Ohje (24) OHJE YKSITYISRAITEEN HALTIJAN TURVALLISUUSJOHTAMISJÄR- JESTELMÄN KUVAUKSESTA

Transkriptio

1 Ohje (24) OHJE YKSITYISRAITEEN HALTIJAN TURVALLISUUSJOHTAMISJÄR- JESTELMÄN KUVAUKSESTA Sisältö Ohjeen käyttäjälle... 3 Johdanto... 4 I MENETTELYJEN KUVAUS... 5 II TURVALLISUUSLUVAN HAKIJAN TURVALLISUUSJOHTAMISJÄRJESTELMÄN ARVIOINTIPERUSTEET... 7 X. Esimerkkikategoria... 7 A. Kaikkien infrastruktuurin haltijan toimintaan liittyvien riskien riskinhallintatoimenpiteet... 8 B. Kunnossapitoon ja materiaalien toimitukseen liittyvä riskinhallinta... 9 C. Alihankkijoiden käyttöön ja toimittajien valvontaan liittyvä riskinhallinta D. Rautatiejärjestelmän ulkopuolisten osapuolten toimista johtuvat riskit E. Turvallisuusjohtamisjärjestelmän dokumentointi F. Vastuiden jako G. Johdon toimesta tapahtuvan valvonnan varmistaminen eri tasoilla H. Henkilöstön ja sen edustajien osallistaminen kaikilla tasoilla I. Jatkuvan parantamisen varmistaminen J. Organisaation pääjohtajan hyväksymä ja koko henkilökunnalle tiedoksi annettu turvallisuuspolitiikka K. Organisaation turvallisuuden säilyttämiseen ja parantamiseen liittyvät laadulliset ja määrälliset tavoitteet ja niiden saavuttamiseen tarvittavat suunnitelmat ja menettelyt L. Voimassa olevien, uusien ja muutettujen teknisten ja toiminnallisten vaatimusten tai muiden määräävien ehtojen täyttämistä koskevat menettelyt M. Menettelyt ja menetelmät, jotka koskevat riskien arvioinnin suorittamista ja riskinhallintatoimenpiteiden toteuttamista aina, kun toimintaolosuhteiden muutoksesta tai uudesta materiaalista aiheutuu uusia riskejä infrastruktuurille tai toiminnalle N. Sellaisten henkilökunnan koulutusohjelmien ja järjestelmien tarjoaminen, joilla varmistetaan henkilökunnan pätevyyden ylläpitäminen ja tehtävien asianmukainen suorittaminen O. Järjestelyt, jotka koskevat riittävien tietojen antamista organisaatiossa ja tarvittaessa samaa infrastruktuuria käyttävien organisaatioiden välillä P. Menettelyt ja mallit, jotka liittyvät turvallisuutta koskevien tietojen dokumentointitapaan sekä menettelyn määräämiseen turvallisuutta koskevien olennaisten tietojen esittämistavan valvontaa varten... 18

2 Ohje 2 (24) Q. Menettelyt, joilla varmistetaan onnettomuuksista, vaaratilanteista, läheltä piti -tilanteista ja muista vaarallisista tapahtumista ilmoittaminen, niiden tutkinta ja analysointi sekä tarvittavien ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen R. Hätätilanteessa noudatettavat toiminta-, hälytys- ja tiedotussuunnitelmat, joista sovitaan yhdessä asiasta vastaavien viranomaisten kanssa S. Määräykset, jotka koskevat turvallisuusjohtamisjärjestelmän säännöllistä sisäistä tarkastusta T. Rautatieinfrastruktuurin turvallinen suunnittelu U. Infrastruktuurin turvallinen toiminta V. Kunnossapito ja materiaalien toimitus W. Liikenteenvalvonta- ja opastinjärjestelmän kunnossapito ja käyttö... 24

3 Ohje 3 (24) Ohjeen käyttäjälle Voidakseen toimia rataverkon haltijana rataverkon omistajalla tai haltijalla tulee olla turvallisuuslupa. Turvallisuusluvan myöntämisen keskeisenä edellytyksenä on, että turvallisuusluvan hakijalla on turvallisuusjohtamisjärjestelmä. Tämän ohjeen on tarkoitus auttaa turvallisuuslupaa hakevia yksityisraiteen haltijoita turvallisuusluvan myöntämisen edellytyksenä olevan turvallisuusjohtamisjärjestelmän kuvauksen tekemisessä (kuva 1). Kuva 1. Ohjeen rooli turvallisuusluvan hakemisessa. Ohjeen ei ole tarkoitus olla turvallisuusjohtamisen opas. Liikenteen turvallisuusviraston Rautatiet - osaston verkkosivuilla on julkaistu turvallisuusluvan hakemista koskeva yleinen ohje sekä muuta materiaalia turvallisuusluvan hakemiseen liittyen. Lisätietoja asiasta antavat: Ylitarkastaja Ville Vainiomäki (s-posti: ville.vainiomaki@trafi.fi, puh ) Yksikönpäällikkö Heidi Niemimuukko (s-posti heidi.niemimuukko@trafi.fi, puh )

4 Ohje 4 (24) Johdanto Ohje jakautuu kahteen osaan. Ensimmäisessä osassa käsitellään turvallisuusjohtamisjärjestelmältä vaadittavien menettelyiden kuvaamista. Ohjeen toinen osa käsittelee sitä, mitä arviointiperusteet tarkoittavat ja mitä rataverkon haltijan tulee kuvata täyttääkseen arviointiperusteiden vaatimukset. Arviointiperusteet on esitetty komission asetuksen ((EY) N:o 1169/2010) liitteessä II. Näiden arviointiperusteiden pohjalta Liikenteen turvallisuusvirasto arvioi turvallisuusluvan hakijan turvallisuusjohtamisjärjestelmän vaatimustenmukaisuutta. Turvallisuusluvanhakijan turvallisuusjohtamisjärjestelmän kuvauksen tulee kattaa kaikki arviointiperusteiden käsittelemät asiat. Turvallisuusluvan hakija voi valita jonkun seuraavista lähestymistavoista osoittaakseen, että sillä on vaadittava turvallisuusjohtamisjärjestelmä: 1. Turvallisuusluvan hakija voi käyttää Liikenteen turvallisuusviraston lomaketta (lomake yksityisraiteen turvallisuusjohtamisjärjestelmän kuvausta varten) kuvatakseen, että sen turvallisuusjohtamisjärjestelmä on vaatimusten mukainen. 2. Turvallisuusluvan hakija voi laajentaa olemassa olevan turvallisuus-, laatu- tai ympäristöjohtamisjärjestelmänsä kattamaan arviointiperusteiden vaatimukset. 3. Turvallisuusluvan hakija voi laatia kokonaan uuden turvallisuusjohtamisjärjestelmän. 4. Turvallisuusluvan hakija voi kuvata ja ottaa käyttöön turvallisuusjohtamisjärjestelmän, jossa viitataan olemassa oleviin johtamisjärjestelmiin. Valmistellessaan vaatimusten mukaista turvallisuusjohtamisjärjestelmää rataverkon haltija voi hyödyntää tätä ohjetta, riippumatta siitä minkä vaihtoehdon edellä mainituista tavoista rataverkon haltija valitsee. Mikäli hakija käyttää turvallisuusluvan hakemisessa jo olemassa olevaa johtamisjärjestelmää, hakija voi helpottaakseen omaa ylläpitotyötään sekä Liikenteen turvallisuusviraston turvallisuusjohtamisjärjestelmän arviointityötä, merkitä turvallisuusjohtamisjärjestelmän dokumentaatioon, missä kohtaa se käsittelee kunkin arviointiperusteen asioita. Tämä voi esimerkiksi tapahtua merkitsemällä arviointiperusteen tunnus (esim. A.1) aihetta käsittelevän kappaleen yhteyteen. Hakija voi toimittaa Liikenteen turvallisuusvirastolle myös erillisen dokumentin, jossa hakija kuvaa missä kohtaa turvallisuusjohtamisjärjestelmää käsitellään tietyn arviointiperusteen asioita. Turvallisuusjohtamisjärjestelmää laadittaessa tulee muistaa, että turvallisuusjohtamisjärjestelmä on työkalu ennen kaikkea turvallisuusluvan hakijan omaan turvallisuuden hallintaan. Rataverkon turvallisen liikennöinnin varmistamisessa keskeisimpiä tekijöitä ovat rataverkon asianmukaisen kunnossapidon ja liikenteenohjauksen varmistaminen ja niiden tulee korostua myös hakijan turvallisuusjohtamisjärjestelmässä. Turvallisuusluvan hakijan on hyvä tiedostaa se, että hakemusprosessi vie runsaasti aikaa. Euroopan komission turvallisuusjohtamisjärjestelmien arvioinnille ja tätä kautta turvallisuusjohtamisjärjestelmille

