Lisäksi opas sisältää Jyväskylän yliopiston sisäisiä ohjeita ja käytäntöjä, jotka koskevat kaikkia EU-rahoitteisia koulutushankkeita.

Transkriptio

1 EU-RAHOITTEISTEN KOULUTUSHANKKEIDEN TALOUSHALLINNON OPAS Opas sisältää koulutusprojektien budjetointia, hallinnointia ja raportointia koskevia rahoittajan ohjeita, jotka on laadittu Sokrates-ohjelman alaohjelmien (Comenius, Erasmus, Grundtvig, Lingua, Minerva, temaattiset verkostot) taloussääntöjen pohjalta eivätkä ne sovellu välttämättä muihin EU-rahoitteisiin koulutusohjelmiin. Lisäksi opas sisältää Jyväskylän yliopiston sisäisiä ohjeita ja käytäntöjä, jotka koskevat kaikkia EU-rahoitteisia koulutushankkeita.

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 1 JOHDANTO 2 2 HANKKEEN ALOITTAMINEN Laitoksen sitoutuminen projektiin ja mahdolliset riskit Partnereiden sitoutuminen ja vastuu EU-koulutushankkeisiin liittyvien asiakirjojen allekirjoitukset ja esittelymenettely Hankkeen budjetti ja työsuunnitelma (workplan) 5 3 HYVÄKSYTYT KUSTANNUKSET SOKRATES-OHJELMASSA Kustannuslajit ja hankkeen voimassaoloaika Yleiset hallintokulut (posti-, puhelin-, kopiointikulut) (general costs) Tilakustannukset Henkilöstökulut (staff costs, personnel costs) Matka-, majoitus- ja elinkustannukset (travel and subsistence costs) Tekniikka ja laitteet (technology and equipment) Alihankintakustannukset (subcontracting) Muut kulut 11 4 HANKKEEN TOTEUTTAMINEN Varojen jakaminen partnereille, kun JY on projektin koordinaattorina Ajankäytön seuranta Varainhoitosopimuksen muuttaminen 15 5 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN Hankkeen arviointi Asiakirjojen säilytys ja oikeaksi todistaminen Tilintarkastus Jyväskylän yliopistosta lähetettävien varainkäyttöraporttien tarkistus ja hyväksyminen Projektien loppurahoitus 18 LIITTEET

3 1 JOHDANTO 2 Seuraavien ohjeiden tarkoituksena on avustaa opettajia, tutkijoita ja hallintohenkilökuntaa EU-rahoitteisten koulutushankkeiden (pääasiassa Sokrates-ohjelman alaohjelmia koskevien hankkeiden) suunnittelussa, kustannusarvion laatimisessa, käytännön koordinoinnissa ja raportoinnissa (mm. omarahoitusosuuden todentamisessa). Ohjeissa käsitellään myös vastuunjakokysymyksiä mahdollisissa riskitapauksissa. Ohjeistus on tarkoitettu sekä hankkeita koordinoiville että hankkeissa partnerina oleville laitoksille. Hyvä taloushallinto on yksi hankkeen kulmakivistä. Hankkeen koordinaattorin kannattaa hyödyntää laitoksen talousasioista vastaavien ammattitaitoa hankkeen rahaliikenteen hoidossa. Talousasioissa voi kääntyä myös Jyväskylän yliopiston hallintoviraston kansainvälisten palvelujen (jatkossa kv. palvelut) osastosihteerin Minna Rannan puoleen. Ohjeissa on keskitytty Jyväskylän yliopiston näkökulmasta hankkeiden taloushallinnossa esille tulleisiin ongelmiin ja asioihin, joihin on erityisesti syytä kiinnittää huomiota. Jokaisessa hankkeessa solmitaan koordinaattorin ja rahoittajan välinen varainhoitosopimus, jonka liitteenä on määrärahan käyttöä koskevat säännöt. Nämä asiakirjat ohjaavat hankkeen toimintoja ja taloushallintoa. Varainhoitosopimukseen liitetyt määrärahan käyttöä koskevat säännöt (yleensä englanninkieliset) ovat viralliset ja pätevät; mukana mahdollisesti olevat suomenkieliset käännökset tai internetistä tulostetut ohjeet on tarkoitettu ainoastaan tiedoksi, koska ne saattavat sisältää usein epätarkkuuksia ja virheitä. Tämä ohjeistus täydentää projektikohtaisia sääntöjä ja varainhoitosopimusta ja sisältää myös Jyväskylän yliopiston yleisiä projektien taloushallintoon liittyviä periaatteita, joista on apua hankkeiden suunnittelussa ja toteuttamisessa. Ohjeissa käytetty ilmaus jatkavat Sokrates-projektit tarkoittaa ennen v alkaneita Sokrates-hankkeita, ja uusina projekteina käsitellään v tai sen jälkeen alkaneita projekteja. Hankkeen koordinaattorin tulee perehtyä huolellisesti projektikohtaiseen, yleensä komission kanssa solmittuun, varainhoitosopimukseen (financial agreement) ja myönnetyn määrärahan käyttöä ja taloushallintoa koskeviin sääntöihin, jotka sisältävät kyseistä ohjelmaa ja hanketta koskevia erityisehtoja. Hankkeen koordinaattori on velvollinen toimittamaan kopion varainhoitosopimuksesta ja taloussäännöistä kaikille hankkeen partnereille.. 2 HANKKEEN ALOITTAMINEN 2.1 Laitoksen sitoutuminen projektiin ja mahdolliset riskit EU-koulutusohjelmissa komission tuki kattaa vain osan hankkeen kokonaiskuluista (tuen määrä vaihtelee ohjelmasta riippuen yleensä 40 % ja 75 % välillä). Lopuista hankkeen kuluista vastaavat koordinaattori ja partnerit itse (omarahoitusosuus). Pääsääntöisesti omarahoitusosuus on hankkeeseen tehtyä virkatyötä. Jyväskylän yliopiston koordinoimissa EU-koulutushankkeissa hakemuksen allekirjoittaa pääsääntöisesti rehtori kv. palvelujen esittelystä ja mahdollisesti myös hallintoyksikön

