TOIMIALA: TEKNINEN VALIOKUNTA, RAKENNUS- JA YMPÄRISTÖVALIOKUNTA

Transkriptio

1 TOIMIALA: TEKNINEN VALIOKUNTA, RAKENNUS- JA YMPÄRISTÖVALIOKUNTA VASTUUALUE: TEKNIIKKA JA YMPÄRISTÖ VASTUUHENKILÖ: Tekninen johtaja TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Osasto tarjoaa kuntalaisille viihtyisän, turvallisen ja toimivan elinympäristön rakennuttamalla ja ylläpitämällä Sipoon kunnallistekniikkaa ja toimitiloja sekä ohjaamalla ja valvomalla kunnassa tapahtuvaa rakentamista sekä koordinoimalla kunnan investoinnit. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Tekniikka ja ympäristöosaston (TEKY) käyttökate alitti 1,4 milj. eurolla osastoin budjetin. Toimintamenot alittuivat 0,83 milj. eurolla ja toimintatulot ylittyivät 0,57 milj. eurolla. Toimintatulojen lisääntyminen johtui pääosin satunnaisista SOK:n logistiikkakeskuksen ja uusien kerrostalojen rakennuslupamaksuista, jotka ovat vain kertaerä, ja vesihuollon 0,1 milj. euroa arvioitua suuremmista tuotoista. Tekniikka ja ympäristöosaston organisaatio on uudistunut vuoden 2014 aikana. Toimintamenojen pieneneminen aiheutui osaston ja erityisesti yksiköiden paremmasta, yhteen hiileen puhaltavammasta ja vuorovaikutteisemmasta johtamisesta sisäisen laskennan uudistamisesta ja talousseurannasta sekä henkilöstökulujen alittumista. Tulevaisuudessa yksiköiden ja osastojen ensisijainen tarkoitus on saman suunnan ja kehityksen jatkaminen. Osaston johtaminen, toimintatapa ja organisaatio on uudistettu ja otettu käyttöön kaikissa yksiköissä. Uudessa toimintatavassa yksiköt kohdistavat työt välttämättömään, jättävät tarpeetonta tekemättä ja lisäävät työnteon sujuvuutta sopimalla ja kuvaamalla yhteiset toimintaprosessi ja tavoitteet sekä seuraamalla toteutunutta kehitystä. Osaston henkilöstökulujen alittuminen joutui katu- ja viheralue sekä toimitilat -yksiköiden, rakennusvalvontayksikön sekä hallintoyksikön rekrytoinnin aiheuttaman viiveen synnyttämästä henkilöstövajeesta. Teknisessä toimiessa asiantuntijoiden palkkaaminen sijaisina on mahdollista vain rajoitetusti ja tästä syystä henkilöstövaje johtaa siihen, että työt joudutaan usein priorisoimaan uudelleen olemassa olevalle henkilöstölle. Teknisen valiokunnan osalta infra- (katu, viherpalvelut ja vesihuolto), toimitilat- ja hallintoyksiköissä uusi toimintatapa, toiminnan tehostuminen sekä kustannusten väheneminen on tapahtunut mm. paremman investointihankkeiden suunnittelun sekä kohdentamisen, materiaalihankintojen sekä ulkoa ostetun palvelun pienentymisen, hankintojen järkeistämisen sekä oman tehokkuuden nousun seurauksena. Infran ja toimitilojen osalta toimintakulut pienenivät 4.1 % (0,71 milj. euroa) budjetista ja vähenivät noin 0,23 milj. euroa vuoden 2013 tillinpäätökseen verrattuna siitä huolimatta että velvoitteet olivat kasvaneet. Sen sijaan toimintatuotot kasvoivat jonkin verran budjetoiduista lähinnä vesihuollon ja toimitilojen muun laskutuksen ansiosta.

