Tukipalveluselvitys keskushallinnon, teknisen ja kiinteistöpalveluiden näkökulmasta

Transkriptio

1 PÖYTYÄN KUNTA Tukipalveluselvitys keskushallinnon, teknisen ja kiinteistöpalveluiden näkökulmasta Selvitys FCG KONSULTOINTI OY P25461P001

2 Selvitys 1 (29) Riitta Ekuri ja Kimmo Haapasalo Sisällysluettelo 1 Toimeksianto Toimintaympäristö ja kuntafundamentit Väestökehitys Väestökehitys ikäluokittain Palvelutarpeiden kehittyminen Kuntatalous ja sen kehittyminen Verotulot ja valtionosuudet sekä niiden kehittyminen Keskushallinnon, teknisten ja kiinteistöpalveluiden nykytilan kuvaus Johtamisjärjestelmä Talous Palvelukuvaus Henkilöstö Keskushallinnon toimipisteet Eläköityminen Kiinteistöt/toimitilat Kehittämisvaihtoehdot Tukipalvelutoiminnan keskittäminen ja organisoituminen Kustannuslaskennan kehittäminen Eläköitymisen hyödyntäminen Tuotantotapojen kehittäminen Mitoitustarkastelu Palveluverkkotarkastelua Johtopäätökset ja suositukset Keskeiset havainnoit Toimenpidesuositukset Tulevaisuus: miten sote-rakenneuudistus vaikuttaa Konserninäkökulma Liitteet Liite 1: Kuntatalouden trendiennusteen oletukset... 1 FCG Konsultointi Oy Osmontie 34, Helsinki Puh , Y-tunnus Kotipaikka Helsinki

3 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 2 (29) Tukipalveluselvitys keskushallinnon, teknisen ja kiinteistöpalveluiden näkökulmasta 1 Toimeksianto Pöytyän kunnan taloudellinen tilanne on kiristynyt, minkä seurauksena kunta on käynnistänyt talouden tehostamisprosessin tavoitteena säästöt henkilöstömenoissa. Säästökeinona on kaavailtu keskushallinnon sekä teknisen- ja kiinteistöpalveluiden uudelleenorganisointia, tuotantotapa- sekä mitoituksen tarkastelua. Tämän toimeksiannon lähtökohtana on selvittää eri yksiköiden toiminnot ja niiden tehostamismahdollisuudet esimerkiksi keskittämällä tai muilla mahdollisilla keinoilla. Työssä selvitetään eri keinojen vaikutukset toimintaan ja kustannuksiin. Lisäksi selvitetään muutosten aiheuttamia mahdollisia investointitarpeita ja niiden vaikutusta kunnan talouteen. Selvityksen pohjalta laaditaan ehdotus em. yksiköiden uudelleenorganisoinnista ja sen taloudellisista vaikutuksista. Toimeksiannon aloituspalaveri pidettiin Pöytyällä , jossa läpi käytiin työsuunnitelma, tarvittavat tietopyynnöt sekä hankkeen yksityiskohtaisempi aikataulutus. Paikalla olivat FCG:sta hankkeen projektipäällikkö johtava konsultti Riitta Ekuri, projektipäällikön varahenkilö projektijohtaja Kimmo Haapasalo. Pöytyän kunnan osalta tilaisuudessa olivat mukana kunnan johtavia viranhaltijoita, henkilöstöedustajia sekä luottamushenkilöjohtoa. Aloituspalaverin jälkeen järjestettiin myös tukipalveluhenkilökunnalle henkilöstöinfo, jossa selvityksen toimeksianto ja yksityiskohtaisempi aikataulutus käytiin läpi. Selvityksen aikana Riihikosken virastotalolla pidettiin haastattelutilaisuus, jossa oli mukana yhteensä kymmenen henkilöä. Edustettuina olivat niin johtavat viranhaltijat, luottamushenkilöt kuin henkilökunnan edustajat.

4 2012=100 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 3 (29) 1.1 Toimintaympäristö ja kuntafundamentit Väestökehitys Tässä kappaleessa tarkastellaan Pöytyän kunnan toimintaympäristöä ja tulevaisuuden kehitystä erityisesti väestökehityksen ja siitä johdetun palvelutarpeen muutoksen kautta. Tilastokeskuksen ennustettu väestökehitys Pöytyällä kasvaa 4 % vuoteen 2029 mennessä. Lukujen valossa kuntalaisten määrä kasvaa vajaaseen Tässä yhteydessä täytyy kuitenkin muistaa, että väestökehitys voi toteutua alueella myös positiivisemmin tai negatiivisemmin. 110 Pöytyä Varsinais-Suomi Koko maa Lähde:Tilastokeskus

