Alihintaisen tarjouksen hylkääminen

Transkriptio

1 Alihintaisen tarjouksen hylkääminen Jarkko Levasma Sisältö Esittäytyminen Miksi alihintainen tarjous kannattaa hylätä Miten käytännössä alihintaisen tarjouksen hylkääminen tapahtuu Hankintaan valmistautumisen merkitys tarjousten uskottavuuden arvioinnissa Yhteenveto 2 1

2 Jarkko Levasma 04/2014 Valmis-hankkeen IT-johtaja Verohallinnossa 01/ /2014 Verotuksen valmisohjelmiston kilpailutuksen vetäminen 08/ /2011 Verohallinnon sovellusteknologioista vastaaminen (ml. lukuisia hankintoja) 08/ /2009 Erilaisia enimmäkseen julkisen sektorin myyntiin liittyviä tehtäviä Tieto-konsernissa. 3 Verohallinto ja Valmis-hanke Verohallinto toteuttaa verotuksen oikean määräisenä ja oikeaan aikaan yhteiskunnan toimintojen rahoittamiseksi. Verohallinnon Valmis-hankkeessa korvataan em. verotukseen tarvittavat nykyiset n. 70 ja osittain yli 20v vanhat ohjelmistot yhdellä verotuksen valmisohjelmistolla. Palveluiden ja toimintojen kehitystyö helpottuu, jatkossa palvelut paranevat nykyisestäänkin Saavutamme merkittäviä kustannussäästöjä verrattuna nykyjärjestelmien ylläpitoon Verotus toimii nyt hyvin ja päätavoitteemme on turvata verotus tulevaisuudessakin Valmis-hanketta varten tehty hankinta sisältää verotuksen valmisohjelmiston puitejärjestelyn 15 vuodeksi Valitun toimittajan toimitusprojektin hinta lisensseineen on noin 62 miljoonaa euroa. Hankinnan kokonaisarvo 15 vuodelle on noin 226 miljoonaa euroa. Verohallinto sai neuvottelumenettelyllä käydyn kilpailutuksen päätteeksi kaksi tarjousta, joista toinen hylättiin liian alhaisen hinnan perusteella. Hylätty tarjoaja teki Markkinaoikeuteen valituksen, jonka Markkinaoikeus n. 10 kk käsittelyn jälkeen hylkäsi. Toimitusprojekti valitun toimittajan kanssa aloitettiin 04/

3 Miksi alihintainen tarjous pitäisi hylätä? Miksi alihintaisia tarjouksia toisinaan tulee? Hankintayksikön on vaikea tietää varmasti, mistä alihintainen tarjous johtuu. Tärkeimpiä syitä IT-alueella ovat: 1. Markkinaosuuden kasvattaminen tai ylläpitäminen 2. Tarjoaja on ymmärtänyt hankinnan kohteen väärin 3. Tappiolla sisään rahat pois muutoshallinnalla 6 3

4 IT-hankinnat ja alihintaisuus IT-hankinta sisältää usein palvelun tai tuotteen, joka on hankinnan tekevän organisaation toiminnan kannalta välttämätön. IT-hankinnat sisältävät myös usein sellaisia elementtejä, jotka tekevät palveluntarjoajan vaihtamisesta vaikeaa ellei jopa mahdotonta ohjelmiston elinkaaren aikana. On tärkeää tiedostaa etukäteen millaisen riskin mahdollinen alihintaisuus muodostaa hankinnasta riippuvalle toiminnalle. Esimerkki 1: Alihintaisuus muodostaa suuren riskin, kun on kyse it-palvelusta, jonka avulla hoidetaan yhteiskunnan toimintojen rahoittamista. Esimerkki 2: Ostettaessa kopiopaperia kertatoimituksena alihintaisuudella ei ole merkitystä. 7 Miten käytännössä alihintaisen tarjouksen hylkääminen tapahtuu? 4

5 Alihintaisen tarjouksen hylkääminen Tarjouksen alihintaisuus tulee/kannattaa todeta osana tarjousten tarkastamista. Tarjoajalle tulee lähettää hankintalain 63 :n tarkoittama lisäselvitys, jonka perusteella hankintayksikkö voi todeta, onko hankinta mahdollista toteuttaa tarjotulla hinnalla ja työmäärällä tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Hankintayksikön tulee arvioida lisäselvityksen perusteiden uskottavuus. Tarjouksen hylkääminen perusteluineen. 9 Alihintaisen tarjouksen hylkääminen Tarjouksen alihintaisuuden tarkastaminen. Hankintalain 63 :n tarkoittaman lisäselvityksen lähettäminen tarjoajalle. Lisäselvityksen perusteiden arviointi. Tarjouksen hylkääminen Ei hylkäystä 10 5

