TAMPEREEN KAUPUNGIN RISKIPOLITIIKKA

Transkriptio

1

2 RISKIPOLITIIKAN PÄÄMÄÄRÄ JA TAVOITTEET RISKIENHALLINTAMENETELMÄT RISKIEN RAHOITTAMINEN VAKUUTUKSILLA KAUPUNGIN RISKIRAHASTOT OMAVASTUUN KATTAMISESSA RISKIENHALLINNAN VASTUUTUS RAPORTOINTI JA TIEDOTTAMINEN RISKIENHALLINNASSA RISKIENHALLINNALLINEN KOULUTUS...10 LIITTEET RISKIENHALLINNAN PROSESSIKAAVIO..12 VAKUUTTAMISPROSESSIKAAVIO..13 RISKIRAHASTOJEN PROSESSIKAAVIO 14

3 2 Riskeillä tarkoitetaan epävarmuustekijöitä, joiden toteutuessa organisaatio tai henkilö kokee huomattavia menetyksiä. Riski-sanan vastineita ovat vahingonvaara, vahingonuhka ja tappionuhka. Riskin yhtenä olennaisena tunnusmerkkinä on sattumanvaraisuus, jolloin on ennalta tietämätöntä, toteutuuko riski ja kuinka suurena se toteutuu. Riskin toteutuminen ei saa riippua vahingon kohteena olevan omasta tahdosta. Riskit voivat olla - todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan tunnettuja - todennäköisyydeltään tai vakavuudeltaan tuntemattomia, jolloin todennäköisyyden tai vakavuuden arvio sisältää virheriskin - ei-tiedettyjä, jolloin ei tiedetä, että riskiä ei tunneta - epämääräisiä tai mahdottomia määritellä Riskin laajuudella tarkoitetaan sitä kokonaismenetystä, joka ei-toivotussa tapahtumassa syntyy tai arvioidaan syntyvän. Riskin toteutumisen todennäköisyydellä tarkoitetaan sitä aikaväliä, jonka kuluttua riskin toteutuminen on todennäköistä. Riskienhallinta on systemaattinen menetelmä riskitilanteisiin varautumiseksi riskipolitiikan asettamien tavoitteiden toteuttamiseksi. Riskipolitiikassa ilmaistaan riskienhallintatoiminnalle annetut päämäärät, tavoitteet ja toteutuskeinot, joilla pyritään saavuttamaan organisaatiolle tavoiteltu turvallisuuden ja tavoitteiden saavuttamisen taso pienimmillä mahdollisilla kokonaiskustannuksilla, jotka syntyvät arvioitujen menetysten ja riskinhallinnan kustannusten summasta. Riskipolitiikka kuvaa riskienhallinnan toteuttamisen organisoinnin, vastuut sekä seurannan ja tiedottamisen yleisperiaatteet. 1 RISKIPOLITIIKAN PÄÄMÄÄRÄ JA TAVOITTEET Riskipolitiikan päämääränä on kaupungin konsernihallinnon, toimialojen, liikelaitosten ja palvelutuotannosta vastaavien organisaatioiden ja konserniyksiköiden henkilökunnan, omaisuuden ja tavoitteellisen toiminnan turvaaminen tapahtumilta, joissa niitä voisi kohdata huomattava menetys tai tavoitteiden taikka lakisääteisten velvoitteiden saavuttamisen estyminen kuitenkin niin, että vahinkojen haittavaikutusten ja torjunnasta aiheutuvien kustannusten summa minimoituu. Riskipolitiikan tavoitteena on, että Tampereen kaupungin konsernihallinnossa, toimialoilla, liikelaitoksissa, palvelutuotannosta vastaavissa organisaatioissa, tytäryhtiöissä ja soveltuvin osin muissa konserniyksiköissä on käytössään riskitilanteisiin varautumiseksi systemaattinen ja kokonaisvaltainen riskienhallintamenetelmä. Riskienhallinta on prosessi, jota sovelletaan strategiaa asetettaessa ja organisaation koko toiminnassa. Siinä tunnistetaan organisaation toimintaan mahdollisesti vaikuttavat tapahtumat ja saatetaan tapahtumien riskit organisaation hyväksymälle tasolle ja annetaan kohtuullinen varmuus organisaation tavoitteiden saavuttamisesta koskien

