M-Files 7.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset

Transkriptio

1 M-Files 7.0:n uudet ominaisuudet ja parannukset /34

2 Sisältö 1. MERKITTÄVIMMÄT UUDET OMINAISUUDET JA PARANNUKSET JÄRJESTELMÄVAATIMUKSET JA PÄIVITTÄMINEN VERSIOON Järjestelmävaatimukset M-Files 7.0:ssa Järjestelmän päivittäminen SÄHKÖPOSTIEN TALLENNUS M-FILESIIN Viestien tallennus M-Files-kansioihin sekä muita uusia ominaisuuksia Automatisoi viestien tallennus M-Filesiin metatietoineen Käytä Outlookin sääntöjä viestien automaattiseen tallentamiseen M-Filesiin Määrittele automaattisesti täyttyvät metatiedot M-Files-kansioittain Automatisoi yhteyshenkilöiden ja asiakkaiden yhdistäminen viesteihin M-Filespalvelimen hallinnassa M-Files-kategoriamerkintä YLEISET KÄYTTÖLIITTYMÄPARANNUKSET Suhteessa olevat kohteet listattuna suoraan pääkohteen alapuolella Informatiiviset ryhmittelyotsikot Suosikit Työnkulun tilan vaihdon pikatoiminnot Viimeisin kommentti näkyvissä Muita tehtäväalueen muutoksia MUITA KÄYTETTÄVYYSPARANNUKSIA Tuki Office 2010:lle ja AutoCAD 2011:lle Tiedostojen esikatselu metatietokortissa Arvolistan arvojen kuvakkeet Vastaavuushaku arvolistan kaikista arvoista Tallennus ja muunnos PDF:ksi Parannukset www-käyttöliittymässä (M-Files Web Access) HAKUPARANNUKSET Yleiset hakuehdot Etsi kaikki kohteet Esimääritellyt hakuehdot Pikahaku Kirjoita hakusanat pikahakukenttään Hakusisältö Laajennettu haku Hakuehtojen alisteisuus Epäsuorat haut Hakutulosten ryhmittely kohdetyypeittäin Hakutulosten tarkennus (interaktiivinen hakupaneeli) Kokeile uusia hakuja NÄKYMÄPARANNUKSET Näkymien ryhmittely Epäsuorat näkymät Käyttäjäkohtainen kansiovalinta näkymässä TYÖNKULUT JA TEHTÄVÄNANNOT Työnkulkuihin sisältyvät kahdentyyppiset tehtävänannot Työnkulun tehtävänanto, josta ei synny erillistä kohdetta Työnkulun tehtävänanto, josta syntyy erillinen kohde Käyttäjien määrittely automaattisesti kohteen metatietojen mukaan Erillinen tehtävänantokohde ja sen kuvakkeet METATIETORAKENNEPARANNUKSET Esisuodatus ominaisuuksille PARANNETTU VIKATILANTEIDEN HALLINTA PALVELINASETUSTEN AVULLA /34

3 10.1 Indeksoinnin luotettavuutta parannettu TUKI SUURILLE DOKUMENTTIVARASTOILLE JA SUORITUSKYKYPARANNUKSET Tuki yli miljoonan dokumentin varastoille Näkymän indeksointi M-FILES-OHJELMISTON KIELIVERSIOT /34

4 1. Merkittävimmät uudet ominaisuudet ja parannukset M-Files on tehokas ja helppokäyttöinen dokumenttienhallintaohjelmisto, joka ratkaisee erikokoisten yritysten ja organisaatioiden tiedon hallinnan, etsinnän ja seurannan ongelmat. M-Files auttaa yrityksiä menestymään nykypäivän tietokeskeisissä ja nopeasti muuttuvissa olosuhteissa parantamalla tehokkuutta sekä maksimoimalla tiedon uudelleenkäytettävyyden. M-Files 7.0 -version kehitystyössä on panostettu erityisesti käyttäjien päivittäisten työvaiheitten tehostamiseen ja yrityksen toimintojen yksinkertaistamiseen: Laaja integraatio Outlookin kanssa tuo etuja sähköpostiviestien päivittäiseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen asiakkuuksissa. Monipuoliset käyttöliittymäparannukset nopeuttavat käyttäjien työskentelyä dokumenttien, asiakkaiden ja projektien välillä. Interaktiiviset ja intuitiiviset hakutoiminnot helpottavat oikean tiedon löytämistä. M-Filesin tuotekehityksessä on myös panostettu suurien dokumenttivarastojen tukemiseen sekä vikatilanteiden hallintaan, koska yritysten tietomäärät kasvavat koko ajan. Haluamme uuden version avulla tarjota asiakkaillemme monia hyödyllisiä tapoja kehittää ja parantaa yrityksen toimintoja ja lisätä aikaa tuottavan työn tekemiseen. M-Files 7.0 tarjoaa juuri oikeat välineet ja toiminnallisuudet tähän! M-Files 7.0:n uusia ominaisuuksia ja parannuksia ovat: Microsoft Office tuki sähköpostiviestien automaattinen tallennus metatietoineen Outlookin sääntöjä ja M-Filesin ominaisuuksia käyttäen sähköpostiviestit voidaan automaattisesti yhdistää ja liittää oikeisiin yhteyshenkilöihin ja asiakkaisiin M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee viestit, jotka on tallennettu M-Filesiin suhteessa olevien kohteiden listaus suoraan pääkohteen alapuolella kohdetyypeittäin, esim. tehtävänantoon tai asiakkaaseen liittyvät dokumentit ovat näin helposti nähtävissä ja muokattavissa hakutulosten ryhmittely kohdetyypeittäin interaktiiviset pikatoiminnot hakutulosten tarkentamiseen hakuehtojen alisteisuus epäsuorien näkymien luontia on helpotettu myös epäsuorien hakujen ja suodatinasetusten määrittely on mahdollista omat suosikit -näkymä laajennetut suodatinominaisuudet tiedostojen esikatselumahdollisuus metatietokortissa mahdollisuus määritellä kuvakkeita myös arvolistan arvoille lisäykset kuvakepankkiin kätevämmät työnkulun tehtävänannot pikatoiminnot työnkulun tilan vaihdolle käyttäjien määrittely automaattisesti dokumentin tai muun kohteen metatietojen mukaan arvolistojen esisuodatus ominaisuuksille tuki aiempaa suuremmille dokumenttivarastoille (yli miljoona dokumenttia) parannettu vikatilanteiden hallinta palvelinasetusten avulla uudet kieliversiot, mm. venäjä ja espanja /34

