Mäntsälän kiinteistöjen kehittämisohjelma

Transkriptio

1 Mäntsälän kiinteistöjen kehittämisohjelma

2 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 1 TIIVISTELMÄ Mäntsälän kunnan kiinteistöjen kehittämisohjelman tarkoitus on luoda yleiset tavoitteet kunnan kiinteistöjen omistamiselle ja hoidolle. Strategiassa ei oteta kantaa yksittäisten rakennusten kohtaloon vaan koetetaan luoda yleinen toiminta- ja päätöksentekomalli, jota voidaan soveltaa investointi- ja korjauspäätöksiä tehtäessä. Malli sisältää kuvauksen tavasta ja tasosta, jolla kiinteistönpito hoidetaan. Työ aloitettiin keräämällä kaikki mahdollinen tieto kiinteistökannasta. Tilojen käyttäjille tehtiin kysely mm. tilojen toimivuudesta ja käytettävyydestä sekä tilatoimen palveluista. Kyselyn tiedot varmennettiin haastattelemalla keskeisiä asiakkaita sekä tilatoimen johtoryhmää. Kun kaikki ennakkotieto oli kerätty, järjestettiin yhteinen tilaisuus, jossa koko hankkeelle määriteltiin visio. Samassa tilaisuudessa määriteltiin vaihtoehtoiset toimitilaverkkojen mallit, joita lähdettiin tutkimaan. Mäntsälän kiinteistöt muodostavat merkittävän osan kunnan varallisuudesta. Mäntsälän kiinteistömassasta puolet on valmistunut 80-luvun puolivälin jälkeen. Tyytymättömiä käyttäjiä on kuitenkin paljon ja kolmasosa käyttäjistä valittaa terveysongelmista. Erityinen ongelma on Mäntsälän kiinteistöjen hajanaisuus ja tehottomuus. Kehittämisohjelman yhteiseksi visioksi päätettiin: Kuntalaista palvellaan Mäntsälän muuntuvissa palvelukeskuksissa monialaisella yhteistyöllä, korkeatasoista tekniikkaa hyödyntäen Granlund Oy:n ja Kuntamaisema Oy:n yhdessä luomalla simulaatiomallilla tutkittiin eri mallien vaikutukset toiminta- ja kiinteistökustannuksiin. Mallien perusteella Mäntsälässä olisi mahdollista säästää vuodessa 2-4,6 miljoonaa euroa ja luopua kiinteistöneliöstä. Säästö on noin 2,5 % - 5,9 % kunnan toimintakatteesta tai 3 % - 7 % kunnan verotuloista. Tässä ohjelmassa tarkasteltiin kiinteistökantaa, jonka laajuus on brm 2. Kiinteistöjen neliömäärää voitaisiin tästä määrästä pienentää mallista riippuen noin 13 % - 21 %:lla. Jotta strategia voidaan toteuttaa, tarvitaan uusi investoimisen ja kiinteistönpidon toimintamalli. Uudessa mallissa kaikki lähtee toiminnan edellytysten tarkastelusta. Lähtökohtana ovat toiminnan analyysi ja toiminnan tarpeet. Investoinnit ja kiinteistöpito tukevat toimintaa. Raportin lopussa on kuvattu uuden toimintamallin käyttöönotolle välttämättömät toimenpiteet vuosille

3 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 2 SISÄLLYS Yleistä kiinteistöjen kehittämisohjelmasta... 3 Työskentelyprosessin kuvaus... 7 Mäntsälän kiinteistöjen tilanne... 9 Toimitilojen sijainti ja väestöpohja... 9 Toimitila-analyysi... 9 Kiinteistönpidon tunnusluvut Toimitilakustannukset, korjausvelka ja poistot Korjausvelka Johtopäätökset kiinteistöjen tilanteesta Kiinteistönpidon organisaatio Nykytilanteen kuvaus Yhteenveto itsearviosta ja käyttäjien arviosta Johtopäätökset kiinteistönpidon tilanteesta Mäntsälän näkemys tilanteesta Tulosseminaari Ryhmätöiden tuloksia Kolme mahdollista toimitilaverkkoa Simulaatiomalli Välimalli Väljä malli Perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen mallien vertailu Selvityksen mallit ja Mäntsälän kouluverkkoselvitys Yhteenveto malleista Uusi kiinteistönpidon toimintamalli Vuosien 2014 ja 2015 toimenpiteet Vuosien toimenpiteet Vuosien tilanne Yhteenveto toimenpiteistä Lähteet LIITE 1: Toimitilojen sijainti ja väestöpohja... 1 LIITE 2: Käyttäjäkyselyn analyysi... 4 LIITE 3: Toimitilakustannukset... 6 LIITE 4: Analyysi Mäntsälän kunnan kiinteistönpidon organisaatiosta LIITE 5: Toteutuksen ja hallinnan vaihtoehdot LIITE 6: Mäntsälän investointisuunnitelma... 33

4 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 3 Yleistä kiinteistöjen kehittämisohjelmasta Kiinteistöjen kehittämisohjelman tarkoitus on luoda yleiset tavoitteet kiinteistöjen omistamiselle ja hoidolle. Tässä ohjelmassa ei oteta kantaa yksittäisten rakennusten kohtaloon vaan koetetaan luoda yleinen toiminta- ja päätöksentekomalli, jota voidaan soveltaa investointi- ja korjauspäätöksiä tehtäessä. Malli sisältää kuvauksen tavasta ja tasosta, jolla kiinteistönpito hoidetaan. Strategiassa esitetään myös tapa, jolla kiinteistökannan kehittäminen on mahdollista rahoittaa ja järjestää. Lähtökohtia Reilu puolet tilojen käyttäjistä näkee Mäntsälän kiinteistöissä ongelmia. Osa koulujen ja päiväkotien käyttäjistä valittaa sisäilmaongelmista, joita kosteusvauriot ja muut huonokuntoisten rakennusten ongelmat aiheuttavat. Saatuihin kiinteistöpalveluihinkaan ei olla täysin tyytyväisiä. Rahat menevät tällä hetkellä pitkälti ylläpitoon, joka syö vastaavasti suunnittelun kunnossapidon osuutta. Tilapalveluiden osalta näkökulma on hieman toisenlainen. Heidän pitäisi hoitaa puutteellisilla resursseilla suurta rakennuskantaa. Varojen ollessa niukkoja, tuntuvat käyttäjien aina kasvavat tarpeet ja lisäpyynnöt epäoikeudenmukaisilta. Oman ongelmansa luovat kuntien ilmastotavoitteet. Kunnille asetetaan velvoitteita kiinteistöjensä energiatalouden parantamiseen. Tämä merkitsee yleensä kalliita investointeja rakennusten ulkokuoreen ja kiinteistötekniikkaan. Kunnan johtokaan ei ole tilanteeseen tyytyväinen. Kunta pyrkii olemaan velkaantumatta, mutta kuitenkin hoitamaan sille määrätyt velvoitteet. Jatkuvasti kasvavassa kunnassa investointibudjetissa on koko ajan budjetin ylittäviä tarpeita, jotka ovat perusteltuja. Kuntaa uhkaa velkaantuminen. Jos kiinteistöjen tilanne yllättävästi huononee, esim. kouluja joudutaan sulkemaan, on vaarana että tehdään paniikkitilanteessa vääriä valintoja. Myös kunnan toimintaympäristö on muuttunut. Aikaisemmin peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeisiin oli saatavissa valtionapuja, nyt ne ovat lähes poistuneet. Lisäksi lainakannan kasvu johtaa korkomenojen kasvuun. Näin ollen suureen lainamäärään sisältyy varsinkin korkojen kääntyessä nousuun merkittävä riski. Myös uudet energiadirektiivit asettavat kunnille paineita korjata kiinteistönsä nopeassa tahdissa. Ratkaisumalleja Mikä ratkaisuksi? Malleja on tarjolla useita. Yksi yksinkertaisimmista on kiinteistöjen määrän karsiminen ja esimerkiksi pienistä kouluista luopuminen. Tämä kohtaa kuitenkin kovaa poliittista vastustusta. Kiinteistökannan karsiminen olisi tärkeää, mutta se pitäisi tapahtua hallitusti ilman, että palvelutaso kärsii.

5 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 4 Voidaan myös yrittää selvitä nykyisellä kiinteistökannalla niin pitkälle kuin mahdollista. Investointeja lykätään pitämällä kiinteistöt kunnossa vuosikorjauksien ja tehokkaan kiinteistöhoidon avulla. Tämä johtaa kuitenkin väistämättä kestämättömään tilanteeseen. Vaikeita rakenteellisia ja kosteusongelmia ei saada hoidettua pikkuparannuksilla, vaan rakennukset on korjattava uudisrakentamista vastaavalla tavalla. Rakennukset ovat toiminnallisesti vanhentuneita ja niitä olisi välttämättä muutettava, jotta toiminnan kulut eivät nousisi tai toiminnan laatu laskisi. Kiinteistökulut ovat kuitenkin vain 10 20% kuluista, eikä kiinteistönpito saisi vaikuttaa haitallisesti muuhun 80 %:iin. Energiatavoitteitakin on vaikeaa saavuttaa ilman suurempia kunnostuksia. Väestön kasvu ja toisaalta vähentyminen eri alueilla johtaa tilanteeseen, jossa nykyinen kiinteistökanta sijaitsee lopulta tarpeeseen nähden väärässä paikassa. Yksi vaihtoehto on tietenkin rohkeasti velkaantua, laittaa kiinteistökanta kuntoon ja maksaa velat tulevaisuuden korkeammilla verotuloilla. Tämä vaihtoehto sisältää suuren riskin. Mäntsälän väkiluku on tilastollisesti viimeisinä vuosikymmeninä kasvanut maltillisesti. Perusopetusikäisten lasten määrä tulee ennusteiden mukaan kasvamaan seuraavina vuosikymmeninä. Vastaavasti ikääntyvän väestön lisääntyminen on vielä vuosia hyvin radikaalia. Väestönkasvu ei välttämättä enää johda kunnan tuloslaskelman kannalta positiiviseen lopputulokseen, kun tulevaisuuden kustannuspaineita on mahdoton arvioida. Kuntien käytettävissä olevat tulot eivät ole kasvamassa, menot ja velvoitteet kylläkin ovat. Suuri velkataakka voi johtaa ensisijaisesti joko palvelujen määrän ja laadun supistuksiin ja/tai verotuksen korkeaan tasoon. Velkaantuminen voitaisiin välttää siirtymällä vuokraratkaisuun. Ulkopuolinen ottaa kunnan kiinteistöt haltuunsa, korjaa ne ja vuokraa kunnalle takaisin. Tämä malli on kuitenkin kalliimpi kuin nykyinen, koska yksityinen sijoittaja joutuu maksamaan korkeampaa korkoa pääomastaan. Vuokrien kautta joudutaan siis maksamaan suurempi summa kuin mitä omassa omistuksessa olevan kiinteistökannan pääoma- ja ylläpitokulut olisivat. Pitkäaikaiset vuokrasopimukset tekisivät kiinteistöistä luopumisen kalliiksi vuokra-aikana. Tuntuu siltä, että ongelmaan ei ole olemassa mitään ratkaisua. Rahaa ei ole ja tarpeet kasvavat koko ajan. Äkillisten, suurtenkin riskien uhka kasvaa. Uusi tie Kun ongelma tuntuu omista lähtökohdistaan mahdottomalta ratkaista, yksi vaihtoehto on laajentaa näkökulmaa. Entä jos kyse ei olekaan pelkästään kiinteistöistä? Kiinteistökulut ovat vain pieni osa Mäntsälän kunnan toimintabudjetista. Ne kuitenkin vaikuttavat suuresti tapaan ja tehokkuuteen, joilla palvelut voidaan tuottaa. Jos ylivoimaisesti suurimman menoerän eli palvelutuotannon tehokkuutta saataisiin nostettua edes hivenen, säästynyt rahasumma olisi kuitenkin suuri verrattuna kiinteistökuluihin. Jos hetkeksi unohdetaan nykyisen kiinteistökannan asettamat rajoitteet, voidaan palveluverkko suunnitella tehokkaimmalla mahdollisella tavalla nykyinen ja tuleva väestö huomioon ottaen. Tämän jälkeen voidaan ottaa tarkasteluun olemassa oleva kiinteistökanta ja esittää kysymys, kuinka suuri muutos kiinteistöihin vaaditaan, jotta ihanteellisin mahdollinen palvelutuotannon malli voidaan toteuttaa. Sen sijaan, että yritetään paikkaamalla ja parsimalla pitää vanha takki kunnossa, mennään kauppaan ja ostetaan uusi takki. Kun muistetaan kulujen suhde 20 % kiinteistöt / 80 % toiminta, voidaan toiminnan kulujen 5 % säästöllä kasvattaa kiinteistökuluja 25 %. Tämä mahdollistaa suuretkin peruskorjaus- ja uudisrakennusinvestoinnit. Lisäksi on otettava huomioon, että uudet tai täysin korjatut kiinteistöt kuluttavat vähemmän ener-

6 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 5 giaa ja ovat helpompia huoltaa. Laatu paranee sekä toiminnassa että toiminnan ympäristössä. Home- ja kosteusongelmista päästään eroon. Jos investointiohjelmassa onnistutaan hyvin, voi lopputuloksena olla kokonaiskulujen huomattava säästö ja merkittävä toiminnan laadun nosto. Onko uusi tie mahdollinen? Miten säästöjä voi syntyä rakennuskantaa muuttamalla? Palkkakulut ovat joka tapauksessa suurin kuluerä. Eikö joka palvelutuotannon yksikössä ole sama määrä henkilökuntaa asiakasta (oppilas, potilas, päiväkotilapsi) kohti riippumatta yksikön koosta tai sijainnista? Valitettavasti näin ei ole. Vaikka esim. luokka- tai päiväkotiryhmien kokoa ei kasvatettaisi yhtään, varsinaista tuottavaa työtä tekevien lisäksi tarvitaan johtoa, tukihenkilökuntaa ja tukipalveluita. Näitä on suhteessa vähemmän ideaalisesti mitoitetuissa yksiköissä. Jos halutaan laittaa rahat toimintaan eikä rakenteisiin, on yksikköjen koko harkittava tarkkaan. Myös palvelutarpeen määrän muutokset on helpompi hallita suuremmissa yksiköissä. Kun koulujen ryhmäkoko halutaan pitää pienenä, esim. alle kolmessakymmenessä oppilaassa, johtaa oppilasmäärään kasvaminen lopulta lisäluokkien perustamiseen. Yksisarjaisessa koulussa joudutaan kolmenkymmenen oppilaan luokka jakamaan kahtia ja seurauksena on pienimmillään oppilaan luokkia. Kolmisarjaisessa koulussa jaetaan vastaavassa tilanteessa oppilaat kolmen luokan sijasta neljään luokkaan ja kukin luokka on oppilaan suuruinen. Isommassa yksikössä voidaan luokkakokojen vaihtelua hallita paremmin ja jakaa siis opettajien työpanosta tasaisemmin useammalle oppilaalle kaikissa tilanteissa. Samaa ajattelua voidaan soveltaa myös muussa palvelutuotannossa, kuten päiväkodeissa ja terveyskeskuksissa. Henkilökulut ovat kunnan suurin menoerä ja jos halutaan saada aikaan laadukasta ja tehokasta palvelutuotantoa on henkilökunnan panos pyrittävä jakamaan mahdollisimman tasaisesti asiakkaiden kesken. Jos yksikkökoot kasvavat, eikö se laske palveluiden laatua ja saatavuutta? Liikennekin lisääntyy, kun joudutaan kulkemaan pidempiä matkoja. Ihan näin ei asia ole. Alueellinen saatavuus voi vähentyä, mutta saatavuuteen kuuluu myös ajallinen näkökulma. Pieniin yksiköihin ei voida taata riittävästi palveluita, joten odotusajat pitenevät. Matkasta säästynyt aika hukkuukin odotusaikoihin. Joitain palveluita, esim. opetuksen tukipalveluita, voi jäädä jopa kokonaan saamatta. Nykyaikana tietotekniikan käyttö lisääntyy. Riittävää teknistä varustelua ja teknistä tukea ei voida taata hajanaisessa palveluverkossa. Nykyajan ongelmat ovat monimutkaisia ja ratkaisut vaativat moniammatillista osaamista ja tiimejä. Voidakseen vastata haasteisiin tiimien on oltava riittävän isoja. Pienten yksikköjen välillä syntyy väistämättä myös liikennettä, koska kaikki eivät kuitenkaan käytä lähintä palvelua. Harvemmassa palveluverkossa palveluyksiköt voidaan sijoittaa pääliikenneväylien varteen, jossa on toimivampi julkinen liikenne. Vaikka investointiohjelma olisi kuinka hyvä, niin pelko on, että laskelmat eivät pidä paikkaansa ja rakennusbudjetit ylitetään. Uudet energiamääräyksethän todennäköisesti antavat peruskorjauksille entistä kovemmat kriteerit ja tämä johtaa budjettien ylityksiin. Rakennusbudjettien ylittyminen on johtunut tähän asti siitä, että vuosikorjausluonteisin minimikorjauksin on koetettu selvitä tilanteessa, jossa rakennukset ovat käytännössä täydellisen peruskorjauksen tarpeessa. Hankkeet on lähtökohtaisesti alibudjetoitu. Uusi toimintamalli lähtisi kaikkien rakennusten kor-

7 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 6 jaamisesta uutta vastaavaan kuntoon, jolloin budjetit ovat paljon realistisemmalla pohjalla ja uudet energiavaatimukset voidaan helpommin ottaa huomioon. Tarvitaan uusi toimintamalli Uuteen malliin siirtyminen ei ole helppoa. Nykyinen alirahoitettu malli ei palvele hyvin uudessa tilanteessa. Tarvitaan järjestely, joka on riittävän joustava ja jossa toimintaa ohjaa sisäisen ja ulkoisen asiakkaan tarve ja maksukyky. Vuokranmaksuun tarvittavat rahat on siksi aidosti siirrettävä asiakkaalle ja oma toiminta järjestettävä asiakasohjautuvasti. Kiinteistönpitoon käytettävät rahat on erotettava kunnan muusta taloudenpidosta. Parhaiten tämä onnistuisi liikelaitosmallissa, joka voitaisiin toteuttaa yhteishankkeena naapurikuntien kanssa. Kiinteistökantaa ohjataan nykyään pelkästään budjetin avulla. Hankkeita tehdään, koska ne ovat roikkuneet listoilla tarpeeksi kauan. Tämä ei ole toimiva ratkaisu. Kiinteistöjen salkutuksen on perustuttava kiertävään malliin, jossa koko kanta käydään vuosittain läpi yhdessä sisäisten asiakkaiden kanssa ja pohditaan vuokrausta ja muita vaihtoehtoja. Jos halutaan tarjota kunnan jäsenille palveluita tasapuolisesti ja laadukkaasti, on huomio siirrettävä rakenteiden ylläpitämisestä palveluihin. Sen sijaan, että suunnitellaan investointeja ja sopeutetaan palvelut niihin, olisi suunniteltava toimintaa ja tehtävä investoinnit palveluiden ehdoilla. Palvelut tulevat ensin, kiinteistöt ovat vain tukitoiminto.

