Kansallinen hankintailmoitus: Lapin liitto : FEM 2015 konferenssin järjestelypalvelut

Transkriptio

1 HILMA: FEM 2015 konferenssin järjestelypalvelut (Lapin liitto) Tutustu julkisiin hankintoihin Etsi ilmoituksia Selaa arkistoa Täy tä ilmoitus Kansallinen hankintailmoitus: Lapin liitto : FEM 2015 konferenssin järjestelypalvelut Tarjoukset klo mennessä osoitteeseen: Lapin liitto / Lapin liitto Riitta Muhojoki PL Rov aniemi Puh Hankintayksikön yhteystiedot Hankintayksikön yhteystiedot Hankintay ksikkö Lapin liitto Y-tunnus Kilpailuttamisesta v astaav a toimipiste tai hankintay ksikön edustaja Yhtey shenkilö Lapin liitto Riitta Muhojoki Postiosoite PL 8056 Postinumero Postitoimipaikka Maa Kilpailuttamisesta v astaav a toimipiste tai hankintay ksikön edustaja Yhtey shenkilö Rov aniemi Suomi Lapin liitto Riitta Muhojoki Puhelin Sähköpostiosoite Internet-osoite (URL) Osoite, johon tarjoukset tai osallistumispyynnöt on lähetettävä Ks. edellä hankintay ksikön y htey stiedot Hankintayksikön luonne Kunta tai kuntay hty mä Hankintalaji Hankintalaji Palv elut Hankinnan kohde Hankinnan nimi FEM konferenssin järjestely palv elut Hankinnan kuvaus hankinta@lapinliitto.fi järjestettäv än FEM konferenssin järjestely palv elut tarjouspy y ntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnan ennakoitu arvo (ilman ALV) Hankinta y littää hankintalain 1 5 :n ky nny sarv on. Yhteinen hankintanimikkeistö (CPV): Pääkohde Näy ttely jen, messujen ja kongressien järjestely palv elut. ( ) Hankinnan pääasiallinen toteutuspaikka Lappi Voimassaoloaika Hankintamenettely Hankintamenettely Av oin menettely Osatarjoukset hyväksytään Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään Ei 1/2

2 HILMA: FEM 2015 konferenssin järjestelypalvelut (Lapin liitto) Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä Ei Hankintamenettelyn tarkemmat ehdot Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset Kriteerit löy ty v ät tarjouspy y ntöasiakirjoista. Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella soveltuvuuden täyttyminen arvioidaan Kriteerit löy ty v ät tarjouspy y ntöasiakirjoista. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot Kriteerit löy ty v ät tarjouspy y ntöasiakirjoista. Tarjouksen valintaperuste Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous ottaen huomioon. Tarjouspy y ntöasiakirjoissa esitety t v ertailuperusteet Tarjoukset tai osallistumishakemukset on toimitettava hankintayksikölle viimeistään Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyyntöasiakirjat /Tarjouspy y nt%c3%b6+ja+liitteet+fem j%C3%A4rjestely palv elut.pdf Ty ö- ja elinkeinoministeriö, Aleksanterinkatu 4, PL 32, 00023, Valtioneuv osto, p /2

3 LAPIN LIITTO TARJOUSPYYNTÖ FEM 2015 KONFERENSSIN JÄRJESTELYPALVELUISTA HANKINNAN KOHDE Lapin liitto pyytää tarjousta FEM 2015 konferenssin järjestelypalveluista järjestetään kansainvälinen 10 th Fennoscandian Exploration and Mining konferenssi FEM 2015 ( Konferenssin osallistujamääräarvio on osallistujaa sekä n. 100 näytteilleasettajaa. Tapahtumapaikkana on Kokous ja kongressikeskus Levi Summit ( ), Kittilä, Levi. Konferenssin pääjärjestäjänä toimii Lapin liitto. Tapahtumakokonaisuuden koordinoinnista ja järjestelyistä vastaa FEM projektipäällikkö Riitta Muhojoki, (jäljempänä järjestäjä ). Konferenssin järjestelytoimikunta laatii konferenssiohjelman ja osallistuu tapahtuman suunnitteluun. FEM 2013 ohjelma, liite 1. FEM 2015 KONFERENSSIN AIKATAULUTUS 1) Tiistai Konferenssi, oheisnäyttely ja Icebreaker Party: Kokous ja kongressikeskus Levi Summit 2) Keskiviikko Konferenssi ja oheisnäyttely: Kokous ja kongressikeskus Levi Summit Konferenssi illallinen: Kylpylähotelli Levitunturi 3) Torstai Konferenssi ja oheisnäyttely: Kokous ja kongressikeskus Levi Summit 4) Pre ja/tai post conference short course, Levi 5) Yksi tai useampi ekskursio SOPIMUSKAUSI Lokakuu Järjestelypalveluiden yhteistyösopimus tehdään Lapin liiton ja valitun konferenssitoimiston kesken. HANKINNAN KUVAUS A. JÄRJESTELYTOIMENPITEET Kongressipalvelun on nimettävä tarjouksessaan FEM konferenssin järjestelypalveluiden vastuuhenkilö. Hankinnat ja tilavaraukset Järjestäjä vastaa tarvittavien hankintojen ja palvelujen kilpailuttamisesta, sopimusneuvotteluista sekä tilauksista. Kongressikeskukseen ja illallisravintolaan liittyvät tilavaraukset on jo tehty. Tapahtumaan liittyvät ostolaskut ohjataan aina suoraan järjestäjälle Lapin liittoon. Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin Rovaniemi Faksi

