Kaleva Travelin ratkaisut valtion matkustukseen ja matkustusstrategian toteuttamiseen

Transkriptio

1 Kaleva Travelin ratkaisut valtion matkustukseen ja matkustusstrategian toteuttamiseen Jari Oinonen myyntijohtaja Kaleva Travel Oy Valtio Expo KALEVA TRAVEL

2 Kaleva Travel Yksityinen matkatoimisto, pääomistaja Juuranto-yhtiöt Keskittyminen liikematkustuksen peruspalveluihin, teknologisiin ratkaisuihin ja asiakkaiden matkahallinnon kehittämiseen Toimistot Suomen lisäksi Baltiassa ja Romaniassa Määrätietoinen laatutyö asiakaspalvelussa, jatkuva panostus kehitystyöhön Alan suurimmat tuotekehityspanostukset 4,8% liikevaihdosta Liikematkojen markkinajohtaja Suomessa

3 Matkustuksen tilanne ja tulevaisuuden näkymät Yleinen tilanne Kysyntä on laskenut ja laskee edelleen merkittävästi Matkustusrajoituksia ja -kieltoja yrityksissä Liikematkustus jyrkimmässä laskussa, vapaa-ajan matkustuksen lasku maltillisempaa 90-luvun lamassa lähialueet olivat voittajia seuramatkat vähenivät 50% Missä vaiheessa käänne tapahtuu? Kansainvälisten lentolippujen myynti Suomessa loka-joulu 2007 vs. 2008

4 Taloudellisen tilanteen vaikutus matkustukseen Suomen BSP-myynnin kehitys loka maalis % -5 % -10 % Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu -7 % -15 % -20 % -19 % -17 % -20 % -25 % -30 % -28 % -35 % -40 % -35 % Teollisuuden uudet tilaukset loka 2008-helmi ,0 % -5,0 % -10,0 % -15,0 % -20,0 % -25,0 % -30,0 % -35,0 % -40,0 % -45,0 % loka.08 marras.08 joulu.08 tammi.09 helmi.09-20,9 % -30,7 % -36,6 % -38,0 % -41,0 %

5 Matkustuskäyttäytyminen on muuttunut Euroopan liikenne Rajoittamattomien lentolippujen (UNR) osuus on vähentynyt 44 % 0-5 päivää (ABD 0-5) ennen tehtyjen varausten osuus vähentynyt 9 % Vaikutus keskimääräiseen mailikustannukseen (CPM) -16%

6 Huomio kokonaiskustannuksiin ASIA YHTEENSÄ Matkalaskun käsittelykustannus Suunnittelu ja varaus (käytetty aika + tf) KUST 1319,5 37,5 50 MUUTOS Lopputuote- ja prosessikustannusten huomioiminen Automaattiset tiedonsiirrot, matkahallinnan sovellus, matkatili Varataan online VAIKUTUS KOKONAISKUST -460,5 EUR -27,5 EUR -33 EUR VAIKUTUS KOKONAISKUST % -35% -2% -3% Päivärahat 132 EI VOI VAIKUTTAA 0 EUR 0% Maakuljetukset Hotelli Käytetään julkisia kulkuneuvoja/kimppakyytejä Edullisempi hotelli, keskittäminen -60 EUR -40 EUR -5% -3% Verot ja matkustajamaksut 40 EI VOI VAIKUTTAA 0 EUR 0% Lennot 750 Hyödynnetään rajoitetumpia lipputyyppejä ja varataan aikaisemmin -300 EUR -23%

7 Valtion matkahallinnon uusi strategia Tausta: valtionhallinnon matkustuksen kokonaismenot olleet kasvussa vuotuinen menokasvu keskimäärin 5-7% toimintaympäristön muuttuminen virkamatkustusprofiilin muuttuminen, kv toiminnan lisääntyminen, hankintakäytäntöjen muuttuminen, uudet matkahallinnon työkalut, palvelutarjonnan monipuolistuminen, lisääntyneet vaihtoehdot, turvallisuus- ja ympäristönäkökulmien huomioiminen valtionhallinnon toiminnan yleiset muutokset tukitoimintojen kehittäminen tuottavuuden lisääminen teknologian ja automaation hyödyntäminen Kehittämistyöryhmä => painopisteet: valtion matkustuksen nykytilan kartoittaminen matkustuksen ohjauksen ja matkahallinnon roolin kehittäminen taloudellinen matkustaminen konsernipalveluiden ja yhteisten työvälineiden käyttö turvallisuus ja ympäristönäkökohtien huomiointi hyvien käytäntöjen edistäminen

