KORKEAKOULUN HENKILÖKUNNAN, OPISKELIj OIDEN ja ULKOISTEN SIDOSRy HMIEN OSALLISTUMINEN LAADUNvARMISTUKSEEN

Transkriptio

1 4 KORKEAKOULUN HENKILÖKUNNAN, OPISKELIj OIDEN ja ULKOISTEN SIDOSRy HMIEN OSALLISTUMINEN LAADUNvARMISTUKSEEN

2 4. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen SISÄLLYS 4:1 Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön toimii myös näyttönä kohteeseen 6 4:2 Opiskelijoiden osallistuminen laadunvarmistukseen toimii näyttönä myös kohteeseen 2a 4:3 Koulutusohjelmatiimien toimintamallin kehitystyö opiskelijoiden ja henkilökunnan yhteistyönä toimii näyttönä myös kohteeseen 2a 4:4 Opiskelijakunnan yhteistoiminta Oamkin kanssa 4:5 Sidosryhmäyhteistyön kehittäminen Oulun seudun ammattikorkeakoulussa toimii näyttönä myös kohteisiin 2c ja 5b 4:6 Alumnitoiminta Oamkissa ja sen merkitys ammattikorkeakoulun toiminnan kehittämisessä 4:7 Laatukoulutukset toimii näyttönä myös kohteeseen 2e Tämän kohteen näyttöinä toimivat myös muiden kohteiden alle sijoitetut näytöt: 2a:1 Osaamisperustaisten opintosuunnitelmien ja osaamislähtöisten oppimisprosessien kehittäminen 2a:2 Opiskelijapalautekysely 2d:6 Saapuvien vaihto-opiskelijoiden hakuprosessi (ESA) ja vastaanotto 2d:8 Erasmus harjoittelukonsortio. Yhteistyöllä ja yhteisellä hallinnolla laatua, näkyvyyttä ja liikkujia kansainväliseen Erasmus-harjoitteluun. 3:1. Strategia päivittyy, oletko valmis? Strategian 2015 jalkauttamisprosessi Oamkissa 5a:1 Laatuleipuri-konseptin käyttö Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän jalkauttamisessa 5b:2 Erikoistumisopintojen vaikuttavuuskysely 5b:3 Oulun Eteläisen hyvinvointiverkoston koordinointi- ja työelämäyhteistyö 6:1 Sisäiset auditoinnit laadunvarmistusjärjestelmän kehittämismenetelmänä

3 Oamkissa henkilöstöä on osallistettu laadunvarmistukseen monella tavoin (ks. NÄYTÖT 3:1, 4:1, 4:3, 4:7 ja 5a:1). Näytön 4:1 esimerkeistä näkyy, miten toiminta on jalkautunut yksikkötasolle. Myös opiskelijoiden osallistumista on kehitetty systemaattisesti mm. opiskelijapalautejärjestelmän avulla (ks. NÄYTÖT 2a:2, 4:2, 4:3, 4:4, 4:7 ja 5a:1). Sidosryhmien osallistuminen on havaittu sisäisissä auditoinneissa kehittämiskohteeksi, ja sen eteen on tehty töitä (ks. NÄYTTÖ 2d:8, 4:5 ja 4:6, 5b: 2 ja 5b: 3). Vuosina 2010 ja 2011 toteutetut sisäiset auditoinnit ovat osallistaneet sekä henkilökuntaa, opiskelijoita että sidosryhmiä haastattelijoiksi ja haastateltaviksi (ks. NÄYTTÖ 6:1). Esimerkkeinä henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien välillä tehtävästä yhteistyöstä toimivat osaamisperustaiset opintosuunnitelmat (ks. NÄYTTÖ 2a:1) ja Erasmus harjoittelukonsortio (ks. NÄYTTÖ 2d:8).

4 NÄYTTÖ 4:1 Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Yhteyshenkilöt Laatukoordinaattori Sari Ahvenlampi, puh , Rehtorin toimisto Laatukoordinaattori Marianne Isola, puh , Rehtorin toimisto Vararehtori Risto Kimari, puh , Rehtorin toimisto Toimii näyttönä myös kohteeseen 6. Laadunvarmistusjärjestelmän tominnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen Tiivistelmä Näytössä kuvataan miten henkilöstöä osallistetaan laadunvarmistustyöhön Oulun seudun ammattikorkeakoulussa (Oamk). Tavoitteena on, että jokainen henkilöstöstä tuntee kokonaisuuden, tietää omat vaikutusmahdollisuutensa ja tekee laatua osana arkista työtä. Keinot on esitelty kuvaus-kohdassa. Yhteisten osallistamistapojen lisäksi yksiköissä on erilaisia henkilöstön osallistamistapoja laadunvarmistustyöhön. Näyttöön on liitetty erillisinä esimerkkeinä yksikkönäkökulmat Ammatillisesta opettajakorkeakoulusta, Luonnonvara-alan yksiköstä, Sosiaali- ja terveysalan yksiköstä ja Tietohallinto ja IT-palvelut -tukiprosessista. Tausta Oamkissa on laatukäsikirjassa asetettu tavoitteeksi, että jokainen henkilöstön jäsen tuntee laadunvarmistuksen kokonaisuuden, osaa hyödyntää tietoa työssään ja tietää oman roolinsa laadunvarmistuksessa. Lisäksi tavoitteena on kehittää Oamkin yhteishenkeä ja yhteisöllistä toimintakulttuuria. Eri osallistamiskeinoja on linjattu laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelmassa kohderyhmittäin (2008, , 2011). Toimintaa on suunnattu viestintäsuunnitelman mukaisesti. Oamkissa on laadunvarmistustyötä tehty aiemmin eri tavoin yksiköissä ja Oamkin yhteisessä laatuprojektissa työryhmätyöskentelynä. Nykyinen laadunvarmistustyö alkoi, kun toinen ydinprosessi opetus ja oppiminen aloitti prosessikuvausten tekemisen nykyisen mallin mukaan. Henkilöstön osallistaminen Oamk-tasolla alkoi tuolloin työryhmätyöskentelynä prosessikuvauksia laatien ja työryhmätyöskentely laajentui tämän jälkeen eri prosesseihin (tutkimus- ja kehitystyö, tukiprosessit ja strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit) ja muihin muotoihin. Tässä näytössä todennetaan erilaisia henkilöstön osallistamismuotoja laadunvarmistukseen. Kuvaus Oamkin kehittämissuunnitelmassa todetaan, että toiminnanohjausjärjestelmää kehitetään ja yhdenmukaistetaan ja se toimii samalla laadunvarmistusjärjestelmänä. Henkilöstö, opiskelijat ja keskeiset sidosryhmät osallistetaan laadun ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelmassa 2011 (LIITE 1, Laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelma 2011) on viestintää kohdennettu eri ryhmille: henkilöstö, opiskelijat, sidosryhmät. Viestintäsuunnitelmassa on todettu, että ammattikor- keakoulun johdon sitoutuminen, henkilöstön ja opiskelijoiden osallistuminen ja osaamisen kehittäminen ovat laadun kehittämisen keskeisiä periaatteita Oamkissa. Tavoitteena on, että laadun jatkuva parantaminen on luonteva osa korkeakoulun arkitoimintaa. Näiden tavoitteiden saavuttamista tuetaan suunnitelmallisella viestinnällä. Oamkissa henkilöstöä on osallistettu laadunvarmistustyöhön pitkäjänteisesti monella erilaisella tavalla. Näitä ovat esimerkiksi: monipuolinen ja kattava työryhmätyöskentely säännölliset laatukoulutukset (ks. NÄYTTÖ 4: 7) säännölliset henkilöstö- ja työpaikkapalaverit sekä henkilöstön kehittämispäivät aktiivinen yksikkökohtainen laatukoordinaattori-toiminta (ks. NÄYTTÖ 5a: 3) toimintaa kehittävät sisäiset auditoinnit (ks. NÄYTTÖ 6: 1) laatua arkistava laatuleipuri-konsepti (ks. NÄYTTÖ 5a: 1) toiminnalliset laatukiertueet erilaiset oppaat, kuten Oamkilaisen opas (ks. NÄYTTÖ 5a: 2) ja Laatuleipurin reseptit henkilöstölle -laatuopas (ks. NÄYTTÖ 7: 2) aktiivinen sisäinen viestintä, esimerkiksi yhteisölehti Oranssissa. Työryhmätyöskentely. Henkilöstön osallistaminen laatutyöskentelyyn ja laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseen alkoi opetuksen ja oppimisen työryhmässä (ent. prosessitiimi), jossa aloitettiin prosessien kuvaaminen nykyisen mallin mukaan. Tätä ennen Oamkissa toimi laatutyöryhmä projektissa, joka päättyi Vuonna 2006 alkoi kokoontua rehtorin toimistossa Oamkin laadunvarmistuksen työryhmä, johon kuuluvat rehtori (pj),

