Marty Parker, johtaja, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, johtaja, UniComm Consulting, LLC

Transkriptio

1 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Tietoja siitä, kuinka vaikeaan taloustilanteeseen voidaan reagoida ennakoivasti yhdistetyn viestinnän ansiosta ja kuinka yritys voi valjastaa nämä keinot käyttöönsä Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Marty Parker, johtaja, UniComm Consulting, LLC Don Van Doren, johtaja, UniComm Consulting, LLC Päivitetty elokuussa 2009

2 ii Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Tiivistelmä Yritystoiminnan luonteeseen kuuluu, että kustannuksia pyritään aina pienentämään ja resurssien käyttöä optimoimaan. Vaikeassa taloustilanteessa tarve on pakottavampi kuin koskaan. Tässä asiakirjassa kerrotaan potentiaalisista säästöistä, jotka voivat ylittää dollaria vuodessa tuhatta työntekijää kohden. Säästöt toteutetaan ottamalla Microsoftin yhdistetty viestintä käyttöön liiketoiminnassa ja IT toiminnoissa. Yhdistetty viestintä (Unified Communications, UC) on uudenlainen viestintämenetelmien ja ratkaisujen malli, jonka ansiosta kustannuksissa ja resursseissa voidaan saavuttaa sekä välittömiä että pitkäaikaisia säästöjä. Viestintään perustuvat liiketoiminnot ovat perinteisesti olleet pääosin käsityötä ja alttiita viivästyksille sekä edellyttäneet usein vaihtoehtoisten menetelmien etsimistä. Yhdistetyn viestinnän ansiosta näitä viestinnän vaiheita voidaan nyt tehostaa ja täydentää ohjelmistoilla, jolloin kustannukset pienenevät ja tulokset paranevat. Tässä asiakirjassa eritellään säästömahdollisuuksia ja toimia, joista saatavat hyödyt voidaan jakaa kolmeen yleiseen luokkaan: Välittömien kustannusten pienentäminen. Tämä koskee viestintäpalveluita, kuten puhelin ja matkapuhelinlaskuja sekä isännöityjä ääni ja videoneuvotteluja, sekä niihin liittyviä kuluja, kuten matka ja toimistokuluja. Potentiaaliset vuosisäästöt 2,6, miljoonaa dollaria, parhaimmillaan jopa yli 8 miljoonaa dollaria, tuhatta työntekijää kohden. Viestintäinfrastruktuurin yhdistäminen. Toimintakustannukset pienevät, kun erityyppiset ja hajautetut vanhat tuotteet korvataan uusien yhdistetyn viestinnän ratkaisujen integroiduilla toiminnoilla. Potentiaaliset vuosisäästöt ovat noin 0,9 miljoonaa dollaria tuhatta työntekijää kohden. Inhimillisen pääoman hyödyntäminen. tukemalla yksittäisten henkilöiden tuottavuutta, hyödyntämällä työryhmiä ja yhteistyötä sekä hallitsemalla ennalta arvaamattomia riskejä yrityksen hallinnollisilla toimilla ja turvallisella viestinnällä. Potentiaaliset vuosisäästöt yhteensä jopa yli 2 miljoonaa dollaria tuhatta työntekijää kohden. Tässä asiakirjassa ehdotettavien säästötoimien tuotto toteutuu tavallisesti 6 9 kuukaudessa, usein nopeamminkin, kun toimia sovelletaan suuria säästöjä tuoviin käyttötapauksiin. Tällöin puhutaan tuotosta, joka toteutuu yksittäisen vuosibudjetin puitteissa. Ohjeistus, jonka mukaan säästöt on laskettu, perustuu asiakasesimerkkien tietoihin. Kukin yhdistetyn viestinnän säästömahdollisuus määritetään yleisesti. Sen jälkeen on suosituksia toimista, joita voidaan tehdä Microsoftin yhdistettyyn viestintään perustuvan ratkaisujoukon avulla. Tapauskohtaisesti mukana on myös tietoturvan hallintaan tarkoitettuja täydentäviä ratkaisuja: Microsoft Exchange Server 2007 tai Exchange Server 2010 sähköpostin, vastaajan, kalenterien ja yhteystietojen hallinta Microsoft Office Communications Server 2007 R2 VoIP tekniikka, neuvottelutoiminnot (jotka voivat olla ääni, video ja verkkopohjaisia) sekä pikaviesti ja tavoitettavuustoiminnot Microsoft Forefront käyttöoikeuksien ja tietoturvan integroitu suojaus Microsoft System Center järjestelmänhallinta

3 Sisällys Tiivistelmä... ii Taloustilanne vuonna 2009 ja tulevaisuudessa... 1 Mitä yhdistetty viestintä tarkoittaa ja miksi se on tärkeää... 1 Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut... 2 Yhdistetyn viestinnän ratkaisujen kustannusten ja resurssien säästömahdollisuudet... 3 Välittömien kustannusten pienentäminen... 3 Mahdollisuus: matkakulujen pienentäminen... 3 Mahdollisuus: neuvottelupalvelumaksujen pienentäminen... 5 Mahdollisuus: puhelu ja matkapuhelinkulujen pienentäminen... 6 Mahdollisuus: toimistokulujen pienentäminen... 8 Viestintäinfrastruktuurin optimointi... 9 Mahdollisuus: viestintäjärjestelmien yhdistäminen... 9 Mahdollisuus: viestijärjestelmien yhdistäminen ja infrastruktuurin hallinnan optimointi Mahdollisuus: yhdistetyn viestinnän sovelluspakettien yhdistäminen Mahdollisuus: ohjelmistojen käyttöoikeuksien optimointi Inhimillisen pääoman hyödyntäminen ja riskien hallinta Mahdollisuus: henkilökunnan tehokkuuden parantaminen Mahdollisuus: työryhmä ja yhteistyöprojektien tehostaminen...18 Mahdollisuus: tietoturvan yksinkertaistaminen ja suojauksen parantaminen Mahdollisuus: hallinnan ja velvoitteiden noudattamisen yksinkertaistaminen Tiivistelmä Liite A: Erillissovellusten yhdistäminen Liite B: Tietoja tekijöistä... 27

4 1 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Taloustilanne vuonna 2009 ja tulevaisuudessa Maailman taloustilanteen heikentyminen viimeksi kuluneen vuoden aikana luo paitsi uudenlaisia haasteita myös mahdollisuuksia nykypäivän IT ja Line of Business johtajille. Maailman rahoitusmarkkinajärjestelmän romahdukseen liittyvien myllerrysten ja siihen liittyvien epävarmuuksien ja vaikutusten vuoksi aiemmat prioriteetit täytyy sysätä sivuun nopeasti kehittyvien uusien tilanteiden edessä. Taloustilanne on myös aiempaa haastavampi, koska yritykset ovat globaalistuneet huomattavasti viimeksi kuluneen kymmenen vuoden aikana. Osa yhtiöistä on levittäytynyt kaikkialle maailmaan voidakseen hyödyntää entistä edullisempia työvoimareservejä tai tuotantotiloja. Toiset taas laajentavat markkina alueitaan globaalisti Internet pohjaisten kanavien ja kasvavien kansainvälisten mahdollisuuksien tukemana. Monet yritykset ovat laajentaneet jakeluketjujaan ja kumppanuuksiaan maailman eri puolille. Kun toiminta kattaa koko maailman, suojautuminen tietoturvauhkilta ja keskeisten yritystietojen pitäminen suojattuina käyvät entistä haastavammiksi. Epävarmuus ja haasteet voivat olla lamaannuttavia tekijöitä, mutta lamaantua ei silti saa. Viisaat yritysjohtajat punnitsevat vaihtoehtojaan tarkoin ja luovat toimintasuunnitelman, joka perustuu yrityksen vahvuuksiin, tarpeisiin ja taloudelliseen tilanteeseen, yrityksen tuotteiden ja palveluiden luonteeseen sekä siihen, kuinka laskusuhdanne vaikuttaa asiakkaisiin ja kilpailijoihin. Line of Business johtajille nämä olosuhteet tarkoittavat yleensä, että toimintamalleja täytyy muuttaa taloudellisten vaikutusten mukaisesti. Myös säästötoimia täytyy tietenkin toteuttaa määrätietoisella tavalla paitsi kustannusten pienentämiseksi myös merkittävimpien prosessimuutosten rahoittamiseksi. IT johtajien näkökulmasta painopiste alkuvaiheessa on todennäköisesti määräperustaisten tai runsaasti henkilökuntaa vaativien tuotteiden ja palveluiden välittömien kustannusten ripeässä pienentämisessä. Samalla useimmat IT johtajat pyrkivät tekemään rakenteellisia muutoksia infrastruktuuriin, toimintojen tukikustannuksiin sekä tuettavien palveluiden laajuuteen pitkän aikavälin kestävien säästöjen saavuttamiseksi. Jokaisen organisaation täytyy pienentää kuluja ja kustannuksia kassavarojen turvaamiseksi. Taloudelliset paineet johtavat varovaisempaan työhönottokulttuuriin tai henkilöstövähennyksiin. Useimmissa tapauksissa projektikulut tai pääomasitoumukset, joista ei saada lyhyen aikavälin tuottoa tai joilla ei ole selvää strategista arvoa, siirretään tuonnemmaksi tai hylätään. Tässä asiakirjassa kerrotaan siitä, kuinka yhdistetyn viestinnän ratkaisuja hyödynnetään kustannusten leikkaamisessa, sekä toimien tuotosta, joka toteutuu yksittäisen budjettivuoden aikana. Mitä yhdistetty viestintä tarkoittaa ja miksi se on tärkeää Yhdistetyn viestinnän mahdollisuudet ovat merkittäviä tässä taloustilanteessa, koska kustannuksia voidaan pienentää nopeasti ja resurssienkäyttöä tehostaa kauaskantoisesti. Perustasolla yhdistetty viestintä tarkoittaa usean viestintätekniikan lähentymistä yksittäiseksi ratkaisuksi. Kustannukset pienenevät, kun aiemmin erilliset järjestelmät ja palvelut yhdistetään yksittäiseksi tehokkaaksi teksti, ääni ja videoviestintäpaketiksi, jota käyttäjät voivat hyödyntää liki mistä tahansa tietokoneilla, älypuhelimilla ja muilla vastaavilla laitteilla. Näitä tekniikoita ovat esimerkiksi sähköposti, tekstiviesti ja pikaviestitoiminnot, ryhmäkeskustelut, ääni ja videopuhelut sekä neuvottelut, hakemistot, kalenterit ja tehtävät sekä erityissovellukset, jotka ovat näiden toimintojen yhdistelmiä. Tällaisia sovelluksia ovat esimerkiksi matkapuhelinsovellukset ja yhteistyöhön tarkoitetut työtilat.

