TURUN MAAKUNTA-ARKISTO LUENTO 1(20) Pirkko Haario Asiakirjahallinnon koulutusohjelma VII

Koko: px
Aloita esitys sivulta:

Download "TURUN MAAKUNTA-ARKISTO LUENTO 1(20) Pirkko Haario Asiakirjahallinnon koulutusohjelma VII 28.9.2001"

Transkriptio

1 1(20) ASIAKIRJAHALLINNON OMINAISPIIRTEITÄ ERI ORGANISAATIOTYYPEISSÄ Kunnalliset viranomaiset Sisällys sivu Kunnallishallinnon historiaa 2 Kunnallishallinnon tehtävät ja organisaatio 3 Kunnalliset arkistonmuodostajat 4 Arkistonhoidon vastuu kunnassa 5 Arkistolaitos ja kunnallisen arkistotoimen ohjaus 6 Valtionarkiston arkistonhoito-ohjeet 8 Arkiston järjestäminen 9 Arkistointi ja kirjaaminen 10 Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen 14 Lopuksi 15 Kirjallisuutta Liite 1: Kunnan arkistonhoidon/arkistotoimen säädöspohja 18 Liite 2/1: Kunnallisen arkistotoimen määräykset, ohjeet ja suositukset. 19 Arkistolaitos Liite 2/2: Kunnallisen arkistotoimen määräykset, ohjeet ja suositukset. 20 Kunnalliset keskusjärjestöt, ministeriöt ja keskusvirastot

2 2 ASIAKIRJAHALLINNON OMINAISPIIRTEITÄ ERI ORGANISAATIOTYYPEISSÄ Kunnalliset viranomaiset Kunnallishallinnon historiaa Nykymuotoinen kunta syntyi 1800-luvun lopulla, kun vuonna 1865 annettiin asetus kunnallishallinnosta maalla ja vuonna 1873 asetus kunnallishallinnosta kaupungeissa. Kunnallishallinto perustuu kuitenkin ikiaikaiseen paikalliseen itsehallintoon, jonka perinteet ulottuvat maaseudulla pakanuuden aikaan ja kaupungeissa niiden syntyvaiheisiin. Yleisesti itsehallinnolla tarkoitetaan julkisten yhdyskuntien tai laitosten oikeutta hoitaa yhteisiä hallintoasioita tai niille erikseen hoidettavaksi uskottuja asioita. Suhteessa valtionhallintoon kuntien toiminta on taloudellisesti ja toiminnallisesti itsenäistä, mutta kansanvaltaisen eduskunnan säätämien lakien alaista ja mukaista. Vanhimmassa muodossaan paikallinen itsehallinto toteutui käräjillä, joille vapaat miehet kokoontuivat pitäjittäin päättämään riita- ja rikosasioiden lisäksi myös muista yhteisistä asioista. Käräjistä kehittyivät aikaa myöten sekä lainkäyttö- että hallintoasioita käsittelevät kihlakunnankäräjät. Kuninkaan vallan kasvaessa käräjien itsehallinnolliset tehtävät vähenivät ja aikaisemmin kansan luottamusmiehenä toiminut tuomari muuttui kruunun virkamieheksi. Samalla käräjät keskittyivät pääasiassa oikeudellisten asioiden hoitoon. Hallintopitäjittäin kokoontuneiden kihlakunnankäräjien rinnalla toimi seurakunnittain kirkoneli pitäjänkokousjärjestelmä, jonka puitteissa hoidettiin myös maallisia hallintoasioita. Pappien johtamasta pitäjänkokouksesta tuli 1700-luvulta lähtien paikallisen itsehallinnon tärkein toteuttaja, ja 1800-luvulla pitäjänkokouksissa käsiteltiin kaikki sittemmin kunnallishallinnolle siirtyneet asiat. Seurakuntien arkistoihin kuuluvista pitäjänkokousten pöytäkirjoista selviää, että paikallista asiantuntemusta tarvittiin mm. järjestettäessä köyhien ja sairaiden hoitoa tai lastenopetusta, rakennettaessa teitä tai siltoja ja huolehdittaessa pitäjänmakasiinista tai kyytivelvollisuuksista. Päätösten toimeenpanosta vastattiin yksissä tuumin ilman palkattuja virkamiehiä. Suomen kaupunkilaitos kehittyi erityisesti 1600-luvulla, mutta ensimmäiset kaupunkien alut syntyivät jo ikivanhoista ajoista asti kauppasatamiin. Varsinaisia kaupunkeja omine järjestettyine hallintoineen lienee Suomessa ollut vasta 1300-luvulta alkaen. Turulla oli oma pormestarinsa ja raatinsa jo 1324 ja Ulvila (Pori) sai kaupunkioikeudet Keskiajalla perustettiin lisäksi Porvoon, Viipurin, Naantalin ja Rauman kaupungit. Kaupungeille annettiin etuoikeuksia mm. niiden perustamiskirjoissa, joissa taattiin lainkäytön ja täytäntöönpanotoimen harjoittaminen omien viranomaisten kautta. Kaupunkien hallinto järjestettiin noin v annetulla kuningas Maunu Eerikinpojan kaupunkilailla. Hallinnosta huolehti kuninkaan voudin valvonnassa raati, jonka muodostivat porvarien edustajikseen valitsemat pormestarit ja raatimiehet. Raadista kehittyivät vähitellen raastuvanoikeus hoitamaan oikeudellisia tehtäviä ja maistraatti hoitamaan hallintoasioita. Päätökset hallintoasioissa tehtiin kaupungin porvarien kokouksessa, ns. raastuvankokouksessa, jonka pöytäkirjat sisältyvät yleensä maistraatin pöytäkirjasarjaan. Kaupunkien laajoja hallintotehtäviä varten tarvittiin myös virkamiehiä, ja 1600-luvulta lähtien kaupungeilla tuli olla pormestarit, raatimiehet, kämneri, kaupunginkirjuri ja varastokirjuri.

3 3 Kirkonkokous päätti myös kaupungeissa opetuksen sekä sairaan- ja köyhäinhoidon järjestämisestä, vaikka maallisten asioiden hoito muuten oli kaupungeissa erillään seurakunnallisista. Kaupunkeihin syntyi myös edustuksellinen hallinnollinen elin, kun raastuvankokous voitiin korvata 1600-luvulta lähtien kaupungin vanhimpien kokouksella. Kaupunginvanhimmat käsittelivät kaikkia myöhemmin kunnallishallinnolle siirtyneitä asioita, mutta erityistä merkitystä oli sillä, että heidän päätöksistään riippui kaupungin tulojen käyttö. Kaupunginvanhimpien seuraajana toimii nyttemmin kaupunginvaltuusto. Kunnallishallinnon tehtävät ja organisaatio Tehtävät Kuntien tärkein tehtävä on palvelujen järjestäminen asukkaille. Kuntalaitoksen alkuaikojen välttämättömiä yhteisiä turvallisuus-, järjestys- ja köyhäinhoitotehtäviä hoitavista yhteisöistä ne ovat kehittyneet kaikenkattavia hyvinvointipalveluja tarjoaviksi organisaatioiksi. Aina 1980-luvulle asti kunnat pyrkivät itse tuottamaan tarvittavat hyvinvointipalvelut, mutta ns. lamavuodet 1990-luvun alussa vahvistivat käsitystä, että kunnan kuuluu järjestää ja ohjata palvelutuotantoa, ei itse tuottaa kaikkia palveluita - eikä varsinkaan, jos muut tekevät sen tarkoituksenmukaisemmin. Kunta voi kuitenkin rahoittaa ja valvoa palvelun tuottamista ja jakelua. Kuntien toiminta on siis pääasiassa hallintotoimintaa. Kunnallishallinnon organisoinnin kannalta keskeisiä säännöksiä ovat olleet kunnallishallintoa koskevat lait vuosien 1865 ja 1873 asetuksista lähtien (liite 1). Sekä maalais- että kaupunkikuntien toimiala eli tehtävät on niissä määritelty samalla tavalla väljästi: kunnan jäsenet saavat hoitaa yleiset talous- ja järjestysasiansa, elleivät ne kuulu valtion viranomaisille. Tämän yleisen toimialansa puitteissa kunnat ovat voineet vapaaehtoisesti lisätä tehtäviään. Lisäksi valtio on määrännyt kunnille pakollisia tehtäviä, kun hyvinvointivaltion rakentaminen on perustunut paljolti kuntiin palvelujen tuottajina ja jakelijoina. Erityislainsäädännöllä on voitu määrätä myös alunperin vapaaehtoisia tehtäviä pakollisisiksi, samoin sillä on voitu määrätä ao. tehtäviä varten tarvittavista toimielimistä. Organisaatio Vuoden 1865 asetuksella erotettiin maaseudullakin maallisten asioiden hoito kirkollisten asioiden hoidosta. Kunnallishallinnosta maalla huolehtivat alueiltaan seurakuntia vastaavat maalaiskunnat. Päätösvaltaa käyttivät maalaiskunnassa kuntakokous ja kaupungissa vuodesta 1873 lähtien raastuvankokous ja kaupunginvaltuusto. Päätösten valmistelusta, toimeenpanosta ja yleisestä hallinnosta huolehtiminen säädettiin maalaiskunnassa kunnallislautakunnalle ja kaupungissa maistraatille. Niiden avuksi voitiin asettaa lautakuntia ja ottaa viranhaltijoita. Kaupungeissa oli keskeisin lautakunta rahatoimikamari, joka oli valittava kaikkiin kaupunkeihin. Sen alaisuuteen kuului pienemmissä kaupungeissa vain muutamia virkamiehiä. Suurissa kaupungeissa virkakunta järjestettiin virastoiksi, joiden päälliköt toimivat esittelijöinä rahatoimikamarin kokouksissa. Päätösten valmistelussa oli tärkeä rooli yleisellä valmisteluvaliokunnalla, jonka ehdotukseen useimmat valtuuston päätökset perustuivat. Kaupunkien hallintokoneiston kasvu ja eriytyminen johtivat niissä nopeasti hallinnon hajaantumiseen. Valmistelun ja toimeenpanon keskittämistarpeet ratkesivat, kun rahatoimikamarin ja yleisen valmisteluvaliokunnan tilalle perustettiin kaupunginhallitus kaupunkien kunnallislain muutoksella v Samalla luotiin kaupunginjohtajajärjestelmä ja kaupunginhallitukselle siirrettiin myös kaikki maistraatin kunnallispoliittiset tehtävät.

4 4 Edustuksellinen valtuustojärjestelmä vakiintui maalaiskunnissa vasta, kun se v määrättiin pakolliseksi. Maalaiskunnille tyypillistä oli myös se, että asioiden toimeenpanon hoitivat totuttuun tapaan luottamushenkilöt ja että palkallisten virkamiesten määrä lisääntyi hitaasti. Kunnankirjuri palkattiin kuitenkin useissa kunnissa luottamushenkilöistä koostuvan kunnallislautakunnan esimiehen avuksi alusta alkaen. Huolimatta hallinto-organisaation hitaammasta kasvusta maaseudulla, perustettiin sielläkin erillisiä lautakuntia hoitamaan kunnan moninaisia tehtäviä. Kuntakokouksen/kunnanvaltuuston ja kunnallislautakunnan/kunnanhallituksen lisäksi kunnassa saattoi olla lähes kolmekymmentä pientä lautakuntaa alaisine virastoineen ja laitoksineen. Kunnallishallinnossa on ollut 1880-luvulta lähtien kuntien yhteistoimintaa mm. yhteisen kunnanlääkärin palkkaamiseksi, kunnalliskodin hankkimiseksi tai sairaaloiden perustamiseksi. Kuitenkin vasta v tehdyllä lainmuutoksella mahdollistettiin kuntainliittojärjestelmän käyttöön ottaminen. Kuntainliitto, nykyisin kuntayhtymä, on jäsenkunnista erillinen yhteisö, jolla on oma valtuustonsa, hallituksensa ja ylläpitämänsä laitos viranhaltijoineen. Lainsäädäntö koskee sitä yleensä kuten peruskuntia. Edellä mainittujen terveydenhuollon ja sosiaalitoimen tehtävien lisäksi yhteistyötä on tehty mm. opetustoimen ja seutukaavoituksen alalla. Tässä esityksessä kunnasta tai kunnan arkistotoimesta/arkistosta puhuttaessa tarkoitetaan aina myös kuntayhtymää tai sen arkistotointa/arkistoa. Edellä puheena olleen julkisoikeudellisen yhteistoiminnan lisäksi kunnilla on ollut yksityisoikeudellista yhteistoimintaa. Sen edistämiseksi ja kunnallisten asioiden ajamiseksi sekä aluksi myös paikallisten hallinnollisten erikoisuuksien kitkemiseksi on perustettu yhdistyksiä, joista ensimmäisenä aloitti kaupunkienvälistä yhteistoimintaa varten v perustettu Kunnallinen Keskustoimisto, myöhemmin Suomen Kaupunkiliitto. Maalaiskuntien Liitto (MKL), myöhemmin Suomen Kunnallisliitto aloitti toimintansa v Molemmissa pantiin nopeasti merkille olemassa oleva mitä laajin työmaa... hallinnon puhtaasti teknillisessä kehittämisessä. Myös kaikenlaiset arkistonhoidolliset asiat ja niissä opastaminen sekä niiden yhdenmukaistaminen kuuluivat tähän kuntien keskusjärjestöjen tehtäväalueeseen. Kuntaorganisaatiossa voidaan erottaa toisistaan suorittava, hallinnollinen ja poliittinen taso. Suorittavaan tasoon kuuluu palvelujen tuottaminen, hallinnolliseen tasoon hallinto- ja toimeenpanotehtävät sekä asioiden valmistelu ja poliittiseen tasoon asioista päättäminen. Poliittinen taso tarkoittaa valtuustoa, hallitusta ja lautakuntia, ja ylin päätösvalta on kuntalaisten suoraan valitsemilla valtuutetuilla. Muilla tasoilla päätökset ovat lähinnä valmisteluun tai toimeenpanoon liittyviä, ellei valtuusto ole nimenomaan delegoinut päätösvaltaansa alemmille hallintoelimille tai viranhaltijoille. Toimintaperiaatteena on, että alemmat organisaatiotasot valmistelevat asioita ylempien päätettäväksi ja päätösten jälkeen asiat palautuvat alemmille tasoille toimeenpantavaksi. Tämä periaate näkyy arkistossa siten, että samoja asioita koskevia asiakirjoja - jopa samoja asiakirjoja - on kaikilla tasoilla ja useiden toimielinten arkistoissa. Kunnalliset arkistonmuodostajat Maalaiskuntien Liiton ensimmäisten arkistonhoito-ohjeiden perusteella vuodelta 1922 voi päätellä, että kunnassa katsottiin olevan kolme arkistonmuodostajaa: valtuusto, kunnallislautakunta ja köyhäinhoitohallitus. Kunnan asiakirjat suositeltiin nimittäin jaettavaksi kolmeen osastoon. Myöhemmin 1920-luvulla tämän järjestelmän rinnalle luotiin toinen, jossa osastojaosta oli luovuttu ja arkistonhoito haluttiin keskittää yksiin käsiin. Jälkimmäistä keskitettyä mallia suositeltiin käytettäväksi erityisesti siellä, missä arkisto voitiin sijoittaa yhteen paikkaan. Sinne kaikkien kunnan organisaatioon kuuluvien, niin valtuuston kuin lauta-, johto-

