Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoitoja peruspalvelukuntayhtymä Kiuru. Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2016

Transkriptio

1 Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoitoja peruspalvelukuntayhtymä Kiuru Talousarvion täytäntöönpano-ohje 2016

2 Sisällysluettelo 1. TALOUSARVIO ON SITOVA TOIMINTA JA TALOUS TOIMINNALLISET JA TALOUDELLISET TAVOITTEET TALOUSYKSIKÖISSÄ MUUTOKSIA OSTOLASKUJEN KÄSITTELY Määräraha ja tili Ulkoisia ja sisäisiä tuloja ja menoja Piirin ulkopuolella tapahtuva erikoissairaanhoito MATKALASKUT MYYNTILASKUTUS Kuntalaskutus Potilaslaskutus Muu laskutus SISÄISTEN PALVELUJEN KUSTANNUSTEN KOHDENTAMINEN SUUNNITELMAN MUKAISET POISTOT POTILASKULJETUKSIA KOSKEVA OHJEISTUS HENKILÖSTÖRESURSSIT JA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN Henkilöstöresurssit Henkilöstön osaamisen kehittäminen HANKINTAOHJE OSTOPALVELUT KYNNYSARVOT JA KILPAILUTTAMINEN HANKINTOJEN YLEISET PERIAATTEET HANKINTOJEN PÄÄTÖSVALTA TALOUSARVION SITOVUUSTASO VALTUUSTO TOIMITUSJOHTAJA PERUSPALVELUJOHTAJA TILAAJAJOHTAJA TULOSALUEJOHTAJAT TULOSYKSIKKÖJOHTAJA VASTUUYKSIKKÖJOHTAJA SISÄINEN VALVONTA JA RISKIEN HALLINTA TOIMINNAN JA TALOUDEN OHJAUKSEEN LIITTYVÄ RAPORTOINTI... 25

3 1. TALOUSARVIO ON SITOVA Vuoden 2016 talousarvio on hyväksytty valtuuston kokouksessa hallituksen esittämässä muodossa ja on varsin tiukka. Talousarvio ja toimintasuunnitelma tukee Kiurun hyväksyttyä strategiaa: Kustannustehokas päivystävä keskussairaala. Talousarviota värittävät: Päivystysasetuksen mukaiset vaatimukset Hoitojen kotouttaminen Piirin ulkopuolisen hoidon vähentäminen Jäsenkuntien ulkopuolisen myynnin kasvattaminen sekä laajentuneen toiminta-alueen myynnin vakiinnuttaminen ja turvaaminen Jäsenkuntien kustannuskehityksen hallinta Alueellisen uuden sosiaali- ja terveydenhuollon organisaation suunnittelu ja toiminnan käynnistäminen lukien Tuloslaskelman mukaiset toimintakulut (brutto) ovat ja toimintatuotot Budjetin bruttomenokehys on tiukka; sen kasvu on + 2 % mutta sisältää. Tiukan budjetin takana on jäsenkuntalaskutuksen tiukka rajaus, jossa tavoitteena on jäsenkuntalaskutuksen säilyminen vuoden 2015 budjettitasossa. Tämä on erittäin suuri haaste! Toteutukseen tulos edellyttää sopimus- ja ulkokuntien myynnin säilyttämisen vähintäänkin nykyisellä tasolla; käytännössä sen kasvua. Tilikauden tulostavoite on 1 M. Bruttoinvestointien, 10,7 M, rahoittamiseksi sekä lainan lyhennysohjelman kattamiseksi esitetään varattavaksi 5 M :n suuruinen talousarviolaina. Pitkäaikaislainojen vähennys on runsas 1,2 M. Toteutuakseen budjetti vaatii toiminnallisia muutoksia, joilla karsitaan edelleen tuotannon ja arjen menoja. Budjetoinnissa on edelleen pyritty realismiin vakinaisen henkilöstön palkkamenojen osalta. Budjetissa on uskottu sairaalan oman toiminnan vahvistamiseen niin, että budjetti sisältää usean säästön vuoden jälkeen edelleen 0,6 M :n säästöodotuksen piirin ulkopuolisessa hoidossa. Budjetissa on pyritty turvaamaan oman sairaalan arjen toiminta ja rahoituksen painopiste on siinä. Vuodelle on budjetoitu 1,5 M :n suuruinen investointihanke, jolla käynnistetään uuden toiminnallisen, laajentuvan kuntayhtymäorganisaation toiminta sille asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Vuoden ehkä suurin haaste on uuden integraatioon perustuvan arjen luominen. Se on hallinnollisia uusia ratkaisuja, mutta vielä paljon enemmän arjen uusia tuulia. Prosessien ja arkityön toimivuus on kustannustehokkuuden tae. Kaikkien yksiköiden on sitouduttava osallistumaan liinaukseen, jossa prosessien sujuvuutta arvioidaan kokonaisuudesta käsin; ei vain oman yksikön arjesta päin. Pyrimme irti kaikesta turhasta ja keskitymme siihen, mikä on lopputuloksen kannalta oleellista. On oltava rohkeasti myös itsekriittinen. Suuri haaste on nykyistäkin tehokkaammin ohjata tarvittaessa nopeillakin liikkeillä henkilöstöä sinne, missä potilasvirta kulloinkin on suurin. Käytännön mittari on sijaiskustannusten leikkaus.

4 Toimintavolyymejä kasvattava budjettimme nojaa pitkälti siihen, että sopimus- ja ulkokuntien käyttö kasvaa. Tätä seurataan vuoden aikana ja suunniteltujen tuotantoresurssien tarpeeseen reagoidaan tarvittaessa. Budjetin toteutuminen edellyttää vahvaa kustannustietoisuutta sekä talouden ja toimintalukujen seurantaa. Johdon järjestelmän (Neotide, Exreport) avulla seurataan tilanteen kehittymistä kuukausittain yksiköittäin ja koko talon tasolla. Uutena osiona järjestelmään tulee Henkilöstöraportointi, mikä helpottaa esimiestyötä. Järjestelmään saadaan lisää myös grafiikkaa nopean analyysin tueksi. Mikäli näyttää, etteivät tulot kerry suunnitellusti tai menot alkavat livetä budjetoidusta, on tehtävä välittömiä korjausliikkeitä. Jos epäröit yksikkösi tilannetta, ota yhteyttä tulosalueesi johtoon tai taloustoimistoon niin arvioidaan yhdessä. Tuotantokustannusten tarkastelu on tärkeää. Panostamme kustannuslaskentaan. Kustannuslaskenta tukee välisuoritehinnoittelun tarpeita, mutta on ensisijassa työväline, jolla lisäämme kustannustietoisuutta. Budjetti on tiukka, muttei mahdoton. Toisaalta se on myös realistinen ja perustuu todelliseen kustannuspohjaan. Toisiimme nojaten ja asiantuntemukseemme luottaen selviämme tästä kyllä! Varmasti! Valtuuston hyväksymä talousarvio löytyy osoitteesta K:\info\Talous\Talousarvio ja suunnitelma Valtuusto on hyväksynyt sitovina määrärahoina käyttötalouden ja investointien kokonaiseuromäärät. Käyttötaloussuunnitelman hyväksyy vastuuyksiköitä sitovasti hallitus tämän asiakirjan yhteydessä. Käyttösuunnitelma sisältää tulosyksiköittäin laaditut toiminnalliset ja suoritemäärälliset tavoitteet sekä vastuuyksiköittäin laaditut määrärahajaot tileittäin. Vastuuyksikköä sitoo viime kädessä yksikön kokonaismenojen ja tulojen loppusumma, tulot ja menot erikseen ei jako tilien kesken. 2. TOIMINTA JA TALOUS Budjetti ei sisällä yksittäisiä laajoja uusia avauksia eikä toiminnan laajennuksia. Oleellisin haaste on uuden laaja-alaisen sote-integraation rakentaminen yhdistämällä alueen koko sote-toiminnan resurssit ja vastuut. Budjetti sisältää uusina vakansseina hygieniahoitajan sekä sairaala-apteekin farmaseutin toimet sekä eräitä määräaikaisia vakansseja, joista hallitus erikseen päättää. Budjetti ei sisällä yksiköiden yhdistämisiä. Yhtenäisen henkilöstötoiminnan helpottamiseksi ja esimiestyön byrokratin vähentämiseksi on eräissä yksiköissä budjetoitu koko hoitotyön resurssi yhteiseen budjettiin, josta kustannukset jaetaan käytön mukaisesti. Tavoitteena henkilöstön sujuva liikkuvuus ja byrokratian keventäminen.

