Olympus Europa Holding. tapa- ja liiketoimintasäännöstö

Transkriptio

1 tapa- ja liiketoimintasäännöstö 1

2 02 Lainsäädännön Arvoisat työntekijät, arvoisat toimihenkilöt, Olympus Europa -konsernin ja sen tytäryhtiöiden 1 edustajina me kaikki olemme vastuussa yrityksemme myönteisestä maineesta. Tämän Tapa- ja liiketoimintasäännöstön tarkoituksena 2 on auttaa meitä ymmärtämään organisaatiomme yhteisiä arvoja ja uskomuksia. Se tarjoaa useita ohjeita, mutta ei voi tehdä päätöksiä puolestasi. Jos sinulla on kysyttävää, pyydä neuvoja esimieheltäsi, yrityksen asiaankuuluvalta osastolta tai hallintotapaosastolta. Kehotamme jokaista työntekijää ja toimihenkilöä lukemaan tämän kirjasen huolellisesti ja keskustelemaan siitä esimiehensä kanssa. 07 Henkilökohtaisten tietojen Seuraavat kuusi Olympus-konsernin pääperiaatetta ovat ohjanneet myös säännöstöämme: noudatamme lainsäädännön vaatimuksia ja ylläpidämme korkeita eettisiä standardeja sitoudumme tyydyttämään asiakkaiden tarpeita tuotamme, huollamme ja myymme korkealaatuisia ja turvallisia tuotteita kannamme täyden vastuun kaikista tuotteistamme sitoudumme tuottamaan lisäarvoa osakkeenomistajillemme suhtaudumme kunnioittavasti toisiimme. Nämä periaatteet ohjaavat meidät yksilöinä ja yrityksenä noudattamaan hyväksyttyjä kansainvälisiä standardeja, kuten Yhdistyneiden Kansakuntien yritysvastuualoitetta (Global Compact), jonka Olympus-konserni allekirjoitti vuonna Allekirjoituksella julistimme täyden sitoumuksemme yritysvastuualoitteen 10 periaatteeseen, joita ovat muun muassa ihmisoikeuksien kunnioittaminen, ammattiyhdistyksen perustamisoikeuden, pakko- ja lapsityövoiman kieltäminen, ammatillisen ja työpaikkasyrjinnän ehkäisy, ympäristönn ja ympäristöystävällisten tekniikoiden edistäminen sekä korruption, kiristyksen ja lahjonnan kitkeminen. Eettisten standardien ylläpitäminen sekä kansallisten ja kansainvälisten lakien ovat tärkeitä tekijöitä menestyksellemme tulevaisuudessa. 1 Kutsutaan jäljempänä Olympus Europaksi 2 Kutsutaan jäljempänä säännöstöksi 1/2 2 2

3 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Haluamme samalla pyytää jokaista Olympus Europan työntekijää ja toimihenkilöä tekemään aktiivisesti ja jatkuvasti töitä säännöstön toimeenpanon ja lisäkehityksen puolesta: tällä hetkellä lukemasi asiakirjan periaatteet ja ohjeet heräävät henkiin vain silloin, jos me kaikki sovellamme niitä johdonmukaisesti arkielämässämme! Meidän jokaisen Olympus Europan työntekijän on käyttäydyttävä säännöstön uusimman painoksen mukaisesti. Vain näitä periaatteita jatkuvasti ja tunnollisesti noudattamalla voimme toimia vastuullisesti yrityksemme ja yhteisömme eduksi. Yhtiön hallitus Tällä hetkellä lukemasi asiakirjan periaatteet ja ohjeet heräävät henkiin vain silloin, jos me kaikki sovellamme niitä johdonmukaisesti arkielämässämme! 2/2 3 3

4 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Tämä säännöstö koskee kaikkia Olympus Europan työntekijöitä ja toimihenkilöitä. Näiden periaatteiden ei ole tarkoitus olla kaiken kattavia, mutta ne antavat tärkeää tietoa yrityksen vakiintuneista liiketoimintatavoista. Paikalliset toimipisteet voivat julkaista paikallisia tai osastokohtaisia ohjeita näiden periaatteiden täydentämiseksi tai toteuttamiseksi. Kansainväliset lait tai tavat voivat joskus edellyttää, että muutamme tässä esittelemiämme käytäntöjä. Jos sinulla on oikeaan toimintatapaan liittyviä kysymyksiä tai huolia, keskustele asiasta esimiehesi tai yrityksen asiaankuuluvan osaston kanssa. Tähän säännöstöön tehdyt muutokset tai poikkeukset edellyttävät yhtiön hallituksen kirjallista hyväksyntää. Pidäthän mielessäsi, että näiden ohjeiden noudattamatta jättäminen liiketoimissa voi johtaa rangaistustoimiin, jopa työsuhteesi irtisanomiseen. Näiden ohjeiden tulee olla osa päivittäisiä työrutiineitasi. Jos tarvitset lisäohjausta soveltaessasi niitä omaan tilanteeseesi, esimiehesi tai osastosi päällikön pitäisi pystyä auttamaan sinua. Joissakin tapauksissa sinun on tarkempia ohjeita tai mielipiteitä saadaksesi otettava yhteys yrityksen asiaankuuluvaan osastoon. Jos olet epävarma, kysy! Näiden ohjeiden ymmärtäminen auttaa sinua varmistamaan, että yritys, kaikki sen työntekijät ja toimihenkilöt hoitavat liiketoimiaan vaarantamatta rehellisyyttä ja ammattimaisuutta. 4 4

5 Reilu kilpailu 02 Lainsäädännön Vapaa ja reilu kilpailu on liikesuhteidemme perusta. Siksi kieltäydymme yhteistyöstä kilpailijoiden kanssa, mikäli kyse on markkinoiden ja asiakkaiden jakamisesta ja/tai hintoihin tai tuotantomääriin liittyvistä tiedoista, emmekä ota käyttöön muita epäreiluja liiketapoja. Noudatamme kilpailun rajoitusta vastustavia lakeja kaikissa maissa, joissa Olympus Europalla on toimipiste tai toimintaa. 07 Henkilökohtaisten tietojen Olemme jo vuosia olleet markkinajohtajia lääketieteellisten tähystyslaitteiden ja niiden huollon alalla. Tämä mielessämme meidän kaikkien on tiedostettava, että johtava markkinaasema tuo yritykselle myös huomattavia vaaroja. Esimerkiksi muiden yritysten markkinoille pääsyn estämistä ja kilpailun tukahduttamista pidetään johtavan markkina-aseman väärinkäyttönä. Usein riippuu yksittäistapauksesta, milloin yrityksellä katsotaan olevan hallitseva markkina-asema. Milloin tahansa asia arveluttaakin, pyydämme kaikkia hakemaan välittömästi oikeudellista neuvontaa. Kaupan esteet Mikä tahansa suora, epäsuora, muodollinen tai epämuodollinen sopimus, yhteisymmärrys tai järjestely, jolla rajoitetaan kaupankäyntiä, on EU:n kilpailulainsäädännön mukaan kielletty. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on vältettävä antamasta edes mielikuvaa, että heidän toimintansa estäisi kaupankäyntiä. Hallintotapaosasto vastaa kysymyksiin. Suhteet kilpailijoihin On Olympus Europan toimintaohjeiden vastaista keskustella tai viestiä kilpailijan kanssa hinnoista tai muista hinnoitteluun liittyvistä asioista, kuten kulut, luottoehdot, markkinoiden jakaminen, maantieteellinen jakauma, asiakkaat tai liiketoimintalinjat. Kieltäydymme yhteistyöstä kilpailijoiden kanssa emmekä sovella muita epäreiluja liiketapoja. 5 5