8 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 7 Työskentelyprosessin kuvaus Mäntsälän kunnan kiinteistöjen kehittämisohjelman laadinta aloitettiin loppuvuodesta 2012 ja se valmistui keväällä Mäntsälän kehittämisohjelma on osa Granlund Oy:n käynnistämää kuntien ja kaupunkien verkostohanketta. Alkuvuoteen 2013 mennessä verkostohankkeeseen ovat osallistuneet Mäntsälän lisäksi Hollolan ja Mynämäen ja Tuusulan kunnat sekä Akaan, Valkeakosken ja Keravan kaupungit. Iisalmen kaupunki on osallistunut hankkeeseen pienemmällä osuudella. Osallistuneista kunnista on saatu arvokasta vertailutietoa, johon myös Mäntsälän tuloksia on voitu peilata ja tuoda myös sitä kautta lisäarvoa raporttiin. Jatkossa vertailutietokanta luonnollisesti laajenee, kun mukaan lähtee uusia kuntia ja kaupunkeja. Työ aloitettiin keräämällä kaikki mahdollinen tieto kunnan kiinteistökannasta. Tilojen käyttäjille tehtiin kysely mm. tilojen toimivuudesta ja käytettävyydestä sekä tilatoimen palveluista. Kyselyn tiedot varmennettiin haastattelemalla kunnan virkamiehiä sekä keskeisiä asiakkaita. Kun tarvittava ennakkotieto oli kerätty ja alustavat analyysit tehty, järjestettiin kunnan virkamiehille tulosseminaari, jossa koko hankkeelle määriteltiin visio. Samassa tilaisuudessa määriteltiin strategiset vaihtoehdot, joita lähdettiin tutkimaan. Tämän jälkeen työstettiin määriteltyjä strategisia vaihtoehtoja ja tehtiin niille ennusteet, määriteltiin investointitarpeet ja arvioitiin vaikutukset kunnan talouteen. Kiinteistöpoliittisen ohjelman raportti kirjoitettiin saatujen tulosten ja yhdessä valittujen periaatteiden pohjalta. Kehittämisohjelman tekemisestä vastaavina konsultteina toimivat Heikki Lonka ja Ville-Veikko Lallukka Granlund Oy:stä. Alikonsulttina toimi palveluverkkoselvitysten osalta Kimmo Haapasalo Kuntamaisema Oy:stä. Konsulttien työtä ohjasivat tilaajan edustajina tekninen johtaja Hannu Seppälä sekä tilapäällikkö Jukka Nissinen. Työssä avustivat Antti Andelin ja Joonas Alakomi Granlund Oy:stä. Työtä seurasi koko ajan ohjausryhmä, joka valmisteli tilaisuudet ja teki lopulliset päätökset tilaisuuksissa syntyneen aineiston perusteella. Ohjausryhmä kokoontui neljä kertaa. Kuva 1: Mäntsälän kehittämisohjelman suunnittelu- ja vuorovaikutusprosessi Yllä olevassa kaaviossa ovat tärkeimmät projektin vuorovaikutukseen sisältyneet tapahtumat.

9 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 8 Ohjausryhmä: Tekninen johtaja Perusturvajohtaja Sivistysjohtaja Varhaiskasvatuspäällikkö Rakennuttamispäällikkö Sivistystoimen talouspäällikkö Tilapäällikkö Kaavoitusjohtaja Hannu Seppälä Eija Rintala Pekka Lintonen Erja Sihlman, Merja Harmokivi Pekka Savolainen Janne Vainikainen Jukka Nissinen Lauri Pouru Kokouksiin osallistuivat konsultin edustajina Heikki Lonka ja Ville-Veikko Lallukka. Laskelmat perustuvat vuoden 2011 tilinpäätökseen. Kaikki laskelmat, mitoitukset ja mallit on tehty vuoden 2011 tasoon vertailtavuuden säilyttämiseksi.

10 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 9 Mäntsälän kiinteistöjen tilanne Toimitilojen sijainti ja väestöpohja Mäntsälän väkiluku on kasvanut tasaisesti ja tasaisen kasvun oletetaan jatkuvan myös tulevaisuudessa. Väestön määrä on kasvanut kaikissa ikäluokissa, eikä minkään ikäluokan suhteen merkittävää kasvua tai laskua ole havaittavissa. Vuodesta 1996 asti Mäntsälän muuttoliike on ollut voitollista. Huoltosuhde on pysynyt koko 2000-luvun vakaana, 1990-luvun ailahteluiden jälkeen. Väestö iän (1-v.) ja sukupuolen mukaan alueittain Mäntsälä Ikäluokat yhteensä Mäntsälän väestö ja kunnan kiinteistöt sijaitsevat pääosin keskustan alueella. Lisäksi Etelä-Mäntsälä, erityisesti Hyökännummen alue, on kasvanut kovaa vauhtia viime vuosina. Muualla kunnan alueella väestönkasvu on paljon maltillisempaa. Toimitila-analyysi Kyselyn ja haastattelujen perusteella haettiin vastauksia myös Mäntsälän toimitilojen käyttöasteeseen ja toimivuuteen liittyviin kysymyksiin. Koulujen tilanne Mäntsälässä on vaihteleva. Kouluverkko on hajanainen, osin vanha ja tilat ovat riittämättömät sekä kokonsa että toiminnallisuutensa puolesta. Mäntsälässä on jo ehditty havahtumaan näihin haasteisiin, esimerkiksi muutamilla kyläkoulujen lakkauttamispäätöksillä ja uusilla kouluhankkeilla, mutta analyysit kuitenkin paljastavat että tekemistä riittää. Moni jäljelle jääväkin koulu sai projektin aikana negatiivista palautetta, ja toisaalta jatkuvaan väestönkasvuun on vastattava nykyistä paremmin: useassa koulussa on kirjaimellisesti tulossa seinät vastaan. Ylläpitokulujen osalta Mäntsälän tuloksista näkyy kouluverkon hajanaisuus ja pienten yksikköjen suuri lukumäärä. Pienissä yksiköissä on yleensä aina korkeat ylläpitokulut oppilasta kohti. Yksikkökokojen suurentaminen voisi laskea

11 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 10 oppilaskohtaisia kustannuksia paljonkin. Hieman yleistäen: miksi käyttää oppilasta kohden paljon rahaa yksikössä, johon ei olla muutenkaan tyytyväisiä, kun vaihtoehtona voisi olla parempi tyytyväisyys pienemmällä rahalla? Myös päiväkotien tilanne on erittäin vaihteleva. Asiakastyytyväisyydessä on suuria päiväkotikohtaisia eroja, mutta ylläpitokulut ovat korkeat useassa kohteessa. Työn aikana nousi monta kertaa esille, että päiväkotiverkko on kasvanut osin hallitsemattomasti tai ainakin epätarkoituksenmukaisella tavalla. Kunnassa on ollut kova kiire ratkaista kasvavan lapsimäärän haasteita nopeasti, mutta ratkaisuissa ei ole aina nähty metsää puilta ja on tehty tietynlaista osaoptimointia. Väliaikaisista ja usein kalliista päiväkotiratkaisuista on tullut enemmän tai vähemmän pysyviä. Nyt olisi korkea aika tehdä kokonaisvaltaisia muutoksia sekä koulu- että päiväkotiverkoissa. Kunnan on investoitava myös kasvunvaraan. Voidaan todeta, että Mäntsälän kiinteistönpidossa on paljon haasteita, mutta ei tilanne ole mitenkään toivoton. Projektin aikana todettiin monta kertaa, että asiat ovat kehittyneet positiiviseen suuntaan. Kasvavassa kunnassa resurssipula on kuitenkin ilmeinen. Hajanaisen ja laajan kiinteistöverkon karsiminen voisi osaltaan varmistaa resurssien riittävyyden ja palvelun tason tulevaisuudessa. Toimitila-analyysin yhteenveto perustuu eri ominaisuuksien arviointiin liikennevalojen avulla. Vihreä väri merkitsee toimivaa kiinteistöä, jolla ei mainittavia ongelmia ole tai ne ovat hyvin vähäisiä. Keltainen väri viittaa välttävään kiinteistöön, jossa esiintyy joitain ongelmia, mutta niillä ei ole merkittävää vaikutusta. Punainen väri merkitsee ongelmakiinteistöä, jossa ongelmien vaikutukset ovat merkittäviä. Kyselyn tulosten analyysissä kiinnitettiin erityistä huomiota terveysongelmiin. Jos useat vastaajat sanoivat kiinteistön tilanteen vaikuttaneen kielteisesti heidän terveyteensä, nähtiin kohde ongelmakiinteistönä. Kyselyn tuloksista on tehty samalla liikennevaloperiaatteella osa-alueittain tarkempikin erittely, joka löytyy liitteestä 2. Ylläpito-, kunnossapito- ja energiakulujen osalta kohteen suhteellisia kustannuksia verrattiin vertailukuntien vastaavien kiinteistöjen keskiarvokustannuksiin. Ylläpito/oppilas- kentässä ylläpitokustannukset jaettiin koulun oppilasmäärällä ja tulosta verrattiin vertailukuntien keskiarvolukuun. Keskiarvoa selvästi korkeampi luku antoi kiinteistölle punaisen ylläpito/oppilas arvosanan. Tulosten tarkempia erittelyjä, kuten keskiarvolukuja ja kiinteistöjen vertautumista niihin, löytyy raportin liitteestä 3.

12 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 11 Koulut Mäntsälän koulut Arolan koulu* Ehnroosin koulu Hepolan koulu Hirvihaaran koulu Hyökännummen koulu + pk Kaukalammen koulu Kirkonkylän koulu Kirkonkylän koulu viipale Nummisten koulu Ohkolan koulu Lukon koulu* Lukio Myllymäen koulu Riihenmäen koulu Levannon koulu Saaren koulu Mattilan koulu Sälinkään koulu* Sääksjärven koulu kysely haastattelu ylläpito energia ylläpito/ oppilas Kuva 2: Mäntsälän koulujen arviointi Koulujen arvioinnissa lukuja on vertailtu muiden kuntien vastaaviin lukuihin ja niistä saatuun keskiarvoon. Koulujen kohdalla nousee esille, että selkeää linjaa analyysin sisällä ei löydy. Koulut menestyvät eri osa-alueilla hyvin vaihtelevasti. Ainoastaan energian kohdalla voidaan havaita, että lähes kaikki koulut saavat muiden kuntien keskiarvoon nähden heikompia arvosanoja. Lukio menestyi Mäntsälän kouluista parhaiten. Lukion kohdalla kaikki vastaajat ovat tyytyväisiä kiinteistön yleiskuntoon. Lukio on valmistunut vuonna 2007, joka selittänee hyvät arvosanat. Myös energia- ja ylläpitokustannukset ovat hyvällä tasolla. Ylläpitokustannukset oppilasta kohden ovat keskiarvotasolla. Esimerkiksi Kaukalammen koulu on kyläkoulu, joka on toiminnassa viimeistä lukuvuotta. Ylläpidon alhaiset kustannukset saattavat selittyä tällä, koska viimeistä vuotta käytössä olevaan kouluun tuskin panostetaan. Arolan, Lukon ja Sälinkään koulut ovat kyläkouluja, jotka jatkavat kunnan nykyisten suunnitelmien mukaan toimintaansa, mutta kunnan edustajien mukaan niiden tilat ovat nykyisellään riittämättömät kokonsa ja/tai ominaisuuksiensa puolesta. Mäntsälän yläkouluista Ehnroosin koulu saa kyselyn ja haastattelun perusteella heikon arvosanan. Yli 85 % vastaajista näkee ongelmia kiinteistössä ja etenkin sisäilmasto nähdään ongelmallisena. Energiakustannukset ovat keskiarvon tasolla kun ylläpitokulut ovat taas verrattain pienet ja se heijastuu oppilaskohtaisiin ylläpitokustannuksiin. Ehnroosin koulu on peruskorjattu vuonna 2011, mutta ongelmia esiintyy silti. Riihenmäen yläkoulu taas saa paremmat arvosanat ja on kaikilla osa-alueilla keskiarvon tasolla paitsi energiakustannuksissa, joissa arvosana muodostuu hyväksi. Hepolan, Kirkonkylän ja Myllymäen koulut ovat keskustan isoja alakouluja, joiden kaikkien oppilaskohtaiset ylläpitokulut ovat hyvällä tasolla varmastikin

13 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 12 juuri koulun suuruudesta johtuen. Muuten nämä keskustan suuret koulut saavat vaihtelevia arvosanoja. Hepolan ja Myllymäen koulu saavat kyselystä huonon arvosanan. Hepolan koulun kohdalla 70 % mainitsee terveysongelmat ja muutenkin tilojen kuntoa arvostellaan. Myös Myllymäen koulun kohdalla lähes kaikki vastaajista näkevät tilojen yleiskunnossa ongelmia ja sen todetaan olevan heikko. Kirkonkylän koulu menestyy muuten keskinkertaisesti, mutta energiakustannukset ovat keskiarvoa suuremmat. Erityisesti keskustan ja Etelä-Mäntsälän kouluissa on ilmeisiä kasvukipuja, jotka pitäisi saada selätettyä. Mäntsälän kouluissa näkyy se, että suuri määrä pieniä yksiköitä tekee toiminnasta kallista ja oppilaskohtaisia kustannukset nousevat etenkin pienissä yksiköissä. Keskustan suuremmissa yksiköissä kustannukset ovat alhaisemmalla tasolla. Päiväkodit Mäntsälä päiväkodit Anttila Asemanraitin viipale Mustamäen päiväkoti Taikametsä päiväkoti Myllytontun päiväkoti Kaunismäen päiväkoti Onnilanrinne päiväkoti Amandan päiväkoti Saviahon päiväkoti Ehnroos päiväkoti Anderstorp kysely haastattelu ylläpito energia ylläpito/lapsi Kuva 3: Mäntsälän päiväkotien arviointi Yleisesti kaikissa päiväkodeissa lapsikohtaiset ylläpitokustannukset ovat kalliit vaikka useissa kohteissa on oma siivous. Viipalepäiväkodit ovat väliaikaisratkaisu, mikä näkyy auttamatta tuloksissa; toiminta on kallista ja käyttäjät ovat lähes aina tyytymättömiä. Anttilan päiväkoti on Mäntsälän suurin, minkä kautta näkyy tehokkuus ylläpitokustannuksissa. Myös muut suuret päiväkodit Saviaho, Amanda ja Kaunismäki saavat parhaimmat arvosanat lapsikohtaisesta ylläpidosta. Voidaan siis huomata, että suurissa yksiköissä toiminta on kustannustehokkainta. Päiväkodit ovat kyselyn perusteella kaikki hyviä tai keskinkertaisella tasolla lukuun ottamatta Ehnroosia ja Anderstorpia. Ehnroos ja Anderstorp saavat muutenkin huonoimmat arvosanat päiväkodeista. Ehnroosin päiväkodin vastaajista yksikään ei ole tyytyväinen kiinteistöön. Päiväkoti toimii parakissa, jossa on ollut mm. jyrsijäongelmia. Anderstorpin kohdalla nähdään myös runsaasti ongelmia. Parhaimmat arvosanat päiväkodeista saavat Anttila, Myllytonttu, Amanda sekä Saviaho. Anttilan päiväkodin nähdään olevan korjauksen tarpeessa yleisestä iästä johtuvan kuluneisuuden takia. Myllytontun päiväkodissa ei nähdä ongelmia, päiväkoti on valmistunut vuonna 2003 ja 2012, joten tilojen pitäisi olla kunnossa. Amandan päiväkoti kärsii myös vanhan rakennuksen oireista, mutta kohteelle on investoitu peruskorjaus. Saviaho edustaa myös uudempaa rakennustuotantoa, joten kiinteistön yleiskunto nähdään hyvänä.

