Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuki

Transkriptio

1 Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuki Sopimukset ja hankinnat ohje V Valtiovarainministeriö Snellmaninkatu 1 A, Helsinki PL 28, Valtioneuvosto Puh tai (vaihde) Faksi valtiovarainministerio@vm.fi

2 Sopimukset ja hankinnat ohje 2 (30) Sisällysluettelo 1. Hankinta- ja sopimusmuutosten ohje Ohjeen tarkoitus ICT hankintojen liittyminen muutosprosessiin ICT hankintojen liittyminen tietohallinnon toimintaan Julkiset hankinnat Hankinta Hankintojen yleiset periaatteet Hankinnat ja sopimukset Kunta- ja palvelurakennemuutos, hankinnat ja sopimukset Selvitysvaihe Olemassa olevat sopimukset Siirtymäajan sopimusjärjestelyt Sopimuksen muuttaminen tai päättäminen Selvitysvaiheen muistilista Toteutusvaihe Seurantavaihe Hankinnan toteutukseen liittyviä ohjeita Yleiset sopimusehdot Hankintojen suunnittelu Suorahankinnat IT-hankinnoissa Tarjouspyynnön laadinta Tarjouspyynnön laadinta - sopimusehdot IT-hankintojen muistilista... 30

3 Sopimukset ja hankinnat ohje 3 (30) 1. Hankinta- ja sopimusmuutosten ohje 1.1. Ohjeen tarkoitus Tässä dokumentissa on kuvattu ohje kunnille, kuntayhtymille ja kuntien palveluiden toimittajille palvelurakenteiden muutosprosessiin liittyvien tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalveluiden hankintojen suunnitteluun, toteutukseen ja hankintojen toteutuksen onnistumisen arviointiin. Ohjeen alussa on kuvattu julkisiin hankintoihin liittyviä yleisiä velvoitteita ja reunaehtoja sekä yleisimpiä tietojärjestelmä- ja IT-hankintoihin liittyviä hankintalain vaatimuksia. Jäljempänä on kuvattu kunta- ja palvelurakennemuutoksessa huomioitaviin seikkoihin. Edellä mainitun lisäksi ohjeeseen on tuotu myös olemassa olevien järjestelmien käyttöönottoon liittyvää ohjeistusta tilanteissa, joissa kuntarakennemuutoksessa jonkin ns. liittyvän kunnan järjestelmää käytetään uudessa kuntarakenteessa, oli kyseessä hankinta tai ei (mitä hankintoihin ja sopimuksiin liittyviä asiakohtia muutoksen aikana tulisi huomioida). Ohjeeseen on pyritty tuomaan käytännön esimerkkejä aikaisemmin toteutetuista tietojärjestelmien hankinnoista ja yhdistämisistä konkreettisuuden aikaan saamiseksi. Lisäksi ohjeeseen on nostettu kuntien tietojärjestelmien hankintaa liittyviä oikeusratkaisuja. Dokumentti on osa valtiovarainministeriön yhdessä kuntien, kuntayhtymien, Suomen Kuntaliiton, sosiaali- ja terveysministeriön sekä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa valmisteltuun kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuen ohjeistusta. Ohjetta tullaan ylläpitämään käytännön esimerkkien kautta kun ICT tukeen liittyviä tehtäviä kunnissa toteutetaan ICT hankintojen liittyminen muutosprosessiin Kunta- ja palvelurakennemuutosten toteutukseen, kuten laajoihin toiminnan muutoksiin yleensä liittyy yleensä paljon tietojärjestelmiin ja ICT palveluiden järjestämiseen liittyviä muutostarpeita ja uudelleen järjestelyä vaativia rakenteita. Muutoksen kompleksisuus korostuu erityisesti tilanteissa, joissa kyse on keskenään samankokoisten ja useiden erilaisten ICT ympäristöjen yhdistämisestä uuteen yhteiseen rakenteeseen. Selvitysvaihe Toteutus (siirtymäkausi) Toteutus (uusi kunta) Seurantavaihe Määritä tarve hankinnoille ja sopimusmuutoksille Suunnittele hankintojen toteutus Toteuta hankinnat Ota ratkaisut käyttöön Pura päällekkäisyydet Kuva 1. Kunta- ja palvelurakenteiden muutosprosessi ja hankinnat Kuntarakennelain (1698/2009) mukaan lakkaavien kuntien velvoitteet ja sitoumukset siirtyvät uuteen kuntaan sellaisenaan. Tämä koskee myös kuntien olemassa olevia sopimuksia tietojärjestelmätoimittajien sekä ICT palveluiden järjestäjien kanssa.

4 Sopimukset ja hankinnat ohje 4 (30) Uuden rakenteen tuomien edellytysten ja mahdollisuuksien hyödyntäminen edellyttää yleensä myös toiminnassa käytettävien tietojärjestelmien yhdistämistä, yhdenmukaistamista sekä ICT palvelurakenteiden uudelleen järjestämistä, joka väistämättä johtaa uusien hankintojen toteutukseen jossakin muutosprosessin vaiheessa. Muutoksen toteutuksessa hankintojen suunnittelu ja oikea-aikainen toteutus korostuu. Palvelutoiminnan kehittämistä tukevien muutosten toteuttaminen kustannus-tehokkaasti on yleensä sitä helpompaa mitä yhtenäisemmistä ICT ympäristöistä muutosta lähdetään toteuttamaan. Tämän vuoksi kunta- ja palvelurakenteiden uudistuksen yhteydessä on järkevää arvioida miten perustietotekniikkaan, tietoliikenteeseen sekä myös sovellusten yhdistämistä olisi mahdollista toteuttaa jo ennen mahdollista päätöstä kuntarakenteiden yhdistämisestä ICT hankintojen liittyminen tietohallinnon toimintaan Tietohallinnon toimintakentässä hankintatoiminnan roolia voidaan jäsentää ICT Standard Forumin Tietohallintomallin 1 kautta. Tietohallintomallin esittämässä viitekehyksessä Hankinnat ja toimittajayhteistyö koostuu neljästä tehtäväkokonaisuudesta ja liiketoimintayhteistyön näkökulmasta kahdesta tehtäväkokonaisuudesta. Kunta- ja palvelurakennemuutosten yhteydessä näistä osa-alueista painottuvat erityisesti hankintojen suunnittelu (Hankintaja toimittajastrategia), vaatimusten tavoitteiden määrittely sekä hankintojen toteutus onnistuneesti. Liiketoimintayhteistyö Strategia ja hallinto Liiketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Strategia, toimintamalli Organisointi ja osaaminen Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Tietoturva, riskienhallinta ja laadunvarmistus Taloussuunnittelu ja seuranta Hankinnat ja toimittajayhteistyö Ekosysteemien hallinta Konseptien kehittäminen Hankinta- ja toimittajastrategia Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Neuvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Projektien johtaminen Prosessien kehittäminen Projektisalkun hallinta Valmistelu ja Business case Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Toteutus, testaus ja ohjaus Koulutus ja käyttöönotto Päätös ja hyötyjen realisointi Palveluiden johtaminen Perustiedon hallinta Jatkuvuuden hallinta Palveluiden suunnittelu Palveluiden käyttöönotto Palvelustrategia Palvelutuotanto Palvelun jatkuva kehittäminen Kuva 2. Tietohallintomalli - Hankinnat ja toimittajayhteistyö tietohallinnon toiminnassa 1 ICT Standard Forum, Tietohallintomalli (2012) ja Tietohallintomallin soveltamisohje julkiselle hallinnolle (2013),

