ARKISTONMUODOSTUS- SUUNITELMA

Transkriptio

1 1 CERTIA YLIOPISTOJEN PALVELUKESKUS ARKISTONMUODOSTUS- SUUNITELMA Lyhtt: sp= säilyttää pysyvästi, OS =osittai salai, th =taloushallito, = hkilöstöhallito, tith=titohallito, voa =voimassaoloaika, toa = toimssaoloaika, VKPK = Valtiokottori palvlukskus

2 1 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä Hkil riluo 0 YLEISHALLINTO Säädösvalmistlu diaari diaarijärj. sp kirjaamo Lait ja astukst diaari diaarijärj sp kirjaamo 001 Valtiouvosto päätökst ja valmistlu diaari diaarijärj sp kirjaamo 002 Hallituks sitykst diaari diaarijärj sp kirjaamo 01 Yliskirjt ja ohjt diaari diaarijärj. voa kirjaamo Palvlukskuks krtomukst ym. diaari diaarijärj. sp kirjaamo 02 asiakirjat, skä iihi liittyvät lausuot ja vastaukst 03 Optusmiistriö asiat, valtio diaari diaarijärj. sp kirjaamo tilitarkastajai ja valtiotaloud tarkastusvirasto krtomukst ym. asiakirjat, skä iihi liittyvät lausuot ja vastaukst 04 Projktit, komitat, toimikuat, työryhmät ym. Työryhmi asttamispäätökst, diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo julk jäsyydt myös muid viraomaist asttamissa työryhmissä Palvlukskuks its asttami aikajärj. 5 v oma tarv projkti 041 projkti ja työryhmi muistiot, sihtri lausuot, kirjvaihto ja muut asiakirjat Palvlukskuks its asttami diaari aikajärj sp oma tarv kirjaamo julk projkti ja työryhmi loppuraportit ja hdotukst 043 Palvlukskuks ulkopuolist työryhmi aikajärj. 2 v kirjaamo julk. 3 pöytäkirjat, lausuot ym. 05 Ylishallito ja päätökstko 050 Ohjt ja määräykst - Työjärjstykst diaari aika sp kirjaamo julk. 1 - Johtaja päätökst diaari aika sp kirjaamo julk. 2 - Toimitaohjt diaari aika voa kirjaamo julk. 2 - Muut ohjt ja määräykst oma tarv oma tarv 3 Lyhtt: sp= säilyttää pysyvästi, OS =osittai salai, th =taloushallito, = hkilöstöhallito, tith=titohallito, voa =voimassaoloaika, toa = toimssaoloaika, VKPK = Valtiokottori palvlukskus

3 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 2 paprilla sähköisä Hkil riluo 051 Johtoryhmä muistiot aikajärj sp kirjaamo julk. laki 6 6 (pöytäkirja tul julkisksi allkirjoituks jälk.) 052 Yksikkökokoust pöytäkirjat aikajärj 5 v kirjaamo 053 Nuvotlukua pöytäkirjat diaari diaarijärj. sp kirjaamo laki 6 6 (pöytäkirja tul julkisksi allkirjoituks jälk.) 054 Yhtistyöryhmi pöytäkirjat 5 v kirjaamo 06 Toimia suuittlu ja khittämi 060 Toimia suuittlu ja surata sp kirjaamo 061 Toimia arvioiti ja khittämi sp kirjaamo 062 Riski hallita sp kirjaamo 063 Ohjlma-hak ja projktitoimita sp kirjaamo 07 Sisäi valvota ja tarkastukst diaari diaarijärj. 10sp kirjaamo - Sisäis tarkastuks ohjsäätö diaari diaarijärj. sp kirjaamo 070 Sisäis valvoa malli diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk Sisäis valvoa raportit, riskikartoitus diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo julk. 2 - Sisäis tarkastuks raportit ja kirjt diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo julk Diaari ja rislostt 080 Asiakirjahallito - Diaarit sp kirjaamo - Arkistomuodostussuuitlma aikajärj sp kirjaamo julk. 1 - Arkistosäätö aikajärj sp kirjaamo julk. 1 - Arkistoluttlot aikajärj sp kirjaamo julk. 2 - Arkistoaiisto hävitysluttlot aikajärj sp kirjaamo julk Rkistrislostt - lai mukaist kohtittai ajatasai julk. 2 titojärjstlmäslostt - Hkilötitolai mukaist kohtittai ajatasai julk. 2 rislostt 09 Vistitä ja tidotus 090 Sisäi ja ulkoi tidottami julk. 2 - Ulkoist tidottt aikajärj sp vistitäsuui t. - Osavuosiraportit aikajärj voa kirjaamo