5 2. Järjestelmävaatimukset ja päivittäminen versioon Järjestelmävaatimukset M-Files 7.0:ssa M-Files on yhteensopiva sekä 32-bittisten että 64-bittisten Windows-käyttöjärjestelmien kanssa. 32- bittisille järjestelmille on eri asennusohjelmisto kuin 64-bittisille. M-Files-ohjelmiston voi asentaa tietokoneisiin, joissa on käyttöjärjestelmänä jokin seuraavista: Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2003 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Käyttöjärjestelmä voi olla työasema- tai palvelinversio. M-Files-asiakasohjelmiston asennukseen tulee varata noin 100 megatavua tilaa asennuskohteesta. M-Files-palvelimen asennukseen tulee varata noin 500 megatavua tilaa asennuskohteesta. Dokumenttivaraston vaatima tila riippuu tallennettavien dokumenttien ja muiden kohteiden määrästä sekä koosta. Macin ja Linuxin käyttäjät pääsevät M-Filesiin selainpohjaisen käyttöliittymän kautta. 2.2 Järjestelmän päivittäminen Päivityssopimusasiakkaillamme on oikeus päivittää M-Files-ohjelma veloituksetta. Mikäli haluatte tukea päivitykseen tai haluatte hyödyntää M-Files 7.0:n ominaisuuksia mahdollisimman laajasti yrityksenne tarpeisiin, tarjoamme konsulttipalveluitamme avuksenne. Asiakaspalvelumme auttaa vastaavasti lisenssi- ja päivityssopimusasioissa. Päivitysohjeet: Ota yhteyttä asiakas- tai konsulttipalveluihimme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen myynti@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) Tekniseen tukeemme voit ottaa yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tuki@m-files.fi tai soittamalla numeroon (03) Lisätietoja ja yhteystietomme löydät myös www-sivuiltamme: /34

6 3. Sähköpostien tallennus M-Filesiin Jo M-Files 5.0 on mahdollistanut sähköpostiviestien tallentamisen suoraan M-Filesiin. M-Files 7.0 tarjoaa tämän lisäksi useita uusia ominaisuuksia sekä entistä monipuolisempia etuja sähköpostiviestien päivittäiseen käsittelyyn ja hyödyntämiseen asiakkuuksissa. Voit esimerkiksi automatisoida viestien tallentamisen M-Filesiin hyödyntämällä Outlookin sääntöjä sekä M-Filesin ominaisuuksia. Seuraavassa esitellyt toiminnot ovat käytettävissä Microsoft Outlookin versioissa 2007 ja Viestien tallennus M-Files-kansioihin sekä muita uusia ominaisuuksia Voit tallentaa viestit helposti ja nopeasti vetämällä ne Outlookissa oleviin M-Files-kansioihin. M-Files-kansiot ovat automaattisesti käytössäsi Outlookissa, jos koneellesi on asennettu M-Files (7.0 tai uudempi). Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä M-Filesvarastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden. Viestit jäävät myös aina Outlookissa alkuperäiseen sijaintikansioonsa: M-Files-kansioon vienti ei poista viestiä sen alkuperäisestä Outlook-kansiosta. Samaan viestiin liittyvät viestit liitetään toisiinsa M-Filesissa. Tällöin viestiketju on helposti saatavilla ja luettavissa M-Filesissa. Näytä M-Filesissa -toiminnolla saat avattua tallennetun viestin M-Filesin käyttöliittymästä. M-Files-kategoriamerkintä Outlookin viestilistauksessa ilmaisee, että viesti on tallennettu M- Filesiin. Mikäli joku toinen käyttäjä (esim. viestin toinen vastaanottaja) on jo tallentanut saman viestin M- Filesiin, M-Files varmistaa, haluatko tallentaa saman viestin uudelleen. Tällä tavoin ehkäistään päällekkäisen tiedon tallennus. Kun sähköpostiviesti tallennetaan M-Filesiin Outlookissa, tulee dokumentin päiväykseksi automaattisesti sama kuin sähköpostiviestin päiväys on ollut riippumatta siitä, koska M-Filesiin tallennus tehdään. Voit käyttää Tallenna M-Filesiin- ja Näytä M-Filesissa -toimintoja myös M-Filesin oman valikon kautta. M-Files tarjoaa useita toimintoja viestien tallentamiseen ja näyttämiseen M-Filesissa. 3.2 Automatisoi viestien tallennus M-Filesiin metatietoineen Käytä Outlookin sääntöjä viestien automaattiseen tallentamiseen M-Filesiin Outlookin sääntöjä käyttämällä voit helposti automatisoida tiettyjen viestien tallentamisen M-Filesiin, esim. viestin lähettäjän tai otsikon mukaan /34

7 Voit esimerkiksi automatisoida kaikki lähetetyt tarjoukset tallentumaan M-Filesiin sen mukaan, että otsikossa on sana "tarjous". Löydät Outlookin säännöt Työkalut-valikosta (valitse Säännöt ja hälytykset). Outlookin säännöt ovat käyttäjäkohtaisia. Huom. M-Filesiin tallennettaessa kannattaa käyttää sääntöä "siirrä kopio", jolloin itse viesti jää alkuperäiseen sijaintikansioon, esim. Saapuneet- tai Lähteneet-kansioon. Jos käyttäjä saa viestin, joka olisi säännön mukaan tallentumassa M-Filesiin (Outlook suljettuna), M- Files ehdottaa Outlookia avattaessa "Tallenna odottavat viestit nyt ". Outlookin säännöillä voit automatisoida haluttujen viestien tallennuksen M-Filesiin Määrittele automaattisesti täyttyvät metatiedot M-Files-kansioittain Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja (ominaisuuksia), jotka lisätään sähköpostiviesteille aina M-Filesiin tallennettaessa. Määrittely tehdään M-Files-kansiokohtaisesti, jolloin kyseiselle kansiolle määritellään tietyt ominaisuudet, jotka lisätään sähköpostiviesteille aina tallennettaessa ko. M-Files-kansioon. Tallennus tulee tehdä vetämällä viesti M-Files-kansioon, jotta tätä ominaisuutta voidaan käyttää. Määrittele M-Files-ominaisuudet -toiminnon löydät Outlookista napsauttamalla hiiren oikeaa M- Files-kansion päällä. Kansiokohtaisia M-Files-ominaisuuksia käyttämällä voit esimerkiksi liittää tiettyyn projektiin liittyvät viestit automaattisesti ko. projektiin. Jos esimerkiksi määrittelet kansiolle ominaisuuden Projekti ja sille kiinteän arvon Taloprojekti Taivas, liitetään kansioon tallennettavat viestit aina automaattisesti projektiin Taloprojekti Taivas. Tai jos haluat tallentaa kaikki työpaikkahakemukset luokkaan Työpaikkahakemukset, valitse kansion ominaisuudeksi Luokka ja sille arvo Työpaikkahakemukset /34

