R-Phone Käyttöohje

Transkriptio

1 R-Phone Käyttöohje versio

2 2 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Sisällys Esittely...5 Mikä on R-Phone?...5 Esivaatimukset...5 PC:n vähimmäisvaatimukset...5 Ohjelmistovaatimukset...5 Asennus...5 Aloittaminen...6 Tietokantaominaisuudet...6 Käytetyt alue- ja muut koodit...7 Operaattorit...8 vcapi-asetukset...8 Yleistä...9 Rekisteröinti...9 Tietokannoista ja puhelinluetteloista...10 Asetustietokanta...10 R-Phonen tietokanta...11 Outlook tietokanta...11 Puhelinluettelot ja soittolistat...11 Pääikkuna...12 Päävalikko...12 Tiedosto-valikko...13 Näytä-valikko...13 Puhelinluettelot-valikko...14 Lisää-valikko...14 Puhelin-valikko...14 Ikkuna-valikko...16 Ohje-valikko...16 Työkalupalkki...17 Puhelinluettelo...18 Henkilön lisäys R-Phone kantaan...19 Henkilön poisto...20 Henkilön muokkaus...21 Outlook-kontaktin lisäys...21 Ikkunan virkistys...21 Lisää soittolistaan...21 Lisää numeroita...21 Lisää viesti...21 Tuhoa luettelo...22 Haku...22 Asetukset...22 Soittolista...23 Poista listalta...24 Soita seuraavalle...24 Jätä seuraava väliin...24 Resetoi lista...24

3 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 3 Tuhoa lista...24 Haku...24 Asetukset...24 Henkilötiedot...24 Kuva...25 Puhelinnumerot...25 Numeroiden lisäys...25 Numeroiden poisto...26 Numeroiden muokkaus...26 Valittuun numeroon soittaminen...27 Soitonsiirron kohteeksi asettaminen...27 Pikavalintoihin lisäys...27 Soittolistan numerot...27 Viestilista...28 Viestien lisäys...28 Viestien poisto...28 Viestien muokkaus...29 Yleiset viestit...29 Viimepuhelut...29 Lisää uutena...29 Lisää henkilölle...29 Näytä saapuneet...29 Näytä lähteneet...30 Poista...30 Puhelimen tila...30 Puhelun tullessa...30 Näytä pääikkuna...31 Uusi viesti...31 Lisää uusi...31 Lisää henkilölle...31 Soita takaisin...31 Sulje...31 Asetukset...32 Soitto-ominaisuudet...32 Ulkonumeron tunnus...32 Suuntanumero...32 Maatunnus...33 Kaukoliikenteen operaattori...33 Ulkomaanliikenteen operaattori...33 Soitonsiirron kohde...33 Kaukonumeron tunnus...33 Puhelinvaihteen numero...33 Käytä ulkolinjan tunnistetta...33 Poista ulkonumeron tunnus...33 Tietokantaominaisuudet...33 Asetustietokanta...34 Puhelinluettelotietokannat...34 Luo uusi...34

4 4 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Lisää listaan...35 Poista...35 Korjaa...35 Kompaktoi...35 Muut ominaisuudet...35 Näytä tulevat puhelut...36 Ota vastaan tietoja lähiverkon kautta...36 Numeroiden määritystiedosto...36 Numerotyypit...36 Linjan ominaisuudet...37 TCP / IP...38 Nollaa dialogit...38 Outlook-yhteyden ominaisuudet...38 Havaittu Outlook versio...39 Outlook-tietokannan polku...39 Käytä Outlook-tietokantaa...39 Synkronoi Outlook-kontaktit automaattisesti käynnistyksen yhteydessä...39 Puhelinluetteloiden hallinta...40 Outlook-yhteys...41 Yleistä...41 Tietojen päivitys...41 Synkronointi...41 Tietojen muokkaus...41 Tulostus...42 Sivun asetukset...42 Esikatselu...42 Tulosta...43 Tuonti...44 Lähde...44 Smartsetin tietokanta...44 Tekstitiedosto...45 Outlook...46 Asetustietokanta...46 Kohde...46 Kohdetiedosto...46 Ylikirjoita olemassa olevat...46 Yleiset toiminnot...47 Puhelun aloittaminen...47 Luettelon numeroon...47 Käyttäjän syöttämään numeroon...47 Pikavalinnasta...47 Puhelinluettelon luonti...47

5 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 5 Esittely Mikä on R-Phone? R-Phone on ohjelmisto, joka mahdollistaa puhelimen hallinnan tietokoneella. Ohjelma osaa mm. aloittaa puhelun listasta klikattaessa, tunnistaa saapuvan puhelun, ylläpitää soittolistoja ja muistilappuja. Puhelinluetteloita ja soittolistoja voi olla käytössä useampia, ja esimerkiksi tietokantojen jakaminen useamman käyttäjän kesken on mahdollista. Esivaatimukset Ohjelman toiminnan takaamiseksi laitteiston on täytettävä seuraavat vaatimukset: PC:n vähimmäisvaatimukset Windows 9X / NT (SP6) / 2000 / XP TCP / IP-lähiverkko vapaata levytilaa noin 10 MB suositus vähintään Pentium-luokan prosessori ja 64 MB muistia Ohjelmistovaatimukset Microsoftin Jet-tietokantamoottori asennettuna. R-Phonen asennusohjelma asentaa tämän, jos sitä ei ole jo valmiina. Siemensin vcapi-ajurit (tulevat LAN Bridge -kortin mukana) asennettuna ja konfiguroituna. Huom! Tämä ohjelma vaatii Siemensin puhelinvaihteen ja LAN Bridge -kortin toimiakseen. Asennus Asennus aloitetaan käynnistämällä asennuslevyllä oleva Asenna.exe. Ohjelma voidaan asentaa joko yksittäiselle työasemalle tavanomaiseen tapaan, mutta myös verkkosemalle useamman käyttäjän kesken jaettavaksi. Verkkoasennuksessa kaikki käyttäjät ajavat ohjelman samasta paikasta joten ohjelman ylläpito helpottuu, koska ohjelman tiedostot tarvitsee päivittää vain yhteen paikkaan. Ohjelman käytön kannalta verkkoasennus ja paikallinen asennus ovat identtisiä. Verkkoasennusta päivitettäessä asennusohjelma lähettää lopetusviestin kaikille käynnissä oleville R-Phone-ohjelmille jotka on käynnistetty verkkoasennuksen kohdehakemistosta. Saapuva lopetusviesti näkyy käyttäjälle ilmoituksena, joka kertoo R-Phonen pian sammuttavan itsensä. Käyttäjällä on tällöin mahdollisuus peruuttaa sammutus.

6 6 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Yksikin peruutus estää verkkoon asennetun ohjelman päivittämisen. Verkkoasennuksen päivittäminen tulee tietenkin ajoittaa käyttäjien kannalta sopivaan ajankohtaan ja peruutus on tarkoitettu lähinnä hätätilanteiden varalle. Lopetusviesti saapuu ainoastaan niille työasemille ja R-Phone-ohjelmille, jotka ovat samassa työryhmässä (workgroup) tai toimialueella (domain) kuin kone, josta asennusohjelma käynnistetään. Koneissa joille viestiä ei tule on R-Phone sammutettava manuaalisesti ennen päivitystä. Aloittaminen Ohjelman ensimmäisellä käynnistämiskerralla käynnistyy samalla asetusvelhoksi kutsuttu ohjelma. Se kysyy kaikki R-Phonen toiminnan kannalta välttämättömät asetukset sekä luo uuden tietokannan ja puhelinluettelon. Velhoa ei ole pakko käydä läpi, vaan sen voi keskeyttää valitsemalla Cancel. Tällöin asetukset on tehtävä ohjelman Asetukset-kohdassa (ks. luku Asetukset sivulla 32). Velhon ikkunoissa voidaan liikkua eteen- ja taaksepäin painikkeilla Next ja Back. Seuraavassa käydään läpi velhon eri asetusikkunat. Tietokantaominaisuudet Tässä kohtaa määritellään asetustietokannan sijainti ja mahdollisen uuden tietokannan ja puhelinluettelon sijainti ja nimi. Asetustietokantaan tallennetaan käyttäjäkohtaisia asetuksia, esim. tietokantojen sijainnit, viestit jne. Tämä tiedosto tulee olla käyttäjä- tai ohjelmakohtainen siten, että sillä on vain yksi samanaikainen käyttäjä. Tyypillisesti tässä kohtaa luodaan uusi tietokanta klikkaamalla oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla polku ja kirjoittamalla uusi tiedostonimi. Jos R-Phone on ollut aikaisemmin asennettuna voidaan vasemman puoleisella painikkeella hakea vanha tietokanta ja näin säilyttää vanhat asetukset. Tämä kohta on täytettävä ennen jatkamista. Asennuksen yhteydessä voidaan myös luoda uusi tietokanta ja tämän kannan sisältävä puhelinluettelo laittamalla rasti kohtaan Luo uusi puhelinluettelo. Tämän jälkeen voidaan valita uuden tietokannan polku kentän oikealla puolella olevalla painikkeella. Tämä luo uuden tietokannan, joten jo olemassa olevaa tietokantaa ei voida valita. Uuden tietokannan nimi ja Uuden puhelinluettelon nimi kohtiin voidaan kirjoittaa halutut nimet jos ei haluta käyttää automaattisesti luotuja nimiä. Nimet voivat olla mitä tahansa, niiden tarkoitus on ainoastaan antaa tietokannalle ja puhelinluettelolle jokin kuvaava, selväkielinen nimi.

