1. Yrityksen kuvaus: Rees Shipping Company

Transkriptio

1 CASE STUDY TYÖPERÄISESTÄ STRESSISTÄ JOHTUVIEN RISKIEN ARVIOINTI MERENKULKUALALLA 1. Yrityksen kuvaus: Rees Shipping Company Rees Shipping on perustettu vuonna 1925 ja sen perustaja on James Rees, eläkkeelle jäänyt laivan kapteeni, joka on aikoinaan palvellut useilla Luoteis-Englannin rahtialuksilla. Jäätyään eläkkeelle meriltä hän päätti investoida merenkulkuun ja perusti. Rees Shipping Companyn. Yritys on yksi pienimmistä kautta aikojen alalle perustetuista yrityksistä, mutta sen toimii edelleen valitsemallaan toimialalla. Yrityksen alkuaikoina se toimi pienessä toimistossa Southamptonissa ja sen laivasto muodostui kolmesta rahtialuksesta ja se työllisti merenkulkualan työntekijöitä lähialueilta. Yrityksen kasvaessa se laajentui ja sen toiminta moninaistui. Laajeneminen tapahtui uusille maantieteellisille alueilla ja moninaistuminen öljy- ja malmitankkereihin, bulkkikuljetuksiin ja yleisiin rahtialuksiin. Laivasto oli laajentunut kolmesta aluksesta neljääntoista alukseen ja useita aluetoimistoja oli avattu uusiin maihin isojen toimistojen sijaitessa Lontoossa, Filippiineillä ja Venäjällä. Kasvu on johtanut myös uuden henkilöstön palkkaamiseen ja merimiesten rekrytointi on muuttunut maailmanlaajuiseksi rekrytointitoimistojen kautta päällystön henkilöstön tullessa lähinnä Euroopasta (Englanti, Ukraina ja Puola) ja miehistövahvuuden Filippiineiltä. Kun James Rees jäi eläkkeelle 60-luvun alussa, yritys oli vielä perheyritys ja sen johtajana toimi William Rees, Jamesin pojanpoika. Pääkonttori oli edelleen Southamptonissa, tosin jo muuttaneena suurempiin toimitiloihin.

2 2. Stressitekijät ja stressin vaikutus Viime vuosien aikana yritys on kasvanut nopeasti hankkimalla uusia aluksia. Vaikka päällystö on edelleen Eurooppalaista, on se korvannut pitkäaikaisilla sopimuksilla toimivan puolalaisen miehistön filippiiniläisillä, koska he ovat halvempaa työvoimaa. Yritys on myös ryhtynyt ottamaan yhä enemmän matkustajia ja tämä lisää laivoilla työskentelevien työmäärää. Tämä on vaikuttanut aluksilla työskenteleviin aiheuttaen vaikeuksia ja huoli alusten turvallisuudesta ja miehistön hyvinvoinnista on lisääntynyt. Kuvataksemme laivoilla koettuja vaikeuksia esimerkiksi käy MV Tallania :n tapaus. Vaikka tämä on kuvaus vain yheltä alukselta, ongelmat ovat yhteistiä koko laivastolle. MV Tallania on pieni tuotteita kuljettava tankkeri, jonka kokonaiskantavuus on noin 300 tonnia ja se liikennöi pääsääntöisesti rannikkovesillä Englannin ja Irlannin välillä tehden välillä pitempiä matkoja esimerkiksi Rotterdamiin. Alus on melko vanha, se on rakennettu 1990, mutta siitä huolimatta sen teknologia on hyvin kunnossa pidettyä. Aluksen miehistön määrä on pieni, vain 7 henkilöä (katso miehistökaavio alapuolella) Kapteeni Päällystö Ylikonemies Yliperämies Miehistö Konemies Miehistöä 2 Keittäjä/miehistö Kapteeni David Fisher on aika nuori, hieman yli 40-vuotias ja hän on englantilainen. Hän on työskennellyt merillä vuosia ja nauttii työstään. Hän on hyvin ylpeä aluksestaan ja miehistöstään ja mieltää heidät kuin omaksi perheeksi. Viimeaikaiset muutokset ovat johtaneet siihen, että miehistö on vähemmän tuttavallinen kapteenille. Kapteeni Fisher työskentelee 3 kuukautta ja on sitten 3 kuukautta vapaalla. Hän tavallisesti tekee pitkiä työpäiviä laivalla, jotka säännöllisesti ylittävät hänen sopimuksessaan määritellyt työtunnit. Tämä johtuu aluksen luonteesta, jatkuvasta satamaan saapumisia ja lähtemisiä. Kapteenin

