Vientitoiminnan logistisia haasteita Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa

Transkriptio

1 Olga Andreeva & Taija Heinonen Vientitoiminnan logistisia haasteita Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa Erikoistyö Taloustieteiden tiedekunta Markkinointi ja logistiikka Kesä 2012

2 2 SISÄLLYS 1 JOHDANTO Johdatus aiheeseen ja perustelut aiheen valinnalle Tutkimuksen tavoite ja tutkimuskysymykset Tutkimuksen metodologia Tutkimuksen rakenne Logistiikka Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa Vienti kansainvälistymisen muotona Suomen ja Venäjän välinen kauppa lukuina Venäjälle viennin erikoispiirteet Vientitoiminnan logistiset haasteet Suomen ja Venäjän välinen logistiikka Kansainvälisen toimitusketjun hallinnan kehittämiskohteita Tiedon kulku- ja siirto toimitusketjussa Yhteenveto 14 3 Pk-yritysten vientitoiminnan kokemuksia sekä muutoksia Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa Case Perunakauppa Luonnosta Oy Perunakauppa Luonnosta Oy:n Venäjän vienti Suomen ja Venäjän välinen logistiikka Luonnostan toiminnassa Luonnostan tilaus-toimitusprosessi Venäjän viennissä Tiedon kulku ja jakaminen Logistiikka-alan yrityksen kokemuksia Venäjä-kuljetuksista Venäjän tullitoiminnan uudistuksia Kuljetusala siirtymässä sähköiseen tiedonsiirtoon Tiedonkulku Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa Johtopäätökset..30 LÄHTEET LIITTEET... 34

3 3 1 JOHDANTO 1.1 Johdatus aiheeseen ja perustelut aiheen valinnalle Venäjän markkinat ja läheisyys houkuttavat. Erot kulttuurissa, tavoissa, tuotteiden sertifioinnissa ja olosuhteissa tekevät vientikaupasta haasteellisen. Maiden pohjoisalueilla haasteita lisää kehno infrastruktuuri ja julkisten liikenneyhteyksien, varsinkin lentoliikenteen, puute. Venäjällä rajalle menevät tiet ovat aika huonossa kunnossa. Myös Suomella on logistisessa mielessä heikkouksia. Kuljetusmatka Keski-Euroopasta Suomen kautta Venäjälle on pitempi kuin väylät Baltian maiden kautta ja suorat maakuljetukset. Toisaalta Suomen asemaa kauttakulkumaana vahvistaa korkea logistiikkapalvelujen taso sekä mahdollisuus kuljetusvirtojen yhdistämiseen. Suomen kilpailukyky Venäjän ulkomaankaupan kuljetuskäytävänä perustuu maantieteelliseen läheisyyteen, kilpailukykyiseen infrastruktuuriin, kuljetusten nopeuteen, turvallisuuteen, lisäarvopalveluihin ja logistiseen osaamiseen sekä synergiaetuihin suomalaisen ulkomaankaupan kuljetusten kanssa. (Hernesniemi, Auvinen & Dudarev 2005.) Suomen ja Venäjän välisen kaupan suurin haaste on edelleen tullaus, joka kiusaa eniten suomalaisia teollisuusyrityksiä. Tämä käy ilmi Suomalais-Venäläisen kauppakamarin (SVKK) tuoreesta barometrista. Toiseksi suurin harmin lähde on yleinen byrokratia, josta kärsii etenkin kaupan ala. Kolmanneksi suurimmaksi ongelmaksi nousee kuljetus- ja logistiikka, jonka piirissä ongelmia koki 13 prosenttia vastaajista. Kevään barometrista ilmenee, että sekä vienti Venäjälle että liiketoiminta siellä ovat kasvaneet kevään aikana maltillisesti taikka pysyneet ennallaan. Tulevaisuudessa odotetaan edelleen maltillista kasvua, joka perustuu Venäjän talouden ja venäläisten ostovoiman kasvuun. (SVKK 2012.) Kansainvälisissä toimitusketjuissa hyvin toimiva logistiikka on erittäin tärkeää ja aiheuttaa yrityksille paljon mietittävää. Huomioonotettavia asioita ovat kuljetusmuodon ja kuljetusliikkeen valinnat, varastonhallinnan menettelytavat, asiakaspalvelutasot ja tilaustenhallinnan käytännöt. (Leenders et al ) Kansainvälisissä toimitusketjuissa on enemmän epävarmuustekijöitä ja riskejä kuin

4 4 kotimaassa. Syinä ovat muiden muassa pitkät etäisyydet, erot toimintatavoissa, ajalliset viiveet ja rajanylitykset. Nämä vaikuttavat myös toimitusvarmuuteen ja läpinäkyvyyteen. Niiden osalta toimintaa ohjataan yhä useammin integroiduilla tietojärjestelmillä, jotka sisältävät tullauksen ja toimitusten seurannan. Tehokas ja tuottava raaka-aineiden ja tuotteiden siirtäminen perustuu informaatioon ja tietoon. Tieto auttaa tekemään parempia ennusteita ja koordinoimaan tuotantoa ja jakelua. Toimitusketjussa tiedonsiirron esteenä on kuitenkin vielä usein eri osapuolten käyttämien järjestelmien yhteensopimattomuus. (Ritvanen 2011, 86.) Toimitusketju sähköistyy Suomessa kokonaan vuoden 2013 alkuun mennessä. Ensimmäinen, jo tehty muutos alalla on kotimaan tavarankuljetusten rahtikirjan (SFS 5865) uudistaminen yhteensopivaksi sähköistä tiedonsiirtoa varten. Pohjoismaissa ja Keski-Euroopassa sähköinen toimintatapa on ainoa hyväksytty toimintamalli, mikä omalta osaltaan pienentää näiden maiden logistiikkakustannuksia. Sen lisäksi, että sähköinen tiedonsiirto lisää toimitusvarmuutta, se minimoi manuaalisesti tehtävää työtä ja synnyttää säästöjä. (Aaltonen 2011.) 1.2 Tutkimuksen tavoite ja tutkimuskysymykset Tämän tutkimuksen tavoitteena on syventää ymmärrystä Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa toimivien yritysten logistisista haasteista. Tutkimuksessa pyritään löytämään vastaukset seuraaviin tutkimuskysymyksiin: Päätutkimuskysymys: Millaisia logistisia haasteita esiintyy pk-yritysten vientitoiminnassa Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa? Alatutkimuskysymykset: Miten pk-yritys voi varautua vientitoiminnan logistisiin haasteisiin? Ilmiötä pyritään lähestymään yritysjohdon näkökulmasta.