5 vararehtori (vuodesta 2009), prosessinomistajat Oamk-tasolla ja rehtorin toimiston laatukoordinaattorit. Tässä työryhmässä osallistetaan prosessinomistajia kehittämistyöhön, ja he vievät asioita eteenpäin prosessiensa työryhmiin. Oamkin laadunvarmistustyöryhmässä käydään läpi laadunvarmistuksen kokonaisuutta ammattikorkeakoulussa, joten prosessinomistajilla on kokonaisnäkökulma kehittämiseen. Työryhmän sivulta voi tutustua tarkemmin sen toimintaan (Heimo: Toiminnanohjaus > Työryhmät > Oamkin laadunvarmistus) Prosessien työryhmät toimivat jokaisessa prosessissa. Puheenjohtajana toimii prosessin omistaja Oamkin tasolla ja jäseninä ovat edustajat yksikkökohtaisesti. He vastaavat prosessin toiminnasta yksikkötasolla ja vievät omaan yksikköönsä prosessin työryhmässä sovitut asiat. Näin varmistetaan asioiden eteneminen yksikkötasolle. Yksiköiden edustajat tuovat myös yksikkönsä henkilöstön kommentit työryhmään. Näin saadaan mahdollisimman monipuolisesti näkökulmia esille ja sitoutetaan henkilöstöä. Esimerkiksi prosessikuvaukset on työstetty yhteisesti prosessien työryhmissä ja niissä sovitaan myös mahdolliset muutokset ja kehittämistoimenpiteet prosesseihin liittyen. Näiden lisäksi on erilaisia monialaisia työryhmiä, joissa yhteisesti kehitetään toimintaa, mikä myös edistää sitoutumista yhteisiin linjauksiin ja lisää tietoisuutta. Avoimet laatukoulutukset (ks. NÄYTTÖ 4: 7) alkoivat Oamkissa vuonna Laatukoulutuksia järjestettiin aluksi kaksi kertaa lukuvuodessa, mutta niiden määrä on vakiintunut neljään viime vuosien aikana. Kuuden vuoden aikana on suuri joukko ihmisiä saanut tietoa ajankohtaisista laatuasioista. Vuodesta 2008 alkaen on laatukoulutusten ohjelma ja materiaali säilytetty henkilöstöintrassa, jossa niihin voi tutustua myös koulutusten päätyttyä. Laatukoulutukset henkilöstöintrassa (Heimo: Toiminnanohjaus > Henkilöstökoulutukset > Laatukoulutukset) Yksiköihin nimettiin laatukoordinaattorit vuonna 2009 tammikuussa, jolloin myös työryhmä aloitti toimintansa. Oamkissa todettiin, että laatukokonaisuutta koordinoimaan tarvitaan yksikössä henkilö, joka varmistaa laadunvarmistukseen liittyvien asioiden säännönmukaisen käsittelyn. Yksikön koosta riippuen laatukoordinaattori toimii tässä tehtävässä joko osa- tai kokoaikaisesti. He kuuluvat pääsääntöisesti yksikön johtoryhmään, tarpeen mukaan muihin erilaisiin työryhmiin ja viestittävät laatuun liittyvistä asioista yksikössään sekä toimivat niihin liittyen henkilöstön tukena. Laadunvarmistukseen liittyvistä asioista on keskusteltu ja niistä on tiedotettu lisäksi yksikkökohtaisesti henkilöstö-/ työpaikkapalavereissa ja henkilöstön kehittämispäivillä. Esimerkiksi rehtori, vararehtori, rehtorin toimiston laatukoordinaattorit ja yksiköiden laatukoordinaattorit ovat esitelleet niissä laatuasioita ja keskustelleet hyvistä käytännöistä ja kehittämistoiveista. Sisäisiä auditointeja on järjestetty vuonna 2010 ja 2011 (ks. NÄYTTÖ 6: 1). Ne ovat osallistaneet laajan joukon ihmisiä laadunvarmistustyöhön. Henkilöstöä, opiskelijoita ja ulkoisia sidosryhmiä koulutettiin sisäisiksi auditoijiksi. Vuonna 2010 auditoijia oli noin 60 ja vuonna 2011 heitä oli 66, joista osa samoja kuin edellisenä vuonna. Valmistelumateriaalia tuotettiin yksiköittäin usean henkilön voimin. Auditoinnista tiedotettiin muun muassa työpaikkapalavereissa ja kehittämispäivällä. Auditointien aikana haastateltiin sekä vuonna 2010 että vuonna 2011 yli 230 henkilöä Oamkin henkilökunnasta, opiskelijoista sekä ulkoisista sidosryhmistä. Sisäisinä auditoijina toimineet on koulutettu tehtävään ja he ovat olleet erittäin motivoituneita siihen. Haastateltavat ovat pääasiassa kokeneet sisäiset auditoinnit mielenkiintoisina ja hyvinä prosesseina. Laatuleipuri-konseptin avulla on arkistettu laatuasioita (ks. NÄYTTÖ 5A: 1). Laatuleipuriin liittyen on olemassa monenlaista materiaalia, esimerkiksi sarjakuvaa julkaistaan sekä henkilöstö- että opiskelijaintrassa ja niissä olevia strippejä voi ESA VENGASAHO Kuva 1. Helmikuun 2011 sarjakuva.

6 Kuva 2. Sekä opiskelijat että henkilöstö ovat kokeneet laatukiertueet positiivisiksi. Kuva Hanna Poropudas. kommentoida vapaasti (kuva 1). Sarjakuvaa piirtää Oamkissa Kulttuurialan yksikössä opiskeleva opiskelija. Sarjakuvaa on hyödynnetty myös strategian jalkauttamiseen ja laadunvarmistukseen liittyvissä oppaissa. Laatuleipurin löytää myös sosiaalisesta mediasta facebookista. Laatuasioita on tehty tutuksi myös rennossa laatuleipuri-blogissa ( Kirjoittajina ovat toimineet henkilöstön jäsenet, opiskelijat ja sidosryhmien edustajat. Pääasiassa kirjoittajina on ollut henkilöstön edustajia joka yksiköstä, mutta myös opiskelijoilta ja sidosryhmien edustajilta on saatu kirjoituksia. Lukukausien aikana julkaistaan noin kolme kirjoitusta kuukaudessa. Blogissa on tuotu esille erilaisia näkökulmia toiminnan kehittämiseen liittyen. Blogi aloitti toimintansa helmikuussa 2010, kun laatuleipuri-konsepti julkaistiin. Laatukiertue järjestettiin ensimmäisen kerran keväällä Tuolloin kerrottiin tulevasta opiskelijapalautteesta ja aktivoitiin opiskelijoita vastaamaa siihen. Laatukiertueella on ständi, kannettavat tietokoneet ja tarvittaessa kulloiseenkin aiheeseen liittyen mahdollista lisämateriaalia. Syksyllä 2010 kiertueella rekrytoitiin jäseniä koulutusohjelmatiimeihin, minkä lisäksi siellä tehtiin leikkimielistä laatuvisaa sekä jaettiin laatuleipää. Laatuvisa on sekä julkisilla www-sivuilla että henkilöstö- ja opiskelijaintroissa. Siinä voi testata omaa tietämystään laatuasioissa. Keväällä 2011 laatukiertueen konsepti säilyi muuten samana kuin syksyllä 2010, mutta tällä kertaa osallistujat saivat antaa toiminnan kehittämiseen ideoita. Laatukiertueella toimijoina ovat sekä henkilökunta että opiskelijat yhdessä ja se on käynyt jokaisessa yksikössä sekä ylläpitäjän toimipisteessä. Laatukiertueella hyödynnetään laatuleipurikonseptia. (Kuva 2.) Oamkilaisen opas (ks. NÄYTTÖ 5a: 2) ja Laatuleipurin resepti henkilöstölle -laatuopas (ks. NÄYTTÖ 7: 2). Strategian ja kehittämissuunnitelman jalkauttamiseksi on henkilöstölle tehty Oamkilaisen opas ja laatuasioita keveällä tavalla valottava henkilöstön laatuopas. Niissä pyritään helppolukuisella kielellä kertomaan asioista henkilöstölle. Molemmat oppaat ovat ilmestyneet syksyllä Ne on otettu käyttöön muun muassa yksiköiden kehittämispäivillä. Yhteisölehti Oranssissa (ilmestyi kesään 2011 asti, www. oamk.fi/oranssi) nostettiin laatuasioita säännöllisesti esille. Esimerkiksi laatuleipurilla oli siellä oma palstansa, mutta myös muissa osioissa tuotiin esille toiminnan ja toimintajärjestelmän kehittäminen. Sisältöä suunniteltiin toimitusneuvoston kokouksissa, jotka olivat kuukausittain kesäkautta lukuun ottamatta. (LIITE 2, Laadunvarmistus Oranssissa ) Yllä esitellyt osallistamiskeinot on Oamkissa viety läpi organisaation. Yksikkökohtaisesti on käytössä myös muita henkilöstön osallistamistapoja. Tähän näyttöön on liitetty erillisinä esimerkkeinä yksikkönäkökulmat Ammatillisesta opettajakorkeakoulusta, Luonnonvara-alan yksiköstä, Sosiaali- ja terveysalan yksiköstä ja Tietohallinto ja IT-palvelut -tukiprosessista.