3 täytyy jatkuvasti työskennellä rahdin tarkastajien ja satamahenkilöstön kanssa näiden satamakäyntien aikana. Viimeaikaiset lainsäädännön muutokset ovat johtaneet paperityön lisääntymiseen. Kapteeni tuntee usein, että hän työskentelee paineen alaisena johtuen matkojen aikataululuista ja tama on viime aikoina alkanut vaikuttaa hänen terveydentilaansa. Aluksen yliperämies on 40-vuotias Fitz Kengrad venäjältä. Fitz on vasta äskettäin aloittanut yhtiössä ja vaikka hän on työskennellyt merillä useita vuosia, hän huomaa työkuorman olevan melko korkea nykyisellä aluksella. Suuri osa hänen työajastaan kuluu paperitöissä ja saadakseen nämä tehtävät tehtyä, hän joutuu työskentelemään lepoaikoinaan. Johtuen siitä, että Fitz on uusi päällystötiimissä, hän tuntee usein roolinsa epäselväksi tehtäviin nähden. Fitzillä menee hyvin laivalla. Ylikonemies on 55-vuostias Jim McFaden Skotlannista. Hän on työskennellyt yhtiössä vuosia ja on kokenut konemies. Hän on kapteenin hyvä ystävä. Hänellä on kuitenkin ongelmia kotona ja hänen on vaikea keskittyä työhönsä. Kuten kapteeni, hänkin työskentelee kolme kuukautta ja on kolme kuukautta vapaalla tehden pitkiä työpäiviä työjakson aikana. Hänellä oli hyvät suhteet aikaisempaan miehistöön ja konemieheen, mutta nykyisen filippiiniläisen miehistön kanssa hän ei tunne oloaan hyväksi ja vuorovaikutus heidän kanssaan on vähäistä. Tämä on johtanut siihen, että hän usein huomaa tekevänsä töitä, jotka kuuluvat konemiehelle. Hän viettää lepoaikansa hytissä, eikä seurustele muun henkilöstön kanssa. Konemies Serge Dureza on 26-vuotias ja hän on kotoisin Filippiineiltä. Hän on työskennellyt merillä 7 vuotta, mutta on uusi tässä yhtiössä. Hänen englanninkielen taitonsa on hyvä ja hän on hyvin innostunut oppimaan toivoen saavansa neljännen konemiehen todistuksen. Hän on turhautunut huomattuaan, että ylikonemiestä on vaikea ymmärtää ja tama kohtelee häntä hyvin kylmästi. Hän ei kuitenkaan sano tästä mitään kapteenille ja ajattelee, ettei hänen pitäisikään sanoa. Serge on tyytyväinen työhönsä Rees Shipping-yhtiössä, vaikka viime aikoina huoli hänen määräaikaisen sopimuksensa uusimisesta on vaivannut mieltä. Hänellä on vaimo ja 1-vuotias tytär kotona, joita hän ikävöi.

