IT-järjestelmämuutoksen suunnittelu ja toteutus Case kokoushotelli Marjola

Transkriptio

1 Tietotekniikan osasto Tietoliikennetekniikan laboratorio Kandidaatintyö IT-järjestelmämuutoksen suunnittelu ja toteutus Case kokoushotelli Marjola Riku Tarkiainen vsk Tietotekniikan osasto Digitaalinen viestintätekniikka Työn tarkastajana toimii prof. Jari Porras

2 ii TIIVISTELMÄ Lappeenrannan teknillinen yliopisto Tietotekniikan osasto Digitaalisen viestintätekniikan koulutusohjelma Riku Tarkiainen IT-järjestelmämuutoksen suunnittelu ja toteutus Case kokoushotelli Marjola Kandidaatintyö sivua, 1 kuva ja 1 kaavio Tarkastaja: Professori Jari Porras Hakusanat: hotelli, IT-järjestelmä, tietojärjestelmä, järjestelmämuutos, Keywords: hotel, IT-system, information system, system upgrade Suomalaisten hotelliyritysten kilpailu etenkin yritysasiakkaista on kasvanut huimasti luvun lamavuosien jälkeen. Tämä kilpailu on johtanut useiden hotelliyritysten osalta siihen, että IT-järjestelmien kehitys ei ole kestänyt kilpailussa mukana. Kokousasiakkaiden kasvaneet vaatimukset aiheuttavat paineita varsinkin pienille hotelleille, jotka ovat pakotettuja kehittämään omia järjestelmiään ja palveluitaan markkinoiden vaatimalle tasolle. Hotelliyrityksen IT-järjestelmän muutoksessa tärkeää on kartoittaa tarkasti yrityksen omat tarpeet kuten myös asiakkaiden vaatimukset. Näiden pohjalta suunniteltu järjestelmä auttaa hotelliyritystä parantamaan palvelutasoaan sekä yksinkertaistamaan omia toimintojaan. Tässä kandidaatintyössä kartoitettiin lappeenrantalaisen kokoushotelli Marjolan ITjärjestelmän tarpeet sekä suunniteltiin uusi kokonaisvaltainen IT-järjestelmä sisältäen laitteistot, ohjelmistot, tietoverkot, tukipalvelut sekä ylläpidon. Kokoushotelli Marjolaan toteutettiin hotellivarausjärjestelmän hankinta kyseisiin järjestelmiin erikoistuneelta ohjelmistotoimittajalta, langattoman asiakasverkon hankinta paikalliselta IT-yritykseltä sekä hotellin oman tietoverkon suunnittelu ja toteutus.

3 iii ABSTRACT Lappeenranta University of Technology Department of Information Technology Riku Tarkiainen Planning and implementing an IT-system upgrade Case conference hotel Marjola Bachelor s thesis pages, 1 figure and 1 table Examiners: Professor Jari Porras Keywords: hotel, IT-system, information system, system upgrade The competition of Finnish hospitality companies has grown massively after the depression years in the 1990s. This competition has lead many hospitality companies in the situation, where their IT system development has not stayed with the competition. Conference customers grown requirements produce pressure especially to small hotels, which are forced to develop their own systems and services to the level defined by current markets. During the upgrade of a hospitality company s IT system, it is very important to define explicitly the company s own needs as well as the customers requirements. A new system, which is designed based on these needs and requirements, will help the hotel to achieve a better service level and simplify their own actions. In this bachelor s thesis, the needs of the IT-system of conference hotel Marjola from Lappeenranta, Finland were mapped and a new system was planned including hardware, software, networks, support services and maintenance. The hotel booking software was acquired from a software company specialized to hospitality software. The wireless network for the customers was obtained from a local IT company to conference hotel Marjola. Also the planning and implementation of the hotel s own network was done during the project.

4 iv ALKUSANAT Kiitos kaikille kandidaatintyössäni minua avustaneille. Erityisesti haluan kiittää professori Jari Porrasta työn ohjaamisesta, Wispnet Oy:n Risto Pajaria osaavasta ja asiantuntevasta opastuksesta ja tuesta verkkotoimintojen kanssa sekä kokoushotelli Marjolan hotellipäällikköä Maarit Viljasta antoisasta yhteistyöstä projektin parissa. Lappeenrannassa Riku Tarkiainen

5 1 SISÄLLYSLUETTELO LYHENNELUETTELO JOHDANTO TAUSTA Työn taustat Käytetyt termit Alkutilanteen kuvaus Taustaa kirjallisuudessa TAVOITETILA Tavoitetilan kuvaus Tavoitetilan mittarit KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS Laitteistot Ohjelmistot Verkot Sainet Marjolan sisäverkko Tukipalvelut ja ylläpito Muut toteutukseen liittyneet asiat TULOKSET JOHTOPÄÄTÖKSET...18 LÄHDELUETTELO...19

