TARJOUSPYYNTÖ CDR/DE/33/2015. ASIAKIRJA nro 1, tarjouspyyntökirjeen liite TARJOUSERITELMÄ VAPAUDEN, TURVALLISUUDEN JA OIKEUDEN ALUE

Transkriptio

1 Osasto B Lainsäädäntöasiat 1 TARJOUSPYYNTÖ CDR/DE/33/2015 ASIAKIRJA nro 1, tarjouspyyntökirjeen liite TARJOUSERITELMÄ VAPAUDEN, TURVALLISUUDEN JA OIKEUDEN ALUE 1/37

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TARJOUSKILPAILUN TAUSTA JA TARKOITUS HANKINNAN TAVOITE Yleistavoite Erityistavoite ja määrärahat TOIMINTA-ALAT Unionin toiminta-alojen kuvaus Erilaiset asiantuntijatoimet alueiden komitean työskentelyn tukena Yleistä AK:n osallistuminen lainsäädäntömenettelyyn ennen sitä, sen aikana ja sen jälkeen Toimitettavat tuotokset Tutkimuksia koskevat korkeat laatuvaatimukset Tutkimuksissa tulee käsitellä alueyhteisöjä ja alue- ja paikallistason poliittisia päättäjiä askarruttavia aiheita Tutkimuksissa sovellettavien lähestymis- ja menettelytapojen tulee olla sekä huolellisesti suunniteltuja että hyvin perusteltuja ja niitä on noudatettava johdonmukaisesti Tietoja on käytettävä harkitusti ja hypoteesien on oltava vankkoja Päätelmien on oltava hyödyllisiä ja niiden on syvennettävä paikallis- ja aluekysymysten tuntemusta Päätelmien ja suositusten tulee juontua loogisesti tutkimuksen tuloksista ja ne tulee selittää yksityiskohtaisesti Esitystavan tulee olla täsmällinen ja selkeä Tutkimuksessa tulee ottaa huomioon aiheesta aiemmin tehdyt tutkimukset Tutkimuksen tulee olla puolueeton, riippumaton ja tasapainoinen HANKINNAN LUONNE HANKINTAMENETTELYYN OSALLISTUMINEN Johdanto Tarjouksen muoto ja sisältö SOPIMUKSEN KESTO JA SUORITUSPAIKKA AIKATAULU ASIANTUNTIJASELVITYSTEN ESITTÄMINEN SEURANTAKOKOUKSET Aikataulu /37

3 7.2 Asiantuntijaselvitysten esittäminen Väliraportit Loppuraportti Kokoukset MAKSUEHTOJA, SOPIMUKSEN TÄYTTÄMISTÄ KOSKEVIA EHTOJA, ETURISTIRIITOJA JA LUOTTAMUKSELLISUUTTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET HINTA KONSORTIOT TAI PALVELUNSUORITTAJIEN RYHMITTYMÄT JA ALIHANKINTA TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI HYLKÄÄMISPERUSTEET VALINTAPERUSTEET Yleiset tiedot Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys RATKAISUPERUSTEET Tarjousten tekninen arviointi Tarjousten taloudellinen arviointi SOPIMUKSEN MYÖNTÄMINEN SOVELLETTAVA LAINSÄÄDÄNTÖ JA TOIMIVALTAINEN TUOMIOISTUIN /37

4 TARJOUSERITELMÄ 1. TARJOUSKILPAILUN TAUSTA JA TARKOITUS Alueiden komitea (jäljempänä 'AK', 'komitea' tai 'hankintaviranomainen') aikoo toimielinympäristön huomioiden luoda tarjouspyynnön perusteella tehtävään kiinnitettyjen ulkopuolisten asiantuntijoiden verkoston. Verkoston tarkoituksena antaa komitealle mahdollisuus reagoida nopeasti ja kuulla entistä laajemmin alue- ja paikallistoimijoiden näkemyksiä. Lisäksi komitean valiokunnille tarjoutuu näin mahdollisuus saada kuulla erityisiä kannanottoja ajankohtaisista aiheista sekä AK:lle mahdollisuus hyödyntää tutkimuskeskusten ja yliopistojen tietokantoja ja niille jo kertynyttä asiantuntemusta politiikkojen arvioinnissa. Siitä lähtien, kun Euroopan komission kanssa tehty yhteistyöpöytäkirja hyväksyttiin vuonna 2005, alueiden komitea on osallistunut unionin politiikkojen suunnitteluun jo alkuvaiheessa. Siltä pyydetään erityisesti suuntaa-antavia lausuntoja aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin, ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai ennen kuin komissio on edes käynnistänyt tiettyä aihetta koskevaa kuulemismenettelyä. Mainitun pöytäkirjan mukaan Euroopan komissio voi pyytää alueiden komiteaa toteuttamaan kanssaan vaikutustenarviointeja ennen toimintalinjoja tai lainsäädäntöä koskevien valittujen aloitteiden julkaisemista. Hallintotapaa käsittelevän valkoisen kirjan täytäntöönpano on vaikuttanut myös siten, että alue- ja paikallisviranomaiset osallistuvat paljon aiempaa laajemmin lainsäädäntäprosessin valmisteluvaiheeseen, ja se on antanut AK:lle keskeisen roolin kyseisessä kuulemisprosessissa. Monitasoista hallintoa käsittelevässä alueiden komitean valkoisessa kirjassa 1 kehitetään monitasoisen hallinnon käsitettä edelleen ja eritellään aiempaa selkeämmin alue- ja paikallisviranomaisten mahdollisuuksia osallistua politiikkojen muotoiluun EU:n tasolla. Myös ennakoivassa vaikutustenarvioinnissa (ex ante) vastaavanlaiset kuulemismenetelmät ja erilaiset asiantuntijapanokset ovat välttämättömiä, jotta voidaan lisätä yhteistyötä muiden toimielinten kanssa etenkin arvioitaessa, millaisia ovat odotettavissa olevat hallinnolliset seuraukset sekä alue- ja paikallistasoon kohdistuvat taloudelliset vaikutukset. 2. HANKINNAN TAVOITE 2.1 Yleistavoite Tämän tarjouspyynnön tarkoituksena on, että alueiden komitean yksiköillä olisi mahdollisuus hyödyntää puitesopimusta tieteellisten, oikeudellisten sekä dokumentaatioon ja toimittamiseen liittyvien tukipalvelujen hankkimiseksi komitean elinten, jäsenten, esittelijöiden ja omien yksiköiden tueksi. Palvelujen hankkiminen ulkopuolisilta asiantuntijoilta on yksi hallintouudistuksen toteuttamiseen kuuluvista toimista, joista alueiden komitean työvaliokunta päätti helmikuussa CdR 89/2009 fin. 4/37

