LIITE 1: JÄRJESTELMÄLLE ASETETUT VAATIMUKSET

Transkriptio

1 LIITE 1: JÄRJESTELMÄLLE ASETETUT VAATIMUKSET 1. JOHDANTO Seinäjoen koulutuskuntayhtymällä on käynnissä puhelinjärjestelmän ja puhelinliikenteen kehittämis- ja kilpailuttamishanke. Hankkeeseen kuuluvat seuraavat kuntayhtymän toimipaikat: Seinäjoki: Kuntayhtymän toimisto, Ammattikorkeakoulun toimisto & Seinäjoen korkeakoulukirjasto, Keskuskatu 34, Seinäjoki Koulutuskeskus Sedun toimisto, Törnäväntie 26, Seinäjoki SeAMK Kulttuuri, Rakennuskonservointi, Törnäväntie 26, Seinäjoki SeAMK Kulttuuri, Rytmikorjaamo, Vaasantie 11, Seinäjoki SeAMK Kulttuuri, Kulttuurituotanto & kirjasto- ja tietopalvelu, Kampusranta 9, Seinäjoki (Frami) SeAMK Liiketalous & Sedu, Seinäjoki, Koulukatu, Koulukatu 41, Seinäjoki SeAMK Sosiaali- ja terveysala Koskenala & Sedu, Seinäjoki, Koskenalantie, Koskenalantie 17, Seinäjoki SeAMK Sosiaali- ja terveysala, Kampusalueen tp, Keskuskatu 32 E, Seinäjoki SeAMK Sosiaali- ja terveysala, Mediwestin tp, Koskenalantie 16, Seinäjoki SeAMK Tekniikka Kampusranta 9 A & 11 E, Seinäjoki (Frami) SeAMK Tekniikka (autolabra, puulabra ja rakennustekniikka), Törnäväntie 26, Seinäjoki SeAMK Tekniikka, Itikka/Foodwest (Elintarviketalous), Vaasantie 1, Seinäjoki Sedu, Seinäjoki, Törnäväntie, Törnäväntie 24, Seinäjoki Sedu, Seinäjoki, Kirkkokatu, Kirkkokatu 10, Seinäjoki Sedu, Seinäjoki, Upankatu, Upankatu 3, Seinäjoki Sedu Aikuiskoulutus, Liikelaitos, Rastaantaival 2, Seinäjoki Sedu Aikuiskoulutus, Aikuiskoulutuksen palvelupiste, Koulukatu 5, Seinäjoki Ilmajoki: SeAMK Maa- ja metsätalous, Ilmajoki & Sedu, Ilmajoki, Ilmajoentie, Ilmajoentie 525, Ilmajoki Sedu, Ilmajoki, Pappilantie, Pappilantie 6, Ilmajoki Ilmajoen projektitoimisto, Asematie 5, Ilmajoki Jurva: SeAMK Kulttuuri/Muotoilu & Sedu Jurva, Kotikouluntie 1, Jurva Kauhajoki: 1

2 SeAMK Ravitsemisala & Sedu Kauhajoki, Topeeka 47, Kauhajoki Kauhava: SeAMK Yrittäjyys, Kauppatie 109, Kauhava Kurikka: Sedu Kurikka, Huovintie 1, Kurikka Lapua: Sedu Lapua, Ammattikoulunkatu 10 & Vesipalontie 2, Lapua SC-Research, Poutuntie 17, Lapua Ähtäri: SeAMK Maa- ja metsätalous, Ähtäri & Sedu, Ähtäri, Tuomarniementie, Tuomarniementie 55, Ähtäri Sedu, Ähtäri, Koulutie, Koulutie 16 A-C, Ähtäri Rehtorin asunto, Rauhapellontie 15, Ähtäri Alajärvi Järviseudun maakuntakorkeakoulu, Hoiskontie 25, Alajärvi Alavus Teknologia-asiamiehen toimisto, Oksalammentie 9, Alavus Näiden lisäksi koulutuskuntayhtymällä on ja voi myös jatkossa olla yksittäisiä työntekijöitä tai työpisteitä myös muualla. Edellä kuvattujen toimisto- ja koulurakennusten lisäksi koulutuskuntayhtymällä on kaksi erityisen tärkeää maastokohdetta: maa ja metsätalouden opetuksessa käytettävät alueet Ähtärissä ja Ilmajoella. Työturvallisuuden kannalta on ensiarvoisen tärkeää, että tarjottavat matkapuhelimet toimivat luotettavasti myös näissä kohteissa NYKYISEN JÄRJESTELMÄN KUVAUS Seinäjoen koulutuskuntayhtymällä ei ole tällä hetkellä kaikkia toimipisteitä kattavaa kiinteää vaihdeverkkoa eikä tällaista ole myöskään tarkoitus rakentaa. Sen sijaan eri toimipisteissä olevat matkapuhelimet ja kiinteän puhelinverkon järjestelmät on integroitu yhtenäiseksi järjestelmäksi ns. IN- eli älyverkkototeutuksena. Tämä ratkaisu mahdollistaa yhtenäiset vaihdepalvelut ja yhtenäisen numeroinnin päätelaitteesta riippumatta (asiakkaille näkyy yhtenäinen ulkoinen numerointi ja sisäisesti voidaan käyttää lyhytnumeroita). Lisäksi järjestelmän pääkäyttäjät voivat hallita käytössä olevia 020- numeroita, järjestelmän laskutustietoja sekä yksittäisiä matkapuhelinliittymiä tarpeen mukaan. Osassa toimipisteistä on käytössä vain matkapuhelimia ja niihin liittyvä mobiilivaihdepalvelu. Mobiilivaihdepalvelua varten kuntayhtymällä on dedikoitu 512 kbps datayhteys omasta verkosta nykyisen operaattorin verkkoon. Eri toimipaikoissa on tarpeelliseksi katsottu määrä vaihdetekniikkaa ja ulkoisia puheliittymiä. Vaikka kokonaisuus on ulospäin yhtenäinen, ovat toimipaikkojen kiinteän vaihderatkaisut heterogeenisiä. Ne perustuvat pääosin Nortelin Meridian ja Ericssonin MD110- laitteisiin/puhepalvelimiin. 2