5 5 1.3 Tutkimuksen metodologia Tieteenfilosofinen lähestymistapa tähän tutkimukseen on subjektivistinen. Tutkimusasetelmana on induktiivinen, toiminta-analyyttinen tapaustutkimus, jonka kohdeyrityksinä ovat suomalaiset pk-yritykset. Toiminta-analyyttisessa tutkimusotteessa todellisuus on subjektiivista, tulkinnallista, joten tutkijan ja tutkittavan vuorovaikutukselta ei voi välttyä. Empiirinen aineisto kerätään vain harvojen kohdeyksiköiden avulla, mutta tutkimusmenetelmät ovat monipuolisia. (Neilimo & Näsi 1980, 35.) Tutkimusstrategiana on tapaustutkimus, jossa aineisto kerätään puolistrukturoidun teemahaastattelun avulla. Haastateltavan tieto on subjektiivista, yksilöstä riippuvaista, ja tutkijan pyrkimyksenä on tulkita tätä tietoa. Menetelmä edellyttää, että haastateltavalla on ensisijaista tietämystä asiasta. Tutkimusmenetelmä on laadullinen, koska laadullisen tutkimuksen avulla voidaan kerätä runsas ja monipuolinen aineisto pienestä määrästä havaintoja. 1.4 Tutkimuksen rakenne Toisessa luvussa esitellään tutkimuksen teoria. Ensin perehdytään Venäjä-viennin lukuihin ja haasteisiin, jonka jälkeen tarkastellaan Suomen ja Venäjän välistä logistiikkaa ja sen haasteita, kansainvälisen toimitusketjun hallintaa, sekä tiedonsiirtoa toimitusketjussa. Kolmannessa luvussa esitellään ja analysoidaan tutkimuksen empiirinen aineisto. Aineiston analysoinnin jälkeen teoreettiset ja empiiriset päätelmät yhdistetään ja esitetään analyysista yhteenveto johtopäätöksissä. Johtopäätöksissä esitetään myös suosituksia Venäjän vientiin suuntaaville yrityksille.

6 6 2 Logistiikka Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa 2.1. Vienti kansainvälistymisen muotona Vienti on yritysten tärkeä kansainvälistymisen muoto. Kansainvälistyminen voidaan määritellä prosessiksi, jonka kautta yritys siirtyy toimimaan kansainvälisille markkinoille yksinomaan kotimarkkinoilla toimimisen sijaan (Javalgi, Griffith & White 2003, 186). Tuotannon, hankintojen ja markkinoiden globalisoituessa myös toimitusketjut ja logistiset ratkaisut kansainvälistyvät. Logistinen kehitys pidentää toimitusketjuja ja kuljetusmatkoja, tihentää toimituskertoja, lisää lentokuljetusten osuutta, tehostaa merikuljetuksia ja yhdistettyjä kuljetusketjuja sekä keskittää pääkuljetusvirrat muutamiin suuriin kansainvälisiin solmukohtiin (suursatamat ja lentoterminaalit). Kuljetussuoritteiden oletetaan kasvavan ja kansainvälisten logistiikkapalveluyritysten roolin lisääntyvän. (Ritvanen ym. 2011, 177.) Suomen ja Venäjän välinen kauppa lukuina Venäjä on aina ollut Suomelle tärkeä kauppakumppani. Jo tsaarien Venäjän aikana Suomeen syntyi venäläisten partnereiden kanssa tehtävällä kaupalla rikastuneiden liikemiesten joukko. Venäjä oli sijaintinsa ja markkinoiden koon vuoksi Suomen merkittävin kauppakumppani. Venäjän murroksen tapahduttua 1990-luvun alussa ja maiden välisen clearing-järjestelyn purkauduttua suomalaiset yritykset olivat jälleen uudessa tilanteessa. Uusissa Venäjän orastavan markkinatalouden raameissa maiden yritysten välinen kauppa elpyi hyvinkin nopeasti. (Honkanen, 2011, 13). Vientimaana Venäjä on ollut 2000-luvulla kolmen suurimman kauppakumppanimaiden joukossa Saksan ja Ruotsin kanssa. Vuosina vienti yli nelinkertaistui. Vaikka kauttakuljetusvienti jätetään laskusta, on Venäjän vienti kasvanut nopeammin kuin vienti minkään muun Suomen kauppakumppanin kanssa. (Karhunen ym. 2008, 38.)

7 7 Maailmanlaajuisen talouskriisin vuoksi ulkomaankaupan volyymit ovat supistuneet kaikilla aloilla. Vuoden 2009 alussa Suomen vienti Venäjälle on puolittunut vuodesta Vuonna 2009 volyymit olivat kääntyneet hienoiseen nousuun. Kriisin takia moottoriliikenteessä erityisesti ammattimainen liikenne on suuri kärsijä. Raskaan liikenteen suoritteet ovatkin voimakkaasti laskeneet. (Vehviläinen 2009.) Suomen vienti Venäjälle kasvoi vuonna 2011 yli 5,3 miljardiin euroon ja oli 13 prosenttia korkeampi edellisvuoteen verrattuna. Vuoden 2012 tammi-maaliskuussa vienti kasvoi seitsemän prosenttia. Viime vuonna lähes kaikkien tärkeiden tavararyhmien vienti Venäjälle oli selvässä nousussa metalliteollisuuden tuotteita lukuun ottamatta. Niiden vienti laski 41 prosenttia. Eniten kasvoi eri toimialojen koneiden ja moottoreiden vienti. (Suomen tulli 2012.) (Kuvio ). Kuvio. Vienti Venäjälle vuonna 2011 (Telasuo & Heiniemi 2012.) Muualla kuin Suomessa valmistettujen, mutta Suomesta Venäjälle vietyjen tavaroiden osuus Suomen viennistä Venäjälle oli ennen taantumaa suurimmillaan suunnilleen kolmannes. Taantuman aikana osuus putosi alle viidennekseen ja on sen jälkeen yhä laskenut. Vuonna 2010 jälleenviennin osuudeksi on arvioitu prosenttia, ja jäi vuonna 2011 tätäkin pienemmäksi, n prosenttiin. (Suomen tulli 2012.) Kuluvan vuoden ensimmäisellä neljänneksellä kemiallisten aineiden ja tuotteiden viennin arvo laski 13 prosenttia. Öljytuotteiden vienti oli puolestaan neljänneksen