6 2 LYHENNELUETTELO ADSL DHCP DNS Ethernet IP IT RJ-45 T568A T568B TIA/EIA-568-B UPS WLAN Asymmetric Digital Subscriber Line Dynamic Host Configuration Protocol Domain Name System Pakettipohjainen lähiverkkoratkaisu Internet Protocol Information Technology Verkkokaapeloinnissa käytetty liitin Standardoitu verkkokaapelin kytkentätapa Standardoitu verkkokaapelin kytkentätapa Standardi, joka määrittelee verkkotuotteita ja menetelmiä Uninterruptible Power Supply Wireless Local Area Network

7 3 1 JOHDANTO Hotelliyritykset ovat olleet viime vuosikymmenen aikana suurten muutosten kohteina. Ihmisten työ- ja vapaa-ajan matkustus on lisääntynyt runsaasti sekä Suomen sisällä että kansainvälisesti ja Internet on mullistanut hotellien vertailun ja hotellivarausten tekemisen. Kasvaneet matkustajamäärät ja tiedon lisääntyminen on asettanut paineita hotelliyrityksille, joista useat selvisivät täpärästi 90-luvun lamasta. Hotelli- ja ravintola-alan yritysten tietojenkäsittelyn parantaminen on yksi tapa edesauttaa yrityksen tehokkuutta ja näin turvata yrityksen mahdollisuudet kehittyä tulevaisuudessa. Työn aiheena on lappeenrantalaisen loma- ja kokoushotelli Marjolan IT-järjestelmän suunnittelu ja toteutus. Työn perusteena on Marjolan halu uudistaa toimintaansa ja näin pyrkiä parantamaan työntekijöiden tehokkuutta ja samalla tarjota asiakkailleen parempaa palvelua. Työssä käsitellään kokonaisen IT-järjestelmän rakentamista eri alihankkijoiden toimittamista osista, siten että lopullinen järjestelmä on Marjolan tarpeiden mukainen. Uudistuksen on myös tarkoitus mahdollistaa uusien palveluiden lisääminen järjestelmiin tulevaisuudessa. Työssä käsitellään langattoman asiakasverkon (Sainet) suunnittelu ja toteutus yhteistyössä Wispnet Oy:n kanssa, sähköisen hotellivarausjärjestelmän hankintaprosessi Hotellinx Oy:ltä sekä tietokonelaitteistojen ja verkkoyhteyksien päivittäminen uusien järjestelmien vaatimalle tasolle. Lisäksi työssä toteutetaan ohjeisto uusien järjestelmien vikatilanteiden varalle sekä suunnitellaan ja toteutetaan Marjolan henkilökunnalle tietoturvakäytännöt, jonka perusteella uusien järjestelmien käytön turvallisuus saadaan taattua.

8 4 2 TAUSTA 2.1. Työn taustat Loma- ja kokoushotelli Marjolan nykyinen päärakennus on rakennettu v. 1988, mutta lomakoti- ja hotellitoimintaa alueella on ollut jo useita vuosikymmeniä. Majoitustilaa hotellissa on yhteensä n. 60 henkilölle eritasoisissa majoitustiloissa. Marjolassa on ollut kokousasiakkaita vaihtelevissa määrin vuosien saatossa ja yritysasiakkaiden määrän kasvattaminen on ollut yksi Marjolan lähiaikojen tavoitteista. Loma- ja kokoushotelli Marjolan omistaa Etelä-Saimaan Invalidit Ry. Työn aiheena olevan tietojärjestelmämuutoksen tarve on Marjolassa todettu tarpeelliseksi viime vuosien aikana. Hotellin imagon nostaminen ja asiakasmäärän kasvattaminen ovat osoittautuneet mahdottomiksi ilman toimivaa tietojärjestelmäinfrastruktuuria ja selkeitä toimintamalleja tietojärjestelmien tehokkaaseen käyttöön. Tänä päivänä kokousasiakkaat vaativat kokoushotellilta lukuisia asioita, joista tärkeimpänä mainittakoon langattoman internetin saatavuus kaikissa kokoustiloissa. Tämä seikka ja useita muita kokousasiakkaiden vaatimuksia on otettu huomioon kandidaatintyön alkuselvitystä tehtäessä. Myös nykypäivän lait ja määräykset vaativat hotelli- ja ravintola-alan yritykseltä monia toimenpiteitä, joita ei ole otettu huomioon vanhoja järjestelmiä laadittaessa. Useimmat hotellivaraukset tehdään nykyään Internetin välityksellä, joten uutta järjestelmää suunniteltaessa myös tämä on otettava huomioon Käytetyt termit Työssä IT-järjestelmällä tarkoitetaan koko hotelliyrityksen tietoteknistä järjestelmää sisältäen laitteistot, verkot sekä ohjelmistot. Tietojärjestelmällä tarkoitetaan hotellin ja Etelä- Saimaan Invalidit Ry:n tietojenkäsittelyyn ja tietojen prosessointiin tarkoitettuja ohjelmistoja tietokantoineen.