3 Vaihdepalvelut on keskitetty yhteen toimipisteeseen, jossa kahdella päävaihteenhoitajalla on käytössään kahdennettu Merex-välitysympäristö. Vaihteenhoitajien työpiste sijaitsee Sedun toimistossa (Törnäväntie 26) ja Merex-palvelin puolestaan Framilla (Kampusranta). Lisäksi joissain toimenpisteissä on yksikkökohtaisia paikallisen kiinteän puhelinjärjestelmän alavaihteita. Kiinteän verkon alaliittymissä puhelut ohjautuvat ensin suoraan tavoitellun henkilön alaliittymään. Mikäli hän ei vastaa, puhelu ohjautuu yksikön alavaihteeseen. Mikäli alavaihde ei vastaa, puhelu ohjautuu Seinäjoelle päävaihteenhoitajille. Matkapuhelimissa puheluiden ohjaus perustuu henkilökohtaisiin tavoitettavuusketjuihin. Käyttäjät voivat muuttaa henkilökohtaisia tavoitettavuusketjuja sekä loma/poissaolotietoja www-käyttöliittymän avulla. Tavoitettavuusketjujen pääsääntönä on, että puhelut ohjautuvat ensisijaisesti suoraan tavoiteltaville henkilöille. Tämän jälkeen puhelu ohjautuu tavoitettavuusketjun mukaisesti esim. Seinäjoen päävaihteenhoitajalle, kollegalle tai vastaajaan. Kuntayhtymässä käytetään yhtenäistä 0201-alkuista numerointia päätelaitteesta ja toimipisteestä riippumatta. Käytössä oleva kutsunumero on ja numeroavaruus Alanumerot jakautuvat seuraavasti: Alanumerot Toimipaikat Sedu Aikuiskoulutus, liikelaitos Sedu Seinäjoki Kirkkokatu & Upankatu & Törnäväntie Sedu Ilmajoki Pappilantie Sedu Seinäjoki Kirkkokatu & Upankatu & Törnäväntie SeAMK Tekniikka SeAMK Toimisto SeAMK Toimisto SeAMK Sos.- ja terv.ala Koskenalantien tp SeAMK Sos.- ja terv.ala Kampusalueen tp SeAMK Sos.- ja terv.ala Koskenalantien tp SeAMK Tekniikka ja SC-Research SeAMK Yrittäjyys, Kauhava SeAMK Liiketalous & Sedu Seinäjoki Koulukatu SeAMK Toimisto SeAMK Sos.- ja terv.ala Koskenalantien tp SeAMK Toimisto SeAMK Ravitsemisala, Kauhajoki & Sedu Kauhajoki SeAMK Maa- ja metsätalous, Ilmajoki & Sedu Ilmajoki Ilmajoentie SeAMK Maa- ja metsätalous, Ähtäri & Sedu Ähtäri Tuomarniementie SeAMK Kulttuuri/Muotoilu, Jurva & Sedu Jurva Sedu Lapua Sedu Kurikka Sedu Ähtäri Koulutie 3

4 Edellä kuvatusta numeroavaruudesta on tällä hetkellä käytössä noin 1200 älyverkon 020- numeroa, joista puhelut ohjataan IN-verkon 020-tavoitettavuusketjujen mukaisesti kuntayhtymän matkapuhelimiin, vaihdeverkon alaliittymiin tai muualle. Matkapuhelinliittymiä on tällä hetkellä käytössä 1012 kpl ja kiinteän verkon alaliittymiä noin 1100 kpl. Seuraavan kahden vuoden aikana kiinteän verkon alaliittymien määrän uskotaan vähenevän merkittävästi. 020-numeroiden ohjauksista ja muutoksista vastaavat vaihteenhoitajat. Toimipistekohtaiset kiinteän puhelinverkon järjestelmät on esitetty taulukossa 1. Muissa toimipisteissä ei ole kiinteän puhelinverkon vaihteita vaan käytössä vain integraatioratkaisuun ja mobiilivaihteeseen liitettyjä matkapuhelimia. Paikkakunta / Toimipiste Taulukkoa 1. Toimipisteiden kiinteän verkon vaihteet Kiinteä puhelinvaihde YPVyhteys Seinäjoki SeAMK Tekniikka, Törnäväntie 26 Meridian SeAMK Liiketalous & Sedu, Seinäjoki, Koulukatu 41 Meridian SeAMK Frami, Kampusranta 9-11 Meridian kyllä PCM SeAMK Kampustalo, Keskuskatu 34 Meridian SeAMK Sosiaali- ja terveysala, Koskelantie 17 MD110 kyllä PCM Sedu, Seinäjoki, Kirkkokatu 10 MD110 kyllä PCM Sedu, Seinäjoki, Törnäväntie 24 MD110 Sedu Aikuiskoulutus, Liikelaitos, Rastaantaival 2 MD110 kyllä PCM Ilmajoki Sedu, Ilmajoki, Pappilantie 6 SeAMK, Maa- ja metsätalous, Ilmajoentie 525 Ilmajoen