5 Sopimukset ja hankinnat ohje 5 (30) Kunta- ja palvelurakennemuutosten, kuten laajojen toiminnan muutoksen yhteydessä kannattaa huomioida myös hankintatoimen ja toimittajien hallinnan toimintamallien kehittäminen, jotta toiminnalla saavutetaan: Palveluiden ja ratkaisujen tehokas, tarkoituksenmukainen ja oikeaaikainen hankinta toimittajien osaamista ja näkemyksiä hyödyntäen Laatu- ja kustannustason sekä hyvän neuvotteluaseman ja markkinahintatietoisuuden aktiivinen ylläpitäminen palveluiden koko elinkaaren ajan Merkittävien teknologiainnovaatioiden ja -mahdollisuuksien kanavointi liiketoiminnan 2. Julkiset hankinnat 2.1. Hankinta Kunta- ja palvelurakennemuutokseen liittyviä hankintoja ja hankintatoimintaa ohjaa voimassa oleva lainsäädäntö sekä organisaatioiden omat hankintaohjeet ja käytännöt. Hankintalain (348/2007) mukaan hankinta on hankintasopimukseen johtava menettely, jossa ostetaan, vuokrataan tavaraa, palvelua tai käyttöoikeutta taloudellista vastiketta vastaan toiselta pääosin oikeushenkilöltä. Laissa tarkoitettu sopimus edellyttää vähintään kahden osapuolen välistä sitoutumista. Yksipuoliset oikeustoimet eivät ole sopimuksia (esim. yksipuolinen hallinnollinen järjestely, kuten avustuksen myöntäminen). Muulla tavoin kuin hankintasopimuksina toteutettavat hankintayksiköiden väliset yhteistyöjärjestelyt eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan. Hankintasopimuksen sijasta kyse voi olla sopimukseen tai hankintayksiköiden päätöksiin perustuvasta hallinnon järjestämisestä. Hankinnan tekee hankintalakien mukainen hankintayksikkö ja hankinnan sisältö ratkaisee hankinnan luonteen (ts. mikä on sopimuksen tavoite ja mihin osapuolet sitoutuvat). Hankintoja ovat myös hankintayksiköiden väliset hankinnat, jos hankintayksikkö ei kuulu samaan oikeushenkilöön. Jos tarjouskilpailuun osallistuu samaan oikeushenkilöön kuuluva hankintayksikkö, on tällaisissa tilanteissa kyse kuitenkin hankinnasta. Esimerkiksi jos kunnan omistama ja ohjaama palveluyritys osallistuu tarjouskilpailuun. Julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sovelletaan silloin, kun hankintayksikkö tekee oikeudellisesti erillisen yksikön kanssa vastiketta vastaan sopimuksen riippumatta siitä onko tämä yksikkö itse hankintayksikkö (pois lukien ns. Inhouse-yksiköt ja yhteishankintayksiköt, oikeushenkilön sisäiset tilaajatuottaja -mallit, kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat, kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat sekä EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat).

6 Sopimukset ja hankinnat ohje 6 (30) Hallintolaki Laki viranomaistoiminnan julkisuudesta Laki energiahuollon, liikenteen ja postipalveluiden alalla toimivien yksiköiden hankinnoista Laki julkisista hankinnoista Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä Kuva 3. Julkisten hankintojen säädöskartta Keskeisimmät julkisiin hankintoihin liittyvä lainsäädäntö: Laki julkisista hankinnoista 348/2007 (HankL); sovelletaan hankintayksikköjen palvelu- ja tavarahankintoihin, rakennusurakoihin sekä käyttöoikeuksiin ellei erityislainsäädännössä säädetä toisin silloin, kun laissa määritellyt kynnysarvot ylittyvät Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista 349/2007, erityisalojen hankintalaki (ehankl); sovelletaan vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintoihin, kun ne ylittävät kynnysarvon Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista 614/2007 (hankinta-asetus); sovelletaan hankintalain ja erityisalojen hankintalain hankintayksikköjen hankintamenettelyihin Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä 698/2011 (shankl); sovelletaan hankintayksikköjen toteuttaessa laissa tarkoitettua sähköistä huutokauppaa tai käyttäessä dynaamista hankintajärjestelmää Kyse ei ole hankinnasta taloudellisesti vastikkeettomissa suorituksissa, oikeushenkilön sisäisien suorituksissa, sopimusmuutoksissa ja sopimusosapuolen muutoksissa (jos hankinnan sisältö ei muutu ja jos kyse on sulautumiseen tai muusta fuusiosta tai jos muutos ei johda lisähankintoihin - lisähankintaedellytykset) tai sopimushinnan muutoksissa. Sopimusten hinnantarkastukset sallittuja, jos ne perustuvat alkuperäiseen sopimukseen, mutta hinnoitteluperustelut eivät muutu (jos hinnoitteluperustelut muuttuvat kyseessä on uusi hankinta). Tavarahankintasopimus (HankL 5 3 k) on kyseessä kun kohteena on tavaroiden osto, leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä. Tavarahankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on tavarahankinnan lisäksi kokoamis- ja asennustyö.

