Jalostustarkastuksen järjestämisohjerunko

Transkriptio

1 Jalostustarkastuksen järjestämisohjerunko Jalostustoimikunta Versiohistoria 11/2007 luonnos Oili Helenius 03/2011 vs. 1 Jalostustoimikunta

2 Sisältö 1 Yleistä Jalostustarkastuksen anominen Tarkastajat Tarkastajien valinta Tarkastajien kutsuminen ja yhteydenpito Tarkastajien kustannukset Henkilöstö Järjestelytoimikunta Sihteerit Valokuvaaja Kanttiini ja kanttiinivastaava Tarkastuspaikka ja tarvittava varustus Tarkastuskehän varustelu Toimiston varustelu Valokuvaajan toimipisteen varustelu Dokumentointi Talousarvio Tarkastuskutsu/ -ilmoitus Luvat Aikataulu Luettelo Tarkastuslomakkeet Excel-arvostelulomake Paperilomake Tarkastuksesta tiedotetaan lisäksi seuraavia tahoja Kunniakirjat ja muistolahjat Ilmoittautuminen Ilmoittautumistapa Ilmoittautumisessa annettavat tiedot Ilmoittautumisten vastaanotto Ilmoittautumisvahvistus Ilmoittautumismaksun palauttaminen Luku: Sisältö 1

3 7.6 Valokuvauksesta Tulospalvelu Kanttiini Tarkastuksen kuvaus Edellisenä iltana Tarkastuspäivänä Tarkastustapahtuman jälkeen Mallit ja tiedostopohjat Luku: Sisältö 2

4 1 Yleistä Länsigöötanmaanpystykorvat - Västgötaspetsen ry järjestää jalostustarkastuksia rodun jalostuksen tukemiseksi. Jalostustarkastuksen järjestää Länsigöötanmaanpystykorvat ry:n jalostustoimikunta itse tai paikallisen alajaoston tai muun vastaavan ryhmittymän avustuksella. Tarkastuksia järjestetään tarpeen mukaan, kuitenkin vähintään joka toinen vuosi. Jalostustarkastusten järjestämisestä on päätetty yhdistyksen kunkin vuoden toimintasuunnitelmassa ja mahdollisesti myös rodun Jalostuksen Tavoiteohjelmassa (JTO). Tarkastuksia voidaan järjestää myös toimintasuunnitelmasta poikkeavalla tiheydellä, ja niistä päättää aina yhdistyksen johtokunta jalostustoimikunnan esityksestä. On toivottavaa, että jalostustarkastuksia järjestettäisiin eri puolilla maata siten, että mahdollisimman monella olisi mahdollisuus osallistua kohtuullisella matkustamisella. 2 Jalostustarkastuksen anominen Yhdistyksen johtokunta päättää tarkastuksen järjestämisestä jalostustoimikunnan esityksen perusteella. Anomuksen jalostustarkastuksen järjestämisestä voi tehdä kuka tahansa yhdistyksen jäsen. Anomus toimitetaan yhdistyksen jalostustoimikunnan yhteyshenkilölle järjestämisvuotta edeltävän vuoden elokuun loppuun mennessä (seuraavan vuoden tammi-kesäkuussa pidettävät tarkastukset) ja kuluvan vuoden helmikuun loppuun mennessä (heinä-joulukuussa pidettävät) tarkastukset. Jalostustarkastuksen pitoajankohta määräytyy jalostustarkastuksen järjestäjien ja tarkastajan/tarkastajien aikataulun mukaan, kuitenkin niin että tarkastuksen järjestäminen olisi mielekästä ja kustannustehokasta. Anomuksessa tulee olla tieto järjestäjätahosta ja järjestämään lupautuneista henkilöistä, tapahtumapaikasta, arvio tarkastettavien koirien määrästä perusteluineen (tavoite: koiraa / yksipäiväinen tarkastus, koiraa / kaksipäiväinen tarkastus) ja alustava budjetti (jalostustarkastuksen budjettipohja.xls). 3 Tarkastajat 3.1 Tarkastajien valinta Jalostustoimikunta valitsee tarkastajan/tarkastajat. Rodun kotimaassa käytetään yhtä tarkastajaa, jolloin hänellä on apunaan sihteeri kirjausten tekemistä varten. Suomessa on pitkään käytetty kahta ruotsalaista tarkastajaa, jotka suorittavat tarkastuksen keskenään ilman sihteeriä. Tarkastaja ei voi arvioida omistamaansa tai kasvattamaansa koiraa, eikä toimia tarkastuksen sihteerinä. Luku: 0BYleistä 1

