. Vastaa päivityspyyntöön Ei. 6. Valitse Lisätoiminnot Toimeenpane arviointi. Vastaa Kyllä ja Kyllä. 7. Toista vaiheet Arviointikirjojen tarkistaminen (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Tarkista, että kaikki kurssit joiden Kurssi-kenttä on tyhjä, ovat ei-arvioitavia kursseja. 3. Rajaa haulla (kts. kohta Tiedonhakutoiminnot multiprimuksessa: Haun tekeminen Hae-komennolla) pois nämä ei-arvioitavat kurssit seuraavasti: Kurssi Nimi eri kuin tyhjä. 4. Jos haluat tarkistaa ettei esim. keväällä ole syksyn kursseja, niin jatka aiempaa hakua painamalla JA painiketta ja valitsemalla Kurssi Nimi eri kuin?k. 5. Myös seuraavat asiat olisi hyvä tarkistaa e. että kurssin vuosiluokka vastaa opiskelijoiden vuosiluokkaa f. että käyttäytymisen kurssin vuosiluokka vastaa opiskelijoiden vuosiluokkaa (lähinnä yläkoulut) g. että arviointikirjojen Päättymispäivä on yhtä kuin lukuvuoden päättymispäivä. h. että arviointikirjan kaikki oppilaat ovat arvioituja (käytä valmiita hakuja Yksittäisiä arvosanoja puuttuu ja Kaikki arvosanat puuttuvat) Arvioinnin toimeenpano (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin. 2. Valitse arviointikirja / -kirjat jotka haluat toimeenpanna. 3. Valitse Lisätoiminnot Toimeenpane arviointi Kyllä 22

23 Hajautetun käyttäytymisen arvosanojen toimeenpano (päiv ) 1. Mene Arviointirekisteriin 2. Valitse ensimmäisen toimeenpantavan vuosiluokan arviointikirjat (esim. 5. vuosiluokan arviointikirjat). 3. Tarkista että kentässä Käyttäytymisen kurssi on valittua vuosiluokkaa ja lukukautta vastaava käyttäytymisen kurssi (esim. KÄ10 ak 5k) 4. Valitse Lisätoiminnot Toimeenpane hajautetun käyttäytymisen arviointi Kyllä 5. Valitse seuraavan vuosiluokan arviointikirjat ja toista edellinen toimenpide. 23

24 10.2 Opiskelijat-rekisteri Yksilöllistetyt kurssit/aineet (päiv ) Jotta todistuksiin tulee merkintä (*) oppilaan yksilöllisen oppimäärän mukaan opiskelluista aineista, tulee nämä aineet merkitä primukseen yksilöllistetyiksi. 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse oppilas, ja opsi-ikkunasta Arvosanat-välilehti. 3. Klikkaa hiiren vasemmalla yksilöllistetyn aineen päällä, ja aukeavassa ikkunassa valitse Tyyppikenttään yksilöllistetty aine. Ok. 4. Klikkaa samalla tavalla nyt arvioitavan kurssin päällä, ja valitse tyypiksi yksilöllistetty kurssi. Ok. 5. Valitse seuraava aine ja jatka kohdasta Tallenna kun oppilaan kaikki yksilöllistetyt aineet on merkitty Arviointiyhteenveto (päiv ) Arviointiyhteenveto tulostetaan kaikille luokanohjaajille/-opettajille ja rehtorille viimeistään arviointikokoukseen. 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin 2. Valitse luokka, jonka arviointiyhteenvedon haluat tulostaa. 3. Valitse Toiminnot Koosteet Arviointiyhteenveto. 4. Jos otat lukuvuositodistuksen arviointiyhteenvedon, täytä kentät Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämäärä. Toimeenpantujen arvosanojen päivämäärä tulee olla näiden päivämäärien välissä. Jos otat päättötodistuksen arviointiyhteenvedon, jätä Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämäärä kentät tyhjiksi. 5. Yläkoulussa Yhteenvetoon laskettavat kurssityypit pitää olla lyhyt kurssi, valinnainen kurssi, yhteinen kurssi ja yksilöllistetty kurssi. Alakouluissa Yhteenvetoon laskettavat kurssityypit pitää olla ak sanallinen kurssi, ak yhteinen kurssi, ja yksilöllistetty kurssi. 6. Paina Laske ja Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti arviointiyhteenveto läpi. 7. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tulosta / Tulosta kaikki. 8. Toista kohdat 2-7 kaikille muillekin luokille Luokaltasiirto / ehdot (päiv ) 24