6 Lainsäädännön 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Kansallisten ja kansainvälisten lakien on yritykselle ensisijaisen tärkeää. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on aktiivisesti tarkkailtava ja noudatettava omaa työtehtäväänsä koskevia lain määräyksiä ja pysyttävä niistä ajan tasalla. Yrityksessä teemme kohtuudella kaiken varmistaaksemme, että työntekijät pysyvät ajan tasalla työtehtäviään ja koko yritystä koskevista laeista. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on aktiivisesti tarkkailtava ja noudatettava työtehtäviään koskevia lain määräyksiä sekä pysyttävä niistä ajan tasalla. 6 6

7 Rehellisyys 02 Lainsäädännön Asiakastyytyväisyys on pääperiaatteitamme. Tuemme asiakkaidemme menestystä tarjoamalla heille lisäarvoa tuottavia, korkealaatuisia, turvallisia ja innovatiivisia ratkaisuja, tuotteita ja palveluita. Varsinkin lääketieteen alalla ymmärrämme täysin valtavan vastuumme potilaiden n ja terveyden kannalta. Asenteemme asiakassuhteisiin sisältää myös sen, että jokainen työntekijä kohtelee asiakkaita tasapuolisesti, henkilökohtaisista syistä ketään suosimatta tai huonosti kohtelematta. Työntekijämme ja toimihenkilömme eivät saa antaa tahallisesti virheellisiä tietoja sopimuskumppaneillemme. Asiakastietojamme on suojeltava erityisen hyvin: saamme käyttää asiakkaiden tietoja vain sisäisiin tarkoituksiin ja varmistamme, että kansallisia tietoturvamääräyksiä kunnioitetaan. Kohtelemme asiakkaita tasapuolisesti suosimatta ketään henkilökohtaisista syistä. 07 Henkilökohtaisten tietojen 7 7

8 Vienti- ja tuontimääräysten 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Vienti ja tuonti ovat alueita, joilla teemme kaikkemme perehtyäksemme asiaankuuluviin määräyksiin ja noudattaaksemme niitä (esim. Japanin talous-, kauppa- ja teollisuusministeriön, kansainvälinen kauppalainsäädäntö, EU:n ulkomaankauppa- ja maksulainsäädäntö, tuonti- ja vienti, kauppasaarrot ja boikotit). Olympus Europa ei vie eikä tuo materiaaleja, tuotteita tai tekniikoita, jotka ovat lakisääteisen valvonnan alaisia tai vaativat vienti- tai tuontiluvan, hankkimatta ensin virallista hyväksyntää asianmukaisilta viranomaisilta. Joidenkin osastojemme on noudatettava kaksoiskäyttötuotteiden käsittelyä koskevaa EU-asetusta. Meidän kaikkien on tiedostettava, että työntekijöinä meidän on päivitettävä tietojamme lainsäädännöllisistä muutoksista ja uusista määräyksistä. Mikäli vienti- ja tuonti herättävät kysymyksiä, on meidän haettava välittömästi oikeudellista neuvontaa. 8 8

9 Liiketietojen ja -salaisuuksien 02 Lainsäädännön Yrityksen omaisuuden Kaikki Olympus Europan työntekijät ja toimihenkilöt ovat vastuussa yrityksen omaisuuden sta. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on myös ymmärrettävä Olympus Europan velvoitteet ja suojeltava omaisuutta, jonka asiakkaat tai alihankkijat ovat uskoneet yrityksen haltuun, ja käsiteltävä sitä vastaavalla tavalla. Yrityksen omaisuuteen kuuluvat fyysinen omaisuus, kuten koneet ja rakennukset, sekä rahavarat, aineeton omaisuus, liikesalaisuudet ja luottamukselliset tiedot. Olympuksen omaisuutta suojellaan pitämällä se riittävässä turvassa. Tämä tarkoittaa arvo-omaisuuden säilyttämistä lukkojen takana ja turvaamista muutenkin. Tätä omaisuutta ei saa myydä, lainata, luovuttaa tai muokata millään tavalla, joka voisi vaikuttaa sen arvoon, paitsi hyvästä liiketoiminnallisesta syystä ja vastaavan esimiehen luvalla. Yrityksen aineellista ja aineetonta omaisuutta on käsiteltävä varoen ja vain liiketoimintatarkoituksiin. 07 Henkilökohtaisten tietojen Yrityksen resurssien käyttö Yrityksen resursseja, muun muassa käteistä, henkilöstöä, ohjelmistoja ja koneita, saa käyttää vain yrityksen laillisiin liiketoimintatarkoituksiin. Esimerkkitilanteita: Olympus Europan työntekijä tai toimihenkilö ei saa tehdä liikematkoja tai ostaa lentolippuja kalliilla vain ansaitakseen lentopisteitä tai muita palkintoja omaan käyttöönsä. Kukaan yrityksen ulkopuolinen ei saa käyttää tietokoneitamme. 1/3 9 9

10 Liiketietojen ja -salaisuuksien 02 Lainsäädännön Yrityksen immateriaaliomaisuus ja salaisuudet Myös aineeton omaisuus, kuten patentit, teknologia ja prosesseihin liittyvä tieto, ovat erittäin tärkeitä yrityksemme pitkän aikavälin menestykselle. Tähän kuuluvat muun muassa tietokoneiltamme suoraan saadut tiedot, verkostoissa välitetyt tiedot, kannettaviin sähköisiin laitteisiin tallennetut tiedot ja paperille painetut tiedot. 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijöiden, toimihenkilöiden tai ulkopuolisten yritykselle tekemät keksinnöt on tarvittaessa suojattava oikeudellisesti. Liikesalaisuuksien on yhtä tärkeää, sillä liikesalaisuudet ovat tietoja, jotka eivät ole julkisesti saatavilla mutta yritykselle tai sen kilpailijoille erittäin tärkeitä. Niitä ovat tiedot hinnoista, tuotantomääristä, varastojen määrästä, tarjouksista, tuotannosta ja jakelusta yms. Kunkin toimipisteen on ryhdyttävä kaikkiin asianmukaisiin ja tarpeellisiin suojatoimiin, jotta nämä tiedot eivät tahattomasti tulisi julkisiksi ottaen huomioon toimipisteen liiketoimintaan ja luottamuksellisuuteen kohdistuvat vaatimukset. Työntekijöidemme on lisäksi käsiteltävä immateriaaliomaisuutta ja liikesalaisuuksia luottamuksellisesti ja erittäin huolellisesti arkipäivän toimissaan: Olympuksen työntekijänä meistä jokaisen on ryhdyttävä kaikkiin tarpeellisiin suojatoimiin, jotta tiedot eivät tulisi tahattomasti julkisiksi. Tämä vaatimus koskee myös luottamuksellisia tietoja ulkopuolisista. Immateriaaliomaisuutta ja liikesalaisuuksia on käsiteltävä luottamuksellisesti ja erittäin huolellisesti. 2/

