VIESTINTÄSTRATEGIA 2012 OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA

Transkriptio

1 VIESTINTÄSTRATEGIA 2012 OULUN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA

2 Sisältö 1. Alkusanat 2. Viestintästrategian lähtökohdat 3. OYY:n strategian tukeminen 3.1 Missio: Opiskelijan hyvä elämä 3.2 Viestinnän arvot Aktiivisuus: Näkyvyys, asiantuntijuus ja ajantasaisuus Kekseliäisyys: Nuorekkuus, ennakkoluulottomuus ja rohkeus Yhteisöllisyys: Vuorovaikutteisuus, tasa-arvoisuus ja avoimuus 4. Viestinnän periaatteet ja tavoitteet 4.1 Sisäinen viestintä 4.2 Ulkoinen viestintä 5. Viestinnän välineet millä viestitään? 6. Toimintaympäristö kenelle viestitään? 6.1 Ydinviestit kohderyhmittäin Motiiviryhmä Yhteistyöryhmä Taustaryhmä 7. Mittaus ja arviointi 8. Kehittämiskohteet strategiakaudelle

3 Alkusanat Oulun yliopiston ylioppilaskunnan (OYY) viestintä tukee ylioppilaskunnan toimintaa ja 2010 laaditussa strategiassa määriteltyjen tavoitteiden toteutumista. OYY:ssa viestintä on kaikkien toimijoiden yhteinen asia, joka perustuu avoimuuteen ja vuoropuheluun. Ylioppilaskunnan viestintä perustuu toimivaan ja dynaamiseen sisäiseen viestintään, joka mahdollistaa keskustelevan sidosryhmäviestinnän ja kattavat mediasuhteet. Aidosti vuorovaikutteinen viestintä rohkaisee osallistumaan, auttaa sitouttamaan, herättää luottamusta ja vahvistaa OYY:n imagoa nuorekkaana asiantuntija- ja edunvalvontaorganisaationa. OYY:n viestintä kirkastaa kuvaa organisaatiosta, jolla on tahto ja voima muuttaa ympäröivää yhteiskuntaa. Viestintästrategia päivitetään vuonna 2012, jotta OYY pystyy vastaamaan yhä paremmin dynaamisen toimintaympäristönsä muutoksiin. Viestintä elää suurta murrosta sosiaalisen median ja uusien viestinnän välineiden ja käytäntöjen muokatessa totuttuja toimintamalleja. Ylioppilaskunnan on oltava hereillä, kun vanhat viestinnän välineet menettävät merkitystään ja uudet viestinnän muodot saavat sijaa. Yksi viestintästrategian tärkeimmistä päämääristä on asettaa keskiöön OYY:n oppimiskyky sekä tiedon vaihdannan ja jaon mahdollistavat rakenteet. Jotta ylioppilaskunta voi olla tahtonsa mukaisesti vaikuttava tekijä ympäröivässä yhteiskunnassa, sen on panostettava omaan oppimiskykyynsä ja asiantuntijuuden kasvattamiseen. Henkilöstön perehdytys ja sitouttaminen ovat tässä tärkeässä roolissa. Viestinnän avoimuuden ja tiedon vaihdon kautta OYY:n on mahdollista syventää omaa asiantuntijuuttaan opiskelijan hyvästä elämästä. Viestintästrategia kuvaa keinoja, joilla näihin päämääriin päästään ja lyhyesti määrittelee ne rakenteet, jotka tukevat OYY:n strategisia päämääriä. Viestintästrategiassa määritellään viestinnän tavoitteet, välineet ja painopistealueet suhteutettuna OYY:n kokonaisstrategiaan ja esitetään keinoja niiden toteuttamiseksi. 2. Viestintästrategian lähtökohdat OYY:n viestintästrategialle on tehty vuoden 2007 jälkeen vain hienosäätöä. Viestintäympäristön muuttuessa sosiaalisen median ja toimintaympäristön uudistumisen myötä perusteellisemmalle strategiapäivitykselle on suuri tarve. Strategian lähtökohdaksi laadittiin SWOT-analyysi kartoittamaan viestintäsektorin nykytilaa. Vahvuudet Heikkoudet usein vaihtuvat toimijat ja heidän uudet ideansa tiedonsiirron ongelmat yhdistettynä usein vaihtuviin vakiintunut toiminta ja toimintamallit toimijoihin laissa määritelty asema opiskelijat eivät tiedä, mikä OYY on asiantuntija-asema olemassa olevien resurssien tehoton käyttö paljon järjestöjä, joissa aktiivisia toimijoita byrokraattisuus ja jäykkyys toiminta- ja muutosvapaus muutosvastarinta ja resurssien niukkuus toimijoiden monipuolisuus opiskelijat eivät koe opiskelijaliikettä omakseen, nuorekkuus mielenkiinnottomuus OYY:a kohtaan halu ja innostuneisuus vaikuttaa viestintäjohtamisen puute toimivat vaikutuskanavat toimijoiden ylikuormittuminen viestintään on panostettu ja sen onnistuminen nähdään yhtenä menestystekijöistä 2

