HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS TAVOITE 2-OHJELMASSA

Transkriptio

1 MAAKUNTAHALLITUS LIITE 21 Maakuntahallitus HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄN KUVAUS TAVOITE 2-OHJELMASSA PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO Hallinto- ja valvontajärjestelmä perustuu seuraaviin säädöksiin: EY:n yleisasetus 1260/1999, EAKR-asetus 1783/1999, komission asetus 438/2001 neuvoston asetuksen 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista yhteisrahoitettujen toimien tukikelpoisuuden osalta, komission asetus 1159/2000 jäsenvaltioiden toteuttamasta rakennerahastojen tukitoimiin liittyvästä tiedotus- ja julkistamistoiminnasta. Alueiden kehittämislaki 602/2002, Asetus Alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksesta 1225/2002, Rakennerahastolaki 1353/1999, Rakennerahastoasetus 1354/1999 Sisäasiainministeriön ohje alueellisen kehittämistuen käytöstä Sisäasiainministeriön ohje tuotteiden ja palveluiden toimittamisen varmentaminen Euroopan aluekehitysrahastosta rahoitettavissa hankkeissa. Sisäasiainministeriön ohje Valtionapuviranomaisille tehtävien varojen osoittamisesta mahdollisesti aiheutuvista korkotuloista ja niiden käsittelystä. Sisäasiainministeriön ohje tukikelpoisten kustannusten tarkastamisesta EAKR-hankkeissa. 1. MÄÄRÄRAHOJEN VASTAANOTTAMINEN Kun SM:ltä saapuu irrotuskirje Päijät-Hämeen liittoon, johdonsihteeri (ES) kirjaa sen saapuneeksi. Alkuperäisen kirjeen hän arkistoi ja ottaa kopion taloussihteerille (RI) ja kehittämisjohtajalle (MK ja tarkastajalle (HM). Pankin ilmoituksen jälkeen taloussihteeri (RI) kirjaa rahat saapuneeksi EU- tai valtionmäärärahatilille. 2. TUEN HAKEMISTA KOSKEVAT MENETTELYT Hakumenettelyistä tiedottaminen ja menettelyjä koskevien sääntöjen noudattaminen Tiedottamista hoitavat kehittämisjohtaja (MK), tietopalvelusihteeri (TV) ja palvelusihteeri (KO). Ilmoituksia julkaistaan tarpeen mukaan. Päijät-Hämeen liiton internet-sivuilla on tietoa tavoite 2-ohjelmasta ja mm. hakumenettelystä ( ). Komission asetuksen (EY) N:o 1159/2000 kohdan 3 mukaisille tahoille on tiedotettu lähinnä maakunnan yhteistyöryhmän ja sen jäsenistön kautta. Yhteistyössä Kanta-Hämeen kanssa on laadittu viestintäsuunnitelma (liitteenä), joka on hyväksytty yhteistyöryhmässä. Hakumenettelyistä on tiedotettu yhdessä muiden viranomaisten kanssa yhteisilmoituksilla maakunnan suurimmissa lehdissä ja yhteisissä tiedotustilaisuuksissa. Yhteistyötä tehdään myös muiden Etelä-Suomen maakuntien kanssa. Yhteistyössä SM:n kanssa on laadittu tiedotusohje EU-hankkeiden toteuttajille.