2 Rakennus- ja ympäristövaliokunnan osalta (rakennusvalvonta- ja ympäristönsuojeluyksiköt) toimintamenot alittivat budjetin 9 % (0,12 milj. euroa) ja olivat reaalisesti vuoden 2013 tilinpäätöksen tasolla. Sen sijaan toimintatuotot kasvoivat noin 50 % (0,34 milj. euroa) vuodesta 2013 ja myös budjetista. Tämä johtui rakennuslupamaksujen tuottojen noususta joissa suurin erä oli SOK:n logistiikkakeskuksen ja uusien kerrostalojen rakennuslupamaksut. Osastolla oli yhteensä 14 sitovaa tavoitetta, joista 11 tavoitetta saavutettiin. Saavutetut tavoitteet on esitetty yksityiskohtaisesti yksiköiden tavoitetaulukoissa. Saavuttamatta jäi vain kaksi tavoitetta perustellusta syistä: Rakennusvalvonnassa ei saavutettu tavoitetta Uuden selkeän ja kasvua tukevan rakennusjärjestyksen laatiminen, koska rakennusvalvontayksikön rekrytointi oli käynnissä ja työt priorisoitiin siten että lupaprosessin hoitaminen asetettiin kehittämistoiminnan edelle ja ko. tavoitteesta luovuttiin heti vuoden alussa. Ympäristönsuojelussa ei saavutettu tavoitetta Ajantasaiset ja selkeät ympäristönsuojelumääräykset, koska uusi lainsäädännön voimaantulo, johon määräykset perustuvat, viivästyi 9 kuukautta. Katu- ja viheralueissa ei saavutettu tavoitetta Katurekisterin täydentäminen vastaamaan suunnitelmallisen ja ennakoivan yllä- ja kunnossapidon vaatimuksia, koska yksikössä oli vuoden aikana henkilöstössä vajausta ja yksikön päällikkönä toimi sijainen. Tällöin työt jouduttiin priorisoimaan uudelleen asettamalla arjen prosessit edelle ja hidastamaan ko. kehittämistavoitteen toteuttamista. Yksiköiden osalta toiminnan tulos on esitetty tarkemmin ao. yksikön kohdalla OLENNAISET TAPAHTUMAT TOIMINNASSA JA TALOUDESSA TILIKAUDEN AIKANA Tekniikka ja ympäristöosaston organisaatio on uudistunut vuoden 2014 aikana. Organisaation uudistumisessa on painotettu erityisesti toimintatapaa ja johtamista. Toimintatapa pohjautuu ensisijaisesti prosessiajatteluun ja työnteko tulevaan vastuualueiden määrittelyyn, jossa keskeisenä päämääränä on suunnitelmallinen ja ennakoiva toiminta ja yhteistoiminnan paraneminen. Toimintatavan muutoksissa korostuu funktionaalisessa organisaatioissa tehtävien muuttaminen yksiköitä tai tehtäviä palveleviksi toiminnoiksi työn sujuvuutta ja yhteistyötä korostaen. Keskeisimmät muutokset toimintatavassa ja organisaatiossa ovat: 1. Toimitilat yksikön toimintatapa ja vastuualueet on uusittu. Toiminnan asiakaspalvelu ja vuosittaiset asiakastapaamiset, kunnossapitotoiminnan johtaminen ja huollon tehtävät ovat olleet kehityksen kohteena, joissa osa toiminnoista on muutettu yksikön tehtäviä palvelevaksi tehtäviksi. Vuonna 2015 toimintatavan kehittäminen jatkuu edelleen. 2. Hallinnon tehtävät on muutettu osaston yksiköitä palveleviksi tehtäviksi ja hallinnolle on siirtynyt myös operatiivisen toiminnan tehtäviä. Hallintoon on keskitetty yksiköistä vuoden 2015 aikana ja hallinnon tehtävien laajentaminen ja toimintatavan toteuttaminen jatkuu edelleen vuonna Investointien kokonaishallinta ja toimintojen kehittämien on suunniteltu toteutettavaksi palvelevana matriisissa toimivaksi tehtäväkokonaisuudeksi. Kokonaishallinnasta on otettu käyttöön investointiohjelman prosessi ja kehitetty sitä varten INTO -työkalu. Investointien kokonaishallinta otetaan käyttöön kokonaisuudessaan vuonna Toimintatavan ja johtamisen ohessa yksiköt ovat vieneet läpi useita kehittämishankkeita. Keskeisimmät kehittämishankkeet on luetteloitu ohessa ja luettavissa tarkemmin ao. yksiköiden kohdalta. Talouden sisäisen laskennan kehittäminen ja käyttöönotto Investointien kokonaishallinta ja INTO -työkalun kehittäminen Sipoo-talo konseptin kehittäminen Lupapiste.fi käyttöönotto ja hyödyntäminen Rakennus- ja huoneistorekisterin parantaminen Vesihuollon talousmallin luominen ja taksantarkistaminen Vesihuollon kehittämissuunnitelman laatimisen viimeistely Kiinteistöjen kiinteistösalkun luominen ja toimenpideohjelman laatiminen