9 Alkutilanteen kuvaus Marjolan toiminnassa on ollut lähiaikoina paljon muutoksia, joten IT-järjestelmän päivittäminen ajan tasalle on ollut edellytys yrityksen kehitykselle. Suurimpia muutoksia ovat olleet mm. kirjanpidon ulkoistaminen, toimistotilojen siirtäminen rakennuksesta toiseen sekä uuden kokoustilan rakentaminen. Vanha IT-järjestelmä on palvellut Marjolan toiminnan kolmea eri osaa: hotellitoimintaa, Etelä-Saimaan Invalidit Ry:n toimintaa sekä kirjanpitoa. Hotellitoiminnassa ITjärjestelmää on käytetty lähinnä sähköpostiyhteyksien hoitamiseen ja tarjouksien ym. dokumenttien laatimiseen. Hotellin varausjärjestelmä on toiminut kokonaan manuaalisesti varausvihkon ja muistilappujen avulla ja tämän menetelmän suuri virhemarginaali on koettu uhkaksi hotellin imagoa nostettaessa. Myös yksittäisen hotellitapahtuman käsittelyyn vaadittu työmäärä on ollut kohtuuttoman suuri. Vanha järjestelmä on ollut myös hyvin pitkälle riippuvainen tietyistä henkilöistä, joka aiheuttaa helposti suuria ongelmia. Yhdistyksen osuus IT-järjestelmän käytöstä on koostunut pääosin yhdistyksen jäsentietorekisterin ylläpidosta ja jäsensihteerin muista toiminnoista. Myös yhdistyksen laskutus on hoidettu osittain vanhan järjestelmän avulla. Varsinaista yhtenäistä tietojärjestelmää hotelli- ja ravintolapuolen käyttöön Marjolassa ei ole ollut aiemmin. Marjolan tietokonelaitteisto on koostunut palvelimesta sekä neljästä työasemasta, jotka ovat Ethernet-pohjaisessa lähiverkossa keskenään. Kyseiset laitteet ovat aiemmin vuokrattu lappeenrantalaiselta IT-yritykseltä, ja nykyään laitteet ovat Marjolan omaisuutta. Internet-yhteys on toteutettu ADSL-tekniikalla. ADSL-modeemi on kytkettynä keskittimen välityksellä palvelimeen ja tämä toimii mm. nimipalvelimena muille koneille. Palvelin on tarjonnut käyttäjille myös yhden yhteisen tallennuspaikan verkon ylitse. Hotellin tietokoneen yhteys muuhun verkkoon on toteutettu langattomasti, koska palvelin on sijainnut eri rakennuksessa. Työasemien tietoturva on ollut olematonta salasanojen helppoudesta virustorjuntaohjelmistojen päivitysten puutteellisuuteen saakka. Osa Marjolan käytössä olleista ohjelmistoista on pidetty ajan tasalla, mutta osa ohjelmistoista on ollut sellaisenaan käytössä useita vuosia ja kyseisten ohjelmistojen tietoturva-asiat ja päivitysten puuttuminen on osaltaan luonut suuria turvariskejä.

10 6 Marjolan henkilökunnan tietokoneen käyttötaidot riittävät koulutuksen avulla uusien järjestelmien käyttämiseen, mutta järjestelmien ylläpitoa yrityksen sisällä ei pystytä hoitamaan. Aiemmin henkilöstöä ei ole juurikaan koulutettu IT-järjestelmien käyttöön, mikä on osaltaan myös aiheuttanut vastustusta uusien järjestelmien hankkimiseen. Vikatilanteiden sattuessa toimintamallit eivät ole olleet selkeitä ja pienikin ongelma on aiheuttanut usein suuria vaikeuksia hotellin ja yhdistyksen normaalille toiminnalle. Asiakkaille ei ole ollut tarjolla minkäänlaista mahdollisuutta päästä Internetiin hotellista. Kokousasiakkaiden aiemman palautteen mukaan langattoman verkon puuttuminen on ollut erittäin suuri osatekijä kokoustilojen hankkimiseen muilta hotelleilta Taustaa kirjallisuudessa Turun Åbo Akademi-yliopiston tutkijoiden Emerald-lehdessä syyskuussa 2001 julkaistussa raportissa tutkittiin uusikaupunkilaisen pienen hotellin siirtymistä täysin manuaalisesta järjestelmästä Internetissä toimivaan varausjärjestelmään ja tähän muutokseen liittyviä vaikeuksia. Tutkimuksessa todettiin uuden järjestelmän parantavan hotelliyrityksen kilpailuasemaa markkinoilla ja mahdollistavan monien liiketoimintaprosessien automatisoinnin. Suurimpina ongelmina pidettiin henkilökunnan vähäistä tietoteknistä osaamista ja haluttomuutta suureen muutokseen sekä hotelliyrityksen rajallisia taloudellisia resursseja järjestelmien hankkimiseen ja henkilöstön kouluttamiseen (Anckar et al., 2001). Paija (et al., 1997) mukaan 1990-luvun laman jälkeen hotelliyritysten taloudelliset panostukset ovat keskittyneet lähinnä toiminnan turvaamiseen. Tämän vuoksi uuden järjestelmän olisi pystyttävä tuottamaan lisäarvoa mahdollisimman nopeasti käyttöönoton jälkeen. Hotelliyritysten tietojärjestelmien vaatimuksia lisää lakisääteinen (Tilastolaki 280/2004), Tilastokeskuksen ylläpitämä matkailutilasto, johon kerätään tietoa rekisteröityjen majoitusliikkeiden, hotellien, motellien, matkustajakotien, retkeilymajojen, lomakylien ja leirintäalueiden toiminnasta (Tilastokeskus, 2008). Nykyaikaiset hotellivarausjärjestelmät pystyvät hoitamaan tämän tilastoinnin automaattisesti (Hotellinx, 2008), ja tämä vähentää huomattavasti hotelliyrityksen kuukausittaista työmäärää. Pk-yritysten tietoturvaan liittyviin riskeihin ja tietoturvastrategian tarpeellisuuteen on kiinnitetty paljon huomiota monelta eri taholta. Julkishallinnon, elinkeinoelämän ja järjestöjen