25 Todistusten tulostaminen (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse opiskelijat joiden todistuksia haluat tulostaa. 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta. 4. Saadaksesi esille käytössä olevat todistuspohjat, rastita tulostetyyppiä Todistus. 5. Valitse käytettävä todistuspohja ja paina Ok. 6. Paina Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti läpi todistukset. 7. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tulosta kaikki S2-taitotasot liitteen tulostaminen (päiv ) Niille oppilaille, joille tulee arvosana Suomi toisena kielenä oppiaineeseen, opettaja arvioi myös S2- taitotasot, ja ne tulostuvat todistukseen koodeina. Näille oppilaille tulostetaan todistuksen liitteeksi myös S2-taitotasokoodien selitykset. 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Hae esille ne oppilaat joille S2-liite tulostetaan (valmistavan opetuksen sekä suomi toisena kielenä opiskelevat oppilaat) käyttämällä valmista hakua S2-taitotasoliite todistukseen. 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta. 4. Saadaksesi esille käytössä olevat todistuksiin liittyvät pohjat, rastita tulostetyyppiä Todistus. 5. Valitse käytettävä pohja (esim. *Todistukset: lukuvuositodistus_ak_s2_liite luokanopettaja- /ohjaaja, muokattu TL) ja paina Ok. 6. Paina Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti läpi tiedot. 7. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tulosta kaikki Todistusten tallentaminen tulostearkistoon (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse opiskelijat joiden todistuksia haluat arkistoida. 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta. 4. Saadaksesi esille käytössä olevat todistuspohjat, rastita tulostetyyppiä Arviointi. 5. Valitse käytettävä todistuspohja ja paina Ok. 6. Paina Esikatselu-painiketta ja käy silmämääräisesti läpi todistukset. 7. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tallenna tulostearkistoon Kaikille valituille. 8. Anna tulosteelle kuvaava nimi ja paina Ok Päättötodistuksen päivämäärä (yläkoulut) (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse ne oppilaat, jotka tulevat saamaan päättötodistuksen. 3. Täytä Peruskoulun päättötodistus kenttään lukuvuoden päättymispäivämäärä. 4. Tallenna Wilma Toimintakertomus (päiv ) Rehtori / koulusihteeri täyttävät toimintakertomuksen Wilman kautta. Kts. kohta Wilma: Toimintakertomus. 25

26 11 Kesäkuu 11.1 Opiskelijat-rekisteri Tilastotietojen tulostaminen (päiv ) Tulosta ensi lukuvuoden peruskoulutilastoon tulevat tämän lukuvuoden tiedot (tyttöjen ja poikien määrät jokaisessa kohdassa eriteltyinä), käyttäen tulostuspohjaa Tilasto_E_Edellinen lukuvuosi (tulostetaan keväällä ennen lukuvuoden vaihtoa). Säilytä tuloste ensi lukuvuoden peruskoulutilastotyön helpottamiseksi. Oppilasmäärä vuosiluokittain ja heistä luokalle jääneitä Oppivelvollisuutensa kevätlukukaudella kokonaan laiminlyöneet Päättötodistuksen saaneet / lisäopetuksen suorittaneet osa-aikaista erityisopetusta saaneet Oppivelvollisuusiän ylittäneet, jotka eivät saaneet päättötodistusta Koulunkäyntihistorian päivittäminen päättöluokkalaisille (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin ja hae esille kaikki päättöluokkalaiset 2. Tarkista että Koulunkäynti-välilehdellä koulunkäyntihistoria-taulukon alimmalla rivillä on nykyinen koulu (Koulun nimi), Tuloluokka, Tuloluokka-aste, Tulopäivä, Lähtöluokka, Lähtöluokka-aste ja Lähtöpäivä (lukuvuoden päättymispäivä). a. Kun oppilasmäärä on pieni: käy läpi oppilaat yksi kerrallaan. b. Kun oppilasmäärä on suurempi, käytä apuna taulukon rivikohtaista hakua: i. Valitse oppilas, jolla on nykyisen koulun nimi koulunkäyntihistoriataulukon ensimmäisellä rivillä. ii. Paina taulukon ensimmäisen rivin päällä hiiren oikeaa nappia ja valitse Hae samat (rivikohtainen). iii. Paina JA-painiketta ja valitse Ryhmä/Luokka Nimi, paina Yhtä kuin painiketta ja kirjoita haluttu ryhmä (esim. 6A). Paina Enter ja Ok. iv. Maalaa kaikki haetut oppilaat ja paina koulunkäyntihistoriataulukon päällä olevaa Muuta-painiketta ja valitse Tiedon muuttaminen tai poistaminen. Ok. v. Kirjoita taulukon ensimmäisen rivin kenttiin Lähtöluokka, Lähtöluokka-aste ja Lähtöpäivä (lukuvuoden päättymispäivä). vi. Tallenna. vii. Toista kohdat i-vi siten, että nykyinen koulu on rivillä kaksi, kolme jne Päättöluokkalaisten opiskelijakorttien tulostus ja tallentaminen tuolostearkistoon (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Maalaa päättöluokkalaiset. 3. Klikkaa oikeassa alanurkassa olevaa printteri-painiketta. 4. Valitse käytössä oleva oppilaskortti (esim. entisen Vaasa-alueen alakouluissa *Oppilaskortti, luokat 1-6, , kun käytössä on uusi OPS, ja Vähänkyrön alakouluissa VÄHÄKYRÖ oppilaskortti luokat 1-6). Ok. 5. Paina Kaikki ja edelleen Esikatselu ja käy silmämääräisesti läpi tiedot. 6. Jos kaikki näyttää hyvältä, niin valitse Tallenna tulostearkistoon Kaikille valituille. 7. Anna tulosteelle kuvaava nimi ja paina Ok, jolloin oppilaskortit tallentuvat tulostearkistoon. 8. Paina ylävalikosta Tulosta kaikki. Kyllä. 26