4 Laivalla on kolme filippiiniläistä miehistön jäsentä: Romulo Santos, Bayani Gonzales ja Roberto Del Rosario. He työskentelevät ensimmäistä kertaa Eurooppalaisessa yhtiössä ja he ovat iältään vähän alle kolmekymmentävuotiaita. Miehistön tehtävien ohella Roberto Del Rosario on laivan kokki. Kaikilla miehistön jäsenillä on englannin kielestä perusosaaminen, silti kommunikointi on ajoittain vaikeaa. Väärinymmärryksiä tapahtuu ja Sergre toimii säännöllisesti tulkkina. Kielivaikeudet ja arvon mukainen ryhmittyminen on johtanut siihen, että nämä miehistön jäsenet oleilevat omassa pienessä ryhmässään. Heidän työssäoloaikansa on 6 kuukautta, mutta usein se venyy yhdeksään kuukauteen. Heillä on vain vähän mahdollisuuksia pitää yhteyttä kotiin, sillä laivalla ei ole sähköpostiyhteyttä ja matkapuhelinratkaisut ovat kalliita. Ainoa keino pitää yhteyttä ovat kirjeet ja puhelut satamista. Aluksen luonteesta ja nopeista satamassa käynneistä johtuen ei useinkaan ole mahdollisuutta mennä maihin ja he tuntevat itsensä yksinäisiksi ja eristäytyneiksi. He ovat myös huolissaan sopimuksensa uudistamisesta. Miehistön keskuudessa vähäiset sairaudet ovat yleisiä, kuten myös pienet tapaturmat. Tosin näistä ei raportoida päällystölle työpaikan menettämisen pelossa. Viime vuoden aikana ongelmat ovat tulleen johdon tietoon. Useat päällystön edustajat ovat irtisanoutuneet liiallisen työkuorman vuoksi ja aluksilla on ollut useita läheltä piti-tilanteita ja työtapaturmaluvut ovat lisääntyneet. Äskettäin yhtiön tarkastajat lähetettiin aluksille tutkimaan työkäytäntöjä, mutta hyvin pian ilmeni, että ongelmat olivat moninaisempia ja käsittivät koko laivaston. Tästä syystä William Rees, yrityksen johtaja päätti ottaa yhteyttä ulkopuoliseen asiantuntijaan avun saamiseksi ja otti yhteyttä James McTanneniin ja Dr John Rayhin Merenkulualan konsultointikeskukseen (SCC), joka tunnetusti oli asiantuntijaorganisaatio työstressin hallinnassa merenkulkualalla.

5 Kysymyksiä: 1. Mitkä olivat keskeisimmät ongelmat yhtiön aluksilla? 2. Ovatko nämä ongelmat erityisesti merenkulkualan ongelmia? Kuinka ne eroavat muista toimialoista? 3. Millaisia haasteita yhtiössä on ja kuinka ne aiheuttavat työstressiä aluksilla? 4. Millä tavoin työn epävarmuus vaikuttaa yksilöihin?

6 3. Riskien arvioinnin menetelmät ja toimeenpano James McTannen ja John Ray tapasivat William Reesin yhtiön pääkonttorissa ja keskustelivat ongelmista yhtiön aluksilla. Vaikka useista eri vaihtoehdoista keskusteltiin, päätettiin kuitenkin riskien arviointi on soveltuvin menetelmä ongelma-alueiden tunnistamiseksi, stressitekijöiden esiin nostamiseksi sekä sopivien stressin ehkäisemisen menetelmien tunnistamiseksi ja toimeenpanemiseksi. Riskien hallinnan mallissa on kaksi vaihetta. Ensimmäinen vaihe on riskein arviointi ja se on suunniteltu eri työntekijäryhmien stressin lähteiden tunnistamiseksi ja henkilöstön hyvinvointiin vaikuttavien olosuhteiden arvioimiseksi. Toinen vaihe on riskien vähentäminen, minkä tavoitteena on poistaa ja/tai vähentää sressiä aiheuttavia tekijöitä. Riskien arviointi Rees Shipping yhtiössä toteutettiin seuraavalla tavalla: James McTannen ja John Ray (yheistyössä SCC:n asiantuntijoiden kanssa) aloittivat kyselemällä tietoa yhtiön työntekijöistä ja aluksista. Tämä vaihe sisältä tiedonhankintaa laivojen tyypistä, koosta, miehistön määrästä aluksilla, kansalaisuuksista, arvoista ja henkilöstön ikärakenteesta. Tämä mahdollisti heille kokonaiskuvan luomisen yhtiöstä kohderyhmänä. He pyysivät lisäksi informaatiota organisaatiorakenteesta ja menettelytavoista aluksillathey also asked for information about hierarchical organisation and procedures onboard ja William antoi heidän käyttöönsä kopion Laivayhtiön johtaminen -käsikirjan ja lisäksi vielä Laivayhtiön menettelyt ja tarkastuslistat -käsikirjan (lainsäädäntöön perustuvan vaatimuksen mukaan kaikilla laivayhtiöillä on oltava dokumentoidut versiot näistä perustuen ISM-koodiin (International Safety Management Code)). SCC pyysi vielä olemassa olevaa tietoa tapaturmista ja läheltä piti-tilanteista. Vaikka yhtiössä pidettiin tietokantaa molemmista ja ne olivat lain vaatimia, William epäili molempien paikkansapitävyyttä johtuen asioiden raportoimattomuuden kulttuurista, etenkin filippiiniläisen miehistön keskuudessa. Hankkeelle asetettiin ohjausryhmä, jonka tehtävänä oli ohjata, neuvoa ja antaa palautetta SCC:n asintuntijoille riskien arvioinnin prosessin eri vaiheissa. Se koostui miehistön edustajista eri aluksilta, jotka oli nimetty alustensa turvallisuusupseereiksi (joka aina oli