8 Voit myös määritellä varsinaisesta sähköpostiviestistä luettavia ominaisuuksia M-Files-kansiolle. Voit lisäksi määritellä, että näytetäänkö metatietokorttia M-Files-kansioon tallennettaessa vai ei. Metatietokortti on hyvä näyttää, jos haluat tarkistaa tai muuttaa automaattisesti täyttyviä metatietoja tallennusvaiheessa tai jos et ole määritellyt kansiokohtaisia ominaisuuksia. M-Files-alikansiot Voit luoda automaattisesti käytössä olevien päätason M-Files-kansioiden alle M-Files-alikansioita. Automaattisesti käyttöön tulevat M-Files-kansiot vastaavat niitä M-Files-varastoja, joihin olet lisännyt dokumenttivarastoyhteyden. Jos käytät ainoastaan yhtä M-Files-varastoa (esim. Yritys), sinulla on vain yksi automaattisesti käytössä oleva M-Files-kansio (Yritys) päätasolla, jonka alle voit luoda alikansioita. Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja M-Files-alikansioille samaan tapaan kuin päätason kansioille. Alikansioon tallennettavat viestit tallentuvat pääkansion mukaiseen M-Files-varastoon. Huom. jos luot kansion suoraan päätasolle, luot normaalin Outlook-kansion, jolle et voi määrittää M- Files-ominaisuuksia. Määrittele yhteisiä M-Files-kansioita Voit myös määritellä, että luomasi M-Files-alikansio on kaikille yhteinen, jolloin kansio näkyy kaikkien käyttäjien Outlookissa. Yhteisen M-Files-alikansion voi luoda ja määritellä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kun käyttäjä vetää viestin tällaiseen yhteiseen kansioon, saa viesti ne automaattiset metatiedot (ominaisuudet), jotka yhteiseen kansioon on määritelty. Voit määritellä automaattisesti täyttyviä metatietoja sähköpostiviesteille /34

9 3.2.3 Automatisoi yhteyshenkilöiden ja asiakkaiden yhdistäminen viesteihin M-Files-palvelimen hallinnassa M-Files-palvelimen hallinnassa M-Filesin ylläpitäjä voi määritellä, että viestin lähettäjä- ja vastaanottajatietojen mukaan viesti liitetään automaattisesti M-Filesiin tallennettuihin yhteyshenkilöihin ja/tai asiakkaisiin. Tällöin esim. lähettäjältä tullut viesti voidaan liittää automaattisesti yhteyshenkilöön Matti Paija ja asiakkaaseen ESTT Oy. Kun käyttäjä on tallentamassa sähköpostiviestiä Outlookissa M-Filesiin, M-Files hakee vastaavuutta viestissä olevien sähköpostiosoitteiden ja M-Files-palvelimen hallinnassa määriteltyjen ominaisuuksien välillä. Vastaavuuden ja ylläpitäjän tekemien määritysten mukaan M-Files liittää viestin automaattisesti asiakkaisiin ja/tai yhteyshenkilöihin, kun viesti tallennetaan Outlookissa M-Files-kansioon. Tämä automatisointi tehdään varastokohtaisesti (varastokohtainen M-Files-kansio Outlookissa), jolloin se on voimassa myös kaikissa kyseisen M-Files-kansion alikansioissa. Huom. tallennus tulee tehdä Outlookissa Tallenna M-Filesiin -toimintoa käyttämällä tai vetämällä viesti M-Files-kansioon Outlookissa. Mikäli vedät viestin suoraan M-Filesin käyttöliittymään, yhdistämistä asiakkaaseen tai yhteyshenkilöön ei tehdä. Sähköpostiohjelman integraatioasetukset M-Files-palvelimen hallinnassa voit varastokohtaisesti määritellä, millaisia yhteyshenkilö- tai asiakastietoja sähköpostiviesteihin liitetään. M-Files hakee vastaavuutta seuraavien periaatteiden mukaan: Yhteyshenkilöt M-Files hakee täydellistä vastaavuutta yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen kanssa: M-Files liittää viestin yhteyshenkilöön Matti Paija, jos Matti Paijan ominaisuuksista löytyy täysin sama sähköpostisoite kuin viestissä on Asiakkaat Mikäli sähköpostiohjelman integraatioasetuksissa on lisäksi määritelty asiakastiedot, niin 1. M-Files hakee lisäksi vastaavuutta yhteyshenkilön kautta asiakkaaseen (Asiakas-kohdetyypin tulee olla Yhteyshenkilö-kohdetyypin omistaja): M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT OY, jos Matti Paija on asiakkaan ESTT Oy:n yhteyshenkilö. 2. Lisäksi M-Files hakee vastaavuutta sähköpostiosoitteessa olevan Internet-toimialueiden ja asiakkaan ominaisuuksien välillä: M-Files liittää viestin asiakkaaseen ESTT Oy sähköpostiosoitteen toimialueen tai perusteella, jos toimialue estt.fi löytyy asiakkaan ominaisuuksista. Viestiä ei tässä tapauksessa liitetä yhteenkään yhteyshenkilöön, mikäli yhteyshenkilötiedoilla ei löydetä täydellistä vastaavuutta /34