27 11.2 Wilma Poissaoloyhteenvedot (päiv ) 1. Kirjaudu Wilmaan. 2. Valitse vasemmalta Opiskelijat. 3. Klikkaa linkkiä Tuntimerkinnät luokka-asteittain ja valitse aikaväliksi Lukuvuosi. 4. Siirry sivun oikeaan reunaan ja valitse yläkulmasta linkki Tulostettava yhteenveto. 5. Tulosta yhteenveto ja sulje tulostusikkuna. 6. Valitse uudestaan vasemmalta Opiskelijat. 7. Klikkaa linkkiä Tuntimerkinnät luokittain ja valitse aikaväliksi Lukuvuosi. 8. Siirry sivun oikeaan reunaan ja valitse yläkulmasta linkki Tulostettava yhteenveto. 9. Tulosta yhteenveto ja sulje tulostusikkuna. 10. Kirjaudu ulos Wilmasta Toimintakertomuksen tulostaminen (päiv ) 27

28 11.3 Lukuvuoden vaihto Alakouluissa kesäkuun 2. viikolla ja yläkouluissa kesäkuun 3. viikolla Luokkien nimien vaihtaminen (päiv ) 1. Mene Luokat-rekisteriin. 2. Aloita korkeimmasta eli arkistoitavasta vuosiluokasta (esim. 9. lk.). 3. Lisää nimeen vuosiluku (esim. 9A/12). Toista tämä kaikille arkistoitaville luokille. 4. Arkistoi nämä luokat rastittamalla kenttää Arkistoitu. 5. Muuta toiseksi korkeimman vuosiluokan luokkien nimet yhtä suuremmiksi (esim. 8A -> 9A) ja päivitä kentät Seuraava luokka ja Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja sekä tarvittaessa Muut ryhmänohjaajat kenttä. 6. Toista kohta 5 aina yhtä alemmalle vuosiluokalle. 7. Luo uudet luokat alinta vuosiluokkaa varten, sovittuja nimisääntöjä noudattaen (kts. kohta Muut asiat: Uuden luokan luominen). Muista että oletuksena oppilaan ryhmätunnus ja luokanopettajan nimi näkyy huoltajalle wilmassa. Ryhmätunnuksen piilottaminen on mahdollista, kts. kohta Muut asiat: Uuden luokan luominen Tyhjien luokkien arkistoiminen (päiv ) Sellaiset luokat, joissa ei ole oppilaita, kuuluu aina arkistoida Primuksessa. Ennen luokkien arkistoimista, tarkista Opiskelija-rekisteristä, että kyseisillä luokilla ei ole oppilaita (esim. jakauman avulla Ryhmä/Luokka kentässä). 1. Mene Luokat-rekisteriin 2. Valitse arkistoitavat luokat ja rastita kenttää Arkistoitu. 3. Tallenna Wilmatunnusten päättymispäivä (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin 2. Valitse kaikki poistuvat oppilaat ja kirjoita kenttään Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy (Tiedot-välilehti) ja kenttään Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy (Huoltajan tiedot välilehti) viimeistään XX. Tallenna Arkistoitavat oppilaat (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Maalaa arkistoitavat oppilaat. 3. Tulosta lista otsikolla Lähtevät oppilaat koulun nimi lähtöpäivä*, joka sisältää oppilaiden Sukunimi, Kutsumanimi, Wilman käyttäjätunnus. Lähetä lista atk-osaston Lauri Blombergille lauri.blomberg@vaasa.fi ja Stig-Ove Enlundille stig-ove.enlund@vaasa.fi jotka poistavat oppilaiden Wilma / Office 365 tunnukset. 4. Muuta näiden oppilaiden opiskelijalajiksi alakouluissa Arkistoitu oppilas ja yläkouluissa Valmistunut opiskelija. 5. Rastita kenttä Arkistoitu. 6. Tallenna Luokalta siirron /lukuvuoden vaihdon yhteydessä muutettavat kentät (päiv ) 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Hae esille ja maalaa ylimmän vuosiluokan oppilaat (esim. 5-vuosiluokkalaiset). 3. Vaihda kenttään Luokka-aste/Vuositaso oikea luokka-aste (esim. 6) sekä koulunkäyntivälilehden kenttään Tuleva luokka-aste/vuositaso oikea tuleva luokka-aste (esim. 7). 4. Tallenna. 5. Toista kohdat 2-4 seuraaville vuosiluokille alenevassa järjestyksessä. 6. Arkistoi Luokat-rekisterissä tyhjentynyt luokka (esim. 0-luokka) 28