7 yliperämies Rees Shippingissä), kolmesta päällystön edustajasta, mukaan lukien William Rees toimistusjohtajana, Geoff Kane henkilöstösuunnittelijana, jonka vastuulle kuuluu turvallisuusasiat laivoilla ja työnjohtaja Phillip Channing, joka valvoi alusten teknistä johtamista. Vaikka ohjausryhmään kuului 18 henkilöä, yleensä 5 6 henkilöä oli kokouksissa läsnä, sillä laivojen turvallisuusupseerit pääsivät osallistumaan vain silloin, kun laiva oli sopivassa satamassa. Vaikka kaikkien ohjausryhmän jäsenten olisi ollut suotavaa olla läsnä, SCC:n mukaan oli ensiarvoisen tärkeää, että jokaiselta alukselta on edustaja ohjausryhmässä. Turvallisuusupseerit pidettiin ajan tasalla ohjausryhmän toiminnasta sähköpostilla. Ensikäden havaintojen ja stressitekijöiden tunnistamiseksi yksi SCC:n tiimin jäsen (tai tutkija SCC:stä) vieraili jokaisella aluksella viettäen aikaa kullakin aluksella sen ollessa merellä 2 3 päivää ja usein kokonaisen viikon. Ajanjakso ja yhtiön ulkopuolisen henkilön käyttäminen nähtiin tarpeelliseksi merimiesten luottmuksen saavuttamiseksi, sillä useissa tapauksissa haastattelija miellettiin yhtiön vakoilijaksi. Tämä henkilöstön huoli poistettiin sillä, että SCC:n edustajan selitti miehistölle projektin tavoitteen, sen hyödyn jokaiselle henkilökohtaisesti ja toiminnan eettiset periaatteet, joita noudatetaan (esimerkiksi luottamuksellisuus, vastausten käsitteleminen nimettöminä). Sillä aikaa kuin SCC:n edustaja oli aluksella, he toteuttivat niin monta työn analyysi haastattelua miehistön jäsenille kuin oli mahdollista. Aina ei ollut mahdollista haastatella koko miehistöä, koska he usein olivat hyvin kiireisiä. Kuitenkin aina varmistettiin, että sekä päällystön että miehistön jäseniä haastateltiin. Nämä haastattelut nostivat esiin merimiesten työn positiivisia ja negatiivisia piirteitä, sillä haastateltavia pyydettiin nimeämään kolme parasta ja kolme huonointa piirrettä työssään. Heitä pyydettiin kuvailemaan, mitkä aiheuttivat heille eniten ylimääräistä työkuormaa ja kuinka ne vaikuttivat hyvinvointiin ja terveyteen. Lisäksi heille esitettiin kysymyksiä hierarkiasta aluksilla, vuorovaikutuksesta miehistön keskuudessa, vapaa-ajasta, sosiaalisesta kanssakäymisestä ja työsopimuksista. Tehtyjen haastatteluiden ja dokumenttien perusteella SCC:n asiantuntijat pystyivät tunnistamaan ja kirjaamaan keskeiset tekijät, jotka vaikuttivat aluksilla työskenteleviin.