4 3 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä - Sisäi tidottami aikajärj voa itra - Postituslistat, osoitrit yms. aikajärj ajatasai kirjaamo 091 Asiakastidottami ja ohjistus diaari aikajärj voa itra julk. 3 kirjaamo Ylist toimitakrtomukst ja katsaukst aikajärj voa kirjaamo julk. 3 skä matkakrtomukst Tidoksi saaput kirjt, julkaisut ja aikajärj voa kirjaamo julk. 3 tilastot - Yliskirjt, tidottt ja moistt aikajärj voa kirjaamo - Crtia sittt aikajärj sp vistitäsuu it.kirjaamo 10 Muut asiat aikajärj oma tarv Hkil riluo 1 HENKILÖSTÖHALLINTO 10 Palvlussuhd 100 Virat ja thtävät (virkoj prustami, diaari diaarijärj. sp kirjaamo lakkauttami ja muuttami, virkoj siirrot) - Hkilöasiakirjoj lähttt diaari diaarijärj. 1 v - Nimikirjaot Hkilötit ojärjstlm ä aakkosjärjstys sp - Koulutuskortti Hkilötit ojärjstlm ä - Hkilöarvioiti ja vuosittaist uud palkkausjärjstlmä dllyttämät suoritusarvioiit aakkosjärjstys Palvluksss aoloaika aakkosjärjstys sp salai - Tulos- ja khityskskustlut aakkosjärjstys toa salai - Hkilötitoilmoitukst aakkosjärjstys toa toa VKPK - Koulutus- ja työtodistust jäljökst Prsoc toa toa 101 Palvlussuht alkami - Virahakua koskvat kuulutukst ja ilmoitukst diaarihli diaarijärj. 2 v 2 vuotta kirjaamo pääkäyttäjä julk. 2

5 4 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä - Saaput avoimt hakmukst Hli- diaari aikajärj. 2 v kirjaamo pääkäyttäjä - Valituksi tullid hakmukst liitti diaarihli aikajärj. toa + 5v kirjaamo pääkäyttäjä - Valitsmatta jääid hakmukst Hli aakkosj. 2 v kirjaamo liitti pääkäyttäjä - Yhtvdot hakijoista diaari diaarijärj. sp kirjaamo Hli pääkäyttäjä - Nimittämismuistiot diaari diaarijärj. sp kirjaamo aakkosjärj. - Ilmoitus virkaa valitsmatta jääill diaari diaarijärj. 2v kirjaamo - NimittämiskirjatTyösopimukst, ilmoitus diaari aikajärj toa+ 10 v kirjaamo virkaa valituill aakkosjärj 102 Virkavapaudt (ml. osa-aikatyö ja ESS aikajärj. 2 v kirjaamopal hoitovapaat), opitovapaat, osa-aikatyö, vluasiatut poissaolot, vuosilomat ja virkamatkat ija - Saldovapaahakmukst ESS 2 v ESS Hkil riluo julk. 3 julk. 2 palvluksssaoloaika julk. 2 julk. 2 - Aomukst ja päätökst palkattomista virkavapauksista, opitovapaista ja osaaikatyöstä - Liittä olvat lääkäritodistukst kirjaamato hävittää ku i tarvita ESS 10 v ESSVKPK VKPKkirjaam o salai Laki potilaa asmasta ja oikuksista 13 - Vuosittaist poissaololuttlot diaari diaarijärj. 10 v VKPKkirjaam o - Poissaoloilmoitukst ESS 2 v VKPK - Vuosiloma säästösopimukst ja ESS aakkosjärj. 2 v ESS lomaraha vaihtosopimukst - Vuorottluvapaapäätökst diaari diaarijärj kirjaamo julk 2 - Virkamatkasitykst ja päätökst Travl 2 v palvluasiat - Matkalaskut Travl 2 v palvluasiat Vuosilomaa oikuttava palvlusaika diaari diaarijärj. 10 v (yksityisltä) 103 Sivutoimiluvat ja -ilmoitukst diaari aakkosjärj. 5 v julk. 2 Myöty oikud päättymisstä