29 7. Seuraavat kentät pitää tyhjentää lukuvuoden vaihdon yhteydessä: Osa-aikaisessa erityisopetuksessa, Osallistuu tukiopetukseen. Tee näin: a. Hae esille kaikki oppilaat joilla on rastitettu Osa-aikaisessa erityisopetuksessa. Maalaa nämä oppilaat ja poista rasti. Tallenna. b. Hae samalla tavalla esille oppilaat joilla on rastitettu Osallistuu tukiopetukseen, ja tyhjennä tiedot. 8. Virastossa opetussihteeri (Vähässäkyrössä hallintosihteeri) tyhjentää kentät Koulukuljetuksessa ja Matkalippu Oppilaiden Wilmatunnukset (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla oppilailla pitää olla primuksessa luotuna Wilma-tunnukset, vaikka eivät Wilmaa käyttäisikään. Tarkista, onko oppilaita joilta Wilma-tunnus puuttuu, valitsemalla Valmiista hauista Oppilaat ilman Wilmatunnusta. Luo tarvittaessa oppilaiden tunnukset (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Oppilasrekisteri: Wilmatunnuksen luominen oppilaille) Koodi 5 oppilaille (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla oppilailla pitää olla primuksessa henkilötunnuksen ja Wilman käyttäjätunnuksen lisäksi luotuna koodi 5. Tarkista, onko oppilaita joilta koodi 5 puuttuu, valitsemalla Valmiista hauista Oppilaat joilta puuttuu Koodi 5. Luo tarvittaessa oppilaille (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Oppilasrekisteri: Koodi 5 oppilaille) Tietojen tarkistaminen (päiv ) Tarkista ja päivitä tarvittaessa seuraavat kentät viraston talousosaston ensi lukuvuoden budjetointia varten (tietojen tarkistamisessa voit käyttää apuna tulostepohjaa TALOUS - Oppilasmäärä per pid.op / kiky / mu-lk / valm / jopo, kouluittain): Kielikylpykieli, Musiikkiluokka, Joustavassa perusopetuksessa (JOPO) Valmistavan opetuksen opiskelija Erityinen tuki, Pidennetty oppivelvollisuus, Vammaisuus. Mikäli haluat tarkistaa tulosteen numeroiden takana olevat nimet, kts. kohta Tiedonhakutoiminnot multiprimuksessa: Tulosteiden numeroiden takana olevat nimet Koulun tiedot (päiv ) 1. Mene Koulun tiedot rekisteriin. 2. Päivitä tarvittaessa rehtorin, apulais-/vararehtorin ja koulusihteerin yhteystiedot. 3. Päivitä seuraavat kentät seuraavalle lukuvuodelle: Lukuvuosi, Lukuvuosi alkaa, Syyslukuvuosi päättyy, Kevätlukukausi alkaa, Lukuvuosi päättyy, Seuraavan lukuvuoden alkamispäivä (arvio, korjataan kun tieto tulee), Seuraava lukukausi alkaa klo, Jaksot alkavat, Jaksot päättyvät. Arvioinnit alkavat, Arvioinnit päättyvät, Oletusaikaväli tuntimerkintöjen yhteenvedossa (kts Wilma ja Office 365 primuksessa: Koulun tiedot rekisteri: Wilma-välilehden tärkeimmät kentät). 4. Tallenna. 29

30 Opettajien tietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) 1. Mene Opettajat-rekisteriin. 2. Täytä / tarkista opettajan perustietojen lisäksi seuraavat kentät (taulukon kentät ovat Primuksen järjestyksessä): Perustiedot ja palvelussuhde Primuksen termi Pääkoulu Koulu Virka Palvelussuhde Palvelussuhteen lisätietoja (esim. sij.kesto) Luottamustoimi Vakanssinro Työaikamuoto Virkavapaus Virkavapausaika Virkavapaus, lisätietoja Kelpoisuus Yleissiv. pohjakoul. Tutkinto Tutkinnot ja suoritusvuodet Opettajatietolomakkeen termi jos eri kuin Primuksen Ohje Täytetään aina. Koulu jossa tekee eniten tunteja Täytetään aina. Jos opettaja tekee tunteja useammassa koulussa, pääkoulu merkitään myös tähän, ensimmäiselle riville Pakollinen tieto Määräaikaisuuden/sijaisuuden kesto, kenen sijainen Tiedon saa tarvittaessa palkkaosastolta Käytettävät vaihtoehdot: Kokonaistyöaika, opetusvelvollisuus Virkavapausajan sijainen, muut virkavapauslisätiedot PALKKAOSASTOLLE TÄRKEÄ TIETO! 30

