PALVELUKOKONAISUUKSIEN JA TOIMINTATAVAN JATKOKEHITTÄMINEN

Transkriptio

1 4 (15) PALVELUKOKONAISUUKSIEN JA TOIMINTATAVAN JATKOKEHITTÄMINEN Projektin nimi (lyhenne): Suunnitelman laatimispäivä: Suunnitelman laatijat: Lyhyt kuvaus: Palvelukokonaisuuksien ja -toimintatavan jatkokehittäminen pp.kk.vvvv S L-H, RK Projektin tarkoitus on varmistaa palvelualueorganisaation jatkokehittämisen eteneminen käytännön toteutukseen Toimeksiantopäätös: Kj. jory Versio: 0.3 Hyväksytty: N.N. pp.kk.vvvv Projektin omistaja: Kaupunginjohtaja Projektipäällikkö: Strategiajohtaja Projektin kesto: Projektin budjetti: xx.xxx,xx euroa VERSIO Muutoksen tekijä Pvm Muutoksen kohde 0.1 Sirpa Lätti-Hyvönen Ensimmäinen versio muodostettu projektiesityksen ja alkuarvioinnista saatujen suositusten pohjalta 0.2 Sirpa Lätti-Hyvönen Projektisuunnitelman täydentäminen 0.3 Sirpa Lätti-Hyvönen Suunnitelman täsmennys 1.0 Projektisuunnitelma hyväksytty 1.1 Projektisuunnitelmaa täsmennetty SISÄLLYSLUETTELO

2 5 (15) 0. MÄÄRITELMÄT, KÄSITTEET JA LYHENTEET PROJEKTIN TAUSTA JA TARVE PROJEKTIN YLEISTAVOITTEET LÄHTÖTILANNEKUVAUS/TILANNEANALYYSI PROJEKTIN OMISTAJA JA ASETTAJA PROJEKTIN KOHDERYHMÄ JA HYÖDYNSAAJAT PROJEKTIN TAVOITTEET JA VAIKUTUKSET PROJEKTIN TOIMINNALLISET TAVOITTEET PROJEKTIN VAIKUTUKSET RAJAUKSET PROJEKTIN RAJAUS LIITTYMÄT MUIHIN PROJEKTEIHIN JA KÄYNNISSÄ OLEVIIN UUDISTUKSIIN PROJEKTIN TULOKSET PROJEKTIORGANISAATIO PROJEKTIN POLIITTINEN OHJAUS PROJEKTIN KOORDINAATIORYHMÄ JA OSAPROJEKTIEN VALMISTELU PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA AIKATAULU PROJEKTISSA TARVITTAVA OSAAMINEN PROJEKTISSA KÄYTETTÄVÄT MENETELMÄT JA VÄLINEET SEKÄ TILAT PROJEKTIN VAIHEKUVAUS JA KARKEA AIKATAULUTUS TYÖMÄÄRÄARVIO PROJEKTISSA TEHTÄVÄT HANKINNAT PROJEKTIN KUSTANNUSARVIO JA RAHOITUS RISKIT JA POIKKEAMIEN HALLINTA RISKIANALYYSI Projektin riskit Riskien hallinta Riskien seuranta PROJEKTIN TULOSTEN KÄYTTÖÖNOTTO JA VAKIINNUTTAMINEN PROJEKTIN ARVIOINTISUUNNITELMA PROJEKTIN DOKUMENTOINTI JA VIESTINTÄ PROJEKTISSA SYNTYVÄT DOKUMENTIT JA NIIDEN SÄILYTTÄMINEN DOKUMENTAATION NIMEÄMISKÄYTÄNTÖ PROJEKTIN VIESTINTÄSUUNNITELMA (KESKEN) Sisäinen tiedottaminen Ulkoinen tiedottaminen LIITTEET... 18