4 johtaja. Hankkeen tultua hyväksytyksi yliopisto (rehtorin edustamana) tekee varainhoitosopimuksen komission kanssa ja kantaa kokonaisvastuun hankkeesta ja sen varojen käytöstä - myös partnereiden osalta. Laitoksen johtajan allekirjoittamalla sitoumuskirjeellä (Liite 1) koordinoiva laitos sitoutuu vastaamaan hankkeesta ja hallinnoimaan sitä Jyväskylän yliopiston ja kyseessä olevan EU-ohjelman säännösten mukaisesti. Komissio arvioi hankkeen tulokset ja varainkäytön loppuraportin ja siihen sisältyvän kuluilmoituksen perusteella. Arvioinnin perusteella komissio tekee päätöksen hankkeen lopullisesta tuesta. Jos komissio ei maksa projektin loppurahoitusta tai vaatii palauttaman osittain tai kokonaan myönnetyn EU-tuen, koordinoiva laitos vastaa aiheutuvista kuluista. Yliopistolla ei ole olemassa erillistä määrärahaa miinukselle jäävien projektitilien nollaamiseen tai vaadittujen palautusten maksamiseen Partnereiden sitoutuminen ja vastuu Hakuvaiheessa partnerit sitoutuvat hankkeeseen organisaationsa laillisen edustajan allekirjoittamalla sitoumuskirjeellä (letter of endorsement, expression of interest tai muu vastaava) tai Erasmus-ohjelmassa Sokrates/Erasmus Agreement -hankesopimuksella. Jyväskylän yliopistossa sitoumuskirjeen ja Erasmus-hankesopimukset allekirjoittaa rehtori kansainvälisten palveluiden esittelystä. Hankkeen koordinaattorista ja ohjelmasta riippuen sitoumuskirjeessä saatetaan vaatia myös laitoksen johtajan allekirjoitus. Ennen kuin hanke esitellään rehtorille kv. palvelut pyrkii varmistamaan, että laitosten ja yksiköiden johtajat ovat tietoisia hankkeista, joihin laitos on sitoutumassa. Keskitetysti hallinnoiduissa hankkeissa (eli hankkeissa, joissa hakemus lähetetään komissioon) endorsement-kirjeitä ei liitetä hakemukseen, vaan koordinaattori kerää ne partnereilta ja säilyttää itsellään. Keskitetysti hallinnoituja hankkeita ovat mm. Lingua 1 ja 2, Grundtvig 1 ja 4, Comenius 3 ja Minerva. Toisissa ohjelmissa (kuten Tempus) hakemukseen tulee liittää kopiot partnereiden sitoumuskirjeistä. Asia on tarkistettavissa kunkin ohjelman voimassa olevista hakuohjeista. Hankkeen tultua hyväksytyksi koordinaattorin ja partnereiden välillä solmitaan sopimukset, joissa on määritelty osapuolten vastuut ja velvollisuudet sekä rahanjako. Sopimusten tarkoituksena on myös riskien jakaminen koordinaattorin ja partnereiden välillä. Koordinaattori voi solmia sopimuksen jokaisen partnerin kanssa erikseen (kahdenvälinen sopimus) tai yhden sopimuksen kaikkien partnereiden kanssa (konsortiosopimus). Sopimukseen on merkittävä: - yliopistoa koskevat tiedot - projektin yhteyshenkilöt - projektin voimassaoloaika - projektin tarkoitus ja päätavoitteet - osapuolien vastuut ja velvollisuudet - EU-rahan jakaminen ja osapuolten omarahoitusosuus - muutosten tekeminen rahoitussopimukseen - projektin työnjako ja aikataulu

5 - mahdolliset tekijänoikeus- ja muut immateriaalioikeuskysymykset - partnerin pankkitiedot rahojen maksua varten - loppuraporttia varten toimitettavat dokumentit ja tiedot - sopimuksen purkautuminen ja sen rikkomisesta koituvat seuraamukset - sovellettava laki ja menettelyt erimielisyyksien ratkaisemiseksi 4 Ohjeiden liitteenä on partner agreement malli, jota suositellaan käytettäväksi projekteissa (Liite 2). Partnereiden valintaan on syytä kiinnittää hankkeen suunnitteluvaiheessa paljon huomiota. Monilta ongelmilta vältytään, kun valitaan luotettavat ja tunnetut partnerit. Mahdollisissa partnereiden kanssa esiintyvissä ongelmatapauksissa koordinoiva laitos voi ottaa yhteyttä kansainvälisiin palveluihin. 2.3 EU-koulutushankkeisiin liittyvien asiakirjojen allekirjoitukset ja esittelymenettely Jyväskylän yliopistossa EU-koulutusohjelmien hankkeisiin liittyvät asiakirjat esitellään ja allekirjoitetaan alla olevien ohjeiden mukaan. Partnereiden toimittamista asiakirjoista on tarkistettava, että ne on allekirjoittanut virka-asemaltaan vastaava henkilö. Hankkeen hakemus Hakemuksen allekirjoittaa kansainvälisten palveluiden esittelystä yliopiston virallinen edustaja: rehtori tai, hänen poissa ollessaan, vararehtori tai hallintojohtaja. Ohjelmasta ja hankkeesta riippuen voi hakemukseen yliopiston virallisen edustajan lisäksi tulla myös hankkeen vastuuhenkilön (koordinaattorin) allekirjoitus (esimerkiksi Tempusohjelmassa). Hakemuksen koordinaattorin tulee olla yhteydessä erikoissuunnittelija Tuija Koposeen kansainvälisissä palveluissa hyvissä ajoin ennen hakemuksen jättöpäivää ja sopia esittelyaikataulusta. Esittelyä varten tarvitaan laitoksen johtajan ja hankkeen vastuuhenkilön allekirjoittama sitoumuskirje (Liite 3 I). Partnerin sitoumuskirje hankehakemukseen (letter of endorsement tai expression of interest) Kirjeen allekirjoittaa rehtori kansainvälisten palvelujen esittelystä. Liitteessä 3 (II) on sitoumuskirjeluonnos Sokrates-ohjelman alaohjelmien hankkeisiin. Samaa mallia käyttäen on mahdollisuus laatia sitoumuskirje myös hankkeisiin, joita Jyväskylän yliopisto koordinoi. Erasmus-ohjelmassa on syksystä 2002 alkaen käytössä Sokrates/Erasmus - hankesopimus intensiiviohjelmia ja opetuksen kehittämishankkeita varten. Nämä allekirjoittaa rehtori (Liite 4 I ja 4 II). Varainhoitosopimus (financial agreement) Sopimuksen allekirjoittaa rehtori. Sopimukseen voi hankkeesta riippuen tulla rehtorin allekirjoituksen lisäksi myös laitoksen johtajan allekirjoitus. Kansainväliset palvelut esittelee varainhoitosopimuksen rehtorille. Jos hankkeelle myönnetty EU-tuki on pienempi kuin haettu määrä, tarvitaan myös varainhoitosopimuksen esittelyä varten laitoksen sitoumuskirje, koska laitos joutuu varautumaan ennakoitua suurempaan omarahoitusosuuteen.