5 2.1. Toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet Toimintaa ja taloutta seurataan tilastoinnin ja raportoinnin kautta. Oleellisin tilastotieto syntyy potilastietojärjestelmän sekä muiden toiminnanohjausohjelmien kirjausten kautta. Vain luotettavalla kirjaamisella syntyy luotettavia tilastoja. Toiminnan ja talouden raportit kootaan esimiesten ja johdon käyttöön ensisijassa Johdon järjestelmään (Neotide Exreport). Uutena osiona järjestelmään tulee Henkilöstöraportointi, mikä helpottaa esimiestyötä. Järjestelmään saadaan lisää myös grafiikkaa nopean analyysin tueksi. Keskussairaalan toiminta ja talous on kehittynyt myönteiseen suuntaan. Valtakunnallisissa vertailutilastoissa sairaalan toiminta ei kuitenkaan aina näyttäydy sille kuuluvalla arvolla. Tilastoista saadut luvut eivät kerro sitä, miten laajaa ja monimuotoista on keskussairaalan toiminta. Potilastietojärjestelmän haasteellisuudesta huolimatta tilastointiin ja kirjaamiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Toiminnan ja talouden tilastointi edellyttää edelleen tarkennettua ohjeistusta ja kirjaamisen toteuttamisen seurantaa. Kirjaamisen oikeellisuutta tuetaan Suoritekäsikirjalla. Se on syytä lukea tarkkaan! 2.2. Talousyksiköissä muutoksia Vuonna 2016 käyttösuunnitelma sisältää seuraavat budjetointimuutokset: 1. Psykiatrian tulosalueella koulutusmäärärahojen tavoin keskitetään tulosalueen yhteisiin määrärahoihin työnohjaus. Tulosalueen johdossa määrärahat jaetaan vastuuyksiköille. 2. Kirurgian poliklinikan ja onkologian poliklinikan hoitotyön yhteinen henkilöstöresurssi budjetoidaan ja kirurgian poliklinikalle. Kustannus jaetaan määräjoin käytön mukaan molemmille vastuuyksiköille. 3. Teho-yksikön ja dialyysin hoitotyön yhteinen henkiiöstöresurssi budjetoidaan tehovastuusyksikölle. Kustannus jaetaan määräjoin käytön mukaan molemmille vastuuyksiköille Ostolaskujen käsittely Saapuvat laskut siirretään Workflow-laskujenkiertojärjestelmään. Sähköisen tarkastus- ja hyväksyntämenettelyn aikana laskun oikeellisuus tarkistetaan, tiliöidään, merkitään oikea alv-kanta sekä merkitään vastuuyksikkö, jonka määrärahoista lasku maksetaan. On tärkeää, että tilausta tehtäessä laskuun pyydetään merkitsemään selvästi se, mitä yksikköä lasku koskee. Näin lasku lähtee oikealle tarkastajalle kiertoon.

6 Nopeus on valttia. Eräpäivien ylityksillä joudumme maksamaan korkoja, jotka ovat ihan turhaa menoa. Muistathan laittaa Workflow-ohjelmaan lomien ajaksi tuuraajan, jottei laskut jää turhaan odottamaan. Alv-merkinnät ovat tärkeä osa laskujen käsittelyä. Yleensä laskusta näkee selvästi, mitä alv-kantaa käytetään. Epäselvissä tilanteissa taloustoimisto ohjeistaa. Erityistä huomiota on syytä kiinnittää verottomina hankittavien sosiaali- ja terveydenhuoltopalveluiden arvonlisäverokoodin merkitsemiseen. Myös hoitoa tukevan työnohjauksen verottomista laskuista voidaan tehdä laskennallinen 5 prosentin vähennys. Laskennallinen 5 prosentin arvonlisävero saadaan merkitä laskussa mainitusta alv 0 merkinnästä huolimatta silloin kun palvelun myyjä ei ole kunta. Laskennallinen palautettava 5 % arvonlisäveroa on merkittävä asia, joka tulee merkitä aina kun siihen on oikeus! Laskulle tarvitaan kaksi käsittelijää: tarkastaja ja hyväksyjä. Tämän kierroksen jälkeen laskut tulevat ns. maksumääräykseen taloustoimistoon. Tarkastajan tehtävänä on tarkastaa laskun asiallinen ja numerollinen oikeellisuus, mikä käytännössä tarkoittaa sen tarkastamista että lasku vastaa tilausta, sopimusta ja/tai päätöstä. Lisäksi tarkastaja varmistaa, että tavara tai palvelu on toimitettu. Hyväksyjä on määrärahojen riittävyydestä vastaava henkilö, joka hyväksyy rahan käytön, vastaa siitä että lasku on tarkastettu ja siitä että se kohdistetaan kirjanpitoon oikein. Laskujen tarkastukseen ja hyväksyntään tulee määritellä varahenkilöt lukien määritellään kaikille vastuuyksiköille ja toiminnoille laskujen tarkastajat ja hyväksyjät Määräraha ja tili Vastuuyksikön kokonaismenoille tulee olla varattuna määräraha. Kukin käytettävissä oleva määräraha on nimetty omaan tarkoitukseensa tileittäin. Myös tulotilit velvoittavat. Yksiköllä on tulostavoitteeseen perustuva velvollisuus valvoa, että tulotilien mukainen määräraha saavutetaan sen saa myös ylittää. Yksikköä sitoo kokonaismäärärahan riittävyys. Päätösvallan delegoinnilla tulosyksikköjohtaja/tulosaluejohtaja /toimitusjohtaja päättää määrärahasiirroista eri käyttötarkoituksiin tarvittaessa myös yksikkörajojen yli, mutta ei tilien sisällöstä. Jos esimerkiksi tulosalue säästää hoitotarvikkeissa ja hankkii instrumentteja tällä rahalla, instrumentit kirjataan ao. tilille eikä hoitotarvikkeisiin. Eli tiliöinti sille tilille, mitä hankintaa ostos koskee. Laskuja ei voi tiliöidä sen mukaisesti, millä tilillä on vielä käyttövaraa. Jos tulosyksikön kokonaismääräraha osoittautuu riittämättömäksi ennalta-arvaamattomien syiden vuoksi, on tulosyksikköjohtajan tehtävä tulosaluejohtajalle perusteltu esitys menoista ja menojen kattamisesta.

