Menneisyyden toteamisesta tulevaisuuden simulointiin - teemasta tiedolla johtaminen

Transkriptio

1 Menneisyyden toteamisesta tulevaisuuden simulointiin - teemasta tiedolla johtaminen LapIT-päivät Janne Okkonen Projektipäällikkö Lapin sairaanhoitopiiri Marko Stålnacke Erityisasiantuntija LapIT Oy

2 Esityksen sisältö Aiheen avaus Tiedolla johtaminen - Mitä se on? Menneisyydestä nykyisyyteen Millainen polku meillä on kuljettava? Kehittämistyön taustaksi Hieman johtamisesta ja sen tietotarpeista sekä tasoista CASE: Lapin sairaanhoitopiiri Simulointi Mitä se on? Simuloinnin toteutusprosessi Simuloinnin käyttökohteita, esim. LSHP:n toimintaympäristö Entäpä sote?

3 Esityksen aihe -alueen ylätasosta käytetään ilmaisua TIEDOLLA JOHTAMINEN Mutta mitä muuta auki purettuna itse aihe tarkoittaa? Menneisyyden toteaminen tarkoittanee tässä yhteydessä ns. perinteistä raportointia, jopa tilastointia. Tämä tieto auttaa käyttäjäänsä hahmottamaan menneen ja kertonee siitä, mitä on tapahtunut aikaisemmin = Miten meillä menee Tulevaisuuden simulointi puolestaan tarkoittanee sitä, miltä tulevaisuus näyttää, mutta erityisesti sitä, miltä se voisi näyttää Tämä tieto auttaa käyttäjäänsä hahmottamaan tulevaa ja auttaa häntä tai organisaatiota päätöksenteossa. = Miten meillä voisi mennä Mitä on mallinnus ja simulointi? Mallinnus on jonkin asian tai ilmiön kuvaamista jollakin toisella asialla, mallilla. Ilmiön tarkastelemista mallin avulla, yleensä tietokonetta käyttäen, lähtötietoja ja parametreja muutellen sekä tuloksia visualisoiden, kutsutaan simuloinniksi.

4 Tiedolla johtaminen Mitä se tarkoittaa ja mitä se on? Oikeaa tietoa, oikeille ihmisille, oikeaan aikaan - Hokema tulkitaan usein väärin: lisää tietoa, kaikille ja koko ajan. - Tästä tiedolla johtamisessa ei ole kyse. Ensin pitää ymmärtää, mitä organisaatio on tekemässä ja miten se luo arvoa Asiakkaille/potilaille, henkilöstölle, omistajille tai yhteiskunnalle. Arvonluonnin perustana olevien tietoresurssien tunnistaminen, johtaminen ja tehokas hyödyntäminen ovat tiedon johtamista. => Olemassa olon ymmärrys Toiminnan johtaminen ja tehokas kehittäminen on mahdollista vain, jos päätöksenteossa on käytettävissä oikea, luotettava, riittävän laadukas ja ajantasainen tieto omasta toiminnasta ja toimintaympäristöstä. => Menneisyyden toteaminen Tiedosta luodaan arvoa myös palveluprosesseja tukevien käytäntöjen avulla. Näihin lukeutuu myös tiedolla johtaminen, joka tarkoittaa olemassa olevan tiedon hyödyntämistä toimintatapoja, joilla kerättyä tietoa jalostetaan ja hyödynnetään organisaation toiminnan kehittämisessä ja päätöksenteon tukena.=> Esim. Tulevaisuuden simulointi

5 Tiedolla johtaminen Tiedolla johtamisen kaksi päätehtävää ovat: MITÄ Mitä palveluja tarjotaan asiakkaille, mikä on palvelun sisältö, mille asiakasjoukolle, palvelujen määrä Määritetään tavoitteet ja tarjotaan käyttöön resurssit MITEN Miten palvelut järjestetään parhaiten, miten palvelut tuotetaan parhaiten