3 Toimitilojen uuden toimintatavan ja johtamisen käyttöönotto Kiinteistöhuollon toiminnan kehittäminen yhteisöllisen oppimisen menetelmällä ja asiakastammisprosessin käynnistäminen Kaikki kehittämishankkeet on suunniteltu tukemaan uuden toimintatavan muodostamista ja talouden positiivista kehitystä sekä kattilankantta. Kehittämishankkeiden osalta yksiköissä on keskitytty välttämättömään ja jätetty kaikki muu pois, jotta kehittämiseen jää aikaa. Yksi keskeinen talouteen vaikuttava tekijä on investointien kokonaishallinta, jota Tekniikka ja ympäristöosasto on määrätietoisesti kehittänyt viimeisen kahden vuoden ajan. Sen avulla voidaan vaikuttaa oleellisesti paitsi tulevien investointien suuruuteen, niitä pienentäen, myös tulevaan tuloksen parantamiseen poistojen ja käytön sekä ylläpidon tehokkuutta nostaen. Kokonaisinvestointien hallinnassa yhdyskuntarakenteen kehittäminen ja infran investoinnit sekä ylläpito vastaa noin puolesta investoinneista ja säästöpotentiaalista, ja palveluiden kehittäminen ja tuottaminen sekä rakennusten investoinnit ja ylläpito vastaa toisesta puolesta säästöpotentiaalista ja investoinneista. Vuonna 2014 vietiin Operaatio kattilankannen vaihe 1, jossa Tekniikka ja ympäristöosasto osallistui ja toteutti merkittävän osan koko kunnan tulevista käyttöbudjetin tehostamistavoitteista. Lisäksi osasto osallistui Keski-Uudenmaan yhdistymisselvitykseen toimien Muut palvelut -ryhmän sekä jäsenenä että sihteerinä ja Itä-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvitykseen MALYET -ryhmään sekä jäsenenä palveluiden digitalisointiryhmän työhön MALYET:n osalta laatimalla ko. osaraportit. TULOSYKSIKKÖ: TALOUS JA HALLINTO VASTUUHENKILÖ: Hallintosihteeri TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Tulosyksikkö huolehtii osaston talous- ja hallintotehtävistä, palvelee valiokuntaa sekä tekee asukasvalinnat Kunta-asunnot Oy:n omistamiin asuntoihin. Yksikön määrärahaan sisältyvät myös pelastustoimintaan varatut määrärahat. Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Asuntoasiat, Asukkaiden valinta Kunta-asunnot Oy:n asuntoihin (kpl) Pelastustoimi, käyttökustannukset, / asukas** **Käyttökustannuksiin sisältyvät toimintamenot, poistot ja arvonalentumiset. ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Vuosi 2014 on ollut hallintoyksikölle muutosten ja muutoksiin valmistautumisen aikaa. Hallintoyksikön vetäjänä toimivan hallintosihteerin toimessa aloitti syyskuussa 2014 uusi, vakituinen työntekijä. Samalla hallintosihteerin toimenkuvaa muutettiin entistä laaja-alaisemmaksi. Osaston johtoryhmä päätti loppuvuodesta 2013 aloittaa siirtymän kohti keskitetympää mallia osaston hallintopalveluiden järjestämisessä. Uutta, entistä tasapuolisempaa, selkeämpää ja tehokkaampaa

4 mallia rakennettiin yhdessä koko osaston hallintopalveluhenkilöstön kesken. Uudistuksen seurauksena vesihuoltosihteeri ja kiinteistösihteeri siirtyivät alkaen vesihuolto ja toimitilat - yksiköistä osaksi hallintoyksikköä. Näin muodostetun hallintoryhmän toimintatavan ja -mallin uudistustyö ajoittuu kevääseen Vuonna 2013 aloitettu Virtuaalinen Sipoo-talo sai vuoden 2014 aikana aiempaa konkreettisemman muodon ja siitä alettiin rakentaa hallintoyksikköön kuuluvaa toimintoa. Projektin vastuuhenkilöinä toimivat hallintosihteeri ja tilakoordinaattori. Sipoo-taloksi nimetty toiminto vastaa keväästä 2015 lähtien kunnan tilojen lyhytaikaisesta vuokraustoiminnasta sekä teknisestä tapahtumanjärjestämisestä. Tiloja voi jatkossa varata sähköisestä portaalista, jossa on esillä myös sipoolaisten yhdistysten tiloja. Sipoo-talon tavoitteena on tarjota sipoolaisille laadukasta ja helppoa tilavuokrausta sekä runsaampaa tilavalikoimaa, nostaa tilojen käyttöastetta ja keventää vuokrausten hallinnointiin liittyvää työtä. Sipootalon vahtimestariryhmä koostuu tilakoordinaattorista ja kahdesta, kevään 2015 aikana toimitilatyksiköstä siirtyvästä vahtimestarista. Vahtimestariryhmä toimii yksikön hallintoryhmän tavoin hallintosihteerin alaisuudessa. TULOSYKSIKKÖ: RAKENNUSVALVONTA VASTUUHENKILÖ: Rakennusvalvontapäällikkö TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Rakennusvalvonta toimii Sipoon kunnan rakennus- ja ympäristövaliokunnan alaisena rakennusvalvontaviranomaisena. Rakennusvalvonnan tehtävänä on tuottaa terveellistä, turvallista rakentamista ja hyvää kuntakuvaa sekä viihtyisää elinympäristöä. Rakennusvalvonnan tehtäviin kuuluvat myös rakentamisen ohjaus, neuvonta, valvonta sekä rakentamista ja muita toimenpiteitä koskevien lupien käsitteleminen. Rakennusvalvonta huolehtii rakentamismääräysten noudattamisesta ja kaavoituksen toteutumisesta sekä valvoo myös rakennettua ympäristöä. Rakennusvalvonnan toimintaa ohjaavat mm. maankäyttö- ja rakennuslaki, maankäyttö- ja rakennusasetus, Sipoon kunnan rakennusjärjestys, Suomen rakentamismääräyskokoelma sekä kaavat ja niiden määräykset. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Sitovat tavoitteet vuodeksi 2014 Sitova tavoite Toimenpide Mittari Ympäristöministeriön rahoittamaan ja johtamaan SADe-ohjelmaan (lupa-asioinnin sähköistäminen) osallistuminen Osallistuminen SADe-pilottiin (sähköinen lupa-asiointi) Sähköisiä lupahakemuksia käsitellään vuoden viimeisellä neljänneksellä samassa tahdissa paperisten lupahakemusten kanssa.