5 3.2 Tarkastajien kutsuminen ja yhteydenpito Jalostustoimikunta on yhteyksissä jalostustarkastajiin. Saatuaan heiltä varmistuksen tulostaan puhelimitse tai sähköpostitse, jalostustoimikunta lähettää heille viralliset kutsut. Paikallisen järjestäjän ei tule olla yhteydessä jalostustarkastajaan ennakkoon. Virallisen kutsun jälkeen yhteydenpito tulee hoitaa paikallisen järjestäjän toimesta mikäli mahdollista. Tärkeää on kuitenkin se, että yhteydenpidon ja kaiken sopimisen hoitaa yksi ja sama taho. Kun tarkastajat on virallisesti kutsuttu, ei heitä saa peruuttaa ellei ilmoitettu koiramäärä anna siihen aihetta. Ensi-sijaisesti peruutetaan ulkomainen tarkastaja. Peruutus voidaan tehdä, mikäli arvosteltavaksi ilmoitettujen koirien määrä on pienempi kuin kymmenen (10) / yksipäiväinen tarkastus tai kaksikymmentä (20) / kaksipäiväinen tarkastus. Tarkastajan peruuttamisen suorittaa sama taho, joka lähetti kutsun. 3.3 Tarkastajien kustannukset Sovittu henkilö joko järjestäjätahosta tai jalostustoimikunnasta sopii tarkastajan kanssa hänen matkajärjestelyistään ja kustannusten korvauksista. Tarkastajien matka- ja muut kulut korvataan Kennelliiton kulloinkin voimassa olevan matkustussäännön mukaisesti. Ilmoittautumisajan päätyttyä tulee yhteyshenkilön ilmoittaa tarkastajille heidän arvosteltavakseen saapuvien koirien lukumäärä. Tarkastuksen järjestäjätaho huolehtii tarkastajien noutamisesta lentokentältä tai vastaavasta ja tuo heidät varaamaansa majoitukseen mikäli ei ole sovittu, että he saapuvat paikalle omin neuvoin. Joka tapauksessa järjestäjän taholta on huolehdittava, että joku on vastaanottamassa ja toivottamassa tervetulleeksi tarkastajat. Majoitus on järjestettävä yhden hengen huoneessa vähintään 3-tähden hotellissa, jollei ole muusta sovittu. Mahdollisista huonepalvelukuluista sekä puhelinkuluista hotellissa vastaa kukin tarkastaja itse. Jalostustarkastuksen järjestäjätahon on huolehdittava siitä, että tarkastajille on varattu kummihenkilö, joka vastaa hänen huolenpidostaan tarkastuksen ulkopuolella ja on tarvittaessa tavoitettavissa puhelimitse. 4 Henkilöstö Järjestäjätahon tulee mahdollisuuksiensa mukaan käyttää tapahtumapaikkaa lähellä olevia henkilöitä. 4.1 Järjestelytoimikunta Kun jalostustarkastuksen järjestäminen on myönnetty järjestäjätaholle, nimetään vastuullinen järjestelytoimikunta, johon kuuluvat ainakin seuraavat roolit: Jalostustoimikunnan jalostustarkastusyhteyshenkilö, joka vastaa yhteydenpidosta jalostustoimikunnan ja johtokunnan kanssa puheenjohtaja, järjestelyvastaava, joka vastaa yleisorganisaatiosta ja tarkastuksessa tarvittavista tarvikkeista. sihteeri, joka kirjaa toimikunnan kokouspöytäkirjat sekä vastaanottaa ilmoittautumiset ja huolehtii luettelosta sekä tarvittavista lomakkeista ja toimistosta, nimeten tarvittaessa erikseen vas- Luku: 3BHenkilöstö 2

6 tuuhenkilön toimistoa varten. Sihteeri huolehtii myös toimikunnan kirjeenvaihdosta eri viranomaisten kanssa sekä selvittää päivystävän eläinlääkärin tarkastuspäivinä. talousvastaava, joka huolehtii talousarviosta sekä laskujen maksatuksesta yhdessä yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa. toimistovastaava, joka huolehtii siitä, että paikalla on tarvittava määrä tietokoneita, kopiokoneita, muistiinpanovälineitä ym. toimiston varustelulistassa mainittuja välineitä. kenttävastaava, joka vastaa paikasta, erityisesti pysäköinti, WC-tilat, koirien vastaanotto sekä kehien rakentaminen ja varustus kanttiinivastaava, joka vastaa tarjoilusta tämän lisäksi tarvittava määrä muita avustavia henkilöitä. Erityisesti huomioitava erilaisten tarvikkeiden hankinnasta ja kuljetuksesta, tarkastajien ja kehähenkilökunnan kuljetuksesta jne. vastaavat henkilöt. Toimihenkilöille tehdään nimikyltit, joiden avulla heidät on helppo tunnistaa järjestelytoimikunnan jäseniksi. Sama henkilö voi hoitaa useamman näistä rooleista. 4.2 Sihteerit Järjestävän tahon tulee varata paikalle riittävä määrä sihteeristöä. Tarkastajien apuna olevan sihteerin tarpeesta keskustellaan tarkastajien kanssa, sillä kahden tarkastajan systeemillä ei välttämättä tarvita kirjaavaa sihteeriä, mutta yhtä tarkastajaa käytettäessä sihteeri on välttämätön. Optimimäärä sihteeristölle on 3-4. Näistä yksi toimii tarvittaessa kirjaajana kehässä, yksi on toimistossa, yksi hoitaa juoksevia asioita kehän ja toimiston välillä ja yksi ottaa koirien ilmoittautumiset vastaan. Toimikunnan tulee käyttää ensisijaisesti lähipaikkakunnalla olevia sihteereitä. Sihteerien kulut korvataan :n kilometrikulukorvausperiaatteen mukaan. Muutoin heille on varattava sama ylläpito kuin tuomareille. Sihteeri ei saa toimia oman tai perheenjäsenensä omistaman tai kasvattaman koiran arvostelukaavakkeen täyttäjänä tai käsittelijänä. 4.3 Valokuvaaja Järjestäjätaho varaa paikalle valokuvaajan, joka kuvaa jokaisen tarkastettavan koiran. Valokuvat tulee olla Länsigöötanmanapystykorvat Västgötaspetsen ry:n omistuksessa ja niihin tulee olla muokkausoikeus. Järjestäjätaho huolehtii tekijänoikeussopimuksen tekemistä valokuvaajan ja yhdistyksen kesken (tekijänoikeussopimuksen mallipohja.doc). Valokuvaaja voi käyttää tarkastuksessa omaa välineistöään, vaikkakaan niiden käytöstä ei korvata. Valokuvauksesta kerrotaan tarkemmin luvussa 7.6. Valokuvauksesta. Luku: 3BHenkilöstö 3