4 3 - strategisia tavoitteita - operatiivisia tavoitteita - raportoinnin luotettavuutta - lakien ja ohjeiden noudattamista. Sellaisissa toimintaympäristöissä, joissa keskitetyillä palveluilla sekä ulkopuolisilla palveluntuottajilla on merkittävä osuus myös riskienhallinnallisesta näkökulmasta, on huolehdittava siitä, että riskejä tarkastellaan kokonaisvaltaisesti sisällyttämällä toimintayksikön riskeihin keskitettyjen palvelujen ja ulkopuolisten palveluntuottajien mukanaan tuomat riskit. Taloussäännön 5 :n mukaan kaupunginhallitus vastaa kaupungin riskienhallinnasta. Se voi siirtää ratkaisuvaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Riskienhallinta kuuluu kaupungin ja sen toimintayksiköiden johdon normaaleihin toiminnallisiin vastuisiin. Toimintayksikössä esimies voi antaa vastuullaan olevan riskienhallinnan tehtäväksi nimetylle henkilölle, koska järjestelmän ajan tasalla pitäminen ja kehittäminen on pysyvää toimintaa. Tarkastustoimikunta käsittelee ja arvioi tarkastusjohtajan esittelystä kaupungin riskienhallinnan tilaa säännöllisesti. 2 RISKIENHALLINTAMENETELMÄT Systemaattiseen riskienhallintaprosessiin kuuluu - riskien tunnistaminen kartoituksin - riskien arvioiminen ja analysointi - suojatoimenpiteiden suunnittelu ja - riskienhallintasuunnitelman hyväksyminen sekä - toteutettujen riskienhallintaratkaisujen arviointi. Riskienhallintamenetelmät jakautuvat kahteen osaan, jotka ovat - riskien kontrollointi ja - riskien rahoitus. Riskien kontrolloinnissa päätöksenteon huomio kohdistuu riskin syihin. Riskin rahoittamisessa on kysymys riskien taloudellisista seurausvaikutuksista. Yleiset riskien kontrollointivälineet ovat riskin välttäminen, riskin jakaminen, riskin siirtäminen (vastuista vapautuminen), vahingontorjunta ja seuraamuksiin varautuminen toiminnallisesti. Riskin välttäminen on riskienhallinnan peruskeino. Riskien pienentämisellä pienennetään vahinkotapahtuman todennäköisyyttä tai seurauksia. Varautumalla riskien seuraamuksiin toiminnallisesti varmistetaan toiminnan jatkuvuus niissä tilanteissa, joissa riski mahdollisesti toteutuu. Toteutuneiden riskien rahoitusmenetelmiä ovat omalle vastuulle jättäminen ja riskien siirtäminen vakuutussopimuksin. Riskienhallintasuunnitelmissa esitetään tunnistettujen merkittävien riskien laajuuden ja todennäköisyyden pohjalta niiden kontrollointi- ja rahoitusmenetelmät.

5 4 Riskien käsittelyn pohjana on tarkoituksenmukaista käyttää seuraavaa, riskilajien ryhmittelyä: a) palvelujärjestelmän riskit ja liiketaloudelliset riskit b) vahinkoriskit, joita ovat - henkilöriskit ja - omaisuusriskit, joita ovat - - esineriskit ja - - varallisuusriskit, jotka käsittävät toiminnan vastuuriskit, tuoteriskit, ympäristöriskit, kuljetusriskit, keskeytysriskit, riippuvuusriskit, tietotekniikkariskit, rikollisten toimintojen aiheuttamat riskit Riskien jakamisessa erilaisiin lajeihin käytetään tyypillisenä vedenjakajana riskin toteutumisen mahdollisia seurausvaikutuksia. Toteutuessaan pelkästään vahinkoa aiheuttava riski edustaa puhdasta vahinkoriskiä. Vahinkoriskin toteutuminen merkitsee aina toimintayksikölle tappiota eikä siihen missään olosuhteissa liity hyödyn mahdollisuutta. Riskin toteuduttua sen seuraukset ovat aina haitallisia. Vahinkoriskit ovat luonteeltaan vakuuttamiskelpoisia riskejä. Riskin toteutuminen saattaa tappion ohella merkitä myös tavoitteiden tai lakisääteisten velvoitteiden saavuttamisen estymistä taikka tuotto-odotusten toteutumatta jäämistä. Tällaisia riskejä pidetään julkisten palvelujen ollessa kyseessä palvelujärjestelmän riskinä, tai liikelaitoksen taikka liikeyrityksen ollessa kyseessä liiketaloudellisena riskinä. Nämä riskit liittyvät kaupungin tai sen toimintayksiköiden tekemiin päätöksiin. Palvelujärjestelmän riskiä tai liikeriskiä ei periaatteessa ole mahdollista vakuuttaa, vaan kaupungin ja sen toimintayksiköiden on itse kannettava riskistä aiheutuvat seuraukset. Palvelujärjestelmän riskien ja liikeriskin analysointi ja suojaustoimien suunnittelu kuuluvat normaalisti hyvään johtamistaitoon. Ilman kattavaa palvelujärjestelmän riskien tai liikeriskien tuntemusta kaupunki ja sen toimintayksiköt eivät pysty tekemään strategisia päätöksiä. Näiden riskien tuntemus ei voi koskaan olla täysin kattava, koska ne ovat luonteeltaan nopeasti muuttuvia. Henkilövahingoissa vakavan loukkaantumisen ja kuoleman riskiä ei tule hyväksyä. Henkilöturvallisuusriskit on laajennettava koskemaan myös kaupungin järjestämän toiminnan asiakkaat. Kaupungin oman henkilöstön osalta korostuvat nykyisin päällekarkaus-, väkivalta- ja vaaratilanteet. Merkittävinä riskilajeina on huomioitava sopimus- ja vastuuriskit, joita tilaaja-tuottaja-malli tuo aikaisempaan toimintamalliin nähden enemmän. Lait kilpailun rajoittamisesta ja julkisista hankinnoista edellyttävät huolellisuutta kilpailuttamistilanteissa. Riskin siirtäminen sopimuksilla ei poista kaupungin joutumista korvausvaatimusten kohteeksi, vaikka kaupunki voisikin periä vahingonkorvauksen sopimuskumppaniltaan. Toiminnan jatkuvuus erittäin suurten riskien toteutuessa varmistetaan valmiussuunnitelmin ja etukäteisvalmisteluin. Tällaisia suunnitelmia ovat