7 Sopimukset ja hankinnat ohje 7 (30) Oikeuskäytännössä ja oikeuskirjallisuudessa tietoteknologisten ohjelmistojen hankinta on katsottu tavarahankinnaksi ja hankinnassa sovelletaan tavarahankintaa koskevia säännöksiä. Ohjelmistoissa hankinnan kohteena ovat aineettomat oikeudet, jotka ovat hankintalain kannalta katsottuna rinnastettavissa tavaraan. Palveluhankintasopimus (HankL 5 4 k) on kyseessä kun hankinnalla tarkoitetaan muuta kuin julkista rakennusurakkaa tai julkista tavarahankintaa koskevaa sopimusta, jonka kohteena on palvelujen suorittaminen. Palveluhankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on palvelujen ohella tavaroita ja rakennustöitä, jos palvelujen arvo on suurempi kuin tavaroiden tai rakennustyön arvo. Palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella tarkoitetaan muuten samanlaista sopimusta kuin palveluhankintasopimus, mutta palvelujen vastikkeena on joko oikeus hyödyntää palvelua tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä. Palveluhankinnat ovat esimerkiksi henkilötyön ostamista ohjelmiston kehittämiseksi hankintayksikölle itselleen, IT-konsultointipalvelut (määrittely, arkkitehtuurisuunnittelu, testaus, koulutus) sekä niin kutsutut pilvipalveluhankinnat kokonaispalveluna (pääosin). Hankintamenettelyn muotoina hankintalaki tuntee avoimen menettelyn, rajoitetun menettelyn, neuvottelumenettelyn, kilpailullinen neuvottelumenettely, suorahankinnan, puitejärjestelyn, suunnittelukilpailun, sähköisen huutokaupan sekä dynaamisen hankintajärjestelmän. Valmisteilla olevassa EU:n hankintadirektiivissä edellä mainittujen lisäksi on tulossa uutena muotona myös esikaupallinen hankinta. Sidosyksikköhankinnat Lakia julkisista hankinnoista sovelletaan myös hankintayksiköiden välisiin hankintoihin eli se voi tulla sovellettavaksi myös kuntien keskinäisiin sopimuksiin. Hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät hankintalaissa tarkoitetut sidosyksikköhankinnat. Hankintalain (HankL 10 ) mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksiköksi kutsutaan osakeyhtiötä, kuntayhtymää tai muuta yhteisöä, joka omistuksen tai jäsenyyden perusteella on yhden tai useamman hankintayksikön määräysvallassa ja jonka toimintaa hankintayksiköt valvovat. Sidosyksikön toiminta kohdistuu lisäksi pääosin omistajiin tai jäseniin. Pykälän sanamuodosta huolimatta muihin kuin omistajiin kohdistuvan toiminnan osuus voi yleisen käsityksen mukaan olla vain vähäinen. Hankintalakia ei sovelleta hankintayksikön ja sidosyksikön välisiin sopimuksiin. Oikeuskäytännön mukaan sidosyksikössä voi olla omistajina tai jäseninä vain hankintayksiköitä. Mikäli osakin sidosyksikön omistuksesta siirtyy muulle kuin hankintayksikölle tai sidosyksikön toiminnasta liian suuri osa suuntautuu muille kuin omistajille, sitä ei voida enää pitää lain tarkoittamana sidosyksikkönä.

8 Sopimukset ja hankinnat ohje 8 (30) Organisatorisen aseman ja määräysvallan osalta kuntayhtymää voidaan pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä. Hankintalaki edellyttää, että sidosyksikkö harjoittaa toimintaansa pääosin jäsentensä kanssa. Käytännössä on suositeltavaa pyrkiä rajoittamaan kuntayhtymän muihin kuin jäsenkuntiin kohdistuva toiminta mahdollisimman pieneksi tai mieluiten luopua siitä kokonaan. Yhteishankintayksikkö voidaan perustaa myös muiden kuin kunnallisten hankintayksiköiden yhteishankkeena. Osakeyhtiömuotoisen yhteishankintayksikön osakkaita voivat olla myös esimerkiksi seurakunnat Hankintojen yleiset periaatteet Julkisten hankintojen yleiset periaatteet on esitetty hankintalaissa (HankL 2 ). Hankintalain mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioon ottaen. Hankintatoimintaan liittyvien hallinnollisten tehtävien vähentämiseksi hankintayksiköt voivat käyttää puitejärjestelyjä sekä tehdä yhteishankintoja tai hyödyntää muita yhteistyömahdollisuuksia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Jos tarjouskilpailussa ehdokkaana tai tarjoajana on hankintayksikön omistama yhteisö tai laitos taikka toinen hankintayksikkö, sitä on kohdeltava samalla tavoin kuin muita ehdokkaita ja tarjoajia. Mikäli tarjoajana on hankintayksikön omaan organisaatioon kuuluva yksikkö taik tarjoaja on saanut tai on saamassa hankintayksiköltä tarjoushintaan vaikuttavaa taloudellista tukea, hankintayksikön tulee tarjousten vertailussa ottaa huomioon sille aiheutuvat todelliset tarjoushintaan vaikuttavat seikat, kuten edellä mainittu taloudellinen tuki (HankL 64 ). Hankintayhteistyö Kunnat, kuntayhtymät ja muut hankintayksiköt päättävät itse, miten ne organisoivat hankintatoimensa. Hankintalaki ohjaa hankintayksiköt järjestämään hankintatoimensa siten, että hankintoja voidaan suorittaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Hankintayhteistyöllä voidaan tarkoittaa koko hankintaprosessin tai sen yksittäisten vaiheiden suorittamista yhdessä tai muiden hankintayksiköiden lukuun. Hankintayhteistyö voi käsittää toisaalta vain yksittäisen tuotteen hankinnan, laajan kirjon ennalta sovittuja tuotteita tai esimerkiksi kaikki tiettyä toimialaa koskevat palvelut.

9 Sopimukset ja hankinnat ohje 9 (30) Hankintoihin liittyvä yhteistoimintajärjestelyjä voivat olla myös sanotut hankintarenkaat. Kuntien hankintarenkaat perustuvat muun kuntien yhteistoiminnan tavoin kuntalain 10 lukuun. Kunnat ovat sopineet, että yksi kunta vastaa muiden puolesta hankintaprosessin toteutuksesta. Hankintarenkaiden toiminta voi vaihdella vakiintuneesta tietyn toimialan hankintayhteistyöstä tapauksittain erikseen määriteltävien hankintojen toteutukseen. Hankintarenkaassa jokainen kunta tekee yleensä itsenäisen ja erikseen valituskelpoisen hankintapäätöksen. Hankintapäätöksen valmistelu tapahtuu yleensä yhden hankintarenkaaseen kuuluvan hankintayksikön toimesta. Olennainen ero hankintarenkaan ja yhteishankintayksikön välillä on siinä, että yhteishankintayksikkö tekee kuntien puolesta valituskelpoisen hankintapäätöksen ja vastaa sen laillisuudesta. Sekä hankintarenkaan että yhteishankintayksikön muodossa harjoitettu hankintayhteistyö edellyttää joka tapauksessa onnistuakseen hankintayksiköiden etukäteistä sitoutumista yhteistoimintaan. 3. Hankinnat ja sopimukset Hankintaprosessi voidaan jakaa noudattaen kunta- ja palvelurakennemuutoksen prosessia seuraavan kuvan mukaisiin prosessivaiheisiin. Vaiheet toteutuvat riippumatta siitä, onko kyse kunta- ja palvelurakennemuutoksessa jo meneillään olevien hankintaprosessien loppuun saattamisesta, tulevien hankintojen yhteensovittamisesta tai voimassa olevien hankintasopimusten toteuttamisesta, noudatetaan samaa elinkaariprosessia. A1 Nykytila A2 Toimintaympäristö A. Selvitysvaihe A3 Vaihtoehdot A4 Tavoitetila A8 Hankintapäätös A7 Tarjousten vertailu B Toteutusvaihe A6 Tarjouspyyntö A5 Hankintasuunnitelma A9 Toteutus A10 Mittaus / arviointi C. Arviointivaihe Kuva 4. Hankintojen elinkaariprosessi jaettuna kunta- ja palvelurakenneselvityksen vaiheisiin Seuraavassa tarkastellaan julkisia hankintoja sekä niitä koskevia sopimuksia erityisesti kunta- ja palvelurakennemuutoksen vaikutusten ja vaatimusten kautta. Hankintaprosessia kokonaisuudessaan ei tässä käsitellä, sillä muutostilanteen luonne ei sinänsä vaikuta lainsäädännön tai muun ohjaavan regulaation näkökulmasta sen läpivientiin. Esiteltävissä tapausesimerkeissä nostetaan