11 Liiketietojen ja -salaisuuksien 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työhönottohetkellä kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on allekirjoitettava sopimus Olympus Europan luottamuksellisten tietojen ja immateriaalioikeuksien suojaamisesta Olympus Europa -työsuhteen aikana ja sen jälkeen. Työsopimuksen päätyttyä työntekijöiden ja toimihenkilöiden on palautettava Olympus Europalle kaikki yrityksen omistama aineisto tai luottamukselliset tiedot (esim. patentit, piirrokset, tiedot) ja valtuutettava Olympus Europa näiden tietojen haltijaksi. Olympus Europa edellyttää, että kaikki työntekijät tai toimihenkilöt ovat henkilökohtaisessa vastuussa yrityksen tietojen kaikissa muodoissaan suojelemisesta katoamisilta, sopimattomilta muokkauksilta ja paljastamiselta henkilöille, joilla ei ole lupaa niiden saamiseen tai joiden ei tarvitse niitä tietää. Muutamissa tapauksissa, esimerkiksi tehtäessä yhteistyötä ulkopuolisten konsulttien tai asiantuntijoiden kanssa, saattaa olla välttämätöntä luovuttaa luottamuksellisia tietoja ulkopuolisille. Näissä tapauksissa on allekirjoitettava sopimus luottamuksellisuudesta tai salassapidosta. Patenttejamme hoidetaan keskitetysti. Mikäli patentteihin myönnetään lisenssejä, on jokaisen työntekijän kaikissa olosuhteissa ilmoitettava asiasta Olympus-konsernin laatujohdolle ja vastaavalle konsernin yksikölle. Asiakirjojen säilyttäminen Yrityksen asiakirjat ja arkistot ovat yrityksen merkittävää omaisuutta. Niissä on lukuja ja tietoja, jotka ovat tärkeitä liiketoimintamme jatkumiselle, lainmukaisten oikeuksiemme turvaamiselle sekä vero- ja muiden lakisääteisten määräysten tueksi ja rekisteröimiseksi. Olympus Europan hallussa olevat tiedot tallennetaan lain määräysten mukaisesti. Samalla tiedon keruuta, käsittelyä ja käyttöä säätelevät tiedon tarkoituksenmukaisuutta ja tiedon säilytystä koskevat periaatteet. 3/

12 Konsernin viestintä 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Suhdetoiminta/viestimet Olympus Europan tarkoituksena on säilyttää avoimet ja johdonmukaiset viestintäsuhteet tiedotusvälineisiin. Konsernin viestintäosasto ja hallitus vastaavat konsernin kaikesta viestinnästä tiedotusvälineiden suuntaan (esimerkiksi taloudellisten tietojen, tapaturmatilastojen ja ongelmien, yritysostojen ja fuusioiden tai yhtiön johdossa tehtyjen muutosten julkistaminen). Jos työntekijä haluaa kertoa oman mielipiteensä, hänen on keskusteltava asiasta etukäteen yritysviestintäosaston kanssa. Olympuksen julkisia ja virallisia tiedotteita antaa vain yritysviestintäosasto tai vastaavat PR-edustajat. Yksittäiset työntekijät eivät saa ilman etukäteislupaa vastata Olympus Europan nimissä ja puolesta yrityksen periaatteita koskeviin kyselyihin millään julkisella foorumilla, kuten Internetissä, verkkopalveluissa tai tiedotusvälineissä paitsi, jos tämä on annettu heidän tehtäväkseen. Olympus kunnioittaa kaikkien työntekijöiden mielipiteenvapautta, mutta työntekijöiden on oltava tietoisia siitä, että Olympusta koskevat kannanotot tai kommentit olivatpa ne myönteisiä tai kielteisiä voivat vahingoittaa Olympuksen tai sen tytäryhtiöiden etuja. Työntekijöiden on kunnioitettava Olympuksen oikeuksia ja etuja sekä suhtauduttava varovaisesti henkilökohtaisten mielipiteidensä julkistamiseen. 1/

13 Konsernin viestintä 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijät ja Internet Olympus Europan työntekijät voivat halutessaan tai työnsä puolesta joutua osallistumaan verkkofoorumeihin. Työntekijät eivät saa esittää mielipiteitään Olympus Europa -konsernin nimissä tällaisilla foorumeilla, jollei heitä ole pyydetty tekemään näin. Olympus Europan työntekijät ovat täydellisessä vastuussa omista mielipiteistään verkkoyhteisöissä, ja henkilökohtaiset tiedot on merkittävä selvästi henkilökohtaisiksi. Epäselvyyksien välttämiseksi työntekijöiden on ilmoitettava, että heidän mielipiteensä ovat heidän omiaan, eivät Olympus Europan. Jos viesti ei tule Olympus Europan verkkosivuilta, työntekijöiden on ilmoitettava kytköksestään Olympus Europaan. Tästä vastuuvapauslausekkeesta huolimatta tällaisia viestimiä koskevat salassapito ovat voimassa. Työntekijöiden käyttäytyminen tietoverkossa vaikuttaa yritykseen laajasti. Työntekijöiden ei tule koskaan kommentoida yrityksen luottamuksellisia tai sisäisiä asioita eikä tietoja, jotka saattavat sisältää sisäpiirintietoa, ei myöskään Olympus Europan, sen asiakkaisiin tai liikekumppaneihin liittyviä keskeneräisiä oikeuskanteita. Kaikkien kommenttien tulee pysyä työntekijän osaamisalueen rajoissa. Jos viesti vaikuttaa Olympus Europan muihin työntekijöihin, on näille lähetettävä viestistä kopio tai kerrottava asiasta etukäteen. Alueelliset lait koskevat myös sosiaalista mediaa sekä tietojen ja asiakastietojen (kuten tekijänoikeudet ja henkilökohtaiset oikeudet) kunnioittamista. 2/