5 5 ja toimikuntienkin, tuli jättää kaikki siihen mennessä loppuun käsitellyt asiakirjat arkistoon sijoittamista varten. Sittemmin kunnallisina arkistonmuodostajina on kuntamuodosta riippumatta pidetty luottamushenkilöistä koostuvia monijäsenisiä hallintoelimiä, niiden alaisia virastoja ja laitoksia tai jopa yksittäisiä virkamiehiä, joilla on ollut oma laissa säädetty tehtäväpiiri (mm. ulosottomies, lastenvalvoja, alkoholitarkastaja). Kunnalliset arkistot ovat muodostuneet usein tarkoituksenmukaisesti, kuten edellä kerrotusta jo kävi ilmi: toisaalla ovat olemassa hallinnon ja poliittisen tason eli valtuuston/hallituksen ja lautakuntien arkistot ja toisaalla niiden alaisten palveluja tuottavien laitosten arkistot. Silloin kun viranomaisen organisaatio on ollut laaja ja siihen kuuluvien toimintayksikköjen tehtävät ovat olleet pitkälle eriytyneet, on niiden asiakirjat pidetty erillisinä osa-arkistoina. Esimerkkinä tästä voidaan mainita koululautakunta ja sen alaiset oppilaitokset. Osa-arkistoja on muodostettu erityisesti silloin, kun asiakirjakokonaisuudet ovat olleet käytännössä fyysisesti erillään. Arkistonhoitoa koskevissa ohjeissa on tosin varoitettu tekemästä liian pieniä arkistoja, jos toimintayksiköiden asiakirjat on voitu käytännön toimintaa haittaamatta pitää yhtenä kokonaisuutena. Edellä mainittua arkistonmuodostajan määritelmää on sovellettu myös toiseen suuntaan poikkeavasti: kunnanhallitus on muodostanut yhteisarkiston valtuuston kanssa huolimatta siitä, että sillä on oma viranomaisasema valtuuston valmistelevana ja toimeenpanevana elimenä. On katsottu, että kunnanvaltuuston ja -hallituksen toiminta ja tehtävät liittyvät niin läheisesti toisiinsa, ettei niiden asiakirjoja ole tarkoituksenmukaista käsitellä erillisinä. Ajankohtaiseksi kysymykseksi on noussut jälleen ajatus kunnasta yhtenä arkistonmuodostajana. Kuntalain mukaan kunta on oikeushenkilö (vaikkei tätä itsestäänselvyyttä laissa mainitakaan) ja sellaisena oikeuskelpoinen, joten sille voidaan asettaa velvollisuuksia ja sillä voi olla oikeuksia. Kunta on siis helppo mieltää kokonaisuutena. Tähän kokonaisvaltaiseen näkemykseen kunnasta sopivat hyvin nykyisen arkistolain 9. pykälässä mainitut kunnan arkistotoimi ja arkistonmuodostus, joita johtamaan kunnanhallituksen on määrättävä viranhaltija tai toimihenkilö, siis kunnan arkistonhoitaja. Näin siis kunta on arkistonmuodostaja. Toinenkin lakien tulkinta on mahdollinen. Kuntalaki on yleislaki, jonka esim. arkistolaki erityislakina syrjäyttää. Jotta edellä mainittu kokonaisuus särkyisi, ovat arkistolain 1. pykälän mukaan kunnalliset viranomaiset ja toimielimet arkistonmuodostajia, jotka 8. pykälän mukaan ovat vastuussa arkistotoimestaan ja sen järjestämisestä. Tämän tulkinnan mukaan kunnassa on lukuisia arkistonmuodostajia. Lopputulos kunnallista arkistonmuodostajaa määriteltäessä riippuu oikeastaan siis siitä, korostetaanko arkistolain 8. vai 9. pykälää. Jos nyt katsotaan kehityslinjaa taaksepäin aina luvulle, huomataan, että tarkoituksenmukaisuus on ennenkin säännellyt kunnallista arkistonmuodostusta ja että osa-arkistoja on aina muodostettu. Kokemuksesta tiedetään myös, että tarvittaessa kunnat voivat linnoittautua itsehallintonsa suojiin ja tehdä päätöksensä myös arkistonmuodostajakysymyksessä itsenäisesti. Arkistonhoidon vastuu kunnassa Kunnallishallinnon asiakirjat koettiin niin tärkeiksi, että jo ensimmäiseen sitä koskevaan asetukseen v otettiin määräys kuntakokouksen, kunnan valtuusmiesten ja kunnallislautakunnan esimiehen vastuusta asiakirjoistaan (liite 1). Puheenjohtajien vastuullisuus säilyi myös vuoden 1898 asetuksessa ja vuoden 1917 laissa maalaiskuntain kunnallishallinnosta, ja

6 6 se otettiin mukaan myös vuoden 1917 kaupunkien kunnallislakiin. Edelleen vuoden 1948 kunnallislain mukaan puheenjohtajain tulee pitää huolta siitä, että pöytäkirjat liitteineen sekä niistä tehdyt luettelot ynnä muut asiakirjat säilytetään siten ja siinä paikassa, kuin valtuusto määrää. Puheenjohtajan on myös annettava ne kuntalaisten nähtäväksi sekä toimesta erotessaan jätettävä ne seuraajalleen ( 210). Henkilökohtaisesta arkistonhoitovastuusta puheenjohtajat vapautti vasta vuoden 1976 kunnallislaki. Siinä tunnustettiin käytännön kulkeneen kyseisen määräyksen ohi; olihan kunnankirjurienkin ohjesäännöissä lähes alusta alkaen määritelty arkistovastuu, esimerkiksi v seuraavasti: hoitaa kunnan käsikirjasto, sekä järjestää ja hoitaa kunnan arkisto ja pitää niistä luettelot. Yleiseen hallinto-organisaation kasvuun liittyvä henkilöstön lisääntyminen ja erikoistuminen oli tuonut maalaiskuntiinkin arkistonhoitajia tai ainakin henkilöstöä, joka oman toimensa ohella hoiti kunnan arkistoa. Kaupunkien pidemmälle kehittyneessä virastokulttuurissa näin oli ollut jo pitkään. Toisaalta arkistolainsäädäntökin teki pykälän tarpeettomaksi, ja viittaus siihen riitti kunnallislain säätäjälle. Puheenjohtajille ja kunnansihteereille sälytetty vastuu asiakirjoista johti siihen, että oli vaikea erottaa omia ja kunnan papereita toisistaan. Viime vuosiin asti on kuntien arkistoihin kuuluvia asiakirjoja - jopa pieniä arkistoja - varsin usein löytynyt luottamushenkilöiden kotoa. Aina ei ole edes ennätetty pelastaa arkistomateriaalia, kun perilliset ovat halunneet polttamalla tuhota aktiivin luottamushenkilön toiminnan tulokset. Puheenjohtajien arkistovastuun lisäksi kunnalliselle arkistonhoidolle on ollut leimallista valtuuston vastuu. Em. lakipykälästä vuodelta 1948 käy selville, että oli valtuuston päätettävissä, millä tavalla asiakirjoja säilytettiin. Samoin arkistotilasta päättäminen kuului valtuustolle. Myös lopullisen päätöksen tekeminen siitä, hävitetäänkö ns. tarpeettomaksi katsottuja asiakirjoja kunnan arkistosta, oli valtuuston tehtävä aina 1980-luvulle asti. Vuoden 1981 arkistolain mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuului kunnanhallitukselle. Kuitenkin kunnanvaltuuston oli määrättävä johtosäännöllä tai pysyväismääräyksellä kunnan arkistotointa johtava viranomainen. Kuntien keskusjärjestöt laativat johtosääntömallin, jonka mukaan tällaisena ohjaavana ja valvovana viranomaisena toimi kunnanhallituksen alaisuudessa kunnan keskusarkisto. Itsenäisten arkistonmuodostajien valvonnan katsottiin saavan enemmän pontta, kun takana oli organisaatio, keskusarkisto, vaikka se sitten käytännössä tarkoittikin pelkkää arkistonhoitajaa, paitsi suurimmissa kaupungeissa. Kunnan arkistotoimen järjestäminen kuuluu edelleen kunnanhallitukselle (ArkistoL 9), jolla siis on koko kunnan osalta vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Kunnan arkistotoimen hoitamisesta käytännössä vastaa kuitenkin tehtävään määrätty arkistonhoitaja ( 9; vrt. s. 4). Kunnallishallinnon alkuaikojen henkilökohtaisesta esimiesten arkistovastuusta päädyttiin 1990-luvulla arkistonhoitajan vastuuseen. Arkistolaitos ja kunnallisen arkistotoimen ohjaus Sen mukaan, miten kunnallisten arkistojen hoitoa on eri aikoina ohjattu, on maalaiskuntien arkistotoimesta Arkisto I:ssä kirjoittanut Raimo Viikki jakanut kunnallisen arkistotoimen hoidon kolmeen jaksoon: omintakeisten järjestelmien kausi ( ), Maalaiskuntien Liiton järjestelmien kausi ( ) ja arkistolain synnyttämien yleisohjeiden aika (1941-). Ennen vuoden 1939 lakia julkisista arkistoista ei Valtionarkisto voinut puuttua kuntien arkistonhoitoon. Siihen ei ollut säädännöllisiä perusteita eikä käytännön mahdollisuuksia.

7 7 Tavallaan kunnallisten arkistojen virallisena valvojana toimi maaherra, joka kuntakierroksilla tarkasti myös pöytäkirjat ja laskut ja saattoi kiertokirjeissään kiinnittää huomiota kuntien toimistokäytännöissä havaitsemiinsa epäkohtiin. Martti Itkonen toteaa v teoksessaan Kunnallisen arkiston hoito, että kuntien arkistot olivat saaneet kehittyä itsenäisesti ja että niissä oli sovellettu omatekoisia järjestelmiä usein vaihtuneiden toimihenkilöiden mielen mukaan, joten lopputuloksena onkin suorastaan kaaosmainen kirjavuus. Keskitetyn ja riittävän voimakkaan ohjauksen puutteessa arkistojen järjestelypyrkimykset olivat jääneet vaille toivottua tulosta. Huonoin tilanne oli ollut maalaiskunnissa ja, kuten on mainittu, Maalaiskuntien Liitto ottikin huolehtiakseen kuntien arkistonhoidon kehittämisen. Liitto julkaisi ohjeitaan ja tiedotteitaan Maalaiskunta-lehdessä sekä painatti niistä eripainoksia (liite 2). Ohjeiden soveltamisessa kunnissa auttoivat aluksi Liiton tilineuvojat ja myöhemmin arkistonjärjestäjät ja arkistoneuvojat. Ensimmäiseksi arkistonhoidonneuvojaksi valittiin kunnankirjuri Martti Itkonen v. 1945, ja jo seuraavana vuonna hän aloitti arkistoneuvontapäivien järjestämisen. Niiden tarkoituksena oli saada aikaan eri puolille maata malliarkistoja, joihin tutustumalla muiden kuntien arkistoja hoitavat voisivat vakuuttua järjestelmällisen arkistonhoidon merkityksestä. Maalaiskuntien Liitto suositteli v asiakirjojen ryhmittelyä mainituissa kolmessa pääosastossa asianmukaiseen järjestykseen talousarvioluokituksen perusteella. Lisäksi sidotut pöytäkirjat, diaariot, luettelot ja tilikirjat ym. vaativat muotonsa takia erityisryhmän jokaisessa osastossa. Nämä tai Liiton seuraavat, myös asiaryhmittelyyn perustuvat ohjeet ehdittiin omaksua noin 100 kunnassa ennen, kuin Valtionarkisto vuoden 1939 lain perusteella julkaisi oman arkistokaavansa noudatettavaksi kuntien arkistoissa. Laki julkisista arkistoista (18/1939; liite 1) antoi Valtionarkistolle oikeuden tarkastaa kunnallisia arkistoja ja antaa ohjeita asiakirjain hoitamiseksi. Sen suostumuksella ja valtuuston päätöksellä voitiin myös hävittää asiakirjoja ( 7). Lisäksi määrättiin, että julkisiin arkistoihin kuuluvat asiakirjat oli säilytettävä tarkoitusta varten rakennetuissa tai hyväksytyissä huoneissa, joissa asiakirjat olivat turvassa palonvaaralta, kosteudelta ja muulta pilaantumiselta ja että jokaisella julkisella arkistolla tuli olla vastuunalainen hoitaja ( 9). Tarkempia säännöksiä em. lain täytäntöönpanosta ja soveltamisesta annettiin asetuksella (85/1939), jonka mukaan tarkastuksia kunnallisissa arkistoissa oli toimitettava vähintään kerran kymmenessä vuodessa ( 3). Tarkastuskertomus annettiin tarkastettuun arkistoon, ao. maakunta-arkistoon ja Valtionarkistoon ( 2.2). Lisäksi käytäntöön vakiintui tapa toimittaa tarkastuskertomus tiedoksi ao. kunnalliselle keskusjärjestölle. Arkistohuoneet hyväksyi tarkoitukseensa joko Valtionarkisto tai maakunta-arkisto, ja kunnalliset arkistosuojat oli saatettava kuntoon viimeistään vuoden 1942 loppuun mennessä. Tätä määräaikaa Valtionarkisto saattoi kuitenkin pidentää pätevistä syistä ( 5), ja moni kunta käyttikin hyväkseen mahdollisuutta saada lykkäystä rakentamiselle. Laissa julkisista arkistoista tai sitä täydentävässä asetuksessa ei huomioitu millään tavalla kuntien omaa osuutta arkistonhoidossa, puhumattakaan siitä, että olisi puututtu niiden arkistotoimen hoitoon esittämällä käytännön vaatimuksia toimistotyölle, kuten tehtiin esim. vuoden 1982 arkistoasetuksessa ( 7). Yleisen käsityksen mukaan arkistolaitos ei voinut puuttua viranomaisen asiakirjahallintoon - modernia termiä käyttääkseni - eikä antaa ohjeita, jotka olisivat tietoisesti vaikuttaneet arkistonmuodostukseen jo toimistojen arkirutiineissa. Vasta kun asiakirjoja siirrettiin arkistoon, ne tuli ryhmitellä järjestelykaavan (arkistokaava) mukaan. Näin Valtionarkisto suositteli meneteltävän, kun se arkistonhoito-ohjeissaan v. 1941