10 Määrittele M-Files-palvelimenhallinnassa, mitä yhteyshenkilö- ja asiakastietoja tallennettaviin viesteihin halutaan yhdistää. 3.3 M-Files-kategoriamerkintä Outlookin viestilistauksessa näkyvä M-Files-kategoriamerkintä ilmaisee, että olet jo tallentanut viestin M-Filesiin. Mikäli joku toinen käyttäjä (esim. viestin joku muu vastaanottaja) on jo tallentanut saman viestin M- Filesiin, M-Files varmistaa, haluatko tallentaa saman viestin uudelleen. Vaikka et tallentaisi viestiä uudelleen, ilmestyy M-Files-kategoriamerkintä myös sinun Outlookiisi ko. viestin kohdalle. Päivitä M-Files-tila -toiminnolla voit saada helposti näkyviin kaikki M-Files-kategoriamerkinnät. Tällöin myös viestit, jotka joku käyttäjä muu on tallentanut jo M-Filesiin, saavat M-Fileskategoriamerkinnän /34

11 4. Yleiset käyttöliittymäparannukset 4.1 Suhteessa olevat kohteet listattuna suoraan pääkohteen alapuolella Kohteeseen suhteessa olevia kohteita on nyt helppo selata suoraan näkymästä tai hakutuloksesta nuolipainikkeita käyttämällä. M-Files näyttää kaikki kohteeseen liittyvät kohteet pääkohteen alapuolella. Näin voit helposti selata esimerkiksi projektiin liittyviä dokumentteja ja yhteyshenkilöitä suoraan listausnäkymästä Informatiiviset ryhmittelyotsikot Suhteessa olevat kohteet on ryhmitelty automaattisesti kohdetyypeittäin tai ominaisuusmäärittelyn mukaan. Näin löydät helposti ja nopeasti haluamasi dokumentin tai muun kohteen. Jos esimerkiksi etsit projektiin liittyviä yhteyshenkilöitä, löydät ne helposti Yhteyshenkilöt-ryhmittelyotsikon alta. Suhteessa olevia kohteita on helppo selata suoraan näkymästä tai hakutuloksesta. 4.2 Suosikit Omien näkymien ja tehtäväalueen pikakuvakkeiden lisäksi voit lisätä dokumentteja ja muita kohteita suosikkeihin. Suosikit ovat käyttäjäkohtaisia. Voit lisätä ja poistaa kohteita omiin suosikkeihin seuraavilla toiminnoilla (Toiminnotvalikko/pikavalikko): Lisää suosikkeihin Poista suosikeista Huom. et pysty poistamaan suosikkeja Poista-toiminnolla. Pääset kätevästi suosikkeihin käyttämällä tehtäväalueella olevaa pikalinkkiä /34

12 Voit lisätä ja poistaa usein käyttämiäsi dokumentteja suosikkeihin. 4.3 Työnkulun tilan vaihdon pikatoiminnot Tehtäväalueen pikalinkkien avulla voit suoraan muuttaa työnkulun tilaa. Siirrä tilaan -otsikon alla on suoraan valittavissa työnkulut eri tilat. Voit suoraan tilaa napsauttamalla siirtää kohteen valitsemaasi tilaan. Voit tässä vaiheessa vielä lisätä kommentin tilanvaihdolle halutessasi. Huom. Siirrä tilaan -otsikko ja työnkulun eri tilat ovat näkyvissä tehtäväalueella vain, jos kohteeseen on liitetty työnkulku, jonka tilamuutoksiin käyttäjällä on oikeudet. Voit myös vaihtaa tilaa ominaisuusalueen työnkulun tai tilan linkkiä napsauttamalla. Työnkulun tilan vaihdon erilaiset pikalinkit ovat käytettävissä tehtäväalueella ja ominaisuusalueella /34

13 4.4 Viimeisin kommentti näkyvissä Kommenttikentässä näet aina viimeisemmäksi lisätyn kommentin riippumatta siitä, onko se lisätty viimeisimpään versioon vai ei. Eli jos viimeisessä versiossa ei ole kommenttia, M-Files näyttää silti viimeisimmäksi lisätyn kommentin. 4.5 Muita tehtäväalueen muutoksia Äskettäin käyttämäni: avaa näkymän käyttäjän viimeksi avaamiin tai muokkaamiin dokumentteihin ja muihin kohteisiin. Nuolitoiminnot: nuolia napsauttamalla voit avata ja sulkea ko. otsikon alla olevat pikalinkit /34

14 5. Muita käytettävyysparannuksia 5.1 Tuki Office 2010:lle ja AutoCAD 2011:lle M-Files 7.0 tukee Microsoft Officen versioita 2002, 2003, 2007 ja Lisäksi M-Files 7.0 tukee AutoCADin uusinta versiota 2011 (AutoCAD ja AutoCAD LT) sekä aiempia versiota AutoCAD-versiosta 2004 alkaen. 5.2 Tiedostojen esikatselu metatietokortissa Sen lisäksi, että voit esikatsella dokumentteja M-Filesin käyttöliittymässä, voit esikatsella dokumentteja nyt myös metatietokortissa. Esikatselun saat aktivoitua metatietokortissa painamalla toiminnon kuvaketta oikealta ylänurkasta. Esikatselutilassa voit selata ja kopioida dokumenttien sisältöjä helposti. Esikatselu on mahdollista, mikäli koneelle on asennettu kyseistä tiedostomuotoa tukeva ohjelmisto. Esimerkiksi tiedostoja vietäessä M-Filesiin esikatselu helpottaa metatietojen täyttämistä. Esikatselun saa aktivoitua metatietokortissa painamalla toiminnon kuvaketta oikealla ylänurkassa. Esikatselu on oletusasetuksissa pois päältä. 5.3 Arvolistan arvojen kuvakkeet Jo M-Filesin aiemmissa versioissa kohdetyypeille on voinut lisätä, muuttaa ja poistaa kuvakkeita. M- Files 7.0:ssa voit lisäksi lisätä kuvakkeita arvolistan arvoille. Näin voit tehdä M-Filesin käyttöliittymästä entistä havainnollisemman. Esimerkiksi työnkulun tiloille ja kokoustyypeille voidaan määrittää omat kuvakkeensa. Koska työnkulun tilan vaihto voidaan tehdä suoraan tehtävä- tai ominaisuusalueen pikatoimintoja käyttämällä, kuvakkeilla voidaan erottaa tilat toisistaan myös visuaalisesti /34