5 Hallinnonuudistuksen toinen strateginen tavoite on tarjota jäsenille entistä parempia palveluja alueiden komitean lausuntotoimien vahvistamiseksi ja hyödyntämiseksi lainsäädäntöprosessissa. 2.2 Erityistavoite ja määrärahat Pyydettyjen lausuntojen, suuntaa-antavien lausuntojen sekä vaikutuksia koskevien selvitysten entistä paremman laadun varmistaminen edellyttää, että esittelijät saavat asianmukaista tukea. Tuen antaminen puolestaan edellyttää päteviä asiantuntijoita paitsi neuvomaan esittelijöitä myös avustamaan komitean yksiköitä alueiden komitean poliittiseen toimintaan liittyviä aiheita koskevien erilaisten selvitysten, tiedotteiden ja muistioiden laatimisessa. Hankintaa varten osoitetaan määrärahoja arviolta euroa vuodessa. Suunnitellun toiminnan tarkoituksena on avustaa erilaisin asiantuntijapanoksin AK:n yksiköitä niiden analysointi-, tutkimus- ja suunnittelutehtävissä, jotta AK:lla olisi käytettävissään syvällistä tietoa, jonka avulla se voi vahvistaa neuvoa-antavaa ja poliittista rooliaan toimielintasolla. 3. TOIMINTA-ALAT Tarjoajan on pystyttävä tarjoamaan kaikki jäljempänä yksityiskohtaisesti esitetyt palvelut. Tarjouksen tekeminen siten, että se koskee vain osaa tehtävistä, ei ole mahdollista ja johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 3.1 Unionin toiminta-alojen kuvaus Tämän hankinnan puitteissa AK pyrkii turvautumaan ulkopuolisiin asiantuntijoihin aloilla, jotka liittyvät "kansalaisuus, hallinto, institutionaaliset ja ulkoasiat" -valiokunnan (jäljempänä 'CIVEXvaliokunta') toimialoihin. Toimeksisaajan tulee seurata kehitystä jäljempänä määritellyillä politiikanaloilla EU:n toimielinrakenteen, oikeudellisen järjestelmän ja vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueeseen liittyvän toiminnan sekä paikallis- ja alueviranomaisten näkökulmasta. Lisäksi tämän tulee viitata mahdolliseen myöhempään strategisesti merkittävään kehitykseen kyseisillä politiikanaloilla. Vaikka tutkimuskirjallisuus ja tietokannat ovatkin arvokkaita tietolähteitä, toimeksisaajan tulee kyetä tekemään perustutkimusta sekä esittämään viimeisimpiä tietoja ja esimerkkejä tulosten havainnollistamiseksi. Tämän tarjouspyynnön kattamat toiminta-alat kuvastavat näin ollen AK:n poliittisia painopisteitä paikallis- ja alueviranomaisten näkökulmasta seuraavilla politiikanaloilla: vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alue (yleisesti) maahanmuutto-, kotouttamis- ja turvapaikkapolitiikat radikalisoitumisen ehkäisemistä koskevat politiikat 5/37

6 ulkorajoja ja Schengen-järjestelmää koskevat politiikat oikeudellisen ja poliisiyhteistyön paikallinen ja alueellinen ulottuvuus turvallisuuspolitiikat Euroopan unionin perusoikeuskirja edellä mainittujen alojen ja muiden EU-politiikkoihin liittyvien näkökohtien väliset yhteydet edellä mainittujen alojen sekä itäiseen kumppanuuteen, Välimeren eteläpuoliseen alueeseen ja EU:n laajentumiseen liittyvien politiikkojen väliset yhteydet vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen ulkoinen ulottuvuus. 3.2 Erilaiset asiantuntijatoimet alueiden komitean työskentelyn tukena Yleistä Jäljempänä pyydettävien erilaisten asiantuntijatoimien tulee perustua asianmukaiseen metodologiaan ja selkeisiin, yhteisesti sovittuihin tutkimuskysymyksiin, jotka määritellään alueiden komitean tekemissä tilauksissa. Tarkennuksia ja selityksiä voidaan tarvittaessa antaa toimeksisaajan ja alueiden komitean välisessä myöhemmässä yhteydenpidossa. Toimeksisaajalta saatetaan vaatia kirjallisen aineiston tutkimista, kuten kirjallisuuskatsauksia (asianmukaista metodologiaa soveltaen), sekä perustutkimusta, kuten otantatutkimuksen laatimista tai otantatutkimustulosten analysointia. Vaikka tutkimuskirjallisuus ja tietokannat ovatkin arvokkaita tietolähteitä, toimeksisaajan tulee kuitenkin kyetä tekemään perustutkimusta sekä esittämään viimeisimpiä tietoja ja esimerkkejä tulosten havainnollistamiseksi. Alueiden komitean työskentelyn tueksi laadittavien tekstien tulee tekstityypistä riippumatta täyttää korkeat laatuvaatimukset, niissä tulee noudattaa asettelusääntöjä (ks. seuraavalla sivulla oleva taulukko) ja niistä tulee ennen kaikkea ilmetä tekstin laatijan tieteellinen huippuosaaminen ja poliittinen riippumattomuus. Työkielenä on englanti. Käsillä olevan tarjouseritelmän kohteena olevat erilaiset asiakirjat tulee toimittaa alueiden komitealle englanniksi. Alueiden komitea vaatii etenkin asiakirjojen valmistelulta ja kieliasulta erittäin korkeaa laatua. Sopimukselle varattujen budjettimäärärahojen hallinnoinnista sekä suhteista sopimusosapuoliin vastaa alueiden komitean pääsihteeristössä osasto "lainsäädäntöasiat 1". 6/37

7 Kaikkia selvityksiä, muistioita ja tiedotteita koskevat asetteluohjeet Asiakirjan asettelu Sivun asetukset Pysty Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Vaaka Ylä 2,5 cm Ala 2,5 cm Vasen 2,5 cm Oikea 2,5 cm Sidontareunus 0 cm Ylätunniste 1 cm Alatunniste 1 cm Fontti Times New Roman Pääotsikko 24 Lihavoitu Otsikko 18 tai 16 Lihavoitu, kursivoitu tai ("tärkeydestä" normaali, kapiteelit tai riippuen) alleviivaus ("tärkeydestä" riippuen) Leipäteksti 14 Normaali Alaviitteen teksti 10 Normaali Kappale Leipäteksti Tasaus Mukautettu Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Alaviitteen teksti Tasaus Mukautettu Sisennys 0 cm Väli ennen 0 pt Väli jälkeen 0 pt Riviväli 1 Sivunumerot (sivun alareuna, keskellä) Numerointi alkaa ensimmäiseltä tekstisivulta (esipuheen ja sisällysluettelon jälkeen). Sisällysluettelo Taulukkomuodossa (keskitetty), sivunumerot näkyvissä Taulukot, kuviot Keskitetty AINA OIKEANPUOLEISELLA (parittomalla) sivulla 7/37

8 3.2.2 AK:n osallistuminen lainsäädäntömenettelyyn ennen sitä, sen aikana ja sen jälkeen Tässä kohdassa kuvaillaan AK:n osallistumista lainsäädäntöasiakirjojen ja muiden asiakirjojen valmisteluun, käsittelyyn ja seurantaan. Siinä määritetään vaiheet, joissa toimeksisaajan puoleen voidaan kääntyä palvelujen saamiseksi. Osallistuminen ennakoivien vaikutustenarviointien ja suuntaa-antavien lausuntojen laatimiseen Ennakoivat vaikutustenarvioinnit Euroopan komissio tekee järjestelmällisesti prosessien alkuvaiheessa ennakoivia vaikutustenarviointeja (ex ante) ja laatii yksityiskohtaisia vaikutustenarviointeja ehdotuksista, joita se pitää ensisijaisina tai erityisen monimutkaisina. Vaikutustenarvioinnin kohteena voivat olla yhtä lailla lainsäädännölliset tekstit kuin poliittiset ehdotuksetkin, esimerkiksi tiedonannot, valkoiset kirjat yms. Vaikutustenarvioinneissaan Euroopan komissio käsittelee säännönmukaisesti tiettyjä kysymyksiä: vaikutukset lainsäädäntöön ja/tai hallintoon (mukaan luettuina lainsäädännön puuttumisesta aiheutuvat kustannukset) taloudelliset vaikutukset ympäristövaikutukset yhteiskunnalliset vaikutukset budjettivaikutukset. Vuonna 2008 esitetyssä sääntelyn parantamista koskevassa toisessa strategisessa katsauksessa korostetaan muun muassa, että toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden noudattamiseen liittyvillä kysymyksillä on oltava ensisijainen asema kaikissa Euroopan komission toteuttamissa vaikutustenarvioinneissa. Vaikutustenarviointilautakunta vahvisti kyseisen periaatteen kertomuksessaan vuodelta Lisäksi Euroopan komission vuonna 2009 julkaisemien vaikutustenarviointiohjeiden 3 mukaan vaikutustenarvioinneissa tulisi tarkastella myös tietyillä alueilla tavoiteltuja vaikutuksia. Alueiden komitea on laatinut metodologiaa näiden "alueellisten vaikutusten" arvioimiseksi. Alueiden komitea voi sen nojalla antaa panoksensa muiden toimielinten (komission, neuvoston ja Euroopan parlamentin) ehdotuksista laadittavien vaikutustenarviointien lisäksi myös alue- ja paikallisviranomaisten kannalta merkittäviä aiheita koskevien unionin jäsenvaltioiden ehdotusten vaikutustenarviointeihin. Kun otetaan huomioon pöytäkirja toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamisesta (perussopimuksiin liitetty pöytäkirja N:o 2) ja AK:n roolin vahvistuminen tällä alalla Lissabonin /37