7 Yksikön osuus näyttöön 4: 1. Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Kuuma ryhmä ammatillisessa opettajakorkeakoulussa Yhteyshenkilöt Laatukoordinaattori Juhani Kettunen, puh , Ammatillinen opettajakorkeakoulu Opintoasiainpäällikkö Pia Oikarinen, puh , Ammatillinen opettajakorkeakoulu Tiivistelmä Ammatillisessa opettajakorkeakoulussa (Amok) laadunvarmistuksen ydintoimija on koko henkilökunnan muodostama ammatillisen opettajankoulutuksen kehittämistyöryhmä, niin sanottu kuuma ryhmä, joka kokoontuu kuukausittain. Kuuman ryhmän kokoontumiset ovat päivän mittaisia työpajatuokioita, joista tehdään muistio. Ryhmä hoitaa myös henkilöstökokouksen tehtävät. Erilaisia kehittämistehtäviä varten kuuma ryhmä jakaantuu tarvittaessa pienempiin ryhmiin. Kuumaan ryhmään kutsutaan tarvittaessa ulkoisia asiantuntijoita ja intressiryhmien edustajia. Kaikki yksikön toimintaan oleellisesti liittyvä informaatio kulkee kuuman ryhmän kautta. Tässä menettelyssä henkilökunnan luova potentiaali ja asiantuntemus voidaan optimaalisesti hyödyntää. Kuuman ryhmän lisäksi pysyviä hallintoon liittyviä elimiä ovat yksikön johtajan vetämä hallintotiimi ja varajohtajan vetämä laatutiimi. Tki-toiminnan koordinointia varten on perustettu oma tiiminsä ja on mahdollista että yksikön lisääntyvää täydennyskoulutustoimintaa tukemaan perustetaan myös sisäinen yhteistyöelin. Tausta Amokin toiminta alkoi nykymuodossaan v kolmen henkilön voimin, jotka yhdessä lähtivät pystyttämään Amokia ja sen toimintoja. Koska tekijöitä oli vain kolme, niin tämän luonnollisena seurauksena oli tiivis yhdessä olo ja tekeminen, joten kaikilla oli tietoisuus siitä mitä tehdään ja miten. Yksikön kasvaessa sekä henkilöstön ja tekemisen lisääntyessä oli toimintaa järjestettävä ja käyttöön otettiin yhteiset, sovittuina aikoina pidettävät palaverit, joissa tarvittavat asiat käytiin läpi, sovittiin jatkotoimet ja dokumentoitiin asiat. Tietojärjestelmien kehittyessä yksikön keskeiseksi yhteiseksi tiedon varastointipaikaksi muodostui ns. yksikön kovalevy, palvelimella oleva tietovarasto, jonne kaikilla oli pääsy. Näin tekemällä kaikilla oli vielä hyvä käsitys ja tietämys sovituista asioista. Yksikön henkilöstön, tarvittavien toimintojen ja tekemisten yhä lisääntyessä tämä konsepti ei enää toiminut, esimerkiksi yhteisten palaveriaikojen saaminen oli haastavaa. Niinpä kehitettiin niin sanotun kuuman ryhmän idea. Tässä oli aiempaan verrattuna uutta muun muassa se, että tärkeiden yhteisten palaverien ajat olivat jo huomioitu tulevan vuoden toiminnan suunnittelussa, ja näin henkilöstö voi myös suunnitella omia toimiaan yhteiset palaveriajat huomioiden. Koko henkilökunta on mukana kuumassa ryhmässä mahdollisimman laajasti. Kuvaus Kaikki yksikön, sen henkilöstön ja opiskelijoiden toiminnan kannalta keskeiset ja tärkeät asiat käsitellään yhteisesti kuumassa ryhmässä (LIITE 3. Kuuman ryhmän kokousmuis- tio ; LIITE 4. Kuuman ryhmän kokousmuistio ). Esimerkiksi yksikölle ja sen opiskelijoille on tärkeä joka vuosi päivitettävä opetussuunnitelma (OPS). OPS ja sen päivitettävät asiat käsitellään ja sovitaan kuumassa ryhmässä. Samalla sovitaan vastuunjaosta ja aikataulusta sekä dokumentoidaan sovitut asiat. Pienempien asiakokonaisuuksien ympärille rakentuu lisäksi omia palaverejaan, jotka koskettavat jotakin rajatumpaa asiaa tai osaa henkilöstöstä. Näihin palavereihin, kuten myös kuumaan ryhmään, voidaan tarvittaessa kutsua ulkopuolisia asiantuntijoita tai yhteistyötahoja tilanteen ja tarpeen mukaan. Kaikkien palavereiden asiat dokumentoidaan ja tallennetaan sähköisessä muodossa yhteisesti sovittuun säilöön. Amokin kasvaessa ja kehittyessä, myös muut ammattikorkeakoulun yksiköt kasvoivat ja kehittyivät ja yhteisen koordinaation, järkevän toiminnan ja eri yksiköiden synergioiden hyödyntämiseksi Oamk kehitti yhteistä laadunvarmistusjärjestelmää eli toiminnanohjausjärjestelmää. Järjestelmäkokonaisuus ja sen dokumentointi on keskitetty henkilöstöintra Heimoon, josta on tullut keskeinen yksiköiden toiminnanohjauksen kannalta. Amok toimii yhteisen toiminnanohjausjärjestelmän mukaisesti. Henkilöstöintra Heimoon on koottu kaikki yksiköiden toiminnanohjauksen dokumentit kuin myös yksiköiden omat ohjeet, menettelyt ja palaverien, esimerkiksi kuuman ryhmän, pöytäkirjat. Kuuma ryhmä on koko yksikön, sen tehokkaan toiminnan suunnittelun, arvioinnin, edelleen kehittämisen ja toiminnan laadun kannalta keskeinen elementti. Näin myös koko henkilöstö osallistuu laadunvarmistustyöhön.