6 5 - pelastuslaitoksen koordinoimana laadittu lakisääteinen valmiussuunnitelma (erityisesti suuronnettomuuksien varalle), - sähkölaitoksen johdolla laadittu voimanhuoltosuunnitelma, - pelastuslaitoksen johdolla ja valvonnassa laaditut toimintayksiköiden lakisääteiset pelastussuunnitelmat, - toimintayksiköiden erilaisten totaalisten vahinkotilanteiden varalle laatimat katastrofisuunnitelmat sekä niiden toipumis- ja jälleenrakennussuunnitelmat ja - toimintayksiköiden laatimat erilaiset uhkatilanteiden toimintasuunnitelmat, joita ovat muun muassa pommiuhka, ryöstötilanne, panttivankitilanne, sähkökatko ja tietoyhteyksien katkeaminen. Tietoturvan osalta kaupunginjohtaja on hyväksynyt Tampereen kaupungin tietoturvapolitiikan periaateohjelman, jossa määritellään tietoturvallisuuden päämäärät ja tavoitteet sekä tietoturvan toteutuskeinot. Tietoturvapolitiikan periaateohjelma kuvaa lisäksi tietoturvan toteuttamisen organisoinnin ja vastuut sekä tiedottamisen ja seurannan yleisperiaatteet. 3 RISKIEN RAHOITTAMINEN VAKUUTUKSILLA Vakuuttamisella voidaan sattumanvarainen, suuri vahinkomeno muuntaa ennalta määrätyksi, tasaiseksi vuosikustannukseksi. Vakuutus voi koskea vain ennalta sovittua korvausta mahdollisen taloudellisen vahingon varalta. Vahingon varalta voidaan vakuuttaa jokainen laillinen etuus, jonka saattaa arvioida rahassa. Koska vakuutus voi koskea vain etuutta tappion varalta, omaisuuden tuhoutuessa voidaan korvata vain enintään todellinen tappio. Vakuuttamista tai vakuuttamatta jättämistä harkittaessa on otettava huomioon myös se palvelu, joka kuuluu vakuutuslaitoksen vahingonselvittelyyn. Erityisesti jos on kysymyksessä henkilövahinkojen korvaaminen tai yleensäkin sivulliselle suoritettavien syystä tai toisesta syntyneiden korvausten maksaminen, vakuutuslaitosten näihin tehtäviin erikoistuneiden organisaatioiden hyväksikäyttö voi olla kannattavaa. Riskienhallintaan liittyviä lakisääteisiä vakuutuksia ovat tapaturmavakuutus, potilasvahinkovakuutus ja liikennevakuutus. Sopimuksilla pakollisiksi määrättyjä vakuutuksia ovat ryhmähenkivakuutus ja lääkevahinkovakuutus. Tavallisimpia vapaaehtoisia vakuutuksia ovat omaisuuteen sekä henkilöstön ja yrityksen toimintaan liittyvät vakuutukset. Riskin siirtäminen vakuutusyhtiön kannettavaksi on aina yksilöllinen riskienhallintapäätös. Vakuutussopimuksiin otetaan yleisesti ns. omavastuu, jolloin korvaus ei peitä koko menetystä, vaan osa siitä jää vahingonkärsineelle. Omavastuuosuuden suuruus pienentää vakuutusmaksun määrää. Omavastuiden avulla säästytään aivan pienten korvausten suorittamisesta aiheutuvilta hallintokuluilta. Lisäksi vakuutuksenottajalla on intressiä esim. sopivalla varovaisuudella ja varotoimin tehokkaammin ennakolta estää vahingonvaaraa. Vakuuttamisen prosessi käsittää seuraavat vaiheet: - vakuutustarpeen arviointi - vakuuttamisen sisällöllinen päättäminen

