JOUTSAN KUNTA - TEKNINEN OSASTO PALVELUSTRATEGIA

Transkriptio

1 JOUTSAN KUNTA - TEKNINEN OSASTO PALVELUSTRATEGIA Käsittelyvaiheet: tekninen lautakunta kunnanhallitus kunnanvaltuusto tekninen lautakunta tekninen lautakunta xx.xx.2016 kunnanhallitus xx.xx.2016 kunnanvaltuusto

2 1. SISÄLTÖ 1. Sisältö Palvelustrategialle asetettavat tavoitteet Nykytilanne Teknisen osaston perustehtävä Teknisen osaston palvelut Teknisen osaston palvelutuotannon strategiset tavoitteet Toimintaympäristö Yleinen taloudellinen tilanne Valtakunnalliset ja maakunnalliset muutokset Henkilöstö Koneet ja kalusto Kiinteistöt Palvelustrategia Organisaatio Teknisen osaston tavoitteet ja kriittiset menestystekijät Hankinnat ja puitesopimukset

3 1. PALVELUSTRATEGIALLE ASETETTAVAT TAVOITTEET Teknisen osaston palvelustrategia liittyy Joutsan kunnan kuntastrategiaan. Palvelustrategiassa määritellään teknisen osaston palveluntuotannon strategiset suuntaviivat ja osaston tarjoamien palvelujen tuotantotavat ja palvelutuotannossa tapahtuvat muutokset. Palvelustrategian avulla varaudutaan muutoksiin. Muutokset liittyvät kuntalaisten elinolojen ja palvelutarpeiden kehittymiseen ja kunnan taloudellisten resurssien kehittymiseen lähitulevaisuudessa (verotus- ja valtionosuusmuutokset). Tavoitteena on tuottaa palvelut nykyistä kustannustehokkaammin. Palvelustrategia antaa tietoa siitä, mitä teknisen osaston toimintoja ja palveluja Joutsan kunta aikoo kehittää omana toimintanaan ja mitkä toiminnot avataan ulkopuolisille markkinoille joko kokonaan tai osittain ulkopuolisten toimijoiden hoidettavaksi. Palvelustrategian avulla asukkaat, palveluyritykset ja kunnan henkilöstö voivat varautua suunniteltuihin muutoksiin. Palvelustrategia ohjaa osaston henkilöstöpolitiikkaa. Palvelustrategiassa tehdyt linjaukset ovat perusta vuosittaiselle käyttötalousarviolle. Palvelustrategian toteutumista seurataan vuosittain talousraportoinnin yhteydessä. 3

4 2. NYKYTILANNE 2.1 TEKNISEN OSASTON PERUSTEHTÄVÄ Teknisen osaston perustehtävät: Tekninen osasto järjestää rakentamisen lupa- ja viranomaispalvelut sekä ympäristönsuojelun palvelut. Tekninen osasto järjestää kunnan infrastruktuurin rakentamisen ja ylläpidon palvelut. Tekninen osasto vastaa kunnan kiinteistöjen ja maa- ja metsöomaisuuden hallinnasta sekä maankäytön suunnittelusta. Tekninen osasto järjestää muita kunnan hallintokuntia palvelevia tukipalveluita. 2.2 TEKNISEN OSASTON PALVELUT Joutsan kunnan teknisen osaston nykyinen hallinto perustuu kahden lautakunnan malliin. TEKNINEN LAUTAKUNTA Tekninen lautakunta vastaa esimerkiksi ruokahuollosta, siivouksesta, kiinteistönpidosta, liikuntapaikoista, puistoista, vesi- ja viemärilaitoksesta, rakennuttamisesta, jätehuollosta sekä kaduista. 4

