TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 1 (17)

Transkriptio

1 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 1 (17) VIESTINTÄTYÖRYHMÄ Työryhmän kokoonpano Tuomo Lilja Kemia, puheenjohtaja, tammikuu 2008 Heikki Piskonen Metalli, puheenjohtaja, tammikuu 2008 Tarja Paajanen Kemia Petteri Raito Puuliitto Jari Isokorpi Puuliitto Jussi Päiviö Rautl. Paavo Holi Sähkö Riitta Kallio Sähkö Erkki Järvinen Viestintä, varapuheenjohtaja Paula Salomaa Puuliitto, henkilöstön edustaja Pirjo Streng Kemia, sihteeri tammikuu 2008 Työryhmän työhön on osallistunut myös Timo Korpijärvi Metalli Hallinnon edustajat työryhmässä tammikuu 2008 Eero Suojanen Ilpo Sirniö Lasse Vertanen Mika Vanhatalo Timo Tukiainen Seppo Fahlström Heikki Heikkilä Esko Keronen Kemia Metalli Puu Puu Rautl. Sähkö VAAL VAAL

2 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 2 (17) YHTEENVETO Peruslähtökohta Esitykset Viestintä tukee järjestön perustavoitteiden toteutumista luovasti ja aktiivisesti. Viestinnällä on keskeinen rooli järjestöllisen toimintakyvyn luomisessa ja ylläpidossa. Viestinnän periaatteena ovat sananvapaus ja avoimuus. Liiton arvoperusta ja ilme Uuden liiton arvoperustaan ja toimintaperiaatteiden määrittely vaikuttaa kaikkiin viestinnän ratkaisuihin. Uuden liiton graafisen tunnuksen ja ilmeen suunnittelun käynnistäminen on aloitettava syksyllä 2008 ja niiden hyväksynnän jälkeen materiaalin tuottaminen. Työryhmä ehdottaa työhön päätoimista vetäjää. Jäsenlehti Lehti on yhteiskunnallinen jäsenlehti, joka kertoo jäsenten arkitodellisuudesta ja jäsenille tärkeistä asioista jäsenten työpaikalla ja vapaa-aikana. Lehti käsittelee eri jäsenryhmiä tasapuolisesti pitkällä aikavälillä tarkasteltuna. Lehti on järjestön sisäisen keskustelun virittäjä ja ylläpitäjä. Lehti kertoo liiton toiminnasta, päätöksistä ja linjauksista journalistisin periaattein. Lehti toimii tiiviissä yhteistyössä kotisivuston kanssa siten, että uutismainen materiaali sijoitetaan ensisijaisesti kotisivuille. Lehti ilmestyy kertaa vuodessa aikakauslehtimuotoisena. Ensimmäinen lehti ilmestyy samalla viikolla, kun uusi liitto aloittaa toimintansa. Kesälomien jälkeen 2008 on oltava valmiudet käynnistää jatkotyö lehden suunnittelussa. Työryhmä esittää, että tähän työhön valitaan päätoiminen vetäjä. Verkkosivut Verkkosivut rakennetaan kolmen toiminta-ajatuksen pohjalta: uutismaisuus, järjestötyön modernisointi ja hajautettu ylläpito. Liiton www-sivut ovat pääsääntöisesti kaikille avoimet. Työryhmä esittää, että syksyllä 2008 valitaan päätoiminen henkilö valmistelemaan uuden liiton verkkoviestintää. Uuden liiton verkkosivut eivät ole vielä täysin valmiit Siirtymävaiheen aikana mukaan lähtevien liittojen verkkosivut ovat edelleen olemassa ja niille on linkitys uuden liiton sivuilta. Sisäinen viestintä luottamusmiehille ja muille aktiiveille hoidetaan sähköisellä uutiskirjeellä. 12 kohtaa Työryhmä on käsitellyt 12 eri kohtaa, jotka uuden liiton viestinnän suunnittelussa on otettava huomioon. Eriävä mielipide Viestintäliiton edustajat jättivät eriävän mielipiteen koskien lehteä.

3 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 3 (17) TEAM-VIESTINTÄTYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI Tähän raporttiin on hahmoteltu ne toimintaperiaatteet ja toiminnot, jotka tulee huomioida TEAMin viestintää rakennettaessa. Raportti on siksi osin luurankomainen. Monia kysymyksiä voidaan ratkaista vasta sen jälkeen, kun uuden liiton perustamisesta on varmuus. Viestinnällisesti keskeisiä kohtia (mm. verkkoviestintä ja lehti) on kuitenkin hahmoteltu pidemmälle ja niistä esitetään perusratkaisut. 1. Viestinnän asema TEAMissa Tukee järjestön perustavoitteiden toteutumista luovasti ja aktiivisesti. Viestintä konkretisoi TEAMin tavoitteiden ja ihmisten arjen välistä yhteyttä. Viestinnällä on keskeinen rooli järjestöllisen toimintakyvyn luomisessa ja ylläpidossa. Erityinen rooli viestinnällä on järjestön imagon, maineen ja symboliikan rakentumisessa sekä jäsenkiinnittymisen ja tunnesiteen synnyttämisessä. Tukitoiminto edunvalvonnalle Viestinnän periaatteet ja toimintatapa 1.2. Kohderyhmät Periaatteita: Sananvapaus, avoimuus Toimintatapa: Journalismiin perustuva, vastaanottajalähtöinen, joustava, osin projektimainen. Jäsenet etenkin nuoret, aktiivit, ammattiosastot, hallinto ja henkilöstö, potentiaaliset jäsenet Ruotsinkieliset ja maahanmuuttajat - kuudessa liitossa on noin ruotsinkielistä ja noin muun kielistä jäsentä Tiedotusvälineet ja suuri yleisö Sidosryhmät: mm. työnantajat, puolueet, muu ay-liike, viranomaiset 1.3. TEAM-viestintää erityisesti ohjaavat trendit TEAMin käynnistyminen, toimintakulttuurin ja rakenteiden syntyminen ja näiden suhde viestintään. Viestinnän oltava alusta lähtien aktiivisesti mukana TEAMin strategisessa suunnittelussa ja suunnitelmien toiminnallistamisessa. Työelämän murros ja globalisaatio Viestintäjärjestelmän murros (verkottuminen, viestimien käytön muutokset, reaaliaikaistuminen, yleisöjen sirpaloituminen) Jäsenkunnan rakennemuutos: Ay-liikkeen sukupolvenvaihdos, nuorentumisprosessi sekä monikulttuuristuminen.