4 1. Kielitaitovaatimus Konferenssin käyttökielenä on englanti. Kongressipalvelun vastuuhenkilöllä tulee olla sujuva englannin kielen taito. Ilmoitetaan tarjouksen liitteenä referenssiluetteloilla. Konferenssiohjelman ja tieteellisten tekstien kääntämisestä vastaa järjestäjä. 2. Raportointi ja listaukset Kongressipalvelun vastuuhenkilö toimittaa viikoittain järjestäjän käyttöön rekisteröintitietojen koonnit esim. osallistujaluettelot yhteystietoineen, majoittujalistaukset, maksuhallinta. Listausten tulee olla muunnettavissa Excel taulukoiksi. 3. Osallistuja ja näytteilleasettajarekisteröinnit Konferenssin ilmoittautuminen avataan helmikuussa Kongressipalvelun tulee tuottaa FEM kotisivuille online ilmoittautumislomakkeet sekä vastaanottaa osallistuja ja näytteilleasettajailmoittautumiset. Lomakkeiden toteutusaika tammikuu Kongressipalvelulla tulee olla käytössään kongressinhallintajärjestelmä ilmoittautumisten vastaanottoa ja maksuhallintaa varten. Kongressipalvelun vastuuhenkilö vastaa o osallistujien ja näytteilleasettajien ilmoittautumisten rekisteröinnistä ja vahvistamisesta sekä tarvittavasta osallistujiin liittyvästä yhteydenpidosta. o osallistuja ja näytteilleasettajamaksujen maksuliikenteestä kohdan 4 mukaisesti. o yllä mainittujen toimenpiteiden raportoinnista järjestäjälle. 4. Osallistuja ja näytteilleasettajamaksujen maksuliikenne Kongressipalvelun vastuuhenkilö vastaa osallistujamaksujen maksuliikenteen hoitamisesta: osallistumismaksujen vastaanottaminen, kirjaaminen ja kontrollointi, perintä ja palautukset, raportointi järjestäjälle. Käytettäviä maksutapoja ovat online luottokorttimaksu (Visa, MasterCard, EuroCard), verkkopankkimaksut sekä tarvittaessa laskutus. Osallistumis ja näytteilleasettajamaksut ohjataan kongressipalveluun, josta ne tilitetään (sisältäen arvonlisäveron) Lapin liitolle (vähennettynä pankin ja luottokunnan palvelumaksut) useampana suorituksena ennen ja jälkeen tapahtuman. Kongressipalvelun vastuuhenkilö varautuu hoitamaan osallistumiseen liittyvää maksuliikennettä paikan päällä konferenssin aikana; viivästyneet maksut, uudet asiakkaat. 5. Osallistujien majoitusjärjestelyt Hotellikiintiövaraukset FEM 2015 konferenssia varten on jo tehty. Kongressipalvelun vastuuhenkilö o vastaa yhteydenpidosta sopimushotellien kanssa, huonekiintiöiden ylläpidosta ja valvonnasta. o vastaanottaa varaukset ilmoittautumisen yhteydessä, rekisteröi ne, varaa majoituksen sekä lähettää osallistujille varausvahvistuksen. Huonekiintiöiden purkamisesta ennen tapahtumaa neuvotellaan järjestäjän kanssa. 2 Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

