Alueellisen yhteisen potilastietokannan rakentaminen Uppgörande av en gemensam regional patientdatabas

Transkriptio

1 Sosiaali- ja terveyslautakunta Alueellisen yhteisen potilastietokannan rakentaminen Uppgörande av en gemensam regional patientdatabas 1054/07/03/02/2013 SosTe 245 Valmistelija; laatu- ja kehittämispäällikkö/ Tietosuojavastaava Tanja Witick p Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä Kiurun organisaatio ovat tämän vuoden aikana kartoittaneet mahdollisuuksia yhdistää eril li set potilastietojärjestelmät yhdeksi kokonaisuudeksi. Suunniteltu muu tos koskee erityisesti terveyspalveluita ja vanhuspalveluita, jotka käyt tä vät Effica järjestelmää. Potilastietojärjestelmällä on mer kittä vä osuus toiminnanohjauksessa, sillä sen avulla luodaan tilas to tie toa, palkanmaksuun tietoja ja laskutustietoja. Kyse on siis kokonaisvaltaisesta hankkeesta, jossa tulee myös huo mioida näiden eri rajapintojen tarpeet. Sosiaali- ja terveyspalveluiden sekä Kiurun yhteisellä päätöksellä tilat tiin alkukesästä 2013 esiselvitys Tieto Oy:ltä yhdistämishankkeen kus tan nuk sis ta, vaikutuksista sekä hankkeen edellyttämistä val miste lu töis tä. Tieto Oy on antanut yhteisen tietokannan rakentamiselle eri vaih toeh to ja, jotka perustuvat SoTe:n nykyisestä potilastietojärjestelmästä siir ret tä vän tiedon määrään. - vaihtoehto 1: kaikki tiedot Kokkolan tietokannasta kopioidaan tu levaan yhteiseen tietokantaan. - vaihtoehto 2: kopioidaan taustatietoja ja hallinnollisia potilastietoja, ker to mus tie to ja ei kopioida. - Vaihtoehto 3: tietoja ei kopioida, Kokkolan Effica-tietokannan tie to ja syötetään käsin tulevaan yhteiseen Effica-tietokantaan. - Vaihtoehto 4: yhdistetään infra ensin ja Effica tietokannat yh dis tetään earkiston käyttöönoton jälkeen Arvioidessaan näiden eri vaihtoehtojen vaikutuksia ja aikataulutusta so si aa li- ja terveyspalvelut ovat kiinnittäneet huomiota seuraaviin pää tök sen te koon vaikuttaviin asioihin: - Potilasturvallisuus - Kustannukset - Toimintayksiköiden tuottavuus - Vuoden 2013 tietojärjestelmähankkeet ja vuodelle 2014 suun ni tel lut hankkeet - Henkilöstön jaksaminen

2 Potilasturvallisuus Potilaan lääkitys- ym. hoitotietojen ylläpito kahdessa erillisessä po tilas tie to jär jes tel mäs sä aiheuttaa ongelmia potilasta hoidettaessa. Poti las tur val li suu den kannalta olisi ehdottomasti parempi että po ti las tiedot ovat yhdessä tietokannassa ja näin hoitohenkilöstön saatavilla re aa li ai kai ses ti ja helposti. Tämän vuoksi myös potilastietokantoja yhdistettäessä tulee mer kit tävä osa Kokkolan potilastietokantojen sisällöstä kopioida yhteiseen tie to kan taan, kun tietokannat yhdistetään. Terveydenhuollon asiantun ti joi dem me mukaan vaihtoehto, jossa potilastietoja ei kopioida yhtei seen tietokantaa heikentää potilasturvallisuuden, koska vanhat tiedot tulisi jokaisen potilaskontaktin alussa hakea vanhasta tie to kannas ta. Kahden tietokannan kanssa työskentely lisää myös hen ki löstöm me mukaan potilasvahinkojen riskiä, koska inhimilliset virheet poti las tie don käsittelyssä ovat todennäköisemmät. Kustannukset Tieto Oy:n antaman tarjouksen mukaan eri vaihtoehtojen kus tan nukset olisivat seuraavanlaiset: Tieto oy:n tekemän työn kus tan nus Vaihtoehto 1 n Vaihtoehto 2 n Vaihtoehto 3 n Vaihtoehto 4 n yh dis tä miskus tan nuk set möy hemmin Tieto oy:n arvio sote:n omas ta työmäärästä (htp) Kustannuksia tarkasteltaessa tulee huomioida että Tieto oy:n kustan nus ar vio sisältää vain tietojärjestelmätoimittajan tekemän työn. Tar jous ei sisällä niiden järjestelmäkomponenttien hankintaa, jotka esi mer kik si Kiurussa on käytössä mutta Kokkolalla ei. Näiden hankin ta tulee arvioida erikseen. Kustannusarvio ei myöskään sisällä pal ve lin han kin to ja. Tieto oy:n arvio terveydenhuollolle lankeavasta työmäärästä ei si sällä sitä työtä jonka jokainen potilasta hoitava joutuu tekemään, työsken nel les sään kahdella potilastietojärjestelmällä, mikäli tietoja ei kopioi da yhteiseen kantaan. Toimintayksiköiden tuottavuus