4 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 4 (17) 2. Viestinnän vastuut ja organisointi Pääperiaatteena viestivä organisaatio, viestintävelvoitetta osoitetaan ainakin kaikkien aktiivien tasolle. Päävastuu viestinnästä on korkeimmalla johdolla. Viestintäyksikkö (toiminta-alue) on oma yksikkönsä/toiminta-alueensa. Yksikön/toiminta-alueen johtajan esimies on liiton puheenjohtaja. Myös lehden päätoimittajan esimies on liiton puheenjohtaja. Yksikön johtaja ja päätoimittaja voivat olla sama henkilö. Lehdistösuhteet ja yhteiskuntavaikuttaminen sijoitetaan puheenjohtajan/liiton johdon esikuntaan. Viestinnän koordinointiin on panostettava erittäin paljon. Viestintävaliokunnan roolina on osallistua viestintästrategian pitkän aikavälin suunnitteluun ja antaa palautetta toteutuneesta Viestintäyksikön resurssit ja työnjako Viestintätoiminnot keskitetään pääosin keskustoimistoon, mutta viestintäosaamista on myös alueilla. Sektoriasioiden seuranta on määriteltävissä viestinnän henkilökunnan tehtäväkuvissa. Nykyisten kuuden liiton viestinnässä (lehdet, verkkoviestintä, lehdistösuhteet, yhteiskuntavaikuttaminen, materiaalituotanto) työskentelee tällä hetkellä 25 henkilöä, joista toimitsijavakanssilla 18 henkilöä. Osa heistä eläköityy seuraavan kahden vuoden aikana. Uuden liiton viestintäyksikön henkilömäärää voidaan tässä vaiheessa hahmottaa vain karkeasti. Henkilöresurssien kohdentaminen lehteen, verkkoviestintään, lehdistösuhteisiin ja muihin toimintoihin riippuu lehden ja verkkosivujen osalta tehtävistä perusratkaisuista. Tarkemmat esitykset henkilöresursseista voidaan tehdä vasta sen jälkeen. Olennaista on se, että lehti, verkkoviestintä ja materiaalituotanto saavat riittävät resurssit toteuttamaan vahvistettuja tavoitteita. Lehdellä ja kotisivuilla on pääosin yhteinen toimitus. Viestinnässä tarvitaan nykyisen henkilökunnan lisäksi ainakin kuvatoimittaja, julkaisutoimittaja, työttömyyskassalle oma tiedottaja tai viestintä jonkun toimenkuvassa selkeästi määriteltynä. Lehden taittotyössä tarvittavat resurssit voidaan arvioida tarkkaan siinä vaiheessa, kun lehden laajuus ja ilmestymistiheys päätetään. Tähän vaikuttaa myös se, kuinka paljon graafinen suunnittelija tekee ja osallistuu liiton muun materiaalin ulkoasun suunnitteluun ja toteuttamiseen. Nykyiset tehtäväkuvat tulevat TEAMissa muuttumaan ja se vaatii uuden osaamisen hankkimista. Toisaalta nykyinen osaaminen voidaan hyödyntää paremmin, mikä on mahdollista ottaa huomioon resurssitarkastelussa. Lisäksi nykyisten liittojen

5 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 5 (17) 3. TEAMin imago 3.1. Tavoiteprofiili henkilökunnalle tehtävän osaamiskartoituksen tulokset tulee ottaa huomioon, kun viestinnän resursseja tarkastellaan. Nykyisten viestintään liittyvien vakanssien vapautuessa ne pitäisi täyttää. Alatyöryhmät (lehti, kotisivut, imago ja materiaalit) tarvitsevat päätoimiset vetäjät jo vuonna Näihin on perustelut ko. kohdissa raportissa. Imagon rakentamiseen voidaan ryhtyä sen jälkeen, kun liiton arvot ja toimintapolitiikan peruslinjat on määritelty. 3 4 keskeistä kohtaa: vastuullinen vaikuttaja, yhteistyöhakuinen, ihmisen puolella, avoimeen ja vuorovaikutteiseen toimintatapaan ja kulttuuriin perustuva 3.2. Sisäinen imagostrategia Ay-liikkeen sukupolvenvaihdos huomioitava, joten imagoa on mietittävä erityisesti nuorten lähtökohdista. Pitää rohkeasti etsiä uusia foorumeita. Koulu- ja oppilaitostiedottaminen on mietittävä erikseen Ulkoinen imagostrategia Tämä on mietittävä erikseen. 4. Julkisuusstrategia ja mediapolitiikka Toiminnot organisoidaan osaksi puheenjohtajan esikuntaa TEAMin julkisuusstrategia Mediayhteydet, tapaamiset, toimittajapalvelu, tiedotustilaisuudet, toimittajaseminaarit, osoitteistot, tiedotusmateriaalit Alueellinen ja paikallinen mediapolitiikka. Tämä määritellään myöhemmin Yhteiskuntavaikuttaminen Tämä määritellään myöhemmin Lehtietujärjestelmä ja UP-tuki Nykyjärjestelmät on syytä säilyttää.

