Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 MATERIAALIHALLINTO Tarjouspyyntö TARJOUSPYYNTÖ Seinäjoen kaupungin materiaalihallinto pyytää sitovaa tarjoustanne pankkipalvelukokonaisuudesta tämän tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. 1. Ilmoitus- ja hankintamenettely Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta, josta ilmoitus Editan sähköiselle Hilma-ilmoituskanavalle on annettu ( Tarjouspyyntö on nähtävissä kaupungin internetsivuilla Hankinta toteutetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. 2. Sopimuskausi Sopimuskausi on Tilaaja varaa itselleen oikeuden halutessaan jatkaa sopimusta yhdellä (1) vuodella (optio), saakka. Tilaaja tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan kirjallisesti viimeistään neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkellä. 3. Hankinnan kohde ja palvelun kuvaus Kaupunki keskittää tämän tarjouskilpailun tuloksena pääosin maksuliikenteensä hoidon ja ohjaa valtiolta tulevat suoritukset yhteen, edullisimman tarjouksen antaneeseen rahalaitokseen. Pankkipalvelukokonaisuus käsittää seuraavat osat, joista tulee tarjouksessa antaa pyydetyt tiedot. A. Maksuliiketili, joka on kaupungin päätili 1. Tilin korkoehdot 1.1 korkosidonnaisuus 1.2 arvo- ja maksupäiväkäytännöt 2. Arvio tilin vuotuisesta korkotuotosta ilmoitetulla keskitalletuksella ja tarjoajan ilmoittamalla kokonaiskorolla. 3. Tiliin liitettävän luottolimiitin 3.1 korkoehdot 3.2 provisio 4. Arvio tilin vuotuisista korko- ja limiittiprovisiokustannuksista annetulla käyttöasteella Tilaajan talletuksista saama hyvityskorko ei voi olla koskaan negatiivinen, vaan sen on oltava aina vähintään 0 %. SEINÄJOEN KAUPUNKI KAUPUNGINKANSLIA Materiaalihallinto Tiedekatu 2, 2. krs (Frami D) PL 215, SEINÄJOKI p (vaihde) 1

2 Luottolimiitin osalta tilaaja maksaa provisiota vain käyttämästään luoton määrästä. Tilit säilyvät aikaisemman käytännön mukaan myös muissa pankeissa, mutta näiltä tileiltä tehdään kääntö tarjouskilpailun voittaneeseen pankkiin avatuille tileille. B. Pankkiyhteysohjelma Seinäjoen kaupunki käyttää taloushallinnossaan CGI:n toimittamaa Rain- Dance-ohjelmistoa. C. Palvelumaksut konekielisistä pankkipalveluista 1. Eriteltynä saapuvat ja lähtevät koti- ja ulkomaanmaksut (viitteelliset ja viitteettömät sekä toistuvaissuoritukset ja ulkomaanmaksut) 2. Eriteltynä saapuvat ja lähtevät e-laskut 3. Muut palvelut, kuten esim. tiliotteet, pankkiyhteyden kuukausimaksut D. Rahahuolto 1. Kaupunki toimittaa liitteessä 2 kohdassa D eritellyt rahahuollon erät pankin toimipisteeseen yhdestä kolmeen kertaan viikossa. Tarjouksessa on annettava kuvaus rahahuoltopalvelun toiminnasta, kuten päiväkassojen laskennasta ja vaihtorahapalvelusta hinnoitteluineen. E. Sijoitustarjous kassaylijäämälle Tarjouksessa on esitettävä tarjous kassaylijäämien sijoitukselle. F. Palvelukokonaisuuteen liittyen on tarjouksessa annettava lisäksi seuraavat tiedot: 1. Pankkipalveluiden henkilökohtaisen neuvonnan toteutus 2. Palkkojen välityksen ja katteen veloituksen aikataulut 4. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen laatimiskieli on kokonaisuudessaan suomi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous tulee olla voimassa vähintään neljä (4) kuukautta tarjousten viimeisestä sisäänjättöpäivästä lukien. 5. Tarjoajan soveltuvuus ja kelpoisuus Tarjouksesta tulee käydä ilmi tarjoajan nimi, y-tunnus ja yhteystiedot, toimipaikan osoitetiedot sekä tiedot tarjouksen vastuu- tai yhteyshenkilöstä. Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset palvelun tuottamiseen sekä Finanssivalvonnan myöntämä, pyydetyn palvelun harjoittamiseen oikeuttava lupa. Tarjoajalla tulee olla erikseen nimettynä sopimuskaudelle vähintään seuraavat organisaatiot/henkilöt: 1. Palvelutiimi asiakkuuden hoitoa varten. 2. Mahdolliseen sopimustoimittajan vaihtoon liittyvä projektitiimi 3. Vastuullinen sopimusyhteyshenkilö 2