3 6 (15) 0. MÄÄRITELMÄT, KÄSITTEET JA LYHENTEET Mikäli projektissa käytetään ammattisanastoa tai muita asiantuntijatermejä, kuvataan määritelmät, käsitteet ja lyhenteet. 1. PROJEKTIN TAUSTA JA TARVE 1.1. Projektin yleistavoitteet Kuopion kaupungin strategiassa yhtenä keskeisinä tekemisen kohteina (kriittisenä menestystekijänä) on palvelujen asiakaslähtöisyyden ja ennaltaehkäisevän toimintatavan kehittäminen sekä myös kokonaisjohtamisen (sisältäen mm. resurssit ja toiminta) parantaminen. Vuonna 2011 toteutetulla palvelualueuudistuksella palvelutuotanto- ja hallintorakennetta muutettiin näiden tavoitteiden toteutumista tukevaksi. Tämän projektin tavoitteena on jatkuvan kehittämisen periaatteen mukaisesti edelleen kehittää palvelujen organisointia tukemaan palvelualueuudistuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumista. Vuoden 2016 talousarviossa valtuustoon nähden sitoviksi tavoitteiksi on asetettu: lasten ja nuorten sekä lapsiperheiden palvelukokonaisuuden kokoaminen asiakkuuden ja talouden hallinnan kehittämisen näkökulmasta uudeksi palvelukokonaisuudeksi sekä palvelualueiden johtamisrakenteiden keventäminen ja keskinäisen yhteistyön kehittäminen sekä tämän tukeminen rakenteellisilla muutoksilla. Valmistellaan päätöksentekoon mm. seuraavat rakenteelliset muutokset: lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuus vetovoimaisuuden palvelualueen ja konsernipalvelun yhdistäminen elinvoimapalvelujen (ml. työllisyyspalvelut) kokonaisuus kaupunkisuunnittelun kokonaisuus Tämän projektin keskeinen tavoite on koota palveluja asiakkuuden, vaikuttavuuden ja johtamisen näkökulmasta katsottuna toimivammiksi kokonaisuuksiksi Lähtötilannekuvaus/tilanneanalyysi Vuonna 2011 toteutetussa palvelualueuudistuksessa toteutettiin palvelujen uudelleenorganisointi asiakkaan prosessien näkökulmasta. Uudistuksella haettiin mm. selkeämpää asiakkaan näkökulman korostamista palvelutarjonnassa ja työssä, selkeämpää toiminnan ohjausta ja johtamista, ketterämpää organisaatiota ja parempaa toiminnan painopisteiden muutoskykyä sekä tehokkaampia tehtäväkokonaisuuksia. Palvelualueuudistuksen yhteydessä

4 7 (15) hyväksyttiin myös ns. jatkuvan kehittämisen periaate, jossa toimintaa arvioidaan ja kehitetään. Palvelualueuudistuksen toteutuksesta on kulunut pian viisi vuotta. Kuluneen viiden vuoden aikana on organisaatioon tehty korjaustoimenpiteitä, mutta pääsääntöisesti vuoden 2011 alussa toteutettu organisointi on edelleen voimassa. Vuosien mittaan palvelujen organisoinnissa on todettu kehittämistarpeita ja osaan niistä on myös haettu ratkaisumalleja. Vuonna 2014 selvitystyötä tehtiin seuraavissa palvelukokonaisuuksissa: Kaupunkiympäristön ja hyvinvoinnin palvelualueiden vastuiden ja yhteistyön kehittäminen, Aikuisten pärjäämisen tukipalvelut Lasten, nuorten ja lapsiperheiden pärjäämisen tukipalvelut Tavoitteena oli tehtyjen selvitysten pohjalta tehdä myös organisaatiomuutoksia, mutta tuolloin valmistelussa ollut sote-uudistus pysäytti muutosten viemisen käytäntöön. Tehdyn työn pohjalta on kehitetty yhteistyötä ja toimintamalleja, mutta käytännössä pelkällä toimintamallien kehittämisellä ei ole päästy haluttuihin tavoitteisiin esim. asiakkuuden hahmottamisesta kokonaisuutena tai resurssien painopisteiden muuttamisessa. Vaikka yhteistyötä on paljon palvelualueiden kesken ja niiden sisällä, niin edelleen puhutaan palvelujen siiloutumisesta. Raja-aidat korostuvat varsinkin tilanteessa, jossa resursseista on niukkuutta. Myös tuleva sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistus sekä uuden itsehallintoalueen muodostaminen ja sen myötä kaupungin muuttuva rooli, tuo painetta miettiä kaupungin järjestämää palvelukokonaisuutta uudella tavalla. Niukkenevat resurssit tarkoittavat myös sitä, että kaupungin elinvoimasta huolehtimiseksi ja kehittämiseksi resursseja tulee koota yhteen ja toimintatapoja kehittää Projektin omistaja ja asettaja Projektin omistaja: Asettaja: Kaupunginjohtaja Kaupunginhallitus