projektitoimisto, Asematie 5, Meridian ISDN-järj. ISDN-järj. kyllä PCM kyllä 2B+D kyllä 2B+D Kauhajoki SeAMK Ravitsemisala & Sedu Kauhajoki, Topeeka 47 Meridian kyllä PCM Jurva SeAMK Kulttuuri/Muotoilu & Sedu Jurva, Kotikouluntie 1 Ähtäri SeAMK Maa- ja metsätalous, & Sedu Ähtäri, Tuomarniementie 55 Meridian Meridian kyllä PCM kyllä PCM Lapua SC-Research, Poutuntie 17, Lapua ISDN-järj. kyllä 2B+D Nykyiset yhteydet kiinteän verkon vaihteista yleiseen puhelinverkkoon säilyvät ennallaan ja ne on ilmoitettu tarjouslomakkeella. Tarjoajan on syytä huomata, että vaihteiden väliset yhteydet on toteutettu koulutuskuntayhtymän omilla data- tai kuituyhteyksillä. Tämän seurauksena kyseiset yhteydet eivät kuulu tähän kilpailutukseen. 4

5 Lisäksi koulutuskuntayhtymällä on muutamia vuokrayhteyksiä (kk-johtoja) yksittäisten kiinteän verkon alaliittymiä varten. Nämä yhteydet eivät kuulu tähän tarjouspyyntöön ja niiden toteutuksesta keskustellaan valittavan toimittajan kanssa erikseen myöhemmin. 2. HANKITTAVILLE PALVELUILLE ASETETUT VAATIMUKSET Seuraavassa esitetään hankittavalle palvelulle asetetut vaatimukset. Vaatimukset on jaoteltu hankittavien palveluiden mukaisesti seuraaviin osiin: - Matkapuhelimia ja paikallisia kiinteän verkon puhelinjärjestelmiä yhdistävälle integraatioratkaisulle asetetut vaatimukset - Järjestelmään liittyville välitys- ja informaatiopalveluille asetetut vaatimukset - Matkapuhelinpalvelulle asetetut vaatimukset - Kiinteän puhelinverkon palvelulle asetetut vaatimukset - Kyseisten palveluiden käyttöönottoprojektille asetetut vaatimukset - Kyseisten palveluiden hallinnalle, valvonnalle ja ylläpidolle asetetut vaatimukset - Kyseisten palveluiden hinnoittelulle, laskutukselle ja raportoinnille asetetut vaatimukset 2.1 INTEGRAATIORATKAISULLE ASETETUT VAATIMUKSET Yhtenäinen ratkaisu Järjestelmän on muodostettava yhtenäinen ratkaisu, jonka varaan kaikki mukana olevat toimipisteet voivat rakentaa tarvitsemansa puhelinpalvelut. Järjestelmässä tulee olla ulospäin yhtenäinen numerointi ja järjestelmän sisällä on voitava soittaa päätelaitteesta ja liittymätyypistä riippumatta lyhytnumerolla Käytettävä tekniikka Seinäjoen koulutuskuntayhtymä haluaa yhdistää puhelinjärjestelmässään joustavasti matkapuhelimia ja kiinteän puhelinverkon vaihteita. Vaikka jatkossa suuntaus on entistä enemmän kohti matkapuhelimia ja tietokoneita yhdistäviä ratkaisuja, tämän sopimuskauden aikana käytössä tulee olemaan myös nykyiset kiinteän verkon puhelinjärjestelmät. Hankittavassa palvelussa matkapuhelimet ja kiinteän verkon puhelinratkaisut tulee yhdistää IN- eli älyverkkotekniikan avulla yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, jossa on yhteinen numerointi ja välityspalvelu Vaatimus nykyisten kiinteän verkon vaihteiden liittämisestä järjestelmään Koulutuskuntayhtymällä on käytössä taulukossa 1 luetellut kiinteän puhelinverkon vaihdejärjestelmät. Kyseiset järjestelmät on pystyttävä liittämään yhteiseen älyverkkopohjaiseen puhelinjärjestelmään ilman että nykyisiä puhelinjärjestelmiä täytyy päivittää. Mikäli järjestelmiä on pakko päivittää tarjoaja vastaa kustannuksista ja sen tulee huomioida tämä kustannus hinnoitellessaan tarjotun palvelun kuukausimaksua Järjestelmän käyttäjien ryhmittely Järjestelmän käyttäjät voidaan jakaa taulukon 2 mukaisiin ryhmiin. 5

