Perinteisestä taloushallinnosta sähköiseen

Transkriptio

1 Perinteisestä taloushallinnosta sähköiseen Urpo Salo, KHT Tietotili Consulting Oy On siinä kiipeämistä. Christallo, Dolomiitit, Italia

2 Tietotili: tili talouden hallinnan palveluita l 26 vuotta Tietotilin toimisto: Mannerheimintie 105 Helsinki Tietotili Consulting Oy Paperiton taloushallinto Päätuote: sähköinen talouden hallinta TietotiliOnline asiakasportaali Asiantuntijapalvelut Tietotilin johtoryhmä h Tietotili Audit Oy KHT yhteisö Tilintarkastus ja asiantuntijapalvelut Liiketoiminnan laajuus Liikevaihto noin 4,0 M Henkilökunta vajaat 60

3 Urpo Salo Toimitusjohtaja, perustajaosakas (50 %) Tietotili Consulting Oy (1986) Tietotili Audit Oy HKKK, KTM 1983 Helsingin kauppakorkeakoulu, Helsinki KLT (1985) KHT (1993) Yrittäjä (taustani, ajatukseni) Yrittäjänä vuodesta 1982, 29 vuotta Tietotili Consulting Oy, 26 vuotta Tietotili Audit Oy, vuodesta 2003 HLB International International contact partner Jäsen vuodesta 1997 Näkökulmani: Sähköisen talouden hallinnan ratkaisut yritystoiminnan tueksi ja toimintojen tehostamiseen

4 Perinteinen taloushallinto Laatokan karjala Perinteinen = paperille laadittuihin tositteisiin perustuva Tositteen fyysinen merkitys Mikä on alkuperäinen tosite Missä tosite sijaitsee Postin kulun viive Arkistot, tositteiden kopiointi ja kierrättäminen Tositteiden etsintä ja kopiointi Tiedon saatavuus tositteista

5 Fyysiset dokumentit Paperiset tositteet; niiden fyysinen sijainti ohjaa ja rajoittaa työn organisointia Kirjanpito on erillinen osa yrityksen prosesseja Kirjanpito tehdään jälkikäteen

6 Dokumenttien arkistointi kautta aikojen Erilaisia tapoja arkistoida tositteita ja muuta tärkeää tietoa kautta aikojen Tositteiden arkistointitapa on tärkeä päätös Tositteet sisältävät paljon yrityksen keskeistä tietoa, jonka hyödyntäminen auttaa liiketoiminnan johtamisessa Onko tieto kaikkien tarvitsevien / siihen oikeutettujen käytettävissä? Miten kirjanpidon hoito voidaan organisoida

7 Perinteisessä kirjanpitäjän työ.. Eduskuntatalo t Kirjanpitäjä tekee työtään menneessä ajassa.. Tositteiden fyysiseen paikkaan ja siirtelyyn liittyvät ongelmat, kopioinnit, hyväksyntöjen organisointi ja tiedon siirto asioista hankalaa Tarkastetaanko laskut kunnolla? Miten esimerkiksi tieto menneistä tapahtumista saadaan helposti esille vertailua varten? Tietysti: hyvin organisoituna asiat hoituvat! otuvat!

8 Sähköinen talouden hallinta aamu Ajan tasalla joka Porautuvat raportit Maksatukset Kassavirtaennusteet Mitä sähköinen talouden hallinta voi tarkoittaa?? Avoimet saamiset Aki Arkistot Käytettävissä mobiililaitteilla Ostolaskujen käsittely ja hallinta

9 SEPA Single Euro Payments Area Uudet ideat Amazing possibilities to financial administration Tiedätkö todella, mistä SEPA:ssa on kyse? Tiedätkö, miten toimialamme tulee muuttumaan? Mitä nämä muutokset merkitsevät? Tiedätkö, mitä toimialallamme todella tapahtuu?

10 SEPA tulee muuttamaan koko taloushallinnon lli työskentelyn täysin! Mikä itse asiassa on SEPA? Kuinka se muuttaa maailman? Miksi se on meille tärkeää? Kristallipallomme kultainen vai ruosteessa??