7 4.4 Kanttiini ja kanttiinivastaava Mikäli paikalla tai sen välittömässä läheisyydessä ei ole paikkaa, josta voi hankkia virvokkeita ja jotain syötävää, on syytä järjestää paikalle kanttiini. Kanttiinin pito annetaan ammattitaitoiselle henkilölle ja hän kerää ympärilleen tarvitsemansa henkilöstön. Kanttiinipäälliköllä olisi hyvä olla hygieniapassi ja kokemusta kanttiinin hoidosta, vaikka kanttiini olisi hyvin pienimuotoinenkin. Kanttiinin kassa pidetään erillään tarkastuksen muusta kassasta. Kanttiinin tulee tuotoillaan peittää kulunsa. 5 Tarkastuspaikka ja tarvittava varustus Jalostustarkastuspaikka on oltava tiedossa jo tarkastusta anottaessa. Tarkastuspaikka voi olla ulkona tai sisällä tarkastusajankohta huomioiden. Paikassa on oltava rauhallinen ja tarpeeksi tilava (5m x *10m) arvostelualue o o ulkona on huomioitava, ettei nurmi saa olla liian pitkä peittäen koiran tassut sisätiloissa järjestettäessä on huomioitava, että halli on riittävän kokoinen ja valoisa eikä lattiapinta saa olla liukas. Toimistotilat, jossa on sähkö taustaltaan neutraali valokuvauspaikka riittävät pysäköintitilat, jotka sijaitsevat kohtuullisen matkan päässä tarkastuspaikasta WC-tilat koirien odotus- ja ulkoilutusalue Ulkotiloissa järjestettäessä on huolehdittava, että tarkastajilla, kehähenkilöstöllä ja yleisöllä on tarpeeksi suojaa auringonpaahteelta, tuulelta ja sateelta. Mikäli mahdollista, paikalla olisi hyvä olla internet-yhteys, jonka kautta voidaan esimerkiksi tarkastaa koirien tietoja Koiranetistä sekä rakentaa paikalle oma langaton verkko, jollei sellaista ole valmiina. Verkon kautta on helppo siirtää tiedostoja suoraan koneelta toiselle, jolloin USB-muistitikkuja ei tarvita. Mikäli tarkastukseen varattu alue on laaja, olisi suotavaa, että käytettävissä olisi äänentoistolaitteet. Yhdistyksen sihteerillä on ajan tasalla oleva omaisuusluettelo, josta selviää yhdistyksen omistamien tavaroiden sijainti. Pohjatiedostoissa on tarvikelistapohja. Luku: 4BTarkastuspaikka ja tarvittava varustus 4

8 5.1 Tarkastuskehän varustelu Kehään on varattava: käytettäessä digitaalista arvostelukaavaketta kehässä tulee olla kannettava tietokone, hiiri ja hiirimatto. Tietokoneessa tulee olla vähintään excel-ohjelma. Lisäksi tulee olla sähköä tietokoneen käyttämistä varten. normaali työpöytä vähintään kaksi tuolia tukeva ja riittävän iso trimmauspöytä (n 100x50 cm on riittävä) koirien arvostelua varten. Pöydän asettelussa on huomioitava, että sen pitää olla tulevalla alustalla eikä se saa heilua kun koira seisoo siinä. Pöydän pinnan pitää olla luistamaton, tarvittaessa käytetään esimerkiksi kokolattiamaton palaa tms. liukuestettä pöydän päällä. mitta, jolla voidaan mitata koiran korkeus, pituus ja rinnansyvyys (lainattavissa yhdistykseltä) henkilövaaka (lainattavissa yhdistykseltä) muistiinpanovälineitä käsipyyhkeitä tai käsihuuhdetta talouspaperia roskalaatikko virvokkeita, kahvia/teetä, hedelmiä ja sämpylöitä tms. pikku purtavaa tarkastajille ja sihteerille. 5.2 Toimiston varustelu Toimistossa tulee olla: käytettäessä digitaalista arvostelukaavaketta: o o kannettava tietokone, hiiri ja hiirimatto. Tietokoneessa tulee olla vähintään excelohjelma ja mielellään myös pdf-tulostusohjelma. Tietokoneessa tulee olla käyttäjällä admin-oikeus mahdollisten ohjelmien tai ajurien asentamista varten. 2 kpl muistitikkuja (vähintään 500 Mt) tulostin ja skanneri tai monitoimilaite laminointilaite ja kalvoja (A4) valkoista A4 kopiopaperia yksi pakkaus (jos ei käytetä digitaalista arvostelulomaketta tarvitaan kaksi pakkausta kopiopaperia) ensiapuvälineet päivystävän eläinlääkärin yhteystiedot Luku: 4BTarkastuspaikka ja tarvittava varustus 5

9 paksuja tusseja kartonkia teippiä ja/tai sinitarraa pakkausteippiä sakset nitoja niitin poistaja mittanauha mikrosirun lukulaite (lainattavissa yhdistykseltä) varaparistoja sirunlukijaan kakkapusseja 3-4 jatkojohtoa jatkojohtokela (25 m) koirien numerolaput (yhdistyksellä) toimihenkilöiden nimikyltit sekä muutamia tyhjiä nimikylttejä varalle. 5.3 Valokuvaajan toimipisteen varustelu Valokuvaajan toimistopisteessä tulee olla: Tietokone, hiiri ja näppäimistö (jos valokuvaaja purkaa ja valitsee valokuvat). Kuvankäsittelyohjelma, jolla voi rajata ja tehdä kuville perussäätöjä (valotus, rajaus, terävöitys). Tähän soveltuu esim. Irfan View ilmaisohjelma ( Jos valokuvaaja haluaa käyttää muuta lisenssiohjelmaa, tulee hänen hankkia ohjelmalisenssi itse. Kameran muistikortin lukija USB-muistitikku (mielellään 8-16 Gt), jos valokuvat purkaa valokuvaaja Digitaalikamera (mielellään digitaalijärjestelmäkamera) pitkällä putkella) Kaksi muistikorttia (toinen vähintään 1 Gt ja toinen vähintään 256 Mt) Kameran akut ja akkulaturi Valokuvauspisteen tule olla suhteellisen rauhallinen ja taustaltaan neutraali. Takana ei tulisi olla autoja tai muita koiria. Luku: 4BTarkastuspaikka ja tarvittava varustus 6