8 Yksikön osuus näyttöön 4: 1. Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Työryhmätyöskentely Luonnonvara-alan yksikössä Yhteyshenkilö Osastonjohtaja, laatukoordinaattori Paula Syri, puh , Luonnonvara-alan yksikkö Tiivistelmä Luonnonvara-alan yksikössä henkilöstö osallistuu laatutyöhön erilaisissa työryhmissä. Koko yksikön yhteisiä kokouksia ovat työpaikkakokoukset, joita on vähintään neljä vuodessa. Lisäksi yksikön yhteinen aamukahvi ja tiedotustilaisuus on aina maanantai-aamuisin. Yksikössä on koko henkilöstölle tarkoitettu laatupäivä vähintään kerran vuodessa, yleensä kaksi kertaa vuodessa. Opettajien suunnittelupäivä on vähintään kerran vuodessa. Tarpeen mukaan toimii myös erilaisia tiimejä. Kuvaus Työpaikkakokousten rooli ja käsiteltävät asiat on määritelty ylläpitäjä OSEKK:n sopimuksessa Yhteistoiminta Oulun seudun koulutuskuntayhtymässä. Työpaikkakokouksen tehtävä on lisätä ja parantaa samassa työpaikassa toimivan henkilöstön yhteistyötä. Käsiteltäviä asioita ovat työyhteisön kehittäminen, työyhteisön ja siihen liittyvän työpaikan organisaatioita ja henkilöstöä koskevat suunnitelmat, töiden ja tehtävien jakoa koskevat yleisluontoiset asiat, henkilöstön koulutus ja muu kehittäminen sekä työn ja palveluiden kehittäminen, työpaikan fyysistä ja psykososiaalista työsuojelua sekä työympäristöä ja työskentelyolosuhteita koskevat asiat sekä työkykyä ylläpitävä toiminta työpaikalla, työpaikan sisäinen sekä oman ja muiden työpaikkojen välinen tiedotus, työpaikan yleistä järjestystä ja viihtyvyyttä koskevat asiat, niitä koskevien ohjeiden soveltaminen sekä työpaikan aloitetoiminta sekä muut kokouksen osanottajien esille ottamat ajankohtaiset työyhteisöä koskevat asiat. Kokouksia on vähintään neljä kertaa vuodessa ja niiden pöytäkirjat ovat nähtävillä henkilöstöintrassa. Yksikön aamukahvi ja tiedotustilaisuus. Maanantai-aamujen palavereissa henkilökuntaa tiedotetaan ajankohtaisista tapahtumista ja vierailijoista tulevan viikon aikana. Siellä myös kerrotaan poissaoloista ja muista asioista, joilla on merkitystä yhteiselle toiminnalle. Laatupäivinä käsitellään ajankohtaisia laadunvarmistukseen liittyviä asioita. (LIITE 5 laatupäivän muistio ja LIITE 6 laatupäivän muistio ). Joulukuussa käsiteltiin yksikön ajankohtaisia haasteita eli maisemasuunnittelun koulutusohjelman tulevaisuudesta ja pedagogisesta kehittämisestä sekä työhyvinvointiasioista ja markkinoinnista. Käsiteltyjen asioiden toimeenpanoa: Maisemasuunnittelun koulutusohjelman tulevaisuus: Työpaikkakokouksessa tilannetiedotus ja keskustelu Pedagogisten taitojen kehittäminen: yksikössä Peda-koulutus (Tomi Guttorm ja Tiina Laajala Ammatillisesta opettajakorkeakoulusta) Ryhmätöissä esiin tulleita asioita käsiteltiin edelleen laatupäivänä Ohjelmassa tällöin Työyhteisö voimavarana (Condia) ja Oamkin painoalat sekä opetuksen ja TKItoiminnan kytkökset. Markkinointiasiat otettiin huomioon yksikön viestintä- ja markkinointisuunnitelmassa. Opettajien suunnittelupäivä on vähintään kerran vuodessa. Silloin yhdessä tarkistetaan opetussuunnitelmia ja suunnitellaan opetuksen toteuttamista. (LIITE 7, suunnittelupäivän ohjelma ). Lisäksi opettajat kokoontuvat suunnilleen kerran kuussa osastokokoukseen, jossa käsitellään pääosin Opetus ja oppiminen -prosessin asioita. Koulutusaloilla on omat tiiminsä: Maaseutuelinkeinojen tiimi ja yhdistetty Maisemasuunnittelun ja Puutarhatalouden tiimi. Näissä käsitellään näiden koulutusalojen omia asioita. Tiimiin kuuluvat koulutusalojen opettajat.

9 Esimerkkinä Maisema- ja puutarhatiimin kuvaus: Puheenjohtaja: Pirjo Siipola Jäsenet: Maisemasuunnittelun ja puutarhatalouden opettajat ja hankehenkilöstö Sihteeri: valitaan kokouksessa Raportointi: Johtoryhmälle, osastokokoukselle Tehtävät: Koulutusohjelman vetovoimaisuuden ja laadun edistäminen Opetustarjonnan esitykset ja suunnittelu Kansainvälistyminen ja vieraskielinen opetus Esityksiä erikoistumisopinnoiksi, esityksiä avoimen ammattikorkeakoulun opinnoiksi ja alan täydennyskoulutukseksi Alan kehittämishankkeiden ideointi ja käynnistäminen Yhteydenpito alan ammatilliseen verkostoon Yhteydenpito kirjaston kanssa Luonnonvara-alan yksikön hanketoiminnassa mukana olevat muodostavat hanketiimin, joka kokoontuu kerran kuussa. Puheenjohtaja: Tki-päällikkö Jäsenet: Luovan henkilöt, jotka tekevät tki-hankkeille töitä yli puolet työajastaan. Sihteeri: Hankesuunnittelija Raportointi: Johtoryhmälle Tehtävä: Käsitellä hankehallintoon liittyviä asioita, opetuksen ja tki-toiminnan integrointia sekä ideoida uusia hankkeita. Tiimien tehtävät, jäsenet ja muistiot löytyvät intrasta. LIITE 8 on esimerkki kokouskäytänteistä: Kevään 2011 kokoukset, koulutukset ja suunnittelupäivät. Kokoukset ja koulutukset pyritään pitämään maanantai-aamuisin, jonne ei pääsääntöisesti sijoiteta opetusta. Kokous- ja koulutuspäivät sovitaan lukukaudeksi kerrallaan. Koulutuspäiviä lisätään henkilökunnan tarpeiden ja toiveiden mukaan. Luonnonvara-alan yksikössä useimmat tiimit ja työryhmät ovat muodostuneet eri ryhmien tarpeista yhteiseen keskusteluun. Pienemmissä ryhmissä ja selkeästi jonkin toiminnan ympärille keskittyneissä tiimeissä työskentely on tehokkaampaa kuin isoissa koko henkilökuntaa koskevissa kokouksissa. Sovitut asiat kirjataan muistioihin, jotka tallennetaan intraan, jotta ne eivät unohdu ja tulevat muidenkin nähtäville.

10 Yksikön osuus näyttöön 4: 1. Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Laadunvarmistustyöskentely Sosiaali- ja terveysalan yksikössä Yhteystiedot Yliopettaja, laatukoordinaattori Lea Rissanen, , Sosiaali- ja terveysalan yksikkö Projektikoordinaattori, laatukoordinaattori Niko Männikkö, , Sosiaali- ja terveysalan yksikkö Tiivistelmä Tämä näyttö kuvaa Oulun seudun ammattikorkeakoulun (Oamk) Sosiaali- ja terveysalan yksikön (Sote) henkilökunnan osallistamista laadunvarmistustyöhön. Laadunvarmistustyön suuntaviivat sovitaan Oamkin laatukoordinaattoreiden kokouksessa, joihin osallistuvat jokaisen yksikön laatukoordinaattorit. Koko henkilöstö ja opiskelijat osallistuvat omalta osaltaan toimimalla yhteisesti sovittujen prosessikuvausten mukaisesti, kokoamalla palautetta ja antamalla palautetta sekä osallistumalla oman työnsä, toimintansa ja yksikön kehittämiseen. Laadunvarmistustyön dokumentointi on keskitetty Oamkin henkilöstöintra Heimoon. Dokumentointi noudattaa Oamkissa yhteisesti sovittua käytäntöä. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottamasta tiedosta tiedotetaan muun muassa työpaikkakokouksissa ja kehittämispäivillä sekä opiskelijoiden orientointi- ja ohjausprosessin yhteydessä ja tutorryhmien kokouksissa. Opiskelijapalautteiden esittelemistä varten pidetään kaksi kertaa vuodessa palautetilaisuudet sekä henkilöstölle että opiskelijoille. Tausta Nykyisen laadunvarmistusjärjestelmän muotoutuminen käynnistyi vuoden 2004 aikana. Tuolloin Oulun seudun ammattikorkeakoulun (Oamk) laadunvarmistuksen hallinnon tason koordinoinnista vastasi prosessitiimi, jossa oli edustaja jokaisesta yksiköstä. Prosessitiimi kuvasi tuolloin muun muassa opetuksen ja oppimisen prosessit. Hieman myöhemmin vuoden 2006 alusta Oamkissa aloitti toimintansa tutkimus- ja kehitystyön laadun varmistustyöryhmä, jonka tehtävänä oli koordinoida ammattikorkeakoulun toisen perustehtävän tutkimus- ja kehitystyön toimintaa. Kuvaus Sosiaali- ja terveysalan yksikkö noudattaa Oamkin yhteistä laadunvarmistusjärjestelmää. Laadunvarmistuksesta vastaa johtoryhmä ja siihen osallistuu koko henkilöstö ja opiskelijat. Käytännön toiminta ja päätöksenteko on läpinäkyvää, kun esimerkiksi ohjeet, arvioinnit, yhteiset linjaukset laadun kehittämisessä ovat helposti henkilökunnan saatavilla henkilöstöintrassa. Sosiaali- ja terveysalan yksikössä toimii yksikön johtajan johtamana laatutyöryhmä, johon kuuluvat osastonjohtajat, prosessien omistajat, taloussuunnittelija, viestintävastaava ja laatukoordinaattorit. Laatutyöryhmän tehtävänä on koordinoida, tukea ja seurata yksikössä tehtävää laatutyötä. Laatukoordinaattorit osallistuminen johtotiimin toimintaan varmistaa yhteyden johdon ja koko ammattikorkeakoulutason laatukoordinaatioryhmän välillä. Tämä käytäntö parantaa johdon tietoisuutta laatuasioista ja laadunvarmistusjärjestelmän kehittämistarpeista. Sosiaali- ja terveysalan yksikössä on kaksi laatukoordinaattoria ja he ideoivat, suunnittelevat ja valmistelevat laatuun ja laatutyöhön liittyviä asioita. Laatukoordinaattorit koordinoivat yksikön laadunvarmistuksen kokonaisuutta ja toimivat yhteistyössä yksikön johdon ja prosessinomistajien kanssa laadunvarmistuksen kehittämiseksi. He tiedottavat osastojen kokouksissa, työpaikkakokouksissa ja kehittämispäivissä laatuun liittyvistä asioista koko henkilökunnalle. Laatukoordinaattorit koordinoivat laadunvarmistusjärjestelmään liittyvää dokumentointia yksiköissä. Laatukoordinaattorit osallistuvat aktiivisesti Oamkin laatukoordinaattorityöryhmän kokouksiin. Yksikön laadunvarmistustyön linkittyminen johtamiseen on säännöllistä. Yksikön johtotiimi osatonjohtajien ja koulutusohjelmavastaavien kautta ohjaa asioita koulutusohjelmiin ja eri toimialoille ammattikorkeakoulun johtamisjärjestelmän mukaisesti. Tietoa toiminnan kehittämiseksi saadaan myös opiskelija-, henkilöstö ja sidosryhmäpalautekyseluiden perusteella. Tämän laadunvarmistusjärjestelmän kokonaistoimivuutta arvioidaan vuosittain tapahtuvan johdon katselmuksen avulla. Yksikön tulosanalyysi konkretisoituu vuosittain johdon katselmuksessa, jolloin yksikön strategisia mittareita tarkastellaan Oamkin ja Sote-yksikön johdon välisessä tilaisuudessa. Tässä vuosikatselmuksessa arvioidaan edellisen vuoden toiminnan tulokset ja edellisen katselmuksen jatkotoimenpiteiden toteutuminen. Vuosikatselmuksen perusteella yksikön