10 Sopimukset ja hankinnat ohje 10 (30) kuitenkin eräitä ominaispiirteitä esiin, joihin on syytä erityisesti kiinnittää huomiota. 4. Kunta- ja palvelurakennemuutos, hankinnat ja sopimukset Kuntarakenteen muutos ei sinällään vaikuta siihen osallisten organisaatioiden olemassa olevien sopimusten sitovuuteen. Kuntaliitoksessa yhdistyvin kuntien omaisuus sekä velat ja velvoitteet siirtyvät sellaisenaan uudelle tai laajentuvalle kunnalle (kuntarakennelaki 36 ). Uusi kunta vastaa tällöin liittyvien kuntien sopimuksista johtuvista velvoitteista siten kuten alkuperäinen sopimusosapuoli. Tähän pääsääntöön kohdistuu kuitenkin hankintasopimusten kyseessä ollessa joitain poikkeamia, joista merkityksellisimmät ovat sopimusten siirrettävyyteen yleensä sekä mahdollisiin immateriaalisiin oikeuksiin erityisesti kohdistuviin sopimusehtoihin mahdollisesti sisältyvät rajoitukset. Näihin liittyviä haasteita käsitellään jatkossa. Sopimukset sitovat edelleen kaikkia sopimusosapuolia ja ne ovat voimassa kussakin sopimuksessa sovitun ajan. Kuntien yhdistyminen sinällään ei siis vaikuta sopimusten sitovuuteen. Tämä ei kuitenkaan sopimusoikeuden näkökulmasta estä käymästä neuvotteluja sopimusten muuttamisesta uudessa tilanteessa. Rakenteellisiin uudistuksiin valmistauduttaessa on syytä aluksi selvittää voimassa olevat hankintasopimukset kunnittain / organisaatioittain. Tyypillisesti organisaatioiden voimassaolevat hankintasopimukset ja palveluntuotantotavat eroavat toisistaan merkittävästikin. Jotta uusi / yhteinen toimintatapa voidaan suunnitella, käyttöönottaa ja toteuttaa tehokkaasti ja tuloksellisesti, tulee lähtötilanne kunkin organisaation nykyinen tapa toimia tuntea yksityiskohtaisesti. Muussa tapauksessa muutoksen johtaminen ja toteuttaminen saattaa estyä kokonaan tai ainakin oleellisesti vaikeutua, hidastua ja tuottaa ennakoimattomia kustannuksia, kun sen ohjauksen käytössä ei ole kaikkia tarvittavia tietoja. Kuntaliitosten muodostamisen yhteydessä nousevat esille kysymykset meneillään olevien hankintaprosessien loppuun saattamisesta ja tulevien hankintojen yhteensovittamisesta. Muutosvaiheessa kuntien on arvioitava myös tarpeet voimassa olevien hankintasopimusten muuttamiselle ja selvitettävä, onko muuttamiselle olemassa oikeudellisia edellytyksiä. Uusiin sopimuksiin on syytä sisällyttää ehtoja kuntajaon muutosten tai tulevaisuudessa suunniteltujen yhteistyömuotojen varalta. Mikäli sopimus halutaan siirtää isäntäkunnalle tai kuntayhtymälle, sopimuskumppanin kanssa on erikseen sovittava siitä, että yhteistoiminta-alue (kuntayhtymä tai isäntäkunta) tulee kunnan tilalle uudeksi sopijapuoleksi. Todennäköisesti yksimielisyys on useimmissa tapauksissa saavutettavissa ongelmitta. Kuntien siirtäessä tehtävän kuntayhtymän tai osakeyhtiön hoidettavaksi, joudutaan arvioimaan siirrettävään tehtävään liittyvien sopimusten muuttamisen tai päättämisen oikeudellisia edellytyksiä edellä kuvatulla tavalla.

11 Sopimukset ja hankinnat ohje 11 (30) Kuntayhtymän purkaminen ei vaikuta sopimusten sitovuuteen. Kuntayhtymän jäsenkunnat vastaavat sopimuskumppaneihinsa nähden yhteisvastuullisesti sopimuksista johtuvista velvoitteista. Jos kuntayhtymä puretaan, loppuselvityksessä sovitaan keskinäinen vastuunjako perussopimuksen mukaisesti. Tarvittaessa on arvioitava hankintasopimusten muuttamisen sopimusoikeudelliset ja hankintalainsäädännölliset perusteet. Hankintasopimusten laajentaminen alueellisesti tai uusiin palveluihin voidaan tulkita uudeksi hankinnaksi. Voimassa olevien sopimusten muuttaminen edellyttää osapuolten yksimielisyyttä tai muuttamisen mahdollistavaa sopimusehtoa. Kuntaliitoksen tai uuden yhteistyömuodon muodostamisen yhteydessä on syytä varmistaa riittävä hankintaosaaminen. Odotettavissa oleva palveluhankintojen lisääntyminen korostaa hankintaosaamisen merkitystä. Hankintamenettelyn ja ostettavan palvelun tai tavaran tuntemisen lisäksi hyvään hankintaosaamiseen kuuluu myös riittävä sopimusoikeudellinen osaaminen. Tietojärjestelmäpalvelujen hankintaa ja sopimuksiin liittyvät toimenpiteet ovat pitkälti riippuvaisia tavoitteesta ja toteutustavasta. Kunta- ja palvelurakennemuutoksissa tietojärjestelmäpalveluiden ratkaisumallit voidaan jakaa neljään pääasialliseen tapaan: A) jatketaan nykyisten ratkaisujen käyttämistä, B) valitaan jokin nykyisistä ratkaisuista, C) hankitaan uusi ratkaisu tai D) hyödynnetään yhteistä ratkaisua. Seuraavassa taulukossa on kuvattu eri ratkaisumalleihin liittyviä toimenpiteitä sopimusten ja hankintojen osalta: Tietojärjestelmäpalveluiden ratkaisumalli A) Jatketaan nykyisten ratkaisujen käyttämistä Toimenpiteet Tarkistetaan nykyisen ratkaisun sopimusehdot ja päivitetään sopimukset vastaamaan uutta tilannetta. Neuvotellaan tarvittaessa uudet sopimusehdot. Palveluprosessit säilyvät pääosin ennallaan. B) Valitaan jokin nykyisin käytössä olevista ratkaisuista Tarkistetaan nykyisen ratkaisun sopimusehdot ja päivitetään sopimukset vastaamaan uutta tilannetta. Neuvotellaan tarvittaessa uudet sopimusehdot. Palveluprosessien suunnittelu uuden kunnan kannalta. Suoritetaan tietojen siirto ja sen edellyttämät konversiot Irtisanotaan vanhat sopimukset C) Hankitaan kokonaan uusi ratkaisu Uuden palveluprosessin määrittely ja siihen tarvittavan ratkaisun vaatimusten määrittely Uuden ratkaisun hankinta (hankinnan suunnittelu, kilpailutus, hankintapäätös)