4 Mahdollisuudet Uhat olla laajasti vaikuttava ja vakuuttava toimija: muutoskyvyttömyys jäsentä! liian laajojen tavoitteiden ja liian niukasti resursoitujen viestintäsihteerin täysipäiväistäminen projektien kariutuminen uusien teknologisten sovellusten käyttöönotto tietovaje ja perehdytysten epäonnistuminen alumniverkosto ja ylioppilaskuntahenki opintoaikojen rajaus nuorten ja rohkeiden toimijoiden innovaatiovoima ristiriitaiset viestit ja toiminnan katkonaisuus/ epäjohdonmukaisuus tiivis työyhteistö ja joustavuus Oulun halu tehdä yhteistyötä halvaantuminen ja näkymättömyys, uskalluksen uudistunut sihteeristö ja uusi hallitus ja edustajisto puute piiloutuminen norsunluutorniin Taulukko 1: SWOT-analyysi viestinnän nykytilanteesta Analyysi osoittaa selkeästi, että OYY on edelleen vahvan jalansijan omaava paikallinen toimija. Sen toimijoiden nuoruus tuo tullessaan vahvuuksia ja mahdollisuuksia, mutta myös tarkasti viestinnässä huomioitavia heikkouksia ja uhkia. Viestintäsektorille on vuoden 2011 päätteeksi lisäresursoitu täysipäiväinen viestintäsihteeri. Näin merkittävästä lisäpanostuksesta on kyettävä ottamaan kaikki sen tuoma potentiaali irti. OYY:n on pysyttävä mukana ympäristönsä muutoksessa ellei jopa oltava joissain asioissa edelläkävijä. Tämän toteuttamiseksi ylioppilaskunnan on tarkasti mietittävä keinoja, joilla se saa toimijansa säilyttämään asiantuntijuutensa ja kasvattamaan sitä. Lisäksi erittäin huomionarvoista analyysissä on byrokraattisuus ja muutoskyvyttömyys, jotka pahimmillaan halvaannuttavat toimintaa ja syövät ylioppilaskunnan asemaa paikallisena opiskelijaelämän asiantuntijana ja merkittävänä yhteistyötahona OYY:n strategian tukeminen 3.1 Missio: Opiskelijan hyvä elämä OYY:n kaikki toiminta tähtää opiskelijan hyvän elämän toteutumiseen. Tätä missiota toteutetaan suunnitelmallisella edunvalvonnalla ja pitkäjänteisellä mielipidevaikuttamisella. Ylioppilaskunta nostaa aktiivisesti tärkeinä pitämiään asioita julkiseen keskusteluun sekä ottaa rohkeasti ja asiantuntevasti kantaa opiskelijan hyvinvointiin liittyviin asioihin ja Oulun kaupungin kehittämissuunnitelmiin. OYY:n visio sitoo yhteen opiskelijat, kaupungin ja yliopiston sekä niiden suhteet ylioppilaskuntaan. Visiossa opiskelijat ovat näkyvä, aikaansaava ja arvostettu ryhmä Oulun kaupungissa ja Oulun yliopistossa. Ylioppilaskunta panostaa mielipidevaikuttamiseen, jonka kohteena ovat erityisesti kaupungin päättäjät ja yliopiston hallinto. Strategiassa yksi tärkeistä päämääristä on, että kaikki Oulun yliopiston opiskelijat haluavat olla ylioppilaskunnan jäseniä. Tämän toteutuminen vaatii, että ylioppilaskunta viestii jäsenistölleen monipuolisesti jäsenpalveluistaan, opiskelijan vaikuttamismahdollisuuksista sekä ylioppilaskunnan onnistumisista. Ylioppilaskunnan tulee tuoda esille toimintaansa kiinnostavasti ja tehdä toiminnasta merkityksellistä opiskelijoille. Opiskelijoille jaetaan tietoa ja osallistumismahdollisuuksista tiedotetaan myös englanniksi. OYY on sidosryhmilleen houkutteleva ja vaikuttava yhteistyökumppani. Ylioppilaskunnan on viestinnän keinoin vahvistettava asiantuntijuuttaan mahdollistamalla vaivaton tiedon jakaminen ja uuden oppiminen. OYY markkinoi asiantuntijuuttaan aktiivisesti sidosryhmilleen 3