7 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 7 Kuva 1. Tietokantaominaisuudet. Käytetyt alue- ja muut koodit Tässä ikkunassa asetetaan ulkonumeron tunnus (jos talossa on ulkonumeron tunnus käytössä, vaikka sitä ei juuri tällä nimenomaisella puhelimella tarvitsisikaan käyttää, on tunnus merkittävä tähän kohtaan), maatunnus (358 Suomelle) ja alueen suuntanumero sekä puhelinvaihteen numero suuntanumeron kanssa. Kaikki kentät on täytettävä. Kuva 2. Alue- ja muut koodit. Jos ulos soitettaessa vaaditaan ulkonumeron tunnus numeron eteen, laitetaan rasti kyseiseen kohtaan. Ulkonumeron tunnus voidaan poistaa sisään tulevien soittojen numeron edestä asettamalla rasti alempaan ruutuun. Tämä estää tunnusta haittaamasta numeron oikeaa tunnistamista. Tämä tulee yleensä olla valittuna.

8 8 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Operaattorit Ohjelma voidaan asettaa käyttämään tiettyä operaattoria kauko- ja ulkomaanpuheluissa. Operaattoritunnukset lisätään numeroon automaattisesti puhelua soitettaessa. Nämä kohdat voidaan myös jättää tyhjiksi, jolloin numeroiden valinta tapahtuu operaattoria erikseen määrittelemättä. Kuva 3. Operaattorit. vcapi-asetukset Tässä kohtaa määritellään CAPI:n tarvitsemat tiedot. CAPI on rajapinta, jonka kautta puhelinta ohjataan, ja vcapi on virtuaalinen CAPI, joka toimii lähiverkon kautta. vcapi-ajureiden on oltava asennettuina ja konfiguroituina, jotta ohjelma toimisi. Kuva 4. CAPI:n asetukset.

9 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 9 Puhelimen alanumero on ohjattavan eli käyttäjän oman puhelimen sisäinen numero, ja PC:n alanumero on CAPI:n asetuksissa tietokoneelle asetettu alanumero. PC:n alanumero on määriteltävä erikseen LAN Bridgen hallintaohjelmassa sen mukana tulleiden ohjeiden mukaan. Seuraavalla välilehdellä velhossa tehdyt asetukset voidaan asettaa voimaan klikkaamalla Finish. Yleistä Kun ohjelma käynnistetään, ilmestyy Windows-palkin oikeassa reunassa olevaan tilaan ohjelman ikoni. Ohjelman ikoni Kuva 5. Windows-palkki. Ohjelman pääikkuna voidaan käynnistää nopeasti kaksoisklikkaamalla ikonia tai klikkaamalla ohjelman ikonia hiiren oikealla napilla ja valitsemalla aukeavasta ponnahdusvalikosta Näytä pääikkuna (6). Jos pääikkuna on jo auki, tässä kohdassa lukee Sulje pääikkuna. Pääikkunasta ja sen toiminnoista kerrotaan erikseen omassa luvussaan. Ponnahdusvalikon muita toimintoja ovat: Pikavalinnat, jotka ovat valikon yläosassa. Puhelu voidaan aloittaa valitsemalla haluttu kohde tästä listasta. Asetukset, josta aukeaa ohjelman asetusten määritysikkuna. Asetuksista kerrotaan tarkemmin luvussa Asetukset sivulla 32. Sulje ohjelma, joka sulkee koko ohjelman. Kuva 6. Ikonin ponnahdusvalikko. Ohjelma pystyy tunnistamaan tulevat puhelut ja aloittamaan puhelun pikavalinnoista, vaikka pääikkuna ei olisikaan auki. Rekisteröinti R-Phonen rekisteröimätön versio muistuttaa tilastaan tietyin väliajoin aukeavalla ikkunalla, mutta toimii muutoin samoin kuin rekisteröity versio. Lisenssejä saa TJK Tietolaite Oy:ltä, tarkemmat yhteystiedot löytyvät www-sivuiltamme Ohjelma rekisteröidään kopioimalla saatu rekisteröintitiedosto reg.dat hakemistoon, johon R-Phone on asennettuna tai kopioimalla se jonnekin muuhun hakemistoon ja asettamalla rekisteröintitiedoston polku (kts. kohta Ohje-valikko sivulla 16).

10 10 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Tietokannoista ja puhelinluetteloista. R-Phonessa on käytössä useita erityyppisiä tietokantoja. Tässä luvussa käydään lyhyesti läpi eri tietokannat ja kuvataan niiden suhde puhelinluetteloihin ja soittolistoihin Asetustietokanta R-Phonen tietokanta Outlook R-Phone Työasema Palvelin Synkronoitu Outlook kanta Jaetut R-Phonen tietokannat Työasema R-Phone Kuva 7. Esimerkki tietokantojen käytöstä. Asetustietokanta Asetustietokanta Asetustietokantaan talletetaan kaikki henkilökohtaiset asetukset, esimerkiksi puhelinluettelot, soittolista, viestit ja pikavalinnat. Näitä tietokantoja on käytössä täsmälleen yksi kappale per R- Phone.

11 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 11 R-Phonen tietokanta Tämä tietokanta pitää sisällään luodut kontaktit (henkilötiedot ja puhelinnumerot). Tietokantoja voi olla käytössä usempia ja ne voidaan jakaa useamman R-Phonen kesken. Tietoja voidaan muokata vapaasti mistä tahansa R-Phone-työasemasta. Outlook tietokanta Outlook tietokantaan synkronoidaan Outlookin kontaktit. R-Phone synkronoi tiedot ainoastaan yhteen tietokantaan eikä useampi R-Phone voi synkronoida tietoja samaan tietokantaan. Tiedot siirtyvät aina ainoastaan Outlookista tietokantaan. Tietoja ei voi muokata suoraan R-Phonesta kuten normaaleja R-Phonen kontakteja. R-Phone joka on suorittanut synkronoinnin voi aukaista Outlookin kontaktilomakkeen muokkausta varten, muut R-Phonet voivat ainoastaan lukea tietoja. Lisätietoja synkronoinnista ja Outlook tietokannan käytöstä on kappaleessa Outlook-yhteys sivulla 41. Puhelinluettelot ja soittolistat Puhelinluettelot ja soittolistat ovat ikkunoita tietokantojen kontakteihin.yksi puhelinluettelo voi näyttää yhden tai useamman tietokannan sisällön yhtenä listana ja puhelinluetteloihin valitaan näytettäväksi aina koko tietokannan sisältö kerrallaan. Soittolistoihin voidaan kerätä yksittäisiä kontakteja eri tietokannoista. Tarkempi kuvaus puhelinluetteloista on kappaleessa Puhelinluettelo sivulla 18 ja soittolistoista kappaleessa Soittolista sivulla 23. Tietokannat Puhelinluettelot Soittolistat Asetustietokanta Kuva 8. Tietojantojen ja puhelinluetteloiden / soittolistojen suhde.

12 12 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Pääikkuna Alla on esimerkki siitä, miltä ohjelman pääikkuna voi näyttää. Lapsi-ikkunoita voidaan piilottaa / näyttää tarpeen mukaan, ja puhelinluetteloita sekä soittolistoja voi olla useampiakin auki samaan aikaan. Se, miten ikkunat järjestää on omasta mausta kiinni. Kuva 9. Ohjelman pääikkuna. Yleisenä periaatteena on, että muiden ikkunoiden sisältö riippuu aktiivisesta listaikkunasta (joko puhelinluettelo tai soittolista). Esimerkiksi jos valitaan yksi henkilö puhelinluettelosta, päivittyvät valitun henkilön tiedot Henkilötiedot-ikkunaan, numerot numeroikkunaan jne. Jos useampi kuin yksi henkilö on valittuna, ovat muut ikkunat tyhjiä. Poikkeuksena edelliseen ovat Viimepuhelut - ja Puhelimen tila -ikkunat. Niiden sisältö päivittyy, kun tapahtuu jotain, mikä vaikuttaa niiden esittämiin tietoihin, esim. Viimepuhelut-ikkuna päivittyy, kun puheluita soitetaan tai niitä saapuu. Päävalikko Päävalikko on ohjelman yläosassa oleva valikko, joka on näkyvissä koko ajan. Seuraavissa kappaleissa on selitetty päävalikon eri alivalikoita tarkemmin.

