ATIK III- Avointen yliopistojen sähköisten palvelujen kehittäminen

Transkriptio

1 ATIK III- Avointen yliopistojen sähköisten palvelujen kehittäminen N TIEDOT Versio 1.0 Laatija Minna Herno Laatimispäivämäärä Hyväksyjä Projektin ohjausryhmä Hyväksymispäivämäärä Organisaatio

2 ATIK III 2(18) MUUTOSHISTORIA Versio Tekijä Pvm. Muutokset 0.1 Minna Herno Ensimmäinen versio 0.2 Minna Herno Toinen versio, Työvaliokunnan kommentoinnin jälkeen 0.3 Minna Herno Kolmas versio, Atik II ohjausryhmän kommentoinnin jälkeen 0.4 Minna Herno Neljäs versio 1.0 Minna Herno Ohjausryhmän hyväksymä suunnitelma 1.0 Minna Herno Täydennetty osallistujat ja korjattu kirjoitusvirheitä

3 ATIK III 3(18) SISÄLTÖ 1 Projektin tausta ja lähtökohdat Projektin tavoitteet, rajaukset ja liittymät Projektin tavoitteet ja hyödyt Projektin rajaukset Liittymät muuhun toimintaan Projektin tulokset ja laadunvarmistus Tulokset Laadunvarmistus Projektin tehtävät ja aikataulu Projektin vaiheet Tehtävät ja niiden aikataulu vuonna Etenemissuunnitelma vuosille Projektiorganisaatio Projektin organisoituminen Ohjausryhmä Projektipäällikkö Projektiryhmä Työryhmät Referenssiryhmät Projektin viestintäsuunnitelma Projektin resurssit Henkilöresurssit vuonna Taloudelliset resurssit ja niiden jakautuminen vuonna Projektin ohjaus ja työmenetelmät Ohjausryhmän toimintatavat Projektiryhmän toimintatavat Tulosten seuranta Projektin riskit ja niiden seuranta Muutosten hallinta Projektin työtilat, työ- ja viestintävälineet sekä dokumentointi Hankintojen hallinta Liitteet...18

4 ATIK III 4(18) 1 PROJEKTIN TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT Avointen yliopistojen käytössä olevat tietojärjestelmät eivät vastaa nykyisiä tarpeita. Järjestelmät ovat puutteellisia ja teknisiltä ratkaisuiltaan täysin vanhentuneita. Henkilöstön työaikaa kuluu mekaaniseen käsityöhön sekä hallinnossa että järjestelmien ylläpidossa. Lisäksi järjestelmät ovat epävakaita ja ne voivat häiriötilanteissa vaarantaa avointen yliopistojen keskeiset toiminnot. Sähköisten palvelujen ja niiden tukijärjestelmien uudistaminen on välttämätöntä. Avoimissa yliopistoissa on tällä hetkellä käytössä useita räätälöityjä sovelluksia. Sähköisten palvelujen uudistamisen lähtökohtana on sitoutuminen emoyliopistojen ja sitä kautta koko yliopistosektorilla käytössä oleviin yhteisiin järjestelmiin. Tutkinto-opiskelun ja -opetuksen tarpeisiin kehitetyt järjestelmät eivät kuitenkaan riittävällä tavalla palvele avointen yliopistojen toimintaprosesseja. Yliopistojen käytössä oleviin järjestelmiin tarvitaan lisätoiminnallisuuksia avointen yliopistojen tarpeita varten. Kehittämistyössä noudatetaan opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategian linjauksia ja kehitettävät palvelut liitetään osaksi tulevaa kaikkien yliopistojen yhteistä opintohallinnon perusjärjestelmää. Yhteisen opiskelijoita, opintosuorituksia ja opetusta koskevan perusjärjestelmän toteutus sisältyy strategian toteuttamisen kehittämishankkeisiin ja on strategia-asiakirjassa ajoitettu vuosille Hanke ei ole vielä alkanut. Avoimen yliopiston opiskelijailmoittautumisen ja opintomaksujen käsittelyn järjestelmät vaativat uudistamista kaikkein nopeimmin. Palvelut toteutetaan kiireellisyytensä vuoksi ensimmäiseksi ja rakennetaan siten, että ne hyödyntävät opintohallinnon nykyisten perusjärjestelmän ratkaisuja siihen asti, kunnes palvelujen integrointi uuteen, kaikkien yliopistojen yhteiseen järjestelmään on mahdollista. ATIK -projekti on alkanut Helsingin ja Oulun yliopistojen toteuttamalla ATIK I projektilla (01/06 01/07). ATIK I sisälsi tavoitetilan toimintaprosessien suunnittelun sekä kehitettävien palvelujen alustavan määrittelyn. Hankkeen toinen vaihe (ATIK II) käynnistyi keväällä 2007, jolloin projektiin liittyivät mukaan Helsingin kauppakorkeakoulu, Lapin yliopisto, Sibelius-Akatemia, Taideteollinen korkeakoulu ja Vaasan yliopisto. ATIK II vaiheessa järjestelmän toteutus jaettiin kolmeen moduuliin ja I moduulin vaatimusmäärittely valmistuu helmikuussa Projektin koordinoinnista on vastannut I ja II vaiheessa Helsingin yliopiston Avoin yliopisto. Projektin kolmas vaihe ATIK III käynnistyy vuoden 2008 alussa, kun hankkeelle myönnetty OPM rahoitus toteutuu ja projektin koordinointivastuu siirtyy ATIK II vaiheen ohjausryhmältä lle. Projekti on kokonaisuudessaan suunniteltu toteutettavaksi vuosien aikana. Vuonna 2006 projektin kustannuksista vastasivat Helsingin yliopiston Avoin yliopisto ja Oulun yliopisto. Vuonna 2007 projektin kustannukset jaettiin mukana olleiden yliopistojen kesken. Vuosiksi 2008 ja 2009 projektille on lisäksi myönnetty opetusministeriön erillinen hankerahoitus n kautta. Projektin koordinaatiovastuun siirtyessä OPM:n hankerahoituksen myötä lle, projekti on avoin myös n ulkopuolisille yliopistoille. Tässä yhteydessä uudistetaan projektin organisoitumis- ja rahoitusmallit.