8 8 kasvussa. Eri toimialojen koneiden ja moottoreiden sekä kuljetusvälineiden vienti kasvoi edelleen, noin viidenneksen. Metalliteollisuuden tuotteiden vienti puolestaan kääntyi 13 prosentin nousuun. Paperin ja pahvin vienti pysyi lähes ennallaan, laskua kertyi kaksi prosenttia. (Telasuo & Heiniemi 2012.) Venäjälle viennin erikoispiirteet Lähes kaikki nyky-venäjän yhteiskunnan piirteet ja tulevaisuuden haasteet ovat peräisin Venäjän imperiumin ajalta ennen vuoden 1917 lokakuun vallankumousta sekä Venäjän neuvostoajalta (Honkanen, 2011, 24). Kulttuurierojen ymmärtämättömyys ja huomioita jättäminen on suuri riski, johon suomalainen voi syyllistyä. Suurimmat pettymykset syntyvät kun todetaan, että suomalainen kulttuuri ei toimi Venäjällä. Venäjällä on toimittava sen kulttuurin erityspiirteet huomioiden (SVKK, 2007, 141). Korruptio-indekseissä Venäjä on aivan häntäpäässä, samalla tasolla kuin esimerkiksi Tadzhikistan ja Kamerun. Vaikka maassa virallisesti yritetään kitkeä lahjontaa ja korruptiota, ei se tule onnistumaan ainakaan kovin nopeasti, mikä johtuu muun muassa vuosisataisista, jopa vuosituhansista perinteistä. Korruptio on muuttanut viime vuosina muotoaan Venäjällä ja se on yhä järjestelmällisempää, erityisesti viranomaisten päätöksenteossa. Usein väärinkäytöksiin liittyy myös asiakirjojen väärentäminen. Vaikka Venäjän federaation lainsäädännöstä löytyykin erilaisia keinoja ja työkaluja väärinkäytöksiin varautumiseen, niiden edistämiseen ja paljastamiseen, on muistettava, että esimerkiksi lahjusjärjestelyt ovat useimmiten lainsäädäntöä edellä (Honkanen 2011, 30). Joidenkin mielestä Venäjän tullin toiminta on mielenvaltaista, mutta todellisuudessa asiallisesti toimivat ja tullit maksavat yritykset ovat pitkällä aikavälillä päässeet parhaimpaan tulokseen. Monet suomalaiset antavat pienten (ja epämääräisten) venäläisten kuljetusyritysten hoitaa kuljetukset rajan yli ja sulkevat silmät siltä, miten tulli- ja muut maksut hoidetaan. Tänäkin päivänä (2011) osa Venäjän tuonnista tapahtuu jollakin tavalla muutettujen asiakirjojen perustella. Jossakin tapauksessa lähetysten painoa on pakko muuttaa. Näin on esimerkiksi Venäjälle vietävien kevyiden ja pienten laitteiden kohdalla, koska pakkausmateriaali ei saa Venäjän

9 9 federaation tullilainsäädännön mukaan painaa enempää kuin 20 prosenttia koko lähetyksen (laatikon, kollin) painosta (Honkanen 2011, 34). Ennen maailmanlaajuisen taantuman iskua Venäjän talous kasvoi vuositasolla nopeasti (vuonna 2008 BKT kasvoi 5,6%), minkä odotettiin lisäävän Suomen kautta kulkevia transito-kuljetuksia merkittävästi 2000-luvun jälkipuoliskolla. Talouden taantuma kuitenkin käänsi talouskasvun suunnan tilapäisesti myös Venäjällä, mutta Suomen Pankin mukaan loppuvuodesta 2009 alkoi jo näkyä merkkejä talouskasvusta ja viennin piristymisestä. (BOFIT Venäjä-tilastot 2010.) Talouskriisin pitkittyessä huoli talouden tilasta painaa Venäjä-kaupassa. Taloustutkimuksen mukaan nykyään talouden epävakaisuudesta on huolestunut kymmenen prosenttia yrityksistä, kun prosenttiluku oli viime keväänä kaksi. Talouskriisin syvimmässä vaiheessa keväällä 2009 prosenttiluku oli 30. Huoli on selvästi kasvanut keväästä. Silti vasta 13 prosenttia yrityksistä arvioi Venäjän talouden kehityksen supistuvan seuraavan puolen vuoden aikana. Myös muuttuva ja puutteellinen lainsäädäntö aiheuttavat huolta. Venäjälle vientiä harjoittavat suomalaiset yritykset kokevat edelleen liiketoiminnan suurimmiksi harmeiksi tulliasiat ja byrokratian. Suomalais-venäläisen kauppakamarin teettämän barometrin mukaan Venäjän markkinoilla toimivista ja sinne vievistä suomalaisyrityksistä 33 prosenttia kokee tullauksen ongelmaksi, byrokratia rasittaa 14:ää prosenttia yrityksistä. (Ritvanen 2011.) Talouskriisin aikana kilpailukyvyn parantaminen, lisäarvon tuottaminen ja logistiikkakustannusten alentaminen ovat nousseet tärkeiksi tekijöiksi useissa pkyrityksissä logistiikkaketjun hallinnan kehittämisessä. Logistiikan tavoitteena on yhdistää markkinat, jakeluverkko, valmistus ja hankinta niin, että asiakkaille on mahdollista tarjota korkealuokkaista palvelua ja yritys saa samanaikaisesti sekä kustannus- että arvoetua. Kansainvälinen logistiikka käsite kuvaa yritysten tarvetta saavuttaa kilpailuetua nopeasti muuttuvilla markkinoilla. (Ritvanen 2011.) 2.2 Vientitoiminnan logistiset haasteet Venäjällä on alue- ja asiakaskohtaisia eroja muiden muassa toimitustäsmällisyydessä ja kauppasopimusten maksuehdoissa. Liikenneinfrastruktuuri vaihtelee alueittain.