12 Sopimukset ja hankinnat ohje 12 (30) Uuden ratkaisun sopimuksen laadinta Suoritetaan tietojen siirto vanhoista järjestelmistä ja sen edellyttämät konversiot Irtisanotaan vanhat sopimukset D) Hyödynnetään yhteistä ratkaisua Yhteisen palveluprosessin kuvaus ja tarvittavan ratkaisun hankinta (hankinnan suunnittelu, kilpailutus, hankintapäätös) Yhteisin ratkaisun sopimuksen laadinta Suoritetaan tietojen siirto vanhoista järjestelmistä ja sen edellyttämät konversiot Irtisanotaan vanhat sopimukset 4.1. Selvitysvaihe Hankinnoissa ja sopimusten onnistumisen edellytykset luodaan myös rakennemuutostilanteissa suunnittelu- eli selvitysvaiheessa. Vaiheeseen sisältyy huomattava määrä erilaisia selvitys- ja suunnittelutehtäviä, joten siihen kannattaa varata myös riittävästi aikaa, tyypillisesti mieluummin kuukausia kuin viikkoja, luonnollisesti muutoksen mittakaavasta riippuen. Kuntaliitoksen ollessa kyseessä aikaperspektiivi on kuitenkin aina useita kuukausia, jopa vuosia, kun huomioidaan mahdolliset uudet hankinnat ja liittyvien kuntien poikkeavien sopimuskausien tasaaminen. Voimassa olevien hankintasopimusten ja tulevien tarpeiden kartoitus muodostaa työn perustan. Uuden kunnan toiminnan joustavan käynnistymisen kannalta on suositeltavaa, että kunnat selvittävät hankintatarpeensa ja sopimuskantansa yhdessä. Kuvassa neljä on esitetty mihin tahansa muutostilanteeseen verraten yleispätevä selvitys-/suunnitteluvaiheen prosessi, joka julkisten hankintojen kyseessä ollessa päättyy kokonaisuutena tarkastellen hankintastrategiaan, yksittäisen hankinnan kohdalla hankintasuunnitelmaan.

13 Sopimukset ja hankinnat ohje 13 (30) 1 Nykytila Kustannukset Oikeudet Siirrettävyys Sopimuskaudet Hankintastrategia 2 Toimintaympäristö Juridiikka Politiikka Talous Teknologia 3 Tavoitetila Kustannukset Oikeudet Siirrettävyys Sopimuskaudet Gap-analyysi 4 Hankintastrategia Agenda-analyysi 0. Hankintastrategia Visio Painopisteet Mittarit 1 Nykytila Kustannukset Oikeudet Siirrettävyys Sopimuskaudet Yksittäinen hankinta 2 Vaihtoehdot Tyypitys Kuvaus Mittaus 3 Tavoitetila Kustannukset Oikeudet Siirrettävyys Sopimuskaudet Gap-analyysi 4 Hankintasuunnitelma Agenda-analyysi Kuva 4. Hankintojen suunnittelu selvitysvaiheessa Yksittäisten hankintojen suunnittelun ja myöhemmän toteutuksen onnistumiseksi kunta- ja palvelurakennemuutosten selvitysvaiheessa on suositeltavaa laatia vähintäänkin muutoskokonaisuuden kattava yhteinen hankintastrategia tai suunnitelma. Yksittäisten hankintojen toteutus helpottuu kun niiden tavoitteet ja vaatimukset voidaan johtaa yhteisesti hyväksytystä laajemmasta suunnitelmasta Olemassa olevat sopimukset Kunta- ja palvelurakenteen uudistamista koskeva lainsäädäntö ja kuntalaki eivät sisällä nimenomaisia säännöksiä kuntien hankintojen uudelleen järjestämisestä kuntaliitostilanteissa. Hankintalainsäädännössäkään ei ole erillisiä säännöksiä hankintayksiköiden yhdistymisen varalle. Voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä ja oikeuskäytäntöä on siten noudatettava myös rakennemuutoksessa. Suunnittelun pohjaksi tulee selvittää voimassa olevat hankintasopimukset organisaatioittain; millaisia palvelu- ja tavarahankintoja sekä rakennusurakoita koskevia sopimuksia niillä on, minkä pituisia sopimuskaudet ovat sekä mitä erityisehtoja, esim. irtisanomisehtoja, ehtoja hinnan tarkistamisesta, optioista tai immateriaalisista (ja muista) oikeuksista sopimuksiin sisältyy.

14 Sopimukset ja hankinnat ohje 14 (30) Hankintasopimukset ja palveluntuotantotavat voivat olla monelta osin erilaisia: Yksi organisaatio on päättänyt tuottaa palvelun itse omana työnään, toisen ostaessa sen palveluna; Yksi organisaatio on hankkinut lisenssejä, toisen ostaessa palvelua; Sopimuskaudet ovat erimittaisia, jolloin sopimukset päättyvät eri ajankohtina; Samaakin kohdetta koskevat sopimukset voi olla jaettu erilaisiin osakokonaisuuksiin; Esim. kunnalla A on kilpailutuksen perusteella puitejärjestely perustietotekniikan palveluiden hankkimisesta yhdeltä toimittajalta, kun kunta B on puolestaan päätynyt hankkimaan konesalipalvelut yhdeltä toimittajalta sekä työasemapalvelut ja tuen toiselta. Kunta C taas on mahdollisesti yhdistänyt perustietotekniikkapalveluihin myös tietoliikenteen palvelut. Tämän johdosta kunnat joutuvat sopimuskausien mahdollisen tasaamisen jälkeen kilpailuttamaan palvelut uudelleen. Palveluun tai tavaraan kohdistuvat oikeudet poikkeavat; Esim. yhdistyvillä kunnilla A ja B on molemmilla itsenäisesti kilpailutettu mutta sama terveydenhuollon perustietojärjestelmä. Kummankin sopimuksessa on asiakkaalla oikeus siirtää sopimus. Sen sijaan sopimusliitteenä olevissa lisenssiehdoissa on kielletty oikeuksien siirtäminen ilman toimittajan lupaa. Tämän johdosta kunnat joutuvat neuvottelemaan toimittajan kanssa siirto-oikeudesta ja mahdollisesta toimittajan edellyttämästä siirtokorvauksesta. Muut sopimusehdot poikkeavat toisistaan; Esim. yhdistyvillä kunnilla A ja B on molemmilla itsenäisesti kilpailutettu mutta sama taloushallinnon tietojärjestelmä samalta toimittajalta. Sopimusehdot poikkeavat kuitenkin oleellisesti mm. palvelutasovaatimusten osalta, joita ei toisessa sopimuksessa ollut mainittu ollenkaan. Tämän johdosta kunnat joutuvat neuvottelemaan toimittajan kanssa uusista sopimusehdoista. Koska neuvotteluasetelma on kunnille epäedullinen, saattaa tuloksena olla hintojen korotus tai päätyminen sopimuskausien tasaamisen jälkeen uuteen kilpailutukseen. Yhdistyvillä organisaatioilla on hankintayhteistyötä myös muiden kuin liitoksessa mukana olevien kanssa. Kannattaa myös vähintään varmistua siitä, ettei organisaatiolla ole jotain sellaista hankintatoimintaa, joka ei perustu mihinkään kirjalliseen sopimukseen tai tämä sopimus on aikojen saatossa kadonnut. Siksi on syytä varmistua tekeekö organisaatio jotain sellaista yhteistyötä, josta ei ole kirjallista materiaalia, mutta joka täytyy kuitenkin huomioida muutoksessa. Tyypillisesti tällaisten kohdalla muutos on sopiva hetki niiden uudelleen- tai ensikertaiselle kilpailuttamiselle. Seuraavassa kuvassa esitetään karkea päätösmatriisi siitä, miten kuntaliitostms. rakennemuutostilanteessa toimitaan hankintasopimusten kohdalla. Tämä malli on laadittu erityisesti ICT-sopimuksia varten ja se huomioi ko. sopimuksiin liittyvät yleisimmät oikeuksia koskevat hankintatavat (lisenssi tai palvelu). Sitä, millä edellytyksillä sopimukset ovat konsolidoitavissa tai uuteen hankintaan päädyttäessä miten vanhat sopimuskaudet ovat tasattavissa, käsitellään