5 YMPÄRISTÖLAUTAKUNTA Ympäristölautakunta vastaa esimerkiksi kaavoituksesta, rakennusvalvonnasta, ympäristönsuojelusta, maa-aines- ja ympäristöluvista ja yksityistieasioista. Nykyinen teknisen osaston palvelutuotanto voidaan jakaa seuraaviin palvelukokonaisuuksiin: - Ympäristölautakunnan alaisuudessa toimivat viranomais- ja lupapalvelut sekä kaavoitus - Teknisen lautakunnan alla toimivat maa- ja kiinteistöomaisuuden hallintaan liittyvät tehtävät, vesihuoltopalvelut (yhdessä kunta ja Joutsan Vesihuolto Oy), jätehuolto, yhdyskuntatekniset suunnittelu-, rakentamis- ja ylläpitopalvelut, mittaus- ja paikkatietopalvelut, ruokahuoltopalvelut sekä kiinteistönhuolto- ja laitoshuollon palvelut. - Ympäristönsuojelu ja siihen liittyvät lupa-asiat hoidetaan yhdessä Luhangan kanssa - Maakunnallisesti järjestettyjä ja tuotettuja palveluita ovat ympäristöterveydenhuolto sekä palo- ja pelastustoimi. 5

6 3. TEKNISEN OSASTON PALVELUTUOTANNON STRATEGISET TAVOITTEET Teknisen osaston keskeiset palvelutuotantoon liittyvät strategiset päämäärät ovat: Palvelujen lähtökohtana ovat asiakkaiden tarpeet Palvelut tuotetaan kustannustehokkaasti ja riittävän laadukkaasti Viranomaispalvelut tuotetaan luotettavasti ja joustavasti sähköisiä palveluita kehittäen 6

7 4. TOIMINTAYMPÄRISTÖ 4.1 YLEINEN TALOUDELLINEN TILANNE Toimintamenot uhkaavat nousta enemmän kuin tulot, mikäli palvelutuotannossa ei saada aikaan säästöjä. Kiinteistöjä ja infrastruktuuria uhkaa korjausvelan jatkuva kasvaminen. Jotta kunta selviytyy tulevina vuosina tehtävistään, toiminnan tuottavuutta tulee nostaa ja menojen kasvua hillitä. Toiminnan suunnittelussa tulee panostaa sellaisiin kehittämishankkeisiin ja palvelurakenneuudistuksiin, joissa voidaan ainakin pitkällä aikavälillä saavuttaa säästöjä tai leikata kustannusten nousua. Tavoitteeksi tulisi asettaa luonnollisen poistuman hyödyntäminen sekä palvelutarpeen kysynnän kasvuun vastaaminen ilman lisäresursointia. Toimintatuottojen kasvattamiseen tulisi kiinnittää huomiota eli maksujen ja myyntihintojen korottamismahdollisuudet olisi tarpeen selvittää. Teknisen osaston palvelustrategiassa on huomioitava sekin, että omaisuuden hallintaan ja sen arvon säilyttämiseen ja tuottavuuteen kohdistuvat leikkaukset eivät saa mennä liian pitkälle. Esimerkiksi maankäytön suunnittelulla on kunnan kehittämiseen liittyvä kasvun mahdollistamisen vaikutus. 4.2 VALTAKUNNALLISET JA MAAKUNNALLISET MUUTOKSET Lainsäädännön muuttuminen ja muutokset kuntien vastuulle kuuluvissa tehtävissä vaikuttavat myös teknisen osaston palveluntuotantoon. Mahdollisia muutoksia ja valtakunnallisia linjauksia on ollut suunnitteilla ainakin joidenkin viranomaispalveluiden keskittämiseksi. Esimerkiksi rakennusvalvonnan alueellistamishankkeen etenemistä on syytä seurata. Maakunnan tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnittelu on tällä hetkellä täydessä vauhdissa ja tämä tuo varmuudella muutoksia myös Joutsan kunnan teknisen osaston tuottamiin tukipalveluihin (siivous, ruokahuolto, kiinteistöt). Tällä hetkellä on valtakunnan tasolla linjattu, että esimerkiksi sosiaalija terveyspalveluiden kiinteistöomaisuus säilyisi edelleen kunnan omistuksessa. 7