6 Taulukko 2. Käyttäjäryhmät Profiili Kuvaus Päätelaite Huomautukset Kiinteän puhelimen käyttäjät Käyttäjät, joille kiinteä pöytäpuhelin on toimivin ratkaisu Kiinteän verkon vaihteen alaliittymässä oleva Perustuvat nykyisiin kiinteän verkon puhelinvaihteisiin Perusmatkapuhelimen käyttäjät Datapalveluiden käyttäjät Välittäjät Käyttäjät, jotka käyttävät puhelinta lähinnä puhumiseen ja tekstiviesteihin Käyttäjät, jotka käyttävät puheluiden ja tekstiviestien lisäksi erilaisia datapalveluja Puheluiden välityksestä huolehtivat henkilöt pöytäpuhelin Perusmatkapuhelin Datapalvelut sisältävä matkapuhelin PC Ei sisällä datapalveluja Sisältää sekä datapalvelun että puhepalvelun Päävaihteenhoito Seinäjoella, Lisäksi käyttöön otetaan joitain matkapuhelinliittymiä joko puhtaaseen datasiirtoon tai sellaiseen puhekäyttöön, että niitä ei liitetä osaksi yhteistä puhelinjärjestelmää Järjestelmän käyttäjälle tarjoamat palvelut Järjestelmän on tarjottava vaihteenhoitajalle yhtenäinen näkymä kaikkiin järjestelmään kuuluviin numeroihin ja liittymiin. Välitys- ja informaatiojärjestelmälle asetettuja vaatimuksia on kuvattu tarkemmin kohdassa 2.2 Lisäksi ainakin kaikilla perusmatkapuhelimen ja datapalveluiden käyttäjillä tulee olla käytössään vähintään seuraavat palvelut: - koputus, - jonotus varattuun alaliittymään tai vastaavat toiminnot, - puhelun pito, - vuorottelu, - välikysely ja - neuvottelupuhelut - puhelun välitys/siirto alaliittymästä toiseen - takaisinsoitto - vastaajapalvelut Kyseiset palvelut on pystyttävä tarjoamaan myös kiinteän verkon liittymissä, mikäli kyseinen vaihdetekniikka sen mahdollistaa. 6

7 2.1.6 Älyverkon tavoitettavuusketjut Vaikka tavoitteena on siirtyä kohti ns. yhden päätelaitteen ratkaisua, joillain käyttäjillä tulee jatkossakin olemaan sekä kiinteän verkon puhelin että matkapuhelin. Tilannetta tulee pystyä hallitsemaan älyverkon puheluohjauksilla, joilla 020-numeroon tulevia puheluita voidaan ohjata tarpeiden mukaisesti eri paikkoihin. Tarjottavan ratkaisun on sisällettävä 020-numerokohtaiset tavoitettavuusketjut, joissa saapuvat puhelut voivat saumattomasti siirtyä asetettujen ketjumäärittelyjen mukaisesti eri päätelaitteiden ja vastauspisteiden välillä. Vaihteenhoitajan on voitava ylläpitää ja muuttaa 020- numerokohtaista tavoitettavuusketjua www-käyttöliittymän avulla Numeroiden säilyminen Koulutuskuntayhtymä edellyttää, että nykyinen päätelaitteet ja sijaintipaikat yhdistävä 0201-alkuinen numerointi säilyy myös tämän kilpailutuksen jälkeen. Käytössä oleva numeroavaruus ja kutsunumero on esitetty kohdassa 1. Mikäli tämän kilpailutuksen perusteella palvelu siirtyy toiselle operaattorille, kyseinen numerointi on siirrettävä uudelle operaattorille numeron siirrettävyyden yleisten periaatteiden mukaisesti. Lisäksi käytössä olevat matkapuhelinnumerot tulee säilyä mahdollisesta operaattorin vaihdoksesta huolimatta Vastaanottajalle näkyvät numerot Koulutuskuntayhtymä haluaa, että nykyinen yhtenäinen numerointi on pääsääntöisesti käytössä oleva numerointi. Tämän takia koulutuskuntayhtymä pitää erittäin toivottavana että niin matkapuhelimista kuin kiinteän verkon vaihteen alaliittymistä soitetuissa puheluissa vastaanottajalle näkyy a-numerona 020-numero. Sisäisissä puheluissa toivotaan, että vastaanottaja näkee soittajan lyhytnumeron tai 020-numeron. Lisäksi pidetään erittäin toivottavana, että matkapuhelimista lähetetyissä tekstiviesteissä lähettäjän numerona näkyisi 020-numero Kuvaus paikallisia kiinteän verkon puhelinjärjestelmiä ja matkapuhelimia yhdistävästä älykkäästä integraatioratkaisusta tavoitettavuuspalveluineen Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kuvaus paikallisia kiinteän verkon puhelinjärjestelmiä ja matkapuhelimia yhdistävästä älykkäästä integraatioratkaisusta tavoitettavuuspalveluineen. Kyseisen liitteen ja tarjouslomakkeen avulla asiakas tarkistaa, että tarjous täyttää hankittavalle palvelulle asetetut pakolliset vaatimukset sekä arvioi tältä osin palvelun ominaisuuksia ja laatua. Yleisen palvelukuvauksen lisäksi toimittajan tulee selvityksessään ottaa erityisesti kantaa kuhunkin luvun 2.1 alakohtaan. 7