11 7 yhteistoiminnan tuloksena on toteutettu sivustokokonaisuus jonka tarkoituksena on parantaa sekä yksityisten henkilöiden että yritysten ymmärrystä tietoturvasta. Yrityksen tietoturvallisuus riippuu yrityksen jokaisen henkilön toiminnasta, joten on tärkeää sopia yhteiset pelisäännöt järjestelmien turvaamiseksi (Tiihonen, 2001). Henkilökunnan IT-koulutukseen ja tukipalveluihin on kiinnitettävä erityistä huomiota, koska riittävä koulutus vähentää henkilöstön uuteen järjestelmään kohdistuvaa vastarintaa ja motivoi työntekijöitä käyttämään uutta järjestelmää. (Anckar et al., 2001)

12 8 3 TAVOITETILA 3.1. Tavoitetilan kuvaus Tavoitetilan mukaisessa, toimivassa järjestelmässä vaaditaan asianmukaisen laitteiston ja ajan tasalla olevien ohjelmien toimivuutta yhdessä sekä ohjelmistojen ja laitteistojen käyttöön koulutettua henkilökuntaa. Lisäksi kilpailukyvyn parantaminen vaatii hotelliyritykseltä nykyaikaisten palveluiden tarjoamista asiakkaille, kuten langattoman Internet-yhteyden saaminen ennalta määritellyillä alueilla sekä hotellivarauksen tekemisen Internetissä. Tässä työssä pyritään toteuttamaan tavoitetila siten, että kaikki osa-alueet tulee katettua ja toteutettu järjestelmä on laajennettavissa uusilla ominaisuuksilla tulevaisuudessa Tavoitetilan mittarit Marjolan tietokonejärjestelmän uudistus voidaan jakaa neljään osaan, laitteistot, ohjelmistot, verkot sekä tukipalvelut ja ylläpito. Näistä jokaiselle on määritetty useita tavoitteen toteutumista kuvaavaa mittaria. Tavoitetilan voidaan toteutuneen, kun kaikkien mittareiden osa-alueet on huomioitu lopullisessa järjestelmässä. Kaavio 1 kuvaa tavoitetilan eri osaalueiden mittareita. Työasemien määrän suhde tarpeeseen Tietokoneiden tehokkuuden riittävyys Palvelimen hyödyntäminen tietojärjestelmissä Laitteiden sähkövirran turvaaminen Ohjelmistojen päivittäminen ajan tasalle Ohjelmistojen lisenssiasiat Hotellivarausjärjestelmä - hankinta - asennus - koulutus - käyttöönotto - ylläpito Tietoverkon suunnittelu ja toteutus uudessa tilassa Langattoman asiakasverkon hankinta ja toteutus Tietoturvakäytännöt Tukipalvelusopimukset Henkilöstön koulutus Vikatilanteiden hallinnan ohjeisto Laitteistot Ohjelmistot Tietoverkot Tukipalvelut ja ylläpito Kaavio 1. Tavoitetilan toteutumista kuvaavat mittarit