10 6 Dokumentointi 6.1 Talousarvio Tarkastuksen mahdollisesta tappiosta tai tuotosta vastaa Länsigöötanmaanpystykorvat - Västgötaspetsen ry. Tilaisuuden taloudessa pyritään ns. 0-tulokseen. Järjestäjätaho laatii tilaisuuden taloudesta mahdollisimman realistisen talousarvion, jonka esittää hyväksyttäväksi yhdistyksen johtokunnalle. Jalostustarkastuksen ilmoittautumismaksun päättää yhdistyksen johtokunta vuosittain. Järjestäjätaho huolehtii jalostustarkastuksen raha-asioista yhteistoiminnassa yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa pyrkien joustavaan, mutta silti tarkkaan taloudenpitoon. Mikäli poikkeamaa talousarvioon tapahtuu, tulee siitä informoida ja tarvittaessa hyväksyttää mahdolliset muutokset johtokunnalta. 6.2 Tarkastuskutsu/ -ilmoitus Kutsu (ilmoitus) julkaistaan Gööttilehdessä hyvissä ajoin ennen tarkastusta, viimeistään edellisessä lehdessä ennen viimeistä ilmoittautumispäivää (jaltark_kutsu_lehti.pdf). Lisäksi kutsu julkaistaan yhdistyksen www-sivuilla ja Gööttifoorumilla vähintään jalostustoimikunta tiedottaa osastolla (Jalostustarkastuksen ilmoittamismalli foorumilla ja www-sivulla.doc). Kutsusta tulee käydä ilmi vähintään seuraavat seikat: tarkastuksen aika ja paikka järjestäjä tarkastajat mihin ja miten ilmoittautumiset toimitetaan ja mitä tietoja ilmoittautumisesta on annettava (kts. luku 7) viimeinen ilmoittautumispäivä ilmoittautumismaksujen suuruudet sekä yhdistyksen tilinumero ja viitenumero kuka vastaa tiedusteluihin ja hänen yhteystietonsa maininta rokotussäännöksistä maininta mahdollisista muista määräyksistä kuten esimerkiksi ikävaatimukset jne. majoitusmahdollisuudet muut mahdolliset asiat, jotka järjestäjä katsoo tarpeellisiksi Kahta viikkoa ennen lähetetään ilmoittautuneille tarkemmat ohjeet tarkastukseen tulosta ja arvosteluaikataulu (kts. luku 7) Luku: 5BDokumentointi 7

11 6.3 Luvat Poliisiviranomaisille on hyvissä ajoin tehtävä ilmoitus tarkastuksen järjestämisestä. Jos paikalla on kanttiini, terveydenhoitoviranomaisille on tehtävä kirjallinen ilmoitus asiasta. Terveydenhoitoviranomaiselta selviää myös, mitä vaatimuksia kanttiinin vastuuhenkilöllä on, esim. tarvitaanko hygieniapassi. Järjestävä paikallinen taho hakee luvat itse. Lupia tai ilmoituksia voidaan lisäksi tarvita äänentoistolaitteiden käyttöön, tilapäisten pysäköintijärjestelyiden tekoon, opasteiden pystytykseen ym. Asioista kannattaa hyvissä ajoin tiedustella poliisiviranomaisilta ja tiehallinnosta opasteiden pystytyksestä. 6.4 Aikataulu Tarkastusta varten tulee laatia aikataulu (jalostustarkastusinfo.doc). Aikataulu voidaan vahvistaa lopullisesti vasta kun lopullinen koiramäärä on tiedossa. Mikäli tarkastusaikataulua joudutaan muuttamaan, on siitä ilmoitettava kirjallisesti ilmoittautuneille koiranomistajille riittävän ajoissa. Kutakin koiraa varten varataan noin 20 min aikaa. Ensimmäiselle koiralle varataan 30 min aikaa. Juoksuaikaiset nartut tarkastetaan tarkastuspäivän viimeisinä. Pentuesisarukset ja muut lähisukuiset koirat pyritään tarkastamaan peräkkäin. Aikatauluun on muistettava jättää aikaa tarkastajien lounas- ja kahvitauoille. Yhden päivän aikana pystytään joustavasti tarkastamaan n. 20 koiraa. 6.5 Luettelo Luettelo ei ole välttämätön, mutta haluttaessa sellainen voidaan tehdä. Luettelo tulee laatia ilmoittautumistietojen perusteella. Luetteloon on painettava ainakin seuraavat tiedot yhdistyksen pj tervehdys toimikunnan pj tervehdys toimikunnan kokoonpano tarkastajat sihteerit toimistohenkilöstö valokuvaaja muut toimikunnan jäsenet aikataulu tarkastettavista koirista nimi, rekisterinumero, lonkkakuvaustulos, syntymäaika, isän nimi ja rekisterinumero, emän nimi ja rekisterinumero, kasvattaja ja tämän kotipaikka, omistaja ja tämän kotipaikka. Luku: 5BDokumentointi 8