6 5 Koordinaattorin ja partnereiden väliset sopimukset (partner agreement) Sopimuksen allekirjoittavat laitoksen johtaja, hankkeen vastuullinen johtaja sekä rehtori kansainvälisten palvelujen esittelystä. Väli- ja loppuraportti (final report) Hankkeen väli- ja loppuraportit allekirjoittaa tapauksesta riippuen joko pelkästään yliopiston virallinen edustaja eli rehtori tai virallinen edustaja ja hankkeen vastuuhenkilö (koordinaattori). Pankkitiedot (financial identification / bank details) Hakemuksen ja/tai varainhoitosopimuksen mukana olevan liitteen pankki- ja maksatustiedoista allekirjoittaa rehtori, jos allekirjoittajaksi vaaditaan legal representative of the institution, tai hallintojohtaja, jos allekirjoittajaksi vaaditaan account holder. Jos liitteessä vaaditaan pankin leima ja allekirjoitus, ne saadaan Nordea-pankin konttorista. Yhteyshenkilönä pankkiin on yliopiston talouspalveluissa kirjanpitäjä Anita Saari, puh Allekirjoituksen saamiseen on varattava vähintään viikko aikaa. Maksatustietoihin hankkeen yhteyshenkilöksi merkitään projektin taloushallintoa hoitava henkilö. Jyväskylän yliopiston pankkitilitiedot on tarkistettava laitoksen talousasioita hoitavalta henkilöltä tai talouspalveluiden www-sivuilta Liitteessä 5 on yhteenvetotaulukko asiakirjojen allekirjoituksista ja esittelystä. 2.4 Hankkeen budjetti ja työsuunnitelma (workplan) Yksi hankehakemuksen tärkeimmistä osista on hankkeen budjetti, joka perustuu mahdollisimman yksityiskohtaiseen työsuunnitelmaan. Ilman partnereiden kanssa yhteistyössä huolellisesti laadittua työsuunnitelmaa hankkeen budjetointi on vaikeaa. EUkoulutushankkeiden budjetin pitäisi olla mahdollisimman tarkka, koska loppuraportissa rahojen käyttö on todennettava budjetin mukaisesti. Budjetti myös ohjaa hankkeen rahojen käyttöä ja hankkeen toimintoja koko projektin ajan. Komission tuki hankkeelle on lähes poikkeuksetta pienempi kuin haettu rahoitus. Tätä on syytä tähdentää myös partnereille, jotta he voivat varautua suunniteltua suurempaan omarahoitusosuuteen. Jyväskylän yliopisto edellyttää, että EU:n tukea haetaan aina enimmäismäärä. Hankkeen kokonaiskustannusten tiedostamiseksi ja arvioimiseksi hankkeesta on hyvä tehdä omakustannuslaskelma (OKA). Laskelma on laitokselle hyvä työväline. Sitä ei kuitenkaan lähetetä rahoittajalle.

7 3 HYVÄKSYTYT KUSTANNUKSET SOKRATES-OHJELMASSA 6 Korvauskelpoisia kustannuksia koskevien yleisten ohjeiden lisäksi hankkeen koordinaattorin ja talousasioita hoitavan henkilön tulee perehtyä huolellisesti projektikohtaiseen varainhoitosopimukseen ja myönnetyn määrärahan käyttöä koskeviin sääntöihin. 3.1 Kustannuslajit ja hankkeen voimassaoloaika Sokrates-ohjelman v uusittujen taloussääntöjen mukaan myönnetty EU-tuki jakaantuu henkilöstökuluihin (rahoittaja maksaa kiinteämääräisen hyvityksen) ja suoriin kuluihin (matkakulut, koneet, laitteet, alihankinta). Varojen siirto suorista kuluista henkilöstökuluihin tai päinvastoin ei ole sallittua. Hankkeen voimassaoloaika ilmenee rahoitussopimuksesta. Projektilla voi olla hyväksyttäviä kustannuksia vain hankkeen voimassaoloaikana. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat vain hankkeen toimintojen ja hyväksyttyjen, sopimuksessa mainittujen yhteistyökumppaneiden todelliset kulut, jotka on pystyttävä todentamaan loppuraportissa. Rahat on käytettävä hankkeen taloussääntöjen mukaisesti. 3.2 Yleiset hallintokulut (posti-, puhelin-, kopiointikulut) (general costs) EU-koulutusohjelmien projekteista yliopisto ei pidätä yleiskustannusprosenttia. Uusissa Sokrates-projekteissa komissio ei enää korvaa yleisiä hallintokuluja, joten niitä ei myöskään tarvitse eritellä loppuraportissa. Kokonaissumman ilmoittaminen riittää. Hankkeen osapuolet rahoittavat hallintokulut kokonaisuudessaan itse. On huomattava, että Sokrates-hankkeissa yleiset hallintokulut eivät tarkoita hallintohenkilökunnan henkilöstökuluja. Budjetointivaiheessa yleisiin hallintokuluihin budjetoidaan kuitenkin sallittu enimmäismäärä. (Esimerkiksi jos rahoittaja hyväksyy budjetointivaiheessa hallintokulujen osuudeksi 7 % kokonaisbudjetista, tämä sallittu enimmäismäärä myös budjetoidaan.) Jos jatkavien Sokrates-projektien yleisten hallintokulujen laskemisessa ja todentamisessa raportointivaiheessa on ongelmia, voi asiassa kääntyä kansainvälisten palvelujen osastosihteerin Minna Rannan puoleen. 3.3 Tilakustannukset Useimmissa uusissa hankkeissa, esimerkiksi uusissa Sokrates-hankkeissa, tilakustannuksia ei hyväksytä. Tilakustannuksia ei siis myöskään budjetoida tai raportoida rahoittajalle hankkeen menoiksi. Jatkavissa Sokrates-hankkeissa tilakustannukset lasketaan ja todennetaan seuraavaa laskutapaa käyttäen: Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta ja liikunta- ja terveystieteiden tiedekunta:

8 490 * hankkeeseen käytetty tehollinen työaika kuukausina Muut tiedekunnat ja erillislaitokset: * hankkeeseen käytetty tehollinen työaika kuukausina Yllä olevassa laskutavassa on noudatettu Jyväskylän yliopiston eri tiedekunnille määrittelemää keskimääräistä kiinteistömenohintaa/henkilötyökuukausi. Lisätietoja keskimääräisen kiinteistömenohinnan perusteista löytyy yliopiston talouspalveluiden sivulta Sokrates-hankkeissa käytettyä työaikaa ei saa selville suoraan hallintoviraston henkilöstöjärjestelmästä. Tehollinen työaika lasketaan hankkeen ajankäytön seurannan listoista, ja muutetaan kuukausiksi seuraavan laskutoimituksen avulla: Tehdyt työtunnit / 133,3 tai tehdyt työpäivät / 18, Henkilöstökulut (staff costs, personnel costs) Uusissa Sokrates-hankkeissa henkilöstökuluista riittää loppuraportissa kokonaissumman ilmoittaminen kaikkien osapuolien osalta. Kaikkien projektissa työskennelleiden tulee kuitenkin todentaa projektille tehty työ kirjaamalla työtunnit ajankäytön seurannan lomakkeelle. Uusien hankkeiden henkilöstökuluja budjetoitaessa pohjana käytetään liitteenä olevaa päiväpalkkataulukkoa (Liite 6). Taulukon päiväpalkat on laskettu valtion virkamiesten palkkaustaulukon A-palkkausluokkien (I kalleusluokka) maaliskuun 2002 kuukausipalkkojen mukaan. Päiväpalkka saadaan seuraavalla laskutoimituksella: henkilön kuukausipalkka + sivukulut 50 % x 12 : 220 (teholliset työpäivät vuodessa). Päiväpalkkataulukosta nähdään suoraan, mihin komission määrittelemien ISCO-koodien (International Standard Classification of Occupations) neljästä kategoriasta henkilö budjetoidaan. Esim. jos henkilön kuukausipalkka on A 30 viidellä ikälisällä, hänet budjetoidaan ISCO-kategoriaan 1 (FI). Budjetoinnin perusteena ei siis käytetä ISCOkoodien henkilöstöryhmiä. Budjettiin ei laiteta automaattisesti ISCO-taulukon sallimaa enimmäismäärää, vaan todelliset kulut. Kulut budjetoidaan todellisten kulujen mukaan myös siinä tapauksessa, jos ne ylittävät ISCO-taulukon sallimat enimmäismäärät. Laskelma tehdään jokaisesta projektissa työskentelevästä henkilöstä ja kirjataan näkyviin liitteen 7 lomakkeelle (internal report sheet personnel costs). Jos henkilölle kirjoitetaan esitys määräaikaiseen virkasuhteeseen (A-lomake) projektille, esityksessä on oltava projektin nimi. Partnereiden on myös toimitettava koordinaattorille projektissa työskentelevistä henkilöistä ajankäytön seurannan lomakkeet ja personnel costs lomakkeet.

9 8 Jatkavien Sokrates-hankkeiden osalta loppuraportin henkilöstömenojen (päiväpalkka, tuntipalkka, kuukausipalkka) omakustannusosuus todennetaan käyttämällä yliopiston omakustannuslaskelmaa (OKA), jossa tehollisena työaikana käytetään opetushenkilöstön kokonaistyöaikaa : tuntia/vuosi; 220 päivää/vuosi - 133,3 tuntia/kk; 18,3 päivää/kk Henkilösivukustannukset lasketaan 50 %:n mukaan, mihin sisältyvät mm. eläkemaksut, sotumaksut, sairaussijaisuus, tapaturmamaksut, lomaraha, terveydenhoitomaksut sekä palkankorotusvaraus. Loppuraportissa palkat lasketaan seuraavasti: Päiväpalkka: henkilön kuukausipalkka + 50 % x 12 : 220 Tuntipalkka: henkilön kuukausipalkka + 50 % x 12 : 1600 tai henkilön kuukausipalkka + 50 % : 133,3 Esimerkkinä projekti, jonka kesto on 12 kk Palkat palkkaustaulukon A-palkkausluokkien (I kalleusluokka) mukaiset - projektirahoilla palkataan täysipäiväinen tutkija (A21+ 2 ikälisää) - virkatyön osuus: professori (A28+ 6 ikälisää) : 5 t/kk, 55 tuntia/vuosi, 3,7% kk laboratorioteknikko (A18+ 4 ikälisää): 10 t/kk, 80 tuntia/vuosi TYÖKUSTANNUKSET euro Hankkeeseen palkattavan henkilökunnan bruttopalkat 2086,81 x ,72 Hankkeeseen käytetyn virkatyön palkat Professori 32,99 / t ; 55 tuntia 1 814, ,59 / 133,3t = 32,99 Laboratorioteknikko 14,56 / t ; 80 t 1 164, , ,47 / 133,3 t = 14,56 C. Henkilösivukulut 50 % ,49 Työkustannukset yhteensä ,46 - virkatyön osuus (11,7 %) 3.5 Matka-, majoitus- ja elinkustannukset (travel and subsistence costs)