8 4.3 HENKILÖSTÖ Teknisen osaston henkilöstömäärän kehitys: Vuosi Teknisen osaston henkilöstö henkilöä henkilöä henkilöä henkilöä Teknisellä osastolla on syyskuussa 2015 yhteensä 42 vakituista virassa tai työsuhteessa olevaa työntekijää. Määräaikaisissa työsuhteissa olevia työntekijöitä on yhteensä 5. Teknisen koko osaston vakituisten työntekijöiden keski-ikä on 52,5 vuotta. Teknisen osaston nykyhenkilöstön jakautuminen eri tehtäviin: Hallinto ja toimisto sekä viranomaispalvelut: Laitoshuolto: Ruokahuolto: Huoltopalvelut: 6 henkilöä 11 henkilöä 13 henkilöä 13 henkilöä (osa määräaikaisia) - Huoltopalvelut käsittävät nykyään kiinteistönhuollon, vesihuollon, yleisten alueiden ja liikuntapaikkojen hoitajat ja kirvesmiesten tehtävät. 8

9 Osaston koko henkilöstön ikärakenne ikä työntekijät Henkilöstössä tapahtuva luonnollinen poistuminen eläkkeelle siirtymisten vuoksi alkaa voimistua jo lähivuosien aikana. Taulukko on vuoden 2015 tilanne. 9

10 4.4 KONEET JA KALUSTO Teknisen osaston tiestön- ja muiden yleisten alueiden rakentamiseen ja alueiden ja liikuntapaikkojen ylläpitoon hankittu konekalusto on vanhaa. Palvelustrategian linjaukset vaikuttavat konekaluston hankinta- ja ylläpitokustannusten lisäksi niiden varasto- ja huoltotilatarpeisiin. 4.5 KIINTEISTÖT Teknisen osaston oman palvelutuotannon tarvitsemat kiinteistö- ja tilakysymykset ovat omasta tuotannosta riippuvaisia. Joutsan kunnan kaikkia kiinteistöjä koskevat strategiset linjaukset on suunniteltava yhdessä kunnan muun palvelutuotannon ja näiden tilatarpeiden kanssa. Koko kuntaa koskevaan kiinteistöstrategiaan tai esimerkiksi tilapalveluohjelmaan olisi hyvä linjata yleisiä elinkeinopoliittisia kiinteistöjen rakennuttamis- tai vuokrausperiaatteita sekä vapaaehtoistoimintaan tai muille järjestöille tapahtuvan tilojen luovutusten yleisiä periaatteita. SOTE-kiinteistöt Suomen hallitus on linjannut (4/2016), että kuntien kiinteistöt eivät siirtyisi maakunnan omistukseen, vaan kunnat vuokraavat kiinteistöjä. Joutsan kunnan omistamien kiinteistöjen salkutus ja kiinteistöstrategian laatiminen on käynnistetty helmikuussa Teknisen osaston oman palvelutuotannon tarvitsemat kiinteistöt: Toimisto, kunnanvirasto Osaston asiakaspalvelu-, toimistotilat ja hallinto on järjestetty kunnanvirastoon muun hallinnon yhteyteen ja tilat ovat yhteiset keskushallinnon ja muiden hallintokuntien kanssa. Kunnanvirastolla on lähivuosina edessä saneeraus, jonka yhteydessä on syytä tarkastella myös rakennuksen toiminnallisuutta. Nykyisellään kiinteistön kellaritilat ovat osittain vajaakäytössä ja epäkäytännöllisiä. 10