12 Tarkastuspaikalle tehdään luettelo, joka kiinnitetään seinään tms. hyvin näkyvään paikkaan. Tässä luettelossa yhdistetään aikataulu sekä tarkastettavien koirien tiedot. 6.6 Tarkastuslomakkeet Tarkastuslomakkeina käytetään yhdistyksen johtokunnan hyväksymiä lomakkeita (paperinen tai exceltiedosto). Mieluiten käytetään sähköisiä lomakkeita. Mikäli arvostelu tehdään ruotsiksija käytetään ruotsinkielistä arvostelulomaketta (arvostelulomake_swe.xls), tulee arvostelu kääntää toimistossa suomeksi (arvostelulomake_fin.xls), koiran omistajalle. Tarkastuksessa koiran omistajalle luovutetaan suomenkielinen (tai omistajan halutessa ruotsinkielinen) tarkastajan/tarkastajien allekirjoittama tarkastuslausunto Excel-arvostelulomake Käytettäessä digitaalista arvostelulomaketta, tulee arvostelijoilla olla käytössään tietokone, Office 2007 ohjelma ja tietojen siirtoon toimistoon vähintään 2 kpl USB-muistitikkuja tai verkkoyhteys tietokoneiden välillä. Excel-arvostelulomakkeen (AAA_jalostustarkastuslomake11makrot.xlsm) saa jalostustoimikunnalta, joka vastaa arvostelukaavakkeen käytön opastamisesta. Jokaisesta koirasta tehdään erillinen tiedosto. Yhdessä tiedostossa on kaksi välilehteä. Ensimmäisellä välilehdellä on ruotsinkielinen arvostelukaavake ja toisella välilehdellä suomenkielinen kaavake. Arvostelussa käytetään tarkastajan käyttämää kieltä. Tiedostoon on tehty makro tietojen siirtämisestä välilehdeltä toiselle. Arvostelukaavakkeen täyttöprosessin kuvaus: 1) muuta MS Excel 2007 asetuksista Salli kaikki makrot (Office painike > Excelin asetukset > Valvontakeskus > Valvontakeskuksen asetukset > Makrojen asetukset > Ota käyttöön kaikki. 2) täytetään koiran perustiedot suomenkieliselle kaavakkeelle 3) kopioidaan Kopio perustiedot SVE- makron avulla perustiedot ruotsinkieliselle kaavakkeelle (tarvittaessa). Koiran nimeä eikä omistajan tai kasvattajan tietoja ei saa olla ruotsinkielisessä lomakkeessa näkyvissä. 4) tallennetaan tiedosto muodossa 01 Koiran Virallinen Nimi jaltark numero tarkoittaa koiran järjestysnumeroa tapahtumassa. 5) useampipäiväisessä tapahtumassa tallennetaan saman päivän koirat samaan kansioon 6) kopioidaan tiedostot arvostelukoneelle ja ohjeistetaan arvostelijaa täyttämään kaavake. Ruotsinkielisessä kaavakkeessa tulee tehdä merkinnät sinisellä värjättyyn ruutuun. 7) koiran arvostelun jälkeen kopioidaan tiedosto(t) USB-muistitikulle. Arvostelutietokoneelle tulee jäädä alkuperäiset tiedostot. 8) USB-muistitikulta siirretään tiedostot toimiston tietokoneelle. Luku: 5BDokumentointi 9

13 9) avataan tiedosto ja siirrytään sen suomenkieliselle FIN-välilehdelle 10) koiran arvostelutiedot kopioidaan Kopio arvostelu SVE => FIN -makron avulla suomenkieliselle kaavakkeelle. Poistetaan Poista sin-värin FIN-kaavakkeesta -makron avulla ylimääräinen sininen väri. Lisätään koiran kuva, tarkistetaan että kaikki merkinnät ovat paikallaan, suomennetaan tarvittaessa lisähuomiot ja tulostetaan kaavake arvostelijan allekirjoitettavaksi ja annettavaksi koiran omistajalle.. Arvostelutapahtuman jälkeen tulee jalostustoimikunnalle luovuttaa sekä arvostelijoiden tietokoneella olleet arvostelukaavakkeet että toimistossa työstetyt arvostelukaavakkeet erillisissä tiedostokansioissa Paperilomake Paperilomaketta käytetään joko tulostamalla tarvittava määrä arvostelulomakkeita ja täytetään koiran perustiedot niihin käsin tai syötetään tietokoneella koiran perustiedot edellisessä luvussa kerrottuun tiedostoon ja tulostetaan lomakkeet arvostelua varten. Arvostelun jälkeen toimistossa siirretään arvostelumerkinnät joko suomenkieliseen paperikaavakkeeseen tai tehdään edellisessä luvussa kuvattu prosessi. Arvostelutapahtuman jälkeen jalostustoimikunnalle on luovutettava sekä alkuperäiset arvostelijan täyttämät arvostelukaavakkeet että kopiot koiran omistajalle luovutetusta paperikaavakkeesta, jossa on myös tarkastajan allekirjoitus. 6.7 Tarkastuksesta tiedotetaan lisäksi seuraavia tahoja Seuraaville tahoille tulee tilaisuudesta tiedottaa yhdistyksen lehden ja kotisivujen kautta: yhdistyksen johtokunnan jäsenet Gööttilehden päätoimittaja jalostustoimikunnan jäsenet ulkomuototuomarien työryhmän jäsenet rodun kouluttajatuomari 6.8 Kunniakirjat ja muistolahjat Jokaiselle osanottajalle voidaan jakaa jalostustarkastuskunniakirja (jalostustarkastusdiplomiphja.pdf) osallistumisestaan. Kunniakirjojen tekemistä varten voi tiedustella jalostustoimikunnalta InDesign-tiedostopohjan ja fontit tai voi pyytää jalostustoimikunnalta ne valmiiksi tulostettuina. Tarkastustapahtumassa tarkastaja allekirjoittaa ne ja tarkastuksen jälkeen kunniakirja luovutetaan arvostelulomakkeen kanssa koiran omistajalle. Kunniakirjoja varten tarvitaan seuraavat tiedot noin kaksi viikkoa ennen tarkastusta: Luku: 5BDokumentointi 10