31 Työmäärät Primuksen termi Opettajatietolomakkeen termi jos eri kuin Primuksen Aine Luokanopettajien osalta ei tarvitse eritellä aineittain, vaan YL (yleisopetus) riittää Esi- ja AA-tunnit A-A tunnit Tunnit ala-asteella YA-tunnit Y-A tunnit Tunnit ylä-asteella Erityisopetus Lukio Lukio (ilman kerrointa) Muut teht. (Muut tehtävät) koodi Lyhenne, esim. MU, AV. Tähän merkitään myös luokanvalvontatyön tunnit (vl 6: 1 vvt, vl 7-9: 1,4 vvt, kts OVTES osio B, liite 1, 14 ) Muut tunnit (Muut tehtävät) tunnit Edellisen kohdan tehtävien tuntimäärät Ohje 31

32 Palkkausperusteet ja Lisätiedot Primuksen termi Painotettu opetusvelvollisuus Painotettu palkka Opetusvelvollisuus Opetusvelv. ja ylitunnit yht. Huojennukset Huojennuksen lisätietoja Vars. palkk. tunnit yht. Palkatut ylitunnit Erikseen korvattavat ylitunnit Lisätietoja/ Erikseen korvatt. ylitunnit Tuntiop. tunnit Opettajatietolomakkeen termi jos eri kuin Primuksen Ohje Painotettu tuntimäärä opettajalla, joka pitää useampaan eri opetusvelvollisuuteen kuuluvia tunteja. Laskentakaava: (aineen 1 tunnit x opv 1) + (aineen 2 tunnit x opv 2) jaettuna kokonaistuntimäärään (aineen 1 tunnit + aineen 2 tunnit). Kts. OVTES osio A 53, 2 mom Painotettu palkka opettajalla joka pitää useampaan eri hinnoittelutunnukseen kuuluvia tunteja. Laskentakaava: (tuntimäärä 1 x peruspalkka 1) + (tuntimäärä 2 x peruspalkka 2) jaettuna kokonaistuntimäärään (tuntimäärä 1 + tuntimäärä 2). Kts. taulukko ja OVTES osio A 52, 1 mom Työmäärät-taulukon aineet yhteensä. Tiedon saa tarvittaessa rehtorilta. (Kts OVTES osio B, liite 1, 7, 1-2 mom.) Opetustunnit yhteensä (yhtä kuin Työmäärät-taulukon aineet yhteensä) Opetusvelvollisuutta pienentävä tuntimäärä minkä saavat huojennuksena (kts. OVTES s ) Huojennuksen/huojennusten peruste ja määrä (eriteltynä jos useampia) Opetusvelv. ja ylitunnit yht miinus Huojennukset Opetusvelvollisuuden ylimenevät tunnit Työmäärät-taulukon Muut tehtävät kohdan tunnit yhteensä Työmäärät-taulukon Muut tehtävät kohdan lyhenteiden selitteet Eri kouluasteen ylitunnit (tähän EI sisällytetä oman kouluasteen tunteja) 32

33 Palkkaluokka / Hinnoittelutunnus TVA-osuus TVA-perusteet Hinnoittelutunnus Määräytyy virkanimikkeen ja vakanssin(umeron) mukaan. (kts. OVTES osio B liite 1.) Yhteensä-summa. Tiedon saa tarvittaessa rehtorinpäätöksestä, josta ote myös palkkaosastolle TVA:t eriteltynä, perusteet ja summat Vuosisidonnainen lisä Lisien lukumäärä. Tiedon saa tarvittaessa palkkaosastolta Palkkaus% Työaikaprosentti Ylituntipalkkio Ylituntipalkkion peruste 0,83/opetusvelvollisuus. Klikkaamalla primuksessa ko kenttään, tieto päivittyy automaattisesti Tuntiop. palkkio Tuntiop. palkkio peruste 0,83/opetusvelvollisuudet. Kts. OVTES osio B liite mom Euromääräiset teht. korv. Yhteensä-summa. Esim. koulukohtaiset lisät (yläkouluissa myös taito- ja taideaine, OVTES Euromääräiset tehtäväkorvaukset eriteltyinä Lisätietoja, opettajatietolomakkeen lisätiedot Verotusarvoruokailu pvää / vko: Ruokailu s. 71). Rehtori päättää. Edellisen kohdan tiedot eriteltynä, perusteet ja summat Palkkaosastolle mentävä muu tieto, jolle ei löydy omaa kohtaa. Jos opettaja tekee tunteja useammassa koulussa, tähän merkataan muiden kuin pääkoulun koulujen tunnit ja tiliöinnit. Vain alakoulujen sekä Vähänkyrön yläasteen käyttöön (muut yläkoulut eivät täytä). Ei ruokailua Ruokailu Vain alakoulujen sekä Vähänkyrön yläasteen käyttöön (muut yläkoulut eivät täytä). 33