14 Henkilökohtaisten tietojen 02 Lainsäädännön Olympus kunnioittaa luonnollisten henkilöiden perusoikeuksia ja vapauksia, varsinkin yksityisyyden oikeutta, sovellettavien tietoturvalakien mukaisesti. Keräämme, käsittelemme ja käytämme henkilökohtaisia tietoja vain tarpeellisessa määrin tiettyihin tarkasti määriteltyihin ja oikeutettuihin tarkoituksiin. Siksi arvostamme erityisesti henkilökohtaisten tietojen järjestelmällistä ja teknistä a luvattomalta käytöltä. Kaikki työntekijät ja toimihenkilöt ovat saaneet koulutusta sovellettavista järjestelyistä. 07 Henkilökohtaisten tietojen 14 14

15 Sisäpiirikaupan ja markkinoiden 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijöillä tai toimihenkilöillä voi toisinaan olla tilaisuus nähdä yritykseemme tai liiketoimiimme liittyviä tietoja, jotka eivät ole julkisia. Näitä kutsutaan "sisäpiirintiedoiksi". Olympus Europan periaatteiden mukaan sisäpiirintietoja ei saa milloinkaan käyttää sopimattomiin tarkoituksiin. Sisäpiirintietojen suojaaminen Sisäpiirintietoja ei saa paljastaa kenellekään yrityksen ulkopuoliselle henkilölle paitsi, kun tarkoituksena on yrityksen liiketoimien hoitaminen. Osakekaupat ja olennaiset sisäpiirintiedot Joitakin sisäpiirintietoja voidaan pitää olennaisina eli tietoina, jotka voivat vaikuttaa Olympus Europan emoyhtiön (Olympus Corporation, Japani) osakekurssiin. Jos työntekijällä tai toimihenkilöllä on olennaisia sisäpiirintietoja yrityksestä, hän ei saa käydä kauppaa yrityksen osakkeilla tai muilla rahoitusinstrumenteilla, ellei tietoja ole julkistettu yleisesti. Olennaisia tietoja ovat mm. tuloslaskelmat, yritysostosuunnitelmat ja uusien tärkeiden tuotteiden julkistamissuunnitelmat. Tietyt olennaiset tiedot, jotka liittyvät yrityksen liiketoimiin, eivät ehkä vaikuta osakekurssiin, mutta ne voivat vaikuttaa toisen yrityksen kurssiin tai muiden sijoitusmahdollisuuksien arvoon. Olympus Europan työntekijä tai toimihenkilö ei saa käyttää olennaisia sisäpiirintietoja saadakseen itselleen taloudellista etua tai manipuloidakseen markkinoita. Tällaiseen sisäpiirintietoon luetaan esimerkiksi Olympuksen suunnitelma tehdä merkittävä sijoitus toiseen yritykseen tai tehdä arvokas sopimus jonkun alihankkijan kanssa. Sisäpiirintietoon perustuva osakkeilla tai muilla rahoitusinstrumenteilla käytävä kauppa, sisäpiirintietojen luovuttaminen ulkopuolisille tai ulkopuolisten houkutteleminen kaupankäyntiin kyseisillä rahoitusvälineillä on kiellettyä, samoin markkinoiden manipulointi. Kaikissa tilanteissa, jos nämä periaatteet kieltävät työntekijää tai toimihenkilöä toimimasta omaksi edukseen (esimerkiksi käymällä osakekauppaa tai sijoittamalla), hän ei voi käydä kauppaa myöskään ulkopuolisen puolesta, antaa tai paljastaa sisäpiirintietoja ulkopuoliselle tai houkutella tätä toimimaan omasta puolestaan. 1/

16 Sisäpiirikaupan ja markkinoiden 02 Lainsäädännön Jokaisen työntekijän on ymmärrettävä, että sisäpiirikauppoja koskevan kansallisen ja kansainvälisen lainsäädännön noudattamatta jättäminen on vakava rikos. Sillä voi olla ankaria seuraamuksia työlainsäädännön perusteella, se voi johtaa korvausvaatimuksiin ja jopa vankeusrangaistukseen. Kaikki tällaisiin kauppoihin liittyvät kysymykset on selvitettävä hallintotapaosaston kanssa. 07 Henkilökohtaisten tietojen 2/

17 Eturistiriitojen välttäminen 02 Lainsäädännön Jokaisen työntekijän tai toimihenkilön on aina vältettävä omien ja yrityksen etujen välistä ristiriitaa, joka voi syntyä toiminnasta liikekumppaneiden, työntekijöiden tai ulkopuolisten kanssa. 07 Henkilökohtaisten tietojen Työntekijän tai toimihenkilön paras toimintatapa on selvittää kyseinen tilanne esimiehensä kanssa, jotta hän voi arvioida, aiheuttaako asia ongelmia, ja jos aiheuttaa, miten ne voidaan ratkaista. Jos työntekijän tai toimihenkilön esimies päättelee, että kyseessä on tai voi olla eturistiriita, hän keskustelee asiasta hallintotapaosaston kanssa. Hallintotapaosasto tekee yhteistyötä asianmukaisen johtotason kanssa määritelläkseen, onko kyseessä todellinen eturistiriita. Jos kyseessä on ristiriita, voi olla tarpeellista siirtää työntekijä toisiin tehtäviin, vaatia työntekijää irrottautumaan ristiriitatilanteesta tai korjata tilanne ehtona työsuhteen jatkamiselle. Jos työntekijä tai toimihenkiö on asemassa, jossa hän voi vaikuttaa alihankkijan tai asiakkaan liiketoimien tilaan, on työntekijän tai toimihenkilön kerrottava esimiehelleen kaikista taloudellisista, henkilökohtaisista tai muunlaisista valvontaan tai vaikutusvaltaan liittyvistä suorista kytköksistä (esimerkiksi läheinen perheenjäsen tai ystävä), joita työntekijällä tai toimihenkilöllä voi olla. (Huom. taloudellinen tai oma etu käsittää sijoitukset, arvopapereiden omistuksen ja lainasopimukset.) Työntekijän tai toimihenkilön, joka asemassaan voi vaikuttaa materiaalien tai palveluiden hankintaan, on muodollisesti ilmoitettava, jos työntekijän tai toimihenkilön läheinen perheenjäsen tai ystävä on Olympus Europan alihankkijan palveluksessa. Olympus Europan periaatteisiin ei kuulu estää työntekijöiden tai toimihenkilöiden perheenjäsenten tai läheisten ystävien palkkaamista alihankkijoiden tai kilpailijoiden palvelukseen. Jokaisella on tietysti oikeus harjoittaa valitsemaansa ammattia. Yrityksen tarkoitus on silti varmistaa, ettei tällainen työsuhde vaikuta todellisesti tai näytä vaikuttavan sen liikesuhteisiin. Henkilökohtaisten ja yrityksen etujen välistä ristiriitaa on aina vältettävä. 1/