11 Ruokahuolto ja keittiöt Kunnan ruokahuolto ja sen työntekijät sijoittuvat kolmeen eri keittiöön: Koulukeskukseen, terveyskeskukseen ja Huuponhoviin. Terveyskeskuksen keittiö on ateriamääriltään ns. pääkeittiö, jossa on toiminnallisuuden kehittämistarvetta ja koneiden investointitarpeita. Terveyskeskuksen keittiö sijoittuu saneeraussuunnittelun kohteena olevaan terveyskeskuksen C-talon osaan. Laitoshuolto Laitoshuollon työntekijät sijoittuvat kukin omaan työkohteeseensa, joissa on vaihtelevat säilytystilat siivousvälineille ja -tarvikkeille. Siivoustyössä liikutaan eri kiinteistöistä toiseen, mikä vaikuttaa osaltaan tilatarpeisiin. Henkilöstön yhteinen kokoontumistila on järjestetty Joutsan koulukeskukseen. Kiinteistöjen- sekä alueiden hoito ja teknisen osaston varastot Kunnan ns. huoltomiesten (mm. talonrakentamisen, vesihuoltolaitoksen, kiinteistöjen huollon, alueiden hoidon ja liikuntapaikkojen ylläpidon) sosiaalitilat sijaitsevat kunnanviraston kellarikerroksessa. Kellarin tilat toimivat myös teknisen osaston sekalaisena varastotilana. Virastotalon kellarikerroksen sosiaalitilat eivät enää vastaa nykypäivän vaatimuksia. Leivonmäellä sijaitsee pieni kunnan varastorakennus, missä on myös pieni toimisto. Teknisen osaston konekalustoa säilytetään useammassa eri rakennuksessa niiden käyttöpaikan ja käyttötarkoituksen mukaan. Traktori- ja kuormaautotallina on viime vuosina palvellut kunnan omistaman teollisuushallin (Yrittäjäntie 10) osa. Teknisen osaston käytössä oleva hallitila sopii hyvin kaluston talvisäilytykseen sekä pesuun. Kunnallistekniikan tarvike- ja kalustovarastona toimiva kylmä varastorakennus Teollisuustiellä olisi jo saneerauksen tarpeessa. Kunnan varikkotoimintojen keskittäminen yhteen isompaan varastorakennukseen voisi olla tarkoituksenmukaisinta. Moni vajaakäytöllä oleva kunnan kiinteistö toimii lyhytaikaisena tai pitkäaikaisena varastotilana eri hallintokunnille ja eri yhdistyksille. 11

12 Jätevedenpuhdistamo Jätevedenpuhdistamorakennus on täyttänyt sille asetetut vaatimukset. Puhdistamon puhdistusprosessin parantaminen kiintoainekuormituksen vähentämiseksi tarkoittaa lisäinvestointeja, joiden tarve voi tulla eteen nykyistä tiukempien puhdistusvaatimusten seurauksena. Jätevedenpuhdistamoon liittyy erillinen huoltorakennus, joka palvelee tarkoitustaan, mutta yhteiskäyttö Joutsan Ekokaasu Oy:n kanssa tulee sopia nykyistä tarkemmin. Puhtaan veden tuotantoon liittyvät rakennukset ovat Joutsan Vesihuolto Oy:n 12

13 5. PALVELUSTRATEGIA 5.1 ORGANISAATIO Teknisen osaston hallintomalli perustuu edelleen nykyiseen kahden lautakunnan hallintomalliin. Lautakuntien yhdistäminen ei ole tarkoituksenmukaista. Johtosäännöt ja toimivaltuudet tarkistetaan organisaatiota vastaavaksi. Organisaatiokaavio Ympäristölautakunta Tekninen lautakunta Osaston johto ja hallintopalvelut Viranomaistoiminta ja lupapalvelut Maankäyttö ja metsäomaisuus Kiinteistö-, tila- ja tukipalvelut Yhdyskuntatekniset palvelut Vesihuoltopalvelut Rakennusvalvonta Ympäristöluvat ja ympäristön suojelu Maakunnalliset palvelut: Palo- ja pelastustoimi Ympäristöterveydenhuolto Kaavoitus ja maapolitiikka Metsätalous Kiinteistöomaisuus Suunnittelu, rakentaminen ja ylläpito Asuntotoimen tehtävät Ruokahuolto Laitoshuolto Kiinteistönhuolto Suunnittelu, rakentaminen ja ylläpito - Kaavateiden ja muiden yleisten alueiden ylläpito - Ulkoliikuntapaikkojen ja reittien ylläpito - Jätehuolto ja kierrätyspalvelut Joutsan Vesihuolto Oy: - Veden tuotanto ja talousveden jakelu Joutsan kunta: - Jätevesi ja Leivonmäen vesihuolto - Jäte-veden puhdistamo - Hulevesi YHTIÖITTÄMISSELVITYS LAADITAAN 2016 Investoinnit 13