34 Tiliöinti Primuksen termi TYKS Talousarviotilit: Tili.Tyks.Tehtävä.Kohde Tuntimäärä Hankkeesta maksettavan palkan tiliöintitieto: Tili.Tyks.Tehtävä.Hanke.Kohde sekä tuntimäärä Opettajatietolomakkeen termi jos eri kuin Primuksen Ohje Pääkoulun TYKS. Tähän syötetty tieto tulee automaattisesti opettajatietolomakkeen tiliöintirivin/rivien oikeaan kohtaan. Alasvetovalikosta valitaan oikea tiliöintirivi. Jos opettaja tekee tunteja useammassa koulussa, pääkoulu (=koulu jossa tekee eniten tunteja) merkkaa tähän pääkoulun tiliöintirivit. Opettajatietolomakkeen lisätiedot -kenttään kirjoitetaan muiden koulujen tunnit ja tiliöinnit. Edellisen kentän (pääkoulun) tiliöintirivin tuntimäärä Hankkeesta menevän palkan tiliöinti Tili.Tyks.Teht.Hanke.Kohde sekä tuntimäärä 3. Tulosta opettajatietolomakkeet (Opettajatietolomake PW). HUOM! Lomake tulee tulostaa kaikille opettajille, myös virkavapaalla oleville! Jos opettaja tekee tunteja useammassa koulussa, pääkoulu (=koulu jossa tekee eniten tunteja) täyttää ja lähettää opettajatietolomakkeen. Jos lomakkeet ovat valmiit kesäkuussa, ne lähetetään silloin palkkaosastolle. Jos kaikkia tietoja ei kesäkuussa vielä ole, on parempi odottaa syksyyn, ja lähettää lomakkeet vasta kun niihin on voitu päivittää lopulliset tiedot. 4. Tarkista TALOUS - Opettajatiedot lista tulosteen avulla että viraston talousosaston tarvitsemat tiedot on täytetty (tiedot koostuvat niistä jotka on jo täytetty opettajatietolomaketta varten). 5. Poistuvien opettajien osalta täytä kenttään Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy nykyinen päivämäärä ja tulosta lista otsikolla Poistuvat opettajat koulun nimi lähtöpäivä*, joka sisältää opettajien Sukunimi, Kutsumanimi, Wilman käyttäjätunnus. Lähetä lista atk-osaston Lauri Blombergille lauri.blomberg@vaasa.fi ja Stig-Ove Enlundille stig-ove.enlund@vaasa.fi jotka poistavat opettajien Wilma / Office 365 tunnukset. 6. Arkistoi poistuvat opettajat Wilmatunnusten aktivointi ja Koodi 5-luonti opettajille (päiv ) Office 365 käytön takia kaikilla opettajilla pitää olla primuksessa täytettynä henkilötunnus, Wilmatunnus ja Koodi 5. Luo uusille opettajille Wilmatunnukset ja Koodi 5 (kts.kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Opettaja / henkilökunta-rekisteri: Wilmatunnuksen ja Koodi 5 luominen opettajille). 34