2 Hakemusten arviointi Johdonsihteeri (ES) kirjaa saapuneen rahoitushakemuksen diaariin ja toimittaa hakemuksen kehittämisjohtajalle (MK), joka valmistelee päätökset yhdessä erityisasiantuntijoiden kanssa. Hakemusten arvioinnissa tehdään yhteistyötä muiden viranomaisten kanssa, mm. matkailutoimialatiimissä. Ohjelmavastaava täyttää hankearviointilomakkeen (liitteenä) maakuntahallituksen ja yhteistyöryhmän käsittelyjä varten. Tarvittaessa valmistelija pyytää täydennyksiä hakemukseen hakijalta. Arviointilomaketta täytettäessä otetaan huomioon Fimos-rekisteriin tallennettavat tiedot ja työllisyys-/ympäristövaikutukset. Ympäristövaikutuksien arvioinnissa apuna on yhteistyöryhmän hyväksymä arviointimenettely. Valmistelija tarkastaa rahatilanteen ohjelmavastaavan päivittämästä myöntövaltuuden seurantataulukosta. Tarvittaessa hanke viedään myös sihteeristöä avustavan maakunnan YVA-ryhmän kokoukseen YVA-lausuntoa varten. EU-tiimissä, johon kuuluvat ohjelmavastaava ja hankeyhteyshenkilöt, tarkastaja (HM) ja tietopalvelusihteeri (TV), käydään yhdessä läpi tavoite 2-ohjelmaan liittyviä asioita. Jos rahoitushakemus päätetään siirtää toiselle rahoittajaviranomaiselle, tietopalvelusihteeri hoitaa hankkeen siirron toiselle viranomaiselle. Rahoitettavien toimien valinta Tavoite 2-ohjelman täydennysosa on perustana rahoitettavien toimien valinnalle. Tämän lisäksi ohjelmavastaava ottaa huomioon maakunnan yhteistyöasiakirjassa mainitut painopistealueet, yhteistyöryhmän määrittelemät ensisijaiset hankekokonaisuudet, maakunnan kehittämisen painopistealueet eli maakuntastrategian sekä valtakunnalliset kyseisen sektorin kehittämisen painopistealueet. Kehittämisjohtaja (MK) seuraa ja vastaa siitä, että määrärahat riittävät. Arvioituaan hankkeen hän valmistelee esityksen sihteeristön päätöstä varten. Yhteistyöryhmän sihteeristö tekee rahoitettavien toimien valinnan ja esityksen yhteistyöryhmälle. Myöntöpäätöksen tekeminen Maakuntavaltuusto linjaa edellisenä kesänä seuraavan vuoden määrärahoilla liiton päätöksillä rahoitettavat toimet. Tietopalvelusihteeri (TV), ohjelmavastaavan pyynnöstä, vie hankkeen yhteistyöryhmän sihteeristön käsiteltäväksi ja tarvittaessa yhteistyöryhmän käsittelyyn. Yhteistyöryhmä on antanut hankekokonaisuuksiin kuuluvien hankkeiden osalta sihteeristölle valtuuksia päätöksenteossa. Tietopalvelusihteeri lähettää sihteeristön ja yhteistyöryhmän rahoituspäätösesityksestä pöytäkirjanotteen hakijalle, ja hankekansioon otetaan kopio. Sihteeristön/ Yhteistyöryhmän päätöksen jälkeen ohjelmavastaava valmistelee hankkeen maakuntahallitukseen rahoituspäätöstä varten. Maakuntahallitus tekee rahoituspäätöksen (myös kielteiset) maakuntajohtajan esityksestä yli euron avustuksista. Toimistosihteeri (JR) postittaa hakijalle maakuntahallituksen pöytäkirjan otteen. Maakuntahallituksen päätös sisältää myöntöehdot, Euroopan yhteisön tunnuksen ja hallituksen nimeämän yhteyshenkilön. Muut rahoituspäätöksen ehdot ja valitusosoitus esitetään liitteessä. Päijät-Hämeen liiton hallintosäännön mukaan maakuntajohtajalla on oikeus tehdä alle euron rahoituspäätökset (rakennerahastojen rahoitus ja valtion rahoitusosuus yhteensä). Päätös sisältää myöntöehdot, Euroopan yhteisön tunnuksen ja maakuntajohtajan nimeämän yhteyshenki- 2