5 2012=100 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 4 (29) Väestökehitys ikäluokittain Ikäluokittaisen väestökehityksen suurimmat muutokset ja haasteet vuoteen 2029 asti tarkasteltuna tulevat olemaan vanhusväestön lisääntyminen (yli 75-v) ja työikäisten (17v-64v) ja 1-6-vuotiaiden määrän vähentyminen. Vanhusväestö lisääntyy 26 % ja työikäisten määrä laskee 5 % ja 1-6-vuotiaiden osuus laskee 7%. Kokonaisuudessa Trendi tulee heikentämään huoltosuhdetta kunnan näkökulmasta. Opetuspalveluiden osalta (7-18v) osuus tulee lisääntymään noin 6 % Lähde:Tilastokeskus vuotiaat vuotiaat Työikäiset (17-64 v) vuotiaat Vanhusväestö* Väestö Palvelutarpeiden kehittyminen Palvelutarpeiden kehitystä tulisi tarkastella palvelukysynnän kasvun ja sen vähentymisen näkökulmasta. Tulevaisuudessa varhaiskasvatuspalveluiden tarve tulee hieman laskemaan ja perusopetuksen hieman kasvamaan. Lukioikäisten palvelut pysyvät nykyisellä tasolla tai laskevat hivenen. Voidaan ajatella, että tukipalveluiden tarve korreloi osittain peruspalveluiden kehityksen kanssa. Etenkin laskeva kysyntä luo paineita palveluverkon optimoinnille ja sen tasapainottamiselle. Palvelukysynnän kasvun kohdistuminen sosiaali- ja terveyspalveluille saattaa lisätä tukipalveluiden kysyntää. Vanhuspalveluissa on oletettu, että vanheneva väestö tulee säilyttämään toimintakykynsä yllä pidempään kuin nykyään. Tulevaisuudessa tukipalveluiden tuottamisen kohteet ja toimintamuodot tulevat muuttumaan. Resurssien kohdentuminen ja niiden liikuteltavuus vaativat niin johtamisjärjestelmältä kuin tuotantotavoilta ketteryyttä sekä resurssien joustavuutta.

6 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 5 (29) Tehtävät yhteensä Päivähoito ja esiopetus Perusopetus Lukio (amm. koul.) Vanhusten hoito Perusterv, avo Erikoissairaanhoito Muut tehtävät Tehtävät yhteensä Yllä oleva kuva osoittaa, että Pöytyän kunnan palvelutarpeiden muutos on melko pieni vuoteen 2021 saakka. Sen jälkeen erityisesti vanhusten hoidon palvelutarve kääntyy selkeään kasvuun Kuntatalous ja sen kehittyminen Alla on kuvattu kuntatalouden kehitystä vuoteen 2029 mennessä. Eri palvelumuotojen nettokustannuskehitys tulee kasvamaan jyrkemmin vuodesta 2021 alkaen. Kunnallisveron kertyminen ja sen kasvu ovat menoja maltillisemmalla kasvu-uralla. Kunnallisveron trendiennusteessa on hyvä huomata, että kunnallisvero kattaa tulevaisuudessa yhä pienemmän osan toiminnan nettokuluista. Lisäksi on muistettava, että kuvion taustalla on se oletus, että vähentyvä palvelukysyntä, on sopeutettu tämän hetkiseen tilanteeseen verrattuna olevan prosentuaalisen vähentymisen verran.

7 M FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 6 (29) Vanhusten hoito 8,9 9,0 9,8 11,8 13,7 Erikoissairaanhoito 9,5 10,0 11,0 12,3 13,5 Perusterveydenhuolto, avo Oma perusopetus ja lukiokoulutus 0 4,2 4,4 4,8 5,1 5,5 9,6 10,4 11,2 11,9 12,5 Päivähoito ja esiopetus 4,1 4,0 4,3 4,5 4,7 Muut tehtävät 7,2 7,5 8,0 8,4 8,9 Kunnallisvero Kunnallisvero 20,7 23,2 25,0 26,4 27, Verotulot ja valtionosuudet sekä niiden kehittyminen Kunnallisverotulojen suhteellinen kehitys tulee tulevaisuudessa hidastumaan. Tämän taustalla ovat väestön vanheneminen ja sen tuomat muutokset väestörakenteessa. Ennusteet on laadittu vuoden 2012 rahanarvossa ja yksityiskohtaiset laskennan taustalla olevat oletukset on kuvattu liitteessä 1.