5 Ohje 5 (24) asettamat vaatimukset ovat melko yksityiskohtaiset. Koska vaatimukset on esitetty komission asetuksessa, ei Liikenteen turvallisuusvirasto voi poiketa vaatimuksista arviointityössään. I MENETTELYJEN KUVAUS Miksi menettelyt tulee kuvata? Asianmukaisilla menettelyjen kuvauksilla taataan, että turvallisuusjohtamisjärjestelmä tarjoaa tarpeeksi tietoa turvallisuusluvan hakijan omalle henkilökunnalle. Menettelykuvaus on hakijan oma työkalu, jolla voidaan varmistua muun muassa tehtävien suorittamisen laadusta ja vertailukelpoisuudesta. Turvallisuusjohtamisjärjestelmä ja sen menettelyt ovat työkaluja, joilla organisaatio ja erityisesti organisaation johto hallitsevat omaa toimintaansa. Turvallisuusjohtamisjärjestelmän arviointiperusteissa on useita kohtia, joissa vaaditaan menettelyä tiettyä tarkoitusta varten. Arvioidessaan turvallisuusjohtamisjärjestelmien vaatimustenmukaisuutta Liikenteen turvallisuusvirasto tarkastaa löytyykö turvallisuusjohtamisjärjestelmästä asianmukaiset menettelyt. Liikenteen turvallisuusviraston tarkastellessa yksityisraiteen haltijoiden menettelyn kuvauksia on tärkeää, että niistä käy ilmi menettelyn vaiheet sekä menettelyyn ja sen vaiheisiin liittyvät vastuut. Menettelyjen kuvaustavoista Komission asetuksessa ja Liikenteen turvallisuusviraston dokumenteissa käytetyillä termeillä prosessi ja menettely tarkoitetaan tässä yhteydessä samaa asiaa. Menettelyä kuvatessa on pidettävä mielessä, miksi menettely kuvataan. Menettelykuvauksen tulee olla tarkoituksenmukainen ja sen tulee hyödyttää toimintaa. Menettelyn kuvaaminen tulee näin ollen nähdä osana menettelyjen ja hakijan toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja parantamista. Jotta menettelyt voidaan kuvata, organisaation johdon tulee tunnistaa vaadittavat menettelyt ja määritellä niille omistajat. Menettelykuvauksen tarkkuuden tason määrittää menettelykuvauksen käyttötarkoitus. Tavallisesti erityisesti graafiset menettelykuvaukset muuttuvat sitä muodollisemmiksi, mitä tarkemmalla tasolla menettely kuvataan. Tärkeintä on, että kuvauksista löytyy tarpeelliset asiat selkeästi kuvauksen muodon ollessa sivuseikka. (Yllä oleva kappale on osittain referoitu lähteestä: JHS 152 Prosessien kuvaaminen Menettelyn kuvaukseksi ei riitä pelkkä maininta menettelystä tai sen vastuuhenkilöstä, vaan menettelyt tulee kuvata yksityiskohtaisemmin. Hakija voi kuvata menettelyt haluamallaan tavalla, esimerkiksi kuvaamalla menettelyn sanallisesti ja / tai piirtämällä menettelystä prosessikaavion. Kuvauksesta tulee käydä vaiheittain ilmi, miten menettely etenee. Menettelyjen kuvauksissa tulee pyrkiä täsmällisyyteen. Menettelyn kuvauksen tarkkuus voi vaihdella. Kuvauksesta on kuitenkin käytävä ilmi toimijalle itselleen, kuinka menettely etenee.

6 Ohje 6 (24) Menettelyn kuvaustapa ei ole merkittävintä, sen sijaan oleellista on, että menettelyn kuvauksesta käy selkeästi ilmi kuinka organisaatio toimii, ketkä toiminnassa ovat osallisia ja kenellä/missä on vastuu tekemisistä ja sen seurannasta. Menettelyjen puuttuminen Tapauksissa, joissa hakijalla turvallisuuslupaa hakiessaan ei ole olemassa jotain vaadittua menettelyä, esimerkiksi koska toiminta ei ole vielä alkanut, on hakijan mahdollista ilmoittaa, että menettelyä ei ole vielä olemassa ja se valmistuu tiettyyn ajankohtaan mennessä. Tällöin hakijan tulee toimittaa puuttuvasta menettelystä lisäinformaatiota Liikenteen turvallisuusvirastoon (mainitsemaansa/sovittuun) määräaikaan mennessä. Menettelyn puuttuminen ei saa kuitenkaan vaarantaa liikenteen turvallisuutta kun toiminta on alkanut. Liikenteen turvallisuusviraston tehtävä on arvioida, onko jonkin tietyn menettelyn puuttuminen este turvallisuusluvan myöntämiselle. Tapauksessa, jossa Liikenteen turvallisuusvirasto katsoo, että menettelyn puuttuminen ei vaaranna liikenteen turvallisuutta, voi Liikenteen turvallisuusvirasto myöntää turvallisuusluvan ehdollisena. Tällaisessa tapauksessa ehtona voi olla menettelykuvauksen toimittaminen tiettyyn ajankohtaan mennessä (esim. viimeistään 6 kuukautta turvallisuusluvan myöntämisen jälkeen). Ehdon noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa turvallisuusluvan peruuttamisen. Liikenteen turvallisuusviraston katsoessa, että puuttuva menettely on liikenteen turvallisuuden kannalta merkittävä, se vaatii menettelystä lisäselvitystä ennen turvallisuusluvan myöntämistä.

7 Ohje 7 (24) II TURVALLISUUSLUVAN HAKIJAN TURVALLISUUSJOHTAMISJÄRJESTELMÄN ARVIOINTIPERUSTEET Seuraavassa on esitetty komission asetuksen ((EY) N:o 1169/2010) liitteen II mukaiset turvallisuuslupien myöntämistä koskevat vaatimustenmukaisuuden arviointiperusteet. Arviointiperusteiden alle on kirjoitettu kysymyksiä ja huomautuksia, joiden tarkoitus on antaa lisäinformaatiota kunkin arviointiperusteen tarkoituksesta. Ensimmäisessä taulukossa on pyritty esimerkin vuoksi kuvaamaan ohjeessa käytettyjen taulukoiden logiikka. X. ESIMERKKIKATEGORIA Tässä kohdassa käytetyt otsikot ovat peräisin komission asetuksen N:o 1169/2010 liitteestä II (ns. arviointiperusteasetus). Tähän kohtaan otsikon jälkeen on osaan kategorioista lisätty muutama lause johdannoksi aihealueeseen. X.1 On olemassa menettelyt Tässä kohdassa olevat arviointiperusteet tulevat komission asetuksen N:o 1169/2010 liitteestä II. Näitä arviointiperusteita Liikenteen turvallisuusviraston tulee käyttää arvioidessaan turvallisuusluvan hakijan turvallisuusjohtamisjärjestelmän hyväksyttävyyttä. - Arviointiperusteiden ohessa esitetyt kysymykset ja huomautukset ovat kolmea eri tyyppiä. - Pääosa kysymyksistä on sellaisia, joiden on tarkoitus selventää arviointiperusteen vaatimusta, sekä mahdollisesti tuoda esiin sellaisia näkökulmia, jotka eivät pelkästä arviointiperusteesta välttämättä tule ilmi. - Osalla kysymyksistä on tarkoitus selventää mitä lähtötietoja hakijalla tulee olla hallussa pystyäkseen täyttämään arviointiperusteen vaatimukset. - Joukossa on lisäksi huomautuksia, joilla on tarkoitus osoittaa eri arviointiperusteiden yhteyksiä toisiinsa. Nämä huomautukset on esitetty kursivoidulla tekstillä. - Arviointiperusteiden apukysymyksiä ja -huomautuksia tarkasteltaessa on olennaista muistaa, että ne on tarkoitettu vain arviointiperusteiden tulkinnan avuksi. Varsinaiset vaatimukset tulevat siis itse arviointiperusteista. - Pelkästään tässä ohjeessa esitettyihin apukysymyksiin vastaamalla kaikki arviointiperusteiden vaatimukset eivät täyty. - Kaikkiin arviointiperusteisiin ei ole liitetty apukysymyksiä, koska joidenkin arviointiperusteiden vaatimuksia voidaan pitää riittävän selkeinä sellaisenaan. Myöskään kaikkia arviointiperusteissa esitettyjä asioita ei ole selitetty, koska selitystä ei katsottu kaikilta osin katsottu tarpeelliseksi. Hakijan on kuitenkin huomioitava arviointiperusteen koko sisältö.

