Talpan vuoden 2013 toimintaa on leimannut

Transkriptio

1 LUKIJALLE Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu tiedottaa Lukijalle... 1 Tuula Jäppinen eläkkeelle... 2 Tiedonohjaussuunnitelmalla sähköinenkin tieto hallintaan... 4 Maksuton BIP Monitor -raportointisovellus... 5 Maksuliikenteen uudet tuulet... 6 Intrastat-raportointi Helsingin kaupungilla... 8 Suoraveloitukset sittenkin suoramaksuksi tai e-laskuksi... 9 M2:ssa käyttökatko Luottotappiokirjaukset 2012 ja Halke, Heke ja Taske yhdistyvät kaupunginkansliaksi JYTY Helsinki ry:n jäsenmaksujen oikaisu Kuntalaispalaute ohjataan Talpassa uuteen palautejärjestelmään Käsittele ostolaskut ja tee laskutuspyynnöt ennen vuoden vaihdetta Talpan vuoden 2013 toimintaa on leimannut tilanteen normalisointi edellisen vuoden poikkeuksellisesta tilasta. Vuoden 2012 tilinpäätöksen laatiminen oli vielä erittäin haasteellista, mutta sen jälkeen raportoinnissa on päästy tavoiteaikatauluun perintää lukuun ottamatta. Ennakkotieto kertoo, että myös asiakastyytyväisyys palasi entiselle tasolleen. Kiitän kaikkia asiakastyytyväisyyskyselyyn vastanneita. Helsingin kaupungin talous- ja palkkahallinnon keskittämisestä on kulunut 10 vuotta. Taloushallintopalvelu aloitti toimintansa vuonna 2004 talousja suunnittelukeskuksen nettobudjetoituna osastona ja on jatkanut toimintaansa liikelaitoksena vuodesta 2009 lukien, jolloin toiminnassa alettiin käyttää Talpa-nimeä. Kaupunginhallitus linjasi Taloushallintopalvelun toiminnan tavoitteet kaupungin vuosien tietotekniikkastrategiassa seuraavasti: Taloushallinnon palvelukeskus on toiminnassa ja sen keskeiset tavoitteet ovat toimintatapojen ja tietojärjestelmien yhtenäistäminen sekä prosessien digitalisointi. On aika tarkastella tavoitteiden toteutumista. Palvelukeskus aloitti toimintansa lyhyen suunnittelusession jälkeen vuoden 2004 alussa. Toimintatapojen ja tietojärjestelmien yhtenäistäminen alkoi välittömästi. Taloushallinnon tietojärjestelmät oli yhtenäistetty ja digitalisoitu vuoteen 2008 mennessä. Palkkahallinnon järjestelmät olivatkin olleet kaikilla virastoilla yhteiset ja myös palkkahallinnon prosessien digitalisointi oli jo tuolloin hyvässä vauhdissa. Talpan toiminnan tehostamiseen päästiin kunnolla kuitenkin vasta alkuvuosien järjestelmäkehitysten jälkeen. Myös liikelaitoksena toimiminen vuodesta 2009 lähtien on helpottanut tavoitteiden asettamista ja niiden toteutumisen seurantaa. Tuottavuuden kasvu osoittaa selkeästi, että talous- ja palkkahallinnon keskittämisellä on saavutettu huomattavia kustannussäästöjä. Parhaaseen työn tuottavuuden kasvuun on päästy ostolaskuprosessissa, joka Talpaa perustettaessa hoidettiin isoissa virastoissa vielä manuaalisesti. Myös muissa prosesseissa työn tuottavuus on parantunut huomattavasti, vaikka niissä kasvupotentiaali ei ollut niin suuri kuin ostolaskuprosessissa. Nämä 10 vuotta Talpassa ovat olleet haasteellisia, mutta palkitsevia. Työn tulokset ovat olleet selvästi nähtävissä. Ennen Talpan perustamista organisaatiomuutokset talous- ja palkkahallinnossa olivat olleet vähäisiä. Siksi näiden toimintojen keskittäminen oli muutoksena suuri. Tänä päivänä organisaatiomuutokset ovat jokapäiväisiä ja niihin suhtautuminen sen mukaista. Talous- ja palkkahallinnon keskittäminen ei olisi onnistunut ilman laajaa yhteistyöverkostoa. Kiitän kaikkia asiakkaita ja muita yhteistyökumppaneita rakentavasta yhteistyöstä kuluneiden vuosien aikana. Toivotan kaikille lukijoille mitä parhainta menestystä tulevissa haasteissa. Rauhallista joulunaikaa! Tuula Jäppinen, toimitusjohtaja TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE

2 Tuula Jäppinen eläkkeelle takana viisi eri vuosikymmentä kaupungin taloushallintoa Milloin aloitit Helsingin kaupungin palveluksessa? n Ennen kaupungille tuloa olin ollut pari vuotta maahantuontifirmassa konttoripäällikkönä. Sieltä irtisanouduin ennen toisen lapsen syntymää. Rahatoimistoon Kauppatorin laidalle tulin Olin valmistunut ekonomiksi, mutta jatkoin opintoja työn ohessa ja sain maisterin paperit vuonna Pääaineeni Helsingin kauppakorkeakoulussa oli, mikäpä mukaan kuin laskentatoimi. Numerot ovat aina olleet lähellä sydäntäni. Rahatoimistossa työskentelin pääkirjanpitäjänä, taloussihteerinä, laskentapäällikkönä ja kaupunginkamreerina. Rahatoimisto