7 2.3.2 Ulkoisia ja sisäisiä tuloja ja menoja Tilikarttaan ei tule merkittäviä muutoksia. Muistathan, että yksikön käyttösuunnitelmassa ja kuukausiraportissa näkyvät vain ne tilit, joille on kirjattu tuloja tai menoja. Jos laskujen hyväksymisen yhteydessä havaitset tarpeen eritellä menoja nykyistä tarkemmin, tutustu olemassa olevaan tilikarttaan. Siellä voi olla valmiina menotilejä, joille myös yksikössäsi olisi käyttöä. Laajempi tilikartan käyttö helpottaa menorakenteen seurantaa. Oleellista on muistaa, että merkittävä osa yksikön menoista näkyy sisäisissä kustannuksissa. Sijaiskustannuksista suuri osa näkyy rekry-yksikön sisäisissä menoissa (sissit, reservit). Myös psykologien ja sosiaalityöntekijöiden sekä tekstinkäsittelijöiden työpanos kohdistetaan yksikölle sisäisenä eränä (erityistyöntekijöiden tilastoitavat suoritteet ja kuntalaskutus kohdistetaan potilaan kotiyksikköön, jolloin kustannus ja tulo kohdistuu samaan yksikköön) Piirin ulkopuolella tapahtuva erikoissairaanhoito Tulosjohtajien tulee kehittää oman alueensa toimintaan siten, että piirin ulkopuolella tapahtuvaa sairaanhoitoa voidaan vähentää silloin, kuin se on tarkoituksenmukaista ja taloudellista. Vuoden 2016 käyttösuunnitelmassa on asetettu tavoitteeksi piirin ulkopuolisen hoidon käytön vähentäminen edellisvuodesta. Piirin ulkopuolinen hoito maksetaan laskun hoidollisen erikoisalan mukaan. Psykiatrian laskut tiliöidään psykiatrialle. Somatiikan ostopalvelut tiliöidään Somaattisen erikoissairaanhoidon vastuuyksikölle (huom tulosaluemuutoksesta johtuen käytössä vain yksi vyks). Tiliöinti: 4301 (ostot kuntayhtymiltä), 4302 (ostot kunnilta), 4303 (ostot valtiolta) ja 4307 (ostot muilta = yksityisiltä toimijoilta). Tiliöinti ja potilaiden kotikunnan tarkistus tehdään ensisijassa taloustoimistossa laskun saapuessa. Eksreportista (Neotide) saadaan raportti erikoisalan ostopalveluhoidon käyntimääristä ja hoitovuorokausista Taloustoimisto laatii euro-tilaston piirin ulkopuolisen hoidon ostoista erikoisaloittain ja sairaaloittain. Laskun tarkastaa hoidollisen erikoisalan ylilääkäri/tulosyksikköjohtaja ja hyväksyy tulosaluejohtaja. Jos tulosaluejohtajana on ko erikoisalan ylilääkäri, hyväksyy laskun johtajaylilääkäri. Taloustoimistossa oltava tieto päätöksestä, kuka ko. erikoisalan laskun tarkistaa ja hyväksyy, jotta lasku osataan lähettää Workflow-kierrokselle oikein. Lisäksi on huolehdittava laskun kierrossa sijaistukset kuntoon, jotta lasku ei jää odottamaan koron perintää. Piirin ulkopuolinen hoito läpilaskutetaan kunnilta potilaan kotikunnan mukaisesti.

8 Suoriteperusteisesti laskutettaviin palveluihin liittyvät ostot tiliöidään muiden palveluostojen tiliryhmän tileille (esim terapiapalveluiden ostot ja 4440 Asiantuntijapalveluiden ostot sosiaali- ja terveydenhuolto) Matkalaskut Virka- ja työmatkoilla, joilla on tarkoituksenmukaisinta käyttää henkiöautoa, käytetään aina kun se on mahdollista, Kiurun autoa. Ohjeistus auton käytöstä ja varauksesta on annettu erikseen. Matkat korvataan aina ensisijaisesti edullisimman, julkisen kulkuneuvon kustannusten mukaisesti. Jos tästä säännöstä poiketen työntekijä käyttää omaa autoa tai lentovuoroa, voi hän laskuttaa matkasta edullisimman julkisen kulkuneuvon mukaisen kustannuksen (merkintä matkalaskun lisätietoihin). Virka- ja työmatkoista maksetaan hakemuksesta korvaus, mikäli siihen on KVTES:n mukainen oikeus ja voimassaoleva matkustusmääräys. Päiväraha- tai ateriakorvauksen myöntämisen perusteet on esitetty KVTES:n Liittessä 16 Matkakustannusten korvaukset. Huomioithan, että matkan ajallinen pituus sekä matkan aikana tarjottavat ateriat vaikuttavat korvauksen suuruuteen. Ateriat pääsääntöisesti puolittavat päivärahan suuruuden. kokopäiväraha: yli 12 h o lounas ja päivällinen alentaa 50% osapäiväraha: yli 8 tuntia tai yli 6 tuntia ja enemmän kuin 3 h matkasta on tapahtunut klo 16-7 o yksi ateria alentaa 50% ateriakorvaus: jos päiväraha ei tule maksettavakasi, mutta työntekijä ruokaiillut muualla kuin tavanomaisesssa ruokailupaikassaan vähintään 10 km etäisyydellä tavanomaisesta työpaikasta tai asunnosta Koulutusmatkojen korvauksista sekä mahdollisesta päivärahaoikeudesta päättää esimies myöntäessään oikeuden osallistua koulutukseen. Koulutusmäärärahojen riittävyyden varmistamiseksi koulutusmatkoihin ei pääsääntöisesti myönnetä päivärahaoikeutta. Virkamatkamääräys tai anomus koulutukseen haetaan etukäteen HR-työpöydän kautta. Työhön tavanomaisesti kuuluvista työmatkoista ei tarvita erillistä hakemusta. Keskussairaalan henkilöstön matkalaskut tehdään aina Populus-ohjelmalla. Jytan alueella Populus otetaan käyttöön myöhemmin. Populuksen käytössä opastetaan tarvittaessa taloustoimistossa. Populus ohjelman käyttöopas löytyy Kiurunetin sivuilta kohdasta: Henkilöstöasiat, Yhteiset asiakirjat, Populus matkalaskuohje. Ohjelmaan pääsee Kiurunetin kautta ja siellä HR-työpöydältä Matkalaskusovellus.