5 Sähköiset lupahakemukset käsitellään samassa tahdissa paperisten lupahakemusten kanssa. Tavoite on saavutettu. Rakennus- ja huoneistorekisterin perusparannus Hankesuunnittelu ja hankkeen käynnistäminen Tiedostojen automaattikorjaukset tehty Rakennusrekisterin laadun parannushanke on käynnistetty ja väestörekisterikeskuksen ja kunnan välillä rekisteritiedot on yhdenmukaistettu. Tavoite on saavutettu. Uuden selkeän ja kasvua tukevan rakennusjärjestyksen laatiminen Valmistelu- ja laatimistyön jatkaminen Tavoite ei ole toteutunut. Ehdotus uudeksi rakennusjärjestykseksi päätetty asettaa nähtäville Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Rakennusvalvonta käyttökustannukset, /as Myönnettäviä rakennuslupia Myönnettäviä toimenpidelupia Poikkeamispäätöksiä, suunnittelutarveratkaisuja ja lausuntoja Rakennuslupien käsittelyaika 80 %:n osalta, kk 1,5 2 1,8 Poikkeamispäätösten ja suunnittelutarveratkaisujen keskimääräinen käsittelyaika 80 %:n osalta 3,5 4 5,5 ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Rakennusvalvonnan positiivinen tulos on seurausta poikkeuksellisen vireästä rakentamisen vuodesta erityisesti kerrostalojen ja rivitalojen osalta Söderkullan taajama-alueella; lisäksi laaja logistiikkakeskushanke on kasvattanut tuloja neliöperusteisten lupamaksujen vuoksi poikkeuksellisen suuren osuuden. Viranomaistehtävien hoitamisen ohella rakennusvalvonta on lähtenyt kehittämään toimintaansa. Rakennusvalvonnan henkilöstö on ottanut aktiivisesti käyttöön sähköisen lupa-asioinnin (Lupapiste.fi) sekä ollut lisäksi jatkuvasti mukana ko. asiointivälineen kehittämisessä. Myös suunnittelutarveratkaisut sekä poikkeamispäätökset on mahdollista hakea Lupapisteen kautta. Rakennusrekisterin laadunparannusprojekti on käynnistetty loppuvuodesta 2014: väestörekisterikeskuksen ja kunnan rekisteritiedot ovat pääosin yhdenmukaistettu. Vuonna 2015 lähdetään sähköisen lupa-asioinnin rinnalla luomaan sähköistä käyttöarkistoa sekä vanhan, vuonna 2007 voimaan tulleen rakennusjärjestyksen uudistamistyö saatetaan luonnosvaiheeseen. Lupapisteen katselmus-/valvontaosio otetaan käyttöön sen valmistuttua. Rakennusrekisterin laadun parantamisprojekti jatkuu kiinteistökohtaisella tarkastelulla.

6 TULOSYKSIKKÖ: YMPÄRISTÖNSUOJELU VASTUUHENKILÖ: Ympäristönsuojelupäällikkö TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Kunnan ympäristönsuojeluviranomaisena toimii rakennus- ja ympäristövaliokunta. Ympäristönsuojeluyksikkö vastaa kunnassa alan valvonnasta, ohjauksesta ja neuvonnasta sekä huolehtii siitä, että ympäristönsuojelusta annettua lainsäädäntöä ja määräyksiä noudatetaan. Yksikkö valmistelee ympäristönsuojelua koskevat lupahakemukset kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen käsiteltäviksi. Yksikön määrärahaan sisältyvät myös alueellisesti hoidetun maaseutuhallinnon tehtäviä varten varatut määrärahat. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Sitovat tavoitteet vuodeksi 2014 Sitova tavoite Toimenpide Mittari Ajantasaiset ja selkeät ympäristönsuojelumääräykset Ympäristönsuojelumääräysten päivittäminen Ympäristönsuojelumääräy sten päivittäminen valmis Tavoite ei ole toteutunut. Määräysten uudistamistyö ei ole ollut mielekästä ennen uuden lain voimaantuloa. Tämä viivästyi ennakoidusta noin 9 kk, joten määräysten uudistaminen on aloitettu vasta loppuvuodesta Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Myönnettäviä lupia 19 8 Lausunnot Ympäristötoimi käyttökustannukset /as** **Käyttökustannuksiin sisältyvät toimintamenot, poistot ja arvonalentumiset. ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Tilikauden menot jäivät hieman arvioidusta johtuen palvelujen oston alituksesta. Syynä tähän on ensisijaisesti se, että maataloushallinnon palvelun tuottamisen oli ennakoitua edullisempaa ja lisäksi teettämisuhkaan varattuja varoja ei ole tarvinnut käyttää. Myöskään vesistöjen tilan selvityksiin ei mennyt varattua määrärahaa koska selvitykset on järkevää tehdä tietyssä järjestyksessä ja ne ovat