11 Single Euro Payments Area SEPA is European area that covers 32 countries: EU countries (European Union) EEA countries (European Economic Area) Swizerland Monaco

12 32 SEPA countries Austria Liechtenstein Belgium Lithuania Bulgaria Luxembourg Cyprus Malta Czech Republic Monaco Denmark Netherlands Estonia Norway Finland Poland France Portugal Germany Romania Greece Slovakia Hungary Slovenia Iceland Spain Ireland Sweden Italy Switzerland Latvia United Kingdom

13 32 SEPA countries 490 million citizens 71,5 billion electronic payment transactions annually days * 24 hours * 60 min *60 sec = transactions /second

14 Overview of SEPA SEPA is: An area in which consumers, companies and other economic actors will be able to make and receive payments in euro, whether between or within national boundaries under the same basic conditions, rights and obligations, regardless of their location. Payment will be made in full Tärkeää

15 The aim of SEPA is: To advance European integration with a competitive and innovative euro area retail payments market that can bring bi with ih it higher h service levels, more efficient products and cheaper alternatives for making payments

16 SEPA consists of: The single currency (2002) A single set of euro payment instruments: Credit transfer Direct debits Card payments Efficient processing infrastructures for euro payments Common technical standards Common business practices A harmonized legal basis Ongoing development of new customer-oriented services

17 Miksi SEPA? Ennen SEPAa: Euroalueen talousyksiköt eivät pystyneet hyödyntämään täysin yhteisen raha-alueen hyötyjä Vaikeaa, kallista ja hidasta tehdä maksuja alueen sisällä tai rajojen j yli Yritysten täytyy pitää tilejä kaikissa maissa, joissa harjoittavat liiketoimintaa Sirpaleisuus ja erilaiset pankkien normit estävät yhtenäisen kehityksen ja liiketoimintaa edistävät innovaatiot Toimijat ovat erilaisen lainsäädännön ja normien alaisena riippuen maasta, jossa toimivat ja ovat kotoisin

18 The goal of SEPA Kirjanpitäjän tuho? To create an integrated, competitive and innovative retail payments market for all non-cash euro payments which, in time, will be conducted entirely e electronically SEPA will benefit all customers Innovations, like will change the business of many branches Upi Kirjanpitäjä:Suski What will happen to the accountants work? (ilman naamiota)

19 Lisäpalvelut Rahalaitokset Ovat vastuussa SEPA palveluiden ja SEPA lisäpalveluiden laadusta Ovat oikeutettuja tarjoamaan omia SEPA lisäpalveluitaan niin kauan kuin ne ovat linjassa SEPA sääntöjen ja normien kanssa Nyt pääsemme asiaan! Poikani Karri korkeuksissa k k

20 Tuoteparannukset Nopeammat suoritukset tilien välillä (yksi päivä?) BIC koodin automaattinen tunnistus tilinumeron perusteella Bank Identifier Code (BIC) from the International Bank Account Number (IBAN)

21 Lisäarvopalvelut Finvoice is a standard format for electronic invoices designed to help sellers and buyers exchanging invoice data in a structured way. It further enables integration of the payment in the online banking packages which is key for SME and consumers. E-invoicing Electronic invoicing, like Finvoice (structured) E-reconciliation Bills are electronically matched with the payment Payment solutions for internet banking Easy payment

22 End-to-end d straight through h processing Lisäarvopalvelut ennen maksusuoritusta Maksu- tapahtuma Lisäarvopalvelut maksun jälkeen Before payment: Electronic invoicing Bills are sent directly to the payer s internet banking application After the payer has accepted the bill Automatic payment instruction containing relevant information After payment Electronic reconciliation (ereconciliation) Bills are electronically matched with the payment and the payee s records are automatically updated

23 Aikataulu EPC= European Payments Council Pankkien piti olla valmiina SEPA:an vuoden 2010 lopussa; nyt lähtien Suomessa osassa pankkeja käynnistyy eli pakko käyttää sepaa Tästä käynnistyy suuri uudistus!