9 Käyttäjätunnus muodostuu sukunimestä 3 ensimmäistä kirjainta ja etunimestä 3 ensimmäistä kirjainta (jos nimessä on å, ä tai ö käytetään a tai o). Salasana on oletuksena henkilötunnuksen loppuosa ja jos viimeinen on kirjain, niin se on isolla kirjaimella. Jos talossa on useita henkilöitä, joille muodostuu sama käyttäjätunnus, tunnuksen voi kysyä taloustoimistosta. Matkalasku lähetetään Populuksessa tarkastettavaksi aina ensin taloustoimiston toimistosihteeri Riitta Rakkolaiselle (kohdassa REITITÄ). Reititä samalla myös laskun hyväksyjä! Matkalaskun liitteeksi tulee toimittaa taloustoimistoon mahdolliset kuitit. Kuittien mukaan tulee liittää tieto siitä, mihin matkalaskuun kuitit halutaan liitettäviksi. Mikäli sinulla on laskutettavana virantoimitusmatkoja oman auton käytöstä, käytäthän Populuksen ajopäiväkirjaa, jonka perusteella matkalasku on helppo ja nopea tehdä. Matkalaskusta tulee ilmetä matkan tarkoitus, matkareitti sekä lähtö- ja saapumisajat kellonaikoineen. Jos työ- tai virkamatkalta haetaan päivärahaa, on ilmoitttava ajan lisäksi matkalla tarjotut ateriat. Matkalaskuun ei voida sisällyttää normaalin työmatkan mukaisia kilometrikorvauksia. Lähtökohta on, että laskutus kohdistuu vain matkalle työntekijän ensisijaisesta työpisteestä työmatkakohteeseen ja takaisin. Matkasta vähennetään normaalin työmatkan mukainen osuus. Esimerkiksi, jos työntekijä asuu Kälviällä ja ensisijainen työpiste on keskussairaalassa: työmatkalla Helsinkiin Kruunupyyn kautta voidaan kilometrikorvaus laskuttaa vain matkalle Kokkola- Kruunupyy-Kokkola tai Ouluun poikkeuksellisesti omalla autolla tehdyllä matkalla voidaan laskuttaa Kälviä Oulu Kälviä. Matkalasku tulee esittää viivytyksettä matkan päätyttyä. Matkakustannusten korvausten maksamisen edellytyksenä on, että matkalasku esitetään viimeistään kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. (KVTES Liite 16) Myyntilaskutus Kuntalaskutus Merkittävin erikoissairaanhoidon tulonlähde on kuntalaskutus. Kuntalaskutus perustuu vuosittain hyväksyttävään hinnastoon. Kuntalaskutus sisältää suoriteperusteista laskutusta, lähinnä piirin ulkopuolisesta hoidosta aiheutuvaa läpilaskutusta sekä eräitä erikseen sovittuja asukaslukuperusteisia maksuja (ensihoito, projektit). Kuntahinnat perustuvat tuotantokustannuksiin. Kuntahinnoittelun oikeellisuuden varmistamiseksi ja erityisesti henkilöstön ja johdon kustannustietoisuuden lisäämiseksi panostetaan kustannuslaskentaan. Tutustu tarkasti oman yksikkösi hinnastoon. Tarvittaessa yksikölle on syytä laatia oman hinnaston soveltamisohje, jolla varmistetaan, että kaikki kuntalaskutusta tekevät työntekijät soveltavat hinnastoa samoin perustein.

10 Kuntalaskutuksessa uusia kohtia ovat mm tulkkaus-kustannukset sekä siirtokuljetusten laskutus Potilaslaskutus Potilaslaskutus perustuu hallituksen hyväksymiin taksoihin. Pääosin maksut ovat suuruudeltaan ns. maksuasetuksen mukaisia enimmäismääriä. Asetus annetaan yleensä kahden vuoden välein ja julkaistaan edellisvuoden joulukuussa. Vuodelle 2016 on hyväksytty uusi asiakasmaksuhinnasto Muu laskutus Kuntayhtymä myy palveluhinnaston lisäksi myös muita palveluja ulkoisille asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Näitä ovat mm. erilaiset tukipalvelut. Myös Jyta on ulkoinen laskutuskumppani. Samoin Kokkolan terveyskeskus. Laskutusaineisto tuotetaan suorittavissa yksiköissä ja pääosin laskutustapahtuma tehdään taloustoimistossa (kirjanpito). On tärkeää, että kaikki yksiköt huolehtivat siitä, että kaikki ulos tuotettavat palvelut laskutetaan tehtyjen sopimusten mukaisesti ajallaan. Yksikkö laatii liitteen, joka liitetään tekniseen laskuun Sisäisten palvelujen kustannusten kohdentaminen Sisäisten palvelujen määrärahat on budjetoitu kullekin vastuuyksikölle sisäiseksi menoksi ja vastaavasti palvelua tuottavalle vastuuyksikölle sisäiseksi tuloksi. Sisäisten erien kohdistamiseen vastuuyksiköille voidaan käyttää sisäisen laskutuksen tai sisäisen vyörytyksen kohdistamistapaa. Sisäisessä laskutuksessa kohdistus tehdään kuukausittain palveluhinnaston ja toteutuneiden käyttömäärien perusteella. Laskutus tasataan tarvittaessa vuosittain vastaamaan toteutuneita kustannuksia. Sisäisessä laskutuksessa laskutusaineisto syntyy ja sen laadintavastuu on palvelua tuottavassa yksikössä. Teknisesti laskutus tehdään taloustoimistossa (kirjanpito). Sisäisessä vyörytyksessä palveluiden kustannukset kohdistetaan vastuuyksiköille kantokyvyn tai aiheuttamisperiaatetta vastaavan jakoperusteen mukaisesti. Määrärahaan perustuvat ennakkoerät kirjataan kuukausittain ja sisäinen vyörytys tasataan vastaamaan toteutuneita kustannuksia vuosittain. Kantokyvyn perusteella vyörytettävät menot hallinto- ja talouspalvelut, kehittämishankkeet, sairaalapalvelut sekä muut palvelut kohdistamisperusteena ulkoiset kokonaismenot poislukien tietyt toiminnan laajuuteen suhteutettuna kohtuuttomat ulkoiset erät (piirin ulkopuolinen sairaanhoidon ostopalvelu, proteesit, tahdistimet, onkologiset lääkkeet)

11 Henkilöstömäärän perusteella vyörytettävät menot henkilöstö- ja koulutuspalvelut sekä työterveysmenot Muulla perusteella vyörytettävät menot sisäiset fysiatria- ja kuntoutuspalvelut osastokäyntien sekä maksusitoumusten määrien suhteessa infektioyksikön palvelut aiheuttamisperiaatteen mukaisen asiantuntija-arvion perusteella keskusvaraston palvelut osin toimitusmaksuina ja pääosin toimitusten euromääräisen arvon suhteessa sairaala-apteekin palvelut tilausrivien mukaisessa suhteessa vaatehuoltopalvelut otannan perusteella (suojavaatekustannukset kohdennetaan muihin palvelutoimintoihin, vihreä tekstiili välinehuoltokeskukseen ja potilasvaatekustannukset hoitopäivien mukaan vuodeosastoille ja polikliiniseen toimenpideyksikköön) Tilavuokrat laskutetaan ylläpitovuokrana kuukausittain yksiköiden käytössä olevien tilojen lajiin ja neliömäärään perustuen ylläpitovuokra sisältää mm. lämmön, sähkön, veden, vuosikorjausluontoiset kiinteistöön kohdistuvat korjauskustannukset (LVI-, sähkö- ja rakennus tekniikka) ja ½ päivystyskustannuksista sekä rakennuksiin kohdistuvat suunnitelman mukaiset poistot Tietohallintopalvelut Laitevuokra kohdistetaan laitetyyppikohtaisen hinnoittelun ja koneiden lukumäärän mukaisesti (erikoissairaanhoito ja peruspalveluliikelaitos) ennen kustannusten kohdentamista ohjelmistojen ylläpito- ym. kustannukset jaetaan erikoissairaanhoitoon, peruspalveluihin, yhteisiin sekä tiettyjen käyttäjäyksiköiden kustannuksiin, jotka kohdennetaan käytön mukaan Sisäisen laskutuksen perusteella kohdistettavia palveluita ovat mm. rekrytointiyksikön, tekstinkäsittelypalveluiden sekä psykologian ja sosiaalityön palveluyksiköiden henkilötyö (Huom. Merkittävä osa yksikön henkilöstökustannuksista voi syntyä sisäisten kustannusten kautta!) välinehuoltopalvelut tekniset palvelut mm. lääkintälaitehuolto patologian laboratorion palvelut radiologian palvelut (Huom. sisältää myös ostopalveluna hankitut mri-tutkimukset) ravintokeskuksen palvelut ensihoidon tuottamat potilaskuljetuspalvelut sekä muut tukipalvelut sisäisesti tuotetut koulutukset Peruspalveluliikelaitokselle myytävät palvelut laskutetaan käytettyjen palvelusten mukaisessa suhteessa. Ulkopuolelle myytävät palvelut laskutetaan sopimusten mukaan.

