ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY JA EFFICAN ETÄKÄYTTÖ

Transkriptio

1 ASIAKASTIETOJEN KÄSITTELY JA EFFICAN ETÄKÄYTTÖ Lastensuojelun sosiaalipäivystyksessä Tampereen seutukunnan ja Etelä Pirkanmaan alueella Anssi Rummukainen Tampereen kaupunki

2 Päivystysalue Effica kuntia Muut tietojärjestelmät Tampereen kaupunki 2

3 Sopimusta tehtäessä määriteltäviä asioita Palvelut mitä palveluita sopimuksen mukaiseen sosiaalipäivystykseen kuuluu Raportointi mitä asioita toiminnasta täytyisi raportoida määrämuotoisesti sopimuskunnille millä tavoin raportointiin liittyvä tietojen kirjaaminen, kerääminen ja toimittaminen toteutetaan Rekisterinpito millä tavoin palveluiden tuottamisen tapa vaikuttaa henkilötietolain mukaiseen rekisterinpitoon Tietotekniikan ja tietojärjestelmien käyttö mitä tietojärjestelmiä käytetään sopimuskunnissa millä tavoin järjestelmiä käytetään kuinka järjestelmien käyttö toteutetaan sosiaalipäivystyksessä Yhteistyö miten jatketaan sellaista yhteistyötä, joka jatkossa yhteistoiminnan toteuttamiseksi ja kehittämiseksi on tarpeellista Tampereen kaupunki 3

4 Asiakastietojen käsittelyn suunnittelu perustettiin yhteistyöryhmä vastaamaan tietojärjestelmien käytön ja asiakastietojen käsittelyn suunnittelusta mukana seuraavat tahot: Sosiaaliasema Paussi (Tapani Unkila, Leena Mäkelä ) Tampereen hyke/tietohallinta (Anssi Tummukainen, Minna Saario, Ari Maijanen) Tampereen tietotekniikkakeskus (Ari Juutistenaho, Timo Lepola) Seutukuntien kunnat (Elias Kärki, Minna Laakso, Sirpa Leino Heritty, Petri Huuhtanen, Kristiina Toriseva) Etelä Pirkanmaan kunnat (Markku Salakka, Pirjo Kukkonen, Elina Takala, Annikki Raittila, Irma Saarikivi) Sosiaalipäivystyshanke (Irene Rinne) suunnittelukokouksia (7) ajalla , toiminnan käynnistymisen jälkeen seuranta ja yhteistyökokouksia lisäksi kuntaefficoiden pääkäyttäjien keskinäisiä tapaamisia ja yhteistyötä liittyen sosiaalipäivystyksen toimintaprosessien perustamiseen/yhdenmukaistamiseen tietojärjestelmissä Tampereen kaupunki 4

5 ALSOP Tietojärjestelmien käyttö Tavoitteet Työtehtävässä tarvittavat asiakastiedot pitäisi olla käytössä sosiaalipäivystyksessä ja päivystyksessä kirjattavat tiedot pitäisi olla käytössä asian hoitamista jatkavilla työntekijöillä Henkilötietojen käsittely ja rekisterinpito tapahtuu henkilötietolain mukaisesti Tietojärjestelmän kautta saadaan toiminnan kuvaamiseksi tarvittava tilastotieto Tietojärjestelmän käyttö ei saa olla liian vaikeaa Löydetään toimintamalli seutukunnallisen tietojärjestelmien käytön suunnittelulle Tampereen kaupunki 5