8 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 7 (29) 2 Keskushallinnon, teknisten ja kiinteistöpalveluiden nykytilan kuvaus Seuraavassa kappaleessa kuvataan Pöytyän kunnan keskushallinnon, teknisten- ja kiinteistöpalveluiden järjestämisen nykytilaa johtamisjärjestelmän ja omistajaohjauksen, talouden, organisoinnin ja henkilöstöresurssien näkökulmista. 2.1 Johtamisjärjestelmä Pöytyän kunnassa säädetään johtamisjärjestelmästä ainakin seuraavilla säännöillä: hallintosääntö valtuuston työjärjestys tarkastussääntö luottamushenkilöiden palkkiosääntö Johtosääntöjen lisäksi kunnan hallintoa, päätöksentekoa ja taloudenhoitoa ohjataan valtuuston, kunnanhallituksen sekä muiden toimielinten ratkaisuvaltansa rajoissa antamilla ohjeilla. Ohjeet ovat toissijaisia suhteessa hallintosääntöön tai em. muihin sääntöihin. Tämä selvityksen osalta keskeisiä hallintosäännön määräyksiä ovat seuraavat pykälät: 3 : Luottamushenkilöorganisaatio Kunnan luottamushenkilöorganisaation muodostavat valtuuston ja tarkastuslautakunnan lisäksi seuraavat toimielimet, lautakunnat, jaostot ja johtokunnat (suluissa jäsenmäärä): Hallinnon ja talouden toimiala: kunnanhallitus (10) kunnanhallituksen henkilöstöjaosto (5) keskusvaalilautakunta (5) muut vaalilainsäädännön mukaiset toimielimet Tekninen toimiala: tekninen lautakunta (10) teknisen lautakunnan tiejaosto (3) rakennuslautakunta (7) Pöytyän- Auran vesihuoltolautakunta (jäsenet Pöytyä 3, Aura 3) 6 Toimialat ja vastuujako: Hallinnon ja talouden toimiala: kehitysjohtaja Tekninen toimiala: tekninen johtaja Kukin toimiala vastaa toimialansa toimielimien ja henkilöstön tehtävien organisoinnista sekä henkilöstön työnjaosta.

9 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 8 (29) 27 Ratkaisuvalta Kunnanhallitus päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä muuttamisesta työsuhteeksi. virkasuhteen 31 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen: Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää hallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 33 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen: Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. 38 Tehtäväkuvauksen laadinta: Tehtäväkuvauksen valmistelee lähin esimies yhteistyössä viranhaltijan ja työntekijän kanssa. Tehtäväkuvaukset tarkistetaan vuosittain kehittämiskeskustelun yhteydessä. Tehtäväkuvaukset tarkistetaan myös henkilöstömuutosten tai tehtävämuutosten yhteydessä. 46 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta: Johtavat viranhaltijat (kunnanjohtaja ja muut tilivelvolliset, esimiehet) vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimenpanosta ja tuloksellisuudesta tehtävä- ja osatehtäväalueillaan. Viranhaltijat raportoivat järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. 2.2 Talous Tässä selvityksessä tarkasteltavien toimintojen osalta talousarvion 2014 mukaiset kustannukset olivat seuraavat: Keskushallintoon liittyvät toiminnot: TA 2014 Hallinto- ja henkilöstöpalvelut Talous- ja tietohallintopalvelut Kuntakehitys ja markkinointi Yhteensä Toimintatulot, ulk Toimintamenot, ulk Toimintatulot, sis. 0 Toimintamenot sis. 0 Toimintakate Suunnitelmapoistot Muut laskennalliset tulot Muut laskennalliset menot Tehtävän kokonaiskustannukset

