Hallituksen pöytäkirja 1/16

Transkriptio

1 Pöytäkirja /9 Justus ry/rf Hallituksen pöytäkirja 1/16 Aika: ma Paikka: Pitkäkatu 28, Vaasa, Tammipiha, 4. krs Läsnä: Sanna Luoma (puheenjohtaja) Vili Hujanen (sihteeri) Petteri Larnimaa Tim Lassander Venla Yli-Houhala Tinya Tillander Krista Keinänen Sanni Eerola Sara Uusikylä Jenni Talvela Poissa: Esityslista 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Sanna Luoma avasi kokouksen kello Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

2 Pöytäkirja /9 3 Puheenjohtajan, sihteerin, kahden ääntenlaskijan ja kahden pöytäkirjantarkastajan valinta Tehtäviin valittiin henkilöt seuraavasti: Puheenjohtaja: Sanna Luoma Sihteeri: Vili Hujanen Ääntenlaskijat: Krista Keinänen ja Sara Uusikylä Pöytäkirjantarkastajat: Tim Lassander ja Sanni Eerola 4 Esityslistan hyväksyminen Esityslistaan lisättiin seuraavat kohdat: hallituksen kaatajaiset kohdaksi 20 ja Ex Nuncin ilmoitushinnat kohta 21. Esityslista hyväksyttiin. 5 Ilmoitusasiat OVK seminaari Tallinnassa: mitä suunnitelmia tälle vuodelle. (yhteisvalinta) Vaasassa 1.3 työnhakukurssi Ensi viikolla messut Seinäjoella 20.1 ja 21.1 Ilmoittautumiset yhteiselin tapaamiseen ja vierailuille 6 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen - 7 Varapuheenjohtajan valinta Varapuheenjohtajaksi valittiin Petteri Larnimaa, yksimielisesti. 8 Alustava kalenteri vuodelle 2016 Justus ry/rf toimikauden 2016 alustava kalenteri Tammikuu Haalarikastajaiset Vanhan hallituksen kaatajaiset C&S tapaaminen hallitus

3 Pöytäkirja /9 Helmikuu Lakimiesliiton vaikuttajapäivät 4.2. ja yhteiselin 5.2. Laskiainen 9.2. xx.xx ystävänpäiväsitsit styssesits Maaliskuu 1.3. lakimiesliiton työnhakukurssi klo Vaasassa 5.3. Judica vuosijuhla oktoberkräftis? xx.xx Pampasvecka? Pampassits med Codex (keskiviikko)? Lex vuosijuhlat Valmennuskurssi Huhtikuu Pykälän vujut VYY vappu xx.xx Pre-vappensits Vappuaatto + päivä piknik hoviskalla Valmennuskurssi sääntömääräinen kevätkokous Toukokuu Oikkari tekee hyvää xx.xx Våravslutning, Umeån risteily tai jotain erityistä ehkä? Valmennuskurssi, valintakoe KESÄLOMA: Justuksen kesäreissu Tallinnaan, hallituksen kesäjuhlat/hengailu Elokuu Liiton arkki loppu kuukauden fuksitapahtumat tuutorit Syyskuu Fuksitapahtumat Första sits Hallitusesittely (fukseille) Syysmatka Lokakuu Codex vuosijuhla Yhteissitsit? Helsinki-excu Stadga vuosijuhla Artikla vuosijuhla

4 Pöytäkirja /9 Marraskuu Årsfest !!! + kv-viikko SAKKE Sääntömääräinen syyskokous Joulukuu Pikkujoulusitsit Uuden hallituksen perehdyttäminen Hallituksen pikkujoulut Muuta ympärivuoden yhteistyötapaamiset alkuvuodesta (toimistot yms.) sählyvuorot + muut urheilutapahtumat/excut Beerpong-tournament (2-3 vuodessa) yhteinen championship Hankenin kanssa? Kv-viikot (muut ainejärjestöt) alumnilounaat (3-4 vuodessa) MUUTA? uusia tapahtumia tai ideoita? Alustava kalenteri hyväksyttiin 9 Kulukorvaukset Kulukorvaukset vain Justuksen toimintaan liittyvistä hankinnoista. Isot kulukorvaukset hallituksen päätöksellä. 10 Tilioikeuksien siirto Päätettiin, että Justuksen tavoitetilin (FI ) ja käyttötilin (FI ) nykyisten käyttäjien (Rosa Carolina Stenman (xxxxxx-xxxx) ja Tuomas Kimmo Tapio Leino (xxxxxx-xxxx)), käyttöoikeudet tileihin poistetaan. Näin ollen nykyisten käyttöoikeuksien tilalle uudet käyttäjäoikeudet kyseisiin Justuksen käyttö- ja tavoitetileihin saavat Juho Petteri Larnimaa (xxxxxx-xxxx) sekä Sanna Helmi Luoma (xxxxxx-xxxx). Nykyisiltä käyttöoikeuksien haltijoilta on kysytty suostumus oikeuksien poistamiseen. Alkaneella toimikaudella (2016) Petteri Larnimaa ja Sanna Luoma saavat täydet käyttöoikeudet käyttö- ja tavoitetiliin. Käyttöoikeudet ovat voimassa molempien kohdalla toistaiseksi. Puheenjohtaja Sanna Luoma ja talousvastaava Petteri Larnimaa menevät pankkiin hoitamaan tarvittavat toimenpiteet käyttöoikeuksien vaihtoon.