10 10 Kuljetusmäärät lisääntyvät, mutta suurkaupunkien ulkopuolella liikkuvat varsin ohuet tavaravirrat. Venäläiset yleensä arvostavat logistiikassa toimitustäsmällisyyttä ja nopeutta. Tullauksen on todettu usein olevan raskasta ja toisinaan siitä myös aiheutuu ylimääräisiä kustannuksia. Suomen ja Venäjän välistä kauppaa harjoittaville tahoille on arkipäivää pysyä selvillä maiden välisestä rajaliikenteestä. Rajaliikennetilannetta seuraa muun muassa Liikennevirasto, joka päivittää tilanteen Internet-sivuillaan. (Ritvanen 2011, 177.) Suomen ja Venäjän välinen logistiikka Suomen logistiikkatoiminnot ovat verrattain halpoja. Siirtymätalousmaiden kustannustaso nousee ja lähenee Suomen hintatasoa. Toimintajärjestelmät ovat läpinäkyviä ja selkeitä. Aseman säilyttäminen vaatii kuitenkin koko ajan reitin osatekijöiden kehittämistä. Keskeisiä toimenpiteitä ovat infrastruktuurin kehittäminen, rajan ylityksen nopeuttaminen ja kustannustason kurissa pitäminen. (Ruutikainen ym. 2006, 34.) Suomen logistinen sijainti EU:ssa on muuttunut jäsenmaiden määrän lisääntyessä ja markkinoiden pääpainon siirtyessä kohti Keski-Eurooppaa ja itää. Suomen suhteellisten kilpailuetujen nähdään liittyvän etenkin osaavaan työvoimaan, korkeatasoiseen infrastruktuuriin ja gateway-asemaan Itä-Euroopan, ja varsinkin Venäjän, suuntaan. (Silander ym ) Suurimmat kuljetusvirrat ja EU:n päämarkkinat sijaitsevat suhteellisen etäällä, mutta toisaalta myös Itämeren ympärillä on suuri markkinapotentiaali. Yhteistyö ja kaupankäynti EU:n ja Venäjän välillä tulee todennäköisesti tulevaisuudessa kasvamaan merkittävästi Venäjän talouskasvun myötä, mikä saattaa osoittautua tärkeäksi Suomen logistista sijaintia parantavaksi tekijäksi. (Rantanen 2006.) Suomesta Venäjälle tapahtuvassa kumipyöräkuljettamisessa suurin ongelma on rajan ylitys. Silloin kun myyty tavara on myyty asiakkaalle vapaasti varastossa ja kuljetustoiminnan hoitava yritys on venäläinen, ei rajanylitysprosessi ole ongelma suomalaisille huolitsijoille. Kuljetusten ruuhkautuminen rajalla ja pitkät odotusajat heikentävät Suomen reitin palvelunopeutta ja vahingoittavat siten kilpailukykyä. Yritykset kokevat byrokratian rajan ylityksessä ongelmana. Lomakkeiden kirjavuus

11 11 ja monimutkaisuus koettiin ongelmaksi erityisesti pienemmissä yrityksissä. Maantiekuljetuksissa Suomesta Venäjälle menevä rekka joutuu pysähtymään rajalla vähintään kahdeksan kertaa. Viranomaiset käsittelevät 19 erilaista asiakirjaa yhteensä 57 kertaa. Tavaran käsittelyyn liittyviä asiakirjoja on 33. Suomen puolella dokumentteja tarkastetaan viisi kertaa ja Venäjän puolella 52 kertaa. Nopeimmillaan rajan ylitys vie aikaa 1,5 tuntia ja hitaimmillaan 16 tuntia. Rajan ylitykseen vaikuttavat tarkastusten organisoinnin lisäksi liikennejärjestelyt. (Ruutikainen ym. 2006, 29.) Kun markkina-alue laajenee toiseen maahan, yrityksille on entistä tärkeämpää, että tuotteet ovat sovittuun aikaan ja sovitussa paikassa. Tämä merkitsee sitä, että yhteistyö eri maissa olevien organisaatioiden ja ihmisten välillä lisääntyy. Kansainvälisessä toimitusketjussa tuotteita ja palveluja pitää räätälöidä asiakastarpeiden mukaisesti ja kustannustehokkaasti. Tällöin toimitusketjun eri osapuolilta edellytetään nopea reagointia asiakastarpeiden muutoksiin. Kuitenkin kun yhteistyötä tehdään eri maissa sijaitsevien yritysten kanssa, on tietoverkkojen oltava hallinnassa. (Ritvanen 2011, 171.) Kansainvälisen toimitusketjun hallinnan kehittämiskohteita Kansainvälisen toimitusketjun hallinta on monin tavoin sama asia kuin kotimaisen toimitusketjun hallinta sillä poikkeuksella, että se on levinnyt laajemmalle alueelle. Laajat kansainväliset toimitusketjut luovat oikein hallittuina paljon uusia mahdollisuuksia, mutta pitävät sisällään myös riskejä ja piileviä vaaroja. (Simchi- Levi ym. 2008, Karjalainen ym ) Kansainvälisessä kaupassa toimitusketjun eri osapuolten välillä on pitkät etäisyydet, jolloin se merkitsee pitkiä läpimenoaikoja, tiedonkulun viivettä ja lisääntynyttä varastointitarvetta. Tämä puolestaan merkitsee pääoman sitoutumista, joka suoraan vaikuttaa yrityksen kannattavuuteen. Pitkät toimitusajat edellyttävät ennakointia, jotta asiakastyytyväisyys pidetään korkealla tasolla. Kansainvälistymisen seurauksena yritysten kuljetusmatkat ovat aiempaa pitempiä ja toimitusketjut monimutkaisempia, mitä vaikuttaa logistiikkakustannuksiin. Kustannuksiin vaikuttavat myös muuttuvat valuuttakurssit, raaka-aineiden hinnanvaihtelut ja öljyn