7 6 - vakuutuslaitosten kilpailuttaminen, tarjouspyynnön laatiminen, tarjousten vertailu ja vakuutuslaitoksen valinta - vakuutussopimuksen hyväksyminen ja allekirjoittaminen - vakuuttamisesta tiedottaminen asianosaisille - vakuutussopimuksen valvonta ja vakuutussopimusasiakirjan säilyttäminen - mahdollisissa vahinkotapauksissa vahingosta ilmoittaminen ja korvausprosessin valvominen - muutoksista tiedottaminen vakuutuslaitokselle ja vakuutuslaitoksesta saadun informaation käsittely - vakuutustarpeen uudelleenarviointi ja vakuutuslaitosten uudelleen kilpailuttaminen Vakuuttaminen perustuu konsernihallinnon, toimialojen, kaupungin liikelaitoksien, palvelutuotannosta vastaavien organisaatioiden tai laajemmissa riskienhallintasuunnitelmissa tehtyihin vakuuttamissuunnitelmiin. Konsernihallinnon liiketoiminta- ja rahoitusryhmä koordinoi vakuuttamista ja vakuutusturvan kattavuutta sekä antaa tarvittaessa vakuuttamista koskevia ohjeita. Vakuutusten kilpailutuksessa materiaalikeskus toimii teknisenä asiantuntijana. Kaupunginhallitus määrittää kaupungin omavastuun ylärajat riskilajeille. Omavastuurajan ylittävät riskit vakuutetaan tai vakuuttamatta jättämisestä tehdään erillinen päätös. Vastaavasti tytäryhtiön hallitus määrittää yhtiölle omavastuun ylärajat. Kaupunginhallitus päättää kaupungin vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginjohtaja päättää kaupungin omaisuuden vakuuttamisen yleisistä periaatteista. Riskienhallintapäällikön tehtävänä on vakuutusten koordinointi. 4 KAUPUNGIN RISKIRAHASTOT OMAVASTUUN KATTAMISESSA Kaupunki on muodostanut omalle vastuulleen jättämien vahinkojen kattamiseen riskirahastoja, jotka ovat palovahinkorahasto, autovahinkorahasto, tapaturmarahasto ja korvausrahasto. Riskienhallintapäällikön tehtävänä on korvauskäsittelyn organisointi. Palovahinkorahaston tarkoituksena on korvata kaupungin vakuuttamattoman kiinteän ja irtaimen omaisuuden palovahingot sekä vakuuttamattoman irtaimen omaisuuden vahingot, jotka aiheutuvat ilkivallasta, varkaudesta, murrosta tai muusta vastaavasta syystä. Autovahinkorahaston tarkoituksena on korvata kaupungin omistamille moottoriajoneuvoille sattuneet sellaiset vahingot, jotka autovakuutuksia myöntävät vakuutuslaitokset yleisten vakuutusehtojen mukaisesti vakuutussopimusten perusteella korvaavat vakuuttajien omille moottoriajoneuvoille vaunuvahinko- ja varkaustapauksissa sekä tulipalojen sattuessa. Korvausta ei kuitenkaan suoriteta siltä osalta, joka saadaan joltakin muulta kuin vahingoittuneen moottoriajoneuvon kaupungin palveluksessa olevalta kuljettajalta tai vakuutusyhtiöltä. Tapaturmarahaston tarkoituksena on korvata kaupungin töissä sattuneissa tapaturmissa vahingoittuneille tai heidän omaisilleen joko suoraan tai vakuutuslaitoksen välityksellä ne maksut ja korvaukset, jotka lain mukaan on heille suoritettava.