13 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 13 Huom! Kaikki valikot tai ikonit eivät ole aina valittavissa. Tämä johtuu siitä, että joillakin toiminnoilla voi olla tiettyjä ehtoja sen suhteen, koska ne voidaan suorittaa (esim. jotta numeroita voitaisiin poistaa, on vähintään yhden numeron oltava valittuna jne.). Tiedosto-valikko Tiedosto-valikossa on ohjelman yleisiä toimintoja. Kuva 10. Tiedosto-valikko. Asetukset Aukaisee Asetukset-ikkunan. Katso luku Asetukset sivulla 32. Tuonti Käynnistää tiedoston konversiotoiminnon. Katso tarkempia tietoja luvusta Tuonti sivulla 44. Loki Aukaisee lokin katseluikkunan. Tätä toimintoa ei toistaiseksi tueta. Sivun asetukset, esikatselu ja tulosta Tulostukseen liittyvät toiminnot. Tulostuksesta kerrotaan lisää luvussa Tulostus sivulla 42. Sulje pääikkuna Piilottaa ohjelman pääikkunan. Näkyviin jää ainoastaan ohjelman ikoni Windows-palkkiin. Sulje ohjelma Sulkee koko ohjelman. Näytä-valikko Näytä-valikosta voidaan näyttää / piilottaa ohjelman lapsi-ikkunoita. Vasemmassa reunassa oleva merkki kertoo, onko ikkuna näkyvissä. Jos valitaan ikkuna, joka ei ole näkyvissä, näytetään se, ja valittaessa näkyvissä oleva ikkuna, se suljetaan (kuva 11). Ikkunan voi sulkea myös ikkunassa olevasta sulkemispainikkeesta. Puhelinluetteloiden ja soittolistojen tilaa muutetaan erillisestä valikosta Puhelinluettelot.

14 14 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Kuva 11. Näytä-valikko. Puhelinluettelot-valikko Tässä valikossa ovat toiminnot uusien puhelinluettelo- ja soittolistaikkunoiden luontiin sekä luettelo kaikista olemassa olevista puhelinluetteloista ja soittolistoista alivalikoissa. Haluttu listaikkuna voidaan sulkea ja avata valitsemalla se listasta. Tastä valikosta voidaan myös aukaista puhelinluetteloiden hallintaikkuna. Kuva 12. Puhelinluettelot-valikko. Lisää-valikko Henkilöiden, numeroiden ja viestien lisääminen onnistuu nopeasti tästä valikosta, vaikka esimerkiksi numero- tai viesti-ikkunat eivät olisikaan auki. Jotta numeroiden tai viestien lisäys onnistuisi, on yhden henkilön oltava valittuna aktiivisessa listassa. Jos Outlook-yhteys on käytössä voidaan tämän valikon kautta myös lisätä uusi Outlook-kontakti Outlookin kontaktikansioon. Kuva 13. Lisää-valikko. Puhelin-valikko Puhelin-valikossa ovat kaikki puhelimen toimintaan liittyvät komennot (kuva 14). Soita valittuun numeroon Aloittaa puhelun numerolistassa valittuna olevaan numeroon.

15 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 15 Soita annettuun numeroon Aukaisee keskusteluikkunan, jossa käyttäjä voi syöttää haluamansa numeron. Ohjelma aloittaa puhelun annettuun numeroon, kun klikataan painiketta OK. Vuorottelu Vuorottelee kahta puhelua. Tämä toimii ainoastaan siinä tapauksessa, että puhelinvaihde tukee sen suorittamista toiminneavun kautta. Vastaa koputukseen Vastaa koputtavaan puheluun, ja siirtää nykyisen puhelun pitoon. Tämä toimii ainoastaan siinä tapauksessa, että puhelinvaihde tukee sen suorittamista toiminneavun kautta. Aloita neuvottelupuhelu Aloittaa neuvottelupuhelun, kun yksi puhelu on jo käynnissä. Tämä toimii ainoastaan siinä tapauksessa, että puhelinvaihde tukee sen suorittamista toiminneavun kautta. Lopeta neuvottelupuhelu Lopettaa neuvottelupuhelun. Tämä toimii ainoastaan siinä tapauksessa, että puhelinvaihde tukee sen suorittamista toiminneavun kautta. Soitonsiirto päälle / pois Kytkee soitonsiirron päälle tai pois. Jotta tämä toiminto olisi mahdollista suorittaa, on jonkun numeron oltava asetettuna soitonsiirron kohteeksi. Kutsunsuoja päälle / pois Kytkee kutsunsuojan päälle tai pois. Puhelin ei ota vastaan puheluita, mutta ohjelma havaitsee tulevat puhelut ja kertoo niistä. Muokkaa pikavalintoja Tämä aukaisee ikkunan, jossa pikavalintoja voidaan poistaa ja muokata. Kuva 14. Puhelin-valikko.

16 16 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Ikkuna-valikko Tässä valikossa on lista kaikista näkyvistä ikkunoista sekä toiminnot ikkunoiden järjestämiseen. Listasta valittu ikkuna muuttuu aktiiviseksi ikkunaksi. Ikkunat voidaan järjestää automaattisesti joko limittäin tai vierekkäin. Kuva 15. Ikkuna-valikko. Ohje-valikko Ohje-valikossa on Lisätietoja-toiminto, joka ilmoittaa ohjelman version sekä näyttää rekisteröintitiedot. Jos ohjelmaa ei ole rekisteröity, numero- tai loppumispäivämääräkentissä ei ole mitään. Jos päivämäärä on mennyt umpeen tai puhelimen alanumero ei ole rekisteröityjen numeroiden listassa on kyseinen kenttä merkitty punaisella ja kentän nimikentässä lukee syy. Oletuksena R-Phone lukee rekisteröintitiedoston ohjelman asennushakemistosta, mutta kohdassa Rekisteröintitiedosto voidaan valita myös muu polku. Tiedosto voidaan valita joko selaamalla tiedostoja käyttämällä kentän oikeassa reunassa olevaa painiketta tai hiirellä raahaamalla ja pudottamalla tiedosto kenttään.

17 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 17 Kuva 16. Lisätietoja ikkuna. Työkalupalkki Työkalupalkissa on muutamia usein käytettyjä komentoja. Kaikki työkalupalkin toiminnot ovat myös käytettävissä päävalikon kautta. Kuva 17. Työkalupalkki. Sulje Tämä vastaa päävalikon Tiedosto Sulje pääikkunaa. Toiminto käynnistyy myös klikkaamalla pääikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa ikkunan sulkemispainiketta (joka ei kuitenkaan sammuta itse ohjelmaa). Asetukset Sama kuin päävalikon Tiedosto - Asetukset.

18 18 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Lisätietoja Sama kuin päävalikon Ohje - Lisätietoja. Synkronoi Aloittaa tietojen synkronoinin Outlookin kanssa. Synkronoinnin tila näkyy ohjelman tilapalkissa. Tämä toiminto on käytettävissä ainoastaan jos Outlook-yhteys on valittu käytettäväksi, ks. kohta Outlook-yhteyden ominaisuudet sivulla 38. Synkronointi alkaa kun painiketta klikataan ensimmäisen kerran ja se voidaan keskeyttää klikkaamalla painiketta toisen kerran. Soita Sama kuin päävalikon Puhelin - Soita annettuun numeroon. Soitonsiirto Sama kuin päävalikon Puhelin - Soitonsiirto päälle / pois. Kutsunsuoja Sama kuin päävalikon Puhelin - Kutsunsuoja päälle / pois. Vuorottelu Sama kuin päävalikon Puhelin - Vuorottelu. Vastaa Sama kuin päävalikon Puhelin - Vastaa koputukseen. Aloita Sama kuin päävalikon Puhelin - Aloita neuvottelupuhelu. Lopeta Sama kuin päävalikon Puhelin - Lopeta neuvottelupuhelu. Pikavalinnat Sama kuin päävalikon Puhelin - Muokkaa pikavalintoja. Puhelinluettelo Puhelinluettelo on kokoelma yhden tai useamman tietokannan sisällöstä. Luettelo on jaettu kahteen välilehteen: Puhelinluettelo (kuva 18) ja Asetukset (kuva 20). Puhelinluettelo on nimensä mukaisesti luettelo tälle ikkunalle määritellyistä tietokannoissa olevista henkilöistä. Se, mitä tietokantoja ja sarakkeita luettelossa näytetään, voidaan valita välilehdellä Asetukset. Asetukset vaikuttavat ainoastaan siihen puhelinluetteloon, jonka välilehdellä asetukset asetetaan.