12 12 hinta. Logistiikkakustannusten alentaminen, tietojärjestelmien kehittäminen, toimitusvarmuuden ja toimitusketjun läpinäkyvyyden parantaminen ovat tärkeimpiä kehittämiskohteita vientitoimintaa harjoittavassa yrityksessä. (Ritvanen 2011.) Toimitusketjun hallinnassa erityisen tärkeä on informaatiovirta. Informaatiovirta sisältää materiaali- ja pääomavirtojen käynnistämiseksi ja ohjaamiseksi tarvittavan tiedonkulun. Siksi se yleensäkin edeltää kaikkia muita logistiikan osavirtoja. Informaation merkitystä logistiikan rakennetekijänä voidaan pitää kaksiosaisena. Ilman tehokasta informaatiojärjestelmää yrityksen johto ei pysty tekemään oikeisiin ratkaisuihin johtavia päätöksiä, mikä korostaa tiedon strategista roolia. Lisäksi tarkkaa ja reaaliaikaista informaatiota tarvitaan kaikkien logistiikan toimintojen ohjaamiseen operatiivisella tasolla. ( Mäkelä & Mäntynen & Vanhatalo 2005, 12) Lähtö- ja vientilogistiikassa tulee yrityksen sisäisen tiedonsiirron lisäksi kyseeseen ulkopuolisiin kohdistuva informaatiovirta. Jakelu ja kuljetukset toimivat linkkinä tuotteiden asiakkaisiin päin, jolloin näiden toimintojen ohjaamiseen tarvitaan myös runsaasti tietoa markkinoilta. Vastaavasti yrityksen ulospäin asiakkaiden suuntaan kohdistama informaatiovirta on oleellinen osa asiakaspalvelua ja tuotteen arvonlisäystä. Myös kuljettajat, huolitsijat ja muut vastaavat lähtölogistiikan osapuolet tarvitsevat täsmällistä tietoa operaatioidensa suorittamista varten. ( Mäkelä & Mäntynen & Vanhatalo 2005, 13) Tiedon kulku- ja siirto toimitusketjussa Nopea ja mahdollisimman reaaliaikainen tieto on tehokkaan logistiikan ja verkostoitumisen edellytys. Toimitusketjussa kulkee tuotteiden lisäksi monenlaista eri toimintoihin liittyvää tietoa: laskuja, maksuja, kuljetus- ja varastotietoja. Koko toimitusketjun kilpailukyky riippuu sen kyvystä kerätä, järjestää, hallita ja analysoida tietoa ja välittää sitä ketjussa nopeasti ja kustannustehokkaasti. (Ritvanen & Koivisto 2007.) Apuvälineinä tietojen välittämisessä voivat olla posti, puhelin, faksi, vierailut, sähköposti, tietovarastona toimiva web-palvelin tai pääteyhteys toisen osapuolen tietojärjestelmään. Osittain yhteisten tietojärjestelmien kautta molemmat osapuolet voivat seurata muun muassa toistensa varastotilannetta ja ajoittaa

13 13 tuotantosuunnitelmansa tarpeen mukaan. Myös visuaalinen ohjaus on mahdollista, jos välimatka on riittävän lyhyt. (Sakki 2008, 203.) Sähköisessä muodossa voidaan tarjota kaikkia informaatiovirtaan liittyviä toimintoja, kuten tilaus, laskutus, laskun maksu ja reklamaatio. Myös jakelu voidaan suorittaa sähköisesti silloin, kun kyse on sähköisessä muodossa olevien tallenteiden, kuten tietokoneohjelmien, elokuvien, musiikin, kuvien, pelien tai kirjallisten aineistojen kaupasta. Lisäksi fyysisen materiaalitoimituksen etenemistä voidaan seurata sähköisesti koko toimitusketjun matkalla. Pahin ongelma sähköisesti toimitettavien tuotteiden jakelussa ovat olleet maksujärjestelmät ja tekijänoikeudet, joiden pelisäännöistä ollaan vasta pääsemässä sopimukseen. (Hokkanen ym. 2010, 240.) Tiedon hyvä hallinta edellyttää yhteensopivia informaatiojärjestelmiä osapuolten välillä. Hyvän yhteistyön ansiosta ketjusta poistuvat päällekkäiset ja virheelliset työvaiheet ja tuhlaus. Tehokas ja tuottava raaka-aineiden ja tuotteiden siirtäminen perustuu informaatioon ja tietoon. Tieto auttaa vähentämään toimitusketjussa ilmenevää vaihtelua, auttaa tekemään parempia ennusteita ja koordinoimaan tuotantoa ja jakelua. Tiedon avulla mahdollisiin ongelmiin päästään nopeasti käsiksi, ja näin asiakaspalvelu paranee. Myös tuotteen toimitusaika usein lyhenee paremman tiedonkulun ansiosta. Toimitusketjussa tiedonsiirron esteenä on kuitenkin vielä usein eri osapuolten käyttämien järjestelmien yhteensopimattomuus. (Ritvanen & Koivisto 2007, 86.) Monen yrityksen kautta kulkevan logistisen toimitusketjun ohjaaminen on tietojärjestelmille kova haaste. Vaikka yrityksen sisäinen kommunikointi ja toiminnan ohjaus sujuisikin nykyjärjestelmillä kohtuullisesti, puuttuu niistä tavallisesti yritysten väliseen yhteistyöhön tarvittavat ominaisuudet. Olemassa olevat tietojärjestelmät on yksinkertaisesti toteutettu yrityksen omien ja pohjimmiltaan taloushallinnon tarpeiden pohjalta. Sitä yritysten välistä kommunikointikykyä, jota toimitusketjun ohjaamisessa tarvitaan, niistä löytyy toistaiseksi varsin vähän. Sen lisääminen on kuitenkin tällä hetkellä järjestelmien kehittämisen keskeinen tavoite. (Sakki 2008.)