7 osittain sidoksissa sääoloihin, jolloin aikataulu ei ole kaikilta osin edennyt alkuperäisen suunnitelman mukaisesti. Ympäristönsuojelulla jäi sitova tavoite toteutumatta koska ympäristönsuojelumääräyksien uudistamista ei ollut tarkoituksenmukaista viedä eteenpäin ennen lakimuutosta. Heti uuden lain voimaantultua syksyllä 2014 yksikkö on määrätietoisesti ryhtynyt määräysten uudistamistyöhön. Työ jatkuu vuoden 2015 aikana. Työt jätevesirekisterin laatimiseksi on aloitettu 2014 ja se jatkuu vuoden 2015 aikana. Asiakaspalvelun parantamiseksi yksikkö on päivittänyt ja uudistanut lomakkeensa vuonna Asiakaspalvelun sujuvoittamiseksi yksikkö osallistuu vastaisuudessa sähköisen lupa-asioinnin (Lupapiste.fi) kehittämiseen ympäristönsuojelu osalta. Ympäristönsuojeluviranomaisen valvontasuunnitelma päättyy vuoden 2015 lopussa, joten on laadittava uusi suunnitelma seuraavalle valvontakaudelle vuoden 2015 aikana. Samalla huomioidaan lakimuutos joka mahdollistaa suunnitelmallisen valvonnan maksullisuuden. Maksujen perimiseksi myös taksaa on päivitettävä. Vuonna 2015 vesistöjen seuranta- ja kunnostushankkeet jatkuvat ainakin Taasjärvellä, Savijärvellä ja Sipoonjoella. TULOSYKSIKKÖ: KATU- JA VIHERALUEET VASTUUHENKILÖ: Kuntatekniikan päällikkö TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Tulosyksikkö huolehtii katujen, puistojen ja muiden kunnan yleisten alueiden rakentamisesta ja kunnossapidosta. Lisäksi yksikkö huolehtii kunnan metsien hoidosta sekä jätelain, romuajoneuvolain ja yksityisistä teistä annetun lain mukaisten kunnan tehtävien hoidosta. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Sitovat tavoitteet vuodeksi 2014 Sitova tavoite Toimenpide Mittari Katurekisterin täydentäminen vastaamaan suunnitelmallisen ja ennakoivan yllä- ja kunnossapidon vaatimuksia Suoritetaan katukohtainen kuntokartoitus ja tiedot täydennetään katurekisteriin. Luodaan katukohtainen huoltokirja, johon sisältyvät korjaushistoria sekä ennakoivan huollon toimenpiteet aikataulutettuina. Katukohtaisen huoltokirjan sisältämä katurekisteri käytettävissä ennakoivaan huoltoon Katukohtainen kuntokartoitus on aloitettu ja osa tiedoista tallennettu hyödynnettäväksi katukohtaisessa huoltokirjassa.

8 Sitovan tavoitteen aikataulu on kuitenkin venynyt yksikön päällikön poissaolon johdosta, jolloin katurekisteri ja huoltokirja työtä ohjaavine vaikutuksineen valmistuvat syksyllä Tavoitetta ei saavutettu. Kustannusten ja toiminnan seurannan kehittäminen vastaamaan kustannustehokkaan toiminnan vaatimuksia Kustannusten tiliöintiä muokataan niin, että se palvelee kustannusseurantaa. Luotettavat kuukausittaiset kustannusraportit ennusteineen käytössä TEKY:ssa on alkuvuodesta otettu käyttöön uusi toimintopohjainen kustannusten seurantajärjestelmä, jota on täydennetty marraskuussa Tällä hetkellä kuukausiraportit on käytössä ja käsitellään johtoryhmän kokouksissa. Tavoite on saavutettu. 10 vuoden investointiohjelma Otetaan käyttöön investointien priorisoinnin sisältävä investointiohjelmaprosessi, jossa huomioidaan asukasennuste sekä palveluverkkosuunnitelma. 10 vuoden investointisuunnitelma käytössä Investointiohjelma 10 vuodelle on laadittu. Tavoite on saavutettu. Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Liikenneväylät käyttökustannukset, /as**, josta poistot /as uusinvestoinnit, /as.* perusparannusinvestoinnit, /as.* Puistot ja yleiset alueet käyttökustannukset, /as,**, josta poistot /as uusinvestoinnit, /as.* perusparannusinvestoinnit, /as.* *investointiluvut bruttolukuja **Käyttökustannuksiin sisältyvät toimintamenot, poistot ja arvonalentumiset. ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Taloudellinen tulos Katu- ja viheralueet yksikön käyttötalouden osalta alittui vuoden 2014 talousarvion mukaisesta tasosta. Alituksia ilmeni henkilöstökuluissa, mikä johtui henkilöstövajeesta koskien koko yksikköä. Myös kulut koskien aineita, tarvikkeita ja tavaroita sekä muut toimintakulut alittivat talousarvion. Kiristyneestä taloustilanteesta johtuen on Sipoon kunnassa etsitty toteutettavia säästökohteita mm. Operaatio Kattilankannen avulla. Katu- ja viheralueet -yksikössä on otettu tämä huomioon mm. oman toiminnan tehostamisella, energian säästämisellä sekä kilpailutusta parantamalla.

