Lean - projektinhallinta johdon näkökulmasta

Transkriptio

1 Lean - projektinhallinta johdon näkökulmasta Harri Luuppala Projektinhallintapäivä TTY:llä ( /TB104) Harri Luuppala SVP Tieto, FIT harri.luuppala@tieto.com

2 Sisältö Esitelmän sisältö 3 Tieto 4 Luuppala, Background 5 Tutkimus: Pohjolan paras ulkoistuskumppani 6 CIO tutkimus, odotukset 5/2009 Miten näet liiketoiminnan tarpeiden muuttuneen tietotekniikan suhteen viime vuosina? 7 Lean 8 Lean - määritelmä 9 Johtaminen yleinen määritelmä 11 Hankkeet/projektit 12 Pyhä kolminaisuus, Tietotyöntekijän johtaminen 15 Liikkeenjohdon osa-alueet 16 Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 17 Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 18 Lean -johtamisen suppea määritelmä 20 Mittarointi: Why? - Make sure to operate in save conditions 21...the Crash Case 22 Yksinkertainen on kaunista? 23 Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 1(2) 24 Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 2(2) 25 Taustaa 26 Lean -projektin turhat työt 29 Ketterä (agile) ohjelmistojen kehittäminen korostaa: 30 Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: 31 Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: 32 Lean projektinhallinta, kulmakivet johdettuna perusteollisuudesta 33 Tieto ja Lean 34 Thank you Tieto Corporation

3 Esitelmän sisältö Määrittelen ensin peruskäsitteet Palautetaan mieliin lyhyesti johtamisen peruskäsitteet. Projektijohtaminen on erityistapaus johtamisesta. Tulkitaan Lean -johtaminen yleisiä projektijohtamisen tavoitteita vastaan Näkökulmana esityksessä on Projektijohtajan ja/tai liiketoimintajohtajan näkökulma. Vertailu: Ketterät menetelmät - Lean -johtaminen Tieto Corporation

4 Tieto Sekä omat taustani

5 Luuppala, Background Software incl. products Services Mfg Industry incl. Lean Telecom (Terminals & network) Media Banking Insurance Travel Agency Project Mgmt Leadership Business Development Instrumentarium 80-luvun lopulla Valmet 90-luvun alku Tieto konsernissa 95-: Production&Manufacturing Telecom Banking & Insurance Telecom&Media Vastuullani nyt 200M T&M Finland Tieto Corporation Update

6 Tutkimus: Pohjolan paras ulkoistuskumppani EquaTerran tutkimuksen mukaan* Tieto on Pohjoismaiden paras ulkoistuskumppani Yli 200 yhtiön talous- ja IT-johtajat arvio 72% vastaajista ilmoitti olevansa tyytyväinen Tiedon palveluihin Tieto päihitti tänä vuonna kaikkit keskeiset kilpailijansa Asema parantunut vuoden aikana merkittävästi (2008 / 57 %) Ainoastaan intialaisten IT-yhtiöiden kokonaisarvosana niukasti parempi *Tietotekniikka ja liiketoimintaprosessit -alueiden kansainvälinen neuvonantajayritys, joka tekee myös markkinatutkimuksia (ent. Morgan Chambers) - Nordic Region Service Provider Performance and Satisfaction: Intialaiset IT yhtiöt 75 % 2. Tieto 3. CapGemini 4. Volvo IT, TeliaSonera, Logica, Fujitsu Services, Accenture 72 % 71 % 69 % Tieto Corporation

7 CIO tutkimus, odotukset 5/2009 Miten näet liiketoiminnan tarpeiden muuttuneen tietotekniikan suhteen viime vuosina? Vaatimus kustannustehokkuudesta ja ketteryydestä samanaikaisesti IT:n arkipäiväistyminen IT koetaan vihdoin liiketoimintaa tukevana ja mahdollistavana Kehitystarpeet ja syklit nopeutuneet; time to market Kapasiteettitarpeet kasvaneet; käytettävyys, 24/7 Jatkuvuuden hallinnan merkitys kasvaa Valmius ostaa toimintoja palveluna kasvanut Lähde: Tieto CIO kollegatapaaminen / kyselytutkimus Tieto Corporation