5 ja profiloituu vakavasti otettavana opiskelijan edunvalvojana sekä houkuttelevana asiantuntija- ja yhteistyökumppanina. 3.2 Arvot OYY:n toiminnan pohjana ovat sen ydinarvot aktiivisuus, kekseliäisyys ja yhteisöllisyys. Nämä ovat myös ylioppilaskunnan viestinnän toiminnan ohjaajia. Arvot ohjaavat OYY:n toimintaa kohti niitä toimintatapoja, jotka edistävät opiskelijoiden aktiivista otetta elämään, opintoihin ja yhteiskuntaan. OYY pyrkii rohkeasti ja aidosti olemaan opiskelijan elämän asiantuntijana keskustelun kärjessä. Ylioppilaskunta nostaa aktiivisesti tärkeinä pitämiään asioita julkiseen keskusteluun. Ylioppilaskunnan strategisista arvoista on johdettu viestinnän arvot, jotka ovat kaiken OYY:n viestintätoiminnan taustalla Kuva 1: OYY:n strategisista arvoista kumpuavat viestinnän arvot Aktiivisuus: Näkyvyys, asiantuntijuus ja ajantasaisuus Viestinnällä kannustetaan ottamaan kantaa opiskelijan asioihin, ja ylioppilaskunnan jäsen kokee OYY:n luontevaksi väyläksi vaikuttaa opiskelijan rooliin ympäröivässä yhteisössä. Ylioppilaskunnan toimijoita kannustetaan ja koulutetaan yhteiskunnalliseen vaikuttamistyöhön. Viestintä on ajantasaista ja sidosryhmien keskuudessa näkyvää ja vaikuttavaa. Ylioppilaskunnan toimijoiden asiantuntijuutta rakennetaan johdonmukaisesti, ja tiedon vaihtaminen ja uuden tiedon luominen mahdol- 4

