Tarjouspyyntö Diaarinro YM3/06/2014. Ympäristö-lehden kustantamista koskeva tarjouspyyntö

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö Diaarinro YM3/06/2014 Ympäristö-lehden kustantamista koskeva tarjouspyyntö Ympäristöministeriö (jäljempänä myös YM) pyytää tarjousta omasta ja Suomen ympäristökeskuksen (jäljempänä myös SYKE) puolesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden sekä Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen mukaisesti seuraavasti: 1. Hankinnan tausta Ympäristöministeriö ja Suomen ympäristökeskus julkaisevat yhdessä Ympäristö-lehteä. Ympäristö-lehti on tilauspohjainen, 6 kertaa vuodessa ilmestyvä suomenkielinen julkaisu. Lehteä on julkaistu vuodesta 1983 ja tällä hetkellä painos on ollut noin kappaletta. Julkaisija määrittelee lehden linjan. Lehden ydintoimitus (toimituspäällikkö ja -sihteeri) sekä päätoimittaja työskentelevät YM:n ja SYKE:n palveluksessa, ja YM ja SYKE vastaavat lehden toimituksen kuluista (tekstit ja kuvat). Lehdellä on ympäristöhallinnosta ja sidosryhmistä koostuva toimitusneuvosto sekä YM:n ja SYKEn viestinnän henkilöstöstä koottu toimituskunta. Vuosina lehden konseptia on uudistettu ja siihen on yhdistetty entisen Asu ja Rakenna -lehden (ilm ) aihepiirit. Uudistuneen Ympäristö-lehden kohderyhmänä ovat erilaisissa yrityksissä ja organisaatioissa vaikuttavat, päätöksiä tekevät henkilöt. Lehden tavoitteena on kertoa ympäristöhallinnon ajankohtaisista ja tulevista asioista ja innostaa lukijoita houkuttelevalla ja mielenkiintoisella lukukokemuksella kestävän kehityksen mukaiseen ajatteluun ja toimintaan. Lehden roolina on taustoittaa ja syventää muista tietolähteistä saatavaa kuvaa ympäristökysymyksistä, ennakoida tulevia päätöksiä ja nostaa esiin uusia yhteiskunnallisia keskustelunaiheita. 2. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu arvo ylittää hankintalain EU- kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankintailmoitus tarjouspyyntöasiakirjoineen on julkaistu sähköisessä tietokannassa (HILMA). Tarjouspyyntö on myös julkaistu ympäristöministeriön verkkosivuilla kohdassa ajan-kohtaista. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä ympäristöministeriön edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei ympäristöministeriö voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, ympäristöministeriö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjouspyyntöasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. 3. Sopimuskauden kesto ja hankinnan kohde 3.1 Sopimuskauden kesto Ympäristöministeriö ja SYKE etsivät Ympäristö-lehdelle kustantajaa, joka osallistuu myös lehtikonseptin kirkastamiseen ja edelleen kehittämiseen. Kustannussopimus alkaa lehden numerosta 4/2014 (ilmestyy syyskuussa 2014), jonka tuottaminen alkaa toukokuussa Sopimus solmitaan kolmeksi vuodeksi, ja sitä voidaan jatkaa vuodella korkeintaan kaksi kertaa. Sopimus voidaan irtisanoa kustantajan tai YM:n toimesta koska tahansa sopimuskauden aikana noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. 3.2 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat seuraavat pysyvät ja projektiluontoiset tehtävät: Pysyvät tehtävät

