Malli case: D141 piirikokouksen viestintä blogina

Transkriptio

1 innerwheel.fi Startteri-koulutus 2014 WordPressin käyttöopas Case: Kokousviestintä

2 2 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 2 / 7 Case: Kokousviestintä Malli case: D141 piirikokouksen viestintä blogina A-vaihe Kokouskutsu tehdään normaalisti tekstinkäsittelyllä B-vaihe - Siirretään kopioimalla innerwheel-sivulle kirjautumalla WordPressiin C-vaihe Kokouskutsun, esityslistan ym. liittäminen sivulle D-vaihe Blogikirjoituksen lisälinkitys E-vaihe Blogikirjoituksen markkinointi SOMEssa A-vaihe Tehdään normaali kutsu esim. Wordillä 1. Tee normaali kokouskutsu (esim. Wordillä) 2. Kopioi teksti Wordiltä (maalaa, ctrl+c jne.) 1. & & 6. B-vaihe Siirretään kutsu kopioimalla 3. Kirjaudu omalla tunnuksellasi oman piirisi innerwheel-sivulle (esim. D141.innerwheel.fi) 4. Valitse vasemmalta Posts -valikosta Add New hyperteksti 5. Liitä Wordistä kopioimasi teksti avautuneeseen ikkunaan (kts. kuva 2) - klikkaa tyhjää aluetta (punainen nuoli) - paina ctrl+v (tai muokkaa liitä) jolloin kopioimasi teksti tulee sivulle 6. Muotoile tekstiä halutessasi esim. WP:N tekstinkäsittelyllä (kohta 6.) 7. Kirjoita lyhyt kuvaava otsikko (erottuva ei voi olla kokouskutsu kuin kerran, esim syyskokouskutsu) 4.

3 3 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 3 / 7 Case: Kokousviestintä 8. Valitse oikealta oikea kategoria kuvaamaan kirjoituksen uutisluokitetta. 9. vapaaehtoinen Merkitse Tagit eli IW:n sisäiset hakusanat Additional Options for Duffusion valikon SEO-ikkunan Google-haut - SEO / Meta Descriptions kohtaan lyhyt uutisen kuvaus Google-hakua varten - SEO / Meta Keywords kohtaan vastaavia hakusanoja kuin Tagit, mutta nämä näkyvät Internetissä Google-haulla 10. Tarkista että kaikki tehtynä ja Julkaise Publish painikkeesta 11. Käy katsomassa toisella selaimella tai selaimen ikkunassa miltä julkaisu näyttää ja palaa alkuperäiseen tee tarvittavat muutokset! & C-vaihe - Kokouskutsun, esityslistan, muiden kokousdokumenttien lisääminen 13. Muokkaa Wordillä kokouskutsu, esityslista jne. Liitetään PDF-muotoisena liitteenä sivustolle josta IW-väki voi sen ladata (Ohjeet myös netissä ) - jos liitteessä on kuvia, pakkaa ensin kuvat - PDF-muuttaminen (Word 2007 ja uudemmat) 1. Tiedosto tallenna nimellä 2. Valitse PDF tai XPS- kopio 3. Tarkista että i) Tiedosto tallentuu haluamaasi kansioon ii) Tallennusmuoto: on PDF (*.pdf) muodossa iii) Tiedostonimi on lyhyt, erottuva, kuvaava eikä ääkkösiä (saattavat aiheuttaa ongelmia) 14. Mene takaisin äsken tekemällesi blogijulkaisuun 15. Valitse sivusta se kohta johon haluat tuoda liitetiedostot klikattavaksi auki. Esim. kirjota kutsun perään Liitteet: -kohta ja lisää nämä sen alapuolelle