5 3 6. Oheisnäyttelyn järjestelytoimenpiteet Kongressipalvelun nimeämä vastuuhenkilö o vastaa oheisnäyttelyyn liittyvästä yhteydenpidosta ja neuvonnasta ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana: näytteilleasettajat, messurakentaja ja konferenssikeskus. o varmistaa hyvissä ajoin ennen konferenssia, että kaikki näytteilleasettajat ovat tehneet osastoonsa liittyvät tilaukset. Oheisnäyttelyn toteuttaa järjestäjän kilpailuttama messurakentaja. Näytteilleasettajat tilaavat kalusteet suoraan messurakentajalta. 7. Yleisinfo ja rekisteröitymisohjeet Kongressipalvelun vastuuhenkilö toimittaa järjestäjälle tarvittavat englanninkieliset päivitykset edellisen FEM konferenssin markkinointimateriaaleihin: o Konferenssiesite ja julkaisu: yleisinfo, rekisteröitymisohjeet, kartat yms. Toteutusaika joulukuu 2014 tammikuu 2015 sekä syys lokakuu Markkinointimateriaalin graafiseen suunnitteluun, toteutukseen ja painatukseen käytetään järjestäjän kilpailuttamaa mainostoimistoa ja painotaloa. Järjestäjä vastaa o markkinointi ja oheismateriaalien sisällöstä ja tuotannosta sekä www sivujen ylläpidosta o markkinoinnista, viestinnästä sekä mediasuhteista. 8. Muut järjestelytoimenpiteet Järjestäjä ja kongressipalvelun vastuuhenkilö hankkivat yhteistyössä konferenssin aikana tarvittavan avustavan henkilökunnan alueen oppilaitoksista. Kongressipalvelun vastuuhenkilö o toimittaa päivitetyt osallistuja ja tilausmäärät järjestäjälle sekä palveluiden tuottajille. o päivittää yhteistyössä järjestäjän kanssa osallistujille jaettavan materiaalin sisällön (lipukkeet, kutsukortit, kartat, ohjeet osallistujille jne.). o päivittää yhteistyössä järjestäjän kanssa tapahtuman tilankäyttösuunnitelman aikatauluineen (Icebreaker tilaisuus, lounaat, kahvitukset, illallinen, lyhytkurssit, oheistapahtumat konferenssin aikana). B. SUUNNITTELUKOKOUKSET JÄRJESTÄJÄN KANSSA Järjestäjä ja kongressipalvelun vastuuhenkilö pitävät suunnittelukokouksia n. 20 kertaa sopimuskauden aikana. Konferenssin käytännönjärjestelyjen luonteesta johtuen suunnittelukokousten kesto maksimissaan 1 työpäivä / kokous. Suunnittelukokoukset järjestetään arkisin virastoaikaan pääsääntöisesti Rovaniemellä. Kongressipalvelun vastuuhenkilön on oltava järjestäjän tavoitettavissa puhelimitse tai sähköpostilla arkipäivinä klo 08:00 16:00. Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

6 4 C. PDAC 2015, TORONTO, KANADA Matkapäivät Kongressipalvelun nimeämä vastuuhenkilö osallistuu yhdessä järjestäjän kanssa PDAC 2015 tapahtumaan; näytteilleasettajana toimiminen. Järjestäjä vastaa o tapahtumaan ilmoittautumisesta ja majoitusten varaamisesta. o näyttelyosastoon liittyvistä sopimuksista ja hankinnoista. o Matkaan liittyvät ostolaskut ohjataan suoraan järjestäjälle Lapin liittoon. D. FEM 2015 KONFERENSSI, LEVI Matkapäivät Järjestäjä edellyttää, että kongressipalvelusta on paikalla kolme edustajaa; yleisvastaava ja kaksi infopistevastaavaa. o Yleisvastaavana toimiva kongressipalvelun vastuuhenkilö vastaa: - avustavan henkilökunnan työnohjauksesta ja työnjohdosta. - ennen konferenssin alkua tapahtuvista käytännönjärjestelyistä mm. mahdollinen tilojen somistus, lyhytkurssien materiaalien ja konferenssikassien pakkaaminen, nimikorttien teko, opasteet. - palveluiden tuottajien yleisohjauksesta mm. messurakentaja, konferenssikeskuksen avteknikot ja ravintolapalvelu. - tapahtuma aikaisen infopisteen organisoinnista sekä miehityksestä koko tapahtuman ajan. - näytteilleasettajien, osallistujien ja puhujien avustamisesta ja informoinnista. o Infopistevastaavat vastaavat kaikista infopisteeseen liittyvistä toimenpiteistä koko tapahtuman ajan; mm. somistus/järjestelytyöt, asiakaspalvelu, infon työpisteen purku. o Järjestelypalveluiden aikataulutus konferenssin yhteydessä Levillä, liite 2. o Työtuntimäärä Levillä konferenssin yhteydessä tulee olemaan kolmelta kongressipalvelun edustajalta yhteensä n. 189 tuntia. TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjouksen tulee sisältää: alla olevan taulukon mukaisesti hintatiedot ja työtuntimäärä. kongressipalvelun referenssiluettelot tai referenssien www osoite kongressipalvelun nimeämän vastuuhenkilön referenssiluettelo tai referenssien www osoite tiedot mahdollisesta alihankkijoiden käytöstä. Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina (alv 0%). A. JÄRJESTELYTOIMENPITEIDEN KOKONAISHINTA (kohdat 1 8) 1. Kielitaitovaatimus 2. Raportointi ja listaukset 3. Osallistuja ja näytteilleasettajarekisteröinnit 4. Osallistuja ja näytteilleasettajamaksujen maksuliikenne 5. Osallistujien majoitusjärjestelyt 6. Oheisnäyttelyn järjestelytoimenpiteet 7. Yleisinfo ja rekisteröitymisohjeet 8. Muut järjestelytoimenpiteet Kokonaishinta (alv 0%) Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