3 lön sekä Fimos-numeron. Muut rahoituspäätöksen ehdot ja valitusosoitus esitetään liitteessä. Rahoituspäätöksen ehdot sisältävät tositteiden säilyttämisaikatiedon. Euroopan yhteisön rakennerahastoista rahoitettavien tukien osalta kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto käsittäen muistiinpanot, tositteet ja muut hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä ainakin vuoden 2013 loppuun. Päätöksestä toimitetaan kopio nimetylle yhteyshenkilölle hankekansioon. Hallintojohtaja (RN) tiedottaa päätöksistä tiedotusvälineille. Rahoituspäätös tehdään pääsääntöisesti hankkeen koko kestolle. Jatkorahoituksesta päättää maakuntajohtaja. Jatkoajan myöntämisestä hankkeelle päättää maakuntajohtaja. Hakemus- ja päätöstietojen tallentaminen seurantajärjestelmään Tietopalvelusihteeri (TV) saa hakemuksen kehitysjohtajalta (MK) ja tallentaa tiedot Fimosrekisteriin. Alkuperäiseen hakemukseen hän merkitsee Fimos-numeron. Ohjelmavastaavan täyttämältä arviointilomakkeelta, joka on tallennettu 2-ohjelmatiedostoon, tietopalvelusihteeri tallentaa hanketyyppitiedot ja kuvaukset Fimos-rekisteriin. Fimos-rekisteriin hän (TV) kirjaa tarkastamattoman pöytäkirjan perusteella, n. viisi päivää kokouksen jälkeen sihteeristön ja yhteistyöryhmän käsittelyn ja hankekohtaiset euromäärät varaussarakkeisiin ja maakuntahallituksen rahoituspäätöksen. Maakuntajohtajan rahoituspäätös kirjataan myös viiden vuorokauden sisällä päätöksen tekemisestä Fimos-rekisteriin. Jatkorahoituspäätös tallennetaan kuten alkuperäinen rahoituspäätös. Mikäli tarkennettu kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma muuttavat alkuperäistä hakemusta, ne tallennetaan (TV) Fimos-rekisteriin. Korkotuloista rahoitetut hankkeet merkitään erikseen rekisteriin. 3. HANKKEIDEN OHJAUS JA VALVONTA hankkeiden ohjeistus Rahoituspäätöksen liitteinä lähetetään (JR) hakijalle: Euroopan yhteisöjen rakennerahastojen rahoituksen ja valtion rahoituksen maksatukseen, raportointiin ja menojen tukikelpoisuuteen liittyvät ohjeet & säädökset Maksatushakemus Käynnistysilmoitus, jonka hakija palauttaa Päijät-Hämeen liittoon Ohje logon käytöstä, EY:n tunnusmerkki ja rakennerahastoja tai KOR:a koskeva teksti Yhteyshenkilö ottaa pikaisesti yhteyden avustuksen saajaan ja sopii aloituspalaverista. Siinä ovat läsnä projektipäällikkö, projektin taloushallinnon edustaja sekä liiton yhteyshenkilö ja tarkastaja. Aloituspalaverissa varmistetaan, että hankkeen toteuttajat ovat ymmärtäneet ohjeet ja annetaan tarvittaessa yksityiskohtaisempia ohjeita. Ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa yhteyshenkilö tiedottaa hanketta seuraavista asioista: yhteyshenkilön tehtävä selväksi projektin vetäjälle ja ohjausryhmälle annetaan ohjeet ohjausryhmän työlle raportointivelvollisuus, (ei rahaa ilman raporttia), koko hankekaudella 3