11 johto asettaa seuraavaa vuotta koskevan tavoitetason. Toimialojen ja koulutusohjelmien tavoitteet, toimenpiteet ja resursointi perustuvat myös näihin tietoihin. Prosessijohtamisen mallin mukaisesti yksikön prosesseille on nimetty prosessien omistajat. Prosessien omistajat raportoivat johdolle säännöllisesti vastuualueiden toimintaa ja samalla sovitaan mahdollisista korjaavista toimenpiteistä. Toiminnanohjaukseen, opetus- ja oppimiseen, tutkimusja kehittämiseen sekä viestintään että toiminnan talouteen liittyviä asioita käsitellään yksikön johtotiimin kokouksissa, osasto- ja koulutusohjelmavastaavien sekä työpaikkakokouksissa. Osastonjohtajat käyvät vuosittain kehityskeskustelut henkilöstönsä kanssa. Laadun kehittämistä käsitellään muun muassa seuraavissa työryhmissä: Yksikön johtoryhmä Osastokokoukset TKI-kokoukset (tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta) Koulutusohjelmavastaavien kokoukset Työpaikkakokous Nämä kokoukset muodostavat keskeisen foorumin, jonka kautta henkilöstö voi osallistua laadunvarmistukseen. Toiminnan kehittämisen tavoitteita ja palautteita käsitellään siis muun muassa työpaikkakokouksissa, koulutusohjelmatiimeissä ja asiantuntijatiimeissä. Lisäksi henkilöstön kehityskeskusteluissa on mahdollisuus tarkastella syvällisemmin erilaisia arjen toimintahaasteita. Yksikön työyhteisön kehittämisen linjaukset määritellään työhyvinvointisuunnitelmassa (Sosiaali- ja terveysalan yksikön työkykyä edistävän ja ylläpitävän toiminnan ohjelma vuosille ). Ohjelmassa on huomioitu työhön, työoloihin ja työntekijöihin kohdistuvia toimintoja. Yksikössä on järjestetty vuodesta 2007 lähtien vuosittain koko henkilökuntaa koskevat kehittämispäivät. Kehittämispäivien tavoitteet ovat nousseet työyhteisöstä nousseista ajankohtaisista ja tarpeellisista asioista (muun muassa TOB- eli työolobarometrikysely). Kouluttajat ovat tulleet työterveyshuollosta tai myös yksityisiä alan asiantuntijoita on pyydetty asiantuntijoiksi toiminnan kehittämiseen liittyvissä asioissa. Näitä päiviä on pidetty työyhteisön yhteistoiminnan lujittamiseksi ja yhteisten pelisääntöjen sopimiseksi. Oulun seudun ammattikorkeakoulun uudistettu strategia tuli voimaan keväällä Sotessa Strategia 2015 jalkauttaminen koko henkilöstölle käynnistettiin helmikuussa 2010 (ks. näyttö 3: 1). Strategian jalkauttamisprosessin tavoitteet ja toimenpiteet muodostettiin henkilöstön kanssa yhdessä. Jalkauttamisprosessin kehittämistavoitteena on, että Soten henkilöstö toteuttaa systemaattisen toiminnan kautta Oamkin strategiaa Sosiaali- ja terveysalan yksikkö vastaa terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen uudet toimintamallit -painoalan koordinoinnista. Painoalasta vastaavaksi koordinaattoriksi nimitettiin yksiköstä yliopettaja Helena Heikka. Painoalakoordinaattorin tukena toimii tiimi, joka koostuu muiden yksiköiden edustajista (Liiketalouden yksikkö: osastonjohtaja Tiina Gallen, Tekniikan yksikkö: yksikönjohtaja Jyrki Laitinen ja Sosiaali- ja terveysalan yksikkö: tki-päällikkö Kirsi Koivunen). Painoalakoordinaattori muun muassa johtaa, koordinoi ja mallintaa painoalan toteutumista sekä toimii painoalaa vastaavassa Oulun innovaatiokeskittymässä. Kuluneen vuoden aikana valmisteltiin painoalaa koskeva toiminta- ja talousarvioesitys. Painoalatoiminnan tavoitteiksi vuodelle 2010 asetettiin painoalan kehittämisen toimintamallin luominen ja monialaisten kehittämisohjelmien laadinta, painoalan koulutuksen kehittäminen, opetuksen ja TKI-työn integrointi, uudet monialaiset hankkeet painoalan kehittämisessä sekä kansainvälisyyden ja sidosryhmäyhteistyön vahvistaminen. Osana strategian jalkauttamista sekä terveyden ja hyvinvoinnin edistämisen painoalan kehittämisohjelman käynnistämistä muodostettiin yksikön opetushenkilöstöstä muodostuvia kehittämisohjelmatiimejä. Jokaiselle kehittämistiimille valittiin koordinoiviksi henkilöiksi kaksi yliopettajaa. Kehittämistiimit vastaavat muun muassa uusien toimintamallien kehittämisestä yhteistyössä työelämän edustajien kanssa. Jokainen tiimi laatii toimintasuunnitelman vuosittain, jossa määritellään toiminnan tavoitteet ja arvioinnin keinot. Tiimin toiminasta laaditaan vuosittain toimintakertomus, jossa kuvataan keskeiset tulokset ja toiminnan vaikuttavuus. Käytännön toimintaa pyritään suuntaamaan ja priorisoimaan suunnitelmassa esillä oleville, valituille teema-alueille. Teemakohteiksi valittiin lapset, nuoret ja lapsiperheet; työikäiset ja työyhteisöt sekä ikääntyneet. Laajemmin kehittämiskohteiden näkökulmina ovat yksilö, yhteisö ja ympäristö sekä monialaisuus, tutkiva ja yhteistoiminnallinen oppiminen. Lisäksi kehittämisohjelmassa pyritään huomioimaan sisäisinä kehittämiskohteina yrittäjyyden, kansainvälisyyden ja kestävän kehityksen tukeminen. Oamkin henkilöstöintraan on dokumentoitu laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus. Henkilöstöintra on myös oma henkilökohtainen työkalu, josta voi seurata ajankohtaisia asioita sekä hyödyntää erilaisia työssä tarvitsemia työkaluja ja palveluja. Intran etusivu on profiloitunut siten, että oman yksikön tiedot ovat siinä näkyvillä. Henkilöstöintran hyödyntämistä ja käyttöä on lisätty henkilöstölle tarjottavilla intran perehdytyksillä ja koulutuksilla. Syksyn 2010 aikana koulutuksiin osallistui yhteensä 40 henkilöä. Koulutukset jatkuvat tarpeen mukaan syksyllä Yksikkö on osallistunut Korkeakoulujen arviointineuvoston toteuttamaan laatuyksikköarviointiin vuosina 2008 (koko yksikkö) ja 2009 (suun terveydenhuollon koulutusohjelma). Arvioinneista saatuja palautteita on huomioitu yksikön strategiaan valmistautumisprosessissa sekä yksikön toiminnan kehittämissuunnitelmassa. Kehittämissuunnitelmassa on huomioitu myös sisäisten auditointien ja johdonkatselmusten perusteella esille nousseet haasteet. Oamkissa toimintaa on kehitetty sisäisten auditointien avulla, joita on järjestetty nyt kaksi kertaa (kevät 2010 ja 2011). Auditointien perusteella on listattu yksikön hyvät käytänteet ja kehittämiskohteet. Kehittämiskohteille on laadittu aikataulu ja toiminnasta vastaavat henkilöt on nimetty. Kehittämiskohteiden tilannetta käydään säännöllisesti läpi muun muassa työpaikka- ja osastokokouksissa. Henkilöstöä on näin sitoutettu mukaan yhteisen toiminnan kehittämiseen.