7 5 Kokonaishintaan sisältyvä työtuntimäärä (kohdat 1 8). Tähän ei tule sisällyttää kohtien B., C., D. tuntimääriä. Per capita maksu/osallistuja, mikäli veloitetaan kokonaishinnan lisäksi. B. SUUNNITTELUKOKOUKSET JÄRJESTÄJÄN KANSSA Suunnittelukokousten päivähinta tulee ilmoittaa sisältäen matka ja majoituskulut, päivärahat ja muut mahdolliset kulut. C. PDAC 2015, TORONTO, KANADA Matkapäivät Kokonaishinta tulee ilmoittaa sisältäen matkakulut, päivärahat ja muut mahdolliset kulut. Huom! Tähän ei tule sisällyttää majoituskuluja. D. FEM 2015 KONFERENSSI, LEVI Matkapäivät Kokonaishinta tulee ilmoittaa sisältäen matka ja majoituskulut, päivärahat ja muut mahdolliset kulut. Työtuntimäärä Levillä konferenssin yhteydessä kolmelta kongressipalvelun edustajalta yhteensä n. 189 tuntia. Lisätuntiveloitushinta Tuntimäärä Per capita maksu / osallistuja (alv 0 %) Hinta / päivä (alv 0 %) Kokonaishinta (alv 0 %) Kokonaishinta (alv 0 %) Hinta / tunti (alv 0 %) TARJOAJAN KELPOISUUSVAATIMUKSET, ARVIOINTIPERUSTEET JA TARJOUKSEEN LIITETTÄVÄT SELVITYKSET Tarjoajan soveltuvuutta arvioidaan alla lueteltujen vaatimusten 1 3 sekä tämän tarjouspyynnön liitteellä 3 ilmoitettavien tarjoajan kelpoisuusvaatimusten perusteella. Tarjoaja joka ei täytä vähimmäisvaatimuksia suljetaan pois tarjouskilpailusta. Vaatimus 1 Kongressipalvelulla tulee olla käytössään kongressinhallintajärjestelmä ilmoittautumisten vastaanottoa ja maksuhallintaa varten. Käytettäviä maksutapoja ovat online luottokorttimaksu (Visa, MasterCard, EuroCard), verkkopankkimaksut sekä tarvittaessa laskutus. Vaatimus 2 Hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien määritelmä, jonka mukaan ilmoitetut referenssit huomioidaan: Kansainvälisiä puhujia ja osallistujia. Tapahtumaa markkinoidaan kansainvälisesti. Tapahtuma sisältää seminaariosuuksia, oheistapahtumia sekä oheisnäyttelyn. Osallistujamäärä yli 400. Referensseiksi hyväksytään toteutuneet tapahtumat, ei keskeneräiset. Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

