Työnantajan erillisilmoitus (TULOR 6103) - Täyttöohje. Tulorekisteri

Transkriptio

1 Työnantajan erillisilmoitus (TULOR 6103) - Täyttöohje Tulorekisteri

2 Työnantajan erillisilmoitus - täyttöohje 2 (6) SISÄLLYS Yleistä työnantajan erillisilmoituksen antamisesta... 3 Ilmoituksen tunnistetiedot... 4 Toimenpiteen tyyppi... 4 Ilmoituspäivä... 5 Maksukuukausi ja maksuvuosi... 5 Suorituksen maksajan ilmoitusviite Maksaja... 5 Tiedot maksajasta... 5 Maksajan eläkevakuutus ja työtapaturmavakuutus Sairausvakuutusmaksu ja Ei palkanmaksua -tieto Päiväys ja allekirjoitus... 6 Maakoodit... 6

3 Työnantajan erillisilmoitus - täyttöohje 3 (6) YLEISTÄ TYÖNANTAJAN ERILLISILMOITUKSEN ANTAMISESTA Ilmoita palkanmaksua koskevat tiedot tulorekisteriin alkaen Työnantajien ja muiden suoritusten maksajien on ilmoitettava maksamansa palkat ja muut suoritukset tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella vuodesta 2019 alkaen. Myös työnantajan sairausvakuutusmaksun ja siitä tehtävien vähennysten sekä Ei palkanmaksua -tiedon ilmoittaminen muuttuu. Vuodesta 2019 alkaen ne ilmoitetaan työnantajan erillisilmoituksella tulorekisteriin. Jos palkanmaksupäivä on aiempi kuin , ilmoitukset ja niihin mahdollisesti kohdistuvat korjaukset tehdään vanhan menettelyn mukaisesti. Esimerkiksi sairausvakuutusmaksun määrät vuodelta 2018 ilmoitetaan kuten aiemminkin Verohallinnolle. Tiedot ilmoitetaan ensisijaisesti sähköisesti Tulorekisteristä säädetään tulotietojärjestelmästä annetussa laissa. Sen mukaan palkkatietoilmoitukset ja työnantajan erillisilmoitukset on pääsääntöisesti annettava sähköisesti. Sähköisesti ilmoitukset voi antaa joko teknistä rajapintaa käyttäen tai tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa (tulorekisteri.fi). Henkilöasiakkaat voivat tunnistautua tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun esimerkiksi verkkopankkitunnuksillaan. Yritysasiakkaat puolestaan valtuuttavat asioitaan hoitavat henkilöt palvelussa Suomi.fi-valtuudet. Jos sähköinen ilmoittaminen ei ole mahdollista, voi ilmoituksen erityisestä syystä antaa myös paperilomakkeella. Tämä koskee esimerkiksi kotitalouksia. Ilmoittamisen määräaika Jos työnantajan erillisilmoitus annetaan paperilomakkeella, se on annettava viimeistään palkanmaksupäivää seuraavan kuukauden 8. päivänä. Jos viimeinen ilmoituksen antamispäivä on lauantai, sunnuntai tai pyhäpäivä, siirtyy määräaika seuraavaan arkipäivään. Jos ilmoituksen antaa myöhässä, Verohallinto voi määrätä myöhästymismaksun. Palautusosoite Lähetä lomake seuraavaan osoitteeseen: Tulorekisteri PL TULOREKISTERI Jokaiselta kuukaudelta vain yksi työnantajan erillisilmoitus Työnantaja voi antaa vain yhden työnantajan erillisilmoituksen jokaiselta kuukaudelta, vaikka palkat tai muut suoritukset laskettaisiin useamman tahon toimesta. Esimerkiksi jos tuntipalkkaisten palkanlaskenta hoidetaan tilitoimistossa A ja toimihenkilöiden palkanlaskenta palkkapalveluyrityksessä B, työnantaja antaa yhden työnantajan erillisilmoituksen, jossa on yhteenlaskettuina kaikkien kuukauden palkkojen perusteella maksettavat sairausvakuutusmaksut ja niistä mahdollisesti tehtävät vähennykset. Tarkempia ohjeita Jos tarvitset tarkempia tietoja erilaisista ilmoittamistilanteista, tutustu seuraaviin ohjeisiin: - Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin: työnantajan erillisilmoitus