9 sopimuksen myötä, tulee toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteilla olla ensisijainen ja laaja-alainen asema kaikissa AK:n laatimissa vaikutustenarvioinneissa. Lisäksi arviointien tulee tuottaa lisäarvoa siihen, miten paikallis- ja alueulottuvuus huomioidaan tarkasteltavana olevien ongelmien ja poliittisten vaihtoehtojen yhteydessä. Suuntaa-antavat lausunnot Suuntaa-antavia lausuntoja laaditaan aiheista, joilla on huomattava vaikutus alueisiin. Lausunnot annetaan ennen kuin komissio tekee aiheesta lainsäädäntöehdotuksen tai edes aloittaa tiettyä säännöstöä koskevan kuulemismenettelyn. Eurooppalaista hallintotapaa koskevassa valkoisessa kirjassa todetaan, että alueiden komitean tulisi "arvioida oma-aloitteisemmin politiikan toimivuutta esimerkiksi laatimalla alustavia selvityksiä ennen komission ehdotuksia" 4. AK:n ja Euroopan komission välisellä yhteistyöpöytäkirjalla edistetään komitean entistä oma-aloitteisempaa roolia unionin toiminnan alkuvaiheessa tarjoamalla komitealle mahdollisuus laatia yhteisön tulevaa toimintaa koskevia suuntaa-antavia lausuntoja. 5 Lausunnot ja oma-aloitteiset lausunnot Lausunnot ovat tärkein väline, jolla AK osallistuu lainsäädäntömenettelyyn Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen 307 artiklan määräyksiä noudattaen. Lausunnot laaditaan Euroopan parlamentin, neuvoston tai Euroopan komission pyynnöstä. Niiden tarkoituksena on korostaa paikallis- ja alueviranomaisten näkemyksiä, huolia ja ehdotuksia jostakin lainsäädäntöä tai politiikkaa koskevasta ehdotuksesta. Pakollista ja oma-ehtoista kuulemista koskevat alat on määritetty sopimuksessa Euroopan unionin toiminnasta. Joissakin tapauksissa AK voi päättää antaa oma-aloitteisia lausuntoja, joissa tähdennetään erityisiä alueellisia ja paikallisia etuja jollakin politiikan alalla. Tällaisia lausuntoja voidaan laatia vastauksena Euroopan komission tiedonantoihin, kertomuksiin tai lainsäädäntöehdotuksiin, jotka on annettu AK:lle tiedoksi. Näitä lausuntoja voidaan myös antaa puheenjohtajavaltiona parhaillaan tai seuraavaksi toimivan jäsenvaltion pyynnöstä tai täysin AK:n omasta aloitteesta. Osallistuminen jälkiarviointien ja vaikutuksia käsittelevien selvitysten laatimiseen Vaikutuksia käsittelevien selvitysten tarkoituksena on arvioida jälkikäteen (ex post) tiettyjen säädösten täytäntöönpanon vaikutuksia alue- ja paikallistasolla. Valkoisessa kirjassa eurooppalaisesta hallintotavasta todetaan, että komitean tulisi tarkastella tiettyjen liikenne-, energia- ja ympäristöpolitiikkaa koskevien direktiivien paikallisia ja alueellisia vaikutuksia. 6 AK:n ja Euroopan komission yhteistyöpöytäkirjan mukaan komissio voi pyytää AK:ta ottamaan osaa tällaisten COM(2001) 428 final, kohta 3.1. Ks. yhteistyöpöytäkirjan kohta 10. COM(2001) 428 final, kohta 3.1 ja CdR 103/2001, kohta 5.8 ja sitä seuraavat kohdat. 9/37

10 vaikutuksia käsittelevien selvitysten laatimiseen. 7 Lisäksi järkevästä sääntelystä annetussa tiedonannossa esitetään laajempaa lainsäädännön kulujen ja etujen arviointia jälkiarviointien ja ns. kuntotarkastusten avulla. 8 AK:n ja Euroopan parlamentin allekirjoittaman yhteistyösopimuksen nojalla tällaisia vaikutusten jälkiarviointeja voidaan myös toimittaa Euroopan parlamentille. Tuolloin kiinnitetään erityistä huomiota siihen, miten olemassa oleva lainsäädäntö ja menoja tuottavat ohjelmat tosiasiassa toimivat ja mitä puutteita tulee ottaa huomioon lainsäädännön ja EU:n politiikan laatimisessa ja tarkistamisessa Toimitettavat tuotokset Muistiot ja tiedotteet Muistioita ja tiedotteita laaditaan kaikista AK:n valiokuntien, verkostojen ja elinten työohjelmiin kuuluvista aiheista sekä AK:n kannalta yleisesti kiinnostavista ajankohtaisaiheista. Muistioissa analysoidaan kriittisesti ja tieteellisin perustein lainsäädäntöehdotuksen tai lausuntopyynnön kohteena olevan merkittävän asiakirjan (vihreän kirjan, valkoisen kirjan, tiedonannon yms.) asiaankuuluvia poliittisia ja oikeudellisia näkökohtia, etsitään konkreettisia ratkaisuja erityisiin tutkimustietokysymyksiin ja tarkastellaan kyseessä olevan aloitteen erityisiä alue- ja paikallisulottuvuuksia. Tiedotteissa annetaan (mahdollisesti kaikki EU:n jäsenvaltiot kattavaa) ytimekästä faktatietoa ajankohtaisaiheesta. Tarvittaessa niissä analysoidaan myös toissijaisuus- ja/tai suhteellisuusperiaatteiden kannalta olennaista oikeuskäytäntöä ja/tai akateemisia julkaisuja. Niissä voi olla myös erityisiin tietokantoihin perustuva kirjallisuuskatsaus sillä edellytyksellä, että toimeksisaaja toimittaa asianmukaisen selvityksen soveltamastaan metodologiasta. Muistioiden laatimista voidaan pyytää jälkeenpäin AK:n työjärjestyksen 55 artiklan 2 ja 3 kohdassa määrättyjen velvollisuuksien täyttämiseksi. Kohdissa määrätään, että AK:n lausuntoihin tulee sisältyä nimenomainen viittaus toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamiseen ja että niissä tulee arvioida, millaisia ovat odotettavissa olevat hallinnolliset vaikutukset sekä alue- ja paikallistasoon kohdistuvat taloudelliset vaikutukset. Niiden pituus voi vaihdella yhdestä tai muutamasta sivusta aina sivuun, jolloin kyseessä on jo yksityiskohtaisesti jäsennelty asiakirja. Ne tulee laatia melko lyhyessä määräajassa (määritelty erillissopimuksessa), joka vaihtelee asian monitahoisuuden ja kiireellisyyden mukaan (muutamasta päivästä enintään neljään viikkoon) Ks. yhteistyöpöytäkirjan kohta 23. COM(2010) 543 final. Ks. yhteistyösopimuksen kohta 5. 10/37