5 2 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Kun mennään tarkempiin yksityiskohtiin, nämä ohjelmistopohjaiset yhdistetyn viestinnän valmiudet voidaan integroida käyttäjien ja ryhmien liiketoimintaprosesseihin, jotta ylimääräinen, toistuva ja turha työ vähenee paljon erilaisia viestintätoimia vaativissa tehtävissä. Kun prosessien tehokkuutta näin parannetaan ja prosessien työmäärää vähennetään, selviydytään onnistuneesti jaksoista, joiden aikana lisätyövoimaa ei palkata tai työvoimaa jopa vähennetään. Yhdistetyn viestinnän ratkaisujen avulla tapahtuva välitön kustannusten pienentäminen liittyy nimenomaan viestintään, joka on liki aina merkittävä muuttuva kulu ja joka suurenee sitä mukaa kuin yritys globaalistuu. Puhelu ja matkapuhelinmaksut, neuvottelupalvelumaksut, matkakulut ja kokouskustannukset ovat kaikki viestintäkuluja, joita voi ripeästi pienentää ottamalla yhdistetyn viestinnän ratkaisut tehokkaasti käyttöön. Merkittäviä säästöjä voidaan tuottaa myös yhdistämällä useita vanhempia viestintäjärjestelmiä yksittäiseksi, integroiduksi yhdistetyn viestinnän ympäristöksi. Molemmat säästötavat on eritelty tässä asiakirjassa. Resurssisäästöjen kannalta yhdistetyn viestinnän ratkaisujen tehostama viestintä voi parantaa liiketoimintaprosessien tehokkuutta, kun viestintäpohjaisten tehtävien hoitamiseen kuluva aika ja työmäärä pienenee. Samalla viestintään liittyvät liiketoimintaprosessien viipeet sekä ylimääräinen ja toistuva työ jäävät pois. Vaikka näiden prosessimuutokset hyötyjen toteutuminen voikin kestää useita kuukausia tai vuosineljänneksiä, ne tuottavat tavallisesti huomattavasti suurempia säästöjä, koska muutokset eivät vaikuta pelkästään infrastruktuurin kustannuksiin vaan yrityksen toimintatapaan. Seuraavissa jaksoissa on lisätietoja näistä kustannusten ja resurssien säästömahdollisuuksista. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuissa yhdistyvät sähköposti, kalenteri, pikaviestija vastaajatoiminnot, ääni, video ja verkkoneuvottelutoiminnot sekä VoIP tekniikka. Mukana on myös muiden liiketoimintasovellusten käyttöliittymiä. Koska toiminnot on yhdistetty, käyttäjä tarvitsee vain yhdet käyttäjätiedot. Käyttäjä ja hänen työtoverinsa voivat tehostaa viestintäänsä, vaikka viestintä tapahtuukin eri menetelmillä. Ratkaisujen avulla myös IT ammattilaiset voivat hallita sekä viesti että puhelinviestintäpalveluitaan tehokkaasti ja edullisesti yksittäisessä infrastruktuurissa. Microsoft toimittaa nämä ominaisuudet Office Communications Server 2007 R2 (OCS 2007 R2) ja Exchange Server 2007 tai Exchange Server 2010 ohjelmistojen avulla. Nämä ohjelmistot ovat käytettävissä paikallisina järjestelminä sekä etäresurssipalveluina. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöliittymä on tuttu Microsoft Office asiakasohjelmista, esimerkiksi Office Outlook ja Office Communicator ohjelmista. Käytettävissä ovat tietokoneisiin, WWW selaimiin ja älypuhelimiin tarkoitetut versiot. Näiden yhdistetyn viestinnän ratkaisujen tukena on alan laajin tekniikkakumppanien, järjestelmäintegraattorien ja kehittäjien yhteisö, jonka ansiosta käytettävissä on mahdollisimman laaja hyviksi todettujen ratkaisujen valikoima. Lisätietoja Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuista on osoitteessa Seuraavaksi tutustutaan yhdistetyn viestinnän ratkaisun kustannusten ja resurssien säästömahdollisuuksiin sekä tapoihin, joilla yritys voi hyödyntää Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja säästöjen toteuttamiseksi.

6 3 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Yhdistetyn viestinnän ratkaisujen kustannusten ja resurssien säästömahdollisuudet Tässä asiakirjassa painotetaan etupäässä kolmea edellä kuvattuihin haasteisiin perustuvaa mahdollisuuksien luokkaa: Välittömien kustannusten pienentäminen: Pääpaino välittömissä säästöissä, jotka kohdistuvat matkakuluihin, neuvottelupalvelumaksuihin, puhelu ja matkapuhelinmaksuihin sekä toimistokuluihin. Viestintäinfrastruktuurin optimointi: Lyhyellä aikavälillä tapahtuvaa ja kestävää kustannusten pienentämistä sekä IT henkilöstötaloutta koskevat suositukset, jotka toteutetaan yhdistämällä ja poistamalla käytöstä ikääntyviä tai tarpeettomiksi jääviä viestintävälineitä ja sovelluksia. Inhimillisen pääoman hyödyntäminen ja riskienhallinta: Painopiste tavoissa, joilla viestintään liittyvää työmäärää voidaan vähentää, sekä siinä, kannattaako tilannetta hallita tekemällä välittömiä supistuksia vai vähentämällä ylitöitä, lopettamalla palkkaukset ja hyödyntämällä luonnollista poistumaa. Kussakin luokassa on useita mahdollisuuksia, jotka on kuvattu seuraavissa jaksoissa. Välittömien kustannusten pienentäminen Tämän alueen painopiste on välittömien tai lyhyen aikavälin säästöjen saavuttaminen neljällä alueella, joissa tavallisesti esiintyy merkittäviä välittömiä ja muuttuvia kustannuksia. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi matkakulut, neuvottelupalvelut, puhelumaksut ja toimistokulut. Näiden alueiden säästöt voivat toteutua lähes heti, ja ne ovat myös luonteeltaan kestäviä. Kuten kolmannessa jaksossa kerrotaan, yhdistetyn viestinnän ratkaisut, joiden avulla nämä säästöt toteutetaan, toimivat samalla inhimillisen pääoman hyödyntämisen ympäristönä. Neljä mahdollisuuksien aluetta on eritelty seuraavassa. Mahdollisuus: matkakulujen pienentäminen Säästömahdollisuudet Matkakulut sekä paikallisiin kohteisiin että kaukokohteisiin ovat erittäin näkyviä kululuokkia. Ne ovat merkittäviä säästökohteita, joissa yhdistetyn viestinnän ohjelmistoja voidaan hyödyntää. Nykyisiä kustannuksia voidaan pienentää hyvinkin nopeasti vähentämällä työntekijöiden matkustusta. Yhdistetty viestintä luo tähän valmiudet heikentämättä liiketoiminnan tehokkuutta. Ääni, verkko ja videoneuvottelutoiminnot ovat hyviksi todettuja ratkaisuja tähän käyttötarkoitukseen. Kun mukana on tallennusmahdollisuudet sekä valmiudet julkaista kokousten sisältöä jaetuissa työtiloissa, myös kokousten ulkopuolelle jäävät tiimin jäsenet pysyvät asioiden tasalla. Neuvottelutoimintojen laajentaminen mahdollisuuksien mukaan toimitusketjujen kumppaneille ja asiakkaille voi tuottaa entistäkin suurempia säästöjä.