10 Matka-, majoitus- ja elinkustannukset lasketaan ja korvataan valtion matkustussäännön mukaisesti. Projekti maksaa kuitenkin vain hankkeen taloushallinnon sääntöjen sallimat kulut ja mahdollinen ylimenevä osuus katetaan laitoksen rahoista. EU-koulutusohjelmissa edustuskulut eivät ole hyväksyttäviä. Matkakulut (travel costs) korvataan toteutuneiden kustannusten (laskut ja kuitit) mukaan. Mahdollisuuksien mukaan on käytettävä Apex- tai erikoishintaisia lentoja. Turistiluokkaa kalliimpia lippuja ei hyväksytä. Matkalaskuun on liitettävä lentolippujen kannat ja kaikki muut kuitit. Ilman kuittia korvausta ei makseta. Normaalit matkavakuutuskulut (Jyväskylän yliopiston matkavakuutus) ovat korvauskelpoisia. Partnerit laskuttavat matkakulunsa Jyväskylän yliopistolta yliopiston englanninkielisellä matkalaskulomakkeella (travelling expenses claim), jonka liitteeksi tarvitaan pankkitiedot (information required when paying salaries/fees and travel expenses to another country). Lomakkeet ovat saatavilla yliopiston talouspalveluiden nettisivuilta osoitteesta Matkojen budjetoinnissa voidaan käyttää 500 euron keskihintaa meno-paluumatkoilla Euroopan lennoilla. Majoitus- ja elinkustannukset (subsistence costs) voidaan rahoittajan sääntöjen mukaan maksaa joko todellisten kulujen perusteella tai kiinteänä korvauksena. Jyväskylän yliopisto edellyttää, että matkustussäännön ja kirjanpidon perusteella kustannukset katetaan todellisten kulujen mukaisesti. Hankkeen rahoittajan taloutta koskevat säännöt on kuitenkin otettava huomioon. Sokrates-hankkeiden taloussäännöt sisältävät taulukon majoitus- ja elinkustannusten enimmäiskorvauksista henkilöä ja vuorokautta kohti maittain. Enimmäiskorvaus / vrk sisältää kaikki mahdolliset kustannukset, jotka liittyvät kyseisessä maassa oleskeluun: päivärahat, majoituksen ja paikallisliikenteen käytön maassa. Projektin rahoista voi maksaa korkeintaan taulukon salliman enimmäismäärän. Esimerkkinä henkilö, jonka matka Saksaan on kestänyt 7 vrk: 9 Päivärahat 7 x 59 = 413,00 (valtion matkustussääntö) Majoitus 7 vrk à 120 = 840,00 Paikallisliikenne 50,25 Majoitus- ja elinkustannukset yht. 1303,25 Majoitus- ja elinkustannukset per vrk: 186,18 Sokrates-ohjelman taloushallinnon sääntöjen mukaan enimmäiskorvaus majoitus- ja elinkustannuksista vuorokautta kohti Saksassa on 127. Projekti voi maksaa majoitus- ja elinkustannuksia seitsemältä vuorokaudelta enintään 889, loput kulut on korvattava muista rahoista. Majoitus- ja elinkustannukset budjetoidaan taulukon enimmäiskorvausten mukaan.

11 3.6 Tekniikka ja laitteet (technology and equipment) 10 Laitehankinnat on sisällytettävä budjettiin sen mukaisesti kuin laitteita on tarkoitus projektissa käyttää (esimerkiksi, onko laite pelkästään ko. projektin käytössä ja jos ei, niin missä suhteessa sen muu käyttö on projektin sisäiseen käyttöön). Laitteistojen hankintaan liittyvät kulut (osto-, leasing- tai vuokrauskulut) ovat hyväksyttäviä ainoastaan silloin, jos hankinnat ovat hankkeen toteuttamisen kannalta ehdottoman välttämättömiä ja hankinnat ovat tapahtuneet projektin voimassaoloaikana. Jyväskylän yliopisto on tehnyt hankintamenettelyistä yksityiskohtaiset ohjeet, jotka löytyvät talouspalvelujen sivuilta Hankinnoissa on noudatettava näitä ohjeita. Käytettävän hankintamuodon ja menettelyn valinta riippuu hankinnan kokonaishinnasta sekä hankittavan tuotteen laadusta ja siitä onko yliopisto kilpailuttanut hankinnat keskitetysti. Keskitetysti kilpailutetut hankinnat ovat luettavissa edellä mainituilla talouspalveluiden sivuilla. Laitehankintoja voivat rajoittaa myös ohjelmakohtaiset säännöt, kuten esimerkiksi Tempus-ohjelmassa, jossa laitteita saa hankkia vain EU-maista tai Tempus-ohjelman kohdemaista. Jos laitteistojen ostaminen on projektissa sallittua, niin asennus-, huolto- ja vakuutuskulut (vakuutuskulut partnereiden osalta, koska Jyväskylän yliopisto ei voi vakuuttaa omaisuuttaan) voidaan myös ottaa huomioon sen prosenttiosuuden mukaan kuin niitä käytetään hankkeessa. Korvauskelpoisiksi kuluiksi hyväksytään kaikki tänä aikana tapahtuneet kulut, mutta ne lasketaan hankkeen puitteissa tapahtuneen käyttöasteen mukaisesti. Jos hankintahinta on yli euroa, on Sokrates-ohjelman taloushallinnon sääntöjen mukaan kaikkien laitteiden arvioitava kestävän vähintään kolme vuotta poistolaskelman laskemista varten. Korvauskelpoiset kustannukset lasketaan käyttämällä arvonalennusfaktoria, joka on 33,33 %, mutta kustannuksesta vähennetään hankkeen aikaisen muun käytön prosenttiosuus. Esimerkiksi laitteen hankintahinta on euroa ja sopimus kestää yhden vuoden. Laitteen käytön osuus hankkeessa on 50 %. Laitteen hyväksyttävä käyttökustannus on euroa: x 33,33 % x 50 % = Hankkeen toisena vuotena korvauskelpoiset kulut ovat myös euroa, jos laitteistojen käytön prosenttiosuus pysyy samana. Jos laitteita ei käytetä hankkeessa toisena vuotena, kulut eivät ole korvauskelpoisia. Jos hankintahinta on alle euroa, katsotaan koko hankintahinta korvauskelpoiseksi kuluksi. Kustannuksesta vähennetään kuitenkin hankkeen aikaisen muun käytön prosenttiosuus.