5 ATIK III 5(18) Taulukko Atik -projektin eri vuosien vaiheista ja yhteistyökumppaneista: kehitettävän I moduulin määrittely I moduuliin toteutus I moduulin III moduulin palvelukokonaisuuden käyttöönotto määrittely alustava määrittely integroituminen opintohallinnon II moduulin perusjärjestel- män kehitystyöhön suunnittelu ja toteutus II moduulin määrittelyn aloitus HY, OY HY,OY,LY,VY, HSE,TaiK,SibA, HY,OY,LY,VY,HSE,TaiK, SibA,TKK,JoY,KY,LTY, 2 PROJEKTIN TAVOITTEET, RAJAUKSET JA LIITTYMÄT 2.1 Projektin tavoitteet ja hyödyt ATIK -projektin tavoitteena on yhtenäistää avoimen yliopisto-opiskelun ja -opetuksen ydinkäsitteet ja perusprosessit sekä kehittää niihin perustuvat yhteiset sähköisen asioinnin ja hallinnon palvelut. Uusi palvelukokonaisuus mahdollistaa tietojen joustavan yhteiskäytön, tehokkaan ja turvallisen opintohallinnon sekä helpottaa opintosuoritusten, -oikeuksien ja -maksujen käsittelyä. Myös toiminnan ohjauksessa ja raportoinnissa tarvittavien tietojen tarkkuus ja vertailukelpoisuus paranee. 2.2 Projektin rajaukset Projektissa avointen yliopistojen opintohallinnon perusprosessit yhdenmukaistetaan mahdollisimman pitkälle. Projektissa sitoudutaan emoyliopistojen käyttämiin tietojärjestelmiin ja prosesseihin niiltä osin kuin se on mahdollista. Tämä yhdenmukaistaa ja selkeyttää hallittavia tietojärjestelmiä sekä helpottaa niiden ylläpitoa. Projektiin ei kuulu: yliopistokohtaisesti räätälöitävät ratkaisut tietoliikenneyhteyksien ja lähiverkkojen muutostyöt opintohallinnon perusjärjestelmiin tehtävät muutokset 2.3 Liittymät muuhun toimintaan Projektissa hyödynnetään seuraavia jo olemassa olevia käsitteistöjä ja määrityksiä: SVY:n opetustietomääritykset ssa tehdyt määritykset Projektissa huomioitavat muut kehittämishankkeet: Valtion IT-toimintojen kehittäminen, ValtIT:

6 ATIK III 6(18) o Asiakaslähtöiset sähköiset palvelut o Yhteentoimivuus o Yhteiset tietojärjestelmät o Tietoturvallisuus Opintohallinnon tietovarasto, OhaTV (n koordinoima 15 yliopiston yhteishanke), YDW-projekti Opinto-oikeuksien M-määritys ja Rajapinnat (SVY) Yliopistojen yhteinen opintohallinnon perusjärjestelmä (OPM, tulossa oleva hanke) Avoinyliopisto.fi palvelun kehittäminen 3 PROJEKTIN TULOKSET JA LAADUNVARMISTUS 3.1 Tulokset ATIK -projektin tuloksena on yhtenäinen ja tehokas, avoimen yliopistotoiminnan erityisluonteet huomioon ottava sähköisen asioinnin palvelukokonaisuus, joka kattaa keskeisimmät opiskelun, opetuksen ja opintohallinnon prosessit osana emoyliopistojen opintohallinnon kokonaisuutta. Palvelut ovat asiakaslähtöisiä, helppokäyttöisiä, tehokkaita ja esteettömiä. Ne parantavat palvelutasoa ja vähentävät hallinnon kustannuksia. Palvelukokonaisuus kattaa seuraavat avointen yliopistojen opintohallinnon perusprosessit: Opiskelijailmoittautuminen ja opinto-oikeuksien hallinta Käyttäjien ja käyttöoikeuksien hallinta Opintomaksujen käsittely Tenttihallinnointi ja opintosuoritukset Raportointi Opintotarjonnan suunnittelu (opinnot ja niiden toteutus) Myöhemmin määriteltävät täydentävät palvelut (mm. asiakashallinta) Palvelukokonaisuuden toteutus perustuu avointen yliopistojen yhteisiin opintohallinnon perusprosessien kuvauksiin sekä niihin liittyviin käsitteiden määrittelyihin. Käsitemäärittelyt ovat linjassa korkeakoulusektorilla tehtyjen yhteisten määritysten kanssa. Palvelut toimivat osana yliopistojen opintohallinnon perusjärjestelmää ja noudattavat julkisen hallinnon IT-toiminnassa hyväksyttyjä arkkitehtuurilinjauksia ja suosituksia. Palvelut ovat rajapinnoiltaan avoimia ja sisältävät yhteydet Avoinyliopisto.fi -verkkopalveluun sekä muihin tarvittaviin, yliopistojen käytössä oleviin määrityksissä kuvattuihin järjestelmiin. Palvelut ovat käytettävyydeltään korkeatasoisia. Niiden toteutuksessa hyödynnetään valtiovarainministeriön Laatua verkkoon -hankkeessa laadittuja julkisten verkkopalvelujen laatukriteerejä: Projektin I moduulin määrittelyvaiheessa vuoden 2007 aikana on tuotettu määrittelydokumentaatio, joka on Atik III projektin lähtökohta.