6 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 6 (17) 5. Materiaalit ja graafinen ilme (muu kuin lehdet ja verkko) 5.1. Esitteet ja pr-materiaalit 5.2. Vuosikertomukset 5.3. Lomakkeet, kuoret, käyntikortit, puhelinluettelot Uusi liitto tarvitsee nimen ja tunnuksen. Liiton nimi ja tunnus kulkevat käsi kädessä. Niitä tukemaan valmistetaan graafinen ohjeisto, jonka mukaan kaikki niin keskustoimiston kuin aluetoimistojenkin tuottama materiaali ja aineisto tuotetaan. Uuden liiton graafisen ym. visuaalisen ilmeen suunnittelussa kannattaa lähteä puhtaalta pöydältä eli unohtaa nykyisten liittojen graafinen maailma. Muotokielen on oltava uudenlaista, joka kertoo uudesta liitosta. Liiton graafisen ym. visuaalisen ilmeen on tuettava valittuja arvoja ja haluttua imagoa. Ennen graafisen ilmeen suunnittelun käynnistämistä on oltava jonkinlainen tieto uuden liiton arvoista ja toimintaperiaatteista. Graafinen ilme sovelletaan myös verkkoviestinnän ratkaisuihin. Myös uuden liiton toimitilojen sisustuksen värimaailmassa graafisen ilmeen (mm. valitun värimaailman) olisi hyvä näkyä. Tunnuksen ja graafisen ilmeen suunnittelun on varattava aikaa vähintään vuosi Jatkotyö graafisen ilmeen suunnittelussa 5.2. Resurssit Tuotettavan materiaalin määrä on erittäin suuri ja sitä on oltava valmiina jo ennen uuden liiton toiminnan aloittamista. Valmistusprosessi on ajallisesti pitkä ja maksaa paljon. Tästä johtuen alkusyksystä 2008 (jos tavoite on ): - Logon ja graafisen ilmeen suunnittelu kilpailutetaan 3-4 mainostoimistolla ns. omalla riskillä. - Valinta tehdään loppuvuodesta Varsinainen suunnittelutyö käynnistyy vuoden 2008 lopulla. - Lopullinen versio tunnuksesta ja sen sovellutuksista hyväksytään keväällä Valittu toimisto tuottaa uuden liiton ensimmäiset esitemateriaalit, lomakkeet, kuoret, käyntikortit jne. loppuvuodeksi Kaikesta aineistosta tuotetaan suomen- ja ruotsinkieliset versiot. Keskeisimmistä liittoa esittelevästä, jäseneksi liittymistä käsittelevästä sekä edunvalvontaa käsittelevästä aineistosta tuotetaan versiot englanniksi, viroksi, venäjäksi, puolaksi. Muut kieliversiot harkitaan tapauskohtaisesti. Työryhmä esittää, että tunnuksen ja imagonsuunnittelun koordinointia ja yhteyksiä, materiaalituotannon koordinointia ja aineistojen tuotantoa varten valitaan päätoiminen vetäjä 2008.

7 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 7 (17) 6. Lehden konsepti: yhteiskunnallisuus ja jäsenlähtöisyys 6.1. Kohderyhmä Lehti on idealtaan yhteiskunnallinen jäsenlehti: arvopohjainen vastapaino ja haastaja yltiöyksilölliselle, elitistiselle kilpailu- ja kulutuskeskeiselle elämänmuodolle ja siihen liittyvälle julkaisukulttuurille. Yhteiskunnallisuus: Lehden missiona on luoda uskoa yhteisölliseen toimintatapaan työelämässä ja yhteiskunnassa. Mission pohjalta rakennetaan pitkäjänteisesti pohjaa edunvalvonnalle ja järjestötyölle sekä ay-aktiivien rekrytoinnille. Jäsenlehti: Lehti kertoo jäsenten arkitodellisuudesta ja jäsenille tärkeistä asioista jäsenten työpaikoilla ja vapaa-aikana. Lehti tarkastelee yhteiskuntaa ja maailmaa jäsenten silmin ja kokemuksena. Lehti kertoo, mitä isot yhteiskunnalliset päätökset merkitsevät jäsenten arjessa. Lehti on järjestön sisäisen keskustelun virittäjä ja ylläpitäjä. Lehti kertoo liiton toiminnasta, päätöksistä ja linjauksista journalistisin periaattein. Toimintatapa: Lehti toimii tiiviissä yhteistyössä kotisivuston kanssa siten, että uutismainen materiaali sijoitetaan ensisijaisesti kotisivuille. Silti lehdessäkin on uutismaista materiaalia, kuitenkin lyhyesti. Viittauksia kotisivuille käytetään systemaattisesti. Lehti panostaa korkeatasoiseen kuvajournalismiin ja mieltää erityistehtäväkseen dokumentoida jäsenten työtä. Lehdellä ja kotisivuilla on pääosin yhteinen toimitus. Lehti ilmestyy kertaa vuodessa aikakauslehtikoossa. Ensimmäinen lehti ilmestyy samalla viikolla, kun uusi liitto aloittaa toimintansa. Lylyn raportista poiketen työryhmä esittää, että lehti ei sisällä sektorikohtaisia liitesivuja. Erityistilanteissa (esimerkiksi työtaistelu, kiperä neuvottelutilanne) sektorikohtaisia liitesivuja voidaan julkaista. Sektorikohtaisen aineiston seuranta ja käyttö lehdessä tapahtuu journalistisin periaattein. Jäsenet ja heidän työpaikkansa eri sopimussektoreilla sekä laajempien yhteiskunnallisten ilmiöiden vaikutukset jäseniin ja työpaikkoihin ovat lehden sisällön keskeinen osa. Lehti on jäsenistön näköinen. Ammattiosastojen kokousilmoitusten ja tapahtumailmoitusten julkaiseminen vie lehdestä useita sivuja (1200 ammattiosastoa). Nykyisissä liittojen lehdissä määrät ovat huomattavia ja suhde määrän/lehden/osastojen lukumäärän välillä on samankaltainen. Ilmoitukset keskittyvät kevääseen ja syksyyn, kun osastot pitävät vuosikokouksensa. Nykyisin yksittäisessä lehdessä on noina aikoina 2-3 sivua kokousilmoituksia. Ilmoitukset ottavat noin 2-4 prosenttia lehtien vuotuisesta sivumäärästä. Ammattiosastoissa lehti koetaan tärkeäksi tiedotuskanavaksi. Jatkotyössä selvitetään, miten lehti voi ammattiosastojen ilmoituksia julkaista. Jäsenet tasavertaisesti sopimusalasta yms. riippumatta.