7 4 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoftin neuvotteluratkaisut, joissa Live Meeting neuvotteluja käytetään OCS 2007 R2 sovelluksessa tai etäresurssina isännöidyssä ratkaisussa, ovat erinomaisia keinoja näiden säästöjen toteuttamiseksi. Live Meeting on yksi johtavista yhdistetyistä neuvotteluratkaisuista, jotka sisältävät täydelliset ääni, verkko ja videoneuvottelutoiminnot sekä etäkäyttö kaikkialta valmiudet tietokoneiden asiakasohjelmista, WWW selaimista, matkaviestimistä (joissa on OCS 2007 R2) ja kokoushuoneista. Osallistumista Live Meeting ääni istuntoihin tuetaan VoIP toimintojen välityksellä tietokoneista tai puhelinverkkojen välityksellä mistä tahansa puhelimesta tai matkapuhelimesta. Kokoushuoneissa järjestettävien kokousten hyviin ominaisuuksiin kuuluu ainutlaatuinen ja toimiva Polycom CX5000 1, joka tuottaa näkymän kaikista osallistujista ja näyttää nykyisen puhujan valittuna. Live Meetingin OCS 2007 R2 versio integroituu myös nykyisiin kokoushuoneiden ääni ja videolaitteisiin sekä telemaattisiin järjestelmiin, kun näiden muotojen tukea tarvitaan. Live Meetingiin sisältyy valmis kokousten tallennuksen tuki, jota on helppo käyttää. Sen avulla kokoustoiminnot voidaan julkaista OCS 2007 R2 ryhmäkeskusteluistuntoon tai SharePointiin. Toimitusketjun kumppanit ja asiakkaat voidaan kutsua mukaan mihin tahansa kokoukseen niin ääni, verkko kuin videokokoukseenkin turvallisten yhteyksien välityksellä. Turvallisen yhteyden muodostamisesta huolehtii Live Meeting asiakasohjelma tai WWW selain. Näiden toimintojen ansiosta työntekijät suoriutuvat tehtävistään tehokkaasti, ja matkakulut ja matkoihin kuluva aika säästyvät. Säästöpotentiaalin arviointi Säästöiksi muodostuu tietty osa nykyisistä matkakustannuksista. Eräs säästöjen toteutumisen muoto voi olla henkilökunnan väheneminen matkustukseen liittyvän ajansäästön ansiosta. Tuotto voi toteutua jo puolen vuoden sisällä, kun käyttöönotto kohdistetaan aktiivisimpiin matkustajin. Jos todellisia osastokohtaisia matkakuluanalyysejä on saatavana talousosastolta tai johdolta, se on kaikkein paras lähtökohta säästömahdollisuuksien laskennalle. Investoinnin tuottomallin perusteella työntekijäkohtainen säästö on 913 dollaria. Se perustuu seuraavaan yksinkertaiseen kaavaan: (30 % kaikkien työntekijöiden matkoista x 5 matkaa vuodessa / matkustava työntekijä x dollaria/matka 2 ) x 40 %:n säästö (eli kaksi matkaa vuodessa). Käytännön esimerkkejä Johtava eurooppalainen pankkikonserni Crédit Agricole S.A. kokoaa eri alojen tiiminsä yhteen OCS 2007 R2 neuvottelutoimintojen avulla ilman matkustusta. Ratkaisua käytetään toimipisteiden työntekijöiden koulutukseen ja valmennukseen, joka tapahtuu tallennettujen videoneuvottelujen välityksellä, sekä kolmenkeskisiin kokouksiin, jonka osapuolia ovat asiakas, asiakkaan tilinhoitaja ja tarvittava pankkiasiantuntija. Matkakulujen kokonaissäästöt ovat olleet prosenttia ensimmäisen vuoden aikana. Tämä luku on edellä eritellyn säästöpotentiaalin mukainen Tämä perustuu neljään kotimaanmatkaan, joiden matkakohtainen kustannus on dollaria, ja yhteen ulkomaanmatkaan, jonka hinta on dollaria. Lähde on 2008 American Express Travel Forecast:

8 5 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Mahdollisuus: neuvottelupalvelumaksujen pienentäminen Säästömahdollisuudet Yritys, joka käyttää ääni, video tai verkkoneuvotteluissa vähintään yhtä ulkoista palvelua, josta laskutetaan käytön perusteella, voi ripeästi pienentää näitä kustannuksia siirtymällä paikalliseen neuvottelujärjestelmään tai kiinteän taksan etäresurssipalveluun. Suurimat säästöt toteutuvat todennäköisesti verkkoneuvottelujen (työpöytien, esitysten ja sovellusten jakamisen) ja videoneuvottelujen alueella. Ne ovat arvokkaita palveluita, joista veloitetaan minuuttiperustaisesti. Säästöjä voidaan toteuttaa myös siirtämällä äänineuvottelutoiminnot paikallisiksi. Vaikka äänineuvotteluiden minuuttikustannukset ovatkin huomattavasti videoneuvotteluja pienemmät, äänineuvotteluita käytetään usein merkittävästi enemmän. Tämän vuoksi äänineuvottelutoiminnot ovat huomattava säästökohde. Säästöjä kertyy kestoluontoisesti pitkällä aikavälillä, ja säästöt suurenevat neuvottelutoimintojen käytön lisääntyessä matkustuksen välttämisen ja uusien liiketoimintamenetelmien hyödyntämisen seurauksena. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoft Live Meeting joko OCS 2007 R2 ratkaisuun sisältyvänä palveluna tai etäresurssipalveluna on erittäin tehokas ratkaisu, kun ulkoisten palveluiden käyttöön liittyviä kustannuksia pyritään pienentämään tai kun ne pyritään poistamaan kokonaan. Kuten matkakulujen pienentämistä käsittelevässä kohdassa kuvattiin, Live Meeting on yksi johtavista yhdistetyistä neuvotteluratkaisuista. Se sisältää täydelliset ääni, verkkoja videoneuvottelutoiminnot sekä ainutlaatuisia toimintoja, kuten neuvotteluhuoneeseen tarkoitetun Polycom CX5000 puhe ja videomoduulin. Näiden toimintojen ansiosta kaikki ulkoiset palvelut voidaan yhdistää ja korvata. Omistamisen kokonaiskustannukset jäävät pieniksi, kun hyödynnetään OCS 2007 R2 ratkaisun valmiita ominaisuuksia tai kun käytetään erittäin edullista (~5 dollaria käyttäjää kohden kuukaudessa) kiinteän taksan etäresurssipalvelua. Tätä aihetta on käsitelty laajemmin Neuvottelutoimintojen edut tiedotteessa, jossa on tietoja myös tähän liittyvistä säästöistä ja liikearvosta. Säästöpotentiaalin arviointi Paikallisten neuvottelutoimintojen tuotto toteutuu tavallisesti erittäin nopeasti, alle puolessa vuodessa, ja erityisesti silloin, kun käytetään Microsoft Live Meetingin yhdistettyjä neuvottelutoimintoja. Koska äänineuvottelupalvelut tavallisesti maksavat noin 0,10 dollaria minuutissa ja videoneuvottelut noin 0,35 dollaria minuutissa, sadan käyttäjän käyttömaksuista voi helposti muodostua yli dollaria kuukaudessa. Koska paikallisen OCS 2007 R2 Live Meeting neuvotteluratkaisun omistamiskustannukset ovat huomattavasti pienemmät kuin 10 dollaria käyttäjä kohden kuukaudessa ja kulut ovat samaa luokkaa myös Live Meeting etäresurssipalveluissa, säästöt toteutuvat yleensä ensimmäisen vuosineljänneksen aikana ja jatkuvat kestoluonteisesti. Säästöarvio, kun käyttäjiä on tuhat: (100 dollarin käyttäjäkohtaiset käyttömaksut kuukaudessa Live Meeting OCS 2007 R2:n 10 dollarin käyttäjäkohtaiset käyttömaksut kuukaudessa) x x 12 kuukautta = 1,08 miljoonan dollarin potentiaalinen vuosisäästö.