14 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 13 Sosiaali- ja terveyskiinteistöt Mäntsälän SOTE-kiinteistöt kysely haastattelu ylläpito energia yhteenveto Terveyskeskus Kotokartano Telenmäki Hyvinvointineuvola Kuva 5: SOTE -kiinteistöjen arviointi Sosiaali- ja terveysalan kiinteistöistä parhaiten vertailussa pärjäsi Kotokartano, joka sai hyvän arvosanan kaikista paitsi kyselystä. Kyselyssä erityisiksi puutteiksi mainittiin sisäilma sekä rakennuksen kunto. Terveyskeskuksen osalta on mainittava, että uusi osa sai kyselyssä hyvän arvosanan ja vanha osa keskinkertaisen. Vanha rakennus on rakennettu 70-luvulla ja uusi 2010, joten luonnollisesti vanha osa nähdään ongelmallisena kun taas uudessa osassa ei juuri ole ongelmia. Telenmäki sai sosiaali- ja terveysalan rakennuksista huonoimman arvosanan ja myös muihin kiinteistöihin verrattaessa arvosana on huonoin. Telenmäen tilanteeseen ollaan tyytymättömiä ja osa toiminnasta on evakossa kunnantalolla. Muut kiinteistöt Mäntsälän muut kiinteistöt kysely haastattelu ylläpito energia yhteenveto Paloasema Liljedalin teollisuushalli Keskuskeittiö Monitoimitalo Kunnantalo Kuva 4: Muiden kiinteistöjen arviointi Muista kiinteistöistä kunnantalo saa kyselyn ja haastattelun perusteella hyvän tuloksen, mutta ylläpidon ja energian osalta on parannettavaa. Kiinteistössä nähdään joitakin puutteita, mutta kokonaisuutena se on hyväkuntoinen. Monitoimitalo on rakennettu vuonna 1987 eikä peruskorjauksia ole tehty, joten analyysin heikko tulos selittynee pitkälti tämän kautta. Paloaseman ja Liljendalin teollisuushallin energiakustannukset olivat verrattain korkealla tasolla. Kiinteistönpidon tunnusluvut Analyysit tuovat esiin sen, että Mäntsälässä on useita tehottomia pieniä yksiköitä. Suurissa kouluissa ylläpitokulut oppilasta kohti ovat pienemmät. Samalla laite- ja henkilömäärällä hoidetaan suurempaa määrää oppilaita. Esimerkiksi Hyökännummen, Sääksjärven, Ohkolan ja Arolan kouluissa oppilaskohtaiset vuotuiset ylläpitokulut ovat vähintään tuhat euroa, kun esimerkiksi Kirkonkylän koulussa ne ovat noin 500 euroa. Poistuvat pienet alakoulut eivät ole kunnolla vertailukelpoisia. Analyysit näyttävät, ettei niiden ylläpitoon ole enää panostettu täysipainoisesti. Pienissä kouluissa kustannuksissa on usein muutenkin suuri hajonta oppilasmäärän vuotuisesta vaihtelusta johtuen, ja toisaalta joitain kuluja ei ole välttämättä kohdistettu kiinteistölle.

15 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 14 Yksikön koon suhde ylläpitokuluihin Oppilaita/lapsia Ylläpitokulut/oppilas, Ehnroosin koulu Riihenmäen koulu Hepolan koulu + viipale Myllymäen koulu Kirkonkylän koulu Lukio Hyökännummen koulu ja Sääksjärven koulu Nummisten koulu POISTUU Hirvihaaran koulu Sälinkään koulu Ohkolan koulu Arolan koulu Mattilan koulu POISTUU Levannon koulu POISTUU Kaukalammen koulu POISTUU Saaren koulu POISTUU Lukon koulu Sälinkään esikoulu (terveystalo) Kuva 6: Yksikön koon suhde ylläpitokuluihin Mitä enemmän oppilaita tai päiväkotilapsia yksikössä on, sitä vähemmän on myös neliöitä lasta kohden ja näin ollen luonnollisesti lapsikohtaiset ylläpitokulutkin ovat todennäköisesti pienemmät Ylläpitokulut /oppilas Mynämäki Valkeakoski Akaa Mäntsälä Kerava Hollola Kuva 7: Oppilaskohtaiset ylläpitokulut eri kunnissa Vertailussa otoksen muihin kuntiin Mäntsälän ylläpitokulut oppilasta kohden ovat keskiarvoa pienemmät. Vertailun kalleimmassa kunnassa ylläpitokustannukset ovat noin 200 euroa suuremmat oppilasta kohden kuin Mäntsälässä. On kuitenkin syytä muistaa, että keskiarvoa alhaisemmat ylläpitokulut eivät välttämättä ole hyvä asia. Paljon riippuu siitä, minkälainen kiinteistöverkko on ja miten kiinteistönpito on organisoitu, mutta toimitila-analyysi antaa selviä viitteitä siitä, että Mäntsälän kiinteistönpidossa on resurssipulaa, mikä on johtanut mm. asiakkaiden tyytymättömyyteen. Hajanaisen kiinteistöverkon kar-

16 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 15 siminen ja yksikkökokojen kasvattaminen auttaisivat varmasti myös resurssien kohdistamisessa. Oppilaan käytössä olevan tilan määrä brm2 brm2/oppilas, lapsi Ehnroosin koulu Lukio Riihenmäen koulu Hyökännummen koulu ja Hepolan koulu + viipale Myllymäen koulu Kirkonkylän koulu Sääksjärven koulu Ohkolan koulu Hirvihaaran koulu Sälinkään koulu Arolan koulu Mattilan koulu POISTUU Nummisten koulu POISTUU Saaren koulu POISTUU Levannon koulu POISTUU Kaukalammen koulu POISTUU Lukon koulu Sälinkään esikoulu (terveystalo) 0 Kuva 8: Tilankäytön vaikutus ylläpitokuluihin Mäntsälän tilankäyttö on väljää. Oikeastaan vain Riihenmäen yläkoulussa ja kolmessa suuressa alakoulussa ollaan sellaisissa tunnusluvuissa, mitä yleensä käytetään suunnittelussa ohjearvona. Tosin Kirkonkylän koulu vaikuttaa jo ahtaalta. Tehokkaasti toteutetussa koulussa olisi vajaa 10 neliömetriä oppilasta kohden. Toisaalta, joissakin kouluissa tilaa on yli kaksi kertaa enemmän. Koulujen väljä tilankäyttö on Suomessa laajalti levinnyt ja yleisesti tunnistettu ilmiö, mutta kuntien kannattaa muistaa, että jokainen ylimääräinen neliömetri maksaa. Verkon tehokkaammalla suunnittelulla voitaisiin säästää huomattavasti ylläpitokuluissa, tai toisaalta voidaan sanoa, että kiinteistöihin mahtuisi paljon nykyistä suurempi käyttäjämäärä.

17 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Ylläpitokustannukset / brm² /vuosi Tyytyväisten käyttäjien osuus (%) Kirkonkylän koulun viipale Liljendalin teollisuushalli kaunismäen päiväkoti Saaren koulu Lukon koulu Lukio Myllytontun päiväkoti Hepolan koulu Ehnroos + koulu Kotokartano viipale Keskuskeittiö, varikko Myllymäen koulu Hyökänummen koulu Amandan päiväkoti Mäntsälän ja Taikametsän pk Kunnantalo Terveyskeskus toimistotalo päiväkoti Riihimäen koulu Kirkonkylän koulu Päiväkoti Anttila Ohkolan koulu Telenmäki, Sälinkään koulu Mattilan koulu Arolan koulu psyk.sos.yks Monitoimitalo Hirvihaaran koulu Sääksjärven koulu Päiväkoti Anderstorp Ehnroos päiväkoti Nummisten koulu Kaukalammen koulu Onnilanrinne päiväkoti Kuva 5Ylläpitokulujen suhde käyttäjätyytyväisyyteen. Asemanraitin päiväkotiviipale, Mustamäen päiväkoti, Hyvinvointineuvola jätetty pois, koska kulut niin suuret. Kun verrataan ylläpitokuluja käyttäjätyytyväisyyteen, saadaan jossakin määrin ristiriitainen tulos. Korkeat neliömetrikohtaiset ylläpitokulut eivät välttämättä johda korkeaan käyttäjätyytyväisyyteen eivätkä alhaiset kulut välttämättä alhaiseen tyytyväisyyteen. Keltaiset viivat ovat vertailukuntien keskiarvoja. Pystyakseli kuvaa käytettyjä neliökohtaisia euromääriä ja vaaka-akseli asiakastyytyväisyyttä. Oikeassa yläkulmassa on kiinteistöt, joissa on päästy keskimääräistä edullisemmilla ylläpitopanostuksilla keskimääräistä parempaan asiakastyytyväisyyteen. Huomioitavaa on, että kyseinen malli ei huomioi rakennuskohtaisia eroja. Toimitilakustannukset, korjausvelka ja poistot Mäntsälän kunnan toimitilojen ylläpitokustannukset arvioitiin vuoden 2011 toteutuneiden tilinpäätöskustannusten perusteella. Mäntsälän kiinteistöjen ylläpitokustannukset olivat vuonna 2011 noin 5M. Tämä vastaa 3,85 % vuoden 2011 kokonaistoimintamenoista (131M ).

18 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 17 Kiinteistöjen yleinen ylläpidon kustannusindeksi on noussut vuosien aikana 23 % 1. On syytä olettaa, että kulut jatkossakin kasvavat keskimäärin 3-4 % vuodessa. Huomioitavaa on, että vuoden 2011 aikana kiinteistöjen ylläpidon kustannusindeksi on kuitenkin noussut erittäin voimakkaasti n. 10 %, mikä tuo haasteita myös Mäntsälän ylläpidon kustannuksien pitämiselle budjetoidulla tasolla. 6,7 % 5,7 % 3,3 % 2,3 % Koulut Hoitoalan rakennukset 7,1 % 13,0 % 44,3 % Päiväkodit Hallintorakennukset Liikuntarakennukset 17,5 % Muut rakennukset Kokoontumisrakennukset Asuinrakennukset Kuva 6: Ylläpidon kustannukset rakennustyypeittäin Rakennustyypeittäin tarkasteltuna ylläpidon kustannuksista yli puolet (57,3 %) muodostuvat perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen rakennuksista. Myös hoitoalan rakennuksista syntyy merkittävä kustannuserä (17,5 %). Kuluerittäin tarkasteltuna lämpöhuolto on suurin yksittäinen kuluerä. Sähkön, lämmön ja vedenkulutuksen yhteenlaskettu osuus on 34,4 %. Yleishuolto ja valvonta sekä siivous ovat seuraavaksi suurimmat kuluerät (yli 15 %). 2,5 % 8,3 % 6,9 % 2,2 % 20,3 % Lämpöhuolto Yleishoito ja valvonta 11,9 % 18,0 % Siivous Yhteistehtävät 13,4 % 16,4 % Sähköhuolto Kunnossapito Ulkoalueiden hoito Jätehuolto Kuva 7 Ylläpitokuluerät Yksittäisiä rakennuksia tarkasteltaessa yli 50 % ylläpidon kustannuksista muodostuu kymmenen kustannuksiltaan suurimman kohteen kustannuksista. Nämä kymmenen ylläpitokuluiltaan suurinta kohdetta ovat Terveyskeskus, kunnantalo, monitoimitalo, Ehnroosin koulu, Riihenmäen koulu, Kotokartano, Lukio, Hyökänummen koulu ja päiväkoti, Hepolan koulu + viipale ja Myllymäen koulu. Suhteellisia kustannuksia tarkasteltaessa ( /brm²) hyvinvointi- 1 Tilastokeskus 2012, Kiinteistön ylläpidon kustannusindeksi

19 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 18 neuvolan kustannukset nousivat suurimmiksi. Suuria suhteellisia kustannuksia syntyi myös Mustamäen päiväkodista, perheneuvolasta sekä As Oy Aurinkorinteestä. Terveyskeskus Kunnantalo 47,0 % 8,1 % 7,1 % 6,1 % 5,6 % Monitoimitalo Ehnroosin koulu Riihenmäen koulu 5,1 % Kotokartano Lukio 3,4 % 3,9 % 4,2 % 4,0 % 4,3 % Hyökännummen koulu ja päiväkoti Hepolan koulu + viipale Myllymäen koulu Muut kiinteistöt Kuva 8 Ylläpitokustannukset kiinteistöittäin Suhteessa muihin kuntiin Mäntsälän ylläpidon suhteelliset kustannukset kaikkien rakennusten osalta noudattavat vertailukuntien keskiarvoa. Yksittäisiä rakennustyyppejä tarkastellessa voidaan huomata, että liikuntarakennusten, päiväkotien sekä hallintorakennusten ylläpidon suhteelliset kustannukset ovat suuremmat verrattuna muiden kuntien vastaavaan keskiarvoon. Päiväkotien kustannuksissa ei ole otettu huomioon siivouksen kustannuksia, sillä nämä hoidetaan henkilökunnan toimesta muiden töiden ohella. Muiden rakennustyyppien kohdalla kustannukset ovat keskiarvon alapuolella. Taloudellisilla mittareilla tarkasteltuna kiinteistöjen ylläpitokulujen rakenne on verrattain samankaltainen vertailukuntiin.

20 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA ,4 Vuosittaiset ylläpitokustannukset /brm 65,5 Mäntsälä Muut kunnat /brm keskimäärin ,8 53,4 52,8 50,0 38,4 53, Kuva 9 Suhteelliset ylläpitokustannukset rakennustyypeittäin eri kunnissa. Tehdyt tarkastelut antoivat ylläpidon kustannuksien näkökulmasta perusteet keskittyä strategiatyössä pääsääntöisesti perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen rakennuksiin. Myös tehdyt haastattelut ja pidetyistä tilaisuuksista saatu palaute tukivat tätä näkökulmaa. Ylläpitokulujen kustannusanalyysi on esitetty liitteessä 2. Korjausvelka Kiinteistömassassa suuri osa on verrattain uutta, yli puolet on rakennettu 80- luvun puolivälin jälkeen. Kuitenkin korjausvelka voi muodostua hyvin suureksi etenkin sotien jälkeen rakennettujen rakennusten kohdalla. Kiinteistöjen kirjanpidollinen poisto tehdään vuoden aikana, mikä vastaa yleisesti melko hyvin niiden kulumista ja korjausvelan muodostumista.

21 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 20 Kuva 10 Mäntsälän kiinteistömassan kehitys Mäntsälän kunnan kiinteistöt muodostavat merkittävän osan kunnan varallisuudesta. Kiinteistöjen uudishinta on 116,6 M ja tasearvo 83,4 M. Kiinteistömassasta puolet on ollut olemassa 80-luvun puolivälissä. Kiinteistöjen kirjanpidollinen poisto tehdään Mäntsälässä maksimissaan 40 vuoden aikana. Kirjanpidossa suunnitelman mukaiset poistot perustuvat taloudelliseen pitoaikaan, joka on eri asia kuin tekninen käyttöikä. Tämä johtuu siitä, että rakennus vanhenee usein nopeammin toiminnallisesti kuin teknisesti. Mäntsälässä kiinteistöjen korjausvelka on arvioitu laskennallisesti ulkopuolisen konsultin avulla. Menetelmä on puhtaasti teoreettinen, eikä ota huomioon esimerkiksi rakennusvirheitä tai käytön ja ylläpidon aiheuttamia vikoja, jotka voivat alentaa aivan uusienkin kohteiden arvoa merkittävästi. Vuodelle 2013 on budjetoitu kuntokartoituksia, jotka osaltaan ohjaavat toimintaa oikeaan suuntaan. Mäntsälässä ei ole käytössä systemaattisia pitkän tähtäimen suunnitelmia kunnossapidon osalta. Käytännössä teoreettinen korjausvelkatarkastelu määrittelee mihin rahaa käytetään. Mäntsälän kiinteistöjen kertynyt korjausvelka vuonna 2011 oli 4,4 M. Kertynyt korjausvelka (75 %), tarkoittaa summaa, joka pitäisi sijoittaa kiinteistökantaan, jotta jokainen kiinteistö olisi tekniseltä arvoltaan vähintään 75 % määritellyllä rajalla. Kiinteistömassan kunnostamiseksi vastaamaan 90 % alkuperäistä vaadittaisiin 24 miljoonan euron investointeja. Perusparannuksessa kiinteistömassa puolestaan uudistetaan vastaamaan tämän päivän uuden vastaavan kiinteistön kuntoa, jolloin toiminnallisten muutosten johdosta investoinnin tavoitetaso 120 % ylittää rakennuksen alkuperäisen tason. Tarvittavat investoinnit olisivat tällöin Mäntsälässä 63 M.