8 7 Korvausrahaston tarkoituksena on korvata ne vahingot, joihin kaupunki voidaan velvoittaa vahingonkorvauslain perusteella sekä niissä tapauksissa, joissa kaupunki katsotaan lainsäädännön puuttuessa korvausvelvolliseksi vahingonkorvauslain edellyttämästä tuottamuksesta riippumatta. Lisäksi rahastosta suoritetaan korvaukset erityislaeissa olevien säännösten perusteella lukuun ottamatta vakuutussopimuslain palovakuutusta koskevassa luvussa, liikennevakuutuslaissa ja tapaturmavakuutuslaissa mainittuja tapauksia. Tämä rahasto ei koske sopimuksiin perustuvia vahingonkorvauksia, ellei kaupunginhallitus poikkeustapauksissa toisin päätä. Lisäksi korvausrahastosta voidaan korvata kaupungin luottamus- ja työtehtävien hoitamista koskevista vaatimuksista johtuvat oikeudenkäynti- ja muut asianhoitokulut, mikäli vaatimukset ovat ennalta arvioiden perusteettomia tai mikäli vaatimukset johtuvat syistä, jotka eivät olleet luottamushenkilön, viranhaltijan tai työntekijän vältettävissä. Korvauksen saaja on velvollinen siirtämään kaupungille oikeutensa saada kulujen korvausta vastapuolelta. Rahastosta voidaan suorittaa korvausta myös kaupungin työntekijän tai viranhaltijan omaisuuden rikkoutumisesta työtehtäviä hoidettaessa, mikäli työtehtävien luonne tai muut olosuhteet huomioon ottaen korvaus katsotaan perustelluksi. Riskirahastoista voidaan rahoittaa rahaston tarkoitukseen liittyvää riskienhallinta- ja vahingontorjuntatyötä. Kaupunginhallitus päättää vahingonkorvauksen myöntämisestä sekä lautakuntien, muiden toimielinten ja viranhaltijoiden valtuuksista myöntää vahingonkorvauksia. Kaupunginjohtaja päättää vahingonkorvauksen myöntämisestä asetettujen rajojen puitteissa sekä päättää alaisensa hallinnon osalta kokonaan tai osittain vapautuksen myöntämisestä velvollisuudesta korvata virka- tai työtehtävissä aiheutettu vahinko, ellei asianomainen henkilö ole aiheuttanut vahinkoa tahallaan tai törkeällä tuottamuksella. Lautakunta ja johtokunta päättää alaisensa toiminnan osalta vahingonkorvauksen myöntämisestä kaupunginhallituksen päättämään rajaan asti. Apulaiskaupunginjohtaja päättää toimialan palveluksessa oleville henkilöille kokonaan tai osittain vapautuksen myöntämisestä heidän velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä aiheuttamansa vahingot, ellei asianomainen henkilö ole aiheuttanut vahinkoa tahallaan tai törkeällä tuottamuksella sekä vahvistaa rajat, joiden mukaan vapautuksen myöntämisestä päättää muu apulaiskaupunginjohtajan määräämä viranhaltija. Liikelaitoksen toimitusjohtaja, yhdyskuntatuotannon johtaja, perusopetuksen johtaja, päivähoidon johtaja, ammattiopiston johtava rehtori ja lukiotoimen johtava rehtori päättää alaisensa toiminnan osalta kokonaan tai osittain vapautuksen myöntämisestä heidän velvollisuudestaan korvata virka- tai työtehtävissä aiheuttamansa vahingot, ellei asianomainen henkilö ole aiheuttanut vahinkoa tahallaan tai törkeällä tuottamuksella Yli euron suuruisten vahinkojen korvauksista päättää kuitenkin kaupunginhallitus.

9 8 3 RISKIENHALLINNAN VASTUUTUS Riskienhallinta on osa johtamisen jokapäiväistä toimintaa. Riskienhallinnan vastuu kuuluu kaikille, erityisesti esimiehille johtamansa toiminnan osalta. Riskienhallinnasta vastaa viime kädessä se yksikkö, jonka hoitoon tehtävä ja/tai omaisuus on uskottu. Kaupungin yleisestä riskienhallintajärjestelmästä vastaa kaupunginhallitus sekä sen alainen konsernihallinnon liiketoiminta- ja rahoitusryhmä ja riskienhallintapäällikkö, jotka antavat riskienhallintaa koskevia yleisohjeita. Riskienhallintapäällikkö huolehtii, että kaupungilla on toimiva riskienhallintaprosessi. Riskienhallintapäällikön tehtävänä on konsernitason riskipolitiikan luonti ja sen vieminen käytäntöön sisältäen mm. riskipolitiikan raportoinnin, vakuutustoiminnan koordinoinnin, omalle vastuulle jätettyjen riskien rahoituksen riskirahastoinnilla sekä riskienhallintaorganisaation ja korvauskäsittelyn organisoinnin. Riskienhallintapäällikön apuna toimii koko kaupungin riskienhallinnan johtoryhmä, joka laatii ja ylläpitää riskipolitiikan mukaiset koko kaupunkia koskevat riskienhallinnalle asetetut tavoitteet ja periaatteet sekä valvoo niiden toteutumista. Riskienhallintapäällikkö ja riskienhallinnan johtoryhmä laativat myös osaltaan riskien hallintaan liittyviä toimintamalleja ja hankkivat kaikille yhteiseen käyttöön tarkoitettuja riskienhallinnan tietojärjestelmiä sekä edistävät yleistä riskienhallinnan tuntemusta ja koordinoivat henkilöstön riskienhallintakoulutusta. Apulaiskaupunginjohtajan tehtäviin kuuluu vastata riskienhallinnasta toimialallaan. Kaupungin liikelaitosten johtokuntien, yhdyskuntatuotannon johtokunnan, päivähoidon ja perusopetuksen johtokunnan sekä toisen asteen koulutuspalvelujen johtokunnan tehtäviin kuuluu hyväksyä riskienhallinnan suunnitelma ja ohjeistus. Vastaavasti tytäryhtiön hallitus hyväksyy yhtiölle riskienhallinnan suunnitelman ja ohjeen. Kaupunginjohtajan, apulaiskaupunginjohtajien, kaupungin liikelaitosten toimitusjohtajien, sekä ammattikorkeakoulun rehtorin tehtäviin kuuluu toimivallassaan olevan toiminnan johtaminen ja organisointi siten, että myös riskienhallinnallinen vastuu on kattavasti määritelty. Konsernihallintoon, toimialoille, palvelutuotannosta vastaaviin organisaatioihin ja kaupungin liikelaitoksille nimetään riskienhallinnan yhdyshenkilöt ja heidän apunaan toimivat riskienhallintaryhmät. Riskienhallinnan yhdyshenkilöiden tehtävänä on huolehtia vastuualueidensa riskienhallinnan prosessien ylläpidosta ja toimivuudesta sekä riskienhallintasuunnitelmien ja niihin liittyvien vakuuttamis- ym. tietojen käytettävyydestä. Riskienhallinnan yhdyshenkilö raportoi oman vastuualueensa johdolle riskienhallintatoiminnan suunnitelmista sekä riskien toteutumista ja aiheutuneista menetyksistä ja vahingoista. Kaupungin liikelaitoksissa ja palvelutuotannosta vastaavissa organisaatioissa raportti esitellään johtokunnalle. Vastaavasti tytäryhtiön toimitusjohtajan vastuulla on organisoida toiminta siten, että riskienhallinnalliset vastuut on kattavasti määritelty ja yhtiölle on nimetty riskienhallinnan yhdyshenkilöt, heidän apunaan toimivat riskienhallintaryhmät sekä heidän tehtävänsä ja raportointivelvollisuudet.