4 seurantaindikaattorit (kysytään ½ vuosittain) hyväksyttävät kustannukset, maksatusohje projektin omat maksuperusteet avustuksen saaja velvollinen avustamaan tarkastuksissa päätöskokous sovittava yhteyshenkilön kanssa Mikäli hankkeen pienuuden tai sen muun luonteen takia ohjausryhmää ei ole tarkoituksenmukaista perustaa, samat asiat käydään läpi toteuttajan kanssa. hankkeiden valvonta Yhteyshenkilö huolehtii, että rahoitushakemusta ja maakuntahallituksen tai maakuntajohtajan päätöstä noudatetaan. Yhteyshenkilöllä on velvollisuus tehdä kehitysjohtajalle (MK) esitys hankkeen keskeyttämisestä, mikäli päätöksen ehtoja ei noudateta. Maakuntajohtaja tekee esityksen maakuntahallitukselle. Ohjausryhmä saa tehdä hankkeen toteutukseen pienehköjä muutoksia yhteyshenkilön hyväksynnällä. Jos halutaan tehdä olennaisia muutoksia, on haettava maakuntajohtajalta muutosta rahoituspäätökseen. Yhteyshenkilö huolehtii, että hankkeen tiedot seurantarekisterissä ovat ajan tasalla toimittamalla raportointiohjeet toteuttajalle. Raportointiohjeet lähetetään myös 1. seurantalomakkeen mukana. Jos seurantalomaketta ei ole palautettu määräpäivään mennessä, tietopalvelusihteeri lähettää karhukirjeen. Yhteyshenkilö tekee maksatushakemuksien asiatarkastukset ja osallistuu ohjausryhmän kokouksiin, ainakin ensimmäiseen ja viimeiseen. Yhteyshenkilö tekee vuosittain raportin hankkeen toteutumisesta ja toimittaa sen kehitysjohtajalle. Hankkeen päättyessä projektille lähetetään 3 kk ennen hankkeen päättymistä kirje, valmistautuminen EU-hankkeen päättämiseen, jossa ohjeistetaan hankkeen päättämistä. Myös yhteyshenkilö tekee hankkeesta loppuraportin ja YVA-arvioinnin. Tuotteiden ja palveluiden toimittamisen paikan päällä tapahtuva varmentaminen ja sen kirjaaminen (438/2001 artikla 4) Yhteyshenkilö toimittaa projektille lomakkeen (liitteenä), johon projektipäällikkö merkitsee hankinnat. Yhteyshenkilö varmentaa hankinnat paikan päällä jokaisessa projektissa ennen viimeistä maksatusta. Varmennus tehdään kone- ja laitehankinnoista sekä asiantuntijapalveluista, muista hankinnoista varmennus tehdään yhteyshenkilön harkinnan mukaan hankkeen koko ja luonne huomioiden. Tietopalvelusihteeri tallentaa varmennustiedot Fimos-rekisteriin. 4. MAKSATUSHAKEMUSTEN VASTAANOTTAMINEN Johdon sihteeri kirjaa saapuneen maksatushakemuksen diaariin ja toimittaa sen yhteyshenkilölle. 4

5 5. MAKSATUSHAKEMUKSESSA HANKKEEN ESITTÄMIEN MENOJEN TUKIKELPOISUUDEN TODENTAMINEN menojen yhdenmukaisuuden varmistaminen kansallisen ja yhteisön sääntöjen sekä myöntöpäätöksen kanssa Yhteyshenkilö tarkastaa menojen tarkoituksenmukaisuuden projektin toiminnan kannalta (asiatarkastus), kilpailuttamisen ja hankintapäätökset. Asiatarkastuksen jälkeen yhteyshenkilö toimittaa maksatushakemuksen tarkastajalle (HM), joka tarkastaa, että kulut ovat komission asetuksen (EY) N:o 1685/2000 mukaisia ja asetuksen Alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksesta 1225/2002 mukaisia. Tarkastaja tarkastaa myös, että maksatushakemus vastaa myöntöpäätöstä. Maksatushakemuksen käsittelyssä käytetään tarkistuslistaa, joka toimii samalla yhteyshenkilön ja maksattajan työnjakopaperina. menojen tosiasiallisuuden tarkastaminen Tarkastaja tarkastaa, että kulut ovat tuen saajan kirjanpidossa. 