6 listetaan ottamalla käyttöön niitä palvelevia viestinnän välineitä ja käytäntöjä. Ylioppilaskunta näkyy ja kuuluu Oulussa, yliopistolla ja jäsenistön keskuudessa Kekseliäisyys: Nuorekkuus, ennakkoluulottomuus ja rohkeus Ylioppilaskunta pyrkii edistämään toimintamalleja, jotka tukevat yliopistoyhteisöstä nousevia uusia ideoita ja ponnistuksia. OYY on sitoutunut luomaan ennakkoluulottomasti uutta ja ottamaan käyttöönsä hyväksi havaittuja käytänteitä, jotka sopivat ylioppilaskunnan toimintaan ja yhteisöön. OYY:lla on rohkeutta haastaa vallitsevia käytänteitä ja toimia jäsenistönsä näköisenä edunvalvontaorganisaationa. Ylioppilaskunnan ydinviestien ja toimintamallien tulisi henkiä nuorekkuutta ja nuoren ihmisen rohkeutta ja ennakkoluulottomuutta muuttaa ympäröivää yhteiskuntaa sekä ottaa kantaa opiskelijan hyvän elämän puolesta Yhteisöllisyys: Vuorovaikutteisuus, tasa-arvo ja avoimuus OYY edistää avoimella ja vuorovaikutteisella viestinnällään yhdessä tekemisen ilmapiiriä ja luottamuksen kulttuuria. Avoin viestintäkulttuuri yhdessä omaleimaisen opiskelijakulttuurin kanssa vahvistaa ilmapiiriä, joka luo halua kuulua oululaiseen opiskelijaporukkaan. Sidosryhmille tarjotaan riittävästi tietoa ja mahdollisuuksia osallistua keskusteluun opiskelijan tulevaisuudesta. Tasa-arvoisella viestinnällä mahdollistetaan kaikkien OYY:n jäsenten osallistuminen ylioppilaskunnan toimintaan. Uusien toimintamallien avulla ylioppilaskunta pyrkii yhä vuorovaikutteisempaan ja keskustelevampaan viestintään ympäristönsä kanssa. 4. Viestinnän periaatteet ja tavoitteet Viestinnän periaatteet kumpuavat OYY:n arvoista. OYY:n viestintä on integroitu osa ylioppilaskunnan toimintaa. Viestintä on suunnitelmallista ja aktiivista, ennakoivaa, nopeasti asioihin tarttuvaa ja luotettavaa, avointa ja vuorovaikutteista sekä kansainväliset jäsenet huomioivaa. OYY:ssa jokainen toimija on viestintäosaaja. Ylioppilaskunnan viestintäosaamista tuetaan ja arvostetaan oleellisena toiminnan rakentajana. 4.1 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on tehokasta tiedonjakoa ja vuorovaikutusta, joka kehittää ja tukee OYY:n toimintaa. Sisäisellä viestinnällä luodaan ja ylläpidetään henkilökunnan ja toimijoiden muodostamaa sosiaalista verkostoa, ja sen tavoitteena on sitouttaa uudet jäsenet ja toimijat ylioppilaskuntaan sekä jouhevoittaa toiminnan tehokkuutta. Sisäinen viestintä tukee organisaation oppimista. Vastuu viestinnästä kokonaisuudessaan ja sen koordinoinnista on ylioppilaskunnan johdolla ja viestintävastaavalla, mutta jokainen työntekijä ja toimija on viestintävastuussa omasta asiantuntija-alastaan. 4.2 Ulkoinen viestintä OYY:n ulkoinen viestintä on tavoitteellista ja keskustelevaa viestintää sidosryhmien kanssa. Sen avulla ylioppilaskunta toteuttaa strategisia tavoitteitaan, joihin kuuluu oleellisena osana vahvana mielipidevaikuttajana toimiminen. Tehokkaalla viestinnällä jaetaan tietoa ylioppilaskunnan toiminnasta ja saavutuksista ja nostetaan esiin opiskelijan elämän epäkohtia ja niiden ratkaisuehdotuksia. Tiedotusvälineet ja media ovat osa ulkoisen viestinnän yhteistyöryhmää. OYY palvelee mediaa aktiivisesti ja pitää säännöllistä yhteyttä toimituksiin. Viestintävastaavalla ja ylioppilaskunnan johtajistolla on vastuu asianmukaisesta vies- 5

7 tinnästä. Viestintäsihteeri toimii johdon ja asiantuntijoiden tukena viestinnässä ja koordinoi viestinnän toteutusta. 5. Viestinnän välineet millä viestitään? Toimivassa ja tehokkaassa viestinnässä on oleellista mediarelevanttius. Väline on tärkeä osa viestintää ja sen valinnalla voidaan vaikuttaa myös viestinnän laatuun ja sen vastaanottoon. Ylioppilaskunnan painopiste on motiivi- ja yhteistyöryhmien osalta vuorovaikutteisessa viestinnässä. Keskustelevaa toimintamallia tukevat dialogiin pohjautuvat viestinnän keinot kuten tapaamiset, koulutukset, ylioppilaskunnan järjestämät tapahtumat ja esittelytilaisuudet sekä sosiaalinen media. Päivittäisviestinnän ja tiedon jaon välineitä ovat sähköpostin ohella OYY:n nettisivut, sähköpostilistat, ylioppilaskunnan ilmoitustaulut yliopistolla, intranet, opiskelijan aloitussivu sekä Ylkkäri ja lehden nettisivut, julisteet, esitteet ja muut painotuotteet. Kanava Kohdeyleisö Käyttötarkoitus Periaatteet Vastuu Tuottaja Strateginen merkitys Facebook jäsenistö tiedonjako, vuo- rovaikutuk- sellinen viestintä Nuorekas, välitön, avoin VS Koko OYY Nuorekkuus, vuorovaikutteisuus, näkyvyys Tumblr jäsenistö, aktiivit pikablogi, sisäpiiriläisen näkemys OYY:sta Kevyt, ajankohtainen, menossa mukana, sisällökäs VS Koko OYY Avoimuus, rohkeus, ennakkoluulottomuus Twitter Yammer opiskelijapolitiikasta kiinnostuneet työntekijät ja hallitus asiaa OYY:sta, opiskelijapolitiikkaa, asiatiedotus, mediaseuranta sisäisen viestinnän kanava, keskustelut ja tiedonjako Asiapitoinen, tiivis, napakka, ajankohtainen välitön, kaikkien aktiivisessa käytössä Viestintävastaava Hallitus Avoimuus, ajantasaisuus, asiantuntijuus VS Koko OYY Vuorovaikutteisuus, tasaarvoisuus Sähköposti (sisäinen viestintä) työntekijät ja hallitus + edustajisto tiedotuksellinen rooli asiallinen ja informatiivinen VS Koko OYY Avoimuus Sähköposti (ulkoinen viestintä) jäsenistö, sidosryhmät tiedotus, suhdeverkoston hoito, neuvonta, palautekanava reagoiva, asiallinen, kohtelias, informatiivinen VS Koko OYY Asiantuntijuus Sähköpostilistat teemoitettua, yksisuuntaista tiedotusta jäsenistö, sidosryhmät helppolukuinen, ymmärrettävä,informatiivinen VS Koko OYY Avoimuus, tasaarvoisuus, asiantuntijuus 6