8 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 8 (17) 6.2. Sisältölinjaukset 6.3. Muoto Lehden sisällöstä vastaa lainsäädännön mukaan lehden päätoimittaja. Lehdessä on ruotsinkieliset sivut. Lehti käsittelee eri jäsenryhmiä (mm. sopimusalat, ammattialat, maantieteellinen sijainti, kielivähemmistöt) tasapuolisesti pitkällä aikavälillä tarkasteltuna. Edellä hahmoteltua konseptia vasten tarkisteltuna lehden tarkoituksenmukaisin muoto on aikakauslehti. Nykyisten kuuden lehden painokustannukset ovat yhteensä euroa ja postituskulut euroa eli yhteensä euroa. Työryhmä hankki syksyllä 2007 hintavertailuja aikakauslehdestä ja tabloidista (painos , 16 numeroa vuodessa, aikakauslehden ja tabloidin painopinta-alat ovat eri sivumäärillä vertailukelpoiset). Aikakauslehti (malli Ahjo) - 48 sivua: painatus euroa, postitus euroa (yht e) - 64 sivua: painatus euroa, postitus euroa (yht e) Tabloid (4-värinen) - 24-sivua: painatus euroa, postitus euroa (yht e) - 32-sivua: painatus euroa, postitus euroa (yht e) Lylyn raportissa esittämän joka toinen viikko ilmestyvän (ilman sektorikohtaisia vaihtosivuja) aikakauslehden kustannukset olisivat 48-sivuisena painatus ja postitus yhteen laskien euroa ja 64-sivuisena euroa Suhde Palkkatyöläiseen ja Löntagareniin 6.5. Osoitteistot Tämä on selvitettävä jatkotyössä. Jäsenrekisteriin pohjautuvan lehden osoitteiston on toimittava 100-prosenttisesti ja oltava valmiina hyvissä ajoin, jotta valittavan kirjapainon kanssa voidaan testata toimivuus. Jäsenosoitteiston ohella on kohtuullisen suuri joukko ns. vapaakappaleita (tiedotusvälineet, yhteistyötahot yms). Tämä osoitteisto on liitettävä postitusosoitteistoon. Nykyisillä lehdillä on omien periaatteiden mukaisesti muotoutuneet vapaakappalekäytännöt. Uusi lehti luo omat periaatteensa.

9 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 9 (17) 6.6. Ilmoitushankinta 6.7. Avustajat Lehden tulorakennetta ei voi rakentaa ilmoitustulojen varaan. Työryhmä on selvittänyt nykyisten lehtien ilmoitustuotot, jotka ovat yhteensä euroa. Nykyisistä ilmoitustuotoista osa voi jäädä pois kohderyhmän muuttuessa laajemmaksi tai siksi, että nykyisin samat suuret ilmoittajat ovat mukana kaikissa tai osassa nykyisistä lehdistä. Toisaalta ilmoitustuloja voi jossain määrin tuoda lisää lehden suuri levikki. Lehti/liitto solmii ilmoitusmyynnistä sopimuksen alan yrityksen kanssa. Sopimus on solmittava hyvissä ajoin (alkuvuosi 2009), jotta lehteä voi myydä silloin kun ilmoittajat seuraavan vuoden (esimerkiksi vuoden 2010) kampanjoitaan suunnittelevat. Lehti julkaisee ilmoituksia, jotka eivät ole vastoin liiton arvoja ja toimintaperiaatteita. Lehti käyttää ammattitaitoisia freelancetoimittajia ja valokuvaajia, joita varten lehden avustajabudjetin on oltava riittävä. Työryhmä on tehnyt yhteenvedon nykyisistä avustajabudjeteista, jotka ovat yhteensä euroa. Ulkopuolisten avustajien käyttäminen tuo vaihtelua lehden juttuihin ja mm. mahdollistaa joihinkin teemoihin syvällisesti perehtyneiden toimittajien käyttämisen. Ulkopuoliset avustajat lisäävät myös mahdollisuuksia tehdä juttuja tasapuolisesti eri puolilta maata Jatkotyö lehden suunnittelussa Kesälomien jälkeen 2008 on oltava valmiudet käynnistää jatkotyö lehden suunnittelussa. Ensimmäinen lehti ilmestyy samalla viikolla, kun uusi liitto aloittaa toimintansa. Tämä tarkoittaa mm. (jos tavoite on ) - Lehden konsepti määritellään tarkemmin syksyllä 2008: mm. lukijan määrittely, sisältörakenteet, juttutyypit, ulkoasu, lehden muoto. - Tässä lehtikonseptin täsmentämisessä käytetään ulkopuolisena apuna IADE:n aikakauslehtityön kouluttajia (IADE on Taideteollisen korkeakoulun ja Teatterikorkeakoulun yhteinen luovien alojen koulutusja kehittämisinstituutti). - Syksyllä 2008 on voitava pyytää painotarjoukset kirjapainoilta ja tehdä viimeistään alkuvuodesta 2009 painatussopimukset. - Ilmoitusmyynnistä on käynnistettävä neuvottelut syksyllä Ammattiosastojen ilmoitusten julkaiseminen selvitetään. Resurssien osalta työryhmän ehdotus on, että tähän työhön valitaan päätoiminen vetäjä. Resurssien osalta aikataulu tarkoittaa myös sitä, että nykyisten lehtien toimittajat tekevät vuoden 2009 syksyllä käytännössä kahta lehteä samanaikaisesti vanhaa ja uutta. Osa tekee siihen liittyen valmistelutyötä jo keväällä 2009.