22 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % KORJAUSVASTUUS - KAIKKI RAKENNUKSET 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % Korjausvastuu Tekninen arvo Kulumaton osuus Tavoitetaso 75 % 10 % 0 % Myllytontun päiväkoti Lukio Ehnroos Päiväkoti Saviaho Myllymäen koulu Hyökännummen koulu ja päiväk. Mäntymäen päiväkoti/ Taikametsä Hepolan koulu Sääksjärven koulu Kirkonkylän k.viipale Terveyskeskus Riihenmäen koulu Arolan koulu Päiväkoti Omenapuu Seurojentalo Päiväkoti Anderstorp Tammenterho/Neuvolat Keskuskeittiö/Varikkohalli Kansalaisopisto Kunnantalo Päiväkoti Amanda Kirkonkylän koulu Urheilupuiston huoltorakennus Telenmäki Monitoimitalo Ohkolan koulu Kotokartano Liljendalin teollisuushalli Hirvihaaran koulu Sulkavan koulu Nummisten koulu Paloasema Sälinkään koulu Ehnroos / viipale Kirkonkylän koulun as. Levannon koulu Saaren koulu Kaukalammen koulu Mattilan koulu Musiikkikoulu/Pankinmaa Lukon koulu 10 % 0 % Alaraja 70 % Nykytaso % Kuva 11 Mäntsälän korjausvelka Nykyinen poistojen osuus on noin 2,6 miljoonaa euroa vuodessa. Huomioitavaa on, onko poistoilla tarkoitus rahoittaa pelkästään korjausvelka vai pyritäänkö näillä kattamaan myös mahdollisista muutoksista koituvat investoinnit. Todellinen vuosittainen peruskorjaustarve on 2,6 M suurempi. Poistojen taso ei ole pitkään aikaan vastannut tosiasiallista korjaustarvetta. Tämä on vääristänyt tuloslaskelman antamaa informaatiota kunnan talouden tilanteesta. Sama ilmiö on nähtävissä Suomen kuntasektorilla yleisemminkin. Mäntsälä käyttää kiinteistöjen kunnossapitoon euroa eli 4,65 euroa per huoneistoneliö, joka on reilun euron vertailukuntia pienempi. Vastaavasti yksityisellä puolella KTI:n ylläpitokustannusvertailun mukaisesti keskiarvo toimistokiinteistöjen kohdalla koko maassa on 7,2 per huoneistoneliö. 2 Suuria peruskorjauksia tai korvaavia investointeja on seuraaville vuosille suunniteltu 4-8 M /vuosi, jota voidaan pitää suhteellisen korkeana määränä. Mäntsälä on budjetoinut sisäisiä vuokria noin 13 M vuodelle 2013, kun kiinteistökulut olivat 5,3 M vuodessa vuonna Sisäisestä vuokrasta pääoman osuus on riittävällä tasolla. Vuokraa kerätään riittävästi, mutta rahojen käyttö painottuu kunnossapitoa enemmän investointeihin. Tämä johtaa korjausvelan kasvuun, kun korjatuista ja uudisrakennetuista tiloista kertyy suurempi korjausvelka eikä kunnossapitorahoitus lisäänny vastaavasti. Sisäisellä vuokralla on kuitenkin olemassa oleva ohjausvaikutus, sillä ylläpitovuokra perustuu todellisiin vuotuisiin kustannuksiin, joka on nähtävissä kuvassa KTI Ylläpidon kustannusvertailu 2012

23 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 22 Pääomavuokra Ylläpitovuokra Ylläpitokustannukset Ehnroosin koulu Riihenmäen koulu Myllymäen koulu Hyökännummen Hepolan koulu Kirkonkylän koulu Sääksjärven koulu Ohkolan koulu Sälinkään koulu Nummisten koulu Hirvihaaran koulu Mattilan koulu Saaren koulu Arolan koulu Levannon koulu Kaukalammen koulu Lukon koulu Kuva 12 Mäntsälän koulujen ylläpitomenojen ja sisäisen vuokran suhde. Johtopäätökset kiinteistöjen tilanteesta Mäntsälässä väestönkasvu tuo mukanaan paljon hyvää, mutta kiinteistökannan ja kiinteistönpidon osalta väestönkasvu aiheuttaa monenlaisia haasteita. Ensinnäkin, nopea kasvu johtaa suuriin investointitarpeisiin ja kunnan on rakennettava paljon uutta, mikä tietää luonnollisesti rahanmenoa. Toisaalta, tässä vauhdissa unohtuu helposti jo olemassa olevan kiinteistökannan hoitaminen. Kova kasvu johtaa siihen, että resurssit eivät yksinkertaisesti riitä tähän kaikkeen. Kunnan tulisi nyt pysähtyä ja päättää, mihin suuntaan halutaan edetä. Toimitiloista puolet on 80-luvun puolivälin jälkeen rakennettuja. Menneisyydessä kiinteistöjen kunnossapitoon ei ole kiinnitetty tarpeeksi huomiota, vaan tilojen on annettu kulua pisteeseen, jossa ongelmia on ilmennyt. Nyt korjaustarpeet kaatuvat kunnan syliin. Tällä on väistämättä vaikutusta mm. siihen, miten käyttäjät kokevat tilat ja kuinka energiatehokkaita tilat ovat. Toimitilaverkko on hajanainen ja ylläpidettävää tilaa on kunnan resursseihin nähden liikaa. Yli puolet käyttäjistä näkee tiloissa ongelmia, jotka etenkin koulujen ja päiväkotien kohdalla ilmenevät sisäilmaongelmina. Kolmannes kyselyyn vastanneista käyttäjistä ilmoitti myös kokeneensa terveyshaittoja kiinteistöissä. Kunta käyttää investointeihin paljon rahaa, mutta kunnossapitoon vähän, joka johtaa korjausvelan kasvuun. Ylläpitokulut ovat vertailukuntiinn nähden normaalilla tasolla. Tämä ei kuitenkaan näy mitenkään asiakastyytyväisyydessä. Kun tarkastellaan asiaa kiinteistökohtaisesti, voidaan havaita että korkeilla menoilla saadaan aikaan alhaista tyytyväisyyttä ja päinvastoin. Resursseihin nähden liian laaja kiinteistöverkko ei tue toimintaa ja johtaa kunnan velkaantumiseen. Tilojen määrää pitäisi vähentää ja niiden käyttöä tehostaa.

24 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 23 Kuva 13 Mäntsälän lainakannan kehitys Ylisuuri kiinteistökanta, jonka käyttö ja kunnossapito ei ole suunnitelmallista alkaa vakavalla tavalla haitata Mäntsälän ydinpalveluiden toimintaa. Konsultin suositukset: Ylläpito- ja kunnossapitotoiminnan on oltava suunnitelmallisempaa. Toimitilaverkkoa on pienennettävä ja sen käyttöä tehostettava. Tilojen tulisi paremmin palvella käyttäjien tarpeita.

25 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 24 Kiinteistönpidon organisaatio Nykytilanteen kuvaus Teknisissä palveluissa huolehditaan kunnan omista tilatarpeista ja kunnan omistamien kiinteistöjen kunnossapidosta sekä liikenneverkon, liikuntapaikkojen ja puistojen sekä yleisten alueiden rakentamisesta ja kunnossapidosta. Lisäksi tulosalue vastaa toimielimien (lautakunta ja jaos) valmistelutehtävistä sekä palvelukeskuksen talous-, hallinto- ja henkilöstöasioiden hoidosta. Kiinteistönpidon tehtävät kuuluvat käytännössä toimitilapalveluille, joka hoitaa keskitetysti kunnan kiinteistöjen kunnossapidon ja huollon. Yhteenveto itsearviosta ja käyttäjien arviosta Mäntsälän kiinteistönpidosta tehtiin analyysi käyttäen apuna Granlundin Timantti-mallia (liite 4). Timanttimallissa on kuusi sakaraa, jotka ovat kiinteistöpalvelut, korjaustarpeen hallinta, energia ja ympäristö, tiedon ja dokumenttien hallinta, sopimushallinta sekä kustannushallinta. Jokaisella sakaralla on asteikko (tasot 1-5), jolla mitataan kyseisen osa-alueen tämänhetkistä tasoa. Analyysi perustui kyselyihin, haastatteluihin sekä toiminnasta kerättyihin tietoihin. Sekä tilatoimi itse että sen asiakkaat arvioivat toimintaa, tavoitteita ja vaikutusmahdollisuuksiaan liittyen mallin osa-alueisiin. Yksityiskohtaiset tulokset on esitetty liitteessä 4. Seuraavassa on esitetty tärkeimmät havainnot. Kokonaisuutena tilanne arvioidaan toimitilapalveluiden puolelta melko hyväksi ja keskimääräiset pisteet ovat kaikissa luokissa vertailukuntien keskiarvoa korkeammat. Paras tilanne nähdään olevan kiinteistöpalveluiden kohdalla ja heikoin kustannus- sekä korjaustarpeen hallinnassa.

26 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA kokonaisarvosana oma Mäntsälä kokonaisarvosana oma Muut kunnat Kuva 14 Mäntsälän kiinteistönpidon itsearvio. Vahvimpana alueenaan toimitilapalvelu itse näki kiinteistöpalvelut, sopimuksen hallinnan sekä energia ja ympäristöasioiden hallinnan. Eniten kehitettävää nähtiin tiedon ja dokumenttien hallinnassa, kustannusten- sekä korjaustarpeenhallinnassa. BSC-näkökulmista vahvimpana pidettiin asiakkuutta ja osaamista. Asiakasnäkökulma KA Asiakasnäkökulma/oma Kuva 15 Mäntsälän kiinteistönpidon asiakkaiden näkemys ja oma näkemys asiakasnäkökulmasta Mäntsälän toimitilapalveluiden ja sen asiakkaiden näkemys kiinteistönpidon tilanteesta eroaa toisistaan. Suurimmat eroavaisuudet ovat energia ja ympäristö asioissa, sopimushallinnassa ja korjaustarpeen hallinnassa. Muuten näkemykset ovat hyvin samankaltaisia, vaikka asiakkaat eivät nykyistä tilannetta näe yhtä hyvänä kuin tilakeskus. Kiinteistöpalveluiden ja korjaustarpeen hallinnan voidaan katsoa muodostavan perustan muiden toimintojen kehittämiselle, joten näiden erojen kaventamisen pitäisi olla ensisijainen tavoite, joka hyödyntänee myös muiden osa-alueiden kehitystä. Kiinteistöpalveluiden näkemyserot muodostuivat käyttäjien kokeman yhtenäisten käytäntöjen puutteista sekä palvelun laadun henkilöitymisestä tiettyihin huoltomiehiin. Toimitilapalvelut pyrkivät itse osaltaan ohjaamaan toimin-

27 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 26 taansa henkilökunnan osaamisen kautta vastaaviin kohteisiin. Toimitilapalvelut näkevät itse viestinnän parantamisen asiakkaiden ja huollon välillä yhtenä tulevaisuuden päämääristä. Asiakkaat kokevat, että ei ole olemassa mitään käytäntöjä, jolla asiakkaat pystyisivät osallistumaan korjaustarpeiden esille tuontiin. Asiakkaat kokevat, että kiinteistöjen annetaan vain kulua kunnes ongelmia ilmenee. Myös viestintä koetaan puutteelliseksi ja toiveena olisi saada yhteinen kanava jossa tulevat hankkeet ja näiden perusteet olisivat esillä. Toimitilapalvelut ovat itse tietoisia ongelmista. Ennen ei ole tehty mitään ja nyt kiinteistömassa alkaa levitä käsiin. Rahan käyttö sanelee pitkälti mahdolliset korjaukset ja nyt kaikki rahat menevät ylläpitoon. Korjaustarpeiden ilmoittaminen on ollut asiakkaiden vastuulla, joten vuorovaikutuksen parantaminen tulevaisuudessa on tärkeää. Tiedon ja dokumenttien hallinnassa toimitilapalvelut näkevät ongelmana etenkin korjauspuolen hankkeet, sillä kaikista ei aina ole dokumentaatiota, mikä vaikeuttaa tulevia korjauksia. Asiakkailla ei ole suoraa pääsyä dokumentteihin, mutta nämä ovat saatavilla pyydettäessä, jonka useimmat kokevat riittäväksi. Kustannushallinta nähtiin molempien osapuolten toimesta heikkona. Kustannuksia budjetoidaan vuosittain kiinteistökohtaisesti tilitasolla, joka luo hyvän perustan jatkuvalle seurannalle. Ongelmia nähdään tilapalveluiden osalta yhteisten kulujen läpinäkymättömyydessä. Käyttäjillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa vuokraan, eivätkä nämä ole täysin tietoisia sisäisen vuokran periaatteista. Toiminnan koetaan olevan läpilaskutusta. Päiväkotien asiakkaat toivoivat etenkin ruokahuollon kuluihin lisää läpinäkyvyyttä, jotta he pystyisivät omalla toiminnallaan vaikuttamaan näihin. Sopimushallinnan osalta näkemykset poikkeavat vahvasti toisistaan. Asiakkaat toivoisivat, että heillä olisi enemmän vaikutusmahdollisuuksia sopimuksien sisältöön. Eräänä keinona nähtäisiin rehtorien ja johtajien osallistuminen sopimuksien laadintatilaisuuksiin. Siivouksen kohdalla tämä toteutuu osaltaan ja asiakkaat voivat vaikuttaa palvelukuvauksiin. Energia-asioissa käyttäjät kokevat, että heillä ei ole minkäänlaisia vaikutusmahdollisuuksia. Energiansäästötoimenpiteiden suorittaminen ei ole motivoivaa, sillä sen ei nähdä tuottavan käyttäjälle mitään hyötyä. Useat käyttäjät eivät tiedä omien kiinteistöjensä energiankulutuksia. Kunta on sitoutunut energiansäästötavoitteisiin ja osa kiinteistöistä on tarkemmassa automaatioseurannassa. Toimitilapalvelut ovat tietoisia viestinnän ongelmista, joita pyritään tulevaisuudessa kehittämään.

28 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 27 Oman ja asiakkaan näkemyksen erotus/asiakkuus oma-asiakkaat Muut kunnat Kustannushallinta oma-asiakkaat Mäntsälä Sopimushallinta Tiedon ja dokumenttien hallinta Energia ja ympäristö Korjaustarpeen hallinta Kiinteistöpalvelut -0,50 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 Kuva 16 Oman ja asiakkaan näkemyksen ero Yllä olevassa kuvassa on esitetty erot itsearvion ja asiakkaiden näkemyksen välillä Mäntsälässä verrattuna muiden vertailukuntien keskiarvoon. Mäntsälän kohdalla erotus on kaikissa luokissa positiivinen, joka kuvaa itsearviossa annettua asiakkaan antamaa arviota parempaa arvosanaa. Energian ja ympäristön kohdalla ero vertailukuntiin on huomattavan suuri, jonka syihin ja ratkaisuihin voi olla tarkoituksenmukaista paneutua tarkemmin. Myös tiedon ja dokumenttien sekä kustannusten hallinnan osalta ero on huomattava, tiedon ja dokumenttien hallinnan osalta muiden kuntien näkemyserot ovat päinvastaiset. Asiakasnäkökulma/koulut Mäntsälä/koulut Muut kunnat keskimäärin/ koulut Kuva 17 Koulujen asiakasnäkökulma Mäntsälässä ja muissa kunnissa Mäntsälän koulujen näkemykset eroavat muiden kuntien näkemyksistä etenkin korjaustarpeen hallinnan sekä energia ja ympäristöasioissa, kummassakin tapauksessa arvosana on pienempi kuin muiden kuntien keskiarvo. Tiedon ja

29 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 28 dokumenttien sekä sopimusten hallinnan tilanne koetaan Mäntsälässä hieman parempana kuin muissa kunnissa. Asiakasnäkökulma/päiväkodit Mäntsälä/päiväkodit Muut kunnat keskimäärin/päiväkodit Kuva 18 Päiväkotien asiakas- ja itsearvio Mäntsälässä ja vertailukunnissa. Mäntsälän päiväkotien käyttäjien näkemykset seurailevat muiden kuntien vastaavia näkemyksiä ollen kuitenkin pääasiassa hieman parempia kuin vertailukunnissa. Mäntsälässä tilanne koetaan huonompana ainoastaan energia ja ympäristöasioissa, joissa asiakkaan mielestä ollaan vielä lähtöruudussa. Suurin ero positiiviseen suuntaan koetaan olevan sopimuksien hallinnassa. Asiakasnäkökulma/ asiakkaiden ka Asiakasnäkökulma KA Mäntsälä Asiakasnäkökulma KA Muut kunnat Kuva 19 Asiakasnäkökulman keskiarvo Mäntsälässä ja muissa kunnissa Tarkasteltaessa näkemyksiä kaikkien asiakasryhmien osalta, asiakastyytyväisyys on kiinteistöpalveluiden ja sopimuksen hallinnan kohdalla keskiarvoa parempi. Etenkin energia ja ympäristöasioiden tilanteessa on parannettavaa ja kaikkien kiinteistöjen kohdalla energia ja ympäristöasioiden tilanne on keskimääräistä heikompi. Myös kustannusten hallinta sai alhaiset pisteet, mutta kustannusten hallinta nähdään kaikkialla heikkona, johon yleisesti syynä nähdään loppukäyttäjien vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vuokratasoon. Huomioitavaa on, että vertailukunnista vain yhdellä on ollut käytössä aito sisäinen vuokra.