13 9 Laitteistojen osalta tavoitetila on toteutettu, kun hotellin käytössä on tarpeiden mukainen määrä työasemia, Marjolassa olevat tietokoneet on päivitetty vastaamaan tehoiltaan uuden hotellivarausjärjestelmän vaatimuksia, hotellin omaa palvelinta hyödynnetään tehokkaasti tietojärjestelmien toiminnassa sekä laitteistot ovat turvattuna sähköverkon epäsäännölliseltä toiminnalta. Ohjelmistot -osa-alueen suurin yksittäinen mittari on sähköisen hotellivarausjärjestelmän hankintaprosessin onnistuminen. Tähän sisältyvät osa-alueet ovat ohjelmiston hankinta, asennus, koulutus, käyttöönotto ja ylläpito. Kyseisen hankintaprosessin onnistuminen vaatii eri osa-alueiden toteutumista ennalta määritetyn aikataulun puitteissa sekä kokonaisuuden toimimista nykyisen tietokone-infrastruktuurin kanssa. Ohjelmistojen osalta muita mittareita ovat muiden käytössä olevien ohjelmien päivittäminen ajan tasalle, päivityskäytäntöjen luominen tulevaisuutta varten sekä Marjolan käytössä olevien ohjelmistolisenssien dokumentointi ja ylläpitokäytäntöjen luominen. Tietoverkkojen osalta tavoitetilaa mittaavia mittareita on kaksi: tietoverkon suunnittelu ja toteutus toimimaan uudessa ympäristössä yhdessä hotellin käytössä olevien ohjelmistojen ja laitteistojen kanssa sekä langattoman asiakasverkon hankintaprosessin onnistuminen verkon tarpeen määrittelystä lopulliseen hotellin kattavan langattoman verkon toimivuuteen saakka. Lopullisen järjestelmän toimivuuden kannalta ehkä oleellisin tavoitetilan osa-alue on tukipalvelut ja ylläpito. Tähän osa-alueeseen kuuluu laitteistoja ja ohjelmistoja koskevien tukipalvelusopimusten aikaansaaminen tarjouskilpailun avulla, Marjolan tietojärjestelmän tietoturvakäytäntöjen luominen, riittävän tietoteknisen koulutuksen suunnittelu henkilöstölle ja sekä muut osa-alueet yhdistävän, käyttäjille suunnatun vikatilanneohjeiston laatiminen. Näiden lisäksi myös henkilöstön koulutuksen toteutuminen on tärkeä osa tavoitetilan toteutumista. Työn onnistumista mitataan edellä mainittujen mittareiden lisäksi myös Marjolan liiketoiminnan kehittymisen kannalta. Mikäli uuden järjestelmän tekninen toteutus on onnistunut ja käyttöönoton jälkeen suuria ongelmia ei ole ilmentynyt, liiketoiminnassa tulisi näkyä selkeästi muutosta positiiviseen suuntaan kasvaneen työn tehokkuuden ja asiakkaille tarjottavien uusien palveluiden ansiosta.

14 10 4 KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS Käytännön toteutuksen kannalta projekti oli suhteellisen laaja. Tämän vuoksi toteutuksen eri osa-alueet ovat jaettuna alaotsikoiden avulla viiteen eri kappaleeseen. Ensimmäinen kappale käsittelee laitteistopuolen toteutusta ja toteutuksessa käytettyjä ratkaisuja. Toisessa kappaleessa käydään läpi ohjelmistoihin liittyvät toimenpiteet. Kolmas kappale koskee tietoverkkojen toteutusta ja kolmannen kappaleen alakappaleissa käsitellään erikseen Sainetin osuus Marjolan verkkotoiminnoista sekä Marjolan oma sisäverkko. Neljännessä kappaleessa kerrotaan tukipalveluiden ja ylläpidon toteutuksesta projektissa. Viides ja viimeinen kappale käsittelee muita toteutukseen liittyneitä asioita, kuten yhteistyötä eri alihankkijayritysten kanssa Laitteistot Laitteistopuolen toteutus aloitettiin kartoittamalla aiemmin mainittujen mittareiden mukaisesti tarvittavien työasemalaitteistojen määrä ja tehokkuus. Laitekartoituksessa määritettiin tarvittavat työasemat, näillä tehtävät toiminnot sekä toimintojen vaatimat ohjelmistot työasemakohtaisesti. Kartoituksen pohjalta verrattiin jo olemassa olevien työasemien ominaisuuksia uusien toimintojen vaatimien ohjelmistojen keskimääräisiin järjestelmävaatimuksiin. Lisäksi kartoituksessa linjattiin palvelimen rooli tulevassa järjestelmässä. Laitekartoituksessa todettiin, että hotellilla oli tarve kolmelle työasemalle sekä palvelimelle. Yhdistyksen tarpeisiin riitti yksi työasema, joka on myös kytkettynä Marjolan sisäverkkoon. Marjolan vanhojen työasemien prosessoriteho oli riittävä myös uusien ohjelmistojen käyttämiseen ja kartoituksen tuloksena kaikkien työasemien keskusmuistia lisättiin yhdellä 512 megatavun muistikammalla per työasema. Lisäksi kahteen työasemaan hankittiin polttava DVD-asema pääsääntöisesti markkinointimateriaalin valmistusta sekä tiedostojen toissijaista varmuuskopiointia varten. Palvelimen käyttö aiemmassa järjestelmässä oli hyvin vähäistä ja tämän vuoksi muun muassa palvelimen varmuuskopiointirutiineista oli luovuttu. Kartoituksen perusteella palvelimen tärkeyttä pyrittiin korostamaan verkkotoimintojen sekä tiedostojen jakajana. Palvelimen ominaisuudet olivat riittävät uusien ohjelmistojen vaatimuksiin nähden lukuun ottamatta keskusmuistin määrää, jota lisättiin yhdellä 512 megatavun muistikammalla. Lisäksi