15 Sopimukset ja hankinnat ohje 15 (30) jatkossa. Päätöksenteko edellyttää joka tapauksessa sekä sopimusehtojen analysointia ja keskinäistä vertaamista että julkisten hankintojen osalta ohjaavan lainsäädännön reunaehtojen huomioimista. Tähän liittyviä ydinkohtia käsitellään jatkossa. A. Yhteiset B. Eroavat A1 Konsolidointi A2 Hankinta A2.1 Lisenssi A2.2 Palvelu B1 Konsolidointi B1.1 Valinta B2 Hankinta B2.1 Lisenssi B2.2 Palvelu Kuva 5. Sopimukset muutostilanteessa. Käytännössä syntyy suurella todennäköisyydellä tilanteita, joissa voimassa olevan sopimuksen muuttamista joudutaan harkitsemaan. Kuntaliitoksen jälkeen esimerkiksi koulu- tai muiden kuljetusten reitit voivat muuttua. Kokonaisuuden kannalta pienten muutosten tekeminen voi olla mahdollista ilman uutta kilpailutusta. Kussakin tilanteessa on erikseen harkittava, onko kyseessä niin olennainen sopimuksen muutos, että sitä on pidettävä uutena hankintana. Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitetty viittaus mahdollisiin muutoksiin sopimuskauden aikana voi myös puoltaa sitä, että muutoksia ei tulkita uudeksi sopimukseksi. Tarjoajilla on ollut mahdollisuus ottaa muutokset huomioon jo harkitessaan tarjouskilpailuun osallistumista ja tarjousten tekemistä. Myös alan käytäntö voi vaikuttaa arvioon. Muutosten perusteilla on luonnollisesti merkitystä arvioitaessa muuttamisen oikeudellisia edellytyksiä. Esimerkiksi sopimuksen sisältö ja sopimusajan pituus sekä muutoksen merkitys koko sopimuksen kannalta voivat vaikuttaa arvioon. Hankintaa suunniteltaessa on hyvä muistaa, että erityisesti pitkäkestoisiin sopimuksiin on jo alun perin syytä sisällyttää sopimuksen muuttamista koskevia sopimusehtoja Siirtymäajan sopimusjärjestelyt Rakennemuutoksessa mukana olevien organisaatioiden hankintasopimukset ovat todennäköisesti ainakin osittain eripituisia. Ottaen huomioon yksittäisen kuntaorganisaation eri hankintasopimusten huomattavan määrän, tulee muutostilanteessa hallittavaksi lukuisa määrä erilaisia, eripituisia ja yhteen sovitettavia sopimuskausia ja -järjestelyitä. Se, miten tämä tehdään, riippuu sekä

16 Sopimukset ja hankinnat ohje 16 (30) hankinta- ym. sopimusten nykytilasta että organisaatioiden määrittämästä uudesta yhteisestä hankintastrategiasta. Joidenkin palvelu- ja tavarahankintojen osalta voi olla perusteltua niiden jakaminen osiin siten, että kaikkia palveluja ei kilpailuteta yhdellä kertaa. Keskitetty ja yhtäaikainen kilpailuttaminen edellyttävät hankintakausien mitoittamista siten, että seuraavat samaa kohdetta koskevat hankinnat voidaan tehdä hankintayksikössä osalta keskitetysti. Hankinnat on pyrittävä tekemään mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Normaalioloissa epätarkoituksenmukaisen lyhyt hankintakausi voi esimerkiksi kuntaliitostilanteessa olla hyvinkin tarkoituksenmukainen, jotta eripituiset hankintakaudet saadaan tasoitettua. Myös lyhytaikainen tai määrältään vähäinen suorahankinta voi tulla kyseeseen hankintalain :n mukaisin edellytyksin. Riippumatta siitä, miten hankinnat jatkossa toteutetaan, on muutoksen siirtymäajan hankintojen hallinnan ja mahdollisen hankintakausien tasoittamisen keinot aina arvioitava tapauskohtaisesti. Hankinnat tulee siirtymäaikanakin, esim. kuntaliitoksen yhteydessä, kilpailuttaa hankintalainsäädäntöä noudattaen. Tapauskohtaiseen arviointiin vaikuttavat samat tekijät kuin mihin tahansa julkisen hankinnan suorittamiseen, so. mm. sopimuksen ennakoitu kokonaisarvo ja siihen liittyvä kynnysarvosääntely, tasoitettavan väliajan pituus ja hankinnan kohteen mukaan sovellettava muu lainsäädäntö. Hankintayksiköllä on kulloinkin oikeus päättää hankintakausien pituudesta. Hankintakauden pituudesta on hankintalaissa (HankL 31 ) erikseen säädetty ainoastaan puitejärjestelyn osalta (lähtökohtaisesti enintään neljä vuotta). Nykylainsäädännön mukaan hankintojen jakaminen osiin on puolestaan kiellettyä vain, mikäli jakamisella tavoitellaan hankintakokonaisuuksia, jotka arvoltaan jäisivät kulloinkin sovellettavan kynnysarvon alle. Hankinnat on pyrittävä tekemään aina mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina. Tarkoituksenmukaisuutta tulee arvioida tilanteen mukaan. Normaalioloissa epätarkoituksenmukainen kokonaisuus voi esimerkiksi kuntaliitostilanteessa olla hyvinkin tarkoituksenmukainen (esim. normaalia lyhyempi sopimusaika). Kuntaliitostilanteessa yhdistyvien kuntien on syytä tehdä tiivistä hankintayhteistyötä jo selvitysvaiheessa. Tällöin vähintäänkin kriittiset ja muut laajat hankinnat voidaan tehdä ko. kuntien kesken muun muassa tiivistämällä hankintayhteistyötä tai keskittämällä hankinnat esim. yhden kunnan hankintatoimeen tai kuntien yhteishankintayksikköihin Sopimuksen muuttaminen tai päättäminen Kaiken sopimusoikeuden myös hankintasopimusten lähtökohta on usein toisteltu periaate pacta sunt servanda sopimukset on pidettävä. Siksi sopimuksen osoittautuminen osapuolelle epäedulliseksi ei esim. johda sen muuttamiseen tuomioistuimessa. Hankinta- ja kilpailulainsäädännön myötä lisäksi julkisyhteisöjen sopimusvapaus on kapeampi kuin yksityisten organisaatioiden. On hyvä myös muistaa, että sopimuksessa on aina vähintään kaksi osapuolta, joten organisaation itsensä tekemä selvitysvaiheen työ tyypillisesti tar-

