KUTSU SATO OYJ:N YLIMÄÄRÄISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Transkriptio

1 KUTSU SATO OYJ:N YLIMÄÄRÄISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN SATO Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina klo 9:00 SATO-talon auditoriossa, Panuntie 4, Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneiden vastaanottaminen ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan klo 8:30. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat Yhtiökokousasiakirjat Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen järjestäytyminen 3. Pöytäkirjantarkastajan ja ääntenlaskun valvojan valinta 4. Kokouksen laillisuuden toteaminen 5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen 6. Hallituksen uuden jäsenen valitseminen Hallituksen jäsen Niina Rajakoski on ilmoittanut eroavansa hallituksen jäsenen tehtävästä. Hallitus ehdottaa, että hallituksen uudeksi jäseneksi valittaisiin Erik Selin. Hallituksen ehdotusta kannattavat osakkeenomistajat, joilla on 88,3 prosenttia kaikista osakkeista ja niiden tuottamista äänistä. Hallituksen puheenjohtajana jatkaa Esa Lager ja jäseninä jatkavat Andrea Attisani, Jukka Hienonen, Tarja Pääkkönen, Timo Stenius ja Ilkka Tomperi. 7. Kokouksen päättäminen Kokouskutsu asialistan mukaisine päätösehdotuksineen on saatavilla SATO Oyj:n internetsivuilla sekä yhtiön pääkonttorissa Panuntie 4, Helsinki viimeistään Päätösehdotukset ovat myös saatavilla yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla internet-sivuilla viimeistään alkaen. Ohjeita kokoukseen osallistujille Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään klo 16:00, johon mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua: - kirjeitse osoitteella SATO Oyj, Kati Laakso, PL 401, Helsinki, - puhelimitse numeroon /Kati Laakso, ma-pe klo 8:00-16:00 tai - sähköpostin kautta osoitteeseen kati.laakso@sato.fi Osakkeenomistajien SATO Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

2 2 Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustamisoikeutensa. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään klo 10 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan alkuperäisinä osoitteeseen SATO Oyj, Kati Laakso, PL 401, Helsinki ennen ilmoittautumisajan päättymistä. Muut ohjeet ja tiedot Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 :n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista. SATO Oyj:llä on kokouskutsun päivänä yhteensä osaketta ja ääntä. Helsingissä, SATO OYJ Hallitus

3 Unofficial translation of the Finnish original invitation. INVITATION TO THE SATO CORPORATION'S EXTRAORDINARY GENERAL MEETING SATO Corporation's shareholders are invited to an extraordinary general meeting to be held on Thursday 22 October 2015 at 09:00 (EET) in the SATO building auditorium at the address Panuntie 4, Helsinki. The reception of registered participants and the distribution of voting slips will begin at 08:30 (EET). Matters to be dealt with in the general meeting The following matters will be dealt with in the general meeting: 1. Opening of the meeting 2. Coming to order 3. Election of examiner of the minutes and vote supervisor 4. Declaration of meeting being duly convened 5. Declaration of participants and confirmation of list of votes 6. Election of a new board member Member of the board Niina Rajakoski has resigned from the board membership. The Board of Directors proposes that Erik Selin be elected as a new member of the Board. Board of Directors' proposal is supported by shareholders with 88.3 per cent of all shares and votes. Esa Lager will continue as Chair of the Board and Andrea Attisani, Jukka Hienonen, Tarja Pääkkönen, Timo Stenius and Ilkka Tomperi will continue in their capacity as members of the Board. 7. Closing of the meeting General meeting documents An invitation to the meeting and agenda with decision proposals will be available on the SATO Corporation's website at and from the company's head office at Panuntie 4, Helsinki no later than 30 September Decision proposals will also be available at the general meeting. The minutes of the general meeting will be available on the aforementioned website from 5 November Instructions for participants of the meeting Right to attend and enrolment The right to attend the general meeting is held by a shareholder who, as of 12 October 2015, is entered as a shareholder onto the company's shareholder register maintained by Euroclear Finland Ltd. A shareholder whose shares have been entered into a personal, Finnish book-entry securities account for him or her, is entered onto the company's shareholder register. Shareholders entered onto the shareholder register who wish to attend the general meeting must give notice thereof no later than 19 October 2015 at 16:00 (EET), by which time the notice must have been delivered. The notification may be made as follows: - in writing to the address SATO Corporation, Kati Laakso, PO Box 401, FI Helsinki - by telephone ( /Kati Laakso) Mon-Fri 08:00-16:00 (EET), or - by to kati.laakso@sato.fi

