Ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta LOGISTIIKKAKESKUSHANKE EUSAIR 66

Transkriptio

1 Ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen liikelaitosten johtokunta LOGISTIIKKAKESKUSHANKE EUSAIR 66 LOGISTIIKKAKESKUS-HANKKEEN TOTEUT TAMINEN Hankkeen esiselvitysvaihe HUS-Logistiikka -liikelaitos on usean vuoden ajan valmistellut uuden keskusvaraston/ logistiikkakeskuksen hanketta, jonka tavoitteena on hoito- ja yleistarvikkeiden varastojen keskittäminen koko HUS-alueella yhteen toimipisteeseen, hankinnan ja varastoinnin tehokkuuden ja toimintarutii nien kehittäminen sekä mm. potilasosastojen tarvikevarastojen täyttöpal velujen laajentaminen. Kaikki HUS:n toimintayksiköiden tarvitsemat hoitotarvikkeet, toimisto-, it- ja siivoustarvikkeet varastoidaan tai välitetään HUS-Logistiikan keskusvarastojen kautta. Toimitettavan materiaalin vuotuinen arvo on 140 milj. euroa. Lisäksi HUS-Logistiikalla on asiakkaina 20 kuntayhtymän jäsenkuntaa, joille toimitetaan tuotteita lähes 10 milj. eurolla vuodessa. Viime vuosina varastojen toiminta- ja työskentelytapoja on yhdenmukaistettu ja toimintaa voidaan nyt seurata useiden taloudellisten ja toiminnallisten mittareiden avulla. Varastot eroavat toisistaan koon, liikevaihdon, toiminnan volyymin ja henkilöstömäärän suhteen, mikä heijastuu suoraan niiden talouden ja toiminnan tunnusluvuissa. Lisäksi HUS:lla on kriittisen lääkintämateriaalin osalta laaja varmuusvarastointivelvoite. HUS-Logistiikalla on varastot ja henkilökuntaa kaikilla sairaanhoitoalueilla. HYKS:ssä toiminta on keskitetty Meilahden alueen varastoon sekä Jorvin ja Peijaksen sairaaloissa oleviin varastoihin. Lisäksi liikelaitoksella on hoito- ja yleistarvikevarastot Hyvinkään, Lohjan, Länsi-Uudenmaan ja Porvoon sairaalakiinteistöissä. Hyvinkään varasto on lakkautettu 5/13 Raviolin ja Hyvinkään kaupungin yhteiskeittiöhankkeen tilatarpeen vuoksi. HUS-Logistiikka -liikelaitokselle konsernissa asetettujen taloudellisten ja muiden tavoitteiden saavuttamiseksi liikelaitos teetti vuonna 2009 esiselvityksen uuden keskitetyn logistiikkakeskuksen perustamisesta, saatavista hyödyistä ja toiminnan edelleen tehostamisesta. Tämän ulko puolisen asiantuntijaselvityksen (EP-Logistics Oy) mukaan varastojen yh distäminen on HUS:lle taloudellisesti kannattavaa, keskittämisen vaikutuk set palvelutasoon ovat myönteisiä, henkilöstömäärää voidaan vähentää merkittävästi ja hankkeella on myös myönteisiä ympäristövaikutuksia. HUS-Logistiikan ja em. selvityksen laskelmat seitsemän hajautetun varaston keskittämisestä osoittivat liikelaitokselle seuraavia vuotuisia kustannussäästöjä: varastoinnin ja henkilöstökuluissa euroa, ja hankintojen keskittämisedut euroa, yhteensä euroa vuodessa. Hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti ja tavoitteiden toteutuminen arvioidaan lopullisesti uuden logistiikkakeskuksen toimittua yhden vuoden. Hallituksen liiketoimintajaosto ja HUS-Logistiikan edellinen johtokunta käsittelivät hanketta useaan kertaan ja puolsivat hankkeen toteuttamista. Myös hankkeesta pyydetyt lausunnot ovat tukeneet hankkeen edistämistä.