5 Pöytäkirja /9 11 Vuoden 2016 budjetointi Budjettiesitys Tilanne vuoden alussa Justuksen taloustilanne vuoden alussa on vakaa. Vuonna 2015 Justuksen liikevaihto kasvoi ja kulurakenne oli huomattavasti edellisvuosia raskaampi. Vuonna 2016 toiminnan odotetaan kasvavan entisestään. Vuonna 2016 erityisesti vuosijuhlien kuluerän odotetaan kasvavan. Jatkuvasti lisääntyvät kulut tarkoittavat vastaavasti, että Justuksen on hankittava lisää tuloja mm sponsorisopimusten ja lehtimainosten kautta. Perustettavat toimikunnat aiheuttanevat myös lisää kustannuksia. 2. Toiminnot Ex Nunc Päätoimittajan kanssa keskustelen tarkemmin budjetista kahdenkeskisesti. Lehden kustannukset eivät kuitenkaan voi vuonna 2016 kasvaa. Lehtien kustannukset ovat 5000 :n luokkaa. Vuonna 2016 pyritään kuitenkin siihen, että Ex Nunc olisi tuottava lehti ja toiminta saadaan ylijäämäiseksi. Mainosten keräämiseen panostetaan. Valmennuskurssi Valmennuskurssi pidetään pääasiassa edellisvuosia vastaavana. Osallistujamäärien kasvattaminen tuottaisi entistä enemmän voittoa. Valmennuskurssi on Justuksen tärkein varojen lähde. Tapahtumat Vuoden aikana järjestettävät tapahtumat järjestetään plus-miinus-nolla-periaatteella. Kulttuurivastaava saa käyttöönsä Justuksen käteiskassan, jonka pohja-arvo on 300. Sitsien ja muiden tapahtumien käteistuotot kerätään kuoreen ja talousvastaava vie kuoren pankkiin säännöllisesti vuoden aikana. Vujut, KV, Syysmatka Keskustellaan tarkemmin vastuuhenkilöiden kanssa. Vujut ja KV-viikko järjestetään lähtökohtaisesti +/- nolla periaatteella. Syysmatkaa varten hankitaan rahoitusta ja loppuosan maksavat osallistujat. PJ:n kulut Ehdotan, että pj:n osalta noudatetaan vuoden 2015 mukaista korvausmenettelyä. Yhden vuosijuhlalahjan hinta on maksimissaan 30. Muut korvaukset Korvataan kulukorvauslomaketta vastaan Justuksen toiminnalle välttämättömiä kuluja kulukorvauspolitiikan mukaisesti. Int sek voi ostaa 30 arvoisen lahjan jokaista kv-viikkoa kohden sisältäen alkoholin.

6 Pöytäkirja /9 Muutosehdotukset Int.sekin kulut. Vuonna 2015 int sekin korvauksia korotettiin. Ehdotan korvausten alentamista 850 :oon/ vuosi. Täyden korvauksen saaminen edellyttää kaikille kv-viikoille osallistumista. Tarkemmasta porrastuksesta keskustellaan hallituksen kokouksessa. Budjettiesitys v Esityksen pohjaksi on otettu edellisen talousvastaavan v talousarvio, johon olen huomioinut juhlavuoden. Tulot Euro Vuosijuhla Kv-viikko Haalarit Tapahtumat Myynti Jäsenmaksut Ex Nunc Syysmatka Valmennuskurssi Muut Yhteensä Kulut Euro Vuosijuhla Kv-viikko Haalarit Tapahtumat Edustus Tuutorointi 500 Ex Nunc Syysmatka Valmennuskurssi Muut Yhteensä Toiminnan yli-/alijäämä 2600 Talousvastaavan Petteri Larnimaan esitys 2016 vuoden budjetiksi hyväksyttiin.