12 2.7. Suunnitelman mukaiset poistot Poistot ovat investoinneista (tuotteen arvo yli ) poistoajalle kohdistettavia menoja. Suuren hankinnan kustannusta ei kohdisteta maksavalle yksikölle kerralla yhden vuoden aikana vaan kustannusta tasataan poistosuunnitelman mukaiselle vuosijaksolle. Myös ns. isoissa hankinnoissa kustannus siirtyy yksikön omaksi menoksi jaksotettuna. Suunnitelman mukaiset poistot rakennusten osalta kannetaan tilavuokrissa kuukausittain. Irtaimiston poistot jaksotetaan tasaisesti talousarviovuodelle. Lopulliset poistot tarkentuvat tilinpäätöksen yhteydessä Potilaskuljetuksia koskeva ohjeistus Laitosten väliset potilassiirtokuljetukset järjestetään pääsääntöisesti ensihoidon omana toimintana. Näin ollen myös kustannus yksiköille tulee sisäisenä kuluna. Laitosten välisen siirron kustannuksesta vastaa potilaan lähettävä yksikkö. Paaritaksien käytössä tulee noudattaa kilpailutettua ostopalvelusopimusta. Tilaukset suoraan sopimuskumppaneilta. Potilaskuljetuksissa edellytetään eräissä tapauksissa sairaalan antamia todistuksia. Oleellista on tällöin erottaa toisistaan Kela-korvauksen piiriin kuuluvat kuljetukset ja sairaalan maksamat laitosten väliset siirrot. Taksille tai ambulanssille on erittäin tärkeää antaa oikeanlainen todistus matkakorvausta. Jos siirto sairaalasta kohdistuu muuhun kuin laitokseen (intervallipaikka, vanhustenpalvelutalo, koti yms), tehdään potilaalle Todistus Kelan matkakorvauksen hakemista varten. Tuolloin potilas maksaa matkan omavastuun ja saa Kela-korvauksen. Jos potilasta ei ole sisäänkirjoitettu osastolle, kuuluu myös toiseen sairaalaan lähetettävä potilas Kela-korvausten piiriin (esim potilas päivystyksestä yliopistolliseen sairaalaan). - Näiden matkojen kustannuksista (omavastuuosuudesta) vastaa potilas. Jos ns. sisäänkirjoitetun potilaan siirto kohdistuu toiseen laitokseen (toinen sairaala, terveyskeskuksen vuodeosasto), kirjoitetaan Selvitys potilaan siirrosta. Erityistilanteessa, jolloin yhteispäivystyksestä siirretään potilas toiseen sairaalaan hoitajan/lääkärin saattamana eikä potilasta ole sisäänkirjattu, laaditaan Selvitys potilaan siirrosta. Näiden matkojen kustannuksista vastaa lähettävä sairaala. Eli siirrosta aiheutuneen laskun maksaa lähettävä sairaala. Siirtokuljetusten kuntalaskutukseen on tullut muutos, joka tulee voimaan alkaen. Siirtokuljetuksesta aiheutuva kustannus voidaan kuntalaskuttaa erikseen. Muutos on huomioitu Kuntahinnastossa. Ei-jäsenkuntien potilaan kotikuntaan/kotisairaanhoitopiiriin lähtetään siirrosta aiheutunut lasku. Mikäli siirron on tehnyt oma ensihoitoyksikkö, lähtee kuntalasku suoraan ensihoitoyksiköstä eikä lasku kierrä hoitaneen yksikön kautta. Mikäli hoitoyksikkö on maksanut siirrosta aiheutuvan ostopalvelulaskun, voidaan ko laskun suuruinen kuntalasku lähettää hoitovuorokauden hinnan lisäksi.

13 Sairaanhoitopiirin sisäisissä siirroissa noudatetaan vanhaa ohjeistusta: Siirrosta aiheutuneen laskun maksaa lähettävä sairaala. 3. HENKILÖSTÖRESURSSIT JA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN 3.1. Henkilöstöresurssit Kuntayhtymän henkilöstöresurssit on mitoitettu vastuuyksiköille vakansseina - virkoina ja toimina. Vakanssien käyttöasetta tarkastetaan tulosalueittain. Palkkaus- ja muut henkilöstömenot on varattu vakansseille yksikön käyttöön osoitettujen henkilöstöresurssien mukaisesti. Vakanssien käyttö ei saa ylittää tulosalueelle osoitettujen vakanssien kokonaismäärää. Varattuja palkkamäärärahoja ei saa ylittää. Neotiden Johdon järjestelmä (=Exreport) tuottaa tietoa henkilöstöresurssien käytöstä ja vakanssien käyttöasteista ja henkilöstön poissaoloista ammattiryhmittäin. Johdon järjestelmän kautta saa tietoa erilaisista poissaoloista aina yksittäisen työntekijän poissaoloihin esim. sairauspoissaoloihin ns. porautumalla yksittäiseen henkilöön saakka. Yleisen taloudellinen tilanteen heikentymisen vuoksi lähivuodet tulevat olemaan kunta-alalla erittäin haasteellisia, mistä johtuen henkilöstökustannuksia ei ole varaa kasvattaa. Henkilöstösuunnittelussa tämä tarkoittaa mm. toimintojen uudelleen järjestelyjä, työnjaon kehittämistä, henkilöstöresurssien laajempaa koordinointia ja henkilöstön yhteiskäytön lisäämistä yksiköiden välillä, systemaattisen työkierron toteuttamista sekä prosessien kehittämistä. Tavoitteena on tuottavuuden ja tuloksellisuuden lisääminen. Vuosien suunnitelman lähtökohtana on, että uusia vakansseja tai kustannuksia lisääviä vakanssimuutoksia ei tehdä ellei muutoksella voida vastaavasti vähentää vastaavaa määrää toiminnan kuluja esim. ostopalveluja. Jokaisen avautuvan vakanssin osalta harkitaan erikseen, onko sen täyttäminen tarpeellista vai voidaanko tehtävät hoitaa muilla järjestelyillä. Määräaikaisen ja ylimääräisen henkilöstön käyttöä vähennetään. Varahenkilöstön rakennetta kehitetään tulosalueiden tarvetta vastaavaksi, Varahenkilöstön varausten käyttöastetta nostetaan ja alle 1-3 päivän sijaisten käyttöä vähennetään suunnitelmallisesti. Sijaisten käyttöä ja ylitöitä on pyrittävä vähentämään hyvällä työn suunnittelulla, työaikajoustoilla sekä vakinaisten sijaisten tarkoituksenmukaisella käytöllä. Työvoiman riittävyyden ja toiminnan tasapainottamisen vuoksi edellytetään, että lomakautta ( ) kokonaisuudessaan käytetään vuosilomasuunnittelussa ellei lomien keskittämiseen ole erillisen sulkemissuunnitelman vuoksi tarkoituksenmukaista. Lyhyissä 1 3 päivän sijaisuuksissa ei ilman erityistä perustetta käytetä ulkopuolisia sijaisia vaan hyödynnetään ns. sissihenkilöstöä. Sijaiset palkataan vain välttämättömiin, yhdessä määriteltyihin resurssitarpeisiin, joissa tehtäviä ei voida hoitaa poissaolon aikana työnjakoa muuttamalla tai muilla järjestelyillä. Henkilöstön työhyvinvointiin ja sairauspoissaolojen hallintaan kiinnitetään erityistä huomiota. Kuntayhtymän tavoitteena on henkilöstön työhyvinvoinnin parantaminen ja sairauspoissolojen