35 Henkilökuntatietojen tarkistus ja korjaus (päiv ) 1. Mene Henkilökunta-rekisteriin. 2. Täytä / tarkista seuraavat kentät koulunkäynninohjaajien osalta (Virasto on valmiiksi täyttänyt vakanssinumeron ja tuntimäärän johon ohjaaja on vakinaistettu): Tehtävä, Palvelussuhde vakinainen/määräaikainen, Työsuhteen alkupäivä, Työsuhteen päättymispäivä, Palvelussuhteen luonne, Ohjaajan kokonaistuntimäärä, Opetusresurssista, AP/IPresurssista (Opetusresurssista + AP/IP-resurssista = Ohjaajan kokonaistuntimäärä). 3. Tarkista TALOUS - Ohjaajatiedot lista tulosteen avulla että viraston tarvitsemat ohjaajatiedot on täytetty. 4. Luo tarvittaessa uusille henkilökuntaan kuuluville Wilmatunnukset (kts.kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Opettaja / henkilökunta-rekisteri: Wilmatunnuksen luominen opettajille/henkilökunnalle). Vakituisille ohjaajille luodaan aina Wilmatunnukset. 5. Arkistoitavien osalta täytä kenttään Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy nykyinen päivämäärä. 6. Arkistoi poistuvat henkilöt Arviointikirjojen arkistointi (päiv ) Tarkoitus on arkistoida ne arviointikirjat joita seuraavana lukuvuonna ei tarvita. Niissä kouluissa missä Kurre on käytössä arkistoidaan kaikki arviointikirjat alla olevan ohjeen mukaisesti. Niisä kouluissa missä Kurre ei ole käytössä arkistoidaan yleensä lähinnä lähtevien ryhmien arviointikirjoja (6- ja 9-luokkalaiset). Muut arviointikirjat kannattaa säilyttää ellei ryhmissä tapahdu paljon muutoksia, koska niitä voi hyödyntää seuraavan lukuvuoden arviointikirjojen tekemisessä. 1. Mene Arviointi-rekisteriin. 2. Maalaa ne arviointikirjat, jotka haluat arkistoida (älä arkistoi AP/IP-läsnäoloryhmiä). 3. Rastita kenttä Arkistoitu. 4. Tallenna. 12 Heinäkuu Loma! 35

36 14 Koulunvaihdot 14.1 Koulunvaihdot, entinen Vaasa-alue Uusien oppilaiden tietojen perustaminen, entinen Vaasa-alue (oppilaat jotka eivät ole meillä ennestään primuksessa) (päiv ) Kun kouluun on tulossa uusi oppilas joka ei ole meillä ennestään primuksessa, luodaan virastossa (opetussihteeri (sij.) Marja Rantakangas) oppilaan tiedot primuksen siirto-kouluun (opiskelijalaji Suunnitteluopiskelija). Niissä tilanteissa että koulu on se joka saa ensimmäisenä tiedon tulevasta oppilaasta, koulusta tilataan oppilaskortti ym. kirjalliset tiedot toisen kunnan opetusvirastosta. Tiedot pyydetään lähettämään osoitteeseen Vaasan kaupunki, Kasvatus- ja opetusvirasto, Pl. 2, Vaasa, tai opetussihteerin sähköpostiosoitteeseen. Jos tiedot tilataan kirjallisesti, suositellaan käytettävän Oppilaskortin lähettämispyyntö lomaketta. Näin opetussihteeri voi perustaa oppilastiedot primukseen, ja oppivelvollisuuden valvonnasta voidaan huolehtia koulunkäynnin aloittamisesta asti. Kun opetussihteeri on perustanut oppilastiedot, hän siirtää ne vastaanottavan koulun primukseen, ja ilmoittaa asiasta koulusihteerille, joka toimii seuraavasti: 1. Avaa Opiskelijat-rekisteri. Tuleva oppilas näkyy listan alussa ilman ryhmätunnusta. 2. Päivitä oppilaalle vähintään seuraavat kentät: Luokka-aste/Vuositaso, Ryhmä/Luokka, Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja, Opetussuunnitelma, Kouluuntulopäivä, Koulun nimi, Koulun sijaintikunta, Tuloluokka, Tuloluokka-aste, Tulopäivä, sekä mahdolliset muut kentät joihin tiedot ovat saatavilla. 3. Luo uudelle oppilaalle Wilman käytäjätunnus, Wilman salasana ja Koodi 5, (kts. kohta Wilma ja Office 365 primuksessa: Oppilasrekisteri: Wilmatunnuksen luominen oppilaille sekä Koodi 5 oppilaille). 4. Tallenna. 5. Opiskelijalaji pitää olla Suunnitteluoppilas siihen päivään saakka että oppilas virallisesti aloittaa. Siitä lähtien se pitää olla Peruskoulun oppilas. 6. Mikäli Kurre ei ole käytössä, niin lisää oppilas oikeisiin arviointi- / Wilma-ryhmiin seuraamalla ohjeita kohdassa Koulunvaihdot: Uuden oppilaan lisääminen oikeisiin arviointi- / Wilmaryhmiin. 36