14 arvostelupaikka ja ajankohta koiran nimi ja rekisterinumero arvostelijan nimi Tarkastajille on tapana antaa muistolahja. Lahjoituksia voi käyttää hyväksi muistolahjaa hankittaessa. 7 Ilmoittautuminen 7.1 Ilmoittautumistapa Ilmoittautuminen voi tapahtua: a) kirjeitse b) sähköpostilla (jalostustarkastus@gmail.com) c) digitaalisella lomakkeella Koirat otetaan tarkastukseen ilmoittautumisjärjestyksessä, huomioiden tapahtuman rajoitteet. Ilmoittautuminen on pätevä, kun koirasta on saatu ilmoittautumistiedot (kts. luku 7.2) ja todiste ilmoittautumismaksun maksamisesta. Talousvastaavan on valvottava, että ilmoittautumismaksu on maksettu määräpäivään mennessä. Maksamattomia koiria ei tule ottaa luetteloon, ts. ilmoittautumismaksun laiminlyönti aiheuttaa ilmoittautumisen hylkäämisen. Jos mukaan on otettu maksamaton ilmoittautuminen ja koira jää pois tarkastuksesta, pitää koiranomistajan kuitenkin maksaa ilmoittautumismaksu jälkeenpäin. Koira ei voi osallistua tarkastukseen jos sen tai sen omistajan edelliset ilmoittautumismaksut ovat maksamatta. Ilmoittautumismaksu voi olla erilainen yhdistyksen jäsenelle ja ei-jäsenelle. Tehokkain ja yleisin tapa onkin vaatia maksukuitti tai sen kopio ilmoittautumislomakkeen mukaan. Vain kirjalliset ilmoittautumiset tulee huomioida, puhelinilmoittautumiset eivät ole sitovia. Ilmoittautumisaika tulee asettaa siten, että postin kulku huomioon ottaen ilmoittautumiset tulevat perille tarpeeksi ajoissa aikataulun valmistelua varten: noin 2-3 viikkoa on hyvä aika. Jos ilmoittautumiskuoressa on viimeisen ilmoittautumispäivän postileima, on ilmoittautuminen pätevä. Myöhästyneet ilmoittautumiset palautetaan, samoin niiden jo tilille tulleet ilmoittautumismaksut. Käytettäessä digitaalista ilmoittautumislomaketta, voidaan maksukuitista vaatia erillinen kopio tai sopia yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa maksusuoritusten tarkistamisesta erikseen. Yhdistyksellä on käytössä sähköpostitili jalostustarkastus@gmail.com, jonka tunnukset luovutetaan järjestäjälle tarvittaessa. Ilmoittautumislomakemalli (ilmoittautumislomakemalli.pdf) on jo tilin dokumenteissa. Mikäli koiria ilmoittautuu enemmän, kuin niitä voi ottaa tarkastukseen, tulee asiasta informoida yhdistyksen verkkopalveluissa. Niille, jotka eivät mahdu tarkastukseen, palautetaan ilmoittautumismaksu. Vastaavasti tilaisuutta tulee markkinoida aktiivisesti, jos siihen mahtuu vielä koiria. Ilmoittautumisaikaa voidaan pidentää, jos se on mahdollista järjestelyiden puitteissa. Luku: 6BIlmoittautuminen 11

15 7.2 Ilmoittautumisessa annettavat tiedot Ilmoittautuessa on annettava seuraavat tiedot: Koiran o virallinen nimi o rekisterinumero o syntymäaika o sukupuoli o häntätyyppi (töpö tai pitkä) o lonkkakuvaustulos omistajan nimi ja yhteystiedot 7.3 Ilmoittautumisten vastaanotto Ilmoittautumisajan päättyessä ilmoittautuneiden koirien tiedot syötetään erilliseen excel-taulukkoon (koontipohja.xls) ja yhdistyksen jalostustarkastuslomakepohjiin (kts. tarkemmin luku 6.6). Mikäli koira ei ole rekisteröity Suomen Kennelliitossa, on ilmoittautumisen oheen liitettävä kopio koiran ulkomaisesta rekisteritodistuksesta. Koiralla on siis oltava rekisterinumero, ennen kuin se voidaan ilmoittaa tarkastukseen. Kaikkien koirien tulee olla tunnistusmerkittyjä. 7.4 Ilmoittautumisvahvistus Ilmoitettaessa sähköpostilla tai digitaalisella lomakkeella, tulee ilmoittautumisesta antaa ilmoittajalle vahvistus muutaman päivän sisällä ilmoittautumisesta. Muutama viikko ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen lähetetään ilmoittautumisvahvistus sähköpostitse tai kirjeitse (jos ei ole tiedossa ilmoittajan sähköpostiosoitetta) hyvissä ajoin ennen tarkastusta. Kirjeestä tulee käydä ilmi (jalostustarkastusinfo.doc): missä tarkastus pidetään, kartta ja ajo-ohjeet paikalle. Ajo-ohjeissa on oltava myös katuosoite navigaattoria varten. mihin aikaan koiran tulee saapua paikalle. Koirat on aikataulutettu ryhmiin ja koiran on tultava paikalle tuntia ennen arvioitua arvosteluaikaa. Arvostelu voi alkaa ½ tuntia etuajassa, ei kuitenkaan ennen ryhmän arvioitua alkamisaikaa. lisätietojen antajan puhelinnumero, johon voi tarvittaessa soittaa ja pyytää apua tieto onko paikalla kanttiini Luku: 6BIlmoittautuminen 12