14 Yhteenveto Suomen ja Venäjän välinen kauppa on kasvanut voimakkaasti vuodesta 2003 lähtien. Kasvun myötä Venäjä on noussut Suomen tärkeäksi kauppakumppaniksi. Talouskriisin seurauksena Suomen vienti Venäjälle on puolittunut vuodesta Mutta jo vuonna 2010 melkein kaikkien tärkeiden tavararyhmien vienti nousi selvästi. Viime vuonna (2011) tärkeiden tavararyhmien vienti Venäjälle oli selvässä nousussa. Tänäkin vuonna kasvu on jatkunut. Tullaus, byrokratia sekä kuljetus- ja logistiikka asettavat haasteita vientiyrityksille Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa. Pohjoisessa haasteita lisää julkisten liikenneyhteyksien puute. Toisaalta Suomen kehittynyt infrastruktuuri ja logistinen osaaminen vahvistavat pk-yritysten kilpailukykyä ulkomaan kaupassa. Vientitoiminnassa pitkät etäisyydet ja rajanylitykset lisäävät riskejä. Nykyään kansainvälisiä toimitusketjuja ohjataan erilaisten tietojärjestelmien avulla. Toimitusketjun integraation kannalta tiedon kulku on elintärkeää. Nykyteknologian erilaiset kommunikaatiokanavat mahdollistavat tiedon vaihdon niin yritysten välillä kuin yritysten sisälläkin. Tiedonvälitystekniikat kehittyvät jatkuvasti ja nykyään logistisiin toimintoihin yleensä aina sisältyy jonkin tasoista tiedonvälitystä. Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa logistiset haasteet usein liittyvät tiedon kulkuun ja siirtämiseen sekä tietojärjestelmien yhteensopivuuteen ja toimivuuteen. Yritykset käyttävät omia tietojärjestelmiä, jonka ympärille yrityksen eri osien työskentely rakentuu. Usein tietojärjestelmien jäykkyys häiritsee toiminnan kehittämistä. Jos järjestelmää ei nopeasti pystytä muuntamaan tarpeita vastaavaksi, silloin uusien tietosiirtomenetelmien käyttöönotto viivästyy. Toisaalta järjestelmät yleensä sisältävät paljon tietoa, jota yrityksessä ei tarvita tai ei käytetä hyödyksi. Venäjällä toimiessaan yritysten kannattaa huomioida maan kulttuurin erikoispiirteet sekä varautua liiketoimintaympäristön haasteisiin. Esimerkiksi korruptiota Venäjällä pidetään pitkänä perinteenä, johon lainsäädäntö usein ei pysty vaikuttamaan. Talouskriisin aikana huoli talouden tilasta painaa myös Venäjä-kaupassa. Huolta aiheuttaa myös yleinen byrokratia ja tulliasiat. Venäjän tullin nopeat ja arvaamattomat muutokset, kuljetusten ruuhkautuminen rajalla ja pitkät odotusajat laskevat palvelunopeutta sekä heikentävät yritysten kilpailukykyä.

15 15 Pk-yritysten maiden välinen logistiikka pyrkii yhdistämään markkinat, tuottamaan lisäarvoa asiakkaille ja alentamaan kustannuksia. Venäjän logistiikassa arvostetaan nopeutta ja toimitustäsmällisyyttä, mutta vientitoiminnassa tullaus ja rajan ylitys aiheuttavat usein ylimääräisiä kustannuksia. Maiden välisessä logistiikassa keskeisiä toimenpiteitä ovat infrastruktuurin parantaminen, rajan ylityksen nopeuttaminen sekä kustannustason kurissa pitäminen. Suomessa logistiset toimintajärjestelmät ovat läpinäkyviä ja selkeitä. Sen lisäksi osaava työvoima, hyvä infrastruktuuri ja gateway-asema Venäjän suuntaan vahvistavat suomalaisyritysten kilpailuetua. Venäjän talouskasvu ja kaupankäynti EU:n kanssa parantavat Suomen logistista sijaintia. Kansainvälisessä logistiikkaketjussa täsmällisyyden saavuttamiseksi tarvitaan yhteistyötä eri maiden olevien organisaatioiden ja ihmisten välillä. Asiakastarpeiden muutoksiin tulee reagoida nopeasti. Siihen tarvitaan molemmassa maassa toimivia tietoverkkoja. Vientitoiminta edellyttää ennakointia. Laajassa maiden välisessä toimitusketjussa tulee huomioida pitkiä läpimenoaikoja, tiedonkulun viivettä ja lisääntynyttä varastointitarvetta. Vientiyritykset pyrkivät tietojärjestelmien kehittämiseen ja logistiikkakustannusten alentamiseen. Toimitusketjun hallinnassa tiedon tehokas kulku sekä jakaminen ovat erityisen tärkeitä. Tuotteiden ja tiedon siirtämiseen tarvitaan yhteensopivia informaatiojärjestelmiä.

16 16 3 Pk-yritysten vientitoiminnan kokemuksia sekä muutoksia Suomen ja Venäjän välisessä kaupassa 3.1 Case Perunakauppa Luonnosta Oy Perunakaupan Luonnosta Oy toiminta alkoi vuonna Luonnosta kuuluu Kantaperuna-yritysryhmään. Yrityksen omistajina ovat Pohjoisen Kantaperuna Oy sekä 18 viljelijä- ja pakkaamo-osakasta. Ryhmän yhtiöistä Pohjoisen Kantaperuna Oy, ruotsalainen HZPC Kantaperuna Oy ja Venäjällä toimiva HZPC Sadokas Oy toimivat siemenperunan lajike-edustajina. Lisäksi ryhmään kuuluu perunatuotteita jalostava vihantilainen Profood Oy. Perunakauppa Luonnosta Oy tuottaa ja markkinoi ruoka- ja ruokateollisuusperunaa. Luonnosta Oy:n välittämää perunaa tuotetaan Kalajoki-Himanka seudulla, Kristiinankaupungin alueella ja Tyrnävällä. Sopimusviljelijöitä näillä alueella on yhteensä 50. Toiminnan tarkoituksena on ohjata oikeanlainen peruna oikeaan paikkaan ja luoda arvoa perunalle. Tällä hetkellä yritys toimittaa perunaa asiakkailleen Suomessa, Ruotsissa, Venäjällä, Virossa ja Norjassa Perunakauppa Luonnosta Oy:n Venäjän vienti Peruna on tärkeä tuote Venäjällä, sen osuus maataloustuotannosta on 3 %. Viljelymaiden pinta-alassa mitattuna se on 2,2 miljoona hehtaaria. Suurimmaksi osaksi (noin 84 %) on ihmisten omia palstoja ja loput ovat maatalousyhtiöt (10 %) ja yksityisyrittäjät (6 %). Suomalainen peruna tarkoittaa venäläisten mielestä hyvää perunan laatua, ulkonäköä, makua, pitkää säilyvyyttä, ekologisuutta ja puhtautta, sekä lajikkeiden monipuolisuutta luvun ajan kauppaa oli Luonnostan toimesta tehty aika epäsäännöllisesti (ts. markkinan niin salliessa). Perunan ylituotantovuotena 2006 Pohjoisen Kantaperunan ryhmään kuuluva yritys Sadokas vei noin 2000 tonnia ruokaperunaa Venäjälle. Luonnosta ei tällöin vielä ollut operaattorina. Sadokas osti ruokaperunaa, hoiti paperityöt ja kuljetuksen sekä tilitti viljelijöille.