14 vähentäminen pysyvästi alle 12 kalenteripäivän työntekijää kohti laskettuna. Kuntayhtymässä on käytössä ns. varhaisen puuttumisen toimintamalli (=työhyvinvointikeskustelu). Kuntayhtymä työnantajana edellyttää esimieheltä työhyvinvointikeskustelun käymistä viranhaltijan/työntekijän kanssa, mikäli viranhaltija/työntekijä on ollut poissa sairauden ja/tai työtapaturman takia vähintään viisitoista (15) työpäivää tai kolme (3) poissaolokertaa neljännesvuosijaksolla. Esimiehen velvollisuutena on olla aloitteellinen ja huolehtia siitä, että keskustelu käydään viipymättä. Esimiehen on seurattava poissaolojen kuukausittain johdon järjestelmästä. Aloitteen työhyvinvointikeskustelusta voi tehdä myös työntekijä tai työterveyshuolto. Työhyvintointikeskustelun lomakepohja ohjeineen on kaikkien saatavilla HR-työpöydällä Työhyvinvointikeskustelu linkin alla Henkilöstön osaamisen kehittäminen Kuntayhtymän strategian painopisteenä vuosille on päivystävän sairaalan aseman säilyttäminen. Henkilöstön osaamisen kehittämisessä painotetaan näitä strategisesti tärkeitä tavoitteita. Osaamisen kehittämisen ja henkilöstön täydennyskoulutusten resurssien käytössä päivystävän sairaalan toimintaa sekä prosessien kehittämistä ja tuloksellisuutta tukevat koulutukset ovat etusijalla. Johdon katselmuksissa raportoidaan kuntayhtymän strategian painotusten toteutumista henkilöstön kehittämisessä. Keskussairaalan tulosalueiden päätösvaltaa henkilöstön koulutusmäärärahoissa on vahvistettiin vuoden 2014 budjetissa. Henkilöstön osaamisen kehittämisen tulee tapahtua toiminnan kehittämistarpeita vastaavasti kaikki henkilöstöryhmät huomioon ottaen. Koulutussuunnittelussa ja resurssien ammattiryhmäkohtaisessa kohdentamisessa huomioidaan lisäksi peruskoulutuksen pituus, työn vaativuus, toimenkuva ja ammatilliset kehittymistarpeet. Osaamisen kehittämisen suunnittelun lähtökohtina ovat myös kustannustehokkuus ja täydennyskoulutuksen vaikuttavuus. Koulutusmäärärahat on budjetoitu pääsääntöisesti kullekin tulosalueelle yhtenä määrärahana. Koulutuspalveluihin budjetoitu määräraha on jaettu käyttösuunnitelmassa oman alueellisen täydennyskoulutuksen tuottamiseen, hoitotyön kehittämiskohteisiin ja investointeihin erillisen suunnitelman mukaisesti, pitkäkestoisen/prosessiluonteisen johtamiskoulutuksen määrärahoihin sekä psykoterapiakoulutuksen määrärahoihin. Koulutusmäärärahojen käytön päätöksenteon koordinoinnista ja valmistelusta vastaa koulutuspäällikkö ja hoitotyön kehittämiskohteiden osalta hallintoylihoitaja. Psykoterapiakoulutuksen määrärahasta vastaavasti psykiatrian tulosaluejohtaja. Koulutuksen määrärahat ovat kuluvan vuoden budjetin tasossa. Kukin tulosalue päättää koulutusmäärärahojen kohdentamisesta vastuuyksiköille, priorisoi tarpeet ja jakaa määrärahat. Tulosalueen johtoryhmässä asia käsitellään joulukuussa ja toukokuussa. Tulosalueen johtaja jakaa rahat vastuuyksiköille käytettäväksi (=vastuuyksikön määrärahoiksi). Vastuuyksikön esimies/työntekijän esimies päättää edelleen koulutukseen osallistumisesta ja siitä miten kustannukset korvataan. Koulutukseen osallistuminen sovitaan etukäteen. Koulutuksen tulee olla työnantajan hyväksymää ja työtehtäviin liittyvää. Osa-aikaisen työntekijän täydennyskoulutusoikeus arvioidaan aina suhteessa työaikaprosenttiin. Esimiehen lupa ammatilliseen täydennyskoulutukseen osallistumiseen sekä työnantajan sitoumus koulutuksen kustannuksiin (osallistumismaksu,

15 matkustus- ja majoituskustannukset) haetaan etukäteen HR -työpöydän kautta (Poissaolot - >Koulutus). Matka- ja majoituskustannukset korvataan aina kokonaiskustannuksiltaan edullisimman tarkoituksenmukaisen vaihtoehdon mukaan (KVTES Liite 16). Koulutuksesta ei ole tarpeen tehdä erillistä matkasuunnitelmaa Populukseen. Koulutukseen hyväksytty työaika (poislukien matka-aika) ja hyväksytyt kustannukset kirjataan ehrm-training koulutuksenhallintajärjestelmään henkilön koulutustietoihin. Esimies toimittaa päätöksen tiedoksi kirjaamisesta vastaavalle henkilölle. Näin voidaan tarkemmin seurata täydennyskoulutukseen suunnatun resurssin kohdentumista työntekijä-, ammattiryhmä- ja yksikkötasolla. Koulutuspäällikkö vastaa täydennyskoulutuksen toteutumisen seurannasta ja raportoinnista. Edellisen vuoden toteutumisesta kootaan yhteenvetoraportit vuosittain tammikuun loppuun mennessä. Tarvittavat väliraportit voi tilata koulutuspalveluista. Osallistumiset kuntayhtymän tuottamiin alueellisiin koulutuksiin (=koulutukset, joihin ilmoittautuminen koulutuskalenterin kautta) kirjataan keskitetysti koulutuksen hallintajärjestelmän kautta (ehrm-training) henkilön osallistujan omiin kursseihin ja koulutuksiin. Toteutuneet ulkopuolisten järjestäjien täydennyskoulutukset kirjataan ehrm Training järjestelmään yksikköjen ao. vastuuhenkilöiden toimesta. Henkilöstön koulutuskustannusten kohdentumisen seuraaminen on mahdollista, kun koko talon tasolla henkilöstön koulutusten osallistumismaksut sekä koulutuksesta aiheutuvat matkustamiskustannukset (matka- ja majoituskustannukset) tiliöidään laskunkäsittelyn yhteydessä muista virkamatka- ja majoituskustannuksista erilleen. Näin voidaan seurata tarkemmalla tasolla koulutuskustannusten jakautumista. Koulutuksen kustannusten kirjaustaso on vastuuyksikkö ja kustannukset kirjataan erikseen tileille (4430 Henkilöstön koulutus, muut kuin lääkärit (osallistumismaksut), 4431 Henkilöstön koulutus, lääkärit, 4432 Terapiakoulutus, 4433 Johtamiskoulutus, 4435 Koulutuksen matkakustannukset + päivärahat, 4436 Koulutuksen hotelli- ja ravintopalvelut). Näin voidaan seurata tarkemmalla tasolla koulutuskustannusten jakautumista. Koulutuskustannuksen anotaan ja korvataan vain yhdeltä kustannuspaikalta. Toiseen organisaatioon suuntautuvan tutustumismatkan kustannuksiin voi anoa määrärahaa opintoja viihdytysrahastosta. Keskussairaalan opiskelijaohjaustulot jaetaan siten, että osa tuloista käytetään opiskelijaohjauksen kehittämiseen, osa kohdennetaan sijaisten käyttöön opiskelijaohjauksen mahdollistamiseksi yksiköissä ja osa kohdennetaan suoraan yksiköihin edellisen vuoden toteutuneiden ohjauspäivien mukaisesti. Koulutustilausten osalta sovelletaan organisaation hankintamenettelyohjeita huomioiden palveluntarjoajien tasapuolinen kohtelu. Hankinnat toteutetaan keskitetysti hankintatoimiston kautta. 4. HANKINTAOHJE Hankinnoissa noudatetaan taloudellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja laillisuuden perusteita. Hankinnat perustuvat suunnitelmallisuuteen ja ennakoitavuuteen.