oli työpaikkani aina Talpan perustamiseen asti. Mikä on suurin muutos, jos mietit taloushallintoa ja sen prosesseja? n Ehdottomasti suurin muutos on ollut sähköisyys. Ennen tehtiin kaikki työvaiheet konkreettisesti ja käsin. Entä mikä on muutos, joka on jäänyt erityisesti mieleen? n Mieleenpainuvin muutos liittyy kuntien siirtymiseen uuden kirjanpitolain mukaiseen kirjanpitoon vuonna Muutosta suunniteltiin valtakunnan tasolla erilaisissa työryhmissä. Olin mukana niin Taki- kuin Kisko-ryhmissäkin, joissa mietittiin uuden kirjanpitolain tuomia muutoksia kuntien kirjanpidon sisältöön ja tietojärjestelmiin. Työ- ja elinkeinoministeriön kirjanpitolautakunnan kuntajaosto (Kila) perustettiin vuonna Olin varsinaisena jäsenenä Kilassa mukana alusta asti aina vuoteen 2009, jolloin minusta tuli varajäsen. Kila laatii yleisohjeita kunnille ja kuntayhtymille mm. tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, taseen ja tuloslaskelman laadinnasta sekä antaa lausuntoja. Tuula Jäppinen viimeisenä työpäivänään Talpan johtokunnan kokouksessa Tuulikki Holopainen Muita mieleen jääneitä tapahtumia ovat arvonlisäverotukseen siirtyminen sekä vuosituhannen vaihtumiseen ja euron käyttöönottoon liittyneet muutokset. Kuten sanottua, vielä 90-luvulla manuaalisen työn osuus oli suuri ja vaikutti muutosten läpivientiin. Toimin näiden muutosten aikoihin rahatoimiston päällikkönä eli kaupunginkamreerina. Mikä on oman työurasi merkittävin saavutuksesi? n Sekin liittyy edelliseen eli kaupungin kirjanpidon kääntäminen uuden lain mukaiseksi. Työ oli välillä yksinäistä puurtamista. Mieleen on jäänyt mm. vuoden 1996 itsenäisyyspäiväviikonloppu kauppatorin laidalla. Ohjeiden uusiminen oli silloin kiivaimmillaan. tiedottaa

3 Myös Talpan perustamisen haluan mainita yhtenä merkittävimpänä asiana, jonka rakentamisessa olen ollut mukana. Talpa aloitti toimintansa Vielä 2000-luvun alussa kaupungilla oli useita eri järjestelmiä ja kirjanpidon yksiköitä. Lisäksi kiihtyvä sähköistyminen toi jatkuvalla syötöllä uusia järjestelmiä. Peli oli pistettävä poikki, tuo kehityssuunta olisi tullut kaupungille erittäin kalliiksi. Palvelukeskusajattelu oli niihin aikoihin noussut keskusteluun ja Hämeenlinnan seudulle oli perustettu yksi ensimmäisistä kunnallisista palvelukeskuksista. Niinpä myös Helsingin kaupunki teetti vuonna 2002 esitutkimuksen, jossa selvitettiin mitä talous- ja palkkahallinnon hoitaminen maksoi ja miten tehokkaita virastojen silloiset prosessit olivat. Tutkimuksessa vertailtiin, pitkälti yksityisiin toimijoihin niin kappaleita, euroja kuin henkilötyövuosiakin. Vuoden 2002 toukokuussa kaupunki teki päätöksen lähteä selvittämään palvelukeskuksen perustamista ja Talke-projekti polkaistiin käyntiin saman vuoden lopussa. Miten työelämän vaatimukset työntekijöille ja taloushallinnon osaajille ovat muuttuneet? n Sähköisyys on vaikuttanut suuresti osaamiseen. Nykyään vaaditaan kokonaisuuksien hallintaa ja etenkin laaja-alaista ymmärrystä tietojärjestelmien välisistä yhteyksistä. On tiedettävä, miten eri järjestelmiin syötetyt kirjaukset uivat lopulliseen kirjanpitoon. Julkisuudessakin on nähnyt otsikoita, että tilitoimistot kaipaavat osaavia kirjanpitäjiä. Talpaan on toistaiseksi onneksi riittänyt osaavia työntekijöitä, mutta suunta saattaa kääntyä. Opetuksessa ja perehdytyksessä pitäisi vaalia ja siirtää erityisesti sitä osaamista, joka liittyy kokonaisuuksiin ja tilinpäätökseen. Ennen, kun tehtiin kaikki käsin, näki konkreettisesti sen, mikä päätyy taseeseen, mikä tuloslaskelmaan. Talpan alkutaipaleelta on jäänyt mieleen myös suuri kirjo osaamisen tasossa ja tekemisen laadussa. Talpaanhan siirtyi työntekijöitä monesta eri virastosta omine tapoineen tehdä. Myös tässä tilanteessa oli tärkeää ottaa kokonaisuus haltuun ja ryhtyä miettimään prosesseja ja osaamista nimenomaan kaupungin kokonaisedun näkökulmasta. Miten evästäisit seuraajaasi hänen Talpauransa alkutaipaleelle? n Mielenkiintoiset ajat ovat edessä, kun päätetään, tuleeko kaupungin tytäryhteisöistä Talpan asiakkaita ja minkälaista palvelukokonaisuutta ylipäänsä tarjotaan. Sekä nykyiseen että potentiaaliseen asiakaskuntaan tutustumiseen kannattaa satsata. Alussa aikaa vie varmasti perehtyminen kaupungin laajaan organisaatioon ja siinä