30 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 29 Näkökulmien keskiarvo Talous Osaaminen Prosessit omaasiakkaat Asiakasnk/ oma Asiakasnk/ asiakkaat 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 3,5 Muut kunnat keskimäärin Mäntsälä Kuva 20 BSC-näkökulmien keskiarvot Mäntsälässä ja muissa kunnissa. BSC- mallin mukaisessa tarkastelussa tekniset palvelut arvioi omaa toimintaansa timanttimallin osa-alueissa prosessi-, osaamis-, asiakas- ja talousnäkökulmista asteikolla 1-5. Asiakkaat puolestaan arvioivat tilakeskuksen toimintaa asiakasnäkökulmasta. Tilakeskuksen omat arviot eri näkökulmista ovat Mäntsälässä hieman vertailukuntia positiivisempia. Mäntsälässä asiakkaat näkevät teknisten palveluiden toiminnan hieman parempana kuin vertailukunnissa. Teknisten palveluiden oma arvio asiakasnäkökulmasta on myös vertailukuntia parempi. Oman ja asiakkaiden näkökulmien ero vertailukuntiin nähden kasvaa. Tämän takia lähtötilanteesta muodostuu haastava, sillä näkemykset eroavat toisistaan jonkin verran. Johtopäätökset kiinteistönpidon tilanteesta Kiinteistöpalveluihin ollaan Mäntsälässä hieman vertailukuntia tyytymättömämpiä. Asiakkaiden ja toimitilapalveluiden näkökulmat eroavat kauttaaltaan hieman toisistaan. Rahat menevät pitkälti kiinteistöjen ylläpitoon ja systemaattisen kunnossapidon puuttuminen näkyy asiakkaiden mielipiteissä. Kiinteistöpalveluiden kohdalla tilanne nähdään kokonaisuutena pienistä ongelmista huolimatta hieman muita vertailukuntia parempana. Energia ja ympäristöasioissa on etenkin viestinnän ja vuorovaikutteisen ympäristön luomisessa kehittämisen varaa, sillä tällä hetkellä suurin osa asiakkaista ei ole lainkaan tietoinen energia-asioista. Vastaavasti kunta on sitoutunut valtakunnallisiin tavoitteisiin ja panostaa omalta osaltaan toimintoihin.

31 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 30 Kokonaisuutena Mäntsälän tilanne ei rakenteellisesti juuri poikkea muista vertailukunnista. Korjaus- ja energia-asioissa esiintyy eroavaisuutta, joka toisaalta on yhteydessä rahavarojen niukkuuteen, mutta ovat myös monin paikoin parannettavissa viestinnän lisäämisellä. Ylisuuri kiinteistökanta aiheuttaa ongelmia, joita ei tilalaitos voi itse ratkaista. Toiminnan suunnitelmallisuuteen ja asiakkaan tarpeiden parempaan huomioonottamiseen voitaisiin panostaa lisää. Syy esiin nousseisiin ongelmiin ei ole kenessäkään yksittäisessä toimijassa vaan Mäntsälän resursseihin nähden ylimitoitetussa kiinteistöverkossa. Joko verkkoa on supistettava tai rahoitusta ja resursseja lisättävä. Konsultin suositukset: Toiminnan tulisi olla suunnitelmallisempaa.

32 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 31 Mäntsälän näkemys tilanteesta Edellä esitetyt analyysit olivat pohjana projektin aikana pidetyille tilaisuuksille. Tulosseminaarin ja ohjausryhmän kokousten tarkoituksena oli antaa virkamiesjohdolle entistä perusteellisempi käsitys Mäntsälän kiinteistöjen ja kiinteistönpidon nykytilasta ja lisäksi muodostaa yhdessä linjaukset siitä, millä tavalla nykyistä tilannetta voitaisiin kehittää parhaalla mahdollisella tavalla. Tulosseminaari Tilaisuuteen osallistuivat Mäntsälän virkamiesjohdon edustajat. Mäntsälän edustajina paikalla olivat Hannu Seppälä, Sirkku Mäkelä, Janne Vainikainen, Janne Mäkinen, Pekka Lintonen, Eija Rintala, Merja Harmokivi, Lauri Pouru, Ari Gustafsson, Jukka Nissinen, Pasi Santala, Päivi Pohjola, Timo Ruuhijärvi, Esa Siikaluoma, Anja Tupamäki, Asko Eerola, Antton Hägglund ja Kari Peussa. Konsultit esittelivät tehtyjen tutkimusten ja analyysien tulokset. Tämän jälkeen pohdittiin ryhmätöinä Mäntsälän kiinteistönpidon nykytilaa sekä erilaisia tulevaisuuden skenaarioita, joihin kiinteistöstrategialla voisi varautua. Kiinteistönpidon nykytila Mäntsälän kunta näkee monia hyviä asioita tämän hetkisessä kiinteistönpidon toiminnassa. Teknisen palvelukeskuksen ja toimintapalveluiden nähdään olevan keskittymässä hyvään suuntaan ja organisaatioihin ollaan melko tyytyväisiä. Positiivinen toiminta näkyy muun muassa siinä, että määrärahoja on lisätty, huonokuntoisia kiinteistöjä on alettu poistaa ja että käyttäjäpalaverit ovat käynnistymässä. Käyttäjäpalaverit auttavat tärkeän vuoropuhelun syntymistä eri toimijoiden välille. Yleisesti osallistujista tuntuu että kiinteistönpidon suunnitelmallisuus, osaamistaso sekä kehitysmyönteisyys ovat parantuneet viime aikoina. Kiinteistöjä on paljon ja ne ovat hajallaan sekä usein vanhoja ja sopimattomia käyttötarkoitukseensa, joten töitä on edelleen tehtävänä. Toiseksi osittain resurssien puutteesta johtuen Mäntsälässä on jouduttu toimimaan ns. kädestä suuhun periaatteella, mikä on johtanut mm. huonoon elinkaaren hallintaan, korjausvelan kasvuun ja nykyiseen haastavaan tilanteeseen. Keskusteluissa nousi useaan otteeseen esille pysyvät tilapäisratkaisut, jotka ovat usein toimimattomia ja myös kalliita. Esimerkkinä tästä löytyy ainakin päiväkotien osalta kun nopealle lapsimäärän kasvulle on ollut pakko keksiä ratkaisu. Mäntsälän yksikkökoot ovat järjestäen pienet, mikä nostaa käyttäjäkohtaisia kustannuksia. Vuoropuhelun puute näkyy siinäkin, että eri osastot keksivät itsenäisiä ratkaisuja asioille, joiden toteutukseen voisi olla löydettävissä koko-

33 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 32 naisuuden kannalta parempi vaihtoehto pienten keskustelujen kautta. Mäntsälässä tehdään osaoptimointia näkemättä suurempia kokonaisuuksia. Kysymys, mitä tekisitte toisin, nosti esille erittäin hyviä asioita. Monessa vastauksessa haluttiin kasvattaa yksikkökokoja ja tehdä kiinteistöistä mahdollisimman monikäyttöisiä. Toimintatapojen kehittäminen sekä rajapinnat nousivat myös esille. Mahdollisuuksien mukaan yksityisiä sekä kolmatta sektoria tulisi ottaa paremmin mukaan kunnan toimintaan. Yksi huomioitava tekijä oli se, että Mäntsälässä on investoitava odotettavissa olevaan kasvuun, sillä osallistujista on tuntunut, että kaikki uudet tilat ovat kasvavassa kunnassa jo valmiiksi ahtaita. Myös käyttäjäpalautetta tulee saada nykyistä enemmän. Mäntsälässä nähdään, että kaiken kaikkiaan parempi kokonaisnäkemys on nyt ja tulevaisuudessa erittäin tärkeää kiinteistönpidossa. Mäntsälässä nähdään tarvittavan lisää strategista ajattelua. Tähän liittyen yksi erittäin tärkeä asia, joka pitää saada haltuun, on pitkän tähtäimen suunnittelu. Ryhmätöiden tuloksia Nykytilan pohdinnan lisäksi tehtiin toinen ryhmätyö, jossa pohdittiin erilaisia keinoja sille, miten Mäntsälän kiinteistönpito voisi vastata mahdollisimman hyvin tulevaisuuden haasteisiin. Keskeisimmiksi tuloksiksi (3 pistettä) ryhmistä nousivat esille yhteistyö eri sektoreiden välillä, kiinteistöjen monimuotoisuus ja muunneltavuus sekä sisäilmaongelmien torjuminen erilaisten rakennuksissa ja rakenteissa olevien antureiden avulla. Kaksi pistettä sai monituottajien suuret palvelukeskittymät, tiivistetty keskustarakentaminen sekä asiakkuuksien hallintaan rakentuva organisaatio. Yksi piste annettiin korkeatasoiselle moduulirakentamiselle, yhteisöllisyyttä tukeville ratkaisuille sekä tilojen tiukalle priorisoinnille (periaatteella välttämättömät tilat hankitaan Kiinteistöt Oy:ltä ).

34 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 33 Mäntsälän visioksi saatiin: Kuntalaista palvellaan Mäntsälän muuntuvissa palvelukeskuksissa monialaisella yhteistyöllä, korkeatasoista tekniikkaa hyödyntäen. Ryhmätöiden jälkeen rakennettiin raamit, joiden pohjalta lähdetään rakentamaan simulaatiomalleja tulevaisuutta varten. Määriteltiin kolme teoreettista simulaatiomallia, joita konsultti lähti tutkimaan. Väljä malli Väljässä mallissa Mäntsälässä olisi keskustan lisäksi Sälinkään, Suur- Ohkolan, Nummisten, Sääksjärven sekä Saaren kyläkeskukset, joissa voisi olla tiettyjä kunnan tarjoamia palveluja. Välimalli Kaksi seitsemänsarjaista yläkoulua Kolme kolmesarjaista ja kolme kaksisarjaista alakoulua 6 päiväkotia alakoulujen yhteydessä Välimallissa olisi keskustan lisäksi Suur-Ohkolan sekä Saaren kyläkeskukset. Yläkouluja olisi vain yksi, kuten tiiviissä mallissa. Tiivis malli Yksi kaksitoistasarjainen yläkoulu 4 kolmesarjaista ja 2 viisisarjaista alakoulua Päiväkoti-/esiopetusyksiköitä on kolme. Päiväkotiyksiköt on sijoitettu kouluyksiköiden yhteyteen Tiiviissä mallissa luodaan teoreettinen vaihtoehto, jossa kaikki kunnan palvelut olisivat mahdollisimman keskitetty kuntakeskukseen. Koko kunnassa olisi mm. vain yksi erittäin suuri yläkoulu. Yksi yksitoistasarjainen yläkoulu Kaksi kuusisarjaista alakoulua Kaksi isoa päiväkotia, joissa 320 lasta Rakennuskanta on korjattava sellaiseen kuntoon, että se täyttää toiminnallisuuden ja ekologisuuden vaatimukset. Rakennuskantaa tulisi myös karsia, sillä ylläpidettävää tilaa on ylläpidon resursseihin ja väestöpohjaan nähden liikaa. Nykyistä toiminnallista verkkoa on välttämätöntä uudistaa. Tämä on tehtävä vaiheittain ja hallitusti, aloittaen välittömästi toiminnallisesti tärkeistä ja kaikkein huonokuntoisimmista kiinteistöistä.

35 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 34 Kolme mahdollista toimitilaverkkoa Kuten edellä on tullut ilmi, Mäntsälän kiinteistöjen muodostama kokonaisuus on liian laaja ja alirahoitettu. Nykyistä kiinteistöverkkoa ei pystytä ylläpitämään käytettävissä olevalla rahoituksella niin, että kiinteistöt tukisivat toimintaa ja olisivat asianmukaisessa kunnossa. Kiinteistöpalveluilla eivät riitä resurssit sisäisen asiakkaan palvelemiseen vaan aika menee rakenteiden säilymisen kannalta välttämättömiin tehtäviin. Minkälainen olisi kiinteistöverkko, jonka ylläpitoon rahat riittäisivät? Onko tehokkaammalla verkolla mahdollista saada aikaan toiminnassa säästöjä, joista osa voitaisiin ohjata kiinteistönpitoon ja palvelutason parantamiseen? Tässä kappaleessa kuvataan menetelmää, jolla vaihtoehtoisia toimitilaverkkoja voidaan hahmotella ja esitetään kolme vaihtoehtoista Mäntsälään sovellettua mallia. Kuten edellä esitetystä ilmenee, merkittävimmät kiinteistö- ja toiminnalliset kokonaisuudet, joiden tehokkuutta on syytä tarkastella Mäntsälän tapauksessa, ovat: päiväkodit koulut Tässä luvussa esiteltävät mallit on tehty tulosseminaarissa esitettyjen ja ohjausryhmän kokouksessa vahvistettujen mallien mukaan. Ne ovat teoreettisia tarkasteluja, joiden avulla etsitään uutta suuntaa toimitilaverkon ylläpidolle eivätkä ole tarkoitettu sellaisenaan toteutettaviksi. Simulaatiomalli Seuraavassa esitellään simulaatiomalli, jonka avulla voidaan tutkia erilaisten palveluverkkojen vaikutusta kiinteistökantaan ja sen kustannuksiin. Simulaatiomallin avulla voidaan laskea erilaisiin yksikkökokoihin perustuvia vaihtoehtoja ja arvioida näin syntyviä kustannuksia ja säästöjä. Malli on puhtaasti teoreettinen. Siinä on otettu lähtökohdaksi joko koko kiinteistökannan korvaaminen uudella tai kaikkien kiinteistöjen korjaaminen uutta vastaavaan kuntoon. Tällöin voidaan rakennukset suunnitella täysin toiminnan ehdoilla mahdollisimman tehokkaiksi niin kiinteistönpidon kustannuksien kuin henkilökunnan mitoituksenkin näkökulmasta. Mallilla pyrittiin ennen muuta eri vaihtoehtojen mahdollisimman hyvään keskinäiseen vertailtavuuteen. Voidaan olettaa, että uudet tai uudenveroiset rakennukset ovat tilankäytöltään tehokkaampia kuin nykyiset. Mitoituksen lähtökohdaksi on otettu suunnitteluja rahoitusnormeista yms. saadut käyttäjäkohtaiset pinta-alat, jotka on kerrottu

36 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 35 käyttäjien määrällä. Ylläpitokulut neliömetriä kohden on oletettu samoiksi kuin nykyiset vastaavien rakennustyyppien ylläpitokulut. Peruskorjausten ja uudisrakennusten hinnoittelu perustuu neliöpohjaisiin rakennuskohtaisiin viitehintoihin. Mallin lähtökohtana on, että ensin määritellään toiminnallisten yksiköiden koko ilman mitään kiinteistöistä aiheutuvia rajoituksia. Kiinteistöthän ollaan kaikki lähtökohtaisesti täydellisesti uusimassa tai korvaamassa uusilla rakennuksilla. Toiminnallisten yksiköiden koko ja sen kautta toiminnan kustannukset on siis mallinnettu ensin ja kiinteistökulut ovat määräytyneet niiden mukaan. Lähtökohtaisesti toiminnan ja kiinteistönpidon käyttäjäkohtaiset kulut ovat sitä alemmat, mitä enemmän käyttäjiä on, kuten seuraavasta VATT:n kouluja koskevasta kaaviosta ilmenee. VATT:n mukaan kustannukset minimoiva kunnan keskimääräinen koulukoko on noin oppilasta. Kuva 21: VATT :in tutkimusten osoittama kustannustaso erikokoisissa kouluissa. 3 Vastaava malli pätee myös kaikkiin muihin julkisiin palveluihin, jotka muodostuvat usean toimipisteen muodostamasta verkostosta. Päiväkotien ja koulujen simulaatiomalli Päiväkoti-, esiopetus- ja kouluverkkoa on mallinnettu kolmen eri vaihtoehtoisen toteutustavan näkökulmasta tiivis malli, väljä malli ja välimalli. Tulevaisuuden tilannetta on näiden kolmen eri näkökulmana osalta mallinnettu suhteessa alkuperäiseen ja olemassa olevaan alkutilanteeseen nähden (tilinpäätöstiedot 2011). Saadut kustannussäästöt perustuvat niin tilojen tehokkaampaan ja toimivampaan käyttöön kuin toimintojen tehostumiseen (laskennallisesti suuremmat opetusryhmäkoot) ja käyttöasteen kasvattamiseen. Perusopetuksen alkutilanteen laskennallista opetusryhmäkokoa on saatu kasvatettua koulujen yksikkökokoa kasvattamalla. Kunnan kokonaisopetusryhmämassaa on vähennetty progressiivisesti tiiviistä mallista väljään malliin. 3 Aaltonen, Kirjavainen, Moisio (2006) Perusopetuksen tuottavuus ja tehokkuus VATTtutkimuksia nro 127