15 Voit helposti lisätä, vaihtaa ja poistaa kuvakkeita arvolistan arvoille. M-Filesin tarjoama laaja kuvakepankki mahdollistaa luomaan visuaalisesti havainnollisemman käyttöliittymän yrityksen toimintojen mukaan /34

16 5.4 Vastaavuushaku arvolistan kaikista arvoista Kun kohteelle halutaan lisätä ominaisuus, joka käyttää arvolistaa, M-Files ehdottaa samanalkuisia aiemmin tallennettuja arvoja käytettäväksi. Aiemmissa versioissa M-Files on etsinyt vastaavuutta ensimmäisen joukosta, jolloin osaa aiemmin tallennetuista arvoista on täytynyt hakea suodattimen avulla. 7.0-versiossa M-Files etsii vastaavuutta kaikista tallennetuista arvoista ja ehdottaa sen mukaan käyttäjälle arvoja. Esimerkiksi, jos käyttäjä haluaa lisätä dokumentille Talosuunnitelma Tähti asiakkaan ESTT Oy, niin käyttäjän alkaessa kirjoittaa kirjaimia ES arvolistaa käyttävään kenttään metatietokortissa, M-Files ehdottaa kaikkia ES*-muotoa olevia asiakkaita valittavaksi, joiden joukosta löytyy myös ESTT Oy. 5.5 Tallennus ja muunnos PDF:ksi Voit tallentaa tiedoston suoraan PDF-muotoon M-Filesin toimintoja käyttämällä. Tällöin tiedostoa ei tarvitse erikseen avata ko. sovellukseen, vaan voit tehdä tallennuksen M-Filesin käyttöliittymässä Tallenna PDF:ksi -toiminnoilla. M-Files 7.0 tarjoaa aiempien PDF-tallennusvaihtoehtojen lisäksi mahdollisuuden tallentaa yksitiedostoisesta dokumentista automaattisesti monitiedostoisen dokumentin. Tällöin M-Files muuttaa ensin yksitiedostoisen dokumentin (esim. Word-tiedoston) automaattisesti monitiedostoiseksi ja sen jälkeen luo samaan monitiedostoiseen dokumenttiin PDF-muotoisen tiedoston. Näin sekä alkuperäinen tiedosto että PDF-tiedosto ovat automaattisesti käytettävissä samassa monitiedostoisessa dokumentissa. Voit myös muuntaa tiedoston PDF:ksi. Tällöin alkuperäinen tiedosto (esim. Word-muodossa oleva doc-tiedosto) korvataan vastaavalla PDF-tiedostolla. 5.6 Parannukset www-käyttöliittymässä (M-Files Web Access) Myös www-käyttöliittymälle on tehty useita parannuksia 7.0-versiota varten. Käyttäjille, joilla ei ole mahdollisuutta käyttää asiakasohjelmistoa, voidaan näin taata samat ominaisuudet ja toiminnallisuudet kuin peruskäyttäjille. M-Filesin www-käyttöliittymää voidaan hyödyntää myös kätevästi erilaisen materiaalin julkaisussa Internetissä, jolloin käyttäjiä voi olla rajaton määrä. Esimerkiksi lehdistötiedotteet, julkaisut, valokuvat tai tuoteluettelot voidaan julkaista helposti M-Filesin www-käyttöliittymän avulla /34

17 6. Hakuparannukset 6.1 Yleiset hakuehdot Etsi kaikki kohteet Käyttämällä tätä oletusasetusta M-Files hakee kaikki kohteet hakusanojen perusteella (ellei laajennetussa haussa ole määritelty tarkennettuja hakuehtoja) Esimääritellyt hakuehdot Esimääritellyt hakuehdot nopeuttavat hakua. Voit hakea tietyn kohdetyypin (esimerkiksi pelkät dokumentit) tai muokkausajankohdan mukaan kohteita: Etsi vain: kohdetyypeittäin Etsi vain: muokatut (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden aikana) Etsi vain: käyttämäni (tänään, viimeisen viikon/kuukauden/vuoden aikana). Esimääriteltyjä hakuehtoja käyttämällä löydät nopeammin haluamasi kohteen. 6.2 Pikahaku Kirjoita hakusanat pikahakukenttään Hakusisältö Kuten ennenkin, käyttäjä voi määritellä, haetaanko metatiedoista, tiedostojen sisällöstä vai molemmista. Hakusisällön määrittely on siirretty tähän kenttään (aiemmin ollut yleisissä hakuehdoissa). Jokai /34

18 selle eri hakusisällölle on oma kuvakkeensa. Oletusasetuksena on haku metatiedoista ja tiedostojen sisällöstä. Jos käyttäjä vaihtaa asetusta, M-Files käyttää jatkossa käyttäjän määrittelemää hakusisältöä hakuihin. Voit vaihtaa hakusisällön määrittelyn helposti pikahakuvalikosta. 6.3 Laajennettu haku Uusia ominaisuuksia ja muutoksia: Näyttää kaikki määrittelykentät (3 rinnakkain). Kaikki ominaisuusmäärittelyt on lueteltu listassa erillisinä. Ominaisuus (mikä tahansa ominaisuus) -valinta on poistettu. Lisää-toiminnolla saat näkyviin myös vähemmän käytetyt ominaisuusmäärittelyt Hakuehtojen alisteisuus Voit helposti määrittää hakuehtoja hyödyntämällä hakuehtojen alisteisuutta, jolloin listoissa näkyvät vaihtoehdot suodatetaan muiden listavalintojen perusteella. Esimerkiksi, jos olet valinnut hakuehdoksi tietyn työnkulun, tilavaihtoehdot suodatetaan sen jälkeen niin, että vain valitsemaasi työnkulkuun liittyvät tilat ovat näkyvissä ja valittavissa. Vastaava suodatus tehdään automaattisesti myös muillekin toisistaan riippuvaisille arvolistoille. Esimerkiksi yhteyshenkilöt suodatetaan asiakkaan mukaan, mikäli näillä arvolistoilla on hierarkkinen suhde. Alisteiset hakuehdot ovat käytettävissä operaattoreiden "on" tai "yksi joukosta" (vain laajennetuissa hakuehdoissa) kanssa /34