2 HUS-Tilakeskuksen lausunnossa todettiin, että pääosalle vapautuvista keskusvarastotiloista voidaan osoittaa muuta käyttöä. Keskittämisen myötä vapautuvien varastotilojen yhteismäärä oli hum2. HUS-Logistiikan henkilöstön aseman suhteen ei selvityksissä ja lausunnoissa ilmennyt erityisiä kysymyksiä. Hankkeen henkilöstövaikutuk set on käsitelty normaalin yhteistoimintamenettelyn kautta. Suunnitelman mukaan vapautuva 14 henkilön resurssi pystytään sopeuttamaan hank keen valmistelun ja toteutuksen aikana. Henkilöstöä on informoitu hank keen etenemisestä; asiaa käsiteltiin HUS-Logistiikan yhteistyötoimikunnas sa mm , ja ja myös sen jälkeen. Muut selvitykset Logistiikkakeskusinvestoinnin toteutus- ja rahoitusvaihtoehtojen vertailu toteutettiin yhteistyössä Kun tarahoitus Oy:n tytäryhtiön Inspira Oy:n kanssa maaliskuussa Selvi tyksen perusteella parhaaksi vaihtoehdoksi päädyttiin HUS omaan tasee seen rakentaminen. Lisäksi EP-Logistics Oy teki erillisen selvityksen ulkoistusvaihtoehdosta, jossa keskitetty ratkaisu omana toimintana osoittautui huomattavasti ulkoistusta ja nykyistä hajau tettua toimintaa edullisemmaksi ratkaisuksi. Tilamitoitus Logistiikkakeskuksen tilamitoitus on tehty nykytilanteen analysoinnin ja Meilahden varastomäärien perusteella, huomioiden lisäksi puuttuvien HUS jäsenkunta-asiakkaiden tarpeet. Kokonaispinta-ala on n m2, korkeata varastoa (h=9m) on 2700 m2, pientavaravarastoa 3 kerrosta 900 m2/krs, terminaalialueita 1200 m2 (hmin= 3,6m), toimisto- ja sosiaalitilat 1200 m2. EP-Logistics Oy päivitti tilamitoituksen 12/2012 vastaamaan kasvaneita volyymejä sekä hajallaan olevan varmuusvarastoinnin keskittämistä ja sitä tilapotentiaalia, mitä tilastoihin perustuva kulutuksen kasvu ja nykyisten ja uusien jäsenkunta-asiakkaiden tarpeet edellyttävät. HUS:lla ja jäsenkunnilla on varmuusvarastointivelvoitteita pandemiaan ja valtion huoltovarmuus-keskuksen kanssa tehtyjen sopimuksien perusteella mahdollisten kriisien varautumista varten. Varmuusvarastotuotteet saadaan keskitettyä samalla ja saadaan osaksi tarvikkeiden normaalia kiertoa, jolloin ne säilyvät käyttökelpoisina. Vuokratila selvitykset HUS-Tilakeskus selvitti logistiikkatilojen vuokramarkkinatilannetta heinäkuussa Vuokratilojen tarjonta selvitettiin uudelleen marraskuussa 2012 HUS-Tilakeskuksen toimesta ja myöhemmin helmikuussa 2013 HUS-Kiinteistöt Oy:n toimesta. Kummassakaan selvityksessä ei löytynyt tarkoitukseen soveltuvia tiloja. Tilakeskus teetti vielä elokuussa 2013 alan johtaviin asiantuntijoihin kuuluvalla Jone Lang Lasallella selvityksen vapaista logistiikkatiloista. Konsultin esittämät potentiaaliset kohteet ovat pääosin sisältyneet Tilakeskuksen ja HUS-Kiinteistöt Oy:n kartoituksiin, joissa tilat (koko, laatu, luonne) tai niiden sijainti on todettu soveltumattomiksi HUS Logistiikkakeskuksen tarpeisiin. Selvitykset ovat nähtävänä kokouksessa. Koska valmiita HUS:n käyttöön soveltuvia vuokratiloja ei ole ollut tarjolla ja tehtyjen selvitysten mukaan omaan taseeseen rakennettu logistiikkakes-