8 Ohje 8 (24) A. KAIKKIEN INFRASTRUKTUURIN HALTIJAN TOIMINTAAN LIITTYVIEN RISKIEN RISKINHAL- LINTATOIMENPITEET Hakijan tulee tunnistaa, arvioida ja kontrolloida sen toimintaan liittyviä riskejä. A.1 On olemassa menettelyt rautatieliikennetoimintaan liittyvien riskien havaitsemiseksi, esimerkiksi sellaisten, jotka johtuvat suoraan työhön liittyvistä toimista, työn suunnittelusta tai työmäärästä ja muiden organisaatioiden/henkilöiden toimista. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, millaisia riskejä organisaation verkon hallinnointiin liittyen on jo tunnistettu ja miten nämä riskit tunnistetaan. Tästä voi saada apua organisaation riskien tunnistamismenettelyn kuvaamiseen. - Millaisella menettelyllä organisaation rautatieliikennetoimintaan liittyviä riskejä tunnistetaan? - Miten riskejä arvioidaan? A.2 On olemassa menettelyt riskinhallintatoimenpiteiden kehittämiseksi ja toteuttamiseksi. - Miten riskienhallintatoimenpiteitä kehitetään? - Miten riskienhallintatoimenpiteiden toteuttaminen järjestetään? A.3 On olemassa menettelyt riskinhallintajärjestelyjen tuloksellisuuden valvomiseksi ja vaadittavien muutosten toteuttamiseksi. - Miten arvioidaan ovatko riskienhallintajärjestelyt toimivia, tehokkaita ja oikein kohdennettuja? - Mihin tietoon tuloksellisuuden valvominen perustuu? - Milloin on tarve tehdä muutoksia riskienhallintajärjestelyihin? A.4 On olemassa menettelyt, joilla voidaan tunnistaa tarve tehdä yhteistyötä muiden tahojen kanssa (esimerkiksi infrastruktuurin haltija, rautatieyritykset, valmistaja, huoltopalvelujen tarjoaja, kunnossapidosta vastaava yksikkö, raideliikenteen kalustoyksikön haltija, palvelujen tarjoaja ja hankintayksikkö) tarpeen mukaan asioissa, joissa niillä on yhteisiä rajapintoja, jotka todennäköisesti haittaavat riskinhallintatoimenpiteiden toteuttamista, direktiivin 2004/49/EY 4 artiklan 3 kohdan mukaisesti. - Mitä rajapintoja rataverkon haltijan (rautatietoiminnan) toimintaympäristöön liittyy? - Miten tunnistetaan toimintaympäristön muutokset, jotka johtavat tarpeeseen tehdä yhteistyötä uusien toimijoiden kanssa riskienhallinnassa? A.5 On olemassa menettelyt sovittuun dokumentointiin ja viestintään asianomaisten tahojen kanssa, mukaan lukien kunkin osallisena olevan organisaation roolien ja vastuiden yksilöinti ja tiedonvaihtotapojen erittelyt. - Miten yhteistyö riskienhallinnannassa muiden toimijoiden kanssa on järjestetty? - Miten keskinäinen yhteydenpito on järjestetty? - Millaisista asioista organisaatio itse on vastuussa ja mistä muut toimijat ovat vastuussa riskienhallintaan liittyen? - Onko olemassa sopimuksia yhteisestä riskienhallinnasta? - Tähän arviointiperusteen liittyviä asioita (tiedonvaihtotapoja) käsitellään myös arviointiperusteessa O.3. A.6 On olemassa menettelyt näiden järjestelyjen tuloksellisuuden valvomiseksi ja vaadittavien muutosten toteuttamiseksi. - Tämä arviointiperuste käsittelee samoja asioita kuin arviointiperuste A.3. painottuen rajapintoihin

9 Ohje 9 (24) liittyvään riskienhallintaan. B. KUNNOSSAPITOON JA MATERIAALIEN TOIMITUKSEEN LIITTYVÄ RISKINHALLINTA Miten infrastruktuurin asianmukainen kunnossapito varmistetaan? B.1 On olemassa menettelyt, joilla turvallisuuteen liittyvästä tiedosta voidaan johtaa kunnossapitovaatimuksia/-standardeja/ -menettelyjä. - Millaisiin tietoihin kunnossapidon kehittäminen perustuu? - Miten tietoja hyödynnetään kunnossapidon kehittämisessä? - Kunnossapidolla viitataan tässä rautatieinfrastruktuurin kunnossapitoon. B.2 On olemassa menettelyt, joilla kunnossapitovälejä voidaan mukauttaa suoritetun palvelun tyypin ja laajuuden mukaan. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, minkä tyyppisiä muutoksia organisaation rautatietoiminnassa voi tapahtua. - Miten mahdolliset muutokset organisaation rautatietoiminnan tyypissä tai laajuudessa huomioidaan kunnossapidon kehittämisessä? B.3 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että kunnossapitovastuu on selvästi määritelty siten, että kunnossapitotyöpaikkojen pätevyysvaatimukset on yksilöity ja asianmukaiset vastuutasot määritetty. - Mikä taho on vastuussa kunnossapidosta? - Mistä kunnossapidon vastuut käyvät ilmi? - Miten varmistetaan, että kunnossapitäjät ovat päteviä tehtäväänsä? - Asiaa kannattaa lähestyä pohtimalla, millaisia pätevyysvaatimuksia ja vastuita organisaatio on asettanut asiaankuuluville tehtäville B.4 On olemassa menettelyt, joilla kerätään tietoja päivittäisen toiminnan toimintahäiriöistä ja vioista ja raportoidaan niistä kunnossapidosta vastaaville tahoille. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, millaisista asioista tietoa kerätään kunnossapitoon liittyen? - Miten tietoja kerätään? - Miten tiedot raportoidaan kunnossapidosta vastaavalle taholle? - Tähän arviointiperusteeseen liittyviä asioita käsitellään myös arviointiperusteessa Q.1. B.5 On olemassa menettelyt, joilla voidaan havaita vioista ja rakenteiden puutteista tai toimintahäiriöistä johtuvia riskejä koko elinkaaren ajan ja raportoida niistä asianomaisille osapuolille. - Miten vioista, rakenteiden puutteista tai toimintahäiriöistä johtuvia riskejä tarkkaillaan jatkuvasti? - Miten ilmenneistä riskeistä raportoidaan eteenpäin kunnossapidosta vastaaville tahoille? B.6 On olemassa menettelyt, joilla voidaan tarkistaa kunnossapitotoiminnan taso ja tulokset ja valvoa niitä sen varmistamiseksi, että ne noudattavat yrityksen standardeja. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, millaisia standardeja/vaatimuksia organisaatiolla on kunnossapidolle?