19 Alisteisia hakuehtoja voit hyödyntää, kun etsit esimerkiksi tiettyyn yhteyshenkilöön liittyviä dokumentteja Epäsuorat haut Voit määrittää hakuehtoja myös suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla, jolloin kohteella itsellään ei tarvitse olla kyseistä ominaisuutta. Hakuehtoon valittu ominaisuus on tässä tapauksessa suhteessa olevan kohteen ominaisuus. Epäsuoraa hakua käyttämällä voit esimerkiksi hakea tiettyyn maahaan liittyvät sopimukset, vaikka itse sopimukseen ei olisi määritelty Maa-ominaisuutta, jos se kuitenkin löytyy sopimukseen liittyvän asiakkaan kautta. Tällöin hakuehdoksi määritellään "Asiakas.Maa". Voit määritellä näitä epäsuoria hakuominaisuuksia napsauttamalla listassa näkyvää pluspainiketta, jolloin voit valita suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jota haluat käyttää hakuehtona. Esimerkkitapauksessa listalta on ensi valittu Asiakas ja sen jälkeen asiakkaan Maa-ominaisuus, jonka jälkeen hakukenttään on tullut hakuehdoksi pisteellinen muoto "Asiakas.Maa". Vastaavasti voit määrittää epäsuoria näkymiä suhteessa olevien kohteiden ominaisuuksia käyttämällä. Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä /34

20 Voit määrittää epäsuoria hakuehtoja, jolloin itse kohteella ei tarvitse olla haussa käytettyä ominaisuutta, mutta kohde saadaan kuitenkin mukaan hakutulokseen, mikäli ominaisuus on suhteessa olevan kohteen ominaisuus. Laajennettuja hakuehtoja käyttämällä voit luoda kolmitasoisia epäsuoria hakuehtoja /34

21 6.4 Hakutulosten ryhmittely kohdetyypeittäin M-Files ryhmittelee automaattisesti hakutulokset kohdetyypeittäin. Löydät näin helposti ja nopeasti etsimäsi kohteen riippuen siitä, etsitkö esimerkiksi dokumenttia vai projektia. Mikäli kohdetyyppiotsikon kohdalla on numeron lisäksi +-merkki, on hakutuloksia enemmän kuin hakutuloksessa näytetään (esim. Dokumentit (50+)). Näytä lisää tuloksia -toiminnolla saat lisää hakutuloksia näkyviin Hakutulosten tarkennus (interaktiivinen hakupaneeli) Sen lisäksi, että voit määrittää erilaisia hakuehtoja ennen haun tekemistä, voit myös tarkentaa hakua sen jälkeen, kun olet saanut hakutuloksen näkyviin. M-Files tarjoaa tähän käyttöön interaktiivisen hakupaneelin, jota käyttämällä voit tarkentaa hakua vaikka dokumentin luokan mukaan. Esimerkiksi, jos haet tiettyä tarjousta ja saat haun tulokseen paljon dokumentteja, voit tarkentaa haun tulosta hakemalla uudelleen ainoastaan dokumentit, joiden luokka on Tarjous. Interaktiivinen hakupaneeli on näkyvissä listausalueen oikeassa reunassa samalla tasolla kohdetyyppiotsikon kanssa. Huomaa, että hakupaneeli on kohdetyyppikohtainen: kun käytät tarkentavia hakuja listausalueella, hakee M-Files ainoastaan ko. kohdetyyppiin kuuluvat kohteet. M-Files ryhmittelee haun tulokset kohdetyypin mukaan. Lisäksi voit käyttää listausalueella olevaa interaktiivista hakupaneelia haun tuloksen tarkentamiseen /34

22 6.5 Kokeile uusia hakuja Interaktiivisen hakupaneelin lisäksi M-Files opastaa käyttäjää erilaisilla pikaohjeilla löytämään halutun hakutuloksen. M-Files ehdottaa esimerkiksi kokeilemaan toisella hakusanalla tai laajentamaan hakua /34

23 7. Näkymäparannukset 7.1 Näkymien ryhmittely Päätason näkymät on ryhmitelty omiin, yhteisiin ja muihin näkymiin. Lisäksi perinteiset kansiot ovat omassa ryhmässään. Näin käyttäjän on helpompi erottaa nämä eri tyyppiset näkymät toisistaan ja navigointi omiin näkymiin on nopeaa. Peruskäyttäjällä ei myöskään usein ole oikeutta muokata yhteisiä näkymiä, joten yhteisten näkymien ryhmittely omakseen selkeyttää myös eroa yhteisten ja omien näkymien välillä. Näkymät on ryhmitelty päätasolla omiin, yhteisiin ja muihin näkymiin. 7.2 Epäsuorat näkymät Näkymiä voidaan luoda suhteiden kautta muodostuneiden ominaisuuksien avulla, jolloin kohteella itsellään ei tarvitse olla kaikkia näkymän ryhmittelytasolle määriteltyjä ominaisuuksia, jotta se tulisi suodatetuksi haluttuun näkymään. Määritellyt ominaisuudet voivat tällöin olla kohteeseen suhteessa olevien muiden kohteiden ominaisuuksia (esim. projektin tai asiakkaan ominaisuuksia). Esimerkiksi näkymä dokumenteista Maittain, Asiakkaittain ja Projekteittain voidaan luoda epäsuoruutta käyttäen, vaikka dokumentilla itsellään ei näitä kaikkia ominaisuuksia olisi määriteltynä. Tällöin riittää, että dokumentti on liitetty projektiin, projekti on liitetty asiakkaaseen ja asiakkaalle on määritelty maatieto. Epäsuorien näkymien luonti on haluttu tehdä käyttäjälle entistä joustavammaksi 7.0-versiossa. Uusin versio tarjoaakin intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen tavan luoda epäsuoria näkymiä. Voit määritellä näitä epäsuoria näkymiä nyt helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa näkyviä pluspainikkeita, jolloin voit valita suhteessa olevan kohteen ominaisuuden, jonka mukaan haluat muodostaa ja ryhmitellä näkymän sisäisen rakenteen. Esimerkkitapauksessa ylimmäistä ryhmittelytasoa määriteltäessä ominaisuuslistalta on valittu ensin Projekti, sen jälkeen projektin ominaisuus Asiakas ja sen jälkeen vielä projektiasiakkaan ominaisuus Maa, jolloin ominaisuudeksi on muodostunut pisteellinen muoto "Projekti.Asiakas.Maa". Tällä tavoin dokumentti on liitetty maatietoon asti, ja näin voidaan muodostaa epäsuora näkymä maittain. Tämän jälkeen näkymän sisäinen rakenne on esimerkkitapauksessa määritelty jakautuvaksi asiakkaittain ja viimeisellä tasolla projekteittain (ks. kuva). Vastaavasti voit tehdä epäsuoria hakuja suhteessa olevien kohteiden ominaisuuksia käyttämällä. Voit myös hyödyntää epäsuoruutta suodatinasetusten ominaisuuksia määritellessä /34