8 8 korosti joitakin arkistonhoidollisia näkökohtia otettavaksi huomioon uuden arkiston jatkuvassa muodostamisessa. Tiukoista arkistoteoreettisista rajoituksista vapaina kunnalliset keskusjärjestöt toimivat toimistotyön rationalisoinnin puolesta. Maalaiskuntien Liitto koulutti arkistoneuvojansa työntutkijaksi ja aloitti varsinaisen työntutkimustoiminnan v. 1949, kun havaittiin maalaiskuntien konttoritoiminnan kaipaavan muutakin kehittämistä kuin opastusta arkistojen järjestelytehtävissä luvun alkuun mennessä menetelmätutkimukset ja työmenetelmien suunnittelu oli kohdistunut jo lähes kaikkiin konttoritoimintoihin kuten diariointiin, kokousasioiden valmisteluun ja esittelyyn, kokousmenettelyyn ja pöytäkirjanpitoon, päätösten täytäntöönpanoon, kirjanpitoon, tilityksiin ja arkistointiin (Maalaiskunta 6/63). Luettelosta löytyy monia toimintoja, joiden myöhemmin on katsottu kuuluvan kunnallisen arkistotoimen tai ainakin laajemman asiakirjahallinnon käsitteen piiriin. Valtionarkiston arkistonhoito-ohjeet Saamiensa laillisten valtuuksien perusteella Valtionarkisto antoi yksityiskohtaiset ohjeet (liite 2) valtion virka-arkistojen ja kunnallisten arkistojen huoneista v (uusittu v. 1960, 1979 ja 1984) ja kunnallisten arkistojen asiakirjain hoitamisesta v (muutettu v ja 1977, uusittu v. 1979, 1984 ja 1991). Arkistonhoito-ohjeet annettiin aluksi erikseen maalaiskunnille ja kaupunki-kauppalakunnille, koska liitteenä olevat arkistojen järjestelykaavat poikkesivat toisistaan. Ohjeiden mukaan kaikki kunnalliseen arkistoon kuuluvat asiakirjat oli säilytettävä, ellei laeissa nimenomaan määrätty toisin. Kuten jo aikaisemmin on mainittu, tarpeettomia asiakirjoja voitiin kuitenkin hävittää erikoisjärjestelyin, joissa lupa oli hankittava Valtionarkistolta maakunta-arkiston välityksellä. Pääpaino ohjeissa oli arkiston järjestämisessä ja luetteloinnissa, ja tässä ohjeessa Valtionarkisto ensimmäisen kerran julkaisi yleisen järjestelykaavansa, jonka mukaan arkistosarjat tuli muodostaa: A Merkintäkirjat B Luettelot ja muistiot (sekä niihin verrattavat muistiinpanot ja muistiokartat) C Pöytäkirjat D Toimitteet E Saapuneet asiakirjat F Kirjeistö (yhteissarja saapuneita asiakirjoja ja toimitteita varten) G Tilit H Sekalaisia asiakirjoja. Ilmeisesti laatiessaan valtion virka-arkistojen arkistonhoito-ohjeita Valtionarkisto huomasi, että kaavaa on laajennettava, ja antoi v lisäyksenä ja muutoksena seuraavat pääsarjat: H Omistusasiakirjat ja sopimukset I Kartat ja piirustukset J Sekalaiset asiakirjat. Vielä kerran kaavaa kunnallisia arkistoja varten laajennettiin v pääsarjoilla K, L, M, S, T ja U, ja samalla siitä poistettiin pääsarja J. Valtionarkiston antamien ohjeiden täydennykseksi kiirehti Maalaiskuntien Liitto julkaisemaan v ohjekirjasen Maalaiskuntien arkistojen järjestely ja hoito sekä v siihen liittyvän lisäjulkaisun, joka sisälsi järjestelykaavojen mallit kunnan tärkeimpien lakimääräisten viranomaisten arkistoja varten sekä käytännöllisiä ohjeita mallien soveltamiseksi arkistoon.

9 9 Seuraavana vuonna Liitto julkaisi lomakemuodossa kunnallisten arkistojen standardijärjestelykaavat, jotka oli tarkoitettu lopullisina järjestelykaavoina käytettäväksi: lomakkeen yläreunaan jätetylle tyhjälle riville ei tarvinnut lisätä kuin kunnan nimi ja arkiston sisällysluettelo oli valmis. Jokaiselle hallintokunnalle ja yksittäisviranomaiselle tai jopa 30 kansakoululle ja 17 kirjastolle oli oma lomakkeensa. Jos kunnissa olisi muilta töiltä ennätetty kiinnittää riittävästi huomiota ja resursseja arkistojen järjestämiseen, olisi meillä nyt satoja samanlaisia standardikunnanarkistoja. Pyrkimys vapaasti muodostuneiden arkistojen yhdenmukaistamiseen oli suuri. Valtionarkisto ehdotti ohjeessaan, että vuodenvaihde olisi rajana kuntakokouksen/ kunnallislautakunnan (I) ja kunnanvaltuuston/kunnallislautakunnan (II) arkistoille ja että seuraavan ryhmän (III) muodostaisivat vakinaisten elinten, lautakuntien ja viranomaisten arkistot ja vielä yhden ryhmän (IV) tilapäisesti asetettujen lautakuntien, toimikuntien ja valiokuntien arkistot. Käytännössä maalaiskuntien arkistoihin on sovellettu seuraavaa Maalaiskuntien Liiton luomaa systematiikkaa: I Kunnanvaltuuston/kuntakokouksen/kunnallislautakunnan vanhin arkisto II Kunnanvaltuuston/kunnanhallituksen myöhempi arkisto III Vakinaisten lautakuntien ja muiden viranomaisten arkistot IV Lakkautettujen hallintoelinten arkistot. Ensimmäisen (I) arkistojakson pitäisi sisältää arkistoainekset kunnan perustamisesta siihen vuoteen, jolloin kunnassa on ryhdytty soveltamaan arkistolain mukaista järjestelmää. Martti Itkosen mukaan se on tapahtunut joko v tai sen jälkeen. Tosiasiassa niin Maalaiskuntien Liiton asiapohjaisen kuin kuntien omintakeistenkin järjestelmien mukaan ryhmitellyt arkistot on järjestetty useimmissa kunnissa uudelleen noudattaen Valtionarkiston arkistokaavaa. Harmi on historiantutkijain, kuten Raimo Viikki toteaa. Lisäksi systematiikkaan kuuluu, että arkistot on numeroitu ryhmissä III (1-42) ja IV (1-9), esim. III.12 on kansakoululautakunta ja III.15 terveydenhoitolautakunta tai III.17 lastenvalvoja. Kunnan arkistonhoitajasta saattaa omassa keskusarkistossa esiintyvä numerointi tuntua oudolta - tosin hän lienee siihen tottunut -, mutta sillä on tämä historiallinen taustansa. Arkiston järjestäminen Tämän esityksen pääasiallisesti käsittelemänä ajanjaksona (ennen 1980-lukua) kunnallisen arkistonhoidon tarkoituksena oli asiakirjojen säilyttäminen turvallisesti ja arkistoainesten saattaminen käyttökelpoiseen järjestykseen, mikä tapahtui järjestämällä asiakirjat annettujen mallikaavojen mukaisiin sarjoihin. Lisätavoitteeseen eli tarpeettomiksi katsottujen asiakirjojen hävittämiseen kiinnitettiin huomiota vasta ajanjakson loppupuolella, 1970-luvulla. Järjestämiseen yleensä liitettävälle asiakirjojen luetteloinnille kunnilla oli aivan omat perusteensa: kunnallisten toimielinten puheenjohtajien velvollisuuksiin kuulunut vaatimus, että he erotessaan jättivät pöytäkirjat ja muut asiakirjat seuraajalle, oli pakottanut edes jotenkin luetteloimaan arkiston jo 1800-luvun lopulta lähtien. Alkuaan nämä inventointi- tai luovutusluettelot laadittiin ilmeisesti sen mukaan, missä järjestyksessä asiakirjat sattuivat hyllyillä olemaan, kunnes aineiston määrän lisääntyminen pakotti ryhmittelemään samantyyppiset asiakirjat yhteen ja järjestämään ne ryhmissä aikajärjestykseen. Kaikki toiminnassa tarvittava aineisto alkuperäisistä asiakirjoista julkaisuihin luetteloitiin. Sidottuja säädöskokoelmia onkin ollut viime vuosiin asti lähes mahdoton saada pois arkistotilasta muualla säilytettäväksi, olipa tila kuinka ahdas tahansa.

10 10 Aluksi kuntien omien arkistojärjestelmien ryhdistäjäksi Maalaiskuntien Liitto oli tarjonnut jo aiemmin mainitun asiapohjaisen järjestelmänsä eli arkistohakemistonsa kahtena versiona. Niistä nuoremmassa pyrittiin keskitettyyn arkistonhoitoon yhtenäisen arkistokaavan avulla. Sen mukaan sidokset ryhmiteltiin I:een ja tilastot ja vuosikertomukset IX:een pääsarjaan sekä muut asiakirjat tehtävän/asian mukaan pääsarjoihin II-VIII. Organisaatio otettiin huomioon vasta sarjojen kohdalla siten, että pääsarjat jakaantuivat kohtiin: terveys- ja sairashoidon neljästä kohdasta aina yleisen kunnallishallinnon 27 kohtaan. Vajaa viidesosa kunnista ennätti saattaa arkistonsa järjestykseen mainittujen järjestelmien mukaan, ennen kuin kunnallisia arkistoja ryhdyttiin 1940-luvulla järjestämään Valtionarkiston ohjeen mukaan Maalaiskuntien Liiton sovelluksena ja sen tarmokkaalla avulla. Kunnat tarttuivat hanakasti Liiton tarjoamaan mahdollisuuteen saada ulkopuolinen arkistonjärjestäjä saattamaan kunnan vanha arkisto lain vaatimaan kuntoon. Toimeksiantoja oli enemmän kuin ehdittiin tehdä ja jonotusaika venyi pitkäksi. Martti Itkonen saikin aiheen kirjoittaa Maalaiskunnassa v ymmärtävänsä ulkopuolisen tilapäisavun käyttämisen vanhojen, vuosikymmenien aikana kertyneiden asiakirjojen järjestelyssä... Sen sijaan ei voida pitää hyväksyttävänä, että kerran järjestetyn arkiston hoito lyödään laimin, josta on seurauksena, että nyt puheenaolevaan ulkopuoliseen apuun joudutaan turvautumaan muutamien vuosien väliajoin uudelleen. Monet kunnat kuitenkin menettelivät juuri näin, ja tilasivat arkistonjärjestämisavun Maalaiskuntien Liitolta/Suomen Kunnallisliitolta. Kuntien arkistoissa tämä ulkopuolinen apu on näkynyt siten, että tärkein eli valtuuston/hallituksen arkisto on saatettu katkaista useampaan kuin ohjeissa suositeltuun kahteen osaan. Tällaista järjestämisen yhteydessä tapahtunutta arkiston katkaisemista ei voi selittää sillä yleisesti hyväksytyllä syyllä, että arkistonmuodostajan organisaatio tai tehtävät olisivat muuttuneet; nehän pysyivät ennallaan vielä pitkään luvulle asti. Eivät ne tosin olleet muuttuneet 1940-luvullakaan, jonne sijoittui ensimmäinen katkos; silloinkin vain ohjeet muuttuivat. Arkistonjärjestäminen näyttää kunnissa aktivoituneen aina silloin, kun ylemmältä tai ulkopuoliselta taholta on tullut uusia ohjeita - tai kun yleisarkisto on ilmoittanut arkistontarkastuksesta. Toisena selityksenä katkoksille on se, että kunnantoimistossa ulkopuoliselle arkistonjärjestäjälle yksinkertaisesti osoitettiin tietty asiakirjakokonaisuus, joka oli kertynyt sitten viime järjestämisen, ja pyydettiin häntä selvittämään syntynyt sotku. Arkistointi ja kirjaaminen Perinteisistä tiedonhallintamenetelmistä arkistointi, itse asiakirjojen sijoittaminen järjestelmällisiin ryhmiin, ja kirjaaminen, järjestelmällinen viitemerkintöjen teko asioista/asiakirjoista, ovat olleet käytössä kunnanvirastoissa tiukasti toisiinsa kietoutuneina. Kun Valtionarkiston ohjeissa varovasti viitattiin uuden arkiston muodostamisessa varteenotettaviin arkistonhoidollisiin näkökohtiin, antoi Maalaiskuntien Liitto kaikissa arkistonhoito-ohjeissaan alusta lähtien neuvoja keskeneräisten tai parhaillaan kertyvien asiakirjojen ja käsiarkiston hoitamiseksi. Kaikissa niissä tähdättiin siihen, että annettujen arkistohakemistojen (järjestelykaavojen) ryhmittelyä noudatetaan jo työhuoneissa asiakirjoja ryhmiteltäessä ja että asiat vähintäinkin kirjataan, muista rekistereistä tai luetteloista puhumattakaan. Kirjaaminen Jo kunnallishallinnon alusta lähtien asiakirjoja on merkitty päiväkirjoihin, epäilemättä valtion virastojen esikuvien mukaan. Saattoipa hallintoa tarkastava maaherra pitää epäkohtana, jos kunnassa ei käytetty kirjediaaria: Turun ja Porin läänin maaherra korosti kiertokirjeessään v sitä, ettei kirjediaaria voinut puuttua virastolta, joka vähänkään tahtoo pitää virkakir-

11 11 jeenvaihtonsa järjestyksessä. Valtion virkamies oli tottunut asioiden täsmälliseen muistiin merkitsemiseen eikä voinut ymmärtää ilmeisesti pääasiassa luottamushenkilövoimin hoidetun hallinnon leväperäisyyttä tässä asiassa. Niin vuoden 1922 kuin vuoden 1925 MKL:n ohjeissa mainitaan järjestetyn arkistonhoidon edellyttävän asialuettelon, diarion pitoa: Jokainen kunnalliselle hallintokunnalle saapunut ja sen omasta alotteesta lähetetty kirje tahi asiapaperi merkitään heti asialuetteloon. Samalla se tuli varustaa juoksevalla numerolla ja viittauksella arkistokohtaan, joka saatiin arkistohakemistosta. Niin kauan kuin asiaa käsiteltiin, asiakirjat säilytettiin erityisissä kirjeenjärjestelykoteloissa em. numerojärjestyksessä, ja kun asiakirjat olivat valmiit talletettaviksi arkistossa, ne lajiteltiin niihin merkittyjen arkistokohtien perusteella ja arkistoitiin. Asialuetteloon tehtiin merkinnät asian aiheuttamista toimenpiteistä ja mahdollinen vastauskirje merkittiin läheteluetteloon (postikirja), mutta varsinaisen asianumeronsa sekin sai asialuettelon perusteella. Tässä järjestelmässä saapuneet ja lähetetyt kirjeet arkistoitiin yhteen dossiereiksi. Jälkimmäisissä ohjeissaan v Maalaiskuntien Liitto kehotti kuntia lisäksi arkistoluettelon käyttöön. Ko. luettelon tuli muodostua arkistohakemiston mukaan ryhmitellyistä korteista, joihin merkittiin käsitellyt asiat ja asiakirjojen sijainti arkistossa. Kortiston oli määrä toimia myös sidottujen pöytäkirjojen asia- ja päätöshakemistona, joten asian käsittelypykäläkin oli kortille merkittävä. Tästä kortistosta muodostui sittemmin pöytäkirjahakemistojen toinen päätyyppi, toisen ollessa kiinteästi pöytäkirjaan sidottu luettelo käsitellyistä asioista. Kuntien tiedonhallinnassa aikajärjesteiset pöytäkirjat ovat aiheuttaneet päällekkäistä toimistotyötä, koska tärkeimpien päätöksentekoelimissä käsiteltyjen asioiden löytämiseksi tarvitaan erilaisia hakemistoja: pöytäkirjassa aikaan sidottuja asioita on etsitty - ja etsitään - asiapohjalta. Martti Itkonen sovelsi ilmeisesti työntutkimuksen kokemuksia, kun hän teoksessaan v kehotti yhdistämään diaarin ja pöytäkirjahakemiston ja julkaisi asiaryhmittelyn ko. kortistoa varten. Vaikka kunnilla ei ole ollut kirjaamispakkoa, ts. laeissa tai asetuksissa ei siitä ole ollut säännöksiä, on kirjaamista kuitenkin pidetty velvollisuutena, joka on hoidettava. Se on yleensä perustunut eri viranomaisille, mm. kunnankirjuri, -lääkäri, -kätilö, huoltosihteeri, ulosottomies, annettujen ohje- ja johtosääntöjen määräyksiin. Mallisääntöjen takana puolestaan olivat kunnalliset keskusjärjestöt. Kirjaamismenettely muodostui aikaa myöten niin suuritöiseksi, että Martti Itkonen ehdotti jo v kirjaamistyön yksinkertaistamista esim. jakamalla kunnallisen viranomaisen kirjeenvaihto kahteen tärkeysluokkaan ja jättämällä vähemmän tärkeät kokonaan kirjaamatta (jopa % koko kirjeenvaihdosta); tärkeitä olivat kokouskäsittelyn vaativiin asioihin liittyvät asiakirjat. Entistä selkeämmin hän seuraavassa kirjassaan v kehottaa kirjaamisen supistamiseen välttämällä moninkertaista rekisteröintiä, arvioimalla asioiden tärkeyttä ja arkistoimalla asiakirjat mahdollisuuksien mukaan niin, että ne muodostavat itsessään hakemiston. Kirjaamisen vähentämiseen ja tarkoituksenmukaisuuteen kiinnitettiinkin huomiota, ja luvulla kunnalliset keskusjärjestöt julkaisivat Diariointioppaan oikaistakseen vääriä käsityksiä kirjaamisen luonteesta... muotosidontaisena toimintana, jossa ei olisi soveltamismahdollisuuksia. Diariointiopas suositteli asiaryhmityksen käyttöön ottamista kirjaamisessa ja tarjosi valmiin asiaryhmityskaavan. Kunnissa sitä kuitenkin vierastettiin kaksijakoisuutensa (päämäärä- ja aputoiminnot) ja yksityiskohtaisuutensa takia. Oppaassa julkaistiin luettelo kirjaamatta jätettävistä asiakirjaryhmistä ja ehdotettiin mahdollisuutta käyttää asiaryhmityskaavaa kirjeenvaihdon arkistoinnissa ilman diaaria. Valtionarkisto oli saanut tilaisuuden lausua mielipiteensä kunnallisten viranomaisten kirjaamispulmista, kun Maalaiskuntien Liitto oli asiaa tiedustellut v. 1949: kunnallisia viran-