8 Tätä tietoa käytettiin riskien arviointikyselyn lomakkeen suunnittelussa. Kyselyyn lisättiin vielä standardoituja kysymyksiä mittaamaan itsearvioitua stressiä, työtyytyväisyyttä, ja sitoutumista, sekä sosiaalista ja henkistä hyvinvointia. Kyselyn luonnos esiteltiin ohjausryhmälle ja heitä pyydettiin antamaan kommentteja sen sopivuudesta, selkeydestä, pituudesta sekä muita mahdollisia kommentteja. Vähäisten muutosten jälkeen se lähetettiin kaikille henkilöstön jäsenille, sekä laivoilla työskenteleville että maissa eri toimistoissa työskenteleville, jotta pystyttäisiin tunnistamaan ja tutkimaan merkittävimmät stressitekijät kullakin henkilöstöryhmällä. Tutkimuksesta oli kaksi versiota: yksi englanninkielinen ja yksi filippiinin kielellä (vaikka laivoilla oli myös muita kanallistuuksia olevia työntekijöitä, kysely oli käännetty vain Tagalogin kielelle, koska tama oli suurin eienglantilainen henkilöstöryhmä). Keskeisimmät tutkimuksessa tunnistetut stressitekijät olivat: Vähäinen sosiaalinen kanssakäyminen ja ihmissuhteet laivoilla työskentelevien keskuudessa (liittyy sekä henkilöstöryhmiin että kommunikaatioon liittyviin vaikeuksiin). Suuri työmäärä (mm. pitkät ja ennakoimattomat työajat, tehtävien suuri määrä, paperityön suuri määrä). Huonosti määritellyt miehistön jäsenten roolit (johtaa usein siihen, että ihmiset tekevät toistensa töitä). Aikaan liittyvät paineet (esimerkiski satamiin saapuminen, kääntymisaika). Huoli sopimuksista ja työpaikoista (erityisesti Filippiiniläisellä). Huonot mahdollisuudet yhteydenpitoon perheisiin ja muihin maissa oleviin Vähäiset sairastumiset, jotka voivat olla seurausta stressitekijöistä. SCC yhdisti tutkimuksen havainnot ja analyysin yhtiön menettelytavoista ja rakenteesta riskien arviointiraporttiin, joka esiteltiin ja josta keskusteltiin ohjausryhmässä. Tässä kokouksessa keskusteltiin useista mahdollisista interventioista, joita voitaisiin tehdä sekä rakenteellisista ja käytännöllisistä muutoksista, joita voitaisiin tehdä.

9 Kysymyksiä: 1. Mitkä ovat riskien arvioinnin vaiheet? 2. Miksi haastattelut suoritti SCC:n asintuntijat, eivätkä henkilöt Rees Shippingin johdosta? 3. Kuinka merillä oleva tutkimuksen kohdejoukko saavutettiin riskien arviointiprosessissa? 4. Mikä oli riskien arviointitutkimuksen tavoite? 5. Mitkä olivat keskeisimmät ongelmat tässä yrityksessä?

10 4. Stressin ehkäiseminen ja interventiotekniikat Kun sopivimmat intervention-menetelmät oli tunnistettu, SCC kutsui koolle kolme ohjausryhmän kokouseta kolmen kuukauden aikana niin, että jokaisella ohjausryhmän jäsenellä oli mahdollisuus osallistua ja olla paikalla vähintään yhdessä kokouksessa. Näissä kokouksissa esiteltiin tutkimuksen tulokset ja SCC:n analyysi nykytilanteesta. SCC esitteli myös useita toimenpidemalleja sekä rakenteellisia että käytännöllisiä, joita voitaisiin toteuttaa laivoilla stressin ehkäisemiseksi, sillä käytännön toimenpiteiden lisäksi laivoilla tarvittiin myös asenteellisia muutoksia. Näistä menetelmistä keskusteltiin ryhmässä ja huomiota kiinnitettiin käytännöllisiin ja/tai taloudellisiin seikkoihin samoin kuin millä pienimmällä määrällä toimenpiteitä saataisiin aikaan suurimmat vaikutukset. Jokaisesta ohjausryhmän kokouksesta kirjoitettiin yhteenvetona raportti ja se lähetettiin kaikille ohjausryhmän jäsenille sähköpostilla hyväksyttäväksi. Kokouksissa sovittiin myös, että päällystö toimii aluksilla sisäisinä kouluttajina ja kun mahdollista, he kokoontuvat maissa saadakseen soveltuvaa koulutusta SCC:n asiantuntijoilta voidakseen palattuaan aluksille toimeenpanna tarvittavia toimenpiteitä. Ohjausryhmässä päätettiin, että sosiaalisen vuorovaikutuksen ja ihmissuhteiden parantamiseksi aluksilla osa turvallisuudesta vastaavien päällystön edustajien koulutuksesta sisältäisi vuorovaikutusta edistävien tekniikoiden opettelua miehistön välisen vuorovaikutuksen edistämiseksi. SCC teki myös joitakin ehdotuksia päivittäisten menettelyiden muuttamisesta aluksilla. Esimerkiksi ruokailuaikoja voitaisiin muuttaa siten, että päällystö ja miehistö söisivät yhtä aikaa ilman arvoihin liittyvää eriyttämistä. Turvallisuusvastaavia rohkaistiin järjestämään erilaisia tapahtumia laivalla tiimityön edistämiseksi, kuten esimerkiksi peli-iltoja, joihin kaikkia miehistön jäseniä rohkaistaan osallistumaan. SCC:n mukaan pitää huolehtia siitä, että miehistö ei jakautuisi tiimeishin, päällystö vastaan muut, sillä tama voisi lisätä eri ryhmien välistä eriarvioistumista. Päätettiin myös, turvallisuusvastaavat voisivat harkita sosiaalisten ja ajanvietteellisten tilojen luomista aluksille ja rohkaista miehistöä viettämään niissä aikaansa omien hyttiensä sijasta.