6 Esimerkki selvityspyynnöstä XXX-hankkeita on käsityksemme mukaan toteutettu merkittävästi suuremmalla työmäärällä ja niiden hinnat ovat olleet korkeampia. Miten pystytte tarjouksenne perusteella toteuttamaan ottaen huomioon tarjoamanne alhainen työmäärä ja hinta Miten tarjouksessa on varauduttu hankinnan merkityksellisyydestä ja vaativuudesta aiheutuviin taloudellisiin ja teknisiin riskeihin 11 Esimerkki selvityksen sisällöstä Salaiseksi ilmoitetussa selvityksessä valittaja on ilmoittanut ymmärtävänsä hankinnan kohteen merkityksen ja perustellut laajasti tarjouksensa työmäärä ja hintaa. Selvityksessä on myös vastattu siihen, miten riskienhallinta ja varautuminen poikkeustilanteihin on toteutettu. 12 6

7 Esimerkki Markkinaoikeuden päätöksestä Markkinaoikeus toteaa, että hintaero on ollut niin suuri, että hankintayksiköllä on ollut perusteltu syy selvittää valittajan tarjouksen perusteita. Hankinnan merkittävyyttä on korostettu myös tarjouspyynnössä. Valittajan työmäärän alhainen mitoitus voivat vaarantaa hankinnan toteutumisen tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Toimituksen kiinteä hinta ei poista hankkeen viivästymisestä tai osittaisesta epäonnistumisesta mahdollisesti aiheutuvia taloudellisia riskejä. Markkinaoikeus katsoo, että hankintayksikkö ei ole käyttänyt väärin sille kuuluvaa harkintavaltaa, kun se on hylännyt valittajan tarjouksen poikkeuksellisen alhaisen tarjoushinnan perusteella. 13 Hankintaan valmistautumisen merkitys tarjousten uskottavuuden arvioinnissa 7

8 Miksi valmistautuminen on tärkeää? Tarjouksen alihintaisuutta on vaikeaa ellei mahdotonta arvioida ilman markkinatuntemusta. Hankintayksikön tulee pystyä kuvamaan uskottavasti, mihin väite alihintaisuudesta perustuu. Esimerkki: Verohallinto on dokumentoidusti tutustunut vuodesta 2004 lähtien verotuksen valmisohjelmistojen markkinoihin. 15 Valmistautumisen keinot Monesta muustakin syystä hankintayksikköjen tulisi tuntea hankintaan liittyvät markkinat: Toimittajat, toimitusmallit ja tuotteet Toteutuneiden toimitusten hinnat ja onnistuminen Mistä tätä tietoa saa? Yksinkertaisin tapa hankkia tietoa on tietopyynnöt. Tietopyynnön kautta saa tietoja toimittajien ja heidän ratkaisujensa lisäksi myös referensseistä. Tietopyyntöjä kannattaa tehdä myös referenssien asiakkaille. Paljon tietoa saa helposti suoraan Internetistä. Esimerkiksi julkisista hankinnoista löytyy jopa hintatietoakin. Erityistilanteissa on myös mahdollista tilata riippumattomalta tutkimuslaitokselta heidän tutkimustietoonsa perustuva benchmark. Tiedon keräämiseen menee kuitenkin yleensä runsaasti kalenteriaikaa 16 8

9 Esimerkki: Verohallinnon markkinaselvitykset ennen päätöstä käynnistää hankinta Vuosina lukuisia tutustumisvierailuja konferensseihin ja verohallintoihin. hinta- ja referenssitietoja 2010 kokonaisarkkitehtuurityö kustannusarviot eri vaihtoehdoille 2011 laaja selvitysprojekti, jossa tutustuttiin kolmeen verotuksen valmisohjelmistoon kuhunkin yhden viikon ajan budjetäärisiä hinta-arvioita toimittajilta 17 Esimerkki jatkuu: Verohallinnon markkinaselvitykset hankinnan aikana 2011 yksi valmistajista tarjoutui tekemään omaan menettelyynsä perustuvan arvion hankkeen hinnasta. Kyseessä juuri se ratkaisu, joka piti hylätä Vierailuja valmisohjelmistoja käyttäviin verohallintoihin Merkittävää tietoa hankkeiden onnistumisesta suhteessa ratkaisuihin Virallinen tietopyyntövaihe referenssit kuudesta eri tuotteesta Tarjousten jälkeen systemaattinen hinta- ja työmäärätietojen kerääminen tietoja saatiin 9 kohteesta Gartnerilta tilattu benchmark vastaavista hankkeista 18 9

10 Muista myös seuraavat Referenssit kannattaa tarkastaa Ainakin IT-alalla tuntuu olevan tapana, että täysin epäonnistuneitakin toimituksia tarjotaan referensseinä. Käänteinen kilpailutus Tarjoushinta on sidottu Kalliimpaa tai halvempaa ei voi tarjota Varautuminen alihintaisiin tarjouksiin Kerro tarjouspyynnössä, että selvitysprosessi X e halvempien tarjousten osalta tullaan käynnistämään. 19 Yhteenveto Onko kyse on hankintaa tekevän organisaation toiminnan kannalta kriittisestä hankkeesta? Jos on, tee asianmukainen markkinakartoitus ennen kilpailutusta. Monen muun hyvän lisäksi pystyt tunnistamaan alihintaisen tarjouksen ja perustelemaan sen hylkäämiseen

11 Kiitos 11