11 Selvitykset Selvityksissä analysoidaan syvällisesti tiettyä politiikanalaa, joten niillä voidaan antaa panos esimerkiksi oma-aloitteisten lausuntojen, suuntaa-antavien lausuntojen tai konferenssien/työpajojen valmisteluun tai AK:n vaikutustenarviointien tueksi. Selvitykset ovat pitkiä, yleensä noin sivun mittaisia asiakirjoja. Tietyt selvitykset laaditaan toimeksisaajan laatimien ja lähettämien ja AK:n hyväksymien kyselyjen (otantatutkimusten) pohjalta. Mikäli kyseessä on jäsenvaltioiden vertailuanalyysi, sen on katettava vähintään puolet unionin jäsenvaltioista ja siinä on otettava huomioon jäsenvaltioiden moninaisuus sekä kokoa että maantieteellistä sijaintia ajatellen. Toimeksisaajan on kyseisiä selvityksiä laatiessaan toimittava yhteistyössä AK:n yksiköiden kanssa. Tarjoajan tulee sen vuoksi sisällyttää tarjouksensa kustannusselvitykseen yhden kokouksen kustannukset. Yksityiskohtaista tietoa kyseisen kokouksen sisällöstä ja järjestämisestä on kohdassa 7.5. Lisäksi huomautetaan, että selvityksiin tulee sisältyä tiivistelmä, johdanto ja päätelmät ja että ne tulee useimmissa tapauksissa esitellä valiokunnan kokouksessa. Kyseisiin kokouksiin liittyvät toimeksisaajan matkakulut ja päiväraha maksetaan tällöin alueiden komitean toimintaan osallistuviin kolmansien tahojen edustajiin sovellettavien sääntöjen (sääntö N:o 005/2014) perusteella eikä niitä siis sisällytetä tarjouslaskelmaan. Selvityksen laadinnalle asetettava määräaika riippuu aiheen kiireellisyydestä (toimielinten välinen aikataulu otetaan tarvittaessa huomioon) ja mutkikkuudesta, mutta määräaika on yleensä enintään neljä kuukautta. Selvityksissä tulee käsitellä myös toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamista erityisesti siten, kuin asia määritellään Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen liitetyssä toissijaisuus- ja suhteellisuusperiaatteiden soveltamista koskevassa pöytäkirjassa (perussopimuksiin liitetty pöytäkirja N:o 2). 3.3 Tutkimuksia koskevat korkeat laatuvaatimukset Tutkimuksissa tulee käsitellä alueyhteisöjä ja alue- ja paikallistason poliittisia päättäjiä askarruttavia aiheita. AK on neuvoa-antava poliittinen elin ja sen tulee voida nojautua tutkimuksiin, joiden pääasiallisena tarkoituksena on tukea komitean neuvoa-antavaa tehtävää alueellisia ja paikallisia etuja ajavana edustajana unionin politiikkojen laadinnassa. Tarkoituksenmukaisuuden varmistamiseksi tutkimuksissa on siis aina tarkasteltava asioita erityisesti kyseisen hallintotason näkökulmasta ja siten, että paikallis- ja alueviranomaiset voivat tehdä toimintansa kannalta hyödyllisiä päätelmiä. 11/37

12 3.3.2 Tutkimuksissa sovellettavien lähestymis- ja menettelytapojen tulee olla sekä huolellisesti suunniteltuja että hyvin perusteltuja ja niitä on noudatettava johdonmukaisesti. Muodollisen menettelytavan (esimerkiksi määrällisen analyysin) valinta on perusteltava ja valitun menettelytavan on sovittava käsiteltävään ongelmaan. Mikäli muodollisen menettelytavan soveltaminen ei ole mahdollista, analyyttinen lähestymistapa on selitettävä Tietoja on käytettävä harkitusti ja hypoteesien on oltava vankkoja. Tietolähteiden sekä tiedon tuottamiseen käytettävien metodien tulee olla täsmällisiä ja todennettavissa. Tutkimusten on myös sisällettävä yksityiskohtainen bibliografia ja niissä on ilmoitettava kaikki tietolähteet, mukaan lukien henkilöt ja institutionaaliset tahot, joiden kanssa on keskusteltu tiedon hankkimiseksi. Hypoteesit on osoitettava selvästi ja ne on perusteltava Päätelmien on oltava hyödyllisiä ja niiden on syvennettävä paikallis- ja aluekysymysten tuntemusta. Jotta tutkimustuloksista olisi hyötyä poliittisille päätöksentekijöille ja aiheesta kiinnostuneille kansalaisille, niissä tulee joko suositella tietyn päätöksen tekemistä tai niiden tulee pitää vireillä käytävää keskustelua. Tulosten tulisi lisätä kokemusperäistä tietoa paikallis- ja aluekysymyksistä, koska niiden avulla on tarkoitus osallistua keskusteluun alue- ja paikallistason vaaleilla valittujen poliitikkojen kanssa Päätelmien ja suositusten tulee juontua loogisesti tutkimuksen tuloksista ja ne tulee selittää yksityiskohtaisesti. Tutkimuksesta johtuvien päätelmien ja suositusten tarkoituksena on kehittää alueiden komitean neuvoa-antavaa toimintaa. Ne voivat siis vaikuttaa alue- ja paikallistason poliittisiin päätöksiin etenkin lausuntoja laadittaessa. Tehtävä voidaan täyttää asianmukaisesti vain, jos esitetyillä suosituksilla ja päätelmillä on täsmällinen ja vakaa looginen ja tieteellinen perusta Esitystavan tulee olla täsmällinen ja selkeä. Tutkimuksen esittelyn tulee olla täsmällinen kaikilta osiltaan ja muodoiltaan (suullinen, graafinen, kirjallinen). Tekstin tulee olla selkeää ja ytimekästä ja siinä tulee noudattaa korkeimpia tieteellisiin ja poliittisiin julkaisuihin sovellettavia kriteerejä Tutkimuksessa tulee ottaa huomioon aiheesta aiemmin tehdyt tutkimukset. Alalla aiemmin tehtyjen tutkimusten huomioon ottamisen tulee näkyä ongelmanasettelussa, tulosten tarkastelussa ja suosituksissa. Tutkimuksissa päähuomion ei tulisi olla olemassa olevissa, esimerkiksi toisten EU:n toimielinten julkaisemissa asiakirjoissa. 12/37