11 Kielitaidon parantamiseksi ja kommunikoinnin parantamiseksi pienelle ryhmälle, pääosin filippiiniläisille järjestettiin yhtiön kustantama englannin kielen koulutus heidän vapaajaksojensa aikana. He eivät kuitenkaan tunnistaneet, että koulutus tulee viemään merimiesten vapaa-aikaa, sillä muuta aikaa koulutuksen järjestämiseen ei ollut käytettävissä. Koulutus voitiin kuitenkin järjestää tietokoneperusteisen koulutuksena laivalla. Yleisesti ottaen yrityksessä ei voitu tehdä kovinkaan paljon suurelle työmäärälle ja aikapaineille, koska yritykessä jouduttiin pitämään yllä useita reittejä yrityksen taloudellisen tilanteen vuoksi. Sovittiin, että voitaisiin tutkia käytäntöjen ja menettelytapojen uudistamsita miehistön työkuorman pienentämiseksi. Aina kun mahdollista ja kun voitiin sisällyttää sopimuksenn, yritys pyrkii järjesteämään lisätyövoimaa aluksille helpottamaan miehistön työmäärää kannella purkujen ja lastausten yhteydessä. Oli toivottavaa, että tämä antaisi kapteetille ja yliperämiehelle lisää aikaa selviytyä vaadituista tehtävistä satamassa, kuten lasting tarkastuksista, ja miehistölle aikaa käydä maissa. Suuren paperityön määrän vuoksi kaikki menettelytavat käytiin läpi ja tutkittiin, mitä paperitöitä voitiin siirtää turvallisuuspäällikölle ja mitä voitiin järkiperäistää paperityön määrän vähentämiseksi. Nämä raportin lähetetään yhtiön turvallisuuspäällikölle, joka katselmoi ne ja varmistaa, että ne täyttävät ISM lainsäädännön. Toimenpiteet ja muutokset menettelytavoissa ja paperitöissä, jotka nähdään sopiviksi dokumentoidaan lopuksi ennen aluksille lähettämistä ja toimeenpanoa. Toivottavaa on, että vähentynyt paperityö mahdollistaa myös laivoilla tapahtuvan koulutuksen järjestämisen. ISM koodi vaatii, että miehistön jokaisen jäsenen rooli ja vastuut on määritelty laivan käsikirjassa. Muutamat olivat tietoisia tästä, erityisesti miehistön edustajat. Siksi toimikunta päätti tätä selventääkseen, että yliperämies kopio tarvittavan osat ja antaa jokaiselle miehistön jäsenelle itseään koskevan osan, jossa vastuut olivat selkeästi määriteltyjä. YIiperämies korosti, että lain mukaan heitä ei voi pakottaa muihin rooleihin omansa ulkopuolelsta ja että heidän täytyy ottaa yhteyttä maissa olevaan suunniteluhenkilöön, mikäli heitä pyydetään tekemään heille kuulumattomia tehtäviä.