17 17 Vuonna 2008 yksi markkina-alueesta, mihin Luonnosta halusi mennä, oli Venäjä. Vaikka yritys on tehnyt vientipäätöksen, että Venäjälle pitää suuntautua, suoraa vientisuunnitelmaa ei oltu tehty. Venäjän osalta, eikä markkinointistrategiaa ollut suunniteltu. Syynä oli se, että Pohjoismaisia markkinoita pidettiin tärkeämpänä Luonnosta kehityksen kannalta ja niihin panostettiin alussa paljon. Sitä huolimatta vuonna 2008 yritys alkoi passiivisella tavalla viedä perunaa Venäjälle, kun yksi murmanskilainen asiakas otti yhteyttä yritykseen ja alkoi ostaa pieniä määriä ruokaperunaa. Vuonna 2008 satotaso ja korkea hinta ei mahdollistanut kokonaisvaltaista vientiä. Yhteensä myyntiä oli 400 tonnia Murmanskiin ja suomalaisen väliyrityksen kautta Pietariin kaudelle toimintatavat oli suunniteltu ja kirjattu Luonnostan laatukäsikirjaan, tehtiin myös budjetointia ja tavoitteita Venäjän kaupan osalta. Mittauksena käytettiin toimitusmäärä (euro- ja kilomäärä) ja katetaso. Toimitusjohtajan Aki Aunolan mukaan, viennissä on edetty sellaisella puolisuunnitelmalla. Toimintaa on koko ajan pitänyt luoda puhtaalta pöydältä uusia markkinapaikkoja haistellen. Tietoa markkinasta ja sen toiminnasta oli todellakin liian vähän. Tiedon puutteesta ollaankin maksettu kovasti, mutta toisaalta ei oltaisi saavutettu nykyistä asemaa markkinassa, jossa myyntiä ei oltaisi rohkeasti ryhdytty tekemään. Jossain vaiheessa on vain aloitettava tekemään kauppaa ja hyväksyttävä se, että matkalla oppii koko ajan uutta. Tämä ei kuitenkaan poista sitä, että kunnollinen alkuselvittely sekä riskien kartoitus ja hallinta on aina paikallaan. Vuodesta 2008 alkaen kansainvälinen kasvu Venäjälle on ollut jatkuva. Asiakkaiden määrä on kasvanut, asiakassuhteet ovat kehittynyt ja asiakaskenttä vakiintunut. Tällä hetkellä (2012) yritysrekisterissä on noin 15 aktiivista asiakasta ja 25 asiakasta, jotka ostavat Luonnostan tuotteita silloin tällöin. Ruokaperuna toimitetaan Moskovaan, Pietariin, Petroskoihin, Kostamukseen ja Murmanskiin. Pietarin ja Murmanskin kaupanosuus on kaikista isoin. Vähittäiskauppatuotteet on saatu ympärivuotiseen toimitukseen Pietariin, minkä vuoksi ennustettavuus paranee. Jatkossa tämä tarkoittaa sitä, että markkinasuunnittelua ja budjetointia voi tehdä paremmin.

18 18 Venäjän markkinat ovat Luonnosta Oy:lle erittäin tärkeitä. Venäjän vienti on noin 60 prosenttia kokonaisviennistä. Aki Aunolan mukaan, yhtiön toimintaperiaate perustuu siihen, että autetaan myös suomalaista perunamarkkinaa esimerkiksi ylituotantotilanteissa. Venäjän markkina on niin iso ja Suomi on niin lähellä sitä, että Luonnostalla on valtava kaupallinen etu lähteä toimimaan siellä. Yrityksen tarkoituksena on kasvattaa markkinaa myös Venäjän muissa kaupungeissa. Haasteena on se, että hyvänä satokautena Venäjä pärjää omalla tuotannolla ja suomalaista perunaa käsitellään vain vaihtoehtona venäläisille. Mittareiden ja tavoitteiden asettaminen on Venäjän vihannesmarkkinan kohdalla vaikeaa. Markkinahintojen heittely vaikuttaa suuresti mahdolliseen liikevaihtoon ja volyymiin. Tästä syystä tarkat ennusteet ovat enemmän tai vähemmän suuntaa antavia ja niiden saavuttaminen ja saavuttamatta jääminen tulee arvioida aina suhteessa kokonaismarkkinaan Suomen ja Venäjän välinen logistiikka Luonnostan toiminnassa Logistiikka on nykyään merkittävä kilpailutekijä Venäjän markkinoilla. Venäjälle voidaan toimittaa perunaa monella eri tavalla, mutta Luonnostan tapauksessa kaikista kuljetusmuodosta kuorma-autokuljetus on kaikin edullisin ja joustavin vaihtoehto. Autokuljetusten etuja ovat lastauksen ja purkauksen joustavuus ja nopeus. Toimituksen nopeus on ratkaiseva tekijä asiakkaalle, koska Venäjän vihannesmarkkina on nopeasti muuttuva. Pietariin, Petroskoihin ja Murmanskiin tavaraa toimitetaan viljelijältä asiakkaalle kahdessa päivässä, Kostamukseen päivässä. Toimitusaikaan kuuluu myös vientiselvitys. Maantienkuljetusten nopeuttamista rajalla auttaa TIR carnet järjestelmä. Silloin kun perunaa tullataan Kostamuksessa, rahtiyhtiöt eivät käytä TIR carnettia, koska tullaus tapahtuu rajan lähellä ja autoa ei tarvitse sinetöidä. Perunan kuljettamiseksi autokuljetuskalustona käytetään lämpötilasäädeltyä kaksiakselisija tai kolmiakselisia kuorma-autoja. Kuormaan lastataan yleensä kg riippuen kuorma-auton akselipainosta. Venäjän säädökset ovat tiukat.