12 Tukiprosessin osuus näyttöön 4: 1. Henkilöstön osallistaminen laadunvarmistustyöhön Tietohallinto ja IT-palvelut Yhteyshenkilöt IT-johtaja Timo Remes, puh , IT-palvelut, OSEKK Tietohallintopäällikkö Samuli Malinen, puh , IT-palvelut, OSEKK Sovellussuunnittelija Johanna Liimatainen, puh , IT-palvelut, OSEKK Tiivistelmä Osekk:n Tietohallinto ja IT-palvelut (IT-palvelut) on mukana Oamkin laadunvarmistustyössä osallistumalla työryhmiin ja koulutuksiin, tiedottamalla IT-henkilöstöä laadunvarmistustyöhön liittyvistä asioista sekä kehittämällä omaa toimintaansa. IT-palvelut ovat myös saaneet Oamkin sisäisten auditointien kautta arvokasta palautetta, jota on voitu hyödyntää toiminnan kehittämisessä. Tausta IT-palvelut ovat olleet mukana Oamkin laadunvarmistustyössä alusta lähtien miettimässä oman toiminnan osaprosesseja ja kuvaamassa niitä intran laadunvarmistusjärjestelmään. IT-palveluissa on tunnistettu kuusi osaprosessia, joilla kullakin on vastuuhenkilönsä. Prosesseja on kuvattu yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Kuvaus IT-palveluiden toimintaa ja suunnitelmia on dokumentoitu henkilöstöintra Heimoon. Osittain IT-palveluiden toimintaa, esimerkiksi tietokantojen tekninen päivitysajankohta tai ITpalveluille vastuutettu tehtävä, on kuvattu myös ydinprosessien yhteydessä, koska tukipalvelut liittyvät kiinteästi ydinprosessien toimintaan. IT-palveluista on osallistunut yksi henkilö Oamkin laadunvarmistus -työryhmään, jossa kokoontuvat prosessinomistajat Oamk-tasolla. Työryhmän kautta on tullut uusia kohteita laadunvarmistusjärjestelmän kehittämiseksi, kuten esimerkiksi uusi hakupalvelu. IT-palvelut on mukana yhtenä tärkeänä tukiprosessina. Mukana olo työryhmässä on antanut myös kokonaiskuvaa koko Oamkin laadunvarmistustyöskentelystä. IT-palveluista on edustus laatukoordinaattoreiden työryhmässä vuodesta 2010 lähtien. Laatukoordinaattorin kautta on saatu tietoa ajankohtaisista asioista ja jaettu IT-palveluiden kuulumisia laatuasioiden osalta työryhmälle. IT-palveluista on ollut henkilö mukana myös Oamkin järjestämissä sisäisissä auditoinneissa, joissa nostettiin esille hyviä käytänteitä ja kehittämiskohteita koko organisaation laajuisesti. IT-palvelut ovat lisäksi saaneet sisäisten auditointien kautta oman toimintansa kehittämiseksi näkökulmia (kuva 1), joita on käsitelty yhteisesti. Kehittämistehtäviä on käsitelty IT-JoRyssa, ja vastuutettu tehtävän luonteen mukaisesti joko tietylle tiimille tai yksittäisille henkilöille. Tietoisuutta laadunvarmistuksesta on lisätty osallistumalla Oamkin järjestämiin laatukoulutuksiin sekä järjestämällä IT-palveluiden sisällä tiedotusta aiheesta. Laadunvarmistusta käsiteltiin muun muassa vuosina toimineessa IT-tiimissä, joka oli samalla IT-palveluiden laatutiimi. (LIITE 9. IT-tiimin kokousmuistio ). IT-tiimissä tiedotettiin ajankohtaisista laadunvarmistusasioista sekä esiteltiin laadunvarmistuksen edistämiseksi tehtyjä toimenpiteitä. Henkilöstön osallistamiseksi on järjestetty myös palavereita, joissa on käyty laatuasioita läpi prosessinomistajien kesken. IT-henkilökunnalle suunniteltu laatukoulutus toteutettiin työpaikkakokouksen yhteydessä. (LIITE 10. IT-yksikön laatukoulutuksen ohjelma ) IT-palveluiden tilanne muuttui vuoden 2011 alussa organisaation osalta. Tällöin IT-palvelut siirrettiin hallinnollisesti OSEKKin sisällä Oamkista kuntayhtymäpalveluihin. Laatujärjestelmää koskevissa neuvotteluissa päätettiin, että IT-palvelut on edelleen osa Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää, mutta käytäntöjä täytyy miettiä myöhemmin uudestaan organisaatioiden rajapintojen selkiytyessä. IT-organisaatiomuutos on aiheuttanut muutoksia prosessien omistajissa, dokumentaatiossa, terminologiassa ja toimijoissa. Prosessien omistajien vaihdoksen yhteydessä on kaikki prosesseihin liittyvä materiaali katselmoitu ja tarkastettu uudelleen. Ensimmäisessä vaiheessa prosesseihin tehtiin kevyt päivitys, ja syksyn 2011 aikana tehdään tarvittavat sisällölliset ja rakenteelliset muutokset. Siinä yhteydessä lisätään Osekk/IT:n omaa dokumentaatiota sitä mukaa kun niitä valmistuu. Uudessa organisaatiossa laadunvarmistustyötä viedään eteenpäin tiedottamalla aiheesta IT-henkilöstön kehittämispäivien yhteydessä sekä osallistamalla myös uusia prosessinomistajia huolehtimaan oman osa-alueensa kehittämisestä.

13 OULUN SEUDUN AMMATTIKORKEAKOULU Kehittämiskohde Valmistelija Työryhmä Aikataulu Dokumentit Sisäisen palautejärjestelmän kehittäminen. Jarno Temonen Muodostetaan kun uusi ITorganisaatio on toiminnassa kevään 2011 aikana syksy 2011 Tehdään servicedesk-suunnitelma Toiminnan kuvaamisen ja dokumentoinnin viimeistely. Nykyisellään dokumentointi on osin keskeneräistä. Prosessien omistajat It-JoRy, TAP-JoRy syksy 2011 Intran prosessikuvaukset ja dokumentit Vastuunjaon selkiyttäminen. Tukipalveluiden sisäinen vastuunjako on epäselvä (esim. intra, Asio, asiakasrekisteri). On tiedettävä, keneen ottaa yhteyttä, jos kysymyksiä eri rekistereistä ilmenee. Timo Remes Samuli Malinen Johanna Liimatainen Tietohallinnon toimijat, It-JoRy syksy Suunnitteilla: Vastuu/osaamismatriisi -Sovelluskehityksen osaprosessi: Vastuuhenkilöt rekistereissä ja tietokannoissa suunnitteludokumentti Vastuuhenkilöt löytyy nyt intrasta rekisterit ja tietokannat osiosta. Lähituen toimintamallin kehittäminen (vastuut ja roolit) Jarno Temonen TAP - Jory kevät 2012 Osana servicedeskin kehittämistä Päivitysajankohtien ja käyttökatkosten kohdistaminen käyttäjän kannalta sopivampaan aikaan sekä tiedottamiskäytänteiden kehittäminen Samuli Malinen Juhani Harju IT-Jory syksy 2011 kevät 2012 Tehdään dokumentti, josta löytyy huoltoikkunat. Ohjeistusten kehittäminen ja ajantasalla pitäminen Itse tehtyjen järjestelmien käytettävyyden arvioiminen Timo Remes IT-Jory, Anna-Liisa Mattila syksy 2011 kevät 2012 Suunnitelma ohjeistuksen ylläpitämisestä. Johanna Liimatainen Neea Salo IT-Jory, Anna-Liisa Mattila Keväällä 2011 OPSkäyttäjätutkimus suoritettu Suunnitelma käytettävyystutkimuksista Kuva 1. Tuki- ja palvelutoimintojen auditointiraportista kootut kehittämisehdotukset keväällä LIITTEET LIITE 1. Laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelma 2011 LIITE 2. Laadunvarmistus Oranssissa LIITE 3. Kuuman ryhmän kokousmuistio LIITE 4. Kuuman ryhmän kokousmuistio LIITE 5. Luonnonvara-alan yksikön laatupäivän muistio LIITE 6. Luonnonvara-alan yksikön laatupäivän muistio LIITE 7. Luonnonvara-alan yksikön suunnittelupäivän ohjelma LIITE 8. Esimerkki Luonnonvara-alan kokouskäytänteistä LIITE 9. IT-tiimin kokousmuistio LIITE 10. IT-yksikön laatukoulutuksen ohjelma