10 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 9 (29) Yllä esitettyjen tehtävien budjetoidut kokonaiskustannukset ovat lähes 1,3 miljoonaa euroa. Talousarviolukujen perusteella on pääteltävissä, että kokonaiskustannuksia ei vyörytetä peruspalveluille täysimääräisesti. Tekniseen toimeen liittyvät toiminnot: TA 2014 Hallinto, huoltohenkilöstö, koneet Kiinteistöpalvelut Siivouspalvelut Liikenne-väylät ja alueet Yhteensä Toimintatulot, ulk Toimintamenot, ulk Toimintatulot, sis Toimintamenot sis Toimintakate Suunnitelmapoistot Muut laskennalliset tulot Muut laskennalliset menot Tehtävän kokonaiskustannukset Teknisen toimen kokonaiskustannukset ovat talousarvion mukaan lähes 1,4 miljoonaa euroa. Kiinteistöpalvelujen talousarvioluvuista on eliminoitu asuntojen ja liiketilojen vuokraustoimintaan liittyvät erät. Liikenneväylien ja alueiden hoito voidaan katsoa olevan toimintona peruspalvelunkaltainen, jolloin kustannuksia ei vyörytetä muille. Siivouspalvelut on vyörytetty käyttäjille käytännössä täysimääräisesti. Teknisen toimen huoltohenkilöstö, koneet ja kiinteistöpalvelut tulisi myös vyöryttää käyttäjille kokonaan. Teknisen toimen hallinnon osalta kustannukset tulisi vyöryttää aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Pöytyän kunnan yhdyskuntapalvelujen kustannuksia on tarkasteltu FCG-ARTverrokkitarkastelun sisältämän odotekustannustarkastelun avulla. Odotekustannukset yhdyskuntapalveluiden osalta ovat vertailukuntiin verrattuna tehokkaasti hoidettu. Tehostamispotentiaali lasketaan vertailukuntien neljänneksi tehokkaimman kunnan toimintojen mukaan -0,2M. Vertailukuntina on saman kokoluokan ja vastaavan ikärakenteen kuntia Tilastokeskuksen vertailutietojen osalta.

11 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 10 (29) Yhdyskuntapalvelut yhteensä sisältävät seuraavat osakokonaisuudet: yhdyskuntasuunnittelu (410), johon sisältyvät yhdyskuntien kehittämiseen liittyvä tutkimustoiminta, alueiden käytön suunnittelu, seutu-, yleis-, asema-, rakennus- ja rantakaavoitus, kunnallistekniikan suunnittelu, maanmittaus ja näitä toimintoja tukevat tehtävät, maksuosuudet yhdyskuntasuunnittelun kuntayhtymille. rakennusvalvonta (420), johon sisältyvät rakennuslautakunta, maankäyttö- ja rakennuslain mukainen rakennuslupamenettely ja rakennusvalvonta, korjaus- ja energianeuvonta, maa-aineslain mukainen maa-ainesten ottamistoiminnan valvonta sekä ottamissuunnitelman tarkastamisesta ja ottamistoiminnan valvonnasta perittävät maksut. liikenneväylät (460), johon sisältyvät tie-, raide- ja lentoliikenteen ohjaus, tutkimus ja suunnittelu, avustukset yksityisteille sekä liikenneväylien (tiestön, siltojen, tunneleiden, pysäköintialueiden ja parkkihallien, lentokenttien jne.) rakentaminen ja ylläpito. puistojen ja muiden yleisten alueiden (470) rakentaminen ja kunnossapito, istutusten hoito, puistokaluston sekä leikkivälineiden hankinnat ja kunnossapito, torien rakentaminen ja kunnossapito muilta kuin liikenneväylien osalta. Myös vastaavista toiminnoista saatavat tulot, esim. toripaikkojen vuokratulot. 2.3 Palvelukuvaus Tässä selvityksessä tarkasteltavien tukipalveluiden sisältö on kuvattu johtosäännössä seuraavasti: Keskushallinnon palvelukuvaus: Hallinnon ja talouden palvelut tuottavat toimistopalveluita, joiden tarkoituksena on tukea kunnan varsinaista palvelutuotantoa hoitamalla palvelutoimintaan liittyvät henkilöstö-, talous- ja tietohallinnon sekä arkistohoidon yms. tehtävät.