24 SEPA:n vaikutukset käyttäjille Yritykset voivat yksinkertaistaa maksutoimintojaan Yksi SEPA pankkitili, joka käyttää SEPA:n instrumentteja koko SEPA alueen liiketoimintaan i i t Yritykset voivat keskittää maksuliikenteen ja kassanhallinnan toiminnat yhteen paikkaan SEPA alueella Säästöt ajassa ja rahassa Lisäarvopalvelut helpottavat tapahtumakäsittelyn organisointia ja vähentävät työtä (rajusti!!) Pankit voivat kilpailla tasavertaisina koko SEPA alueella => hyötyjä asiakkaille joskin myös toisinpäin Palveluntarjoajat eivät enää ole sidottuja sovellustensa kanssa kansallisiin rajoihin

25 Eduskuntatalo, Helsinki Meillähän on jo lähes kaikki tämä ä Suomi on sähköisen taloushallinnon edelläkävijämaa Meillä on ollut erittäin modernit lait, jotka ovat mahdollistaneet kehityksen Me tiedämme, mitä sähköinen taloushallinto todella voi merkitä!

26 Finland is on the top of the e-banking

27 Mitä tarkoitamme sähköisellä taloushallinnolla? Taloushallinnon tapahtumat käsitellään sähköisesti, usein liittyen muihin prosesseihin; ei manuaalisia syöttötoimintoja Suomessa pankit ovat luoneet erinomaisen teknisen infran: Yritysten tarvitsee vain ottaa käyttöön uuden teknologian mahdollisuudet Kaikki muuttuu nopeasti, vain muutos on pysyvää! Suomessa siirtyminen SEPA:n standardiin on pienempi asia kuin muualla 27

28 28 1. Reference numbers in invoices Old invention; about 30 years in Finland Reference number in invoice can be printed and read also in barcode (scanning syst.) Automated way to match payments to open invoices File of received payments can be retrieved from bank with the bank account statements Reference number includes all payment information of the invoice

29 2. The electronic account statement; net statement Payment vouchers were substituted by bank s account statement t t Bank s account statements can be retrieved as a file and read into the accounting system The electronic account statement is a confirmation of your transactions and balance Transactions are coded for automate posting in the statement file, e.g. Payments from purchase ledger Account statements can be retrieved from bank to the accounting system during night time, e.g. every night 29

30 30 3. Ei E-invoice, i Finvoicei Finnish i Bankers association created one electronic invoice standard, Finvoice, for b2b use Many e-invoicing operators and IT companies operate in the same field too many standards is a problem Format conversions Operators extra task Easy to send, easy to receive Data does not change in conversions and need not to be entered manually! Invoice rotation ti system needed! d!

31 31 4. Before e-invoices: scanning systems Many benefits of e-invoices can be achieved by scanning incoming invoices Paper invoice i => Finvoicei The invoice recipient can automate t processes also with scanned invoice images Difficult part: data interpretation with software and comparing to original invoice image; most of the problems comes from here! 100,00 => ,-

32 32 5. Electronic salary concept; payslips to netbank Electronic pay slips including travel expense invoices Reduce the amount of paper and mail cost Better service to employees Banks provide secure access to e-salary via netbank Employees make their travel expenses invoices with e- invoicing system

33 33 Raportointi i 24/7 Raporting device? Lähes kaikki taloushallinnon lli tapahtumat voidaan käsitellä automaattisesti Lähes kaikki yrityksen taloushallinnon tapahtumat voivat olla koko ajan ajan tasalla Kuukausiraportointi voidaan tehdä nopeasti Ajantasaisuuden vaatimus kasvaa ja työn oikeellisuuden vaatimus lisääntyy Tietokannat voivat sijaita missä vain, työtä voidaan tehdä missä vain

34 Cash forecast Up to date every morning!

35 35 Archive Modern reporting system with online archives changes raporting culture Detailed information is behind raports main groups User can drill down to detailed d information Nobody wants pdf or paper reporting