12 3.7 Alihankintakustannukset (subcontracting, consultancy and other external services) Alihankinta on aina ulkopuoliselta yritykseltä ostettavaa palvelua. Hankkeen ulkopuolisten yritysten (ei partnerina hankkeessa) hankkeelle tekemät työt ja tehtävät kirjataan alihankintakuluiksi. Tällaiset kulut ovat hyväksyttäviä vain, jos hankkeeseen osallistuvissa laitoksissa ei ole henkilöitä, joilla on asiantuntemusta työn tekemiseen. Alihankintatoiminnot kuvataan hakemuksessa kokonaisuudessaan, jotta kulut olisivat korvauskelpoisia. Alihankkija ei voi suorittaa ainoatakaan hankkeen perustoiminnoista eivätkä osapuolet saa teettää alihankkijalla itselleen määriteltyjä projektitehtäviä. Komissio vaatii jokaisesta alihankinnasta sopimuksen, jossa on oltava seuraavat tiedot: - alihankinnan aihe - alihankinnan alkamis- ja loppumispäivämäärät - maksettava summa - yksityiskohtainen kuvaus kustannuksista - työaikataulu tai vaiheet - maksutapa ja aikataulu (yksi tai useampi maksatus) - seuraamukset, jos sopimusta ei täytetä tai työssä tapahtuu viivästymistä Jos alihankintasopimus ylittää euroa, Jyväskylän yliopiston hankintaohjeiden mukaan tarjoukset tulee pyytää vähintään viideltä palvelunantajalta (huom. keskitetysti kilpailutetut palvelut), ja on pystyttävä osoittamaan, että hyväksytty tarjous on hintalaatusuhteeltaan paras. Sokrates-taloushallinnon sääntöjen mukaan raja on euroa, mutta on noudatettava yliopiston hankintaohjeita, koska raja on niissä matalampi. Partnereiden on noudatettava oman yliopistonsa säädöksiä alihankintasopimuksia tehdessään. Kaikki suoraan alihankintaan liittyvät kulut kirjataan alihankintakuluiksi, vaikka ne olisivat esim. matkakuluja. Alihankintatyön kustannukset eivät saa Sokrates-ohjelmassa ylittää 30 % hankkeen korvauskelpoisista kuluista. Tuensaaja voi myös käyttää ulkopuolisen henkilön konsulttipalveluja, jos ne ovat hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiä. Konsultille voidaan maksaa enintään 400 euroa/päivä. Huom. jos palkkio maksetaan yliopiston henkilöstöpalvelujen palkanlaskennan kautta, kyseessä ei ole alihankintakulu vaan henkilöstökulu. 3.8 Muut kulut Muiksi kuluiksi voidaan hyväksyä hankkeen toteuttamiseksi ehdottoman välttämättömät, määrältään kohtuulliset kulut, joita ei kuluselvityksessä ole kirjattu mihinkään muuhun kohtaan. Kulut on eriteltävä sekä budjetissa että loppuraportissa ja niistä on oltava tositteet. Tällaisia kuluja ovat pankkikulut, konferenssi- tai koulutustilojen vuokraus, asiakirjojen tuotanto-, käännös- ja julkaisukulut, kun jokin hankkeeseen osallistuvista laitoksista 11

13 suorittaa ne. Internet-kulut voidaan hyväksyä muiksi kuluiksi, jos hanke on vaatinut sen tyyppisen viestinnän intensiivistä käyttöä HANKKEEN TOTEUTTAMINEN 4.1 Varojen jakaminen partnereille, kun JY on projektin koordinaattorina Komissio maksaa tuen koordinaattorin ilmoittamalle tilille, joka on Jyväskylän yliopistossa valtion maksuliiketulotili. Alkuperäinen rahoitussopimus lähetetään kirjaamoon. Talouspalveluissa perustetaan hankkeelle projektitili, jolle kirjataan komissiosta saatava tulo ja sen käyttömenot. Koordinaattori jakaa rahat partnereille ja sopii heidän kanssaan maksujärjestelyistä. Varojen jakamista koskevat periaatteet ja partnereiden osuudet EU:n tuesta kirjataan koordinaattorin ja partnereiden väliseen sopimukseen. Varojen jaon hankkeen eri osapuolten kesken tulee perustua hakemuksessa määriteltyyn työnjakoon ja budjettiin. Koordinaattori voi jakaa osan partnereiden rahoitusosuudesta heti rahan saavuttua ja/tai kuitteja ja työn edistymisraportteja vastaan sovitun aikataulun mukaisesti. Koko rahoitusosuutta ei missään tapauksessa tule maksaa partnereille projektin alussa, koska siihen sisältyvät riskit ovat erittäin suuret. Suositeltavaa on, että hankkeen käynnistämiseksi ja kaikkien partnereiden toiminnan mahdollistamiseksi koordinaattori jakaa osan henkilöstökuluista partnereille etukäteen hankkeen alussa. Komissio maksaa tuen yleensä useassa erässä, esimerkiksi seuraavasti: Varainhoitosopimuksen allekirjoituksen jälkeen komissio maksaa koordinaattorille ennakkomaksun, joka voi olla esimerkiksi 40 % koko hankkeelle myönnetystä tuesta. Projektin käynnistyttyä komissio vaatii tietyn ajan kuluttua väliraportin, jonka hyväksymisen jälkeen maksetaan toinen 40 %. Loppusumman, esimerkkitapauksessa 20%, komissio pidättää aina itsellään siihen saakka kunnes projekti on päättynyt, koordinaattori on toimittanut loppuraportin ja komissio on sen hyväksynyt. Esimerkki varojen jakamisesta partnereille: Komission koko tuki projektille on euroa, josta euroa on myönnetty henkilöstökuluihin ja euroa suoriin kuluihin. Budjetin mukaan summa jakaantuu seuraavasti: Partneri Partneri Partneri Budjetti Koordinaattori A B C Yhteensä Henkilöstökulut Suorat kulut Matka- ja elinkustannukset Koneet ja laitteet Alihankinta ja konsultointi Muut kulut Suorat kulut

14 13 yhteensä I maksuerä Komissio maksaa ennakkomaksuna tuesta 40 % eli euroa. On suositeltavaa, että koordinaattori pidättää jo tästä ensimmäisestä maksusta itsellään koko projektin ajalle budjetoidun suorien kustannusten osuuden, esimerkissä euroa. Näitä suoria kuluja korvataan partnereille projektin kuluessa vain kuitteja vastaan. Jäljelle jäävä osuus jaetaan partnereille sen mukaan, mikä kunkin prosenttiosuus on henkilöstökulujen kokonaisbudjetista.

15 Jaettava summa: ennakkomaksu suorat kulut = Koordinaattori Partneri A Partneri B Partneri C Yhteensä %-osuus henkilöstöbudjetista 36,14 24,10 30,12 9, Jaetaan henkilöstökuluja varten II maksuerä Projekti on toimittanut komissiolle väliraportin, se on hyväksytty ja komissio on lähettänyt seuraavan maksuerän 40 % eli euroa. Tästä summasta jaetaan välittömästi 70 % partnereille henkilöstökuluja varten, jälleen budjetin %-osuuden mukaisesti. Loput 30 % jaetaan vasta sitten, kun projekti on päättynyt ja partnerit ovat toimittaneet koordinaattorille komission vaatimaa loppuraporttia varten tarvittavat tiedot, kuten esim. kaikki ajankäytön seurantaan liittyvät raportit (time sheet). II erä Saatu komissiolta Jaetaan heti 70% Projektin päätyttyä 30% Koordinaattori Partneri A Partneri B Partneri C Yhteensä %-osuus henkilöstöbudjetista 36,14 24,10 30,12 9, Jaetaan heti 70% Projektin päätyttyä 30% III maksuerä Mikäli komissio maksaa tuen täysimääräisenä, eli loput 20 %, se jaetaan välittömästi partnereille varojen saavuttua. III erä Saatu komissiolta Koordinaattori Partneri A Partneri B Partneri C Yhteensä %-osuus henkilöstöbudjetista 36,14 24,10 30,12 9, Jaettava summa Yllä olevassa esimerkissä on oletettu, että projekti etenee alkuperäisen työsuunnitelman ja budjetin mukaisesti. Mikäli projektin aikana tapahtuu muutoksia partnereiden välisessä työnjaossa, varat jaetaan toteutuneiden kulujen mukaisesti. Jos muutos on vähäinen, maksu voidaan tasata viimeisessä maksuerässä. Merkittävät muutokset työsuunnitelmaan ja budjettiin vaativat kuitenkin komission hyväksynnän etukäteen, mikä on syytä ottaa huomioon hyvissä ajoin ennen projektin päättymistä. Ks. kohta 4.3. On erittäin tärkeää huomata, että täysimääräisen tuen saamiseksi komissiolle toimitettavassa loppuraportissa kuluja on osoitettava vähintään budjetin kokonaiskulujen (=komission avustus + projektin omarahoitusosuus) mukainen summa riippumatta siitä, minkä verran komissio on antanut rahaa projektin aikana.