15 11 palvelimeen hankittiin toinen gigatavun siirtonopeuteen kykenevä verkkokortti, jotta tarvittavat verkkosuunnitelmat olivat mahdollista toteuttaa. Koska kokoushotelli Marjola sijaitsee taajama-alueen ulkopuolella, on sähkönjakeluhäiriöiden todennäköisyys varsinkin kesäaikaan hyvin suuri. Tämän takia kaikkien työasemien sähkönjakelu toteutettiin erillisten varavirtalaitteiden avulla. Jokaisen työaseman keskusyksikkö sekä näyttö saavat virtansa UPS (Uninterruptible Power Supply) -laitteen kautta, jolloin sähköverkon kautta tulevat virtapiikit sekä mahdolliset katkot sähkönjakelussa eivät pääse vaikuttamaan IT-järjestelmän toimivuuteen. Myös palvelin sekä verkkolaitteet varustettiin tarpeisiin sopivilla UPS -laitteilla Ohjelmistot Ohjelmistojen uudistaminen aloitettiin etsimällä Marjolan tarpeisiin sopiva hotellivarausjärjestelmä. Ohjelmiston hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu eri toimittajien kesken. Tarjotuista ohjelmistoista erottui edukseen Hotellinx Finland Oy:n Hotellinx Suite, jonka ominaisuudet kattoivat Marjolan tarpeet täysin ja varsinkin tarjotut tukipalvelut puolsivat kyseisen ohjelmiston valintaa hotelli Marjolan hotellivarausjärjestelmäksi. Laitteistojen määrittelyssä käytettiin apuna Hotellinx Finlandin toimittamaa laitteistovaatimusdokumenttia. Tämän avulla varmistettiin ohjelmistojen toimivuus Marjolan laitteistojen kanssa. Varsinaisen ohjelmiston asennuksen sekä ohjelmistoon tarvittavien alkuasetusten määrittelyn teki Hotellinx Finlandin työntekijä Marjolan hotellipäällikön opastuksella. Hotellinx Suiten pääohjelmisto asennettiin Marjolan sisäverkossa sijaitsevalle palvelimelle, joka jakaa resursseja muille sisäverkossa sijaitseville työasemille. Koska pääohjelmisto on sijoitettu palvelimelle, on varmuuskopioiden sekä muiden tiedonhallintaan ja yhtenäisyyteen liittyvien toimenpiteiden organisointi helpompaa ja varmempaa. Laitekartoituksen mukaisesti Hotellinx Suiten asiakasohjelmisto asennettiin kolmelle hotellin työasemalle. Näin hotellin toimintojen suorittaminen onnistuu tapahtumien päällekkäisyydestä huolimatta. Marjolan työasemien tietoturvaohjelmistot päivitettiin ajan tasalle ja tietoturvaohjelmistojen ylläpito ulkoistettiin lappeenrantalaiselle IT-yritykselle.

16 12 Marjolan työasemilla aiemmin käytössä olleista hyötyohjelmistoista tarvekartoituksessa todettiin tarpeelliseksi ainoastaan toimisto-ohjelmistot sekä pankkiyhteysohjelmisto. Pankkiyhteysohjelmisto päivitettiin pankin antamien ohjeiden mukaisesti ja samalla ohjelmiston käytön tarve rajattiin ainoastaan yhdistyksen toimistoon sijoitettuun työasemaan Verkot Kokoushotelli Marjolan tietoverkko palveli ennen tämän kandidaatintyöprojektin alkua ainoastaan yhdistyksen toimiston työasemia sekä hotellin käytössä ollutta yhtä työasemaa. Päärakennuksen ja piharakennuksen välissä maan alla kulkenut koaksiaalikaapeli oli mennyt poikki pihalla tehtyjen kaivausten takia ja tämän vuoksi rakennusten väliin oli pari vuotta sitten hankittu langatonta verkkotekniikkaa käyttävä siirtolinkki. Verkkotarpeita kartoittaessa nousivat esiin kaksi pääkohtaa: langattoman asiakasverkon toteutus sekä sisäverkon suunnittelu ja toteutus uusien tarpeiden mukaisesti. Seuraavissa kappaleissa näitä kahta pääkohtaa on käsitelty tarkemmin Sainet Marjolan langatonta asiakasverkkoa suunniteltaessa oli kaksi vaihtoehtoa toteuttaa kyseinen verkko: tehdä Marjolan henkilökunnan hallinnoima langaton verkko tai ostaa langattoman verkon suunnittelu ja toteutus palveluna, jolloin myös verkon ylläpidon hoitaisi ulkopuolinen taho. Koska Marjolan henkilökunnalla ei ole runsaasti tietoteknistä osaamista ja henkilökunnan määrä on kohtuullisen vähäinen, päätettiin asiakasverkko ostaa palveluna lappeenrantalaiselta Wispnet Oy:ltä. Wispnet Oy:n tarjoama Sainet on Lappeenranta-Imatra-seudulla toimiva langaton, WLANtekniikkaa käyttävä verkko. Wispnet tarjoaa kotikäyttäjille ja yrityksille sekä yhteisöille erilaisia palvelupaketteja. Marjolan käyttöön sopivin palvelupaketti sisältää asiakkaiden käyttöön annettavat kertakäyttöiset käyttäjätunnukset, joiden avulla asiakkaat pääsevät käyttämään Sainetia ennalta määritellyn mittaisen ajan. (Sainet, 2008) Sainet-verkon suunnittelusta ja toteutuksesta vastasivat Wispnet Oy:n työntekijät, mutta koska Marjolan verkkojen kokonaisvaltainen toteutus oli yksi osa tätä kandidaatintyötä, on työssä käsitelty myös hieman Sainet-verkkoa. Marjolan Sainet-verkossa on kahdeksan tu-