8 Uuden matkahallinnon strategian keskeiset tavoitteet Ohjaus: huomion kiinnittäminen matkahallinnon kehittämistä tukeviin toimenpiteisiin matkahallinnon organisointi => vastuuhenkilön nimeäminen ja matkahallinnon paikan osoittaminen organisaatiossa toimintaprosessien kehittäminen kokonaiskustannusten huomioiminen toimintojen yhtenäistäminen ja parhaiden käytäntöjen soveltaminen ohjaus, jolle virastojohdon huomio ja tuki matkustusohje keskeisenä ohjausinstrumenttina Konsernipalvelut: keskitettyjen ratkaisujen käytön tukeminen hankinnan toteutusperiaatteiden selkiyttäminen Kustannussäästötavoite 4% vuoden 2007 tasosta: valtion matkustusmäärien ja matkustuksesta aiheutuvien kustannusten alentaminen 10 MEUR:lla vuoteen 2011 mennessä

9 Ratkaisut matkustusstrategian toteuttamiseen viraston ja matkatoimiston yhteistyössä Suunnitelmallisuus!! 1. Matkan tarpeellisuuden arviointi 2. Kahden sijasta yksi -Kuka päättää?? = Matkustusstrategia 3. Varataan matkat aikaisemmin. 4. Pidetään kiinni aikatauluista. 5. Suunnitellaan matka alusta loppuun. Vaihtoehtoisuus!! 1. Varataan halvempia hintoja, toinen vaihtoehto 1. Hyödynnetään Prosessit!! 2. Vaihdetaan lennosta online -varausprosessia junaan-laivaan 3.Vähennetään vaihtoehtoja, hotellit. 4. puhelin-, video- ja tele-neuvottelut ja kokoukset 2. Hyväksymiskäytäntöjen tarkentaminen 3. Kulukäsittelyn sähköistäminen

10 Kaleva Travelin ratkaisut valtion matkustukseen ja matkustusstrategian toteuttamiseen Valtionhallinnon palvelumalli Hallittu online Raportointi ja analysointi Travel Managereiden ja matkustuksen yhteyshenkilöiden koulutus Tilivirastojen matkahallinnon tuki Palvelut koko virkamatkustusprosessiin

11 Valtionhallinnon palvelumalli Asiakkaan matkahallinto Kaleva Travelin johto Analysointiosasto Key Account Manager Kaleva Travel School Hinta-info Matkustaja/ varaaja Puhelin Tiimin palvelunumerot Sähköposti Tiimisähköposti Valtionhallinnon palvelutiimi, ma-pe: klo 6-20 Palvelupäällikkö ja ammattitaitoiset, kokeneet liikematkavirkailijat Valtionhallinnon matkustuksen tunteminen Valtion matkustussäännön tunteminen, noudattaminen ja ohjaus Henkilökohtainen palvelu Yhdenmukaiset työtavat ja standardoidut prosessit Matkustuspolitiikan ohjaustyökalut Laadunvarmistustyökalut Vahvistusohjelma Hinnoittelutyökalut, lipunkirjoitusohjelma, Smart Keys Palautejärjestelmä Venäjän ja Ivy -maiden osasto Viisumiosasto HelpDesk Ryhmä- ja kokousmatkat omat yhteyshenkilöt Lentokentän toimisto Itsevaraus NetGate (sis. e- Travel, Hotelzon, VR, Webfares) E-palvelukeskus Itsevarausjärjestelmien tietojen ylläpito Käyttäjäkoulutus ja tuki 24-tunnin palvelu

12 NETGATEN KEHITYSASKELEET: Nykyiseen versioon tehty parannuksia: seurantaraportti entistä monipuolisempi valuuttakonversio laskee eri valuuttojen yhteissummat suoraan euroiksi useita parannuksia VR varaustoimintoon (mm. e-lippu helpommin tulostettavissa, tilausnumerot ja lipputarkisteet näkyvät varaustiedoissa jne.) navigointia parannettu (mm. varausjärjestelmät aakkosjärjestyksessä) Tulevia kehitysasioita: varauskanavapalveluiden entistä monipuolisempi tarjonta varausnäkymän kehittäminen => lento, juna