16 muut paikkaan liittyvät erityisohjeet lyhyt kuvaus arvostelutapahtuman kulusta muistutus, että koiralle on varattava näyttelypanta ja -talutin, vesikuppi muistutus että koiralla tulee olla rokotukset kunnossa, rokotustodistus mukana ja rekisterikirja 7.5 Ilmoittautumismaksun palauttaminen Jos koiran osallistuminen hylätään puutteellisten rokotusten vuoksi ei ilmoittautumismaksua palauteta. Ilmoittautumismaksu on palautettava, jos tarkastus peruutetaan koiran omistaja kutsutaan tuomariksi tai toimitsijaksi kyseiseen tarkastukseen koiran kasvattaja kutsutaan tarkastajaksi koira on ilmoittautumisen jälkeen sairastunut. Sairastumisesta on esitettävä eläinlääkärintodistus viimeistään kaksi viikkoa tarkastuksen jälkeen ja todistus saa olla päivätty enintään kaksi päivää tarkastuksen jälkeen. tarkastaja vaihtuu ja omistaja haluaa tämän vuoksi perua ilmoittautumisen tarkastukseen on ilmoittautunut niin paljon koiria, että viimeisenä ilmoittautuneita ei voida ottaa tarkastukseen ilmoittautuminen on saapunut myöhässä eikä tarkastukseen mahdu enää Ilmoittautumismaksu palautetaan mahdollisimman pian yhteistyössä yhdistyksen rahastonhoitajan kanssa. 7.6 Valokuvauksesta Valokuva pyritään ottamaan ennen koiran menoa tarkastukseen tai välittömästi sen jälkeen. Esimerkit valokuvista on dokumentin lopussa. Ensimmäinen kuva otetaan koiran numerolapusta ja sen jälkeen kuvataan koira: sivuprofiilikuva koiran oikealta puolelta sivuprofiilikuva koiran vasemmalta puolelta etukuva (eturaajat näkyvissä) ja samalla pääkuva edestä pääkuva sivusta erillinen kuva ominaisuudesta, jolla oletetaan olevan erityistä merkitystä (esim. käyrät etujalat) Kuvaaja siirtää valokuvat tietokoneelle järjestettynä kuvat koirittain eri kansioihin. Hän valitsee tarkastuslausuntoon liitettävän valokuvan, käsittelee sen tarpeen mukaan (vähintään rajaus) ja nimeää tiedos- Luku: 6BIlmoittautuminen 13

17 ton koiran nimellä. Tämän jälkeen tiedosto siirretään toimiston tietokoneelle ja liitetään jalostustarkastuslausuntoon. Arvostelun päätyttyä kaikki valokuvat toimitetaan jalostustoimikunnalle. Kuvat voi olla nimetty muotoon Koiran Virallinen Nimi jaltark20vv KuvaajanNimi #, jossa # tarkoittaa juoksevaa numerointia. Valokuvaajan tulee ottaa muutama yleiskuva tapahtumasta. 8 Tulospalvelu Tarkastuspaikalla olisi hyvä olla tulostaulu, johon merkitään koirien saamat tulokset. (yleisarvosana, hyväksytty/hyväksytty varauksella/hylätty). 9 Kanttiini Tarkastuspaikalla tai sen välittömässä läheisyydessä tulee olla kanttiini. Kanttiinissa on huomioitava mahdollinen asiakasmäärä asettamalla riittävästi henkilökuntaa ja tiloja. Kanttiinin tulee olla toiminnassa heti aamulla jo ilmoittautumisten alkaessa. Kanttiini huolehtii tarjoilusta kehiin arvostelun aikana. Tarkastajille ja kehähenkilökunnalle tulee olla tarjolla kahvia, mahdollisesti toiveitten mukaan myös teetä, voileipiä, virvokkeita jne. Kanttiinista vastaavan tulee huomioida paikalliset terveydenhuoltoviranomaisten määräykset. 10 Tarkastuksen kuvaus 10.1 Edellisenä iltana Ennen tarkastustapahtumaa edellisenä iltana kehän ja mahdollisten telttojen ja opasteiden pystyttäminen tarkastuspaikalla eri pisteisiin (vesi, ulkoilutus, rokotusten ja tunnistusmerkintöjen tarkastus, numeroiden jako, kanttiini, pysäköinti) kehän rakentaminen kehätarvikkeet valmiiksi yhteen paikkaan, josta ne siirretään aamulla kehään. Samalla tarkastetaan vielä, että kaikki tarvittava on paikalla. ajo-opasteiden vieminen teiden varsiin (muistettava kaikki mahdolliset lähestymistiet!). Yhdistyksellä on tarkoitukseen sopivia opastetauluja (opastaulu.pdf), joissa on göötin kuva. Opasteita pystyttäessä on huomioitava Tiehallinnon säädökset. toimiston koneiden ja laitteiden tarkastaminen ja testaus kehän koneiden ja laitteiden tarkastaminen ja testaus langattoman verkon luominen ja testaus Luku: 7BTulospalvelu 14