8 Kongressipalvelulla on oltava riittävästi kokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista. Vähimmäisvaatimus (1 piste): viiden (5) vuoden kokemus hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista. o Yli viiden (5) vuoden kokemusta käytetään palvelun laadun arviointiperusteena. Vähimmäisvaatimus (1 piste): neljä (4) kpl hankintaan rinnastettavaa tapahtumaa viimeksi kuluneilta viideltä (5) vuodelta. o Yli neljää (4) tapahtumaa käytetään palvelun laadun arviointiperusteena. Tarjoukseen liitettävä selvitys: Kongressipalvelun referenssiluettelo vähintään viimeksi kuluneilta viideltä (5) vuodelta Kongressipalvelun nimeämällä vastuuhenkilöllä on oltava riittävästi kokemusta ja pätevyyttä kilpailutettavaan hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista. Vähimmäisvaatimus (1 piste): toimiminen konferenssitoimiston vastuuhenkilönä viimeksi kuluneen viiden (5) vuoden aikana vähintään kolmessa (3) hankintaan rinnastettavassa kansainvälisessä konferenssissa. o Yli kolmea (3) tapahtumaa käytetään palvelun laadun arviointiperusteena. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: Kongressipalvelun vastuuhenkilön referenssiluettelo. Vaatimus 3 Tarjoajalla on oltava kilpailutettavan hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävästi ammattitaitoista työvoimaa järjestelypalveluiden toteuttamiseen. Vähimmäisvaatimus (1 piste): kaksi (2) työntekijää ennen konferenssia, kolme (3) työntekijää konferenssin aikana. o Yli kaksi (2) työntekijää ylittävää henkilöresurssia käytetään palvelun laadun arviointiperusteena. Tarjoukseen liitettävä selvitys: henkilöresurssit sekä mahdollinen varahenkilöjärjestelmä. ALIHANKINNAT Konferenssitoimisto voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Konferenssitoimisto vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin konferenssitoimistoa ja järjestelypalveluiden vastuuhenkilöä. TARJOUSTEN KÄSITTELY Hankinnan valintaperusteet Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vain kokonaistarjoukset hyväksytään, osatarjouksia ei hyväksytä. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavilla vertailuperusteilla: Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

9 7 Hinta A. Järjestelytoimenpiteet kokonaishinta Per capita maksu/osallistuja Kerrotaan vertailussa konferenssin arvioidulla osallistujamäärällä B. Suunnittelukokoukset järjestäjän kanssa päivähinta Kerrotaan arvioidulla kokousmäärällä 20 kpl. C. PDAC 2015, Toronto, Kanada kokonaishinta D. FEM 2015 konferenssi, Levi kokonaishinta Painotetaan painoarvolla 70 % Hinta yhteensä: Edullisin hinta saa kymmenen (10) vertailupistettä. Muiden tarjousten pisteet lasketaan kaavalla: edullisin hinta / vertailtavalla x 10 pistettä. Kokonaishintaan sisältyvä työtuntimäärä (kohdat 1 9). Tähän ei tule sisällyttää kohtien B., C., D. tuntimääriä. Tuntimäärät pisteytetään seuraavasti: 540 tuntia tai enemmän = 10 pistettä 480 tuntia = 8 pistettä 420 tuntia = 6 pistettä 360 tuntia = 4 pistettä 300 tuntia = 2 pistettä alle 300 tuntia = 0 pistettä Palvelun laatutekijät (yhteensä max. 10 pistettä) Kongressipalvelun sekä kongressipalvelun nimeämän vastuuhenkilön kokemus ja pätevyys Painotetaan painoarvolla 10 % Painotetaan painoarvolla 20 % 2.1. Vähimmäisvaatimus: viiden (5) vuoden kokemus hankintaan rinnastettavien kansainvälisten konferenssien järjestelypalveluista = 1 piste yli 5 8 vuotta = 2 pistettä yli 8 vuotta = 3 pistettä Vähimmäisvaatimus: neljä (4) kpl hankintaan rinnastettavaa tapahtumaa viimeksi kuluneilta viideltä (5) vuodelta = 1 piste yli 4 tapahtumaa = 2 pistettä 2.2. Vähimmäisvaatimus: toimiminen konferenssitoimiston vastuuhenkilönä viimeksi kuluneen viiden (5) vuoden aikana vähintään kolmessa (3) hankintaan rinnastettavassa kansainvälisessä konferenssissa = 1 piste 4 tapahtumaa = 2 pistettä yli 4 tapahtumaa = 3 pistettä Henkilöresurssit Vähimmäisvaatimus: kaksi (2) työntekijää ennen konferenssia, kolme (3) työntekijää konferenssin aikana = 1 piste 3 tai useampi työntekijä = 2 pistettä Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

10 8 TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjous ja pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. TARJOUSTEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. HANKINTAMUOTO Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liiketai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin Rovaniemi Faksi