5 8 (15) 1.4. Projektin kohderyhmä ja hyödynsaajat Projekti ja sen osaprojektit koskevat seuraavia palvelualueita ja avainprosesseja: Elinvoimapalvelujen kokonaisuus sekä konsernipalvelut: vetovoimaisuuden palvelualue ja konsernipalvelu, Kuopio Innovation oy, hyvinvoinnin palvelualue (erityisesti markkinoinnin osalta), perusturvan palvelualue (työllisyyspalvelut) Kaupunkisuunnittelun palvelukokonaisuus: kaupunkiympäristön palvelualue (suunnittelupalvelut, kunnossapitopalvelut, maaomaisuuden hallintapalvelut), hyvinvoinnin edistämisen palvelualue (liikuntapaikat ja virkistysalueet), konsernipalvelu (strateginen maankäytönsuunnittelu)

6 9 (15) Lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuus: kasvun ja oppimisen palvelualue, terveydenhuollon palvelualue (lasten- ja nuorten terveys- ja mielenterveyspalvelut), perusturvan palvelualue (lapsiperhepalvelut), hyvinvoinnin edistämisen palvelualue (ohjatun hyvinvoinnin edistäminen) Projekti koskettaa myös ko. palveluista päättäviä lautakuntia Välillisenä kohderyhmänä ovat ko. palveluja käyttävät asukkaat, yritykset ja yhteisöt.

7 10 (15) 2. PROJEKTIN TAVOITTEET JA VAIKUTUKSET 2.1. Projektin toiminnalliset tavoitteet Projektin tavoitteena on saada aikaan asiakkuuden ja johtamisen näkökulmasta parempia uusia palvelukokonaisuuksia ja niitä tukeva toimintojen organisointi sekä johto- ja toimintasäännöt. Keskeisenä tavoitteena on muodostaa seuraavat uudet palvelukokonaisuudet ja niitä tukeva hallintorakenne. - lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelut - elinvoimapalvelut (ml. työllisyys) ja konsernipalvelut - kaupunkisuunnittelupalvelut - Lisäksi projektin puitteissa viedään päätöksentekoon myös muita mahdollisesti pienempiä palvelujen organisointimuutoksia: o kaupunkitasoisen asiakaspalvelun keskittäminen (alkanut 2015) o. Toteutuessaan palvelujen organisoinnin muutokset muuttavat lautakuntien ja hallituksen välistä tehtävien jakoa ja voi aiheuttaa muutospaineita lautakuntarakenteeseen seuraavien kuntavaalien jälkeen vuonna Projektin vaikutukset LIITE 1 Vaikutusten ennakkoarviointi 3. RAJAUKSET 3.1. Projektin rajaus Projektin tarkoituksena on tuottaa päätöksentekoon uusien palvelukokonaisuuksien organisointi johtosääntöineen ja toimintasääntöineen. Projekti ei pidä sisällään muodostettavien palvelukokonaisuuksien henkilöstöjärjestelyjä, taloushallinnon järjestelyjä tai muuta vastaavaa hallinnon järjestämistä eikä uusien palveluprosessien tai toiminnan kehittämistä. Näistä toimenpiteistä vastaa palvelualueiden toimiva johto, jolle tukea antavat tukipalvelut. Projekti päättyy johtosääntöjen hyväksymiseen. Tavoitteena on, että kaikki keskeiset palvelukokonaisuudet on saatu valtuuston päätöksentekoon vuoden 2016 aikana, siten että uudistukset voidaan viedä käytäntöön viimeistään vuoden 2017 alussa.

8 11 (15) 3.2. Liittymät muihin projekteihin ja käynnissä oleviin uudistuksiin Projektissa tulee ottaa huomioon käynnistyvä sote-uudistuksen sekä tulevan itsehallintoalueen valmistelu. Erityisesti tämä koskee lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuutta, jossa tulisi toisaalta voida rakentaa tulevaa toimintamallia, mutta myös välttää turhat muutokset. Kaupungin strategian tarkistamistyö alkaa vuonna Osana strategiatyötä vuonna 2016 korostuu erityisesti kunnan tulevan roolin mietintä. Tulevaisuuden kunnan hahmottaminen on yksi hallituksen kärkihankkeista. 4. PROJEKTIN TULOKSET Projektin lopputuloksena syntyy kolme uudelleen asiakkuuden ja vaikuttavuuden näkökulmasta koottua palvelukokonaisuutta: - lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuus - elinvoimapalvelujen ja konsernipalvelun kokonaisuus - kaupunkisuunnittelun palvelukokonaisuus - sekä muita pienempiä palvelukokonaisuuksien uudistamisia - ja niitä tukevat säännöt ja luottamushenkilöorganisaation muutokset