13 3.3.8 Tutkimuksen tulee olla puolueeton, riippumaton ja tasapainoinen. Poliittisia päätöksiä tukevien tutkimusten tulee noudattaa tinkimättä tieteellisen riippumattomuuden ja puolueettomuuden vaatimuksia. Tieteellisen ja poliittisen lähestymistavan tulee olla keskenään tasapainossa. 4. HANKINNAN LUONNE Käsillä olevan hankinnan tavoitteena on tukea AK:n työskentelyä vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueeseen liittyvissä asioissa. Kyseessä on tarjouspyyntöihin perustuva avoin julkinen hankintamenettely palveluhankintapuitesopimuksen tekemiseksi. rinnakkaisen "Rinnakkaisella palveluhankintapuitesopimuksella" tarkoitetaan tilannetta, jossa komitea tekee identtiset palveluhankintapuitesopimukset useiden palveluntuottajien kanssa varmistaakseen, että jokin toimeksisaajista alenevassa järjestyksessä pystyy toteuttamaan tilauksen. Sopimus tehdään niiden kolmen tarjoajan kanssa, joiden tarjoukset arvioidaan parhaimmiksi. Toimeksisaajista laaditaan alenevassa järjestyksessä luettelo käsillä olevassa tarjouseritelmässä esitettyjen ratkaisuperusteiden nojalla. Mikäli luettelossa ensimmäisenä oleva toimeksisaaja ei voi toteuttaa työtä asetetussa määräajassa, pyyntö palveluiden tuottamisesta lähetetään automaattisesti luettelossa alenevassa järjestyksessä seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Mikäli erillissopimus maksetaan vain osittain useammin kuin kerran sopimuksen täytäntöönpanon aikana, komitealla on oikeus lähettää myöhemmät erillissopimukset luettelossa seuraavana olevalle toimeksisaajalle. Sopimus toteutetaan erillissopimusten kautta. Sopimuksen kattamien palveluiden ja tehtävien laatu kuvataan osiossa 3. Tarjoajien huomio kiinnitetään siihen, että sopimus ei ole tilaus, vaan siinä sovitaan pelkästään niistä oikeudellisista, taloudellisista, hallinnollisista ja teknisistä ehdoista, jotka koskevat sopimusosapuolten välistä suhdetta sopimuksen voimassaolon ajan. Tilaukset voidaan tehdä ainoastaan erillissopimuksilla (ks. sopimusmalli). Hankintaan sovellettava sopimusmalli on liitteessä I. Tarjoajan tulee ilmoittaa hyväksyvänsä sen, ja se on otettava huomioon tarjousta laadittaessa. Sopimuksen allekirjoittaminen ei velvoita alueiden komiteaa tekemään erillissopimusta eikä anna toimeksisaajalle minkäänlaista yksinoikeutta sopimusten kattamien palvelujen tarjoamiseen. Alueiden komitea pidättää itsellään oikeuden lopettaa tilausten tekemisen milloin tahansa sopimuksen voimassaolon aikana ilman minkäänlaista korvausvelvollisuutta. 13/37

14 Kun alueiden komitea haluaa ostaa sopimukseen kuuluvia palveluja, se toimittaa toimeksisaajalle erillissopimuksen, jossa eritellään toimitusehdot, kuten hinta ja toimitusaika, puitesopimuksessa mainittujen ehtojen mukaisesti. Toimeksisaajalle lähetetty erillissopimus on palautettava asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä kymmenen arkipäivän kuluessa sen lähetyspäivästä. Tämä vastaa tilauksen saantitodistusta ja merkitsee toimitusehtojen hyväksymistä. Mikäli kyseessä on muistio tai tiedote, palautuksen määräaika on viisi työpäivää. 5. HANKINTAMENETTELYYN OSALLISTUMINEN 5.1 Johdanto Tässä osassa määritellään tarjouksen jättämistä koskevat ehdot, joita tarjoajan tulee noudattaa tarjouksen laadinnassa ja esittämissä, jotta tarjous täyttäisi sopimuksentekoperusteet ja jotta tarjouksen arvioinnista vastaavien henkilöiden on helpompi ymmärtää ja arvioida toimitettuja tietoja. Tarjous on laadittava käsillä olevan tarjouseritelmän määräysten mukaisesti. Tarjouksen tulee olla täsmällinen ja ytimekäs. Koska tarjoaja arvioidaan pelkästään kirjallisen tarjouksensa perusteella, tarjouksesta on käytävä selvästi ilmi, että tarjoaja pystyy täyttämään tarjouseritelmässä esitetyt vaatimukset sekä suoriutumaan tehtävästä. Tarjoajan valtuuttaman edustajan / valtuuttamien edustajien tulee allekirjoittaa tarjous. Tarjous tulee toimittaa kolmena kappaleena (alkuperäiskappale ja kaksi kopiota) jollakin Euroopan unionin virallisista kielistä. Tarjouksen valmistelusta ja esittämisestä aiheutuvia kuluja ei korvata. Tarjouspyynnön ehtojen täyttäminen ei velvoita alueiden komiteaa tekemään sopimusta. Alueiden komitea ei ole velvollinen maksamaan korvauksia tarjoajille, joiden tarjousta ei ole hyväksytty. Komitea ei ole velvollinen korvauksiin myöskään silloin, jos se päättää jättää sopimuksen tekemättä. Kaikki tarjoajan toimittamat asiakirjat siirtyvät alueiden komitean omistukseen. Asiakirjoja käsitellään luottamuksellisina. 5.2 Tarjouksen muoto ja sisältö Tarjoajien tulee ottaa tarjouksissaan huomioon seuraavat seikat: 14/37

15 Tarjouksen tulee sisältää erillisissä osioissa kaikki tiedot ja asiakirjat, jotka käsillä olevassa tarjouseritelmässä vaaditaan poissuljettavien tapausten tarkistamiseksi (ks. kohta 12), tarjoajien suorituskyvyn analysoimiseksi valintaperusteiden pohjalta (ks. kohta 13) sekä tarjousten arvioimiseksi ratkaisuperusteiden pohjalta (ks. kohta 14). Tarjoajan tulee nimetä ryhmälle koordinaattori. Koordinaattori toimii komitean ainoana yhteyshenkilönä, jolle komitea esittää pyyntönsä ja jonka tulee osallistua kokouksiin (ks. kohta 7.5). Ryhmän koordinaattori esittää AK:lle sekä sopimuksen tavoitteeseen liittyviä että organisaatiota ja hallintoa (myös laskutus- ja maksukysymyksiä) koskevia vastauksia ja ratkaisuja ja panee ne täytäntöön AK:n hyväksyttyä ne. Tarjoajan tulee nimittää ryhmänjohtaja: ryhmänjohtaja vastaa ehdotetun ryhmän yleisestä johtamisesta. Tarjous tulee esittää kahdessa osassa seuraavaa mallia noudattaen: Tarjouksen ensimmäinen osa: tekninen ehdotus Tekninen ehdotus sisältää yleistietoja ja etenkin kaikki tiedot ja asiakirjat, jotka käsillä olevassa tarjouseritelmässä vaaditaan poissuljettavien tapausten tarkistamiseksi (ks. kohta 12) ja tarjoajien suorituskyvyn analysoimiseksi valintaperusteiden pohjalta (ks. kohta 13). Teknisen ehdotuksen tulee noudattaa teknisiä eritelmiä ja sisältää kaikki vaadittavat tiedot ja asiakirjat tarjousten arvioimiseksi ratkaisuperusteiden pohjalta (ks. kohta 14). Tarjoajan tulee selittää tekninen ehdotuksensa yksityiskohtaisesti. Tarjoajan tulee kuvailla kunkin asiantuntijatehtävän osalta ehdotetut työmenetelmät sekä ilmoittaa, minkälaiset henkilöresurssit ja tekniset voimavarat sillä on käytössään voidakseen vastata nopeasti AK:n esittämiin yksittäisiin yhteistyöpyyntöihin. Tarjouspyynnön yhteydessä tarjoajan tulee ilmoittaa aiheeseen liittyen, mitkä ovat tutkimuksen teoreettiset lähtökohdat (esimerkiksi taloustieteet, oikeustiede, valtiotieteet) minkälaisia tiedonkeruu- ja tiedonkäsittelymenetelmiä tutkimuksessa voidaan soveltaa (esimerkiksi institutionaalinen analyysi, määrällinen tutkimus) minkälainen tiedonkeruu- ja tiedonkäsittelykapasiteetti tutkimusta varten on käytettävissä (esimerkiksi yhteistyöverkosto, tutkimuksen kattama maantieteellinen ja kielialue, tietokannat). Ehdotukseen tulee sisältyä myös tilausten seuranta-, suunnittelu- ja hallintomenettelyjen kuvaus. Kussakin asiakirjassa tulee näkyä sivun yläreunassa ja sisällysluettelossa, mitä aihetta siinä käsitellään. 15/37