8 2.2. VÄLITYS- JA INFORMAATIO-PALVELULLE ASETETUT VAATIMUKSET Välityspalvelun toteutus Järjestelmässä on oltava puhelunvälittäjän (vaihteenhoitajan) toiminnot. Päävälityspalvelu keskitetään yhteen pisteeseen (Seinäjoki). Niissä toimipisteissä, joissa on oma kiinteä puhelinjärjestelmä, säilyy käytössä myös omat yksikkökohtaiset kiinteän verkon alavaihteensa. Tarjouksen tulee sisältää kaikki keskitetyssä välityspisteessä tarvittavat ohjelmistot ja laitteet kahdennettuna lukuun ottamatta välittäjien tietokoneita, joiden hankinnasta vastaa koulutuskuntayhtymä. Vaihteenhoitopalvelut eli puheluiden välittäminen hoidetaan koulutuskuntayhtymän oman henkilöstön toimesta. Tarjoajaa pyydetään kuitenkin tarjoamaan vaihteenhoidon tuurauspalvelua, jossa esimerkiksi sairastapauksissa tai vastaavissa poikkeustilanteissa koulutuskuntayhtymän puhelinvaihteeseen tulevat puhelut voidaan ohjata tarjoajan tai tämän yhteistyökumppanin palvelupisteeseen. Hintavertailussa huomioitava vaihteenhoidon tuurauspalvelu rajoittuu ainoastaan puheluihin vastaamiseen ja soittopyyntöjen välitykseen joko tekstiviestillä tai sähköpostilla kuntayhtymän työntekijöille. Optiopalveluna tarjoajaa pyydetään esittämään hinta myös palvelulle, jossa vaihteenhoidon tuurauspalvelu sisältää edellisten palveluiden lisäksi muita vaihteenhoitajan tehtäviä kuten puheluiden välittämistä kuntayhtymän työntekijöille ja läsnäolo/poissaolotietojen ylläpitoa. Vaihteenhoidon tuurauspalveluun liittyvät määrätiedot on ilmoitettu hinnoittelulomakkeella. Välityspalvelun toteutuksessa oletetaan käytettävän koulutuskuntayhtymän nykyistä Merex-informaatiojärjestelmää, koska koulutuskuntayhtymä on toteuttanut erilaisia palveluita (esim. sisäinen sähköinen puhelinluettelo) siinä olevien tietojen perusteella. Mikäli informaatiojärjestelmä vaihtuu, toimittajan tulee taata kuntayhtymälle vähintään mahdollisuus siirtää tietoja eräajona informaatiojärjestelmästä muihin järjestelmiin. Mahdollisesta informaatiojärjestelmän muutoksesta aiheutuva työmäärä tulee huomioida arvioitaessa asiakkaan omaa työpanosta järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Koulutuskuntayhtymän on tarkoitus lisätä informaationjärjestelmän ja muiden tietojärjestelmien integraatiota. Henkilökunnan perustiedot on tulevaisuudessa tarkoitus viedä AD:sta (aktiivihakemisto) informaatiojärjestelmään (tällä hetkellä Merex), jolloin vältetään henkilötietojen syöttö useaan kertaan. Informaatiojärjestelmä toimii primääritietolähteenä lähinnä puhelinnumerotietojen osalta, joten vaihteenhoitaja lisäisi näin käyttäjille ainoastaan lähinnä puhelinnumerot. Tehokkaan tietojärjestelmäintegraation takaamiseksi koulutuskuntayhtymä pitää erittäin toivottavana mahdollisuutta kaksisuuntaiseen tiedonsiirtoon informaatiojärjestelmän ja kuntayhtymän muiden järjestelmien välillä. Tarjoajaa pyydetäänkin ilmoittamaan tarjouslomakkeen optiopalveluiden kohdassa miten kaksisuuntainen tiedonsiirto voitaisiin toteuttaa sekä siitä aiheutuvat kustannukset Välitysohjelmisto 8

9 Tietokonepohjaisen välitysjärjestelmän on oltava kokonaisuudessaan suomenkielinen ja sitä käyttävän välittäjän on pystyttävä näkemään kaikista järjestelmään kuuluvista liittymistä ainakin seuraavat tiedot: - Liittymän haltijan henkilötiedot - Käyttäjän merkitsemät läsnäolo/poissaolotiedot. Käyttäjän on voitava tehdä läsnäolo/poissaololeimauksia internet-selaimella. - Liittymän tilatiedot eli onko liittymä vapaa vai varattu. Tämän tiedon välittämisen tulee olla mahdollista ainakin matkapuhelinkäyttäjiltä mutta myös kiinteän vaihteen alaliittymistä sikäli kun kyseinen vaihdetekniikka mahdollistaa kyseisen palvelun. Lisäksi koulutuskuntayhtymä toivoo järjestelmältä seuraavia ominaisuuksia: - Järjestelmään voidaan lähettää läsnäolo/poissaolotietoja myös tekstiviesteillä. - Järjestelmä voidaan liittää