11 YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hankinta(at)lapinliitto.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan lisäkysymys/fem 2015 järjestelypalvelut. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä kello 16:00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään mennessä samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous on toimitettava kello 16:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen hankinta(at)lapinliitto.fi tarjousmerkinnällä Tarjous/FEM 2015 järjestelypalvelut. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 9 LAPIN LIITTO Maiju Hyry yhteysjohtaja LIITTEET FEM 2013 ohjelma Järjestelypalveluiden aikataulutus konferenssin aikana Levillä Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset Lapin liitto Hallituskatu 20 B, PL 8056 Puhelin info@lapinliitto.fi Rovaniemi Faksi etunimi.sukunimi@lapinliitto.fi

12 FEM 2013 Conference Programme and Timetable MONDAY 28 OCTOBER 15:00-18:00 Pre-Conference Short Courses Hotel Hullu Poro, Levi Magmatic Ni Deposits of the Fennoscandian Shield: Geology, Petrogenesis and Exploration Criteria Prof. Wolfgang Maier, Cardiff University Integrated Analysis of Exploration and Mining Data Using Self Organizing Maps Stephen Fraser (FAusIMM), Senior Principal Research Scientist, CSIRO (Australia) TUESDAY 29 OCTOBER 09:00-16:00 Pre-Conference Short Courses (cont.) Hotel Hullu Poro, Levi Magmatic Ni Deposits of the Fennoscandian Shield: Geology, Petrogenesis and Exploration Criteria Prof. Wolfgang Maier, Cardiff University Integrated Analysis of Exploration and Mining Data Using Self Organizing Maps Stephen Fraser (FAusIMM), Senior Principal Research Scientist, CSIRO (Australia) *********************************************************************************************************** 12:00 - Conference Registration Levi Summit Conference Centre 16:00-17:00 Media Reception (by invitation only) Gold Digger Bar, Hotel Levi Panorama 17:00-17:50 Welcome Coffee - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama

13 TUESDAY 29 OCTOBER TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre Chair Co-chair Mika Riipi, County Governor, Regional Council of Lapland Dr. Kaj Lax, Head of department, Mineral Resources, Geological Survey of Sweden 17:50-18:00 Welcoming Address Mika Riipi, County Governor, Regional Council of Lapland 18:00-18:40 Fennoscandian Country Reviews Finland: Elias Ekdahl, Director General, Geological Survey of Finland Sweden: Mikael Gröning, Head of Section, Ministry of Enterprise, Energy and Communications Norway: Morten Smelror, Director, Geological Survey of Norway North-West Russia: Prof. Yury Voytekhovsky, Director, Geological Institute of the Kola Science Centre RAS 18:40-19:00 Main Sponsors' Addresses Tracey Kerr, Group Head of Exploration, Anglo American Exploration Ingmar Haga, Vice-President Europe, Agnico Eagle Mines Limited 19:00-19:30 Keynote: Sustainable Mining - Working Alongside Indigenous People in Developing Projects Glenn Nolan, President, Prospectors & Developers Association of Canada (PDAC) 19:30-20:00 Keynote: Finland's Green Mining Concept Prof. Pekka A. Nurmi, Research Director, Geological Survey of Finland 20:00-22:00 Ice-breaker Party and Trade Show Opening - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama

14 WEDNESDAY 30 OCTOBER 07:45-08:50 Mining & Financing -breakfast with FEM, Attorneys at law Borenius and NASDAQ OMX (by invitation only) Gold Digger Bar, Hotel Levi Panorama TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre Chair Co-chair Dr. Hans Årebäck, Senior Project Manager, Boliden Mines Risto Pietilä, Regional Director, Geological Survey of Finland 09:00-09:30 Keynote: Responsible Mining Louise Grondin, Senior Vice-President Environment and Sustainable Development, Agnico Eagle Mines Ltd (Canada) 09:30-09:50 Kevitsa Low Grade Disseminated Poly Metallic Deposit Andrew Reid, CEO, First Quantum Minerals Ltd (Finland) 09:50-10:10 Talvivaara Mine - Challenges and Possibilities in Responsibility Eeva Ruokonen, Chief Sustainability Officer, Talvivaara Mining Company Plc (Finland) 10:10-10:30 Endomines and Pampalo Gold Mine Exploring the Whole Potential of the Karelian Gold Line Markus Ekberg, CEO, Endomines AB (Finland) 10:30-11:00 Coffee Break - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre 11:00-11:30 Keynote: Exploring in Finland: How it Really Works? Dr. Erkki Vanhanen, Exploration Manager Scandinavia, Mawson Oy (Finland) 11:30-11:50 The Kopsa Gold Copper Deposit - Finland's Next Gold Mine? David Pym, President & CEO, Belvedere Resources Limited 11:50-12:10 FinnAust Mining Plc - High Impact Exploration? Urpo Kuronen, CEO, FinnAust Mining Management Oy (Finland) 12:10-12:30 Bunge - a Prolonged Environmental Permit Process Håkan Pihl, Vice President, Geology & Environment, Project Manager, Bunge Quarry Project, Nordkalk Group (Sweden) 12:30-14:00 Lunch Restaurants Okta and Snowhill, Hotel Levi Panorama 12:30-14:00 Student - Industry Networking Luncheon (by invitation only) Gold Digger Bar, Hotel Levi Panorama