6 ALSOP Tietojärjestelmien käyttö Haasteet Päivystysalueella käytetään 11 erillistä tietojärjestelmää (7 Efficaa, 4 ProConsonaa, joista yhdessä käytössä lastensuojeluosio) toimintaprosessit järjestelmiin määritellään/perustetaan kuntakohtaisesti käyttöönoton yhteydessä kuhunkin järjestelmään kirjaudutaan erillisesti sen omalla käyttäjätunnuksella/salasanalla Erillisiä rekisterinpitäjiä 11 kun palvelua tuotetaan toimeksiantosopimuksen perusteella toisen kunnan lukuun, on rekisterinpitäjä toimeksiantajakunta asiakasrekisterien on oltava loogisesti erilliset, niissä olevat tiedot ei saa sekoittua keskenään (isäntäkuntamallissa tai kuntayhtymämallissa rekisterinpito siirtyy palveluntuottajalle) Tietojärjestelmiä hallinnoi usea eri toimija Rautaa ja tietoliikenneverkkoja hallinnoi usea toimija Tampereen kaupunki 6

7 Keinot 1 ALSOP prosessit samanlaiseksi eri kuntien Efficoissa Vireillepano Selvitys Päätös Lastensuojeluilmoitus La Paussi Syyt:Selviämisasemakäynti Selviämisasemayöpyminen Lastensuojelun tarve Kiireellinen huostaanotto La Paussi Kiireellinen huostaanotto Asiakaskertomus Tampereen kaupunki 7

8 Keinot 2 Tekninen toteutus Teknisestä toteutuksesta vastaa Tampereen tietotekniikkakeskus Sosiaalipäivystyksen henkilökunnalla on käytettävissään xxx kunnan Effica tietojärjestelmä, johon kirjataan asiakkaita koskevat tiedot. Tämä toteutetaan Tampereen kaupungin Tietotekniikkakeskuksen Citrix jakelupalveluna Alueellisen sosiaalipäivystysaseman työasemilla otetaan yhteyttä TIOnet verkossa sijaitsevaan Citrixpalvelimeen, joka muodostaa yhteyden kumppanikunnan verkkoon Effica palvelimeen. Tampereen kaupunki 8

9 Seutukuntien efficapalvelin Citrix käyttö Tampereen citrix palvelin Nokia Lempäälä Kangasala Pirkkala Vesilahti Ylöjärvi Käyttäjän työasema Tampereen kaupunki 9

10 Keinot 3 Käytön tukeminen kuntaefficoiden käyttöoikeushallinta Tampereen pääkäyttäjille: käyttäjillä samanlaiset käyttäjätunnukset eri ympäristöissä, tunnusten voimassaoloa ylläpidetään erityisin toimenpitein samanlainen työtehtävien mukainen käyttäjärooli eri seutukuntaefficoihin vastuukäyttäjätuki sosiaalipäivystysyksikössä (lähituki, käyttöohjeet) pääkäyttäjätuki kuntakohtaisesti Tampereen kaupunki 10

11 Keinot 4 Raportointi suoritekirjaaminen tehdään Tampereen effican suoriteosioon tehty työntekijätyö suoritekirjaamiseen ei liity asiakkaan tunnistetietoja vaan suorite liitetään työntekijään kirjaus ei kuulu siis asiakasrekisteriin ja voidaan tehdä yhdessä tietojärjestelmässä raporttien tekninen toteutus ja toimitus Tampereen hyken tietohallinnassa Tampereen kaupunki 11

12 ALSOP Suoritekirjaus Tapahtumapäivä Aika minuutteina Tapahtumatyyppi Toimeksiantajakoodi Kunta Toimeksiantoaika Tampereen kaupunki 12

13 Keinot 5 Etelä Pirkanmaa 4 kunnan osalta loogisesti erilliset asiakasrekisterit on perustettu Tampereen efficaan, jota käytetään dokumentoinnissa ja kiireellisen huostaanoton päätöksenteossa asiakkaan taustatietoja kunnan päärekisteristä ei saada ja dokumentaatio joudutaan toimittamaan kuntaan jälkikäteen (fax) yhteistyöryhmässä selvitetään käyttökokemusten ja volyymien perusteella reaaliaikaisen tiedon siirron vaihtoehtoja Etelä Pirkanmaan osalta Tampereen kaupunki 13

14 MUKAVAA LOPPUVUOTTA! Vaikuttaa helpolta! Tampereen kaupunki 14