9 6 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Käytännön esimerkkejä Crédit Agricole S.A. säästää edellä mainittujen matkakulujen lisäksi yli dollaria vuodessa neuvottelumaksuista käyttämällä paikallista OCS 2007 R2 järjestelmää. Maailman suurin puolijohdesirujen valmistaja Intel Corporation otti hiljattain OCS 2007 R2 ratkaisun käyttöön voidakseen hyödyntää yhdistettyjä neuvottelutoimintoja. He laskevat säästävänsä vähintään 20 prosenttia äänineuvottelukustannuksissa. Myös globaali maatalousalan toimija Syngenta korvasi palvelupohjaisen virtuaalineuvotteluratkaisun (WWW ratkaisun) Microsoftin verkkoneuvottelutoiminnoilla. Neuvottelukustannukset pienenivät 50 prosenttia. Mahdollisuus: puhelu ja matkapuhelinkulujen pienentäminen Säästömahdollisuudet Kaukopuhelu ja matkapuhelinoperaattoreiden puhelu tai puhelukorttimaksut voivat olla huomattava säästömahdollisuus. Vaikka Yhdysvaltain sisäiset kaukopuheluhinnat ovat laskeneet merkittävästi, ulkomaanpuhelut ovat yhä erittäin kalliita. Britanniaan soitettavien puheluiden minuuttihinta on tavallisesti 0,19 dollaria ja Kiinaan ja Aasian eri osiin 0,34 dollaria 3. Matkapuhelinmaksut ovat aktiivikäyttäjillä usein myös noin 100 dollaria kuukaudessa. Ulkomailla toimivien matkapuhelinkäyttäjien etenkin muissa maissa sijaitsevien työntekijöiden, asiakkaiden ja kumppaneiden matkapuhelinmaksut voivat olla vielä huomattavasti suurempia. Suojatun VoIP (Voice over Internet Protocol) ratkaisun (esimerkiksi OCS 2007 R2 ratkaisun) avulla ulkoisten palveluiden puhelumaksut voidaan säästää reitittämällä nämä puhelut yrityksen tietoverkkoon tai Internetiin, jolloin maksuperustaiset verkot voidaan ohittaa. Muita puhelu ja matkapuhelinmaksuja tehokkaasti pienentäviä menetelmiä ovat tavoitettavuustietojen käyttäminen, jolloin turhilta puheluilta etenkin matkapuheluilta vältytään kokonaan, ja puhelinkeskusteluiden korvaaminen pikaviestikeskusteluilla, jolloin monilta lyhyiltä puheluilta vältytään. Jos maan käytäntö on sellainen, että matkapuhelun soittaja on maksava osapuoli, yhdistetyn viestinnän ratkaisu voi antaa käyttäjän määrittää, että yrityksen yhdistetyn viestinnän järjestelmä soittaa käyttäjälle ja yhdistää puhelun asianmukaiselle osapuolelle. Tällöin matkapuhelinverkkomaksuilta vältytään. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi OCS 2007 R2 sisältää suojatun VoIP viestinnän ohjelmistopaketin, joka voi pienentää puheluja matkapuhelinmaksuihin liittyviä välittömiä kustannuksia merkittävästi. Nämä säästöt toteutetaan pääasiassa kolmella tavalla: 1) OCS 2007 R2 sisältää erittäin helppokäyttöiset yhden napsautuksen viestintätoiminnot, joiden avulla käyttäjät voivat viestiä tietokoneen, WWW selaimen tai Microsoft kumppanin toimittaman IP äänilaitteen välityksellä. OCS 2007 R2 erottuu joukosta paitsi kattavan laitetukensa puolesta myös sen puolesta, että asiakkaita tai liikekumppaneita voidaan liittää suojattuihin puheluihin. Näin kustannussäästöt ulottuvat mahdollisimman laajalle. 3 AT&T puhelukorttihinnat, vuoden 2009 ensimmäinen vuosineljännes.

10 7 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla 2) Communicator Mobile asiakasohjelman avulla matkapuhelinten käyttäjät voivat tarkistaa tavoitettavuustiedot Windows Mobile, BlackBerry tai Nokia älypuhelimella ennen puhelun soittamista. He voivat tilanteen mukaan myös hyödyntää pikaviestejä sen sijaan, että soittaisivat puhelun. 3) Käyttäjät voivat määrittää OCS 2007 R2 palvelimen soittamaan heidän matkapuhelimeensa. Näin puhelumaksuilta vältytään tai matkapuhelinmaksut voidaan ohittaa maissa, joissa soittaja on puhelinkuluista vastaava osapuoli. Puhelumaksuilta vältytään esimerkiksi, kun ulkomailla matkustava käyttäjä kirjautuu OCS 2007 R2 ohjelmaan, muodostaa VoIP yhteydet Internetin välityksellä kotimaan toimistoon ja keskustelee sitten toimiston työntekijöiden kanssa maksutta tai soittaa paikallispuheluita OCS 2007 R2 palvelimesta. Matkapuhelinkäyttäjät, jotka voivat soittaa yhdellä napsautuksella toiselle osapuolelle, välttyvät matkapuhelinkuluilta; OCS 2007 R2 soittaa ensin käyttäjän matkapuhelimeen ja yhdistää sitten toisen osapuolen yrityksen puhelintaksojen mukaan. Kun VoIP tekniikkaa siirrytään käyttämään, myös teleoperaattorin trunk porttien päätepisteiden määrää toimitiloissa voidaan vähentää ja/tai matkapuhelinsopimus neuvotella uudelleen ja sopimukset jopa kilpailuttaa uudelleen. Säästöt puhelu ja matkapuhelinkustannuksissa voivat olla merkittäviä. Säästöpotentiaalin arviointi Arvioi yrityksen puhelu ja matkapuhelukustannukset tai tarkista kustannusten korvaukset ja puhelukorttilaskut, jos työntekijät maksavat nämä laskut suoraan sen mukaan, mitä käytäntöjä yritys noudattaa. Pikaisilla taulukkolaskenta analyyseillä voidaan usein selvittää huomattavan käytön alueet, joita varten voit suunnitella nopean siirtymisen yhdistettyyn viestintään perustuviin puheluihin. Nyrkkisääntö kustannussäästöjä koskevien arvioiden tekemiseen: (Puhelumaksut keskimäärin (50 dollaria/kk) x 70 %:n säästö) + (matkapuhelimen käyttö keskimäärin (90 dollaria/kk) x 30 %:n säästö Yhdysvalloissa) x 12 kuukautta x käyttäjää = dollarin potentiaaliset vuosisäästöt. Säästöjen suuruus vaihtelee käyttäjäroolien ja soitettujen ulkomaanpuheluiden määrän mukaan. Säästöt voivat toteutua alle puolessa vuodessa, kun toimet kohdistetaan matkapuhelimen suurkäyttäjiin. Käytännön esimerkkejä Global Crossing siirtyi käyttämään OCS 2007 R2 ratkaisua, joka otettiin käyttöön sekä toimistohenkilökunnalle että matkapuhelinkäyttäjille. Yritys säästää puhelinkustannuksissa ja työntekijöiden matkoissa yhteensä yli miljoona dollaria joka vuosi. He ovat pienentäneet matkapuhelinkuluja käyttämällä OCS 2007 R2 ratkaisua edellä eritellyllä tavalla, ja säästö on toteutunut seitsemässä kuukaudessa. Koska OCS 2007 R2 ohjelmisto toimii nykyisissä tietokoneissa ja matkaviestimissä, siirtyminen oli käyttäjille helppo ja tervetullut.