17 Sopimukset ja hankinnat ohje 17 (30) vitsee tuekseen myös sopimusosapuolten näkemyksiä asiasta. Siksi eri sopimusosapuolet on syytä ottaa mukaan prosessiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Pääsääntöisesti hankinnat tehdään voimassaolevien sopimusten mukaisesti hankintakauden loppuun asti. Kuntarakennelain mukaan lakkaavien kuntien omaisuus sekä velat ja velvoitteet siirtyvät uudelle kunnalle. Jos lakkaavan kunnan alue jaetaan kahden tai useamman kunnan kesken, omaisuuden jakamisesta on laadittava ns. taloudellinen selvitys, jossa otetaan kantaa omaisuuden, varojen ja velkojen, mukaan lukien sopimukset, siirtymisestä (tai säilymisestä). Kuntaliitoksen jälkeen uuden kunnan on noudatettava sopimuksia, joihin liitoksessa mukana olevat kunnat ovat sitoutuneet. Hankintasopimuksia on syytä arvioida tapauskohtaisesti sen suhteen, onko tarvetta ja myös oikeudellisia edellytyksiä muuttaa sopimusta. Kunta- tai palvelurakenteen muuttuminen ei sinällään ole laillinen peruste muuttaa hankintasopimuksia koskemaan uuden kunnan tarpeita. Hankintasopimuksen laajentaminen alueellisesti tai uusiin palveluihin voidaan hankintalainsäädännön perusteella tulkita uudeksi hankinnaksi. Hankintalaissa säädetään perusteista, joilla hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan (HankL 27 ). Hankintalain sääntelee myös suorahankintaa lisätilauksissa (lisäpalvelu tai urakka) ja niin sanotun option käyttöä (HankL 28 ). Tilanne on toinen, jos kuntaliitos on huomioitu jo hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntövaiheessa ja hankintasopimuksessa. Järjestely on voitu huomioida kertomalla suunnitteilla olevasta rakennejärjestelystä ja mahdollisesta sopimuksen laajentamisesta koskemaan uutta tai laajenevaa kuntaa kokonaisuudessaan. Sama asia on voitu toteuttaa sopimuksissa niiden siirrettävyyden osalta yleisemmin varautumalla siihen, että sopimus oikeuksineen on aina siirrettävissä sille organisaatiolle, jolle ko. organisaation tehtävät tai toiminta, tai niiden olennainen osa siirtyy. Alkuperäisessä palvelun tai tavaran hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esitetty viittaus mahdollisiin muutoksiin sopimuskauden aikana voi myös puoltaa sitä, että muutoksia ei tulkita uudeksi sopimukseksi. Tarjoajilla on tällöin ollut mahdollisuus ottaa muutokset huomioon, erityisesti jos mahdolliset muutokset on yksilöity tai ainakin niiden kohteet määritelty, jo harkitessaan tarjouskilpailuun osallistumista ja tarjousten tekemistä. Myös alan yleinen käytäntö samoin kuin oikeuskäytäntö vaikuttavat arvioon. Tyypillisesti uuteen kilpailutukseen johtavia muutoksia ovat sellaiset, joilla puututaan koko hankinnan sisältöön (kohteeseen), tai sopimuskauteen muuten kuin mitä on aikanaan hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä esim. ns. optiokausista määritelty. Sama tilanne on silloin kun suunnitellaan lisähankintaa, joka ylittää alkuperäisen hankinnan arvioidun arvon. Erityisesti sopimuskausiltaan pitkäkestoisia hankintoja suunniteltaessa on jo alun perin syytä sisällyttää niihin sopimuksen muuttamista koskevia sopimusehtoja ja tuoda ne esiin tarjouspyyntövaiheessa. Tällä voidaan minimissään selkeyttää päätöksentekoa muutostilanteessa, vaikkei se sinänsä merkittäviä uusia vaihtoehtoja takaisikaan.

18 Sopimukset ja hankinnat ohje 18 (30) Lähtökohtana voidaankin todeta, että mitä merkittävämpiä muutokset ovat verrattuina alkuperäisten sopimusten luonteeseen ja laajuuteen, sitä todennäköisemmin kyseessä on myös uusi hankintasopimus ja siten velvollisuus uudelle kilpailutukselle. Sopimuksen päättäminen ja purkaminen Sopimuksen päättymistapa riippuu siitä, onko kysymyksessä määräaikainen vai toistaiseksi voimassa oleva sopimus. Määräaikainen sopimus päättyy ilman erityisiä toimenpiteitä sopimuskauden lopussa. Uusi tai laajentuva kunta ei voi päättää määräaikaista sopimusta kesken sopimuskauden, ellei sopimuskumppani tähän suostu. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus lakkaa irtisanomisen perusteella sopimuksessa sovittua irtisanomisaikaa noudattaen. Sopimuksen purkamisella tarkoitetaan sitä, että sopimussuhde lopetetaan välittömin vaikutuksin. Sopimuksen purkamisen edellytyksillä on joitakin sopimustyyppikohtaisia eroja, mutta lainsäädännön taustalla on yleinen periaate, jonka mukaan purkaminen vaatii olennaista sopimusrikkomusta. Sopimuksen purkaminen on siis sopimusrikkomukseen liittyvä sopimuskumppanin oikeuskeino, kun taas sopimuksen irtisanominen on tapa lakkauttaa sopimussuhde silloin, kun sopimuksen jatkumista ei enää pidetä tarkoituksenmukaisena. Sopimuksiin on saatettu ottaa ehtoja, joilla on varauduttu mahdollisiin olosuhteiden muutoksiin. Sopimuksessa saattaa olla esimerkiksi ehto, jonka mukaan jompikumpi sopimuskumppani tai molemmat ovat oikeutettuja irtisanomaan sopimuksen sopimusehdossa määriteltyjen olosuhteiden täyttyessä. Pitkäkestoisissa sopimuksissa on pääsääntöisesti sovittu sopimusosapuolten neuvotteluvelvollisuudesta olosuhteiden muuttuessa. Sopimuksessa on voitu sopia myös siitä, että osapuolet sitoutuvat neuvottelemaan sopimuksiin tarvittavista muutoksista tietyin väliajoin. Ilman erillistä sopimusehtoa muutosten tekeminen sopimukseen edellyttää aina yksimielisyyttä. Mikäli kuntien yhdistyminen tai yhteistoiminta-alueen perustaminen muuttaa oleellisesti sopimuskumppanin oikeudellista asemaa, voi kunnan sopimuskumppanille syntyä oikeus irtautua sopimuksesta. Mikäli sopimuksen päättämiselle tai muuttamiselle ei ole oikeudellista perustetta, seuraa sopimuksen oikeudettomasta päättämisestä vahingonkorvausvastuu toista sopimusosapuolta kohtaan Selvitysvaiheen muistilista Kuntaliitoksessa laadi yhteiselle hankintatoimelle (ainakin muutosvaiheeseen) oma strategiansa tai toimintasuunnitelmansa. Ennakoi hyvissä ajoin kunta- ja palvelurakennemuutoksen tuomat hankintojen muutokset sekä varaa suunnittelulle ja toteutukselle mieluummin hieman liikaa kuin liian vähän aikaa. Viesti sopimusosapuolille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tulevasta muutoksesta, jotta myös he voivat osaltaan selvittää sen vaikutuksia.