9 5. PROJEKTIORGANISAATIO Projektisuunnitelma_jatkopaalu.docx 12 (15) 5.1. Projektin poliittinen ohjaus Projektin poliittisena ohjausryhmänä toimii kaupunginhallitus ja poliittisena työryhmänä kaupunginhallituksen puheenjohtajista koostuva henkilöstö- ja talousryhmä (HETAryhmä), jonka puheenjohtajana on Neeta Röppänen. Organisaatiorakenteiden muutokset saattavat vaikuttaa lautakuntien keskinäiseen tehtäväjakoon ja jopa lautakuntien määrään. Projektin etenemistä ja käsitellään myös valtuustoryhmien puheenjohtajien muodostamassa ryhmässä ja/tai valtuuston neuvottelukunnassa. Mikäli muutoksista aiheutuu muutospaineita lautakuntarakenteeseen, toteutetaan vasta uuden valtuustokauden alussa vuonna Projektin koordinaatioryhmä ja osaprojektien valmistelu Projektin koordinaatioryhmän muodostaa kaupunginjohtajan johtoryhmä, jota tarvittaessa asian käsittelyn yhteydessä täydennetään tiedottajalla ja muilla asiantuntijoilla. Koordinaatioryhmä: - kaupunginjohtaja, puheenjohtaja - osaprojektien puheenjohtajat (pajt) - projektipäällikkö/strategiajohtaja (projektin eteneminen) - henkilöstöjohtaja (yhteistoiminta, henkilöstöjärjestelyt) - kaupunginsihteeri (johto- ja toimintasäännöt, päätöksentekoprosessi) - henkilöstön edustaja (yhteistoiminta) - tiedottaja (viestintä) Ryhmä koordinoi osaprojektien etenemistä, valmistelee ja vie asioita ohjausryhmä linjattavaksi sekä päätöksentekoon. Lisäksi projektin koordinaatioryhmä vastaa projektin keskitetystä tiedottamisesta. Osaprojektien valmistelu Osaprojektiryhmän muodostavat pääsääntöisesti ne asiakkuusjohtajat ja palvelupäälliköt, joista kyseinen uudistus koskettaa sekä heidän työtään tukevat henkilöt. Lisäksi ryhmiin kutsutaan tarvittaessa muita osallistujia esim. tukipalveluista. 1. Lasten ja nuorten ja lapsiperheiden palvelujen valmisteluryhmä Pj. Pekka Vähäkangas, varapj. Markku Tervahauta kasvun ja oppimisen tuen johtaja Juha Parkkisenniemi terveysjohtaja Jari Saarinen perusturvajohtaja Mari Antikainen kuntoutusjohtaja Mikko Korhonen

10 13 (15) varhaiskasvatusjohtaja Pekka Lindell opetusjohtaja Leena Auvinen lastensuojelupäällikkö Marketta Kolari lasten ja nuorten mielenterveysyksiköiden lääkäri henkilöstön edustaja projektisihteeri? 2. Kaupunkisuunnittelupalvelujen osaprojektin valmisteluryhmä pj. Jarmo Pirhonen, varapj. Pekka Vähäkangas yleiskaavajohtaja Juha Romppanen suunnittelupäällikkö Tanja Leppänen asemakaavapäällikkö Martti Lätti hyvinvointijohtaja Janne Hentunen kaupungininsinööri Ismo Heikkinen kiinteistöjohtaja Jari Kyllönen strategiajohtaja Sirpa Lätti-Hyvönen henkilöstön edustaja projektisihteeri? 3. Elinvoimapalvelujen valmisteluryhmä Pj. Petteri Paronen, varapj. Sirpa Lätti-Hyvönen kehitysjohtaja Heikki Helve Kuopio Innovationin edustaja elinkeinojohtaja Heikki Ryynänen markkinointijohtaja Kirsi Soininen palvelupäällikkö Pirjo Oksanen perusturvajohtaja Mari Antikainen? projektisihteeri? henkilöstön edustaja Ryhmä kuulee mm. seuraavia: uusyrityskeskus, taidelaitosten markkinointi, maaseutupalvelut, sidosryhmät 4. Konsernipalvelujen valmisteluryhmä kaupunginsihteeri Heikki Vienola lakimies Vesa Toivanen konserniohjausjohtaja Janne Airaksinen henkilöstöjohtaja Markku Mattila henkilöstöpäällikkö Merja Vihanto rekrytointipäällikkö Tarja Savolainen strategiajohtaja Sirpa Lätti-Hyvönen talous- ja rahoitusjohtaja Toni Vainikainen tietohallintojohtaja Jukka Vornanen henkilöstön edustaja Elinvoimapalvelujen ja konsernipalvelun valmisteluryhmät kokoontuvat myös yhdessä valmisteluun. Tavoitteellinen kokoontumisväli 1-2 kertaa/ kk

