SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄ SISÄINEN VALVONTA. sivut Yleistä 1. 1 Suunnittelujärjestelmä 2. 2 Seurantajärjestelmä 2-3

Transkriptio

1 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄ SISÄINEN VALVONTA sivut Yleistä 1 1 Suunnittelujärjestelmä 2 2 Seurantajärjestelmä Laskentajärjestelmä Organisointi valvonnan toteuttajana Tietohallinnon johtaminen Henkilöstöhallinnon johtaminen 7 7 Hankintaperiaatteet ja valtuudet 7 8 Rahoitusriskien hallinta 7 9 Omaisuus ja vakuuttaminen 7 10 Sopimusten valvonta ja vakuudet 8 11 Varastot 8 12 Riskien hallinta 9 13 Sisäisen valvonnan toteuttaminen 9 14 Muut säännökset 9 Liite 10 Jakelu: johtaja palvelujohtajat palvelualueet lautakunnat henkilöstöjaosto esimiehet tilintarkastaja arkisto varasto Hyväksytty johtokunta Ohje tulee voimaan Muutoksia johtokunta Muutokset voimaan

2 1 SUUPOHJAN PERUSPALVELULIIKELAITOSKUNTAYHTYMÄN SISÄISEN VALVONNAN OHJEET SISÄISEN VALVONNAN MÄÄRITELMÄ: Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sitä osaa johtamisesta, jolla tunnistetaan, ennalta ehkäistään ja hallitaan riskejä. Se on kaikkia niitä toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen, varmistamiseen, edistämiseen ja parantamiseen. Sillä turvataan myös kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuus, ennaltaehkäistään erehdyksiä, virheitä ja väärinkäytöksiä sekä turvataan yhtymän varojen huolellinen ja taloudellinen hoito. Perustelut: Valvonta jakautuu kahteen alueeseen - ulkoiseen valvontaan ja sisäiseen valvontaan. Yhtymän omasta intressistä tapahtuvaa ulkoista valvontaa suorittavat yhtymän toimivasta johdosta ja organisaatiosta riippumaton tarkastuslautakunta sekä tilintarkastaja, jotka yhtymäkokous valitsee. Asukkaat valvovat yhtymän toimintaa julkisuuden avulla, muutoksenhakujärjestelmällä, oikaisumenettelyllä ja kunnallisvalituksella. Valtion ulkoisen valvonnan muodostaa valtion sektoriviranomaisten valvonta ja lääninhallituksen valvonta. Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan yhtenä tehtävänä on arvioida, miten sisäinen valvonta on järjestetty ja onko se riittävää. Sisäinen valvonta tulee toiminnan johdossa olevana johtokunnan ohjeistaa ja palvelujohtajien ja tilivelvollisten tulee ohjeistuksen mukaan valvonta järjestää ja ylläpitää. Valvonnan tehokkuus perustuu reaaliaikaisuuteen ja resurssien käytön joustavuuteen. Sisäinen valvonta on osa operatiivista johtamista eikä sitä voida siirtää ulkopuolisen tarkastajan tehtäväksi. Sen sijaan sisäiseen valvontaan kuuluvana jälkikäteistä tarkastusta voidaan hankkia myös ulkopuoliselta tarkastajalta. SISÄINEN TARKKAILU, SISÄINEN TARKASTUS JA LUOTTAMUSHENKI- LÖIDEN SUORITTAMA SEURANTA Sisäinen valvonta voidaan jakaa seuraaviin osiin: tarkkailuun, tarkastukseen ja seurantaan. Sisäinen tarkkailu on valvontaa, joka sisältyy tavanomaisiin toimintarutiineihin ilman, että sitä tehdään erityisesti valvontamielessä. Sisäinen tarkastus on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa. Seuranta on luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan keskeisiä tehtäviä ovat raportointivelvoitteiden asettaminen, raportoinnin toteutuksen valvonta ja tehtyjen päätösten ja raporteissa kuvattujen tulosten vertailua.