11 8 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Mahdollisuus: toimistokulujen pienentäminen Säästömahdollisuudet Toimistokustannukset, mukaan lukien vuokrat ja käyttökustannukset, kuten valaistus, lämmitys, turvallisuus ja muut kustannukset, ovat huomattavia säästökohteita. Monet yritykset käyttävät yhdistetyn viestinnän ratkaisuja, joiden avulla henkilökunta voi tehdä etätöitä vähintään osa aikaisesti ja käyttää vaihdettavia hot desk työpisteitä tilanteissa, joissa työntekijän täytyy tulla työpaikalle. Kun yritykset hajautuvat maantieteellisesti ja työntekijöiden työmatkat pitenevät, toimivat etätyöskentelyvalmiudet parantavat tutkimusten mukaan työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Kun nämä ohjelmat ovat käynnissä, säästöihin voidaan ryhtyä kokoamalla paikallinen henkilökunta yhteen ja katkaisemalla valaistus, sähkö ja lämmitys tarpeettomiksi jääneistä osastoista, kerroksista tai rakennuksista. Jos tämä näyttää myös pidemmällä aikavälillä toimivalta ratkaisulta, voidaan harkita ylimääräisen tilan vuokraamista edelleen, vuokrasopimusten irtisanomista tai yrityksen omistamien tilojen myymistä. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut tukevat joustavia työjärjestelyjä erinomaisesti. Exchange Server ja OCS 2007 R2 sisältävät kokonaisvaltaisia, luokkansa parhaita ominaisuuksia, jotka kattavat paitsi kaikki viestintätavat (niin kutsutun viestintään liittyvän työn) myös saumattomasti toimivan työkalujen joukon. Tällä tavoin työntekijöillä on käytettävissään etäkäyttö kaikkialta valmiudet, ja he voivat tehdä töitä tehokkaasti sijainnistaan riippumatta. OCS 2007 R2 ohjelmiston tavoitettavuustoimintojen ansiosta kaikki työntekijät näkyvät muille tiimiensä ja ryhmiensä jäsenille aivan kuin he olisivat paikan päällä samoissa tiloissa. Koska etätyöntekijät käyttävät samoja Microsoft Office ohjelmistoja ja samoja hakemistorakenteita kuin työpaikallakin, etätyö toimii paitsi saumattomasti myös yhtä tuottavasti sekä turvallisesti kuin tilanteessa, jossa kaikki tekevät töitä samassa rakennuksessa. Säästöpotentiaalin arviointi Säästöt luonnollisesti vaihtelevat toimialan ja maantieteellisen sijainnin mukaan paitsi ympäristökustannusten (valaistus, lämmitys ja jäähdytys) myös neliömetrikohtaisten nettokustannusten puolesta. Säästökohteiksi kaikkein parhaiten soveltuvissa toimistotiloissa tilaa on käytettävissä noin m 2 työntekijää kohden. Keskiarvo on 20,5 m 2. Suuressa kaupungissa 5 kustannukset ovat noin 290 dollaria neliömetriä kohden, tilan pimentämisen ja siitä koituvan energiansäästön vuosisäästöt voivat olla satoja dollareita jopa dollaria työntekijää kohden, jos vuokrasopimuksia voidaan irtisanoa tai tilojen vuokraukselta ja käytöltä voidaan välttyä suurkaupunkiympäristössä. Säästöjen toteutuminen 3 6 kuukaudessa on tavallista vuokrasopimuksia irtisanottaessa tai toimitilojen käyttöä vältettäessä. 4 Nyrkkisääntölaskuri osoitteessa 5 Chicagon alueen toimistovuokrien kehitysennuste: office

12 9 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Käytännön esimerkkejä Rabobank pienensi toimitilojaan 40 prosenttia 26 neliömetristä 15 neliömetriin työntekijää kohden. Tuloksena olivat noin kymmenen prosentin säästöt pääkonttorin käyttökustannuksissa. Renault hyödyntää OCS 2007 sovellusta, jonka avulla se ottaa käyttöön entistä joustavampia työskentelymenetelmiä. Niihin kuuluvat vaihdettavat hot desk työpisteet, joita työntekijät käyttävät paikalle saapuessaan. Työpisteitä voitiin vähentää 8,3 prosenttia (2 000 pistettä), ja Renault laskee säästävänsä jopa 20 miljoonaa euroa vuodessa joustavien työskentelyratkaisujen ansiosta. Viestintäinfrastruktuurin optimointi Tällä alueella painopiste on välittömissä tai lyhyen aikavälin kustannussäästöissä. Yhdistäminen ja niihin liittyvät säästöt erilaisissa hallintatöissä sekä ylläpitosopimusmaksuissa ovat mahdollisia kaikessa viestintään liittyvässä työssä viestintä ja äänijärjestelmissä, palvelimissa ja sivustoissa sekä sovelluspaketeissa. Jossakin tilanteissa käyttöoikeuskustannuksia voidaan pienentää siirtymällä käyttämään kokonaisvaltaista tai niputettua käyttöoikeuspakettia. Mahdollisuus: viestintäjärjestelmien yhdistäminen Säästömahdollisuudet Viestintäjärjestelmien, kuten puhelin, vastaaja, pikaviesti ja ääni, video ja verkkoneuvottelutoimintojen, yhdistämisessä on huomattavia säästömahdollisuuksia. Perinteisesti puhelinvaihde (PBX) tai sarjapuhelinjärjestelmiä on ollut yksi tai useita, ja niitä on täydennetty muilla järjestelmillä, kuten vastaajilla, IVR (Interactive Voice Response) toiminnoilla, puhelinkeskuksilla, puheluiden seuranta ja laskutustoiminnoilla sekä hallintakonsoleilla. Yhdistetyn viestinnän ratkaisun avulla järjestelmät voi nyt yhdistää yksittäiseen tai vain muutamaan sijaintiin. Yhdistäminen on myös erittäin käytännöllistä, sillä muita sijainteja tuetaan suojattujen Internet Protocol yhteyksien välityksellä yrityksen suuralueverkossa (WAN verkossa) tai Internetissä. Tämä säästöhanke on usein myös ajoituksen puolesta otollinen, sillä monet 1990 luvun lopulla käyttöönotetut puhelinvaihde ja vastaajajärjestelmät alkavat olla siinä elinkaaren vaiheessa, että valmistajat eivät pian enää tue niitä. Päätökset ovat siis edessä joka tapauksessa. Kun yhdistämismalli otetaan huomioon näissä päätöksissä, säästöt ovat usein huomattavia. Tavoitteena on luoda laajentamista tukeva keskitetty ympäristö, johon yhteensopivia sijainteja yhdistetään vähitellen. Vaikka kaikki erityisominaisuudet, kuten IVR toiminnot tai mutkikkaat puhelinkeskukset, eivät vielä tässä vaiheessa olisikaan valmiita yhdistettäviksi, kaikki muut järjestelmät voidaan yhdistää. Säästöjä siis muodostuu joka tapauksessa.

13 10 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi OCS 2007 R2 on toiminnoiltaan erittäin monipuolinen ympäristö, joka sopii erinomaisesti puheviestintäjärjestelmien yhdistämiseen. Jos myös vastaajajärjestelmät yhdistetään, Exchange 2007 ja 2010 versioiden yhdistetyt viestiliikennetoiminnot täyttävät tämän tarpeen useimmissa yrityksissä. Yhdistettyä viestiliikennettä on käsitelty laajemmin Unified Messaging tekniikan edut tiedotteessa, jossa on tietoja myös siihen liittyvistä säästöistä ja liikearvosta. Nämä kaksi viestintäympäristöä huolehtivat kaikesta viestinnästä, joita useimmat työryhmät ja sivustot tarvitsevat. Koska OCS 2007 R2 ja Exchange Server ovat täydellisiä ohjelmistoympäristöjä ja koska molemmissa on yksittäinen hallintaliittymä, hallinnolliset säästöt voivat olla merkittäviä. OCS 2007 R2 ja Exchange Server tukevat ryhmiä, sivustoja ja etätyöntekijöitä erittäin monipuolisesti ja joustavasti. Niiden ansiosta yhdistäminen voidaan myös toteuttaa nopeammin ja huomattavasti edullisemmin. Säästöpotentiaalin arviointi Viestintäinfrastruktuurin yhdistämisessä ja vaihtamisessa suurin säästömahdollisuus on nimenomaan kustannusten välttäminen, koska puhelinvaihde ja vastaajaratkaisuja korvaamalla toteutettavista säästöistä voi helposti muodostua dollaria käyttäjää kohden. Säästöjen suuruus määräytyy toimittajien ja palveluhintojen mukaan. Koska vastaavat kustannukset OCS 2007 R2 ratkaisua käytettäessä ovat noin puolet tästä 6, siirtämällä tuhat käyttäjää yhdistetyn viestinnän malliin OCS 2007 R2 ratkaisua käyttäen voidaan ajan mittaan välttyä dollarin, parhaimmillaan jopa dollarin, pääomakustannuksilta. Pääomakustannusten välttämisen ja niiden tuoman välittömän tuoton lisäksi säästöjä voidaan toteuttaa hankkiutumalla eroon vanhojen puhelin ja vastaajajärjestelmien jatkuvaluontoisista ylläpitosopimuskustannuksista. Vuosisäästöt voivat olla noin 100 dollaria PBX asemaa/vastaajapostilaatikkoa kohden. Samalla vältytään myös järjestelmien käyttöön liittyviltä hallintatoimilta, mikä voi merkitä dollarin järjestelmäkohtaisia vuosisäästöjä. Tähän päästään vaivattomasti yrityksissä, joissa on useita puhelinvaihdeja/tai sarjapuhelinjärjestelmiä, koska järjestelmät voidaan poistaa käytöstä vaiheittain alkaen työryhmistä ja muista sellaisista sijainneista, joissa OCS 2007 R2 ja Exchange Server ratkaisujen hyödyt näkyvät nopeimmin. Käytännön esimerkkejä Lifetime Products säästi 16 dollaria vuodessa työntekijä kohden yhdistämällä vastaajajärjestelmät Exchangen yhdistettyihin viestiliikennetoimintoihin (tuotto toteutui yhdeksässä kuukaudessa) ja dollaria vuodessa hyödyntämällä näitä toimintoja faksienhallinnassa, jolloin he saattoivat poistaa useimmat faksilaitteet käytöstä. Lionbridge on johtava kieli ja sisällöntuotantopalveluiden sekä tekniikan ulkoistamispalveluiden toimittaja, jolla on työntekijää 26 maassa. He laskevat säästävänsä liki 1,4 miljoonaa pääomasijoituksina korvaamalla 40 puhelinvaihdejärjestelmää. Tuoton arvellaan toteutuvan seitsemässä kuukaudessa. Royal Dutch Shell poistaa käytöstä yli 200 PBX laitejärjestelmäyksikköä sekä useita ääni ja videoneuvottelupalveluita ottamalla käyttöön OCS 2007 R2 ratkaisun. 6