3 Palveluntuottajalla tulee olla Seinäjoen kantakaupungin alueella toimipiste, joka kykenee palvelemaan tilaajaa yleisissä pankkiasioissa. Palvelua on saatava vähintään arkisin klo suomeksi. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan tulee antaa selvitys siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset, jotka eivät ole kolmea kuukautta vanhempia tarjousten sisäänjättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen mukana on palautettava tarjoajan kelpoisuuden arviointi - lomake täytettynä. Lomake, liite 1, on tarjouspyynnön liitteenä. Toimittaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. Palveluntuottajaksi hyväksytty toimittaa vuosittain tilaajalle mennessä ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakien mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos toimittajan tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa -palvelusta. 6. Hinta ja toimitusehdot Tarvittavat palvelut on hinnoiteltava oheiselle hinnoitteluliitteelle, liite 2 ja se on liitettävä mukaan tarjoukseen. Hinnat on ilmoitettava hinnoitteluliitteessä esitettyä yksikköä kohden nettona ilman arvonlisäveroa ottaen huomioon liitteessä esitetyt volyymitiedot. Arvonlisäveron piiriin kuulumattomat erät on eriteltävä hinnoittelutaulukossa. Hintoihin tulee sisältyä kaikki hinnanmuodostukseen liittyvät erät mukaan lukien laskutuksesta ja raportoinneista aiheutuvat kustannukset. Hinnat ovat kiinteät enimmäishinnat koko sopimuskauden mukaan lukien mahdollinen optiokausi. 7. Vakuutukset Palveluntuottajalla tulee olla toiminnan edellyttämät asianmukaiset vakuutukset. Näistä on pyydettäessä annettava selvitys. 8. Alihankinnat Palveluntuottaja voi käyttää hankinnan kohteen tukipalvelujen tuottamiseen alihankkijoita. Tarjoajan on ilmoitettava suunnitellut alihankkijat ja miltä osin heitä käytetään tarjotun palvelukokonaisuuden tuottamisessa. Palveluntuottaja vastaa käytettävien alihankkijoiden työstä kuin omastaan ja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja vaatimuksia ja velvoitteita. Alihankkijoiden tulee täyttää tarjoajan soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset, näistä on pyydettäessä toimitettava todistukset tilaajalle. Alihankkijoiden käytössä tapahtuviin muutoksiin on saatava tilaajan suostumus. Tilaajalla on perustellusta syystä oikeus olla hyväksymättä alihankkijan käyttöä. Alihankinnan ketjuttaminen ei ole sallittua. 3

4 Palveluntuottaja ei saa siirtää tilaajalle esitettäviä laskuja kolmannelle osapuolelle. 9. Tilat, välineet, palveluvarusteet Palveluntuottaja vastaa kaikista palvelun tuottamiseen tarvittavista tiloista, välineistä ja muista palveluvarusteista. Tilaaja vastaa omista ohjelmistoistaan ja tietoliikenneyhteyksistään. 10. Ympäristöasiat Tarjoajan on ilmoitettava, miten se huomioi ympäristöasiat toiminnassaan. Lisäksi on ilmoitettava, miten toimittaja jatkossa kehittää toimintansa ympäristömyönteisyyttä. 11. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 12. Laskutus ja maksuehdot Palveluntuottaja perii palvelumaksut automaattisesti kuukausittain jälkikäteen seuraavan kuukauden aikana. Laskutusraportti toimitetaan kaupungille perinnän tapahduttua. 13. Rekisterinpito, asiakirjat, salassapito Tilaaja toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta tilaajan lukuun. Tilaaja vastaa EU:n tietosuojaasetuksen mukaisen asiakasrekisterin käsittelytoimista annettavan selosteen laatimisesta sekä rekisteröityjen informoinnista. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. 4