18 Eturistiriitojen välttäminen 02 Lainsäädännön Kaupallisluonteisen sivutyön haluavan työntekijän tai toimihenkiön on ensin hankittava virallinen lupa henkilöstöosastolta, mikäli hänen työsopimuksensa ei jo käsittele tällaista ulkopuolista työsuhdetta. Olympus Europan työntekijät ja toimihenkilöt eivät saa myöskään olla hallitsevassa asemassa yrityksessä, joka kilpailee Olympuksen tai sen kilpailijoiden kanssa. Olympus Europa ei missään nimessä hyväksy sivutyötä kilpailijan lukuun, eikä toimintaa, jossa kyseinen henkilö esiintyy Olympus Europan työntekijänä tai toimihenkilönä. Tämä rajoitus ei kuitenkaan koske työntekijöidemme ja toimihenkilöidemme yhteiskunnallista toimintaa. 07 Henkilökohtaisten tietojen 2/

19 Lahjoja ja palvelurahoja koskevat 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Kutsut liikelounaille ja pienet lahjat kuuluvat tavanomaisiin liiketapoihin. Ongelmia syntyy kuitenkin silloin, kun lahjoja, edustustilaisuuksia tai muita etuja käytetään sopimattomasti, tai niitä selvästi käytetään liikepäätöksiin vaikuttamiseen tai liike-edun saavuttamiseen tai julkisen sektorin ollessa osapuolena. Katso tämän asiakirjan kappale "Terveydenhuoltoalan ja julkisen sektorin kanssa toimiminen". Kaikissa olosuhteissa on varmistettava, että liiketoimia hoidetaan täysin riippumattomalla tavalla ottaen huomioon vain yrityksen edut. Rahalahjojen, kuten käteisen, sitä vastaavan tai arvopaperien antaminen tai vastaanottaminen on kaikissa tapauksissa ehdottomasti kiellettyä. Lahjojen, edustustilaisuuksien tai muiden etujen tarjoaminen Lahjoja ja edustusta koskevat säännöt vaihtelevat riippuen siitä, käydäänkö kauppaa yksityisen vai julkisen sektorin kanssa. Lahjukset asiakkaille, alihankkijoille ja kaikille muillekin osapuolille ovat ankarasti kiellettyjä. Olympus Europan työntekijät voivat tarjota vain arvoltaan vähäisiä lahjoja. Lahjan arvon on oltava alle maassa sovellettavan verotusrajan. Poikkeuksista on tehtävä selvitys ja niille on saatava asianmukaisen toimitusjohtajan lupa. Tilanne on arvioitava ja aistittava oikein ottaen huomioon vastaanottajan oman yrityksen ja/tai kansalliset lahjojen ja edustuksen vastaanotosta. Lisäksi aterioita, edustustilaisuuksia ja kannustimia saa tarjota vain, kun ne ovat arvoltaan kohtuullisia, satunnaisia ja vastaanottajan niitä vaatimatta. On varmistettava, että liiketoimia hoidetaan täysin riippumattomalla tavalla ottaen huomioon vain yrityksen edut. Mikäli asia herättää kysymyksiä, ota yhteys hallintotapaosastoon. Olympus Europa kieltää ehdottomasti antamasta, tarjoamasta tai lupaamasta lahjaa valtion virkamiehelle (esim. ministeriöiden virkamiehille) tai tämän perheenjäsenille. 1/

20 Lahjoja ja palvelurahoja koskevat 02 Lainsäädännön Lahjojen tai muiden arvoesineiden vastaanottaminen Olympus Europan työntekijät ja toimihenkilöt voivat ottaa vain satunnaisesti vastaan arvoltaan vähäisiä liikelahjoja, edustustilaisuuksia tai muita etuja. Olympus Europan työntekijöiden tai toimihenkilöiden on tietysti ehdottoman kiellettyä pyytää minkäänlaista lahjaa. Ulkopuolisilta yhteyshenkilöiltään lahjoja tai vastaavia ilmaisetuja säännöllisesti saavien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on luovuttava niistä, mikäli niiden arvo ylittää maan verotusrajan (esim. Saksassa 35 vuodessa). Tämä määräys koskee kaikkia työntekijöitä varsinkin joulun ja muiden kansallisten juhlapyhien aikaan. Luovutetut lahjat annetaan sellaisenaan tai rahaksi muutettuina hyväntekeväisyyteen tai voidaan jakaa työntekijöiden kesken. Jokaisen tytäryhtiön ja osaston on varmistettava ryhtyvänsä tehokkaisiin ja asianmukaisiin toimenpiteisiin asiassa. Olympus Europa kieltää ehdottomasti antamasta, tarjoamasta tai lupaamasta lahjaa valtion virkamiehelle tai tämän perheenjäsenille. 07 Henkilökohtaisten tietojen Lahjukset ja voitelurahat Olympus Europan työntekijät ja toimihenkilöt eivät saa tarjota tai hyväksyä lahjusta. Lahjus määritellään tavaran antamiseksi jollekulle tarkoituksena saada vastaanottajalta suosivaa kohtelua. Voitelurahat tarkoittavat käteis- tai muuta maksua, myös tavaroita, palveluita, toisen yrityksen omaisuuden käyttämistä tai minkä tahansa velvoitteen anteeksi antamista asiakkaalle tai alihankkijalle tarkoituksena saada tai palkita epäasiallinen suosiva kohtelu myynti- tai ostotapahtuman yhteydessä. On kiellettyä tarjota lahjuksia ja voitelurahoja suoraan tai jonkun ulkopuolisen kautta ja näin velvoittaa vastaanottaja tekemään vastapalvelus. 2/

21 Lahjoja ja palvelurahoja koskevat 02 Lainsäädännön Esimerkiksi: Ei ole hyväksyttävää maksaa rahdin kuljettajalle ylimääräistä, jotta tämä vauhdittaisi lähetyksen etenemistä tullissa, jos edustaja ei noudata sovellettavia sääntöjä ja määräyksiä ja jos hän antaa rahaa tai luontaismaksun virkamiehelle tämän omaksi hyväksi. Toisaalta on sallittua vauhdittaa käsittelyä sääntöjä ja määräyksiä noudattaen ja virkamiehiä lahjomatta. Nämä periaatteet koskevat jokaista toimintamaatamme, vaikka eri kulttuureissa lahjojen ja palvelurahojen antaminen voikin olla tavanomainen liiketapa. Noudatamme ehdottomasti mahdollista kansallista lainsäädäntöä korruption kitkemiseksi. Yksittäistapauksia koskevat kyselyt tulee lähettää toimintatapaosastolle. 07 Henkilökohtaisten tietojen 3/