36 Näin siirryimme sähköiseen Ajatuksia ja kokemuksia siirtymästä perinteisestä sähköiseen taloushallintoon

37 Normaaleja odotuksia Kustannussäästöjä Tehokkaampi tapa hoitaa taloushallintoa Moderni tapa organisoida toimintaa ja eri toimintoja Enemmän ja ajantasaisempaa tietoa yrityksen toiminnasta

38 Esimerkki, yrityksen taloushallinnon toiminnoista Financial administration; processes 2. Myyntilaskut, 1. Saapuvat laskut 4. Incoming invoices, electronic circulation 2. Invoicing the clients 5. Sales ledger Circulation Sales Saatavien valvonta ledger ostoreskontra t 1. Entry of the transactions Sales Incoming invoices invoices Hour slips Payroll & HR General ledger Purchase ledger 3. HR, palkat 4. Maksatus Treasurer kassanhoito Payroll & invoice payments 7. Payments of incoming invoices and contractual 3. Payroll calculation & payments costs 28/10/2011 Upi 38

39 Työtehtävät prosesseiksi Prosessi 1 Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tuotteistimme kaikki työtehtävät prosesseiksi Prosessit jakaantuvat aliprosesseiksi Prosessi 2 Tehtävä 1 Tehtävä 2 Kaikki kuvattiin tarkasti, pyrkien Prosessi 3 Tehtävä 2 löytämään parhaat käytännöt Tehtävä 1 kaikkiin työvaiheisiin Palvelu l 2; Maksatukset k t Prosessien mukainen toiminta siirrettiin organisointimalliin ja Prosessi 1 Tehtävä 1 Tehtävä 2 johtamisjärjestelmiin Palvelu 1; Ostolaskut Prosessi 2 Tehtävä 1 Tehtävä 2 Prosessi 3 Tehtävä 2 Tehtävä 1 Siirryttiin matriisiorganisaatioon: Asiakkuudet <> Toiminnot Kaikkiin työvaiheisiin otettiin parhaiksi uskotut järjestelmät ja ne kuvattiin toimintoihin

40 Muuttuvat vaatimukset Ennen ostolaskujen käsittelijä oli nuorin kesätyöntekijä kijä Nyt ostolaskujen käsittelijä on täysin ammattitaitoinen i i pääkirjanpitäjä Pääkirjanpitäjä on prosessien varmistaja, joka täsmäyttää eri osajärjestelmien tietoja, mutta tiliöinnit on tehty jo ostolaskujen käsittelijän toimesta!

41 Kirjanpitäjistä konsultteja, kun On esitetty, että kirjanpitäjät alkavat konsultoimaan asiakkaitaan, kun työaikaa säästyy perinteiseltä kirjanpidolta Niinkö.?

42 Vaikuttavuus Strategisuus Controllerin roolin muutos Konsultti! Kumppani Viisastelija, Besserwisser Nipottaja, pilkkuihminen, johdon kätyri Kommentoija Neuvonantaja Valvoja Laskentapäällikkö Kirjanpitäjä Valtioneuvoston Controller OTT Tuomas Pöysti, Rooli Oy Core Competence Ab, 2010

43 Viestinnän merkitys Myös tältä osin maailma on y muuttunut nopeasti!

44 Asiakas Yksinkertainen sopimus Tositteet kirjanpitäjälle kerran kuukaudessa Raportit asiakkaalle viikkoja kauden päätyttyä, kirjanpidon tultua valmiiksi Vähäinenkin ymmärrys asiakkaan liiketoiminnasta riitti Virheillä ei ollut akuuttia vaikutusta, esim. Ostolasku kirjattiin ii liian suurena Kirjanpitäjä Yhteydenpito

45 Nyt hieman vaikeampaa...

46 Client Decision maker, Manager Main contact, most important agreements etc. Account manager FM outsourcing company

47 Client Decision maker, Manager Main contact, most important agreements etc. Account manager FM outsourcing company Services

48 Client 3rd party Decision maker, Manager Main contact, most important agreements etc. It company, Banks, etc Account manager FM outsourcing company Services