12 12 omaisia ei olisi kehoitettava suorittamaan kirjaamistyötä laajemmassa mitassa kuin se käytännölliseltä ja arkistonhoidolliselta kannalta osoittautuu välttämättömäksi tai ilmeisesti tarkoituksenmukaiseksi. Varovasti diaarinpidon supistamiseen tuli kuitenkin suhtautua, mutta päällekkäisestä luetteloihin merkitsemisestä voitiin luopua. Vielä uudestaan 1970-luvulla Valtionarkisto tähdensi, ettei kiertokirje n:o 2 sisältänyt yleistä kirjaamisvelvoitetta, vaan kirjaamisen laajuus oli viranomaisen itsensä harkittavissa. Kunnat ovat 1980-luvulta lähtien pyrkineet suhtautumaan kirjaamiseen rationaalisemmin; se on vähitellen mielletty toiminnoksi, josta saa itse päättää. Kirjattavan aineiston määrää on vähennetty ja tämä pienempi määrä on jaettu eri hakemistojen kesken niin, ettei mikään niistä paisuisi ylivoimaisen suureksi hallita. On myös hyväksytty ajatus, että järjestelmällisesti arkistoidut asiakirjat sinänsä muodostavat hakemiston, jolloin perinteisen manuaalisen kirjaamisen supistaminen on koettu tarkoituksenmukaiseksi. - Elektronisen arkiston ja sähköisen tiedonhallinnan kannalta myös kirjaaminen ja kirjaamistarve on arvioitava uudelleen. Arkistointi Asiakirjojen käsittely asioiden vireilläolon aikana ja niiden liittäminen arkistoon on tapahtunut kunnissa aina 1920-luvulta lähtien malliryhmittelyn perusteella, ensin MKL:n ja sitten Valtionarkiston mukaan. Lisäksi mallikaavoille on ollut tyypillistä tavaton hienojakoisuus ja yksityiskohtaisuus: Valtionarkiston ohjeissa jakaantui raastuvanoikeuden ja maistraatin yhteisarkiston A-pääsarja 34 sarjaan, joten aakkoset jouduttiin jo aloittamaan uudestaan alusta (a-ö, aa-af). Samoin saapuneiden asiakirjojen E-sarjassa tarvittiin kirjaimet a:sta y:hyn ja arvattavastikin iso kokonaisuus, saapuneet kirjeet, muodosti ryhmittelyssä vain yhden sarjan Eb. Maalaiskuntien Liiton mainituissa standardikaavoissa kunnanvaltuuston/kunnallishallituksen yhteisarkiston E-sarja jakaantui 40 sarjaan ja alasarjaan, joita merkittiin kirjaimilla ja numeroilla (Eb1f, maatalousministeriön kirjeet, Eb9 Maalaiskuntien Liiton kirjeet). Aikaisemmin on jo viitattu Maalaiskuntien Liiton työntutkimustoimintaan, joka nimenomaan kohdistui toimistorutiineihin. Työntutkimuksen tuloksia julkaistiin erityisessä tiedotuslehdessä sekä kirjoina. Teoksessaan Kunnallisen arkiston järjestäminen v Martti Itkonen pääsee vanhan arkiston järjestelyyn vasta (s. 169), kun hän on ensin selostanut, miten parhaillaan kertyvien asiakirjojen hoito organisoidaan edellä hahmoitetulla tavalla uuden järjestelmän mukaisesti. Tässä uudessa järjestelmässä, joka kohdistui toimistossa tapahtuvaan asiakirjojen käsittelyyn, näytteli merkittävää osaa Valtionarkiston järjestelykaava. Ristiriitaa ei nähty siinä, että alunperin jo muodostuneiden arkistojen ja asiakirjakokonaisuuksien järjestämiseen tarkoitettua ohjetta käytettiin asiakirjojen ryhmittelyyn jokapäiväisessä työssä. Arkistokaava otettiin entisen mallin tilalle ja se alkoi ohjata asiakirjojen sijoittamista sarjoihin jo käsiarkistossa. Tärkein säilytysjärjestys on ilman muuta ollut aikajärjestys; pöytäkirjat ja tiliasiakirjat on säilytetty aikajärjestyksessä, samoin asiaryhmittäin tai arkistokaavan mukaan ryhmitellyt asiakirjat omissa sarjoissaan. Kirjeenvaihto on yleisimmin jaettu kahtia niin, että kirjetoisteet on säilytetty aikajärjestyksessä (D-sarja) ja saapuneet kirjeet lähettäjän, so. vastapuolen, mukaan ryhmiteltyinä (E-sarja). Vaihtoehtona on ollut muodostaa asia-akteja ja arkistoida ne F-pääsarjaan lähettäjän mukaan. Olipa diaari kronologinen tai asiaryhmitteinen, arkistointi tapahtui pääsääntöisesti lähettäjittäin, ja asiakirjat saivat jo kirjattaessa erityisen arkistomerkin eli em. sarjatunnuksen. Diaarin ja arkistointijärjestelmän yhteys turvattiin merkitsemällä mainittu arkistomerkki myös diaariin. Vielä hitaammin kuin asiadiaarin käyttöön on kunnissa siirrytty pois saapuneiden lähettäjänmukaisesta ja omien kirjetoisteiden aikajärjesteisestä säilyttämisestä, mutta vähitellen kirjeenvaihdon asiaryhmittäinen arkistointi on voittanut alaa.

13 13 Kun arkistokaavassa ei selkeästi ollut pääsarjaa tai sarjaa kaikille niin kutsutuille kunnan omille asiakirjoille (esim. muistiot, suunnitelmat, raportit) ja kun sellaisia asiakirjanimikkeitä alkoi olla yhä enemmän, joille oli vaikea löytää paikkaa, totuttiin kunnanvirastoissa käyttämään H-pääsarjaa eräänlaisena kaatopaikkana. Siihen tehtiin uusia alasarjoja käytännössä aivan liikaa ja kokonaisuuden kannalta merkityksettömille asiakirjoille. Myöhemmin (1977) arkistokaavaan lisättiinkin sarjoja (K-U) lähinnä arkistonmuodostajan sisäisille asiakirjoille. Käytännössä ryhmittely tuli entistä sekavammaksi, kun vanhat H:n sarjat jäivät käyttöön uusien rinnalle. Se erikoislaatuisuus, että kunnan toiminnassa yhdistyvät demokraattista päätösvaltaa käyttävä luottamushenkilöorganisaatio ja viranhaltijaorganisaatio ja että kunnallinen päätöksenteko tapahtuu pääasiassa kokouksissa, on painanut oman leimansa kunnallisiin arkistoihin: niiden tärkeimmät asiakirjat ovat luottamuselinten kokouksissa pidetyt pöytäkirjat. Pöytäkirjajärjestelmään liittyvät myös kuntien suurimmat arkistointiongelmat, koska siihen liittyy paljon päällekkäistä säilyttämistä ja rekisteröintiä. Asioiden valmistelussa tarvittavista asiakirjoista on totuttu tekemään pöytäkirjanliitteitä, ja joko sitomaan ne pöytäkirjan yhteyteen tai säilyttämään erillisinä asiakirjavihkoina. Erillisenä sarjana säilytettäessä ne ovat olleet joko käsittelypykälän tai diaarinumeron osoittamassa järjestyksessä. Kopiokoneiden yleistyttyä samat asiakirjat löytyvät niin liitteinä kuin saapuneina asiakirjoina omista sarjoistaan. Myös omat talousarviot ja kunnalliskertomukset arkistoitiin yleensä moneen kohtaan: niillä oli vanhastaan paikkansa arkistokaavassa ja kuitenkin kokouskäsittely teki niistä myös pöytäkirjanliitteitä. Pöytäkirja onkin pahimmillaan ollut arkisto arkistossa. Vähitellen on kunnanvirastoissakin siirrytty henkilöasiakirjojen säilyttämiseen henkilöakteina aakkosjärjestyksessä. Ensimmäisen kerran tapa mainitaan v Maalaiskuntien arkistojen järjestely- ja hoito-ohjeissa, ja kyseessä ovat huoltolautakunnan (nyk. sosiaalilautakunta) avustuksen varassa elävien henkilöiden asiakirjat, olivatpa ne minkälaisia tahansa. Kun huoltolautakunnan tehtävät lisääntyivät 1940-luvulla ja huollon tarpeessa olevien määrä kasvoi, oli heitä koskevia asiakirjoja entistä vaikeampi pitää järjestyksessä. Niinpä aakkosjärjestyksessä säilytettävien asiakasaktien käyttämistä suositeltiin myös v annetussa sosiaaliministeriön huoltoarkistojen ja -toimistojen hoitoa koskevassa kiertokirjeessä. Kuntiin ehdotettiin yhden kaikki huoltolajit kattavan aakkosellisen asiakasaktisarjan perustamista ja kaupunkeihin aakkosellisia henkilöaktisarjoja huollonhaaroittain. Erityistä etua tästä säilytystavasta saataisiin juuri jokapäiväisessä työssä, kun tarvittavat asiakirjat löytyisivät käsiarkistovaiheessa nopeasti. Arkistoa varten oli asiakasakteista annettava omat ohjeensa, koska sisältäpäin kasvava aakkosjärjesteinen sarja oli mahdoton arkistoitava: alati molempiin suuntiin kasvavasta sarjasta ei koskaan muodostuisi täysin valmiita arkistoyksiköitä, toteaa Martti Itkonen. Asiakirjavihot olisikin parasta poistaa arkistoon huollon päättymisajan mukaan, silloin sarjojen kypsyminen tapahtuisi luonnollisesti ja arkistoluettelon täydentäminen olisi helppoa. Henkilön asiakirjavihon löytymisen arkistosta varmisti se, että huollettavista oli pidettävä useita kortistoja ja luetteloita, joista huollon päättymisen saattoi tarkistaa, eikä erillistä hakemistoluetteloa siis tarvinnut tehdä. Kuntayhtymien ylläpitämissä sairaaloissa ja terveyskeskuksissa on potilasasiakirjat totuttu säilyttämään syntymäaikaan perustuvan ryhmittelyn mukaisesti. Käytettäessä päivää ensimmäisenä perusteena sijoitetaan ensimmäisiksi kaikki ensimmäisenä päivänä syntyneet ensin kuukauden ja sitten vuoden mukaiseen järjestykseen. Tällöin potilasarkiston tarvitsema tila voidaan jakaa etukäteen 30:een yhtä suureen osaan, jolloin tilan käyttö saadaan näin tehok-

14 14 kaammaksi kuin puhdasta kronologista arkistointijärjestystä käytettäessä. Tämäkin säilytystapa vaatii tuekseen rekisterin, josta nimen perusteella löytyy ao. syntymäaika. Asiakirjojen seulonta ja hävittäminen Vuoden 1939 laki julkisista arkistoista korosti asiakirjojen säilyttämistä, huolimatta mahdollisuudesta hävittää tarpeettomaksi katsottuja asiakirjoja Valtionarkiston luvalla ja kunnanvaltuuston päätöksellä ( 7). Selkeitä ohjeita siitä, miten asiakirjojen erottelu säilytettäviin ja hävitettäviin tulisi suorittaa, ei ollut eikä pitkään aikaan oikein tietoa siitäkään, mitkä olisivat tarpeettomia asiakirjoja. Tosin Valtionarkiston ohjeissa v mainittiin, että asiakirjat, joiden pysyvä säilyttäminen selvästi näyttää tarpeettomalta, on mikäli mahdollista koetettava arkistojärjestelykaavan puitteissa koota omiksi selvästi eroitettaviksi alaryhmikseen, jotta niitä ei tarvitse poimia yksitellen eri ryhmistä, kun niiden hävittäminen aikanaan mahdollisesti tulee suoritettavaksi. Ennakkoseulonnan siemen oli jo itämässä, mutta kaikki asiakirjat oli kuitenkin järjestettävä arkistoon ja luetteloitava. Ensimmäisen kerran arkistokaava julkaistiin säilytysajoilla varustettuna, kun kansanhuoltoministeriö antoi v ohjeensa kansanhuoltolautakuntien arkistojen säilytystä, hoitoa ja järjestämistä varten. Asiakirjasarjojen säilytysajat vaihtelivat kahdesta vuodesta kymmeneen, paitsi pysyväisesti säilytettäviä. Asiakirjojen hävittämisajatus oli kuitenkin niin vieras, ettei hävittämistä välttämättä toimeenpantu: monessa kunnassa kansanhuollon asiakirjat kyllä eroteltiin jyviin ja akanoihin mutta akanat kannettiin sitten navetanvintille, mistä niitä on nyt kymmenien vuosien kuluttua löytynyt. Niin kauan kuin hävittämisen mahdollisuudesta huolimatta kaikki asiakirjat ensin säilytettiin käsiarkistossa ryhmiteltyinä arkistokaavan mukaan ja sitten järjestettiin varsinaiseen arkistoon ja vielä luetteloitiin, ei seulontaa ohjeista huolimatta juurikaan toteutettu. Sitä paitsi järjestelykaavamallit oli tehty säilyttäviksi: esimerkiksi yleis- ja kiertokirjeille ei ollut omaa sarjaa ennen kuin v:n 1982 arkistokaavamalleissa; eipä niille ollut hävittämislupaakaan ennen vuotta Poikkeuksena oli em. sosiaaliministeriön ohje vuodelta 1950, jossa ministeriön omat kiertokirjeet noteerattiin annetussa järjestelykaavassa erikseen, koska vanhentuneilla kiertokirjeillä ei ole vastaavaa arkistoarvoa kuin mikä oli niiden käyttöarvo kunnissa. Julkaisussaan Kunnallisen arkiston hoito (1950) Martti Itkonen luettelee jo runsaasti asiakirjanimikkeitä, jotka mahdollisesti tulevat olemaan hävitettävien listalla, ja ilmoittaa, että Maalaiskuntien Liitto on tehnyt Valtionarkistolle esityksen yleisen hävittämisluvan saamiseksi, joten kuntien ei tarvitse eri anomuksia tehdä. V julkaistiinkin Valtionarkiston yleisohjeet erinäisten kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä sisäasianministeriön päätöksenä. Myös muut ministeriöt ja niiden alaiset keskusvirastot julkaisivat kunnallisia asiakirjoja koskevia säilytysaikapäätöksiään saatuaan niille ensin Valtionarkiston suostumuksen. Omat kunnallisiin arkistoihin kuuluvia asiakirjoja koskevat säilytysaikaohjeensa Valtionarkisto julkaisi vasta v Kunnallisen organisaation moniportaisuus ja toimintaperiaate asioiden käsittelyssä on johtanut siihen, että samoja asiakirjoja on tarvittu monissa viranomaisissa ja kaikilla tasoilla. Tästä on seurannut asiakirjojen moninkertainen säilyttäminen kunnan keskusarkistossa, jonne arkistonmuodostajat siirtävät asiakirjansa lopullista säilyttämistä varten. Kun jokaista kunnan viranomaista on pidetty tiukasti omana itsenäisenä arkistonmuodostajana, jolla on ollut asiakirjojensa ryhmittelyyn oma, kaikki arkistosarjat sisältävä järjestelykaava, ei ole ollut tarvetta pohtia säilyttämistä keskusarkiston kannalta. Vasta kokonaisvaltaisten, kunnan eri viranomaiset kattavien arkistonmuodostussuunnitelmien laatiminen paljasti päällekkäisen säilyttämisen - ja myös (tarpeettoman) päällekkäisen asiakirjojen laatimisen ja kopioinnin.