10 Ohje 10 (24) - Miten varmistetaan, että kunnossapidon taso vastaa kunnossapidon vaatimuksia? C. ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÖÖN JA TOIMITTAJIEN VALVONTAAN LIITTYVÄ RISKINHALLINTA Miten hakija tunnistaa, arvioi ja kontrolloi alihankkijoiden käyttöön liittyviä riskejä? C.1 On olemassa menettelyt, joilla voidaan varmistaa alihankkijoiden ja toimittajien pätevyys. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, missä rautatiejärjestelmään liittyvissä tehtävissä organisaatio käyttää alihankkijoita ja millaiset pätevyysvaatimukset rataverkon haltijalla on rautatietoimintaan liittyville alihankkijoille? C.2 On olemassa menettelyt, joilla voidaan tarkistaa kaikkien joko alihankkijan tai toimittajan toimittamien sopimusperusteisten palvelujen ja tuotteiden turvallisuustaso ja tulokset ja valvoa niitä, jotta voidaan varmistaa, että ne noudattavat sopimuksessa vahvistettuja ehtoja. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, millaisia vaatimuksia on alihankkijoilta tilatuille töille ja millaisista palveluista sopimuksia on tehty? - Miten töiden tuloksia ja turvallisuutta seurataan? - Miten sopimukset huomioidaan seurannassa? C.3 Rautateiden turvallisuuskysymyksiin liittyvät vastuut ja tehtävät on määritelty selkeästi, niistä on tiedotettu ja ne on jaettu sopimuspuolten ja kaikkien muiden asianomaisten osapuolten kesken. - Mitkä tehtävät organisaatiossa liittyvät rautateiden turvallisuuteen? - Mitä alihankkijaosapuolia liittyy rautateiden turvallisuusasioihin liittyvien tehtävien suorittamiseen ja miten vastuut on jaettu rataverkon haltijan ja näiden alihankkijoiden kesken? - Tähän arviointiperusteeseen liittyviä asioita käsitellään myös arviointiperusteessa F.3. C.4 On olemassa menettelyt turvallisuuteen liittyvien asiakirjojen ja sopimusten jäljitettävyyden varmistamiseksi. - Millainen dokumentoinnin hallintajärjestelmä organisaatiolla on? - Millaiset dokumentit organisaatiossa tulkitaan turvallisuuteen liittyviksi? - Tähän arviointiperusteeseen liittyviä asioita käsitellään myös arviointiperustekategoriassa P. C.5 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että alihankkija tai toimittaja suorittaa turvallisuuteen liittyvät tehtävät, mukaan lukien turvallisuuteen liittyvien tietojen vaihto, sopimuksessa vahvistettuja ehtoja noudattaen. - Asiaa voi lähestyä pohtimalla, millaisia alihankintasopimuksia on tehty, mitä niissä on sovittu ja millaisista tehtävistä sopimuksissa on kyse? - Miten alihankintatyötä ja sen tuloksia valvotaan? - Miten varmistetaan, että turvallisuuteen liittyviä tietoja vaihdetaan rataverkon haltijan ja alihankkijan välillä siten, että molemmilla on käytössään ajantasaiset ja oikeat tiedot?

11 Ohje 11 (24) D. RAUTATIEJÄRJESTELMÄN ULKOPUOLISTEN OSAPUOLTEN TOIMISTA JOHTUVAT RISKIT D.1 On olemassa menettelyt, joilla voidaan havaita rautatiejärjestelmän ulkopuolisten osapuolten aiheuttamat mahdolliset riskit, silloin kun se on tarkoituksenmukaista ja kohtuullista. - Kategorian D arviointiperusteet ovat käytännössä samoja kuin arviointiperusteet A.1, A.2 ja A.3. D kategorian arviointiperusteet painottavat rautatiejärjestelmän ulkopuolisten toimijoiden (esimerkiksi tasoristeysten käyttäjät) aiheuttamien riskien huomioimista. - Mitä rautatiejärjestelmän ulkopuolisia tahoja/tekijöitä organisaatio huomioi riskienhallinnassaan? - Miten rautatiejärjestelmän ulkopuolisia tahoja/tekijöitä huomioidaan riskienhallinnassa? D.2 On olemassa menettelyt sellaisten riskinhallintatoimenpiteiden laatimiseksi, joilla voidaan lieventää D.1 kohdassa yksilöityjä riskejä hakijan vastuiden suhteen. D.3 On olemassa menettelyt D.2 kohdassa yksilöityjen toimenpiteiden tuloksellisuuden valvomiseksi ja tarvittavien muutosten toteuttamiseksi. E. TURVALLISUUSJOHTAMISJÄRJESTELMÄN DOKUMENTOINTI Turvallisuusjohtamisjärjestelmän kuvauksen tulee olla riittävä suhteessa hakijan organisaation toiminnan luonteeseen ja laajuuteen. E.1 On olemassa toiminnan kuvaus, josta käy selvästi ilmi toiminnan tyyppi, laajuus ja riski. - Millaista toimintaa organisaatio harjoittaa? - Mikä on rautatietoiminnan rooli organisaation toiminnassa? - Millaista rautatietoimintaa organisaatio harjoittaa? - Kuljetetaanko rataverkon haltijan rataverkolla vaarallisia aineita? - Kuinka laajaa on organisaation rautatietoiminta? Esimerkiksi liikennöinnin volyymi, rataverkon kuvaus. - Millaisia riskejä organisaation rautatietoimintaan liittyy? E.2 On olemassa turvallisuusjohtamisjärjestelmän rakenteen kuvaus, joka sisältää muun muassa roolien ja vastuiden jakamisen. E.3 On olemassa direktiivin 2004/49/EY 9 artiklassa ja liitteessä III edellytettyjen turvallisuusjohtamisjärjestelmän menettelyjen kuvaus, joka vastaa suoritettavien palvelujen tyyppiä ja laajuutta. - Arviointiperusteiden E.2 ja E.3 hyväksyntä on riippuvainen kaikkien muiden arviointiperusteiden täyttymisestä. Kyseiset arviointiperusteet eivät sinällään tuo muiden arviointiperusteiden rinnalle lisävaatimuksia, vaan ovat luonteeltaan enemmänkin kokoavia perusteita. E.4 Turvallisuuden kannalta olennaiset menettelyt ja tehtävät on lueteltu ja kuvailtu lyhyesti. - Turvallisuuteen liittyvillä tehtävillä tarkoitetaan lain rautatiejärjestelmän liikenneturvallisuustehtävistä (1664/2009) 5 :n mukaisia tehtäviä sekä muita tehtäviä, jotka organisaatio määrittelee rautatiejärjestelmän turvallisuuden kannalta olennaiseksi. - Mitkä tehtävät organisaatiossa tulkitaan rautatieturvallisuuteen liittyviksi? - Millaisia nämä tehtävät ovat?

