Isännöintiyhteisön auktorisointiedellytykset

Transkriptio

1 Voimassa Isännöintiyhteisön auktorisointiedellytykset AUKTORISOINNIN EDELLYTYKSET JA KÄYTTÖ... 2 KÄYTTÖ AUDITOINNISSA JA KEHITTÄMISTYÖSSÄ...2 AUKTORISOINTIEDELLYTYSTEN RAKENNE... 2 VALVOJAA KOSKEVAT EDELLYTYKSET... 3 JURIDISET EDELLYTYKSET...3 TALOUDELLISET EDELLYTYKSET... 3 TOIMISTOA JA HENKILÖSTÖÄ KOSKEVAT EDELLYTYKSET... 3 AUKTORISOINTIIN LIITTYVÄT SITOUMUKSET ISÄNNÖINTIYHTEISÖN JOHTAMINEN JA KEHITTÄMINEN...4 TOIMINNAN LINJAUKSET...4 JÄRJESTELMÄT JA RAKENTEET... 5 KEHITTYVÄT VOIMAVARAT... 6 JATKUVUUDEN TURVAAMINEN KIINTEISTÖN JOHTAMINEN... 7 HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT...7 TALOUDELLISET TEHTÄVÄT...8 TEKNISET JA TOIMINNALLISET TEHTÄVÄT (9)

2 Auktorisoinnin edellytykset ja käyttö Käyttö auditoinnissa ja kehittämistyössä ISA- auktorisoinnilla ja siihen kuuluvalla auditoinnilla on kaksi toisiinsa liittyvää päätavoitetta: Ensiksi auditointi palvelee valvontatehtävää, jolla varmistetaan, että auktorisoitu yhteisö täyttää auktorisoinnin vähimmäisvaatimukset kaikkien edellytysten osalta. Toiseksi koko järjestelmällä on isännöinnin ja isännöintiyhteisöjen kehittymistä edistävä tavoite sekä isännöintipalvelujen, isännöintiyhteisöjen että koko isännöintialan tasolla. ISA yhteisöjen tulee olla koko alan edelläkävijöitä ja tien näyttäjiä. Auditointia tullaan suuntaamaan aikaisempaa enemmän yrityksen toimintaa kehittävään suuntaan. Tarkoituksesta johtuen auktorisoinnin edellytyksiä ja lomaketta suositellaan käytettäväksi auditoinnin lisäksi isännöinnin itsensä kehittämisen arviointityökaluna isännöintiyhteisöissä. Se on myös auditointiin valmistautumisen työkalu, jonka avulla yhteisö voi tunnistaa itse, mitä asioita sen on syytä panna kuntoon, ennen auditointitapahtumaa. Alan kehittyessä voidaan auktorisointiedellytysten täyttymisen rimaa nostaa, jolloin itsearvointiin ja kehittämiseen panostaneet yhteisöt tulevat olemaan vahvoilla ja vetävät koko alaa mukanaan markkinoiden laatutietoisuuden kasvaessa. Auktorisointiedellytysten rakenne Isännöintiyhteisön auktorisointiedellytykset jakautuvat kolmeen pääosioon. 1) Yleiset edellytykset perustuu aikaisempien auktorisointiedellytyksien kohtiin 1-4, joissa on valvojaa koskevat edellytykset, juridiset edellytykset, taloudelliset edellytykset sekä toimistoa ja henkilöstöä koskevat edellytykset. Lisäksi siihen on liitetty aiemmista edellytyksistä kohdat 6.1, 6.2, 6.5 ja ) Yhteisön johtaminen ja kehittäminen. Uutena toisena osana ovat isännöintiyhteisön johtamisen edellytykset. Tämä ryhmän edellytykset ovat aikaisempien auktorisointiedellytysten kohdassa 5. Toisen ryhmän edellytykset on tarkoitettu erityisesti isännöintiyhteisön arviointia ja kehittämistä varten. 3) Kiinteistöjen johtamisen edellytykset keskittyvät varsinaiseen asiakaskiinteistöihin välittömästi kohdistuvaan isännöintitoimintaan. Tämän ryhmän edellytykset soveltuvat erityisesti isännöintipalvelujen ja -työn arviointia ja kehittämistä varten asiakaskiinteistöjen tasolla. 2 (9)