19 Sopimukset ja hankinnat ohje 19 (30) Selvitä olemassa oleva sopimuskanta, sopimuskausien pituudet sekä sopimusten ehdot, mukaan lukien erilaiset aineettomat oikeudet. Selvitä, onko tarpeen ja onko oikeudellisia edellytyksiä muuttaa voimassa olevan sopimuksen kestoa tai ehtoja. Mikäli sopimusehtojen tai sopimuksen pituuden muuttaminen on tarpeen, pyri mahdollisimman vähäisiin muutoksiin, jotta järjestelyä ei pidettäisi uutena kilpailutettavana hankintasopimuksena. Mikäli sopimussuhteessa on ennakoitavissa toimintaympäristön muutoksia, varaudu näihin jo kilpailutusvaiheessa. Pyri mitoittamaan uusien sopimusten sopimuskaudet siten, että hankintakaudet päättyvät samanaikaisesti. Muista selvittää myös mahdolliset muut kuin kirjallisiin sopimuksiin perustuvat yhteistyö-/hankintajärjestelyt. Uudistus antaa muutenkin luontevan mahdollisuuden hankintatoimen uudelleenarviointiin ja mahdollisen tehostamispotentiaalin selvittämiseen Toteutusvaihe Varsinainen hankintojen tai sopimusmuutosten toteutusvaihe ei oleellisesti eroa mistä tahansa muusta julkisesta hankinnasta tai sopimusneuvottelusta. Julkisista hankinnoista on olemassa useita oppaita ja julkaisuja sekä tarjolla paljon kaupallisia ja ei-kaupallisia koulutuksia. Lisäksi mm. Kuntaliittoon sijoitettu Julkisten hankintojen neuvontayksikkö palvelee hankintayksiköitä maksutta julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä, erityisesti lainsäädännöllisessä neuvonnassa. Huomioiden, mitä edellä todettiin hankintasopimuksista, kunnan (tms. hankintayksikön) on syytä ennakoida hankintasopimuksen olennaiset sopimusehdot jo tarjouspyyntöä laatiessaan. Olennaisiksi sopimusehdoiksi luetaan ainakin sellaiset ehdot, joilla voi olla vaikutusta hintaan, tarjousten vertailuun tai tarjoajan halukkuuteen osallistua tarjouskilpailuun. Vaativimmissa hankinnoissa kaikki merkittävät sopimusehdot on suositeltavaa sisällyttää tarjouspyyntöön esimerkiksi sen liitteenä olevan sopimusluonnoksen muodossa. Tässä käsikirjassa käsitellyn muutostilanteen huomioon ottaen on sopimusehdoissa syytä myös varautua erilaisiin kunta- ja/tai palvelurakenteen muutoksiin. Erilaisissa oppaissa ja koulutuksissa käsitellään vähemmän, jos ollenkaan sitä, miten vanhojen hankinta- jne. sopimusten pohjalta tehdyt järjestelyt puretaan. Näiden suunnittelu on kuitenkin oleellinen osa siirtymää uuteen toimintatapaan tai rakenteeseen sekä siitä tavoiteltavien hyötyjen ulosmittaamista. Siksi paitsi selvitysvaiheessa suunnittelumielessä myös toteutusvaiheessa täytyy huolehtia mahdollisimman saumattomasta siirtymästä, on sitten kyseessä laaja tuotantotavan muutos, mittakaavaltaan pienempi toimittajan vaihdos tai vähäisempi sopimusten konsolidaatio / sopimusmuutos. Tiettyjen palveluiden

20 Sopimukset ja hankinnat ohje 20 (30) kohdalla tämä muutos voi olla myös aikataulullisesti varsin mittava. Esimerkiksi uuden kunnan perustietotekniikan tuotantotavan ja palvelutoimittajan vaihdos voi olla jopa yli vuoden kestävä projekti, jonka menestyksestä voi riippua monen muunkin toiminnon tuloksellisuus. Siksi ennakoiva suunnittelu ja resursointi sekä toteutuksen huolellinen ohjaus ovat keskeisiä muutoksen menestystekijöitä Seurantavaihe Seurantavaihe on, kuten toteutusvaihekin, pitkälti vastaava minkä tahansa hankintasopimuksen tuloksellisuuden seuraamisen ja sopimuksen jatkuvan hallinnan kanssa. Tyypillisesti seurattavia asioita on ainakin kuviossa 6 esitetyt kolme kohdetta, eli 1. sopimukset sinänsä (sopimusehtojen toteutuminen); 2. kustannukset (sisäiset ja ulkoiset); sekä 3. hyödyt (laadulliset ja määrälliset). Näille on kaikille ollut syytä jo selvitysvaiheessa tavoitetilaa kuvattaessa määritellä selkeät mittarit, joiden on suositeltavaa koostua sekä laadullisista että määrällisistä tekijöistä. Osa mittareista, tyypillisesti kaikille yhteiset tekijät, voivat johtua hankintastrategiasta, osa on tapauskohtaisia mittareita, jotka määritellään hankintaa suunniteltaessa ja usein ainakin osin täsmennetään valitun sopimustoimittajan kanssa yhteistyössä tukemaan sopimuskauden aikaista sopimus- ja muuta ohjausta. Mittareiden lisäksi tulee muistaa määritellä myös mittaussyklit sekä mittaukseen liittyvät resurssit ja vastuut. Sopimukset Kustannukset Hyödyt Mittaus ja arviointi Kuva 6. Seurantavaihe Erityisesti ICT -palveluiden mutta periaatteessa minkä tahansa teknisistä eritelmistä koostuvan palvelun (tai tavaran) kyseessä ollessa sopimuskauden aikaiseen hallintaan ja seurantaan sisältyy myös ns. vaatimusten hallinta. Tämä on elinkaaritoiminto, jolla varmistutaan siitä, että organisaatiolla on kullakin hetkellä käytössään sekä ajantasainen palvelu että kuvaus siitä. Tämä tukee seurannan ja ohjauksen lisäksi myös sopimuskauden päättyessä uuden hankinnan suunnittelua ja valmistelua.