12 Ohje 12 (24) F. VASTUIDEN JAKO F.1 On olemassa kuvaus siitä, kuinka varmistetaan turvallisuusjohtamisjärjestelmän toimien koordinointi koko organisaatiossa, mikä perustuu osoitettuun tietämykseen ja päävastuuseen johtotasolla. - Kenellä on organisaatiossa ylin vastuu turvallisuusjohtamisjärjestelmästä ja sen prosesseista? - Miten hallinnointi käytännössä on hoidettu? F.2 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöstöllä, jolle organisaatiossa on delegoitu vastuita, on tehtäviensä suorittamiseen vaadittava toimivalta, pätevyys ja asianmukaiset resurssit. - Kenellä on organisaatiossa turvallisuuteen liittyviä vastuualueita? - Miten varmistetaan, että turvallisuudesta vastaavilla henkilöillä on riittävä pätevyys sekä tarpeeksi toimivaltaa ja resursseja? - Mihin turvallisuudesta vastaavien henkilöiden pätevyys perustuu? F.3 Turvallisuuteen liittyvät vastuualueet ja vastuiden jako niihin liittyvien erityisten toimintojen suhteen, yhdessä niiden rajapintojen kanssa, on määritelty selkeästi. - Miten organisaatiossa on määritelty: o turvallisuuteen liittyvät vastuualueet? o turvallisuuteen liittyvien toimintojen vastuiden jako? o turvallisuuteen liittyvien vastuiden yhtymäkohdat? F.4 On olemassa menettely sen varmistamiseksi, että turvallisuuteen liittyvät tehtävät on määritelty selkeästi ja delegoitu asianmukaisen pätevyyden omaavalle henkilöstölle. - Millaisia pätevyyksiä turvallisuuteen liittyvät tehtävät edellyttävät? - Miten varmistetaan, että henkilökunnan edustajat, joilla on turvallisuuteen liittyviä tehtäviä, ovat tehtävien suorittamiseen päteviä? - Arviointiperusteissa N.1 ja N.2 käsitellään pätevyyksiä laajemmin. G. JOHDON TOIMESTA TAPAHTUVAN VALVONNAN VARMISTAMINEN ERI TASOILLA G.1 On olemassa kuvaus siitä, kuinka kuhunkin turvallisuuteen liittyvään menettelyyn liittyvät vastuut jaetaan koko organisaatiossa. - Mitkä ovat turvallisuuteen liittyviä menettelyitä organisaatiossa ja miten niiden vastuut on jaettu? - Arviointiperusteeseen liittyviä asioita käsitellään myös kategorian F arviointiperusteissa. G.2 On olemassa menettely, jolla esimiesketju valvoo säännöllisesti tehtävien suorittamista ja jolla sen on puututtava asiaan, jos tehtäviä ei hoideta kunnolla. - Mitä ovat turvallisuusjohtamisjärjestelmän piiriin kuuluvat tehtävät? - Miten valvotaan turvallisuusjohtamisjärjestelmän piiriin kuuluvien tehtävien suorittamista? - Miten menetellään, jos tehtävien suorittamisessa havaitaan puutteita? G.3 On olemassa menettely, jolla havaitaan ja hallitaan muiden johtamistoimien vaikutuksia turvallisuusjohtamisjärjestelmään. - Mikä on turvallisuusjohtamisjärjestelmän suhde organisaation muihin johtamistoimintoihin?

13 Ohje 13 (24) - Miten varmistetaan, että turvallisuusjohtamisjärjestelmä on osa organisaation muuta johtamista? G.4 On olemassa menettelyt, joilla henkilöt, joilla on jokin rooli turvallisuusjohtamisessa, pidetään vastuussa tekemisistään. - Miten varmistetaan, että henkilöt joilla on turvallisuusjohtamisjärjestelmään liittyviä vastuita kantavat vastuunsa? G.5 On olemassa menettelyt, joilla osoitetaan resursseja turvallisuusjohtamisjärjestelmään kuuluvien tehtävien hoitamiseksi. - Millaisia resursseja turvallisuusjohtamisjärjestelmä ja siihen liittyvät tehtävät vaativat? - Miten varmistetaan, että turvallisuusjohtamisjärjestelmään liittyvien tehtävien suorittamiseen ohjataan resursseja? H. HENKILÖSTÖN JA SEN EDUSTAJIEN OSALLISTAMINEN KAIKILLA TASOILLA H.1 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että henkilöstö ja sen edustajat ovat riittävän edustettuja ja heitä kuullaan määriteltäessä, ehdotettaessa, tarkasteltaessa uudelleen ja kehitettäessä sellaisten toiminnallisten menettelyjen turvallisuusnäkökohtia, jotka voivat koskea henkilöstöä. - Millaisten asioiden käsittelyssä henkilöstöä on edustettuna? - Miten varmistetaan, että henkilöstön edustajat voivat vaikuttaa turvallisuuteen liittyvien asioiden kehitykseen? H.2 Henkilöstön osallistamis- ja kuulemisjärjestelyt dokumentoidaan. I. JATKUVAN PARANTAMISEN VARMISTAMINEN Turvallisuusjohtamisjärjestelmän jatkuva parantaminen tulee varmistaa arvioimalla turvallisuusjohtamisjärjestelmän tehokkuutta toistuvien tarkastusten avulla. On olemassa menettelyt, joilla varmistetaan turvallisuusjohtamisjärjestelmän jatkuva parantaminen aina kun se on kohtuudella mahdollista; näihin on kuuluttava: a) menettelyt turvallisuusjohtamisjärjestelmän säännöllisiä, tarpeelliseksi katsottuja uudelleentarkasteluja varten; b) menettelyt niiden järjestelyjen kuvailemiseksi, joilla seurataan ja analysoidaan merkityksellistä turvallisuuteen liittyvää tietoa; c) menettelyt sen kuvailemiseksi, miten todetut puutteet korjataan; d) menettelyt sen kuvailemiseksi, kuinka pannaan täytäntöön kehitykseen ja saatuihin kokemuksiin perustuvat turvallisuusjohtamisjärjestelmän uudet säännöt; e) menettelyt sen kuvailemiseksi, kuinka sisäisten tarkastusten tuloksia käytetään turvallisuusjohtamisjärjestelmän parantamiseen. - Samankaltaisia asioita käsitellään myös kategorian S arviointiperusteissa. - Millaisella menettelyllä turvallisuusjohtamisjärjestelmän toimivuus tarkastetaan? - Kuinka usein tarkastuksia tehdään? - Mitä ovat turvallisuuteen liittyvät tiedot organisaatiossa? - Missä yhteydessä ja miten turvallisuuteen liittyviä tietoja seurataan ja analysoidaan?

14 Ohje 14 (24) - Miten turvallisuusjohtamisjärjestelmän toimintaa seurataan, miten havaitaan puutteet ja miten ongelmakohtiin puututaan? - Miten turvallisuusjohtamisjärjestelmää kehitetään? - Miten turvallisuusjohtamisjärjestelmään tehtävät muutokset jalkautetaan? J. ORGANISAATION PÄÄJOHTAJAN HYVÄKSYMÄ JA KOKO HENKILÖKUNNALLE TIEDOKSI AN- NETTU TURVALLISUUSPOLITIIKKA On olemassa asiakirja, jossa kuvaillaan organisaation turvallisuuspolitiikka ja joka on: a) saatettu koko henkilökunnan tietoon ja saataville esimerkiksi organisaation intranetin välityksellä; b) oikeassa suhteessa palvelun tyyppiin ja laajuuteen; c) organisaation pääjohtajan hyväksymä. - Miten turvallisuuspolitiikka saatetaan henkilökunnan tiedoksi? Jos turvallisuuspolitiikka on vain rataverkon hallintatyötä koskeva, riittää että se saatetaan siihen työhön osallistuvan henkilöstön tietoon. - Turvallisuuspolitiikan tulee olla suhteutettu organisaation palvelun tyyppiin ja laajuuteen. Palvelun tyypillä ja laajuudella viitataan palveluun rataverkon haltijana. - Arviointiperusteessa mainitulla pääjohtajalla viitataan rataverkon haltijana toimivan organisaation ylimpään johtoon, esimerkiksi toimitusjohtajaan tai muuhun kyseeseen tulevaan vastaavaan johtajaan. K. ORGANISAATION TURVALLISUUDEN SÄILYTTÄMISEEN JA PARANTAMISEEN LIITTYVÄT LAADULLISET JA MÄÄRÄLLISET TAVOITTEET JA NIIDEN SAAVUTTAMISEEN TARVITTAVAT SUUNNITELMAT JA MENETTELYT K.1 On olemassa menettelyt merkityksellisten turvallisuustavoitteiden määrittämiseksi oikeudellisen kehyksen mukaisesti, ja asiakirja, jossa nämä tavoitteet on esitetty. - Miten turvallisuustavoitteita kehitetään? - Millaisia organisaation turvallisuustavoitteet ovat? (Siinä tapauksessa, että tavoitteita on jo kehitetty) - Alan säännökset on hyvä huomioida turvallisuustavoitteiden kehittämisessä. Esimerkiksi valtioneuvoston asetuksen rautatiejärjestelmän turvallisuudesta ja yhteentoimivuudesta (372/2011) liite 1. K.2 On olemassa menettelyt merkityksellisten turvallisuustavoitteiden määrittämiseksi siten, että tavoitteet vastaavat suoritettavan rautatieliikennetoiminnan tyyppiä ja laajuutta sekä asiaa koskevia riskejä. - Mikä on organisaation rautatietoiminnan tyyppi ja laajuus ja miten ne huomioidaan turvallisuustavoitteiden kehittämisessä? K.3 On olemassa menettelyt, joilla voidaan säännöllisesti arvioida yleistä turvallisuustasoa suhteessa organisaation turvallisuustavoitteisiin ja jäsenvaltion tasolla vahvistettuihin turvallisuustavoitteisiin. - Miten turvallisuustavoitteiden toteutumista seurataan? - Mihin tietoihin seuranta perustuu?