8 Kanava Kohdeyleisö Käyttötarkoitus Periaatteet Vastuu Tuottaja Strateginen merkitys Kuukausitiedote jäsenistö, aktiivit tiedotus, tapahtumakalenteri kehittyvä, tiedotuksellinen, helppolukuinen VS VS Näkyvyys, asiantuntijuus, ajantasaisuus Julisteet jäsenistö tapahtumatiedotuksen tukena tarvittaessa nuorekas, tyylikäs, ammattimaisen näköiset, erottuvat VS Ostopalvelu Nuorekkuus, rohkeus Nettisivut tiedottaminen, tietopankki, ovi ylioppilaskuntaan jäsenet, sidosryhmät Helpostilähestyttävä, selkeä, informatiivinen, ajantasainen VS sektorit Nuorekkuus, asiantuntijuus Inforuudut Linnanmaan opiskelijat tärkeät ja pinnallaolevat asiat Ajantasainen, tiivis VS VS Ajantasaisuus Intra Työntekijät, hallitus Sisäinen tiedottaminen, tietopankki Päivittäisessä käytössä, ammattimainen VS Koko OYY Ajantasaisuus, asiantuntijuus, avoimuus, vuorovaikutteisuus Ilmoitustaulut jäsenistö tiedottaminen Ajantasainen, informatiivinen, helpostilähestyttävä Viestintävastaava koko OYY Avoimuus Ylkkäri jäsenet yhteisöllisyyden luominen, opiskelijanäkökulman esiintuominen Helpostilähestyttävä, nuorekas, jäsenistön näköinen Ylkkärin toimitus Viestintävastaava Ennakkoluulottomuus, rohkeus, näkyvyys Uudet sovellukset Viestinnässä ajan tasalla pysyminen Hyödyllisyys, tavoittavuus, helppous, ketteryys VS Nuorekkuus, ennakkoluulottomuus, avoimuus Taulukko 2: Viestinnän kanavat ja niiden käyttötarkoitus ja merkitys Viestinnän yhtenäisyyttä eri välineissä tukee ylioppilaskunnan graafinen ilme, joka perustuu OYY:n graafisiin ohjeisiin. Ylioppilaskunnan toimistotilat toimivat myös jäsenpalvelupisteenä, jonka ilme ja sisustus tukevat ja ilmentävät ylioppilaskunnan arvoja ja tavoitteita visuaalisin keinoin Toimintaympäristö kenelle viestitään? Edunvalvontaorganisaationa OYY toimii aktiivisesti sekä jäsenistönsä että jäsenistön asioista päättävien tahojen suuntaan. Viestinnän keinoja ja ydinviestejä on jaoteltu kohderyhmittäin, jotka ovat motiiviryhmä, yhteistyöryhmä ja taustaryhmä. 7