8 Lean Lean projektinhallinta

9 Esim. Tieto T&M Finland 200M Lean - määritelmä Lean (laiha, kevyt, ohut) johtaminen perustuu ajatukseen poistaa kaikki turha tekeminen prosessista. Huomaa erityisesti Hukan minimointi on tehokkuuden maksimointia! Motto: Tyhmä paljon työtä tekee, viisas pääsee vähemmällä Tieto Corporation

10 Country Organisation Telecom & Media Finland Esim. Tieto Finland Oy:n Lean ajattelusta organisaatiossa. vain vastuuhenkilöt ja johdon assistentti ovat vakituisia. Industry management, Harri Luuppala Executive Assistant Sari Ikonen Marketing & Communications Irene Salo Human Resources Minna Lahtinen Finance Partner Leena Havas Sales Controller Niklas Nordström Quality & Process Seppo Hartikka Sales Finland Petri J Ojala IU Mobile Devices OEM s Finland Petri J Ojala IU Nokia R&D Finland Juhani Kallio Service Excellence Unit Petteri Patjas IU Network Equipment Providers Finland Timo J Aaltonen IU Telecom Service Providers Finland Matti Vesala IU Media Finland Jukka Iivonen IU Tieto Minna Virtanen Tieto Broadcasting IT Oy Eero Kytölä Resourcing: 85% from Tieto s own Service Line organization or sub-contractors 2009 Tieto Corporation 10 *) Preliminary

11 Johtaminen yleinen määritelmä Johtaminen voidaan määritellä toiminnoksi, jonka tavoite on saada työntekijät toimimaan halutun lopputuloksen oikea-aikaiseksi saavuttamiseksi. Projektointi on liikkeenjohdon työkalu isomman kokonaisuuden delegointia. Lean on toimintatapa, jossa perustellusti (testatusti) määritellään hyvä tapa toimia. Yhdistämällä projektointi ja Lean toimintatapa saadaan Lean -projektijohtaminen Tieto Corporation

12 Hankkeet/projektit Halutaanko hoitaa ko. projekti? Kuinka isosta työstä on oikeasti kyse? Onko meillä riittävä ja osaava henkilöstö? Selviämmekö aikataulussa? Kuinka hyvä tuote/palvelu meillä on (laatu)? Miten tämä sopii suunnitelmiimme? Motto: Joka kuritta kasvaa, se kunniatta kuolee! Motto: Joka paljon lupaa, se vähän antaa! Esim. Tieto nimeää projektille Project Ownerin joka vastaa projektin talousellisesta tuloksesta Tieto Corporation 12 Projektipäällikkö voi harvoin valita projektin, yritys yleensä voi. Valitettavasti tämä toteutuu monesti päinvastoin eli projektipäällikkö valitsee mitä haluaa - ja ei aina halua ja yritys ottaa mitä tahansa (myynti myy...) Kysy/selvitä projektin vaikutus yrityksen tulokseen: Liikevaihto+tulos: 1. tänä vuonna, ja 2. ensi vuonna

13 Pyhä kolminaisuus, sopiminen Kaksi kolmesta kulmasta voi kiinnittää eli sopia, kolmas on laskettava! Aikataulu (Schedule) Tieto Corporation Sisältö (Scope) Hinta (Price or Cost Price) Lisätty / Praha Update

14 Pyhä kolminaisuus, tekeminen Kaksi kolmesta kulmasta voi kiinnittää, kolmatta ei! Aikataulu (Schedule) Sisältö (Scope) Henkilöstö (Personnel) Tieto Corporation

15 Tietotyöntekijän johtaminen Tietotyöntekijän johtaminen on erilaista kuin perinteinen tuotannollisen työntekijän johtaminen. Tietotyöntekijää pitää johtaa siten, että hän: 1. osaa (ja voi) itse hakeutua tehtäviin, joissa hänen panoksensa on suurin 2. oppii jatkokouluttamaan itseään 3. pysyy henkisesti virkeänä ja nuorena työikänsä Esim. Tieto on keskittänyt horisontaaliset osaamiset (esim. SAP, MS, Oracle, Java, ) yhtenäiseen Service Line organisaatioon, joka vastaa ao. henkilöstön kouluttamisesta. Liiketoiminta varaa ja ostaa asiantuntijat projekteihin tarpeen mukaan Tieto Corporation