15 15 Lopuksi Huolimatta asiakirjojen määrän jatkuvasta ja yhä kasvavasta lisääntymisestä on hävittämisen ajatus tuntunut kunnallisista virkamiehistä vieraalta aina näihin päiviin asti. Asiakirjojen eriarvoisuus ja siitä johtuva seulonta on kyllä konkretisoitunut arkistonhoitajille, mutta ei välttämättä valmistelijoille, esittelijöille ja puheenjohtajille, jotka ovat vastuussa esim. pöytäkirjoista. Kun seulonnan toimeenpanon vaikeus on kunnassa kulminoitunut pöytäkirjajärjestelmään ja siihen liittyviin asiakirjoihin, käsittelen tätä yksityiskohtaa vähän laajemmin. Paitsi pöytäkirjojen sisältöön em. vastuu pöytäkirjasta vaikuttaa myös siihen, millä tavalla ne tehdään: mitä asiakirjoja nimetään liitteiksi ja mitkä ovat vain valmistelun pohja-aineistoa. Liitteet ovat aina osa päätöstä ja kuuluvat siis juridisesti pöytäkirjaan, kun taas valmisteluaineistona käytettyjä asiakirjoja voidaan myöhemmin hävittää, mikäli ne ovat määräajan säilytettäviä. Liitettä ei voi hävittää, olipa asiakirjan säilytysaika kuinka lyhyt tahansa. Pöytäkirjan tekninen tekotapakin vaikuttaa säilyttämiseen: valmisteluaineistoa ei voi hävittää, jos se sidotaan yhteen pöytäkirjan kanssa. Voimassa olevat säilytysaikaohjeet kuitenkin mahdollistaisivat tehokkaan seulonnan, koska kaikki asiakirjat, joiden olennainen tietosisältö löytyy pöytäkirjoista, voitaisiin hävittää. Riittävien tietojen välittäminen käsiteltävistä asioista luottamushenkilöille esitetään usein perusteeksi sille, että pöytäkirjaan on otettu liitteeksi asiakirjoja, joiden tieto voitaisiin referoida pykälän esittelyosassa. Kunnissa on myös ollut käytössä lukuisa määrä erilaisia pöytäkirjajärjestelmiä perusmuotoisesta täydentyvään esityslistapöytäkirjaan ja kaikista on siirtymävaiheessa jäänyt jäänteitä seuraavaan. Teknisten laitteidenkin kehitys näkyy kuntien pöytäkirjoissa: kopiokone toi leikkaa ja liimaa -systeemin pöytäkirjan tekotavaksi, kun se säästi uudelleenkirjoittamisen vaivalta. Kun ensimmäisten kopiokoneiden arkistokelpoisuus on ollut kyseenalainen, jouduttiin v Valtionarkiston hävittämispäätöstä tehtäessä toteamaan, että tahatonta asiakirjojen häviämistä oli tapahtunut tai että se ainakin uhkasi. Päätöksessä nimittäin annetaan ehdollisesti lupa hävittää sellaisia asiakirjoja, joista on kirjoitusjälki saattanut hävitä ajan mittaan siinä määrin, että asiakirjojen tulkitseminen ei ole enää mahdollista. Arkiston kannalta ja seulonnan näkökulmasta nykyisin käytössä oleva täydentyvä esityslistapöytäkirja on mitä epärationaalisin. Asiaa käsiteltäessä valmistelussa tehty asian esittelyosa kertaantuu jokaisen asiaa käsittelevän hallintoelimen pöytäkirjassa ja lisäksi jokainen elin lisää pöytäkirjaan mahdollisen lisävalmistelunsa, jos sitä tarvitaan, ja ainakin oman esittelynsä ja päätöksensä. Kun asiaa siirretään kokouksesta toiseen pöytäkirja kasvaa uusilla käsittelymerkinnöillä sen lisäksi, että edellisiä vaiheita kuljetetaan mukana. Tämä kaikki siksi, että kokouksissa asian vaiheet olisivat käsillä. Kun järjestelmää markkinoitiin 1980-luvulla, korostettiin valmistelun luotettavuutta, luottamusmiesten tiedonsaantia ja mahdollisuutta kehittyneen toimistotekniikan käyttöön; päällekkäisen tiedon kertymisestä arkistoihin kukaan ei ollut huolissaan. Kunnallisten viranomaisten arkistonhoidolla on ollut aina selkeä säädöspohja joko kunnallishallintoa koskevissa tai arkistolaeissa. Itsehallinnolliset kunnat ovat myös aina säilyttäneet itse vanhat asiakirjansa kunnan keskusarkistossa toisin kuin valtion viranomaiset, joilla on siirtovelvollisuus arkistolaitokseen. Toki kunnillakin on mahdollisuus eri sopimuksesta tallettaa asiakirjojaan arkistolaitokseen. Kuntien asiakirjahallintoon on vaikuttanut erityisesti kuntien keskusjärjestöjen toiminta mm. toimistotyön rationalisoinnin edistämiseksi. Keskusjärjestöt ovat julkaisseet malleja kaikilta

16 16 ajateltavissa olevilta toimistotyön aloilta, laatineet lomakkeita työnkulkujen standardisoimiseksi ja pitäneet kunnantoimistot tietoisina viimeisimmästä konttoritekniikasta. Jo 1920-luvulta lähtien kunnat tottuivat myös arkistonhoidossa soveltamaan malleja. Jotta Maalaiskuntien Liiton ohjeita asiakirjojen ryhmittelystä olisi ollut helpompi noudattaa asioiden käsittelyvaiheessa, myytiin kunnille erityisiä käsiarkistokaappeja. Niissä oli riittävä määrä lokeroita asiaryhmitteisen arkistoinnin toteuttamiselle ja lisäksi paikka myös sidoksille. Uusien ohjeiden myötä olisivat uudet kaapit olleet tarpeen, mutta niitä ei ollutkaan. Sen sijaan oli alati kasvava määrä asiakirjoja ja jatkuvasti lisääntyvä asiakirjanimikkeiden tulva. Molemmat vaikeuttivat asiakirjojen sijoittamista omille paikoilleen, kun mallikaavat eivät pysyneet menossa mukana. Monessa kunnassa päällekkäisten ohjeiden soveltaminen aiheutti sekavuutta niin käsiarkistossa kuin varsinaisessa arkistonhoidossa, ja ulkopuolisen arkistonjärjestäjän apu toi vain hetkellisen helpotuksen. Kun ulkopuolinen järjesti arkiston, ei kunnassa ollut ketään asiaan perehtynyttä eikä yhteyttä jokapäiväisen työn ja arkiston välille päässyt syntymään. Vuosikymmenten aikana oli totuttu, että arkisto vaatii oman järjestämistyönsä, eikä ratkaisuksi aivan helposti tarjoutunut mahdollisuus, ettei asiakirjoja tarvitse järjestää uudestaan arkistoa varten. Arkistokaavakin saattoi joustaa tai antaa periksi jopa niin, ettei muiden kuin arkistonhoitajan tarvinnut sitä tuntea. Asiakirjojen käsittelymenetelmät olivat perinteisiä ja asioiden rekisteröinti usein päällekkäistä moneen rekisteriin sekä arkistotoimen hoito päätearkistonhoitoa aina 1980-luvulle asti. Vasta vuoden 1981 arkistolaki ja siihen liittyvä arkistoasetus asettivat viranomaisen arkistotoimen hoidolle sellaisia konkreettisia vaatimuksia, että jokapäiväistä työtä ja totuttuja asiakirjojen käsittelytapoja oli vähitellen muutettava. Tarpeetonta kirjaamista tuli välttää, diaarin oli toimittava arkistohakemistona ja eriarvoiset asiakirjat oli pidettävä erillään toisistaan. Asiakirjahallinto ja arkistonhoito kohtasivat.

17 17 Kirjallisuutta Diariointiopas. Suomen Kunnallisliitto - Suomen Kaupunkiliitto. Vantaa Hannus, Arno, Uusi kunnallislaki. Suomalaisen lakimiesyhdistyksen julkaisuja B-sarja N:o 176.Porvoo Harjula, Heikki - Prättälä, Kari, Kuntalaki - tausta ja tulkinnat. Jyväskylä Itkonen, Martti, Kunnallisen arkiston hoito. Maalaiskuntien Liitto. Iisalmi Itkonen, Martti, Kunnallisen viranomaisen arkistonhoito. Maalaiskuntien Liitto. Helsinki Itkonen, Martti, Kunnallisen viranomaisen arkistonhoito. Suomen Kunnallisliitto. Vantaa Kuusanmäki, Jussi, Kunnalliset asiakirjat. Suomen historian asiakirjalähteet. Toim. Eljas Orrman - Elisa Pispala. Kansallisarkisto. Porvoo S Martikainen, Kauko - Varhe, Seppo, Pöytäkirja kunnallishallinnossa. Suomen Kaupunkiliitto - Suomen Kunnallisliitto. Vantaa Oulasvirta, Lasse, Kuinka kunta toimii. Kuntakoulutus Oy. 4. uudistettu painos Seppänen, Voitto - Gröhn, Eeva, Arkistointi ja kirjaaminen kunnallishallinnossa. Vantaa Seppänen, Voitto - Oittinen, Raili - Gröhn, Eeva, Arkistointi ja kirjaaminen kunnallishallinnossa. Helsinki Varhe, Seppo - Kerovuo, Hanneli, Esityslista-pöytäkirjajärjestelmä. Kaupunkiliiton julkaisu B 144. Helsinki Viikki, Raimo, Maalaiskuntien arkistotoimi Ennen ensimmäisen arkistolain synnyttämien yleisohjeiden aikaa. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 1. Helsinki Lehdet: Suomen Kunnallislehti Maalaiskunta Suomen Kunnat Kuntalehti Maalaiskuntien Liiton tiedotuksia Suomen Kunnallisliiton tiedotuslehti

18 18 Kunnan arkistonhoidon/arkistotoimen säädöspohja Liite 1 Laki Asetus kunnallishallituksesta maalla 4/ Asetus maalaiskuntain kunnallishallinnosta 21/ Sisältö... esimiehen tulee... pöytäkirjat ja muut kirjoitukset tarkasti tallettaa, sekä toimituksesta erotessaan ne jälkeisellensä antaa. kuten edellä Maalaiskuntain kunnallislaki 108/ Asetus kunnallishallituksesta kaupungissa 40/ Kaupunkien kunnallislaki 108/ Laki julkisista arkistoista 18/ , 7 Asetus julkisista arkistoista annetun lain täytäntöönpanosta ja soveltamisesta 85/ Kunnallislaki 642/ Kunnallislaki 953/ Arkistolaki 184/ , 7, 14, 15, 18, 19 Arkistoasetus 1012/ Arkistolaki 831/ , 8, 9 Kuntalaki 365/ puheenjohtajain tulee pitää huolta, että... asiakirjat säilytetään... sekä toimesta erotessaan jättää ne seuraajillensa puheenjohtajain tulee pitää huolta, että... asiakirjat hyvin säilytetään... sekä toimesta erotessaan jättää ne seuraajillensa. Julkisia arkistoja ovat... kunnalliset arkistot... Kunnalliset arkistot ovat valtionarkiston silmälläpidon alaisina sikäli, että valtionarkistolla on oikeus toimituttaa niissä tarkastuksia ja antaa ohjeita asiakirjain hoitamiseksi... Kunnan valtuusto voi, valtionarkiston suostumuksella, päättää... tarpeettomiksi katsottuja asiakirjoja hävitettäväksi. vrt. L 108/1917; lisäksi: Kunnallisia arkistoja koskevia yleisiä säännöksiä on annettu laissa julkisista arkistoista. Kunnallisista arkistoista on säädetty erikseen. Tämä laki koskee... kuntien ja kuntainliittojen virastojen ja laitosten arkistoja. Asiakirjoja ei saa hävittää ilman lupaa. Arkistoviranomaisten tulee tarkastaa arkistoja sekä antaa ohjeita ja neuvoja arkistotoimen hoitamisesta. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallitus tai kuntainliiton liittohallitus... voi... siirtää asiakirjojaan valtionarkistoon tai maakunta-arkistoon. Asiakirjojen hävittämisestä määrää VA. Tämä laki koskee... kunnallisia viranomaisia ja toimielimiä. Arkistonmuodostajan on määrättävä... asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle.