6 Lähde: KuntaIT, SOTE-tietojohtaminen: Tiedolla johtamisen käsikirja

7 Menneisyyden toteaminen nykyisyyden tietämys Kokonaiskuvan saaminen ja sen hahmottaminen on haasteellista Kun tiedot ovat hajalla = useita tietolähteitä Tiedot ovat siiloutuneita = eri toiminnan osa-alueiden tiedot yksistään jossakin Tiedon saatavuus ja käytettävyys ovat niin ja näin Ajantasaisen tilannekuvan saanti vaikeaa ja haasteellista Viiveet ja virheet tiedon tuotannossa, kirjaamisessa, jne. Kaikki tarvittava tieto ei ole saatavissa ja käytettävissä samasta paikasta Tieto siitä, mitä tarvitaan ja mistä - voi myös olla hakusessa Tiedot eivät ole juuri silloin käytettävissä kun niitä tarvitaan, ei varsinkaan sillä sisällöllä ja siitä leikkauspisteestä kuin pitäisi olla ja tarve olisi Tietojen keskinäinen vertailukelpoisuus ei välttämättä ole mahdollista Jne. Tiedon muodostumisperiaate ei ole tiedossa mistä kaikesta ko. tieto muodostuu tai mitä se pitää sisällään ja mitä se ei pidä Osa tiedoista voi myös olla hukassa eli ei tiedetä mistä se olisi saatavissa Todellisen ja luotettavan kokonaiskuvan muodostumiseen vaikuttaa moni tekijä ja useimmat niistä ovat tiedon käyttäjästä/tarvitsijasta riippumattomia = Olen voimaton

8 Lähtökohdat kehittämiselle Johto tarvitsee entistä enemmän analyyttistä tietoa. Ongelmana ei ole tiedon puute, vaan oikean tiedon löytäminen tietotulvasta oikeaan aikaan Minzbergin vuonna 1989 Britanniassa tekemissä tutkimuksissa havaittiin, että vain 13% ylimmän johdon saamasta tiedosta oli tarkkaa ja hyödyllistä. Johtajat käyttävät ajastaan suulliseen viestintään 66-80%. Tämä viittaisi siihen, että johtamiseen ja päätösten tekoon taustatietona käytetään paljon suullisesti saatua tietoa. Julkisensektorin tietointensiivisessä ympäristössä on erityisen tärkeää kerätä ja analysoida tietoa sekä yhdistää tätä eri lähteistä saatuun informaatioon. Harvard Business Review:n tutkimuksessa vuodelta 2012 todetaan, että päättäjistä 19% luottaa intuitioon, 38% on informaatioskeptikkoja ja 43% luottaa analyyttiseen tietoon.

9 SOTE-kehittämistyön taustaksi Sote-johtamisen apuvälineenä ei ole käytössä kattavaa, tulevaisuuteen luotaavaa tietoa, joka kertoisi mm. toiminnan kehittymisestä. Johdon saama tieto on taaksepäin katsovaa, seurantamittaristo on toimintokohtainen ja tieto ei tue strategista päätöksentekoa. Lisäksi tieto on hajautunut useisiin järjestelmiin. Sote-uudistus: Tämä edellyttää tiedon kokoamista, keräämistä, yhdistämistä ja visualisointia kokonaisuuden johtamisen mahdollistamiseksi - entisen hallintokunnittain siiloutuneen ja toimintokohtaisen tiedon sijasta. Kun olemassa olevaa tietoa voidaan jalostaa nykyistä paremmin, siitä saadaan merkittävää hyötyä päätöksenteon ja suunnittelun tueksi. Tiedolla johtamisella varmistetaan, että sote-johdolla on päätöksenteon tukena tuorein ja laadukkain tieto menneisyydestä, tästä hetkestä ja tulevaisuudesta.