14 NÄYTTÖ 4:1, LIITE 1. Laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelma 2011 Hyväksytty Oamkin laadunvarmistustyöryhmässä Laadunvarmistus on oleellinen osa organisaation varsinaista toimintaa ja palvelee sen jatkuvaa kehittämistä ja johtamista. Laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan niitä menettelytapoja, prosesseja tai järjestelmiä, joiden avulla korkeakoulu ylläpitää ja kehittää koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Laadunvarmistuksen tulee kattaa koko toiminta. Sen tukee korkeakoululle asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja tuottaa toiminnan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaa kehittämistoimenpiteisiin. Ammattikorkeakoulun johdon sitoutuminen, henkilöstön ja opiskelijoiden osallistuminen ja osaamisen kehittäminen ovat laadun kehittämisen keskeisiä periaatteita Oulun seudun ammattikorkeakoulussa. Tavoitteena on, että laadun jatkuva parantaminen on luonteva osa korkeakoulun arkitoimintaa. Näiden tavoitteiden saavuttamista tuetaan suunnitelmallisella viestinnällä. Laadunvarmistuksen viestinnän tavoitteet ja kohderyhmät Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta ja laadunvarmistuskokonaisuudesta viestitään niin, että henkilöstö tuntee laadunvarmistuksen kokonaisuuden, osaa hyödyntää tietoa työssään ja tietää oman roolinsa laadunvarmistuksessa. Lisäksi tavoitteena on saada henkilöstö viestimään toiminnan kehittämisestä ja laatuun liittyvistä asioista sekä Oamkin sisällä että ulkopuolella. Toisena tärkeänä tavoitteena on kehittää Oamkin yhteishenkeä ja yhteisöllistä toimintakulttuuria. Yksiköitä kannustetaan yhteistyöhän monin eri tavoin. Myös yhtenä Oamkin strategisena päämääränä on monialaisuuden hyödyntäminen. Laadunvarmistuksen viestinnän tärkeimpiä kohderyhmiä ovat henkilöstö, opiskelijat ja sidosryhmät. Myös suuri yleisö huomioidaan. Toimenpiteet, vastuuhenkilöt ja aikataulut esitetään alla olevissa taulukoissa.

15 Kohderyhmä Toimenpide Vastuuhenkilö Aikataulu Henkilöstö Laadun organisointia kehitetään, vastuutus yhtenäistetään Vararehtori Kevät 2011 Laatutyön katsaukset yksiköihin, työpaikkapalavereissa ja muissa kokouksissa nostetaan säännöllisesti esille laatuasiat ja seurataan toteutumista. Kokouskäytäntöjen yhtenäistäminen. Vararehtori, prosessinomistajat, laatukoordinaattorit Kevät 2011 Vuosikellojen tarkistaminen ja laittaminen intraan Prosessinomistajat Valmis 4/2011 Laatuasioita esitellään yksiköissä säännöllisesti, laatu-termistön tunnetuksi tekeminen, laadunvarmistusasioiden avaaminen Laatutietokilpailuja Heimossa yksiköittäin Sisäiset auditoinnit, henkilöstö osallistuu työhön sekä arvioijana että arvioitavana Yhteisölehti Oranssissa laatuasiat esille mm. laatuleipuri-palstalla joka numerossa Henkilöstöpalautejärjestelmän kuvaaminen Oamk-tasolla Blogien avulla nostetaan laatuun liittyviä asioita esille. Näin kehitetään myös yhteisöllisyyttä. Blogit: rehtorin blogi laatuleipuri Vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Vararehtori, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattori (tki) Vararehtori, laatukoordinaattorit, prosessinomistajat Rehtori, vararehtori, viestintäpäällikkö Kevät (2010 ja) Laadusta sarjakuvia intraan kuukausittain Käännetään keskeisiä laatuasioita englanniksi (mm. intra, ulkoiset wwwsivut, printit suomeksi tulevista laatuoppaista ) Laatukoordinaattorit, viestintäpäällikkö Laatukoordinaattorit, viestintäpäällikkö

16 Intran kehittäminen palautteiden ja sisäisen auditoinnin pohjalta Laatukoordinaattorit, viestintäpäällikkö Kevät 2011 Laatukiertue Laatukoordinaattorit Kevät ja syksy 2011 Laatuopas henkilöstölle Oamkilaisen opas Selvitetään henkilöstön tiedontarpeet, tulosten analysointi Tiedotuskäytänteiden yhtenäistäminen yksiköissä, viestitään oikea-aikaisesti ja oikeilla välineillä, oman roolin tiedostaminen viestinnässä Vararehtori, viestintäpäällikkö Vararehtori, viestintäpäällikkö Vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, yksiköiden laatukoordinaattorit 5/2011 4/ / Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, laatupolitiikka, -arvot ja kulttuuri selkeytetään ja nostetaan esille entistä paremmin, etusivulle linkki laatukäsikirjaan Laatukoordinaattorit 4/2011 Viestintä työyhteisötaitona -alustus ja paneeli laatukoulutuksessa Intrakoulutukset (Heimo ja Oiva) Viestintämateriaalia laadusta esille Sosiaalisen median hyödyntäminen (facebook, twitter) Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Kevät ja syksy 2011 Kevät ja syksy 2011 Kevät ja syksy 2011 Kohderyhmä Toimenpide Vastuuhenkilö Aikataulu Opiskelijat Opiskelijaintran kehittäminen ja käyttökoulutus, opiskelijan laatureseptikirja Yksiköiden intravastaavat, Kevät 2011 viestintäpäällikkö Blogien avulla nostetaan laatuun liittyviä asioita esille. Näin kehitetään myös yhteisöllisyyttä. Blogit: Rehtori, vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit 2011 rehtorin blogi laatuleipuri

17 Opiskelijapalautteen/opintojaksopalautteen kehittäminen, näkyviin mahdollisuus verrata vastauksia kerättyyn palautteeseen, kokonaiskonseptin kehittäminen Opiskelijaintran käännetään englanniksi: kvopiskelijoille tietoa laadunvarmistuksesta Koulutussuunnittelija Laatukoordinaattori (opintoasiat), opintoasioiden työryhmä Pilotointi keväällä ja käyttöön syksyllä 2011 Kevät 2011 (valmis 3/2011) Laatukiertue Laatukoordinaattorit Kevät (vkot 14 16) ja syksy 2011 Laatutietokilpailuja Oivassa Laadusta sarjakuvia intraan kuukausittain Selvitetään opiskelijoiden tiedontarpeet, tulosten analysointi Yhteisölehti Oranssissa laatuasiat esille mm. laatuleipuri-palstalla joka numerossa Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Laatukoordinaattorit, viestintäpäällikkö Vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattori (tki) / Osakolaisessa laatuasiat esille Laatukoordinaattorit Syksy 2011 Osallistumismahdollisuus palautetilaisuuksiin (lukujärjestyksiin varattu aika) Yksiköiden laatukoordinaattorit 2011 Tiedotuskäytänteiden yhtenäistäminen, viestitään oikea-aikaisesti ja oikeilla välineillä Viestintä työyhteisötaitona -alustus ja paneeli laatukoulutuksessa Intrakoulutukset (Oiva) Viestintämateriaalia laadusta esille Sosiaalisen median hyödyntäminen (facebook, twitter) Viestintäpäällikkö, yksiköiden laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Kevät Kevät ja syksy 2011 Kevät ja syksy 2011 Kevät ja syksy 2011