7 ATIK III 7(18) Projektin I moduulin toteutusvaiheessa vuoden 2008 aikana tuotetaan seuraavat dokumentit: Dokumentti Projektisuunnitelma ja työsuunnitelma vuodelle 2008 I moduulin hankinta-asiakirjat I moduulin toteutussuunnitelma I moduulin käytettävyystestauksen suunnitelma ja raportti I moduulin testaussuunnitelma ja -raportti I moduulin käyttöönottosuunnitelma Toteutusprojektin loppuraportti Projektin edistymisraportit ohjausryhmälle Vastuuhenkilö Projektipäällikkö Projektipäällikkö Toimittaja Projektipäällikkö, projektin ulkopuolinen asiantuntija Toimittaja, projektipäällikkö Projektipäällikkö Projektipäällikkö Projektipäällikkö Tuotettavat dokumentit moduulien II ja III osalta tarkentuvat projektin edetessä näihin vaiheisiin. Tulosten hyväksymiskriteerit: Tulokset kattavat riittävällä tavalla projektin alueen. Sovitut dokumentit on asianmukaisesti tehty ja tarkastettu. Toteutetut palvelut ovat vaatimusmäärittelyn mukaiset Palvelujen tekninen toimivuus on testattu ja todettu asianmukaiseksi Palvelujen käytettävyys on testattu ja todettu määrittelyssä sovittujen tavoitteiden mukaiseksi 3.2 Laadunvarmistus Projektin laadusta huolehditaan dokumentoimalla huolellisesti tehdyt päätökset. Ohjausja projektiryhmän kokouksista laaditaan pöytäkirjat, jotka tarkastetaan ja hyväksytään yhteisesti sovitun menettelyn mukaisesti (ks. kappaleet 8.1 ja 8.2). Myös muissa kokouksissa ja työryhmissä sovitut asiat kirjataan muistioihin. Projektissa tuotetut muut dokumentit tarkastetaan katselmuskäytännön (ks. kappale 8.3) tai erikseen sovittavan menettelyn mukaisesti. Dokumentti voidaan tarkastaa ja hyväksyä myös siten, että sen tuottamiseen osallistunut työryhmä hyväksyy sen viimeisessä asiaa käsittelevässä palaverissaan. Rakennettavien palvelujen laatu varmistetaan testaamalla sekä niiden tekninen toimivuus että käytettävyys. Käytettävyystestaus tehdään jo palvelujen suunnitteluvaiheessa ja tällä vähennetään myös kustannuksia. Kun käytettävyys huomioidaan palveluja rakennettaessa, tarve korjata toteutettuja palveluja myöhemmin vähenee. Projektin laadunvarmistukseen kuuluvat myös säännöllinen riskien analysointi ja ennalta ehkäisy (ks. kappale 8.4) sekä muutosten hallinta (ks. kappale 8.5).

8 4 PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA AIKATAULU 4.1 Projektin vaiheet ATIK III 8(18) Tavoitteiden mukaiset palvelut toteutetaan vaiheittain vuosien aikana. Vaiheittain toteutettavat osakokonaisuudet ovat seuraavat: I moduuli Opiskelijailmoittautuminen Opintomaksujen käsittely Käyttöoikeudet II moduuli Opintosuoritukset Raportointi III moduuli Opintotarjonnan suunnittelu Täydentävät palvelut (mm. asiakashallinta) Käsitteiden ja prosessien määrittely toteutetaan samanaikaisesti palvelujen määrittelyn yhteydessä. 4.2 Tehtävät ja niiden aikataulu vuonna 2008 ATIK III projekti jatkaa työtä I moduulin toteutusvaiheesta. Projektin lähtökohtana on Atik II projektin tuottama katselmoitu vaatimusmäärittely, jonka pohjalta edetään tietojärjestelmän toteuttamiseen. Vuoden 2008 aikana tehdään toimittajan kilpailutus ja valinta, järjestelmän toteutus ja testaus sekä käyttöönoton suunnitelma ja siihen liittyvä valmistelu. Tavoitteena on saada uusi järjestelmä käyttöön viimeistään vuoden 2009 alkupuolella. Koska yliopistojen yhteistä opintohallinnon tietojärjestelmää ei vielä ole, toteutetaan tuleva järjestelmä yhteistoimivaksi projektissa mukana olevien yliopistojen opintohallinnon perusjärjestelmien kanssa. Järjestelmän käyttöönotto edellyttää yliopistojen sisällä yhteistyötä opintohallinnon tietojärjestelmän ja käyttäjätunnistuksen kanssa sekä mahdollisia valmisteluja ja muutoksia perusjärjestelmään (esim. tiedonsiirrot ja rajapinnat, Atikkäyttäjätunnistus, jne.). Tietojärjestelmän hankinnan lisäksi tulee vuoden 2008 aikana seurata yliopistojen yhteisen opintohallinnon tietojärjestelmän kehitystä ja liittyä mukaan tähän työskentelyyn. OPM:n linjaukset yhteisen järjestelmän ja Avoinyliopisto.fi -palvelun osalta linjaavat Atik projektin seuraavien moduulien toteutusaikataulua. On myös huolehdittava, että nämä kehittämishankkeet huomioivat Atikissa jo tehdyt ratkaisut. Tehtäväkokonaisuudet, aikataulut ja tekijät vuodelle 2008 on esitetty seuraavassa taulukossa. Tarkempi kuvaus aikataulusta on työsuunnitelmassa, joka tarkennetaan yhteistyössä valittavan toimittajan kanssa (liite 1).