3 Yleiset edellytykset Valvojaa koskevat edellytykset 1.1. Yhteisön valvojalla on valvontavastuu isännöinnistä Valvoja on ISA:n auktorisoima isännöitsijä. Juridiset edellytykset 1.3. Yhteisö on toiminut vähintään kaksi vuotta isännöintialalla Isännöinti on kokonaisvastuullista ja alihankkijoiden käyttämisen yhteydessäkin vastuu on isännöintiyhteisöllä Auktorisointi koskee pääsääntöisesti vain yhteisön yhdessä kunnassa sijaitsevia toimistoja Yhteisön päätoimialan ollessa muu kuin isännöinti voidaan yhteisön isännöintiä hoitava yksikkö auktorisoida Auktorisoidun yhteisön siirtäessä isännöintiä koskevan liiketoiminnan toiselle yhteisölle, voidaan auktorisointi hakemuksesta siirtää uudelle yhteisölle. Auktorisoinnin siirtoa on haettava kolmen kuukauden kuluessa liiketoiminnan siirtämisestä. Taloudelliset edellytykset 1.8. Yhteisön taloudellinen asema on vakaa Verot ja lakisääteiset sosiaalimaksut on maksettu Yhteisöllä on vastuuvakuutus, jonka enimmäiskorvaus esine- ja henkilövahingoissa on vähintään euroa ja varallisuusvahingoissa euroa. Omavastuun suuruus on enintään euroa Yhteisöllä on KHT-, HTM- tai JHTT -tilintarkastaja. Toimistoa ja henkilöstöä koskevat edellytykset Yhteisöllä on kiinteä toimipaikka ja käyntiosoite Yhteisön toimistolla on säännöllinen aukioloaika, joka on tiedotettu asiakkaille. 3 (9)

4 1.14. Yhteisöllä on toimiva varahenkilöjärjestelmä, jolla turvataan isännöintipalvelujen tuottaminen Isännöintitehtäviä hoitavat henkilöt ovat suorittaneet vähintään isännöitsijän ammattitutkinnon tai heidät on auktorisoitu. Uuden työntekijän on suoritettava ammattitutkinto kolmen vuoden kuluessa työsuhteen alkamisesta. Auktorisointiin liittyvät sitoumukset Yhteisö noudattaa hyvää isännöintitapaa ISA:lle toimitetaan vuosittain ISA:n vahvistama vuosi-ilmoitus, jonka yhteisön valvoja allekirjoittaa Auktorisointi edellyttää ISA:n toimittamaa auditointia, jolla todetaan yhteisön täyttävän auktorisoinnin edellytykset. Yhteisö sitoutuu auktorisoinnin aikana uusintaauditointeihin Yhteisö sitoutuu ISA:n kurinpitomenettelyyn. Sitoumus koskee sellaisia kurinpitoasioita, jotka ovat tulleet vireille auktorisoinnin aikana. 2. Isännöintiyhteisön johtaminen ja kehittäminen Toiminnan linjaukset 2.1. Miten yhteisössä määritetään toiminta-ajatus, toimintalinjaukset, päämäärät ja toimintasuunnitelmat? Selkeys, havainnollisuus, vakuuttavuus, määrätietoisuus, riittävä joustavuus? Tarkoituksenmukainen dokumentaatio? Miten linjausten siirto toimeenpanoon onnistuu? * Liikeidea, toiminta-ajatus, toimintakonsepti * Toiminnan tarkoitus, visiot ja päämäärät, strategiat * Liiketoimintasuunnitelma, PTS * Vuositason toiminnalliset tavoitteet * Tulevan kauden toimintasuunnitelma * Talouden suunnittelu, tavoitteet, seuranta ja ennusteet (talousarviot) 2.2. Miten tunnistetaan toiminnan keskeiset roolit, toiminnot ja tarvittava osaamisrakenne sekä toimiston tehtävien osaamisprofiilit? Liikeidean mukaiset tehtävät, tehtäväkuvaukset, toimenkuvat, yleneminen, sijaisjärjestelyt,, peruskoulutus/koulutustarpeet, tehtävissä tarvittavat valmiudet selvitä työstä 4 (9)

