Compliance kilpailuetua vai byrokratiaa? Compliance-aamiainen, Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy

Transkriptio

1 Mika Winqvist Regional Compliance Officer Siemens Sweden, Finland, Estonia, Latvia and Lithuania Lead RCO Nordic Compliance kilpailuetua vai byrokratiaa? Compliance-aamiainen, Asianajotoimisto Castrén & Snellman Oy Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

2 Siemens AG Global presence basis for competitiveness Siemens AG s key figures Americas Employees Revenue, Bn 22,9 Production facilities 70 Germany Employees Revenue, Bn 11,1 Production facilities 44 Asia, Australia Employees Revenue, Bn 15,5 Production facilities 70 Employees 362,000 Revenue Bn 75,9 Production facilities 230 Founded in 1847 Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page 2 Europe (excl. Germany) CIS, Africa, Middle East Employees Revenue, Bn 28,8 Production facilities 46 Sectors Energy Industry Healthcare Infrastructure & Cities Winqvist

3 Tapping future growth in emerging markets requires a proper implementation of compliance Strengthening local presence in fast-growing markets to gain market share... United States Europe 1) Germany Russia Middle East China Brazil Africa India Bubble size = Estimated GDP growth from 1990 to ) Europe = EU 15 w/o Germany...is as important as implementing compliance to protect against the high corruption risk Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

4 The Compliance Path of Siemens Immediate Actions Implementation Support sustainable business! DoJ/SEC World Bank settlement settlement Exchange of Leadership Team Compliance Program Continuous Improvement Continuous Improvement Tone from the Top Compliance Organization Values & Integrity Independent investigation Compliance Training Collective Action Centralization of bank accounts Compliance Tools Sustainable Development Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

5 Employees get guidance for their daily work through policies that are based on external laws and internal values & guidelines Company Values External Laws Business Conduct Guidelines Compliance Policies and Tools * Project Business Business Partner Gifts & Hospitality Data Protection Values Responsible means that we undertake to conduct ourselves in an ethical and responsible manner Excellent describes our high performance and the excellent result of our work Innovative describes our endeavor to create sustainable value both now and in the future * Examples of Compliance Policies Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

6 The Siemens Compliance System: Prevent Detect Respond Prevent Detect Respond Management responsibility Compliance risk management Policies and procedures Training and communication Advice and support Integration in personnel processes Collective Action Whistle blowing channels Tell us and Ombudsman Compliance controls Monitoring and Compliance reviews Compliance audits Compliance investigations Consequences for misconduct Remediation Global case tracking Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

7 We drive fair market conditions through Collective Action Continuous dialogue with stakeholders "Collective Action" projects We cooperate with the most important organizations: Center for International Private Enterprise International Business Leaders Forum International Chamber of Commerce Transparency International UN Global Compact World Bank Institute World Economic Forum We fight corruption in cooperation with other companies and stakeholders We have initiated local Collective Action in almost all countries where Siemens is present We promote integrity and fair competition in public contracts We have established the $100-million Siemens Integrity Initiative to support anti-corruption projects and initiatives over 15 years 1) 1) Based on a settlement with the World Bank, July 2009 Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

8 Siemens is the strongest performer in the three dimensions of the Dow Jones Sustainability Index Siemens is included for the 14 th time in a row in the DJSI World Index and got third time in a row 100/100 in the category compliance Labor Practice Indicators Human Capital Development Talent Attraction & Retention Corporate Citizenship and Philanthropy Occupational Health and Safety Social Reporting Industry Group Leader Capital Goods" Corporate Governance Risk & Crisis Management Codes of Conduct / Compliance / Corruption & Bribery Innovation Management Customer Relationship Management Supply Chain Management Strategy for Emerging Markets 42% 88% 45% 96% Average Score 1) 34% Average Score 1) 1) Average score of all assessed companies in the Industrial Conglomerates industry Source: RobecoSAM, Sustainability Office Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page 8 Siemens Score 96% Siemens Score Siemens Score 93% Average Score 1) Siemens Score Environmental Policy / Management System Operational Eco-Efficiency Product Stewardship Climate Strategy Water Related Risks Environmental Reporting Winqvist