14 11 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Mahdollisuus: viestijärjestelmien yhdistäminen ja infrastruktuurin hallinnan optimointi Säästömahdollisuudet Yrityksen viestintätoimintojen tukemiseen käytettävät integroidut ohjelmistot sekä tietokoneiden (64 bittisten suorittimien) parantunut laskentateho ja lisääntyneet tallennusvaihtoehdot luovat yrityksille merkittäviä säästömahdollisuuksia. Säästömahdollisuuksia on kahdenlaisia: 1) nykyisen viestintäinfrastruktuurin yhdistäminen sekä 2) infrastruktuurin tehostunut hallinta. 1) Viestintäjärjestelmien yhdistäminen. Nykyisen viestintäinfrastruktuurin tärkeimmät osat, jotka voidaan yhdistää säästömahdollisuuksien luomiseksi: 64 bittisten palvelinten ja näennäispalvelinten käyttö mahdollisuuksien mukaan sijainti tai osastokohtaisten palvelinten yhdistämiseksi siten, että erilliset toimialueet tai käyttäjätiedot voidaan tarvittaessa säilyttää. Keskitetty yhdistäminen on mahdollista tämän toiminnon ansiosta, joten etäsijaintien laite ja tukikustannuksilta vältytään. SAN (Storage Area Network tai NAS (Network Attached Storage) kokoonpanoilta vältytään tai niitä ei tarvita lainkaan tilanteissa, joissa perinteisesti on käytetty kalliita paikallisia tai päällekkäisiä viestintallennus tai arkistointijärjestelmiä. Viestintäpohjaisten sovellusten yhdistäminen. Yrityksissä käytetään usein lukuisia erillisiä paikallisia järjestelmiä velvoitteiden noudattamista, arkistointia, roskapostinja virustentorjuntaa, viestipohjaisia työnkulkusovelluksia, jaettujen kansioiden tukea ja jopa ääniviestitoimintoja varten Nämä paikallisesti hajautetut sovellukset voidaan usein yhdistää, jolloin säästöt käyttö ja ylläpitokustannuksissa ovat merkittäviä. Viestintäinfrastruktuurin tavoin säästöihin pyritään luomalla keskitetty viestiympäristö tai laajentamalla sitä ja poistamalla samalla käytöstä etäviestijärjestelmät tai muutoin erilaiset viestijärjestelmät sekä niihin liittyvä infrastruktuuri. 2) Viestintäinfrastruktuurin hallinnan optimointi. Sähköposti on toiminnan kannalta välttämätön työkuorma, jonka hallinta voi olla mutkikasta ja kuluttaa paljon työvoimaa. Kun sähköposti infrastruktuuri ja hallintajärjestelmät optimoidaan, IT työn kustannukset voivat pienentyä. Microsoft ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Exchange Server on tehokas, alan johtava ratkaisu, jonka avulla viestintä ja tallennustoiminnot sekä tietojen käyttämiseen käytettävät järjestelmät voidaan yhdistää kustannusten pienentämiseksi. Säästöjen toteuttaminen voidaan aloittaa vähentämällä viestintäpalvelinten määrää. Tämä toteutetaan tavallisesti yhdistämällä 64 bittisiin järjestelmiin, jolloin palvelinten määrä putoaa usein puoleen entisestä. Koska Exchange Serverissä on DAS (Direct Attached Storage) tuki, ylimääräisten SAN (Storage Area Network) tai NAS (Network Attached Storage) järjestelmien kustannuksilta voidaan välttyä. Exchange Server sisältää myös automaattiset arkistointi ja varmuuskopiointiratkaisut, roskapostinsuodattimet sekä virustentorjuntatoiminnot, joten näistä tehtävistä huolehtivat erillisjärjestelmät voidaan poistaa käytöstä.

15 12 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin valikoimassa on myös System Center järjestelmänhallintaratkaisuja, jotka auttavat asiakkaita yksinkertaistamaan IT toimintoja ja pienentämään viestintäympäristöjen käyttämiseen liittyviä kustannuksia. Tällaisia kustannuksia aiheuttavat esimerkiksi palvelinten virtualisointi, palveluiden toimintakunnon ja suorituskyvyn ylläpitäminen, automaattinen käyttöönotto ja hallinta, velvoitteiden noudattaminen ja muutosten hallinta sekä liiketoiminnan jatkuvuuden turvaaminen. Kun yritykset siirtyvät järjestelmänhallinnassaan parhaisiin käytäntöihin ja IT toiminnot saavuttavat kypsän kehitysvaiheen, käyttäjäkohtaiset työkustannukset yleensä pienenevät ja palvelinkohtaiset käyttökatkot lyhenevät. Microsoftin hiljattain tekemä tutkimus 7 osoitti, että merkittäviä säästöjä voidaan toteuttaa, kun sähköpostipalvelimiin liittyvässä työssä noudatetaan palvelimenhallinnan parhaita käytäntöjä. Seuraavassa kaaviossa esitetään tämän työn kulujen erot palvelinta kohden vuodessa, kun verrattiin tutkimukseen osallistujia, joista osa oli ottanut käyttöön parhaan käytännön ja osa ei. Huomautus: arvot eivät ole kumulatiivisia. Säästöpotentiaalin arviointi Säästöpotentiaali jakautuu kolmeen eri luokkaan, ja säästöt toteutuvat alle puolessa vuodessa, kun uusilta ostoilta vältytään tai kun ylläpito ja huoltosopimukset voidaan lopettaa. 1) Ylläpidettävien ja tuettavien palvelinten määrän väheneminen, yleensä noin 50 prosenttia. Palvelinkohtaiset omistamisen vuosikustannukset ovat dollaria, joten siirtyminen sadasta palvelimesta viiteenkymmeneen pienentää kustannuksia keskimäärän miljoona dollaria vuodessa. 2) Tallennukseen ja arkistointiin käytettävien SAN/NAS lisäjärjestelmien yhdistämisen tai niiden laajentamiselta välttymisen ansiosta voidaan välttää kymmenientuhansien dollarien kustannukset. Tämä määräytyy sen mukaan, paljonko tallennustilaa yrityksen viestien säilyttämistä sanelevien käytäntöjen noudattamiseen tarvitaan. 7 Lisätietoja tästä tutkimuksesta on osoitteessa