5 2.3. Miten seurataan lainsäädäntöä, viranomaisohjeita ja suoritetaan tarvittavat toimenpiteet muutostilanteissa? Onko selkeä menettelytapa, esim. vastuuhenkilö; lehtien kiertolistat/jakelut; mitä tietolähteitä käytetään, esim. kiinteistöyhdistys, esimerkiksi yhdistysten tiedotteet, alan lehdet, yksittäiset kurssit 2.4. Miten tarjoukset ja sopimukset suhtautuvat alan yleisiin sopimusehtoihin ja tehtäväluetteloihin? * Selkeä yhteisön tarkoituksen mukaisesti sovellettu sopimusmalli * Perustuu keskeiseltä jäsentelyltään alan yhteisiin sopimusmalleihin * Uudet sopimukset tehty kirjallisesti; päivitys uusimpiin malleihin käynnissä * Yleiset sopimusehdot käytössä * Hyvä isännöintitapa liitetty sopimuksiin Järjestelmät ja rakenteet 2.5. Selvät vastuualueet, tavoitteet, sovitut järjestelmät Keskitulos+- työmäärä, vastuut/työmäärä, säännölliset palaverit/intranet, toimiston koon vaikutus, toimintamallit 2.6. Miten on tunnistettu ja kuvattu keskeiset toiminnot, prosessit ja toimintatavat? Miten toimintaa ohjataan ja toimenpiteet optimoidaan keskeisten linjausten ja kulloisenkin tärkeysjärjestyksen mukaan? * Etulinjan prosessit (palvelujen / tuotteiden toimitukset / asiakastoimitukset) * Tukiprosessit (toimiston tuki, alihankinta, tukipalvelut) * Toiminnan, toimintojen ja prosessien ohjaus ja valvonta * Miten toimijat seuraavat ja optimoivat sekä omia että yhteisiä toimenpiteitä 2.7. Miten varmistetaan sovitun toimintatavan mukainen toiminta ja toiminnan tarkoituksenmukaisuus? Käytännön toiminnan ja ohjeiden vastaavuus, toimintatapojen tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus, selkeät toimintaohjeet, tarkistus pistokokein, reklamaatioiden määrä; itseauditointi, asiakaskyselyt, omistajapalautteet 2.8. Miten varmistetaan yhteisön tietojen turvallinen säilyttäminen? Lukitukset, paloturvallisuus, kulunvalvonta, hälytysjärjestelmä, avainhallinta, atk-suojaus. Varmuuskopiointi, turvallisuusohjeet 2.9. Miten hallitaan reklamaatiot? * Reklamaatioiden määrittely Reklamaatioiden tunnistaminen ja erottaminen normaaleista vikailmoituksista ja palvelupyynnöistä * Reklamaatioiden käsittely, toimenpiteet ja palautetieto reklamaation esittäjälle 5 (9)

6 Reklamaation aiheuttaneen välittömän asian korjaus ja kuntoonpano * Miten saaduista reklamaatioista luodaan toimintoja kehittävät johtopäätökset ja parannustoimenpiteet? Korjausten ulottaminen toistuvia ongelmia ja reklamaatioita aiheuttaviin välillisiin tekijöihin toiminnassa Miten henkilöstön osaaminen ja kehittämistarpeet on johdettu yhteisön päämääristä? Yhteisön tavoitteet ja osaamistarpeet, henkilöiden koulutustarpeet? Selvät tavoitteet, kehityskeskustelut/kompetenssianalyysit Miten toimintatavat sekä palkkaus- ja kannustamisjärjestelmät tukevat yhteisön tavoitteita? Onko yhteisöllä alihankintaa varten hankintaohjeet? Kehittyvät voimavarat Miten ylläpidetään ja kehitetään suunnitelmallisesti henkilöstön ammattitaitoa ja kehityskykyä? Henkilöstön pätevyys, isännöintialan tutkintojen suorittaminen, kaluston ja laitteiden käyttökoulutus. Osaamiskartoitus, koulutussuunnitelma, kirjallinen perehdyttämisohjelma, kurssireferaatit muulle henkilöstölle, koulutuskortit (historiatiedot, kuten peruskoulutus, kurssit, tutkinnot) Miten hoidetaan uuden työntekijän opastus ja henkilöstön perehdyttäminen uusiin menetelmiin? Työnopastus ja perehdyttäminen, esimerkiksi muistilista Miten varmistetaan ennen tarjouksen jättämistä, että yhteisö kykenee toteuttamaan tarjottavat palvelut? Henkilöresurssit, taloudelliset edellytykset, tekniset edellytykset, tietotekniikan tarkoituksenmukaisuus, tarjouspyynnön ymmärtäminen, tarjousneuvottelut, resurssitietous; tarjouspohja, itse tiedettävä selvitäänkö Miten toimintaa ja tuotteita kehitetään jatkuvasti? Palautteen hyödyntäminen, ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet, kehitysprojektit Kehityskeskustelut asiakkaan kanssa? Onko ohjeet, etsitäänkö syyllisiä vai käytetäänkö toiminnan kehittämiseen 6 (9)