10 Miksi johtamisessa epäonnistutaan? Ongelmat johdon tietojärjestelmiä sovellettaessa ovat seuraavat: Johto ei pysty määrittelemään tietotarpeitaan Järjestelmään tulevan tiedon laatu on huonoa Sisäisen tiedon saatavuus (organisaation operatiivisten järjestelmien integraatio-ongelmat) Ristiriita käyttäjien prioriteettien välillä Tekniset ongelmat Organisaation sisäiset (poliittiset) ongelmat Ulkoisen tiedon saatavuus

11 Hajautus ei aina toimi

12 Raportointi on johtamisen näkökulmasta Johtamisen työkalupakki Terveydenhuollon ympäristössä toimiva tietovarastoratkaisu Organisaation tuotannonohjaus Prosessien hallinta Resurssien hallinta (talous, henkilöstö, materiaalit) Taloudellisuutta ja tuottavuutta parantava ratkaisu Tulevaisuuden ennakointia mahdollistava Jalostettua informaatiota Ajantasaista ja luotettavaa tietoa Valmiita vakioraportteja (vähentää inhimillisen virheen mahdollisuutta) Mahdollistaa tietojen itsenäisen käytön

13 Tiedon seurannan aikajänne ja syvyys eri johtamisen tasoilla

14 LSHP päätti ottaa tilanteen haltuun, koska Tietoa oli saatavilla runsaasti, mutta Mikä tieto on sitä oikeaa Onko tieto virheetöntä Onko tieto ajantasaista Kertooko tieto juuri siitä asiasta, jota halutaan tarkastella Tietoa on saatavilla ja käytettävissä useista eri lähteistä Onko saman sisältöistä Kertooko samasta asiasta Onko saman aikaista (leikkauspiste) Muodostuuko samoilla tekijöillä, säännöillä ja kriteereillä Mikä tai kumpi tieto on oikein ja kertoo siitä asiasta, jota halutaan tarkastella Kun epävarmuustekijöitä oli paljon, ei saatavilla olevaan tietoon voitu enää luottaa. Seurauksena mm. kunta- ja viranomaisraportointi ei toiminut, eikä toimi moitteetta vieläkään. Päätöksenteko pohjautuu tällöin enempi mutuun kuin tietoon LSHP:n hallitus hyväksyi 02/2014 projektin toteutussuunnitelman = Kokonaan Uuden Raportoinnin Suunnittelu ja Toteutus eli KURSuT

15 Kehittämistyön suuntalinjat Lapin sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä on laadittu raportointistrategia vuosille , jonka pohjalta perustettu kehittämisprojekti. Strategiassa asetetun tavoitetilan saavuttaminen vaatii kehitystoimenpiteitä kolmella osa-alueella: teknisen toimintaympäristön kehittäminen ja käyttöönotto raportoinnin ja tiedolla johtamisen käytäntöjen kehittäminen sekä käyttöönotto raportoinnin uusien työkalujen ja menetelmien kehittäminen sekä käyttöönotto Kehittämisprojektin sisältö jakautuu mm. seuraaviin osa-alueisiin: laatutyön toteuttaminen nykyiseen raportointiaineistoon uuden tietovarannon toteuttaminen Kuntatieto-ohjelmaan tulosten implementointi tiedolla johtaminen teknologiajohtaminen projekti- ja muutosjohtaminen Budjetti n. 1,45 M (omarahoitus 100 %)

16 LSHP - Raportoinnin kehittäminen ja hyödyntäminen tiedolla johtamisessa Tarkoitus Kehitetään toimintamalli, miten sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnassa syntynyttä / raportoitua reaaliaikaista tietoa hyödynnetään toiminnassa, päivittäisjohtamisessa, palvelujen suunnittelussa ja kehittämisessä Tavoitteet Määritellään toiminnassa syntynyt tarpeellinen tieto ja välitetään sitä systemaattisesti, automaattisesti ja säännöllisesti luettavassa muodossa eri tasoille: operatiivinen, lähijohto, ylin johto, päättäjät ja asiakkaat/potilaat Edistää vaikuttavuustiedon käyttöä päätöksenteossa Edistää tiedon käyttöä kuntapäättäjien ja asiakkaiden keskuudessa Edistää valtakunnallisen tason tietovarantojen käyttöä