Microsoft Exchange -kalenterijärjestelmään tietojen siirtoa varten Mobiilivaihde Koska välitysjärjestelmän avulla on pystyttävä palvelemaan ensisijaisesti matkapuhelimien käyttäjiä, välitysjärjestelmän on sisällettävä nk. mobiilivaihdepalvelu eli kaikki kuntayhtymän matkapuhelimet on voitava liittää välitysjärjestelmän piiriin ja niiden tilatieto on oltava välittäjällä käytettävissä. Välitystoiminta sekä matkapuhelimiin että lankaverkon alaliittymiin pitää olla mahdollista samalla välitysjärjestelmällä Puhelutiedotteet Järjestelmän on tarjottava mahdollisuus puhelutiedotteiden käyttämiseen esimerkiksi ruuhkatilanteissa tai vaihteen ollessa suljettuna Kuvaus järjestelmän välitys- ja informaatiopalveluiden toteutuksesta Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kuvaus järjestelmän välitys- ja informaatiopalveluiden toteutuksesta. Kyseisen liitteen ja tarjouslomakkeen avulla asiakas tarkistaa, että tarjous täyttää hankittavalle palvelulle asetetut pakolliset vaatimukset sekä arvioi tältä osin palvelun ominaisuuksia ja laatua. Yleisen palvelukuvauksen lisäksi toimittajan tulee selvityksessään ottaa erityisesti kantaa kuhunkin luvun 2.2 alakohtaan MATKAPUHELINPALVELULLE ASETETUT VAATIMUKSET Matkapuhelinliittymät Matkapuhelimien osalta järjestelmä ei saa olla valmistajariippuvainen vaan siinä on voitava käyttää kaikkien keskeisten valmistajien GSM- ja 3G-puhelimia. Järjestelmään kuuluvien matkapuhelimien on toimittava kaikkialla missä GSM/3G-puhelimetkin toimivat. 9

10 2.3.2 Vaatimus kapasiteetin riittävyydestä Toimittajan on taattava ja varmistettava että ratkaisussa käytettävän matkapuhelinverkon kapasiteetti on riittävä korkean palvelutason saavuttamiseksi. Mikäli matkapuhelinverkon kapasiteettia on lisättävä, toimittajan on tehtävä se omalla kustannuksellaan. Kapasiteetin riittävyyttä seurataan puheluiden onnistumisen perusteella palvelutasomäärittelyjen mukaisesti Vaatimus sisätilapeitosta ja kuuluvuus mittauksista Järjestelmässä käytettävällä matkapuhelinverkolla on oltava aukoton sisätilapeitto asiakkaan keskeisissä toimitiloissa, jotka on esitetty liitteessä 5 Toimipisteiden sijaintikartat. Tämän tarjouskilpailun perusteella valittavan toimittajan on mitattava ja raportoitava verkon kuuluvuus kyseisissä kiinteistöissä ennen sopimusten allekirjoitusta. Mikäli sisätilapeitossa havaitaan puutteita, toimittajan on omalla kustannuksellaan tehtävä tarvittavat lisäykset ja laajennukset tilanteen korjaamiseksi. Sisätilapeittovaatimus ei koske erityistiloja kuten kellareita ja hissejä KIINTEÄLLE PUHELINVERKOLLE ASETETUT VAATIMUKSET Kiinteän puhelinverkon liittymät Kuten edellä todettiin, koulutuskuntayhtymällä käytössä olevat kiinteän puhelinverkon vaihdejärjestelmät on pystyttävä liittämään yhteiseen älyverkkopohjaiseen puhelinjärjestelmään. Tätä varten toimittajan on pystyttävä tarjoamaan kiinteiden vaihteiden vaatimat 2 Mbit/s PCM-yhteydet sekä 2B+D ISDN-yhteydet yleiseen puhelinverkkoon. Tarvittavat yhteydet on lueteltu tarjouslomakkeella Kiinteiden vaihteiden väliset yhteydet Kuten edellä todettiin, koulutuskuntayhtymällä ei ole yhtenäistä kaikki toimipisteet kattavaa kiinteää vaihdeverkkoa eikä sellaista olla myöskään hankkimassa. Tiettyjen osavaihteiden välillä on kuitenkin olemassa kiinteät yhteydet. Tarjoajan on syytä huomata, että vaihteiden väliset yhteydet on toteutettu koulutuskuntayhtymän omilla data- tai kuituyhteyksillä. Tämän seurauksena kyseiset yhteydet eivät kuulu tähän kilpailutukseen Määrittelytyöt puhelinvaihteissa Mikäli nykyisissä puhelinvaihteissa on tehtävä märittelymuutoksia tai vastaavia töitä, toimittaja vastaa näistä kustannuksista kokonaisuudessaan ja ne tulee huomioida järjestelmän kuukausimaksujen hinnoittelussa PALVELUIDEN KÄYTTÖÖNOTTOPROJEKTILLE ASETETUT VAATIMUKSET Käyttäjäkoulutus 10