tapahtuviin jatkuviin muutoksiin. Myös kunnallinen päätöksenteko ja kaikki hallinnollinen pyörittäminen saattavat tuntua työläiltä. Vahva ja selkeä omistajuus ovat kuitenkin hyvä pohja, jolle rakentaa. Kaikkein tärkeimpänä tukijalkana Talpan toiminnassa koen talpalaisten osaamisen. He ovat muutoskykyisiä ja -haluisia. Ja ettei kovassa vauhdissa ajettaisi heti mutkissa ulos, tarvitaan muutamia mukana olevia jarrumiehiäkin! Talpa 10 vuotta Helsingin kaupungin talous- ja palkkahallinnon keskittämisestä tulee ensi vuonna kuluneeksi 10 vuotta. Juhlavuosi käynnistettiin Talpa-päivänä, kun toimitusjohtaja Tuula Jäppinen luonnehti 10-vuotiasta kasvatusoppaan sitaatein: Looginen päättely, syysuhteiden ymmärtäminen ja toiminnan suunnittelu onnistuvat entistä paremmin. Voi tuntea ahdistusta ja epätoivoa sellaisten ongelmien vuoksi, joille ei voi mitään. Hänestä voi kehkeytyä varsinainen asiantuntija omalla mielenkiinnon sarallaan. Hän kokee itsensä entistä vahvemmaksi erilliseksi yksiköksi, joka haluaa ilmaista mielipiteensä ja oikeutensa. Lisääntyneestä itsenäisyydestään huolimatta hän on riippuvainen vanhemmistaan. Koko esitys löytyy Helmi-intrasta > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut tiedottaa

4 Tiedonohjaussuunnitelmalla sähköinenkin tieto hallintaan Muuttuvat tietojärjestelmät ja jatkuvasti sähköistyvät prosessit asettavat uusia vaatimuksia myös tiedon säilytykselle. Talpa päivittääkin nyt tiedonohjaussuunnitelmansa vastaamaan nykyvaatimuksia. Tieto siirtyy paperilta sähköisiin järjestelmiin Asiakirjatieto muuttuu yhä enenevässä määrin sähköiseksi. Aiemmin paperitulosteina säilytettävä aineisto saattaa olla nyt koko elinkaarensa ajan pelkästään sähköisessä muodossa. Tiedon säilymisestä, hävittämisestä, julkisuudesta ja salassapidosta täytyy kuitenkin huolehtia kuten ennenkin. Tiedon sähköinen säilytys on otettu Talpassa huomioon jo vuosien ajan arkistoimalla suurin osa lyhyen ajan säilytettävästä asiakirja-aineistosta Talpan sähköiseen arkistoon TASAan. Talpassa on myös jo olemassa TASAa varten laadittu tiedonohjaussuunnitelma. Uusi laskentajärjestelmä on kuitenkin muuttanut prosesseja niin perusteellisesti, että suurimittainen päivitys on välttämätön. Samalla tiedonohjaussuunnitelma täydennetään täyttämään nykyvaatimukset. Tehokkaampia prosesseja ja parempaa tiedonhallintaa Keskeinen muutos suhteessa aiempaan on Talpan toiminnan kuvaaminen tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS). Uudessa tiedonohjaussuunnitelmassa ei kuvata ainoastaan asiakirjojen säilytystä vaan myös käsittelyä. Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen lähteekin prosessien kuvaamisesta. Kun on selvitetty prosessit, kirjataan ylös niistä syntyvät asiakirjalliset tiedot metatietoineen. Asiakirjaprosessien kartoittaminen tuo entistä selkeämmin esille tiedon säilytysvastuut. Tiedonohjaussuunnitelmasta näkyy, mikä aineisto kuuluu säilyttää asiakasvirastossa ja mikä Talpassa. Asiakirjaprosessien läpikäyminen paljastaa myös mahdollisen moninkertaisen säilyttämisen. Näin myös arkistoinnin järkeistäminen on mahdollista. Julkisuus- ja henkilötietolait ovat viime vuosina korostaneet entisestään asiakirjahallinnon merkitystä hyvän tiedonhallinnan perustana. Tiedonohjaussuunnitelmasta pitääkin nykyään löytyä myös merkinnät asiakirjojen henkilötietosisällöstä, julkisuudesta tai salassapidosta sekä mahdollisen salassapidon perusteista. Lisäksi tiedonohjaussuunnitelmasta löytyy jatkossa tieto, missä järjestelmässä asiakirjaa käsitellään. Uuden tiedonohjaussuunnitelman on tarkoitus toimia kaikkien talpalaisten työvälineenä, luoda selkeyttä käytäntöihin ja tehostaa näin prosesseja. tiedottaa