11 14 (15) Tukiryhmä Taustatukea projektiryhmälle antavat talous-, henkilöstö- ja hallintotiimit, jotka varmistavat muutokset laillisuutta ja toteutettavuutta. Henkilökuntaneuvosto nimeää henkilöstön edustaja ryhmiin. 6. PROJEKTIN TEHTÄVÄT JA AIKATAULU 6.1. Projektissa tarvittava osaaminen Lähtökohtana on uusien palvelukokonaisuuksien hahmottaminen osaprojektiryhmien omana työnä. Tarvittaessa projekteihin voidaan ostaa tai lainata organisaatiosta muuta esim. sparraus tai menetelmätukea Projektissa käytettävät menetelmät ja välineet sekä tilat Menetelmät ovat kunkin projektiryhmän itse valittavissa, perusohjeet/rungon valmisteluun antaa projektin koordinaatio ryhmä. Osaprojektit tekevät omat työsuunnitelmansa Projektin vaihekuvaus ja karkea aikataulutus Projektin vaiheet ja karkea aikataulutus Vaihe Suunniteltu aikataulu Huom. 1)Projektisuunnitelman laadinta, hyväksyminen ja projektin käynnistäminen 11/2015 HeTa Ohjausryhmä ) Palvelukokonaisuuksien muodostaminen 01/ /2016 3) Johtamisrakenteen määrittely 04/ /2016 (avainprosessit, palveluprosessit) 4) Johto- ja toimintasäännöt 05/ /2016 KV ) Organisaatiomuutoksista aiheutuvat järjestelyt (mm. henkilöstö, taloushallinto, tiedonhallinta) syksy 2016 Osa päätetyistä muutoksista voidaan viedä toteutukseen jo tässä vaiheessa

12 15 (15) 6.4. Työmääräarvio Työvaihe Projektisuunnitelma + koordinointi Palvelukokonaisuuksien kuvaus ja johtamisrakenne 2 henkilön kolmen tunnin työpanos 10 päivänä n.40 henkilön 3 tunnin työpanos 6-8 päivän aikana Johtamisrakenne ja johtosäännöt 4 henkilön 3 tunnin työpanos 6 päivänä htp Projektissa tehtävät hankinnat Projektiin ostetaan ulkopuolista asiantuntija/sparrausapua, mikäli osaprojektit sitä kokevat tarvitsevansa Projektin kustannusarvio ja rahoitus Projektin kustannukset syntyvät lähinnä siihen käytetyn työajan henkilöstökustannuksista sekä valmistelun tueksi ostettavista asiantuntijapalveluista. Projektin tulosten käyttöönotosta saattaa aiheutua kustannuksia tietojärjestelmiin. Asiantuntija-avun ostamiseen valmisteleville työryhmille varaudutaan henkilöstön kehittämisen määrärahoista. Mikäli sparrauspäivät järjestetään keskitetysti kaikille ryhmille kustannukset jäävät pienemmiksi. 7. RISKIT JA POIKKEAMIEN HALLINTA 7.1. Riskianalyysi Projektin riskit Mitä riskejä projektin toteuttamiseen liittyy? Miten projekti voi mennä pieleen? Numeroi riski. 1) Aikataulut venyvät 2) Projektiryhmät eivät saa aikaan esitystä muutoksesta tai ovat sen sisällöstä erimielisiä. 3) Voimakas muutosvastarinta 4) Päätöksiä muutoksista ei saada aikaiseksi