37 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 36 Yhden luokan perustamiskustannuksissa on huomioitu niin toteutuneet henkilöstökustannukset kuin skaalautuvat muut kustannukset. Oppilashuolto ja aamu- ja iltapäivätoiminta on jätetty huomioimatta. Esiopetuksen osalta kunnan esiopetusryhmälukumäärää verrataan mitoituksen mukaisen optimitilanteeseen. Kunnan kokonaisesiopetusryhmämassaa on vähennetty progressiivisesti tiiviistä mallista väljään malliin mahdollisuuksien mukaan. Yhden esiopetusryhmän perustamiskustannuksissa on huomioitu niin toteutuneet henkilöstökustannukset kuin skaalautuvat muut kustannukset. Päiväkotien osalta laskennallista asiakasmäärää (lapsimäärää) on verrattu mitoituksen optimaaliseen tilanteeseen. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää käyttöastetta (toimintapäivien ja läsnäolopäivien erotus), jota on kasvatettu väljästä mallista tiiviiseen malliin. Vuorohoito on kustannuksien osalta jätetty huomioimatta. Mäntsälän tuottaa isäntäkuntamallin mukaisesti päiväkotihoitoa myös Pornaisten kunnalle. Näissä simulaatiossa on lähdetty ainoastaan Mäntsälän tiedoista, koska esim. esiopetuksen osalta meillä ei ole ollut Pornaisten koulupuolen tietoja käytössä. Mäntsälän kunnan sosiaali- ja terveyspalvelut tuottavat varhaiskasvatustoiminnan. Esiopetuksesta noin kolmannes toteutuu opetuspalveluiden hallinnoimien koulujen yhteydessä. Kaikki esitettävät mallit on mitoitettu 640 päiväkotiasiakkaan (ilman vuorohoidon 53 asiakasta) ja 310 esioppilaan tarpeiden mukaisesti. Mäntsälän kunnassa vuonna 2011 päiväkotihoidossa (ilman pelkän esiopetuksen esioppilaita) olevien asiakkaiden määrä oli yhteensä 690, joista osa-aikaisia oli yhteensä 80. Lisäksi vuorohoidon piirissä 53 asiakasta, joista osa-aikaisia oli yksi (1) asiakas. Esioppilaiden määrä oli yhteensä 306, joista koulujen yhteydessä olevien esikoululaisia oli yhteensä 94. Tilastokeskuksen väestöennustuksen mukaan 0-6-vuotiaiden osuus tulee seuraavien lähivuosien aikana lisääntymään hieman. Perusopetuksen oppilaita oli vuonna 2011 yhteensä 2648, joista yläkoululaisia oli yhteensä 833. Tilastokeskuksen väestöennustuksen mukaan perusopetusikäisten määrä tulee seuraavan nousemaan tasaisesti seuraavien vuosien aikana. Korkeimmillaan ollaan vuonna 2035, jolloin perusopetusikäisten osuus on kasvanut 14 prosenttiyksikköä tämän vuoden tilanteeseen nähden v 7-15v

38 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 37 Kaikki esitettävät mallit on toteutettu campus-mallin mukaisesti, joissa niin päiväkoti, esiopetus kuin perusopetusyksiköt sijaitsevat tiiviisti toistensa lähellä. Oppilashuoltoa varten tulevat yksiköt tarvitsevat hieman lisätilaa, jota tässä mallissa ei ole otettu huomioon. Aamu- ja iltapäivähoitoa on mahdollista järjestää olemassa olevissa kiinteistöissä. Varhaiskasvatus Mäntsälä toimii isäntäkuntana Pornaisten kunnalle tuottaen heidän varhaiskasvatuspalvelut. Laskennalliset asiakaskohtaiset kokonaiskustannukset Mäntsälässä (8 710 ) ovat kunta-aineiston keskimääräistä korkeammalla tasolla, kun taas Pornaisten vastaava yksikkökustannus on 7481, joka on taas keskimääräistä matalammalla tasolla. Kokonaisresursseissa on huomioitu lasten päivähoito, esiopetus (paitsi Pornainen), perhepäivähoito, ryhmäperhepäivähoito ja hoidon tuet (lasten kotihoidon tuki ja yksityisen hoidon tuki). Päiväkotihoidon asiakaskustannus on muihin kuntiin verrattuna Mäntsälässä ja Pornaisissa keskimääräistä korkeammalla tasolla. Alle 3- vuotiaiden osuus kaikista asiakkaista on molemmissa kunnissa noin 18 %, joka on kunta-aineistoon verrattuna keskimääräistä korkeammalla tasolla ja osin selittää korkeita yksikkökustannuksia. Keskimääräinen yksikkökoko on keskimääräisellä tasolla Mäntsälässä 46 ja Pornaisilla 49 asiakasta per yksikkö. Esiopetuksen asiakaskohtainen kustannus Mäntsälässä on 5 386, joka on tuotettu keskimääräisin kustannuksilla. Perhepäivähoidon peittävyys varhaiskasvatuksen asiakkaista on Mäntsälässä ainoastaan 9 %, joka on alle kuntakeskiarvon. Pornaisilla vastaava peittävyys on 13 %. Ryhmäperhepäivähoidon asiakaskohtainen kustannus Mäntsälässä on muihin kuntiin verrattuna keskimääräistä korkeammalla tasolla , ja sen osuus perhepäivähoidosta on 28 %. Pornaisissa ei ole ollut ryhmistoimintaa vuonna Hoitajan kotona tapahtuvan perhepäivähoidon asiakaskohtainen kustannus Mäntsälässä on vertailun keskimääräistä korkeammalla tasolla. Pornaisissa perhepäivähoito on toteutettu matalilla asiakaskohtaisilla kustannuksilla Hoidon tukien (kotihoidon tuki ja yksityisen hoidon tuki) piirissä on Mäntsälässä 37 % ja Pornaisilla 45 % 0-6 vuotiaista kuntalaisista. Varhaiskasvatuksen piirissä olevista asiakkaista osuus on Mäntsälässä 44,4 % ja Pornaisilla 54,8 %. Hoidon tuen peittävyys Mäntsälässä on keskimääräisellä tasolla. Hoidon tuen asiakaskohtainen kustannus ovat keskimääräistä suuremmat, Mäntsälässä ja Pornaisissa

39 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 38 Perusopetus Perusopetuksen oppilaskohtainen brutto- ja nettokustannus on ja se on keskimääräistä korkeammalla. Huomion arvoista on se, että oppilaskohtaiset henkilöstökustannukset ovat vertailun matalimpia. Laskennallinen opetusryhmäkoko on alle vertailun keskiarvon - 18,2 oppilasta per opetusryhmä. Koulukuljetuksien osalta oppilaskohtaiset kustannukset ovat vertailun korkeimpia (414 per oppilas). Laskennallinen keskimääräinen yksikkökoko on keskiarvoa pienempi ainoastaan 154 oppilasta per koulu. Oppilaskohtainen huoneistoala on keskimääräistä pienempi, yhteensä 12,2 m 2. Resursointi koulunkäyntiavustajiin on keskimääräisellä tasolla. Oppilashuollon osalta (kuratiivinen ja psykologinen) oppilaskohtaiset resurssit ovat keskimääräistä pienemmät. Erityistä tukea tarvitsevien oppilaiden % -osuus on keskimääräistä suurempi. Aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakaskohtaiset kustannukset ovat vertailun matalimpia. Tiivis malli Tiiviissä mallissa on lähdetty yhdestä 11-sarjaisesta yläkoulusta ja kahdesta kuusisarjaisesta alakoulusta. Päiväkotiyksiköitä olisi kaksi, jotka molemmat olisi mitoitettu 320 asiakkaalle (ja 53 vuorohoidossa olevalle asiakkaalle). Esiopetustoimintaa olisi kahdessa 150 esioppilaan toimipisteessä. Yksiköt (alakoulu, esikoulu ja päiväkoti) sijaitsevat campus-mallin mukaisesti läheisessä yhteydessä, jolloin synergia on hyödynnettävissä optimaalisesti niin pedagogisen polun kuin kustannusten näkökulmasta. Laskennalliset opetusryhmäkoot alakoulun ja yläkoulun osalta ovat 25,2 oppilasta. Päiväkotitoiminnan osalta käyttöastetta ja henkilökuntamitoitusta kohotetaan optimiin ja esiopetusryhmien kokoa kasvatetaan laskennallisesti mitoituksen sallimiin rajoihin. Tiiviissä mallissa muiden kuin henkilöstö- ja kiinteistökustannuksien odotetaan skaalautuvan kohtuullisesti, koska tarkasteltava koulu- ja pk-verkko on supistunut erittäin merkittävästi.

40 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 39 Kuva 22 Tiiviin mallin mukainen koulu- ja päiväkotiverkko. Perusopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa syntyy säästöä nykyisiin kustannuksiin verrattuna kiinteistökulut mukaan lukien n. 4,6 M vuodessa. Tilaa tarvitaan n hum 2 vähemmän, mikä tarkoittaa tilojen vähenemistä 45 %:lla. Jos siirryttäisiin tiiviiseen malliin, Mäntsälän vuosittaiset käyttökustannukset pienenisivät nykyisistä yhteensä vähintään n. 4,6M vuodessa ja tilaa tarvittaisiin n hum 2 vähemmän.

41 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 40 Välimalli Välimallin kouluverkossa on yksi 12-sarjainen yläkoulu ja kaksi viisisarjaista ja yksi kolmesarjainen alakoulu. Laskennalliset opetusryhmäkoot koulun osalta ovat alakoulun osalta 23,3 ja yläkoulun 23,1 oppilasta. Päiväkoti-/esiopetusyksiköitä on kolme. Päiväkotiyksiköt on sijoitettu kouluyksiköiden yhteyteen. Välimallissa päiväkotitoiminnan osalta käyttöastetta kohotetaan jonkin verran ja esiopetusryhmien kokoa kasvatetaan laskennallisesti jonkin verran nykytilanteeseen nähden. Muiden kuin henkilöstö- ja kiinteistökustannuksien odotetaan skaalautuvan jonkin verran, koska tarkasteltava koulu- ja pk-verkko on supistunut erittäin merkittävästi alkutilanteeseen nähden. Kuva 23 Välimallin mukainen koulu- ja päiväkotiverkko. Perusopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa syntyy säästöä nykyisiin kustannuksiin verrattuna kiinteistökulut mukaan lukien n. 3,6 M vuodessa. Tilaa tarvitaan n hum 2 vähemmän. Jos siirryttäisiin välimalliin, Mäntsälän vuosittaiset käyttökustannukset pienenisivät nykyisistä yhteensä vähintään 3,6 M vuodessa ja tilaa tarvittaisiin hum 2 vähemmän.

42 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 41 Väljä malli Väljässä mallissa on kaksi seitsemänsarjaista yläkoulua ja kolme kolmesarjaista ja kolme kaksisarjaista alakoulua. Laskennalliset opetusryhmäkoot olisivat alakoulun osalta 20,2 ja yläkoulun osalta 19,8 oppilasta. Päiväkoti-/esiopetusyksiköitä on kuusi ja ne on sijoitettu alakoulujen yhteyteen. Väljässä mallissa päiväkotitoiminnan osalta käyttöastetta kohotetaan vain hieman ja esiopetusryhmien kokoa kasvatetaan laskennallisesti vähän nykytilanteeseen verrattuna. Muiden kuin henkilöstö- ja kiinteistökustannuksien odotetaan skaalautuvan kohtuullisesti, koska tarkasteltava koulu- ja pk-verkko on supistunut merkittävästi alkutilanteeseen nähden. Kuva 24 Väljän mallin mukainen koulu- ja päiväkotiverkko. Perusopetuksessa ja varhaiskasvatuksessa syntyy säästöä nykyisiin kustannuksiin verrattuna kiinteistökulut mukaan lukien n. 2 M vuodessa. Tilaa tarvitaan n hum 2 vähemmän. Jos siirryttäisiin väljään malliin, Mäntsälän vuosittaiset käyttökustannukset pienenisivät nykyisistä yhteensä noin 2 M vuodessa ja tilaa tarvittaisiin hum 2 vähemmän.

43 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Perusopetuksen ja varhaiskasvatuksen mallien vertailu Toiminnan kustannukset Toiminnan kustannuksilla tarkoitetaan tässä opetusryhmien koosta ja opetushenkilökunnan määrästä aiheutuvia kustannuksia. Kaikki mallit toisivat merkittävän säästön nykyisiin toiminnan kustannuksiin, säästön ollessa 5,8 % - 15,4 %. Suurimmat säästöt syntyisivät perusopetuksessa (parhaimmillaan 19,6 %). Varhaiskasvatuksessa säästöpotentiaali on päiväkotien kohdalla 1,5 % -4 %, ja esiopetuksessa 5 % -11 %. On syytä huomata, että suurin ero vaihtoehtojen välillä syntyy alakouluissa. Toiminnan kustannukset Päiväkotit oiminta Esiopetus VK Yhteensä Alakoulu Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Kustannukset Väljä malli Välimalli Tiivis malli

44 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Kiinteistökulut Kiinteistökustannuksissa säästö nykyiseen olisi 27 43% välillä. Suurimmat säästöt tulisivat päiväkodeista (40 42 %). Perusopetuksen säästöt vaihtelisivat % välillä. Kiinteistökulujen erot selittyvät ennen muuta kiinteistöjen neliömäärien muutoksilla, koska neliökohtaiset kustannukset on oletettu samoiksi. Malleissa kaikki kiinteistöt olisivat uutta vastaavassa kunnossa eikä voida olettaa, että niiden hoidossa olisi eroja. Kiinteistökustannukset Päiväkotito iminta Esiopetus VK Yhteensä Alakoulu Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Kustannukset Väljä malli Välimalli Tiivis malli Eniten hukkatilaa on alakouluissa, joissa säästöpotentiaali olisi hum 2, joka vastaa noin 45 % alakoulujen tämänhetkisistä kokonaistiloista. Suhteellisesti tarkasteltuna päiväkotien säästöpotentiaali on samaa luokkaa alakoulujen kanssa. Malleissa kaikki kiinteistöt on mitoitettu ihanteellisen tilaohjelman mukaan ja siksi säästöä syntyy toiminnan kannalta väljässäkin verkossa. Kyseessä on siis hukkatila, joka ei nyt hyödytä ketään ja joka vain kuluttaa luonnonvaroja turhaan.

45 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Päiväkotitoi minta Hyötyneliöt eri vaihtoehdoissa Esiopetus VK Yhteensä Alakoulu Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Tilaa nyt Väljä malli Välimalli Tiivis malli Kokonaiskustannukset Kun lasketaan yhteen toiminnan kulut ja kiinteistökulut saadaan eri malleista syntyvä kokonaissäästö. Se on suurin tiiviissä mallissa (18,2 %) ja pienin väljässä mallissa (8 %). Pienin kokonaissäästö syntyy päiväkotien kohdalla (4 % - 6 %) ja vastaavasti suurin yläkoulujen osalla (9-23 %).

46 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Kustannukset yhteensä Päiväkotit oiminta Esiopetus VK Yhteensä Alakoulu Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Kustannukset Väljä malli Välimalli Tiivis malli Investoinnit Oletuksena investointiohjelmalle on, että kaikki kiinteistöt joko peruskorjataan täydellisesti 80 % korjausasteella tai korvataan uudisrakennuksilla. Kiinteistökannan uudistumisaste on siis keskimäärin 90 %. Koulujen peruskorjaus- ja uudisrakennushankkeiden keskimääräiseksi neliöhinnaksi on oletettu 2200 euroa/ hum 2 ja päiväkotien 2500 euroa/ hum 2. Suuret koulut ovat neliöhinnaltaan jonkin verran em. lukuja edullisempia ja pienet kalliimpia, joten kyseessä on vain suuntaa-antava tulos. Tässä ei ole otettu kantaa, mitä poistuvalle rakennuskannalle tapahtuu. Suurin osa siitä on huonossa kunnossa. Vaihtoehtoja ovat joko purku ja tontin myyminen/ottaminen toiseen käyttöön tai sitten rakennusten myynti tontteineen. Jälkimmäisessä tapauksessa uusi omistaja joutuu korjaamaan rakennukset uutta käyttötarkoitusta vastaavaksi. Tällöin vain rakennuksen rungolle voidaan laskea joku arvo. Todennäköinen myyntihinta vastaa näin ollen korkeintaan tontin arvoa. Koska ohjelma on teoreettinen, eikä ota kantaa mitkä rakennukset poistuvat käytöstä ei niille ole tässä tarkastelussa annettu mitään hintaa. Kaikki mahdollisesti saatava myyntitulo tekee siis ohjelmasta entistä kannattavamman. Uuteen malliin siirtyminen merkitsee koulu- ja päiväkotikiinteistöjen osalta 52-66,5 miljoonan euron investointeja. Edullisimmaksi tulee siirtyminen tiiviiseen malliin, koska neliöitä tarvitsee korjata ja rakentaa vähemmän.