11 Toimittajan tulee varautua järjestämään koulutuskuntayhtymän työntekijöille riittävä käyttäjäkoulutus. Käyttäjäkoulutus toteutetaan yksikkökohtaisina teemapäivinä asiakkaan tiloissa ennen käyttöönottoa. Lisäksi toimittajan tulee laatia yleiset käyttöohjeet järjestelmän käytöstä, jotka voidaan sijoittaa asiakkaan intranet-palveluun Välittäjäkoulutus Mikäli välittäjien käyttämä välityslaitteisto on muu kuin nykyinen Merex-järjestelmä, toimittajan on varauduttava järjestämään koulutusta kuntayhtymän välittäjille seuraavasti: - Yksi koulutuspäivä ennen käyttöönottoa toimittajan osoittamassa koulutuspaikassa Suomessa - Henkilökohtainen tuki Seinäjoella kahtena päivä järjestelmän ollessa käytössä. Näistä päivistä ensimmäinen on järjestelmän ensimmäinen käyttöpäivä SIM-korttien jakaminen Mikäli tarjotun palvelun käyttöönotto edellyttää SIM-korttien vaihtoa käytössä olevissa matkapuhelimissa, toimittajan tulee järjestää SIM-korttien jakaminen koulutuskuntayhtymän työntekijöille. Lisäksi toimittajalla tulee osoittaa asiakkaan käyttöön laitteet, joilla voidaan kopioida vanhan SIM-kortin tiedot uudelle kortille Vaatimus vaiheittaisesta käyttöönotosta ja käyttöönottosuunnitelmasta Mukana olevien organisaation toimipisteiden on voitava ottaa järjestelmä käyttöön vaiheittain toimipaikka kerrallaan käyttöönottosuunnitelman mukaisesti keväällä Valitun toimittajan on laadittava yksityiskohtainen käyttöönottosuunnitelma yhdessä asiakkaan edustajien kanssa, jossa yksityiskohtaisesti kuvataan hankeen eteneminen vaihe vaiheelta. Käyttöönottosuunnitelma perustuu tarjouksen liitteenä olevan alustavaan projektisuunnitelmaan Alustava käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen alustava käyttöönottoprojektin projektisuunnitelma. Kyseisen liitteen ja tarjouslomakkeen avulla asiakas tarkistaa, että tarjous täyttää hankittavalle palvelulle asetetut pakolliset vaatimukset sekä arvioi käyttöönottoprojektin toteutusta ja menetelmiä. Asiakas kiinnittää arvioinnissa erityistä huomiota asiakkaan omaan työpanokseen järjestelmän käyttöönoton yhteydessä ja siitä aiheutuviin välillisiin kustannuksiin. Tämän takia tarjoajan tulee eritellä projektisuunnitelmassa arvionsa asiakkaan työmäärästä seuraavilta osin: - Nykyiseen järjestelmään perehdyttäminen - Kiinteän puhelinverkon vaihteiden tietojen selvittäminen - Matkapuhelinliittymätietojen selvittäminen - Liittymätietojen toimittaminen toimittajan laatimaan taulukkopohjaan (numerotiedot, käyttäjätiedot, estoluokat jne.) - Henkilö- ja puhelinnumerotietojen siirtäminen välitysjärjestelmään - Laskutustietojen toimittaminen (laskutusryhmät jne.) - Mikäli käytettävä informaationjärjestelmä vaihtuu, muutoksesta aiheutuva työmäärä sisäisten palveluiden (esim. sähköinen puhelinluettelo) toteuttamiseksi 11

12 - Projektipalavereihin osallistuminen - Muut mahdolliset tehtävät Koulutuskuntayhtymä varaa itselleen oikeuden arvioida tarjoajan esittämien asiakkaan tekemän työmäärän realistisuutta vertaamalla sitä aikaisempiin tietotekniikkahankkeisiin ja muista koulutusorganisaatioista saatuihin kokemuksiin Selvitys järjestelmän kehityspolusta Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys järjestelmän kehityspolusta kohti tulevaisuuden viestintäratkaisuja, joissa erilaiset PC-palvelut ja mobiiliratkaisut integroituvat yhdeksi viestintäkokonaisuudeksi. Kyseisen liitteen ja tarjouslomakkeen avulla asiakas arvioi tältä osin palvelun kehityskykyä. Yleisen palvelukuvauksen lisäksi toimittajan tulee selvityksessään ottaa erityisesti kantaa miten tarjottu järjestelmä voidaan yhdistää koulutuskuntayhtymän käytössä olevaan Microsoftin OCS-ympäristöön PALVELUIDEN HALLINNALLE, VALVONNALLE JA YLLÄPIDOLLE ASETETUT VAATIMUKSET