16 Liikkeenjohdon osa-alueet Suunnittelu tänään, ensi viikolla, ensi kuussa, ensi vuonna, seuraavina 3. vuonna,...) Organisointi junailu eli resurssien optimaalinen käyttö Miehitys tehtävien analysointi, uusien työntekijöiden hankkiminen, palkkaaminen työsuhteeseen Johtaminen tavoitteiden määrittäminen ja ihmisten sitouttamista saavuttamaan tavoitteet Motivointi saada työntekijät (vapaaehtoisesti) halukkaiksi Valvonta toteuman seuranta (mittaaminen) Tieto Corporation

17 Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 1. Jos tavoite on järkevä ja arvoa tuottava niin aika toimia on NYT. Ehdottomasti on tunnettava omat ja asiakkaan vahvuudet. 2. Ymmärrä kustannukset ja vaihtoehdot. Sitoudu toimenpiteisiin äläkä katso taaksesi. 3. Suunnittele toimenpiteet lopullisen tavoitteen pohjalta. 4. Toimintaa tukeva ympäristö on ehdoton onnistumisen edellytys. Poista elementit, jotka sallivat paluun taaksepäin. 5. Tunnista riskit, sisällytä suunnitelmiisi. Hanki asiantuntijaapua. 6. Pysy vahvana ja vältä heikkouksia Tieto Corporation

18 Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 7. Epäsuora toiminta kuten koulutus johtaa menestykseen. Kilpailu oman organisaation sisällä on vaarallista. 8. Vältä ylivarovaisuutta, vastuun puutetta ja pysähtyneisyyttä. 9. Itse-ohjautuvuus ja järjestys syntyvät päättäväisyydestä. 10. Ota riski vain kun menestys on varma. 11. Ole tietoinen nykytilanteesta ja tarvittavista toimenpiteistä. 12. Käytä ulkoista apua ja varmista että jokainen suoritettava toimenpide on vaikuttava ja oikean suuntainen Tieto Corporation

19 Projektijohtamisen lyhyt oppimäärä: 13. Käytä tietoa luomaan menestystä ja karta tappioita. 14. Projektijohtajan on syytä muistaa että "Maailma on tosiasioiden eikä olioiden kokonaisuus". 15. Organisaatio on työkalu joka yhdistää ihmisten yhteistyön tehokkaaksi 16. Ei ole yhtä oikeaa organisaatiota vaan organisaatio riippuu tehtävästä 17. Kutakin ihmistä pitää johtaa yksilönä Tieto Corporation

20 Lean -johtamisen suppea määritelmä Johtajan näkökulmasta lean -johtaminen määrittyy tavoitteeksi poistaa turha työ, materiaali ja odottaminen. Lean on siis jatkuvaa säästämistä! Projektissa poistetaan kaikki turha myös aikapuskurit! Esim. On turha aloittaa aikaisin, jos voi aloittaa myöhemmin pitää tietää/laskea milloin aloitetaan -> JOT eli JIT - tuotantofilosofia JOT = Juuri Oikeaan Tarpeeseen JIT = Just In Time Vrt. Student syndrooma eli opiskelija aloittaa liian myöhään -> myöhästyminen (ei ole JOT / JIT:iä!) Lean projekti pitäisi siis suunnitella toimituspäivästä taaksepäin laskien. Tapa on teollisuudessa käytössä ja edellyttää yleensä toistettavuutta ja hyvää mittarointia. Käytännössä ainutkertainen ICT-projekti on hankala laskea näin päin. Edellyttää yleensä toistettavuutta Tieto Corporation

21 Mittarointi: Why? - Make sure to operate in save conditions To fly in IMC (instrument meteorological conditions = deep shit ) needs special skills and equipment Missing instruments = loss of control Speed = Project performance Flight attitude = Forecast Altitude = Budget Heading = Keeping schedule and estimates So called Magic-T is relevant for all types of aircrafts (= Projects) Loosing control leads to Tieto Corporation 21

22 ...the Crash Case Loss of orientation leads to crash down (Due to US-FAA investigation you only have 180 seconds to survive after flying into IMC with inappropriate equipment or skill) Projects end up in a disaster as well if you cannot provide some basic measurements and guidance 2009 Tieto Corporation 22