47 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA Tarvittavat investoinnit Päiväkotito iminta Esiopetus VK Yhteensä Alakoulu Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Väljä malli Välimalli Tiivis malli Päiväkotitoi minta Kun investointien arvo jaetaan vuosittaisella säästöllä, voidaan investoinneille laskea kuoletusaika. Oletuksena on, että malliin ei siirrytä kerralla, vaan se voidaan rahoittaa suoraan syntyvillä säästöillä. Malliin ei ole laskettu mukaan korkokustannuksia. Tarkoituksena on vain tarkastella mallien ja eri kiinteistöryhmien eroja. Investoinnit jaettuna vuosittaisilla säästöillä Esiopetus VK Yhteensä Perusopetus Yläkoulu PO Yhteensä Kaikki yhteensä Väljä malli Välimalli Tiivis malli Kaikista malleista kannattavin on tiivis malli, koska investoinnit ovat pienimmät ja saavutettavat vuosittaiset säästöt suurimmat, koko kiinteistökannan uusiminen vastaa vain 11 vuoden syntyneitä säästöjä. Perusopetuksen uusiminen

48 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 47 vastaa kustannuksiltaan 10 vuoden säästöjä tiiviissä mallissa. Esiopetukseen ja päiväkotitoimintaan tehdyillä investoinneilla on kaikkein pisin maksuaika, parhaimmillaankin vain 18 vuotta. Väljä malli venyttää maksuajat esiopetuksen osalta 61 vuoteen ja päiväkotien osalta 31 vuoteen. Kokonaisuutena suurin osa malleista maksaa kuitenkin itsensä takaisin ajassa joka on lyhyempi kuin rakennusten normaali peruskorjausväli. Rahoituskustannuksia ei ole otettu huomioon, koska kunta on joka tapauksessa investoimassa vastaavan määrän. Selvityksen mallit ja Mäntsälän kouluverkkoselvitys Mäntsälässä on luotu sisäisesti kouluverkkoselvitys ajanjaksolle Selvityksen mukaisesti Mäntsälän väestönkasvuksi ennakoidaan vuosittain noin 1,5 %, joka vastaa tämän selvityksen mallien pohjana olleita arvioita. Kouluverkkoselvityksen mukaisesti 2020 kaikkien alakoulujen tulisi olla vähintään yksisarjaisia. Alakouluja olisi 9-10, kaksi yläkoulua sekä lukio. Yksisarjaisten koulujen luokkakoko olisi lähellä 20 oppilasta ja muissa kouluissa noin 24. Kuva 25 Mäntsälän kouluverkkoselvityksen mukainen kouluverkko Mäntsälän kouluverkkoselvityksen mukaisessa mallissa alakouluja on muutama tämän selvityksen väljää mallia enemmän. Konsultin esittämässä teoreettisessa väljässä mallissa yksisarjaiset koulut on korvattu isommilla yksiköillä, jolloin yksikkömäärää on pienentynyt Mäntsälän omaan selvitykseen verrattuna. Laskennalliset ryhmäkoot ovat konsultin väljässä mallissa kaikissa kouluissa lähellä 20 oppilasta. Päivähoitoyksiköt on suunniteltu sijoitettavaksi koulujen yhteyteen, joka vastaa konsultin näkemystä toimivasta verkosta.

49 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 48 Mäntsälän suunnitelmien tavoitteena on, että tyhjilleen jäävät koulut mahdollisimman pian myydään, vuokrataan tai luovutetaan muuhun käyttöön siten, että kunnalle ei jää kiinteistökustannuksia muista kiinteistöistä, kuin sellaisista, joihin voidaan sijoittaa muuta kunnallista toimintaa. Tämän selvityksen malleissa ei ole otettu kantaa poistuviin rakennuksiin, joten mahdollisia myyntituottoja ei ole huomioitu konsultin laskelmissa. Mäntsälän selvityksen mukaiseen verkkoon on kaavailtu uusinvestointeja Hepolan, Hyökännummen, Riihenmäen ja Sälinkään kouluihin, sekä Kaunismäen, Hyökännummen, Sälinkään ja Keskustan päiväkoteihin. Näiden arvioidut uusinvestointikustannukset vuosilta ovat yhteensä noin 35,4 M Koulu- ja päiväkotiverkon suunnittelut kokonaisinvestoinnit vastaavalta ajalta ovat noin 52,5M. Investointien määrä vastaa tämän selvityksen laskennallista tiivistä mallia 90% uudistamisasteella. Huomioitavaa on, että tiiviin mallin mukaiset laskennalliset vuosittaiset säästöt olisivat noin 4,6 M. Yhteenveto malleista Edellä esitettyjen mallien perusteella Mäntsälässä olisi mahdollista säästää vuodessa 2-4,6 miljoonaa euroa ja luopua kiinteistöneliöstä. Säästö on noin 2,5 % - 5,9 % kunnan toimintakatteesta tai 3 % - 7 % kunnan verotuloista. Tässä kehittämisohjelmassa tarkasteltiin kiinteistökantaa, jonka laajuus on brm 2. Kiinteistöjen neliömäärää voitaisiin tästä määrästä pienentää mallista riippuen noin 13 % -21 %:lla. Kun kiinteistökulut ovat Pornaisten kiinteistöjen kulut pois lukien noin 5M vuodessa, vastaa kokonaissäästö parhaimmillaan lähes koko kiinteistökulujen osuutta. Kiinteistökulujen säästön osuus on vastaavasti 21 % nykyisistä kiinteistökuluista. Investointi Toiminnan säästö Ylläpidon säästö Koulut ja päiväkodit 52-66,5 M 1,3-3,5 M 0,7-1,1 M Mäntsälän vuoden 2013 talousarviossa on esitetty keskimäärin 9,7 M vuosittaisia investointeja vuosille Pienimmillään investointiohjelma vastaa siis niitä investointeja, joita ollaan joka tapauksessa tekemässä seuraavan 6-8 vuoden aikana. Uuden investointiohjelman lopputuloksena olisi uusi tai uudenveroinen kiinteistökanta, jolloin toiminnan laatu paranisi huomattavasti. Nykyisellä toimintamallilla tulot eivät riitä nykyaikaiseen kiinteistönpitoon. Osa uuden toimintamallin säästöistä olisikin suunnattava kiinteistönpidon tason nostoon niin, että siitä tulee aidosti toimintaa tukeva palvelu. Edellä esitetyt mallit ja laskelmat ovat puhtaasti teoreettisia ja tarkastelevat mahdollisia tulevaisuuden kehityssuuntia. Jotta uuteen malliin voidaan siirtyä, tarvitaan uusi toimitilaverkkojen suunnittelun, rakentamisena ja ylläpidon toimintamalli. Näkökulmaa on muutettava: kiinteistökanta on suunniteltava ja investoinnit tehtävä toiminnan ehdoilla. Uusi kiinteistönpidon toimintamalli on rahoitettavissa nykyisellä tulorahoituksella ja toiminnasta saatavilla säästöillä. Uuteen malliin siirtyminen on vain tahdon asia

50 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 49 Uusi kiinteistönpidon toimintamalli Jotta päästään taloudellisesti ja toiminnallisesti kestävälle kiinteistönpidon polulle, on luotava tätä tukeva toimintamalli. Mallille voidaan asettaa seuraavia tavoitteita: Se varmistaa kestävän talouden pidon Kaikille investoinneille on tehtävä tuottavuustarkastelu, joka perustuu toiminnan yksikkökustannuksiin (euroa/käyttäjä tms.) Kiinteistönpito ja siihen liittyvät investoinnit ovat tukipalvelu, joka tukee tehokasta ydintoimintaa ja ne on organisoitava vastaavasti Kuntien tämänhetkistä investointien, kiinteistönpidon ja toiminnan suhdetta voidaan kuvata seuraavasti: investointi kiinteistönpito toiminta Kuva 26 Nykyinen toimintamalli: investoinnit ohjaavat Malli toimii niin, että kunta päättää ensin rakentaa uuden palvelupisteen, palvelupisteelle perustetaan kiinteistönpidon järjestelmät ja tätä kautta luodaan puitteet toiminnalle. Investoinneista päätettäessä tehdään samalla palveluverkkoa ja kiinteistönpitoa koskevat päätökset. Kärjistäen voidaan sanoa, että toimintaa ja kiinteistönpitoa harjoitetaan, koska palvelupisteet on rakennettu, ei päinvastoin. Investointiprosessi on siis tärkeämpi kuin palveluverkon suunnitteluprosessi tai kiinteistönpidon prosessi. Investointien peruste on yleensä kaupunkirakenteessa tapahtuneet muutokset: on rakennettu uusi alue ja siellä tarvitaan uusia palveluita. Peruskorjaus on eräs versio tästä: olemassa oleva rakennus on mennyt huonoon kuntoon ja se korjataan. Samassa yhteydessä voidaan ottaa huomioon toiminnassa tai kiinteistönpidossa tapahtuneita muutoksia, mutta vain sen verran, kuin olemassa oleva rakennus tai siihen tehtävä laajennus mahdollistavat. Kun investointeja pyritään minimoimaan, tulee prosessista summaava: lähtökohtana on aina jo syntynyt tilanne, johon reagoidaan pienimmällä mahdollisella lisäresurssilla. Toimipisteiden matto laajenee tasaisesti kuin kasvusto, rakennus rakennukselta. Toiminnan tarpeita ja toiminnalle tehokkainta mahdollista verkkoa ei päästä koskaan hahmottamaan.

51 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 50 ristiriita Kuva 27 Kasvamalla syntynyt verkko Kuva 28 Toiminnan kannalta optimaalinen verkko Uusi investointiohjelma lähtee aivan toisenlaisesta tavasta suhtautua toimintaan. Jotta investointiohjelma voidaan toteuttaa ja siitä saatavat laadulliset ja taloudelliset edut hyödyntämään, on toimintamallia muutettava toimintalähtöiseksi. toiminta kiinteistönpito investointi Kuva 29 Uusi toimintalähtöinen toimintamalli Uudessa mallissa kaikki lähtee toiminnan edellytysten tarkastelusta. Lähtökohtana ovat toiminnan analyysi ja toiminnan tarpeet. Minkälaista palveluverkkoa ja minkälaisia rakennuksia toiminta tarvitsee voidakseen tuottaa palvelut laadukkaasti ja resursseja tuhlaamatta? Kun tähän kysymykseen on saatu vastaus, voidaan kiinteistönpidon palvelut suunnitella. Investoinnit ovat vain kiinteistönpidon eräs alaprosessi, jota tarvitaan, jotta palveluverkkoon voidaan tehdä muutoksia. Seuraavassa on esitetty toimenpiteet, jotka on tehtävä, jotta uuteen malliin voidaan siirtyä. Toimenpiteet on jaettu vuosille seuraavasti: Välittömästi toimeenpantavat asiat, uuden toimintamallin rakentaminen Uuden toimintamallin käyttöönotto- ja kokeiluvaihe Toimintamalli käytössä ja tulokset hyödynnettävissä

52 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 51 Vuosien 2014 ja 2015 toimenpiteet Tässä luvussa kuvataan toimenpiteet, jotka on välittömästi tehtävä, jotta uuteen toimintamalliin voidaan siirtyä. Niistä on tehtävä päätökset vuoden 2013 aikana. Kunkin kappaleen lopussa on laatikoissa kuvattu päätösten keskeinen sisältö. Palveluverkkosuunnitelmat Jotta investointiohjelmaa voidaan lähteä suunnittelemaan, on hallintokuntien tehtävä palveluverkkosuunnitelmat yleiskaavan pohjalta. Suunnitelmissa on otettava huomioon se mahdollisuus, että palvelukokonaisuuksia kiinteistöpalveluineen hankitaan ulkopuolisilta toimittajilta. Samassa yhteydessä tehdään selvitys yksityisistä palveluista niin, että myös niiden yhteensovittaminen osaksi uutta palveluverkkoa on otettu huomioon. Selvityksessä kartoitetaan kunnan toimintaan liittyviä tai sitä tukevia olemassa olevia yksityisiä palveluita sekä kysyntää mahdollisille uusille palveluille. Voiko esimerkiksi kaupan tiloissa tarjota julkisia palveluita? Suunnitelmissa on esitettävä mitä palveluja kunta tarjoaa ja mitä ei mikä olisi palvelupisteiden ihanteellinen sijoittuminen vuoteen 2025 mennessä, jos nykyistä palveluverkkoa ei olisi minkä kokoisia palvelupisteet olisivat (kuinka monta lasta, oppilasta, hoidettavaa tms. niissä kussakin olisi) minkä tasoista palvelua missäkin annetaan kuinka tukipalvelut ja kuljetukset olisi paras järjestää mitä palveluista tuotetaan itse ja mitä voidaan hankkia muualta kuinka tilaajatoiminnot organisoidaan mitä tavoitteita kiinteistönpidolle ja kiinteistöpalveluille asetetaan Toimenpiteet Teetetään yksityisistä palveluista kaupallinen selvitys vuoden 2014 aikana. Hallintokunnat tekevät palveluverkkosuunnitelmat niin, että ne valmistuvat vuoden 2014 aikana. Investointien ohjauksen ja toteutuksen malli Jotta investointiohjelman tavoitteet saavutetaan, on otettava käyttöön uusi investointiprosessi. Tarvitaan ennen muuta toimiva projektisalkun eli kunnan investointiohjelman hallintajärjestelmä. On päätettävä millä ehdoilla projektit pääsevät talousarvioon ja millä ehdolla ne siellä pysyvät. Tällaisia päätöksiä ei voida tehdä, jos yksittäisiä hankkeita ei analysoida riittävästi. Päätavoitteena tulee olla, että investoinnit vahvistavat pitkällä tähtäimellä kunnan kykyä tuottaa palveluita kuntalaisille tehokkaasti ja laadukkaasti. Ennen kuin kunnan hankkeita voidaan ottaa edes suunnitelmavuosille, niistä olisi tehtävä tarveselvitys, jossa edellä mainitut kysymykset selvitetään. Jo tarveselvitysvaiheessa on asetettava tavoitteet elinkaaren näkökulmasta, ylläpitokuluille ja etenkin toiminnan ja tilankäytön tehokkuudelle. Paras mittari on käyttäjäpohjainen tai muu toimintaan pohjaava tehokkuusluku. Merkittävin

53 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 52 osa investointi- ja elinkaarikustannuksista ovat kiinteistön laajuuteen sidottuja, jolloin tehokkuuden nostaminen on tehokkain keino vaikuttaa toimitilakustannuksiin pitkällä aikavälillä. Hankesuunnitteluvaiheessa tarveselvityksessä esitetyt tavoitteet on yhdessä hankkeen osallisten kanssa pystyttävä purkamaan selkeiksi toteutusstrategioiksi. Hankkeet on puristettava tavoitteiden asettamiin raameihin. Hankesuunnitelmassa on kuvattava tilat sillä tasolla, että toiminnan tarpeet pystytään yksiselitteisesti määrittelemään. Kaikki tilatavoitteet on asetettava huoneja kalustesuunnitelman tasolla. Tämä on tehtävä yhdessä käyttäjien ja muiden osallisten kanssa, jotta syntyy sitoutuminen tavoitteisiin. Huolellisesti tehdyn hankesuunnitelman pohjalta on mahdollista valita eri toteutusmalleja. Suunnittelijan tehtävä on miettiä suunnitteluratkaisuja esitettyjen tarkkojen tavoitteiden pohjalta, ei pohtia tavoitteita tai muuten kyseenalaistaa jo tehtyä työtä. Osalliset ja käyttäjät eivät enää suunnitteluvaiheessa esitä lisävaatimuksia vaan tarkkailevat, että luvatut tavoitteet saavutetaan. Tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien tekemisestä on tehtävä erillinen ohje, joka perustuu valtakunnallisiin malleihin. Toimenpiteet Käyttäjähallintokunnan on tehtävä tarveselvitys ennen kuin hanke otetaan talousarvion suunnitelmavuosille. Kiinteistökeskus antaa tukea. Tarveselvityksen tekemisen yhteydessä käydään aina läpi palveluverkon tilanne ja hankkeen asema siinä. Tarveselvityksessä asetetaan tavoitteet elinkaarelle, toiminnan ja tilankäytön tehokkuudelle käyttäjäkohtaisena tai muuna toimintaa kuvaavana lukuna. Hankesuunnitelma keskittyy toteutuksen tarkkaan kuvaamiseen tarveselvityksen tavoitteiden pohjalta. Kiinteistökeskus vastaa tekemisestä. Hankesuunnitteluvaiheessa käyttäjät ilmaisevat vuorovaikutteisessa prosessissa kaikki tarpeensa ja ne sopeutetaan tavoitteisiin. Suunnitteluvaiheessa etsitään ratkaisuja tavoitteiden saavuttamiseksi, ei aseteta enää uusia tavoitteita tai kyseenalaisteta aikaisempia tavoitteita. Tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien tekemisestä tehdään vuoden 2014 aikana erillinen ohje, joka perustuu valtakunnallisiin malleihin. Alueelliset tarveselvitykset Edellisessä kappaleessa kuvatun mallin, tehtyjen palveluverkkosuunnitelmien ja uuden yleiskaavan pohjalta tehdään tarveselvitykset koko kiinteistökannasta alueittain. Tarveselvityksistä vastaavat hallintokunnat, mutta kiinteistökeskus auttaa niiden tekemisessä. Kultakin alueelta nimetään henkilö, joka vastaa tarveselvityksen kokoamisesta.