10 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 10 (17) 7. Verkkoviestintä ja sähköinen viestintä Nykyisen kuuden liiton noin 1200 ammattiosastosta 206:lla on työryhmän selvityksen mukaan omat verkkosivut. Liittojen verkkosivuilta käydään lukemassa ensisijaisesti laajasti ottaen edunvalvontaa koskevaa aineistoa (mm. työehtosopimukset), jäsenyyteen liittyviä asioita, uutisia, työttömyysturvaa koskevia asioita sekä yhteystietoja. Erilaiset ajankohtaiset tilanteet (sopimusneuvottelut, työtaistelut, vaalit) nostavat kävijämääriä huomattavasti normaalista Kolme toiminta-ajatusta Kotisivut rakennetaan kolmen toiminta-ajatuksen pohjalta: Uutismaisuus, järjestötyön modernisointi ja hajautettu ylläpito. 1) Uutismaisuus uusi kanava valtakunnalliseen julkisuuteen TEAM:in toimintakenttää ja siihen vaikuttavia asioita seurataan uutismaisesti. Oman kentän tapahtumat laitetaan nopeasti, muutaman tunnin viiveellä kotisivuille. Uutena toimintamuotona kehitetään työtapa, jossa uutismaisuus linkitetään TEAMin mediapolitiikkaan: kotisivujen haastatteluista, tapahtumien kommentoinnista ja taustajutuista informoidaan mediaa. Tavoitteena on, että media oppisi käyttämään TEAM-kotisivuja uutislähteenä. Mikäli tämä saadaan toimimaan, TEAM tarjoaa jäsenille ja työpaikoille uuden kanavan valtakunnalliseen julkisuuteen. Hankitaan valmiudet liikkuvan kuvan välittämiseen. 2) Järjestö- ja edunvalvontatyön modernisointi verkon kautta Toisena pääperiaatteena on verkko työväentalona -ajattelu, mikä tarkoittaa, että verkko olisi uudenlainen, kunnianhimoisesti toteutettu, vuorovaikutteinen järjestö- ja edunvalvontatyön foorumi. Missiona on järjestötyön modernisointi. Verkon pitää pystyä tukemaan järjestö- ja edunvalvontatyötä nykyistä paljon tehokkaammin. Kotisivut toimivat lisäksi palvelupisteenä, josta voi hakea tietoa ja ilmoittautua tilaisuuksiin sekä arkistona. On etsittävä innovatiivisia ratkaisuja mm. kokousten ja valmistelutyön järjestämiseen verkossa. "Verkko työväentalona" ajatuksen kehittäminen ja toteutus tarkoittaa uudenlaisen toiminnon/tehtäväkuvan luomista viestinnän, järjestötoiminnan ja edunvalvonnan välillä. Nykyisissä liitoissa siihen ei ole nyt olemassa olevia resursseja. Tämän toiminnon luonteva sijainti olisi järjestötoiminta, jolloin sen kytkös liiton perustoimintoihin olisi vahva. 3) Ylläpidon hajautus Sivuston päivittäistä ylläpitoa vastuutetaan alueorganisaatiolle, sektoreille sekä osastoille, esim. koulutus, järjestötyö, edunvalvonta. Tämä edellyttää päivittäjien koulutusta ja sitä että päivitysperiaatteista on selkeät ohjeet ja pelisäännöt. Ylläpidon tukitoiminnot tilataan verkkosivuston julkaisujärjestelmän toimittajalta. Kotisivujen rakentamisessa täytyy olla tiiviissä yhteistyössä järjestö- ja atk-asioita pohtivien työryhmien kanssa.