19 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 19 Puhelinluettelo on mahdollista lajitella nousevaan ja laskevaan järjestykseen kunkin sarakkeen mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Ensimmäinen klikkaus lajittelee nousevaan järjestykseen ja toinen klikkaus samaan sarakkeeseen laskevaan järjestykseen. Vasemmassa reunassa oleva kuvake kertoo onko henkilön tiedot talletettu R-Phonen tietokantaan, onko ne synkronoitu Outlookista (Outlook ikoni) vai onko se jonkun toisen synkronoidusta Outlook kannasta (invertoitu Outlook ikoni). Toisen käyttäjän Outlookista synkronoituun tietokantaan ei voi tehdä muutoksia. Seuraavissa luvuissa on selitetty ikkunan työkalupalkin toiminnot. Kaikki työkalupalkin toiminnot voidaan myös suorittaa klikkaamalla ikkunaa oikealla hiiren painikkeella ja valitsemalla toiminto aukeavasta kontekstivalikosta. Kuva 18. Puhelinluettelo. Henkilön lisäys R-Phone kantaan Tämä aukaisee Lisää uusi henkilö keskusteluikkunan (kuva 19), johon uuden henkilön tiedot voidaan syöttää. Kentän vieressä lukee, mikä tieto kyseiseen kenttään syötetään. Henkilölle on annettava ainakin etunimi, sukunimi tai yhtiö. Jos numero on sellainen, että mikään edellä mainitusta kentästä ei suoraan päde siihen (esim. hätänumero), voidaan se merkitä kohtaan sukunimi. Se, mihin tietokantaan henkilön tiedot talletetaan voidaan valita kohdasta Puhelinluettelo, jonka alasvetovalikossa on lueteltu kaikki ohjelman tuntemat tietokannat. Uuden henkilön lisäyksen yhteydessä on mahdollista antaa henkilölle puhelinnnumeroita. Painiketta Lisää klikkaamalla aukeaa uusien numeroiden lisäysikkuna (ks. luku Numeroiden lisäys sivulla 25), ja painiketta Muokkaa klikkaamalla aukeaa numeroiden muokkausikkuna (ks. luku

20 20 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Numeroiden muokkaus sivulla 26). Painikkeella Poista voidaan poistaa kaikki valittuina olevat numerot. Kuva 19. Uuden henkilön lisäys. Jos käytettävissä on lisättävän henkilön kuva, voidaan se lisätä klikkaamalla painiketta Selaa otsikon Kuva alla. Kuvan tulee olla bitmap-muodossa ja maksimissaan 256-värinen. Valitun kuvan poistaminen onnistuu painikkeella Tyhjennä. Henkilön lisäys hyväksytään OK-painikkeella ja peruutetaan Peruuta-painikkeella. Henkilön poisto R-Phone-kontakti Poista henkilöitä -toiminto on valittavissa, kun yksi tai useampi henkilö on valittuna. Toiminto poistaa henkilön tiedot ja numerot tietokannasta sekä soittolistoista kaikki viittaukset henkilöön. Tätä toimintoa ei voi perua. Ohjelma varmistaa ennen tuhoamista, että toiminto todella halutaan suorittaa. Toiminto voidaan suorittaa myös painamalla Delete-näppäintä näppäimistöllä. Outlook-kontakti Tämä toiminto ei ole käytettävissä Outlookista synkronoiduille kontakteille. Henkilö voidaan poistaa Outlook-ohjelman avulla.

21 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 21 Henkilön muokkaus Tämä toiminto on valittavissa, kun täsmälleen yksi henkilö on valittuna. Toiminto voidaan valita myös kaksoisklikkaamalla henkilöä. R-Phone-kontakti Aukaisee samanlaisen ikkunan kuin Henkilön lisäys (kuva 19) sillä poikkeuksella, että numeroja tietokannan valintakentät eivät ole valittavissa. Outlook-kontakti Aukaisee Outlookin-kontaktin muokkauslomakkeen. Outlook-kontaktin lisäys Aukaisee Outlook-kontaktilomakkeen uuden henkilön lisäystä varten. Toiminto on käytettävissä ainoastaan jos Outlook-yhteys on valittu käytettäväksi, ks. kohta Outlook-yhteyden ominaisuudet sivulla 38. Ikkunan virkistys Tämä päivittää puhelinluettelon sisällön hakemalla tiedot uudelleen tietokannoista. Tätä voidaan käyttää tietojen päivittämiseen esim. kun joku toinen käyttäjä on tehnyt muutoksia jaettuun tietokantaan. Näppäintä F5 voidaan myös käyttää tietojen virkistämiseen. Lisää soittolistaan Tämä lisää kaikki valitut henkilöt soittolistaan. Ohjelma aukaisee keskusteluikkunan, josta valitaan haluttu soittolista. Klikkaamalla OK siirto tapahtuu tai klikkaamalla Peruuta se peruuntuu. Yksinkertaisempi tapa lisätä henkilöitä soittolistaan on valita halutut henkilöt hiirellä: Siirretään hiiren kursori jonkin valitun henkilön päälle, painetaan hiiren vasen nappi alas ja nappi alas painettuna vedetään valitut henkilöt halutun soittolistan päälle. Kun hiiren nappi vapautetaan lisätään henkilöt listalle. Tämä tietenkin edellyttää, että kohdelista on auki pääikkunassa. Outlook-kontakteja ei voi lisätä soittolistaan. Lisää numeroita Tämä on sama toiminto kuin numeroikkunan Lisää numeroita -toiminto kohdassa Numeroiden lisäys sivulla 25. Lisää viesti Tämä on sama toiminto kuin viesti-ikkunan Lisää uusi viesti -toiminto kohdassa Viestien lisäys sivulla 28.

22 22 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Tuhoa luettelo Tällä voidaan tuhota kyseinen puhelinluettelo. Itse tietokantoja tai niissä olevia tietoja ei tuhota, ainoastaan puhelinluetteloikkuna. Tuhoaminen ei vastaa ikkunan sulkemista. Jos puhelinluettelo ja sen ikkuna tuhotaan, ei puhelinluettelo ole enää valittavissa puhelinluetteloiden listalta. Haku Puhelinluettelosta tai soittolistasta on mahdollista hakea henkilöä eri sarakkeiden tietojen perusteella. Sarake valitaan työkalupalkin pudotusvalikosta kohdasta Haku. Tämän jälkeen voidaan kirjoittaa haettava teksti sille varattuun tekstikenttään. Isot ja pienet aakkoset tulkitaan samanarvoisiksi. Ohjelma hakee nimeä samanaikaisesti kun sitä kirjoitetaan. Jos yksikään henkilö listalla ei ole valittuna kun haettavaa tekstiä kirjoitetaan, se tarkoittaa, ettei annetulla tekstillä alkavia tietoja löydy listalta. Toinen tapa hakea tiettyä henkilöä on aloittaa nimen kirjoittaminen kun lista on aktiivinen (itse listaan, ei hakukenttään). Tämä hakee tietoja ainoastaan ensimmäisestä sarakkeesta eli nimen perusteella. Asetukset Tällä välilehdellä voidaan määrittää puhelinluettelossa näkyvät tietokannat ja sarakkeet. Näytettävät tietokannat -ikkunassa on lista kaikista ohjelmassa määritetyistä tietokannoista. Puhelinluettelossa näkyvät tietokannat voidaan valita listasta laittamalla rasti ruutuun. Alemmassa ikkunassa Näytettävät sarakkeet on lista puhelinluettelossa näkyvistä sarakkeista, joita voidaan valita näkyviksi ja näkymättömiksi. Muutokset päivittyvät puhelinluetteloon kun välilehti vaihtuu.

23 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 23 Kuva 20. Puhelinluettelon ominaisuudet. Soittolista Soittolista on kokoelma henkilöitä eri tietokannoista. Siinä on myös tuki listan läpisoittamiseen järjestyksessä (joka voi muuttua soittamisen aikana). Henkilöitä listaan lisättäessä ensimmäinen henkilölle löytyvä numero merkitään numeroksi, johon soittolistan ajon aikana soitetaan. Valitun numeron voi vaihtaa numeroikkunassa (ks. kohta Soittolistan numerot sivulla 27). Soitettu Viimeksi soitettu Seuraava Soittamaton Kuva 21. Soittolista.