19 19 Maantieinfrastruktuurin puutteiden, lähinnä heikkojen siltojen vuoksi, ajoneuvon kokonaismassa on rajoitettu 38 tonniin. Elintarvikelainsäädäntö asentaa eri tuotteelle sekä lämpötilaa että kalustoa koskevia vaatimuksia. Perunaa kuljetetaan jäähdytetyssä säilytystilassa, jossa lämpötilan on oltava C. Elintarvikelainsäädännön mukaan jäähdytetyssä säilytystilassa (0 +8 C) olevien helposti pilaantuvien elintarvikkeiden osalta laitteistovaatimuksia ei ole määritelty, mutta säilytyslämpötilojen on oltava säädösten mukaiset ja lämpötilat on tallennettava riittävällä taajuudella. Väärä lämpötila voi aiheuttaa tuotteen pilaantumista. Ostajan kanssa sovittavalla toimitusehdolla yritys siirtää osan kuljetusriskeistä ostajan hoidettavaksi. Perunaa toimitetaan asiakkaille FCA:n tai CPT:n lausekkeiden mukaisesti (Incoterms 2010), riippuen siitä hakevatko asiakkaat tavaraa Luonnostan varastosta ja toimittaako Luonnosta perunaa asiakkaalle. Näiden toimitusehtojen mukaan riski tavarasta siirtyy asiakkaalle myyjän nimetyssä paikassa. Luonnosta vastaa kustannuksista, kunnes tavara on lastattu rekkaan Luonnostan viljelijän varastossa. Luonnosta ei käytä huolintapalveluita, vaan yrityksen logistiikka-assistentti suunnittelee itse kuljetusta ja tavaran lastausta, sekä seuraa tavaran kulkua toimitusketjua pitkin. Näin asiat hoituvat paljon nopeammin ja joustavammin. Silloin kun kysymys tavaran toimittamisesta asiakkaalle Luonnosta ostaa kuljetuspalveluita eli ulkoistaa sitä. Yritys käyttää kuljetusyrityksinään kahta suomalaista rahtiyhtiötä, jotka ovat erikoistuneet Venäjän kuljetuksiin ja joilla on pitkä kokemus perunan kuljettamisesta Venäjälle. Niiden rahtiyhtiöiden palvelutaso on korkea, he tuntevat tavaran luonnetta ja mahdolliset eritysominaisuudet: esim. miten perunaa pakataan. He tuovat osaamisetuja mm. ovat tietoisia asiakirjoista, tuntevat rajan ylittämissysteemin ja Venäjän tullin toimintatapoja. Kuljetusnopeus tehostuu kun autot ovat saatavissa ja tavara voidaan toimittaa asiakkaalle JIT periaatteella. Tiedon kulku asiakkaiden rahtiyhtiöiden, kuljettajien, Luonnostan ja viljelijän välillä on erittäin tärkeää. Suora yhteys toimitusketjun osallistuneiden henkilöiden kanssa auttaa ratkaista asioita välittömästi kun ketjussa ei ole väliportaita. Hyvällä

20 20 kuljetussuunnittelulla vältetään paljon ongelmia. Silloin kun otetaan haltuun koko toimitusketju, kuljetusriskit minimoituvat Luonnostan tilaus-toimitusprosessi Venäjän viennissä Suomi-Venäjä logistiikkaprosessi alkaa tilauksen saapumisesta yritykseen ja päättyy tavaran toimitukseen asiakkaalle. Sopimalla kaikki ehdot ja toimenpiteet asiakkaan kanssa jo ennen oman panoksen sitomista tai tavaran liikkeellelähtöä, saadaan tavaraa nopeasti pakattavaksi ja toimitus vaivattomasti ja ongelmitta perille. Tilaus-toimitus - ketjun läpi kulkee paljon informaatiota ja monet asiat on otettava huomioon. Luonnosta hoitaa vientiasiakirjat ja päästä päähän - kuljetuksessa tarvittava paperityö. Asiakkaat hoitavat tuontimuodollisuudet. Venäjälle lähtevän erän tarvittavat paperit ja toimenpiteet vaihtelevat hieman asiakkaiden sekä rahtiyhtiön mukaan. Silloin kun asiakkaana on venäläinen maahantuoja ja tukkuliike, tarvittavia dokumenteja ovat mm: Eviran sertifikaatti, lasku, CMR-rahtikirja, Safety declaration, alkuperätodistus (ei ole pakollinen), vienti-ilmoitus ja TIR Carnetin passitusilmoitus (tarvittaessa). Asiakirjojen tekemisessä pyritään mahdollisimman suureen tarkkuuteen, jotta ongelmatilanteita tullissa ja reklamaatioita päästäisiin ratkaisemaan mahdollisimman nopeasti. Vientiasiakirjat lähetetään asiakkaalle ja viljelijälle sähköpostin avulla. Vientiasiakirjojen kulku on seuraava: Luonnosta- asiakas- brokeri- asiakas- Luonnosta- viljelija- rahdinkuljettaja eli vasta silloin kun asiakas on tarkistanut vientipapereita, ne toimitetaan viljelijälle kuljettajalle annettavaksi tavaran lastauksen jälkeen. Lähettämällä asiakirjoja etukäteen asiakkaalle tarkistettavaksi yritys pyrkii minimoimaan virheitä ja siirtämään vastuuta asiakkaalle. Lastauksen jälkeen on tarkistettava, että kaikki asiakirjat on annettu kuljettajalle, koska asiakirjan puuttuminen voi aiheuttaa rekan ylimääräistä seisausaikaa tullissa. Erityisesti on huolehdittava Eviran sertifikaatista, koska ilman sitä rekkaa ei pääse Venäjän rajan yli. Elintarvikkeita voidaan kuljettaa vain niiden rajanylityspaikan kautta, joilla on eläinlääkäri. Murmanskilaiset asiakkaat joutuvat viemään perunaa joko Vartiuksen tai Borisoglebskin kautta. Sallan ja Raja-Joosepin tullissa ei edelleenkään ole