19 19 Kunnallisen arkistotoimen määräykset, ohjeet ja suositukset Liite 2/1 Arkistolaitos Valtionarkiston ohjeet kunnallisten arkistojen asiakirjain hoitamisesta. VA:n kiertokirje n:o 2a ja 2b, , lisäys Muutos valtionarkiston kiertokirjeisiin 2a ja 2b. VA:n kirje Suomen Kaupunkiliitolle ja Suomen Kunnallisliitolle Valtionarkiston ohjeet kunnallisten arkistojen asiakirjojen hoitamisesta. VA:n yleinen ohje nro 5, Valtionarkiston ohjeet kunnallisesta arkistotoimesta. VA:n yleinen ohje nro 10, Valtionarkiston ohjeet kunnallisesta arkistotoimesta. VA:n ohje 24/31/91, Kunnallisen arkistotoimen opas. Arkistolaitos. Helsinki Valtionarkiston ohjeet lakkautettavien kansakoulujen arkistojen päättämisestä , Valtionarkiston kiertokirje n:o 766, poikkeuksista sisäasiainministeriön kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämistä koskevan päätöksen 487/ soveltamisessa (koskee eräitä sosiaalihuollon asiakirjoja). Valtionarkiston ohjeet erinäisten kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä. VA:n yleinen ohje nro 6, Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä (muutoksineen) Osa 1 Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat (annettu ) Osa 2 Terveydenhuollon asiakirjat (annettu ) Osa 3 Sivistystoimen asiakirjat (annettu ) Osa 4 Teknisen hallinnon asiakirjat (annettu ) Osa 5 Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat (annettu ) Osa 6 Muihin kunnallisiin toimintoihin liittyvät asiakirjat (annettu ) Ilman syntymäpäivämerkintää olevien äitiysneuvolakorttien hävittäminen. Valtionarkiston kirje kunnille ja kansanterveystyön kuntainliitoille 168/33/90, Määräajan säilytettävien kirjanpitoaineistojen säilytysmuoto kunnallisissa viranomaisissa. Valtionarkiston kirje kunnallisille viranomaisille Dnro 152/32/91. Valtionarkiston ohjeet valtion virka-arkistojen ja kunnallisten arkistojen huoneista. VA:n kiertokirje n:o 1, Valtionarkiston ohjeet valtion virka-arkistojen ja kunnallisten arkistojen huoneista. VA:n kiertokirje n:o 1, Valtionarkiston arkistotilaohjeet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoille sekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille. VA:n yleisiä ohjeita n:o 4, Valtionarkiston arkistotilaohjeet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoille sekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille. VA:n yleisiä ohjeita n:o 4, Valtionarkiston arkistotilaohjeet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoille sekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille. VA:n yleinen ohje n:o 4,

20 20 Kunnalliset keskusjärjestöt Liite 2/2 Arkiston järjestäminen ja asialuettelon pito. Maalaiskuntien Liiton ohjeet v Maalaiskunta 1922, s Maalaiskuntien Liiton arkistonhoito-ohjeet v Maalaiskunta 1925, s Maalaiskuntien arkistot. Maalaiskuntien Liitto. Helsinki Maalaiskuntien arkistojen järjestely- ja hoito-ohjeita. MKL. Helsinki Maalaiskuntien arkistojen järjestely- ja hoito-ohjeita II. Järjestelykaavat ja niiden käyttö. MKL. Helsinki Kunnallisten arkistojen järjestelykaavat. MKL. Helsinki Gröhn, Eeva - Seppänen, Voitto: Kunnallisia arkistokaavamalleja säilytysaikamerkintöineen. Helsinki Kaupungin arkistotoimen sääntömallit. Kaupungin keskusarkiston johtosäännön mallit ja kaupungin arkistotoimen toimintasäännön malli. Kaupunkiliiton julkaisu B 99. Suomen Kaupunkiliiton yleiskirje 111/ Arkistosäännön mallit kunnille ja kuntainliitoille, pysyväismääräyksen malli kuntainliitoille. Suomen Kunnallisliiton yleiskirje 43/ Ministeriöt ja keskusvirastot Kansakoulun arkiston järjestäminen ja hoito. Kouluhallituksen kiertokirje 1090, Kansakoululautakunnan arkiston järjestelykaava. Kouluhallituksen kiertokirje 1093, Kansanhuoltolautakuntien arkistojen säilytys, hoito ja järjestäminen. Kansanhuoltoministeriön kiertokirje n:o 180, Huoltoarkistojen ja -toimistojen hoito. Sosiaaliministeriön kiertokirje Hao nro 9/ Opetusministeriön päätös mm. oppikoulujen erinäisten asiakirjain hävittämisestä 473/ Sisäasiainministeriön päätös erinäisten kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä 487/ , muutos 450/ , 587/1977 (VA:n yleisohje). Sosiaali- ja terveysministeriön päätös, joka koskee sairaanhoito- ja eräiden huoltolaitosten arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämistä 555/ (VA:n yleisohje). Lääkintöhallituksen yleiskirje kliinis-fysiologisten tutkimuskäyrien ja röntgenkuvien hävittämisestä n:o 1622, Peruskoulun ja sitä vastaavan koulun arkiston järjestäminen ja hoito. Kouluhallituksen yleiskirje 3100, Kunnan koululaitokseen kuuluvan lukion arkiston järjestäminen ja hoito. Kouluhallituksen yleiskirje 3101, Koululautakunnan arkiston järjestäminen ja hoito. Kouluhallituksen yleiskirje 3102, Kunnan koululaitokseen kuulumattoman yksityisen oppikoulun arkiston järjestäminen ja hoito. Kouluhallituksen yleiskirje 3103, , jonka mukaan ohjeina käytetään soveltuvin osin yleiskirjeissä / annettuja ohjeita. Valtiollisten ja kunnallisten vaalien ja kansanäänestysten määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat. OM:n määräys 989/610/94, OM

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE VIEREMÄN KUNTA 1 VIEREMÄN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI VIEREMÄN KUNNASSA Vieremän kunnan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tulee noudattaa

Lisätiedot

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2

POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 1 POSION KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ...2 2. ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT...2 3. ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISOINTI JA VASTUUT...2 3.1. Asiakirjahallintoa johtavan viran-/toimenhaltijan

Lisätiedot

Miksi arkistointi on tärkeää?

Miksi arkistointi on tärkeää? Miksi arkistointi on tärkeää? Siksikö, kun lait ja asetukset määräävät? Vaiko onko se oman edun mukaista ja järkevää? Arkistopäivät 2003 Leena Kononen @tulli.fi Sisäinen ja ulkoinen tieto - perusero on

Lisätiedot

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ

MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ MUISTIO Eljas Orrman 3.7.2009 KUNNALLISESTA ARKISTONMUODOSTAJA-KÄSITTEESTÄ Normitilanne Tarkasteltaessa kysymystä siitä, voidaanko yhden kunnan kaikkien toimielinten ja muiden organisaatiorakenteiden katsoa

Lisätiedot

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö

Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö 18.11.2005 1/6 Tampereen yliopiston arkistotoimen johtosääntö Tampereen yliopiston hallitus 18.11.2005 hyväksynyt Kansleri 7.12.2005 vahvistanut Yliopiston arkistotoimi 1 Tampereen yliopiston arkistotoimessa

Lisätiedot

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE

NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE KH 14.1.2008 NIVALAN KAUPUNKI ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.YLEISTÄ... 3 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus... 3 1.2 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet (toiminta-ajatus)... 3 2. ARKISTOTOIMEN

Lisätiedot

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE KAINUUN LIITON ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty: Maakuntahallitus 17.6.2013 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ 3 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI 3 3 ORGANISOINTI, TOIMIVALTA, VASTUUHENKILÖT

Lisätiedot

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Kauhavan kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty: Kaupunginhallitus 5.10.2009 322 1. Toimintaohjeen soveltaminen Tässä ohjeessa annetaan kaikille kaupungin toimintayksilöille

Lisätiedot

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos,

HE 66/2007 vp. on tarkoitus siirtää vuoden 2008 alusta lukien arkistolaitoksen yhteyteen. Lakiin ehdotetaan tehtäväksi lisäksi tekninen muutos, HE 66/2007 vp Hallituksen esitys Eduskunnalle laiksi arkistolain 1 ja :n muuttamisesta ESITYKSEN PÄÄASIALLINEN SISÄLTÖ Esityksessä ehdotetaan arkistolakia muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin

Lisätiedot

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje

Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje Lapinlahden kunnan asiakirjahallinnon toimintaohje 1. Yleistä Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Lapinlahden kunnan asiakirjahallintoa ja siihen sisältyvää arkistotointa. Tämän lisäksi on noudatettava

Lisätiedot

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE

JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE JOROISTEN KUNNAN ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Hyväksytty x.x.20xx Voimaan x.x.20xx YLEISTÄ 1 Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Joroisten kunnan asiakirjahallintoa, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa.

Lisätiedot

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4

1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY... 4 1(8) SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN... 2 2. ARKISTOTOIMI JA ASIAKIRJAHALLINTO... 2 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet... 2 2.2. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä

Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009. Keskeisiä käsitteitä Asiakirjahallinnon opas organisaatiomuutostilanteisiin AL/6640/07.01.01.00/2009 Liite 1 Keskeisiä käsitteitä Aineisto Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosesseissa tuotettu kokonaisuus (metatiedot ja tiedostot).

Lisätiedot

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS

PÄÄTÖS VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS 3.8.2009 AL/8001/07.01.01.03.01/2009 1(5) VALTION AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä Arkistolaitos ilmoittaa arkistolain

Lisätiedot

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA

SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA SATAKUNNAN SAIRAANHOITOPIIRIN KUNTAYHTYMÄN SÄÄDÖSKOKOELMA 1.11 ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE 1.1.2009 Hallituksen 18 päivänä joulukuuta 2008/ 258 hyväksymä 1 YLEISTÄ 1.1 Toimintaohjeen

Lisätiedot

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009.

Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Tiedonhallinnan toimintaohje Seinäjoen kaupunginhallitus hyväksynyt 30.3.2009, 215. Voimaantulo 1.1.2009. 1 Yleistä 1.1 Toimintaohjeen tarkoitus Tiedonhallinnan toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohje Hyväksytty maakuntahallituksessa 23.3.2015. Kumoaa 18.4.1990 hyväksytyn arkistosäännön. Voimaantulo 1.1.2015. 1 Yleistä Arkistolain 8 :n mukaan arkistonmuodostajan on määrättävä miten sen arkistotoimen

Lisätiedot

Tarkastusta koskevat säännökset uudessa kuntalaissa

Tarkastusta koskevat säännökset uudessa kuntalaissa Tarkastusta koskevat säännökset uudessa kuntalaissa Kuntamarkkinat 9.-10.9.2015 Sari Korento kehittämispäällikkö Uusi kuntalaki (410/2015) Voimaan 1.5.2015» Taloussäännöksiä sovelletaan vuodesta 2015»

Lisätiedot

A DIAARIT, PÄIVÄKIRJAT JA MERKINTÄKIRJAT. Ab Saapuneiden kirjeiden diaarit. Saapuneiden kirjeiden diaarit. Saapuneiden kirjeiden diaarit

A DIAARIT, PÄIVÄKIRJAT JA MERKINTÄKIRJAT. Ab Saapuneiden kirjeiden diaarit. Saapuneiden kirjeiden diaarit. Saapuneiden kirjeiden diaarit ARKISTOLUETTELO Kunta/Kuntainliitto Pääsarjan nimike Sääksmäen kunta A-G, J Arkistonmuodostaja/viranomainen Sosiaalilautakunta Hyllyn numero 1076-1077, 1079-1091 Lukumäärä ja laatu Arkistotunnus Asiakirjakokonaisuuden

Lisätiedot

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne

KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ. 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne KIVIJÄRVEN KUNTA ASIAHALLINNAN JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 1. YLEISTÄ 1.1 Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on lisätä hallinnon läpinäkyvyyttä sekä kuntalaisten tiedonsaantimahdollisuuksia

Lisätiedot

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa

Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Rakennetun kulttuuriympäristön tutkimusraportit Museoviraston arkistossa Yli-intendentti Jutta Kuitunen Arkisto- ja arkeologiset kokoelmat Arkisto ja tietopalvelut 29.10.2013 Museoviraston arkisto Museovirasto

Lisätiedot

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.

KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ. Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1. KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ 1 YLIVIESKAN KAUPUNKI KESKUSVIRASTON JOHTOSÄÄNTÖ Voimaantulo Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt 15.12.2008 69 1.1.2009 Toiminta-ajatus 1 Keskusvirasto huolehtii kaupunginvaltuuston,

Lisätiedot

Miksi arkisto järjestetään?

Miksi arkisto järjestetään? Yksityisarkistot Yksityinen arkisto On arkistonmuodostaja On sen tehtävien hoidosta kertyvien asiakirjojen kokonaisuus On ainutkertainen On historiallinen todistusarvo Asiakirjahallinto/RB 2 Miksi arkisto

Lisätiedot

KAJAANIN KAUPUNGINTEATTERI - OULUN LÄÄNIN ALUETEATTERI -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ

KAJAANIN KAUPUNGINTEATTERI - OULUN LÄÄNIN ALUETEATTERI -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ KAJAANIN KAUPUNGINTEATTERI - OULUN LÄÄNIN ALUETEATTERI -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 6.11.2007 71 Muutos: 3 kv 25.2.2013 31 I YLEISTÄ 1 Ylläpitäjä ja nimi Liikelaitoksen

Lisätiedot

NAKKILAN KUNTA VÄESTÖNSUOJELUJÄRJESTYS

NAKKILAN KUNTA VÄESTÖNSUOJELUJÄRJESTYS NAKKILAN KUNTA VÄESTÖNSUOJELUJÄRJESTYS 1 NAKKILAN KUNNAN VÄESTÖNSUOJELUJÄRJESTYS, JONKA NAKKILAN KUNNANVAL- TUUSTO ON HYVÄKSYNYT 27. PÄIVÄNÄ TAMMIKUUTA 1992/4 1 VÄESTÖNSUOJELUN PERUSTEET Väestönsuojelun

Lisätiedot

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa

Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa 23.5.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 28.9. 29.9. ja 12.10. 13.10.2011 Paikka: Luennoitsijat: Auditorio Präntöö, Valtion virastotalo, Wolffintie 35, Vaasa, ylitarkastaja, Kansallisarkisto,

Lisätiedot

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA

HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA HARJAVALLAN KAUPUNGIN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA 0 YLEISHALLINTO ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2010 Hyväksytty kaupunginhallitus 11.12.1995 Voimaantulo 1.1.1996 Muutettu kaupunginhallitus 8.2.2010/30 Voimaantulo

Lisätiedot

Sen lisäksi, mitä laissa on erikseen säädetty, lautakunnan tehtävänä on

Sen lisäksi, mitä laissa on erikseen säädetty, lautakunnan tehtävänä on 1 (5) VANTAAN KAUPUNGIN T A R K A S T U S S Ä Ä N T Ö Kaupunginvaltuuston 28.1.2008 hyväksymä. Voimassa 1.3.2008 alkaen. 1 Tehtäväalue Ulkoinen tarkastus vastaa kaupungin hallinnon ja talouden ulkoisen

Lisätiedot

PYHTÄÄN KUNTA LAHJA- JA MERKKIPÄIVÄSÄÄNTÖ

PYHTÄÄN KUNTA LAHJA- JA MERKKIPÄIVÄSÄÄNTÖ PYHTÄÄN KUNTA LAHJA- JA MERKKIPÄIVÄSÄÄNTÖ 1 LUOTTAMUSHENKILÖT 1..1 Luokitus Luottamushenkilöt jaetaan tätä lahja- ja merkkipäiväsääntöä sovellettaessa kolmeen luokkaan seuraavasti: I II III kunnanvaltuuston

Lisätiedot

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43

ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 ASIAKIRJA-AINEISTOJEN JA ARKISTOJEN JÄRJESTÄMINEN, diat 1-43 1 Lainsäädäntö ja käsitteet 2 Järjestämisen tavat 3 Järjestämisvaiheet 4 Arkistokaavan muodostaminen ja luettelointi 5 Arkistoyksiköiden nimiöinti

Lisätiedot

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO 1(6) Jakelussa mainitut AMMATTIKORKEAKOULUJEN JA AMMATILLISTEN OPPILAITOSTEN OPINNÄYTE- TÖIDEN JA VASTAAVIEN ASIAKIRJOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Ammattikorkeakoulut ovat viiden viime vuoden aikana

Lisätiedot

SÄÄDÖSKOKOELMA. 2012 Nro 4. Kotkan kaupungin. KOTKAN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ (Hyväksytty valtuustossa 23.1.2012) l LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET

SÄÄDÖSKOKOELMA. 2012 Nro 4. Kotkan kaupungin. KOTKAN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ (Hyväksytty valtuustossa 23.1.2012) l LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET Kotkan kaupungin SÄÄDÖSKOKOELMA 2012 Nro 4 KOTKAN KAUPUNGIN TALOUSSÄÄNTÖ (Hyväksytty valtuustossa 23.1.2012) l LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltamisala 2 Toimintaperiaatteet Tässä taloussäännössä annetaan

Lisätiedot

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas

Arkistolaitos Helsinki 1996. arkisto toimen. opas Arkistolaitos Helsinki 1996 arkisto toimen opas , I. Yksikkö, josta määräystä on saatavissa n n YLIOPISTO. Y KIRJAKAUPPA YliopistokiIjakauppa Oy PL 833 Wiiopistonkatu 5) 00101 HELSINKI fa. 90-131 1 4332

Lisätiedot

LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 233 Kunnanhallitus 25.5.2015

LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 233 Kunnanhallitus 25.5.2015 LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 233 Kokousaika 25.5.2015 klo 17.00 Kokouspaikka Kunnanvirasto Käsiteltävät asiat 141 142 143 144 145 146 147 148 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pöytäkirjantarkastajien

Lisätiedot

Ulkoisen tarkastuksen tulosalue toimii tarkastuslautakunnan alaisuudessa. Kaupungin ulkoista tarkastusta johtaa kaupunginreviisori.