11 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 11 (17) Verkkosivujen sisältö Aikataulu 7.2. Ekstranet Liiton www-sivut ovat pääsääntöisesti kaikille avoimet. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että liiton solmimat työehtosopimukset ovat liiton sivuilta myös järjestäytymättömien työntekijöiden ja työnantajien luettavissa. Liiton verkkosivujen sisältö koostuu edellä kuvatusti uutisista sekä jäsenten kannalta olennaisesta informaatiosta. Tällaista informaatiota ovat mm. liiton solmimat työehtosopimukset, työsuojeluasiat, muut edunvalvonta-asiat, jäsenyyteen liittyvät asiat, sähköinen liittymismahdollisuus, koulutus, ammatilliset asiat, kansainvälisyys, yhteystiedot, tapahtumat, ilmoittautumismahdollisuudet, jäsenlehti. Liiton verkkosivujen uutisosio toimitetaan journalististen periaatteiden mukaisesti. Sivut rakennetaan niin, että vierailija tietää koko ajan olevansa liiton sivuilla, mutta että hän löytää sieltä helposti myös oman sopimusalansa/-sektorinsa asiat. Kotisivuja voidaan käyttää ammatti-identiteetin vahvistamiseen ja säilyttämiseen. Liiton verkkosivujen kieliversiot - suomi (peruskieli) - ruotsi (kaikki keskeinen aineisto, myös uutisosio keskeisimmiltä osiltaan, mikä edellyttää käännöspalvelujen nopeaa saatavuutta) - englanti (liiton esittely, edunvalvonta, liittyminen) - venäjä (liiton esittely, edunvalvonta, liittyminen) - muut kieliversiot harkinnan mukaan Sivuilla ei julkaista mainoksia. Uusien kotisivujen arkkitehtuurin rakentaminen, sisältöjen luominen, visuaaliset ja tekniset ratkaisut ovat sellaisia, että aikataulu on erittäin haastava. Sen vuoksi uuden liiton verkkosivut eivät ole vielä täysin valmiit Siirtymävaiheen aikana mukaan lähtevien liittojen verkkosivut ovat edelleen olemassa ja niille on linkitys uuden liiton sivuilta. Uuden liiton verkkosivut rakennetaan asteittain. Ekstranet tarkoittaa jäsenille suunnattua, kirjautumisen vaativaa verkkoa. Ekstranetin käytöstä ja tarpeesta on syytä tehdä laadullinen haastattelututkimus. Se on tarpeen tehdä ennen kuin rakennetaan kirjautumista edellyttävä jäsenten verkko, koska käsitykset sen tarpeellisuudesta ovat osittain ristiriitaisia. Ekstranetin käyttöönotto edellyttää, että jäsenrekisterijärjestelmän perusratkaisut ovat tiedossa. Ekstranetin kirjautumisjärjestelmä keskustelee jäsenrekisterijärjestelmän kanssa.

12 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 12 (17) 7.3. Intranet 7.4 Verkkolehti 7.5. Sähköpostit 7.6. Mobiiliviestintä 7.7. Sähköinen uutiskirje Intranet tarjoaa mahdollisuuden uudenlaisiin työtapoihin koko organisaatiossa ja sen hallinnossa. Intranet rakennetaan uudenlaisella tekniikalla, jonka ydin on vuorovaikutteisuudessa. TEAMin jokainen työntekijä on myös intranetin sisällöntuottaja. Intranetistä tulee uuden liiton henkilökunnan tärkein työkalu. Lähtökohtia intranetin luomisessa ovat: - tiedon löytämisen ja hyödyntämisen tehokkuus - työyhteisöjen uudenlainen viestintä ja tiedon jakaminen sisäverkossa - erilaisten työyhteisöjen, erityisesti alueellisten toimipisteiden tarpeet - henkilökunnan yhteenkuuluvuus ja yhteisöllisyys - hiljaisen tiedon siirto ja tallentaminen Koska Intranetin rakentaminen aloitetaan (lähes) nollasta, on tarpeiden arviointi ja sisällön ja järjestelmän vaativaa ja vie aikaa. Intranetin kehittäminen ja käyttöönotto tapahtuu asteittain TEAMin aloitettua toimintansa. Ensimmäinen julkaisu on käytössä vuosi TEAM:in aloittamisen jälkeen ja kehittäminen on sen jälkeen jatkuva prosessi. Intranetin rakentaminen ja ylläpito jatkossa edellyttää tiivistä yhteistyötä henkilöstöhallinnon ja atk:n kanssa. Liiton aloittaessa toimintansa sillä on oltava johonkin nykyiseen olemassa olevaan toimistojärjestelmään perustuva sisäinen työkalu. Toistaiseksi ei suunnitella erillistä verkkolehteä, vaan liiton sivut toimivat edellä kuvatulla tavalla uutissivuina. Sähköpostien hyödyntäminen liiton sisäisessä viestinnässä edellyttää ajan tasalla olevaa ja helppokäyttöistä sähköpostiosoitteistoa aktiiveista. Jatkotyössä selvitetään erilaiset vaihtoehdot ja mahdollisuudet sähköiseen jäsenviestintään. Matkapuhelinten jatkuva kehittyminen ja käyttömahdollisuuksien monipuolistuminen tarjoavat mahdollisuuksia myös ammattiyhdistysliikkeen viestintään. Joittenkin liittojen menestyksekkäästi hyödyntämä tekstiviestien käyttö esimerkiksi neuvottelutilanteissa vaatii matkapuhelinnumerot poimivan järjestelmän käyttöönottopäätöstä. Luottamustehtävissä toimiville (luottamusmiehet, työsuojeluvaltuutetut, ammattiosastot, ammattiosastojen toimihenkilöt ym) sisäinen viestintä hoidetaan