5 Tulevaisuudessa kaupunkiyhteinen tiedonohjaus? Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan ensisijaisesti Talpaa varten. Samalla se on kuitenkin myös valmistautumista tulevaisuutta varten. Tulevaisuudessa on mahdollista, että kaupungin yhteisistä järjestelmistä arkistoidaan suoraan tietoa sähköisessä muodossa, jopa pysyvästi. Tämä edellyttää kuitenkin kaupungin yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa, jonka osat on laadittava kaupungin virastoissa ja liikelaitoksissa. Talpan tiedonohjaussuunnitelma tulee olemaan keskeisellä sijalla kaupungin yhteistä tiedonohjaussuunnitelmaa rakennettaessa teemmehän yhteistyötä lähes kaikkien kaupungin virastojen kanssa. Johanna Mieto arkistonhoitaja Tiedonohjaussuunnitelma Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on yhtä kuin sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma. Tiedonohjaussuunnitelmasta käytetään myös nimeä eams. Arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta ja ylläpidosta määrätään arkistolaissa, joka sitoo kaikkia julkishallinnon viranomaisia. Arkistonmuodostussuunnitelmaan kirjataan yleensä kaikki organisaatiossa arkistoitava asiakirja-aineisto säilytysaikoineen, -muotoineen ja -paikkoineen. Perinteinen arkistonmuodostussuunnitelma on edelleen kelpo väline asiakirjahallintaan ja tiedon säilyttämiseen. Käsitteenä se liittyy kuitenkin paperimaailmaan. Sähköisen asiakirjatiedon käsittely ja säilyttäminen vaativat uusia välineitä. Keskeisin niistä on tiedonohjaussuunnitelma, joka on käytännössä laajennettu arkistonmuodostussuunnitelma. Tiedonohjaussuunnitelmaan kerätään perinteisten arkistonmuodostussuunnitelmaan kirjattavien tietojen lisäksi myös sellaisia metatietoja kuin tietojärjestelmä, rekisteröinti ja henkilötietosisältö. Tiedonohjaussuunnitelmaan voidaan liittää tiedonohjausjärjestelmä, jollainen on esimerkiksi kaupungin yhteisen asianhallintajärjestelmä Ahjon taustalla. Talpan tiedonohjaussuunnitelma laaditaan ensimmäisessä vaiheessa kuitenkin excel-pohjalle, josta se voidaan tarvittaessa siirtää muulle alustalle. Maksuton BIP Monitor -raportointisovellus Joskus on tarve tarkastella ostolaskuja, joita ei omasta BIP-arkistosta löydy. Silloin on hyvä ottaa käyttöön BIP-Monitor -raportointisovellus, mikäli viraston tietosuojasyistä tälle ei ole estettä. BIP Monitorin käyttöoikeus haetaan viraston oman BIP-yhteyshenkilön kautta, kuten muutkin BIP-oikeudet. Lisäksi on erikseen pyydettävä Monitorin asennus viraston omasta atk-tuesta. Monitorin käyttö on Talpan asiakkaille maksutonta ja sillä voi hakea: n Oman viraston kaikki laskut n Tietylle tilille, kustannuspaikalle, sisäiselle tilaukselle, projektille tai muulle tiliöintitunnisteelle kirjatut laskut n Tällä hetkellä omassa virastossa kierrossa olevat laskut n Tiettyyn tilaukseen kuuluva lasku n Tietyn henkilön tarkastamat tai hyväksymät laskut n automaattisesti Kostiin tai CM:ään täsmänneet laskut BIP Monitorin käyttöohje löytyy Ostolaskujen Helmi-sivuilta ja tarvittaessa lisätietoa saa allekirjoittaneelta. Suvi Flinkman järjestelmävastaava tiedottaa

6 Maksuliikenteen uudet tuulet Joensuulainen Computer Program Unit ( CPU ) Oy osti Baswaren Palvelukassa-liiketoiminnan Ostettu liiketoiminta sisälsi palvelukassa-liiketoiminnan ja siihen liittyvän teknologian kokonaisuudessaan sekä palvelukassaa käyttävät asiakkuudet, jotka ovat pääasiassa julkishallintoa. Basware myi Palvelukassa-liiketoiminnon CPU:lle, koska haluaa panostaa enemmän verkkolaskujen kansainväliseen kasvuun. Palvelukassaohjelman käyttäjät ovat kotimaisia ja pääosin julkisen alan toimijoita. CPU:n asiantuntemus on nimenomaan julkisen sektorin maksamisen puolella ja uskon että kaupan hyödyt näkyvät aina loppukäyttäjällä asti, toteaa CPU:n Timo Kärkkäinen. CPU:lla on yli 20 vuoden kokemus kassatietojärjestelmien kehittämisestä ja tällä hetkellä yli 200 asiakasta eri puolilla Suomea. CPU:n koko henkilöstö eli 13 henkilöä ovat siirtymäaikana käyneet läpi asiakkuuksia ja päivittäneet sopimuksia. Samalla asiakastuessa ja tuotekehityksessä on vähitellen sisäistetty Palvelukassa-ohjelmistoa ja sen ominaisuuksia. Kaikki kassatoiminnot yhdellä järjestelmällä CPU valmistautuu ensi vuodesta lähtien korttimaksamisen ajantasaistamiseen ja muuttamiseen CPU:n palvelukonseptin mukaiseksi. Kassapankki- ja Palvelukassa-ohjelmistoista on kehitteillä uusi ohjelmaversio, joka sisältää n molempien ohjelmistojen parhaimmat toiminnallisuudet ja liittymät n uudet maksutavat ja -teknologiat n erikoispiirteet ja laajennukset. Uusi, työnimellä Kapakka (Kassapankki + Palvelukassa) kulkeva ohjelmistoversio julkaistaan vuonna 2015 ja se tarjotaan asiakkaille tuotevaihtopäivityksenä. Uusi ohjelmisto kattaa kassatoiminnon kaikki tarvittavat osa-alueet, ts. se hallitsee kaikki maksutavat ja asiakaspalvelumuodot ja integroituu eri liittymien avulla osaksi taloushallinnon järjestelmiä. Lisäksi ohjelmisto on integroitavissa muihin taustajärjestelmiin kuten kurssi-, tilavaraus-, lipunmyyntitai materiaalin hallintajärjestelmiin. Kortti korvaa käteisen Maksaminen on muuttumassa sähköiseksi itsepalveluksi. Uuden Palvelukassaohjelmiston myötä myös Helsingin kaupungilla on mahdollisuus laajemmin tarjota palveluja, joihin liittyy maksamista ja hallinnollisia prosesseja. Seuraavassa joitakin esimerkkejä: tiedottaa