24 Epäsuoran näkymän luonti on helppoa ja käyttäjäystävällistä. Voit määritellä epäsuoria näkymiä helposti napsauttamalla ominaisuuslistassa näkyviä pluspainikkeita, jolloin ominaisuudeksi muodostuu pisteellinen muoto /34

25 7.3 Käyttäjäkohtainen kansiovalinta näkymässä Näkymän ryhmittelytason lisäasetuksissa voit määritellä, näytetäänkö käyttäjälle kaikki ko. tason näennäiset kansiot vai voiko käyttäjä valita ne kansiot, joita hän haluaa käyttää. Kansiovalintaa kannattaa käyttää silloin, kun näkymä tai näennäinen kansio sisältää paljon alikansioita (yli 500). Kansiovalinnan avulla käyttäjä voi helposti valita suoraan ne kansiot, joihin hän haluaa tehdä muutoksia. Kansiovalinnan käyttäminen on huomattavasti nopeampaa kuin esimerkiksi alkukirjaimittain ryhmittely, kun kohteita on paljon (yli ). Jos näkymä on esimerkiksi määritelty Asiakkaittain tai Projekteittain ja yrityksellä on tuhansia asiakkaita tai projekteja käytössä, helpottaa käyttäjäkohtainen kansiovalinta käyttäjien päivittäistä työskentelyä usein käyttämissään asiakas- tai projektikansioissa. Tällöin käyttäjä valitsee Valitse kansio -toiminnolla ainoastaan ne kansiot, joita hän haluaa käyttää. Kansiorajausta voidaan käyttää, jos ryhmittelytaso määritellään arvolistaa käyttävän ominaisuuden mukaan. Huom. asetus on ryhmittelytasokohtainen. Yhteisiin näkymiin kansiorajauksen voi tehdä käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus. Kansiovalintarajauksen voit aktivoida ryhmittelytason lisäasetuksissa /34

26 8. Työnkulut ja tehtävänannot 8.1 Työnkulkuihin sisältyvät kahdentyyppiset tehtävänannot Tehtävänannot voivat sisältyä työnkulkuihin tai ne voivat olla työnkuluista riippumattomia. M-Files 7.0 tarjoaa kahdentyyppisiä tehtävänantoja käytettäväksi työnkulkujen yhteydessä. Näiden avulla tieto ja vastuu työn suorittamisesta siirretään automaattisesti oikealle henkilölle tilasiirtymän yhteydessä Työnkulun tehtävänanto, josta ei synny erillistä kohdetta Anna tehtäväksi käyttäjälle -valinnalla voit luoda tehtävänannon, josta ei synny erillistä kohdetta. Tällä valinnalla luotu tehtävänanto muuttuu suoritetuksi, kun yksi suorittajista muuttaa dokumentin tilaa työnkulussa (yleensä siirtämällä kohteen seuraavaan tilaan). Kohteen ominaisuuksista voit nähdä tehtävänannon suorittajat, jos kohde on tilassa, johon liittyy tehtävänanto. Tehtävänannon suorittaja voi tehdä tilan siirron tehtäväalueen, ominaisuusalueen tai pikavalikon toiminnoilla (ks. käyttöliittymäparannukset). Anna tehtäväksi käyttäjälle -valinnalla voit luoda ns. sulautetun tehtävänannon /34

27 8.1.2 Työnkulun tehtävänanto, josta syntyy erillinen kohde Voit luoda myös erillisiä tehtävänantoja, jolloin tehtävänannosta syntyy oma kohteensa. Tällaisen tehtävänannon saat luotua Luo erillinen tehtävänanto -valinnalla (Toiminnot-välilehdellä). Erillinen tehtävänanto eroaa ns. sulautetusta tehtävänannosta myös siten, että kaikkien tehtävänannon suorittajien tulee merkitä tehtävänanto suoritetuksi, jotta tehtävänanto muuttuu suoritetuksi. Jos lisäksi halutaan, että työnkulun tila muuttuu, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu, tulee automaattisen tilasiirtymän ehdoissa aktivoida ehto "Muuta tilaa, kun erillinen tehtävänanto on merkitty suoritetuksi". Automaattisen tilasiirtymän ehdoissa voit määritellä tilanmuutoksen, kun erillinen tehtävänanto on suoritettu. 8.2 Käyttäjien määrittely automaattisesti kohteen metatietojen mukaan Käyttäjät voidaan määritellä myös kohteen, johon työnkulku on liitetty, metatietojen mukaan. Tällöin esimerkiksi henkilö, joka on määritelty kohteen metatiedoissa Hyväksyjäksi, voidaan määritellä automaattisesti esimerkiksi tehtävänannon suorittajaksi. Näin tehtävänanto ei ole sidoksissa tiettyyn nimettyyn henkilöön, vaan se on automatisoitu ja liitetty varsinaiseen kohteen ominaisuuteen (esim. Hyväksyjä, Luonut, Viimeksi muokannut jne.). Voit määritellä tällaisia automaattisia käyttäjiä valinnalla Käyttäjä, joka on määritelty ominaisuudessa 'X'. X edustaa sitä ominaisuutta, jonka arvoa käytetään käyttäjän arvona, kun tilasiirtymä astuu voimaan /34