24 24 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Soittolistan vasemmassa reunassa olevat merkinnät kertovat soittolistan tilasta. Eri merkkien merkitys käy selville yllä olevasta kuvasta (kuva 21). Huom! Outlookista synkronoitua kontaktia ei ole mahdollista lisätä soittolistaan. Poista listalta Tämä poistaa henkilön tältä soittolistalta. Tiedot poistetaan ainoastaan tältä soittolistalta, mihinkään muihin listoihin tai puhelinluetteloiden sisältöihin se ei vaikuta. Tämä toiminto voidaan suorittaa myös Delete-näppäimellä. Soita seuraavalle Valitsemalla tämän voit käynnistää puhelun listalla seuraavana vuorossa olevalle henkilölle. Seuraavan henkilön listalla tunnistaa listan vasemmassa reunassa olevasta nuolesta (kuva 21). Jätä seuraava väliin Tämä jättää seuraavana listalla olevan väliin ja hyppää suoraan sitä seuraavaan merkiten sen seuraavaksi soitettavaksi. Vuorossa seuraavana ollut merkitään jo soitetuksi. Tämä toiminto ei aloita puhelua. Resetoi lista Merkitsee kaikki puhelut soittamattomiksi. Tuhoa lista Tämä tuhoaa soittolistan. Itse henkilöitä ei tuhota tietokannoista, mutta tämän listan sisältö ja itse lista poistetaan. Haku Haku toimii samalla tavalla kuin puhelinluetteloissa (ks. luku Haku sivulla 22). Asetukset Tästä voidaan valita listassa näytettävät sarakkeet samalla tavalla kuin puhelinluettelon sarakkeen valinnassa (ks. sivu 22). Henkilötiedot Tässä ikkunassa näytetään henkilön tarkemmat tiedot. Nämä ovat samat tiedot, jotka syötetään uutta henkilöä lisättäessä. WWW-osoite ja sähköpostiosoite ovat hyperlinkkejä, joita klikkaamalla aukeavat Windowsissa oletuksena olevat WWW-selain ja sähköpostiohjelma uuden viestin kirjoitustilassa.

25 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 25 Kuva Jos henkilölle on määritelty kuvatiedosto, näytetään se tässä ikkunassa. Kuvan tulee olla bitmap-muodossa ja maksimissaan 256-värinen. Kuvan koolla ei ole rajoituksia, mutta jos se on isompi kuin kuvaikkuna, jää osa siitä näkymättömiin. Ikkunaa pienempi kuva keskitetään ikkunaan. Puhelinnumerot Valitun henkilön puhelinnumerot näytetään tässä ikkunassa (kuva 22). Jos valittu henkilö on soittolistalla, voidaan tässä ikkunassa valita myös soittolistalla käytettävä numero. Kuva 22. Puhelinnumerot. Numeroiden lisäys R-Phone-kontakti Tämä aukaisee numeroiden lisäysikkunan (kuva 23) jos henkilö jolle numero kuuluu on R-Phonen kannassa. Uusia numeroita voidaan syöttää kolme kerrallaan. Suomen maatunnus (358) on merkitty oletusarvoksi maatunnuskenttään, eikä sitä tarvitse muuttaa, jos numerot ovat Suomen sisäisiä. Itse numero (aina suuntanumeron kanssa!) syötetään sen vieressä olevaan kenttään. Numeron tyyppi on vapaamuotoinen nimi numerolle, josta sen tunnistaa. Se voi olla esimerkiksi kännykkä, työ, koti jne. Kentän pudotusvalikossa on lista aiemmin käytetyistä tyypeistä. Jos haluttua tyyppiä ei löydy listasta, voidaan uusi kirjoittaa kenttään. Se tallentuu ohjelman asetuksiin, kun ikkuna suljetaan ja on käytettävissä seuraavan kerran numeroita lisättäessä. Tyyppejä voidaan erikseen muokata Asetukset-ikkunassa (ks. Numerotyypit sivulla 36). Kohta ulkoinen viittaa siihen, onko numero talon ulkoinen vai sisäinen. Oletusarvoisesti tämä kohta on merkittynä, joten sisäisissä numeroissa se täytyy erikseen merkitä pois päältä.

26 26 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Kuva 23. Numeroiden lisäys. Outlook-kontakti Aukaisee Outlookin kontaktin muokkauslomakkeen. Numeroiden poisto R-Phone-kontakti Poista numeroita -toiminto on valittavissa, kun yksi tai useampi numero on valittuna. Se poistaa kaikki valitut numerot tietokannasta. Jos valittu numero on mukana jollakin soittolistalla, se poistetaan myös sieltä. Tätä toimintoa ei voi perua. Ohjelma varmistaa vielä ennen tuhoamista, että toiminto tosiaan halutaan suorittaa. Tämä toiminto voidaan suorittaa myös Delete-näppäimellä. Outlook-kontakti Tämä toiminto ei ole mahdollinen jos valittu numero on synkronoitu Outlookista. Numero voidaan poistaa Outlook-ohjelman avulla tai aukaisemalla henkilö muokattavaksi puhelinluetteloikkunasta ja poistamalla se sieltä. Numeroiden muokkaus R-Phone-kontakti Tällä toiminnolla voidaan muokata yksittäistä numeroa. Koska ohjelma tallentaa numerot täydessä pituudessaan (maatunnuksineen ja suuntanumeroineen) näytetään numero siinä muodossa myös tässä ikkunassa (kuva 24). Muokatun numeron tulee myöskin sisältää maatunnus ja suuntanumero. Valinnat Tyyppi ja Ulkoinen ovat samat kuin numeroita lisättäessä. Kuva 24. Numeron muokkaus.

27 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 27 Outlook-kontakti Aukaisee Outlookin kontaktin muokkauslomakkeen. Valittuun numeroon soittaminen Tämä toiminto on valittavissa, kun täsmälleen yksi numero on valittuna. Se aloittaa puhelun valittuna olevaan numeroon. Tämän toiminnon voi käynnistää myös kaksoisklikkaamalla numeroa. Siinä tapauksessa puhelun aloittaminen vahvistetaan vielä erillisellä keskusteluikkunalla. Keskusteluikkunassa on valintaruutu Älä kysy tätä uudelleen, jonka valitsemalla voidaan estää puhelun aloittamisen vahvistus tulevaisuudessa. Jos vahvistus on estetty, voidaan se saada takaisin Asetukset-ikkunan kohdasta Nollaa dialogit (ks. sivu 38). Jos kyseessä on analoginen puhelin, on puhelimen luuri nostettava ennen puhelun aloittamista. Soitonsiirron kohteeksi asettaminen Asettaa valittuna olevan numeron soitonsiirron kohteeksi. Tätä numeroa käytetään, kun soitonsiirto kytketään päälle, eli tulevat puhelut ohjautuvat tähän numeroon. Numero voi olla sisäinen tai ulkoinen. Pikavalintoihin lisäys Lisää valitun numeron pikavalintoihin. Tämän valitseminen aukaisee keskusteluikkunan, jossa voidaan antaa nimi pikavalinnalle. Oletusarvoisesti se on <etunimi> <sukunimi>, <numeron tyyppi>, mutta se voi olla mikä tahansa. Pikavalinta esiintyy tällä nimellä R-Phone-ikonin ponnahdusvalikossa (kuva 6). Soittolistan numerot Soittolistalla numerot käyttäytyvät muutoin samalla tavalla kuin puhelinluettelossa, paitsi että numeroiden vasemmassa reunassa on valintaruutuja (kuva 25). Valintaruuduista valitaan se numero, johon soittolista soittaa, jos valittu henkilö on seuraavana listalla. Ainoastaan yksi numero kerrallaan voi olla valittuna. Jos yhtään numeroa ei ole erikseen valittu, ohjelma valitsee automaattisesti ensimmäisen numeron. Kuva 25. Puhelinnumerot soittolistassa.

28 28 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Viestilista Viestit ovat elektronisia muistilappuja, joita voidaan kirjoittaa esim. puhelun aikana. Viestilistassa näkyy viestille annettu nimi ja sen tekoaika. Kuva 26. Viestilista. Viestien lisäys Tämä aukaisee uuden viestin kirjoitusikkunan (kuva 27). Viestin otsikko kirjoitetaan sille varattuun kenttään ikkunan työkalupalkissa, ja itse viesti varsinaiseen teksti-ikkunaan. Kenttien välillä voidaan liikkua tabulaattorilla. Ikkunassa ovat myös perustoiminnot tekstin muokkaukseen eli leikkaa, kopioi, liitä ja kumoa. Toiminnot ovat valittavissa ikkunan työkalupalkista tai Windowsin vakionäppäinyhdistelmillä (Ctrl+x, Ctrl+c, Ctrl+v, Ctrl+z). Kuva 27. Viestin kirjoitusikkuna. Ohjelma kysyy talletetaanko muutokset, kun ikkuna suljetaan joko klikkaamalla ikkunan oikeassa yläreunassa olevaa rastia tai Esc-näppäimellä. Jos viestilista on Yleiset viestit tilassa, kirjoitettu viesti on yleinen, muutoin se kuuluu tällä hetkellä valittuna olevalle henkilölle. Huom! Viestien lisäys ei ole mahdollista Outlookista synkronoiduille kontakteille. Viestien poisto Tämä poistaa kaikki valitut viestit. Tämä toiminto voidaan suorittaa myös Delete-näppäimellä.