3 2 SUUNNITTELU- JA SEURANTAJÄRJESTELMÄLLÄ TOTEUTETTAVA SISÄINEN VALVONTA 1 SUUNNITTELUJÄRJESTELMÄ Strateginen suunnitelma Yhtymäkokous tekee strategisen suunnitelman toimikautensa ensimmäisen vuoden lopussa ja sitä vuosittain taloussuunnitelmien tavoitteiden asettelun yhteydessä mahdollisesti tarkistetaan. Talousarvio ja taloussuunnitelma Johtokunta hyväksyy vuosittain talousarvion ja taloussuunnitelman kahdelle seuraavalle vuodelle. Talousarviossa määritellään kullekin palvelualueelle toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä annetaan tarkoitukseen käytettävissä olevat sitovat määrärahat. Investoinnit käsitellään kohteittain niin, että määrärahasta päätettäessä on käytettävissä toteutettavan kohteen kustannusarvio, perusteltu esitys myönnettävästä määrärahasta ja selvitys mahdollisesti saatavasta valtionosuudesta. Talousarviossa ovat palvelualueiden tuloskortit, joissa määritellään Balaneced scorecard:n, tasapainotetun mittariston (BSC) mukaiset tavoitteet. Talousarvion käsittelyn yhteydessä johtokunta päättää talousarvion sitovuustasosta. Talousarvio Johtokunta, yhtymän talouden hoidosta vastuussa olevana, antaa vuosittain palvelualueille ohjeet seuraavan vuoden talousarviosta sekä antaa ohjeet taloussuunnitteluvuosille. Johtokunta tasapainottaa talousarvioesitykset ja antaa talousarvion täytäntöönpanoohjeet. Talousarvio laaditaan Kauhajoen kaupungin organisaatiossa sijaitsevan yhteistoimintalautakunnan määrittelemän kokonaiskehyksen mukaisesti. Käyttösuunnitelma Johtokunta vahvistaa vuotuista toimintaa koskevan käyttösuunnitelman tammikuussa. Suunnitelmassa selvitetään, miten asetetut tulostavoitteet saavutetaan käytettävissä olevan määrärahan puitteissa. Käyttösuunnitelmaa tulee tarkistaa vuoden aikana tarvittaessa. Vahvistettu käyttösuunnitelma tulee toimittaa tiedoksi Kauhajoen kaupungin yhteistoimintalautakunnalle. 2 SEURANTAJÄRJESTELMÄ Talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seuranta: Osavuosiraportointi: Johtokunta toimittaa vuosittain: - yhtymäkokoukselle, tarkastuslautakunnalle, yhteistoimintalautakunnalle ja osakaskunnille puolivuosikatsaus kesäkuun toteutumisesta sisältäen ennusteen koko vuoden tuloksesta - yhteistoimintalautakunnalle ja osakaskunnille viimeisin kuukausiraportti.

4 3 - tarkastuslautakunnalle ja palvelujohtajille talousarvion toteutumistaulukko kuukausittain. Johtokunnalle palvelujohtajat toimittavat kuukausittain selvityksen talousarvion toteutumisesta. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden seuranta: Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutuminen selvitetään johtokunnalle puolivuosiraportissa ja vuoden lopussa toimintakertomuksessa. Käyttösuunnitelmien seuranta. Palvelujohtajien ja esimiesten on seurattava käyttösuunnitelmien toteutumista ja ryhdyttävä tarvittaessa välittömästi toimenpiteisiin käyttösuunnitelman muuttamiseksi. 3 LASKENTAJÄRJESTELMÄ Pääkirjanpitojärjestelmä: Taloushallinnon laskentajärjestelmään kuuluva pääkirjanpito hoidetaan kulloinkin voimassa olevalla järjestelmällä. Tietojärjestelmän menetelmäkuvauksella on varmistettava työkokonaisuuksien ja sisäisen tarkkailun toimivuus. Menetelmäkuvauksen hyväksyy ja ylläpitää sisäisen tukipalvelun johtaja. Tietojärjestelmät on suojattava käyttäjäkohtaisilla käyttöoikeuksilla ja niille edellytettävillä yksityisillä salasanoilla. Ohjelmien ylläpidosta ja laitteistojen käyttövalmiudesta tehdään huoltoa ja ylläpitoa koskeva sopimus. Palvelujohtaja tai hänen määräämänsä päättää myöntää alaisilleen tarvittavan ohjelman käyttöoikeudet. Sisäisen tukipalvelun ATK-vastuuhenkilö avaa ja sulkee käyttö-oikeudet järjestelmässä. ATK- vastuuhenkilön tulee huolehtia, että suojaukset ovat kunnossa ja laitteet ja ohjelmat ovat käyttövalmiina. Ohjelmien kehittämistä varten on nimettävä ohjelmittain vastuuhenkilö. Ostoreskontra: Maksatukset tulee hoitaa pääasiassa ostoreskontraohjelmaa käyttäen. Tarvittaessa on käytettävä ennakkokirjausmahdollisuutta. Vaarallisten työyhdistelmien estämiseksi on ylläpidettävä suojausta: muun muassa toimittajatietojen avaaja ei voi tehdä maksatusta koskevia kirjauksia eikä maksatuksia. Menetelmäkuvauksen hyväksyy ja ylläpitää sisäisen tukipalvelun johtaja. Maksujen käteisperintä, laskutus ja saatavien valvonta: Maksut yhtymälle on perittävä ensisijaisesti laskutuksen kautta. Käteissuoritus / alitilittäjäkassat: Alitilittäjäkassan perustamisesta ja pohjakassan suuruudesta päättää sisäisen tukipalvelun johtaja. Sisäisen tukipalvelun johtaja päättää alitilittäjäkassan vastuullisen hoitajan valinnasta ja suorittaa kassan tarkastukset kaksi kertaa vuodessa.