Ulkoisen tarkastuksen tulosalue toimii tarkastuslautakunnan alaisuudessa. Kaupungin ulkoista tarkastusta johtaa kaupunginreviisori. 1(5) VANTAAN KAUPUNGIN T A R K A S T U S S Ä Ä N T Ö Kaupunginvaltuuston 24.8.2015 7 hyväksymä. Voimassa 1.9.2015 alkaen. 1 Tehtäväalue Ulkoinen tarkastus vastaa kaupungin hallinnon ja talouden ulkoisen

Lisätiedot

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa

Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa Tietosuoja henkilöstön rekrytoinnissa 1 Tietosuoja ja hyvä tiedonhallintatapa 2 Henkilöstön palvelussuhdeasiat - viran-/toimenhakua koskevien tietojen käsittely ja säilytys Kuntarekrypäivä 9.10.2013, klo

Lisätiedot

PUNKALAITUMEN KUNTA PALKKIOSÄÄNTÖ

PUNKALAITUMEN KUNTA PALKKIOSÄÄNTÖ PUNKALAITUMEN KUNTA PALKKIOSÄÄNTÖ PUNKALAITUMEN KUNNAN PALKKIOSÄÄNTÖ Sisällysluettelo 1 SOVELTAMISALA 1 2 KOKOUSPALKKIOT.1 3 SAMANA PÄIVÄNÄ PIDETYT KOKOUKSET.2 4 VUOSIPALKKIOT..2 5 MUUN PALKKION MAKSAMINEN.3

Lisätiedot

TERVEYDENHUOLON KY. Tarkastuslautakunta 29.4.2015

TERVEYDENHUOLON KY. Tarkastuslautakunta 29.4.2015 TERVEYDENHUOLON KY. 1 Kokousaika Ke 29.4.2015 klo 14.00 16.54 Paikka Muonion kunnanvirasto, valtuustosali Jäsenet: Läsnä Varsinaiset jäsenet Varajäsenet Birgitta Eira. puheenjohtaja Anne-Mari Keimiöniemi,

Lisätiedot

KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET

KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET Nakkilan kunta Voimaantulo 7.6.2002 SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä...2 2. Vastuuhenkilöt...2 3. Irtaimistoluettelo ja irtaimistokortti...3

Lisätiedot

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA Verohallitus PL 325 00052 VERO Kirjeenne 8.10.2010 Kansallisarkistolle VEROHALLINNON VEROVUOSIEN 2006-2009 YHTEISÖJEN JA YHTEISETUUKSIEN TULOVEROTUKSEN JULKISTEN TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS SÄHKÖISESSÄ MUODOSSA

Lisätiedot

KUNTALAISTEN JA VALTUUTETTUJEN TEKEMIEN ALOITTEIDEN KÄSITTELY

KUNTALAISTEN JA VALTUUTETTUJEN TEKEMIEN ALOITTEIDEN KÄSITTELY TEKEMIEN ALOITTEIDEN KÄSITTELY KERAVAN KAUPUNKI Keskushallinto 7.12.2010 2 Sisällys 1. ALOITE JA ALOITEOIKEUS... 3 1.1. Aloite... 3 1.2. Kunnan asukkaan aloiteoikeus... 3 1.3. Valtuustoryhmän ja valtuutetun

Lisätiedot

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto

Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 Hallintoyksikkö. 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto Poliisihallitus Seulontaesitys ID- 1 (3) 1545574631 16.11.2011 2020/2011/561 Kansallisarkisto POLIISIN HALLINTOASIOIDEN TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA; SEULONTAESITYS Poliisihallitus lähettää poliisin hallintoasioiden

Lisätiedot

Kunnanhallitus salainen 31 11.06.2013 Kunnanhallitus 195 18.06.2013. Tilintarkastuskertomus 2012

Kunnanhallitus salainen 31 11.06.2013 Kunnanhallitus 195 18.06.2013. Tilintarkastuskertomus 2012 salainen 31 11.06.2013 195 18.06.2013 Tilintarkastuskertomus 2012 Khsal 31 Tarkastuslautakunta 42 5.6.2013 ja kunnanjohtaja ovat laatineet vuoden 2012 tilinpäätöksen, joka sisältää toimintakertomuksen,

Lisätiedot

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6)

Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) OHJELMA 3.3.2011 ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN PERUSKURSSI Aika: 5.-8.4.2011 Paikka: Oulun maakunta-arkiston Samulin sali (Arkistokatu 6) Tiistai 5.4.: Moduuli 1 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

Lisätiedot

KAJAANIN AMMATTIKORKEAKOULU -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ

KAJAANIN AMMATTIKORKEAKOULU -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ KAJAANIN AMMATTIKORKEAKOULU -LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 1.12.2003 1. luku YLEISTÄ 1 Soveltamisala Tätä johtosääntöä sovelletaan Kajaanin kaupungin ylläpitämän, kunnallisena

Lisätiedot

Kuntayhtymien purkaminen ja perustaminen

Kuntayhtymien purkaminen ja perustaminen Kuntayhtymien purkaminen ja perustaminen Uuden kuntalain ja järjestämislain näkökulmasta Kuntien sote forum 27.1.2015 Kaupunginlakimies Tiina Mikkola Hallituksen esitys kuntalaiksi vp. 268/2014 Järjestämislakia

Lisätiedot

FINLEX - Säädökset alkuperäisinä: 578/2006. Annettu Naantalissa 29 päivänä kesäkuuta 2006. Laki kuntalain muuttamisesta

FINLEX - Säädökset alkuperäisinä: 578/2006. Annettu Naantalissa 29 päivänä kesäkuuta 2006. Laki kuntalain muuttamisesta Sivu 1/5 Finlex» Lainsäädäntö» Säädökset alkuperäisinä» 2006» 578/2006 578/2006 Eduskunnan päätöksen mukaisesti Annettu Naantalissa 29 päivänä kesäkuuta 2006 Laki kuntalain muuttamisesta kumotaan 17 päivänä

Lisätiedot

KEMIN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA. Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 24.1. 2005 11

KEMIN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA. Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 24.1. 2005 11 Luottamushenkilöiden palkkio- ja matkustussääntö 1(5) KEMIN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1.1.2005 ALKAEN Hyväksytty kaupunginvaltuustossa 24.1. 2005 11 Muutos KV 28.8.2006

Lisätiedot

LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ

LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto 26.11.2012 Voimaantulo 1.1.2013 Sisällysluettelo: ORIVEDEN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ... 3 1 Soveltamisala...3

Lisätiedot

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.

Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11. Tietosuojavaltuutetun toimiston ja arkistolaitoksen kysely hyvän tiedonhallintatavan toteutumisesta Vastauslomake: 245, N=187, Julkaistu: 24.11.2014 VASTAAJAN TIEDOT Vastaustapa: Sähköpostikutsu Vastaajan

Lisätiedot

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013

Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue. Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Konsernihallinto ja kilpailukyky Hallinnon vastuualue Luottamushenkilöiden perehdytystilaisuus Minnansali, 21.2.2013 Heli Leinonkoski kansliapäällikkö 22.2.2013 Jyväskylän kaupunki Konsernihallinto ja

Lisätiedot

KUUMA -liikelaitoksen johtokunnan tehtävänä on johtaa ja kehittää kuntayhteistyötä.

KUUMA -liikelaitoksen johtokunnan tehtävänä on johtaa ja kehittää kuntayhteistyötä. SISÄLLYSLUETTELO 1. LUKU, LIIKELAITOKSEN JOHTOKUNTA... 2 1 Toimiala... 2 2 Johtokunnan kokoonpano ja toimikausi... 2 3 Johtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta... 3 4 Päätöksenteko johtokunnassa... 3 2. LUKU,

Lisätiedot

A DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT. Saapuneiden ja lähteneiden kirjeiden postikirja. Bb Yhtiöjärjestys, osake- ja osakasluettelot

A DIAARIT JA PÄIVÄKIRJAT. Saapuneiden ja lähteneiden kirjeiden postikirja. Bb Yhtiöjärjestys, osake- ja osakasluettelot ARKISTOLUETTELO Kunta/Kuntainliitto Pääsarjan nimike Valkeakosken kaupunki A-E, G-H, K, O, R-S, U Arkistonmuodostaja/viranomainen Valkeakosken kaupunginteatteri Hyllyn numero 874-875, 877-878, 880, 883-885,

Lisätiedot

TUUSULAN KUNNAN SÄÄDÖSKOKOELMA TUUSULAN VESIHUOLTOLIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ

TUUSULAN KUNNAN SÄÄDÖSKOKOELMA TUUSULAN VESIHUOLTOLIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ TUUSULAN KUNNAN SÄÄDÖSKOKOELMA TUUSULAN VESIHUOLTOLIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ Valtuusto 14.10.2013 118 Voimaan 1.1.2014 Sisällysluettelo I LUKU... 2 1 Toimiala... 2 II LUKU... 2 2 Johtokunta... 2 III LUKU...

Lisätiedot

RAUMAN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ

RAUMAN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ RAUMAN KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 7.3.2016 Voimaantulopäivä 1.4.2016 Soveltamisala 1 Luottamushenkilölle suoritetaan palkkiota luottamustoimen

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten sähköisiä toimintatapoja edistetään? Katariina Huikko, lakimies Kuntalaki uudistuu seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Tavoitteena Ajasta ja paikasta riippumattoman päätöksenteon mahdollistaminen

Lisätiedot

VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET. Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymät 16.12.

VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET. Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymät 16.12. VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymät 16.12.2013 153 VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN

Lisätiedot

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon

Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO. Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon 5.6.2012 AL/18633/07.01.01.03.01/2011 1 Oikeusministeriö PL 25 00023 VALTIONEUVOSTO Kirjeenne 11.10.2011 (dnro 8/31/2011) Kansallisarkistoon ASUNTO-OIKEUSASIAKIRJOJEN SÄILYTYSAJAN MUUTTAMINEN Oikeusministeriö

Lisätiedot

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN

6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN I., 6 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Arkistotoimeen kuuluva tietoaineistojen hävittäminen ennakoidaan arkistonmuodostuksessa niin, että se voidaan toteuttaa esimerkiksi vuosittain säilytysaikojen kuluttua umpeen

Lisätiedot

Uusi kuntalaki ja johtamismallit mikä valita? Kuntamarkkinat 9.9. klo 10.-10.45

Uusi kuntalaki ja johtamismallit mikä valita? Kuntamarkkinat 9.9. klo 10.-10.45 Uusi kuntalaki ja johtamismallit mikä valita? Kuntamarkkinat 9.9. klo 10.-10.45 Jarkko Majava FCG Koulutus Oy jarkko.majava@fcg.fi 050 3252306 Uusi kuntalaki on tullut voimaan 1.5.2015 Suuri osa lain säännöksistä

Lisätiedot

LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 137 Kunnanhallitus 14.4.2014

LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 137 Kunnanhallitus 14.4.2014 LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 137 Kokousaika 14.4.2014 klo 17.00 Kokouspaikka Kunnanvirasto Käsiteltävät asiat 86 87 88 89 90 91 92 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pöytäkirjantarkastajien

Lisätiedot

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt

MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM. 1.1.2002 lukien toistaiseksi. Lääninhallitusten oikeushallintopäälliköt MÄÄRÄYS Dnro MÄÄRÄYSKOKOELMA 27.11.2001 852 /36/2001 OM ULOSOTON ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Toimivalta ArkistoL (832/94) 8 ja UlosottoL 1 luku 10 (197/96) Voimassaoloaika Kohderyhmät Tiedoksi 1.1.2002

Lisätiedot

Kunnanvirastossa 27.8.2015 klo 9.00-15.00

Kunnanvirastossa 27.8.2015 klo 9.00-15.00 LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 71 Kokousaika 25.8.2015 klo 17.30 Kokouspaikka Merihelmi, Laitakari Käsiteltävät asiat 61 62 63 64 65 66 67 68 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pöytäkirjantarkastajien

Lisätiedot

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012

Tilastoarkisto. Arkistoaineistoille uusi elämä. Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 Tilastoarkisto Arkistoaineistoille uusi elämä Tilastokeskuksen asiakasaamu Uudet ja vanhat tilastot avautuvat 5.12.2012 5.12.2012 Tilastokirjasto / Tilastoarkisto 1 - - Päätearkisto on asiakirjojen taivas,

Lisätiedot

Muutokset punaisella LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KASVATUS- JA OPETUSTOIMEN JOHTOSÄÄNTÖ. 1 Toiminta-ajatus

Muutokset punaisella LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KASVATUS- JA OPETUSTOIMEN JOHTOSÄÄNTÖ. 1 Toiminta-ajatus 1 Muutokset punaisella LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN KASVATUS- JA OPETUSTOIMEN JOHTOSÄÄNTÖ 1 Toiminta-ajatus Kasvatus- ja opetustoimen tehtävänä on kasvatus- ja opetuslautakunnan alaisena järjestää varhaiskasvatuspalveluita,

Lisätiedot

Yhdistyksen nimi on Kososten sukuseura ry. ja sen kotipaikkana on Savonlinnan kaupunki.