16 13 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla 3) Sähköpostipalvelinten käyttöönoton ja hallinnan automatisoinnin ansiosta sähköpostijärjestelmiin liittyvissä toimissa voidaan välttyä vuositasolla jopa dollarin IT työkustannuksilta. Käytännön esimerkkejä Johtava italialainen teleoperaattori Telecom Italia vähensi sähköpostin käsittelyyn tarkoitettujen palvelinten määrää yli 40 prosenttia 130 palvelimesta 70 palvelimeen. Yhdysvaltain Marylandissa toimiva energiayhtiö Constellation Energy on säästänyt dollaria vuodessa DAS tekniikan avulla, onnistunut vähentämään palvelinten määrän 41 palvelimesta 34 palvelimeen ja säästänyt jopa tuhat työtuntia vuodessa vähentyneen varmuuskopiointi ja palautustarpeen vuoksi. Yhdysvaltain Georgiassa toimiva Emory University pienensi tallennuskustannuksia 50 prosenttia ja kaksinkertaisti palvelinkohtaisen käyttäjämäärän. Tiedotteessa kuvataan ne monipuoliset hyödyt, joita Emory University saavutti päivittämällä järjestelmänsä Exchange Server 2007 sovellukseen. AGC Automotive säästi merkittävästi aikaa Microsoft System Centerin tehostuneen ohjelmistokäyttöönoton, tietokoneomaisuuden hallinnan ja palvelinten valvonnan ansiosta. He ovat niin ikään säästäneet dollaria vuodessa konsultointipalkkioina, välttyneet järjestelmäkeskusten hallinnan ulkoistamiselta ja lyhentäneet varmuuskopiointiaikoja 40 prosenttia. Mahdollisuus: yhdistetyn viestinnän sovelluspakettien yhdistäminen Säästömahdollisuudet Yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla kirjoltaan laajat viestintäsovelluspaketit ja niitä tukevat laitteet voidaan yhdistää osittain tai jopa kokonaan. Useimmiten nämä säästöt täydentävät viestintäinfrastruktuurin yhdistämisen avulla toteutettavia säästöjä (lisätietoja on edellä). Esimerkkejä ovat puheluiden seuranta ja laskutusjärjestelmät, puheluita tallentavat järjestelmät, IRV (Interactive Voice Response) toiminnot sekä puheportaalisovellukset, Speech Attendantja hakemistonkäsittelysovellukset, ilmoitusjärjestelmät, hakulaitesovellukset, ääni ja viestijärjestelmien etäkäyttö, viestien arkistointijärjestelmät, suojaus ja hallintajärjestelmät sekä liiketoiminnan jatkuvuuden takaavat järjestelmät ja varmuuskopiointijärjestelmät. Jos nämä toiminnot voidaan toimittaa integroidusti yhdistetyn viestinnän ratkaisun mukana, etenkin erilaisten järjestelmien erilliseen hallintaan liittyvät omistamiskustannukset jäävät pois. Näitä kustannuksia ovat esimerkiksi hallinta ja ylläpitotoimiin kuluva aika, käyttöoikeusmaksut, palvelusopimusmaksut, toimittajien hallintakulut, vuokramaksut, poistot ja energiakustannukset. Luettelo edellä mainitun kaltaisista sovellusohjelmistoista ja niihin liittyvistä palvelimista ja laitteista toimii lähtökohtana selvitettäessä osia, jotka voidaan korvata yhdistetyn viestinnän ratkaisulla. Kun henkilökunnan tehtävät sekä toistuvat kulut, kuten ylläpitosopimukset, arvioidaan samalla uudelleen, yhdistetyn viestinnän ohjelmistosovelluksiin siirtymisen tuottamat kokonaissäästöt voidaan taulukoida.

17 14 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut Exchange Server ja OCS 2007 R2 sisältävät laajan joukon viestinnän sovellusosia, jotka aiemmin myytiin ja otettiin käyttöön erikseen. Käytännössä kaikki erilliset toiminnot, jotka lueteltiin edellä säästömahdollisuuksia käsittelevässä kohdassa, ovat nyt saatavana Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuissa, ja ne voidaan hankkia yhdistettyjen Enterprise CAL Suite käyttöoikeuksien kautta. Liitteen A taulukossa 1 näkyy yhdistettyyn viestintään liittyviä ohjelmistopaketteja, niin erillissovelluksia kuin vanhojakin sovelluksia, jotka voivat sopia yhdistettäviksi Exchange Server ja OCS 2007 R2 ratkaisuihin. Liitteen A taulukossa 2 näkyy muita toiminta ja infrastruktuuriohjelmistojen toimintoja, jotka voidaan yhdistää yksittäiseen Enterprise CAL Suite käyttöoikeussopimukseen (jäljempänä on lisätietoja Enterprise CAL Suite käyttöoikeuspaketista). Säästöpotentiaalin arviointi Säästöpotentiaalin arvioiminen on yksinkertaista ja tarkoittaa Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuihin yhdistettäviksi kelpaavien erillissovellusten ja kolmansien osapuolten sovellusten inventoimista. Kun sovellusten yhdistämisen mahdollisuuksia ja niiden tuottamia säästöjä selvitetään, lähtökohtana toimii sovelluskohtainen arvio korvaavista vaihtoehdoista sovelluksille, jotka parhaillaan huolehtivat liitteen A toimintojen suorittamisesta. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että suuryrityksissä on kymmenen (10) tällaista sovellusta, mikä tarkoittaa dollarin investointeja ja vähintään yhtä kokopäiväistä työntekijää, joka huolehtii näiden sovellusten tukemisesta. Säästöt toteutuvat tavallisesti heti, kun nykyisten erillissovellusten osto, päivitys tai vaihtokustannuksilta vältytään. Yhdistämisen ansiosta toteutuvat henkilökuntasäästöt voivat olla dollaria vuodessa ja käyttöoikeuksilta välttymisen säästöt noin dollaria vuodessa viiden vuoden ajan. Käytännön esimerkkejä Ajankäytön hallintaan erikoistunut yhdysvaltalainen Franklin Covey pienensi etäyhteystoimintojen kustannuksia (erillisiä palvelinkuluja) 40 prosenttia päivittämällä järjestelmät Exchange Server 2007:een ja Outlook Web Accessiin. Mahdollisuus: ohjelmistojen käyttöoikeuksien optimointi Säästömahdollisuudet Edellä kuvattujen ohjelmistojen yhdistämiseen liittyvien toimien lisäksi yritykset voivat päästä merkittäviin säästöihin hyödyntämällä ensisijaisten ohjelmistotoimittajiensa parhaita pakettivaihtoehtoja tai niputettuja vaihtoehtoja. Monet yhdistetyn viestinnän toimittajat tarjoavat tämän vaihtoehdon. Tämä on merkittävä mahdollisuus etenkin yrityksille, jotka käyttävät Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja ja Office ratkaisuja. Yhdistettyihin tai niputettuihin ohjelmistoihin siirtymisen säästöt voivat olla huomattavia. Ne voidaan myös saavuttaa muutamassa kuukaudessa, koska tarvittavat toimet ovat yksinkertaisia: toimittajan kanssa neuvotellaan ja ostotilaukset ja käyttöoikeussopimukset päivitetään. Nämä säästöt voidaan toteuttaa ilman uusien tekniikoiden käyttöönottoa ja käyttäjäsovelluksiin tehtäviä muutoksia. Kustannuksilta välttyminen on myös mahdollista, koska niputettuihin käyttöoikeuksiin kuuluvilla yhdistetyn viestinnän sovelluksilla tai niihin liittyvillä sovelluksilla pystytään usein huolehtimaan uusien liiketoimintavaatimusten tarpeista. Tätä kysymystä on tärkeää tarkastella kokonaisuutena siten, että mukana ovat kaikki ohjelmistopaketteja käyttävät osastot esimerkiksi IT, tietoliikenne, palvelu, hallinto ja Lines of Business osastot. Toimiva yhteydenpito osto ja hankintatoimen osastoihin on myös välttämätöntä, jotta heillä on käytettävissään tarvittavat tiedot käyttöoikeusmahdollisuuksista. Heiltä myös saat uusimmat tiedot nykyisistä sopimuksista.

18 15 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoftin valikoimaan kuuluu Enterprise CAL Suite 8 (E CAL Suite), joka sisältää täydelliset Office toiminnot ja kokonaisvaltaisen yhdistetyn viestinnän ratkaisujen paketin. Niiden avulla voidaan toteuttaa jopa 50 prosentin säästöt. E CAL ohjelmistopaketti sisältää nimenomaan yhdistettyä viestintää silmällä pitäen Exchange Serverin Standard CAL ja Enterprise CAL käyttöoikeuspaketit (Enterprise CAL sisältää sekä yhdistetyt viestiliikennetoiminnot että roskapostin ja virustentorjuntapaketit) sekä OCS 2007 R2 ratkaisun Standard CAL ja Enterprise CAL käyttöoikeuspaketit (Standard CAL sisältää täydelliset vertaisviestintätoiminnot ja Enterprise CAL täydentää sitä tehokkailla neuvottelu ja ryhmäkeskustelutoiminnoilla sekä VoIP yritysratkaisuilla). E CAL Suite sisältää myös monipuolisen Microsoft Office SharePoint Server yhteistyöympäristön, joka integroituu Exchange/Outlook ja OCS/Communicator ympäristöihin. Alla olevassa taulukossa havainnollistetaan säästöt, jotka toteutuvat työntekijän yrityksessä, kun yritys siirtyy Microsoft Volume License (MVLP) hinnoittelusta E CAL Suite ratkaisuun (Standard tai Platform Enterprise Agreement). Säästöpotentiaalin arviointi Toteutuneet säästöt voivat olla Enterprise CAL Suite pakettia käytettäessä jopa 50 prosenttia, joten rahoitusvaihtoehtoja hyödyntämällä voidaan saavuttaa välitön tuotto. Nämä tiedot perustuvat Microsoftin käyttöoikeuksia koskeviin tietoihin. Edellisessä esimerkissä 190 dollarin käyttäjäkohtaiset kustannukset pienentyivät 69 dollariin Platform EA pakettia käytettäessä. Lisätietoja E CAL Suite ratkaisusta on osoitteessa Käytännön esimerkkejä Del Monte Foods on ilmoittanut, että he onnistuivat pienentämään tekniikkakustannuksiaan 16 prosenttia vaihtamalla Next Generation Desktop ohjelmistokäyttöoikeusmallinsa yksittäiset käyttöoikeudet Enterprise CAL Suite käyttöoikeuspakettiin. He säästivät kolmen vuoden aikana suoraan dollaria. He saivat myös käyttöönsä Enterprise CAL Suite pakettiin kuuluvat arvokkaat lisäsovellukset. Säästötoimien ja kustannuksilta välttymisen yhteisarvo oli 1,5 miljoonaa. 8