13 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 13 (17) säännöllisesti ja tarpeen mukaan ilmestyvällä (mahdollisesti myös eri kohderyhmille kohdennetuilla) sähköisillä uutiskirjeillä. Kirjeen liitteinä voidaan toimittaa erilaisia tiedostoja. Tälle ryhmälle ei tehdä erillistä painettua luottamusmieslehteä. Uutiskirje on nopea työkalu. Sen vaatima tekniikka hankitaan verkkosivuratkaisun toimittajalta. Myöhemmin ratkaistaan erikseen, luodaanko lisäksi yleinen uutiskirje, jonka kuka tahansa voi tilata liiton verkkosivujen kautta Jatkotyö verkkoviestinnän suunnittelussa 1) Kartoitetaan nykyisten sivujen sisällöt ja tekniset ratkaisut syksyllä Samalla kootaan kehittämistarpeita ja täsmennetään uuden liiton verkkosivujen toimintaajatusta (7.1.) ja tehdään ensimmäiset sivustosuunnitelmat. 2) Kotisivujen ja muun verkkoviestinnän julkaisujärjestelmän ja muiden järjestelmien toimittaja kilpailutetaan. Pitkäjänteiseen yhteistyöhön sitoutuva järjestelmätoimittaja valitaan vuonna 2009, jotta käytännön suunnittelu- ja toteutustyö voidaan aloittaa. Sisällön ja etenkin erilaisten "verkko työväentalona" ajattelun mukaisten toimintojen kehittäminen vie aikaa ja edellyttää tiivistä yhteistyötä järjestelmätoimittajan sekä liiton edunvalvonnan, järjestö- ja koulutustoiminnan ja atk-asioista vastaavien henkilöiden kanssa. Ennen sivuston julkaisua tarvitaan myös mm. käytettävyystestejä ja prototyyppien testausta. 3) Liiton visuaalinen ilme sovelletaan verkkoviestinnän ratkaisuihin yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa. 4) Selvitetään yhteistyö työttömyyskassaprojektin kanssa sekä se, ottaako uusi kassa käyttöönsä omat verkkosivunsa, joiden kautta työttömyyskassapalvelut ovat saatavissa. 5) Laaditaan suunnitelma siitä, miten siirtymävaihe nykyisten liittojen sivuilta uuden liiton sivuille hoidetaan. 6) Kun verkkosivujen päivitys perustuu hajautukseen, edellyttää se siihen osallistuvan henkilökunnan kouluttamista. Verkkoviestintä ei ole koskaan valmista. Se vaatii jatkuvaa kehittämistä ja arviointia uusien verkkoviestinnän keinojen ja verkkoyhteisötoimintojen soveltuvuudesta ammattiyhdistystoimintaan. Kaikkea nyt suunniteltua ei ole mahdollista toteuttaa heti uuden liiton aloittaessa toimintansa. Uuden liiton verkkosivut eivät ole vielä täysin valmiit Siirtymävaiheen aikana mukaan lähtevien liittojen verkkosivut ovat edelleen olemassa ja niille on linkitys uuden liiton sivuilta. Uuden liiton verkkosivut rakennetaan asteittain. Resurssien osalta työryhmä esittää, että syksyllä 2008 valitaan päätoiminen henkilö valmistelemaan uuden liiton verkkoviestintää.

14 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 14 (17) Resurssien osalta aikataulu tarkoittaa myös sitä, että nykyisin liittojen verkkoviestintää hoitavat tekevät vuoden aikana käytännössä kahta työtä samanaikaisesti ylläpitävät vanhoja verkkosivuja sekä suunnittelevat ja toteuttavat uutta. 8. Työttömyyskassan viestintä 9. Kriisiviestintä Yhdessä työttömyyskassaprojektin kanssa luodaan uudelle työttömyyskassalle viestintästrategia sekä liiton ilmettä noudattava graafinen ohjeisto. Työttömyyskassa tarvitsee oman tiedottajan joko päätoimisena (joka vastaisi myös kassan verkkoviestinnästä) tai viestintä osana jonkun tehtäväkuvaa. Työttömyyskassan omien verkkosivujen tarve selvitetään yhdessä työttömyyskassaprojektin kanssa Sopimustiedottamisen konsepti 10. Viestintäkoulutus Sopimusneuvotteluja ja lakkotilanteita varten luodaan viestintäkäytännöt, jotta kaikki tietävät miten kulloinkin toimia. Sopimussektorit koulutetaan erityisesti näiden tilanteiden vaatimaa viestintää varten Alueorganisaatio Sektorit Aktiivien viestintäkoulutus Johdon ja asiantuntijoiden viestintätaidot Viestintäyksikön työntekijöiden ammatilliset valmiudet Viestintäkoulutus on osa henkilöstökoulutusta. Alueiden ja sopimussektorien viestintätehtäviä hoitavat henkilöt koulutetaan erikseen. Johdolle ja asiantuntijoille tehdään erillinen viestintäkoulutussuunnitelma. 11. Kansainvälinen tiedotus Suunnitellaan erikseen kansainvälisten asiantuntijoiden kanssa. Kansainvälinen tiedotus tässä yhteydessä tarkoittaa järjestötason tiedotusta liitosta kansainvälisiin ja veljesjärjestöihin sekä niistä liittoon. Kansainvälisessä tiedotuksessa hyödynnetään jo olemassa olevia kansainvälisten sihteeristöjen ja veljesliittojen tiedottajaverkostoja. 12. Markkinointi, sponsorointi Mainoskampanjat eri kohderyhmille Sponsorointi ja ilmoitustuki Mainosmateriaalit