16 Hankinnat tehdään ensisijaisesti keskitetysti. Kaikessa hankinnassa noudatetaan hankintalain ja hankintaohjeen mukaista kilpailuttamisvelvollisuutta. Keskitetyn hankinnan tuomat hintaedut sekä säästöt turhista toimitus- ja vakuutusmaksuista näkyvät tulosyksiköiden tarvikekustannusten edullisuutena. Hankintayksikön omien kilpailutusten lisäksi hankinnoissa hyödynnetään ensisijaisesti ns. ERVAhankintoja. Lisäksi kuntayhtymä on mukana eräissä seudullisissa hankinnoissa (mm. IT-hankinnat, yhteistyö Kokkolanseudun hankintarenkaan kanssa). Hankinnoissa noudatetaan voimassa olevaa hankintaohjesääntöä. Hankintaan liittyvistä toimistorutiineista, kuten tarjouskilpailusta, huolehtii talous- ja hankintatoimisto. Hankinta ja erityisesti hankintaan liittyvä laadullinen ja sisällöllinen hankintaprosessin valmistelu ja arviointi ovat tilaajayksikön substanssiasiantuntijoiden vastuulla. Hankintaprosessi edellyttää tiivistä yhteistyötä hankintayksikön ja tilaavan asiantuntijayksikön kesken laadullisen, taloudellisen ja juridisen oikeellisuuden varmistamiseksi. Toimintavuosi on lopulta lyhyt. Suunnitellut kilpailutettavat hankinnat on syytä käynnistää jo alkuvuonna Ostopalvelut Ostopalvelujen tulee perustua lähtökohtaisesti kilpailutukseen. Palveluhankinnoista laaditaan molempien osapuolten allekirjoittama ostopalvelusopimus. Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa käytössä on yrityksiltä ostettuja ostopalveluja, jotka tiliöidään ostopalveluihin tilille 4440 (muistathan alv 0% sotepalveluiden ostamisessa alvmenettelyn, jossa saadaan 5%:n alv-vähennys). Lisäksi käytössä on eräitä ns konsulttisopimuksia, joiden perusteella korvaus maksetaan palkkana. Näiden kustannuksissa tulee korvauksen lisäksi maksettavaksi ns. sotu-kulut (kustannusvaikutus + 30 %). Tämän eron vuoksi on tärkeää miettiä, kumpaa sopimustyyppiä ostopalveluissa käytetään. Ostopalvelujen käynnistäminen ja voimassa olevien ostopalvelusopimusten muuttaminen valmistellaan yhteistyössä tulosyksikön/vastuuyksikön ja talous- ja hankintatoimiston kanssa. Ostopalveluissa on kiinnitettävä erityistä huomioita siihen, että ostopalvelusopimusten päättyessä ryhdytään riittävän ajoissa mahdolliseen uuteen kilpailutukseen ja/tai sopimusten jatkamiseen. Sopimus on oltava allekirjoitettuna ja voimassa ennen työn aloittamista. Laskujen hyväksymisen edellytyksenä on, että ostopalvelusopimus on voimassa. Myös palveluiden ostopalvelut (muu kuin piriin ulkopuolinen hoito) edellyttävät viranhaltijan tekemän hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen perusteella laaditaan ostopalvelusopimus. Potilaskohtaiset lähetteet/maksusitoumukset edellyttävät voimassaolevan ostopalvelusopimuksen. Ostopalveluita koskevissa päätöksentekorajoissa noudatetaan jäljempänä olevia hankintarajoja. Myös muilta osin noudatetaan soveltuvin osin hankintatoiminnan hankintojen yleisiä periaatteita (kts. alla).

17 4.2. Kynnysarvot ja kilpailuttaminen Hankintojen lähtökohtana on hintavertailu myös silloin, kun hankinannan euromääräinen raja ei ylitä julkisista hankinnoista annetun lainsäädännön velvoittamaa kilpailuttamismenettelyä. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat on kilpailutettava hankintalain mukaisesti ja niistä on aina ilmoitettava mm. Hilma-tietokannassa. Kansallinen kynnysraja on tällä hetkellä tavara- ja palveluhankinnoissa (HE 182/ ) ja erikseen määritellyissä terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankinnoissa (HE 182/ ). EU-kynnysarvo on tavaraja palveluhankinnoissa. Ennakkotiedon mukaan kynnysarvot muuttuvat viimeistään Tämän hetkisen arvion mukaan uudet korotetut kynnysarvot tulevat olemaan: Kansalliset kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat rakennusurakat sotepalvelu-hankinnat EU-kynnysarvot Tavara- ja palveluhankinnat rakennusurakat sotepalvelu-hankinnat Tulosalueiden ja yksiköiden tulee huolehtia siitä, että talousarvioon hyväksyttyjen hankintojen toteuttaminen aloitetaan riittävän ajoissa ottaen huomioon pitkätkin toimitusajat sekä kilpailuttamisesta johtuvat määräajat. EU-hankintojen osalta hankintaprosessi kestää jopa neljä kuukautta. Toimitusten siirtyminen yli talousarviovuoden saattaa vaarantaa koko hankinnan toteutumisen määrärahan puuttuessa seuraavan vuoden budjetissa. Tuotteen on oltava toimitettu tilaajalle ja lasku päivätty talousarviovuodelle. Muussa tapauksessa hankinta siirtyy seuraavalle vuodelle HANKINTOJEN YLEISET PERIAATTEET 1. Hankinnat perustuvat aina vertailuun. Myös alle kansallisen hankintarajan jäävät hankinnat kilpailutetaan tai hankinta tehdään hintavertailun pohjalta. Pienissä hankinnoissa noudatetaan vähintään ns. hintatiedustelumenettelyä. Hintatiedustelu tehdään vähintään noin kolmelle tiedossa olevalle toimittaja ehdokkaalle. 2. Hankinnat suoritetaan ensisijassa keskitetyn hankintatoimen ja keskusvaraston kautta. 3. Laite- ja kalustohankintojen sekä ostopalveluiden kilpailutus suoritetaan yhteistyössä hankintayksikön kanssa. 4. Yksiköiden hankintaesitykset toimitetaan hankintayksikölle (hankinnat@kpshp.fi). Esityksessä tulee olla hankinnan suuruudesta riippuen hankinnasta vastaavan viranhaltijan allekirjoitus (vastuuyksikköjohtaja, tulosyksikköjohtaja tai tulosaluejohtaja) sekä varmenne siitä, että hankintaan on talousarviossa määräraha. Esitys edellyttää aina määrärahan riittävyyden varmistuksen.