6 5 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä 104 Työaika - Ylityömääräykst aikajärj 105 Palvlussuht muutokst ja päättymi - Nimikk muutokst diaari diaarijärj. sp kirjaamo - Palkkausprust muuttami toa kirjaamo - Hkilökohtai lisä toa kirjaamo - Irtisaoutumist, aomukst ja päätökst diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo OS Hkil riluo - Irtisaomist diaari diaarijärj. sp kirjaamo - Todistukst palvlussuht päättymisstä diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo - Työtodistukst diaari diaarijärj. aakkosjärj toa+ 10 v kirjaamo - Ilmoitukst vahläkk diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo myötämisstä ym. läkasiat - Työjohdolli määräys diaari diaarijärj. kirjaamo Palvlusuht hdot 11 Hkilöstötilipäätös diaari aikajärj. 5 v Hkilöstö osallistumi ja työsuojluasiat hkilöstöjärjstöt, yhtistoimita-asiat, luottamusmisasiat, luottamusmisluttlot, aloittt 12 Hkilöstö järjstäytymi ja työsuojlu - Yhtistoimitaa ja työsuojluasioita koskvat ohjt ja määräykst - Hkilöstö työsuojluu liittyvät asiat - Yhtistoimita- ja työsuojlutoimikua pöytäkirjat diaari diaarijärj. sp kirjaamo diaari diaarijärj. voa kirjaamo Valtio virkamislaki voa työsuojlupää llikkö diaari aikajärj. sp kirjaamo OS Poikkusoloihi varautumista ja turvajärjstlyjä koskvat tidot salaisia (Laki viraomais

7 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 6 paprilla sähköisä Hkil riluo julkisuudsta 24 7 ja 8) aikajärj 2 v Laki viraomais toimia - Työtyytyväisyyskyslyt ja vastaukst julkisuudsta ja 32 aikajärj sp julkis t yht -Työtyytyväisyyd yhtvdot vdot - Aloittt aikajärj oma tarv 13 Asiomrkit ja palkitsmi - Kirjvaihto (asiomrkki ja palkitsmissiid myötämispäätökst) diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo 14 Hkilöstö työtrvydhuolto - Trvydhuoltoa koskvat määräykst, päätökst ja ohjt, trvydhuollo toimitasuuitlmat - Tapaturmailmoitukst ja ammattitauti ilmoitukst (korvaushakmukst) diaari diaarijärj. sp kirjaamo aikajärj. 20 v tapaturmaasiamis - Trvystilailmoitukst ja tilastot aikajärj. 10 v - Sairausvakuutuspäivärahahakmukst aakkosjärj. 6 v palkalaskt avkpk - Hoitooohjausasiakirjat ja sopimus hoitooohjaukssta salai salai 5 v salai - Työtrvyttä ja -kykyä koskvi 5 v tutkimust raportit ja muistiot - Muut trvydhuoltoa koskvat 5 v asiakirjat 15 Työharjoittlu - Työharjoittlu ja työlämävalmus ym. diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo - Siviilipalvluasiat diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo Salai 16 Hkilöstö koulutus - Koulutussuuitlmat diaari diaarijärj. 5 v 2 Laki potilaa asmasta ja oikuksista 13 ; laki viraomais toimia julkisuudsta Laki potilaa asmasta ja oikuksista 13 ; laki viraomais toimia julkisuudsta Laki potilaa asmasta ja oikuksista 13 ; laki viraomais toimia julkisuudsta Siviilipalvluslaki 50

8 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 7 paprilla sähköisä Hkil riluo - Ulkopuoli koulutus ja talo sisäi aikajärj 2v koulutus - Osaottajaluttlot ja ohjlmat aikajärj 2v - Työtkijöid prhdyttämisaiisto ajatasai 17 Palkkauks liittyvä kirjapito Yliopistoj palvlukskuks palkamaksu ulkoistttu VKPK - Palkkaluttlot Prsoc aikajärj. 10 v 10 Rodo VKPK F.V. - Palkkakortit Prsoc F.V. aikajärj. 50 v kirjaamo VKPK 1 v, tämä jälk siirtyvät Crtia säilytyks - Muutosluttlo Prsoc aikajärj. 10 v 10 Rodo VKPK F.V. - Vrokortit aakkosjärj 1 v VKPK VKPK - Ay-valtakirjat aakkosjärj 1v VKPK VKPK 18 Muut hkilöstöasiat aikajärj 1v 2 TALOUSHALLINTO JA HANKINNAT 20 Taloushallio ohjt ja määräykst 200 -Taloussäätö oma sarja sp thkirjaamo Taloussäätöö liittyvät ohjtmuut diaari diaarijärj. voa ja 10v th ohjt ja määräykst Määrärahoj käyttö ja ylittämi diaari diaarijärj. 10v th Muut määräykstohjtkirjapitoo diaari diaarijärj. 10v th liittyvä kirjvaihto 21 Tilipäätös diaari diaarijärj sp th - Toimitakrtomus diaari diaarijärj sp th - Kustausvastaavlasklmat 10 v th 22 TaloussuuittluTulossuuittlu Toimita ja taloussuuittlu diaari diaarijärj. sp th Välituloskskustluaiistot Talousarvio,khityshdotukst ja diaari diaarijärj. sp th lisätalousarvio Sisäist budjtit 5 v th OS Määrärahapäätökst diaari diaarijärj. sp th Muut asiat diaari diaarijärj. 10 v th 226 Maksuliik ja kirjapito