15 WEDNESDAY 30 OCTOBER TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre Chair Co-chair Ingmar Haga, Vice-President Europe, Agnico Eagle Mines Limited Dr. Vesa Nykänen, Manager, Geological Survey of Finland 14:00-14:30 Keynote: Noront's Eagle's Nest Mine Development Paul Semple, P.Eng, COO, Noront Resources (Canada) 14:30-14:50 Siilinjärvi Phosphate Mine - Fourth Decade Ongoing Teija Kankaanpää, Production manager, Siilinjärvi Mine, Yara Suomi Oy 14:50-15:10 Altona's Outokumpu Project; Production and Beyond Alistair Cowden, Managing Director, Altona Mining Limited (Finland) 15:10-15:30 Update on Sakatti Tracey Kerr, Group Head of Exploration, Anglo American Exploration (Finland) 15:30-16:00 Coffee Break - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama 15:30-16:00 Authors present at the Green Mining Poster Exhibition Hotel Levi Panorama's Lobby TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre 16:00-16:20 Challenges of Investing in Junior Mining Companies and Sotkamo Silver Dr. Timo Lindborg, CEO, Sotkamo Silver AB (Finland) 16:20-16:40 Surviving a Falling Gold Price Kjell Larsson, Managing Director, Dragon Mining Ltd (Finland) 16:40-17:00 Ninety-Seven Years of Innovations in Exploration, Mining, Smelting and Recycling, Boliden Dr. Hans Årebäck, Senior Project Manager, Boliden Mines (Sweden) 17:00-17:20 REE's - Sweden's New Frontier Henning Holmström, Managing Director, Tasman Metals Ltd 17:20-18:00 Trade Show - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama 20:00 - Conference Dinner Restaurant Hullu Poro Areena (Grazy Reindeer Arena)

16 THURSDAY 31 OCTOBER TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre Chair Co-chair Prof. Yury Voytekhovsky, Director, Geological Institute of the Kola Science Centre RAS Morten Smelror, Director, Geological Survey of Norway 09:30-10:00 Keynote: Social Licence to Mining - the LKAB Example Anders Furbeck, Senior Vice President, Sustainability, LKAB 10:00-10:20 Increased Production and Challenges in SVG Ismo Haaparanta, CEO, Sydvaranger Gruve AS (Norway) 10:20-10:40 LNS - Norwegian Mining Company with International Perspective Magnus Kibsgaard, CFO, Rana Gruber AS 10:40-11:00 Northland Resources S.A. - Hannukainen IOCG Mine Development Project in Northern Finland Jukka Jokela, Vice President - Finnish Operations and Exploration - NRSA, Managing Director - Northland Mines Oy 11:00-12:30 Lunch Restaurants Okta and Snowhill, Hotel Levi Panorama Chair Co-chair Tracey Kerr, Group Head of Exploration, Anglo American Exploration Leena Yliniemi, Adjunct professor, University of Oulu 12:30-13:00 Keynote: Nordic Co-operation in Mining-related Education and Research Prof. Pertti Lamberg, Luleå University of Technology 13:00-13:20 NordMin Riikka Aaltonen, Senior Adviser, Mineral Policy, Enterprise and Innovation Department, Ministry of Employment and the Economy 13:20-13:40 EU Funded Projects on Raw Materials: Opportunities to Strengthen Co-operation Between Research Community and Industry? Asko Käpyaho, Senior Scientist, Geological Survey of Finland 13:40-14:00 3D and 4D Modelling of Mineral Belts in the Northern Part of the Fennoscandian Shield Dr. Tobias Bauer, Luleå University of Technology 14:00-14:20 Curse, Blessing or Something In-between: Can Mining be done Sustainably in the Arctic? Timo Koivurova, Research Professor, Director, The Northern Institute for Environmental and Minority Law, Arctic Centre, University of Lapland