9 Motiiviryhmään kuuluvat tiiviisti ylioppilaskunnan ydintoiminnassa mukana olevat tahot. Motiiviryhmä on kiinnostunut ylioppilaskunnan toiminnasta ja haluaa olla kehittämässä sitä yhä paremmin opiskelijan hyvää elämää palvelevaksi organisaatioksi. Motiiviryhmä on vielä selkeyden vuoksi jaettu kahteen eri intiimiystasolla olevaan ryhmään: niihin, jotka ovat tiiviisti mukana ylioppilaskunnan päivittäisessä toiminnassa ja niihin, jotka toimivat heti tämän ydinryhmän välittömässä läheisyydessä. Yhteistyöryhmään kuuluu merkittäviä päätöksentekijöitä ja tahoja, jotka vaikuttavat opiskelijan hyvään elämään. Ryhmä koostuu erilaisista yhteistyökumppaneista, viranomaisista, poliittisista päättäjistä ja yliopistosta. Yhteistyöryhmän kanssa toimiminen vaatii ylioppilaskunnalta vahvaa asiantuntijuutta ja näkemyksellisyyttä jäsenistönsä tarpeista ja toiveista. Taustaryhmä vaikuttaa nimensä mukaisesti ylioppilaskunnan taustalla. Ylioppilaskunnan tulee ottaa toiminnassaan huomioon oma alumniverkostonsa tietämyksen ja näkemyksen lähteenä ja intressiryhmänä. Viestinnässä taustaryhmä tulee erityisesti huomioida imagon ja maineenhallinnan tasolla Kuva 2: OYY:n toimintaympäristö ja tärkeimmät sidosryhmät 6.1 Ydinviestit kohderyhmittäin Motiiviryhmä ylioppilaskunnan henkilökunta ja luottamustoimijat (sihteerit, hallitus, toimistotyöntekijät, Ylkkärin päätoimittaja ja toimitusapulainen ja edustajiston puheenjohtaja) edustajisto ja varajäsenet hallinnon opiskelijaedustajat jaostot sekä aine-, harraste- sekä nuorisopoliittiset järjestöt 8

10 opiskelijat ja kansainväliset opiskelijat a) Tavoitteet toimijoiden ja henkilöstön osalta: Ylioppilaskunta sitouttaa luottamushenkilöt ja henkilökunnan organisaatioon, sen toimintatapoihin, organisaatioon ja yhteisiin päämääriin. Henkilökunta ja toimijat tekevät töitä yhteisten sovittujen periaatteiden mukaisesti. Henkilökunnan ja toimijoiden motivointi ja työviihtyvyys varmistetaan. Pääasialliset viestinnän kanavat: Sähköpostilistat, intranet, keskustelut, tapaamiset, sosiaalinen media, testamentit, asiakirjat ja muistiot, koulutukset, perehdytykset. b) Tavoite jäsenten osalta: Opiskelijat kokevat ylioppilaskunnan jäsenyyden itselleen merkitykselliseksi. Pääasialliset viestinnän kanavat: OYY:n nettisivut, Ylkkäri, Ylkkärin nettisivut, inforuudut, opiskelijan aloitussivu, ylioppilaskunnan ilmoitustaulut yliopistolla ja ylioppilaskunnassa, sähköpostilistat, julisteet ja muut painotuotteet, sosiaalinen media. Ydinviesti: Toimintamme syntyy ja kehittyy yhdessä tekemisestä Yhteistyöryhmä yliopisto muut julkisoikeudelliset organisaatiot viranomaiset tiedotusvälineet valtakunnalliset ja kunnalliset päättäjät opiskelijayhteisöt (SYL, ylioppilaskunnat, OSAKO jne.) sisaryhteisöt (Uniresta, PSOAS, Ylioppilasapu ry) yritykset Tavoite: Profiloituminen houkuttelevana asiantuntija - ja yhteistyökumppanina. Pääasialliset viestinnän kanavat: tapaamiset, sähköpostit, puhelut, yhteiset tilaisuudet, vierailut, kannanotot, OYY:n järjestämät tapahtumat. Ydinviesti: Meillä on uusia ideoita ja luovaa energiaa tehdä Oulusta Suomen paras opiskelijakaupunki yhteistyön ja avoimen keskustelun avulla Taustaryhmä Oulun kaupunkilaiset Oulusta opiskelijakaupunkina kiinnostuneet nuoret Rauhala-klubin jäsenet ja muu alumnit Tavoite: Yleinen tunnettuus kaupungissa ja kansallisella tasolla. Pääasialliset viestinnän kanavat: Ylkkäri, nettisivut, tapahtumat ja OYY:n järjestämät tempaukset, mielipidekirjoitukset. Ydinviesti: Olemme nuorekas, paikallinen opiskelijoiden edunvalvontaorganisaatio, joka työskentelee väsymättä, jotta opiskelijat rakastuisivat Ouluun nyt ja tulevaisuudessa. 9