10 9 Riskienhallinnan käytännön toteutus tapahtuu konsernihallinnossa, toimialoilla, kaupungin liikelaitoksissa ja palvelutuotannosta vastaavissa organisaatioissa sekä muissa konserniyksiköissä, jotka vastaavat omien yksikköjensä ja prosessiensa yleisestä riskienhallinnasta ja sen ohjeistamisesta. Toimintayksikön esimies vastaa oman vastuualueensa riskien hallinnasta, sen kehittämisestä ja valvonnasta, riskiarviointien toteuttamisesta sekä toiminnan jatkuvuus- ja toipumissuunnittelusta yhteistyössä asianomaisten asiantuntijaorganisaatioiden kanssa. Työsuojelutoiminta on organisaation linjajohdon vastuulla. Konsernihallinnon hallinto- ja henkilöstöryhmän ja työympäristöpäällikön vastuualueella on työsuojelun kehittäminen ja henkilöstön turvallisuuteen liittyvien menetelmien kehittäminen. Kaupunginhallitus päättää kaupungin vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginjohtaja päättää kaupungin omaisuuden vakuuttamisen yleisistä perusteista. Kaupungin henkilöstön velvollisuutena on huolehtia siitä, että kaupungin omistamaa ja kaupungin hallussa olevaa omaisuutta ei katoa, omaisuus pidetään kunnossa ja että sitä käytetään ja hoidetaan taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Kokonaisvastuu teknisen tietoturvan toteutumisesta on hallinto- ja henkilöstöryhmän tietohallintoyksiköllä ja tietohallintojohtajalla. Tietoturvaa koordinoi kaupunginjohtajan asettama tietohallinnon johtoryhmä, joka tekee tietoturvaan liittyvät linjaukset ja antaa ohjeita. Tietoverkkojen ja muusta käytännön tietoteknisestä tietoturvasta ja sen ohjeistuksesta vastaa tietotekniikkakeskuksen tietoturvayksikkö tietohallinnon johtoryhmän linjausten mukaan. Tietoturvayksikkö laatii kaupungin tietoturvasuunnitelman, jonka tietohallinnon johtoryhmä hyväksyy ja jota tarkistetaan säännöllisesti. Kaikkien kaupungin tietoverkkojen ja tietojärjestelmien käyttäjien tulee noudattaa hyväksyttyjä tietoturvaohjeita. Jokaisella kaupungin tietojärjestelmällä on yksikäsitteinen omistaja yksikkö tai vastaava, joka osaltaan vastaa tietojärjestelmän tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmien omistajayksiköt vastaavat osaltaan tietoturvan toteutumisesta, erityisesti järjestelmien käytettävyydestä ja luottamuksellisuudesta, jatkuvuus- ja toipumissuunnittelusta sekä annettujen ohjeiden noudattamisesta. Omistajayksiköiden on myös kartoitettava tietojärjestelmiensä toimintaan liittyvät riskit sekä käytössä että kehitteillä olevien sovellusten osalta. Lakisääteiset pelastussuunnitelmien laadinta on kunkin toimintayksikön omalla vastuulla. Pelastusviranomaisen tehtävänä on valistaa, neuvoa ja ohjata omatoimisen varautumisen järjestelyjä sekä valvoa, että lakisääteiset vaatimukset täyttyvät. Toimitilojen omistajan velvollisuus on avustaa suunnitelmien laatimista sekä huolehtia varustelusta rakennuksen ja sen tekniikan osalta. Pelastussuunnitelma on osana toimintayksikön riskienhallintasuunnitelmaa. Konsernihallintoon kuuluvan sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäviin kuuluu tarkastaa, arvioida ja kehittää riskienhallintaa.