7 Jatkuvuuden turvaaminen 2.18 Miten varmistetaan ennen sopimuksen allekirjoittamista, että osapuolet ymmärtävät samalla tavalla sopimuksen sisällön? Tarjousneuvottelut, jäsennelty tarjous, resurssitietous Miten varmistetaan, että toimitetaan sopimuksessa sovitut palvelut? Sisäinen valvonta, kyselyt. Sisäiset aikataulut; esim. korjausprojektit, tilinpäätökset ja lomat Miten varmistetaan alihankkijoiden tuottamien palvelujen laatu? Sopimusauditointi; alihankintaohjeet, tarkat sopimukset, referenssit Miten varmistetaan, että yhteisön toiminta on taloudellisesti kannattavaa ja toiminnan jatkuvuus turvattua? Tilinpäätösanalyysi, yhteydenpito asiakkaisiin, henkilöstön ikärakenne Mikä on seuranta- ja suunnittelujärjestelmä, talous/budjetointivastuun jakaminen sektoreittain (asiakaskohtainen), asiakaspysyvyys, asiakasrakenne Miten sopimusten päättymisestä otetaan opiksi ja tehdään tarvittavat johtopäätökset? Miten selvitetään päättyneiden isännöintisopimusten osalta sopimuksen päättymisen syyt Loppukeskustelu, sisäinen auditointi 3. Kiinteistön johtaminen Hallinnolliset tehtävät 3.1. Miten varmistetaan, että asiakasyhtiön hallinto hoidetaan lakien ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti? Kokousmenettelyt, viranomaisilmoitukset, arkistointi, osakeluettelon ylläpito Miten vastaanotetaan uusi asiakaskiinteistö? Asiakirjojen kuittaaminen, kiinteistöön tutustuminen Miten kiinteistön isännöinnin vaihtumisen yhteydessä varmistetaan, että uusi isännöitsijä voi mahdollisimman joustavasti jatkaa isännöintiä? Maksuperusteinen välitilinpäätös tai tilinpäätös, asiakirjojen ja kiinteistöä koskevien tietojen luovuttaminen, vastikkeenmaksajatiedot Miten menetellään, että tiedottaminen kiinteistön käyttäjille hoidetaan hyvän isännöintitavan ja asiakkaan vaatimusten mukaisesti? 7 (9)

8 3.5. Miten huolehditaan, että asiakasyhtiön kokouksista laaditaan viipymättä pöytäkirja, päätöksestä tiedotetaan asiakkaan kanssa sovitulla tavalla ja että päätökset pannaan toimeen päätösten mukaisesti? Pöytäkirjat laadittava kahden viikon kuluessa Miten varmistetaan asiakkaan asiakirjojen ja tietojen turvallinen ja järjestelmällinen säilyttäminen? Arkistointijärjestelmä, arvopapereiden ja vakuuksien säilyttäminen, atk-suojaus, asukasluettelon ylläpito Miten varmistetaan, että asiakasyhtiön turvallisuuteen liittyvät asiat hoidetaan lain mukaisesti? Avainturvallisuus, pelastussuunnitelma ja henkilöstö, viranomaistarkastusten korjausvaatimukset Taloudelliset tehtävät 3.8. Miten varmistetaan, että asiakasyhtiöiden kirjanpito ja taloudenhoito on lainmukaista ja ajantasaista? Kirjanpidon ajantasaisuus, kirjanpitoaineiston säilytys, tilinpäätösaikataulut, vuokravalvonnan seuranta, talousarvion laadintaohje Miten varmistetaan, että asiakasyhtiön rahaliikenteen hoitaminen on luotettavaa ja ajantasaista? Isännöintiyhteisön maksumenetelmät, perintämenetelmät, asiakasyhtiöiden maksuvalmiuden seuraaminen. Tekniset ja toiminnalliset tehtävät Miten varmistetaan, että asiakasyhtiön kiinteistönhoito ja kunnossapito on suunnitelmallista ja että niissä otetaan huomioon ympäristö ja elinkaariedullisuus? Sopimusten tavoitteellisuus, sopimusten valvonta ja vuorovaikutus, huoltokirjat Miten huolehditaan, että asiakasyhtiöt laativat PTS:n ja ylläpitävät sitä? Teknistet PTS:t ja kuntokartoitukset, PTS:n ylläpitäminen Miten huolehditaan asiakasyhtiön kiinteistöjen energiankäytön optimoinnista siten, että otetaan huomioon sekä taloudellisuus että viihtyisyys? Ajantasainen energiankulutuksen seuranta, energiankäytön raportointi asiakkaille, reagointi äkillisiin kulutusmuutoksiin Miten varmistetaan, että asiakaan sopimusasiat ja kilpailuttamiset hoidetaan luotettavasti, ammattitaitoisesti ja asiakkaan edun mukaisesti? Kilpailuttamismenettelyt, sopimuskäytännöt ja sopimusasiakirjat, korjaushankkeiden läpivienti. 8 (9)

9 3.14. Millä tavoin asiakkaan kanssa kehitetään isännöintisopimuksen sisältöä ja toimivuutta? Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely, vuorovaikutuksen sisältö ja säännöllisyys Miten varmistetaan, että isännöintiyhteisö ja sen henkilöstö noudattaa hyvää isännöintitapaa? Asiakkaille tiedottaminen, isännöintisopimuksen liite, henkilökunnan kouluttaminen. 9 (9)