17 KURSuT - toteutuksen tulostavoitteita Saatetaan tarpeellinen tieto helposti käyttöön Systemaattisuus, säännöllisyys Luodaan roolitetut näkymät ja sisällöt käyttötarpeen mukaan Otetaan käyttöön graafiset työkalut Kuvataan lähetteet ja jonotilanteet Toiminnan raportit: ICPC-2, ICD-10, toimenpidekoodit, SPATit, mittarit Talous ja suoritteet -raportit Saadaan tietoa eri tasoille => palvelutoiminnan läpinäkyvyys Hyödynnetään kirjattua tietoa palvelujen suunnittelussa ja kehittämisessä Luodaan tiedolla johtamisen malli ja työkalut tukemaan päätöksentekoa. Malli määrittelee päätöksentekoon tarvittavan olennaisimman tiedon ja miten tieto tuotetaan sekä esitetään. Parannetaan asiakkaiden/potilaiden tietoa palveluista ja lisätään sähköisiä palveluja asiakkaille, lisätään asiakkaiden valinnanmahdollisuuksia

18 Matkalla pitkittäistietoon

19 Ratkaisuna prosessien kehittäminen Business Intelligence (BI) -prosessi Lappi DW Alueellinen tietovaranto

20 KURSuT -raportoinnin tavoitetila 2018

21 Sote-valmistelu Moniulotteisia vaikutuksia Oulunkaari Oulu, ym. Kittilä, Rovaniemi, Sodankylä + muut kunnat Poske Kainuu MUUT 2017 hallinnonalat - 202?? SOS PTH ESH LSHP LapIT STM VM KL OYS- Erva

22 Pitkittäistietoa saatavilla Tietoa asiakkuuksista ja niiden johtamisesta Tietoa prosesseista ja niiden johtamisesta Prosessit Asiakkuudet YSH ESH PTH SOS TEK SIV JNE. Asiakkuudet Prosessit Tapahtumia, toimintoja, prosesseja, jne.

23 Organisaatio - näkökulma Tulosalue - näkökulma KURSuT - tavoitetila Toimintayksikkö - näkökulma - Jos Sote toteutuu Sote-tuotantoalueet Sote-tuotantoalue Konsernijohto Erityispalvelut Peruspalvelut Sosiaalipalvelut Tukipalvelut Tulosalueet Tulosalueet Tulosalueet Tulosalueet Kaikki asiakkaat / potilaat Ryhmä YY < > Ryhmä NN Johtamisen tieto Palveluiden tuotanto ja osto -tietotarpeet Johtamisen tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja osto -tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja osto -tietotarpeet Palveluiden käyttö ja tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja osto -tietotarpeet Kaikki palvelut KPL:t, Eurot, Palvelut, Tarpeet Palvelu ZZ, KPL:t, Eurot, jne. Palvelu YY, KPL:t, Eurot, jne. Palvelu ÖÖ, KPL:t, Eurot, jne. Palvelu NN, KPL:t, Eurot, jne.

24 Organisaatio - näkökulma Tulosalue - näkökulma KURSuT - tavoitetila Toimintayksikkö - näkökulma - Kuntanäkökulma sote:ssa Kuntaorganisaatio Hallinnonala / Tulosalue XX NN Hallinnonalan / Tulosalueen johto Toimintayksikkö XX Toimintayksikkö XX < > SOTEtuotantoalue (psh, esh, sos) Kaikki asiakkaat / potilaat Ryhmä YY < > Ryhmä NN Johtamisen tieto Palveluiden tuotanto ja tietotarpeet Johtamisen tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja tietotarpeet Palveluiden tuotanto ja tietotarpeet Palveluiden käyttö ja tietotarpeet Palveluiden osto, tuotanto ja tietotarpeet Kaikki palvelut KPL:t, Eurot, Palvelut, Tarpeet Palvelu ZZ, KPL:t, Eurot, jne. < > Palvelu NN, KPL:t, Eurot, jne.