9 Oman toiminnan tehostaminen osaltaan perustuu reaaliaikaiseen tietoon niistä yllä- ja kunnossapitotehtävien kohteista ja määristä, jotka ovat kulloinkin ajankohtaisia suorittaa. Tällä tavalla toimien on korjausvelan hallitseminen mahdollista kun otetaan huomioon myös katujen ja puistojen elinkaariajat. Tämä päämäärä pyritään saavuttamaan katu- ja puistorekisteriä täydentämällä siten, että kohteiden todellinen kunto tulee vertailukohtaisesti esille. Oikealla tavalla tehty katu- ja puistorekisteri yhdessä uuden toimintopohjaisen kustannusseurannan kanssa auttavat siten ohjaamaan yllä- ja kunnossapitotehtäviä yksikön vastuualueilla. Energian säästämiseksi on ryhdytty vaihtamaan elohopeapolttimoilla varustetut valaisimet uusiin LEDvalaisimiin, jolloin sähköenergiaa kuluu 60% vähemmän. Sähkökeskusten uusimisen yhteydessä kehitetään myös ulkovalaistuksen päällä olo aikoja ja valaistusvoimakkuutta lisäsäästöjen aikaansaamiseksi. Yksikössä ollaan myös laatimassa selvitystä hulevesien johtamisesta ja hulevesimaksun käyttöönotosta. Hulevesimaksulla katetaan mm. sadevesiviemäreiden ja niihin liittyvien viivytys- ja selkeytysaltaiden käyttö- ja rakentamiskustannukset. TULOSYKSIKKÖ: VESIHUOLTO VASTUUHENKILÖ: Vesihuoltopäällikkö TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Tulosyksikkö vastaa kunnan vesihuoltolaitokselle kuuluvista tehtävistä. Yksikkö varmistaa ja turvaa sipoolaisille korkealaatuiset vesihuollon peruspalvelut. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Sitovat tavoitteet vuodeksi 2014 Sitova tavoite Toimenpide Mittari Kustannusten seurantaa kehitetään vastaamaan kustannustehokkaan toiminnan vaatimuksia Kustannusten tiliöintiä muokataan niin, että se palvelee kustannusseurantaa. Luotettavat kuukausittaiset kustannusraportit ennusteineen käytössä Uusi toimintopohjainen kustannusten seurantajärjestelmä on otettu käyttöön alkuvuodesta. Kuukausiraportit on käytössä ja käsitellään johtoryhmän kokouksissa. Tavoite on saavutettu. Vesihuollon johtamisen kehittäminen Jaetaan toiminta toimintoihin ja kerätään toimintokohtaiset suoritteet, raportoidaan suoritteet ja niiden pohjalta tehdään Suoritteista tehty, tulkittu ja tallennettu kuukausiraportit

10 johtopäätökset toiminnan tehostamiseksi. Suoritteista on tehty kuukausiraportit ja ne on tarkastettu ja tallennettu. Tavoite on saavutettu. 10 vuoden investointiohjelma Investointiohjelmaprosessi otetaan käyttöön ja siinä huomioidaan asukasennuste palveluverkkosuunnitelma, jätevesiasetus sekä ympäristönäkökulmat; lisäksi investointien priorisointi otetaan käyttöön. 10 vuoden investointiohjelma laadittu investointivaraan Investointiohjelma 10 vuodelle on laadittu. Tavoite on saavutettu. Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Vesihuolto, käyttökustannukset /m 3 **, 3,3 2,4 josta poistot /m 3 1,3 1,0 Uusinvestoinnit /as Perusparannusinvestoinnit /as* Johtoverkostojen pituudet m/as, Vesihuolto 16 16,7 Johtoverkostojen pituudet m/as, Viemärihuolto *investointiluvut bruttolukuja **Käyttökustannuksiin sisältyvät toimintamenot, poistot ja arvonalentumiset. ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Taloudellinen toiminta Taloudellinen tulos toteutui osavuosikatsauksessa esitetyn tilinpäätösennusteen mukaisesti niin tulojen kuin menojen osalta. Kululajeista ainoa budjetin ylitys tapahtui muissa kuluissa. Vastaavasti palvelujen ostoissa budjetti alittui saman verran kuin muissa kuluissa syntyi ylitystä. Henkilöstökulut toteutuivat budjetin mukaisesti. Kehittäminen vuonna 2014 Vuoden 2014 aikana vesihuoltolaitokselle laadittiin taloudellinen tarkastelu, jossa selvitettiin vesihuoltolaitoksen nykyinen taloudellinen tila sekä tarvittavat muutokset, jotta laitos kattaisi kustannuksensa keräämillään maksuilla myös tulevaisuudessa sekä pystyisi maksamaan kunnalle maltillista tuottoa pääomalle. Selvityksessä määritettiin myös realistinen investointitaso hajaasutusalueiden vesihuoltohankkeiden osalta. Vuoden 2014 lopussa valtuusto hyväksyi ja vahvisti vesihuollon kehittämissuunnitelman vuosille Työn keskeisenä tavoitteena oli tunnistaa vesihuoltoverkostojen ulkopuoliset vesihuollon tarvealueet sekä järjestää nämä objektiivisesti ja läpinäkyvästi prioriteettijärjestykseen. Tarkastelun pohjalta laadittiin tarvealueiden toimenpideohjelma vuosille Työssä määriteltiin suuntaviivat ja puitteet vesiosuuskuntien perustamiselle ja toiminnalle sekä kiinteistökohtaisen