12 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 11 (29) Kuntakehityksen ja markkinoinnin palveluajatuksena on aktiivisella maanhankinnalla, kaavoituksella ja markkinoinnilla tarjota hyviä edellytyksiä yritystoiminnalle ja asumiselle kunnassa sekä tuottaa/järjestää elinkeinojen neuvonta- ja kehittämispalvelut ja lakisääteiset viranomaispalvelut. Keskushallinnon organisoitumista ja tilivelvollisuutta kuvataan hallintosäännössä seuraavasti: Toimiala/ Tehtävät Osatehtävät Tilivelvollinen Palvelualueen esimies Hallinto ja talous Vaalit Hallintopäällikkö Tarkastustoimi Keskushallinto, Luottamushenkilöhallinto Kunnanjohtaja hallinnon ja talouden Keskushallinnon henkilöstö Kunnanjohtaja tukipalvelut Hallintopalvelut Hallintopäällikkö Henkilöstöpalvelut Hallintopäällikkö Talouspalvelut Talouspäällikkö Tietohallintopalvelut Talouspäällikkö Lomituspalvelut Maaseutuyrittäjien lomitus- Talouspäällikkö Lomitusasiamies palvelut Kuntakehitys ja Kehittämistehtävät ja tiedotus Kehitysjohtaja markkinointi Kaavoitus Kunnanjohtaja Elinkeinoasiat Elinkeinojen kehittäminen Kehitysjohtaja Teknisten ja kiinteistöpalveluiden palvelukuvaus: Tekniset palvelut järjestävät ja vastaavat kunnan teknisen toimialan kunnossapidosta ja ylläpitotehtävistä, rakentamisesta ja ruoka- sekä puhtauspalveluista seuraavin tavoittein: kunnan omistamien kiinteistöjen ja toimitilojen asianmukainen kunto (myös vuokraasunnot ja liikekiinteistöt) o yhteensä noin 45 kiinteistöä ja vuokrattavia asuntoja on noin 500 kpl o ylläpidettävä kiinteistömassa noin m 2 puhtauspalvelut järjestetään (oma tuotanto ja ostopalvelut) käyttäjiä palvelevasti: o oman henkilöstön siivouskohteita yhteensä 24 kiinteistöä o ostopalvelukohteita on yhteensä 17 (kokonaan tai osittain) o siivottava neliömäärä m 2 o siivotun neliön kustannus ka 25,14 m2/v, 2,1 /m2/kk liikenneväylien ja alueiden ylläpito liikenneturvallisuus ja ympäristön viihtyvyys huomioiden o o o talvikunnossapito on kilpailutettu, yhteensä 73km kaavateitä ja 50kpl kiinteistöjen piha-alueita avustettavia yksityisteitä n. 350km (180kpl) hoidettavia puistoalueita noin 15 ha vesihuolto- ja kaukolämpöpalvelut tuotetaan keskeytyksettä asiakkaille

13 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 12 (29) Teknisten palveluiden organisaatiokaavio: 2.4 Henkilöstö Kunnan keskushallinnon ja teknisten ja kiinteistöpalveluiden henkilöstöä on laskennallisesti yhteensä noin 52 täytetyn henkilöstövakanssin verran. Henkilöt jakaantuvat eri organisaatioiden kesken alla olevan kuvan mukaisesti.

14 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 13 (29) Puhtauspalvelut Kiinteistöpalvelut Tekniset palvelut Keskushallinto Laskennallisesti eniten henkilöstöä on puhtauspalveluissa, jossa työskentelee yhteensä 17,5 henkilöä. Seuraavaksi eniten henkilöstöä on keskushallinnossa, jossa on reilut 15 henkilöä. Teknisissä palveluissa on hieman yli 12 henkilöä ja kiinteistöpalveluissa työskentelee noin 5 henkilöä Keskushallinnon toimipisteet Keskushallintohenkilökunnan toimipisteet ovat jakaantuneet kolmen eri taajaman kesken: Kyröön, Riihikoskelle ja Yläneelle. Taustalla ovat aikaisemmat kuntaliitokset vuosina 2005 ja Työntekijöiden sijoittumista kuvaa alla oleva taulukko: Vakanssit Kyrö Riihikoski Yläne Hallintopäällikkö Arkistosihteeri Palkkasihteeri Palkkasihteeri Palkkasihteeri Talouspäällikkö Pääkirjanpitäjä Kirjanpitäjä Toimistosihteeri Toimistosihteeri Toimistosihteeri ATK-vastaava ATK-tukihenkilö ATK-tukihenkilö Kehitysjohtaja Aluearkkitehti Eniten työntekijöitä on Kyrön toimipisteellä, jossa työskentelee kahdeksan henkilöä. Yläneen toimipisteellä on viisi työntekijää ja Riihikosken virastotalossa on kolme työntekijää.

15 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 14 (29) Tekniset ja kiinteistöpalvelut ovat keskittyneet pääosin Riihikoskelle. Poikkeuksena ovat kiinteistönhoidon ammattimiehet, joiden toimipisteet ovat jakaantuneet omien vastuualueiden mukaisesti eri taajamille, osa rakennustarkastajien resurssista, sekä laitoshuoltajat. Nykyinen toimipaikkajako teknisten palveluiden henkilöstön kesken: Vakanssi Kyrö Riihikoski Yläne Tekninen johtaja Rakennuspäällikkö Kiinteistöpäällikkö Toimistosihteeri (2,25) Ammattimiehet (2) Ammattimiehet (4) Ammattimiehet Haverin koulun talonmies Vesihuollon esimies Asuntosihteeri Ruokapalvelupäällikkö Palveluesimies Laitoshuoltaja (16,5) Johtava rakennustarkastava Rakennustarkastaja Toimistosihteeri Eläköityminen Henkilöstösuunnittelua tulee lähivuosien aikana toteuttaa huolella, sillä tukipalveluiden henkilöstöstä eläköityy reilut 16 % kolmen seuraavan vuoden aikana. Eläköityminen tulee painottumaan laskennallisesti voimakkaimmin seuraavaan vuoteen, jolloin eläkkeelle voi jäädä noin 8% koko henkilöstöstä. 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Vuosi 2015 Vuosi 2016 Vuosi 2017 Kuva: Laskennallinen eläköityminen