54 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 53 Tarveselvitykset on vastuuhenkilön johdolla koordinoitava hallintokuntien kesken niin, että mahdollisuudet yhteisiin palvelupisteisiin on selvitetty. Samalla otetaan huomioon mahdollisuus yhteistyöhön yksityisen sektorin ja muiden ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Toimenpiteet Tehdään vuoden 2014 aikana kaikista kiinteistöistä alueittain tarveselvitykset. Tarveselvitysten tekemisestä vastaavat hallintokunnat, kiinteistökeskus avustaa. Kiinteistöjen salkutus Kiinteistöjen salkutus on tehtävä tavalla, joka tukee projektisalkun hallintaa. Kiinteistösalkkua määriteltäessä pitäisi ottaa huomioon ainakin seuraavat näkökulmat: Toiminnan merkitykseen perustuva salkutus: mihin kiinteistöihin halutaan tai on perusteltua panostaa toiminnan näkökulmasta Taloudelliseen arvoon, rakennuksen kuntoon tai korjausvelkaan perustuva salkutus Näin rakennettu salkku on syytä käydä läpi aina valtuustokausittain. Onko toiminnassa tai kiinteistöjen kunnossa tapahtunut tai tapahtumassa muutoksia, jotka on otettava huomioon? Salkutus tehdään ensimmäisen kerran kun alueelliset tarveselvitykset ovat valmistuneet. Toimenpiteet Kiinteistöjen salkutus tehdään ja käydään läpi joka talousarviovalmistelun yhteydessä ja se tehdään ensisijaisesti toiminnan näkökulmasta. Ensimmäisen kerran salkutus tehdään 2015 kun alueelliset tarveselvitykset ovat valmistuneet. Oman organisaation rakenne Jotta uusi omistajaohjauksen malli toimisi, on kiinteistökeskus ja sen harjoittama kiinteistönpito organisoitava aidon tukipalvelun lailla. Toiminnan fokuksena on oltava käyttäjä ja hänen tarpeensa, eikä pelkästään kiinteistö tai ylläpitotoiminta - asiakas on kuningas. Käyttäjälle on pystyttävä antamaan palvelulupaus. Suhteen asiakkaan ja tilakeskuksen välillä on oltava vuokrasuhteen luontoinen: jos tilat eivät ole käytettävissä, ei myöskään vuokraa makseta. Jotta tähän päästään, tarvitaan kahta asiaa: aitoa kiinteistökohtaista sisäistä vuokraa tilakeskuksen eriyttämistä kunnan muusta toiminnasta erilliseksi yksiköksi, joka saa tulonsa vuokrista Ilman aitoa vuokraa ei synny aitoa asiakkuutta. Palvelulupausta ei ole mahdollista antaa, jos resurssit on sidottu muualle. Vuokriin menevää rahaa ei saisi käyttää muuhun toimintaan. Jos vuokrat tuottavat liikaa, niitä on alennettava. Malli edellyttää tarpeiden ja laatutasojen tarkkaa määrittelyä ja palveluiden tuotteistamista ja hinnoittelua. Kun nämä on tehty, voivat eri osapuolet neuvotella tasavertaisessa asemassa keskenään. Toiminnan kustannuksia voidaan vertailla markkinoilla tarjolla oleviin palveluihin ja tehdä päätöksiä edulli-

55 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 54 simmista tuotantotavoista. Jonkinlainen kilpailutilanne yksityisen kanssa edistää oman tuotannon laadun ja tehokkuuden kehittämistä. Toimiakseen malli vaatii kulujen ja tuottojen tarkastelua kiinteistökohtaisesti. On myös sovittava käyttäjän ja omistajan välillä kustannusten jaosta. Mitkä toiminnalliset muutokset rahoittaa omistaja ja mitkä käyttäjä. Tähän löytyvät käytännöt yksityisen sektorin vuokraustoiminnasta: omistaja voi rahoittaa muutokset ja sisällyttää ne vuokraan, jos vuokralainen sitoutuu riittävän pitkään vuokrasopimukseen. Seuraavassa taulukossa on esitetty erilaisia tapoja organisoida kunnan kiinteistönpito. Toiminnan uusia tarpeita vastaisi parhaiten yhteinen liikelaitosmalli naapurikuntien kanssa. Liikelaitosmalli mahdollistaa myöhemmin yhtiöittämisen, mutta ei mitenkään edellytä sitä. Kunnalla on tässä mallissa kaikki optiot suunnitella toimintaa haluamallaan tavalla. Toinen vaihtoehto olisi siirtyä tilaaja-tuottajamalliin, mutta siinä hallinnon kustannukset ovat suuremmat eikä kiinteistökeskus saa varmistettua tarvitsemiaan resursseja. Prossessi Asiakas Osaaminen Tilaaja (pääasiallinen) Tuotantoyksikkö Kiinteistökeskus Tilaajatuottaja - malli Tuotanto itse Kunnan johto (teto valmistelee) Teton sisäinen yksikkö Yhteinen liikelaitos naapurikuntien kanssa Hallintokunta (teto tukee) Osakeyhtiö Toimintayksikkö, asiakas (hallintokunta tukee) Yksityisen Resurssi Alihankkija Tuottaja Kumppani Omistaja rooli Ulkoistaminen Kaoottinen prosessi Erittäin työlästä Mahdollinen, vaikka vaikea Optio Helposti toteutettavissa Oman tuotannon osuus 90% 70% 50% 30% 0-10% Asiakas Ei ole Rakennus Sisäinen tilaaja Hallintokunta Toimintayksikkö, asiakas Vuokraperuste Ei ole Koko kunnan Hallintokuntakohtainekohtaineperusteinen Kiinteistö- Markkina- taso Osaamisen taso Tekninen asiantuntemus Lisäksi kustan- Asiakastaidot Liiketoiminnan riittää nusten hallinta korostuvat johtaminen Tuotannon ohjaus, tuotteiden hallinta Talous Hallinnon kulut Minimoitu Kohtuulliset Suuret (oman työnjohdon lisäksi tilaajayksikkö) Joukko rakenteita Taseen osa Tuotannontekijä Kiinteistöomaisuus Kohtuulliset (oma työnjohto vähenee) Tuotannon tekijä ja tuoton lähde Pienet (pelkkä tilaajatoiminto) Likvidi omaisuus Kunnossapitotavoitteet kohteille Jotta kiinteistöjen todellinen korjausvelka saadaan määritettyä, on otettava käyttöön tunnistettuun tarpeeseen perustuva PTS työkalu. Nykyinen järjestelmä lähestyy ongelmaa liian teoreettisesti. Myös toiminnan on perustuttava tunnistettuun tarpeeseen. Kunnossapitotarve on määriteltävä myös pidemmälle aikavälille (1-2 vuotta, 3-5 vuotta ja 6-10 vuotta). Korjausvastikkeet on määriteltävä sille tasolle, että ne tukevat kulumisen ja ikääntymisen korjaamista. Korjausvastikkeet olisi sen takia korvamerkittävä kiinteistöille (kerätyt vastikkeet kohdennetaan kiinteistöille).

56 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 55 PTS-toiminnan ja korjausvelkatason määrittelyn on oltava kiinteistöjen salkuttamiseen perustuvaa: ykkösluokan kohteet ylläpidettävät kohteet loppuun käytettävät kohteet Vastuuttamista on selkiytettävä: käyttäjät eivät päätä PTS-toimenpiteistä, mutta heitä kuunnellaan ja heillä on vaikutusmahdollisuus. Toimenpiteet Otetaan vuoden 2014 aikana käyttöön tunnistettuun tarpeeseen perustuva PTS-työkalu. Työkalut kiinteistökannan tietojen ja talouden hallintaan On luotava hyvät toimintaprosessit ja tavat, joita tukemaan valitaan työkalut. Tarvitaan eri osapuolien - omistaja/tilaaja, tuottaja sekä käyttäjä - tarpeita tukevat tietojärjestelmät, joiden on varmistettava mahdollisuus läpinäkyvyyteen ja avoimuuteen. Huoltokirjojen sisältö on saatava kuntoon ja niiden käyttöönottoa edistettävä erillisellä hankkeella, jolla on johdon selkeästi ilmaistu tuki. Kulutusseuranta on saatava kattavaksi ja on siirryttävä tuntitason kulutusseurantaan. Tärkeimmissä kohteissa olisi oltava myös teknisen toimivuuden seuranta. Dokumenttien hallintaan on saatava kunnon työkalut (mm. piirustusarkisto). Tuntikirjausta on kehitettävä ja saatava aikaan todellisen kulujen ja tulojen kohdentuminen kiinteistöille. Kiinteistöille olisi asetettava myös tuottovaatimukset. On määriteltävä, mihin hoito- ja huoltotoiminnalla pyritään. Sen jälkeen voidaan määritellä dokumentoidut vaatimukset ja kuvaukset palveluiden laadulle ja sisällölle toimijasta ja toteutustavasta riippumatta voidaanko antaa palvelulupaus vai ei. Tärkeää on asiakkaan ja loppukäyttäjän huomioon ottaminen. On myös määriteltävä tavoitteet tuotantotavalle: onko kunnan tärkeä tuottaa vai järjestää hoito- ja huoltopalvelut. On tehtävä ylläpitosuunnitelma. On varmistettava, että toteutunut laatu on mitattavissa ja todennettavissa ja että toiminta jatkuvasti kehittyy. Tämä tapahtuu niin, että asetetaan tavoitteet ja mittarit, joita myös seurataan. Kaikkien rakennusten käytön ja ylläpidon toimia ohjeistetaan energiatehokkuusohjeilla (suunnittelu, rakennuttaminen, käyttäjät ja tekninen huolto), jotka laaditaan erikseen: vihreä rakentaminen (prosessi, materiaalit, tekniset ratkaisut) sisäilma kulutuksien hallinta + keinot ohjata toimintaa tasot: viranomaismääräykset, matalaenergia, passiivitalo, ympäristöluokitukset

57 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 56 Energiatehokkuustyön käytännön työvälineiksi ja mittareiksi voidaan erikseen tilattaessa valita mm. kunta-alan energiatehokkuussopimus tavoitteellinen kulutusseuranta tuntitasoiseen mittaustietoon perustuva kulutusseuranta energiasimuloinnit energiatehokkuustoimien PTS jatkuva parantaminen Toimenpiteet Huoltokirjojen käyttöä ja tuntikirjausta edistetään erillisellä hankkeella Tehdään vuoden 2014 aikana ylläpitosuunnitelma ja asetetaan tavoitteet hoito- ja huoltotoiminnalle. Tehdään vuonna 2014 Mäntsälään energiatehokkuussuunnitelma ja siihen liittyvä ohjeistus. Vuosien toimenpiteet Vuoden 2015 alusta on otettu uusi toimintamalli käyttöön. Käyttäjät suunnittelevat toimintaansa pitkäjänteisesti. Kaikista kiinteistöistä on tehty palvelutarvekartoitukseen perustuvat tarveselvitykset. Investointiohjelma perustuu hankesuunnitelmiin, ilman niitä on mahdotonta saada investointi suunnitelmaan. Käytössä on uusi tunnistettuun tarpeeseen perustuva PTS-työkalu sekä uusi ylläpidon ja energia-asioiden toimintamalli. Toimenpiteet Investointiohjelmaa ryhdytään toteuttamaan. Vuosien tilanne Kaikki vaihtoehdot ovat käytettävissä: oma tuotanto, ulkoistaminen, vuokraus, elinkaarimallit ym. ja niitä käytetään tarpeen mukaan. Asiakkailla on välineet, joilla he voivat suunnitella toimintaansa pitkäjänteisesti ja toisaalta kiinteistönpito pystyy nopeasti reagoimaan muutoksiin. On siirrytty markkinaohjattuun kiinteistökohtaiseen vuokraan: lähtökohtana on aina markkinoiden määrittämä vuokra. Oma toiminta on vaihtoehto, jos se pystyy tarjoamaan palvelut markkinavuokralla. Kiinteistönpidon ja kunnan muun talouden välille on rakennettu palomuuri : vuokrarahat käytetään aidosti rakennusten kiinteistönpitoon ja kehittämiseen.

58 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 57 Yhteenveto toimenpiteistä palveluverkkosuunnitelmat investointien ohjausmalli huoltokirjahanke ylläpitostrategia energiatehokkuusstrategia alueelliset tarveselvitykset kiinteistöjen salkutus kaupallinen selvitys PTS-työkalu aito sisäinen vuokra liikelaitosselvitys selvitys hankintamalleista elinkaarimallin pilotti liikelaitos aloittaa Investointiohjelman toteutus

59 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 58 Lähteet Aaltonen, Kirjavainen, Moisio (2006) Perusopetuksen tuottavuus ja tehokkuus VATT-tutkimuksia nro 127 Kari Nissinen (2003) Toimitilojen tehokkuuden ja toimivuuden mittaaminen työpitetarkastelun perusteella. Yhteenvetoraportti. VTT Rakennus- ja yhdyskuntatekniikka Kari Nissinen (2006) Tilateho-hankkeen loppuraportti N:o1. VTT Rakennusja yhdyskuntatekniikka KTI Ylläpidon kustannusvertailu, 2012 Leponiemi, Siitonen, Anttiroiko (2010): Julkisen ja yksityisen sektorin välinen yhteistyö. TY/Yhdyskuntatieteiden laitos Nippola, Vainio, Huuhtala (2006) Rakennustyyppikohtainen peruskorjaustarpeen arviointi kuntien rakennuksissa. Kuntaliitto RT Päiväkotien suunnittelu s. Tilastokeskus: Väestö iän (1-v.) ja sukupuolen mukaan alueittain Tilastokeskus: Kiinteistön ylläpidon kustannusindeksi, 2012 KUVAT: Mäntsälän kotisivut,

60 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 1 LIITE 1: Toimitilojen sijainti ja väestöpohja

61 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 2 Toimitilojen sijainti ja väestöpohja Mäntsälän väestö on kasvanut ja etenkin ja 2000-luvuilla kasvu on ollut erittäin suurta. Väestönkasvun odotetaan jatkuvan, mutta samanlaiselle tasolle kuin ja 2000-luvuilla ei päästä Kuva 30 Mäntsälän väkiluku Väestönkasvu on tulevaisuudessa pienempää kuin aikaisemmin, mutta kuitenkin yli 2 % lukemiin päästään. Suuret kasvuluvut (yli 2%/vuosi) voivat johtaa suuriin investointeihin ja kunnan velkaantumiseen. Mäntsälän tulee siis varautua väestönkasvusta mahdollisesti syntyviin haasteisiin , ,1 9,6 9, ,9 6,2 6,5 6,4 5,5 4,4 3,5 2,9 2 0 Kuva 31 Mäntsälän väkiluvun kasvuprosentti viisivuotiskausittain

62 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 3 Kuva 32 Mäntsälän ikärakenne Ikärakenteen painopiste siirtyy hieman vanhempaa väestöä kohden, mutta pääosin ikäranne pysyy hyvin samankaltaisena, eikä nuoremman väestön odoteta juurikaan vähenevän. Ikärakenne ei tule muuttumaan huolestuttavasti. Väestön odotetulla kasvulla on varmasti positiivinen vaikutus ikärakenteessa tapahtuviin muutoksiin. Kuva 33 Mäntsälän ikärakenne 2012 ja

63 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 4 LIITE 2: Käyttäjäkyselyn analyysi

64 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 5 Kuva 34 Mäntsälän kyselyn liikennevaloanalyysi

65 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 6 LIITE 3: Toimitilakustannukset

66 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 7 Toimitilakustannukset Kustannuksien tiliöinti Mäntsälän kunnan toimitilakustannukset analysoitiin vuosien tilinpäätöstietojen perusteella. Tässä selvityksessä toimitilakustannuksilla tarkoitetaan kiinteistöjen ylläpidosta aiheutuneita kustannuksia. Mäntsälän kunta käsittelee kustannuksia seuraavan kustannusjaottelun mukaisesti: - Yhteiset tehtävät - Yleishoito ja valvonta - Lämpöhuolto - Sähköhuolto - Vesihuolto - Siivous - Kunnossapito Yhteisten tehtävien kustannukset muodostuvat lähinnä hallinnollisista tehtävistä. Kustannuksien kehittyminen Mäntsälän kunnan kiinteistöjen ylläpitokustannukset olivat keskimäärin 5,3 M vuonna 2011.

67 MÄNTSÄLÄN KIINTEISTÖJEN KEHITTÄMISOHJELMA 8 MÄNTSÄLÄN YLLÄPITOKUSTANNUKSIEN MUODOSTUMINEN Suurimmat ylläpitokustannukset % Terveyskeskus ,1 % Kunnantalo ,1 % Monitoimitalo ,1 % Ehnroosin koulu ,6 % Riihenmäen koulu ,1 % Kotokartano ,3 % Lukio ,2 % Hyökännummen koulu ja päiväkoti ,0 % Hepolan koulu + viipale ,9 % Myllymäen koulu ,4 % Muut kiinteistöt ,0 % ,0 % 8,1 % 4,0 % 3,4 % 3,9 % 7,1 % 4,2 % 6,1 % 4,3 % 5,6 % 5,1 % Terveyskeskus Kunnantalo Monitoimitalo Ehnroosin koulu Riihenmäen koulu Kotokartano Lukio Hyökännummen koulu ja päiväkoti Hepolan koulu + viipale Myllymäen koulu Muut kiinteistöt Kustannukset kuluerittäin % Lämpöhuolto ,3 % Yleishoito ja valvonta ,0 % Siivous ,4 % Yhteistehtävät ,4 % Sähköhuolto ,9 % Kunnossapito ,3 % Ulkoalueiden hoito ,9 % Jätehuolto ,5 % Vesihuolto ,2 % ,3 % Vesihuolto Jätehuolto Ulkoalueiden hoito Kunnossapito Sähköhuolto Yhteistehtävät Siivous Yleishoito ja valvonta Lämpöhuolto 0,0 % 5,0 % 10,0 % 15,0 % 20,0 % 25,0 % Kustannukset rakennustyypeittäin % Koulut ,3 % Hoitoalan rakennukset ,5 % Päiväkodit ,0 % Hallintorakennukset ,1 % Liikuntarakennukset ,7 % Muut rakennukset ,7 % Kokoontumisrakennukset ,3 % Asuinrakennukset ,3 % ,3 % 2,3 % 5,7 % 6,7 % 7,1 % 13,0 % 44,3 % Koulut Hoitoalan rakennukset Päiväkodit Hallintorakennukset Liikuntarakennukset Muut rakennukset Kokoontumisrakennukset Asuinrakennukset 17,5 % Kuva 35 Mäntsälän ylläpitokustannuksien ( ) muodostuminen vuosi 2011