16 Tarjouksen toinen osa: hintatarjous Tarjoajan on ilmoitettava hintatarjouksessaan kaikki hintaa koskevat tiedot kohdan 9 mukaisesti, ja sitä varten on käytettävä liitteessä II olevia lomakkeita. Liitteessä II olevien hintatarjouksessa käytettävien lomakkeiden kaikki kohdat on täytettävä eikä niitä saa muuttaa millään tavoin. Puutteelliset tai muutetut tarjoukset suljetaan arviointimenettelyn ulkopuolelle. 6. SOPIMUKSEN KESTO JA SUORITUSPAIKKA Sopimus on voimassa yhden vuoden viimeisen sopimusosapuolen allekirjoituksen päiväyksestä laskien. Sopimusta voidaan jatkaa kolme kertaa korkeintaan yhdellä vuodella. Alueiden komitea pidättää itsellään nimenomaisesti oikeuden olla uusimatta sopimusta. Palvelut, jotka toimeksisaaja voi saada tehtäväkseen tämän menettelyn puitteissa, suoritetaan pääsääntöisesti toimeksisaajan tiloissa. 7. AIKATAULU ASIANTUNTIJASELVITYSTEN ESITTÄMINEN SEURANTAKOKOUKSET 7.1 Aikataulu Palvelujen suoritusaikataulusta sovitaan kussakin erillissopimuksessa, jossa määritellään myös tarkka toimituspäivämäärä. 7.2 Asiantuntijaselvitysten esittäminen Palveluista, joita toimeksisaaja suorittaa erillissopimuksen toimeenpanemiseksi, tulee laatia kirjalliset selvitykset, jotka toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sähköisessä muodossa (sähköpostitse) ellei muuta ole ilmoitettu. Word-muotoinen (ei pdf-tiedosto) versio selvityksestä tulee aina toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Studies-DWL1@cor.europa.eu sekä kopiona seurantatiimille "The Team". Lisäksi tarjoajaa saatetaan pyytää toimittamaan kyseiset asiakirjat sähköisesti tai tallennettuina CD- ROM-levylle ja/tai muulle digitaaliselle tallennusvälineelle sellaisena tiedostotyyppinä ja sellaisessa muodossa, jota komitea pystyy käsittelemään (Word, Excel tai vastaava). 16/37

17 7.3 Väliraportit Mikäli erillissopimuksessa vaaditaan väliraportin laatimista, siinä tulee kuvata väliraportin toimittamiselle asetettuun määräpäivään mennessä suoritetut tehtävät ja saavutetut tulokset. Väliraportista tulee ilmetä erityisesti, mitä mahdollisia vaikutuksia saaduilla tuloksilla on erillissopimukseen sisältyviin tehtäviin kokonaisuutena sekä loppuraportin toimittamista edeltävälle jaksolle suunniteltuun työohjelmaan. Väliraportit tulee toimittaa komitealle erillissopimuksessa määriteltynä päivänä. 7.4 Loppuraportti Loppuraportissa tulee kuvata kaikki suoritetut tehtävät, ja sen tulee sisältää erillissopimuksen toimeenpanossa saavutetut tulokset. Lisäksi siinä on esitettävä tiivistelmä tärkeimmistä tuloksista. Kutakin asiantuntijatehtävää vastaavan loppuraportin tulee olla toimeksisaajan tai niiden asiantuntijoiden allekirjoittama, jotka vastaavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevien palvelujen suorittamisesta. Luonnos on toimitettava komitealle viimeistään erillissopimuksessa mainittuna päivänä. Tämän jälkeen komitea saattaa hyväksyntänsä tai huomautuksensa toimeksisaajan tiedoksi sopimuksen I.4.2 ja I.4.3 artiklassa asetetussa määräajassa. Toimeksisaajan tulee toimittaa komitealle sopimuksen I.4.2 ja I.4.3 artiklassa asetetussa määräajassa loppuraportin lopullinen versio. 7.5 Kokoukset Kyseeseen tulevien sopimusten ehtojen mukaisesti suoritettujen palvelujen laadun seuraamiseksi, mihin viitataan kohdassa 3.2, toimeksisaajien ja komitean kesken järjestetään kokouksia Brysselissä komitean tiloissa. Kokousten avulla voidaan valvoa seuraavien sopimusperusteisten velvoitteiden noudattamista: laatukriteerien täyttyminen palvelupyyntöihin annettujen vastausten nopeus ja laatu määräaikojen noudattaminen sopimuksen hallinnoinnin laatu tarjottujen palvelujen laatu. 8. MAKSUEHTOJA, SOPIMUKSEN TÄYTTÄMISTÄ KOSKEVIA EHTOJA, ETURISTIRIITOJA JA LUOTTAMUKSELLISUUTTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET Tarjoajan tulee tarjousta laatiessaan kiinnittää huomiota erityisesti liitteessä I olevan hankintaan sovellettavan sopimuksen määräyksiin ja etenkin hintaa (ks. I.3 artikla), maksuja (ks. I.4. artikla), eturistiriitoja (ks. II.4 artikla) sekä luottamuksellisuutta (ks. II.5 artikla) koskeviin määräyksiin. 17/37

18 Toimeksisaaja vastaa yksin kaikkien, muun muassa työ-, vero- ja sosiaaliturvalainsäädännöstä johtuvien lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisestä. Toimeksisaajan tulee täyttää sopimus noudattaen tarjouseritelmässä asetettuja vaatimuksia. Henkilöiden, jotka toimeksisaaja valitsee suorittamaan komitealle kulloisiakin palveluja, tulee täyttää vähimmäispätevyysvaatimukset, jotka tulee mainita ansioluettelossa kohdan 13.3 mukaisesti. Muussa tapauksessa komitealla on oikeus vaatia toimeksisaajaa korvaamaan tehtävään osoitettu henkilö toisella henkilöllä, jolla on vaadittava pätevyys. Toimeksisaaja ei edusta alueiden komiteaa eikä se saa toimia tavalla, jonka perusteella sen voitaisiin olettaa niin tekevän. Toimeksisaajan on annettava tiedoksi kolmansille osapuolille, ettei se edusta Euroopan unionin hallintoa, vaan suorittaa tehtäviä alueiden komitean lukuun. Toimeksisaajan tulee huolehtia siitä, että henkilöt, joille tietty hanke annetaan tehtäväksi, vastaavat siihen liittyvistä tehtävistä mahdollisuuksien mukaan koko hankkeen ajan. 9. HINTA Hinnat on ilmoitettava euroissa ja niiden on perustuttava talous- ja rahaliittoon osallistuville maille vahvistettuun vaihtokurssiin ja muiden maiden osalta tarjouspyynnön julkaisupäivänä Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa ilmoitettuun vaihtokurssiin. Hinnat tulee ilmoittaa ilman maksuja, veroja ja muita kuluja, sillä Euroopan unioni on Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 3 ja 4 artiklan määräysten nojalla vapautettu kyseisistä maksuista. Alv:n määrä on ilmoitettava erikseen. Tarjoajan tulee ilmoittaa kohdassa 13.3 tarkoitettuja pätevyysvaatimuksia vastaavat yksikköhinnat. Hintojen tulee olla kiinteitä ja niiden tulee sisältää kaikki kulut (tiedonkeruu, tietokantojen käyttö, sihteeristötehtävät, laadunvalvonta jne.), jotka tarjoajalle suoraan tai välillisesti aiheutuu sille annettujen tehtävien suorittamisesta. Kun on kyse raporteista ja analyyseistä, jotka edellyttävät kokousta komitean edustajien kanssa, tarjoajan tulee ilmoittaa hintatarjouksensa laskelmassa matka- ja oleskelukulut. Tarjoajan tulee tarvittaessa sisällyttää tarjouslaskelmaansa myös kulut, jotka aiheutuvat asiakirjojen kääntämisestä tässä tarjouseritelmässä vaaditulle kielelle (englanti). Myös asiakirjojen lähettämiskulujen (paperiversio ja sähköposti) on sisällyttävä hintatarjoukseen. 18/37