9 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 8 paprilla sähköisä Hkil riluo - Sisäist tililuokat Rodo aikajärj. 2 v Rodo th 2 - Ostolaskuj liittt tositro 2 v Rodoth 2 - Matkalaskuj liittt tositro 2 v Travlth 2 - Kululaskuj liittt tositro 2 v Travlth 2 23 Hakiat ja sopimukst 230 Hakitasuuittlu diaari aikajärj voa kirjaamo - Ohjt, määräykst, suositukst diaari aikajärj voa kirjaamo 231 Toimitilahakiat diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo - Vuokrasopimukst diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo 232 ICT-hakiat diaari aikajärj 10 v kirjaamo Titojärjstlmää liittyvät sopimukst - Tarjouspyyöt diaari aikajärj 2v titoh.kirjaa mo - Saaput tarjoukst diaari aikajärj 2v titoh.kirjaa mo - Hakitapäätökst diaari aikajärj 10 v titoh.kirjaa mo OS - Hakitasopimukst diaari aikajärj voa +10 v titoh.kirjaa mo - Takuuasiakirjat aikajärj voa kirjaamotit julk. 2 oh. - Sopimust muutokst ja irtisaomist diaari aikajärj 6 v kirjaamotit julk. 2 ohal. - Liittymisilmoitukst puitsopimuksii diaari aikajärj voa +6 v kirjaamo julk. Haslill - Tilaukst aikajärjkohd voa hakia - Puitsopimukst Hasl diaari aikajärj voa ajatasai kirjaamo - Toimksiatosopimukst ja liittt diaari aikajärj voa ajatasai kirjaamo 233 Sopimukst palvluj osto (irtisaomist diaari aikajärj voa + 10v kirjaamo ja muutokst) - ATK-tukipalvlut diaari aikajärj voa + 10v kirjaamo - Työtrvyshuolto diaari aikajärj voa + 10v kirjaamo - Itlla postipalvlut diaari aikajärj voa + 10v kirjaamo - Työpaikkaruokailu diaari aikajärj voa + 10v kirjaamo (laki 24 17) liiksalaisuudt OS 2 (laki 24 17) liiksalaisuudt

10 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 9 paprilla sähköisä Hkil riluo 234 Muut hakiat ja sopimukst diaari aikajärj kirjaamo - Tarjouspyyöt diaari aikajärj kohd 2 v kirjaamo julk. 2 - Saaput tarjoukst diaari aikajärj kohd 2 v kirjaamo julk. 2 - Hakitapäätökst diaari aikajärj kohd 10 v kirjaamo julk. 2 (laki 24 17) - Hakitasopimukst diaari aikajärj kohd 10 v kirjaamo OS 2 (laki 24 17) - Takuuasiakirjat aikajärj kohd voa + 10v kirjaamo julk. 2 - Liittymisilmoitukst puitsopimuksii diaari aika 6 v kirjaamo julk. 2 Haslill - Tilaukst aika kohd 2 v 2 Sopimust muutokst ja irtisaomist diaari aika 6 v kirjaamo julk. 24 Hioittlu Ohjt, määräykst, suositukst diaari aikajärj 10 v kirjaamo julk. 25 Muut taloushallio asiakirjat diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo - Työajasuraa raportit aakkosjärjaikaj ärj 2v kirjaamo 3 TIETOHALLINTO 30 Ohjt ja määräykst diaari aikajärj voa+10 v titoh OS - Lausuot ja kirjt diaari diaarijärj. voa+10 v titoh OS 31 Työryhmät ja suuittlu - Khittämissuuitlmat voa titoh OS (laki 24 17) liiksalaisuudt - Titoturvallissuuitlmat voa titoh - Käyttööottosuuitlmat voa titoh - Muistiotmuut pöytäkirjat 5 v projkti sihtri 32 TitojärjstlmätTitojärjstlmähak - Osallistumishakmukst aika sp kirjaamo OS (laki 24 17) - Hakryhmä pöytäkirjat, päätökst ja muut asiakirjat diaari diaarijärj sp projkti sihtri - Muut asiat aikajärj 2 v 33 Käyttöikudt voa titoh - Käyttöooikuksii liittyvät hakmukst aakkosjärj 2 v pääkäyttäjä - Käyttöoikuksii liittyvät muut asiat aikajärj 2 v 34 Muut titohallitoo liittyvät asiat aikajärjstys 2 v titoh 4 OIKEUDELLISET ASIAT liiksalaisuudt OS (laki 24 17) liiksalaisuudt