28 Tätä automaattista käyttäjävalintaa voidaan käyttää työnkuluissa, kun määritellään suorittajia tehtävänannoille, halutaan lähettää ilmoitus käyttäjille tai kun määritellään tilojen suojausasetuksia. Kun tilasiirtymä astuu voimaan, on ko. hetkellä kohteen metatietoihin määritelty henkilö kyseinen "automaattinen" käyttäjä. 8.3 Erillinen tehtävänantokohde ja sen kuvakkeet Erillisiä tehtävänantokohteita voidaan luoda siis työnkuluille, mutta lisäksi myös työnkuluista riippumattomina kohteina. Aina kun tehtävänanto on oma kohteensa, tulee kaikkien tehtävänannon suorittajien merkitä tehtävänanto suoritetuksi ennen kuin tehtävänanto muuttuu suoritetuksi. Suorittamattomalle ja suoritetulle tehtävänantokohteelle on määritelty erilliset kuvakkeet, jolloin suorittamattomat tehtävänannot on helppo erottaa suoritetuista /34

29 9. Metatietorakenneparannukset 9.1 Esisuodatus ominaisuuksille Ylläpitäjä voi määritellä esisuodatuksen ominaisuusmäärittelylle, joka näyttää kohteita. Tällä tavoin voidaan rajata listaa näytettävistä kohteista tietyillä kriteereillä, jolloin käyttäjä löytää nopeammin etsimänsä kohteen, esimerkiksi lisätessään haluamansa asiakkaan metatietokorttiin. Esisuodatuksella voidaan esimerkiksi jakaa: asiakkaat prospekteihin ja varsinaisiin asiakkaisiin asiakkaat tilaajiin ja toimittajiin asiakkaat henkilöasiakkaisiin ja yrityksiin projektit sisäisiin ja ulkoisiin projektit voimassa oleviin ja päättyneisiin. Asiakkaan luokkaa voidaan käyttää myös esisuodattimena asiakaslistaukselle. Vastaavasti esimerkiksi projektin luokkaa voidaan käyttää esisuodattimena projektilistaukselle. Ominaisuusmäärittelyitä voi luoda ja muokata käyttäjä, jolla on vähintään oikeus muokata metatietorakennetta. Huom. alempi suodatinvalinta "Suodata lista käyttäen seuraavan ominaisuuden arvoa" on dynaaminen sen mukaan, mitä käyttäjä valitsee metatietokortissa. Voit määritellä esisuodatuksen arvoille (määrittele suodatin listan oikealla puolella) /34

30 Voit esimerkiksi luoda uuden ominaisuusmäärittelyn "Sisäinen projekti", joka käyttää esisuodatuksena luokkaa "Sisäinen projekti". Tällöin käyttäjälle esisuodatetaan valittavaksi ainoastaan sisäiset projektit kaikista projekteista /34

31 10. Parannettu vikatilanteiden hallinta palvelinasetusten avulla 10.1 Indeksoinnin luotettavuutta parannettu M-Files 7.0:ssa on tehostettu muistin hallintaa indeksoinnin luotettavuutta parantamalla. Indeksoinnin luotettavuusparannukset mahdollistavat myös uuden indeksin luomisen samalla kun vanhaa indeksiä käytetään hakujen tekemiseen. (Metatietojen ja tiedostojen indeksointi erotettu omiksi prosesseikseen sekä lisäksi molemmat on erotettu palvelinprosesseista.) /34

32 11. Tuki suurille dokumenttivarastoille ja suorituskykyparannukset 11.1 Tuki yli miljoonan dokumentin varastoille Koska yritysten tietomäärät kasvavat koko ajan, on M-Filesin tuotekehityksessä panostettu myös suurten dokumenttivarastojen tukemiseen. Tämän kehitystyön ansiosta yli miljoonan dokumentin varastoja voidaan käyttää samaan tapaan kuin tätä pienempiäkin varastoja. Esimerkiksi haut ja kansiolistaukset toimivat nopeasti myös suuria varastoja käytettäessä. Suositukset yli dokumentille: 4 Intel Xeon -prosessoria 32 Gt RAM RAID-1- tai RAID-5-levy 64-bittinen käyttöjärjestelmä Yli miljoonan dokumentin ympäristöissä suosittelemme ottamaan yhteyttä Motive Systemsin konsultointipalveluihin Näkymän indeksointi Näkymän indeksoinnilla voidaan nopeuttaa tiettyjen tärkeimpien näkymien toimintaa suuressa dokumenttivarastossa, jos näkymän suodatinehdot rajaavat kohdejoukkoa riittävästi. Näkymän indeksointi on suositeltavaa ainoastaan, jos näkymä sisältää rajatun määrän kohteita (esim kohdetta varastossa, jossa on yhteensä kohdetta) ja jos kyseessä on käyttäjien päivittäin käyttämä näkymä, joka toimii hitaasti. Näkymien indeksointia on syytä käyttää säästeliäästi ja vain niihin näkymiin, joissa siitä on merkittävää hyötyä, koska jokainen indeksoitu näkymä varastossa hidastaa dokumenttien ja muiden kohteiden luonti- ja muokkausoperaatioita hieman. Näkymäkohtaisen indeksoinnin voi aktivoida käyttäjä, jolla on vähintään yhteisten näkymien hallintaoikeus /34

33 Voit indeksoida näkymän nopeuttaaksesi sen sisällön selaamista /34

34 12. M-Files-ohjelmiston kieliversiot M-Filesin kieliversiot ovat tällä hetkellä suomi englanti ruotsi venäjä ranska saksa espanja kiina (Traditional/Taiwan) kiina (Simplified/PRC) japani unkari italia portugali (Brasilia) puola hollanti turkki kreikka kroatia sloveeni vietnam arabia (betaversio). Voit vaihtaa ohjelmiston ja dokumenttivaraston (metatietorakenteen) kieltä ajonaikaisesti. Vaikka koneelle olisi asennettu esimerkiksi suomenkielinen versio M-Filesista, se voidaan tarpeen tullen nopeasti muuttaa englanninkieliseksi asentamatta ohjelmistoa uudelleen. Yhteiskäyttöisillä koneilla tämä on merkittävä etu /34