11 Mittaus ja arviointi Sisäisen viestinnän toimivuus on merkittävin työilmapiiriä ja -motivaatiota rakentava tekijä. Toimivuuteen voi vaikuttaa monin eri tavoin, joista yksi on varmistaa henkilökunnan ja toimijoiden hyvät viestintävalmiudet. Sisäisen viestinnän toimivuutta kartoitetaan säännöllisin työhyvinvointikyselyin ja kehityskeskusteluin kaksi kertaa vuodessa. Organisaation sisäistä tilaa luodataan kaksi kertaa vuodessa järjestettävän viestintäpäivän avulla. Henkilöstön omille kehittämisehdotuksille luodaan foorumi, jossa annettua palautetta käytetään kehittämistyön pohjana. Aitoa vuorovaikutteisuutta lisätään myös kyselyiden purkutapaamisilla, joissa kehitetään yhdessä ratkaisumalleja haasteiden voittamiseksi. OYY:n johtoryhmä, joka koostuu pääsihteeristä, hallituksen puheenjohtajasta, hallituksen viestintävastaavasta ja viestintäsihteeristä, seuraa suunnitelmallisesti viestinnän onnistumista, ylioppilaskunnan julkista kuvaa sekä toimiston työilmapiiriä. Mielipideilmaston heikot signaalit ja jäsenpalaute noteerataan. Jokaisen hallitusvuoden jälkeen tehdään luottamustehtävän kuormittavuusanalyysi, jonka perusteella seuraavan vuoden toimintaa kehitetään. Edunvalvontatyössä tavoitteiden läpimeno on yksi onnistuneen viestinnän mittari. OYY:n projektit dokumentoidaan ja niiden kehitystä voidaan helposti seurata ja lopputulosta mitata. Vuosittain laadittava toimintasuunnitelma ohjaa OYY:n toimintaa, ja sen onnistumiset näkyvät vuoden lopussa toimintakertomuksessa. Toimintakertomusta laadittaessa mitataan ja arvioidaan kriittisesti alkuvuonna tehtyjen suunnitelmien toteutumista. OYY:n näkyvyyttä mediassa ja ylioppilaskunnan viestin läpimenoa mitataan seurannalla, jonka tuloksia raportoidaan säännöllisesti. Konkreettista määrällistä tietoa antavat mittarit ovat edustajiston kokousten läsnäoloprosentit, edustajistovaalien ehdokasmäärät ja äänestysluvut, nettisivujen kävijämäärät, kannanottojen ja lausuntojen määrä sekä kävijämäärät ylioppilaskunnassa sekä sen järjestämissä tapahtumissa ja koulutuksissa. Lisäksi on tärkeää kerätä uudesta palvelupisteen kävijäpalautetta. Vastuu viestinnän mittariston kehittämisestä ja sen valvonnasta on OYY:n johdolla. Arvioinnin ja mittaustulosten perusteella OYY arvioi säännöllisesti kehittämiskohteitaan strategian toteuttamisessa ja resursoi niille tarvittavat määrärahat. 8. Kehittämiskohteet strategiakaudelle Vuosina ylioppilaskunnassa laaditaan ja otetaan käyttöön kriisi-, esimies- ja markkinointiviestintäsuunnitelmat. Viestintästrategian tueksi tehdään vuoden 2012 aikana viestintäsuunnitelma. OYY:n on tarkkaan arvioitava käyttämiään sisäisen ja ulkoisen viestinnän työkaluja ja päivitettävä niitä ajantasaisiksi taatakseen organisaation sisäisen tiedonkulun sujuvuuden, asiantuntijuuden kehittymisen ja toiminnan näkyväksi tekemisen sidosryhmille. OYY:n on seurattava tarkasti aikaansa, koska sen nuori jäsenistö tarttuu usein viestinnän uusimpiin sovelluksiin jo varhaisessa vaiheessa. 10

12 Viestinnän vaikuttavuuden arviointityökaluja on kehitettävä ja otettava aktiiviseen käyttöön. Seurantatyökalut ovat tällä hetkellä rajalliset ja puutteellisessa käytössä. Resurssien puitteissa on löydettävä työkaluja ja keinoja arvioida viestinnän uudistusten ja muutosten onnistumista, jotta mahdollisiin ongelmakohtiin voidaan reagoida ja löytää toimivampia viestimisen toimintatapoja. 11