11 vesihuollon järjestämiselle niillä alueilla, joille vesihuoltoverkostoja ei kunnan vesihuoltolaitoksen toimesta tulla rakentamaan. Vuoden 2014 aikana aloitettiin myös muita talouteen vaikuttavia hankkeita. Näistä merkittävimmät ovat Arlan kanssa käytävät neuvottelut vesihuollon maksujen rakenteen uudistamisesta sekä vesihuollon liittymispotentiaalin kartoittaminen ja asteittainen hyödyntäminen. Arvio tulevasta kehityksestä Vuosien toimintaan vaikuttaa voimakkaasti myös voimaan tuleva uudistunut vesihuoltolaki. Vesihuoltolakiin keskeisiä muutoksia ovat säännökset häiriötilanteisiin varautumisesta, vesihuollon eriyttämisestä kirjanpidossa, vesihuoltolaitoksen toimintakertomuksesta ja erillisestä tilintarkastuksesta. Arlan kanssa käytävät neuvottelut tähtäävät nykyisen vesihuoltosopimusten uudistamiseen siten, että Arlan tulevaisuuden toiminta ja tuotannon kasvattaminen ja vesihuoltolaitoksen osalta taksarakenne ja kustannusten kattavuus ovat sekä viemärilaitoksen että vesilaitoksen osalta tasapainossa. Liittymispotentiaalilla tarkoitetaan niiden asukkaiden määrää, joilla on mahdollisuus liittyä verkostoon suhteessa kunnan koko asukasmäärään ilman, että vesihuoltolaitoksen tarvitsee rakentaa verkostoa lainkaan. Ensi sijaisena tavoitteena on tunnistaa nämä kiinteistöt osoitetasolla sekä muodostaa menettelytavat, kuinka muuttaa potentiaali uusiksi asiakkaiksi. Vuoden 2015 aikana tullaan viemään läpi myös pääviemärilinjojen kapasiteettiselvitykset. Selvitystyön lopputulosten perusteella tullaan tarpeen vaatiessa käynnistämään suunnittelutyö kapasiteetin lisäämiseksi. Tämän lisäksi tavoitteena on parantaa pumppaamoiden automaatio- ja kaukovalvontajärjestelmiä. Projekti tähtää häiriötilannetoiminnan tehostamiseen. TULOSYKSIKKÖ: TOIMITILAT VASTUUHENKILÖ: Tilapalvelupäällikkö TALOUDELLINEN TULOS (Excel-taulukko) TOIMINTA-AJATUS Tulosyksikkö suunnittelee, rakennuttaa, kunnossapitää ja vuokraa toimitiloja kunnan omien yksiköiden tarpeisiin sekä turvaa rakennuskannan arvon säilymistä ennakoivalla ja kestävällä kiinteistönpidolla. TAVOITTEET JA SEURANTA ANALYYSI TAVOITTEIDEN JA TUNNUSLUKUJEN TOTEUTUMASTA Sitovat tavoitteet vuodeksi 2014 Sitova tavoite Toimenpide Mittari Toimitilojen uudet toimintatavat Uudet toimintatavat kuvataan yksityiskohtaisesti toiminnoittain ja ne otetaan käyttöön. Uusi toimintatapa käytössä

12 Kiinteistöhuollon toimintatavat ovat kevään 2014 aikana käyty läpi huollon kehittämishankkeessa. Toimintatapoja tukeva sähköinen huoltokirja ja kiinteistöhallinta järjestelmä hankittiin ja otettiin käyttöön. Kiinteistöhuollon tehtäväkuvaukset ovat yhtenäistetyt ja valmiit sekä niihin liittyvät vastuukuvauksen ovat myös saatu valmiiksi sekä esitelty asiakkaille. Toimitilojen kehittämishankkeissa vuonna 2013 organisaatioon kuvatun kiinteistövastaavan toimi täytettiin elokuussa 2014 ja samalla käynnistettiin hankkeessa kuvattu sisäisten asiakastapaamisten prosessi sekä sisäisien vuokrasopimusten solmiminen. Kiinteistövastaava sitoo yhteen huollon, siivouksen, äkillisen vian, ennakoidun korjauksen sekä muutostöiden prosessit, joten kehittämisohjelman prosessikartan mukaiset kaikki osat ovat nyt olemassa sekä toiminta esitetyn mukaista. Tavoite on saavutettu. Kustannusten seurannan kehittäminen 10 vuoden investointiohjelma Kustannusten tiliöintiä ajanmukaistetaan niin, että se palvelee kustannusseurantaa ja toimintojen ennustettavuutta. Luotettavat kuukausittaiset kustannusraportit ennusteineen käytössä Uusi toimintopohjainen kustannusten seurantajärjestelmä on otettu käyttöön alkuvuodesta Kustannuksia on seurattu järjestelmän mukaan ja järjestelmää on löydettyjen tarpeiden mukaan hienosäädetty 2015 seurantaa varten. Tavoite on saavutettu. Investointiohjelmaprosessi otetaan käyttöön ja siinä huomioidaan asukasennuste sekä palveluverkkosuunnitelma; lisäksi investointien priorisointi otetaan käyttöön. 10 vuoden investointisuunnitelma käytössä 10 vuoden investointisuunnitelmaprojektin mukaisesti vuoden 2015 talousarvion investointisuunnitelma on tehty. Tavoite on saavutettu. Kiinteistöjen toimenpideohjelman (salkutus) laatiminen ja toimenpiteiden määrittäminen Määritellään kunnan kaikkien kiinteistöjen käyttötarkoitus ja toimenpiteet kiinteistöomistuksen tehostamiseksi. Toimenpideohjelma (salkutus) ja sen mukaiset toimenpiteet hyväksytty Salkutus-projektissa sisäisten käyttäjien haastattelut valmistuivat toukokuussa 2014 ja salkun tekninen sisältö on kerätty suunnitellusti, salkku on esitelty tekniselle valiokunnalle kesäkuun ja elokuun 2014 kokouksessa. Salkun käsittely luottamusorganisaatiossa eteni suunnitelman mukaisessa aikataulussa ja salkku hyväksyttiin kunnanhallituksessa joulukuussa 2014.