5 Palveluntuottajan ja tilaajan välisen hankintasopimuksen liitteeksi tehdään erilliset tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat asiakirjat, joissa osapuolten vastuut ja velvollisuudet on määritelty, liitteet 3 ja 4. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan Seinäjoen kaupungin tietosuojapolitiikkaa ja tietoturvapolitiikkaa Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan. 14. Valintaperusteet Tarjouspyynnön ehdot ja tuotevaatimukset täyttävistä tarjouksista valitaan vertailuhinnaltaan halvin (=ilmoitetut kustannukset ja korkomenot korkotuotot). Vertailuhinta on tilaajalle aiheutuvat yhden vuoden kustannukset liitteen 2 mukaisesti laskettuna. 15. Hankintapäätöksen tiedoksianto ja sopimusehdot Tiedoksianto hankintapäätöksestä annetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Tarjouksessa on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon tämä tiedoksianto lähetetään. Tarjouskilpailun ratkaisemisen jälkeen tilaajan ja toimittajan välille tehdään toimitussopimus seuraavassa pätevyysjärjestyksessä: 1. laadittava sopimus 2. tarjouspyyntö 3. tarjoajan tili- ja palveluehdot 4. JYSE 2014 Palvelut yleiset sopimusehdot 5. tarjous Sopimus osapuolten välille syntyy siinä vaiheessa, kun kirjallinen sopimus on allekirjoitettu. 16. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 17. Sopimuksen siirtäminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. 5

6 18. Laadulliset puutteet ja sanktiot Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Jos palvelun laatu on puutteellista eikä palveluntuottaja korjaa sitä sopimuksen mukaiseksi kohtuullisessa ajassa, on tilaaja oikeutettu korvaukseen siltä osin kuin tästä aiheutuu tilaajalle kustannuksia. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajien kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. 19. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa palvelusopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) tätä hankintaa koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetusta ja maksetusta palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 20. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 21. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan 1. lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) 2. Seinäjoen kaupungin hankintasääntöä 3. Tarjoajan tili- ja palveluehdot 4. JYSE 2014 Palvelut-ehtoja Tarjous, jota ei ole laadittu tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti, hylätään. Myöhässä saapunutta tarjousta ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tilaaja voi perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 6

7 22. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjousasiakirjat ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Mikäli tarjoaja tarjouksessaan pyytää, että osa tarjouksesta on liikesalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, voidaan tarjousasiakirjat tältä osin päättää salassa pidettäväksi päätöksen tekemisen jälkeen. Salassa pidettävät asiakirjat tulee esittää erillisellä liitteellä ja selkeästi merkinnällä liikesalaisuus varustettuina. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää perusteet liikesalaisuudelle. Tilaaja harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hinta ei ole liikesalaisuus. 23. Tarjouksen sisäänjättö Tarjouksen toimitusosoite: Seinäjoen kaupunki, Materiaalihallinto, Yhdistelmäväylä 1, PL 215, Seinäjoki. Tarjous on jätettävä kirjallisena suljetussa kuoressa tai sähköpostilla osoitteeseen hankinta(a)seinajoki.fi. Tarjous on jätettävä viimeistään klo 15:00, varustettuna merkillä "Pankkipalvelut/19076". Hankintasopimukseen johtavat sähköpostitarjoukset on vahvistettava kirjallisena. Liitetiedosto 2 on palautettava alkuperäisessä tiedostomuodossa (Excel). Kirjallisen tarjouksen liitteenä tulee olla tarjoustiedostot sähköisessä muodossa, esim. muistitikulla. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään lähettämään klo 13:00 mennessä osoitteella hankinta(a)seinajoki.fi. Esitetyistä kysymyksistä laadittu yhteenveto julkaistaan osoitteessa Tarjoaja on velvollinen tarkistamaan vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. SEINÄJOEN KAUPUNKI MATERIAALIHALLINTO Mikko Tanhuamäki hankintajohtaja Liitteet Liite 1: Tarjoajan kelpoisuuden arviointi (palautettava) Liite 2: Hinnoittelu (palautettava) Liite 3: Henkilötietojen käsittelyn ehdot (liitetään sopimukseen) Liite 4: Henkilötietojen käsittelytoimen kuvaus (liitetään sopimukseen) 7