18 kanttiinin laittaminen kuntoon niin, että se on aamulla valmis palvelemaan tuntia ennen tarkastuksen alkua. tarkastajien vastaanotto ja heidän ruokailustaan ja majoituksestaan huolehtiminen. Mikäli mahdollista, olisi hyvä, jos tarkastajat ehtisivät käydä tässä vaiheessa katsomassa, että kaikki on kuten he haluavat olevan. Jos jotain heidän mielestään puuttuu, niin sitä voidaan vielä yrittää hankkia Tarkastuspäivänä Tarkastajien nouto tarkastuspaikalle siten, että tarkastajat ovat paikalla noin tuntia ennen arvostelua Koirien vastaanotto: koiran tunnistusmerkinnän ja rokotusten tarkistus, numerolapun antaminen ja ohjaus valokuvattavaksi ja punnittavaksi. Tarkastuksen käynnistäminen Tarkastuksen kulku: Koirat tulevat kehään numerojärjestyksessä, yksi kerrallaan. Mielellään ennen kehään menoa koira on punnittu ja siitä on jo otettu valokuvat, mutta jos se ei ole onnistunut niin sitten kuva otetaan viimeistään kehästä pois tultaessa. Tarkastajat ohjaavat toimintaa kehässä ja täyttävät (sähköisen) tarkastuslomakkeen. Kunkin koiran tarkastuksen jälkeen lomake tallennetaan koneen kovalevylle. Lomake kopioidaan joko langatonta verkkoa käyttäen tai USB-tikulla toimistoon, jossa lomakkeeseen yhdistetään koiran valokuva kansilehdelle laitettavaksi. Kun toimisto on tarkastanut, että lomakkeessa on rasti jokaisen ominaisuuden kohdalla eikä siinä muutoinkaan näy mitään virheelliseltä näyttäviä tietoja, tulostetaan lomake ja viedään tarkastajien allekirjoitettavaksi ja luovutetaan tarkastuslausunto koiran omistajalle. Kunniakirja annetaan samassa yhteydessä tarkastuslausunnon kanssa. Yleisö ei saa häiritä tapahtuman kulkua. Luku: 9BTarkastuksen kuvaus 15

19 10.3 Tarkastustapahtuman jälkeen Järjestävä taho huolehtii tarkastuksen jälkeen seuraavista asioista: Välittömästi samana päivänä: tarkastajien ja ruokailu, johon osallistuu järjestäjätahon yhteyshenkilö, mahdollisuuksien mukaan jalostustoimikunnan yhteyshenkilö ja yhdistyksen hallituksen jäsen päivärahojen tms. maksaminen käteisellä, jos on asiasta sovittu etukäteen tarkastajien vienti jatkoyhteyspaikkaan tarkastuspaikan siivous lainattujen tavaroiden palautus Jälkityöt kolmen päivän kuluessa tarkastuksesta: Tuloskoonnin toimittaminen jalostustoimikunnalle päivitettäväksi jalostustoimikunta tiedottaa osioon foorumille. Tulokset toimitetaan excel-tiedostona (koontipohja.xls) tai tekstitiedostona muodossa sp 2011 Koiran Virallinen Nimi FINxxxxx/xx om. Sukunimi Etunimi EH hyväksyttävä varauksella: takaosa suora Ilmoitus webmasterille jalostustarkastuksen tapahtumatietojen päivittämisestä menneeseen muotoon mikäli mahdollista arvosteluista tallennetaan pdf-tiedosto, joka nimetään muodossa Koiran Nimi jaltark 2011.pdf ja lähetetään tiedostot jalostustoimikunnalle Jälkityöt kuukauden kuluessa tarkastuksesta: kanttiinitulojen tuloutus yhdistyksen tilille ja selvitys yhdistyksen rahastonhoitajalle arvostelukaavakkeiden ja tiedostojen toimittaminen jalostustoimikunnalle kaikkien valokuvien ja tekijänoikeussopimuksen toimittaminen yhdistyksen kuvapankin ylläpitäjälle, joka välittää tarvittavat kuvat lehden toimitukseen tulosten toimittaminen yhdistyksen webmasterille päivitettäväksi Jalostustarkastetut göötit sivulle. Tulokset toimitetaan excel-tiedostona (koontipohja.xls) tai tekstitiedostona muodossa u 2010 Koiran Virallinen Nimi FINxxxxx/xx artikkeli jalostustarkastustapahtumasta jalostustoimikunnalle. Artikkeli julkaistaan tulosten yhteydessä seuraavassa lehdessä. mikäli mahdollista, arvosteluista tehdään koontitaulukko excel-muodossa (koontipohja.xls) Luku: 9BTarkastuksen kuvaus 16

20 11 Mallit ja tiedostopohjat Tiedostojen työstöversiot järjestäjä saa jalostustoimikunnalta tai yhdistyksen digitaalisen arkiston ylläpitäjältä. 1. Jalostustarkastuksen budjettipohja.xls 2. Tekijänoikeussopimuksen mallipohja: tekijänoikeussopimusmalli_valokuvaus.doc 3. Jalostustarkastuksen tarvikelistapohja.doc 4. Jalostustarkastuksen ilmoittamismalli foorumilla ja www-sivulla.doc 5. Jalostustarkastuksen ilmoittamismalli lehdessä: jaltark_kutsu_lehti.pdf 6. Sähköpostitse toimitettava ilmoittautumislomake www-sivulta: Ilmoittautuminen jalostustarkastukseen 7. Ilmoittautumisen verkkolomake: ilmoittautumislomakemalli.pdf 8. Vahvistuskirje ja aikataulu: jalostustarkastusinfo.doc 9. jalostustarkastusdiplomipohja.pdf ja InDesign-tiedostot liitteineen (jalostustarkastusdiplomipohja.zip) 10. Ruotsin ja suomenkieliset arvostelulomake makrolla: AAA_jalostustarkastuslomake11makrot.xlsm Lomakkeet ovat eri välilehdillä. (Tulostusversio: AAA_jalostustarkastuslomake11makrot.pdf) 11. opastaulupohjat A4: Opastaulut_A4.pdf 12. Tietojen koontipohja jatkotyöstämistä varten: koontipohja.xls Kuvaesimerkit otettavista valokuvista Luku: 10BMallit ja tiedostopohjat 17