15 Ohje 15 (24) - Miten toteutunutta turvallisuutta verrataan sekä organisaation omiin että yhteisiin turvallisuustavoitteisiin? K.4 On olemassa menettelyt, joilla säännöllisesti seurataan ja uudelleen tarkastellaan toiminnallisia järjestelyjä: a) keräämällä turvallisuuteen liittyvää merkityksellistä tietoa, josta voidaan johtaa turvallisuustasossa ilmeneviä kehityssuuntia ja arvioida tavoitteiden saavuttamista; b) tulkitsemalla merkityksellistä tietoa ja toteuttamalla tarvittavia muutoksia. - Arviointiperusteella on yhteys kategorian Q arviointiperusteisiin. - Millaista tietoa pidetään turvallisuuden kannalta merkittävänä? - Miten turvallisuuden kannalta merkittävää tietoa analysoidaan? - Miten varmistetaan, että turvallisuuden kannalta merkityksellisen tiedon analysoinnin tulosten perusteella voidaan tehdä tarvittavia muutoksia turvallisuuden parantamiseksi? K.5 On olemassa menettelyt, joilla rautatieyritys voi laatia suunnitelmia ja menettelyjä tavoitteidensa saavuttamiseksi. - Yleisen tason kuvaus siitä mitä organisaatiossa tehdään turvallisuustavoitteiden saavuttamiseksi. L. VOIMASSA OLEVIEN, UUSIEN JA MUUTETTUJEN TEKNISTEN JA TOIMINNALLISTEN VAATI- MUSTEN TAI MUIDEN MÄÄRÄÄVIEN EHTOJEN TÄYTTÄMISTÄ KOSKEVAT MENETTELYT Lakien, asetusten, määräysten, yhteentoimivuuden teknisten eritelmien ym. vaatimusten noudattaminen on tärkeää rautatiejärjestelmän turvallisuuden kannalta. Hakijalla tulee olla järjestelyt vaatimusten tunnistamiseksi, noudattamiseksi ja vaatimusten mukaisuuden seuraamiseksi. Kaikkien vaatimusten noudattamistapaa ei tule erikseen kuvata, sen sijaan tulee kuvata yleinen lähestymistapa asiaan. L.1 Toiminnan tyypin ja laajuuden kannalta merkityksellisten turvallisuuteen liittyvien vaatimusten osalta on olemassa menettelyt, joilla: a) yksilöidään nämä vaatimukset ja ajantasaistetaan merkitykselliset menettelyt vastaamaan niihin tehtyjä muutoksia (muutoksenhallinta); b) pannaan ne täytäntöön; c) valvotaan niiden noudattamista; d) ryhdytään toimiin, jos havaitaan, että niitä ei noudateta. - Miten tunnistetaan toimintaan liittyvät vaatimukset ja säädökset? - Miten toimintaa koskevien vaatimusten ja säädösten muutoksia seurataan? - Miten valvotaan, että toiminta on normien vaatimusten mukaista? - Miten reagoidaan, jos havaitaan puutteita vaatimusten noudattamisessa? L.2 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että aiottuun tarkoitukseen käytetään sopivia työntekijöitä, menettelyjä, erityisasiakirjoja, laitteita ja liikkuvaa kalustoa. - Henkilökunnan osalta asiaa käsitellään myös arviointiperusteissa N.1 ja N.2. L.3 Turvallisuusjohtamisjärjestelmässä on menettelyt sen varmistamiseksi, että kunnossapito suori-

16 Ohje 16 (24) tetaan asiaa koskevia vaatimuksia noudattaen. - Tämä arviointiperuste on yhteydessä muun muassa arviointiperusteisiin B.6, C.2 ja C.5. - Mitkä säädökset ja vaatimukset koskevat kunnossapitoa? M. MENETTELYT JA MENETELMÄT, JOTKA KOSKEVAT RISKIEN ARVIOINNIN SUORITTAMISTA JA RISKINHALLINTATOIMENPITEIDEN TOTEUTTAMISTA AINA, KUN TOIMINTAOLOSUHTEIDEN MUUTOKSESTA TAI UUDESTA MATERIAALISTA AIHEUTUU UUSIA RISKEJÄ INFRASTRUKTUU- RILLE TAI TOIMINNALLE Kaikki hakijan rautatietoimintaan liittyvät muutokset tulee huomioida riskienhallinnassa. Mikäli muutos on rautatiejärjestelmän kannalta merkittävä, tulee soveltaa CSM -riskienhallinta asetuksen (352/2009) mukaista riskienhallintamenettelyä. M.1 On olemassa johtamismenettelyt muutoksille, joita tapahtuu laitteissa, menettelyissä, organisaatiossa, henkilöstössä tai rajapinnoissa. - Riskienhallintaa käsitellään myös kategorioiden A, B, C ja D arviointiperusteissa. - Millainen muutostenhallintaprosessi hakijalla on? - Miten muutoksia tunnistetaan? - Kohdat M.1 M.3 käsittelevät merkittävän muutoksen osalta CSM -riskienhallinta asetuksen (352/2009) mukaista riskienhallintaa. Organisaatiolla on oltava menettelyt myös asetuksen soveltamisalaan kuulumattomien muutosten hallintaan. Asetuksen soveltamisalaan kuulumattomien muutoksien hallinnassa organisaatio voi arvioida kannattaako sen noudattaa asetusta 352/2009 tietyin osin (ja mitä nämä osat olisivat). M.2 On olemassa riskien arviointimenettelyt, joilla hallitaan muutoksia ja vaadittaessa sovelletaan yhteistä turvallisuusmenetelmää riskien arviointiin komission asetuksessa (EY) N:o 352/2009 ( 3 ) vahvistetulla tavalla. - Miten tunnistettujen muutosten merkittävyyttä arvioidaan? - Miten varmistetaan CSM -riskienhallinta asetuksen mukaisen riskienhallintaprosessin soveltaminen tarvittaessa? M.3 On olemassa menettelyt, joilla riskien arvioinnin tulokset voidaan siirtää muihin menettelyihin organisaation sisällä ja asettaa ne asianomaisen henkilöstön nähtäville. - Miten varmistetaan riskien arvioinnin tulosten hyödyntäminen? - Miten henkilöstö saa käyttöönsä muutoksiin liittyvien riskienarviointien tulokset? N. SELLAISTEN HENKILÖKUNNAN KOULUTUSOHJELMIEN JA JÄRJESTELMIEN TARJOAMINEN, JOILLA VARMISTETAAN HENKILÖKUNNAN PÄTEVYYDEN YLLÄPITÄMINEN JA TEHTÄVIEN ASIANMUKAINEN SUORITTAMINEN Hakijalla tulee olla riittävät järjestelyt henkilökunnan pätevyyden hallintaan. Järjestelyiden tulee sisältää henkilökunnan valinta- ja koulutusjärjestelyt sekä menettelyt pätevyyden ylläpitoon ja pätevyyden valvontaan. N.1 On olemassa pätevyyden hallintajärjestelmä, johon sisältyy vähintään: a) turvallisuuteen liittyvien tehtävien edellyttämien tietojen ja taitojen yksilöinti;