3 kus on kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto, otettiin uusi logistiikkakes kushanke HUS:n vuosien investointiohjelmaan, jonka hallitus hyväksyi kokouksessaan HUS:n vuosien 2013 talousarvioon ja vuosien investointiohjelmaan on varattu 9,4 M määräraha uudelle logistiikkakeskukselle. Vapautuvat tilat Uuden logistiikkakeskuksen valmistuttua vapautuu tilaa yhteensä 6637 m2. Vapautuvien tilojen HUS:n sisäiset vuokrat ovat nyt yhteensä /kk ja n. 1,53 milj. euroa vuodessa. Vapautuvat tilat sijaitsevat seuraavasti: hum2 vuokra /kk Meilahti Jorvi Peijas Hyvinkää Lohja Porvoo Raasepori Yht Tiloista suurin, eli 3200 m2 sijaitsee Meilahdessa, missä keskusvaraston paikka tarvitaan Uuden Lastensairaalan rakennuspaikaksi. Jorvissa vapautuu n m2. Osa Jorvin tiloista voidaan hyödyntää Raviolin keittiön ja lounasravintolan lisätilana kun Espoon sairaalan rakentamisen myötä toimintakapasiteetti kasvaa. Peijaksen sairaalan vapautuvat tilat hyödynnetään pääosin operatiivisen yksikön ja lääkin tä-tekniikan toimi tiloina. Hyvinkään sairaalan varasto on jo lakkautettu. Porvoon sairaalan vapautuviin tiloihin on suunniteltu HUS-Apteekin toimiti lat. Lohjan ja Raase porin osalta tilojen käytöstä ei vielä ole suunnitelmia. Investointihankkeen kilpailuttaminen ja toteuttaminen Tehtyjen selvitysten perusteella logistiikkakeskuksen edullisin sijainti arvioitiin Vihdintien ja Tuusulantien väliin, optimisijainnin ollessa Kehä III:n ja Hämeenlinnanväylän risteyksen kohdalla. Tehtyjen selvitysten perus teella ilmeni, että alueella ei ole vapaassa myynnissä olevia logistiikkakes kus ten rakentamiseen soveltuvia ja kaavoitettuja tontteja. Vantaalla logis tiik kakeskusten rakentamiseen soveltuvat kiinteistöt ovat rakennusliikkei den hallussa ja ne myyvät niitä vain rakennettuina. HUS:ssa kiinteistöt ovat kuntayhtymän omistuksessa. Liikelaitosten taseeseen kirjataan vain irtainta omaisuutta (koneet ja laitteet). Koska hankkeen luonteesta johtuen rakennettava rakennus on tulevan käyttäjän tarpeiden mukaisesti rakennettu, pitää hankinnassa noudattaa julkisten hankintojen mukaista menettelyä. Hankintamenettelyksi valittiin EU-kynnysarvon ylittävänä kilpailullinen neuvottelumenettely ja valintaperusteeksi kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, vertailuperusteiden painoarvoineen ollen hinta (40%), tontin logistinen sijainti ja liittymät liikenneverkkoon (35%), joukkoliikenneyhteydet (15%) ja rakennuksen tekniset ominaisuudet (10%).

4 Hankinta poikkeaa normaalista rakennusurakasta siten, että logistiikkakeskuksen suunnittelun ja rakentamisen lisäksi tarjoajalta edellytettiin myös rakennushankkeelle sopivan tontin osoittamista HUS:n etukäteen määrittelemältä alueelta. HUS-Tilakeskus ja HUS-Logistiikka käynnistivät hankkeen kilpailuttamisen HILMA ilmoituksella Hankintailmoituksella kutsuttiin hankkeeseen osallistujia. Osallistumishakemukset pyydettiin mennessä. Hankinnassa edellytettiin, että tarjoajalla on osoittaa tontti, jolle tarjoaja rakentaa osallistumisilmoituksessa määritellyn logistiikkakeskuk sen. Osallistumisilmoituksen mukaan itsenäiseksi muodostettava tontti ja rakennettava rakennus siirtyvät hankintaprosessissa HUS:n omistukseen. Määräaikaan mennessä osallistumishakemuksen jätti viisi (5) yritystä; Jatke Oy, Rakennusyhtiö Hartela, Skanska Talonrakennus Oy, SRV Yhtiöt Oyj ja YIT Rakennus Oy. HUS-Tilakeskuksen johtaja valitsi päätöksellään 31, neuvottelumenettelyyn ja tarjouskilpailuun Skanska Talonrakennus Oy:n, SRV Yhtiöt Oyj:n ja YIT Rakennus Oy:n. Jatke Oy ei toimittanut kaikkia vaadittuja selvityksiä eikä täyttänyt kaikkia yritykselle asetettuja vaatimuksia. Rakennusyhtiö Hartelan tarjoamien tonttien ase makaava tilanne ei mahdollista HUS edellyttämää rakentamisen aikatau lua. Nämä kaksi yritystä suljettiin pois kilpailusta, koska eivät täyttäneet osallistumispyynnön kaikkia vaatimuksia. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn mukaisia neuvotteluja jatkettiin Skanska Talonrakennus Oy:n, SRV Yhtiöt Oyj:n (SRV), YIT Rakennus Oy:n (YIT) kanssa ja heille toimitettiin lopullinen tarjouspyyntö. Tarjous pyydettiin erikseen tontista sekä rakennuksen suunnittelusta ja toteutuksesta kokonaisvastuurakentamis (KVR)-urakkamuodolla kiinteään kokonaishintaan. Rakennuksen lämmittämisestä pyydettiin vaihtoehtoiset tarjoukset maalämmöllä ja kaukolämmöllä. Tarjouspyynnössä HUS pidätti oikeuden päättää mm. lopullisista lämmitysratkaisuista Skanska Talonrakennus Oy ilmoitti tarjousajan kuluessa, että se ei jätä tarjousta tarjouskilpailuun, koska ei pysty täyttämään tarjouspyynnön kaikkia vaatimuksia. Tarjouspyynnön määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset SRV:ltä ja YIT:ltä. SRV:n ja YIT:n kanssa käytiin tarjouksia täsmentävät neuvottelut. Tarjousvertailu HUS-Tilakeskus ja HUS-Logistiikka kävivät läpi saadut tarjoukset. Saatuja tarjouksia verrattiin tarjouspyynnössä ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Hinnan painoarvo oli 40% ja tarjouspyynnössä kerrottiin, että vertailuhintana käytetään tontin ja rakennusurakan yhteishintaa sekä laskennallisia käyttökustannuksia viidentoista vuoden ajalta. SRV:n tarjouksessa tontin ja rakennusurakan hinta oli ja laskennalliset käyttökustannukset 15 vuodelle YIT:n tarjouksessa tontti ja rakennusurakka oli ja käyttökustannuk set Vertailuun otettiin tarjouksen vaihtoehdoista halvempi vaih toehto, joka molemmilla tarjoajalla oli toteutettu kaukolämmöllä. Laadullisen vertailun pisteytys toteutettiin tarjouspyynnön mukaisesti siten, että paras arvo sai maksimipisteet ja muut tarjoukset suhteutettiin siihen annetuin osapainotuksin ja painotuksin.

5 Tarjousvertailun perusteella SRV:n tarjous oli kokonaistaloudellisesti edullisin. Lämmitystavan valinta Tarjousta pyydettiin sekä maalämpö- että kaukolämpövaihtoehdoille. Ensisijainen vaihtoehto on maalämpö, mutta HUS pidätti oikeuden vapaas ti valita kumpi vaihtoehto toteutetaan. Tarjouserittelyiden perusteella voitiin todeta, että maalämmön ja kaukoläm mön hintaero SRV:llä on tarjouspyynnön mukaisessa ratkaisussa euroa. Maalämpö on kaukolämpöön nähden kalliimpi hankkia. Maalämmön investoinnin takaisinmaksuaika logistiikkakeskuksen osalta on noin 13 vuotta, kun huomioidaan energiamuotojen käyttökustannukset ja 2% energian hinnannousu vuosittain. HUS:lla on Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) kanssa energiansäästösopimus, joka velvoittaa kaikkiin energianku lutusta pienentäviin toimenpiteisiin ja EU:n ympäristöpolitiikka velvoittaa julkisen sektorin toimimaan edelläkävijänä primäärienergian kulutuksen pienentämiseksi. Maalämpöjärjestelmää voidaan hyödyntää myös jäähdyt tämiseen käyttämällä maaperään varastoitunutta kylmyyttä logistiikkakes kuksen kesäaikaiseen jäähdyttämiseen. Arvioitaessa lämmitysvaihtoehtoja pitkäaikaisen kokonaistaloudellisuuden perusteella on HUS:n stra tegian ja ympäristöpolitiikan mukaista valita maalämmön hyödyntämiseen perustuva vaihtoehto. Tontti Osallistumisilmoituksessa ja tarjouksessa edellytettiin, että muodostettavaan ja HUS:lle myytävään tonttiin jää 1000 kem2 käyttämätöntä rakennusoikeutta tulevia käyttötarpeita varten. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneen SVR:n tarjoama määräala/ tontti sijaitsee Martinlaaksossa osoitteessa Martinkyläntie 7 (Uutistie) Vantaa. Kohde sijaitsee Kehä III:n ja Hämeenlinnan väylän risteyksen sekä Martinlaakson rautatieaseman välittömässä läheisyydes sä. Tontista erotetaan n m2 määräala, joka muodostetaan omaksi tontiksi, jonka HUS ostaa. Täsmennetyn tarjouksen mukaan muodostettavalla tontilla on rakennusoikeutta kem2. Tontin hinta on (alv0%). Tontin hinta määräytyy rakennusoikeuden määrän mukaan, rakennusoikeuden hinnan ollessa 250 /kem2. KVR - sopimus Logistiikkakeskus toteutetaan "avaimet käteen" periaatteella ns. kokonaisvastuurakentamis- eli KVR-urakkana. Toteuttaja vastaa rakennusluvan ja muiden lupien ja suostumusten hankkimisesta ja tästä aiheutuvista kuluista (mukaan lukien lupien edellyttämistä viranomaisten katselmuksista ja

6 Hankkeen hyötyjen toteutumisen seuranta mittauksista) sekä kaikista liittymismaksuista ja muista kustannuksista, jotka aiheutuvat rakennuksen ja kiinteistön käyttökuntoiseksi saattamisesta. SRV:n tarjous logistiikkakeskuksen rakentamisesta ilman varastohyllyjä maalämpövaihtoehdon mukaisesti oli yhteensä euroa (alv 0%). Varastohyllyjen hankinta toteutetaan HUS-Logistiikka liikelaitoksen omana investointina. Hankkeen kokonaiskustannuksiksi tontti rakennusurakka muodostuu yhteensä euroa + alv. KVR-urakka, johtuen hankintapäätökseen ei sisälly lisä- ja muutostyövarauksia vaan mahdollisista lisä- ja muutostöistä päätetään tarvittaessa erik seen. Hankkeen suunnittelu käynnistyi heti hallituksen päätöksen jälkeen.rakentaminen aloitettiin loppuvuodesta 2013, jotta Meilahden alueen keskusva rasto voidaan muuttaa uuteen logistiikkakeskukseen loppuvuodesta Muiden sairaanhoitoalueiden keskusvarastotoiminnot siirretään uuteen lo gistiikkakeskukseen vuoden 2015 aikana Hankkeen perusteluna esitetyt säästöt muodostuvat: -varastoinnin henkilöstökulujen ja tilakustannust /vuodessa -henkilöstöresurssit vähenevät -14 vakanssia. Vähennystä seurataan vakanssikohtaisesti. Vähennyksestä on toteutunut -3 vakanssia Hyvinkään varaston lakkauttamisen yhteydessä. Loput henkilöstövähennykset toteutuvat vuoden 2015 aikana, kun muutot saadaan suoritettua. -nykyisten varastojen 1,53 M :n tilakustannuksia saadaan vähennettyä huomattavasti. Vuoden 2015 aikana maksetaan sekä uuden tilan että muuttavien varastojen vuokrakustannuksia, joten tilakustannusten säästöt toteutuvat vuonna Hankintakustannusten vuosisäästöt toteutuvat kilpailutuskohtaisesti. Hintavertailut vanhan ja uuden sopimuksen osalta toteutetaan hankinnan lopputuloksen arvioinnin yhtey dessä. Riskit Kysymyksessä on suuri muutos, kun seitsemän varastoa yhdistetään, tuotenimikkeistö tietoineen yhdenmukaistetaan ja toiminta keskitetään. Suureen muutokseen liittyy aina aikataulullisia, teknisiä ja toiminnallisia riskejä, joista merkittävimmät ovat: Rakentaja (SRV) ei pysy aikataulussa. Kiiteistöön ja järjestelmiin liittyvät tekniset riskit; kiinteistötekniikan, tietoliikenteen ja elektroniikan toimivuus. Suurin potenttiaalinen riski on käynnissä olevan HUS:n toiminnanohjausjärjestelmän (Oracle ERP) päivityksen ajoittuminen Logistiikkakeskuksen muutokseen ja muuttoon. Mikäli järjestelmän toimivuudesta ei ole varmuutta se on aikataulullinen ja toiminnallinen riski. Päätösesitys Päätös Merkitään tiedoksi. Johtokunta merkitsi Logistiikkakeskushankkeen tilannekatsauksen tiedoksi.

7 Lisätietoja Toimitusjohtaja Markku Laakso, p