4 4 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 4 / 7 Case: Kokousviestintä Itse liitetiedoston liittäminen 16. Kun olet (kursori) sivulla kohdassa, johon haluat liitetiedoston linkin tuoda, klikkaa Add Media painiketta 17. Valitse Upload Files jos et ole vielä tuonut tiedostoa tämän sivuston Media Galleriaan josta Select Files painikeella päästään tietokoneen resurssinhallintaan. 18. Tämän jälkeen valitset avautuvasta tietokoneen tiedoston hallinnasta oikean kansion ja sieltä haluamasi esim. kutsun PDF-tiedostona. 19. Kun valinta on tehty, paina Avaa-painiketta 20. Tullaan Insert Media ikkunaan jossa näet vasemmalla ylhäällä lataamasi tiedoston ja oikealla sen tiedot joita voit täydentää! 21. Kun ladattu/valittu media on aktiivinen, näet oikealla median (kuvan/pdfn/ ym.) tiedot joita voit muokata. * ATTACHMENT DETAILS kertoo perustiedot Tässä tärkeää on tarkistaa digikuvasta fyysinen (300x533) ja tiedoston koko 142 kb) * Kuvan URL-osoite sivustolla ja nimeäminen: Title: Varsinainen kuvan nimi Caption: Näkyy kuvatekstinä kuvan alla, Alt Text: Joissakin selaimissa PopUp-ikkunanimenä Description: Kuvan lisäinfoa * ATTACHMENT DISPLAY SETTINGS määrittää kuvaa sivulla Aligment: Paikkaa sivulla: right-oikea(oletus); Center-keskellä; left-vasemmalla Link To: Valitaan None kertoo median linkin Size: Valitaan sivulle sopiva kuvakoko (HUOM! Tee tietokoneella kuva jos nettikokoon nopea sivunlataus) 22. Lopuksi Insert into post painiketta kun lisäät blogiin tai Insert into page painiketta kun lisäät jollekin perusnettisivulle 23. Tämän jälkeen voit muotoilla sivulle tulevaa tekstilinkkiä sen keskeltä jottei itse linkki yhteys katkea! Eli muokkaa kirjoittamalla haluamasi nimi linkin keskelle ja käy poistamassa alusta ja lopusta virheelliset kirjaimet. 24. Lopuksi julkaise kirjoituksesi Publish painikkeella. (Voit myös ajastaa julkaisun haluamaasi ajankohtaan Publish-ikkunan Publish kohdan Editin takaa!) D-vaihe Blogikirjoituksen lisälinkitys 1. Netin hienous on asioiden linkittäminen ja näin itse perusviestiin kuten kokouskutsu saadaan runsaasti asiakasta kiinnostavaa lisäarvoa kuten - ajo-ohje kokouspaikalle vaikka Google Mapsin karttalinkillä - Kokouspaikan nettisivut kertomaan lisää tilasta johon kokoonnumme - Esityslistalla olevan asian taustoista vaikka asiantuntijan nettisivuille - Kulkuohjeita vaikka VR:n nettisivuille kohtaan jossa on valittu yhteydeksi VR:n Hki-Pieksämäki lipun varaus ko. tapahtumaan - Linkki IW-sivustolla olevaan edelliseen pöytäkirjaan jossa on kerrottu miten silloin aiheesta jo sovittiin 2. Näin luodaan tiedottamisen avoimuutta ja samalla palvellaan pienin elein asiakasta. 3. Samoin IW-nettisivuille voidaan rakennetaan kunkin sektorin (Kansallisen neuvoston, piirien ja miksei myös klubien) omat hallintosivut joihin voidaan lisätä aina tuleva kokous ja sen dokumentit linkitettynä sitä mukaa kun ne tulevat valmiiksi. Esim. Piirin D-141 syyskokous d141.innerwheel.fi sivuton Arkku-salasanan takana:

5 5 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 5 / 7 Case: Kokousviestintä Esimerkki: Piirin Arkussa olevasta Hallinto- tai Kokoukset-sivusta, jolle kerätään esim. alla esitetyn mallin mukaan kokoustietoja. Vastaavasti niin Kansallinen Neuvosto kuin kukin klubi voivat rakentaa oman kokousdokumentaationsa samalla tavalla... * Syyskokous, Eurajoki, Kristillinen opisto (ajo-ohje, web, kokouskutsu, esityslista, budjettiesitys, pöytäkirja) * Kevätkokous, Turku, Hyvän Olonkeskus Epitihi (ajo-ohje, web, kokouskutsu, esityslista, budjetti, pöytäkirja, kuvagalleria) * Syyskokous, Rauma, E-vaihe Blogikirjoituksen markkinointi sähköpostilla ja SOMEssa 1. Innerwheel sivun blogikirjoitusta (esim. kokouskutsua) markkinoidaan sivustolla automaattisesti seuraavalla tavalla a) Sivuston oikeassa reunassa on 6-10 uusinta oman sivun blogin otsikkoa näkyvissä b) Pääsivustolla ja piirien nettisivuilla seurataan myös 3-5 uusinta muiden piirien uutista 2. Tämän lisäksi olisi hyvä jos asiasta tiedotettaisiin myös muilla sähköisillä tavoilla a) Klubeissa sähköpostilla (myöhemmin myös innerwheel.fi sähköpostilistoilla) b) Innerwheel.fi sivulla on ns. Twitter-viestien lukija Kun twiittaat ja laitat viestiisi #IWFinland, näkyy viestisi hetken (kuva oikealla) n. viikon ajan. Tämä on nopea tapa lähettää pikaviestejä pääsivulle ajankohtaisista aiheista muistutuksen omaisesti (vrt. sms-viesti) c) Aktiiviset henkilöt omissa SOME (Facebook/Twitter ym.) profiileissaan Mieti mitkä sopivat julkiseen tiedottamiseen! * Kokouskutsut vain IW-läiset ja heistäkin avainhenkilöt * Konsertit ym. kaikelle yleisölle