7 n Kulttuuripalvelut: Museon erillisen verkkokaupan (museokaupan tuotteet) myynti n liikuntapalvelut: Liikuntapaikan arvokortin (sarja/kausi) lataus n Tekniset palvelut: Erilaisten lupien myynti n Kirjastopalvelut tai opistot: Web-liitynnän kautta kulkevat maksut n Ravintopalvelut: Lounasruokailuoikeuksien tarkastaminen (oppilaitos), maksaminen, tilastointi n liikuntapalvelut: Etukäteen ladatuilla arvokorteilla liikuntapaikkaan sisäänpääsyn kontrollointi ja käynnin tilastointi Lähimaksaminen, kuten esimerkiksi joukkoliikenteen matkaliput, perustuu NFC-teknolgiaan. NFC-siru mahdollistaa myös mobiilimaksamisen, mutta yleistyäkseen mobiilimaksaminen vaatii eri osapuolten voimakasta panosta ja yhteistyötä. Tietyllä tavalla Suomi on kymmenessä vuodessa pudonnut kehityksen kärjestä. Esimerkiksi Virossa ollaan meitä huimasti edellä. Suomalaisten mobiilimaksaminen keskittyy vielä matka- ja tapahtumalippujen ostoon. Käteisen käyttö on viime aikoina vähentynyt huomattavasti kyllä Suomessakin. Kun vuonna 1999 noin 71 prosenttia maksoi päivittäistavaraostoksensa tavallisimmin käteisellä rahalla, vuonna 2013 vastaajista enää 26 prosenttia (FKL). Käteisen rahan käsittelyyn liittyy kustannuksia, koska turvallisuuteen, kuljetukseen ja laskentaan on kiinnitettävä erityistä huomiota. Käteisen vastaanottaminen organisaation palvelupisteissä on mahdollista periaatteessa lopettaa, mutta ennen tätä on huomioitava EU:n talouskomission ja Kuluttajaviraston linjaukset käteisen käytöstä. Lisäksi, työ- ja elinkeinoministeriö on antamassa lausuntoa siitä, millaisissa tilanteissa käteinen sallitaan. Asiakaspalvelussa kuitti ostoksista n alkaen on aina tarjottava asiakkaalle kuittia käteis- ja maksukorttiostoista. n lakia valvoo poliisi, verovirasto ja aluehallintovirastot. Baswaren User Group koolla Talpassa Timo Kärkkäinen CPU:sta kävi Talpassa kertomassa, mitä suunnitelmia CPU:lla on palvelukassatoimintojen kehittämiseksi ja minkälaiset tuulet maksuliikenteessä puhaltavat. Baswaren User Group Forum kokoontui Talpan Konttori27:ssä Talpan toimitusjohtaja Tuula Jäppinen avasi tilaisuuden. Mukana olivat (kuvassa vas. alarivi): Tea Tuomala ja Taina Purhonen Talpa, Merja Rajakorpi Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, Mari Helenius SOK ja (takana vas.) Jori Heikkilä Basware, Ari Keskitalo Basware, Päivi Litmanen Tampereen kaupunki, Anu Malaska HUS-Kuntayhtymä, Hannu Katila Basware, Paula Ylismaa Fortum, Terhi Powell Fortum. Baswaressa on kehitteillä uuden sukupolven selainpohjainen Maksuliikenneohjelma, joka kulkee työnimellä NG Pay. User Group Forumissa suurimmilla asiakkailla on mahdollisuus esittää uudesta ohjelmasta kehitystoiveita ja myös muista uudistuksia, kertoo Taina Purhonen. Tapaamisissa keskustellaan Maksuliikenne-ohjelman käytöstä eri asiakkailla ja mihin ongelmiin on törmätty ja miten ne on ratkaistu. Kollegiaalinen vertaistuki ja jatkuva benchmarkkaus ovat kaikille toimijoille tärkeitä, toteaa Taina Purhonen. tiedottaa

8 Intrastat-raportointi Helsingin kaupungilla Helsingin kaupunki on ilmoitusvelvollinen vain EU-maista tehdyistä tavara- ja palveluostoista, joista raportoidaan tullille Intrastat-lomakkeella. Raportointivelvoite ei kuitenkaan koske kaikkia EU-hankintoja. Tavara- eli yhteisöhankintojen raportoinnin ehtona on, että tavara liikkuu fyysisesti Suomen rajan yli. Palveluhankinnoista on raportoiva lähinnä ne hankinnat, joihin liittyy tavaratoimitus. Raportointi on kunkin viraston ja liikelaitoksen omalla vastuulla. Intarastat-raportoinnissa on otettava huomioon, että: n ilmoitus on laadittava, jos kohdekaudella on raportointikriteerit täyttäviä EU-hankintoja. n ilmoituksen laadinnalle ei ole euromääräistä alarajaa. n Raportointijakso on kalenterikuukausi. n Tiedot on toimitettava kohdekuukautta seuraavan kuukauden 10. työpäivään mennessä. n