3 Toimintayksiköiden tuottavuuteen ja vaikuttavuuteen vaikuttaa merkit tä väs ti tietojärjestelmiin menetetty työaika, joka voitaisiin koh dentaa potilastyöhön. Viime vuosina käyttöönotetut valtakunnalliset järjes tel mät kuten Sähköinen lääkemääräys ja Avo Hilmo ovat pi den täneet lääkäreiden vastaanottoaikoja ja lisänneet kirjaamiseen me nevää aikaa otetaan valtakunnallisesti käyttöön Potilastiedon arkisto, jonka toi min ta mal lit vaativat laajalti kirjaamiskoulutusta ja joka muuttaa toimin ta mal le ja ja kirjaamiskäytäntöjä terveydenhuollossa. Eräs hankkeen riskeistä on että se tulee lisäämään kirjaamista ja siihen käy tettyä aikaa, ainakin opetteluvaiheessa, ja mahdollisesti myös jatkossa. Tuottavuuden pitämiseksi nykyisellä tasolla tulee po ti las tie to kan to jen yhdistämishankkeessa kopioida Kokkolan tietokannasta tar peel li set tiedot yhteiseen kantaan. Vain näin voidaan varmistaa, ettei tuot tavuus merkittävästi laske yhdistämishankkeen vuoksi. Muu tok set tuottavuudessa tulee myös huomioida kustannuksia ar vioi taes sa. Yhdistämishanke tulee aiheuttamaan joka tapauksessa muutoksia po ti las tie to jen hallinnassa ja käytössä. Kahden tietokannan toi min tata po jen ja kirjaamistapojen yhtenäistäminen aiheuttanee mo lem missa organisaatioissa muutoksia, jotka henkilöstön tulee omaksua. Vuoden 2013 tietojärjestelmähankkeet ja vuodelle 2014 suun nitel lut hankkeet Tietojärjestelmä hankkeen lopputuloksena tai sen alullepanijana on yleen sä aina toiminnallinen muutos. Tästä syystä tie to jär jes tel mähank kei siin osallistuu aina myös hoitohenkilöstö. Tänä vuonna So siaa li- ja terveyspalveluissa on läpiviety tai käyttöönotossa laajoja uudis tuk sia tietojärjestelmissä ja tietokannassa: - Sähköinen asiointi (tekstiviestimuistutus, Omahoito, sähköinen ajan va raus, sähköiset esitiedot) - Päihdekeskus Portin tietokannan käyttöönotto ja henkilöstön pe rehdy tys ja koulutus - laboratoriojärjestelmän uusiminen - Sähköinen laskutus - Kuumekurva Näiden projektien läpivieminen on vuoden aikana vaatinut re surs se ja sekä hoitohenkilöstöltä että tietohallintohenkilöstöltä. Osa käyt töönotois ta on vielä meneillään ja näiden projektien läpiviennin tur vaa minen sitoo edelleen loppuvuonna sekä alkuvuodesta re surs se jam me. Vuodelle 2014 on suunniteltu useita laajoja tie to jär jes tel mä hank keita:

4 - Kotihoidon Optimoinnin ja Mobiilin käyttöönotto. - Sähköisen asioinnin laajentaminen toimintayksiköissä - Potilastiedon arkiston käyttöönotto Kotihoidon Optimointi avulla pystytään suunnittelemaan kotihoidon käyn nit siten että ohjelma huomioi käynnillä tarvittava taidot, matka-ajan, matkustustavan ja käynnin ajankohdan. Ohjelma luo tämän jäl keen hoitajille tasapuolisen päiväohjelman työlistojen ja työ teh tävien muodossa ja toimittaa nämä työtekijän gsm puhelimeen (mo biiliin). Kotihoidon Mobiilin käyttöönoton myötä saadaan kotihoidossa to teu tet tua mittavaa uudistustyötä, mm. kirjaamista saadaan siir rettyä osittain kotona tehtäväksi. Jatkossa järjestelmään voidaan liittää mm. sähkölukot ja työajanseuranta. Sähköisen asioinnin laajentaminen terveyspalveluissa etenee siten et tä väestöllä on entistä enemmän erilaisia ajanvarauksia joita hän voi hoitaa sähköisesti, hän voi myös täyttää erilaisia esi tie to lo makkei ta sähköisesti. Myös kaksisuuntaisen vuoropuhelun käyttöönottoa ol laan suunnittelemassa. Potilastiedon arkiston käyttöönotto on lakisääteinen, sillä laki so si aali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä /159 velvoittaa julkiset terveydenhuollon organisaatiot tallen ta maan potilastiedot valtakunnallisesti keskitettyyn arkistoon. Tämän käyttöönottoprojekti on jo käynnissä ja käyttöönotto edellyttää muu tok sia kirjaamisessa ja toimintatavoissa kaikissa ter vey den huollon ammattiryhmissä. Meneillään olevien sekä ensi vuodelle suunniteltujen käyttöönottojen mah dol lis ta mi sek si potilastietokantojen yhdistämishanketta ei voida to teut taa nopealla aikataululla. Valmisteluja yhteisen kannan käyttöön ot ta mi sek si voidaan tehdä mm. potilastiedon arkiston käyt töönoton yhteydessä. Esimerkiksi kirjaamiskäytäntöjä ja toimintamalleja voi daan luoda alueellisesti ja näin ollen tehdä myös yhteisen tie tokan nan vaatimaa yhtenäistämistyötä jo nyt. Myös palvelinhankintoja teh täes sä on itse asiassa jo tehty erittäin tiivistä yhteistyötä ja yh teishan kin taa, joka luo kustannussäästöjä molemmille organisaatioille. Tietojärjestelmätoimittaja on myös ilmoittanut että sekä sähköisen las ku tuk sen että Potilastiedon arkiston käyttöönottoja joudutaan siirtä mään mikäli yhteinen potilastietokantaa otettaisiin käyttöön ennen näi tä. Henkilöstön jaksaminen Sosiaali- ja terveyspalveluiden henkilöstö on ollut viime vuosina suur ten muutosten äärellä. Paitsi tietojärjestelmissä tapahtuneet muu tok set (Avo Hilmo, sähköinen lääkemääräys, laaja tie to jär jes tel-

5 mä päi vi tys) myös toiminnalliset muutokset ja säästötoimenpiteet ovat verottaneet merkittävästi henkilökunnan jaksamista. Sosiaali- ja terveyspalveluiden johdon tuleekin aina merkittäviä hankkei ta aloitettaessa arvioida henkilöstön jaksamista ja ai ka tau lut taa hankkeet myös tätä ajatellen. Yhteenveto Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluiden näkemyksen mukaan yh teisen tietokannan käyttöönotto olisi merkittävä parannus alueelliseen po ti las tie don kul kuun ja kohti sitä tulee ehdottomasti työskennellä. Tä mä laaja hanke tulee aikatauluttaa ja valmistella huolella, jotta tulok se na on hallittu käyttöönotto. Tärkeää on myös valmistella yhteisen potilastietokannan hal linta me ka nis mi, joka huomioi molempien organisaatioiden tie to järjes tel mien toiminnalliset ja kehittämistarpeet. Käyt töön otos sa tulee myös huomioida laskutuksen, tilastoinnin ja pal kan maksun rajapinnat. Sotejohtaja Päätös Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää todeta yhteisen po ti las tie tokan nan olevan erittäin tärkeä kehitysaskel alueellisen po ti las tur val lisuu den ja potilastiedon käytettävyyden kannalta. Kiurun ja Kokkolan yhteisen potilastietokannan valmistelua tulee jatkaa resurssien sallimissa rajoissa Potilastiedon arkiston käyt töönoton yhteydessä ja täysipainoisesti sen käyttöönoton jälkeen, siten et tä 2015 hankkeeseen sidotaan kehittämisresurssia ja Tie to hal linnon resurssia ja varmistetaan yhteisen Effica tietokannan käyt töön otto Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi päätösesityksen. Soc. o. h. direktören Beslut Social- och hälsovårdsnämnden beslutar konstatera att en gemensam patientdatabas är ett mycket viktigt utvecklingssteg med tanke på den regionala patientsäkerheten och möjligheten att använda patientuppgifter. Man bör fortsätta att bereda en gemensam patientdatabas för Mellersta Österbottens samkommun för specialsjukvård och grundservice och Karleby inom ramen för resurserna i samband med att Patientdatabasens arkiv tas i bruk och fullständigt efter att det tagits i bruk, så att man år 2015 binder utvecklingsresurser och Dataförvaltningsresurser till projektet och säkrar att en gemensam Effica databas tas i bruk Social- och hälsovårdsnämnden godkände beslutsförslaget.

6