29 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 29 Viestien muokkaus Viestien muokkaus aukaisee samanlaisen ikkunan kuin uuden viestin kirjoitus. Muokattavan viestin sisältö ja otsikko ovat valmiiksi syötetyt, ja niitä voidaan vapaasti muokata. Tämä toiminto voidaan käynnistää myös kaksoisklikkaamalla viestiä viestilistassa. Yleiset viestit Tästä painikkeesta voidaan valita ovatko näkyvissä yleiset vai henkilökohtaiset viestit. Jos henkilökohtaiset viestit on valittuna, viestilistan ikkuna päivittyy aina vastaamaan kulloinkin valittuna olevaa henkilöä. Yleiset viestit eivät kuulu kenellekään tietylle henkilölle, ja ne ovatkin riippumattomia valitusta henkilöstä. Viimepuhelut Puhelulista näyttää 50 viimeisintä soitettua ja saapunutta puhelua. Listassa näkyy myös nimi, jos soittaja on tunnistettu. Ikkunan otsikossa näkyy, mitkä puhelut kulloinkin näytetään (saapuneet, lähteneet tai molemmat). Lokia kertyy ainoastaan siltä ajalta, kun ohjelma on päällä. Kuva 28. Viimepuhelut. Lisää uutena Lisää tämän numeron uutena puhelinluettelomerkintänä. Avaa uuden henkilön lisäys ikkunan jos henkilö ei ole ennestään puhelinluettelossa. Lisää henkilölle Lisää numeron henkilölle joka on jo puhelinluettelossa. Klikkaa ensin tästä ja sen jälkeen valitse haluamasi henkilö puhelinluettelosta ja lisää uusi numero. Listassa valittuna oleva numero on valmiiksi täytettynä. Näytä saapuneet Kun tämä painike on alaspainettuna, näkyvät listassa myös saapuneet puhelut.

30 30 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Näytä lähteneet Kun tämä painike on alaspainettuna, näkyvät listassa myös lähteneet puhelut. Poista Tämä painike tyhjentää koko puhelulistan (myös ne, jotka eivät ole näkyvissä tällä hetkellä). Puhelimen tila Tämä ikkuna näyttää puhelimen tilan sekä lokitietoja ohjelman tapahtumista. R-Phone ei saa luettua tilatietoja puhelimesta, joten Puhelimen tila näyttää tilan siten kuin se on ohjelmasta aikaisemmin asetettu. Jos puhelimessa on jo jokin tietty tila päällä (esim. soitonsiirto tai kutsunsuoja) ohjelmaa käynnistettäessä tai jos tila kytketään päälle suoraan puhelimesta ohjelman ollessa käynnissä, ei tämä ikkuna näytä sitä. Kuva 29. Puhelimen tila. Tapahtumalokiin kirjautuu tietoja ohjelman tapahtumista, esim. tietoja lisättäessä onnistuiko lisäys jne. Tapahtumalokista saattaa olla apua esimerkiksi ongelmatilanteita selviteltäessä. Puhelun tullessa Puhelun tullessa aukeaa näytölle siitä kertova ikkuna, ellei toimintoa ole kytketty pois päältä asetuksista. Ikkunassa näkyy puhelun aika sekä numero, josta puhelu on tullut. Jos numero voitiin tunnistaa, näkyvissä on myös soittajan nimi ja numeron tyyppi (kuva 30). Jos puheluita tulee useampia kun tämä ikkuna on jo auki, aktivoituvat ikkunan oikeassa reunassa olevat selausnuolet. Niillä voidaan liikkua eteen- ja taaksepäin puheluiden listassa. Kun puhelulle tehdään jotain (esim. klikataan Soita takaisin tai Lisää uusi), numero häviää ikkunasta. Kun viimeinenkin numero on hävinnyt, sulkeutuu myös koko ikkuna. Ikkunan otsikkopalkissa näkyy puhelun tuloaika sekä tämän puhelun järjestysnumero ja puheluiden kokonaismäärä.

31 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 31 Kuva 30. Tuleva puhelu. Näytä pääikkuna Tämä aukaisee ohjelman pääikkunan, jos se ei ole jo auki. Uusi viesti Sama kuin Viestien lisäys -toiminto (ks. sivu 28). Tämä on aktiivinen vain, jos henkilö tunnistettiin. Uusi viesti lisätään tälle henkilölle. Lisää uusi Tällä voidaan lisätä uusi henkilö puhelinluetteloon. Tämä painike on aktiivinen, jos soittajaa ei tunnistettu. Tästä klikkaamalla aukeaa henkilön lisäys ikkuna (ks. Henkilön lisäys, sivu 19), jossa yksi numero on valmiiksi täytettynä. Lisää henkilölle Tällä voidaan lisätä saapuneen puhelun numero luettelossa jo olevalle henkilölle. Puhelinluettelosta valitaan haluttu henkilö, sitten valitaan Lisää numeroita -toiminto (ks. Numeroiden lisäys, sivu 25). Yksi numeroista on valmiiksi merkitty saapuneen puhelun numerolla. Soita takaisin Tästä painikkeesta voidaan soittaa takaisin saapuneen puhelun soittajalle. Sulje Sulkee ikkunan.

32 32 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Asetukset Asetukset-ikkuna voidaan aukaista pääikkunan alasvetovalikosta kohdasta Tiedosto - Asetukset tai pääikkunan työkalupalkista. Asetukset on jaettu kolmeen eri välilehteen: Soitto-ominaisuudet Tässä ikkunassa voidaan määritellä numeron valintaan vaikuttavia asetuksia. Kuva 31. Soitto-ominaisuudet. Ulkonumeron tunnus Ulkonumeron tunnus on talosta ulos lähtevän puhelun eteen laitettava tunnus, usein 0. Jos talossa on ulkonumeron tunnus käytössä, ja vaikka sitä ei juuri tällä nimenomaisella puhelimella tarvitsisikaan käyttää, on se merkittävä tähän kohtaan. Suuntanumero Oman alueen suuntanumero, esim. Vaasan alueella 06, Helsingin alueella 09 jne. Tämä kohta on aina täytettävä.

33 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 33 Maatunnus Oman maan maatunnus, esim. Suomessa se on 358. Tämä kohta on aina täytettävä. Kaukoliikenteen operaattori Kaukoliikenteessä käytettävä operaattoritunnus, joka valitsee käytettävän teleyrityksen. Tämä kohta voidaan myös jättää tyhjäksi, jolloin kaukopuhelut soitetaan määrittelemättä operaattoria. Ulkomaanliikenteen operaattori Ulkomaanliikenteessä käytettävä operaattoritunnus, joka valitsee käytettävän teleyrityksen. Voi myös olla oletusarvona oleva yleiseurooppalainen ulkomaantunnus 00. Tämä kohta on aina täytettävä. Soitonsiirron kohde Tämä määrittelee mihin numeroon soitonsiirto siirtää tulevat puhelut, kun se kytketään päälle. Tämä valinta ei vaikuta jo päällä olevaan soitonsiirtoon. Kaukonumeron tunnus Käytössä oleva kaukonumeron tunnus, Suomessa 0. Tämä kohta on aina täytettävä. Puhelinvaihteen numero Puhelinvaihteen numero suuntanumeron kanssa, esim Ei välilyöntejä eikä sulkuja. Käytä ulkolinjan tunnistetta Tämä määrittelee käytetäänkö Ulkonumeron tunnus -kohdassa määriteltyä tunnusta ulkoista numeroa valittaessa. Poista ulkonumeron tunnus Jos sisään tulevasta puhelusta kertova keskusteluikkuna näyttää tulevan numeron edessä käytettävän ulkonumeron tunnuksen, tämä toiminto suodattaa sen pois. Tämä toimii ainoastaan silloin, jos ulkonumeron tunnus on syötetty oikein Asetukset-ikkunan ensimmäisellä välilehdellä. Tietokantaominaisuudet Tässä ikkunassa voidaan määritellä ohjelman tietokantaominaisuudet. Kaikki tässä ikkunassa tehtävät muutokset tulevat voimaan välittömästi, eli Asetukset-ikkunan Cancel-painike ei peruuta niitä.