6. ARTIKLA 4 MUKAISET PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT VARMENNUKSET (Komission asetus 438/2001 artikla 4) Varmennusmenetelmä Yhteyshenkilö varmentaa hankinnat paikan päällä jokaisessa projektissa. Varmennus tehdään myös silloin, kun etukäteen arvioiden erityistä varmennettavaa ei ole ( ei hankintoja). Toiminnan kuvaus Hankinnat varmennetaan ennen viimeistä maksatusta. Fimos-vastaava kirjaa varmennuksen seurantajärjestelmään. Loppumaksatusta ei suoriteta eikä hanketta suljeta ennen kuin varmennus on tehty ja raportoitu. Yhteyshenkilö varmistaa, että havaitut puutteet korjataan. Mikäli puutteet ovat vakavia, yhteyshenkilö neuvottelee toimenpiteistä ohjelmavastaavan kanssa. Tarvittaessa ryhdytään takaisinperintätoimiin. Varmennuksen yhteydessä täytetään varmennuslomake, jonka allekirjoittaa aina yhteyshenkilö, mutta mielellään myös projektipäällikkö. Varmennuslomake on liitteenä. 7. TUKIOSUUDEN MAKSAMINEN HANKKEELLE Hallintojohtaja hyväksyy maksatushakemuksen, jonka jälkeen maksujen maksamisesta vastaava taloussihteeri (RI) maksaa tuen saajalle maksatukseen hyväksytyn summan. Hän ottaa kopion tehdystä maksatuksesta tietopalvelusihteerille (TV) tallennusta varten. Hyväksytty maksatushakemus jää taloussihteerille, joka kirjaa maksatuksen. Tarkastaja valmistelee maksatuspäätöksen, jonka hallintojohtaja tarkastajan kanssa allekirjoittaa. Maksatuspäätöksestä käy ilmi maksettava avustus sekä hyväksymättömät menot.. Tarkastaja kirjaa maksatuspäätöksen EU-diaariin ja ottaa siitä kopion hankkeen kansioon. 5

6 Tietojen oikeellisuuden varmentamiseksi seurantajärjestelmässä tietopalvelusihteeri (TV) tulostaa yhteenvedon Fimos-rekisterin päätöksistä ja maksatustiedoista yhteyshenkilölle, joka varmentaa tietojen oikeellisuuden. Seurantalomakkeen lähettämisen yhteydessä tuen saaja tarkistaa omalta osaltaan tietojen oikeellisuuden. Tietopalvelusihteeri, taloussihteeri ja tarkastaja täsmäyttävät Seuranta- ja kirjanpitotiedot joka toinen kuukausi. Jokaisessa maksatusvaiheessa tehtäviä hoitaa eri ihminen ja näin ollen riippumattomuus toteutuu. Liitto varmentaa EAKR:n maksatustiedot sisäasianministeriölle ministeriön antamien ohjeiden mukaan. 6

7 8. TULOSTIETOJEN (=INDIKAATTORIT) KERÄÄMINEN Hankkeet toimittavat tulostietoja tietopalvelusihteerille seurantalomakkeella puolivuosittain ja loppuraportissa hankkeen päätyttyä. Tietopalvelusihteeri (TV) tallentaa ne Fimos-rekisteriin ja toimittaa lomakkeen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö huolehtii tulostietojen oikeellisuudesta seuraamalla tuloksien syntymistä koko hankkeen toteutuksen ajan mm. osallistumalla ohjausryhmän kokouksiin ja tutustumalla hankkeeseen. 9. TEKNISEN TUEN KÄYTTÖ käyttösuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen Kehitysjohtaja valmistelee maakuntajohtajalle esityksen vuosittaisesta teknisen tuen käyttösuunnitelmasta MYR:n sihteeristölle esiteltäväksi. Ohjelmavastaava (MK) pyytää teknisen tuen käyttösuunnitelman alueen muilta viranomaisilta. Esityksen käyttösuunnitelmasta tekee yhteistyöryhmän sihteeristö yhteistyöryhmälle, joka hyväksyy käyttösuunnitelman viranomaisittain. Maakuntahallitus tekee päätöksen teknisen tuen käytöstä. menojen tukikelpoisuuden varmentaminen Sovelletaan samaa järjestelmää kuin hankekohtaisissa tuissa. tuen maksaminen (riippumattomuus) Kehittämisjohtaja (MK) tekee asiatarkastuksen ja maakuntajohtaja hyväksyy