9 ATIK III 9(18) Tehtävä Aikataulu Tekijä Projektisuunnitelman laatiminen Tammihelmikuu Projektin siirto lle alkaa Projektin organisoituminen Toimittajan kilpailuttamisen valmistelu (I moduuli) ja kilpailuttaminen Opintohallinnon perusjärjestelmään tarvittavien muutosten valmistelu Toimittajan valinta Palvelujen suunnittelu ja toteutus Käyttöönoton valmistelu Testaus Järjestelmän käyttöönotto Projektisuunnitelman tarkennus vuodelle 2009 Tammikuu Tammihelmikuu Helmimaaliskuu Helmimaaliskuu Huhtikuu Projektipäällikkö, projektiryhmä ja työryhmä Projektipäällikkö, projektiryhmä Toukosyyskuu Maalis- Projektipäällikkö, yliopistot Syysmarraskuu Tammihuhtikuu 09 Joulukuu Projektipäällikkö Projektipäällikkö, ohjausryhmä Projektipäällikkö, ohjausryhmä Projektipäällikkö Toimittaja Toimittaja, yliopistot Yliopistot Liitteen 1 työsuunnitelmaa tarkennetaan ja ylläpidetään projektin aikana. Projektipäällikkö I moduulin testaus ajoittuu aikataulun mukaisesti loppuvuoteen Tuotantokäyttöön järjestelmä on mahdollista ottaa vuoden 2009 alussa. Palvelujen käyttöönottoon liittyviä yhteisiä tehtäviä ja käyttöönoton suunnittelua tehdään I moduulin toteutusprojektin puitteissa syksyllä 2008, mutta mukana olevien yliopistojen on hyvä aloittaa käyttöönottoon liittyvät yliopistokohtaiset valmistelut (yliopistokohtaiset integroinnit, siirtymäajat, ym.) mahdollisimman pikaisesti. Vuosina 2006 ja 2007 mukana olleet yliopistot ovat tämän työn jo aloittaneet. 4.3 Etenemissuunnitelma vuosille Vuosi 2008: I moduulin toteutus, testaus ja käyttöönotto Opintohallinnon perusjärjestelmään tarvittavien muutosten selvittäminen (liittyy Atikin I moduulin käyttöönottoon) Opintohallinnon perusjärjestelmien kehittämiseen liittyvien linjausten seuraaminen ja projektin jatkon suunnittelu yhteistyössä OPM:n kanssa II moduulin tarkennus ja määrittelyn Vuosi 2009: II moduulin suunnittelu, toteutus, testaus ja käyttöönotto III moduulin tarkennus ja määrittely

10 Vuosi 2010: III moduulin suunnittelu, toteutus, testaus ja käyttöönotto Yhteistyön vakiinnuttaminen ATIK III 10(18) Etenemissuunnitelmaa tarkennetaan moduulien II ja III osalta projektin edetessä siten, että aikataulu on linjassa kaikkien yliopistojen yhteisen opintohallinnon perusjärjestelmän ja Avoinyliopisto.fi -palvelun kehittämisen kanssa. 5 PROJEKTIORGANISAATIO ATIK III projektin käynnistyessä n alaisuudessa, muutetaan projektin organisoitumismallia konsortion yleisten käytäntöjen mukaiseksi. Projektin yhteistyökumppaneiden kesken solmitaan puitesopimus ajalle Tässä projektisuunnitelmassa tai puitesopimuksessa mainitsemattomista projektiosapuolten muista tehtävistä sovitaan ohjaus- ja projektiryhmän kokouksissa. Talousvastuu on määritelty kappaleessa Projektin organisoituminen Projektiin kutsutaan mukaan kaikki avointa yliopisto-opetusta tarjoavat yliopistot. Kutsu lähti avoimen yliopiston Foorumin kautta tammikuun lopulla. Foorumi on avoimen yliopiston yhteistyöelin, jossa ovat paikalla kaikkien avointa yliopisto-opetusta tarjoavien yliopistojen päättäjät. Foorumin kautta tieto välittyy kussakin yliopistossa eteenpäin. Projekti käynnistyy virallisesti helmikuussa 2008 X yliopiston ja n yhteistyönä. Projektin onnistuminen edellyttää, että projektin käyttöön saadaan asiantuntemusta seuraavilta alueilta: Avoimen yliopiston toiminta Opintohallinnon perustietojärjestelmät (Oodi, Oodi-DW, Louhi, Korppi, muut) Tekniset vaatimukset Yliopistojen hallinnonalan yleiset tarpeet Projekti organisoituu seuraavasti: Ohjausryhmä Projektiryhmä Työryhmä Työryhmä Työryhmä Työryhmä