13 16 (15) 5) Tehtäväkokonaisuus hajoaa projektia ei saada pidettyä kasassa Suuri 1.Aikataulut venyvät 2.Projektiryhmät eivät saa aikaan esitystä muutoksesta tai ovat sen sisällöstä erimielisiä Todennäköisyys Pieni 4.Päätöksiä muutoksista ei saada aikaisesti 3.Voimakas muutosvastarinta 5.Tehtäväkokonaisuus hajoaa projektia ei saada pidettyä kasassa Pieni Riskien haittavaikutus Suuri Riskien hallinta Numero (aiemmin annettu) Riski Miten riski ehkäistään ennalta? 1 Aikataulut venyvät Aikataulu suunnitellaan ja kokoontumisajat kalenteroidaan heti alussa 2 Projektiryhmät eivät saa aikaan esitystä muutoksesta tai ovat sen sisällöstä erimielisiä. 3 Voimakas muutosvastarinta 4 Päätöksiä muutoksista ei saada aikaiseksi 5 Tehtäväkokonaisuus hajoaa projektia ei saada pidettyä kasassa Tuetaan projektiryhmiä asiantuntija-avulla Henkilöstö pidetään viestinnän avulla tietoisena muutoksesta. Päättävät toimielimet pidetään hyvin tietoisena muutoksesta ja sen vaikutuksista Ohjausryhmä ohjaa tiiviisti valmistelua Mitä tapahtuu, jos riski toteutuu ja miten riskistä toivutaan? Aikataulun venyminen vaikeuttaa vuoden 2017 suunnittelua mm. budjetin laadintaa. Koordinaatioryhmä, poliittinen työryhmä (HETA) ja ohjausryhmä ottavat asian valmisteluvastuun käsiinsä. Epätietoisuus kasvaa, toimintatavan uudistaminen hidastuu. Rakenteelliset muutokset jäävät toteutumatta. Toimintatapaa yritetään rakentaa yhteistyöllä. Projektin aikataulut pettävät ja valmistelu pitkittyy ja laajenee Riskien seuranta Projektipäällikkö seuraa riskejä ja raportoi niistä ohjausryhmälle

14 17 (15) 8. PROJEKTIN TULOSTEN KÄYTTÖÖNOTTO JA VAKIINNUTTAMINEN Uudet palvelukokonaisuudet viedään käytäntöön viimeistään vuoden 2017 alussa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, palvelukokonaisuudet tulisi olla hahmotettuna jo kesään 2016 mennessä, jotta ne voitaisiin ottaa huomioon vuoden 2017 toiminnan suunnittelussa ja talousarviota laadittaessa. Toimintatavan muutosta toteutetaan jatkuvana työnnä. 9. PROJEKTIN ARVIOINTISUUNNITELMA Vuoden 2017 lopussa tehdään henkilöstökysely, jolla seurataan muutoksen onnistumista ja toimintatapojen kehittymistä. Työyhteisöt arvioivat muutosta osana normaalia toiminnan arviointia mm. CAF-itsearviointien avulla. 10. PROJEKTIN DOKUMENTOINTI JA VIESTINTÄ Projektissa syntyvät dokumentit ja niiden säilyttäminen Projektin aikainen: - projektisuunnitelma ja sen liitteet - esittelymateriaalit - kokouskutsut ja muistiot - edistymisraportit - tarjouspyyntöasiakirjat - loppuarviointi - projektin tukimateriaali (muiden kaupunkien materiaaleja jne.) Projektissa syntyvä dokumentaatio: - analyysit, selvitykset - toimintakuvaukset - palvelukuvaukset Projektiin liittyvät dokumentit säilytetään projektikansiossa projektipäällikön huoneessa. Keskeinen projektidokumentaatio on sähköisesti D360-järjestelmässä. Projektiaikaista dokumentaatiota varten V-levylle perustetaan oma kansio V:\Kuopio Yhteiset\Yhteiset\Projektit\JatkoPaalu. Projektin dokumentaatiosta vastaa projektipäällikkö ja projektisihteeri (t). Muutoksia voivat tehdä projektipäällikön lisäksi myös muut projektin jäsenet Dokumentaation nimeämiskäytäntö Dokumentit ovat nimetty seuraavasti: - ensimmäinen tiedoston nimen osa kuvaa projektin nimeä