12 Jotta voitiin parantaa merellä olevien mahdollisuuksia pitää yhteyttä perheisiinsä ja kotiin, päätettiin, että koko miehistön käytössä oleva tietokone asennetaan messiin jokaisella aluksella, eikä vain komentosillalle niin, että jokainen miehistön jäsenellä on pääsy koneelle. Tämän lisäksi miehistölle annettiin yhtiön puolesta kuukausittain puhelinkortti, joita miehistö voi käyttää puhelinkustannusten alentamiseen soittaessaan kotiin satamista. Sopimusten uudistamiseen liittyen yhtiössä todettiin, että nykyiseen joustavuutta vaativaan tilanteeseen, jossa miehistöä hankitaan maailmanlaajuisesti, ei voida tarjota pysyviä sopimuskia. William Rees päätti kuitenkin lähettää kirjeen kaikille miehistön jäsenille, jossa hän kertoi että yhtiö pyrkii uudistamaan sopimuksia ja antaa vahvistuksen uudistamisesta hyvissä ajoin ennen meneillään olevan jakson loppumista. Nämä sopimukset takaavat myös riittävästi aikaa siihen, että merenkulkija voi viettää aikaa perheensä kanssa. Lopuksi työryhmä päätti, että kaikista toimenpiteistä stressing vähentämiseksi ja muutoksista informoidaan miehistöä säännöllisesti kaikilla aluksilla säännöllisesti ilmentyvän laivan henkilöstölehden avulla. Tiedottaminen ei ole pelkästään muutoksista tiedottamista, vaan myös palautetta niiden vaikuttavuudesta. Seuraavassa kokouksessa SCC yhdessä työryhmän jäsenten kanssa kokosivat yhteenvedon toimenpiteistä ja niiden toteuttamisaikatauluista. Päätettiin, että tehtävään nimetty henkilö maissa ja yliperämies ovat vastuussa yhtiön tasolla toimenpiteiden suorittamisen valvonnasta ja turvallisuusvastuuhenkilö toimenpiteiden suorittamisesta alustasolla. SCC tulee seuraamaan toimeenpanoa ja antaa neuvoja tarvittaessa.

13 Kysymyksiä: 1. Mitkä ovat SCC:n tiimin roolit, niiden jotka ovat toimistossa ja niiden, jotka ovat laivoilla toimeenpanemassa stressiä ehkäiseviä toimenpiteitä? 2. Millaisia haasteita kohderyhmä asettaa sen ollessa merillä stressiä ehkäisevin toimenpiteiden aikana? 3. Mikä on järkevä aika ehdotettujen toimenpiteiden toteuttamiselle ja kuinka kauan toimenpiteistä on kuluttava aikaa, että niiden vaikuttavuutta voisi arvioida?