17 Ohje 17 (24) b) valintaperiaatteet (peruskoulutustaso, vaadittava henkinen soveltuvuus ja fyysinen kunto); c) perehdyttämiskoulutus ja todistus hankitusta pätevyydestä ja taidoista; d) jatkokoulutus ja olemassa olevan pätevyyden ja taitojen säännöllinen ajantasaistaminen; e) pätevyyden säännölliset tarkastukset aina kun se on aiheellista; f) erityistoimet onnettomuuksissa/vaaratilanteissa tai kun työntekijä on pitkään pois töistä, tilanteen vaatimalla tavalla/kun se on aiheellista; g) erityinen turvallisuusjohtamisjärjestelmäkoulutus sellaiselle henkilöstölle, joka osallistuu sen varmistamiseen, että turvallisuusjohtamisjärjestelmä toimii. - Mitä ovat (rautatie)turvallisuuteen liittyvät tehtävät organisaatiossa? - Onko säädösten ja määräysten vaatimukset tunnistettu? Kategorian L arviointiperusteet käsittelevät tätä asiaa. - Miten pätevyyksiä hallinnoidaan? - Millainen pätevyyksien hallintajärjestelmä on ja mitä se sisältää? N.2 Pätevyyden hallintajärjestelmä sisältää menettelyt, joilla: a) yksilöidään toimenkuvat, jotka suorittavat turvallisuuteen liittyviä tehtäviä; b) yksilöidään toimenkuvat, joihin sisältyy velvollisuuksia turvallisuusjohtamisjärjestelmään kuuluvien toiminnallisten päätösten tekemisestä; c) edellytetään henkilöstöltä sen tehtävien edellyttämiä tarpeellisia tietoja, taitoja ja kykyjä (lääketieteellisiä ja psykologisia) ja niiden säännöllistä ajantasaistamista; d) osoitetaan pätevyyttä omaava henkilöstö vastaaviin tehtäviin; e) valvotaan, kuinka tehtäviä hoidetaan, ja suoritetaan vaadittaessa korjaavia toimia. - Mihin toimiin organisaatiossa liittyy turvallisuusjohtamisjärjestelmään liittyvien toiminnallisten päätösten tekoa? - Onko normien vaatimukset pätevyyden ylläpitämisestä tunnistettu? Kategorian L arviointiperusteet käsittelevät tätä asiaa. O. JÄRJESTELYT, JOTKA KOSKEVAT RIITTÄVIEN TIETOJEN ANTAMISTA ORGANISAATIOSSA JA TARVITTAESSA SAMAA INFRASTRUKTUURIA KÄYTTÄVIEN ORGANISAATIOIDEN VÄLILLÄ Toiminnallisten tietojen ja turvallisuusjohtamisjärjestelmään liittyvien tietojen asianmukainen jakaminen sekä organisaation sisällä että yhteistyökumppaneiden kesken on oleellinen osa riskien hallintaa. O.1 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että: a) henkilöstö tietää ja tuntee turvallisuusjohtamisjärjestelmän ja tietoa on helppo saada; ja b) turvallisuudesta huolehtivalle henkilöstölle annetaan turvallisuusjohtamisjärjestelmää koskeva asianmukainen dokumentaatio. - Miten varmistetaan, että henkilöstö tuntee turvallisuusjohtamisjärjestelmän olennaiset osat? - Ketkä (mitkä henkilöstöryhmät) kuuluvat turvallisuudesta huolehtivaan henkilöstöön? - Miten varmistetaan, että näillä henkilöillä on käytössään tarvittavat osat turvallisuusjohtamisjärjestelmää koskevasta dokumentaatiosta? O.2 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että: a) keskeinen toiminnallinen tieto on relevanttia ja voimassa olevaa;

18 Ohje 18 (24) b) henkilöstö on tietoinen sen olemassaolosta ennen kuin sitä on sovellettava; c) se on henkilöstön saatavilla ja vaadittaessa henkilöstölle annetaan siitä virallisesti jäljennökset. - Mitä ovat organisaation (rautatie)toiminnassa olennaiset toiminnalliset tiedot? - Miten varmistetaan, että tiedot ovat ajan tasalla?(arviointiperustekategoria P käsittelee tiedon hallinnointia ja dokumentointia) - Miten varmistetaan, että henkilökuntaa informoidaan olennaisista tiedoista ennen niiden soveltamista käytäntöön ja se, että tiedot ovat henkilöstön käytettävissä ja saatavilla? O.3 On olemassa järjestelyt tiedon jakamiseksi rautatieorganisaatioiden kesken. - Mitä muita rautatietoimintaan liittyviä organisaatioita huomioidaan tietojen jakamisessa? - Millaisin järjestelyin tietoa jaetaan? - Mitä tietoja jaetaan? P. MENETTELYT JA MALLIT, JOTKA LIITTYVÄT TURVALLISUUTTA KOSKEVIEN TIETOJEN DO- KUMENTOINTITAPAAN SEKÄ MENETTELYN MÄÄRÄÄMISEEN TURVALLISUUTTA KOSKEVIEN OLENNAISTEN TIETOJEN ESITTÄMISTAVAN VALVONTAA VARTEN Turvallisuuteen liittyvien tietojen hallinnointi on tärkeää turvallisuuden varmistamiseksi. Hakijan tehtävä on määrittää, mitkä tiedot ovat hakijaorganisaatiossa turvallisuuteen liittyviä tietoja. P.1 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki merkityksellinen turvallisuutta koskeva tieto on täsmällistä, kattavaa, johdonmukaista, helppotajuista, riittävän ajantasaista ja asianmukaisesti dokumentoitua. - Mitkä tiedot ovat turvallisuuteen liittyviä tietoja organisaatiossa? - Millainen tiedonhallintajärjestelmä organisaatiolla on? - Miten tiedon laatu ja ymmärrettävyys on varmistettu? P.2 On olemassa menettelyt: a) kaiken merkityksellisen turvallisuutta koskevan dokumentaation muotoiluun, tuottamiseen, jakeluun ja muutosten hallintaan; b) kaiken paperilla toimitettavan tai muista rekisteröintijärjestelmistä peräisin olevan merkityksellisen dokumentaation/tiedon vastaanottamiseen, keräämiseen ja säilyttämiseen. P.3 On olemassa menettely turvallisuutta koskevien olennaisten tietojen esittämistavan valvontaa varten. - Miten turvallisuutta koskevia olennaisia tietoja ja niiden muutoksia hallitaan?

19 Ohje 19 (24) Q. MENETTELYT, JOILLA VARMISTETAAN ONNETTOMUUKSISTA, VAARATILANTEISTA, LÄHEL- TÄ PITI -TILANTEISTA JA MUISTA VAARALLISISTA TAPAHTUMISTA ILMOITTAMINEN, NIIDEN TUTKINTA JA ANALYSOINTI SEKÄ TARVITTAVIEN EHKÄISEVIEN TOIMENPITEIDEN TOTEUT- TAMINEN Turvallisuuspoikkeamat tulee kirjata, tutkia ja niiden perusteella tulee kehittää organisaation toimintaa. Hakijan tulee myös olla valmis raportoimaan onnettomuuksista viranomaisille ja tarvittaessa reagoida viranomaisilta tuleviin suosituksiin. Q.1 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että onnettomuuksista, vaaratilanteista, läheltä piti -tilanteista ja muista vaarallisista tapahtumista: a) ilmoitetaan, ne kirjataan, tutkitaan ja analysoidaan; b) ilmoitetaan asiaa koskevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kansallisille elimille. - Miten poikkeamista raportoidaan? - Millaisista tilanteista raportoidaan? - Millainen poikkeamien käsittelyprosessi on? - Miten poikkeamia tutkitaan? - Millaiset poikkeamat raportoidaan viranomaisille? - Mille viranomaisille poikkeamat raportoidaan? - Miten poikkeamat raportoidaan viranomaisille? Q.2 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että: a) kansallisen turvallisuusviranomaisen, kansallisen tutkintaelimen ja alan/sisäisen tutkinnan suositukset arvioidaan ja toteutetaan, jos se on aiheellista, tai annetaan toimeksi; b) merkitykselliset raportit/tiedot muilta rautatieyrityksiltä, infrastruktuurin haltijoilta, kunnossapidosta vastaavilta yksiköiltä ja raideliikenteen kalustoyksikön haltijoilta pannaan merkille ja otetaan huomioon. - Miten varmistetaan, että Onnettomuustutkintakeskuksen suositukset huomioidaan silloin kun se on aiheellista? Q.3 On olemassa menettelyt, joilla onnettomuuksien, vaaratilanteiden, läheltä piti -tilanteiden ja muiden vaarallisten tapahtumien tutkintaan tai syihin liittyviä merkityksellisiä tietoja voidaan käyttää oppimiseen ja vaadittaessa ehkäisevien toimenpiteiden vahvistamiseen. - Miten poikkeamia ennalta ehkäiseviä toimenpiteitä kehitetään ja sovelletaan käytäntöön? R. HÄTÄTILANTEESSA NOUDATETTAVAT TOIMINTA-, HÄLYTYS- JA TIEDOTUSSUUNNITELMAT, JOISTA SOVITAAN YHDESSÄ ASIASTA VASTAAVIEN VIRANOMAISTEN KANSSA Hakijalla tulee olla toimintasuunnitelmat hätätilanteiden varalle. R.1 On olemassa asiakirja, jossa yksilöidään kaikentyyppiset hätätilanteet, mukaan lukien vajaatoimintatila, ja on olemassa menettelyt uusien tyyppien yksilöimiseksi. - Millaisia mahdollisia hätätilannetyyppejä on tunnistettu? - Miten tunnistetaan mahdollisesti ilmeneviä uusia hätätilannetyyppejä? R.2 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että kunkin yksilöidyn hätätilannetyypin sattuessa:

20 Ohje 20 (24) a) hätäpalveluihin voidaan ottaa pikaisesti yhteys; b) hätäpalveluille annetaan kaikki merkityksellinen tieto sekä etukäteen, jotta ne voivat valmistella toimiaan, että hätätilanteen aikana. - Miten viestintä on järjestetty hätätilanteita varten? - Millaista yhteistyötä pelastusviranomaisten kanssa tehdään hätätilanteiden varalle? R.3 Kaikkien osapuolten roolit ja vastuut on yksilöity ja vahvistettu asiakirjassa. - Mitä osapuolia mahdollisesti on mukana hätätilanteiden hallinnassa? (Esimerkiksi rataverkon haltija, rautatieyritys, pelastuslaitos) - Miten toiminnan vastuut ja roolit on jaettu näiden osapuolten kesken? - Onko hakijalla olemassa esimerkiksi varautumis-/pelastussuunnitelmaa, jossa roolit ja vastuut on jaettu? R.4 On olemassa toiminta-, hälytys- ja tiedotussuunnitelmat, joihin sisältyvät: a) menettelyt kaiken sellaisen henkilöstön hälyttämiseksi, jolla on vastuuta hätätilanteiden hoitamisesta; b) järjestelyt näiden menettelyjen ilmoittamiseksi kaikille osapuolille, mukaan lukien matkustajien hätätilanneohjeet; c) järjestelyt yhteyden ottamiseksi välittömästi toimivaltaiseen henkilöstöön, jotta se voi tehdä vaadittavat päätökset. - Ketkä rataverkon haltijan henkilöt ovat vastuullisia hätätilanteiden hallinnassa? - Miten vastuullisille henkilöille annetaan hälytys hätätilannetapauksissa? - Mitä ovat olennaiset osapuolet/viranomaiset hätätilannetapauksissa? R.5 On olemassa asiakirja, jossa kuvaillaan, kuinka on jaettu voimavaroja ja keinoja ja yksilöity koulutusvaatimuksia. - Miten varmistetaan, että hätätilanteisiin varautumiseen on resursseja? - Millaista koulutusta vaaditaan hätätilanteiden varalle? Kenellä tätä osaamista tulee olla? R.6 On olemassa menettelyt normaalien toimintaolosuhteiden palauttamiseksi mahdollisimman pian. - Mitä ovat normaalit toimintaolosuhteet? - Miten varmistetaan, että toimintaa on turvallista jatkaa hätätilanteen jälkeen? - Miten toimintaolosuhteet pyritään normalisoimaan poikkeamatilanteen jälkeen? R.7 On olemassa menettelyt hätäsuunnitelmien testaamiseen yhteistyössä muiden osapuolten kanssa henkilöstön kouluttamiseksi, menettelyjen testaamiseksi, heikkojen kohtien havaitsemiseksi ja sen tarkastamiseksi, miten mahdolliset hätätilanteet hoidetaan. - Järjestääkö organisaatio harjoituksia hätätilanteiden varalle? - Osallistuuko organisaatio muiden tahojen järjestämiin hätätilanneharjoituksiin? - Millaisista harjoituksista on kyse? - Onko käytössä muita menettelyjä hätätilannetoiminnan osaamisen kehittämiseksi? - Millaisia nämä muut menettelyt ovat?

21 Ohje 21 (24) R.8 On olemassa menettelyt hätäsuunnitelmien koordinoimiseksi sellaisten rautatietyritysten kanssa, jotka käyttävät organisaation infrastruktuuria ja mitä tahansa muuta infrastruktuuria, jonka kanssa sillä on rajapinta. - Millaista yhteistyötä organisaatio tekee muiden toimijoiden kanssa onnettomuuksien varalle tehtävien toimintaohjeiden kehittämiseksi? - Mitä osapuolia yhteistyössä on mukana? - Onko muiden toimijoiden kanssa tehty sopimuksia rajapintoihin liittyvien vastuiden jaosta? R.9 On olemassa järjestelyt, joilla toiminta ja rautatieliikenne voidaan tarvittaessa pysäyttää nopeasti, ja tiedottaa suoritetuista toimista kaikille asianosaisille osapuolille. - Millaisessa tilanteessa on tarve liikennöinnin pysäyttämiseen? - Kuka päättää/arvioi, milloin liikenne tulee pysäyttää? - Mitä kaikkia toimijoita informoidaan liikenteen pysäyttämisestä? - Miten varmistetaan tiedon kulku? S. MÄÄRÄYKSET, JOTKA KOSKEVAT TURVALLISUUSJOHTAMISJÄRJESTELMÄN SÄÄNNÖLLISTÄ SISÄISTÄ TARKASTUSTA Hakijaorganisaation tulee tehdä sisäisiä tarkastuksia, joilla pyritään varmistamaan turvallisuusjohtamisjärjestelmän jatkuva parantaminen? Sisäisillä tarkastuksilla tarkoitetaan tässä yhteydessä menettelyjä, joilla arvioidaan turvallisuusjohtamisjärjestelmän riittävyyttä ja toimivuutta. S.1 On olemassa sisäinen tarkastusjärjestelmä, joka on riippumaton ja puolueeton ja joka toimii läpinäkyvästi. - Mistä vaiheista sisäinen tarkastus koostuu? - Miten sisäisten tarkastusten riippumattomuus varmistetaan? S.2 On olemassa suunnitelmallinen sisäisten tarkastusten aikataulu, jota voidaan tarkistaa riippuen aikaisempien tarkastusten ja suoritustason valvonnan tuloksista. - Millainen sisäisten tarkastusten aikataulu on? - Miten aikataulua voidaan muokata tarpeen vaatiessa? S.3 On olemassa menettelyt, joilla yksilöidään ja valitaan sopivan pätevyyden omaavat tarkastajat. - Miten sisäisen tarkastuksen suorittajat valitaan ja millaista pätevyyttä heiltä vaaditaan? S.4 On olemassa menettelyt, joilla: a) analysoidaan ja arvioidaan tarkastusten tuloksia; b) suositellaan jatkotoimenpiteitä; c) seurataan toimenpiteiden tuloksellisuutta; d) dokumentoidaan tarkastusten suorittaminen ja tulokset. - Miten sisäisten tarkastusten tuloksia hyödynnetään? S.5 On olemassa menettelyt sen varmistamiseksi, että johtoportaan ylemmät tasot ovat tietoisia tarkastusten tuloksista ja ottavat yleisen vastuun turvallisuusjohtamisjärjestelmän muutosten to-