2 - Lehden tekninen valmistus, painatus ja jakelu tilaajille - Lehden asiakasrekistereiden ylläpito ja tilausten laskutus ja muu tilaajapalvelu - Lehden markkinointi sekä vuosikerta-, irtonumero- ja ilmoitusmyynti - Lehden näköislehden toteuttaminen verkkoon ja mobiiliin - Lehden sisällön ja ulkoasun jatkuva kehittäminen ja lehden taitto sekä näihin sopivien henkilöiden nimeäminen (kehityksestä vastaava tuottaja ja AD/taittaja) - Lehden kustannuspäällikön nimeäminen Projektiluontoiset tehtävät - Lehden sisällön ja ulkoasun kehittäminen ja olemassa olevan konseptin kirkastus yhdessä toimituskunnan kanssa ja näihin tehtäviin sopivan henkilön nimeäminen (kehityksestä vastaava tuottaja ja AD/taittaja). Käytännössä päivän työpaja toimituskunnan kanssa valmisteluineen + konseptikirjan täydentäminen sen pohjalta. - Lehden markkinointisuunnitelman tekeminen. - Lehden verkkopalvelun rakentaminen ja visuaalisen ilmeen suunnittelu ja toteutus painetun lehden mukaisesti - Lehden näköislehden ja mobiiliversion luominen verkkosivustolle Kustantaja ja julkaisija valitsevat yhdessä lehden painopaikan ja määrittelevät yhdessä lehden kestotilaus- ja irtonumerohinnat. Julkaisija saa kustantajalta jokaista numeroa kohden vähintään 500 lehteä ilmaiseksi omaa jakelua varten. Julkaisijalla on myös oikeus ostaa/tilata lehtiä omakustannushintaan. Kustantaja vastaa myös näiden lehtien jakelusta. Kustantaja maksaa julkaisijalle 20 % lehden arvolisäverottomasta ilmoitusmyynnistä. 4. Tarjoajaa koskevat vaatimukset 4.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset: 1) Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. 2) Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. 4.2 Ammatilliseen pätevyyteen ja palvelun laatuun liittyvät vaatimukset: 1) Tarjoajalla on tilattavan palvelun kannalta merkittäviä referenssejä vuosien väliseltä ajalta (3 kappaletta) 5. Tarjouksen valinta- ja vertailuperusteet Ympäristö-lehden kustantaja valitaan tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Arviointi tapahtuu seuraavilla vertailuperusteilla: Laadullisten tekijöiden osuus 70 % Saatuja tarjouksia pisteytetään seuraavien kriteerien perusteella: - Tarjoajan kyky kehittää lehteä yhdessä toimituskunnan kanssa sekä tuottaa laadukasta visuaalista suunnittelua ja taittoa (20 %) - Hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamiseksi tarjottava asiakaspalvelu-, myynti- ja markkinointikoneisto sekä kuvan- ja sivunvalmistusmenetelmä, mahdollisuudet monikanavaiseen julkaisemiseen sekä mahdolliset lisäpalvelut, joita kustantaja tarjoaa (esim. kuvaajien käyttö) (20 %) - Vähimmäisvaatimukset ylittävät referenssit (enintään 3 kappaletta) ja aiempi kokemus vastaavista tehtävistä, ml. tilausriskillä toimimisesta (20 %) - Tarjoukseen liittyvä etenemissuunnitelma kohdassa 6.6 kuvatulle tehtävälle (10 %) Hinta 30 %

3 Kokonaishinnaltaan edullisin tarjous lehden numerokohtaisesta hinnasta sekä projektiluontaisten tehtävien hoitamisesta, joka pitää sisällään kohdan 3 mukaiset palvelut, saa 30 pistettä. Muut suhteessa vähemmän seuraavan laskukaavan mukaisesti: (hinnaltaan halvin tarjous/vertailtava tarjous) x 30. Ympäristöministeriö varaa itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään tarjouskilpailussa esitetyistä tarjouksista ja olla tekemättä lopullista hankintasopimusta yhdenkään tarjouksen tekijän kanssa. Ympäristöministeriö voi myös päättää hankkia vain osan kohdassa 3 luetelluista palveluista. 