5 4 Laskutus - mikäli yhtymä ei saa saatavaansa käteissuorituksena, tulee asiakkaalle lähettää viitenumeroinnin sisältävä ja reskontraohjelman kanssa yhteen sovitettu lasku - kaikki saatavat on ohjattava rahatoimistoon yhtymän saatavista pidettävään reskontraan odottamaan suoritusta - kulloisenkin palvelutuottajan tulee lähettää asiakkaalle perintälasku, siirtää saatava perintätoimiston perittäväksi, hakea saatava ulosottokelpoiseksi ja toimittaa saatava ulosottoviranomaiselle perittäväksi - kukin palvelualue palvelujen antajana vastaa muista, saatavan perintään tarvittavista toimenpiteistä - lukuoikeuden saaneet voivat lukea reskontralistaa toimipaikoilla päätteeltä ja lisäksi reskontralista erääntyneistä saatavista lähetetään palvelujohtajille kuukausittain. Myyntireskontra: Myyntireskontra yhtymän saatavista hoidetaan keskitettynä tai hankitaan palveluntuottajalta. Menetelmäkuvauksen hyväksyy ja ylläpitää sisäisen tukipalvelun johtaja. Kassanhallintajärjestelmä Kassan hallintaa ja rahavarojen sijoittamista varten tulee laatia vuosittain maksuvalmiusbudjetti. Arvopostin vastaanottajan määrää yhtymän johtaja. Tosite - kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja juoksevasti numeroituun tositteeseen - tositteesta tulee käydä selväkielisesti ilmi, mihin kirjauksen aiheuttava tilitapahtuma perustuu, ja siinä tulee olla merkintä käytettävistä tileistä. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Johtokunnan tulee valita laskujen vastaanottajat ja hyväksyjät. Vastaanottajat ja hyväksyjät voidaan valita joko johtokunnan toimikaudeksi tai vuosittain. Tuotteen vastaanottajan on: - tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työ- suoritus tai muu palvelus on saatu - sähköiseen tositteeseen tai siihen liittyvään selvitykseen vastaanottaja tekee tiliöinnin ja varmistaa palveluksen/tuotteen vastaanotetuksi Hyväksyjän on: - tarkastettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tuote, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi - että tositteessa on oikea tilimerkintä - että menon suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa. Hyväksyjän on huolehdittava, että laskut käsitellään sähköisesti viivytyksettä. Jos hyväksyjä voi itse todeta että tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu, ei tositteeseen tarvitse erikseen merkitä vastaanottajaa. Palkkalaskenta: Palkkalaskenta tulee hoitaa taloushallinnon ohjelmistoon liittyvällä ja kirjanpitoa päivittävällä palkkalaskentaohjelmistolla. Menetelmäkuvauksen hyväksyy ja ylläpitää sisäisen tukipalvelun johtaja.