11 ATIK III 11(18) 5.2 Ohjausryhmä Projektin ohjausryhmänä toimii n Työvaliokunta. Jäsenet: Esko Suorsa, LY (pj) Kuno Öhman, Hanken (vara pj) Satu Kouki, JoY Anna-Maija Liuhanen, OY Kari Välimäki, LTY Sari Zitting, HY Sihteeri ja esittelijä: n projektijohtaja - Atik-projektiin liittyvissä asioissa esittelijänä toimii Atik-projektin projektipäällikkö. - Tarvittaessa mukaan kutsutaan asiantuntijoita muista yliopistoista. Vastuut: Päättää projektin käynnistämisestä Asettaa projektin tavoitteet ja laajuuden Hyväksyy projektin budjetin Seuraa projektin etenemistä Hyväksyy muutokset aikatauluihin ja resursointiin Tiedottaa työstä omalle sidosryhmälleen Valtuudet: Hyväksyy projektisuunnitelman ja sen muutokset Hyväksyy projektin lopputulokset Hyväksyy projektin loppuraportin Päättää projektin 5.3 Projektipäällikkö Minna Herno Vastuut: - Projektisuunnitelman ja työsuunnitelman laadinta ja ylläpito - Projektin läpivienti projektisuunnitelman ja ohjausryhmän päätösten mukaisesti - Projektin edistymisen, aikataulun toteutumisen ja toiminnan taloudellisuuden valvonta - Ohjausryhmän kokousasioiden valmistelu yhdessä ohjausryhmän sihteerin kanssa - Projektiryhmän puheenjohtajana toimiminen - Hankintoja koskevat käytännön järjestelyt (mm. kilpailuttaminen) sekä toimittajan työskentelyn ja tulosten valvonta - Tulosten dokumentoinnista ja säilyttämisestä vastaaminen - Projektin työmenetelmien sopiminen, kuvaaminen ja varmistaminen - Projektista tiedottaminen

12 ATIK III 12(18) Valtuudet: Resurssien käyttö projektisuunnitelman mukaisesti Projektiryhmän sisäinen tehtävien ja vastuun jako Tarvittaessa muutosten ehdottaminen projektisuunnitelmaan Projektiryhmän ulkopuolisten asiantuntijoiden kutsuminen kokouksiin 5.4 Projektiryhmä Projektiryhmä koostuu projektissa mukana olevien yliopistojen asiantuntijoista, jotka kukin osapuoli on nimittänyt omien hallintokäytäntöjensä mukaisesti. Projektipäällikkö toimii projektiryhmän puheenjohtajana ja sihteerivastuu on kiertävä. Projektiryhmän nimittää ohjausryhmä ajalle Projektiryhmä vastaa käytännön toteutukseen liittyvistä päätöksistä, joten sen tulee olla asiantunteva, sitoutunut ja kykenevä nopeisiin päätöksiin tietojärjestelmän toteutuksen eri vaiheissa. Projektiryhmän työskentelyssä korostuu yhteisvastuullisuus avointen yliopistojen toiminnan kehittämisestä sekä mukana olevien yliopistojen keskinäinen luottamus sekä projektiryhmän että projektipäällikön toimintaan. Projektissa mukanaolevat yliopistot pääsevät vaikuttamaan projektissa ohjausryhmän, projektiryhmän ja eri työryhmien kautta. Kukin yliopisto vastaa siitä, että ryhmään nimetyillä jäsenillä ja varajäsenillä on käytettävissään riittävästi työaikaa sekä riittävät valtuudet projektiryhmässä työskentelyyn ja päätöksentekoon. Jokaisen yliopiston on itse harkittava projektiin sijoitettavat henkilöresurssit. Projektiryhmä on koottu mukanaolevien yliopistojen ehdotusten pohjalta. Projektiryhmän toimintavarmuus on pyritty takaamaan siten, että kokoonpanossa on huomioitu seuraavat kohdat: projektissa alusta lähtien mukana olleille Helsingin yliopiston Avoimelle yliopistolle ja Oulun yliopistolle on annettu kummallekin yksi paikka projektiryhmässä projektiryhmässä voi olla vain yksi edustaja per yliopisto projektiryhmästä täytyy löytyä asiantuntemusta avoimen yliopiston toiminnan lisäksi tietojärjestelmien teknisiin vaatimuksiin sekä opintohallinnon perusjärjestelmiin liittyen projektiryhmään nimetään sekä varsinainen että varajäsen projektiryhmän kokoonpanon tulee olla sellainen, että se pystyy reagoimaan nopeasti (projektipäällikön lisäksi 6-8 edustajaa). Projektissa mukaan tulevat yliopistot ovat tehneet ehdotuksensa projektiryhmän jäsenistä mennessä projektipäällikölle. Ohjausryhmä nimitti projektiryhmän kokouksessaan 21. helmikuuta Organisaatio Jäsen Varajäsen Helsingin kauppakorkeakoulu Anne Aranto, suunnittelija Matti Ojala, koordinaattori Helsingin yliopiston Avoin yliopisto Esa Keränen, tietohallintovastaava Sari Laurila, palvelupäällikkö Lapin yliopisto Sirpa Purtilo- Merija Poikela, kehittämispäällikkö Nieminen, koulutussuunnittelija