22 Terveydenhuoltoalan ja julkisen sektorin organisaatioiden kanssa toimiminen 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Terveydenhuoltoalan kanssa käytävät liiketoimet ovat kaikkialla maailmassa erittäin säädeltyjä ja rajoitettuja, varsinkin julkisella sektorilla. Lainsäädäntö ja liiketavat ovat joka maassa erilaisia, ja näihin eroihin onkin syytä kiinnittää erityishuomiota. Olympus noudattaa ehdottomasti kaikkia kansallisia määräyksiä. Jäljempänä mainitut periaatteet koskevat Olympuksen kaikkia yhteyksiä yksittäisiin henkilöihin (kliininen ja ei-kliininen henkilöstö, muun muassa lääkärit, sairaanhoitajat, tekniset asiantuntijat ja tutkimuskoordinaattorit) ja yhteisöihin (sairaalat tai konsernien ostoyksiköt), jotka suoraan tai välillisesti ostavat, vuokraavat, suosittelevat, käyttävät tai järjestävät Olympuksen lääketieteellisten laitteiden ostoja tai vuokrauksia tai määräävät niitä ("terveydenhuoltoalan ammattilaiset"). Suhteen yhteistyökumppaneihimme on oltava vakaa ja nojattava seuraaviin keskeisiin periaatteisiin: Erillisyys Valmistajan ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten välistä vuorovaikutusta ei saa käyttää väärin vaikuttamalla epäasiallisilla tai sopimattomilla yhteydenotoilla ostopäätöksiin. Vuorovaikutuksen ei pitäisi myöskään riippua kaupoista tai tuotteiden käyttöä koskevista suosituksista. Avoimuus Valmistajien ja terveydenhuoltoalan ammattilaisten välisen vuorovaikutuksen on oltava avointa ja vastattava kansallisia ja paikallisia lakeja ja määräyksiä tai toimialan tapasääntöjä. Olympus toimii asiaankuuluvan avoimesti edellyttämällä kirjallista, etukäteen annettavaa ilmoitusta sairaalan hallinto-osastolle, terveydenhuoltoalan ammattilaisen esimiehelle tai muulle tehtävään paikan päällä nimetylle toimivaltaiselle viranomaiselle ja kertomalla avoimesti vuorovaikutuksen tarkoituksesta. 1/

23 Terveydenhuoltoalan ja julkisen sektorin organisaatioiden kanssa toimiminen 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Samanarvoisuus Olympuksen palkatessa terveydenhuoltoalan ammattilaisia hoitamaan palveluita Olympuksen puolesta Olympuksen maksaman palkkion on oltava suhteessa terveydenhuoltoalan ammattilaisen tekemiin palveluihin ja niiden markkina-arvoon. Dokumentointi Olympuksen ja terveydenhuoltoalan ammattilaisen vuorovaikutuksessa, kuten terveydenhuoltoalan ammattilaisen hoitaessa palveluita Olympuksen puolesta, on laadittava kirjallinen sopimus, jossa määritellään muun muassa vuorovaikutuksen tarkoitus, hoidettavat palvelut ja kulujen korvausmenetelmä sekä Olympuksen maksama korvaus. Sopimuksessa mainittu toiminta on todistettava oikeaksi ja todennettava esim. toimintaraporteilla. Olympuksen on säilytettävä tarpeelliset asiakirjat kuten sopimus, siihen liittyvät raportit, laskut osoittaakseen palveluiden tarpeellisuuden ja asiallisuuden sekä maksetun korvauksen kohtuullisuuden. 2/

24 Suhteet alihankkijoihin, jälleenmyyjiin 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Pidämme itseämme vastuullisina tuotteidemme koko elinkaaresta aina alun kehitysvaiheesta materiaalien ja osien hankinnan kautta käytöstä poistettujen tuotteiden ympäristöystävälliseen hävittämiseen asti. Odotamme vastaavasti alihankkijoidemme ja jälleenmyyjiemme noudattavan vapaan ja reilun kilpailun sääntöjä ja toimivan Yhdistyneiden Kansakuntien yritysvastuusopimuksen 10 periaatteen mukaisesti, jotka liittyvät ihmisoikeuksiin, työntekijöihin, ympäristöön ja lahjonnan torjumiseen. Valitsemme alihankkijat ja jälleenmyyjät vain objektiivisin perustein. Tämä edellyttää palveluhankintojen, esimerkiksi mainos-, käännös- ja konsultointitoimistojen sekä muiden vastaavien palveluiden, kilpailuttamista sisäisten ohjeiden mukaisesti. Tätä toteuttaessamme meidän on noudatettava sitä tärkeää periaatetta, että emme koskaan tietoisesti hanki tavaroita ja palveluita alihankkijoilta, joilla on seuraavia sopimattomia käytäntöjä: vaarallisten tuotteiden ja palveluiden myynti, voimassa olevien lakien rikkominen, lapsi- ja/tai pakkotyövoiman käyttö sekä työntekijöiden ruumiillinen kuritus. Molempien osapuolten on ymmärrettävä, että lain määräysten rikkominen voi johtaa sopimusten välittömään irtisanomiseen ja/tai vahingonkorvausvaatimuksiin, mikäli rikkomus kohdistuu Olympus Europaan tai aiheuttaa sille vahinkoa. Mikäli voidaan laillisesti osoittaa, että sekä määräyksiä että säännöstön henkeä on rikottu tahallisesti, asiakassuhde kyseiseen jälleenmyyjään on irtisanottava. Olympus Europan on monilla alueilla noudatettava paikallisten viranomaisten määräyksiä, ja viestintämme viranomaisten edustajien kanssa on avointa ja rehellistä. Samalla varmistamme, että Olympus Europan laillisia etuja suojellaan. Periaatteessa yhteistyöhön valtion tai kunnan viraston kanssa on hankittava oikeudellista neuvontaa silloin, kun vaatimukset menevät pidemmälle kuin mihin voimme vastata rutiinitiedoilla. Missään nimessä emme salli laittomia palvelurahoja viranomaisille ja/tai lahjoituksia poliittisille puolueille. Valitsemme alihankkijamme ja jälleenmyyjämme vain objektiivisin perustein ja odotamme heidän noudattavan vapaan ja reilun kilpailun sääntöjä sekä käyttäytyvän yritysvastuusopimuksen 10 periaatteen mukaisesti