4 2 Personal information on shareholders given to SATO Corporation shall be used only in connection with the general meeting and the registrations required for it. A shareholder or representative or agent thereof coming to the meeting must be able, when so required, to prove his/her identity and/or authorisation. Holders of nominee-registered shares Nominee-registered shareholders are entitled to attend the general meeting on the strength of the shares on the basis of which he or she is entitled to be entered in the register of shareholders maintained by Euroclear Finland Ltd on 12 October Participation also requires that shareholders are temporarily entered onto the shareholder register maintained by Euroclear Finland Oy on the basis of these shares no later than 19 October 2015 at 10:00 (EET). For shares entered in the nominee register, this will be deemed enrolment for the general meeting. With regard to a nominee-registered share, the holder is advised to request in good time instructions from his or her asset manager for entry on the interim register of shareholders, the provision of powers of attorney and enrolment for the general meeting. The asset manager's accounting firm must notify the holder of the nominee-registered share wishing to attend the general meeting for temporary entry onto the company's register of shareholders no later than the above deadline. The use of agents and proxies A shareholder may attend the general meeting and exercise there his or her rights by means of an agent. The shareholders agent must present a dated power of attorney or be able to prove in some other reliable way that she or he is entitled to represent the shareholder. In the event that a shareholder attends the general meeting by means of more than one agent, who represent the shareholder with shares in different securities accounts, the shares on the basis of which each agent represents the shareholder must be declared at the time of enrolment. The originals of powers of attorney, if any, should be sent to SATO Corporation, Kati Laakso, PO Box 401, FI Helsinki by the end of the enrolment period. Other regulations and information A shareholder attending the general meeting has the entitlement to ask questions concerning the meeting s agenda pursuant to chapter 5 section 25 of the Finnish Companies Act. SATO Corporation had a total of 51,001,842 shares and votes on the date of the invitation to the meeting, 30 September In Helsinki, 30 September 2015 SATO CORPORATION Board of Directors

5 Hallituksen uudeksi jäseneksi ehdotettu henkilö (The person proposed as new member of the Board) 1 Selin Erik s. (b.) 1967, ekonomisti, toimitusjohtaja ja hallituksen jäsen (Business school economist, CEO and Board Member) hallituksen jäseneksi ehdolla yhtiökokouksessa (proposed as Board Member in the General Meeting 22/10/2015) riippumaton yhtiöstä, ei riippumaton merkittävistä osakkeenomistajista (independent of the company, not independent of the main shareholders) Keskeinen työkokemus (Primary working experience): Fastighets AB Balder - toimitusjohtaja ja hallituksen jäsen (CEO and Board Member ) Useiden kiinteistöliiketoimintaa harjoittavien yhtiöiden omistaja (Owner of several companies in real estate business) Keskeisimmät luottamustehtävät (Main positions of trust): Skandrenting AB, hallituksen puheenjohtaja (Chairman of the Board) Collector AB, hallituksen jäsen (Member of the Board) Collector Bank AB, hallituksen jäsen (Member of the Board) Västsvenska Handelskammaren, hallituksen jäsen (Member of the Board) Stendörren AB, hallituksen jäsen (Member of the Board) Hexatronic Scandinavia AB, hallituksen jäsen (Member of the Board) Yhtiökokous / General Meeting 22 October 2015