4 Työnantajan erillisilmoitus - täyttöohje 4 (6) - Tietojen korjaaminen tulorekisterissä - Yksityiskohtaiset tulorekisterin ohjeet ILMOITUKSEN TUNNISTETIEDOT Jos annat työnantajan erillisilmoituksen paperilomakkeella, täytä lomakkeen jokaisen sivun yläosaan ilmoituksen tunnistetiedot. Tunnistetietoja ovat: toimenpiteen tyyppi ilmoituspäivä maksukuukausi ja -vuosi suorituksen maksajan ilmoitusviite. Jos annat ilmoituksen sähköisessä asiointipalvelussa (tulorekisteri.fi), nämä tiedot tarvitsee täyttää vain kerran. Toimenpiteen tyyppi Merkitse rastilla kohdassa Toimenpiteen tyyppi, onko kyseessä uusi ilmoitus, korvaava ilmoitus vai ilmoituksen mitätöinti. Voit valita vain yhden toimenpiteen tyypin. Uusi ilmoitus on kyseessä silloin, kun annat kohdekaudelta (eli tietyltä maksukuukaudelta ja -vuodelta) ilmoituksen ensimmäisen kerran. Uudessa ilmoituksessa annetaan vapaamuotoinen suorituksen maksajan ilmoitusviite, joka yksilöi ilmoituksen. Katso esimerkki ilmoitusviitteen muodostamisesta kohdasta Suorituksen maksajan ilmoitusviite. Korvaava ilmoitus annetaan, kun alkuperäisessä ilmoituksessa on ollut virhe. Koska korvaava ilmoitus korvaa alkuperäisen ilmoituksen, siinä on annettava kaikki tiedot uudelleen, eli uusien ja muuttuneiden tietojen lisäksi on annettava myös alkuperäisessä ilmoituksessa oikein olleet tiedot. Korvaavassa ilmoituksessa on erittäin tärkeää ilmoittaa aiemmalle ilmoitukselle annettu suorituksen maksajan ilmoitusviite, jonka avulla korjaus kohdennetaan alkuperäiseen, korjattavaan ilmoitukseen. Ilmoituksen mitätöinti on tarpeen silloin, kun halutaan poistaa aiemmin annettu ilmoitus kokonaan. Mitätöinnin yhteydessä riittää, että ilmoittaa toimenpiteen tyypin lisäksi suorituksen maksajan Y-tunnuksen, henkilötunnuksen tai ulkomaisen maksajan tiedot ja aiemman ilmoituksen ilmoitusviitteen, jonka avulla poisto kohdistuu oikeaan ilmoitukseen. o Vaikka tietojen korjaaminen tulorekisterissä tehdään pääsääntöisesti korvaavalla ilmoituksella, on tiettyjä tilanteita, joissa ei voida käyttää korvaavaa menettelyä. Sen sijaan aiemmin annettu ilmoitus on mitätöitävä ja sen jälkeen on annettava uusi ilmoitus oikeilla tiedoilla. Tällaisia tilanteita ovat: kohdekauden (eli maksukuukauden tai -vuoden) korjaus suorituksen maksajan asiakastunnisteen korjaus eläkejärjestelynumeron korjaus työtapaturmavakuutusyhtiön tunnisteen tai vakuutusnumeron korjaus.

5 Työnantajan erillisilmoitus - täyttöohje 5 (6) Ilmoituspäivä Merkitse ilmoituspäiväksi työnantajan erillisilmoituksen antopäivä muodossa ppkkvvvv. Esimerkiksi lähetetyn ilmoituksen ilmoituspäivä merkitään muodossa Maksukuukausi ja maksuvuosi Merkitse kalenterikuukausi ja vuosi, jota työnantajan erillisilmoituksen tiedot koskevat. Merkitse kuukauden numero 1 12 ja vuosi nelinumeroisena. Suorituksen maksajan ilmoitusviite Suorituksen maksajan ilmoitusviitteellä yksilöidään maksajan antamat työnantajan erillisilmoitukset. Ilmoitusviitteen on oltava yksilöllinen kaikissa maksajan antamissa uusissa ilmoituksissa. Jos et anna uudessa ilmoituksessa ilmoitusviitettä, tulorekisteri muodostaa sen puolestasi. Ilmoitusviite on tärkeä, koska samaa viitettä on käytettävä silloin, jos ilmoituksessa on ollut virheitä ja sitä pitää korjata. Ilman ilmoitusviitettä korvaavaa tai mitätöivää ilmoitusta ei tulorekisterissä pystytä kohdistamaan siihen ilmoitukseen, jota halutaan korjata. Ilmoitusviitteen voi muodostaa esimerkiksi ilmoituspäivän tai juoksevan numeron perusteella tai jollain muulla maksajalle sopivalla tavalla. Ilmoitusviite voi olla enintään 40 merkin pituinen. Se voi sisältää sekä kirjaimia että numeroita mutta ei välilyöntejä. Sallitut merkit ovat numerot 0 9, kirjaimet a z ja A Z sekä erikoismerkit _ ja -. Esimerkki suorituksen maksajan ilmoitusviitteen muodostamisesta: Helmikuulta 2019 annettavan työnantajan erillisilmoituksen ilmoitusviitteeksi voi merkitä esimerkiksi Helmikuu MAKSAJA Tiedot maksajasta Ilmoita suorituksen maksajan suomalainen Y-tunnus tai henkilötunnus. Merkitse henkilötunnus tai Y-tunnus ilmoitukseen täydellisenä. Esimerkki: henkilötunnus A Y-tunnus Jos suomalaisia tunnuksia ei ole, ilmoita yrityksen nimi tai henkilön nimi ja syntymäaika sekä ulkomaisen tunnisteen tiedot. Ilmoita myös ulkomaisen tunnisteen kaksikirjaiminen maakoodi. Esimerkkejä maakoodeista: Ruotsi = SE, Norja = NO, Viro = EE, Venäjä = RU Yleisimmin käytetyt maakoodit löytyvät tämän ohjeen lopussa olevasta taulukosta. Jos maakoodia ei löydy taulukosta, ilmoita maan nimi. Osoitetiedot on annettava, jos suorituksen maksajan osoite on ulkomailla. Ilmoita myös maakoodi, jos osoite on ulkomailla. Merkitse mahdollisia yhteydenottoja varten yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero. Maksajan eläkevakuutus ja työtapaturmavakuutus Ilmoita tiedot maksajan työeläkevakuutuksesta ja työtapaturmavakuutuksesta vain silloin, jos ilmoitat Ei palkanmaksua -tiedon. Näin työeläkeyhtiöt ja työtapaturmavakuutusyhtiöt saavat tulorekisteristä tiedon siitä, ettei maksaja ole maksanut palkkoja kyseisenä kuukautena.