7 Pöytäkirja /9 12 Toimikunnat ja niihin hakeminen On perustettu vuosijuhla-, talous-, Just Us toimikunnat Vuosijuhlatoimikunnan puheenjohtajana toimii yleisvastaava ja varapuheenjohtajana sihteeri. Toimikunnan koko noin 2 henkilöä. Just Us -toimikunta toimii kulttuurivastaavan oikeana kätenä. Justuksen juokseva toiminta, uusien tapahtumien ideointi. Yksi vara-int sek, toimikunnan osa kv-viikon järjestämisen apuna. Toimikunnan koko noin 4 henkilöä. Taloustoimikunnan tehtävänä on pohtia vaihtoehtoja toimitilojen hankkimiseen sekä rahankeräysluvan hankkiminen. Toimikunnan koko noin 3 henkilöä. Haku käyntiin ensi viikolla, hakuaika 2 viikkoa. Hallitus valitsee jäsenet toimikuntiin. Korvaukset toiminnasta päätetään myöhemmin. 13 Opiskelijan Vaasa Ry:n/Vasa Studerandes Rf työryhmät Työryhmiin valittiin alustavasti: Opiskelijakulttuuri ja tapahtumat, Jenni Talvela (varalla Sara Uusikylä) Edunvalvontaryhmä, Tinya Tillander Yritysyhteistyö ja jäsenpalvelut, Krista Keinänen Venla selvittää vielä tarkempia tietoja työryhmien tehtävistä ja aikataulusta. 14 Tapaaminen tiedekunnan henkilökunnan kanssa Henkilökunnalta tullut toive tapaamiselle ja jatkuvalle yhteydenpidolle. Ehdotukset mahdolliselle tapaamiselle tiistaina 19.1 klo 9.00 tai iltapäivällä (14.00), jos ei käy -> henkilökunnan ehdotuksen mukaisesti. 15 Yhteistyö Yritykset: Kutsu Castrén & Snellmannille (26.1) ja Krogerukselle (viikko 6), pyritään järjestämään muita mahdollisia vierailuita samalle viikolle. Jokainen hoitaa omat sponsoroinnit, informointi muulle hallitukselle. Valmistautuminen ennen tapaamista.

8 Pöytäkirja /9 Muut ainejärjestöt/yhdistykset: Lakimiesliitolta sponsorointia, vapaassa käytössä. WES yhteistyötä, on tullut toivetta Justuksen yhteystyöstä, WES academy. WES ehdottanut hallitusten tapaamista. Hankenilta on tullut toivetta yhteystyöstä. Yhdistystapaaminen. Sanna laittaa viestiä, kutsu Tammipihalle, maanantai 18.1 klo 19. Brobyggarnalta toivottaisiin esittelyä, pyritään järjestämään. Tänä vuonna panostetaan suurempaan näkyvyyteen paikallisesti. 16 Liikuntavuorot Hankenilla salibandy keskiviikkona 17-18, mahdollinen yhteisvuoron järjestäminen. Salibandy turnauksen järjestäminen muiden ainejärjestöjen kanssa. Golf excun järjestäminen tänäkin vuonna. Muita mahdollisia alkoholittomia tapahtumia pyritään järjestämään laajemmin. 17 Nettisivut Päätettiin uudistaa nettisivuja, tavoitteena saada kevään aikana uudistetut sivut. Tinya päivittää mahdollisimman nopeasti uuden hallituksen tiedot nettisivuille. Saralla mahdollinen tuttu, joka voisi uudistaa nettisivuja. 18 Oktoberkräftis Codex ja Stadgan kanssa yhdessä, Codex järjestää. Codex ehdottanut ajankohdaksi Päätettiin hyväksyä ehdotettu ajankohta. 19 Hallituspaidat Tilataan hallituspaidat. Hallituspaidat tilataan omakustanteisina. Sanna vastaa paitojen tilaamisesta. 20 Hallituksen kaatajaiset Kaatajaiset pidetään tiistaina 19.1.

9 Pöytäkirja /9 21 Ex Nuncin ilmoitushinnat Pientä nostoa osaan hinnoista: Takakansi 245->270 1 s. 225->250 ½ s. 110->120 Hyväksyttiin esitetyt hinnankorotukset. 22 Muut esille tulevat asiat Simonille korvataan hattrick-mitalin kulut. Petteri vaatii tarkan budjetoinnin jokaisesta tapahtumasta. 23 Seuraava kokous Keskiviikko 20.1 kello Tammipihalla. 24 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Sanna Luoma julisti kokouksen päättyneeksi Pöytäkirjan vakuudeksi, Sanna Luoma Puheenjohtaja Vili Hujanen Sihteeri Tim Lassander Sanni Eerola 1. pöytäkirjan tarkastaja 2. pöytäkirjan tarkastaja