16 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 15 (29) 2.5 Kiinteistöt/toimitilat Pöytyän kunnan suorassa omistuksessa on 58 kiinteistöä, jotka jakautuvat käyttötarkoituksen mukaan seuraaviin ryhmiin: lkm km2 m3 Virastot Koulut Vanhusten palvelutalot Päiväkodit Kirjastot Asuinvuokratalot Vapaa-ajan kiinteistöt Muut Yhteensä Pinta-alan mukaan yllä mainitut kiinteistöt jakautuvat seuraavasti: Pinta-alan mukaan tarkasteltuna suurimman ryhmän muodostavat koulut, sitten vapaaajan kiinteistöt ja vanhusten palvelutalot. Mainitut ryhmät muodostavat 76 % koko kiinteistökannasta. Vapaa-ajan kiinteistöjen määrä on poikkeuksellisen suuri.

17 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 16 (29) 3 Kehittämisvaihtoehdot Seuraavassa kappaleessa on kuvattu kuuden eri kehittämisvaihtoehdon ominaisuuksia. Kehittämisvaihtoehdot ovat seuraavat: a. tukipalvelutoiminnan keskittäminen ja organisoituminen b. kustannuslaskennan kehittäminen c. eläköitymisen hyödyntäminen d. tuotantotapojen kehittäminen e. mitoitustarkastelu f. palveluverkkotarkastelu 3.1 Tukipalvelutoiminnan keskittäminen ja organisoituminen Tällä hetkellä tukipalvelut on osin organisoitu Pöytyän kunnassa samaan tapaan, miten työntekijät ovat asemoituneet aikaisempien kuntaliitoksien aikana. Sirpalemainen organisointitapa vaatii toimiakseen koko organisaation poikkeuksellisen hyvää itseohjautuvuutta. Tekniset palvelut on pääsin sijoitettu Riihikosken virastotalolle, mutta kunnan talous-, hallinto ja kehitystoiminta jakaantuu kolmen taajaman kesken. Talous- hallinto- ja kehitystoiminnan ja yhteneväisten palveluiden ja toimintojen keskittämisellä tuetaan asiakkaille nykyistä elinvoimaisemmat ja kustannustehokkaammat palvelut. Tulevat eläköitymisratkaisut on helpompi panna täytäntöön toiminnoissa, jotka ovat resursoitu leveämmille harteille. Toimintojen kehittäminen helpottuu, kun mahdollinen johto, resurssit, yhteneväiset tietojärjestelmät, hankinnat, kilpailutukset ja sopimukset keskitetään. Samalla toimintojen haavoittuvuus ja riskit pienenevät. Riihikosken virastotalo olisi luontevin paikka myös talous-, hallinto- ja kehityspalveluille niin saavutettavien synergisten etujen kuin kuntalaisten saavutettavuuden huomioiden.

18 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 17 (29) Kuva: keskushallinnon sekä teknisten ja kiinteistöpalveluiden keskittäminen Riihikoskelle Niukkenevat resurssit ja kireä taloudenpito vaativat kunnan johtamisjärjestelmältä yhä tiiviimpää ja vastuiltaan selkeämpää organisoitumista. Seuraavassa kuvassa esitetyssä organisoitumismallissa esitetään, että konsernipalvelut (elinkeino-, talous- ja hallinto) eriytetään niin kunnan peruspalvelutuotannosta kuin sitä läheisesti palvelevasta tukipalvelutuotannosta. Edelleen nykyiset sivistyspalvelut ja sosiaalipalvelut muodostaisivat jatkossa oman palvelukokonaisuuden. Pääsääntöisesti jokaisen oman toimialan/tulosalueen johtaja toimisi oman kokonaisuutensa tilivelvollisena vastuuviranhaltijana. Kuva: Pöytyän kunnan uusi organisaatiomalli Konsernipalvelut jakautuisivat edelleen neljään omaan palvelukokonaisuuteen, joiden jokainen esimies olisi kunnanjohtajan suorassa alaisuudessa: 1. Elinkeino, viestintä ja markkinointi