Sähköisen Intrastat-ilmoituksen käyttö edellyttää Katso-tunnistetta. n ilmoitus on annettava Helsingin kaupungin y-tunnuksella n ilmoitus on yksilöitävä merkitsemällä Viitekenttään tiedon antavan viraston tai liikelai- toksen nimi. Suomen Tulli (Tulli) kerää tiedot Suomen käymästä kaupasta muiden Euroopan Unionin (EU) jäsenmaiden kanssa yritysten ja yhteisöjen antamilla tilastoilmoituksilla eli Intrastat-järjestelmällä. Ensi vuoden alusta alkaen myös Helsingin kaupungin virastojen ja liikelaitosten pitää ilmoittaa Tullille tiedot EU-maista ostamistaan tavaroista ja palveluista. Raportointi kaupungin yhteisellä y-tunnuksella Vuoden 2014 alusta lähtien Intrastat-ilmoitus on annettava Helsingin kaupungin y- tunnuksella Helsingin kaupunki luopuu ilmoittajakohtaisten INT-koodien käytöstä, koska INT-koodi velvoittaa antamaan Intrastat-ilmoituksen jokaiselta kuukaudelta. INT-koodin käyttö ei ole tarkoituksenmukaista, sillä vain muutamalla virastolla tai liikelaitoksella on raportointikriteerit täyttäviä hankintoja säännöllisesti kuukausittain. Raportoimalla tiedot kaupungin y-tunnuksella vältytään nollailmoitusten laadinnalta. Vuoden 2013 aineistoon tehtävien korjausten ja lisäysten vuoksi Tulli poistaa INT-koodit lopullisesti vasta sitten, kun tilastointivuosi 2013 on sulkeutunut. Tilastointivuosi 2013 sulkeutuu Huom. INT-koodeja ei pidä käyttää vuoden 2014 tietojen raportoinnissa. Tullille toimitettua Intrastat-ilmoitusta ei tarvitse lähettää tiedoksi Talpaan. Kaupungin y-tunnuksella annetut Intrastat-ilmoitukset ovat nimittäin kaikkien kaupungin Intrastat-yhteyshenkilöiden nähtävillä sovelluksen arkistossa. Helmen Intrastat-raportointi -sivustolle kootaan ajantasainen listaus kaupungin Intrastat-yhteyshenkilöistä ja myös raportointiin liittyvä ohjeistus. Neuvoa ja ohjeistusta Intrastat-lomakkeen täyttämiseen ja toimittamiseen saa Tullilta: n Intrastat-palvelupiste: Sari Tuhkanen, p n Sähköinen internetlomake -tuki: p n Tullin tilastointi: Andrea Lardot- Koivusalo, p Hanna Kuittinen suunnittelija tiedottaa

9 Suoraveloitukset sittenkin suoramaksuksi tai e-laskuksi Suomalainen suoraveloituspalvelu päättyy EUasetuksen mukaisesti viimeistään Toukokuusta lähtien Talpa on välittänyt tietoa, että emme pysty tarjoamaan suoramaksun mahdollisuutta nykyisille suoraveloitusasiakkaillemme. Marraskuun aikana onnistuimme kuitenkin löytämään ratkaisun, jolla voimme muuntaa suoraveloitukset automaattisesti suoramaksuiksi tai e-laskuiksi. Muuntopalvelulla Talpa haluaa tarjota nykyisenkaltaisen tavan laskujen maksamiseen etenkin niille asiakkaille, jotka eivät käytä verkkopankkia. Talpan suoraveloitusasiakkaista yli 70 % on syntynyt ennen vuotta Näiden asiakkaiden joukossa on paljon henkilöitä, joille suoraveloitusten jatkuminen suoramaksun muodossa on suuri helpotus. Olemme kertoneet suoraveloitusasiakkaillemme tästä lähettämällämme kirjeellä. Palaute on ollut erittäin positiivista. n Suoramaksupalveluun eivät voi liittyä muut kuin edellä mainitut asiakkaat. n Muuntopalvelu muuttaa nykyiset suoraveloitukset e-laskuiksi niiden asiakkaiden osalta, jotka ovat ajalla käyttäneet verkkopankkiaan (tai puhelinpankkia, jossa maksamisen palvelu). Muuntopalvelun kautta saatavat e-laskut eivät kuitenkaan ole ulkoasultaan Talpan lähettämän paperilaskun näköisiä. Talpa suositteleekin ehdottomasti, että verkkopankin käyttäjät irtisanovat suoraveloitussopimuksensa ja tekevät verkkopankissaan normaaliin tapaan e-laskusopimuksen. Elina Tirkkonen palvelupäällikkö Suoramaksutoiminnallisuus ei vaikuta Laskeen Suoramaksutoiminnallisuus ei aiheuta mitään muutoksia Laske-järjestelmään. Nykyisiä suoraveloitussopimuksia ei poisteta Laske-järjestelmän asiakasrekisteristä ja laskutusosasto jatkaa suoraveloitusajoja myös jälkeen. Muunto suoramaksuiksi tapahtuu Baswaren maksuliikenneohjelmassa Talpan ja Baswaren erikseen laatiman sopimuksen mukaisesti. Suoraveloitusten päättyminen on varmasti aiheuttanut kysymyksiä myös asiakasvirastoissamme. Ohessa muutama oleellinen asia tulevaan muutokseen liittyen: n Talpan tarjoama muuntopalvelu muuttaa nykyiset suoraveloitukset suoramaksuiksi niiden asiakkaiden osalta, jotka eivät ajalla ole käyttäneet verkkopankkiaan (tai puhelinpankkia, jossa maksamisen palvelu). Käytättekö verkkopankkia? Siirtykää