16 Henkilöstökulujen hyväksyttävän käytön todentamiseksi partnereita pyydetään toimittamaan ajankäytön seurantalomakkeet (time sheet) koordinaattorille kuuden kuukauden välein. Suoria kuluja (matkustuskulut, koneet, laitteet, alihankinta) tulee korvata ainoastaan kuitteja tai oikeaksi todistettuja laskukopioita vastaan. 4.2 Ajankäytön seuranta EU-koulutushankkeissa työskentelevien ajankäyttö tulee kirjata ja vahvistaa tunneittain / päivittäin. Ajankäyttölomakkeet toimitetaan projektissa työskentelevälle henkilöstölle heti projektin alussa ja projektille tehtävistä työtunneista on ryhdyttävä pitämään heti kirjaa. Liitteenä olevaa ajankäytön seurannan lomaketta (Liite 8) suositellaan käytettäväksi koulutushankkeissa. Lomake, jota voi muokata projektin tarpeisiin sopivaksi, on tärkeä työväline, koska esimerkiksi uusissa Sokrates-projekteissa se on ainoa henkilöstökuluista raportissa vaadittava ja hyväksyttävä dokumentti. 4.3 Varainhoitosopimuksen muuttaminen Koordinaattori voi halutessaan anoa lupaa varainhoitosopimuksen muuttamiseen, jos hankkeen sujuva toteuttaminen sitä vaatii. Komissiolle lähetetään teknisen avun toimiston (Technical Assistance Office, TAO) kautta koordinaattorin laillisen edustajan allekirjoittama ja päiväämä kirjallinen pyyntö muutoksesta. Muutos-/täydennyspyyntö on lähetettävä toimistolle vähintään 60 kalenteripäivää ennen rahoitussopimuksessa mainittua voimassaoloajan päättymistä. Myöhemmin lähetettyjä pyyntöjä ei käsitellä. Projektin työsuunnitelmassa, budjetissa, partneriverkoston kokoonpanossa tai muussa vastaavassa tapahtunut huomattava muutos, johon ei ole anottu kirjallisesti lupaa, voi aiheuttaa vakavia seuraamuksia loppuraportin arvioinnissa ja johtaa tuen pienenemiseen. Alla oleva luettelo muutoksista, jotka vaativat virallista muutos- tai täydennysmenettelyä, ei ole tyhjentävä. Jos on epäselvää, vaatiiko muutos komission hyväksynnän, asia on tarkistettava teknisen avun toimistosta. Osapuolten vaihtuminen Yleensä projektin osapuolten muutokset tarkoittavat joko uuden partnerin mukaantuloa (ei aiheuta tuen lisäämistä), jonkun partnerin poistumista hankkeesta tai partnerin korvaamista toisella. Osapuolten vaihtuminen voi vaikuttaa työsuunnitelmaan ja rahoitussuunnitelmaan, erityisesti kokonaisbudjetin jakautumiseen ja tuen jakautumiseen osapuolten kesken. On syytä huomioida, että koordinaattorin vaihtuminen aiheuttaa myös laillisen vastuun muutoksia. Huom! Hankkeiden koordinointi tai partnerius eivät ole henkilöön vaan oppilaitokseen sidottuja. Jos esimerkiksi hankkeen yhdyshenkilö vaihtaa yliopistoa, hanke ei seuraa hänen mukanaan uuteen yliopistoon eikä partnerilaitos ja yliopisto vaihdu. Jos partneri lähtee kesken sopimuskauden, hankkeen toteutukseen liittyvät kulut säilyvät korvauskelpoisina, jos ne vastaavat toteutettuja toimintoja, ovat hyväksyttäviä ja koordinaattori pystyy esittämään todisteet näistä kuluista. 15

17 16 Uusi työsuunnitelma on myös lähetettävä, jos osapuolten vaihtuminen vaikuttaa hankkeen toimintoihin. Työsuunnitelman muutos Muutos työsuunnitelmaan voi koskea esimerkiksi jonkin toiminnon keskeytymistä tai peruuntumista tai projektin tuloksena syntyvän tuotteen muodon vaihtumista (esim. cdromin korvaamista verkkosovelluksella). Intensiiviohjelman opetusmodulien lukumäärän vähentäminen ja oppaan julkaiseminen neljällä kielellä kaavaillun viiden asemasta ovat myös esimerkkejä työsuunnitelman muutoksista. On myös tarkistettava vaikuttaako työsuunnitelman muutos sopimuksen muihin osiin, erityisesti rahoitussuunnitelmaan. Muutos hankkeen budjettiin Jos on epäselvää, tarvitseeko ehdotettua talousarviomuutosta lähettää komission hyväksyttäväksi, on asia kysyttävä teknisen avun toimistosta (Technical Assistance Office, TAO). Alla olevat ohjeet koskevat Sokrates-ohjelmaa: Uudet hankkeet: Suorat kulut: Suorien kulujen sisällä siirtoja voi tehdä ilman virallista täydennyspyyntöä (esim. matkakuluista laitteisiin), jos ne ovat perusteltuja eivätkä heikennä hankkeen laatua tai päämääriä. Jos suorien kulujen talousarvion muuttuminen vaikuttaa hankkeen luonteeseen tai päämääriin, muutoksiin täytyy anoa lupa komissiolta lähettämällä kirjallinen työsuunnitelman täydennyspyyntö. Henkilöstökulujen siirto suoriin kuluihin: Varojen siirto suorista kuluista henkilöstökuluihin tai päinvastoin ei ole sallittua ilman komission suostumusta, joka annetaan vain poikkeustapauksissa. Jatkavissa hankkeissa kulujen siirto on ohjeistettu eri tavalla. Asia on tarkistettava hankkeen taloussäännöistä. Hankkeen voimassaoloajan muutos Loppuraportin laatimiseen myönnetään aikaa yleensä kaksi kuukautta. Jos loppuraportin jättämispäivää halutaan muuttaa, on anottava muutosta hankkeen voimassaoloaikaan, sillä loppuraportin jättämispäivä on automaattisesti sidoksissa hankkeen voimassaoloajan päätöspäivään. Muutoksesta on annettava seuraava tiedot: - selvitys muutoksen syistä - ilmoitus päivästä, jolloin kaikki toiminnot on saatettu loppuun - uusi toimintojen aikataulu tai työsuunnitelma