18 5. Hankintapäätös prosessin kulku: Hankinnan arvo alle o Vastuuyksikköjohtaja voi määrärahan puitteissa ostaa tuotteen suorahankintana kuitenkin siten, että ostaminen perustuu hintatiedusteluihin ja käytetään kokonaistaloudellisesti edullisinta vaihtoehtoa ja tervettä maalaisjärkeä. Hintatiedustelun tulokset on hyvä säilyttää mahdollisia reklamaatioita varten. o Tuote ei ole keskusvaraston tai vuosihankintojen piirissä. o Tarvittaessa hankinnassa avustaa hankintayksikkö. o Ei tarvita erillistä viranhaltijapäätöstä. o Hankinnoissa voidaan käyttää tarvittaessa Kiurun ostokortteja (Minimani, Halpa- Halli, Kodin Terra), jolloin ostot tulee laskutukseen (oston yhteydessä on ehdottomasti ilmoitettava ostajan ja yksikön nimi!) Hankinnat (pienhankinta) o Edellyttää kirjallisen (esim sähköposti) hintatiedustelun/tarjouspyynnön tekemistä vähintään kolmelle potentiaaliselle toimittajalle. o Tehdään hankintaesitys hankintatoimistoon (tulosyksikköjohtajan allekirjoitus) on samalla tulosyksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee hintatiedustelun/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Tarjousten saavuttua Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosyksikköjohtajan allekirjoitus) o Hankinnasta tehdään hankintasihteerin tilaus/päätös o sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus tai hankintaoikaisu. Hankinnat yli (pienhankinta) o Edellyttää tarjouspyynnön tai hintatiedustelun. o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus

19 mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pääsääntöisesti lisäksi pisteytys/painoarvo Tehdään hankintaesitys hankintatoimistolle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) Hankinnasta (esh) tehdään talousjohtajan allekirjoittama tilaus/päätös - peruspalveluissa päätöksen tekee peruspalvelujohtaja / tilaajajohtaja sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus tai hankintaoikaisu Suorahankinnasta tehdään Dynasty-viranhaltijapäätös (sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu) jos hankinnasta on tehty viranhaltijapäätös ja se on saanut lainvoiman, voi tilauksen allekirjoittaa hankintasihteeri Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat o Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön tai poikkeustapauksessa ilmoituksen suorahankinnasta (Hilma). o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pisteytys/painoarvo o Tehdään hankintaesitys hankintatoimistolle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa.

20 Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) Hankinnasta tehdään Dynasty-viranhaltijapäätös (kts päätösvalta) sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen Eu-kynnysarvon ylittävät hankinnat o Edellyttää hankintalain mukaisen tarjouspyynnön tai poikkeustapauksessa ilmoituksen suorahankinnasta (Hilma). o Huom pitkä, noin 3-4 kk kestävä, hankintaprosessi o Kriteerinä edullisin hinta / kokonaistaloudellinen edullisuus mikäli laatuvertailua käytetään, on esitettävä vertailussa käytettävät laatutekijät tärkeysjärjestyksessä sekä pisteytys/painoarvo o Tehdään hankintaesitys hankintatoimistolle (tulosaluejohtajan allekirjoitus) on samalla yksikön hankintapäätös määrärahan käytöstä ko hankintaan Hankintatoimisto tekee tarjouspyynnön/hankintapäätöksen valmistelun yhteistyössä tilaavan yksikön kanssa. o Tilaava yksikkö täydentää hintavertailu-taulukkoon tarvittaessa laatupisteytyksen ja tekee sen pohjalta esityksen valittavasta tuotteesta tai palvelusta (asiantuntija lausunto + tulosaluejohtajan allekirjoitus) o Hankintapäätöksen tekee Hallitus (esh) tai peruspalvelulautakunta (peruspalvelut) o sisältää muutoksenhakuosoituksen: oikeus tehdä kuntalain mukainen oikaisuvaatimus sekä hankintalain mukainen hankintaoikaisu sekä valitusoikeus Markkinaoikeuteen 6. Laitehankinnoissa tulee jo hankintaesitys- ja tarjouspyyntövaiheessa pyytää tarvittaessa sairaalalaitetekniikan ja atk-yksikön kannanotot hankintaan. 7. Hankintasopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kuntayhtymän toimitusjohtaja ensisijassa yhdessä tulosaluejohtajan kanssa. Hallintosäännön (26 ) mukaan kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kuntayhtymän toimitusjohtaja yhdessä talousjohtajan,

21 henkilöstöjohtajan, asianomaisen tulosalueen johtajan, johtajaylilääkärin, hallintoylihoitajan tai asianomaisen tulosyksikön johtajan sekä peruspalveluiden osalta tilaajajohtajan tai peruspalvelujohtajan kanssa. 8. Hankintapäätöksiin perustuvat sopimustuotteet ja puitesopimustuotteet tilaa yksikön johtaja tai hänen valtuuttamansa työntekijä yksikön määrärahojen puitteissa. 9. Hankintaoikaisun ratkaisee hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija/toimielin HANKINTOJEN PÄÄTÖSVALTA 1. Hankinnat edellyttävät talousarvion määrärahan ja hankintasuunnitelman noudattamista. 2. alle hankinnat: Vastuuyksikköjohtaja 3. alle hankinnat ja hankinnat, jotka koskevat koko tulosyksikköä: Tulosyksikköjohtajan esityksestä Hankintasihteeri tekee tilauksen suuruiset hankinnat: Tulosaluejohtajan esityksestä Talousjohtaja sekä Peruspalveluissa peruspalvelujohtaja tai tilaajajohtaja 5. yli hankinnat, jotka eivät ylitä EU-kynnysarvoa: Talousjohtajan (peruspalvelujohtajan/tilaajajohtajan) esityksestä Toimitusjohtaja 6. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat: Hallituksen / peruspalvelulautakunnan toimivalta Tekniikkaan liittyvissä talousarvion ja käyttösuunnitelman mukaisissa kalusto- ja tarvikehankinnoissa, urakoissa ja teknisten tukipalvelujen hankinnassa päätösvalta on sairaalainsinöörillä HANKINTOJEN KOSKEVAT OHJEET SEKÄ LOMAKE-POHJAT LÖYTYVÄT INTRASTA ASIAKIRJAT JA OHJEET SIVUSTOLTA HANKINNAT-OSIOSTA

22 5. TALOUSARVION SITOVUUSTASO 5.1.Valtuusto Käyttötalousmenot ja tulot sekä investointimenot (ulkoiset, brutto, investoinnit netto) Toimitusjohtaja Toimitusjohtaja päättää erikoissairaanhoidon tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä. Toimitusjohtajalla on oikeus ottaa käsiteltäväkseen tilaajajohtajan, peruspalvelujohtajan ja erikoissairaanhoidon tulosaluejohtajan tekemät päätökset, joista seuraa taloudellisia vaikutuksia kuntayhtymälle. Jos asiassa ei saavuteta yksimielisyyttä, siirtyy asia toimialasta riippuen hallituksen tai peruspalvelulautakunnan ratkaistavaksi Peruspalvelujohtaja Peruspalvelujohtaja päättää peruspalveluiden tulosalueiden toiminnallisten tavoitteiden, menojen ja tulojen yhteismääriä koskevista alituksista ja ylityksistä ja siirroista eri tulosalueiden välillä silloin, kun ne eivät aiheuta toiminnallisten tavoitteiden, tulojen ja menojen yhteismäärien ylityksiä peruspalvelujen liikelaitoksessa Tilaajajohtaja Tilaajajohtaja vastaa peruspalveluiden lakisääteisen järjestämisvastuun toteutumisesta. Tilaajajohtaja valvoo palvelusopimuksen mukaisesti kuntakohtaisten määrärahojen tulosaluekohtaista käyttöä ja määrärahojen riittävyyttä. Tarvittaessa tilaajajohtaja tekee esityksen peruspalveluliikelaitoksen käyttösuunnitelman muuttamisesta Tulosaluejohtajat Tulosaluejohtajan sitovuustaso on tulosalueen toiminnalliset tavoitteet sekä menojen ja tulojen yhteismäärät. Tulosalueen sisäiset määrärahasiirrot erikoissairaanhoidon osalta valmistellaan yhdessä talousjohtajan kanssa ja peruspalveluiden osalta yhdessä peruspalvelujohtajan ja talousjohtajan kanssa. Resurssien siirto-oikeus sisältää mahdollisuuden myös henkilöstöresurssin uudelleen kohdentamiseen tilanteen edellyttämällä tavalla.