17 13 kiasemaa, jotka ovat yhteydessä Wispnetin palvelimille Marjolan ADSL-yhteyden kautta. Tämän ansiosta mahdolliset tukiasemien vikatilanteet huomataan Wispnetin toimesta reaaliaikaisesti. (Sainet, 2008) Marjolan sisäverkko Kokoushotelli Marjolan sisäverkko oli aiemmin pääsääntöisesti sijoitettuna piharakennuksessa sijaitsevaan toimistoon, mutta tilavaihdosten myötä hotellin toiminnot siirtyivät päärakennukseen, joten verkon muutoksiin oli tarvetta. Kuvassa 1 on esitelty Marjolan vanhan ja uuden verkon verkkotopologiat. Uuden sisäverkon päälähtökohtana oli parantaa sisäverkon toimivuutta sekä tietoturvaa. Tämän vuoksi palvelin siirrettiin keskittimen takaa suoraan ADSL-modeemin taakse. Palvelin sai näin kiinteän IP-osoitteen Internetistä, joka mahdollistaa myös tarvittaessa suorat etäyhteydet palvelimelle. Palvelin laitettiin jakamaan sisäverkolle IP-osoitteita DHCP:n avulla, jonka lisäksi palvelin toimii myös DNSpalvelimena sisäverkon työasemille. ADSL ADSL Keskitin Sainet Palvelin Keskitin Työasemat Työasemat Työasemat Palvelin Työasemat Työasemat Työasemat Vanha verkko Uusi verkko Kuva 1. Marjolan vanhan ja uuden verkon topologiat Sisäverkko on toteutettu Ethernet-tekniikalla CAT-6 -tasoisella verkkokaapelilla käyttäen TIA/EIA-568-B-standardissa määriteltyjä kytkentöjä T568A ja T568B sekä RJ-45- liittimiä.

18 Tukipalvelut ja ylläpito Otettaessa käyttöön uusi järjestelmä, käyttäjien kouluttaminen ja käytön tukeminen on yksi tärkeimpiä toimintoja. Marjolan IT-järjestelmän tukipalveluiden suunnitteluun on tämän takia käytetty erityisesti paljon aikaa. Hotellinx Suite-ohjelmiston asennuksen jälkeen hotellin työntekijöille pidettiin Hotellinx Finland Oy:n työntekijän toimesta perusteellinen perehdytys ohjelmiston käyttöön. Ohjelmiston käyttöohjekirja toimitettiin myös työntekijöiden saataville. Hotellijohtajasta tehtiin järjestelmän pääkäyttäjä, joten hänelle järjestettiin lisäkoulutus koskien pääkäyttäjän toimia. Hotellinx Finland tarjoaa asiakkailleen hyvän puhelintukipalvelun, jonka lisäksi ongelmatilanteissa voidaan käyttää etätukea TeamViewer-ohjelmiston avulla. TeamViewer on kaupallisessa käytössä maksullinen etätyöpöytäohjelmisto, jonka avulla on hyvin helppoa järjestää etätukipalvelu esimerkiksi Marjolan tapauksessa (TeamViewer, 2008). Sainetin toimesta on koulutettu Marjolaan yhteyshenkilö, joka pystyy tekemään kertakäyttöisiä asiakastunnuksia aina tarvittaessa sekä vikatilanteiden sattuessa on yhteyshenkilönä asiakkaiden ja Wispnetin välillä. Asiakkaille Sainetin käytön tueksi on tehty ohjeistus, joka löytyy kirjallisena hotellin vastaanotosta. Marjolan oman IT-järjestelmän ylläpito on ulkoistettu lappeenrantalaiselle IT-yritykselle. Marjolan työntekijöille on laadittu tämän kandidaatintyön ohessa opas uuden ITjärjestelmän tukipalveluiden käyttöön. Samaan oppaaseen on kerätty kaikkien käytettävien ohjelmistojen ja laitteistojen tukipalveluiden yhteystiedot, ohjeet tukiyhteydenottoja varten, ohjeita vikatilanteiden sattuessa sekä uudet noudatettavat tietoturvakäytännöt ohjeineen. Ohjepaketti on pyritty tekemään niin kattavaksi, että kaikkiin ongelmatilanteisiin löytyy jonkinlainen ratkaisu. Tämän ohjeiston sisältö on esitelty Marjolan työntekijöille ja ohjeisto on saatavissa sekä kirjallisena että sähköisenä versiona Marjolan työasemilla Muut toteutukseen liittyneet asiat Projektin toteutuksessa on tehty yhteistyötä useiden eri yritysten ja tahojen kanssa. Internet-yhteyksien hankkiminen ja asetusten määrittely on tehty teleoperaattorin kanssa. Hotellivarausjärjestelmän koulutukseen ja käyttöönottoon on saatu taloudellista tukea Lappeen-