11 10 Tarkastustoimikunnan tehtäviin kuuluu käsitellä ja arvioida kaupungin riskienhallinnan tilaa. 4 RAPORTOINTI JA TIEDOTTAMINEN RISKIENHALLINNASSA Riskienhallinnan asiakirjoja ovat muun muassa riskienhallinnan suunnitelmat ja raportit, riskikartoitukset, -arviot ja -analyysit, pelastussuunnitelmat, erityisten uhkatilanteiden toimintasuunnitelmat, tiedotussuunnitelmat, vakuutussuunnitelmat, vakuutusasiakirjat, yhteenvedot vakuutuksista, ilmoitukset riskirahastoille koskien omalle vastuulle jätettyä kiinteätä ja irtainta omaisuutta, vahinkoraportit, korvaushakemukset ja päätökset (sekä riskirahastoilta että vakuutuslaitoksista). Riskienhallinnan yhdyshenkilön tehtävänä on huolehtia asiakirjahallinnasta näiden osalta sekä tiedottaa niistä sovitulla tavalla konsernihallinnon liiketoiminta- ja rahoitusryhmään. Riskienhallintatoimintaa raportoitaessa esitetään riskienhallintasuunnitelmien kattavuus, vakuutusten kattavuus, maksut riskirahastoille, maksut vakuutuslaitoksille, toteutuneet riskit, niiden laajuus sekä rahoitus. Riskienhallinnan raportointi tapahtuu vuosittain. Raportointitasot ovat: - konsernitaso - toimialataso - palvelutuotannosta vastaavat organisaatiot ja kaupungin liikelaitokset - erityisriskialueet (kaikille yhteiset riskit) Ylemmän tason raportti on yhdistelmä alemman tason vuosiraporteista sekä erityisraporteista. Täten esimerkiksi kaupunginhallitukselle esitettävä koko kaupungin raportti on yhdistelmä toimialojen, palvelutuotannosta vastaavien organisaatioiden ja kaupungin liikelaitosten ja erityisriskialueiden vuosiraporteista. Riskienhallinnan suunnitelma- ja raporttidokumentteja käytetään hyväksi myös kaupungin sisäisessä tarkastustoiminnassa. Riskienhallintasuunnitelmat ja niiden erityisosat eivät ole kaikilta osin julkisia asiakirjoja, mutta niistä tulee tiedottaa henkilökunnalle tarkoituksenmukaisessa laajuudessa. Asiakirjojen julkisuudesta samoin kuin riskienhallintaan liittyvästä tiedottamisesta päätetään riskienhallintasuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Oleellisen tärkeää on, että tarpeelliset suunnitelmat ovat kaikkien tiedossa ja aina tilanteeseen nähden tarkoituksenmukaisimmalla tavalla nähtävillä. Tiedottaminen on esimiesten tehtävä. Tietoturva-asioista tiedottaa toimialoille ja toimintayksiköille tietohallinnon johtoryhmä ja tietotekniikkakeskuksen tietoturvayksikkö. Toimintayksiköt hoitavat itse sisäisen tiedottamisen. Ulkoisesta tietoturvatiedotuksesta vastaa tietohallintojohtaja ja tietoturvapäällikkö. 5 RISKIENHALLINNALLINEN KOULUTUS Hyvään turvallisuuskulttuuriin kuuluu, että henkilöstö tietää työhön ja ympäristöön liittyvät vaarat ja kokee turvallisuudesta huolehtimisen tärkeäksi ja omaan