15 18 (15) - toinen tiedoston nimen osa kuvaa dokumentin luonnetta esim. projektisuunnitelma - kolmas tiedoston nimen osa on versionumero muodossa v15 tai päivämäärä - esim. Projektin_nimi_projektisuunnitelma_v01 ja Projektin_nimi_ohry_esityslista_vvvvkkpp Projektin viestintäsuunnitelma (kesken) LIITE Viestintäsuunnitelma Sisäinen tiedottaminen Projektin tavoitteista, lopputuloksista ja lopputulosten vaikutuksista tiedottaa projektin omistaja tai omistajan vastuuttama viestinnän asiantuntija. Keskeisin viestintäkanava on SANTRA. Projektin sisältöön liittyvistä käytännön asioista tiedottaa projektipäällikkö tai projektisihteeri Ulkoinen tiedottaminen Projektin omistaja ja ohjausryhmän puheenjohtaja sopivat projektin esittelystä, materiaalin lähettämisestä ulkopuolisille tahoille tai muusta tiedottamisesta, ellei erikseen muuta sovita. Projektin omistaja tai hänen vastuuttamansa viestinnän asiantuntija sopivat esim. internetsivustosta ja sen ylläpidosta yhdessä projektipäällikön kanssa. 11. LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 Vaikutusten ennakkoarviointi Tehtävät ja aikataulut (tarkempi aikataulutus vielä suunnittelun alla) Viestintäsuunnitelma (työn alla)

16 Kuopion kaupunki Arviointilomake 1 (3) Palvelualue Vastuualue Käsittelijä Julkinen Vaikutusten ennakkoarviointi Kuopion kaupungin päätöksenteossa Päätösten vaikutuksia tulee ennakoida, sillä kaupungin tekemät päätökset vaikuttavat suoraan tai välillisesti ihmisiin, ympäristöön, talouteen ja yrityksiin. Ennakkoarviointi onnistuu parhaiten kun se liitetään osaksi valmistelu- ja päätöksentekokäytäntöjä. Merkkien selitykset: ++ Merkittävä ja pitkäaikainen myönteinen vaikutus - Lyhytaikainen, kielteinen vaikutus + Lyhytaikainen, myönteinen vaikutus - - Merkittävä ja pitkäaikainen kielteinen vaikutus 0 Neutraali vaikutus Päätöksen vaikutus Vaikutukset ihmisiin (päätösten sosiaaliset ja terveysvaikutukset eri ihmisryhmiin esim. sukupuolen, iän, asuinpaikan, kielen, kulttuuritaustan, tulojen, koulutuksen, ammatti- ja työmarkkina-aseman tai erityisryhmän tms. mukaan) 1. Palvelujen saatavuuteen ja laatuun (esim. sosiaali- ja terveyspalvelut, koulutus-, kulttuuri- ja liikunta jne.) 2. Sosiaaliseen elinympäristöön (esim. ihmissuhteisiin, syrjintään, yhteisöllisyyteen, yhteisölliseen, kulttuuriseen tai hengelliseen osallistumiseen) 3. Elintapoihin (esim. ruokavalioon, päihteiden käyttöön, liikuntaan, virkistäytymiseen, riskikäyttäytymiseen) 4. Terveyteen (fyysinen, psyykkinen, sosiaalinen) 5. Osallistumiseen (osallistuminen päätöksiin ja vaikuttaminen, tiedonsaanti jne. ) 6. Väestöryhmien toimeentulo (työllisyys, talo- Merkki Vaikutuksen kuvaus lyhyesti Uusi lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuus mahdollistaa asiakaslähtöisemmän toiminnan ja sitä kautta mahdollisesti paremman palvelujen saatavuuden ja laadun. us, varallisuus jne.) Johtopäätös ja perustelut: Ihmisiin kohdistuvia vaikutuksia on erityisesti lasten, nuorten ja lapsiperheiden palvelukokonaisuuden järjestelyllä. Muutoksen tavoitteena on asiakkuuden näkökulmasta katsottuna myönteiset vaikutukset palvelun laadussa ja saavutettavuudessa.