menon. Tämän jälkeen toimistosihteeri (JR) maksaa laskut ja kirjanpitäjä (RI) kirjaa kirjanpitoon. Kirjanpitäjä (RI) tekee koontiselvityksen teknisellä tuella palkattujen henkilöiden palkkakustannuksista sekä muista tekniseen tukeen oikeutetuista menoista ja varmentaa sen. Eri tehtäviä hoitavat eri henkilöt ja näin ollen riippumattomuus toteutuu. seurantatietojen tallentaminen seurantajärjestelmään Laskujen hyväksynnän jälkeen kirjanpitäjä (RI) toimittaa tietopalvelusihteerille (TV) otteet kirjanpidosta teknisen tuen osalta tallennusta varten. Korkotuloista maksetut teknisen tuen menot merkitään erikseen. tietojen oikeellisuuden varmentaminen seurantajärjestelmässä Kehittämisjohtaja (MK) varmentaa, että tiedot vastaavat käyttösuunnitelmaa ja MYR:n ja maakuntahallituksen päätöksiä. seuranta- ja kirjanpitotietojen täsmäyttäminen Tietopalvelusihteeri (TV), ohjelmavastaava (MK) ja kirjanpitäjä (RI) täsmäyttävät teknisen tuen tiedot neljännesvuosittain. 7

8 10. ARKISTOINTI Neuvoston asetuksen 1260/1999 Artiklan 38.6 mukaisesti kaikki tavoite 2-ohjelman kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat säilytetään vähintään vuoden 2013 loppuun. 11. OTANTATARKASTUSTEN TEKEMINEN JA NIIHIN OSALLISTUMINEN Maakuntaliiton puolesta ei ole tähän mennessä tehty otantatarkastuksia, koska maksatushakemukseen tulee liittää tositekopiot ja kirjanpito-ote. Liiton hankeyhteyshenkilöt ja tarkastaja osallistuvat sisäasiainministeriön tarkastuksiin (komission asetus 438/2001 Artikla 10). Audiator Oy:n tilintarkastaja on tarkastanut hankkeiden tilinpitoa. 12. KORJAUSTOIMET (ML. TAKAISINPERINTÄ) Toimenpiteistä päättäminen ja niiden toteuttaminen TAKAISINPERINTÄ: Maakuntahallitus ja maakuntajohtaja tekee päätöksen takaisinperinnästä päätöksentekijästä riippuen. Päätös saatetaan tiedoksi tuen saajalle ja samalla lähetetään takaisinperintäkirje (hallintojohtaja). Riitauttamistapauksessa asia saatetaan Kouvolan hallinto-oikeuden ratkaistavaksi. KORJAUSTOIMET: SM:n ylitarkastajan tarkastusraporttien perusteella ja niihin tukeutuen yhteyshenkilö ja tarkastaja (HM) tekevät tarvittavat korjaustoimet seuraavassa maksatuksessa. Tuensaaja voi myös itse esittää korjausta havaitsemistaan virheistä. Mikäli maksatuksen ja raportoinnin yhteydessä yhteyshenkilö tai tarkastaja (HM) havaitsevat virheen, tehdään korjaus ja ilmoitetaan siitä tuen saajalle. toimenpiteiden toteutumisen valvonta Takaisinperinnän osalta tehtävää hoitaa riippumaton henkilö, hallintojohtaja tai kirjanpitohenkilö (hankkeen yhteyshenkilö ja tarkastaja eivät ole riippumattomia henkilöitä). Korjaustapauksissa yhteyshenkilö ja tarkastaja valvovat, että korjaustoimet tulevat tehdyiksi. takaisinperintätietojen toimittaminen rekisteriin/hallintoviranomaiselle Euroopan aluekehitysrahaston varoihin kohdistuvista takaisinperintätoimista ilmoitetaan (MK) sisäasiainministeriölle välittömästi, kun takaisinperintätoimiin on ryhdytty. asetuksen 1681/1994 edellyttämän neljännesvuosiraportin toimittaminen maksuviranomaiselle Tietopalvelusihteeri (TV) postittaa neljännesvuosittain SM:n talousyksikköön raportin takaisinperinnöistä. Mikäli mitään raportoitavaa ei ole ilmoitetaan siitä sähköpostilla. 8