25 Keskinäinen yhteistyö ja 02 Lainsäädännön Arvostus ja keskinäinen kunnioitus ovat perusta sille, miten toimimme keskenämme ja ulkopuolisten kanssa. Torjumme ehdottomasti kaikenlaisen työntekijöihin ja ulkopuolisiin kohdistuvan syrjinnän rodun, sukupuolen, iän, kansallisuuden, etnisen taustan, ihonvärin, poliittisen vakaumuksen, seksuaalisen suuntautumisen, uskonnollisen vakaumuksen, sosiaalisen taustan tai vammaisuuden perusteella. Häiriötön työpaikka Olympus Europa on sitoutunut tarjoamaan työntekijöilleen ympäristön, jossa ei esiinny minkäänlaista ahdistelua. Olympus Europa paheksuu voimakkaasti eikä suvaitse sitä, että esimiehet tai kollegat ahdistelevat työntekijöitä. Olympus Europa tarjoaa myös ympäristön, jossa työntekijöitä suojellaan ulkopuolisten henkilöiden ahdistelulta työpaikalla. Torjumme ehdottomasti kaikenlaisen työntekijöihin ja ulkopuolisiin kohdistuvan syrjinnän. 07 Henkilökohtaisten tietojen Ahdisteluun luetaan suullinen ja fyysinen käytös sekä kuvat, jotka tekevät työympäristöstä pelottavan, loukkaavan tai vihamielisen tai jotka häiritsevät työsuoritusta. Esimerkkeinä mainittakoon rotuun liittyvät loukkaukset, etnistä alkuperää tai sukupuolta koskevat vitsit, loukkaavat huomautukset, julisteet tai sarjakuvat, uhkaukset, sopimattomien vitsien lähettäminen tai loukkaava kielenkäyttö sähköpostissa tai muilla Olympus tietokoneilla tai verkostoissa, pornografisten näytönsäästäjien tai ohjelmistojen käyttö sekä muu vastaava käytös. Sukupuoliseen ahdisteluun kuuluvat muun muassa seksuaalisten palveluiden ehdottelu, ikävät seksuaaliset lähestymistavat tai muut suulliset, kuvalliset tai fyysiset seksuaaliset loukkaukset. 1/

26 Keskinäinen yhteistyö ja 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Avoin viestintä Olympus Europa edistää tehokkuutta, ryhmätyötä ja tuloksia avoimen viestinnän avulla. Suosittelemme tiedotustilaisuuksia kaikissa toimipisteissämme, jotta työntekijöillä olisi tilaisuus kertoa huolistaan ylimmälle johdolle. Olympus Europa tukee myös "avointen ovien" politiikkaa. Työntekijöitä kannustetaan kertomaan työhön liittyvistä ongelmista lähimmälle esimiehelleen. Mikäli tämä ei ole sopivin henkilö, heidän kannattaa kertoa ongelmastaan tarkoituksenmukaiselle esimiehelle, asiaankuuluvalle yrityksen osastolle tai kenelle tahansa johtajalle aina konsernin pääjohtajaan asti. Väkivalta työpaikalla Olympus Europalla on nollatoleranssi väkivaltaa kohtaan. Väkivallaksi luetaan toisen henkilön fyysinen vahingoittaminen, töniminen, työntäminen, ahdistelu, uhkailu, painostaminen, aseiden esittely ja uhkailu sekä tällaisiin toimiin ryhtymisestä puhuminen. Olympus Europan tarkoituksena on varmistaa, että kaikki sen liiketoimintaan liittyvät henkilöt, myös työntekijät ja asiakkaat, eivät koskaan tunne jonkun työntekijän tai toimihenkilön toiminnan tai käytöksen uhkaavan heitä. Kaikkien tehtävänä on estää väkivalta työpaikalla. Työntekijät voivat auttaa asiassa ilmoittamalla työpaikan tapahtumista, jotka ehkä osoittavat kollegan olevan vaikeuksissa. Työntekijöitä kehotetaan ilmoittamaan kaikista tapahtumista, joihin voi liittyä sellaisten yhtiön periaatteiden rikkomista, joiden tarkoituksena on turvata mukava työympäristö. Huolenaiheista voi kertoa tämän asiakirjan vastaavassa kohdassa mainituille yhteyshenkilöille. Kaikki tutkitut ilmoitukset ja tiedot käsitellään luottamuksellisesti. 2/

27 Ympäristö, terveys ja turvallisuus 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Luonnonvarojen vastuullinen ja kunnioittava käyttö on meille itsestäänselvää kaikissa toimipisteissämme. Käytämme ja parannamme ympäristötekniikoita tuotantolaitoksissamme ja kehitämme ympäristöystävällisiä tuotteita asiakkaillemme. Varmistamme korkeiden ympäristölainsäädännön ja vaativien sisäisten standardien noudattamisen hallintajärjestelmiä toteuttamalla ja jatkuvasti kehittämällä sekä lakisääteisiä määräyksiä noudattamalla. Pyrimme vähentämään merkittävästi kasvihuonepäästöjä käyttämällä energiaa tehokkaasti ja optimoimalla logistiikan kaikissa liiketoimintaprosesseissamme. Kaikkien työntekijöidemme työtapaturmilta ja terveysvaaroilta työpaikalla on Olympus Europalle erittäin tärkeää. Siksi emme ainoastaan noudata lakisääteisiä määräyksiä, vaan kehitämme jatkuvasti dokumentoitavia menettelyitä sekä työterveyttä ja turvallisuusjärjestelmiä. Kunkin työntekijän on noudatettava työterveys- ja turvallisuusmääräyksiä

28 Laatu 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Olympus tunnetaan tasokkaista tuotteistaan ja palveluistaan. Tämän hienon maineen ylläpitämiseksi olemme käyttäneet jo vuodesta 1997 laadunvalvontajärjestelmää, jolla varmistamme noudattavamme kansainvälisiä standardeja. Tätä järjestelmää kehitetään ja parannetaan jatkuvasti. Tätä järjestelmää kehitetään ja parannetaan jatkuvasti. Tämän laadunvalvontajärjestelmän teho perustuu riippumattoman sertifiointilaitoksen tekemiin vuositarkastuksiin. Kaikkien työntekijöiden ja toimihenkilöiden on noudatettava tämän valvontajärjestelmän vaatimuksia. Laadunvalvonnan keskeinen osa on jatkuva pyrkimyksemme parannuksiin. Laadun paraneminen on kaikkien tuote-, prosessi- ja palveluinnovaatioiden perusta. Sen avulla vastaamme kysyntään ja pidämme asiakkaat tyytyväisinä. Laatu on aina korkeiden standardien, todellisten ponnisteluiden, ammattimaisen käytöksen ja jatkuvien suoritusten lopputulos. Liiketoiminnan prosessien optimointi on tärkeää laatutavoitteiden saavuttamiselle. Prosesseihin keskittyminen on myös laatustandardien perusperiaate ja samalla myös kaikkien tätä seuraavien toimien ja hankkeiden perusta, jolla koko organisaatiota ohjataan kohti tehokkuutta ja hyvää suorituskykyä