17 Kuopion kaupunki Arviointilomake 2 (3) Palvelualue Vastuualue Käsittelijä Julkinen Vaikutukset ympäristöön ja ilmastoon (vaikutukset, jotka aiheutuvat luonnonvarojen ja energian käytöstä ja niihin liittyvistä päästöjen ja jätteiden määrästä, kulutuskäyttäytymisen muutoksesta tai toimintojen sijoittumisesta ja niihin liittyvistä liikkumis- ja liikenneratkaisuista) Merkki Vaikutuksen kuvaus lyhyesti 1. Fyysiseen elinympäristöön ja viihtyvyyteen + (työ-, asumisolot, liikenne- ja liikkumismahdollisuudet esim. melu, ilman epäpuhtaus, onnettomuusriski jne.) 2. Maaperään, vesistön ja luonnon monimuotoisuuteen 0 3. Ilmastoon (kv:n päätös) + 4. Maisemaan, kaupunkikuvaan, kulttuuriperintöön + 5. Rakennettuun ympäristöön ja yhdyskuntarakenteeseen + Johtopäätös ja perustelut: Kaupunkisuunnittelun palvelukokonaisuus parantaa mahdollisuuksia ottaa eri tekijöitä paremmin huomioon suunnittelussa, hyödyntää osaamista ja muita resursseja ketterämmin. Vaikutukset kunnan talouteen ja henkilöstöön 1. Kunnan henkilöstöön (asema, määrä, osallistuminen) Merkki Vaikutuksen kuvaus lyhyesti -/+ - vaikutuksia: Lyhyellä tähtäimellä muutokset aiheuttavat henkilöstössä ja esimiesportaassa epätietoisuutta tulevaisuudesta. Asema ja rooli palvelukokonaisuudessa voi muuttua muutoksen seurauksena. Muutoksen tavoitteen on myös vähentää henkilöstömäärä ja rakenteellisilla ratkaisuilla hyödyntää tapahtuva henkilöstön eläköityminen. + vaikutuksia: Pitkällä tähtäimellä haetaan positiivisia henkilöstövaikutuksia toimintatapojen kehittämisen kautta. 2. Kunnan talouteen (menoihin, tuloihin, investoinnit, velkaantuminen jne.) Muutos antaa mahdollisuuden osaamisen laajempaan käyttöön ja työssä kehittymiseen. ++ Muutoksella haetaan menosäästöjä rakentamalla paremmin johdettavissa olevia palvelukokonaisuuksia ja vähentämällä esimiesrooleja.

18 Kuopion kaupunki Arviointilomake 3 (3) Palvelualue Vastuualue Käsittelijä Julkinen 3. Tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen ++ Valmisteltavan muutoksen keskeinen tavoite on parantaa tuloksellisuutta ja tuottavuutta. Johtopäätös ja perustelut: Organisoinnin muutoksilla on lyhytaikaisia kielteisiä vaikutuksia henkilöstön. Pitkällä tähtäimellä tavoitteena on positiiviset vaikutukset henkilöstöön. Muutoksella on positiivisia vaikutuksia talouteen, tuloksellisuuteen ja tuottavuuteen. Palvelukokonaisuuksia kokoamalla mahdollistetaan parempi asiakkuuksien ja resurssien johtaminen. Viime kädessä positiiviset vaikutukset riippuvat siitä kuinka hyvin johtaminen ja toimintatapamuutos käytännössä onnistuu. Vaikutukset yrityksiin (vaikutukset, jotka aiheutuvat esimerkiksi julkisista hankinnoista, asunto- ja kaavoituspolitiikasta, liikenneratkaisuista, kunnan talouspolitiikasta) Merkki Vaikutuksen kuvaus lyhyesti 1. Kuopion kaupungin kilpailukykyyn ++ Elinvoimapalveluja kootaan vaikuttavuuden näkökulmasta 2. Yritystoiminnan monipuolistumiseen, markkinarakenteeseen ja liiketoimintaan 0 3. Työpaikkojen muodostumiseen Yritysten kehittämiseen Yritysten työvoiman saantiin Yritysten tavara- ja työpaikkaliikenteeseen 7. Yritysten asiakasvirtaan 0 8. Yritysten osallistumiseen julkisiin hankintoihin 0 Johtopäätökset ja perustelut: Elinvoimapalveluja kokoamalla haetaan lisävaikuttavuutta kaupungin kilpailukyvyn ja elinkeinojen kehittämiseen. Hyvin toimivalla ketterällä kaupunkisuunnittelulla luodaan edellytykset yritysten ja yhteisöjen investoinneille.