37 37

38 Vaasan kaupungin suomenkielisestä koulusta pois muuttavat oppilaat (päiv ) Kun oppilas vaihtaa jostakin Vaasan kaupungin koulusta esim. toisen kunnan, Vaasan ruotsinkieliseen tai yksityis kouluun, lähtökoulusta pitää mennä tieto virastoon (opetussihteeri), jotta voidaan tehdä tarvittavat muutokset oppivelvollisuuden valvonnan tietoihin. Tässä tilanteessa tieto välittyy virastoon oppilaskortissa (alla oleva kohta 4). (Jos oppilas haluaa vaihtaa toisen kunnan kouluun, mutta asuu edelleen Vaasassa, huoltajien pitää tähän myös hakea koulunvaihtolupa sekä Vaasan että vastaanottavan kunnan koulutoimenjohtajalta). Oppilastietojen arkistointi primukseen tehdään koulussa seuraavasti: 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse oppilas ja päivitä ainakin seuraavat kentät: koulunkäyntihistoriataulukon Lähtöluokka, Lähtöluokka-aste ja Lähtöpäivä sekä Koulunkäynnin lisätietoja kenttään päivämäärä jolloin huoltajat ovat ilmoittaneet lähtökouluun tulevasta koulunvaihdosta. 3. Täytä koulunkäyntihistoriataulukon seuraavalle tyhjälle riville oppilaan tulevan Koulun nimi ja Koulun sijaintikunta mikäli ne ovat tiedossa. 4. Tulosta oppilaskortti (esim. alakouluissa käytä tulostepohja *Oppilaskortti, luokat 1-6, TL, kun käytössä on uusi OPS) ja lähetä se mahdollisen muun kirjallisen tiedon kera virastoon (opetussihteeri). Virastosta lähetetään paperit vastaanottavan koulun opetusvirastoon. 5. Ilmoita lähtevän oppilaan Sukunimi, Kutsumanimi, Wilman käyttäjätunnus ja Lähtöpäivä atkosaston Lauri Blombergille ja Stig-Ove Enlundille jotka poistavat oppilaan Wilma / Office 365 tunnuksen. 6. Vaihda opiskelijalajiksi Arkistoitu oppilas ja arkistoi oppilaan tiedot rastittamalla ruutua Arkistoitu. 7. Tallenna. 38

39 Koulunvaihdot Vaasan kaupungin suomenkielisten peruskoulujen välillä, entinen Vaasa-alue (päiv ) Tämä ohje koskee kaikkia muita Vaasan kaupungin suomenkielisten koulujen välillä tapahtuvia koulunvaihtoja paitsi oppilassiirrot yläkouluun / lukioon, johon löytyy oma ohje, kts. kohta Helmikuu: Opiskelijat-rekisteri: Oppilassiirrot yläkouluun / lukioon ja Seuraavan lukuvuoden tulevien oppilaiden vastaanotto. Koulunvaihto /oppilastietojen siirto tehdään seuraavasti: Lähtökoulussa: 1. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 2. Valitse oppilas ja päivitä ainakin seuraavat kentät: koulunkäyntihistoriataulukon Lähtöluokka, Lähtöluokka-aste, Lähtöpäivä. 3. Täytä koulunkäyntihistoriataulukon seuraavalle tyhjälle riville oppilaan tulevan Koulun nimi ja Koulun sijaintikunta. 4. Vaihda opiskeliljalajiksi Arkistoitu oppilas (sallii tuplakortit). 5. Valitse Toiminnot - Kopioi rekisterikortti. Tallenna. 6. Vaihda kopioidun kortin opiskelijalajiksi Suunnitteluoppilas (sallii tuplakortit), ja tyhjää kentät Ryhmä/luokka, Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja, Muut ryhmänohjaajat, Kouluuntulopäivä sekä Musiikkiluokka ellei oppilas jatka musiikkiluokalla ja Kielikylpykieli ellei oppilas jatka kielikylpyluokalla. 7. Tämän jälkeen siirrä kopioitu kortti siirto-kouluun vaihtamalla Koulu-kenttään siirto-koulu. 8. Tallenna. 9. Ilmoita asiasta viraston opetussihteerille, joka tekee tarvittavat merkinnät tietoihin ja siirtää kortin edelleen vastaanottavan koulun primukseen, sekä ilmoittaa asiasta koulusihteerille. 10. Arkistoi alkuperäinen kortti oman koulun primukseen rastittamalla ruutua Arkistoitu. 11. Tallenna. Vastaanottavassa koulussa: 12. Mene Opiskelijat-rekisteriin. 13. Tuleva oppilas näkyy opiskelijalistan alussa ilman ryhmätunnusta. 14. Päivitä oppilaalle vähintään seuraavat kentät: Ryhmä/Luokka, Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja ja Kouluuntulopäivä, ja päivitä tarvittaessa koulunkäyntitaulukon kentät Koulun nimi, Koulun sijaintikunta, Tuloluokka, Tuloluokka-aste, Tulopäivä. 15. Tallenna. 16. Muuta Opiskelijalaji Peruskoulun oppilaaksi siitä päivästä lukien kun oppilas aloittaa. 17. Mikäli Kurre ei ole käytössä, niin lisää oppilas oikeisiin arviointi- / Wilma-ryhmiin seuraamalla ohjeita kohdassa Koulunvaihdot: Uuden oppilaan lisääminen oikeisiin arviointi- / Wilmaryhmiin (Kts. myös kaavio seuraavalla sivulla) 39

40 40