13 ATIK III 13(18) Oulun yliopisto Vaasan yliopisto Joensuun yliopisto Tekninen asiantuntija Oodi opintohallinnon perusjärjestelmän asiantuntija Juho Mikkonen, suunnittelija Kaisa Toivonen, suunnittelija Terhi Keltanen, suunnittelija Raija Pappila, KY Laura Vuorinen, HY Juha Pohjonen, kehityspäällikkö Niina Vuoto, sovelluskehittäjä Projektiryhmän tehtävät: projektikokouksiin osallistuminen projektin toteutuksen ohjaus ja siihen liittyvä päätöksenteko projektisuunnitelman sekä siihen tehtävien merkittävien, kokonaisaikatauluun tai -budjettiin vaikuttavien muutosten käsittely projektin tulosten tarkastus projektiryhmän tehtävien suorittaminen projektisuunnitelman ja työsuunnitelman mukaisesti työryhmien perustaminen ja vetovastuu projektin sisäinen laatu ja laadunvalvonta tulosten sisäinen katselmointi riskien tarkkailu ja ehkäisy 5.5 Työryhmät Projektissa hyödynnetään mukana olevien yliopistojen asiantuntijoita mm. eri aihepiireistä järjestettävissä työryhmissä. Projektin käyttämistä asiantuntijoista pidetään erillistä listaa. Projektin toteutusvaiheesta riippuen projektiryhmä kutsuu koolle eri aihealueiden työryhmiä. Jokainen projektiin osallistuva yliopisto voi nimetä edustajansa työryhmään. Työryhmät keskittyvät oman aihealueensa työstämiseen projektin vaiheen mukaisesti. Työryhmät nimetään määräajaksi. Työryhmiä kootaan projektiryhmän avuksi esimerkiksi liittyen tietojärjestelmän hankintaan, testausten suunnitteluun ja toteutukseen, käyttöönoton suunnitteluun, teknisiin ja talouden osa-alueisiin. Osallistujien asiantuntemuksesta riippuen yksi työryhmä voi käsitellä useamman aihealueen kysymyksiä. Työryhmän vetäjänä toimii joku projektiryhmän jäsenistä ja kokouksista laaditaan muistio. Projektiryhmä hyväksyy työryhmien suositukset ja ehdotetut ratkaisut. 5.6 Referenssiryhmät Projektin referenssiryhminä ovat Avoimen yliopiston Foorumi sekä projektin ulkopuolisissa yliopistoissa toimivat asiantuntijat. Referenssiryhmään toivotaan edustusta myös opetusministeriöstä. Referenssiryhmien jäsenillä on lukuoikeudet projektin dokumentteihin. Referenssiryhmien kokoonpanot täydentyvät projektin edetessä.

14 ATIK III 14(18) Henkilö Organisaatio Avoimen yliopiston Foorumi Jyväskylän yliopisto Win- ja WebOodin projektiryhmät Referenssiryhmän tehtävät: kommentoi ja katselmoi pyynnöstä projektiryhmän toimittaman dokumentaation kommentoi projektin tulosten soveltuvuuden oman yliopiston tarpeisiin osallistuu erikseen sovittaessa projektiryhmän kokouksiin ja työpajoihin sekä katselmointeihin 6 PROJEKTIN VIESTINTÄSUUNNITELMA Projektin sisällä tiedottaminen tapahtuu ohjaus- ja projektiryhmän kokouksissa sekä sähköpostilla. Projektin dokumentit tallennetaan n Notes tietokantaan tai Moodle -oppimisympäristöön (ks. kappale 8.6), jonne kaikille projektissa mukana oleville luodaan tunnukset. Projektin ulkoista tiedottamista varten laaditaan www-esittelysivu Avoinyliopisto.fi - palveluun: Esittelysivun päivittämisestä vastaa projektipäällikkö. Verkkosivulle laitetaan näkyviin myös tieto siitä milloin sivua on päivitetty ja seuraavaksi päivitetään. Projektin ulkopuolella tärkeimmät sidosryhmät ovat: avointen yliopistojen oma henkilökunta mukana olevien yliopistojen tieto-, talous- ja opintohallinto Avoinyliopisto.fi -verkkopalvelu muut avoimet yliopistot opetusministeriö avointen yliopistojen yhteistyöoppilaitokset Projektille perustetaan sähköinen tiedotuslista, johon kaikki halukkaat voivat liittyä. Projektin vaiheista lähetetään säännöllisesti vähintään neljä kertaa vuodessa (maalis, kesä, syys ja joulukuu) tiedote. Yliopistojen sisällä (avointen yliopistojen henkilökunta sekä tieto-, talous- ja opintohallinto) tiedottamisesta vastaavat jokaisesta avointa yliopisto-opetusta tarjoavasta yliopistosta nimettävä yhteyshenkilö eli Atik projektivastaava. Näitä projektivastaavia ovat automaattisesti projektiryhmän jäsenet, ja muilta mukana olevilta yliopistoilta projektivastaavat nimetään erikseen. (Voivat olla esim. samat henkilöt kuin Avoinyliopisto.fi palvelun yhteyshenkilöt.). Myös ohjausryhmän jäsenet tiedottavat projektista omia sidosryhmiään. Liittymillä Avoinyliopisto.fi -verkkopalveluun on merkittävä rooli Atik-projektissa kehitettävien palvelujen kannalta. Projektipäällikkö huolehtii säännöllisestä yhteydenpidosta ja tiedottamisesta verkkopalvelun vastuuhenkilöille.