18 Kohderyhmä Toimenpide Vastuuhenkilö Aikataulu Ulkoiset sidosryhmät Www-sivuilla olevan tiedon päivittäminen laadunvarmistuksesta, sivujen kehittäminen, tiedon löydettävyyden helpottaminen ja sisällön arviointi Laatukoordinaattorit, viestintäpäällikkö Kesä 2011 Blogin avulla nostetaan Oamkin toimintaan liittyviä asioita esille. Rehtori Rehtorin blogi laatuleipuri Osekki-lehteen tarjotaan juttuja, jotka käsittelevät Oamkin laadunvarmistustyötä Mediaviestinnän ja -yhteistyön avulla viestitään toiminnasta ja sen laadusta. Tehtävää hoitaa viestinnän tukiprosessi. Viestintäpäällikkö 2011 Viestintäpäällikkö Selvitetään ulkoisten sidosryhmien tiedontarpeet, tulosten analysointi Sidosryhmäyhteistyön ja -viestinnän kehittäminen selvityksen perusteella Sosiaalisen median hyödyntäminen (facebook, twitter) Vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Vararehtori, viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Viestintäpäällikkö, laatukoordinaattorit Kevät 2011 Kevät 2011 Kevät ja syksy 2011

19 NÄYTTÖ 4:1, LIITE 2. Laadunvarmistus Oranssissa Syyskuun lehti Talvella oli juttua benhcmarking-kumppaneista Keski-Pohjanmaan ja Laurean amkeista. KPAMK sai uusinta-auditointinsa läpi keväällä ja KKA:n uusi pääsihteeri kuvasi tapausta vaikeuksien kautta voittoon -sanoilla. KPAMK sai osin todella hyvää palautetta uusinta-auditoinnista. KPAMKin osalta olisi kivaa ottaa alkusyksystä seurantajutun tapaista. Tässä voisi samassa yhteydessä infota tulevaa laatukoulutusta: aiheena on auditointi, näkökulmana lähinnä kokemukset auditoinnista amkeissa, mitä kehittämiskohteita sieltä yleensä on noussut esille. Lisäinfoa koulutuksesta: Laatua intrassa: tunnuslukutietokanta tuo näkyväksi toiminnan tulokset käyttökoulutukset alkavat, (Anne A. vetäjä, JP toimija) Lokakuun lehti Syksyllä meille tullee taloon opintopsykologi, tästä varmaan saadaan jotain aihetta kehitettyä liittyen opintojen ohjaukseen yms. laatunäkökulmasta. Pohjanmaan (ja Pohjois-Suomen) ammattikorkeakouluille laatuverkosto. Mitä se on ja mihin pyritään? (Tarja H., Sari J., muiden amkkien ihmiset) Marraskuun lehti koulutuksen aiheena on Itsearviointi osana toiminnan ja laadun kehittämistä kohti erinomaisuutta, kouluttaja Tapio Hirvonen Laatukeskuksesta. Tapion haastattelua aiheesta lehteen ja info joulukuun koulutuksesta. Tk-työn benchmarking Kemi-Tornion amkin kanssa (Irene I., Sari J., Kemi-Tornion väki) Extraa tk-työstä! Oamkin hankeraporttisarja, julkaisut osana hankkeiden laatua (Irene I., Sari J., Pirkko P., Heikki Y., Riitta Kokko, Amh) Joulukuun lehti Katsaus Oamkin laadunvarmistukseen, missä vaiheessa ollaan menossa, mitä pitäisi tehdä, rehtorin ajatuksia, henkilöstön ajatuksia, laatuihmisten näkökulmaa, esim. Pirkko Turjanmaa yms. Milloin? Opintosuunnitelmien arviointiprosessi käynnistyy tänä syksynä. Prosessi kestää kaksi lukuvuotta, konsulttina toimii Hanne Koli. Hän on tehnyt vastaavaa työtä useiden amkkien kanssa. Meillä asiasta vastaa Johanna Huttunen. Aloitusseminaari pidetään iltapäivällä, jolloin myös Koli on täällä. Tästä saisi helposti juttusarjan. Haastatella voisi ainakin Kolia (ylätaso ja valtakunnallisia näkemyksiä) ja myöhemmin vaikkapa ko-vastaavia (käytännön taso, millaisia odotuksia ja myöhemmin että millaisia tuloksia, tässä välissä ihan konkreettisia työskentelyesimerkkejä, joita seminaareihin osallistumattomat opet/kovastaavat voi soveltaa). Seminaarin ohjelmaluonnos ja opsien arviointisuunnitelmaluonnos löytyvät opintoasioiden työryhmän viimeisimmän kokouksen liitteistä. Luovan ympäristösertifiointi ja kokemukset auditoinnista. Tämä tapahtuu syksyllä, mikä näkökulma olisi mielenkiintoisinta ottaa? Esim. tilaisuuteen valmistautuminen, auditointi, kokemukset, fiilikset, miten tähän päästiin, mitä hyötyä tästä on jne. (Jukka T., Reino Rossi, Outi Virkkula) Oamkin uusi ympäristöohjelma (Jukka T., Reino Rossi, Outi Virkkula) TULI tutkimuksesta liiketoimintaa (Proj.päällikkö Kirsi Koivunen ja TULI-aktivaattorit Manne Hannula ja Terho Jylhälehto) ja InnoMajakka-hanke (Kirsi Koivunen) kytkeytyvät toisiinsa. Näkökulma?

20 NÄYTTÖ 4:1, LIITE 3. Kuuman ryhmän kokousmuistio SUUNNITTELUKOKOUS/KUUMA RYHMÄ Aika klo Paikka Amok, opetustila F131 Läsnä Poissa Aalto Sirpa, siht. Erkkilä Raija Guttorm Tomi Happo Iiris Huttu Pirkko Karjalainen Asko, pj. Kettunen Juhani Kiviniemi Kari Korento Kati Korkala Hannu Lehtelä Pirjo-Liisa Mikkola Tiina Nissilä Säde-Pirkko Oikarinen Pia Paaso Jouko (klo ) Pelkonen Tomi Perunka Sirpa Pietilä Martti Salo Jarmo Tenno Tiiu Viitala Tuulikki Liukkonen Marjo Paaso Aila Paaso Leena Räinä-Räisänen Arja Asiat 1. Rehtori Jouko Paaso toi terveisensä ja esitti kehittämishaasteita Amokille Strategiasta tulevat velvoitteet Amokille ovat: Oamkin pedagogisen prosessin kehittäminen KESU:ssa Amokin toiminta laajenee kattamaan myös Oamkin pedagogisen kehittämisen ja opettajien täydennyskoulutuksen. Amok toimii pedagogisen kehittämisen asiantuntijana opetuksen ja oppimisen ydinprosessin tukena. Kehittämistoimenpiteet suunnataan erityisesti pedagogisen prosessin, osaamisperustaisten opintosuunnitelmien, opintojen ohjauksen ja opiskelijoiden oppimistyön kehittämiseen, opettajien pedagogisen toimintakyvyn ja työelämälähtöisen osaamisen vahvistamiseen sekä opetuksen ja tki-työn integrointiin. Oppimistapahtuma on saatava nykyistä tehokkaammaksi. Verkko-opetuksen ja tietoverkon kautta tapahtuvan ohjauksen määrää lisätään merkittävästi. Opettajien verkko-opetuksen valmiuksia kehitetään ja tuetaan. Oppimisen ja opetuksen menetelmiä ja ympäristöjä kehitetään kansainvälisemmiksi. Tarjotaan monipuoliset sekä ajan ja paikan suhteen joustavat mahdollisuudet suorittaa opintoja. Kehittämisessä hyödynnetään käynnissä olevien tutkimushankkeiden tuloksia ja yksiköissä tehtyjä pilotointeja, sekä niistä saatuja kokemuksia. AMOK asiantuntija, jolta Oamk tilaa ammattipedagogiikan asiantuntijaosaamista (osaaminen oltava kunnossa; tilaaja määrää ) Ammattikorkeakoulussa ¼ opinnoista voitava suorittaa virtuaalisesti (volyymi/opettajien osaaminen, vierihoito ). Virtuaalisuuden ja sosiaalisen median rooli keskeinen vuorovaikutuksessa, havainnollistamisessa ja työelämäläheisyydessä sekä koulutusviennissä. Onnistuneet rekrytoinnit (= opettajaksi henkilöitä, joilla on vahva ammatillisen opetuksen tausta). Ammattikorkeakoulumainen tapa toteuttaa kehittämistä (pilotoinnit yksiköiden opetuksessa, soveltaminen, käytännönläheisyys, oppimisympäristöt ja sosiaalisen median ympäristöt, osaamisen hyödyntäminen Amokissa ) Tila- ja resurssikysymykset yms.