6 6 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 6 / 7 Case: Kokousviestintä a) Blogikirjoituksen sähköposti markkinointi 3. Mene julkisella puolella blogikirjoituksen sivulle 4. Kopioi selaimen nettiosoite 5. Mene sähköpostiisi tai SOME-profiiliisi ja avaa uusi viesti/tilapäivitys 6. Liitä kopioimasi blogin nettilinkki 7. Kirjoita joku tilanteeseen sopiva herättävän mielenkiintoinen viesti 8. Lähetä sähköposti halutuille / Julkaise SOMEn tilapäivityksesi &7. Kuva sähköpostiversiosta Vinkkejä!! Näin käyttäjät saavat tiedon asiasta sekä linkin sivulle jossa asia on esitelty perusteellisemmin ja josta voivat ladata liitetiedostot niin halutessaan. Näin ei automaattisesti pommiteta kaikkien postilaatikoihin kaikkea liitemateriaalia siltä varalta, että postin saaja haluaisi lukea lähettäjän mielestä tärkeän tiedoston. Näin vältetään sähköpostilaatikoiden täyttymistä ja valinta jää vastaanottajalla! Sähköposti linkillä massa esim. 50 kt ja 4 kpl Officen kuvallisella liitetiedostolla 2,5 Mt. Suuremmissa sähköpostikutsuissa vastaanottajien osoitteet kannattaa piilottaa piilokopiokohtaan. Näin ne eivät näy vastaanottajilla ja väärään osoitteeseen menneestä ei voida kopioida roskapostitukseen tms. väärään käyttöön osoitteita. b) Twitter ja Innerwheel viestintä Innerwheelille on twitter-tili (weblakun hallussa). Samalla tämä mahdollistaa nettisivulle tilin seurannan, että #IWFinland hastagi käytön. Pikaviestimenä Twitter-tilin omistaja voi helposti laittaa esim. muistutuksen tapahtumasta, tervehdyksen tai vaikka mielen-kiintoisen jutun nettisivun osoitelinkin twiittaamalla Titterillä ja laittamalla twiitin tekstiin ainakin #IWFinland. Tämän jälkeen twiitti linkkeineen, kuvineen näkyy sivun oikeassa reunassa olevassa ikkunassa. Yleensä n vrk ajan.

7 7 Word Press opas / Inner Wheel Suomi Finland 7 / 7 Case: Kokousviestintä b-c) Tilapäivityksen tekeminen SOME-työkaluilla Facebookissa, Twitterissä, Google+ ym. SOME-työkaluissa viestin jakaminen tehdään tilapäivityksellä seuraavasti. 1) Mene haluamallesi Innewheel-blogisivulle ja kopio sivun URL-osoite selaimen yläpalkista. 2) Avaa oma SOME-sivusi ja valitse uusi a) FB:ssä tilapäivitys, b) Twitterissä twiitti jne. 3) Liitä kopioimasi IW-sivun linkki tilapäivitykseen 4) Lisää jokin mielenkiintoa herättävä kommentti aktivoimaan seuraajiasi 5) Usein blogin kuva tulee myös mukaan SOMEn tilapäivitykseen 6) Julkaise SOME-tilapäivityksesi ja jää odottamaan & 6. Vastaavasti kuvajulkaisu mm. älykännykällä toimittaessa 1) Ota tilannevalokuva tapahtumasta 2) Avaa valokuva ja valitse Jaa-painike 3) Valitse esim. Facebook jolloin kuvanjako yhdistyy älykännykälläsi oman FB:si uuteen tilapäivitykseen kuvalinkillä 4) Lisää haluttu teksti aktivoimaan 5) Julkaise Lisätietoja weblaku Jari Laakkio Caudillo Oy jari.laakkio@caudillo.fi