19 Toimeksisaajan matka- ja oleskelukulut, joita ei ole vahvistettu tarjouseritelmässä ja jotka aiheutuvat alueiden komitean kokouskutsusta, korvataan alueiden komitean toimintaan osallistuvien kolmansien tahojen edustajien kulujen korvaamista koskevan säännön N:o 005/2014 mukaisesti. 10. KONSORTIOT TAI PALVELUNSUORITTAJIEN RYHMITTYMÄT JA ALIHANKINTA Tarjoajat voivat halutessaan esittää yhteisiä tai konsortioiden tarjouksia. Yksi yhteisliittymän jäsenistä on tällöin nimettävä vastuulliseksi tarjoajaksi ja vastuuhenkilöksi. Tarjousta esitettäessä jokaisen tarjoukseen osallistuvan taloudellisen toimijan on toimitettava jäljempänä kohdissa 12 ja 13 vaadittavat hylkäämis- ja valintaperusteisiin liittyvät asiakirjat. Yhteisiä tarjouksia esittävien tarjoajien tulee kuvailla menettelytavat, joita niiden välisessä yhteistyössä sovelletaan tavoiteltujen tulosten saavuttamiseksi. Menettelytapojen tulee kattaa sekä tekniset että hallinnolliset ja taloudelliset näkökohdat. Niissä tulee myös täsmentää yksi komitean ja kaikkien tarjoukseen osallistuvien osapuolien välinen yhteystaho. Mikäli sopimus tehdään yhteisen tarjouksen seurauksena, komitea voi vaatia kyseisiä tarjoajia hyväksymään erityisen oikeudellista asemaa koskevan asiakirjan, jossa todetaan nimenomaisesti, että tarjoajat ovat yhdessä ja yhteisvastuullisesti tilivelvollisia komitealle. Tämänkaltaisia tarjouksia kohdellaan joka tapauksessa samalla tavalla kuin muitakin tarjouksia. Kaikki tarjoukset arvioidaan ansioidensa perusteella tässä tarjousesitelmässä määriteltyjä arviointiperusteita ja -menettelyä soveltaen. AK voi toimeksisaajan pyynnöstä valtuuttaa toimeksisaajan toteuttamaan osan sopimuksesta alihankintana. Valtuuttamisesta kieltäytyminen on perusteltua ainoastaan siinä tapauksessa, että ehdotettu alihankkija on jossakin hylkäämisperusteissa mainituista tilanteista tai ei täytä valintaperusteissa asetettuja edellytyksiä. Toimeksisaaja toimittaa tässä tapauksessa AK:lle hyvissä ajoin kaikki alihankkijaa/alihankkijoita koskevat tiedot ja asiakirjat. 11. TARJOAJIEN JA TARJOUSTEN ARVIOINTI Tarjoajien ja tarjousten arviointivaiheet ovat seuraavat: (1) tarjoajien poissulkeminen hylkäämisperusteiden nojalla (2) tarjoajien valinta seuraavien valintaperusteiden nojalla: vakavaraisuus ja luottokelpoisuus tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys 19/37

20 (3) tarjousten arviointi seuraavien ratkaisuperusteiden nojalla: tarjouksen tekninen arviointi tarjouksen taloudellinen arviointi (4) sopimuksen myöntäminen. Voidakseen edetä arviointimenettelyn vaiheesta seuraavaan vaiheeseen tarjouksen tulee täyttää kaikki edellisten vaiheiden vaatimukset. 12. HYLKÄÄMISPERUSTEET Hankintamenettelyyn ei saa osallistua tarjoaja, joka 12.1 on konkurssissa tai selvitystilassa taikka on keskeyttänyt liiketoimintansa tai jolle on vahvistettu akordi tai jota koskeva konkurssi- tai akordihakemus tai hakemus yhtiön purkamiseksi on vireillä tai joka on muun vastaavan kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuvan menettelyn alainen 12.2 on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä rikkomuksesta jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen antamalla lainvoimaisella tuomiolla 12.3 on syyllistynyt ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen, jonka hankintaviranomainen voi näyttää toteen millä tahansa perusteella, Euroopan investointipankin tai kansainvälisen järjestön päätös mukaan luettuna 12.4 ei ole täyttänyt kaikkia velvoitteita, jotka liittyvät verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamiseen maassa, johon se on sijoittautunut, tai hankintaviranomaisen maassa taikka maassa, jossa hankinta toteutetaan 12.5 on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä petoksesta, lahjonnasta, rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta, rahanpesusta tai muusta laittomasta toiminnasta, joka vahingoittaa unionin taloudellisia etuja 12.6 on hallinnollisen seuraamuksen kohteena syyllistyttyään väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintaviranomaiselle hankintamenettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja tai ei ole toimittanut vaadittuja tietoja tai jonka on todettu vakavasti laiminlyöneen unionin talousarvion piiriin kuuluvien sopimusten mukaisia velvoitteitaan. 20/37

21 Hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkeminen Hankintamenettelyn ulkopuolelle suljetaan tarjoaja, joka kyseisen hankintamenettelyn yhteydessä 1) on tilanteessa, joka aiheuttaa hankintaan liittyviä eturistiriitoja; eturistiriita voi aiheutua taloudellisista eduista, poliittisesta tai kansallisesta yhteenkuuluvuudesta, perhe- tai tunnesiteistä tai muista yhteyksistä tai yhteisistä eduista 2) on syyllistynyt väärien tietojen antamiseen ilmoittaessaan hankintaviranomaiselle hankintamenettelyyn osallistumista varten vaadittuja tietoja tai ei ole toimittanut vaadittuja tietoja 3) on tilanteessa, jossa häntä koskee jokin kohdissa tarkoitetuista tapauksista, jotka johtavat hankintamenettelyn ulkopuolelle sulkemiseen. Näyttö: 1. Tarjoajat toimittavat kunnian ja omantunnon kautta annettavan vakuutuksen (josta on malli liitteessä III) asianmukaisesti allekirjoitettuna ja päivättynä, jossa he ilmoittavat, etteivät he ole edellä kuvatuissa tilanteissa. Kyseisen vakuutuksen allekirjoittaminen sulkee myös pois sellaiset eturistiriidat, jotka voivat vaarantaa sopimuksen kohteena olevien palvelujen puolueettoman suorittamisen. 2. Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaiselle 10 päivän sisällä ennen sopimuksen allekirjoittamista seuraavassa kohdassa tarkoitetut todisteet edellisessä kohdassa mainitun vakuutuksen tueksi. 3. Riittäväksi todisteeksi siitä, ettei kyseistä tarjoajaa koske mikään kohdissa tarkoitetuista tapauksista, hankintaviranomainen hyväksyy seuraavat asiakirjat: Kohdissa 12.1, 12.2 ja 12.5 tarkoitetuissa tapauksissa vaaditaan hiljattain annettu rikosrekisteriote tai, jollei sellaista ole, asianomaisen koti- tai alkuperämaan oikeus- tai hallintoviranomaisen hiljattain antama vastaava asiakirja, joka osoittaa, että asetetut vaatimukset täyttyvät. Jos tarjoaja on oikeushenkilö eikä tällaisia asiakirjoja voida tarjoajan sijoittautumismaan kansallisen lainsäädännön mukaan antaa oikeushenkilöistä, toimitettavien asiakirjojen tulee koskea esimerkiksi yritysjohtajia tai muita luonnollisia henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa tarjoajaa, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä. Kohdassa 12.3 tarkoitetussa tapauksessa kaikki asiakirjat (esimerkiksi asianomaisen koti- tai alkuperämaan oikeus- tai hallintoviranomaisen antama asianmukainen ilmoitus tai todistus), joista käy ilmi, että tarjoaja ei ole syyllistynyt ammattiaan harjoittaessaan vakavaan virheeseen ja että tämän ei ole todettu rikkoneen sopimusvelvoitteitaan, kun tämä on 21/37