e-laskun käyttäjäksi jo nyt! E-laskusopimuksen tekeminen on helppoa. Valitkaa verkkopankissa laskuttajaksi Helsingin kaupunki Taloushallintopalvelu ja yksilöintitiedoksi laskun saajan henkilötunnus muodossa ppkkvv-xxxx. Tieto verkkopankissa tekemästänne e-laskusopimuksesta siirtyy muutaman päivän kuluessa Talpan asiakasrekisteriin, minkä jälkeen laskut toimitetaan jatkossa aina verkkopankkiinne. Miten e-lasku toimii? E-lasku on vaivaton, turvallinen ja nopea. E-lasku näkyy verkkopankissa sähköisesti jopa vuorokauden sisällä laskutuksesta. Talpan lähettämä e-lasku näyttää normaalilta paperilaskulta ja sen voi halutessaan vaikkapa tulostaa tai tallentaa. Myös sähköinen arkistointi onnistuu. Lisäksi voitte esimerkiksi muuttaa e-laskun maksutiliä tai summaa tai aikaistaa eräpäivää. Hyväksyttyänne laskun pankki maksaa laskun eräpäivänä. E-lasku-palvelussa voitte myös käyttää ns. automaattihyväksyntää, jolloin erillistä hyväksyntää ei tarvita. tiedottaa

10 M2:ssa käyttökatko Luottotappiokirjaukset 2012 ja 2013 Vuodenvaihde lähenee ja tuo muutoksia myös M2-järjestelmän käyttöön. Järjestelmässä on käyttökatko M2-matka- ja kulunhallintajärjestelmän käyttäjiä pyydetään ottamaan huomioon, että käyttökatkon takia: n Matkaennakolliset laskut on käsiteltävä viimeistään n Matka- ja pienkululaskut, Eurocardluottokorttiostot ja matkatiliostot on käsiteltävä viimeistään On erityisen tärkeää, että laskut ovat hyväksyttynä tasolla 1 eli kuitteineen ja liitteineen. Kirjaamme kaikki ennen katkoa järjestelmässä käsitellyt matkalaskut, pienkulut ja luottokorttilaskut vuodelle Käyttökatkon jälkeen, alkaen menot kirjataan vuodelle Käyttökatkon aikana matkasuunnitelmat lomakkeella Käyttökatkon aikana M2-järjestelmä on suljettu, eikä järjestelmää voi käyttää. Jos matkustat käyttökatkon aikana: n Tee matkasuunnitelma lomakkeella (Helmi > Lomakkeet ja asiointi) n Virkamatkat, Lv 295 n Koulutus, Lv 319 n lähetä paperinen, hyväksytty suunnitelma Talpaan osoitteella: Talpa/matkalaskut PL 233. Paperinen suunnitelma skannataan Talpassa matkalaskun liitteeksi. n Tee matkalasku matkan ja käyttökatkon jälkeen M2-järjestelmässä. M2-järjestelmä toimii jälleen normaalisti alkaen. Lisätietoja: Talpan M2- ryhmä, puh (klo ) ja sähköpostitse, os. matkalaskut@hel.fi. Kuten Talpa-päivässä lokakuun lopussa kerroimme, luottotappiokirjaukset vuosien 2012 ja 2013 osalta tullaan tekemään vuoden 2013 kirjanpitoon. Kirjaukset tehdään heti vuodenvaihteen jälkeen eli tammikuun alkupäivinä. Luottotappioiden myöhäinen kirjausajankohta johtuu siitä, että luottotappiokirjausten purkamisen tapa ei vieläkään ole täysin selvillä. Menokirjauksiahan tullaan purkamaan, kun velallisilta saadaan suorituksia esimerkiksi ulosoton tai heräteperinnän myötä. Luottotappiomenoksi kirjataan kaikki vuoden 2012 avoimet saatavat sekä vuoden 2013 saatavat ajalta Laskutusosasto toimittaa joulukuun puolivälissä virastoille senhetkisen tiedon edellä mainittujen saatavien määrästä virastoittain. Tieto lähetetään myynnistä suoritukseen -prosessivastuuhenkilöille. Luottotappiokirjaukset tehdään menotiliä käyttäen. Meno kirjautuu tulosyksikölle, jolle vastaava tulokirjaus on aikanaan tehty. Mikäli lasku sisältää arvonlisäveroa, veron osuus kirjautuu ns. ylätasolle. Luottotappioajosta kirjanpitotosite Laske-järjestelmän luottotappioajossa ei synny muistiota, jonka voisimme lähettää asiakasvirastollemme hyväksyttäväksi. Luottotappioajossa syntyy suoraan kirjanpitotosite. Poikkeustapauksissa luottotappioajo voidaan ajaa ensiksi testi-täppää käyttäen, mikäli virasto tarvitsee täsmällisen tiedon muodostumassa olevan menokirjauksen suuruudesta etukäteen. Menettely on siis mahdollinen, mutta sen käyttö tulee rajoittaa poikkeustapauksiin. Mikäli testiajoon on tarve, siitä tulee ilmoittaa kirjallisesti Anita Andstenille tai Elina Tirkkoselle. Myyntireskontrassa laskurivin perintälukitus -kentässä koodi L ilmaisee, että saatava on kirjattu luottotappioksi. Ja saatavien perintähän jatkuu normaaliin tapaan luottotappiokirjauksesta huolimatta. n Laskutusosaston Talpa-päivän materiaali (ppt). Elina Tirkkonen palvelupäällikkö Talpa-päivän kaikki esitykset Helmi > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut tiedottaa