15 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 15 (17) Näistä tehdään vuosittaiset linjapäätökset yhdessä talouden kanssa. Linjaukset perustuvat liiton toiminnan periaatteisiin ja vuosittaisiin painopisteisiin. 13. Plussat ja miinukset TEAM-liittoprojektissa viestinnän näkökulmasta On huomattava, että plussat ja miinukset ovat painoarvoltaan erilaisia. PLUSSAT + Yleisellä tasolla - yhdistää resursseja - mahdollistaa uudenlaisen tekemisen ja osaamisen hyödyntämisen - antaa mahdollisuuden nykyistä avoimempaan keskustelu- ja toimintakulttuuriin - antaa mahdollisuuden imagon nostamiseen - antaa mahdollisuuden yhteiskunnallisen tietoisuuden lisääntymiseen Jäsenlehti - mahdollisuus uudenlaiseen, journalistisesti kunnianhimoiseen jäsenlehteen, joka on ison liiton laajalevikkinen lehti ja näin ollen paljon ulkopuolellakin seurattu - painoarvoltaan maan merkittävän ammattiliittolehti - yhdistää eri ammattialoilla toimivia - lisää yhteiskunnallista tietoisuutta, jos asiat osataan viedä lähellä jäsentä - osalle ilmestymismäärät lisääntyvät ja lehti on huomattavasti isompi kuin nyt - kaikki saavat sivumäärällisesti enemmän kuin nyt Verkkoviestintä - mahdollisuus kehittää uudenlaisia verkkoviestinnän toimintamuotoja ammattiyhdistysliikkeen käyttöön - luo paikallisille toimijoille valtakunnallista julkisuutta - levittää paikallisten toimijoiden näkemyksiä myös muihin tiedotusvälineisiin - saavuttaa kymmeniä tuhansia aktiiveja nopeasti MIINUKSET Yleisellä tasolla - kustannukset alkuvaiheessa huomattavat, eivätkä ne pienene jatkossakaan nykyisistä yhteenlasketuista kustannuksista - julkisuus ei välttämättä lisäänny suhteessa nykyisin kuuden liiton saamaan julkisuuteen - julkisuuden hallinta voi olla vaikeampaa - uuden lehden ja uuden verkkosivuston käynnistäminen vievät olemassa olevista henkilöresursseja melkoisesti, vaikka niiden vetämiseen valittaisiinkin päätoimiset henkilöt Jäsenlehti - oman ammattialan asioiden käsittely jää vähäisemmälle kuin nykyisissä lehdissä

16 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 16 (17) - erilaisten toimituskulttuurien ja lehtisisältöjen tuottama perinne katkeaa: mm. lehdet käsittelevät kovin eri tavoin ammattiosastojen järjestämiä tapahtumia (toisissa paljon, toisissa pääsääntöisesti ei lainkaan) - yhden liiton jäsenille lehti tulee harvemmin Verkkoviestintä - oman sopimusalan asiat eivät päällimmäisenä vaan osana kokonaisuutta

17 TEAM-liittoprojekti LOPPURAPORTTI 17 (17) ERIÄVÄ MIELIPIDE VIESTINTÄTYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTIIN Viestintäliiton jäsenistö pitää tärkeänä tulevan lehden jäsenlähtöisyyttä. Tavoitteena tulee olla kertoa jäsenten arkitodellisuudesta ja jäsenille tärkeistä asioista jäsenten työpaikalla ja vapaa-aikana. Lehden kohderyhmänä ammattiosastot ja ennen kaikkea jäsenet ovat etusijalla. Jäsenet ja heidän työpaikkansa eri sopimussektoreilla sekä laajempien yhteiskunnallisten ilmiöiden vaikutukset jäseniin ja työpaikkoihin ovat lehden sisällön keskeinen osa. Myös monissa ammattiosastoissa lehti koetaan tärkeäksi tiedotuskanavaksi. Tavoitteet saadaan toteutetuksi sisällyttämällä lehteen Lylyn raportin mukaisesti sektorikohtaiset vaihtosivut. Sektorikohtaisilla sivuilla mahdollistetaan monia jäsenistön kaipaamia asioita, joilla lehti koetaan enemmän omaksi kuten mm: ammattiosastojen ilmoittelu jäsenten omat jutut sektorikohtainen tiedottaminen sektorikohtainen kaupallinen ilmoittelu kaikkinainen alakohtainen informaatio, joka ei alan ulkopuolisia kiinnosta Lehti on mahdollista kokea jäsenlähtöiseksi myös pienempien alojen työntekijöiden keskuudessa lisäämällä siihen tarpeellinen määrä sektorikohtaisia vaihtosivuja. Tabloid-formaatilla vaihtosivut on mahdollisia toteuttaa erittäin pienin kustannuksin. Lisäksi mahdollisuus ajankohtaisten asioiden käsittelyyn paranee sanomalehtityyppisten lehtien nopeampien painatusaikataulujen myötä. Tarvittaessa maksullisten tai toimituksellisten liitteiden lisääminen lehden väliin kohtuullisin kustannuksin onnistuu paremmin tabloidina. Jäsenmaksujen tasosta huolta kannettaessa tulisi ottaa lisäksi huomioon korkealaatuisen aikakausityyppisen lehden esimerkkilaskelman mukaiset noin miljoona euroa korkeammat kustannukset. Aikakausityyppisessä lehdessä on tosin mahdollista toteuttaa paremmin erittäin näyttävää kuvajournalismia. Laadukkaasta, ei ehkä yhtä näyttävästä, kuvajournalismista tosin jaetaan palkintoja myös sanomalehtikuvaajille. Uuden lehden sisältöhahmottelun mukaan syntyy helposti kuva, että ollaan tekemässä lehteä, joka on jo olemassa, eli SAK:n Palkkatyöläistä. Uudenlaista sisältöä lehdelle toisivat nimenomaan vaihtosivut, joiden välityksellä pystyttäisiin paneutumaan jäsenen työn ja työpaikan asioihin. Uuden lehden formaatin tulisi olla poikkeava, jotta lehti erottuisi muista lehdistä. Lehdessä pitäisi olla myös runsaammin uutisaineistoa. Oma kysymyksensä on, mitä ammattiliitto haluaa viestittää jäsenistölleen ja muulle ympäröivälle yhteiskunnalle julkaisemalla kalliisti tehtyä ja arvokkaan näköistä jäsenlehteä? Viestintäliiton edustajat TEAM-viestintätyöryhmässä Heikki Heikkilä Esko Keronen Erkki Järvinen