17 THURSDAY 31 OCTOBER 14:20-14:50 Coffee Break - Trade Show areas A and B: Levi Summit Conference Centre - Trade Show area C: Hotel Levi Panorama 14:20-14:50 Authors present at the Green Mining Poster Exhibition Hotel Levi Panorama's Lobby TECHNICAL PROGRAMME Levi Summit Conference Centre Chair Co-chair Prof. Wolfgang Maier, Cardiff University Dr. Kimmo Pietikäinen, Regional Director, Geological Survey of Finland 14:50-15:20 Keynote: Knowledge from Data Using Self Organizing Maps Stephen Fraser, (FAusIMM), Senior Principal Research Scientist, CSIRO (Australia) 15:20-15:40 Gold in the Kola Peninsula, Russia: Are there Promising Areas and what are Conditions of Licensing? Arkady Kalinin, Senior Research Worker, Geological Institute of KSC RAS 15:40-16:00 Finland - Opportunities for Junior Exploration Companies. Practical Experience. Alexander Mikhailov, General Director, Mineral Exploration Network (Finland) Ltd 16:00-16:20 Nussir ASA - Frontrunner in the New Era of Metal Mining in Norway Øystein Rushfeldt, CEO, Nussir ASA 16:20-16:30 Conference Closing FRIDAY 1 NOVEMBER - Post-Conference Excursions 07:45-16:15 07:30-17:15 07:45-17:15 Kittilä Mine Agnico Eagle Finland Oy Hannukainen Historical Mine and Kaunisvaara Mine Northland Resources Kevitsa Mine First Quantum Minerals Ltd

18 FEM 2015 järjestelypalveluiden aikataulutus Levillä ennen konferenssia ja konferenssin aikana. Liite 2 Klo Su Ma Ti Ke To :00 9:00 9:00 10:00 Siirtyminen Leville järjestäjän kanssa. Avustajien perehdyttäminen, viimeistelypalaverit järjestäjän edustajan ja palveluntuottajien kanssa, short course viimeistelyt yms. Viimeistelytyöt jatkuvat: osallistujamateriaalien pakkaus, infopisteen varustaminen, näytteilleasettajien opastus Viimeistelytyöt jatkuvat: tilojen somistus, asiakaspalvelu, näytteilleasettajien opastus Konferenssi info avataan Konferenssi info avataan 10:00 11:00 11:00 12:00 12:00 13:00 Konferenssi info avataan 13:00 14:00 14:00 15:00 15:00 16:00 16:00 17:00 17:00 18:00 18:00 19:00 19:00 20:00 Päivä päättyy n. klo 19:00 Päivä päättyy n. klo 19:00 Konferenssin avaus Konferenssi info suljetaan Konferenssi info suljetaan Infopisteen purku, materiaalien keräys ja lähtö Leviltä 20:00 21:00 21:00 22:00 22:00 23:00 Icebreaker Party, konferenssi info suljetaan n. klo 23:00 Järjestelyt konferenssi illallisen yhteydessä, päivä päättyy n. klo 23:00 23:00 24:00 Yht. 11 tuntia 11 tuntia 15 tuntia 15 tuntia 11 tuntia Henkilömäärä 3 hlöä kongressipalvelusta 3 hlöä kongressipalvelusta 3 hlöä kongressipalvelusta 3 hlöä kongressipalvelusta 3 hlöä kongressipalvelusta Tuntimäärä yhteensä Konferenssitoimiston henkilökunnan työaika Levillä yhteensä 189 tuntia.

19 Liite 3 Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset Tarjoajalla tulee olla tekniset, taloudelliset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Verot ja lakisääteiset maksut tulee olla suoritettuna. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava taulukossa mainitut selvitykset ja todistukset. Asiakirjat eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja joka ei täytä kelpoisuusvaatimuksia suljetaan pois tarjouskilpailusta. VAATIMUS 1. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin ja ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava kaupparekisteriote sekä selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, mikäli tarjoaja ei kuulu yllälueteltuihin rekistereihin. Hankintayksikkö tarkistaa tarvittaessa rekisteröitymisen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (YTJ). 2. Tarjoajan Y-tunnus 2. Tarjoaja on suorittanut verot, sosiaaliturvamaksut, eläkevakuutusmaksut sekä lakisääteiset vakuutusmaksut. Tarjoajan on pyydettäessä toimitettava veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Eläkevakuutusmaksujen osalta on pyydettäessä toimitettava työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. 3. Tarjoajalla on voimassaoleva vastuuvakuutus. Tarjoajan on toimitettava pyydettäessä vakuutusyhtiön/ -yhtiöiden todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta. kyllä / ei kyllä / ei kyllä / ei