11 Halke, Heke ja Taske yhdistyvät kaupunginkansliaksi Laskutusosoite muuttuu Vuoden 2014 alussa kolme Helsingin kaupungin keskushallinnon virastoa, hallintokeskus, henkilöstökeskus sekä talous- ja suunnittelukeskus yhdistyvät kaupunginkansliaksi. Yhdistymisen myötä ko. virastojen laskutusosoitteet muuttuvat. Uusi kaupunginkanslia ottaa alkaen käyttöönsä talous- ja suunnittelukeskuksella aiemmin käytössä olleen laskutusosoitteen: n Verkkolaskuosoite: n Välittäjän tunnus: BAWCFI22 Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia/Ostolaskut PL 47, Helsingin kaupunki Samalla käytöstä poistuvat hallintokeskuksen ja henkilöstökeskuksen laskutusosoitteet: n Hallintokeskus, PL 17, verkkolaskuosoite n Henkilöstökeskus, PL 4527, verkkolaskuosoite JYTY Helsinki ry:n jäsenmaksujen oikaisu Kuntalaispalaute ohjataan Talpassa uuteen palautejärjestelmään Talpassa valmistaudutaan ottamaan käyttöön kaupunkiyhteinen palautejärjestelmä. Uusi järjestelmä helpottaa ja yhtenäistää palautteiden ja kysymysten käsittelyä, vastaamista ja raportointia. Lisäksi sen avulla palautteita voidaan hyödyntää entistä paremmin toiminnan kehittämisessä. Talpan palautetyöryhmä päätti, että ensi vaiheessa järjestelmää käytetään nimenomaan ruusujen ja risujen keräämiseen. Tavoitteena on, että kaupunkiyhteisen järjestelmän avulla saadaan vähitellen myös esiin sitä palautetta, joka tulee Talpaan, mutta kuuluukin jollekin toiselle virastolle vastattavaksi. Jokaiselta osastolta on koulutettu keskitettyjä palautteiden käsittelijöitä ja tehty tarkempaa luokittelua, jolla saatuja palautteita jaotellaan. Luokittelu ohjaa myös raportointia ja palautteiden seurantaa. Ensi vaiheessa järjestelmää käytetään siis sen palautteen keräämiseen, joka ohjautuu Talpan internet-sivuilla olevan lomakkeen kautta. Järjestelmään on mahdollisuus kirjata myös puhelimitse tai esim. henkilökohtaiseen sähköpostiin saapuvat palautteet. Ulkoisen kuntalaispalautteen lisäksi järjestelmää voitaisiin käyttää myös asiakasvirastoilta tulevan palautteen keräämiseen. Tähän mahdollisuuteen palataan, kun on saatu järjestelmän käytöstä kokemusta. Kaupunkitasoisen palautejärjestelmä on jo käytössä seuraavissa virastoissa: Halke, Rakvv, Opev, Sote, Vaka, HKR, KSV, Heke, Taske, KV ja YMK. Myös HR-neuvonta käyttää palautejärjestelmää esimiesten kysymysten käsittelyyn ja raportointiin. Julkis- ja yksityisalojen toimihenkilöliitto Jyty ry:n liittokokous päätti viime syksynä muuttaa jäsenmaksun laskentaa. Viime vuoden loppuun asti jäsenmaksu perittiin varsinaisesta palkasta, mutta alkaen jäsenmaksu on peritty ennakonpidätyksen alaisesta palkasta. Jyty Helsinki ry:n jäsenmaksuperintä on suoritettu tammi- ja helmikuussa virheellisesti ainoastaan varsinaisesta palkasta, jol- loin erillispalkkioiden ja lisä- ja ylityö tms. korvausten osalta perintä on jäänyt tekemättä. Jyty ry:n kanssa sovitun mukaisesti puuttuvat jäsenmaksut tullaan perimään lähimpien palkkakausien aikana. Talpan palkanlaskenta pahoittelee asiaa. Lisätietoja saa omalta palkkasihteeriltä tai sähköpostitse osoitteesta Talpa. Palkanlaskenta@hel.fi. tiedottaa

12 Talpa verkossa Kaupungin intranetissa l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut l Helmi-intra > Yhteiset palvelut > Palkanlaskentapalvelut Internetissä l tiedottaa Hyvillä mielin joulun viettoon Käsittele ostolaskut ja tee laskutuspyynnöt ennen vuoden vaihdetta Asiakasvirastoja ja -liikelaitoksia pyydetään laittamaan vuotta 2013 koskevat laskutuspyynnöt Talpaan ennen vuoden vaihtumista. Myös kuluvan vuoden ostolaskut on käsiteltävä mahdollisimman ripeästi, jotta ne ehditään varmasti siirtää kirjanpitoon. Käsittelemällä ostolaskut ja kierrättämällä laskut ajoissa joudutat omalta osaltasi tilinpäätösprosessia ja pääset itsekin helpommalla, kun laskupinot eivät ole tammikuussa sinua odottamassa! Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Postiosoite: PL 230, Helsingin kaupunki Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 27 A, Helsinki Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen Toimitus Kati Toikka Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Piirrokset Kaisa Penttilä Logot Guassi Oy Toimituksen osoite kati.toikka@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute ja yhteystietojen muutokset talpa.asiakastiedote@hel.fi tiedottaa