9 A common understanding of integrity is critical for sustainable business success Words Principles We have a set of guiding principles which form a uniform ethical framework for our company clearly define our responsibilities support all aspects of our decisions and behavior Recognized and accepted as ethical and honest These principles are most effective when they: are known and understood by our employees, partners, shareholders and society are accepted as ethical and honest by each of these groups Action Our behavior and decisions are in line with our principles We take action to ensure that our principles are enforced through corresponding rules all decisions and behavior are in line with our principles and rules violations are not tolerated Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

10 Kiitos! Unrestricted Siemens Osakeyhtiö, 2014 All rights reserved. Page Winqvist

11 JULKINEN Compliance-toiminnon rakentaminen käytännössä Taru Uotila Senior Legal Counsel VR-Group Ltd

12 Monipuolinen palveluyritys Vastuullisesti tuotetut matkustuksen, logistiikan ja infrarakentamisen palvelut Pääasiassa Suomessa mutta myös Venäjällä ja Ruotsissa Suomen valtion omistama ammattilaista Liikevaihto 1 437, 8 milj. euroa (2012)

13 Kolme keskeistä liiketoiminta-aluetta VR ja Pohjolan liikenne huolehtivat matkustajaliikenteestä VR Transpoint tuottaa logistiikkapalveluita VR Track on erikoistunut infrarakentamiseen Lisäksi liiketoimintaa tukevat Venäjä ja kansainväliset toiminnot sekä junaliikennöinti ja kaluston kunnossapito.

14 Organisaatio Toimitusjohtaja Matkustajaliikenne Logistiikka Infrarakentaminen Kunnossapito Junaliikennöinti Konsernipalvelut Venäjä ja kansainväliset toiminnot Finrail Oy 100 %

15 Toimintaympäristö: Monien toimijoiden yhteistyötä Valtio VR Group Poliittiset päätöksentekijät Henkilöstö Liikennevirasto Viranomaiset Asiakas Media Liiketoimintakumppanit Trafi Henkilöstöjärjestöt Liikenneja viestintäministeriö Yhteistyöjärjestöt

16 Compliance toiminnon rakentaminen; Mistä aloitan? Yhtiön ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen compliance ohjelmalle Aktiivinen ja näkyvä osallistuminen Sitoutuminen asiaan vs. juhlapuheet Complianceosana toimintakulttuuria Hallitus hyväksyy ohjelman Riskikartoitus: Mitkä ovat merkittävimmät compliance riskit? Yhtiön maineen vaarantuminen Negatiivinen vaikutus yrityksen taloudelliseen tilanteeseen Yrityksen arvojen vastaista toimintaa Mitä ohjeistuksia ja sisäisiä politiikkoja on olemassa? Mitä koulutusohjelmia yrityksessä on käytössä ja millaista compliance koulutusta on annettu?

17 Compliance-toiminnon / Compliance Officerin rooli Itsenäisyys: osa lakiasioita vai erillinen yksikkö? Raportointi: lakiasiainjohtaja/ CEO/ hallitus/ tarkastusvaliokunta? Yhteistyö liiketoimintojen kanssa: liiketoiminnan ja toimintaympäristön tunteminen Yhteistyö muiden yksiköiden kanssa (sisäinen tarkastus, yhteiskuntasuhteet, viestintä, HR, turvallisuus, riskienhallinta etc.) Väärinkäytösepäilyjen tutkinta Eettinen työryhmä

18 Compliance-toiminnon / Compliance Officerin tehtävät Ennakoida ja tunnistaa riskejä yhdessä liiketoiminnan kanssa Laatia ja ylläpitää ajantasainen ohjeistus ja koulutusohjelma Luoda tehokas ja toimiva prosessi Koordinoida ohjelman jalkauttamista Varmistua riittävästä mittaamisesta sekä raportoinnista Osallistua väärinkäytösten tutkintaan