25 KURSuT -raportoinnin tavoitetila 2018 Tiedolla johtaminen on osa normaalia toimintaa organisaatiolla on kyky ja kompetenssi itsenäisesti luoda lisäarvoa tarjolla olevasta tiedosta Käyttäjän näkökulmasta yksi paikka tiedolle eri tietolähteiden ja -varantojen hyödyntäminen ei päällekkäisiä ratkaisuja, yhdelle tiedolle vain yksi lähde Yksi totuus, mutta eri näkökulmia eri raportointitilanteet vaativat erilaisia ryhmittelyitä yksi keskitetty paikka ryhmittelyille Tarkoituksenmukaiset välineet pohjautuminen avoimiin, omassa hallinnassa oleviin ratkaisuihin voidaan käyttää useita rinnakkaisia raportointivälineitä sitoutuminen yhteen, keskitettyyn tietovarastoratkaisuun johtamiseen ja hallinnointiin on kuvatut ja käytössä olevat menetelmät konseptin hallinnointiin on kuvatut menetelmät

26 KURSuT -raportoinnin tavoitetila 2018 Vaatimukset tekniselle toteutukselle Avoimet rajapinnat sekä avoimet laskenta- ja poimintasäännöt Monistettavissa ja laajennettavissa uusien organisaatioihin ja/tai niiden osien lisääminen on toteutettavissa osaksi kokonaisuutta Uusien lähdetietojärjestelmien helppo liitettävyys kokonaisuuteen Uusien paikallisten, alueellisten- tai valtakunnallisten tietovarantojen, tietopankkien, arkistojen, jne. lisääminen on toteutettavissa osaksi kokonaisuutta Tietojen raportointi on tarkoituksenmukaista, esim. reaaliaikaista ERVA-tietojen osalta Huomioitava toteutuksessa Huomioitava sote-uudistus ja sen tuottamat organisaatiomuutokset Huomioi kokonaisarkkitehtuurin kansalliset ja alueelliset vaatimukset Kokonaisuuden monistettavuus / joustava ja helppo laajennettavuus Hallinnointi- ja ylläpitomalli toteutettavissa alueellisesti, organisaatiokohtaisesti ja kustannustehokkaasti (omana työnä) Käyttäjälähtöisyys => raporttien loppukäyttäjien tarpeet, mutta myös ulkoisten tietovarantojen, tietopankkien, yms. tarpeet

27

28 Olemmeko matkalla tulevaisuuden simulointiin? Jovain molema, mutta ennen sitä muutama rivi nykyisyyden ja tulevaisuuden simuloinnin välimaastosta Ymmärtääksesi tuleva on tunnettava menneisyys Historiatietoa tarvitaan ja siihen liittyvät asiat tulee olla kunnossa Nykytilaa kuvaavan tilannetiedon tuotannon tulee olla kunnossa Tulevaan liittyy olennaisesti ennakointi LSHP:n vastauksena tähän haasteeseen ovat Ennakoiva raportointi Ennustava raportointi Ennustemallit Edellyttää hyvää peruspohjaa ja luotettavaa tiedontuotantoa eli Menneisyyden on oltava kunnossa Nykyisyydessäkään ei saa olla juttuja piilossa => Luurangot on siis siivottava pois kaapeista ja nurkista

29 Ennen simulointia Historia- ja nykytieto Tiedon louhinta, jalostus, analysointi Syy-seuraus suhteiden etsiminen Tulkinta ja selittävät tekijät Ennusteet ja ennakointi Johtamistoimenpiteet Nyt aletaan olemaan asian ytimessä ja puhutaan tiedolla johtamisesta, jossa hyödynnetään ihmistietämystä, teknisiä sovelluksia, matematiikka, tilastotieteitä, dataa, jne Tästä eteenpäin tehdään simulointia, koska se erottuu perinteisistä kehitysmenetelmistä edukseen = voidaan todentaa ehdotettujen kehitysideoiden vaikutukset ennen raskaiden muutosten läpivientiä fyysisessä toiminnassa

30 Mitä tapahtumapohjainen simulointi on? Tapahtumapohjaisella simuloinnilla tutkitaan systeemien dynamiikkaa Simulointi on ylivoimainen työkalu pohdittaessa mm. seuraavan tapaisia kysymyksiä: Miten paikalla olevien lääkäreiden määrä ja vuoromalli vaikuttaa potilaiden läpimenoaikaan ja työntekijöiden käyttöasteeseen päivystyksessä? Mikä työvaihe on tehtaan pullonkaula ja mihin se siirtyy mikäli investoidaan lisäkapasiteettiin alkuperäisessä pullonkaulassa? Ensisijaisesti simulaattori on laskentamoottori, mutta tehtyjä malleja voidaan hyödyntää myös visualisointiin Uuden toimintamallit vs. Nykyinen toiminta uusissa tiloissa