19 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 18 (29) 2. Kaavoitus 3. Talous-, tietohallinto ja lomituspalvelut 4. Henkilöstö- ja hallintopalvelut Elinkeino, viestintä- ja markkinointikokonaisuuden esimiehenä toimisi kehitysjohtaja. Yksikön tehtäväalue olisi nykyistä yksikköä vastaava. Kaavoittajan yhden henkilön yksikön esimies olisi kunnanjohtaja. Talous-, tietohallinto- ja lomituspalveluiden esimiehenä toimisi talouspäällikkö. Yksikön tehtäväalue olisi nykyistä yksikköä vastaava. Henkilöstö- ja hallintopalveluiden esimiehenä toimisi hallintopäällikkö. Myös tämän yksikön tehtäväalue vastaisi nykyistä yksikköä. Kuntalain 75 :ssä on käsitelty tilivelvollisuutta. Tilivelvollisuudella tarkoitetaan asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavaa viranhaltijaa (tilivelvollinen), joiden vastuuvapaudesta valtuusto päättää. Uudessa organisaatiomallissa konsernipalveluiden tilivelvollinen viranhalija olisi kunnanjohtaja. Myös muut konsernipalveluiden viranhaltijat toimivat virkavastuulla vaikka varsinaista tilivelvollisuutta ao. tehtävässä ei olisi. Pöytyän kunnan viranhaltijaorganisaatiossa on hyvä tavoitella mahdollisimman matalaa mallia, mikä saavutettaisiin tällä uudistuksella. 3.2 Kustannuslaskennan kehittäminen Kunnan sisäisten palveluiden kustannuslaskentaan, sekä palveluiden tilaamiseen olisi hyvä laatia toimivampia tapoja. Palveluiden tuotteistaminen aiheuttamisperiaatteen lisää sisäistä kustannustietoutta, sekä antaa työvälineet ohjauta resurssien käyttöä. Näiden kokonaisuuksien käyttöönotto on kuitenkin helpompaa, mikäli taustalla on organisointitapoihin saakka ulottuva muutos. Palveluiden läpinäkyvä ja oikea hinta, sekä tilaavien asiakkaiden ymmärrys mahdollistavat tarkasteltavien palveluiden mutkattomamman keskittymisen ydintoimintaan. Peruspalveluiden kustannuksissa tulee näkyä sisäisinä palveluiden ostoina kaikki talous- ja teknisten sekä kiinteistöpalveluiden kustannukset. Samalla näille palveluille tehtävät

20 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 19 (29) palvelukuvaukset ja laatutasot antavat työkalun peruspalveluille palvelujen tilaamiselle. Olemassa oleva tilikartta tulee muokata toimintaa tukevaksi ja riittävän läpinäkyväksi. Tilikarttamuutokset on hyvä ajoittaa talousarviovalmistelun yhteyteen. Taloudellistoiminnallisia sekä sisäisiä johtamisjärjestelmiä kehittäessä tulee miettiä seuraavat kokonaisuudet: Palvelut tulee tuotteistaa (ydintuotteet ja muut tarjottavat tuotteet, voivat olla myös ostopalveluita) Palvelukuvaus ja laatutasomääritykset Seuranta Mittarit Raportoitavat kokonaisuudet Alla olevassa kuvassa on mallinnettu tilapalveluiden tiedolla johtamisen viitekehystarkastelua, johon on kerätty kustannuslaskentaan, tuotteistamiseen, mittareihin ja indikaattoreihin sekä ns. tiedon hyödyntämiseen liittyviä keskeisiä ja huomioitavia asiakokonaisuuksia. Tähän tilapalveluiden kokonaisuuteen on liitetty kaikki kiinteistöihin ja niissä tapahtuva toiminta.