11 10 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä 40 Ylist asiat diaari diaarijärj. sp kirjaamo 41 Valitukst diaari diaarijärj. sp kirjaamo - Viratäyttöä koskvat katlut ja valitukst diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk. 2 Hkil riluo - Atut vastit katluihi ja valituksii diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk. 2 - Valituksista thdyt lopullist päätökst diaari diaarijärj. sp kirjaamo julk Kuripito diaari diaarijärj. 50 v kirjaamo - Kirjallist huomautukst työtkijäll ja muut kuripidollist asiakirjat diaari diaarijärj. 50 v kirjaamo 43 Rklamaatiot, korvaus- ja vaurioasiat diaari diaarijärj. 10 v kirjaamo 44 Muut oikudllist asiat diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo 5 PALVELUTUOTANTO Arkistoiti hoidtaa osittai asiakasyliopisto puollla ja osittai palvlukskuks puollla. Asiakirjat joita säilyttää oi 2 v palvlukskuksssa ja muut yliopistolla jos i muuta ol riks sovittu. 50 Palvlutuotato ja palvlusopimukst TaloushallitoHkilöstöhallito 500 Ylist määräykst ja ohjt diaari diaarijärj. sp kirjaamo -Ilmoitukst ja krtomukst aikajärj 2 v -Asiakastyytyväisyyskyslyt aikajärj 2 v kirjaamo 501 Palvlusopimukst (asiakasyliopistot) diaari aikajärj voa+10 v kirjaamo kohd - Vastuujakotaulukot kohd voa+10 v kirjaamo -Palvlusopimust muut liittt diaari kohd voa + 10 v kirjaamo 502 Muut palvlutuotatoasiat diaari diaarijärj. 5 v kirjaamo 51 Taloushallio palvlut 510 Määräykst, ohjt ja suuitlmat diaari diaarijärj. sp kirjaamo Rodo sähköis arkistoii Rodo voa pääkäyttäjä

12 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa 11 paprilla sähköisä Hkil riluo arkistosuuitlma palvluasiat 511 Yhtist palvlut (kirjapito) motili palautukst aikajärj 1v palvluasiat tulo- ja motiliott virhlistat aikajärj 1v palvluasiat palkkoj kirjapitosiirtoj virhlistat aikajärj 1v palvluasiat 512 Muut asiat aikajärj 1v palvluasiat 52 Hkilöstöhallio palvlut Pääasiallissti sähköi säilytys Rodossa 520 Määräykst, ohjt ja suuitlmat diaari diaarijärj. sp kirjaamopal vluasiatut ija Palkalaskta 1v palvluasiat Alkupräist asiakirjoj kopiot 1v palvluasiat Ay-valtakirjat 1v palvluasiat Maksukiltoilmoitukst 1v palvluasiat Vrokortit 2 v palvluasiat Vrotilitys 1v palvluasiat Vrottaja vuosi-ilmoitus (rittlyt) 1v palvluasiat Tilirittly kopio ja muut vrsiot 2 v palvluasiat Muutosluttlo hyväksytyt 2 v palvluasiat Ulosottoslvitysraportit 1v palvluasiat salai salai salai salai Hkilöstö pakkiyhtystidot luottamuksllisia, NimikirjaL 7 Hkilötitolaki 11 2 Laki viraomaist toimia julkisuudsta Laki viraomaist toimia julkisuudsta 24 ja 23 Ulosottolaki 30 Laki viraomaist toimia julkisuudsta 24 ja 23 Laki viraomaist toimia julkisuudsta 24 ja 23 Laki viraomaist toimia julkisuudsta 24 ja 23 Ulosottolaki 30

13 12 Nro Thtäväalut ja asiakirjat Rkiströiti titojärjst lmä Arkistoititapa paprilla sähköisä Palkkiolaskut alkupräist 1v palvluasiat Hkil riluo Työaikajärjstlmi haittakorvauslistat 1v palvluasiat Ylityölaskut ja lasklmat 1v palvluasiat Palkasta priät kootiluttlot ja laskut 1v Lomarahatvuosilomakorvaukst 1v palvluasiat Ay maksuj ¼ slvitykst 1v palvluasiat