15 ATIK III 15(18) Tiedonkulkua, tiedotusta ja yhteistyötä avointen yliopistojen kesken hoidetaan myös avoimen yliopiston Foorumin kautta. Projektipäällikkö vastaa yhteyksistä Foorumiin, ja käy säännöllisesti esittelemässä projektia Foorumin kokouksissa. Opetusministeriö on myöntänyt Atik-hankkeelle kehittämismäärärahan vuosiksi 2008 ja Näiden vuosien aikana opetusministeriölle raportoidaan OPM:n kehittämishankkeisiin liittyvän raportointikäytännön mukaisesti. Tarvittaessa opetusministeriön vastuuhenkilöitä informoidaan projektin etenemisestä myös muilla tavoin. Tiedottamisesta opetusministeriölle vastaa projektipäällikkö. Avointen yliopistojen yhteistyöoppilaitokset voivat ottaa Atik-projektissa tuotettavia palveluja käyttöönsä erikseen kussakin avoimessa yliopistossa sovittavan aikataulun mukaisesti. Jokainen avoin yliopisto huolehtii tiedottamisesta omille yhteistyökumppaneilleen. Palvelujen käyttöönottovaiheessa voidaan tarvittaessa sopia myös yhteisestä tiedottamisesta. 7 PROJEKTIN RESURSSIT 7.1 Henkilöresurssit vuonna 2008 Arvio projektiin tarvittavista henkilöresursseista vuonna 2008 (netto päivät): Projektipäällikkö 225 htp Projektiryhmän jäsen 55 htp Työryhmän jäsen 4-30 htp Yliopistojen asiantuntijat 140 htp Toimittaja? htp Arvio on laadittu siten, että projektiryhmän ja työryhmien kokouksia on arvioitu olevan keskimäärin kaksi kuukaudessa. Projektiryhmän kokous on 1 htp ja työryhmän kokous 2 htp. 7.2 Taloudelliset resurssit ja niiden jakautuminen vuonna 2008 Projektin kustannukset koostuvat projektipäällikön kuluista, tila ja hallintokuluista, yliopistoissa tehtävän oman työn osuudesta sekä toimittajalle ja muille ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavista palkkiosta. Toimittaja ja ulkopuoliset asiantuntijat valitaan tarjouskilpailun perusteella. Projektin budjetti on liitteessä 2. Projektin tulot koostuvat OPM:n myöntämästä määrärahasta sekä mukana olevien avointen yliopistojen rahoitusosuudesta. Ministeriön myöntämä määräraha käytetään ensin loppuun. Tämän jälkeen yliopistoja laskutetaan toteutuman perusteella ja laskennallisen rahoitusprosentin mukaisesti. Avointen yliopistojen rahoitusosuus jaetaan projektissa mukana olevien kesken. Yliopistojen rahoitusosuus määritellään koko hankkeen keston ajalle ( ), jolloin jo suoritetut maksut luetaan hyväksi asianomaisille yliopistoille. Hyvitetty summa jakautuu muiden maksettavaksi LKO lukuun perustuvan prosenttiosuuden mukaisesti. Mikäli kaikki yliopistot eivät lähde mukaan, jakaantuu maksuosuus mukanaolevien kesken.

16 ATIK III 16(18) Yliopistojen oman rahoituksen jakoperusteena on avoimen yliopiston LKO -luku (laskennalliset kokopäiväiset opiskelijat), joka muutetaan suhteelliseksi prosenttiosuudeksi. Prosenttiosuus tarkastetaan vuosittain aina edellisen vuoden KOTA tilaston perusteella. ATIK III projektissa mukana olevien avointen yliopistojen määrästä riippuen, euromääräiset summat muodostuvat liitteessä 5 olevan taulukon mukaisesti. Taulukko myös kertoo mikä on myöhemmin mukaan tulevien yliopistojen maksuosuus liittymisajankohdasta riippumatta. Taulukon lukuohje: - Taulukossa on ensin laskettu lko lukua vastaava % osuus. - Sarakkeissa D ja G on laskettu tähänastisten kulujen jakautuminen yliopistoittain. - Sarake H muodostaa avointen osarahoituksen kokonaissumman edellisten sarakkeiden pohjalta. - Sarake I hyvittää kertyneestä summasta jo maksetut osuudet. - Sarake K jakaa vuoden 2008 rahoitusarvion prosenttisosuuden mukaisesti niiden kesken, joilla ei hyvityksiä vielä ole kertynyt. - Viimeinen sarake L puolestaan kertoo mitä jokaisen yliopiston maksuosuudesta on jäljellä vuoden 2008 lopussa, jos projekti päättyisi ja järjestelmä olisi kokonaisuudessaan valmis. Tämä sarake kertoo myös myöhemmin mukaan tulevien yliopistojen maksuosuuden. * Taulukossa ei näy OPM rahoituksen osuus, joka selviää projektin budjettiluonnoksesta. 8 PROJEKTIN OHJAUS JA TYÖMENETELMÄT 8.1 Ohjausryhmän toimintatavat Atik III projektin ohjausryhmänä toimii n työvaliokunta, jonka toiminta on määritelty n työjärjestyksessä ( ): Konsortiosopimuksen 4.3 luvun mukaan Johtoryhmä nimittää viisi jäsentä työvaliokuntaan ohjaamaan konsortion päivittäistä toimintaa. Johtoryhmä nimeää työvaliokunnan jäsenistä puheenjohtajan sekä varapuheenjohtajan. Työvaliokunnan tehtävänä on ohjata ja johtaa konsortion toimintaa johtoryhmän hyväksymän toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisesti sekä valvoa konsortiohallinnon toimintaa. Päätökset työvaliokunnassa on tehtävä yksimielisesti. Jos työvaliokunta ei pääse jostain asiasta yksimielisyyteen, sen käsittely siirtyy johtoryhmälle. Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajansa kutsusta ja on päätösvaltainen, jos kokoukseen osallistuu vähintään neljä jäsentä. Sen lisäksi, mitä konsortiosopimuksessa tai työjärjestyksessä on sanottu, työvaliokunta käsittelee kaikki ne asiat, jotka sen jäsenet, johtoryhmä, projektijohtaja, projektipäälliköt tai yliopistojen projektivastaavat ovat tuoneet työvaliokunnan käsitel-