34 34 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Kuva 32. Tietokantaominaisuudet. Asetustietokanta Määrittelee asetustietokannan polun. Tähän tietokantaan talletetaan kaikki henkilökohtaiset asetukset, esimerkiksi käytetyt puhelinluettelot, viestit ja pikavalinnat. Tämä tietokanta on välttämätön ohjelman toiminnalle. Kentän vasemmalla puolella olevista painikkeista voidaan joko selata tiedostoja ja valita jo olemassa oleva tietokanta tai luoda kokonaan uusi tietokanta. Puhelinluettelotietokannat Tässä näkyy lista kaikista ohjelmaan määritellyistä tietokannoista. Listattuna ovat tietokannalle annettu nimi ja sen polku. Esimerkiksi numeroita tunnistettaessa käydään läpi nämä tietokannat ja ne ovat valittavissa kun määritellään puhelinluetteloiden sisältöjä. Tietokantoja voidaan asetella myös Puhelinuetteloiden hallinta ikkunassa, katso kohta Puhelinluetteloiden hallinta sivulla 40. Huom! Nimi Outlook on varattu Outlookista synkronoidulle tietokannalle, joten sitä ei voida käyttää tietokannan nimenä. Luo uusi Tämä luo täysin uuden tietokannan. Painiketta painettaessa aukeaa tiedostojen selausikkuna, jossa voidaan määritellä uuden tietokannan polku ja tiedostonimi. Kun nimi ja polku on valittu,

35 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 35 Windows vielä varmistaa, että uusi tiedosto tosiaan halutaan luoda. Luotuaan uuden kannan ohjelma kysyy sille annettavaa nimeä, josta enemmän seuraavassa kohdassa. Huom! Yhtä tietokantaa ei voi lisätä listaan kuin yhden kerran, joten esimerkiksi tietokannan kopiota ei voi lisätä, jos alkuperäinen on vielä listalla. Tietokantojen kopiointia ei muutenkaan suositella. Lisää listaan Tämä lisää jo olemassa olevan kannan ohjelman tietokantalistaan. Haluttu tietokanta valitaan Tiedostojen selaus ikkunasta, ja tämän jälkeen sille annetaan nimi. Nimi voi olla mikä tahansa, ja sen perusteella käyttäjä voi erottaa eri tietokannat toisistaan. Jos annetulla nimellä on jo tietokanta ohjelman tietokantalistassa, ei uuden tietokannan lisäys onnistu. Huom! Outlook-tietokantaa joka on valittu synkronointiin välilehdellä Outlook asetukset ei voi lisätä listaan tässä. Poista Poistaa tietokannan listalta tuhoamatta kuitenkaan itse tietokantaa. Korjaa Jos tietokanta on korruptoitunut eikä R-Phone saa sitä auki voidaan se yrittää korjata tällä toiminnolla. Haluttu tietokanta valitaan aukeavasta tiedostojen selausikkunasta ja klikataan ok. Huom! Operaatio epäonistuu jos korjattava tietokanta on auki jollain toisella käyttäjällä. Kompaktoi Tietokantojen koko voi kasvaa ajan myötä tiedon pirstoutuessa. Kompaktointi pakkaa tiedon uudelleen pienempään tilaan. Tietojen säilymisen varmistamiseksi alkuperäisestä tietokannasta luodaan kopio operaation yhteydessä samaan hakemistoon kuin missä alkuperäinen on. Kopion nimi on sama kuin alkuperäisellä mutta siihen on lisätty laskurikenttä perään. Esim. jos alkuperäinen on db.mdb on ensimmäisen kopion nimi db.mdb_0000, toisen db.mdb_0001 jne. Virheen sattuessa voidaan tiedot palauttaa poistamalla viimeisen kopion perästä _XXXX osuus. Huom! Operaatio epäonistuu jos tietokanta on auki jollain toisella käyttäjällä. Muut ominaisuudet Tässä voidaan määritellä ohjelman muita ominaisuuksia.

36 36 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Kuva 33. Muut ominaisuudet. Näytä tulevat puhelut Jos tämä kohta on merkittynä, puhelun tullessa näytölle ilmestyy siitä kertova keskusteluikkuna. Ikkunassa näkyy numero ja soittajan nimi, jos soittaja tunnistettiin. Ota vastaan tietoja lähiverkon kautta Tämä toiminto ei ole käytössä. Numeroiden määritystiedosto Määrittelee numeroiden määritystiedoston paikan. Tätä tiedostoa käytetään numeroiden tyyppien tunnistukseen, eikä tätä tarvitse normaalisti muuttaa. Numerotyypit Tässä voidaan muokata valmiita numerotyyppejä. Nämä tyypit ovat valittavissa numeron tyypin alasvetovalikoissa, kun numeroita syötetään tai muokataan. Poista Tämä poistaa valitun tyypin.

37 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 37 Lisää Tämä lisää listaan uuden tyypin, joka on syötetty vasemmalla alhaalla olevaan tekstikenttään. Korvaa Tämä korvaa valitun tyypin tekstikentässä olevalla tyypillä. Jos haluat muokata tyyppiä valitse se ensin listasta, muokkaa tekstiä tekstikentässä, ja klikkaa Korvaa. Linjan ominaisuudet Tästä aukeaa keskusteluikkuna, jossa voidaan asettaa CAPI:n ominaisuudet (kuva 34). Kuva 34. Linjan ominaisuudet. CAPI-tiedot Tässä näkyy tietoja asennetusta CAPI-ajurista. Näitä tietoja ei voi muuttaa. PC:n ja puhelimen välinen yhteys Tämä määrittelee vcapi-aseman ja puhelimen välisen yhteyden. Puhelimen alanumero -kohtaan täytetään ohjelmalla ohjattavan puhelimen alanumero. Kohtaan PC:n alanumero tulee LAN Bridge -kortilla määritelty käytettävään PC-koneeseen kytketty alanumero.

38 38 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Käytettävät Hicom koodit Käytettyjen puhelintoimintojen numerokoodit määritellään tässä. Nämä koodit ovat samat kuin suoraan puhelimella käytettävät näppäinkoodit. Oletusarvot Tämä painike palauttaa Hicom koodit takaisin oletusarvoiksi. TCP / IP Tämä toiminto ei ole käytössä. Nollaa dialogit Tästä voidaan resetoida keskusteluikkunat, joissa on valintaruutu Älä kysy tätä uudelleen. Tällainen on esimerkiksi numeroa kaksoisklikkaamalla aukeava numeron valinnan vahvistusikkuna. Outlook-yhteyden ominaisuudet Tällä välilehdellä määritellään onko Outlook-yhteys päällä ja sen ominaisuudet. Kuva 35. Outlook-yhteyden ominaisuudet.

39 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 39 Havaittu Outlook versio Tässä kohtaa näytetään asennettuna olevan Outlookin ohjelmaversio. Tätä tietoa ei voida muokata. Outlook-tietokannan polku Outlookin tiedot sisältävän R-Phonen tietokannan polku. Tässä voidaan joko valita jo olemassa oleva tietokanta tai luoda kokonaan uusi. Jos Outlook synkronoitia halutaan käyttää on tämä kohta täytettävä. Käytä Outlook-tietokantaa Määrittelee onko Outlook-yhteys käytössä. Tämä aktivoi Outlookiin liittyvät toiminnot ja lisää Outlook nimisen tietokannan tietokantojen listaan. Synkronoituja tietoja voidaan käyttää tämän tietokannan kautta. Huom! Jos Outlook-asennusta ei ole havaittu tai Outlook-yhteyden avaus ei onnistu kytkeytyy tämä kohta automaattisesti pois päältä. Synkronoi Outlook-kontaktit automaattisesti käynnistyksen yhteydessä Jos tämä kohta on valittuna suorittaa R-Phone sykronoinnin automaattisesti noin 10 sekunnin kuluttua ohjelman käynnistyksestä. Käytä Outlook-tietokantaa kohta on oltava myös valittuna.

40 40 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Puhelinluetteloiden hallinta Tämä ikkuna voidaan avata valikon kohdasta Puhelinluettelot. Ikkunassa voidaan listätä ja poistaa puhelinluetteloikkunoita sekä puhelinluettelotietokantoja. Tietokantojen hallinta toimii samalla tavalla kuin asetuksissa kohdassa Puhelinluettelotietokannat sivulla 34. Kuva 36. Puhelinluetteloiden hallinta Vasemmassa listassa on listattu kaikki puhelinluetteloikkunat ja oikeassa tietokannat. Kun vasemmasta ikkunasta valitaan puhelinluettelo, näyttää oikea ikkuna mitkä tietokannat näkyvät kyseisessä luettelossa merkitsemällä ne rastilla. Näkyviä tietokantoja voidaan muuttaa asettamalla ja poistamalla rasteja tietokantojen kohdalta. Muutokset päivittyvät kun valittu puhelinluettelo vaihtuu tai kun ikkuna sammutetaan. Uusia puhelinluetteloita voidaan poistaa ja lisätä vasemman listan vieressä olevilla painikkeilla. Mitään tietoja ei menetetä lopullisesti vaikka luettelo tuhottaisiinkin. Oikean listan viereisillä painikkeilla voidaan lisätä listaan jo olemassa oleva tietokanta (Lisää), poistaa tietokanta listasta (Poista) tai luoda kokonaan uusi tietokanta (Luo uusi). Poista-painike ei tuhoa tietokantaa vaan ainoastaan poistaa sen listasta. Poistettu tietokanta voidaan lisätä listaan uudelleen Lisää-painikkeella. Poikkeuksena muihin tietokantoihin on Outlook-tietokanta (aina nimeltä Outlook), sitä ei voidan poistaa listasta muutoin kuin ottamalla Outlook-yhteys pois käytöstä asetusten Outlook-välilehdellä.