19 Tehokkaan Compliance-toiminnon edellytykset Johdon sitoutuminen Liiketoimintojen vastuu ja omistajuus compliance asioista Ajantasainen selkeä ohjeistus ja tehokas koulutus Valitaan osa-alueet, jotka ovat keskeisiä yrityksen riskien kannalta Sähköinen koulutusohjelma vai luokkahuone koulutus? Kattavuus: koko henkilöstö vai ainoastaan avainhenkilöt? Compliance periaatteiden toteutumisen mittaaminen Säännöllinen vähintään kerran vuodessa tapahtuva mittaaminen Koulutusohjelmien suorittaminen (nykyiset ja uudet työntekijät) Osaksi henkilöstötutkimusta Osaksi kehityskeskusteluprosessia Väärinkäytöksistä ilmoittaminen Mahdollisuus saada neuvontaa tai raportoida epäilyksiä Ilmoittajan suojaaminen negatiivisilta seuraamuksilta Anonyymi ilmoittaminen: toteutus, resurssit, tehokkuus

20 Ylivoimaisesti energiatehokkain Samalla energiamäärällä, jolla auto vie sinut töihin, juna tuo myös kotiin.

21 Compliance-toiminto yhtiön johtamisjärjestelmässä Compliance-aamiaisseminaari Mika Ilveskero Castrén & Snellman 1

22 Compliance ketä kiinnostaa? Hallintojohtaja Lakiasiainjohtaja Lakimies Johtava lakimies Riskienhallintajohtaja Päälakimies Corporate Compliance Manager Managing Director HR Director CFO Head of Internal Audit Ethics and Compliance Officer Compliance Officer CCO Legal and Compliance Officer General Counsel Group Controller Castrén & Snellman 2

23 Organisaatio ei koskaan arvosta niitä, jotka rakentavat systeemejä verrattuna niihin, jotka myyvät ja tekevät jotakin uutta. Sisäisen laskentaohjelman kehittäjä saa harvoin samaa tunnetta ja tunnustusta työstään kuin myyntimies, joka on juuri palannut asiakkaan luota myytyään miljoona puhelinta. Yrityksen johdon tehtävänä on löytää näiden asioiden tasapaino, ja pääjohtajana se tehtävä oli loppujen lopuksi minulla. - Ollila-Saukkomaa: Mahdoton menestys kasvun paikkana Nokia Castrén & Snellman 3

24 Maine- ja complianceriskit ovat todellakin nousseet huimasti tärkeyslistalla. Jos ne materialisoituvat, niistä tulee strategisia riskejä, jotka saattavat muodostua kriittisiksi yrityksen olemassaolon kannalta. Hallituksen tulee tunnistaa nämä ja tiedostaa, miten niitä hallitaan. - Nordean varatoimitusjohtaja Ari Kaperin haastettelu Boardview 4/2013 -lehdessä Castrén & Snellman 4

25 Compliancen osa-alueita Yleinen ja yhteinen sääntely Kilpailuoikeus Tietosuoja Työnantajan velvollisuudet Pörssiyhtiön tiedonantovelvollisuudet ja sisäpiiritieto Lahjonnan estäminen ja vieraanvaraisuus Korkean sääntelyn toimialoja Pankki ja rahoitus Lääketeollisuus ja terveydenhoito Castrén & Snellman 5

26 Säännellyt toimialat the roles of general counsel and chief compliance officer should be split, especially in regulated sectors - John Wotton, Allen & Overy Castrén & Snellman 6

27 Oppia säännellyiltä toimialoilta Finanssivalvonnan standardi 1.3: Luotettava hallinto ja toiminnan järjestäminen Jakso 5.7 Säännösten noudattaminen (compliance) (115) Valvottavalla tulee olla pysyvä ja liiketoiminnoista riippumaton säännösten noudattamisen varmistamisesta vastaava toiminto. Castrén & Snellman 7

28 Lisää oppia (124) Säännösten noudattamisesta vastaavan henkilön ei tule osallistua niihin toimintoihin, joita hän valvoo eikä hänen palkkionmääräytymisperusteensa saa vaarantaa valvonnan objektiivisuutta. (125) Edellisen kohdan vaatimuksista voidaan poiketa, mikäli valvottava voi osoittaa, että kyseiset vaatimukset eivät ole oikeassa suhteessa sen liiketoiminnan laatuun, laajuuteen ja monimuotoisuuteen ja että sen säännösten noudattamista varmistava toiminto on edelleen tehokas. Castrén & Snellman 8