6 Palkkalaskenta hoidetaan keskitetysti tai hankitaan palveluntuottajalta ja työn määräaikaisuuden vuoksi kukin palkanlaskija tulee nimetä toisen palkanlaskijan taustahenkilöksi. 5 Palvelujen ja tuotteiden hinnoittelu ja sisäisten palveluiden hinnoittelu: Palvelut ja tuotteet tulee hinnoitella vähintään omakustannusperiaatteella huomioiden kaikki palveluista ja tuotteesta aiheutuneet menot sekä perussopimuksen määräykset. Sisäiset palvelut hinnoitetaan omakustannusperiaatetta noudattaen. Automatisoitu maksuliikenne: Automatisoidusta maksuliikenteestä tulee tehdä erilliset sopimukset rahalaitosten kanssa. Sisäisen tukipalvelun johtajan tehtävä on määritellä maksuliikenneohjelman käyttöoikeudet ja varmistaa maksuliikenteen toimivuus. JOHTAMISELLA TOTEUTETTAVA SISÄINEN VALVONTA 4 ORGANISOINTI VALVONNAN TOTEUTTAJANA Vastuunjako ja sen täsmällisyys: Hallintosäännössä määritellään luottamushenkilöhallinnon, yhtymän johtajan, palvelujohtajien ja muiden esimiesten tehtävät, vastuu ja työnjako. Taloussuunnitelman ja vuotuisen talousarvion hyväksymisen yhteydessä johtokunta määrittelee johtokuntaan nähden palvelujohtajien lisäksi toiminnasta vastuussa olevat tilivelvolliset viranhaltijat. Rahoitus- ja vaihto-omaisuuden tarkastukset Varastojen, arvopapereiden, rahoitusomaisuuden ja sopimusten hoidosta vastaa hallintopäällikkö, asianomaisen palvelualueen palvelujohtaja tai hänen määräämänsä henkilö. Vaaralliset työyhdistelmät: Atk ohjelmien käytössä vaaralliset työyhdistelmät on estettävä käyttöoikeuksia rajaamalla. Käyttöoikeuksien rajaamisesta huolehtivat palvelujohtajien päätösten mukaan ATK ohjelmien vastuuhenkilöt. Muiden vaarallisten työyhdistelmien rajaamisesta vastaa ao. palvelualueen vastuulliset tilivelvolliset viranhaltijat. Hallinto- ja sisäiset säännöt: Voimassa olevat säännöt: - Hallintosääntö - Hankintaohjeet ja hankinta-oikeuksia koskevat päätökset - Sisäisen valvonnan toteuttamista koskevat ohjeet Sääntöjä ja delegointirekisteriä ylläpitää sisäisen tukipalvelun johtaja. Otto-oikeuden käyttö ja toimivuus sekä järjestelmän toteuttaminen: Otto-oikeus kuntalain mukaan koskee yhtymän viranhaltijan päätöstä. Hallintosäännön 43 :ssä määrätään päätösten ilmoittamisesta johtokunnalle tai sen puheenjohtajalle ja työvaliokunnalle. Hallintosäännön 42 mukaan asian ottamisesta johtokunnan käsiteltäväksi voi päättää johtokunnan lisäksi johtokunnan puheenjohtaja tai liikelaitoskuntayhtymän johtaja.

7 6 Otto-oikeuden käyttämistä varten viranhaltijain päätökset tarkastetaan hallintosäännön mukaisesti. Julkisuusperiaatteen toteuttaminen Kunnallisen toiminnan julkisuus toteutetaan kuntalain ja johtokunnan tiedotustoiminnan ohjeen mukaan. Tietotekniikan tuomat verkkoyhteydet eri mahdollisuuksineen ovat käytössä lisäten julkisuusperiaatteen parempaa toteutumista. Yhtymäkokouksen ja johtokunnan pöytäkirjat ovat luettavissa tietoverkossa ja yhtymän internet-sivuilla. 5 TIETOHALLINNON JOHTAMINEN Hallinnollinen turvallisuus: - ATK-ohjelmat hankitaan kulloiseenkin tehtävään parhaiten sopivalta ohjelmatalolta - Ohjelmiston huoltoa koskeva sopimus tehdään tarvittaessa ohjelmien toimittajan kanssa - Ohjelmien käyttöoikeudet määritellään selkeästi. Henkilöstöturvallisuus: - ATK ohjelmien käytössä henkilöstön tulee turvata oman työskentelynsä henkilökohtaista salasanaa käyttäen - Laitteistot on suojattava asiattomilta. Fyysinen turvallisuus: - Työsuojelullisin toimenpitein tulee suojata yhtymän palveluksessa olevaa henkilöstöä - ATK:n päälaitteet sijoitetaan paloturvalliseen lukolliseen tilaan ja tiloissa kävijöiden määrä on voitava kontrolloida ja tarvittaessa tehtävillä sopimuksilla varmistettava - Varmuuskopioinnista ja kopioiden arkistoinnista vastaavat johtajan ja palvelujohtajien nimeämät vastuuhenkilöt Yhtymän jäsenkunnat ja kulloinenkin palvelutuottaja huolehtivat hallintoverkosta, ohjelmista sekä kaikkien mainittujen varmuuskopioinnista. Liikelaitoskuntayhtymä huolehtii sosiaali- ja terveystoimen sekä ympäristötoimen osalta laitteistosta, ohjelmista ja varmuus-kopioinnista. Ulkopuolisilta palvelun tuottajilta hankitaan tarvittaessa: - yhtymän ulkoiset tietoliikenneyhteydet (niihin liittyvät tietoverkot, ja tietosuoja) - muut erikseen sovittavat palvelut. Tietoliikenneturvallisuus: Tietoliikenneturvallisuuspalvelut hankitaan hallintoverkon ulkopuolella palveluntuottajalta ja hallintoverkon sisällä tietoliikenneturvallisuudesta vastaavat eri laite- ja ohjelmakokonaisuuksia käyttävät palvelualueet. Käyttöturvallisuus: Käyttöturvallisuudesta vastaavat edellä mainitut ao. palvelualueet ja siellä päätöksellä määritellyt laitteiden huoltajat ja ohjelmien päävastuuhenkilöt ja heille nimetyt varahenkilöt. Palvelujohtajien tulee vastata alueellaan, ettei tietoverkkoon tuoda omia toimenkuvaan kuulumattomia ohjelmia, eikä niitä tallenneta internetistä.