41 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 41 Outlook-yhteys Yleistä R-Phone tukee Outlook-kontaktien synkronointia Outlook 2000:en ja uudempien kanssa. Tiedot kopioidaan Outlookista R-Phonen omaan kantaan ja tätä kantaa voidaan sitten käyttää kuten mitä tahansa R-Phonen kantaa. Kannan nimi on aina Outlook. Synkronoitu kanta voidaan jakaa useamman käyttäjän kesken mutta muut käyttäjät eivät voi muokata sen sisältöä millään tavalla. Tässä tilanteessa muut käyttäjät lisäävät synkronoidun kannan omaan R-Phoneensa kuten normaalin puhelinluettelotietokannan (ks. kappale Lisää listaan sivulla 35). Huom! Useampi kuin yksi käyttäjä ei voi synkronoida Outlook tietoja samaan kantaan. Tietojen päivitys Synkronointi ja tietojen päivitys tapahtuvat ainoastaan kontaktikansioille, jotka ovat olemassa Outlookissa kun R-Phone käynnistyy. Jos kansioita lisätään voidaan niiden tiedot synkronoida vasta R-Phonen uudelleenkäynnistyksen jälkeen. Synkronointi Synkronointi käy läpi kaikki Outlookin kontaktit ja kopioi uudet, päivittää muuttuneet ja tuhoaa poistetut kontaktit R-Phonen omasta kannasta. Tietojen kopiointi tapahtuu aina vain yhteen suuntaan, Outlook-kannasta R-Phone-kantaan. Synkronointi voidaan tehdä manuaalisesti milloin tahansa (ks. kohta Synkronoi sivulla 18) ja se voidaan myös asettaa suoritettavaksi automaattisesti käynnistyksen yhteydessä (ks. kohta Synkronoi Outlook-kontaktit automaattisesti käynnistyksen yhteydessä sivulla 39). Jos Outlookin kontakteja tai kontaktikansioita poistetaan kun synkronointia suoritetaan voi tietojen siirto epäonnistua. Tietojen muokkaus Kun R-Phone on päällä ja Outlook-yhteys on käytössä päivittää R-Phone automaattisesti muuttuvat ja uudet kontaktit omaan kantaansa. Jos Outlook-kontakteja muokataan R-Phonen ollessa pois päältä tapahtuu tietojen siirto joko manuaalisen tai automaattisen synkronoinin yhteydessä. Tuhotut kontaktit päivittyvät aina vasta synkronoinnissa. Kun käyttäjä aloittaa Outlookista synkronoidun henkilön tietojen muokkauksen R-Phonesta, R-Phone avaa Outlookin kontaktin muokkauslomakkeen. Outlook huolehtii tietojen tallennuksesta ja R-Phone päivittää tiedot kun Outlook ilmoittaa tietojen muuttuneen. Outlook-kontaktien tuhoaminen tai lisääminen soittolistaan ei ole mahdollista suoraan R-Phonesta.

42 42 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Tulostus Ohjelmassa voidaan tulostaa joko puhelinluettelon tai soittolistan sisältö. Tulostus tapahtuu kulloinkin aktiivisena olevasta listaikkunasta. Tulostuksen toiminnot sijaitsevat päävalikossa kohdassa Tiedosto. Sivun asetukset Sivun asetuksissa voidaan määritellä käytettävät marginaalit, tulostustapa ja -tyyli. Kuva 37. Sivun asetukset. Marginaalit ovat millimetreinä, ja ne voidaan määritellä sivun kullekin reunalle erikseen. Jos ne ovat nollina, koko sivun käytettävissä oleva pinta-ala käytetään tulostukseen. Tulostusalueen valinnassa on kolme kohtaa. Tulosta kaikki tulostaa koko listaikkunan sisällön, Tulosta valitut tulostaa vain valittujen henkilöiden tiedot ja Tulosta näkyvät tulostaa vain tällä hetkellä listaikkunassa näkyvät henkilöt. Tulostustyylejä on kaksi. Tulosta rivit tulostaa henkilön tiedot yhdellä rivillä. Tulostettavat tiedot ovat suku- ja etunimi, yhtiö, kaupunki, numero ja numeron tyyli. Jos henkilöllä on enemmän kuin yksi numero, tulostetaan yhtä monta riviä kuin on numeroita. Tulosta tietueet tulostaa tiedot tietuetyyppisesti. Tulostettavat tiedot ovat nimi, yhtiö, osoite (katu, kaupunki ja maa), numerot, - ja WWW-osoitteet. Yhden henkilön tiedot vievät aina 11 riviä riippumatta siitä löytyykö kaikkia tulostettavia tietoja vai ei. Näytä sivunumerot kohdasta voidaan valita näytetäänkö tulostuksessa sivunumeroita. Rivityylisessä tulostuksessa näkyy tulostettavan sivun numero ja tietuetyyppisessä tulostettavan sivun numero ja sivujen kokonaismäärä. Esikatselu Esikatselussa voidaan katsella ruudulla, miltä tulostetut tiedot näyttäisivät. Tulostus voidaan käynnistää myös esikatselun työkalupalkissa olevasta Print-painikkeesta. Sivua voidaan suurentaa ja pienentää sivua klikkaamalla.

43 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 43 Tulosta Tämä aukaisee Windowsin tulostusikkunan, jossa voidaan valita haluttu tulostin. Tulostettavien sivujen valinta tässä ikkunassa ei vaikuta enää tulostukseen, vaan se on tehtävä sivun asetuksissa ennen tulostusta.

44 44 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy Tuonti Tällä toiminnolla voidaan kääntää joko tekstitiedosto, Smartsetin tietokanta tai Outlook tietokanta R-Phonen ymmärtämään muotoon. Tekstitiedoston avulla R-Phoneen voi siirtää puhelintietoja lähes mistä tahansa muusta tietokannasta tai vastaavasta. Tuonti toiminnolla voidaan myös siirtää tietoja asetustietokannasta toiseen. Käännöksen yhteydessä ei muokata alkuperäistä tiedostoa, vaan tiedot talletetaan erikseen valittavaan R-Phonen tietokantaan. Toiminto voidaan käynnistää päävalikon kohdasta Tiedosto - Konversio. Tuonti voidaan aloittaa kun lähde ja kohdetiedostot on valittu painamalla Tuo tiedot painiketta. Ikkuna voidaan sulkea vasemmassa reunassa olevasta Sulje painikkeesta. Kuva 38. Tuonti-ikkuna. Lähde Tässä valitaan konversion lähdetietokannan tyyppi ja polku. Polku on valittava teksti- ja Smartset tiedostoja konvertoitaessa. Smartsetin tietokanta Smartset on Siemensin valmistama puhelimen hallintaan tarkoitettu ohjelmisto. Sen käyttämät tietokannat voidaan kääntää R-Phonen ymmärtämään muotoon käyttämällä Konversio-toimintoa. Koska Smartset tallentaa nimet yhteen kenttään (ja R-Phone tallentaa ne kahteen: etu- ja sukunimi), kysyy ohjelma ennen konversion tai esikatselun aloittamista missä järjestyksessä nimet on kirjoitettu Smartsetin kantaan.

45 R-Phone käyttöohje TJK Tietolaite Oy 45 Kuva 39. Nimen järjestys. Jos nimet on kirjoitettu Smartsetin kantaan sukunimi ensin, valitaan kohta Sukunimi ensimmäisenä, ja jos nimet on kirjoitettu etunimi ensin valitaan kohta Sukunimi viimeisenä. Jos ainoastaan yksi nimi löytyy, asetetaan se käännöksessä sukunimeksi. Tekstitiedosto Myös formatoitu tekstitiedosto voidaan kääntää R-Phonen ymmärtämään muotoon. Jotta käännös onnistuisi, on lähdetiedoston täytettävä seuraavat vaatimukset: Kentät on erotettu toisistaan tabulaattoreilla. Tämä koskee myös tyhjiä kenttiä. Rivit on erotettu toisistaan carriage return / line feed pareilla (\r\n). Jos kenttien sisällä on tabulaattoreita, carriage return / linefeed pareja tai lainausmerkkejä, on koko kenttä suljettava yksittäisten lainausmerkkien ( ) sisään. Kenttä voidaan aina sulkea yksittäisten lainausmerkkien sisään, vaikka se ei sisältäisikään edellä mainittuja merkkejä. Kenttien sisällä olevia lainausmerkkejä merkitään kahdella peräkkäisellä lainausmerkillä. Kenttien järjestyksen tulee olla seuraava: 1. etunimi 2. sukunimi 3. yhtiö 4. katuosoite 5. kaupunki 6. sähköpostiosoite 7. sekalainen tieto 8. postinumero 9. maa 10. kuvan polku 11. WWW-osoite 12. numero