23 Yksinkertainen on kaunista? Occamin partaveitsi eli tieteen periaate, jonka mukaan ilmiöitä selittävien tekijöiden määrän tulee olla mahdollisimman vähäinen. (Huom. Einsteinin hiomakivi) Multics -> Unix -> Linux -> (Ubuntu?) Huom. yksinkertainen teoria ei ole välttämättä totuus olevaisesta - asiat ovat joskus monimutkaisia, ja yksinkertaistus jättää osan asioista pois. Perimmiltään ICT-projektien pääongelma on pyrkimys määritellä monimutkaiset asiat ja ominaisuudet yksinkertaisesti (usein ei tiedetä monimutkaisia riippuvuuksia, koska asiakkaalla ei ole formaalia määrittelykieltä ja/tai halua asioiden formalisointiin) selvitimme Tieto konsernissa yhden osa-alueen osalta useassa maassa juurisyyn projektiongelmiin. Noin 90% palautui myyntivaiheen työmäärälaskentaan ja näytti siltä että yksinkertaistusta oli liikaa kaikki pitää huomioida! Tieto Corporation

24 Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 1(2) Johtamisperiaatteet Ihmiset tekevät tuloksen yhteistyössä Selkeät tavoitteet, mittarit ja seuranta Pitkälle menevä tulosvastuullinen delegointi ja hajautettu organisaatio Monitaitoinen ja yritteliäs henkilöstö Asiakkaan, omistajan ja henkilöstön yhteinen etu Tieto Corporation

25 Lean -toiminnan keskeiset periaatteet 2(2) Toimintatavat Perustana asiakkaalle tuleva lisäarvo Huomion kiinnittäminen kokonaisuuteen Jatkuva kustannusrakenteen keventäminen Tiedonkulun suoruus ja avoimuus Jatkuva oman toiminnan kehittäminen Joustavat ja nopeat toimitusketjut Henkilöresurssien järkevä yhdistäminen nykyaikaiseen tuotantotekniikkaan Lähde: Veikko Kajaste ja Timo Liukko: Lean-toiminta / Suomalaisten yritysten kokemuksia (MET Tekninen tiedotus 6/94) Tieto Corporation

26 Taustaa Lean sanana yhdistyy Toyotan kehittämään käytännön toteutukseen, joka kuvataan 90-luvulla ilmestyneessä kirjassa (Machine That Changed the World : The Story of Lean Production) viidellä toiminnolla; 1. Arvo määritetään asiakkaan näkemänä arvona 2. Arvoketjun tunteminen ja arvoa tuottamattomien toiminteiden poistamisena 3. Toimittaminen asiakkaan tarpeiden mukaan so. imuohjaus 4. Työntekijöiden osallistaminen toiminnan kehittämiseen 5. Jatkuva kehittäminen (jap. Kaizen) Tieto Corporation

27 Taustaa Lean sanana yhdistyy Toyotan kehittämään käytännön toteutukseen, joka kuvataan 90-luvulla ilmestyneessä kirjassa (Machine That Changed the World : The Story of Lean Production) viidellä toiminnolla; 1. Arvo määritetään asiakkaan näkemänä arvona 2. Arvoketjun tunteminen ja arvoa tuottamattomien toiminteiden poistamisena 3. Toimittaminen asiakkaan tarpeiden mukaan so. imuohjaus 4. Työntekijöiden osallistaminen toiminnan kehittämiseen 5. Jatkuva kehittäminen (jap. Kaizen) Tieto Corporation

28 Kaikki tiet johtavat "ATT":lle? Toyotan Lean ajattelu pohjautuu Demingin (TQM, Plan- Do-Study-Act) opetuksiin sodanjälkeisessä Japanissa ja takautuu Demingin ja erityisesti Shewhartin (SPC, kontrollikortti, Plan-Do-Check-Act) Western Electricisillä (ja sittemmin Bell Telephone Laboratory) 20-luvulla tekemään pohjatyöhön. Esim CMU/SEI esitti että SPC olisi sovellettavissa CMM:ään. Nykyinen CCMI:n Maturity Level 4 Quantitative Managed ja Level 5 Optimizing perustuvat tähän. Motto EI OLE: Hajota ja hallitse" VAAN: Hajonta ja hallinta" Tieto Corporation