Riittävät resurssit Koulutuskuntayhtymä edellyttää että toimittajalla on riittävät taloudelliset, tekniset ja henkilöresurssit vastata koko telejärjestelmän hallinnasta, valvonnasta ja ylläpidosta, jotta asetetut palvelutasovaatimukset voidaan saavuttaa. Hallinta-, valvonta- ja ylläpito kattaa kaikki palveluun liittyvät osat eli älyverkon, kiinteä puhelinverkon, matkapuhelinverkon, välitysjärjestelmän sekä nykyiset kiinteän verkon vaihdejärjestelmät. Toimittajan on pystyttävä osoittamaan, että sillä on riittävät resurssit vaaditun palvelutason ylläpitämiseksi koulutusyhtymän koko toimialueella Matkapuhelinliittymien hallintapalvelu Koulutuskuntayhtymä haluaa hallita omia matkapuhelinliittymiään internetin kautta. Palvelun avulla on pystyttävä tekemään ainakin seuraavia asioita: - muokata matkapuhelinten palveluita (palveluiden kytkennät ja poistamiset) - käyttäjätietojen ylläpito - laskutustietojen ylläpito - liittymä- ja laskutusraportointi Matkapuhelimien henkilökohtaiset tavoitettavuusketjut Vaihteenhoitajan hallitseman 020-numeron ohjausten lisäksi järjestelmän on tarjottava matkapuhelinkäyttäjille henkilökohtainen nettiportaali, jonka kautta käyttävät voivat itse hallita matkapuhelimeen tulevien puheluiden ohjauksia sekä asettaa esimerkiksi omia tiedotteita. 12

13 2.6.4 Palvelutasovaatimukset Koulutuskuntayhtymän kannalta järjestelmän toimintavarmuus on erittäin keskeinen tekijä. Tämän takia edellytetään, että: - toimittaja nimeää yhteyshenkilöt ja näille varahenkilöt, jotka ovat kokonaisvastuussa asiakkaalle järjestelmän toiminnasta. - asiakkaan välittäjille ja tukihenkilöille on osoitettava tärkeille asiakkaille tarkoitettu help desk -palvelu, johon voidaan ottaa yhteyttä sekä puhelimitse että internetin avulla (esim. sähköpostilla, www-lomakkeella tai vastaavalla tavalla). Lisäksi järjestelmälle asetetaan selkeät palvelutasomäärittelyt, jotka perustuvat alla oleviin tekijöihin ja niille asetettuihin arvoihin. Palvelutasovaatimukset koskevat tarjottuja integraatioratkaisua, välitys- ja informaatiopalveluja sekä matkapuhelinliittymiä ja liikennettä. Kiinteän puhelinverkon liittymien, liikenteen ja järjestelmien ylläpidosta neuvotellaan valitun toimittajan kanssa erikseen. Palvelutasoparametrit: - Vikailmoitusten vastaanottoaika eli aika jolloin toimittaja ottaa vastaan vikailmoituksia. - Palvelun valvonta-aika eli aika jolloin toimittaja valvoo järjestelmän laitteita ja niiden toimintaa. - Palveluaika eli aika jolloin toimittaja tekee korjaustoimenpiteitä. - Korjausaika eli enimmäisaika vikailmoituksen tekemisestä palvelun palauttamiseen toimintakuntoon. - Välitysjärjestelmän käytettävyys, joka lasketaan kaavalla käytettävyys = aika, jolloin järjestelmä toimintakunnossa tarkasteluaikana / tarkasteluaika. Käytettävyys ilmoitetaan prosenttiosuutena koko seurantajaksosta. Seurantajakso on kalenterikuukausi. - Matkapuhelinverkon käytettävyys, joka mitataan onnistuneiden puheluiden prosenttiosuutena koko seurantajakson puheluista. Seurantajakson on kalenterikuukausi. - Uuden liittymän avaamisen vasteaika, joka tarkoittaa aikaa tilauksesta siihen hetkeen kun liittymä on käytössä. - Kiinteän puhelinverkon käytettävyys, joka mitataan onnistuneiden puheluiden prosenttiosuutena koko seurantajakson puheluista. Seurantajakso on kalenterikuukausi. Palveluille ja niiden osille asetetut palvelutasovaatimukset: - Vikailmoitusten vastaanottoaika: 24 / 7 / Palvelun valvonta-aika: 24 / 7 / Palveluaika, koko järjestelmää koskevat vakavat viat: 24 / 7 / Palveluaika, muu viat: väh. ma-pe klo Korjausaika, koko järjestelmää koskevat vakavat viat: enintään 4 h - Korjausaika, muut viat: 1 arkipäivä - Välitysjärjestelmän käytettävyys: vähintään 99,5 % - Matkapuhelinverkon käytettävyys: vähintään 99,5 % 13