49 3rd party Client Contact t 1 Contact 2 Contact 3 Contact t 4 Decision maker, Manager Main contact, most important agreements etc. It company, Banks, etc Account manager FM outsourcing company Services

50 Client Contact t 1 Contact 2 Contact t 4 3rd party Contact 3 Decision maker, Manager Services Main contact, most important agreements etc. It company, Banks, etc Account manager FM outsourcing company Services

51 Client Contact t 1 Contact 2 Contact t 4 3rd party Contact 3 Decision maker, Manager Services Main contact, most important agreements etc. It company, Banks, etc Account manager FM outsourcing company Services

52 Tietotili Consulting Oy shareholders meeting Board of directors CEO Business organization Management team (5) Matrix organization: Clientele Operations provide accounting and professional services Ti Toiminto it 1 KAM Toiminto / Controller 1 KAM Toiminto / Controller 1 KAM Toiminto / Controller 1 KAM Operations / Controller Clientele 1 Asiakkuus 2 Asiakkuus 3 Asiakkuus 4

53 Management team Operations 1 KAM; Client 1 Client 2 Client 3 Client 4 Operations 2 Sales and administration KAM (key account manager) is responsible of client as a whole; Client satisfaction is KAM s key priority! Operations 3 Accounting Ti Toiminto it 4 Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 i Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 i Päivittäiskirjanpito Toiminto 4 Päivittäiskirjanpito Operations 4 Incoming invoices Manager of each operations is responsible of quality of work, development of processes and training employees; Key priority leadership

54 Mitä oikeastaan on muuttunut? Tiivistelmä kokemuksistamme

55 Kustannusvaikutukset Alennus 93 % Entry to gl Siirtyminen sähköiseen taloushallintoon on muuttanut pääkirjanpidon kustannuksia rajusti Todellinen esimerkki Vuodesta 2003 vuoteen 2010 Yhden pääkirjanpidon viennin hinta on muuttunut mainitulla ajanjaksolla: 100 => 7 Alennus 93 %

56 Verkon ihmeet Työtä voidaan tehdä mistä tahansa Yksi jaettu tietokanta Rajattomat mahdollisuudet työn ja vastuun jakamiseen tiedon tuottamisessa Järjestelmäkehitystyö tulee yhä tärkeämmäksi ja tärkeämmäksi Kallista ja vaikeaa Jatkuva kehitys! Tietoliikenneyhteyksien laatu ja luotettavuus!! Suomessa hyvällä tasolla

57 U-käännös Kallis manuaalityö Suomessa Esimerkki: Asiakas vastaanottaa yli maksusuoritusta myyntisaamisista päivässä. Miten organisoidaan reskontran hoito? Täysin kehittynyt automaatio Suomessa Scanning Takaisin i Suomeen! 2. Ulkoistus halvan työvoiman maihin skannauspohjaisilla järjestelmillä Finvoice Accepting the invoices Purchas e ledger 3. Täysin automatisoidut prosessit, SEPAN hyövyntäminen y 28/10/2011

58 Aikkill Asiakkaille Sähköinen taloushallinto on uskomaton! Ajan tasalla koko ajan Kaikki tieto saatavilla 24/7 Porautuvat raportit Yleiskatsauksesta yksityiskohtiin samalla raportilla Alhaiset kustannukset Eurot on muutettu senteiksi! Vähemmän virheitä Ymmärryksen tarve ja todellisten neuvojen merkitys kasvaa Kannettavat laitteet, kuten ipod Et voi elää ilman, kun olet päässyt makuun!

59 Kaksi erillistä liiketoiminta-aluetta kaksi erilaista liiketoiminta-aluettaaluetta Automaattinen tapahtumakäsittely Asiantuntijapalvelut Tilintarkastuspalvelut Konsultointipalvelut (Liiketoiminnan ymmärtäminen)

60 Onko tämä kaikki vain hauskaa..?

61 Toki vaikeuksiakin on ollut Mutta ainahan niitäkin pitää olla!

62 Kiitos mielenkiinnostanne!