29 Lean -projektin turhat työt Ylituotanto esim. turhat ominaisuudet Odottaminen esim. puskurit aikataulussa Tarpeettomat liikkeet esim. turhat dokumentit Kuljetus esim. ohjelmien siirto DVD:llä Yliprosessointi esim. olemassa olevan tietojärjestelmän käyttöliittymän kehitys liian hyväksi vrs alla oleva toiminnallisuus Tarpeettomat varastot esim. saman tiedon tallennus useaan paikkaan (vrt. normalisointi, varmuuskopio, välimuisti) Virheet Tieto Corporation

30 Ketterä (agile) ohjelmistojen kehittäminen korostaa: 1. Yksilöitä ja vuorovaikutusta (enemmän kuin prosesseja ja työkaluja), 2. Toimivia sovelluksia (enemmän kuin kokonaisvaltaista dokumentaatiota, 3. Asiakasyhteistyötä (enemmän kuin sopimusneuvotteluja), 4. Muutokseen reagoimista enemmän kuin suunnitelman noudattamista Huom. Teollisuus Suomessa on edennyt Lean ajattelusta prosessiparadigmaan (joka toki sisältyy Lean ajatteluun) Tieto Corporation

31 Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: Agilen periaate Asiakas tyytyväiseksi Vaatimukset voivat muuttua työn aikana Toimitus sovitulla syklillä Liiketoiminta ja kehittäjät tekevät yhdessä Motivoituneet työntekijät Anna työkalut ja luota Lean -johtaminen Asiakaskeskeisyys (-> mieluummin asiakaslähtöisyys) Imuohjaus eli asiakkaan tarpeen mukaan (=hyvää palvelua) Jatkuva kehittäminen, asiakaskeskeisyys Työntekijöiden osallistaminen toiminnan kehittämiseen Motivoituneet työntekijät Turhan tekemisen poistaminen (työnjohto tiimille itselleen) Tieto Corporation

32 Vertailu: Agile Manifesto -periaatteet ja Lean -johtamisen näkökulma: Agilen periaate Kommunikointi kasvokkain Päämittari on toimiva ohjelmisto Kestävä tapa kehittää Jatkuva teknisen paremmuuden huomioiminen Hyvä suunnittelu Yksinkertaisuus Lean -johtaminen Turhat välineet pois (<-turha tekeminen) Turhat mittarit pois (<-turha tekeminen) Turha tavan muuttaminen pois (<-turha tekeminen pois) Jatkuva kehittäminen Turha tekeminen pois (vrt. "Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty") Lean -johtamisen päätavoite on yksinkertaistaa Tieto Corporation

33 Lean projektinhallinta, kulmakivet johdettuna perusteollisuudesta Arvon määrittely asiakkaan näkökulmasta Työ on tarpeellinen, jos asiakas on valmis maksamaan sen Arvoketjun tunnistaminen poista arvoa tuottamaton osa Vain lisäarvon tuotto on tarpeellista Vuo tehtävät virtaavat projektiryhmän (solun) sisällä, mutta vasta kun seuraava vaihe sitä tarvitsee Virtauta toiminta seuraava vaihe pyytää edelliseltä Imu tehtävä suoritetaan vasta kun asiakas ilmaisee tarpeensa JIT/JOT Täydellisyys Kerralla kuntoon Jatkuva parantaminen Tieto Corporation

34 Tieto ja Lean Tieto on kehittänyt Lean filosofiaan perustuvan toiminnanohjausjärjestelmän teollisuudelle. Esim. VTI:n toiminnanohjausjärjestelmänä on Tiedon toimittama Lean System. Yhteistyö on jatkunut jo yli vuosikymmenen ajan. Hyödynnämme Lean Systemiä tilaus-toimitusketjun hallinnassa. Järjestelmän käyttöä laajennetaan jatkuvasti muun muassa tuotannon suunnittelussa sekä projektien, käyttöomaisuuden ja investointien hallinnassa, Viime vuosina markkinoiden kasvu on ollut vahvaa, VTI Technologiesin Business Infrastructure and Quality -yksikön johtaja Tapio Niskanen vahvistaa. VTI Technologies on johtava mikroelektromekaanisten (MEMS) kiihtyvyys-antureiden toimittaja autoteollisuuden sovelluksissa sekä sydämentahdistimissa. Yrityksessä työskentelee yli 700 työntekijää. Liikevaihtoa kertyi vuonna ,5 miljoonaa euroa Tieto Corporation

35 Harri Luuppala SVP Tieto, FIT Thank you