22 osallistunut johonkin toiseen unionin talousarviosta rahoitettavaan hankintamenettelyyn tai avustuksen myöntämismenettelyyn. Kohdassa 12.4 tarkoitetussa tapauksessa vaaditaan asianomaisen valtion toimivaltaisen viranomaisen hiljattain antamat todistukset tai kirjelmät. Niiden on osoitettava, että tarjoaja on suorittanut kaikki sille kuuluvat verot ja sosiaalimaksut, esimerkiksi alv:n, tuloverot (vain luonnolliset henkilöt), yhtiöverot (vain oikeushenkilöt) ja sosiaaliturvamaksut. Jos asianomaisessa valtiossa ei anneta edellisissä kahdessa kappaleessa mainittuja asiakirjoja, niiden sijasta voidaan kohdissa 12.1, 12.2, 12.4 ja 12.5 tarkoitetuissa tilanteissa hyväksyä valaehtoinen tai, sen puuttuessa, virallinen vakuutus, jonka asianomainen antaa koti- tai alkuperämaansa oikeus- tai hallintoviranomaiselle, notaarille tai toimialaansa edustavalle viralliselle järjestölle. Jos tarjoaja on oikeushenkilö, on ainoastaan hankintaviranomaisen pyynnöstä annettava tiedot luonnollisista henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä. Jos tarjoajana on ryhmittymä, kunkin jäsenen on toimitettava erikseen allekirjoitettu vakuutus (sekä hankintasopimuksen myöntämisen edellyttämät asiakirjat ja tiedot). Niissä tarjouksissa, joissa osa sopimuksessa tarkoitetuista tehtävistä on tarkoitus teettää alihankintana, hankintaviranomainen voi pyytää, että edellä mainitut asiakirjat toimitetaan myös suunnitellun alihankkijan osalta. Jos kyseisessä valtiossa ei anneta tällaista asiakirjaa tai todistusta, sen sijasta voidaan hyväksyä valaehtoinen tai, sen puuttuessa, virallinen vakuutus, jonka asianomainen antaa koti- tai alkuperämaansa oikeus- tai hallintoviranomaiselle, notaarille tai toimialaansa edustavalle viralliselle järjestölle. Tarjoajan sijoittautumismaan kansallisesta lainsäädännöstä riippuen edellä luetellut asiakirjat koskevat oikeushenkilöitä ja luonnollisia henkilöitä sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajia tai muita yritystä edustavia henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa tarjoajaa, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä. Lisätietoja kaikkien 28 jäsenvaltion hankintamenettelyissä usein vaadittavista asianmukaisista todistuksista on saatavilla kaikilla EU:n virallisilla kielillä Euroopan komission ecertis-sivustosta ( 13. VALINTAPERUSTEET Valintaperusteiden avulla arvioidaan tarjoajien vakavaraisuus, luottokelpoisuus sekä tekninen ja ammatillinen pätevyys. Tätä varten tarjouksiin on sisällytettävä seuraavat tiedot: 22/37

23 13.1 Yleiset tiedot (1) organisaation/yrityksen nimi, oikeudellinen asema, alv-velvollisuus, osoite/toimipaikka, puhelin- ja faksinumerot, yhteyshenkilön nimi, sen henkilön nimi, joka on valtuutettu allekirjoittamaan organisaation nimissä, pankkiyhteystiedot (2) tarvittaessa todiste kuulumisesta asianmukaiseen ammatti- tai elinkeinorekisteriin tarjoajan sijoittautumismaan sääntöjen mukaisesti Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus voidaan osoittaa seuraavin asiakirjoin: (1) pankin lausunto tai todistus ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta (2) yrityksen taseet tai otteet niistä ainakin kahdelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta, jos toiminnanharjoittajan sijoittautumisvaltion yhtiölainsäädännössä edellytetään taseen julkaisemista (3) lausunto kokonaisliikevaihdosta ja vuotuisesta liikevaihdosta, joka on kertynyt enintään kolmen viimeksi kuluneen tilikauden aikana sopimuksen kohteena olevaan palveluhankintaan liittyvistä liiketoimista. Niissä tarjouksissa, joissa osa sopimuksessa tarkoitetuista tehtävistä on tarkoitus teettää alihankintana, tulee edellä mainitut asiakirjat toimittaa myös suunnitellun alihankkijan osalta. Jos hankintaviranomainen katsoo, ettei tarjoaja voi perustellusta poikkeuksellisesta syystä toimittaa vaadittuja asiakirjoja, tämän vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin muulla hankintaviranomaisen asiamukaiseksi katsomalla tavalla Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys A. Tarjoajaa koskevat arviointiperusteet Tarjoajien (yhteisen tarjouksen kaikkien tarjoajien ja yksilöityjen alihankkijoiden yhdessä) on täytettävä seuraavat arviointiperusteet: 23/37

24 Kielitaito Tarjoajan on osoitettava kykynsä laatia selvityksiä englanniksi. Kokemus Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään viisi hanketta, jotka ovat yhdessä koskeneet ainakin yhdeksää EU-maata. Tarjoajan on osoitettava toteuttaneensa kolmen viimeksi kuluneen vuoden aikana vähintään kolme hanketta tarjouksen koskemia asioita käsitteleviltä tutkimusaloilta. Tarjoajan on osoitettava kokemusta tiedon keräämisestä ja analysoimisesta. B. Tehtävää suorittavaa työryhmää koskevat arviointiperusteet Tehtävän suorittavan työryhmän toimijoiden on täytettävä ainakin seuraavat pätevyysvaatimukset: Ryhmänjohtaja Kielitaidon tarkistaminen Asiantuntijat Tiedonkeruusta vastaava työryhmä Vähintään viiden vuoden kokemus hankejohtamisesta, johon on sisältynyt hankevalvontaa, toimitettavan palvelun laadunvalvontaa, asiakaspalvelua ja ristiriitojen ratkaisua, kokemusta vähintään yhdestä vastaavanlaisesta hankkeesta ja vähintään viiden henkilön työryhmän johtamisesta. Vähintään neljällä työryhmän jäsenellä on äidinkielen tasoinen tai vastaava englannin taito (vastaa taitavan kielenkäyttäjän tasoa C2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä), mistä on osoituksena todistus tai asiaankuuluva aiempi kokemus. Korkeakoulututkinto tai vastaava pätevyys ja viiden vuoden ammatillinen kokemus tarjouspyynnön kohteena olevilla tutkimusaloilla käsiteltävistä asioista. Työryhmän jäsenillä on oltava yhteensä vähintään kuuden EU:n virallisen kielen taito (itsenäisen kielenkäyttäjän taso B2 kieliä koskevassa yhteisessä eurooppalaisessa viitekehyksessä) ja heidän on osoitettava kolmen vuoden kokemus tiedonkeruutekniikoista. C. Näyttö Edellä mainittujen arviointiperusteiden täyttyminen tulee osoittaa seuraavasti: luettelo viimeksi kuluneiden kolmen vuoden aikana toteutetuista kyseisen alan toimeksiannoista lukuineen, ajankohtineen ja julkisine tai yksityisine tilaajineen. Tärkeimmistä toimeksiannoista edellytetään tasoltaan tyydyttävän toteutuksen todisteeksi kirjallisia lausuntoja, joissa todetaan sekä toimeksiantojen toteutuksessa osoitettu ammattimaisuus että niiden jäännöksetön loppuunsaattaminen. 24/37