12 11 vastuualueeseensa kuuluvaksi asiaksi. Perehdytys, neuvonta, koulutus, viestintäkoulutus ja kannustus sekä työpaikan turvallisuussäännöistä sopiminen rakentavat turvallisuuskulttuuria. Henkilökunnan valistuksen ja avainryhmien koulutuksen kautta riskipolitiikka ja sen pohjalta laaditut riskienhallintasuunnitelmat tulee saada päivittäistä toimintaa ohjaavaksi. Varsinkin henkilöriskit ehkäisevän vahingontorjunnan onnistumiseen on jatkuvalla koulutuksella ja valistuksella ratkaiseva merkitys. Vastuu riskienhallinnallisesta koulutuksesta on toiminnan ja omaisuuden haltijalla. Riskienhallintaan liittyvästä koulutuksesta pidetään koulutusrekisteriä, josta ilmenee toimipisteittäin koulutuksen ajankohta, koulutuksen pääsisältö, koulutukseen osallistujien lukumäärä. Tieto koulutuksen määrästä ja ajankohdasta liitetään toimipistekohtaisiin riskienhallinnan tietoihin. Tieto koulutuksesta raportoidaan riskienhallintapäällikölle. Riskienhallintapäällikkö koordinoi kaupungin yleistä riskienhallintakoulutusta, työsuojelukoulutuksen osalta koordinointivastuu on työsuojelupäälliköllä. Erityiskoulutuksesta vastuu on kyseisen toiminnan johdolla.

13 12 kh, kv konserni- hallinnon ryhmät toimialat, liikelaitokset toiminta- yksiköt RISKIPOLITIIKAN JA SALLITUN RISKINOTTOTASON MÄÄRITTÄMINEN (RISKIRAHASTOT) RISKIEN KARTOITUS, ARVIOINTI JA ANALYSOINTI RAPOR- TOINTI KOULUTUS JA TIEDOT- TAMINEN RISKIEN HALLINTA- SUUNNI- TELMIEN ARVIOINTI RISKIENHALLINTAPROSESSI RISKIENHALLINTA- JA VARAUTUMISSUUNNITELMIEN KOORDINOINTI sisäinen tarkastus yhteisöt, yksityis- henkilöt riskien- hallinta vakuutus- laitokset SUUNNITELMAN MUKAINEN TOIMINTA RISKI- RAHASTO VAKUUTUS- LAITOS VAHINKO- TAPAHTUMA HAKEMUS TOTEU- TUNEEN RISKIN RAHOIT- TAMISEKSI KORVAUS- KÄSITTELY PÄÄTÖS RISKIEN- HALLINTA- SUUNNI- TELMASTA: RISKIEN KONTROL- LOINTI RISKIEN RAHOITUS PÄÄTÖS SUUNNITEL- MIKSI VARAUTU- MISESTA HÄIRIÖ- TILANTEISIIN ALOITUS

14 13 VAKUUTTAMISPROSESSI kh konserni- hallinnon ryhmät toimialat, liikelaitokset toiminta- yksiköt VAKUUTTAMIS- TARPEEN ARVIOINTI RISKIENHALLINTA- SUUNNITELMIEN POHJALTA JA VAKUUTUKSEN SISÄLLÖLLINEN MÄÄRITTÄMINEN OMAVASTUUN MÄÄRITTÄMINEN PÄÄTÖS VAKUUTTAMISESTA JA VAKUUTUS- LAITOKSEN VALINTA VAKUUTUKSESTA TIEDOTTAMINEN ASIANOSAISILLE VAKUUTETUN VELVOLLI- SUUDET (maksut, suojaus, muutosten tiedotus) VAKUUTUS- SOPIMUS TIETOJEN ANTAMINEN VAHINKO- ILMOI- TUKSEEN VAKUUTUS- LAITOK- SELTA SAADUN INFORMAA- TION KÄSITTELY JA OIKEEL- LISUUDEN VALVONTA VAKUUTUS- TARPEEN UUDELLEEN- ARVIOINTI yhteisöt, yksityis- henkilöt VAHINGON- KORVAUS vakuutus- laitokset sisäinen tarkastus riskien- hallinta VAKUUTUS- SOPIMUS TARJOUS RAPOR- TOINTI VAHINKO- ILMOITUS VAKUUTUS- LAITOKSEN KÄSITTELY RAPOR- TOINTI VAHINKO- TAPAH- TUMA ALOITUS

15 14 RISKIRAHASTOJEN PROSESSI kh, kv riskien- hallinta toimialat, liikelaitokset toiminta- yksiköt RISKIRAHASTOJEN SÄÄNNÖT RISKIRAHASTOJEN TOIMINTA- PERIAATTEET OMISTAJAN VELVOLLI- SUUKSISTA HUOLEHTI- MINEN (luettelointi, suojaus, maksut, ym.) VAHINKO- TAPAHTUMA KORVAUS- PÄÄTÖS KORVAAVAN HYÖDYKKEEN HANKINTA MAKSU- SUORITUKSET VAHINKO- ILMOITUKSEN JA KORVAUS- HAKEMUS- ASIAKIRJOJEN ANTAMINEN RAPOR- TOINTI yhteisöt, yksityis- henkilöt konserni- hallinnon ryhmät sisäinen tarkastus MAKSU- SUORITUKSET ILMOITUKSET RISKI- RAHASTOILLE OMALLE VASTUULLE JÄTETYISTÄ RISKEISTÄ ALOITUS RAPOR- TOINTI