21 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 20 (29) 3.3 Eläköitymisen hyödyntäminen Eläköitymisen hyödyntäminen edellyttää johdolta huolellista valmistautumista ja suunnitelmallista toimintaa. Johdolta edellytetään kykyä muutosjohtamiseen ja koko organisaatiolta valmiutta muutoksiin. Uusi tilanne vaatii joko onnistuneen rekrytoinnin vanhan työntekijän tilanne, mikäli tehtävien mitoitus niin vaatii, tai sitten tehtävien uudelleen organisointia ja järjestelyä. Toisaalta kyseeseen saattaa tulla myös ostopalvelun käyttö, mikäli se havaitaan kustannustehokkaammaksi ja laadukkaammaksi vaihtoehdoksi ja soveltuu olemassa olevaan strategiseen tuotantotapavalikoimaan. Seuraavaksi esitellään tukipalveluiden laskennallisen eläköitymisennusteen kuvio. Yhden henkilötyövuoden työnantajan kokonaiskustannus on laskelmassa arvioitu olevan Taulukossa havainnollistetaan kuinka tehokkaasti kustannussäästöjä on eläköitymisen kautta saavutettavissa. Tulevia vuosia on estimoitu kolmen eri säästöpotentiaalin kautta: säästöpotentiaali 33 % kuvaa tilannetta, jossa joka kolmas eläköityminen hyödynnetään eli joka kolmatta avautuvaa vakanssia ei täytetä säästöpotentiaali 50 % kuvaa tilannetta, jossa joka toinen eläköityminen hyödynnetään säästöpotentiaali 66 % kuvaa tilannetta, jossa kolmesta eläköitymisestä hyödynnetään kaksi Esimerkiksi säästöpotentiaalissa 50 % vuonna 2017 säästöt olisivat yhteensä lähes euroa Säästöpotentiaali 33% Säästöpotentiaali 50% Säästöpotentiaali 66% Tuotantotapojen kehittäminen Pöytyän nykyinen kunta on sekoitus erilaisia toiminta- ja tuotantotapakulttuureja. Näiden taustalla ovat mm. viimevuosien kuntasulautumiset. Tuotantotapojen kehittämisen tärkeimmät päälinjat ovat toimintatapojen uudistaminen ja sieltä saatavat tehokkuushyödyt, sekä kuntastrategian mukainen oman tuotantokoneiston asemointi ja ostopalveluiden sopimushallinnan kautta tuleva muu tuotanto.

22 FCG KONSULTOINTI OY Selvitys 21 (29) Tuotantotapojen osalta toimintatavat ja prosessit on modernisoitava. Sisäistä itsepalvelua tulee entisestään kehittää. Kiinteistöhuollon toiminta tulee kytkeä sähköisen tilaamisen piiriin. Kuntakonsernin yhteinen kiinteistöhuoltojärjestelmä järkeistää toimintaketjua, kun nähdään mihin resurssit tällä hetkellä kohdistuvat. Oman toiminnan tehokkuuden peukalosääntö on keskittyminen omiin toimiviin ja kustannustehokkaisiin toimintoihin. Epäsäännölliset ja vaikeat tai pitkien yhteyksien päässä olevat tehtävät ja kohteet on hyvä kilpailuttaa. Jos joku toinen kykenee toiminnan järjestämään edullisemmin, on päätös selkeä. Omaan toimintaan keskittymiseen liittyy myös kunnan oman strategia, jossa yhteistyötä ja sitouttamista lisätään esim. kolmannen sektorin toimijoiden kesken. Ostopalveluiden piirissä olevat toiminnot tai kohteet kannattaa siirtää ostopalveluiden piiriin kokonaisuudessaan. Kokonaisuudet joissa on sekä omaa tuotantoa, että ostopalvelua, ovat vaikeammin hallittavia. 3.5 Mitoitustarkastelu Lähtökohtaisesti mitoitus on aina liian vähäinen tai yliresursointi sopeutuu aina optimaalisella tasolla, jos tarkasteltavaa kokonaisuutta ei ole yksityiskohtaisesti määritelty. Kiinteistöpalveluiden osalta toiminnallista tehottomuutta aiheuttaa niin kiinteistön huoltotoimintajärjestelmien puute kuin sisäisen laskuttamisen kulttuurin puuttuminen. Tehtyä työtä on vaikea organisoida ja kehittää, kun raportointia eikä seurantaa voi suorittaa. Tehty työ pitää hinnoitella läpinäkyvästi, jolloin peruspalvelutoiminta maksaa työstä aiheuttamisperiaatteen mukaisesti vähentäen tarpeetonta kysyntää. Lisäksi se pakottaa tuottajan tehostamaan omaa toimintaa, sillä aina on mahdollisuus verrata toteutuvia kustannuksia ja laatutasoja markkinoilla toimivaan vastaavan palvelun tuottavaan organisaatioon. Tehtäväkuvamitoituksissa muuttunut palveluverkko ja oman vastuualueen pienentyminen muuttaa aina resurssien tarvetta, joka tulee ottaa huomioon. Laatutasomäärittelyä havainnollistaa seuraava kuva, jossa tarjontakäyrä siirtyy tuotannon toiminnan tehostumisen myötä. Tehostuminen on tässä toteutettu laatimalla eri kiinteistöryhmille ja kiinteistöille omat laatutasot. Lähtökohtaisesti päiväkoti ja palveluasumisessa on säilytetty sama laatutaso kuin tällä hetkellä, mutta koulupuolella ja muissa kiinteistöryhmissä on laatutasoa hieman laskettu alaspäin. Tässä on tärkeä huomata, että tuotannon parantumiseen on päästy käsiksi myös yksikkökokoa suurentamalla.