31 Simuloinnin hyödyt Monimutkaisissa prosesseissa kaikki vaikuttaa kaikkeen. Kun yhtä asiaa muutetaan on sen vaikutuksia kokonaisuuden toimivuuteen hyvin vaikea selvittää perinteisillä staattisen laskennan menetelmillä. Käytännön systeemillä kokeileminen voi käydä kalliiksi Simulointimallilla pystytään sen sijaan jo etukäteen selvittämään optimaaliset parametrit Varmistamalla suurten muutosten tai investointien vaikutus simuloinnilla vältytään tekemästä vääriä päätöksiä Auttaa myös muutoksen läpiviennissä

32 Esimerkiksi: tilojen ja toiminnan suunnittelun välinen yhteys Simuloinnin avulla voidaan tuottaa perinteisiä menetelmiä tarkempaa tietoa muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Erityiskysymyksiä teollisuudessa Erityyppisten työpisteiden ja -koneiden määrien mitoittaminen Henkilömäärät ja vuoromallit Pullonkaulojen ja vaikutuksellisimpien kehityskohteiden tunnistaminen Ohjauslogiikoiden optimointi Skenaariot erikokoisilla kysynnöillä/tuotteistolla Mielekkäimmän tasapainon etsiminen risteävien tavoitteiden välille (mm. varastoihin sitoutunut pääoma ja toimitusvarmuus) Erityiskysymyksiä terveydenhuollossa Erityyppisten tilojen määrällinen tarve Minkälaista kulkutarvetta eri sijoitteluratkaisut aiheuttavat potilaille ja henkilökunnalle? Resurssimäärien yhteys potilaiden jonotusaikoihin ja näiden resurssien edellyttämät tilamäärät Erilaisten toimintamallien vaikutus tilojen käyttöasteeseen Uusien työskentelymallien asettamat vaatimukset tiloille ja niiden vaikutukset toiminnan tuottavuuteen Rajallisten resurssien kohdentaminen siten että saavutetaan paras lopputulos

33 Simuloinnin vaiheistus perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon normitapauksissa Edessä oleva muutostilanne Havaittu tarve toimintaprosessien kehittämiselle Tiedonkeruu, esim. tietojärjestelmistä, prosessikartoituksista, haastatteluista, jne. Nykytilanteen analysointi Tavoiteasetanta, toimenpide-ehdotukset Simuloitavien ehdotusten valinta Mallinnus ja mallin verifiointi Simulointiajot ja iterointi Tulosten analysointi Johtopäätökset ja raportointi Tulosten esittely Johtaminen: päätökset, toimenpiteet, jne.

34 Mitä haluamme simuloida? Missä hyödyntää simulointia? Esimerkiksi Henkilöstömitoitus ja -resurssointi sekä vuoromallit Palvelujentuotantomallit ja -tavat, sis. mm. yksiköiden sijainnin optimointi tai palveluiden saatavuus (keskitys vs. hajautus) Toiminnan mitoitus ja optimointi Palvelu- ja toimintamallien sekä -prosessien testaus Potilasvirta-analyysit, vasteajat ja läpimenoajat Talouden ja toiminnan suunnittelun, esim. hinnoittelu Tilasuunnittelu ja -mitoitus Investointien suunnittelu ja kannattavuuden todennus Simulointia voi käyttää hyödyksi sekä suunnitelmien validoinnissa, perustuen tiedossa olevaan toimintamalliin tai apuna kokonaan uusien toimintamallien suunnittelussa. Simuloinnista on moneksi ja lopuksi sataa kiitoksia. M. Häikiö, , puhelinkeskustelussa Häikiö-Okkonen.

35 KURSuT Siitä sitä puhetta muuallakin riittää, mutta Stålnacke&Okkonen kuulijaa kiittää! KIITOS! Lisätietoja: > Kehittäminen ja tutkimus > Kehittämishankkeet > KURSuT-projekti Janne Okkonen Marko Stålnacke