19 15 ranta Innovation Oy:ltä. Laitteistoihin liittyvät asiat on hoidettu paikallisten IT-yritysten kautta. Eri tahojen kanssa tehty yhteistyö on välillä hankaloittanut päätöksentekoprosessia, vaikka yhteistyö muuten toimisikin erittäin hyvin. Koska Marjolan koko IT-järjestelmän uusiminen oli kooltaan suuri projekti, oli kuitenkin erittäin tärkeää löytää sopivia yhteistyökumppaneita eri osa-alueilta. Tällä varmistettiin projektin sujuvuus ja taattiin hyvät lähtökohdat mahdollisten ongelmatilanteiden ratkaisuun tulevaisuudessa.

20 16 5 TULOKSET Projektin suunnitteluvaiheessa määritellyt mittarit kuvaavat projektin onnistumista. Kaikilla osa-alueilla määritetyt mittarit kuvasivat realistisesti projektin tärkeimpiä kohtia. Laitteistojen osalta kaikkien mittareiden mukaan projekti oli onnistunut. Ohjelmisto-osaalueella tärkein mittari oli Hotellinx Suite-ohjelmiston käyttöönotto, joka saatiin suoritettua onnistuneesti. Myös muut ohjelmistoja koskeneet mittarit saavutettiin projektin aikana. Tietoverkkojen osa-alueella tärkeitä mittareita oli kaksi, Marjolan oman sisäverkon toteutus sekä langattoman asiakasverkon toteutus. Molemmat verkot toteutettiin onnistuneesti projektin aikana. Tukipalveluiden ja ylläpidon osalta mittareita oli määritetty liittyen laitteistoja ja ohjelmistoja koskevien tukipalvelusopimusten aikaansaamiseen tarjouskilpailun avulla, Marjolan tietojärjestelmän tietoturvakäytäntöjen luomiseen, riittävän tietoteknisen koulutuksen suunnitteluun henkilöstölle ja sekä käyttäjille suunnatun vikatilanneohjeiston laatimiseen. Näiden mittareiden tehtävät täyttyivät projektin aikana ja Marjolan henkilökunnan koulutus jatkuu yhä aina tarvittaessa. Projektin vaikutukset hotellin liiketoiminnalliseen puoleen ovat olleet helposti nähtävissä. Langattoman asiakasverkon lisääminen hotellin kokousasiakkaille tarjottavien palveluiden listalle on lisännyt huomattavasti kokousasiakkaiden määrää Marjolassa ja langattoman verkon saatavuus onkin ollut monen asiakkaan tärkein päätöksentekokriteeri. Kokousasiakkaiden käytössä on tilamuutosten ansiosta yksi uusi kokoustila, joka lisäsi Marjolan kokoustilojen kapasiteettia 30 prosentilla. Tämä yhdessä langattoman verkon, sekä kokousasiakkaiden käyttöön hankittujen videoprojektorin ja vastaanotosta lainattavan kannettavan tietokoneen kanssa ovat mahdollistaneet kokousasiakkaiden määrän kasvun. Myös hotelliasiakkaat ovat ottaneet langattoman verkon käyttömahdollisuuden ilomielin vastaan. Hotellin omat toiminnot ovat hyötyneet Hotellinx Suiten tarjoamista raportointimahdollisuuksista ja nämä ovatkin vähentäneet manuaalista työtä hyvin paljon. Hotelliyritysten täytyy raportoida Tilastokeskukselle kuukausittain majoittujista, Hansel Oy:lle neljä kertaa vuodessa puitesopimustoimittajan roolissa (Hansel, 2008) sekä Lääninhallitukselle neljä kertaa vuodessa alkoholilainsäädännön mukaisesti. Nimenomaan näiden raporttien automatisointi on helpottanut työntekijöiden arkea paljon. Lisäksi sähköisessä muodossa olevat hotellin asiakastietorekisteri sekä ravintolan tuotekohtainen myyntiraportti mahdollistavat