6 Työnantajan erillisilmoitus - täyttöohje 6 (6) Ilmoita sen työeläkelaitoksen yhtiötunnus, josta olet ottanut työeläkevakuutuksen. Työeläkelaitoksella tarkoitetaan työeläkevakuutusyhtiötä, eläkekassaa, Merimieseläkekassaa tai eläkesäätiötä. Jokaisella työeläkelaitoksella on yksilöllinen kaksi- tai viisimerkkinen yhtiötunnus, jolla tiedot kohdennetaan oikealle työeläkelaitokselle. Ilmoita myös eläkejärjestelynumero. Ilmoita työtapaturmavakuutusyhtiön tunniste ja työtapaturmavakuutuksen vakuutusnumero. Ilmoita myös tunnisteen tyyppi. Jos tunniste on ulkomainen, ilmoita maakoodi. 2. SAIRAUSVAKUUTUSMAKSU JA EI PALKANMAKSUA -TIETO Ilmoita kohdekuukaudelta maksettavan työnantajan sairausvakuutusmaksun yhteismäärä ja siitä mahdollisesti tehtävät vähennykset. Jos et ole lainkaan maksanut palkkoja tai muita suorituksia, merkitse rasti Ei palkanmaksua - kohtaan. Ei palkanmaksua -tieto ilmoitetaan vain silloin, jos työnantaja ei ole maksanut mitään suorituksia kyseisen kuukauden aikana. Jos työnantaja on maksanut pelkästään verovapaita kustannusten korvauksia, esimerkiksi verovapaita kilometrikorvauksia, Ei palkanmaksua -tietoa ei anneta. Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan tällöin sairausvakuutusmaksun määräksi 0 euroa. 3. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Allekirjoita lomake ennen sen lähettämistä. Merkitse myös päiväys ja puhelinnumerosi. MAAKOODIT AE Arabiemiraatit EG Egypti KY Caymansaaret RU Venäjä AM Armenia ES Espanja KZ Kazakstan SE Ruotsi AR Argentiina FR Ranska LK Sri Lanka SG Singapore AT Itävalta GB Iso-Britannia LT Liettua SI Slovenia AU Australia GE Georgia LU Luxemburg SK Slovakia AZ Azerbaidžan GG Guernsey LV Latvia TH Thaimaa BA Bosnia ja Hertsegovina GR Kreikka MA Marokko TJ Tadžikistan BB Barbados HK Hongkong MD Moldova TM Turkmenistan BE Belgia HR Kroatia ME Montenegro TR Turkki BG Bulgaria HU Unkari MK Makedonia TZ Tansania BM Bermuda ID Indonesia MT Malta UA Ukraina BR Brasilia IE Irlanti MX Meksiko US Amerikan yhdysvallat BY Valko-Venäjä IL Israel MY Malesia UY Uruguay CA Kanada IM Mansaari NL Alankomaat UZ Uzbekistan CH Sveitsi IN Intia NO Norja VG Brittiläiset Neitsytsaaret CN Kiina IS Islanti NZ Uusi-Seelanti VN Vietnam CY Kypros IT Italia PH Filippiinit ZA Etelä-Afrikka CZ Tšekki JE Jersey PK Pakistan ZM Sambia DE Saksa JP Japani PL Puola DK Tanska KG Kirgisia RO Romania EE Viro KR Korean tasavalta RS Serbia Maakoodi koostuu kahdesta isosta kirjaimesta. Esimerkiksi jos maa on Viro, on maakoodi EE.