Yhdistyksen nimi on Kososten sukuseura ry. ja sen kotipaikkana on Savonlinnan kaupunki. Kososten Sukuseura ry:n SÄÄNNÖT 1. Yhdistyksen nimi on Kososten sukuseura ry. ja sen kotipaikkana on Savonlinnan kaupunki. 2. Yhdistyksen tarkoituksena on: 1) ylläpitää yhteyttä Kososten suvun jäsenten

Lisätiedot

Miten muissa Pohjoismaissa lailla edistetään kuntalaisten suoraa osallistumista?

Miten muissa Pohjoismaissa lailla edistetään kuntalaisten suoraa osallistumista? Miten muissa Pohjoismaissa lailla edistetään kuntalaisten suoraa osallistumista? Kuntalaki uudistuu seminaari 20.11.2013 Marianne Pekola-Sjöblom Tutkimuspäällikkö Kuntakehitys ja tutkimus Vaaliosallistumisesta

Lisätiedot

Henkilö ei saa osallistua sellaisten sopimusten tai asioiden käsittelyyn, joista hänellä on odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua.

Henkilö ei saa osallistua sellaisten sopimusten tai asioiden käsittelyyn, joista hänellä on odotettavissa olennaista henkilökohtaista etua. HÄMEENLINNAN ELÄKKEENSAAJAT RY Taloussääntö Yleisiä määräyksiä 1 Yhdistyksen hallinnossa, varojen hoidossa, kirjanpidossa ja tilinpäätöstä tehtäessä on noudatettava yhdistyslain, kirjanpitolain ja -asetuksen

Lisätiedot

Nousiaisten kunnan voimassa oleva hallintosääntö on vuodelta 2009.

Nousiaisten kunnan voimassa oleva hallintosääntö on vuodelta 2009. Kunnanhallitus 131 11.04.2011 Kunnanhallitus 159 02.05.2011 Kunnanhallitus 254 22.08.2011 Kunnanhallitus 276 05.09.2011 Kunnanvaltuusto 42 12.09.2011 Vapaa-aikalautakunta 14 08.05.2012 Hallintosääntö 1242/01/010/2011

Lisätiedot

PERUSTURVALAUTAKUNNAN JA PERUSTURVAOSASTON JOHTOSÄÄNTÖ

PERUSTURVALAUTAKUNNAN JA PERUSTURVAOSASTON JOHTOSÄÄNTÖ Astuu voimaan 12.5.2014 PERUSTURVALAUTAKUNNAN JA PERUSTURVAOSASTON JOHTOSÄÄNTÖ I LUKU PERUSTURVALAUTAKUNTA 1 Perusturvalautakunta ja jaostot Perusturvan toimialalla on perusturvalautakunta. Perusturvalautakunnalla

Lisätiedot

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen

Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen ARKISTOLAITOS Määräys KA/189/40/2007 9.2.2007 Sisältö Valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen Säännökset, joihin toimivalta

Lisätiedot

ASIA. Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU

ASIA. Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU ANONYMISOITU PÄÄTÖS 21.09.2015 Dnro OKV/1735/1/2014 1/5 ASIA Kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan ja hallintojohtajan menettely KANTELU Kantelija arvostelee oikeuskanslerille 7.10.2014 osoittamassaan

Lisätiedot

ARKISTOLUETTELO MAANKÄYTTÖ JA YMPÄRISTÖ TEKNINEN LAUTAKUNTA

ARKISTOLUETTELO MAANKÄYTTÖ JA YMPÄRISTÖ TEKNINEN LAUTAKUNTA ARKISTOLUETTELO Sivu 1(94) Arkistotunnus Asiakirjasarja Säilytysmuoto/ Tietoväline Ajanjakso Kuvaus Ca Teknisen lautakunnan pöytäkirjat Paperi 1932 2002 Sidokset sisältävät luettelon kokouksissa käsitellyistä

Lisätiedot

Uudistuva lainsäädäntö

Uudistuva lainsäädäntö Uudistuva lainsäädäntö Poliisitoiminnan näkökulma Poliisihallitus, poliisitoimintayksikkö, asehallinto Muutoksen tavoitteet Esityksessä ehdotetaan säädettäväksi ampumaratalaki. Lisäksi muutettaisiin ampuma-aselakia,

Lisätiedot

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO

ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Valtakunnanvoudinvirasto PL 330 20101 TURKU Kirjeenne 22.2.2013 (dnro 372/030/12) Kansallisarkistolle ULOSOTON TIETOJÄRJESTELMÄN VUOSIEN 1992-2004 TIETOJEN PYSYVÄ SÄILYTYS JA SÄILYTYSMUOTO Valtakunnanvoudinvirasto

Lisätiedot

Ulvilan kaupunki Pöytäkirja 4/2015 1. Ulvilan kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone. Pykälä Asia Sivu. Arviointikertomuksen käsittely

Ulvilan kaupunki Pöytäkirja 4/2015 1. Ulvilan kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone. Pykälä Asia Sivu. Arviointikertomuksen käsittely Ulvilan kaupunki Pöytäkirja 4/2015 1 Aika 23.4.2015 klo 15:00 17:36 Paikka Ulvilan kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat: Pykälä Asia Sivu 14 15 16 17 Tilinpäätös 2014 Arviointikertomuksen

Lisätiedot

KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA SAATAVIEN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET

KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA SAATAVIEN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA SAATAVIEN LASKUTUS- JA PERINTÄOHJEET Nakkilan kunta Voimaantulo 7.6.2002 SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleisperiaatteet...2 2. Soveltamisala...2 3. Laskutuksen suorittaja...2 4. Laskut...2

Lisätiedot

Kunnallinen Asetuskokoelma

Kunnallinen Asetuskokoelma N:o 490/2012 Pietarsaaren kaupungin Kunnallinen Asetuskokoelma TALOUS JA TILINTARKASTUSSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuuston hyväksymä 16.12.1996 9 muutettu kaupunginvaltuuston kokouksessa 30.1.2001 12 muutettu kaupunginvaltuuston

Lisätiedot

SIPOON VESIHUOLTOLIIKELAITOS

SIPOON VESIHUOLTOLIIKELAITOS SIPOON VESIHUOLTOLIIKELAITOS Johtosääntö Sipoon kunta Sisällys 1 Liikelaitoksen nimi... 2 2 Liikelaitoksen toimiala... 2 3 Johtokunnan kokoonpano... 2 4 Johtokunnan tehtävät ja ratkaisuvalta... 2 5 Esittely...

Lisätiedot

JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN. TOIMIELINTEN PALKKIOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto 10.12.2012 94

JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN. TOIMIELINTEN PALKKIOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto 10.12.2012 94 JÄRVENPÄÄN KAUPUNGIN TOIMIELINTEN PALKKIOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto 10.12.2012 94 1 Sisältö TOIMIELINTEN PALKKIOSÄÄNTÖ... 3 1 Soveltamisala... 3 1 LUKU PALKKIOT... 3 2 Kokouspalkkiot... 3 3 Samana päivänä

Lisätiedot

LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1.1.2009

LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1.1.2009 UUDENKAUPUNGIN KAUPUNKI LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ 1.1.2009 Kaupunginhallitus 14.4.2008 Kaupunginvaltuusto 28.4.2008 UUDENKAUPUNGIN KAUPUNKI SISÄLLYSLUETTELO 1 SOVELTAMISALA... 1

Lisätiedot

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013

Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi. Marja Lehtisaari 11.2.2013 Taloushallinnon tukipalvelut Arkistointi Marja Lehtisaari 11.2.2013 Arkistoinnin lainsäädäntö Perustuslaki 73/1999 Arkistolaki 831/1994 Julkisuuslaki 621/1999 Muutos 23.6.2005 495/2005, voimaan 1.10.2005

Lisätiedot

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry

Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013. Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Moniammatillisista työryhmistä ja tietojen vaihdosta lastensuojelun kentässä Jyväskylä 25.1.2013 Maria Haarajoki Lakimies, OTM Pelastakaa Lapset ry Päiväys Moniammatillinen yhteistyö Lasten ja perheiden

Lisätiedot

Ammatillisten oppilaitosten määrää vähennetään ja kunnallistetaan

Ammatillisten oppilaitosten määrää vähennetään ja kunnallistetaan Tästä lähdettiin Vuonna 2006 tuli kuluneeksi kymmenen vuotta ammatillisten opettajakorkeakoulujen syntymisestä. Opettajakorkeakoulujen toiminta alkoi elokuussa 1996, jolloin laki ammatillisesta opettajankoulutuksesta

Lisätiedot

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA

Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Kansallisarkisto 7.10.2010 JULKISHALLINNON ASIAKIRJATIETOJEN SEULONTA Arkistolaitos 2010 ARKISTOLAITOS Ohje AL/13573/07.01.01.00/2010 7.10.2010 Sisältö Arkistolaitoksen ohje asiakirjatietojen seulonnasta,

Lisätiedot

SOPIMUS VAKKA SUOMEN SANOMAIN KUNTAYHTYMÄN PURKAMISESTA JA PERUSSOPIMUKSEN MUUTTAMISESTA

SOPIMUS VAKKA SUOMEN SANOMAIN KUNTAYHTYMÄN PURKAMISESTA JA PERUSSOPIMUKSEN MUUTTAMISESTA luonnos 11.8.2014 SOPIMUS VAKKA SUOMEN SANOMAIN KUNTAYHTYMÄN PURKAMISESTA JA PERUSSOPIMUKSEN MUUTTAMISESTA 1. Sopimuksen tausta ja tarkoitus Vakka Suomen Sanomain kuntayhtymä (jäljempänä kuntayhtymä )

Lisätiedot

RAISION KAUPUNKI 041 00 1 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ RAISION KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ

RAISION KAUPUNKI 041 00 1 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ RAISION KAUPUNGIN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIO- JA MATKUSTUSSÄÄNTÖ RAISION KAUPUNKI 041 00 1 RAISION KAUPUNGIN Kaupunginvaltuuston 17.1.2005 muuttama, voimaantulo 21.1.2005 1 SOVELTAMISALA 2 KOKOUSPALKKIOT Luottamushenkilölle suoritetaan palkkiota luottamustoimen hoitamisesta,

Lisätiedot

Kunnan konserniohjaus. Tiedotustilaisuus 28.6.2005

Kunnan konserniohjaus. Tiedotustilaisuus 28.6.2005 Kunnan konserniohjaus Tiedotustilaisuus 28.6.2005 Omistajapolitiikka ja konserniohjaus Omistajapolitiikka Omistajastrategia - mitä omistetaan Konsernisohjaus - miten omistetaan Strategegisten tavoitteiden

Lisätiedot

KOMISSION PÄÄTÖS, annettu 25.11.2014,

KOMISSION PÄÄTÖS, annettu 25.11.2014, EUROOPAN KOMISSIO Strasbourg 25.11.2014 C(2014) 9048 final KOMISSION PÄÄTÖS, annettu 25.11.2014, komission pääjohtajien sekä organisaatioiden tai itsenäisten ammatinharjoittajien välisiä kokouksia koskevan

Lisätiedot

YPÄJÄN KUNNAN KONSERNIOHJEET

YPÄJÄN KUNNAN KONSERNIOHJEET Kh 18.3.2012 53 LIITE 15 YPÄJÄN KUNNAN KONSERNIOHJEET Hyväksytty: Voimaantulo: 1 YLEISTÄ 1.1 Määrittelyt Kuntakonsernilla tarkoitetaan kunnan ja yhden tai useamman muun yhteisön muodostamaa taloudellista

Lisätiedot

Uusi kuntalaki: Miten omistajaohjausta vahvistetaan ja yhteistoimintamuotoja selkeytetään Kuntalaki uudistuu -seminaari Kuntatalo 3.6.

Uusi kuntalaki: Miten omistajaohjausta vahvistetaan ja yhteistoimintamuotoja selkeytetään Kuntalaki uudistuu -seminaari Kuntatalo 3.6. Uusi kuntalaki: Miten omistajaohjausta vahvistetaan ja yhteistoimintamuotoja selkeytetään Kuntalaki uudistuu -seminaari Kuntatalo 3.6.2014 Johtava lakimies Kirsi Mononen Kuntakonserni ja kunnan toiminta

Lisätiedot

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet

Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Asiakirjahallinnon ja arkistoalan tarjoamat työmahdollisuudet Tampereen yliopisto, työelämäpäivä 24.4.2012 Kehittämispäällikkö Armi Helenius, Kansallisarkisto Alan keskeiset työtehtävät Arkistotoimea ja

Lisätiedot

Yhdistyksen nimi on Apteekkien Työnantajaliitto ry. Yhdistystä kutsutaan näissä säännöissä liitoksi. Liiton kotipaikka on Helsingin kaupunki.

Yhdistyksen nimi on Apteekkien Työnantajaliitto ry. Yhdistystä kutsutaan näissä säännöissä liitoksi. Liiton kotipaikka on Helsingin kaupunki. APTEEKKIEN TYÖNANTAJALIITON SÄÄNNÖT 1 Nimi ja kotipaikka Yhdistyksen nimi on Apteekkien Työnantajaliitto ry. Yhdistystä kutsutaan näissä säännöissä liitoksi. Liiton kotipaikka on Helsingin kaupunki. 2

Lisätiedot

Valtionarkiston yleinen ohje nro 13

Valtionarkiston yleinen ohje nro 13 Valtionarkiston yleinen ohje nro 13 Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta Valtionarkiston yleinen ohje nro 13 Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten

Lisätiedot

HAMINAN VESI LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ

HAMINAN VESI LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ HAMINAN VESI LIIKELAITOKSEN JOHTOSÄÄNTÖ Kaupunginvaltuusto hyväksynyt 11.11.2008 84 Noudatetaan 1.1.2009 alkaen 1 Toimiala Tässä johtosäännössä määritellään vesihuoltolaitoksen, sen johtokunnan ja toimitusjohtajan

Lisätiedot

Arkistoala historioitsijan työllist

Arkistoala historioitsijan työllist Arkistoala historioitsijan työllist llistäjänä Projektipää äällikk llikkö Tomi Rasimus Kansallisarkisto Esityksen sisältö Oma opiskelu ja työura Arkistoista historioitsijan työpaikka? Arkistoammattilaisen

Lisätiedot

KEURUUN KAUPUNKI Luottamushenkilöiden palkkiosääntö

KEURUUN KAUPUNKI Luottamushenkilöiden palkkiosääntö KEURUUN KAUPUNKI Luottamushenkilöiden palkkiosääntö 1.1.2013 lukien Valtuusto hyväksynyt 17.12.2012 KEURUUN KAUPUNKI 2 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ Hyväksytty Valtuustossa 17.12.2012 Voimaantulo

Lisätiedot

Kunnanvirastossa 5.10.2015 klo 9.00-15.00

Kunnanvirastossa 5.10.2015 klo 9.00-15.00 LUVIAN KUNTA Kokouspäivämäärä 80 Kokousaika 29.9.2015 klo 17.30 Kokouspaikka Kunnanvirasto Käsiteltävät asiat 69 70 71 72 73 74 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Pöytäkirjantarkastajien

Lisätiedot

1 Yleistä. 2 Kokouspalkkiot LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ

1 Yleistä. 2 Kokouspalkkiot LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ 1 Yleistä 2 Kokouspalkkiot Luottamushenkilöille suoritetaan tämän säännön mukaisesti palkkiota luottamustoimen hoitamisesta, korvausta ansionmenetyksestä ja kustannuksista,

Lisätiedot