14 6. TEKNISEN OSASTON TAVOITTEET JA KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Kriittiset menestystekijät: Asiat, joissa on onnistuttava, jotta tavoitteet toteutuisivat. Kriittiset menestystekijät ovat tärkeitä ja sellaisia joihin organisaatio voi vaikuttaa omilla toimenpiteillään. Teknisen osaston tavoitteet 1. Organisaatio ja hallinto: Tavoitteena on mahdollisimman tehokas, joustava ja suoraviivainen organisaatio, jonka toimintaa ohjaa ajanmukainen johtosääntö 2. Viranomaistoiminta ja lupapalvelut : Rakentamisen ja ympäristönsuojelun viranomaistoimintaa ja lupapalveluita tuotetaan luotettavasti ja joustavasti sähköisiä palveluita ja seutuyhteistyötä kehittäen 3. Maankäyttö ja metsäomaisuus Maankäytön suunnittelu ja kaavoitus on jatkuvaa kunnan kehittämiseen ja riittävään tonttivarantoon tähtäävää työtä. Metsäomaisuutta hoidetaan kestävän metsätalouden periaattein niin, että omaisuuden tuotto olisi mahdollisimman hyvä. 4. Kiinteistö-,tila- ja tukipalvelut Tavoitteena on, että tila- ja tukipalvelut vastaavat koko kunnan palvelutuotannon tarpeita. Kiinteistöjen rakentaminen ja ylläpito on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Tilojen käyttäjille turvataan viihtyisät, terveelliset ja turvalliset olosuhteet. 14

15 5. Yhdyskuntatekniset palvelut Yhdyskuntateknisiä palveluita kehitetään suunnitelmallisesti. Tavoitteena on, että yleisten alueiden, väylien ja liikuntapaikkojen rakentaminen ja ylläpito tapahtuu yhdyskuntarakenteen ja kuntalaisten palvelutarpeiden edellyttämässä laajuudessa. Infrastruktuurin ja yleisten alueiden ylläpidossa pyritään estämään korjausvelan kasvaminen. Jätehuoltopalveluita kehitetään jätteiden lajittelua ja kierrätystä lisäten. 6. Vesihuoltopalvelut Vesihuoltopalveluiden tavoitteena on varmistaa riittävä puhtaan veden saanti ja sen luotettava jakelu sekä jätevesien mahdollisimman tehokas puhdistaminen kunnan vesihuoltolaitosten vahvistetuilla toiminta-alueilla. Kunnan vesihuollon kehittäminen on jatkuvaa ja suunnitelmallista 15

16 Teknisen osaston tavoitteet Menestystekijä Tavoitteet Tärkeimmät toimenpiteet Vastuuhenkilöt 1. Uudistuva organisaatio ja hallinto Toimielinten ja henkilöstön tehtävät ja vastuut ovat määritelty Teknisen osaston johtosäännön uudistaminen lautakunnat kunnanhallitus kunnanvaltuusto Seutuyhteistyön lisääminen kanssakäymisen lisääminen naapurikuntien kesken ja uusien alueellisten yhteistyömuotojen kartoitus esimiehet Yhteistyön lisääminen eri hallintokuntien välille Palaverikäytäntöjen luominen ja yhteistyön lisääminen asioiden valmisteluvaiheessa esimiehet Yhteisen sähköisen kalenterin (henkilöt + tilat) käyttöönotto 16

17 Teknisen osaston tavoitteet Menestystekijä Tavoitteet Tärkeimmät toimenpiteet Vastuuhenkilöt 2. Luotettavat, oikein mitoitetut ja uudistuvat viranomais- ja lupapalvelut Viranomaistoimintaa ja lupapalveluita tuotetaan luotettavasti ja joustavasti sähköisiä palveluita ja seutuyhteistyötä kehittäen Uudistetaan rakennusvalvonta- ja kuntarekisteriohjelmisto siten, että omista palvelimista luovutaan. Otetaan käyttöön sähköinen lupaprosessi 17