29 Lisää oppia (132) Ylimmälle johdolle on annettava vähintään vuosittain kattava yhteenveto tai selvitys säännösten noudattamisen varmistamiseksi perustetun toiminnon toiminnasta ja sen tekemistä havainnoista. Yhteenvedossa tai selvityksessä on mainittava mahdollisten puutteiden korjaamiseksi toteutetut toimenpiteet. Jos valvottavalla on hallintoneuvosto, on myös sille raportoitava säännöllisesti. Castrén & Snellman 9

30 CCO:n riippumattomuustesti Is the relationship between the compliance function and the general counsel function appropriate to achieve the purpose of each? Does the compliance officer have direct access to the governing body, the president or CEO, all senior management, and legal counsel? Castrén & Snellman 10

31 CCO:n riippumattomuustesti jatkuu Does the compliance officer have independent authority to retain outside legal counsel? Does the compliance officer make regular reports to the board of directors and other hospital management concerning different aspects of the hospital s compliance program? - OIG (Officer of Inspector General) Supplemental Compliance Program Guidance for Hospitals Castrén & Snellman 11

32 Compliance-toiminnon laajentuminen a company should have an officer with ownership of corporate compliance and ethics issues The position should have the full support of the CEO and senior management, both in theory and in practice. The corporate responsibility officer should have access and provide regular reports to senior management. Castrén & Snellman 12

33 Compliance-toiminnon laajentuminen, jatkuu Although regular board reports on compliance and controls seem advisable, even if they do not occur regularly, the corporate responsibility officer should have the ability to report directly to the board (for example, to the audit committee chairman) - Speech by SEC Commissioner: Sarbanes-Oxley and the Idea of "Good" Governance by Commissioner Cynthia A. Glassman, U.S. Securities and Exchange Commission, 27 Sep 2002 Castrén & Snellman 13

34 CCO osana GC:n tiimiä There are three broad organizational options: The chief compliance officer is independent of the GC and CFO and reports directly to the CEO and board. The GC is also the chief compliance officer (CCO). The CCO reports to the GC and the CFO, and deals primarily with the process of compliance across all substantive subject-matter areas. Castrén & Snellman 14

35 I favor the last option as the practical ideal because it builds on the vital need in a corporation for a strong, broad-gauged GC, because it avoids significant organizational overlap and confusion and because it focuses the CCO on critical process management, uniformity, and rigor across the corporation. - Don t Divorce the GC and Compliance Officer, a Blog Posted by Benjamin W. Heineman, Jr Castrén & Snellman 15

36 CCO itsenäinen GC:stä Many companies that have placed the CCO under the thumb of the GC, and have viewed compliance purely through a legal prism, have paid a steep price for that misstep. Just ask Tenet Healthcare, Pfizer, Hewlett-Packard, and now Wal-Mart about that one. - The Real "Happy Marriage" Between the GC and Compliance Officer - An open letter to Ben Heineman, Jr. in response to his article, "Can the Marriage of the GC and the Compliance Officer Last?, Donna Boehme Castrén & Snellman 16

37 GC:n roolin merkitys CCO:n tarpeelle A chief legal officer may play a more strategic role as a member of the top management team, but he may lose some objectivity in the process. If an individual has been actively in creating a certain strategy or plan of execution, it is unrealistic to expect that person to be an objective critic of that strategy or plan. For this reason, if a chief legal officer acts as a strategic partner, an independent chief compliance officer or chief risk officer should be available to vet all courses of action to ensure legality. - Constance E. Bagley Mark Roeling Castrén & Snellman 17

38 Raportoinnista (The chief compliance) officer may report to the chief legal officer for routine matters, but should have a direct reporting relationship to the audit committee as well. - Constance E. Bagley Mark Roeling: The Transformation of General Counsel Setting the Strategic Legal Agenda Castrén & Snellman 18