29 Yritysvastuun 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Yhteisönä tiedostamme yhteiskunnalliset velvoitteemme ja pyrimme erityisesti antamaan panoksemme sekä työn että rahoituksen muodossa lääketieteeseen ja terveydenhuoltoon, tieteeseen ja koulutukseen ja liikenneturvallisuuteen. Teemme mielellämme yhteistyötä hyväntekeväisyysjärjestöjen kanssa sekä tuemme työntekijöidemme vapaaehtoistyötä ja kunniatehtäviä kansalaisjärjestöissä. Lisäksi edistämme hyviä suhteita naapureihimme ja kuntiin sekä pyrimme vastaamaan näiden vaatimuksiin ja odotuksiin erittäin tietoisina yhteiskunnallisista velvoitteistamme. Olympus Europalla on konserninlaajuinen yritysvastuustrategia, jonka tarkoituksena on taata yhteiskunnallinen sitoumuksemme ja joka tukee meitä yksittäisten yritysvastuutoimien suunnittelussa ja toteutuksessa. Siitä huolimatta ja haluamatta mitenkään rajoittaa kykyämme sitoutua paikallisesti, kaikesta yhteiskunnallisesta toiminnasta on ilmoitettava konsernin yritysvastuuosastolle. Huom. Lahjoituksiin sovelletaan lisärajoituksia

30 ja seuraamukset 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Hallintotapaosasto vastaa tätä säännöstöä koskevasta viestinnästä ja sen toteutuksesta konsernin tasolla. Säännöstömme ei ole paikallaan pysyvä vaan muuttuva asiakirja säännöllinen sisäinen tarkastusprosessi, jossa otetaan muuttuvat oikeudelliset ja liiketoiminnalliset olosuhteet huomioon. Varmistaaksemme sen, että jokainen työntekijä toimii lakien ja yrityksen eettisten arvojen mukaisesti, hallintotapaosasto on kehittänyt seurantaohjelman, jossa on seuraavat kohdat: säännöstöä koskeva sisäinen ja ulkoinen viestintä työntekijöiden jatkuva kouluttaminen seurantajärjestelmän kehittäminen ja päivittäminen tarkastusprosessi osana seurantajärjestelmää toimitusjohtajien vahvistukset raportointi yhtiön hallitukselle säännöstön noudattamisen seuranta sisäisillä tarkastuksilla. Tämä säännöstö on tärkeä perusta arkipäivän työskentelyllemme. Mikäli työntekijät tai toimihenkilöt rikkovat säännöstöä, sillä voi olla vakavia seuraamuksia yritykselle. Vain ilmoittaessamme kaikista säännöstön rikkomuksista eteenpäin voimme parhaiten ehkäistä vahinkoja yritykselle ja siten omillekin eduillemme! Säännöstön rikkomisesta ilmoittavat työntekijät pääsevät erityisun, johon kuuluu myös takuu nimettömyydestä säännöstörikkomuksesta ilmoittaminen ei aseta ilmoittajaa mitenkään epäedulliseen asemaan. Säännöstön rikkomisesta voi olla vakavia seuraamuksia yritykselle ja sinulle itsellesi! 1/

31 ja seuraamukset 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Mikäli työntekijän tai toimihenkilön todistetaan rikkoneen säännöstöä, Olympus Europa Holding tytäryrityksineen varaa itsellään oikeuden ryhtyä rankaisu- ja oikeustoimiin, kuten irtisanomiseen, sekä hakea oikeudessa korvauksia sopimattoman käytöksen aiheuttamista vahingoista. Säännöstön tarkoituksena on luonnollisesti estää tällaisia ristiriitaisia tilanteita syntymästä ollenkaan ja pitäen hyvin mielessä säännöstön vaatimukset ja standardit Olympus Europa pyytää kunnioittavasti jokaikistä työntekijää pohtimaan omia toimiaan ja asennettaan työhön sekä mukauttamaan niitä välittömästi tarvittaessa. Ilmoitus ja vahvistus Kaikki työntekijät saavat tapasäännöstökoulutusta. Toimitusjohtajien on vahvistettava vastaanottaneensa ja lukeneensa säännöstön. Sen jälkeen he ryhtyvät kaikkiin ponnistuksiin varmistaakseen, että he kykenevät viestimään säännöstön sisällön ja hengen kaikille alaisilleen. Aina, kun säännöstöön tehdään muutoksiin tai aiheesta järjestetään seminaareja tai työpajoja, esimiesten on välittömästi toimitettava asianmukaiset tiedot kaikille työntekijöille, joita ne koskevat. Esimiesten on varmistettava, että tämä viestintä dokumentoidaan sopivalla tavalla. 2/

32 02 Lainsäädännön 07 Henkilökohtaisten tietojen Meillä on useita yhteyshenkilöitä, joiden kanssa voit keskustella tai joille ilmoittaa mistä tahansa asiasta tai kysyä mitä tahansa säännöstön rikkomisesta, sisällön muutoksista tai tulkinnoista. Esimies ensimmäinen yhteyshenkilö Oma esimiehesi on ensimmäinen yhteyshenkilösi säännöstöön liittyvissä kysymyksissä tai rikkomuksissa. Hallintotapaosasto Hallintotapaosasto on vaihtoehtoinen kontaktipiste, kun haluat ilmoittaa rikkomuksista etkä halua ilmoittaa niistä esimiehellesi. Kysymykset ja valitukset käsitellään halutessasi erittäin luottamuksellisesti. Hallintotapaosasto vastaa koko säännöstön toteuttamisesta ja kehittämisestä. Löydät sieltä ensimmäisen yhteyshenkilösi, kun haluat tehdä parannusehdotuksia ja valituksia. Hallintotapaosasto on valmis auttamaan esimiehiä säännöstön oikeudellisessa ja käytännön soveltamisessa. Voit lähettää kyselyn sähköpostitse omalla kielelläsi. Nimettömät yhteydenotot asiamies Joissakin tapauksissa haluat ehkä kertoa huolistasi paljastamatta henkilöllisyyttäsi Olympukselle. Tällaisissa tapauksissa avustaa asiamiehemme. Asiamies on ulkopuolinen juristi, jonka ammattinsa puolesta on toimittava luottamuksellisesti. Viranomaisten yms. tehdessä selvityspyyntöjä asiamiehellä on oikeus olla paljastamatta esitettyihin asioihin liittyviä tietoja tai henkilöllisyyttäsi. Siksi voit ottaa asiamieheen yhteyden varmasti nimettömänä. Nimesi tai tiedot, joilla sinut pystytään tunnistamaan, toimitetaan Olympukselle (tai jollekulle muulle) vain sinun erityisluvallasi. Voit ottaa yhteyden asiamieheen seuraavin tavoin: Sähköpostitse: Lähetä asiamiehelle sähköpostiviesti osoitteeseen omalla kielelläsi se menee varmasti perille, siihen vastataan nopeasti, se käännetään huolellisesti ja käsitellään asianmukaisesti. Puhelimitse: Voit soittaa asiamiehelle maksuttomaan numeroon tai sen asianajotoimiston numeroon, jossa asiamies on partnerina. Kaikki puhelinnumerot löytyvät Olympuksen kotisivulta ja tapasäännöstön vierestä