6. Tarjouksen sisältö Tarjouksesta tulee ilmetä seuraavat asiat alla olevan kaltaisesti numeroituina: 6.1 Tarjoajan tiivis esittely Kohdan 4.1 vähimmäisvaatimuksen osoittavat seuraavat selvitykset: - veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että veroviranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty - kaupparekisteriote. Tämän kohdan mukaiset todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia Tilattavan palvelun kannalta merkitykselliset referenssit, joilla osoitetaan vähimmäisvaatimusten täytyminen vuosien väliseltä ajalta. (3 kappaletta) Tarjoajan vähimmäisvaatimukset ylittävät referenssit (enintään 3 kappaletta) ja selvitys aikaisemmasta kokemuksesta vastaavista tehtävistä, erit. mahdollisesta tilausriskillä toimimisesta. 6.2 Selvitys kustantajan roolista lehden sisällön ja visuaalisuuden kehittämisessä, jolla osoitetaan tarjoajan kyky kehittää lehteä yhdessä toimituskunnan kanssa ja tuottaa laadukasta visuaalista suunnittelua ja taittoa Esitys kustantajan nimeämän kehitystuottajan roolista lehden konseptin kehittäjänä ja sisällöntuotannon sparraajana Esitys taittotyön organisoimisesta ja lehden visuaalisuuden kehittämisestä Kustannuspäälliköksi, kehitystuottajaksi ja AD:ksi ja/tai taittajaksi ehdotettavien henkilöiden esittely (sis. referenssit, koulutus ja aiempi kokemus vastaavista tehtävistä vuosina, vastuulehtien lukumäärä, ilmestymistiheys ja monipuolisuus) ja yhteystiedot sekä kuvaus sijaisjärjestelyistä Esitys tutkimuksista, joita kustantaja aikoo tehdä lehden kehittämisen tueksi 6.3 Esittely tarjoajan lehtimarkkinoinnin ja -myynnin toimintatavoista ja työkaluista 6.4 Kuvaus tarjotuista kuvan- ja sivunvalmistusmenetelmästä ja mahdollisuudesta monikanavaiseen julkaisemiseen 6.5 Kuvaus kustantajan tarjoamista lisäpalveluista (esim. kuvatoimitus tms). 6.6 Liittäkää tarjoukseen enintään kahden A4-liuskan pituinen yleispiirteinen esitys etenemissuunnitelmasta lehtikonseptin (liite 2) ja markkinoinnin edelleen kehittämiseksi. Esityksessä kuvataan lyhyesti, miten lehden konseptia kohderyhmäajattelua vahvistetaan sisällöntuotannosta markkinointiin. Esityksessä otetaan kantaa esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: - Miten lehden kohderyhmä/mallilukija määritellään täsmällisemmin ja lehdestä tehdään sille entistä relevantimpi? - Miten lehden sisältöä ja visuaalista ilmettä tulisi kirkastaa, jotta tavoite saavutetaan? - Mitkä jakelukanavat ovat kohderyhmän tavoittamisen kannalta keskeisiä? - Ehdotus viimeisimmän numeron kanavarytmityksestä (verkkolehti, kotisivut, mahdollinen sosiaalinen media)? - Millaista levikkityötä lehden tulisi tehdä? - Aiheesta järjestettävän työpajan agenda

4 6.6 Tarjous lehden numerokohtaisesta hinnasta sekä projektiluontoisten tehtävien hinnoista (hintatiedot esitetään lomakkeella, joka on liitteenä 5). 6.7 Muut tarjouksen tekijän tarpeelliseksi katsomat selvitykset 6.8 Luettelo tarjouksen liitteistä. 7. Luottamuksellisuus Tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen. Jos jokin osa tarjouksen materiaalista sisältää tarjoajan liike- ja/tai ammattisalaisuuden johdosta luottamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali merkitä erikseen luottamukselliseksi ja erottaa materiaali omiksi sivuikseen esim. liitteeksi. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten vertailuun vaikuttavat hinta- ja laatutiedot ovat aina julkisia. 8. Maksuehto Maksuehto on 14 päivää netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. 9. Muut sopimusehdot ja erimielisyyksien ratkaiseminen Hankinnassa noudatetaan tarjouspyynnön liitteenä 4 olevassa sopimusluonnoksessa määriteltyjä sopimusehtoja, jotka tarjoajan tulee hyväksyä sellaisenaan ilman varaumia. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2009 PALVELUT) siltä osin, kun ne eivät ole ristiriidassa tämän tarjouspyynnön kanssa. Alihankkijoiden käyttö palveluiden toteuttamisessa on sallittua, mutta tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa miltä osin se tuottaa tarjouspyynnön mukaiset palvelut alihankintana. 10. Tarjouksen jättäminen ja voimassaolo Suomenkielinen tarjous on toimitettava viimeistään kello mennessä. Tarjouksen voi toimittaa sähköpostitse ympäristöministeriön kirjaamoon osoitteeseen: kirjaamo.ym@ymparisto.fi Sähköpostin lähetyksessä on huomioitava seuraavat asiat: - Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 5 Mt; - Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip); - Liitetiedostot pyydetään toimittamaan ensisijaisesti pdf- tiedostoina, mutta myös rtf- tiedostot sekä Wordin doc- ja.docx -tiedostot, Excelin xls- ja xlsx-tiedostot sekä Powerpointin ppt- ja pptx tiedostot hyväksytään; - Lähettäjä vastaa siitä, että osallistumishakemus saapuu perille ajoissa; - Sähköpostitse lähetettäessä tarjous liitteineen katsotaan olevan perillä silloin, kun tarjouksen sisältävä viesti / viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa ympäristöministeriön kirjaamon sähköpostissa. Jos tarjous lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vasta, kun kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä yllä mainittuun määräaikaan mennessä; - Ympäristöministeriön kirjaamo kuittaa lähettäjälle sähköpostilla perille saapuneet tarjoukset. Jokaisen lähettäjän on itse varmistuttava siitä, että lähetys on saapunut perille. Epäselvissä tilanteissa lähettäjän on pystyttävä esittämään saamansa vastaanottokuittaus. Tarjous voidaan lähettää myös postitse. Tarjous on tällöin toimitettava suljetussa kirjekuoressa täydellisenä liitteineen ympäristöministeriön kirjaamoon: Ympäristöministeriö, Kirjaamo PL 35, VALTIONEUVOSTO (Käyntiosoite: Fabianinkatu 6 A, Helsinki) Sähköpostin osoitekenttään / kuoreen ja osallistumishakemukseen tulee selkeästi merkitä osallistujan nimi, osoite ja tarjouspyynnön tunnus: Tarjous Ympäristö-lehden kustantamisesta YM3/06/2014. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään asti.

5 11. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) Tarjousten avaaminen. b) Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen. c) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. d) Tarjousten vertailu. e) Mahdollinen tarjoajien nimeämien vastuuhenkilöiden (taittaja/ad ja kehitystuottaja) haastattelu. e) Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. Tarjousvertailun tuloksiin perustuva hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköpostitse kaikille tarjoajille. f) Hankintasopimuksen solmiminen. 12. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen Kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Sähköpostin otsikkokenttään on ehdottomasti merkittävä Kysymykset tarjouspyyntöön Ympäristö-lehden kustantamisesta YM3/06/2014". Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Kysymykset ja vastaukset kootaan yhteen ja niihin pyritään vastaamaan mennessä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan tällöin ympäristöministeriön verkkosivuilla kohdassa ajankohtaista. Päiväys ja allekirjoitus Ympäristöministeriö Viestintäpäällikkö Suvi Reijonen Viestintäasiantuntija Riikka Lamminmäki LIITTEET Liite 1: Ympäristö-lehden numero 1/2014 Liite 2: Ympäristö-lehden konseptikirja Liite 3: Ympäristö-lehden tekniset ja taloudelliset taustatiedot Liite 4: Sopimusluonnos Ympäristö-lehden kustantamisesta Liite 5: Hintalomake