13 Raportointi ja analysointi

14 Travel Managereiden ja matkustuksen yhteyshenkilöiden koulutus Kaleva Travel tarjoaa koulutusta matkustuksen yhteyshenkilöille Koulutus toteutetaan kolmessa vaiheessa Peruskoulutus Yleistä virkamatkustuksesta, valtion matkustusstrategia Nykytilan kartoitus Tavoitteiden asettaminen Seuranta ja mittarit Travel Managerin työkenttä Moduuli 1 Ohjauksen merkitys, puitesopimusten hyödyntäminen Toimintatavat ja prosessit Tavoitteita ja prosesseja tukevan matkustussäännön laatiminen ja jalkautus Moduuli 2 Seuranta ja raportointi Poikkeamien käsittely ja toimenpide-ehdotukset Virastojen ja laitosten viestintä (ulkopuolinen luennoitsija)

15 Kaleva Travelin tuki tilivirastojen matkahallinnolle kattava Key Account Management toiminta kattava seuranta tuloskortin ja raportoinnin avulla analyysipalvelut KAM toiminnan tukena vertailutiedot ja parhaiden käytäntöjen suositteleminen tuki nykytilakartoituksen eri vaiheissa tuki prosessien kehittämisessä ja tehostamisessa tuki matkustusstrategian toteuttamisessa matkahallinnon osa-alueilla tiivis yhteistyö Hanselin kanssa virkamatkustuksen kehittämistyössä

16 Kaleva Travelin palvelut koko matkustusprosessin hallintaan Ennen matkaa Matkan aikana Matkan jälkeen Tietokanava: matkustus- ja kohdetiedot Varauskanavat: perusratkaisuna Netgate sisältää e-travelin, Hotelzonin, Webfaresin sekä lisäksi suorat yhteydet tuottajien varauskanaviin pre-trip raportointi TULOSSA! Virtuaalikokousten varaaminen UUTTA! Lisäarvopalveluita matkustajille: matkustustiedot matkapuhelimeen (lennot, hotellit, autonvuokraus kohdetietoja avainsanoilla matkustajien tavoittaminen ja kriisiviestintä Muita lisäarvopalveluita matkustajille matkan aikana: Hotelzon Mobile, hotellien varaaminen mobiilisti Perinteinen palvelu laatuinnovaatiopalkinnolla palkittu palvelumalli Tiedonsiirrot, maksuratkaisut ja kulujen hallinta eri maksuratkaisut asiakkaiden tarpeiden mukaan sähköiset tiedonsiirrot UUTTA! edistyksellinen matkatiliratkaisu kulujen tehokkaaseen hallintaan Raportointi ja analysointi edistykselliset raportointityökalut perusraportointi analyysityökalu matkustuksen syvällisempi analysointi

17 KALEVA TRAVEL KALEVA OY TRAVEL Kiitos!

18 Mobile Travel Assistant Ennen matkaa Matkan aikana Matkan jälkeen Matkustaja Hankinta Tiedot matkasta Matkustuspolitiikka Avainsanat Suositusvaihtoehdot HR Matkahallinto Hälytykset ja kontaktointi kriisien yhteydessä Tietojen lähtettäminen yhteislähetyksenä matkustajille

19 Follow Me viesti lennoista Kaleva Travel - Flight: OV 143 Ref: ZDISV3 Dep: Tallinn Ulemiste 07Jan 12:55 Arr: Copenhagen 07Jan 13:35 Kaleva Travel - Flight: SN 3622 Ref: X66TC9 Dep: Nice Cote Dazur 09Jan 16:00 Term: 1 Arr: Brussels 09Jan 17: KALEVA TRAVEL

20 Follow Me viesti hotellista Kaleva Travel - Hotel: CHINA WORLD HOTEL Ref: 20150SY024265, From 16Jan to 17Jan, Adr: NO. 1 JIAN GUO MEN WAI AVENUE, BEIJING , Ph: KALEVA TRAVEL

21 Ohjaaminen Policy Manager Travel Policy (non-compliance) "You have booked a trip in business class which is non-compliant to travel policy. Please consider other options and note that all non-compliant flights will be reported to Company XX management Travel Policy (rejected use of lowest fare) "You have rejected the lowest logical offered fare. Please note that the difference will be reported to Company XX management as a missed saving Travel instructions "In Zurich use train from the airport insead of taxi. By buying a dayticket you can also continue by tram (no 4) to XX office at Hardturmstrasse

22 Ohjaaminen Policy Manager Travel warnings "Bangkok under state of emergency currently. Please contact xx for further details Travel insurance (war risk areas) "You have booked a trip to a potential war risk zone. Please contact xx to enquiry the need of additional insurance / information FF miles follow-up ( pts) "Your AY account has exceeded points and it is recommended to consider the use of the points for your next business trip

23 KALEVA TRAVEL KALEVA OY TRAVEL Kiitos!