8 7 6 HENKILÖSTÖHALLINNON JOHTAMINEN Johtokunta päättää vakinaisen viran perustamisesta ja päättää määrärahan myöntämisestä vakinaisesti perustettavaan työsuhteeseen. Hallintosäännössä määritellään henkilöstöhallinnon johtamisen perusteet. Johtokunnan henkilöstöjaosto päättää ja ohjeistaa henkilöstöhallintoa koskevat asiat. 7 HANKINTAPERIAATTEET JA VALTUUDET Johtokunta päättää viranhaltijoiden ja työntekijöiden hankintavaltuuksien rajat valtuustokausittain. Hankinnoissa noudatetaan yhtymän yleistä hankintaohjetta. Tilojen hankinnassa tulee ensin selvittää yhtymän omien tilojen ja jäsenkuntien tilojen käyttömahdollisuus. Leasing-sopimuksia voidaan tehdä siinä tapauksessa, että se on taloudellisin vaihtoehto. 8 RAHOITUSRISKIEN HALLINTA Rahoitusriskien ottamisesta päättää johtokunta. Antolainoituksessa riskistä päätetään yksittäisen päätöksen yhteydessä ja luotolle vaaditaan turvaava vakuus. Anto- ja ottolainauksessa käytetään erilaisia korko- ja luottoehtoja riskien tasoittamiseksi. Sijoitustoiminnan pääperiaatteet päättää johtokunta. Takauksien riskeistä päätetään yksittäisen päätöksen yhteydessä. 9 OMAISUUS JA VAKUUTTAMINEN Omaisuusrekisterien (luetteloiden) pitäminen - kunkin palvelualueen hallussa olevasta poiston alaisesta ja muusta erikseen päätetystä irtaimistosta pidetään käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmaa käyttäen rekisteriä - käytöstä poistetun irtaimen omaisuuden myynnistä päättää johtokunta tai sen valtuuttama viranhaltija. Tilahallinto: Tilahallinnosta huolehditaan erikseen sovittavalla tavalla. Omaisuuden vakuuttaminen: Johtokunta päättää vakuuttamisen periaatteet. Kulloinenkin palvelutuottaja huolehtii vastuuvakuutuksen, tapaturma- ja työttömyysvakuutuksen ylläpidosta sisäisen tukipalvelun johtajan ohjeistuksen mukaisesti.