18 17 Muutosta väliraportin viimeiseen jättöpäivään ei hyväksytä. 5 HANKKEEN PÄÄTTÄMINEN 5.1 Hankkeen arviointi Komissio arvioi hankkeen tuloksia toimitetun loppuraportin (final report) ja siihen sisältyvän kuluilmoituksen perusteella. Hankkeen laatua arvioidaan vertaamalla tuotteita ja tuloksia hakemuksessa ilmoitettuihin tavoitteisiin. Kuluilmoituksen perusteella analysoidaan, onko projektin varojen käyttö ollut hyväksyttävää ja varainhoitosopimuksen ja taloussääntöjen mukaista. Uusia hankkeita arvioitaessa avaintekijänä on laatu/kustannussuhde. Arviointi vaikuttaa suoraan komission lopullisen tuen laskentaan ja se voi johtaa seuraaviin tuloksiin: Hankkeen tulokset ja varojenkäyttö ovat olleet moitteettomia. Hanke saa EU-tuen kokonaisuudessaan. Hankkeen tuloksissa / varojenkäytössä on puutteita. Hanke saa osan EU-tuesta. Hankkeen tulokset / varojenkäyttö eivät ole olleet riittäviä ja hyväksyttäviä. Hanke joutuu palauttamaan saamansa EU-tuen osittain tai kokonaan. 5.2 Asiakirjojen säilytys ja oikeaksi todistaminen Mahdollisia tilintarkastuksia varten kaikki projektin dokumentit (taloushallinnon dokumentit, ajankäyttölomakkeet, virkamääräykset ja muut projektiin liittyvät dokumentit) tulee säilyttää viisi vuotta projektin päättymisen jälkeen. Ajankäyttölomakkeiden alkuperäiskappaleet säilytetään koordinaattorin laitoksella. Alkuperäiset sopimukset säilytetään kirjaamossa. Vastuuyksiköille lähetetään kopio sopimuksesta. Alkuperäiset laskut jäävät laskun maksajalle. Partnereiden on toimitettava koordinaattorille laskuista laillisen edustajansa tai talousjohtajansa oikeiksi ja aidoiksi todistamat laskujen kopiot. Jyväskylän yliopistossa laskujen kopiot oikeiksi todistaa talouspalveluissa kirjanpitopäällikkö Minna Valtonen tai pääkirjanpitäjä Tuula Rouniola. Projektissa työskennelleen henkilön palkkatiedot oikeaksi todistaa henkilöstöpalveluissa henkilöstöpäällikkö Marja Leena Immonen tai henkilöstösihteeri Sirkka Aho-Laitinen. 5.3 Tilintarkastus Komissio voi käynnistää tilintarkastuksen milloin tahansa sopimuksen voimassaolon aikana ja viiden vuoden ajan loppuraportin jättämisen jälkeen. Tilintarkastuksessa pyritään selvittämään, onko komission maksamia rahoja käytetty sopimusehtojen mukaisesti ja vain hyväksyttyihin kustannuksiin. Yksikkö järjestää tilintarkastuksen ja ilmoittaa etukäteen talouspalveluihin ja henkilöstöpalveluihin tarkastusajankohdan, jotta ne voivat varautua alkuperäisten tositteiden esittämiseen. Komissiosta ilmoitetaan etukäteen, mitä asiakirjoja tarkastuksessa tarvitaan ja keitä tarkastajat haluavat tavata.

19 5.4 Jyväskylän yliopistosta lähetettävien varainkäyttöraporttien tarkistus ja hyväksyminen Hankkeiden talousseuranta ja varainkäyttöraporttien tekeminen on hanketta toteuttavan yksikön vastuulla. Varainkäyttöraportteihin vaaditaan allekirjoitus henkilöltä, joka todistaa, että varat on käytetty raportissa ilmoitetulla tavalla. Varainkäyttöraporttien oikeellisuudesta vastaa aina hankkeen yksikkö, vaikka raportin allekirjoittaisikin yliopiston virallinen edustaja. Varainkäyttöraporttien allekirjoituksissa on otettava huomioon rahoittajan vaatimukset allekirjoittajasta. Jos allekirjoittaja on legal representative of the institution, varainkäyttöraportin allekirjoittaa rehtori. Varainkäyttöraportin allekirjoittaa yleensä hankkeen taloushallintoa hoitava henkilö, jos allekirjoittajaksi vaaditaan financial officer. Varainkäyttöraportteihin liittyvissä asioissa voi kääntyä myös kansainvälisten palvelujen osastosihteerin Minna Rannan puoleen. 5.5 Projektien loppurahoitus Komissio maksaa EU-tuen loppuosuuden loppuraportin hyväksymisen jälkeen. Loppurahoituksen saaminen edellyttää, että hankkeen toiminnot ja tulokset vastaavat hankkeen hakemuksen päämääriä. Myös varojen tulee olla käytetty hyväksyttävästi taloussääntöjen mukaisesti. Loppurahoituksen saaminen voi kestää useamman vuoden ajan. Projektin tilit ovat miinuksella ja saldot on siirrettävä seuraavalle vuodelle tilinpäätöksen yhteydessä niin kauan kunnes projektit saadaan tasattua. Jos projektilla on jäänyt käyttämättä EU-rahaa, sitä ei voi palauttaa ennen komission tietoa loppuraportin hyväksymisestä ja palautuspyyntöä. Varat jäädytetään projektille ja saldot siirretään tilinpäätöksen yhteydessä. Laitoksen tulee seurata aktiivisesti projektin loppurahoituksen saamista ja olla yhteydessä rahoittajaan mikäli loppurahoituksen saaminen kestää kohtuuttoman kauan. 18