18 Teknisen osaston tavoitteet Menestystekijä Tavoitteet Tärkeimmät toimenpiteet Vastuuhenkilöt 3. Aktiivinen maankäytön suunnittelu ja metsäomaisuuden hoito Maankäytön suunnittelu ja kaavoitus on jatkuvaa kunnan kehittämiseen ja riittävään tonttivarantoon tähtäävää työtä. Kirkonkylän osayleiskaavan uudistaminen käynnistetään konsulttivetoisesti Vireillä olevien kaavahankkeiden valmistuminen lautakunnat Rantatonttivarannon lisääminen Selvennetään maapolitiikan ja kaavoituksen pelisääntöjä ja yleisiä linjauksia ja taksoja Hyväksytään maapoliittiset linjaukset ja maankäyttösopimusten yleiset periaatteet ja taksat. lautakunnat kunnanhallitus kunnanvaltuusto Metsäomaisuutta hoidetaan kestävän metsätalouden periaattein niin, että omaisuuden tuotto olisi mahdollisimman hyvä. Lisätään puunmyyntiä kestävällä tavalla Lisätään metsän hoitotoimenpiteitä työntekijät 18

19 Teknisen osaston tavoitteet Menestystekijä Tavoitteet Tärkeimmät toimenpiteet Vastuuhenkilöt 4. Kiinteistö- ja tilapalveluiden uudistaminen Laaditaan kunnan tilapalveluohjelma (kiinteistöstrategia) Kiinteistöjen salkutus ja pitkäjänteisen kiinteistöstrategian laatiminen Soteuudistus huomioiden Luovutaan tarpeettomista kiinteistöistä Tilojen rakentamisen ja vuokrausten yleisten linjausten määrittely Määritellään yleiset linjaukset mm. asuntojen, toimitilojen ja yhdistysten vuokrasopimuksille kunnanhallitus kunnanvaltuusto Varaudutaan asuntotoimen uudelleen organisointiin Selvitetään optimaalisin organisaatio kunnan kaikelle kiinteistöjen vuokraustoiminnalle (asunnot, toimitilat) 19

20 Teknisen osaston tavoitteet Menestystekijä Tavoitteet Tärkeimmät toimenpiteet Vastuuhenkilöt 5. Tukipalvelut ja alueiden ylläpito on järjestetty kustannustehokkaasti ja laadukkaasti Tukipalvelut (ravintohuolto, kiinteistönhuolto ja laitoshuolto) ja yleisten alueiden ylläpitopalvelut tuotetaan edullisesti ja riittävän laadukkaasti Selvitetään oman tuotannon kulurakennetta ja vertaillaan oman tuotannon ja ostopalveluiden hintoja esimiehet Osa nykyisistä kiinteistönhuollon ja yleisten alueiden kohteista ja alueista kilpailutetaan ostopalveluna. esimiehet Alueiden ylläpidosta laaditaan palvelutason määrittelyt Väylät, yleiset alueet ja liikunta-alueiden ylläpito jaetaan hoitoluokkiin esimiehet lautakunta Tehdään yhteistyötä yritysten ja urakoitsijoiden kanssa. 6. Vesihuollon eriyttäminen ja kehittäminen Joutsan kunnan vesihuollontoimintaalueilla toimii yksi kunnallinen vesihuoltolaitos, joka huolehtii raakaveden hankinnasta, jakelusta ja jätevesien käsittelystä Laaditaan vesihuollon yhtiöittämisestä tai vesihuoltolaitosten yhdistämisestä selvitys konsultti Maanalaisten johtojen verkosto- ja paikkatietoja ylläpidetään sähköisesti Verkostotietojen ylläpito ostetaan palveluna 20

21 7. HANKINNAT JA PUITESOPIMUKSET Tekninen osasto kehittää hankintojensa kilpailuttamista. Konsulttipalveluita ja urakointia suunnitellaan ja kilpailutetaan erilaisin puitejärjestelyin mahdollisimman tarkoituksenmukaisella ja kokonaistaloudellisuuden kannalta edullisimmalla tavalla. 21