9 Muiden vakuutusten ottamisesta ja ylläpitämisestä huolehtii asianomainen palvelualueen johtaja SOPIMUSTEN VALVONTA JA VAKUUDET Antolainojen vakuudet: Yhtymän antamien antolainojen vakuuksien hoidosta vastaa sisäinen tukipalvelun johtaja ja kulloinenkin palveluntuottaja. Kukin palvelualueen johtaja vastaa yhteistyössä hallintopäällikön kanssa, että sen hoidossa olevat sopimukset ja vakuudet luetteloidaan. Rahavarat, arvopaperit, sopimukset ja sitoumukset sekä vakuudet on säilytettävä tulenkestävässä kassakaapissa tai arkistossa ja säilytyksestä vastaa palvelualueen johtaja. Rakennushankkeiden toteuttaminen: Hankkeita koskevia päätöksiä tekee ja ohjeita antaa johtokunta. Yhtymä ei pyri kiinteistöjen omistajaksi, vaan yhtymä tekee kiinteätä yhteistyötä jäsenkuntien kanssa. Ulkopuolisten varojen hoito Yhtymän hoidossa olevien ulkopuolisten varojen hoitamista varten, tulee määrätä varojen vastuullinen hoitaja ja hänelle varahenkilö. Avustusta saaneiden valvonta: Avustusta saaneiden valvonta suoritetaan avustuksen myöntäneen toimesta ja johtokunnan myöntäessä avustuksen hallinnon toimesta. Yhtymällä on oikeus vaatia tilinpäätöstiedot ja selvitys avustuksen käytöstä harkinnan mukaan. Avustuksen saajan on tietoja vaadittaessa toimitettava yhtymälle em. tiedot. Projektien toteutus ja valvonta: Käynnistettävistä projekteista on tehtävä suunnitelma, jonka hyväksyy johtokunta. Projektille tulee nimetä vastuuhenkilö. Projekti on talousarvioteitse rahoitettava. Vastuuhenkilön on projektin päättyessä laadittava projektin loppuselvitys, josta ilmenee miten suunnitelma toteutui, mitkä tavoitteet saavutettiin, projektin vaikutukset ja määrärahojen käyttö. Palvelujen tuottajien kanssa tehtävät sopimukset: Palvelusopimuksia tehtäessä on soveltuvin osin noudatettava yleisiä sopimusehtoja. 11 VARASTOT Johtokunta päättää tilinpäätöksessä inventoitavan varaston perustamisesta ja varaston arvosta. Varastoja tulee hoitaa seuraavin periaattein: - tarvikkeet varastossa hinnoitellaan omakustannusperiaatteen mukaan - varastoon hankitaan tuotteita, joiden hankinta varastoinnin kautta on kokonaiskustannuksiltaan edullista - varaston arvo tulee pyrkiä minimoimaan - johtokunta nimeää varastolle vastuullisen hoitajan - johtokunta nimeää varaston tarkastajat - varastosta on pidettävä erillistä varastokirjanpitoa.

10 9 12 RISKIEN HALLINTA Rahavarat, sopimukset ja sitoumukset sekä vakuudet: - rahavarat, käteiskassojen tarvetta lukuun ottamatta säilytetään pankkitileillä; - rahavarat ja arvopaperit, sopimuksia ja niihin liittyviä vakuuksia lukuun ottamatta, ovat kulloisenkin palveluntuottajan hoidossa. 13 SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTTAMINEN Sisäisen valvonnan ohjeessa määrätään suunnittelu- ja seurantajärjestelmällä sekä johtamisella toteutettavasta sisäisestä valvonnasta. Sisäinen valvonta jakaantuu viranhaltijoiden toteuttamana tarkkailuun, tarkastukseen sekä seurantaan, joka tapahtuu luottamushenkilöiden toimesta. - Sisäinen tarkkailu sisältyy tavanomaisiin toimintarutiineihin ilman, että sitä tehdään erityisesti valvontamielessä. - Sisäinen tarkastus on näkyvää, aktiivista, systemaattista ja julkista tarkastustoimintaa Johtokunnan tulee ohjeistaa sisäinen valvonta sekä palvelujohtajien ja tilivelvollisten tulee ohjeistuksen mukaan järjestää ja ylläpitää valvontaa. Esimiesten tulee sisäisen valvonnan ohjeeseen perustuen suorittaa palvelualueellaan riittävästi sisäistä tarkkailua ja tarkastusta. Suoritetuista toimenpiteistä ja toiminnoissa havaituista puutteista on tehtävä merkintä esim. liitteen mukaiseen lomakkeeseen ja ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin toiminnon saattamiseksi ohjeiden mukaiseksi. Valvonnan suorittamisen dokumentointia voidaan toteuttaa esim. liitteen mukaisella lomakkeella. 14 MUUT SÄÄNNÖKSET Sisäisessä valvonnassa noudatetaan niihin liittyviä muita säännöksiä.

11 LIITE 10 ESIMIESTEN TOTEUTTAMA VALVONTA, TARKKAILU JA TARKASTUS (Tarkastuksesta laaditaan lisäksi erillinen pöytäkirja) Päivämäärä Suoritettu tarkkailu tai tarkastustoimenpide / mahdolliset jatkotoimet Allekirjoitus