13 Tavoite on saavutettu. Tunnusluvut TP 2013 TA 2014 TP 2014 Toimitila- ja vuokrauspalvelut käyttökustannukset /as.**, josta poistot /as Hallinnassa olevat toimitilat htm²/as. (ei asuntoja) 5 4,8 Uusinvestoinnit /as* Perusparannusinvestoinnit /as.* Vuokralle annetut asuin- ja liikehuoneistot Kunnan suoraan omistamia asuin käytössä olevia huoneistoja, kpl Muita huoneistoja, kpl *investointiluvut bruttolukuja **Käyttökustannuksiin sisältyvät toimintamenot, poistot ja arvonalentumiset. ARVIO TULEVASTA KEHITYKSESTÄ Taloudellinen toiminta Taloudellinen tulos toimitiloissa oli vuonna 2014 talousarvion mukainen. Tämä kuitenkin tarkoittaa että verrattuna vuoden 2013 tilinpäätökseen toimitilojen operatiivinen tulos parani euroa. Tärkeimmät asiat, jotka vaikuttivat muutokseen, olivat: noin kolmen henkilötyövuoden vajaus budjetoituun, investointihankkeiden parempi suunnittelu sekä kohdentuminen, materiaalihankintojen sekä ulkoa ostetun palvelun pienentyminen hankintojen järkeistämisen seurauksena sekä oman tehokkuuden noustessa. Työ jatkuu tulevina vuosina sovittujen operaatio Kattilankannen mukaisien raamien sisällä. Rakentamisen puolella vuoden 2014 aikana valmistui Nikkilän sosiaali- ja terveysasema ja toisaalta uutena kohteena käynnistyi Nikkilän sydämen koulukeskus. Peruskorjauskohteena oli Juhlatalo, joka valmistuu käyttöön vuoden 2015 aikana. Keskeisiä sisäilmaperuskorjauskohteita olivat Talman koulu, Kuntala, Ängskullenin päiväkoti sekä Kungsvägens skola. Talman koulun peruskorjaus jatkuu vuonna Kehittäminen vuonna 2014 Vuosi 2014 oli pitkälti toiminnan kehittämisen aikaa, josta keskeisimpiä oli kiinteistöomaisuuden hallinnan eli salkutushankkeen ensimmäisen kierroksen hyväksyminen kunnanhallituksessa vuoden 2014 joulukuussa. Salkutus hankkeen toinen kierros tehdään vuoden 2015 aikana ja ensimmäisen salkutuskierroksen toimenpiteet käynnistetään sekä soveltuvin osiin saatetaan loppuun. Huollon kehittäminen yhteisöllisen oppimisen menetelmillä jatkui keväällä ja syksyllä 2014, jonka tuloksena tehtäväkuvaukset saatiin yhdenmukaistettua. Lisäksi kiinteistöhuolto-ohjelma uusittiin tukemaan huollon toimintaa. Yhdenmukaistetut tehtävänkuvat ja kiinteistöhuollon ohjelman täysimittainen käyttöönotto tapahtuu vuoden 2015 aikana. Kiinteistövastaavan rekrytoinnin myötä elokuussa 2014 saatiin organisaatio vuoden 2013 kehityssuunnitelman mukaiseen muotoon, tämä tarkoitti myös asiakastapaamisprosessien käynnistymistä. Asiakastapaamisessa käydään vuotuisesti yhdessä kaikkien kunnan kiinteistöjen sisäisien vuokralaisien kanssa läpi kiinteistöihin ja sen huoltoon sekä kunnossapitoon liittyvät asiat.

14 10-vuoden investointisuunnitelmaprojektin mukaisesti vuoden 2015 investointisuunnitelma tehtiin myös kiinteistöpuolella ja hanke jatkuu myös vuoden 2015 aikana. Lisäksi toimitilat osallistuivat osaltaan Virtuaalinen-Sipootalo hankkeen valmisteluun, hanke joka lähtee käyntiin vuoden 2015 aikana. Arvio tulevasta kehityksestä Edellä mainittujen kehittämishankkeiden ja niiden jatkotoimenpiteiden lisäksi vuonna 2015 tullaan keskittymään erityisesti myös siivouksen toiminnan kehittämiseen. Asiakkaan kanssa yhdessä sovittujen palvelukuvauksien kautta mitoitetaan siivoustoiminta vastaamaan menetelmineen nykypäivän siivouksen haasteita. Muita vuoden 2015 aikana alkavia uudistuksia ovat huollon kehittämisen jatkuminen ja siirtyminen sähkölukkoihin sekä lisätään etänä hoidettavaa kulunvalvontaa sekä automaatiota kiinteistöjen Lämpö, Vesi, Ilma, Automaatio sekä Sähkö (LVIAS) järjestelmiin.