14 5. Riskien hallinnan prosessin ja toimenpiteiden arviointi Ajanjakso toimenpiteiden ja muutosten vaikuttavuuden arvioimiseksi aluksilla riippuu useista tekijöistä, kuten työmäärästä aluksella, ajasta jonka kuluessa koko miehistö saadaan toimenpiteiden kohteeksi, resurssien saatavuudesta ja kuinka kauan resurssit ovat aluksella käytössä. Ajankäyttöön vaikuttaa myös henkilöstön sitoutuminen organisaatioon ja suoritettavien toimenpiteiden määrä ja luonne. Vaikka useilla muilla toimialoilla suositellaan riskien hallinnan prosessin toistamista vuosittain, on merenkulkualalla tarve toisenlaisen aikataulun käyttöön, sillä miehistön kierto laivoilla vaihtelee (aina 18 kuukauteen saakka) ja resurrsien saaminen laivoille voi olla vaikeaa. Kun muutoksia ja menetelmiä on toimeenpantu, on suositeltavaa että riskien hallinnan prosessi toistetaan vuosittain. Riskien hallinnan osallistava malli on käyttökelpoinen merenkulkualalla ja kun henkilöstöllä on mahdollisuus ensimmäisen toteutetun prosessin aikana oppia toteutustapa, niin jatkossa he voivat selviytyä tehtävästä itsenäisesti ilman vain vähäisellä ulkopuolisella avulla. Toteutettujen toimenpiteiden tehokkuuden arvioimiseksi SCC:n asiantutnijat haastattelivat useita avainhenkilöitä toimistoissa ja työntekijöitä aluksilla. Henkilöt aluksilta valittiin satunnaisesti vaikkakin valinta riippui henkilöiden saatavuudesta ja laivojen aikatauluista. Valinnassa kuitenkin huolehdittiin siitä, että tutkimusryhmään valittiin sekä miehistön että päällystön edustajia. Kaikilla oli yleisesti ottaen positiivisia näkemyksiä suhteiden parantumisesta aluksilla, työkäytännöistä, koulutuksesta ja mahdollisuuksista pitää yhteyttä perheisiin. Raportoitujen kieliongelmien koettiin myös vähentyneen. Lisäksi kahden vuoden tarkastelujaksolla koettiin merenkulkuhenkilöstön pysyvyyden lisääntyneen, etenkin päällystön henkilöstön. SCC tutki myös läheltä piti ja tapaturmatilastot ja analyysi osoitti selvää laskua raporoitujen läheltä piti tilanteiden määrässä. Sama vähenemistä ei ollut havaittavissa pienten onnettomuuksien määrässä ja tämän arvioitiin johtuva siitä, että henkilöstö oli halukkaampaa raportoimaan tapaturmia ja sairaustapauksia. Riskien hallinnan tutkimus toistettiin, ja se osoitti stressin tason pienentyneen ja lyhyiden sairauslomien raportoinnin vähentuneet. Vastaavasti työtyytyväisyys ja sitoutuminen olivat lisääntyneet.

15 Riskien arviointiprosessin hyötyjen vuoksi yritys päätti kehittää stressipolitiikan, jonka mukaan sisäiset auditoinnit tulee suorittaa vuosittain. Tämä osoittautui parhaiten sopivaksi toimenpiteiden toimeenpanomenetelmäksi, koska se ei vaadi henkilöstöltä ylimääräistä työtä laivoilla ja sitä ei koettu myöskään toiseksi pakottavaksi auditoinniksi. Kysymyksiä:

16 1. Miksi toimenpiteiden suoirttaminen kestää niin paljon pitempään merenkulkualalla kuin muilla toimialoilla? 2. Kuinka toimenpiteitä voidaan arvioida? 3. Mitkä ovat toistetun arviointiprosessin hyödyt? 4. Mitä hyötyä tai haittaa on siitä, että ulkopuolinen asiantuntija suorittaa arvioinnin?

17 Kysymyksiä ja keskustelun aiheita 1. Mitkä tekijät aiheuttavat yleensä stressiä merenkulkualalla? Mitkä ovat erityisesti omassa organisaatiossasi olevia stressitekijöitä? 2. Miktä ryhmät ovat todennäköisemmin vaarassa kärsiä stressistä? Miksi? 3. Miten stressi vaikuttaa eri henkilöstöryhmiin? Miten yksittäisen henkilön kokema stressi vaikuttaa yritykseen yleisellä tasolla? 4. Miten suorittaisit riskien arviointiprosessin omassa yrityksessäsi? Mitkä ovat riskien hallinnan prosessin päävaiheet? 5. Mitkä voisivat olla esteitä ja ongelmia riskien arvioinnin toteuttamisessa esimerkkinä olevassa yrityksessä? Kuinka ne eroavat ei merenkulkualalla toimivien yritysten riskeistä? 6. Millaisia ovat asiantuntijoiden, johtajien, päällystön, toimistohenkilökunnan ja laivoilla työskentelevien roolit prosessin eri vaiheissa? 7. Millaiset menetelmät mielestäsi sopisivat parhaiten stressing ehkäisemiseen omassa organisaatiossasi? Voisiko niiden toimeenpanossa ilmetä joitakin ongelmia? 8. Mitkä omassa organisaatiossasi voisivat olla riskien arvioinnin hyödyt? 9. Millaisia toimijoita on riskien arvioinnissa saatavilla ja mistä niitä voisi löytää toteuttamaan riskien arviointia omassa organisaatiossasi?