19 16 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Meksikon suurimpiin kuuluva julkinen yliopisto Instituto Politécnico Nacional otti käyttöön Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut ja ECAL Suite sopimuksen. He laskevat säästävänsä 2 miljoonaa dollaria joka vuosi käyttöoikeus ja käyttökustannusten pienenemisen sekä erilaisten muiden kustannusten välttämisen ansiosta. Inhimillisen pääoman hyödyntäminen ja riskien hallinta Tässä alueessa painopiste on todellisten tuottavuushyötyjen saavuttaminen toimialoilla siten, että yritys voi ylläpitää tai vahvistaa tuotemerkin arvoa ja asiakaspalveluiden tasoa myös taloustilanteessa, jossa on suuria paineita vähentää työntekijöitä, rajoittaa uusien työntekijöiden palkkaamista ja jättää avoimiksi jääneet työpaikat täyttämättä. Tämä toteutuu kahdella tasolla: 1) henkilökunnan yleinen tehokkuus ja 2) tehostetut työryhmäprosessit ja yhteistyöprojektit. Organisaatioiden kannattaa myös ryhtyä ehkäiseviin toimiin, jotta kalliiksi käyviin tietovuotoihin, velvoitteiden noudattamatta jättämiseen ja editiotarpeiden täyttämättä jättämiseen liittyvät riskit voidaan välttää. Yhdistetyn viestinnän ratkaisut voivat vähentää viestiliikenteen suojaamiseen ja viestiliikenteeseen liittyvään yrityksen johtamiseen ja velvoitteiden noudattamiseen tarvittavan henkilökunnan määrää. Mahdollisuus: henkilökunnan tehokkuuden parantaminen Säästömahdollisuudet Henkilökunnan tehokkuuden parantamisessa voidaan päästä erinomaisiin tuloksiin, ja henkilökuntaa vähennettäessä tehokkuuden parantaminen onkin välttämätöntä. Tässä mahdollisuudessa yhdistetyn viestinnän ratkaisuja käytetään viestintään liittyvien raja aitojen poistamiseen päivittäisissä työympäristöissä. Merkittäviin säästöihin voidaan päästä tavoitettavuus ja pikaviestityökaluilla. Niiden avulla oikeat resurssit löytyvät viipymättä, ja samalla vältytään turhilta puhelinsoitoilta ja viesteiltä henkilöille, jotka eivät ole paikalla. Muita säästöjä voi muodostua yksinkertaistuneista viestintätehtävistä, joka voi tarkoittaa esimerkiksi yhteydenottoa asiakirjasta tai sähköpostiviestistä yhdellä napsautuksella tai yhteyshenkilön nimeä napsauttamalla. Etäkäyttö kaikkialta periaatteen mukaisesti käyttäjien tuottavuus säilyy myös matkalla, jolloin aikaa säästyy ja ylimääräisiltä matkoilta vältytään. Kaikki mainitut parannukset aiheuttavat sen, että samasta työmäärästä selvitään aiempaa niukemmalla henkilökunnalla. Tämä puolestaan merkitsee säästöjä osastojen tasolla, toiminnan tasolla ja viime kädessä myös yrityksen kulujen tasolla. Arvioiden mukaan yksittäisen työntekijän päiväkohtainen tuottavuus paranee vähintään minuuttia. Tällöin henkilökunnan ajansäästöksi muodostuu 2 12 prosenttia, kuten jäljempänä olevissa asiakastapauksissa on kuvattu. Jotta nämä säästöt voidaan saavuttaa, tilanteen pakottamiin palkkauskieltoihin, ylitöiden vähentämiseen sekä lomautuksiin kannattaa sekä IT ja tietoliikenne että Line of Business osastoilla reagoida hankkimalla jäljelle jäävälle henkilökunnalle uusia yhdistetyn viestinnän työkaluja (ja kouluttamalla heitä niiden käytössä). Uusien yhdistetyn viestinnän työkalujen ripeä käyttöönotto on erityisen tärkeää, jos leikkaukset kohdistuvat asiakasyhteyksien hoitoon liittyviin työtehtäviin, kuten myyntiin, palveluihin, asiakastukeen tai myyntireskontraan.

20 17 Kustannusten ja resurssien säästäminen yhdistetyn viestinnän ratkaisuilla Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen käyttöönotto säästöjen toteuttamiseksi Microsoftin yhdistetty viestintä, etenkin OCS 2007 R2, on erinomainen ratkaisu, kun tavoitteena on rahalliset säästöt ja henkilökunnan vähentäminen viestinnän tuottavuutta parantamalla: OCS 2007 R2 ja Exchange Server ovat täysin integroituja ohjelmistopaketteja, joiden avulla työntekijöiden viestinnän tuottavuus voidaan optimoida. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisujen ominaisuuksiin kuuluu etäkäyttö kaikkialta tietokoneiden asiakasohjelmista, selaimista ja matkaviestimistä joten tuottavuushyödyt voidaan saavuttaa mahdollisimman kokonaisvaltaisesti. Microsoftin yhdistetyn viestinnän ratkaisut on integroitu lähtökohtaisesti Office ja SharePoint työkaluihin, jotta työteho paranee entistäkin enemmän. Forefront suojausratkaisut ja System Center hallintaratkaisut on integroitu Exchange Serveriin ja Office Communications Serveriin viestintäinfrastruktuurin suojaamisen ja hallinnan kustannusten pienentämiseksi. Koulutus ja käyttöönotto sujuvat mutkattomasti ja ripeästi, koska uudet yhdistetyn viestinnän työkalut ovat yhdenmukaisia muiden, entuudestaan tuttujen Microsoft Office työkalujen kanssa. Säästöpotentiaalin arviointi Perustuottavuustyökalujen käyttöönottoon liittyvät säästöt ovat noin 5 10 prosenttia henkilökunnan vuosikustannuksista. Työntekijät voidaan jakaa selkeästi kolmeen luokkaan: 1) Erittäin liikkuvat työntekijät, joiden kohdalla säästöt näkyvät tuen tavoitettavuuden paranemisena ja vastaamatta jääneiden asiakaspuheluiden ja tekemättä jääneiden vastasoittojen välttämisenä. 2) Työpaikalla työskentelevät työntekijät, joiden työpäivästä suuri osa kuluu erilaiseen (käyttöraporteissa näkyvään) viestintään. Heidän kohdallaan säästöt näkyvät viestinnän automatisoitumisena ja parempien työkalujen aiheuttamana tehokkuuden paranemisena. 3) Kaikki muut, kuten tuotannon ja logistiikan henkilökunta, joiden kohdalla säästöt näkyvät tavallisesti tiedonkulun tehostumisena (langattomien laitteiden ja portaalien ansiosta) sekä opastukseen, hyväksyntöihin ja poikkeuksiin liittyvien viipeiden huomattavana pienenemisenä. Pikaisista pilottitesteistä on usein hyötyä. Niiden avulla voidaan paikantaa kunkin kohderyhmän otolliset alueet, joissa tuottavuuden parantamisesta on kaikkein eniten hyötyä. Säästöt toteutuvat tavallisesti alle puolessa vuodessa, kun uuden henkilökunnan palkkaamiselta voidaan välttyä tai henkilökuntaa voidaan vähentää tai siirtää toisiin tehtäviin otollisilla alueilla tapahtuvien käyttöönottojen ansiosta. Käytännön esimerkkejä Global Crossing paransi valmiuksiaan vastata asiakkaiden yhteydenottoihin sekä pienensi työvoimakustannuksia 75 prosenttia, vaikka liiketoiminta kasvoi kolmen vuoden aikana 70 prosenttia. Tähän päästiin integroimalla yhdistetyn viestinnän tavoitettavuustoiminnot ja pikaviestitoiminnot yrityksen liiketoimintaprosesseihin. Microsoft IT laski saavuttaneensa 28 minuutin (5,8 prosentin) tuottavuushyödyn arvioidessaan laajan OCS 2007 R2 käyttöönottonsa hyötyjä. Tieto perustuu Microsoftin yhdistetyn viestinnän käyttäjien antamaan palautteeseen.