17 ATIK III 17(18) täviksi. Projektijohtaja valmistelee työvaliokunnan kokouksiin konsortion toiminnasta tilanneraportin, joka käsitellään kokouksessa. Työvaliokunta vastaa myös konsortion johtoryhmän kokousten valmisteluista yhdessä johtoryhmän puheenjohtajan kanssa. Työvaliokunta kokoontuu vähintään kuusi kertaa vuodessa. Työvaliokunta toimii konsortion projektien johtoryhmänä, ellei se nimeä projektille muuta johtoryhmää. Konsortion johtoryhmän hyväksymän toimintasuunnitelman sekä budjetin puitteissa työvaliokunta käynnistää projektit sekä hyväksyy toimitukset. Jokaisesta työvaliokunnan kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirjan ATIK III projektia käsittelevä osuus viedään projektin dokumenttivarastoon. Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle. Projektiraportti liitetään ohjausryhmän pöytäkirjan liitteeksi dokumenttivarastoon. 8.2 Projektiryhmän toimintatavat Projektiryhmä kokoontuu säännöllisesti. Kokouskutsuista sekä kokousten käytännön järjestelyistä vastaa projektipäällikkö. Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta. Projektiryhmän kokous on päätösvaltainen, mikäli vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Projektipäällikkö laatii kokousten asialistat ja toimii kokousten puheenjohtajana. Jokaisesta projektiryhmän kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Sihteerivastuu on kiertävä. Pöytäkirja tulee kokouksen jälkeen nähtäville projektin dokumenttivarastoon. Projektiryhmän jäsenet ilmoittavat mahdollisista korjauksista sihteerille viikon sisällä. Tämän jälkeen pöytäkirja voidaan tarkastaa ja hyväksyä puheenjohtajan ja sihteerin toimesta. Myös tarkastettu pöytäkirja tallennetaan dokumenttivarastoon. Epäselvissä tilanteissa asiat palaavat käsittelyyn seuraavaan projektiryhmän kokoukseen. Alkuperäiset ja allekirjoitetut asiakirjat säilytetään ssa. Projektiryhmä kutsuu projektipäällikön johdolla koolle myös työryhmiä ja muita kokouksia tarpeen mukaan. Näihin tilaisuuksiin kutsutaan tarvittavia projektiryhmän ulkopuolisia asiantuntijoita. Työryhmistä ja muista kokouksista laaditaan muistiot, jotka myös tallennetaan projektin dokumenttivarastoon. 8.3 Tulosten seuranta Projektin tuloksia seurataan sisäisesti projektiryhmässä ja projektiryhmä huolehtii myös riittävästä tulosten seurannasta eri asiantuntija tahoilla. Projektipäällikkö raportoi projektin tuloksista ohjausryhmälle säännöllisesti. Projektin tulokset katselmoidaan ennen ohjausryhmäkäsittelyä myös työryhmissä, joissa asiantuntijat antavat kommenttinsa projektiryhmälle. Projektin eri vaiheista tehdään tarvittavat raportit ja muu dokumentointi. Tällaisia ovat mm. projektisuunnitelmassa vuosittain tarkennettavat dokumentit, vaatimusmäärittelyt, katselmointiraportit, hankintasuunnitelmat ja niihin liittyvät asiakirjat.

18 ATIK III 18(18) 8.4 Projektin riskit ja niiden seuranta Riskejä seurataan säännöllisesti jokaisessa projektiryhmän kokouksessa. Luettelo riskeistä ja toimenpiteet niiden ehkäisemisestä on kuvattu liitteessä Muutosten hallinta Jos projektin edellytykset muuttuvat tai projektisuunnitelman perustana olevat tiedot ja arviot osoittautuvat vääriksi tai riittämättömiksi, projektisuunnitelma on tarkistettava. Sekä ohjausryhmän että projektiryhmän jäsenet voivat tehdä muutosehdotuksia. Muutostarpeet todetaan ja toimenpidevaihtoehdot valmistellaan projektiryhmässä. Muutosehdotukset käsitellään ohjausryhmän kokouksessa, jossa päätetään tarvittavista muutoksista. Muutokset dokumentoidaan erilliseen muutosdokumenttiin. 8.6 Projektin työtilat, työ- ja viestintävälineet sekä dokumentointi Viestintävälineinä käytetään audio-, verkko- ja videoneuvotteluita sekä sähköpostia (verkkokokousympäristönä Acrobat Connect Pro). Muina työvälineinä käytetään pääasiassa MS-Officen 2003 ohjelmistoista Word, Excel, Visio ja PowerPoint -ohjelmia. Prosessikuvaukseen käytetään Visio -ohjelmaa kuitenkin siten, että kaavioiden jakelussa käytetään pdf-muotoa. Muiden ohjelmien käytöstä sovitaan erikseen. Projektin käytössä on n Notes tietokanta ja Moodle oppimisympäristö. Näistä toista käytetään paikkana, jonne kaikki projektissa syntyvät dokumentit tallennetaan. Tiedoston nimen alkuun kirjataan dokumentin päivämäärä muodossa vvvvkkpv. Päivämäärän jälkeen tulee alaviiva (_) ja dokumentin nimi. Nimen perään kirjataan tarvittaessa alaviiva ja versionumero ilman pistettä (esimerkiksi _Projektisuunnitelma_02.doc). Projektipäällikkö vastaa dokumenttien tallentamisesta dokumenttivarastoon sekä ylläpitää kansiorakennetta. Helsingin yliopiston tietohallinto vastaa työympäristöön tallennettujen tiedostojen varmuuskopioinnista päivittäin, mikäli muutoksia tiedostoihin on tehty. 8.7 Hankintojen hallinta Hankintojen osalta toteutetaan yleisiä yliopistojen suosittamia hankintamenettelyjä. Oodikonsortiossa on käytössä Hanselin kevennetyn kilpailutuksen puitesopimus. Projektin tarvitsemat toimittajat valitaan tarvittaessa tarjouskilpailun avulla. Toimittajan valinnasta vastaa ohjausryhmä ja toimittajien kanssa tehdään erilliset sopimukset. Toimittajan projektipäällikkö raportoi hankinnan etenemisestä ATIK -projektin projektipäällikölle. 9 LIITTEET Liite 1 Työsuunnitelma vuodelle 2008 Liite 2 Projektin budjetti Liite 3 Riskiluettelo Liite 4 Sopimusluonnos Liite 5 Yliopistojen maksujen jakautuminen